BAB 3 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH Diagram alir pemecahan masalah dan penjelasan Langkah-langkah yang diambil dalam memecahkan permasalahan yang terjadi dalam penyusunan skripsi ini adalah :
Pendahuluan Tinjauan Pustaka Perumusan Masalah Pengumpulan Data
Pengolahan Data
1.Observasi 2.Wawancara 3.Studi Literatur 1.Rencana Pengadaan Persediaan 2.Rencana penjualan 3.Biaya Pembelian
Penentuan jumlah pembelian Ekonomis dan Total biaya pembelian Analisa Data
Perbandingan kondisi awal dengan metode usulan
Kesimpulan
Gambar 3.1. Diagram alir pemecahan Masalah
23
Pendahuluan PT.United Tractors tbk yang merupakan salah satu perusahaan distributor di bidang alat berat yang mengageni berabagai macam produk, terutama KOMATSU. Bisnis distrubutor suku cadang alat berat mempunyai peran yang signifikan dalam mencapai target revenue perusahaan. Proses pengadaan suku cadang teersebut 90% adalah import dari supplier utama di Singapura (KAP). Proses pengadaan yang diharapkan adalah ketepatan waktu, jumlah dan total biaya pengadaan yang ekonomis. Dalam skripsi ini akan lebih menitikberatkan pada ketepatan jumlah pembelian dalam mencapai total biaya pengadaan yang ekonomis, dengan meminimasi biaya pemesanan. Tinjauan Pustaka Untuk mencapai minimasi biaya pemesanan, maka referensi yang digunakan adalah biaya import dari Singapura ke Jakarta berdasar dari penawaran dari agen pelayaran, serta optimalisasi pengangkutan dalam container. Perumusan Masalah Permasalahan yang ada adalah masih belum optimumnya proses pengadaan ditinjau dari biaya pemesanan yang masih relatif tinggi. Hal ini menyebabkan total biaya pengadaan yang ada relatif masih tinggi. Pengumpulan Data
24
Sebagian besar data yang digunakan dalam penulisan ini berasal dari data sekunder. Secara lebih detail, dibawah ini diuraikan data-data yang akan digunakan dalam penulisan : 1. Data Primer Data primer ini diperoleh melalui observasi dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki. Adapun data primer yang dimaksud antara lain data berat per item untuk suku cadang undercarriage, lead time supply suku cadang dari KAPSingapura dan metode pembelian serta pengirimannya. 2. Data Sekunder Mempunyai dua katagori yaitu data yang berasal dari intern dan sumber ekstern. Dengan definisi sebagai berikut : a.
Internal data, tersedia dalam perusahaan tempat penulisan dilakukan, misalnya faktur, laporan penjualan, pengiriman, operating statements, laporan hasil riset yang lalu dan sebagainya.
b.
Eksternal
data,
diperoleh
dari
sumber-sumber
luar,
meliputi
keterangan-keterangan baik yang diterbitkan ataupun yang belum diterbitkan, data sensus dan data registrasi, serta data yang diperoleh dari badan atau perusahaan yang aktivitasnya mengumpulkan keterang-keterangan yang relevan dalam berbagai masalah. Data sekunder dalam penulisan ini menitikberatkan pada data intern yaitu berupa data target perputaran ketersediaan suku cadang, target penjualan suku cadang
25
undercarriage serta data total biaya import dalam proses pengiriman suku cadang dari Singapura ke Jakarta.
Data sekunder yang penulis peroleh dengan melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait seperti : a.
Pimpinan Parts Inventory Management - Special Commodities PT United Tractors Tbk
b.
Pimpinan Parts Marketing Department – Special Commodities PT United Tractors Tbk.
c.
Pimpinan Logistics Department PT.United Tractors Tbk.
Pengolahan Data Data yang terkumpul dianalisa berdasar data rencana pembelian yang ditetapkan oleh Inventory Management Department, data target penjualan dari Parts Marketing Department, serta biaya pemesanan yang akan timbul dalam proses pengangkutan suku cadang undercarriage tersebut. Hasil dari pengolahan data ini adalah quantity pembelian yang ekonomis dan total biaya pemesanan. Analisa Data Pada tahap akhir ini adalah perbandingan dari existing cost dan plan cost berdasar data rencana pembelian dari Inventory Management Department dengan
26
usulan metode pembelian ekonomis yang melalui pendekatan pada target penjualan. Perbandingan ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar efektifitas dari usulan metode pembelian ekonomis ini dalam mencapai total biaya pengadaan yang ekonomis.
3.1 Ukuran kinerja Pada proses pengadaan suku cadang undercarriage di PT. United Tractors, terdapat unsur-unsur biaya yang dapat digolongkan menjadi 4 yaitu : 1.
Biaya pembelian ( item costs )
2.
Biaya pemesanan ( ordering costs )
3.
Biaya yang terjadi dari adanya persediaan ( inventory carrying costs )
4.
Biaya kekurangan persediaan ( out of stock costs )
5.
Biaya yang berhubungan dengan kapasitas ( capacity associated costs ) Pada pembahasan di skripsi ini, ukuran kinerja sistem pengadaan persediaan
ditekankan pada pengoptimalan biaya pemesanan dalam menekan total biaya pengadaan menjadi lebih ekonomis. Definisi dari biaya pemesanan ( ordering costs ) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pembelian barang ke supplier, sejak dari surat pembelian barang ( PO Sheets ) dibuat dan dikirim ke supplier hingga barang tersebut diterima di gudang PT.United Tractors Tbk selaku pemesan. Biaya pemesanan tidak
27
bergantung pada jumlah satuan barang yang dipesan, biaya ini dibebankan ke seluruh tumpukan barang yang dibeli. Biaya pemesanan ini antara lain : a. Biaya pengangkutan atau freight cost dari supplier b. Bea masuk c. Biaya pengangkutan lokal di Singapura d. Biaya Asuransi e. Biaya inklaring atau proses pengeluaran barang di pelabuhan Jakarta Biaya pemesanan tersebut diatas adalah importation costs ( biaya import ), karena pembelian suku cadang undercarriage ini dari main distributor Komatsu Asia Pacifics Pte ( KAP ) yang berlokasi di Singapura. Pola pembelian dan pengiriman suku cadang undercarriage ini adalah sebagai berikut : a. Frekwensi order yang sudah disepakati adalah 1 kali dalam 1 bulan. b. Melalui jalur transportasi laut c. Metode pengangkutan memakai container, kapasitas 20 Feet, maksimum berat yang diijinkan 18 ton ( 18.000 kg ). d. Menggunakan jasa pelayaran internasional, bukan dilakukan sendiri oleh perusahaan e. Jadwal pengiriman dari Singapura ke Jakarta disesuaikan dengan jadwal kapal yang ada dan ketersediaan barang di KAP. Selama ini frekwensi pengiriman 1 kali dalam 1 bulan
28
Biaya pengangkutan atau freight cost dari supplier ini meliputi seluruh biaya yang menyangkut pengangkutan barang dari tempat supplier ke gudang akhir pembeli, yaitu : 1. Pengangkutan dari gudang supplier ke pelabuhan muat. 2. Bongkar muat di pelabuhan muat 3. Pengangkutan dari pelabuhan muat ke pelabuhan tujuan 4. Bongkar muat di pelabuhan tujuan 5. Pengangkutan dari pelabuhan tujuan ke gudang pembeli Berdasarkan dari biaya-biaya import yang tersebut diatas, maka penulis akan menganalisa metode pengadaan yang lebih ekonomis dengan meminimalis biaya pemesanan atas proses pengadaan suku cadang undercarriage tersebut. Analisa pembelian yang ekonomis ini juga mempertimbangkan target ketersediaan dari Inventory Management Department dan target penjualan dari Parts Marketing Department. Cara yang dilakukan dalam penentuan jumlah pembelian adalah dengan mengatur berat barang, untuk meminimalisasi pengangkutannya, yang secara otomatis dapat mencapai efisiensi biaya pemesanan. 3.2 Teknik Pengumpulan Data Pada penulisan skripsi ini data lebih banyak berupa data sekunder. Data sekunder dalam penulisan ini menitikberatkan pada data intern yaitu berupa data rencana pengadaan persediaan, target penjualan suku cadang undercarriage serta data total biaya import dalam proses pengiriman suku cadang dari Singapura ke Jakarta.
29
Data sekunder pada proses pengadaan suku cadang undercarriage ini dapat di jelaskan sebagai berikut : Tabel 3.1. Tabel data sekunder No.
Macam data sekunder
Sumber data
Pola pembebanan
1
Biaya pengangkutan atau freight cost dari supplier sampai dengan Jakarta
Freight Charge dari agen pelayaran
Biaya per container
2
Bea asuransi import
3
Bea masuk import
Bea asuransi Total Lost Only …1) HS Code dari bea cukai…2)
4
Biaya inklaring
Import staff
5
Handling Fee
Penagihan pelayaran
% dari total biaya pembelian % BM berdasar jenis barang Biaya proses pengurusan pengeluaran barang di pelabuhan Biaya pengagngkutan per container
6
Rencana pengadaan persediaan
IMD
Per bulan
7
Rencana pembelian suku cadang
IMD
8
Target penjualan suku cadang
PMD
Per bulan dalam tahun 2005 Per bulan dalam tahun 2005
dari
agen
Keterangan : 1)
Total loss only adalah salah satu bentuk penjaminan asuransi yang hanya akan diganti jika hilang saja.
2)
HS Code adalah Kode Harmony sistem, kode pembebanan bea masuk import ekspor di bea cukai
Disamping data sekunder yang tersebut dalam tabel diatas, penulis juga mendapatkan data primer melalui observasi dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki. Adapun data primer yang dimaksud antara lain data berat per item untuk suku cadang undercarriage, lead time supply suku cadang dari KAP Singapura dan metode pembelanjaan serta pengirimannya. 3.3 Analisa Sistem Berjalan Analisa terhadap proses pengadaan suku cadang undercarriage ini masih dirasa belum optimal dalam mencapai efisiensi biaya pemesanan, terutama belum
30
tercapainya biaya pemesanan yang ekonomis. Hal ini dikarenakan dari Inventory Management
Departmant
dalam
merencanakan
pembelanjaannya
hanya
menitikberatkan pada target ketersediaan yang ditetapkan untuk memenuhi target penjualan dari Parts Marketing Department dengan pola proporsional per bulan, tanpa memperhitungkan biaya pemesanan yang akan terjadi. Hal ini tergambarkan pada data rencana pemesanan dari Inventory Management Department yang muncul pada akhir tahun 2004. Berdasar dari data rencana belannja tersebut kami analisa, ternyata masih belum efisien dalam pencapaian
biaya
pemesanan yang ekonomis guna untuk menekan total biaya pengadaan yang akan muncul. Metode usulan dari penulis adalah perencanaan belanja yang melalui pendekatan target penjualan dari Parts Marketing Department dengan tetap berdasar pada target ketersediaan dari Inventory Management Department tanpa berpola proposional per bulan. Penentuan jumlah pembelian yang ekonomis didasarkan pada total jumlah berat barang yang akan dibeli. Dengan data total jumlah berat barang tersebut, maka dapat ditentukan biaya pengangkutannya, sehingga dapat menghitung total biaya pemesanan tersebut.
Setelah itu akan penulis bandingkan hasilnya dengan rencana belanja yang sudah direncanakan oleh Inventory Management untuk mengetahui efektifitas dalam pencapaian biaya pemesanan yang ekonomis dalam mencapai biaya pengadaan sekecil mungkin.
31
32
