BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Sejarah Singkat Perusahaan PT. Rajawali Nusantara Indonesia (Rajawali Nusindo) merupakan salah satu
perusahaan tertua di Indonesia. Pada awalnya Perusahaan bernama Kian Gwan Company Limited NV didirikan dengan akta No.85 dari Tan A Sioe Notaris di Semarang tanggal 22 Juli 1955 yang bernaung di dalam grup Oei Tiong Ham Concern. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, perusahaan memisahkan unit distribusi dan perdagangan menjadi anak perusahaan sendiri yang diberi nama PT. Rajawali Nusindo. PT. Rajawali Nusindo bergerak dalam bidang distribusi dari produk-produk yang di hasilkan oleh anak perusahaan yang lain dan juga menjadi distributor dari produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan lain seperti : •
Bidang kesehatan : 1. PT. Phapros : Therapeutics 2. PT. Mitra Rajawali Banjaran : Condoms, Syringe, Fash Mask, Surgical Cap 3. Abbott : Auto Chemistry Analyzer, Clinical Chemistry Analyzer, Immunology Analyzer & Reagent, Hematology Analyzer & Reagent 4. Westmed : Breathing Circuit Anesthesia, Accessories Nebulizer 5. SurgiRoll : Suture Non A traumatic/Cassette 6. Biofarma : Serum &Vaccine 7. Analogic : Fetal Monitor 8. PT. Jaswa Internasional : Meningitis Vaccine 9. PT. Ahmadaris : Cotton 10. Solaris : Patient Monitor with Central Monitor, Pulse Oximeter 11. Human : Clinical Chemistry Reagent 24
25
12. RIELE : Semi Auto Chemistry/Photometric 13. Kreussler : Aethoxysklerol 1 & 3 % 14. Actavis : Therapeutics 15. ECOLAB : Hand/Skin Disinfectant 16. Smiths Medical : IV Catheter, Level 1, Pressure Monitoring 17. LONGLIFE : Instrument 18. DFI : Cybow Reader 300 Plus & 720, Urine Analyzer + Strip 19. SMI : Suture A traumatic 20. MINDRAY : Chemistry Analyzer 21. PT. Trovi : Rontgen 22. ABN : Tens meter, Stethoscope 23. PT. Lestari Dini Tunggul : Linen Hospital & Laundry 24. PT. Citra Kreasi Makmur : Air flex Feeding Bottle, VIA Feeding System, VIA Breast Milk, VIA Gourmet Set SCF 25. Socorex : Pipette/Micro Pipette 26. HuBDIC : Thermometer Ear & Forehead 27. Gomco : Suction pump 28. Dr. Mach Lighting System : Operating lamp LED & Halogen 29. OPT : Operating Table 30. Detecto : Weighthing & Measuring
•
Bidang agrikultur : 1. PT. PG. Rajawali I : Sugar 2. PT. PG. Rajawali II : Sugar
26
3. PT. PG. Candi Baru : Sugar 4. PT. Perkebunan Mitra Organ : Crude Palm Oil
•
Bidang umum : 1. PHILIPS : Lighting 2. TOKAI : Lighter 3. Mustika Ratu : Cosmetics 4. PT. Tawon Jaya : Medicine Oil 5. Smart : Cooking Oil 6. Miki Oleo : Cooking Oil 7. PT. Inti Bagas Perkasa : Brakes Pad 8. PT. Sinar Antjol : Powder Detergent, Soap
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo
27
3.3
Tugas dan Wewenang Wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian pada PT. Rajawali Nusindo
adalah sebagai berikut : •
Dewan Komisaris Dewan Komisaris adalah organ utama perseroan yang bertugas melakukan dan memberikan pengawasan terhadap pengurusan Perseroan yang dilakukan oleh Direksi termasuk pelaksanaan rencana jangka panjang, rencana kerja dan anggaran perusahaan serta ketentuan anggaran dasar dan rapat umum pemegang saham dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
•
Direktur Utama Ruang lingkup kegiatan Direktur Utama adalah sebagai berikut : 1. Merumuskan, menetapkan dan mengendalikan kebijakan (policy) umum perseroan serta kebijakan strategis (strategic direction) dilingkungan Perseroan. 2. Berwenang bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam menjalankan seluruh kegiatan Perseroan. 3. Memimpin rapat Direksi dan atau menunjuk salah satu Direktur apabila Direktur Utama berhalangan. 4. Memimpin dan mengurus perseroan serta mengkoordinasikan kegiatan para Direktur yang berkaitan dengan bidang – bidang Operasional, SDM dan Keuangan. 5. Memastikan terselenggaranya Sistim Pengendalian Intern yang memadai dan mendorong efektifitas Satuan Internal Audit sebagai lembaga Pengawasan Internal Perseroan. 6. Menyelesaikan tindakan-tindakan lainnya baik mengenai pengurusan maupun kepemilikan harta Perseroan sesuai ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar (AD) yang ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) berdasarkan peraturan perundangan. 7. Melakukan pemantauan (monitoring) dan merumuskan antisipasi terhadap factor luar yang berpengaruh terhadap kegiatan pengelolaan Perseroan secara keseluruhan di Kantor Pusat maupun di Kantor Cabang. 8. Memberikan bimbingan (coaching), mengevaluasi dan member reward and punishment kepada para pejabat satu tingkat di bawah Direksi yaitu: Manager
28
dan Asisten Manager. Khusus mekanisme reward and punishment terhadap Kepala Cabang melalui cara lain yang tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan. 9. Mengkoordinasikan, mengintegrasikan dan melakukan sinkronisasi seluruh kegiatan Direktorat dengan unit-unit kerja di lingkungan Perseroan dalam rangka menyiapkan rencana dan pengelolaan kegiatan Perseroan. 10.Mengkoordinasikan anggota-anggota Perseroan agar tercapai sinergi dan manajemen resiko yang memadai. 11.Mempertanggung jawabkan hasil kinerja Perseroan secara berkala kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham. 12.Membina
dan
mengendalikan
peningkatan
efisiensi
dan
efektifitas,
pemeliharan dan perawatan sarana, kelengkapan dan perlengkapannya, prasarana dan fasilitas serta peralatan penunjang lainnya di seluruh Perseroan termasuk Kantor Cabang. •
Direktur Keuangan & SDM Ruang lingkup kegiatan Direktur Keuangan & SDM adalah sebagai berikut : 1. Merumuskan kebijakan (policy) dan pedoman strategis (strategic direction) di bidang pengelolaan keuangan, akuntansi, aset perseroan, umum, pengadaan, sistim informasi, sumber daya manusia dan pengembangan organisasi di lingkungan perseroan. 2. Bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam menjalankan tugas memimpin keseluruhan kegiatan dan tata kelola Direktorat Keuangan & SDM. 3. Menyusun rencana dan program kegiatan Direktorat Keuangan & SDM. 4. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan (RKAP), menyiapkan bahan Rencana Jangka Panjang Perseroan / Corporate Plan (RJPP) dan RKAP. 5. Menjalankan fungsi pembinaan dan pengendalian perseroan yang menyangkut bidang keuangan, akuntansi dan SDM melalui jalur mekanisme organisasi yang berlaku. 6. Mengelola sumber daya Perseroan dalam bidang keuangan meliputi pengendalian penerimaan dan pengeluaran serta penempatan dana. 7. Mengelola sumber dan penggunaan dana perseroan untuk mendukung kegiatan operasional dan pengembangan usaha.
29
8. Menyelenggarakan kegiatan Akuntansi perseroan secara accountability maupun secara auditability dan melakukan analisis administrasi keuangan perseroan. 9. Menyusun formasi, kualifikasi, kuantitas dan alokasi kebutuhan SDM perseroan. 10.Menyusun ketentuan – ketentuan Peraturan Kekaryawanan termasuk penetapan gaji, pension, jaminan tunjangan hari tua dan penghasilan lain berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku serta keputusan RUPS. 11.Menyiapkan administrasi pengelolaan SDM antara lain pengangkatan, pemberhentian, mutasi, penghargaan dan sanksi serta penilaian karyawan Perseroan berdasarkan Peraturan Kekaryawanan Perseroan dan peraturan perundangan yang berlaku. 12.Menyusun daftar – daftar investasi aset, barang / bahan persediaan serta melaksanakan penghapusan aset yang tidak produktif sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 13.Menyediakan, menganalisa, mengevaluasi dan mengembangkan prasarana dan fasilitas serta peralatan penunjang lainnya. 14.Mengkoordinasikan, mengintegrasikan dan melakukan sinkronisasi seluruh kegiatan Direktorat dengan unit – unit kerja di lingkungan Perseroan dalam rangka menyiapkan rencana dan pengelolaan kegiatan SDM dan Keuangan. 15.Melakukan pemantauan dan merumuskan antisipasi terhadap faktor luar yang berpengaruh terhadap Pengelolaan Keuangan Korporasi dan Pengelolaan SDM. 16.Menyiapkan Laporan Pertanggung jawaban atas segala keterangan tentang keadaan dan jalannya Perseroan termasuk Laporan Keuangan, baik dalam bentuk Laporan Tahunan maupun Laporan Berkala ataupun setiap kali diminta oleh Dewan Komisaris dan Pemegang Saham. 17.Menyajikan Laporan dan Analisa Laporan Kinerja sesuai standard an rasio – rasio keuangan dan non keuangan yang diperlukan Perseroan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku.
•
Manager Akuntansi & Keuangan Ruang lingkup kegiatan Manager Akuntansi & Keuangan adalah sebagai berikut :
30
1. Menyusun, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan sistem akuntansi manajemen, sistem akuntansi keuangan, sistem akuntansi perpajakan dan teknologi
informasi
agar
dapat
mendukung
pelaksanaan
kebijakan
mengendalikan
pengelolaan
keuangan
perusahaan. 2. Menyusun,
melaksanakan
dan
perusahaan dan PKBL agar dapat mendukung optimalisasi keuangan serta pembiayaan sevara komprehensif. 3. Mengawasi pelaksanaan kebijakan bidang akuntansi, keuangan dan TI. Serta mengevaluasi kinerja aspek keuangan perusahaan di cabang –cabang atau unit usaha. •
Manager SDM & Yuridis Ruang lingkup kegiatan Manager SDM & Yuridis adalah sebagai berikut : 1. Menyusun, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan sistem dan kebijakan bidang organisasi dan SDM yang mampu mendukung pelaksanaan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan masalah pengembangan sumber daya manusia agar mampu memenuhi tuntutan / kebutuhan pengembangan organisasi dan bisnis. 2. Mendukung pelaksanaan kebijakan perusahaan dan memberikan masukan yang berkaitan dengan masalah hukum dan perjanjian. 3. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan bidang SDM, Umum dan Yuridis.
•
Direktur Operasional Ruang lingkup kegiatan Direktur Operasional adalah sebagai berikut : 1. Merumuskan kebijakan (policy) dan pedoman strategis (strategic direction) di bidang Operasional yang menyangkut bidang Distribusi & Logistik, Marketing dan Trading, baik di Kantor Pusat dan Kantor Cabang di seluruh Indonesia. 2. Bertindak untuk dan atas nama Direksi dalam menjalankan tugas memimpin dan pengendalian perseroan keseluruhan kegiatan dan Tata Kelola Direktorat Operasional. 3. Mengkoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan (RKAP), menyiapkan bahan Rencana Jangka Panjang Perseroan / Corporate Plan (RJPP) dan RKAP.
31
4. Menjalankan fungsi pembinaan dan pengendalian Kantor Pusat d& Kantor Cabang yang menyangkut bidang Distribusi & Logistik, Marketing dan Trading melalui jalur mekanisme organisasi yang berlaku. 5. Menyiapkan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan kegiatan pengelolaan Direktorat Produksi dan Pengembangan. 6. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Operasional di Kantor Pusat dengan Kantor Cabang di lingkungan Perseroan dalam rangka menyiapkan rencana dan pengelolaan kegiatan Direktorat. 7. Melakukan pemantauan dan merumuskan antisipasi pasar dan perkembangan bisnis. 8. Melaksanakan pengawasan secara efektif terhadap semua kegiatan Direktorat Operasional agar sesuai dengan perencanaannya. 9. Memberikan bimbingan (coaching), serta mengevaluasi dan memberikan reward and punishment kepada para pejabat yang bertanggung jawab kepada Direktur Operasional sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 10. Menyusun dan menyiapkan laporan baik berkala maupun sewaktu – waktu hasil dari kegiatan pengelolaan Direktorat Operasional. •
Manager Marketing Ruang lingkup kegiatan Manager Marketing adalah sebagai berikut : 1. Membantu Direksi dalam perencanaan dan pengendalian kebijakan strategis perusahaan dibidang pemasaran (Marketing). 2. Menjalankan strategi, kebijakan dan operasional pemasaran produk – produk yang didistribusikan. 3. Mencari, membangun dan membina kerjasama dengan partner bisnis serta mencari produk – produk yang potensial dan menunjang pencapaian usaha perusahaan.
•
Manager Distribusi Ruang lingkup kegiatan Manager Distribusi adalah sebagai berikut : 1. Membantu Direksi dalam perencanaan dan pengendalian kebijakan strategis perusahaan dibidang distribusi dan logistik. 2. Menjalankan strategi, kebijakan dan operasional penjualan seluruh produk melalui cabang serta menjalankan strategis, kebijakan dan operasional
32
persediaan barang yang akan didistribusikan serta mengawasi dan mengevaluasi proses persediaan ditingkat pusat dan cabang. 3. Mengevaluasi kinerja cabang (penjualan, distribusi, laba, stok, dll) dan melakukan perbaikan langsung untuk meningkatkan produktivitas cabang dalam rangka mencapai target cabang di areanya. •
Manager Trading Ruang lingkup kegiatan Manager Trading adalah sebagai berikut : 1. Membantu Direksi dalam perencanaan dan pengendalian kebijakan strategis perusahaan dibidang perdagangan (Trading). 2. Menjalankan strategi, kebijakan dan operasional usaha perdagangan (trading) produk – produk farmasi, alat kesehatan, perdagangan umum dan agro. 3. Mencari, membangun dan membina kerjasama dengan institusi dan partner bisnis, mencari produk – produk yang mendukung kebutuhan bisnis serta mengevaluasi kinerja bisnis perdagangan (trading) agar lebih maksimal.
3.4
Visi dan Misi Perusahaan
Visi : Menjadi perusahaan penyedia produk farmasi, alat kesehatan dan perdagangan umum yang unggul dan terpercaya. Misi : •
Menyediakan produk-produk berkualitas di bidang farmasi, alat kesehatan dan perdagangan umum melalui kegiatan distribusi, marketing dan trading.
•
Mengembangkan kemitraan yang saling menguntungkan dengan prinsipal yang menghasilkan produk berkualitas.
•
Memberdayakan seluruh karyawan sebagai modal utama untuk memberikan mutu layanan terbaik bagi pelanggan, kegiatan operasi yang efektif dan efisien, serta penciptaan nilai yang optimal bagi stakeholders.
•
Meningkatkan
kemampuan
teknologi
informasi
secara
berkelanjutan
untuk
menghadapi kompetisi global. •
Secara berkesinambungan mendorong semangat perubahan ke arah yang lebih baik.
33
3.5
Proses Bisnis yang Berjalan
3.5.1 Gambaran Umum Sistem yang Berjalan Gambaran proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Rajawali Nusindo adalah sebagai berikut : (1)Berdasarkan stok barang yang ada di gudang cabang, ketika mencapai batas minimum dan ketika ada tender yang diikuti oleh kantor cabang, bagian gudang cabang akan membuat (PR) Purchase Requisition dan akan menyerahkan kepada Kepala Cabang. (2)Kepala Cabang kemudian akan memverifikasi Purchase Requisition tersebut dan akan mengembalikannya kepada bagian gudang cabang. (3)Bagian gudang cabang lalu akan mengirimkan Purchase Requisition yang sudah diverifikasi oleh Kepala Cabang tersebut ke bagian logistik pusat yang terdapat di kantor pusat. (4)Setelah melalui pertimbangan, bagian logistik pusat akan membuat persetujuan Purchase Requisition tersebut untuk dijadikan (PO) Purchase Order dan bagian logistik pusat akan memberitahu kepada bagian gudang cabang tersebut melalui telpon mengenai persetujuan tersebut. (5)Setelah melalui proses persetujuan, bagian logistik pusat membuat Purchase Order untuk dikirimkan kepada Supplier. (6)Setelah menerima Purchase Order tersebut, Supplier kemudian mengirimkan produk sesuai dengan pesanan yang ada di Purchase Order kepada bagian gudang cabang yang membutuhkan. (7)Sesampainya produk di gudang cabang, bagian gudang cabang akan melakukan pengecekan terhadap barang yang dikirim. Berdasarkan hasil dari pengecekan tersebut, bagian gudang cabang membuat Tanda Terima Barang sesuai dengan produk yang telah diterima dan mengirimnya ke Supplier yang mengirimkan produk tersebut. (8)Ketika Tanda Terima Barang sudah diterima oleh Supplier, Supplier membuat Invoice berdasarkan Tanda Terima Barang yang di terima dari bagian gudang cabang. Kemudian Supplier mengirimkan Invoice dan Tanda Terima Barang tersebut ke bagian logistik pusat. (9)Bagian logistik pusat akan memeriksa mengenai kelengkapan dokumen, sebelum Invoice diberikan kepada bagian keuangan pusat. Setelah selesai di verifikasi, Invoice tersebut di teruskan ke bagian keuangan pusat. (10) Saat sudah memasuki tanggal jatuh tempo, bagian keuangan pusat melakukan pembayaran kepada Supplier berdasarkan Invoice yang masuk ke bagian keuangan pusat.
34
(11)Berdasarkan dari invoice tersebut bagian keuangan pusat akan membuat rekening Koran dan mengirimkannya kepada kepala cabang sebagai pemberitahuan total pengeluaran yang dilakukan oleh kantor cabang.
3.5.2 Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture proses bisnis yang sedang berjalan
3.6
Permasalahan yang Dihadapi Berikut merupakan masalah-masalah yang di hadapi oleh PT. Rajawali Nusindo : •
Human Error Sering terjadinya Human Error dalam melakukan pemesanan. Baik itu dalam pengisian kode barang, jumlah barang dan lain sebagainya.
•
Lamanya proses pengadaan Proses pengadaan yang tidak terintegrasi karena dilakukan dengan cara berbeda – beda sehingga proses pengadaan berlangsung lama karena melewati proses yang panjang
35
•
Redundansi data Tidak adanya integrasi data antara PT. Rajawali Nusindo dengan salah satu supplier mengenai kode barang dan nama barang sehingga terkadang menyulitkan mengetahui barang tersebut karena mempunyai nama yang berbeda dan terkadang menyebabkan kesalahan pengiriman barang.
•
Tidak adanya catatan khusus ketika melakukan pemesanan Tidak terlampirnya keterangan mengenai maksud pemesanan yang diatas jumlah rata-rata sehingga pemesanan diatas jumlah rata-rata pemesanan akan di verifikasi ulang oleh kantor pusat dan akan memperlama ketika ada tender.
•
Sulitnya pembuatan laporan pengadaan Proses pembuatan laporan berlangsung lama dan sulit karena proses pengadaan yang berbeda – beda serta dengan masih menggunakan kertas dalam proses pengadaan terdapat kemungkinan hilangnya berkas tersebut.
3.7
Usulan Pemecahan Masalah Untuk mengatasi masalah di atas, maka diusulkan solusi pengembangan dari sistem informasi agar PT. Rajawali Nusindo dapat mencapai hasil yang maksimal untuk mengatasi permasalahan diatas, yaitu : •
Pengembangan dari sistem informasi ini berupa sistem e-procurement atau proses pengadaan melalui internet yang dimana sistem ini nantinya dapat meminimalisir terjadinya human error
•
Sistem yang dibuat nantinya dapat mempercepat proses pengadaan yang terjadi dalam lingkup PT. Rajawali Nusindo karena dengan sistem pengadaan melalui internet, sistem ini dapat di akses dari mana saja melalui internet.
•
Sistem yang dibuat nantinya memiliki database mengenai kode barang, nama barang, dan lain sebagainya sehingga dapat meminimalisir terjadinya redundansi data.
•
Sistem yang dibuat nantinya memiliki fitur untuk pemberian keterangan mengenai barang yang diminta baik itu adanya permintaan karena tender ataupun pengadaan rutin yang dilakukan sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan bagian logistik pusat.
•
Sistem yang dibuat nantinya dapat menghasilkan laporan pengadaan dengan lebih cepat karena data pengadaan tersimpan pada database.
