BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengendalian Intern 2.1.1 Pengertian Pengendalian Intern Bagi suatu manajemen, sistem pengendalian intern merupakan alat manajemen untuk melaksanakan tanggung jawab utamanya, yaitu melaporkan informasi keuangan dan operasional yang memadai dan cermat kepada pihakpihak yang berkepentingan. Sedangkan bagi auditor internal, sistem pengendalian intern digunakan untuk mengetahui apakah prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen perusahaan telah dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya dan jika terjadi kesalahan, akan dapat diketahui dan diatasi dengan cepat.
Menurut Dasaratha V. Rama, Fredrick L. Jones yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo (2008:132) pengendalian internal yaitu : Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan personil lainnya yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut : efektivitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Sistem Pengendalian Internal, menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul “Sistem Akuntansi” (2010) adalah sebagai berikut : Sistem Pengendalian Internal Meliputi struktur Organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
12
Pengendalian Internal, menurut Boynton, J., and Kell (2008) adalah sebagai berikut : Internal control is a process affected by and entity’s board of directors, management, and other personnel assurance regarding the achievement of objectives in the following categories : (a)realibility of financial reporting. (b) effectiveness and efficiency of operations. (c)complience with applicable laws and regulations.
Pengendalian Internal, menurut SPAP SA Seksi 319, sumber PSA 69 adalah sebagai berikut : Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efesiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Dari definisi pengendalian tersebut terdapat beberapa konsep dasar berikut ini : a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dan infrastruktur entitas. b. Pengendalian intern di jalankan oleh orang. Pegendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun di jalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personal. c. Pengendalian intern dapat di harapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam
13
pencapaian tujuan pengendalian memnyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. d. Pengendalian intern juga ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan : pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
2.1.2 Tujuan Pengendalian Intern Menurut Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) “pengendalian internal adalah relevan untuk keseluruhan entitas, atau unit operasinya, atau fungsi bisnis. Tujuan dari Pengendalian Internal yaitu : 1. Tujuan Pelaporan Keuangan Pengendalian yang relevan dengan suatu audit adalah berkaitan dengan tujuan entitas dalam membuat laporan keuangan bagi pihak luar yang disajikan secara wajar sesuai denga prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia atau basis akuntansi komprehensif selain prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. 2. Tujuan Operasi dan Kepatuhan Pengendalian yang berkaitan dengan tujuan operasi dan kepatuhan mungkin relevan dengan audit jika kedua tujuan tersebut berkaitan dengan data yang dievaluasi dan digunakan auditor dalam prosedur audit. 3. Penjagaan Aktiva Pengendalian terhadap penjagaan aktiva dari pemerolehan, penggunaan, atau penjualan/penghentian pemakaian yang tidak diotorisasi mungkin mencakup pengendalian yang berkaitan denga tujuan pelaporan keuangan dan operasi.
14
2.1.3 Komponen-Komponen Pengendalian Intern Komponen-komponen Pengendalian Intern, menurut Alvin A.Arens, Radal J.Elder, Mark S.Beasly dalam buku berjudul Auditing and Assurance Services (2006) adalah sebagai berikut: Suatu sistem pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan dan prosedur ini sering disebut pengendalian, dan secara kolektif mereka meringkas pengendalian internal entitas itu. Komponen pengendalian internal, menurut pendapat Committee of Sponsoring Organization (COSO) dalam buku Modern Auditing yang dikutip
oleh Boyton, J., and Kell (2008) adalah sebagai
berikut: komponen pengendalian internal terdiri dari: a. Lingkungan Pengendalian (Control Inveronments) “The control environment consists of the action, policies, and procedures that reflect the overall attitudes of top management, directors, and owners of an entity about internal control and its importance to the entity. To understand and assess the control environtment, auditors should consider the most important control subcomponent”. Lingkungan Pengendalian menetapkan corak suatu organisasi mempengaruhi kesadaran
pengedalian
orang-orangnya.
Lingkungan
pengendalian
intern,
menyediakan kedisiplinan dan struktur. Lingkungan pengendalian mencakup hal-hal berikut : 1. Integritas dan nilai etika 2. Komitmen terhadap kompetensi 3. Filosofi dan gaya operasi perusahaan 4. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia 5. Struktur organisasi dan pelimpahan wewenang
15
b. Penilaian Risiko (Risk Assesment) Penilaian Risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko yang harus dikelola. Dan menurut COSO : “Risk assessment for financial reporting is management’s identification and analysis of risk relevant of financial statement in conformity in GAAP”.
Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negative mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Penilaian risiko dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu : a) Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan b) Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan c) Identifikasi risiko d) Analisis risiko e) Mengelola risiko
c. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas sudah dilaksanakan (Control activities are the policies and procedures, in addition in the other for control components, that help ensure that necessary actions are taken to address risks to achievement of the entity’s objectives)
16
Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapkan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dangan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal berikut ini : 1. Otorisasi 2. Pemisahan tugas 3. Dokumen dan catatan 4. Pengendalian fisik atas asset dan catatan
d. Informasi dan komunikasi (Information & communication) Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan semestinya dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan.
17
e. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan menurut COSO adalah : “Management’s on going and periodic assessment of the quality of internal control performance to determine whether control are operating as intend and are modified when needed”. Pemantauan adalah proses yang menentukkan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus-menerus, evaluasi secara terpisah,atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas, auditor intern atau personal yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan Costumers
dan
komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. 2.1.4 Keterbatasan Pengendalian Intern Berikut ini adalah keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern : 1. Kesalahan dalam pertimbangan. Sering kali, manajemen dan personal lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain. 2. Gangguan. Gangguan dalam pengendaliannya yang telah ditetapkan dapat terjadi karena adanya personal telah keliru memahami perintah atau membuat kesalaham atau kelalaian, tidak adanya perhatian atau
18
kelelahan. Perubahan bersifat sementara atau permanen dalam personal atau dalam sistem dan prosedur dan bila mengakibatkan gangguan. 3. Kolusi. Tindakan bersama beberapa individual untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan pengendalian intern yang
dibangun
untuk
melindungi
kekayaan
entitas
dan
tidak
terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang di rancang. 4. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan
pribadi
manajer,
penyajian
kondisi
keuangan
yang
berlebihan, atau kepatuhan semu. 5. Cost and benefit.
Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan
pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak munkin untuk dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern. Menurut Alvin A. Arens, Elder. R. J., Mark S. Besley (2008 :291) adalah sebagai berikut : Internal controls can never be completely effective, regardless of the care followed in their design and implementation. Even if systems personnel can design an ideal system, its effectiveness depends on the competency and dependability of the people using it. Even if the count is correct, management might override the procedure and instruct an employee to increase the count to improve reported earnings.
19
2.2 Gaji dan Upah Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sedangkan upah merupakan pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap bulanan, sedangkan upah dibayarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan. Menurut Sembiring (2008:23) : Setiap karyawan berhak atas imbalan (remunerasi) sebagai imbalan jasa atas pekerjaan yang dilakukan perusahaan. Atas jasa yang telah dilakukan oleh karyawan perusahaan memberikan imbalan yang biasanya berupa gaji atau upah. Menurut Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2010 :494) adalah Salaries are often expressed in term of specific amount per year or per month rather than an hourly rate. Sedangkan upah menurut Weygandt, Kieso dan Kimmel adalah Wages are based on a rate per hour or on a piecework basis (such as per unit of product). Gaji merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan untuk mendorong para karyawan agar termotivasi untuk meningkatkan kinerja agar dapat mencapai tujuan perusahaan. 2.3 Sistem Penggajian Tenaga Kerja Sistem penggajian tenaga kerja mengandung arti suatu sistem yang dirancang untuk melaksanakan perhitungan dan pembayaran gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan. Sedangkan sistem pengupahan tenaga kerja digunakan untuk melaksanakan penghitungan dan pembayaran upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
20
Pada perusahaan manufaktur, sistem penggajian dan pengupahan tenaga kerja melibatkan fungsi personalia, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi personalia bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan dari pekerjaannya, serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah karyawan, serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggungb jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Menurut Mulyadi (2008 : 382), prosedur pembayaran gaji terbagi dalam beberapa cara, yaitu : a) Gaji dibayar dengan uang tunai Jika gaji dibayarkan uang tunai maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang dari rekening khusus gaji di bank, dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan uang gaji ke amplop dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait lalu membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan pada kolom yang telah disediakan. b) Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan yang bersangkutan Jika gaji dibayarkan dengan cek maka bagian Pengolahan Data Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian
21
Pengolahan Data Elektronik bersam-sam dengan pencetakan daftar gaji catatan untuk karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek dan kumpulan catatan karyawan akan diserahkan ke bagian Keuangan, kemudian bagian Keuangan akan membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan maka bagian Keuangan akan menandatangani daftar gaji dan membagikan cek kepada karyawan. c) Gaji disetorkan langsung ke rekening pegawai Dalam hal gaji disetorkan langsung ke karyawan, bagian Pengolahan Data Eletronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindah bukuan berikut daftar gaji tambahan yang akan diserahkan ke bank. Bagian Keuangan akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di rekening yang diinginkan. Kemudian bagian Keuangan akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening
tabungan
telah
bertambah
secara
otomatis.
Bank
akan
menyampaikan slip setoran ke satuan Pengawas Intern dan bank juga akan menyerahkan rekening koran periodik atas rekening khusus gaji sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi. Setoran langsung ini adalah cara untuk meningkatkan efesiensi dan mengurangi biaya pemrosesan. 2.4 Auditing 2.4.1 Pengertian Auditing Auditing
memberikan
nilai
tambah
bagi
laporan
keuangan
perusahaan, karena akuntan publik sebagai pihak yang ahli dan independen pada akhir pemeriksaannya akan memberikan pendapat mengenai kewajaran posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas dan laporan arus kas.
22
Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukaan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. Auditing, menurut Arens, Elder, Beasley (2010:660) adalah sebagai berikut : Auditing is accumulation and evaluation of evidence about information to determine and report or the degree of correspondence between the information and established criteria. Auditing should be done by a competent, independent person
2.4.2 Jenis-Jenis Auditing Menurut William C. Boynton, Raymond N. Johnson, dan Walter G. Kell (2008:983) ada 3 jenis audit, yaitu : 1. Audit Operasional (Operational Auditing) Operational auditing is the systematic process of evaluating an organization’s effectiveness, efficiency, and economy of operations under management’s control and reporting to appropriate persons the results of the evaluation along with recommendations for improvements. 2. Audit Pemerintah (Governmental Auditing) Governmental auditing includes all audit made by government audit agencies and all audits of governmental organizations. Audits of governmental organizations include audits of state and local government units made by federal government auditors and independent public accountants.Three types of government audits are identified in government auditing standards : (a)Financial audits, (b)Attestation engagements, and (c) Performance audits. 3. Pemeriksaan Intern (Internal Auditing) Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes.
23
Menurut Konsorsium organisasi profesi Auditor Internal di Indonesia dalam Amin Widjaja Tunggal (2012:1) : Audit Internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian dan proses governance. Laporan internal auditor berisi temuan pemeriksaan (Audit findings) mengenai penyimpanan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan pengendalian intern, beserta saran-saran perbaikannya. Menurut Sukrisno Agus (2004:9-11) jenis-jenis audit internal dibagi 3 macam yaitu : 1. Audit Operasional Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efisien, efektif dan ekonomis. 2. Audit Ketaatan Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan sudah mentaati peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan (manajemen, dewan komisaris) maupun pihak ekstern (Pemerintah, Bapepam LK, Bank Indonesia, Direktorat Jenderal Pajak dan lain-lain). 3. Audit Keuangan Pemeriksaan yang dilakukan bagian internal perusahaan terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan.
24
