39
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1
Profile Perusahaan PT Reall Pro merupakan perusahaan jasa yang berbentuk agent properti.Pada awal pendiriannya perusahaan ini berlokasi pada Jalan Karang Tengah Raya no 8 Lebak Bulus Jakarta Selatan PT Reall Pro didirikan pada tahun 2010 dengan status perseroan terbatas. Sejak berdirinya hingga sekarang, PT Reall Pro telah banyak berkembang dari hanya memiliki 1 cabang menjadi 3 cabang. Yaitu di daerah kalibata yang bertempat di komersil area apartment kalibata city dan satu cabang lagi di daerah senayan yang berlokasi di gedung STC senayan .Pembukaan cabang bertujuan untuk meningkatkan jangkauan pelanggan agar dapat langsung berinteraksi dengan PT Reall Pro di daerah mereka tinggal sehingga dapat memudahkan kebutuhan pelanggan. PT Reall Pro bergerak dalam bidang pemasaran dan penjualan properti. Selain itu PT Reall Pro juga memberikan jasa konsultasi bagi pelanggan untuk memanfaatkan atau menginvestasikan properti yang mereka miliki melalui PT Reall Pro, PT Reall Pro selalu mengutamakan kepuasan dari pelanggan baik dari informasi dan juga dari segi pelayanan.Pelayanan yang diberikan oleh PT Reall Pro meliputi penjualan-pembelian properti dan memberikan jasa purna jual, sewa-menyewa properti, termasuk tanah dan ruko komersil
40
3.2
Struktur Organisasi
Komisaris
Direktur
Marketing Manager
Finance
Sales Agent
Advertising
Sumber PT. Reall Pro Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Customer Service
41
3.3
Tugas dan Wewenang Tugas Komisaris: •
Mengawasi pekerjaan direktur dalam menjalankan perusahaan.
•
Meminta keterangan mengenai berbagai hal pada direktur bila dibutuhkan.
•
Menentukan dan mengatur strategi guna mencapai tujuan perusahaan.
•
Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan agar tidak menyimpang dari tujuan dan kebijakan perusahaan.
Wewenang Komisaris : Mengangkat dan memberhentikan direktur Tugas Direktur : •
Bertanggung jawab atas keseluruhan jalannya perusahaan.
•
Memberikan pekerjaan kepada general manager serta mengawasi kegiatan - kegiatan yang ada di dalam perusahaan.
Wewenang Direktur : •
Mengontrol semua kegiatan operasional perusahaan.
•
Sebagai koordinator dan bertanggung jawab terhadap kerja general manager.
42
Tugas Customer Service: •
Menerima pelanggan.
•
Melayani keluhan dan masukan dari pelanggan.
•
Melaksanakan tugas lain yang di perintahakan atasan.
Tugas Marketing Manager: •
Menyusun rencana kebijakan, strategi pemasaran dan penjualan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
•
Mencari ide pemasaran baru.
•
Melaksanakan tugas lain yang di perintahakan atasan.
Wewenang Marketing Manager : Melakukan pengawasan terhadap penjualan
Tugas Marketing Agent : •
Menginformasikan ke pelanggan informasi tentang property.
•
Membuat perjanjian dengan pelanggan.
Tugas Finance: •
Membuat laporan keuangan.
•
Cross cek data komisi baik penerimaan maupun pengeluaran komisi.
43
Tugas Advertising : •
Membuat iklan dari daftar properti yang ada.
•
Mengecek iklan yang sudah dilakukan dan membuat pembayaran iklan.
44
3.4
Analisis Sistem Berjalan Analisis sistem yang berjalan pada PT Reall Pro lebih dititik beratkan pada masalah penjualan dan sewa – menyewa properti dengan cara member informasi yang lengkap mengenai property yang ditawarkan. Prosedur sistem pemasaran yang berjalan pada PT Reall Pro adalah sebagai berikut : Pemilik properti menghubungi atau dapat langsung datang ke kantor PT Reall Pro selaku properti agen. Disini pemilik properti menyatakan akan menjual atau menyewakan properti miliknya.
Pemilik propertiakan
menghubungi sales properti yang sedang bertugas pada hari itu untuk ditangani mengenai pemasarannya. Selanjutnya maka sales properti tersebut akan mengadakan perjanjian dengan pemilik properti untuk bertemu. Pada pertemuan itu disepakati bahwa sales properti tersebutlah yang akan menangani masalah pemasaran properti tersebut. Maka diadakanlah perjanjian dengan dua macam prosedur yaitu Open ( dimana penjualan proper terbuka bias dilakukan oleh properti agent lain selain PT Reall Pro) dan yang kedua secara Eksklusif ( pihak PT Reall Pro selaku properti agent tunggal yang berhak untuk memasarkan properti itu sendiri). Setelah perjanjian dibuat maka pihak perusahaan akan melakukan usaha pemasaran yaitu dengan memasang spanduk miliki PT Reall Pro yang berisi nomor telepon kantor dan nomor handphone dari sales properti yang dapat dihubungi, atau pihak perusahaan akan memasang iklan pada media massa dan juga dengan menggunakan cara lainnya.
45
Untuk pihak konsumen yang ingin membeli properti, maka informasi mengenai hal tersebut dapat diperoleh melalui brosur, majalah, selebaran iklan, maupun spanduk-spanduk yang terdapat properti yang dijual yang di dalamnya tertera nomor handphone dari sales properti yang bertugas memasarkan properti tersebut dan nomor telepon kantor PT Reall Pro sehingga konsumen dapat menghubungi langsung sales properti tersebut, atau konsumen dapat menghubungi pihak PT Reall Pro secara langsung melalui telepon pada jam kerja atau mendatangi secara langsung kantor PT Reall Pro. Konsumen yang menghubungi PT Reall Pro akan dilayani oleh sales-sales properti sesuai dengan properti yang di inginkan oleh yang bersangkutan. Jika konsumen berminat pada suatu properti maka sales properti dapat membuat rencana janji untuk mengadakan survey atas property yang bersangkutan. Mereka mengadakan perjanjian untuk bertemu pada tempat yaitu properti yang diinginkan oleh konsumen. Jika setelah survey konsumen tersebut benar-benar tertarik pada properti tersebut maka akan diadakan negosiasi dengan pemilik properti jika terdapat penawaran dari konsumen. Jika sudah terjadi kesepakatan harga maka akan diadakan perjanjian jual beli. Mengenai masalah pembayaran juga dibicarakan yaitu secara cash atau kredit. Setelah pembayaran selesai maka bagian keuangan mengurus biaya kepada sales properti.
46
3.5
Diagram Sistem Berjalan 3.5.1 Activity Diagram Pemasaran
Gambar 3.2 Activity Diagram Pemasaran PT Reall Pro
47
3.5.2 Activity Diagram Penawaran
Gambar 3.3 Activity Diagram Penawaran PT Reall Pro
48
3.5.3 Activity Diagram Pengiklanan
Gambar 3.4 Activity Diagram Pengiklanan PT Reall Pro
49
3.5.4 Activity Diagram Pembayaran Properti
Gambar 3.5 Activity Diagram Pembayaran Properti PT Reall Pro
50
3.5.5 Activity Diagram Pembayaran Komisi
Gambar 3.6 Activity Diagram Pembayaran Komisi PT Reall Pro
51
3.6
Permasalahan Yang Dihadapi Dari hasil analisis dengan melakukan survey pada PT Reall Pro mengenai sistem yang sedang berjalan maka terdapat beberapa permasalahan yang dihadapai, antara lain : •
Data pemasaran properti yang telah terjadi proses pemasangan iklan, terpasang
kembali
sehingga
properti
tidak
sesuai
perjanjian
pemasangan iklan karena data tidak terintegrasi dengan baik. •
Adanya penyalahgunaan data sehingga kenyamanan pelanggan tidak terjaga dengan baik.
•
Pembuatan laporan pembayaran iklan, laporan pembayaran properti, dan laporan pembayaran komisi menjadi sulit dan memakan waktu karena data tidak terintegrasi dengan baik.
•
Sulit memberikan informasi kepada pelanggan tentang lokasi dan harga dari rumah yang diingikan.
•
Pencarian data masih memakan waktu yang lama dikarenakan banyak data dan pencarian masih dilakukan secara manual.
52
3.7
Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi beberapa masalah yang dihadapai oleh PT Reall Pro saat ini, maka di usulkan solusi yang dapat mengatasi masalah-masalah tersebut, antara lain : •
Merancang basis data pemasaran properti yang berjalan pada PT. Reall Pro yang telah memenuhi persyaratan normalisasi untuk meningkatkan integritas data.
•
Merancang sistem basis data yang menggunakan sistem privilege yang memberikan hak akses kepada user sesuai batasan yang di dapat.
•
Merancang sistem basis data dengan menggunakan index untuk memudahkan dalam pencarian terhadap properti yang di butuhkan oleh pelanggan
•
Merancang basis data yang menggabungkan tabel kesepakatan dengan karyawan untuk pembuatan laporan pembayaran komisi, iklan dengan karyawan untuk laporan pembayaran iklan, dan kontrak dengan pelanggan untuk laporan pembayaran properti yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan
53
3.8
Database Planning Pada
tahap
ini
langkah
pertama
yang
dilakukan
adalah
mendefinisikan mission statement yaitu untuk menentukan tujuan utama dari pembuatan sistem basis data. Kemudian membuat mission objectives yaitu mengidentifikasikan tugas apa saja yang harus dilakukan oleh sistem basis data. 3.8.1 Mission Statement Misi dari basis data PT. Reall Pro adalah untuk mengelola, menyimpan, dan memelihara data properti, client, dan dokumen terkait. 3.8.2 Mission Objective Setelah mendefinisikan mission statement, maka selanjutnya menetapkan mission objective perusahaan setiap misson objective harus mengidentifikasikan tugas tertentu yang harus didukung oleh database. Fungsi dari mission objectives adalah untuk mencantumkan data apa saja yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya Misson objectives : •
Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data daftar properti.
•
Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data karyawan.
54
•
Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data pelanggan.
•
Untuk mengelola (memasukkan, menambah, dan mengurangi) data pemilik.
•
Untuk mengelola (memasukkan) data iklan.
•
Untuk mengelola (memasukkan) data kriteria.
•
Untuk mengelola (memasukkan) data peninjauan.
•
Untuk mengelola (memasukkan) data kesepakatan.
•
Untuk mencari data daftar properti.
•
Untuk mencari data karyawan.
•
Untuk mencari data pelanggan.
•
Untuk mencari data pemilik.
•
Untuk mencari data iklan.
•
Untuk mencari data kontrak.
•
Untuk mencari data kesepakatan.
•
Untuk menampilkan data iklan.
•
Untuk menampilkan data kriteria.
•
Untuk menampilkan data kesepakatan.
•
Untuk menampilkan data kontrak.
•
Untuk melaporkan kesepakatan.
•
Untuk melaporkan kontrak.
•
Untuk melaporkan laporan pembayaran komisi.
•
Untuk melaporkan laporan pembayaran iklan.
•
Untuk melaporkan laporan pembayaran properti.
55
3.8.3 System Boundaries Batasan sistem atau sistem boundary merupakan tahap definisi batasan-batasan dan ruang lingkup dari sistem aplikasi basis data dilihat dari sudut pandang pengguna.
Gambar 3.7 System Boundaries PT Reall Pro Keterangan : •
Pemilik berhubungan dengan bagian pemasaran.
•
Bagian pemasaran berhubungan dengan bagian pengiklanan .
•
Pelanggan berhubungan dengan bagian penawaran .
•
Bagian
pengiklanan
berhubungan
dengan
bagian
pemasaran
serta
memberikan laporan kepada manajer pemasaran. •
Bagian pemasaran berhubungan dengan bagian penawaran, manager pemasaran, dan bagian iklan.
56
•
Manajer pemasran memberikan laporan kepada direktur.
•
Pelanggan, pemilik, dan direktur tidak mengakses sistem karena ketiganya ditempatkan di luar batasan sistem.
57
3.9
Requirement Collection and Analysis Merupakan tabel yang berisi tentang tipe akses data yang ada dan pengguna yang dapat mengaksesnya
Data
Pelanggan
Bagian
Bagian
Bagian
Manajer
Type
Bagian
Akses
Pemasaran Pengiklanan Pembayaran Penawaran Pemasaran
Query
X
View
X
X
Surat
X
X
Laporan Kriteria
Query View Surat
X X
Laporan Peninjauan
Query
X
View
X
Surat
X
Laporan Pemasaran
Query
Properti
View Surat
X
X X
Laporan Iklan
X
X
Query
X
View
X
58
Surat
X
Laporan Karyawan
Query
X
View
X
Surat
X
X
Laporan Kesepakatan Query View
X X
Surat Laporan Komitmen
Query
X
Pemasaran
View
X
Surat Laporan Pemilik
Query
X
View
X
Surat Laporan Pembayaran
Query
X
Iklan
View
X
Surat
X
Laporan
X
Query
X
Pembayaran
X
59
Komisi
View Surat
X X
X
Laporan
X
Pembayaran
Query
X
Properti
View
X
Surat
X
Laporan Kontrak
X X
Query
X
View
X
X
Surat Laporan
Tabel 3.1 Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan
X
