BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH
Gambar flow diagram pemecahan masalah dapat dilihat pada gambar III-1 dan gambar III-2. Gambar III-1 menunjukkan gambar dari flow diagram penentuan dan analisa masalah yang dimulai dari pada saat penentuan topik yang akan dijadikan skripsi sampai tahap sebelum proses penyusunan Balanced Scorecard yang sesungguhnya dimulai. Sedangkan gambar III-2 menunjukkan gambar flow diagram penyusunan Balanced Scorecard yang dimulai dari awal proses penyusunan Balanced Scorecard yang sesungguhnya yang dimulai dari penentuan tujuan strategis untuk tiap perspektif dalam Balanced Scorecard hingga skripsi selesai dan disetujui. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing flow diagram tersebut, dimulai dari penjelasan flow diagram penentuan dan analisa masalah : 1. Pemilihan topik Tahap pemilihan topik merupakan tahap awal penyusunan skripsi dimana ditentukan topik yang akan dijadikan skripsi. Dalam hal ini topik yang ditentukan adalah “Usulan Penerapan Balanced Scorecard Sebagai Sistem Manajemen Strategis di PT. Dunia Mega Raya”. 2. Persetujuan topik Setelah topik dipilih maka topik tersebut diajukan kepada dosen pembimbing kemudian oleh dosen pembimbing diputuskan apakah topik tersebut disetujui atau
60
tidak. Jika topik tidak disetujui maka langkah sebelumnya yaitu pemilihan topik harus diulang kembali. Namun jika topik sudah disetujui oleh dosen pembimbing, maka penyusunan skripsi sudah dapat dimulai. 3. Penelitian pendahuluan Penelitian pendahuluan dilakukan dengan dua metode, antara lain : Studi literatur Dilakukan studi melalui beberapa buku dan artikel mengenai Balanced Scorecard baik yang ditulis oleh penulis asing maupun penulis dalam negeri, serta tulisan-tulisan dan artikel mengenai industri manufaktur plastik, khususnya di Indonesia yang diperoleh melalui internet. Observasi lapangan Observasi lapangan dilakukan untuk melihat dan meninjau kondisi perusahaan yang berjalan sekarang serta permasalahan-permasalahan yang berlangsung di dalam perusahaan. Observasi lapangan tersebut terutama dilakukan dalam ruang lingkup manajerial perusahaan khususnya top management yang melibatkan Manajer, Direktur, serta Direktur Utama perusahaan karena skripsi yang akan disusun berhubungan dengan permasalahan manajerial. 4. Identifikasi dan perumusan masalah Setelah melakukan penelitian pendahuluan, maka diperoleh sejumlah hasil pengamatan. Dari hasil pengamatan tersebut kemudian dirumuskan suatu permasalahan yang perlu untuk dipecahkan melalui skripsi tersebut.
61
5. Pengumpulan data internal dan eksternal Setelah permasalahan yang ada di dalam perusahaan diidentifikasi dan dirumuskan, maka kemudian dilakukan pengumpulan data perusahaan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi untuk pemecahan masalah tersebut. Beberapa data yang dimaksud antara lain : Kondisi internal perusahaan, seperti beberapa data finansial (mencakup laba bersih, total aktiva, total penjualan), data total produksi kantong plastik, data jumlah karyawan / SDM, data jumlah turnover, serta data jumlah pelanggan. Visi dan misi perusahaan yang telah dirumuskan sebelumnya oleh pihak manajemen PT. Dunia Mega Raya. Program kerja strategis perusahaan, yaitu berupa tujuan / sasaran strategis perusahaan yang kemudian dikelompokkan ke dalam empat perspektif yang ada dalam Balanced Scorecard. Kondisi-kondisi yang mempengaruhi perusahaan yang mencakup faktor internal dan eksternal. Faktor internal terdiri dari kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness), sedangkan faktor eksternal terdiri dari peluang (opportunity) dan ancaman (threat). Masing-masing faktor tersebut memiliki pengaruh tertentu bagi kondisi perusahaan, dimana pengaruh tersebut dapat bersifat positif maupun negatif. 6. Analisa kondisi umum perekonomian Indonesia Sebelum melakukan penyusunan Balanced Scorecard untuk PT. Dunia Mega Raya, terlebih dahulu perlu dilakukan analisa terhadap kondisi-kondisi
62
lingkungan internal dan eksternal perusahaan, baik lingkungan mikro maupun makro. Karena itu perlu dilakukan analisa terhadap kondisi umum perekonomian di Indonesia sebagai lingkungan makro perusahaan. 7. Analisa kondisi umum industri manufaktur plastik di Indonesia Kondisi umum industri manufaktur plastik di Indonesia juga perlu untuk dianalisa karena perubahan-perubahan yang terjadi dalam industri manufaktur plastik secara umum akan turut juga mempengaruhi kondisi perusahaan secara khusus. Karena itu kondisi umum industri manufaktur plastik di Indonesia perlu diperhatikan secara khusus agar PT. Dunia Mega Raya tidak salah langkah dalam mengambil keputusan. 8. Estimasi perkembangan industri manufaktur plastik di Indonesia Setelah kondisi umum perekonomian serta industri manufaktur di Indonesia dianalisa, maka langkah selanjutnya adalah melakukan estimasi atau perkiraan terhadap kondisi yang akan terjadi dalam industri manufaktur plastik di Indonesia, khususnya untuk beberapa waktu mendatang, apakah kondisi tersebut menjanjikan peluang atau potensi yang menggembirakan atau sebaliknya. Hal tersebut sangat penting agar pihak manajemen dapat menentukan strategi yang sesuai dengan perkembangan pasar dan dunia industri manufaktur plastik di Indonesia. 9. Analisa program kerja strategis perusahaan PT. Dunia Mega Raya memiliki suatu program kerja yang disusun sesuai dengan visi dan misi yang dimiliki perusahaan. Dalam tahapan ini dilakukan
63
analisa serta evaluasi terhadap program kerja tersebut untuk mengetahui kelebihan dan memperbaiki kelemahan dari program kerja tersebut. Tahapan ini dilakukan dengan mengadakan interview dan diskusi dengan Manajer, Direktur, serta Direktur Utama dari perusahaan. 10. Analisa posisi perusahaan Setelah mengetahui kondisi-kondisi internal dan eksternal yang mempengaruhi perusahaan yang tercakup dalam kekuatan, kelemahan, peluang, serta ancaman, kemudian
dilakukan
analisa
terhadap
semua
kondisi
tersebut
dengan
menggunakan analisa SWOT (Strength Weakness Opportunity Threat). dari analisa tersebut akan diperoleh suatu nilai yang mencerminkan pada posisi manakah perusahaan berada sekarang, apakah di posisi yang agresif, stabil, dan sebagainya. Hal ini perlu dilakukan agar strategi yang diambil oleh perusahaan dapat sesuai dengan kondisi yang ada di dalam perusahaan tersebut. 11. Analisa kondisi pendukung penerapan Balanced Scorecard Dalam tahapan ini dianalisa kondisi internal dan eksternal perusahaan yang turut menjadi pendukung penerapan Balanced Scorecard di PT. Dunia Mega Raya. Kondisi-kondisi pendukung tersebut menjadi salah satu alasan utama mengapa PT. Dunia Mega Raya memilih untuk menerapkan Balanced Scorecard sebagai sistem manajemen strategis. Tahapan ini adalah tahapan terakhir dalam flow diagram penentuan dan analisa masalah, karena setelah tahapan tersebut proses penyusunan Balanced Scorecard yang sesungguhnya dimulai.
64
Mulai
Pemilihan Topik
Tidak
Persetujuan Topik
Dosen Pembimbing
Penelitian Pendahuluan
Ya
Identifikasi dan Perumusan Masalah
Pengumpulan Data Internal dan Eksternal
Analisa Kondisi Umum Perekonomian Indonesia
Analisa Kondisi Umum Industri Manufaktur Plastik di Indonesia
Estimasi Perkembangan Industri Manufaktur Plastik di Indonesia
Analisa Program Kerja Strategis Perusahaan
Analisa Posisi Perusahaan
Analisa Kondisi Pendukung Penerapan BSC
A
Gambar III-1 Flow Diagram Penentuan dan Analisa Masalah
65
Sekarang akan diberi penjelasan tentang proses-proses dalam flow diagram penyusunan Balanced Scorecard, antara lain : 1. Penentuan tujuan strategis tiap perspektif Langkah pertama dalam penyusunan Balanced Scorecard adalah menetapkan tujuan-tujuan strategis dalam masing-masing perspektif dalam Balanced Scorecard tersebut, antara lain perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, serta perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Tujuan strategis tersebut sebagian ditentukan dari program kerja strategis perusahaan yang sudah ada sebelumnya. Tahapan ini dilakukan dengan interview serta diskusi bersama Manajer, Direktur, serta Direktur Utama perusahaan. 2. Penentuan indikator kinerja tiap tujuan strategis Setelah untuk masing-masing perspektif dalam Balanced Scorecard ditentukan tujuan strategis yang ingin dicapai oleh perusahaan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan indikator kinerja yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan dari masing-masing tujuans trategis tersebut. Tahapan ini juga dilakukan dengan interview serta diskusi bersama Manajer, Direktur, serta Direktur Utama perusahaan. 3. Penyusunan model dasar dan format Balanced Scorecard Setelah semua tujuan strategis serta indikator kinerjanya ditentukan, maka disusun suatu model dasar dan format dari Balanced Scorecard sesuai dengan tiap tujuan strategis dan indikator kinerja dari masing-masing perspektif yang telah ditentukan tersebut.
66
4. Analisa hubungan sebab akibat antar perspektif Antar keempat perspektif dalam Balanced Scorecard masing-masing memiliki keterkaitan dan hubungan yang saling mempengaruhi, yang semuanya dianalisa dalam tahapan ini. 5. Penyusunan pohon sebab akibat Untuk melihat secara lebih jelas hubungan sebab akibat antar tiap perspektif dalam Balanced Scorecard maka disusun suatu pohon sebab akibat yang menggambarkan keseluruhan keterkaitan antar tujuan strategis dalam tiap perspektif. 6. Penyusunan strategy map Secara lebih jelasnya lagi, hubungan antara tiap perspektif dapat dilihat dalam strategy map dimana digambarkan secara jelas program kerja strategis perusahaan yang disusun berdasarkan Balanced Scorecard. 7. Evaluasi kinerja perusahaan berdasarkan Balanced Scorecard Pada tahapan ini dilakukan perbandingan antara kinerja perusahaan yang berjalan sekarang dengan kinerja perusahaan yang diinginkan dalam Balanced Scorecard, apakah sudah sesuai, melebihi harapan, atau masih mengalami kekurangan. 8. Penentuan inisiatif tiap perspektif Untuk memacu kinerja perusahaan agar memenuhi tujuan dan sasaran yang ada dalam Balanced Scorecard, maka untuk tiap perspektif kemudian dilakukan penentuan inisiatif atau langkah-langkah strategis, dengan tujuan agar semua
67
tujuan stategis yang ada tiap perspektif dalam Balanced Scorecard dapat tercapai, bahkan terlampaui. Tahapan ini dilakukan dengan mengadakan diskusi dengan Manajer, Direktur, serta Direktur Utama dari perusahaan. 9. Kesimpulan dan saran Setelah keseluruhan proses penyusunan Balanced Scorecard telah selesai, maka diambil kesimpulan dari keseluruhan isi skripsi, serta saran-saran yang diberikan kepada PT. Dunia Mega Raya sesuai dengan isi dan kesimpulan dari skripsi tersebut. 10. Persetujuan skripsi dan penandatanganan Setelah seluruh tahapan selesai dilaksanakan, maka tahapan terakhir adalah persetujuan serta penandatanganan skripsi oleh dosen pembimbing. Jika dalam salah satu atau beberapa tahapan masih ada kekurangan yang ditemukan oleh dosen pembimbing maka skripsi belum dapat disetujui. Karena itu perlu dilakukan revisi terhadap tahapan tersebut. Revisi dapat dilakukan pada tahapan manapun dalam proses penyusunan Balanced Scorecard. Setelah dilakukan revisi baru skripsi dibawa kembali kepada dosen pembimbing. Jika sudah disetujui maka skripsi akan ditandatangani. Namun jika masih ada yang belum sempurna atau belum sesuai dengan keinginan dosen pembimbing maka harus dilakukan revisi lagi. Tahapan tersebut akan diulang terus hingga skripsi tersebut disetujui dan ditandatangani oleh dosen pembimbing, maka baru skripsi dapat dikatakan selesai.
68
A
Penentuan Tujuan Strategis Tiap Perspektif
Penentuan Indikator Kinerja Tiap Tujuan Strategis
Penyusunan Model Dasar dan Format BSC
Analisa Hubungan Sebab Akibat Antar Perspektif
Penyusunan Pohon Sebab Akibat
Tidak
Penyusunan Strategy Map
Evaluasi Kinerja Perusahaan Berdasarkan BSC
Penentuan Inisiatif Tiap Perspektif
Kesimpulan dan Saran
Persetujuan Skripsi dan Penandatangan
Dosen Pembimbing
Selesai
Ya
Gambar III-2 Flow Diagram Penyusunan Balanced Scorecard
69
3.1 Ukuran Kinerja Setiap perusahaan perlu memiliki suatu ukuran kinerja supaya dapat mengetahui kondisi yang terjadi di dalam perusahaan sekarang ini. Kebanyakan perusahaan dengan sistem manajemen tradisional hanya memusatkan pengukuran kinerja pada aspek finansial saja. Padalah kinerja finansial hanya merupakan cerminan dari kinerja perusahaan di masa lalu. Di PT. Dunia Mega Raya pengukuran kinerja dilakukan berdasarkan sasaransasaran yang ada dalam program kerja strategis perusahaan, dimana sasaran-sasaran tersebut tidak hanya mencakup perspektif finansial saja, melainkan berbagai perspektif lainnya. Walaupun belum secara eksplisit dikelompokkan ke dalam perspektif-perspektif tertentu, namun berdasarkan kriteria yang dimiliki oleh sasaransasaran tersebut maka dapat dikelompokkan ke dalam masing-masing perspektif yang ada dalam Balanced Scorecard.
3.2 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data yang dilakukan dalam penyusunan skripsi ini dilakukan dengan beberpaa cara, antara lain : Studi literatur Pengumpulan data yang dilakukan dengan membaca buku-buku dan artikelartikel yang berhubungan dengan Balanced Scorecard, Manajemen Strategis, serta Analisis SWOT, dan juga yang berhubungan dengan kondisi perekonomian Indonesia pada umumnya dan industri manufaktur plastik pada khususnya.
70
Wawancara Karena ruang lingkup permasalahan yang dibahas dalam skripsi ini adalah ruang lingkup manajerial, maka wawancara dilakukan dengan pihak manajerial, khususnya top management, seperti Manajer, Direktur, serta Direktur Utama dari PT. Dunia Mega Raya. Observasi lapangan Selain melalui studi literatur dan wawancara dengan pihak top management perusahaan, pengumpulan data juga dilakukan melalui observasi lapangan yang dilakukan untuk mengamati permasalahan yang terjadi di dalam PT. Dunia Mega Raya pada umumnya.
3.3 Analisa Sistem Berjalan Melalui rencana program kerja strategis PT. Dunia Mega Raya dapat dilihat sistem pengukuran kinerja yang saat ini berjalan di perusahaan, dimana kinerja perusahaan diukur dari keberhasilan perusahaan memenuhi atau mencapai sasaran-sasaran tertentu yang terdapat dalam program kerja strategisnya. Program kerja strategis tersebut mencakup berbagai tujuan satrategis yang bukan hanya termasuk dalam perspektif finansial, namun juga tercakup dalam berbagai perspektif lainnya. Namun program kerja strategis perusahaan tersebut belum optimal dan masih memiliki beberapa kelemahan. Beberapa di antara sasaran tersebut masih belum memiliki ukuran yang jelas dan spesifik. Ada beberapa sasaran yang sudah memiliki ukuran yang jelas, namun belum digunakan secara optimal. Untuk itu analisa lengkap
71
terhadap keseluruhan program kerja strategis perusahaan yang dibagi dalam berbagai perspektif yang ada dalam Balanced Scorecard dapat dilihat pada bab selanjutnya, tepatnya dalam sub bab 4.2.4.
