BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH M u la i
Id e n tifik a s i M a s a la h
-
P e n g u m p u la n D a ta : d a ta p e n ju a la n d a ta k e b u tu h a n b a h a n b a k u d a ta IM F d a ta b ia y a p e s a n d a ta b ia y a s im p a n
P e n g o la h a n D a ta : - P e ra m a la n - BOM - MRP
A n a lis is P e n g o la h a n D a ta
K e s im p u la n d a n S a ra n
Flow diagram pemecahan masalah dapat dilihat dalam diagram 3.1 di bawah ini.
Diagram 3.1 Flow Diagram Pemecahan Masalah
Penjelasan flow diagram pemecahan masalah adalah sebagai berikut : •
Identifikasi Masalah Permasalahan yang ditemui di PT. Maha Keramindo Perkasa dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis yaitu ada pada sistem persediaan bahan baku (material) yang diterapkan oleh PT. Maha Keramindo Perkasa, dimana pemesanan bahan baku khususnya bahan baku untuk body keramik kurang begitu tepat, baik dalam hal periode pemesanan maupun jumlah pemesanan. Hal ini dapat mengakibatkan PT. Maha Keramindo Perkasa mengalami kekurangan bahan baku pada saat proses produksi berlangsung, sehingga pesanan konsumen tidak dapat terpenuhi. Akibat dari pesanan yang tidak terpenuhi, maka PT. Maha Keramindo Perkasa dapat kehilangan kepercayaan dari pelanggan dan juga tidak mendapat keuntungan yang lebih dari yang seharusnya didapat.
•
Pengumpulan Data Data-data yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Maha Keramindo Perkasa yaitu : a. Data Penjualan Data penjualan adalah data-data yang memuat jumlah penjualan keramik lantai selama beberapa periode terakhir di PT. Maha Keramindo Perkasa . Data penjualan ini digunakan untuk membuat peramalan produksi beberapa periode mendatang sehingga perusahaan dapat mempersiapkan kebutuhan bahan baku untuk produksi di masa yang akan datang. Data penjualan yang
digunakan oleh penulis untuk dapat membuat peramalan yaitu data penjualan bulan Januari 2004 sampai bulan Desember 2004. b. Data Kebutuhan Material Penyusun Body Keramik per m2 Data kebutuhan material penyusun body keramik adalah data yang memuat komposisi material penyusun body keramik agar dapat memproduksi keramik lantai per m2-nya, sehingga kebutuhan tiap-tiap material dapat diketahui. c. Data Inventory Master File (IMF) Data IMF adalah data yang memuat beberapa informasi yang dibutuhkan untuk dapat membuat suatu rencana kebutuhan material seperti : -
Persediaan di tangan (on hand) setiap material
-
Safety stock setiap material
-
Lead time setiap material.
d. Data Biaya Pesan Data biaya pesan adalah data yang memuat biaya untuk pesan masing-masing material untuk setiap kali pemesanan. e. Data Biaya Simpan Data biaya simpan adalah data yang memuat biaya untuk meyimpan masingmasing material untuk setiap kilogram material.
•
Pengolahan Data Setelah seluruh data yang dibutuhkan terkumpul, maka data-data tersebut diolah dengan mengunakan : a. Bill Of Material (BOM) BOM adalah daftar dari bahan baku atau material yang dibutuhkan untuk dicampur dalam pembuatan produk akhir. b. Peramalan Peramalan dilakukan dengan menggunakan metode smoothing (pemulusan) yang terdiri dari : -
Metode double moving average (rata-rata bergerak ganda) 12 bulanan
-
Metode linier satu parameter dari Brown.
-
Metode kuadratik satu parameter dari Brown.
-
Metode dua parameter dari Holt.
-
Metode tiga parameter dari Winter.
-
Metode pemulusan eksponensial tunggal pendekatan adaptif.
-
Metode pemulusan eksponensial tunggal.
Untuk menghitung ketepatan peramalan, penulis menggunakan MAPE (Mean Absolute Percentage Error). c. MRP MRP adalah suatu sistem informasi yang dipakai untuk merencanakan dan mengatur persediaan material yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu
produk akhir dalam suatu perusahaan manufaktur dengan tujuan agar kebutuhan akan material tersebut terpenuhi sesuai dengan jadwal produksi yang telah direncanakan. Metode lot sizing yang digunakan dalam pembuatan MRP adalah sebagai berikut :
•
-
Metode Lot For Lot (LFL)
-
Metode Economic Order Quantity (EOQ)
-
Metode Periodic Order Quantity (POQ)
-
Metode Part Period Balancing (PPB)
-
Metode Algoritma Silver Meal
-
Metode Algoritma Wagner Within.
Analisis Pengolahan Data Sesudah data tersebut diolah, maka hasil pengolahan data tersebut dapat dianalisis. Hasil analisa tersebut haruslah sesuai dengan hasil pengolahan data yang telah dilakukan.
3.1
Ukuran Kinerja PT. Maha Keramindo Perkasa merupakan suatu perusahaan yang produksinya
didasarkan pada pesanan yang dikeluarkan oleh departemen pemasaran atau make to stock.. Oleh karena itu, agar dapat memenuhi seluruh pesanan dari konsumen, maka pihak perusahaan harus dapat menerapkan suatu sistem pengendalian persediaan yang
tepat. Jika sistem persediaan yang diterapkan oleh perusahaan tidak tepat, maka akan terjadi kekurangan kebutuhan material yang dapat menyebabkan kelangkaan bahan baku sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi kebutuhan dari konsumen. Untuk menjaga agar hal ini tidak terjadi maka PT. Maha Keramindo Perkasa membuat perencanaan material di dalam sistem pengendalian persediaan yang berjalan. Perencanaan material ini sangat penting agar kebutuhan bahan baku dapat terpenuhi. Jadi, sistem pengendalian persediaan tersebut merupakan ukuran kinerja atau tolok ukur yang dipakai di dalam sistem persediaan yang ada di PT. Maha Keramindo Perkasa.
3.2
Teknik Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan, maka teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Metode Penelitian Lapangan (Field Research) Metode ini dapat dilaksanakan dengan cara meninjau secara langsung ke perusahaan. Dengan metode ini, data dan informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara langsung baik melalui wawancara (interview) maupun pengamatan secara langsung di lapangan.
2. Metode Penelitian Kepustakaan (Library Research) Metode ini dapat dilaksanakan melalui studi kepustakaan yaitu dengan cara mempelajari pengetahuan teoritis sesuai dengan topik yang dibahas melalui bukubuku serta literatur-literatur yang memiliki hubungan dengan topik.
3.3
Analisis Sistem Berjalan PT. Maha Keramindo Perkasa adalah perusahaan yang menerapkan sistem make
to stock, sehingga kegiatan produksinya tidak bergantung terhadap pesanan dari pelanggan. Surat usulan produksi dari Departemen Pemasaran disampaikan ke pabrik PT. Maha Keramindo Perkasa untuk ditinjau pada rapat Produksi dan Penjualan yang dihadiri oleh distributor, Departemen Pemasaran dan pabrik (General Manager, Plant Manager, Departemen PPIC, Departemen Produksi, dan Departemen R&D). Dalam rapat tersebut sering juga dibicarakan mengenai desain baru, pengembangan desain, keluhan pelanggan, serta hal-hal lain yang menyangkut kepuasan pelanggan. Departemen PPIC kemudian menindaklanjuti usulan produksi yang telah ditinjau di dalam forum Rapat Persiapan Produksi. Hal-hal yang dibicarakan dalam Rapat Persiapan Produksi adalah jadwal produksi sesuai dengan jumlah mesin dan kapasitas yang tersedia, dan juga persiapan material yang akan dipergunakan. Departemen PPIC merangkum hasil rapat ke dalam Jadwal Produksi (Production Schedule). Berdasarkan daripada Jadwal Produksi tersebut, Departemen PPIC kemudian membuat suatu perencanaan material. Hasil perencanaan material tersebut diserahkan
ke bagian procurement yang mempunyai wewenang untuk pengadaan material. Setelah itu bagian procurement menghubungi pihak supplier untuk memesan material yang dibutuhkan untuk kepentingan produksi. Isi pesanan pembelian harus jelas dan dilengkapi dengan instruksi, spesifikasi/standar atau gambar bila perlu. Pesanan pembelian dibuat sesuai dengan prosedur pembelian dan ditinjau serta disahkan sebelum diterbitkan. Perubahan pesanan pembelian dapat dibuat dengan cara yang sama dan mengacu pada pesanan asli. Bagian procurement juga harus memberitahukan kepada cost accounting tentang jenis dan jumlah material yang dipesan ke setiap supplier untuk dihitung budget-nya. Pembayaran kepada supplier dilakukan oleh bagian finance. Material yang dikirim ke pabrik langsung diterima oleh bagian gudang raw material. Material tersebut kemudian diperiksa oleh bagian incoming material yang merupakan bagian dari Departemen R&D tentang spesifikasinya apakah material tersebut telah memenuhi persyaratan yang ada. Jika material tersebut telah memenuhi persyaratan agar dapat digunakan dalam produksi, maka material tersebut langsung dapat digunakan untuk membuat keramik. Akan tetapi, jika material tersebut tidak memenuhi persyaratan untuk dapat digunakan dalam produksi, maka material tersebut tidak akan digunakan dan dikembalikan kembali. Departemen Produksi kemudian menggunakan material yang sudah tersedia di gudang raw material untuk kepentingan produksi. Hasil produksi barang jadi dari
Departemen Produksi diserahkan ke gudang barang jadi melalui Nota Transfer Barang Jadi (NTBJ), dan penempatannya dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada. Pelanggan mengeluarkan Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) ke pabrik serta menyiapkan angkutan.Pelanggan kemudian melakukan pembayaran atas pengambilan barang jadi ke Departemen Finance. Setelah itu pelanggan dapat membawa barang dari pabrik.
