BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Kerangka Teori dan Literatur 2.1.1
Pengertian Pengendalian Internal Bagi suatu manajemen, sistem pengendalian internal merupakan alat
manajemen untuk melaksanakan tanggung jawab utamanya, yaitu melaporkan informasi keuangan dan operasional yang memadai dan cermat kepada pihakpihak yang berkepentingan. Sedangkan bagi auditor internal, sistem pengendalian internal digunakan untuk mengetahui apakah prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen perusahaan telah dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya dan jika terjadi kesalahan, akan dapat diketahui dan diatasi dengan cepat. Menurut Institut Akuntan Publik Indonesia dalam bukunya “Standar Profesional Akuntan Publik” (2011:319) : Pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Pengendalian internal mempunyai banyak definisi dari berbagai ahli. Dari definisi pengendalian internal terdapat beberapa konsep dasar berikut : a) Pengendalian internal merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian internal merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan, dan infrastruktur entitas. b) Pengendalian internal di jalankan oleh orang. Pegendalian internal bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun di jalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personal. 9
10
c) Pengendalian
internal
dapat
diharapkan
mampu
memberikan
keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian memnyebabkan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. d) Pengendalian internal juga ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dengan pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
2.1.2
Tujuan Pengendalian Internal Tujuan pengendalian internal menurut Institut Akuntan Publik
Indonesia dalam bukunya “Standar Profesional Akuntan Publik” (2011:319) adalah sebagai berikut: 1. Keandalan Laporan Keuangan Umumnya Pengendalian yang relevean dengan suatu audit adalah berkaitan dengan tujuan entitas dalam membuat laporan keuangan bagi pihak luar yang disajikan secara wajar sesuai dengan prnsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. 2. Efektivitas dan Efisiensi Operasi pengendalian yang berkaitan dengan tujuan operasi dan kepatuhan mungkin relevan dengan suatu audit jika kedua tujuan tersebut berkaitan dengan data dievaluasi dan digunakan auditor dalam prosedur audit. Sebagai contoh, pengendaian yang berkaitan dengan data non keuangan yang digunakan oleh auditor dalam prosedur analitik. 3. Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan yang Berlaku Suatu entitas umumnya mempunyai pengendalian yang berkaitan dengan tujuan yang tidak relevan dengan suatu audit dan oleh karena itu tidak perlu dipertimbangkan.
2.1.3
Komponen Pengendalian Internal Menurut Gondodiyoto (2007:268) menyatakan model COSO (The
Committee of Sponsoring Organization) terdiri dari lima komponen yang
11
saling berhubungan satu sama lainnya yang akan menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Lima komponen pengendalian tersebut yaitu : 1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian) Lingkungan pengendalian internal terdiri dari tindakan, kebijaksanaan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak, direktur dan pemilik terhadap pengendalian. Jika manajemen puncak mengganggap pengendalian penting, maka personil lain dalam perusahaan itu akan mengerti dan menanggapi secara seksama kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Apabila anggota perusahaan mengganggap bahwa pengendalian bukan masalah yang penting bagi manajemen, maka dapat dipastikan bahwa tujuan pengendalian itu tidak akan tercapai secara efektif. Lingkungan pengendalian juga mencakup hal-hal sebagai berikut ini : a.
Integritas dan nilai etika.
b.
Komitmen terhadap kompetensi.
c.
Struktur organisasi.
d.
Pemberian wewenang dan tanggung jawab.
e.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
2. Risk Assesment (Penilaian Resiko) Penilaian resiko untuk pelaporan keuangan adalah identifikasi manajemen dan analisis resiko yang relevan untuk penyusunan laporan keuangan sesuai dengan GAAP. 3. Control Activities (Aktivitas Pengendalian) Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur, selain yang termasuk dalam urutan empat komponen, yang membantu memastikan bahwa tindakan perlu diambil untuk mengatasi resiko dalam pencapaian objektivitas entitas itu. Ada banyak kegiatan pengendalian berpotensi seperti di setiap lembaga. 4. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi) Tujuan informasi akuntansi entitas dan komunikasi adalah untuk memulai merekam, memproses, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk mempertahankan akuntabilitas atas aktiva yang bersangkutan.
12
5. Monitoring (Pemantauan) Kegiatan pemantauan mengenai penilaian yang berkelanjutan atau berkala terhadap kualitas kinerja pengendalian internal oleh manajemen untuk mengetahui bahwa control operasi sebagaimana dimksud dan bahwa mereka yang diubah sesuai dengan perubahan kondisi. Informasi untuk penilaian dan modifikasi berasal dari berbagai sumber, termasuk studi control internal yang telah ada, laporan auditor internal, kecuali melaporkan kegiatan pengendalian, laporan oleh lembaga regulator seperti bank regulasi, umpan balik dari personil operasi dan kepatuhan dari pelanggan tentang biaya penagihan.
Menurut IAPI (2011:319.2), pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini: 1. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. 2. Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. 3. Aktivitas pengendalian
adalah
kebijakan dan prosedur
yang
membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan 4. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. 5. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.
13
Menurut
Rama
dan
Jones
(2008:133),
Laporan
COSO
mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berkaitan : 1. lingkungan pengendalian 2. penentuan risiko 3. aktivitas pengendalian 4. informasi dan akuntansi 5. pengawasan Menurut Boynton,Johnson,dan Kell (2003:379), laporan COSO dan AU 319 mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang saling berhubungan sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 2. Penilaian Risiko (Risk Assestment) 3. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) 4. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) 5. Pemantauan (Monitoring)
Penjelasan mengenai pengendalian internal yang ditulis oleh boynton 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan
pengendalian
menetapkan
suasana dari
suatu
organisasi, yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orangorangnya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya, yang menyediakan disiplin dan struktur. Sejumlah faktor membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas diantaranya adalah sebagai berikut:
14
a) Integritas dan nilai etika b) Komitmen terhadap kompetensi c) Dewan direksi dan komite audit d) Filosofi dan gaya operasi manajemen e) Struktur organisasi f) Penetapan wewenang dan tanggung jawab g) Kebijakan dan praktik sumberdaya manusia
a) Integritas dan nilai etika Dalam rangka menekankan pentingnya integritas dan nilai etika diantara semua personel dalam organisasi, CEO dan anggota manajemen puncak lainnya harus : 1. Menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan mempraktikan standar yang tinggi dari perilaku etis. 2. Mengkomunikasikan kepada semua karyawan, baik secara verbal maupun melalui pernyataan kebijakan tertulis dan kode etik berperilaku bahwa hal yang sama diharapkan dari mereka, bahwa setiap karyawan memiliki tanggungjawab untuk melaporkan pelanggaran yang ia ketahui atau yang mungkin akan terjadi kepada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi, dan bahwa pelanggaran akan dikenai denda. 3. Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang memiliki latar belakang moral kurang baik yang telah
15
mengakibatkan mereka tidak mempedulikan mana yang baik dan yang buruk. 4. Mengurangi atau menghilangkan insentif dan godaan yang. Dapat mengarahkan individu untuk melakukan tindakan yang tidak jujur, melawan hukum, atau tidak etis. b) Komitmen terhadap kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, personel pada setiap tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut. c) Dewan Direksi dan Komite Audit Komposisi dari dewan direksi dan komite audit dan cara mereka melaksanakan tanggung jawab atas kekuasaan dan kekeliruan memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian. d) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan). Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan.
16
(Filosofi
perusahaan
dikomunikasikan
melalui
gaya
operasi
manajemen) Banyak karakteristik yang dapat membentuk bagian dari filosofi dan gaya operasi manajemen dan memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian. Karakteristik tersebut meliputi : a. Pendekatan untuk mengambil dan memonitor risiko bisnis. b. Mengandalkan pada pertemuan informal secara langsung (face-to-face) dengan manajer kunci dibandingkan dengan sistem formal dalam kebijakan tertulis, indikator kinerja, dan laporan pengecualian. c. Sikap dan tindakan terhadap pelaporan keuangan. d. Pemilihan secara selektif atau agresif dari prinsip-prinsip akuntansi yang tersedia. e. Kesadaran dan konsevatisme dalam mengembangkan estimasi akuntansi. f. Kesadaran dan pemahaman terhadap risiko yang dihubungkan dengan teknologi informasi. g. Sikap terhadap pemrosesan informasi dan fungsi akuntansi serta personel. e) Struktur organisasi Struktur organisasi berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan pemantauan aktivitas suatu entitas. f) Penetapan Wewenang dan tanggung jawab
17
Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan perpanjangan
dari
pengembangan
suatu
struktur
organisasi.
Wewenang dan tanggung jawab mencakup penjelasan- penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan, dan harus memungkinkan setiap individu untuk mengetahui (1) bagaimana tindakannya saling berhubungan dengan individu lainnya dalam memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan entitas dan (2) setiap individu akan bertanggungjawab atas hal apa. g) Kebijakan dan Praktik Sumberdaya manusia Suatu konsep fundamental dari pengendalian internal yang disebutkan
sebelumnya
adalah
bahwa
pengendalian
internal
dilaksanakan atau diimplementasikan oleh orang. Oleh karena itu, agar pengendalian internal efektif, adalah penting bahwa kebijakan dan prosedur sumberdaya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personel entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompetensi yang diharapkan. Praktik tersebut mencakup kebijakan perekrutan karyawan dan proses penyeleksian yang dikembangkan dengan baik; orientasi personel baru terhadap budaya dan gaya operasi entitas, kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran prospektif dan tanggung jawab; tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran terhadap perilaku yang diharapkan; pengevaluasian, konseling, dan mempromosikan orang berdasarkan kinerja periodik; serta program kompensasi yang
18
memotivasi dan memberikan penghargaan atas kinerja yang tinggi sambil menghindari disinsentif terhadap perilaku etis.
2. Penilaian Risiko (Risk Assessment) Penilaian risiko entitas untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan manajemen terhadap risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Penilaian
risiko
oleh
manajemen
juga
harus
mencakup
pertimbangan khusus atas risiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti : a. Perubahan dalam lingkungan operasi b. Personel baru c. Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi d. Pertumbuhan yang cepat e. Teknologi baru f. Lini, produk, atau aktivitas baru g. Restrukturisasi perusahaan h. Operasi di luar negeri i. Pernyataan akuntansi 3. Informasi dan komunikasi (Information and Communication) Sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi, terdiri dari metode-metode
dan
catatan-catatan
yang
diciptakan
untuk
mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat
19
dan melaporkan transaksi-transaksi entitas (dan juga kejadian-kejadian serta kondisi-kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktivaaktiva
dan
kewajiban-kewajiban
yang
berhubungan.
Komunikasi
melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggungjawab individu berkenaan dengan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. 4. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dengan risiko telah diambil untuk pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diaplikasikan pada berbagai tingkatan organisasional dan fungsional. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat dikategorikan dalam berbagai cara, yaitu : 1. Pemisahan tugas 2. Pengendalian pemrosesan informasi a. Pengendalian umum b. Pengendalian aplikasi 3. Pengendalian fisik 4. Review kinerja
1. Pemisahan tugas Pemisahan tugas melibatkan pemastian bahwa individu tidak melakukan tugas yang tidak seimbang. Tugas dianggap tidak
20
seimbang dari sudut pandang pengendalian ketika memungkinkan individu untuk melakukan suatu kekeliruan atau kecurangan dan kemudian berada pada posisi untuk menutupinya dalam pelaksanaan tugasnya. Mengacu pada pendapat IAPI (2011) dalam bukunya “ Panduan Audit Entitas Bisnis Kecil”, pemisahan tugas yang tidak memadai atau terbatas dalam entitas bisnis kecil dapat digantikan dengan prosedur pengendalian lainnya melalui kuatnya pengawasan oleh pemilik-pengelola, dalam arti keahlian pribadi mengenai usahanya dan keterlibatannya dalam transaksi. 2. Pengendalian pemrosesan informasi Pengendalian pemrosesan informasi mengacu pada risiko yang berhubungan dengan otorisasi, kelengkapan, dan akurasi transaksi. Dua kategori pengendalian pemrosesan informasi : a. Pengendalian umum Tujuan dari pengendalian umum adalah untuk mengendalikan pengembangan
program,
perubahan
program,
operasi
computer, dan untuk mengamankan akses terhadap data dan program. b. Pengendalian aplikasi Tiga kelompok pengendalian aplikasi yang dikenal secara luas : 1. Pengendalian masukan 2. Pengendalian pemrosesan 3. Pengendalian keluaran
21
Pengendalian-pengendalian menyediakan
keyakinan
yang
tersebut memadai
dirancang bahwa
untuk
pencatatan,
pemrosesan, dan pelaporan data oleh teknologi informasi secara tepat dilaksanakan untuk aplikasi tertentu.
3. Pengendalian fisik Pengendalian fisik menaruh perhatian terhadap dua jenis akses ke aktiva dan catatan yang penting berikut : a. Akses fisik langsung b. Akses tidak langsung melalui persiapan atau pemrosesan dokumen seperti pesanan penjualan dan pengeluaran nota yang mengotorisasi penggunaan atau disposisi aktiva. 4. Review kinerja Review kinerja meliputi review dan analisis menajemen terhadap : a. Laporan yang mengikhtisarkan secara terinci dari saldo akun seperti akun neraca saldo, laporan pengeluaran kas berdasarkan pelanggan, atau laporan aktivitas penjualan dan laba kotor oleh konsumen atau daerah, tenaga penjualan, atau lini produk. b. Kinerja aktual dibandingkan dengan anggaran, peramalan, atau jumlah periode sebelumnya. c. Hubungan dari rangkaian data yang berbeda seperti data operasi nonkeuangan dan data keuangan (sebagai contoh,
22
perbandingan dari statistic tingkat hunian hotel dengan data penerimaan). 5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan adalah suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
2.1.4
Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut
Boynton,
dan
Johnson
(2003:375)
mengidentifikasi
keterbatasan yang melekat (inherent limitations) pada pengendalian internal, yaitu; 1. Kesalahan dalam pertimbangan (Poor Judgement) Manajemen
dan
karyawan
lainnya
dapat
melakukan
pertimbangan buruk dalam membuat keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas rutin karena informasi yang tidak mencukupi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya. 2. Gangguan (Breakdown) Gangguan dalam melaksankan pengendalian dapat terjadi ketika karyawan salah memahami instruksi atau membuat kekeliruan akibat kecerobohan, kebingungan atau kelelahan. Perubahan sementara atau permanen dalam karyawan atau dalam sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi pada terjadinya gangguan. 3. Kolusi (Collusion) Indvidu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga tidak dideteksi oleh pengendalian internal. 4. Pengabaian oleh manajemen (Management Override)
23
Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur tertulis untuk tujuan tidak sah seperti keuntungan pribadi atau presentasi mengenai kondisi keuangan suatu entitas yang dinaikkan atau status ketaatan. Praktik pengabaian (override) termasuk membuat penyajian yang salah dengan sengaja kepada auditor dan lainnyam seperti menerbitkan dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif
2.1.5
Standar Pengendalian Internal Menurut Sawyer , Dittenhofer, dan Scheiner yang diterjemahkan oleh
Adhariani, D. (2009:73), terdapat kerangka standar yang harus diikuti oleh sistem kontrol itu sendiri. Standar-standar ini adalah:
1. Standar-standar umum: a. Keyakinan yang wajar Kontrol harus memberikan keyakinan yang wajar bahwa tujuan kontrol internal akan dicapai. b. Perilaku yang mendukung Manajer dan karyawan harus memiliki perilaku yang mendukung kontrol internal. c. Integritas dan kompetensi Orang-orang yang terlibat dalam pengoperasian kontrol internal harus memiliki tingkat profesionalitas, integritas pribadi dan kompetensi yang memadai untuk melaksanakan kontrol guna mencapai tujuan kontrol internal. d. Tujuan kontrol Tujuan kontrol yang spesifik, komprehensif, dan wajar harus ditetapkan untuk setiap aktivitas organisasi. e. Pengawasan kontrol Manajer harus terus-menerus mengawasi keluaran yang dihasilkan oleh sistem kontrol dan mengambil langkah-langkah tepat terhadap penyimpangan yang memerlukan tindakan tersebut.
24
2. Standar-standar rinci a. Dokumentasi Struktur, setiap semua transaksi, dan kejadian signifikan harus didokumentasikan dengan baik. Dokumentasi tersebut harus siap tersedia. b. Pencatatan transaksi dan kejadian dengan layak dan tepat waktu c. Otorisasi dan pelaksanaan transaksi dan kejadian d. Transaksi dan kejadian harus diotorisasi dan dilaksanakan oleh orang yang bertugas untuk itu. e. Pembagian tugas Otorisasi, pemrosesan, pencatatan, dan pemeriksaan transaksi harus dipisahkan ke masing-masing individu dan unit.
f. Pengawasan Pengawasan harus dilakukan dengan baik dan berkelanjutan untuk memastikan pencapaian tujuan kontrol internal. g. Akses dan akuntabilitas ke sumber daya Akses harus dibatasi ke individu yang memang berwenang, seseorang yang bertanggung jawab untuk pengamanan dan penggunaan sumber daya dan orang lain yang mencatat. Aspek ini harus diperiksa secara periodik dengan membandingkan jumlah yang tercatat dengan jumlah fisik.
2.2
Penggajian 2.2.1
Pengertian Gaji Menurut Weygandt, kieso, dan Kimmel (2010:494) pengertian gaji
adalah “Salaries are often expressed in terms of specific amount per year or per month rather than an hourly rate” jika diterjemahkan ke bahasa Indonesia gaji merupakan bayaran yang diberikan per tahun atau perbulan dari pada per jam. Jadi dapat disimpulkan bahwa gaji adalah pembayaran atas jasa atau kegiatan yang dilakukan karyawan kepada perusahaan. Pembayaran nya bisa
25
dalam periode bulanan atau tahunan tergantung dari kebijakan yang ditentukan oleh suatu perusahaan.
2.2.2
Arus Sistem Transaksi Penggajian Menurut Boynton, Johnson, Dan Kell (2003:182) Pemrosesan
transaksi penggajian melibatkan fungsi fungsi penggajian sebagai berikut : 1. Memulai transaksi penggajian yang mencakup : Mengangkat karyawan dan melakukan otorisasi perubahan gaji dan upah 2. Penerimaan jasa yang mencakup : Menyiapkan data kehadiran dan pencatatan waktu 3. Pencatatan transaksi penggajian yang mencakup : Menyiapkan daftar serta mencatat gaji dan upah
4. Pembayaran transaksi penggajian dan upah yang mencakup : Membayar gaji dan upah serta menjaga upah yang beum diambil serta menyerahkan SPT pajak gaji dan upah
2.2.3
Risiko dalam Proses Penggajian Ancaman dalam siklus penggajian menurut Romney dan Steinbart
(2009:533) dalam terjemahan bebas, antara lain 1. Perubahan payroll master file oleh pihak yang tidak berwenang Apabila gaji,upah dan atau komisi dasar pada Payroll Master File yang
digunakan
untuk
menentukan
kompensasi
karyawan
dipalsukan,beban gaji akan meningkat. Pembebanan gaji yang tidak sesuai dengan kenyataan akan menghasilkan laporan labor cost yang tidak akurat sehingga mendoron pengambilan keputusan yang salah. 2. Data jam kerja dan ketidakhadiran yang tidak akurat Data kerja dan ketidakhadiran yang tidak akurat dapat mempengaruhi perusahaan. Apabila data jam kerja dankehadiran yang tercatat lebih besar dari kenyataan, maka beban gaji terlalu bear dan laporan gaji tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. 3. Pengolahan gaji yang tidak akurat
26
Pengurang gaji kotor biasanya merupakan pajak dari iuran atau premi kepada instansi lain diluar perusahaan. Perubahan peratuan atau kebijakan-kebijakan terkait pengurang gaji yang tidak diikuti dengan pembaharuan
tarif
dapat
menyebabkan
bagian
Payroll
harus
memperbaiki system pengolahan gaji dan melakukan perhitungan ulang gaji. Apabila perhitungan ulang tidak data diselesaikan secepatnya, maka pembagian gaji atau pembayaran gaji yang tidak sesuai dengan yang seharusnya dapat mempengaruhi moral dan motivai kerja karyawan. Kesalahan
perhitungan
menimbulkan
denda
pengurang
bagi
gaji,
perusahaan
misalnya karena
pajak,
dapat
perusahaan
gagal
melaporkan dan membayar pajak dengan jumla yang tepat. 4. Ancaman lain yang dapat terjadi dalam siklus penggajian Mengeluarkan cek gaji pada seseorang yang tidak bekerja di perusahaan atau pembayaran gaji yang masih berlanjut paada karyawan yang telah diberhentikan. Hal ini biasanya terjadi bila karyawan yang telah diberhentikan tidak dilaporkan kepada bagian HRD.siklus penggajian merupakan aktivitas yang memiliki nilai transaksi yang signifikan dalam laporan laba rugi. Gaji yang diterima oleh karyawan arus akurat dan tepat waktu karena dapat mempengauhi motivasi karyawan dalam bekerja, sehingga diperlukan 2.2.4
Peran Siklus Penggajian dalam Perusahaan Menurut Arens, Elder, Beasley (2010:660), siklus penggajian
merupakan aktivitas yang penting dalam oganisasi karena: a.
Gaji merupakan beban yang berjumlah besar di semua perusahaan,
b.
Kesalahan
perhitungan,
pembayaran,
dan
alokasi
gaji
dapat
menyebabkan kesalahan material pada laba bersih perusahaan, c.
Penggajian merupakan area yang rentan pemborosan sumber daya yang disebabkan inefisinsi atau pencurian melalui fraud. Kesalahan perhitungan, pembayaran dan alokasi gaji karyawan
berdampak signifikan pada laba bersih hampir di seluruh perusahaan karena terkait dengan kewajiban perusahaan dalam pembayaran pajak penghasilan karyawan. 2.2.5
Dokumen dalam Pembayaran Gaji
27
Menurut Diana dan Setiawati (2012:182), dokumen yang digunakan dalam pembayaran gaji antara lain: 1.
Kartu waktu Berguna untuk mencatat waktu kehadiran karyawan setiap hari, jam berapa karyawan hadir di kantor dan jam berapa pulang dari kantor. Bagi karyawan yang digaji bulanan, kartu waktu ini berguna untuk melihat kedisiplinan karyawan. Desain waktu karyawan bulanan sama seperti waktu yang dipakai oleh karyawan mingguan.
2. Daftar Gaji Memuat rincian komponen gaji. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji.
3. Slip Gaji Slip gaji memuat rincian komponen gaji. Slip gaji diberikan kepada karyawan agar karyawan dapat mengetahui bagaimana mereka digaji. Informasi detail ini juga berguna apabila ada karyawan yang salah digaji. 4. Daftar Transfer Daftar Transfer berfungsi sebagai surat perintah ke bank untuk mentransfer sejumlah tertentu ke setiap karyawan yang akan menerima gaji. 2.2.6
Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi (2008:382) dalam prosedur penggajian ada
beberapa fungsi terkait, yaitu: a. Fungsi kepegawaian b. Fungsi pencatat waktu c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah d. Fungsi akuntansi e. Fungsi keuangan
28
Mulyadi menambahkan prosedur pembayaran gaji terbagi dalam beberapa cara, yaitu: a. Gaji dibayar dengan uang tunai Jika gaji dibayar dengan uang tunai maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudaian kasir akan mengambil uang dari rekening khusus gaji di bank, dan mengalokasikan uang teresebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukan uang gaji ke amplop dan melekatkan masingmasing catatan ke amplop terkait dan kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan masing pada kolom yang telah disediakan. b. Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan bersangkutan Jika gaji dibayar dengan cek maka bagian pengolahan data elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian pengolahan data elektronik bersama dengan percetakan daftar gaji catatan untuk karyawan. Nilai harus sama dengan nilai netto gaji untuk masing-masing karyawan. Jika tidak terdapat kekeliruan maka kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan cek kepada karyawan. c. Gaji disetorkan langusng ke rekening pegawai Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, bagian pengolahan data elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindahan buku berikut daftar gaji tambahan yang akan diserahkan ke bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masingmasing karyawan
sebagai
berikut
bahwa
gaji
karyawan
yang
bersangkutan sudah tersimpan di rekening yang diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan menyampaikan slip setoran ke satuan pengawas internal dan bank juga akan menyerahkan rekening koran atas rekening khusus gaji sebagai bahan untuk menyusun
29
rekonsiliasi. Setoran langsung ini adalah cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan.
2.3
Penelitian Terdahulu Sebelumnya telah ada penelitian serupa yang dilakukan oleh Melanie (2008).
Penelitian berjudul Analisa Sistem Pengendalian Internal Atas Penggajian Dan Pengupahan Pada PT. Karyaplas Prima. Hasil dari Penelitian tersebut adalah sebagai berikut : 1. Dalam daftar absensi tidak ditemukan adanya kolom tanda tangan karyawan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut benar benar hadir. 2. Dalam daftar slip gaji tidak ditemukan adanya kolom mengenai potongan potongan apa saja yang akan ditanggung oleh karyawan tersebut misalnya potongan pajak penghasilan. 3. Dalam struktur organisasi PT Karyaplas Prima terdapat perangkapan tugas dan tanggung jawab dimana fungsi pembuatan daftar gaji dan fugsi pembayaran gaji dikerjakan oleh 1 orang yaitu bagian keuangan.
Selain penelitian diatas, terdapat juga penelitian serupa dari Wiwit Pangestu Arista (2013) yang berjudul Evaluasi Pengendalian Internal Terhadap Siklus Penggajian Dan Kepegawaian PT Putra Maya Abadi. Hasil dari penelitian tersebut adalah : 1. Belum adanya lembur kerja yang tepat bagi pegawai yang dimaksud adalah tidak terdapatnya surat keputusan perintah lembur untuk
pegawai dalam
melakukan jam lembur. 2. Perusahaan tidak membuat surat kontrak kerja sebagai salah satu komitmen pegawai kepada perusahaan. 3. Proses pembayaran gaji dilakukan oleh direktur utama sedangkan waktu perhitungan jam kerja dilakukan oleh bagian personalia
Berdasarkan penelitian sebelumnya ini, penulis memiliki gambaran tentang apa yang akan diamati dalam melakukan penelitian dan memperoleh gambaran dari kemungkinan adanya kelemahan dari sistem pengendalian internal yang ada di suatu perusahaan. Penulis berharap dapat memberikan saran yang bias berguna dalam
30
memperbaiki dan meningkatkan sistem pengendalian internal atas kelemahan yang terdapat pada perusahaan
31
