BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengendalian Intern Pengendalian intern merupakan suatu tindakan yang dilakukan oleh pihak perusahaan untuk mengendalikan setiap komponen perusahaan seperti intern struktur organisasi, kegiatan operasional sampai perilaku para pegawai agar dapat
meminimalisir terjadinya resiko dan penyimpangan yang bisa mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. 2.1.1 Pengertian Pengendalian Intern Pengendalian intern meliputi struktur organisasi metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
untuk
menjaga
kekayaan
organisasi,
mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi serta mendorong efisiensi dan dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Definisi
pengendalian
intern
akan
menekan pada tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk
sistem
tetapi
untuk mengamankan harta perusahaan. Menurut
Bodnar dan Hopwood (2006:129) menyatakan bahwa: “Pengendalian internal merupakan satu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan tercapainya tujuan berikut: (1) reliabilitas pelaporan keuangan, (2) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (3) kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.” Sedangkan menurut Gellinas dan Sutton (2005:237) menyatakan bahwa: “Pengendalian intern adalah sebuah sistem dari elemen-elemen yang terpadu (terdiri dari : manusia, struktur organisasi, kebijakan, proses dan
12
13
prosedur) yang bekerja bersama-sama untuk memberikan jaminan yang layak bahwa sistem organisasi mencapai tujuan sistem operasi dan tujuan sistem informasi.”
Jika dilihat pengertian dari beberapa sumber, dapat dipahami bahwa
pengendalian intern adalah suatu tindakan yang dilakukan oleh dewan
komisaris,
manajemen,
dan
personel lainnya
dengan
tujuan
untuk
memberikan keyakinan yang memadai tentang laporan keuangan sesuai dengan efektivitas dan efisiensi operasional pada peraturan yang berlaku.
2.1.2 Unsur-unsur Pengendalian Intern Pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima unsur: lingkungan pengendalian,
penaksiran
resiko,
aktivitas
pengendalian,
informasi
dan
komunikasi, serta pengawasan. Menurut penelitian yang dikembangkan COSO dikutip oleh Arens (2006:376) menyatakan bahwa unsur pengendalian internal meliputi hal-hal berikut ini: “1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian risiko 3. Aktivitas pengendalian 4. Informasi dan komunikasi 5. Pemantauan.” Berikut ini adalah uraian dari unsur-unsur pengendalian intern diatas: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian yang timbul dari dalam (faktor intern) meliputi semua tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan seluruh sikap manajemen puncak, para direktur dan para pemilik dari suatu entitas organisasi tentang pengendalian intern dan pentingnya pengendalian intern terhadap organisasi.
14
2. Penilaian Risiko
Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami risiko, manajemen dapat
mengambil tindakan pencegahan, sehingga perusahaan dapat menghindari
kerugian yang besar. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan
berikut: a) Perubahan dalam lingkungan operasi. b) Personal baru. c) Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki. d) Teknologi baru. e) Lini produk, produk, atau aktivitas baru. f) Restrukturisasi perusahaan. g) Operasi luar negeri h) Standar akuntansi baru.
3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa tindakan
yang diperlukan telah dijalankan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Umumnya aktivitas pengendalian dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan pengecekan kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik, dan pemisahan tugas. Pengendalian intern yang dilakukan pada aktivitas pengendalian yaitu: 4. Informasi dan Komunikasi
15
Sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan
keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi, terdiri dari metode-metode dan
catatan-catatan
yang
diciptakan
untuk
mengidentifikasi,
mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat, dan melaporkan
transaksi-transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva
aktiva
melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan
dan
kewajiban-kewajiban
yang
berhubungan.
Komunikasi
tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. 5. Pemantauan Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. Adapun menurut Gelinas dan Sutton (2005:247) dalam bukunya Accounting Information System menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1.
Control Environment (Lingkungan pengendalian)
16
Lingkungan pengendalian adalah faktor baik maupun intern maupun
yang dapat
mempengaruhi kuat
pengendalian intern.
2.
Pervasive Control (Pengendalian pervasif)
atau lemahnya
suatu
Menetapkan tujuan dan proses pengendalian yang kemudian diterapkan ke
eksternal
dalam setiap proses sistem informasi akuntansi.
3.
Application Control (Pengendalian aplikasi) Pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang diterapkan pada prosesproses tertentu.
2.1.3 Tujuan Pengendalian Intern Suatu perusahaan akan berhasil dengan baik apabila dari setiap perusahaan itu telah ditetapkan dan direncanakan oleh semua anggota yang ikut terlibat dalam suatu perusahaan
baik
tujuan
maupun
komponan-komponen
yang
mempengaruhi kegiatan tersebut. Menurut La Midjan dan Susanto (2001:58) menyatakan bahwa tujuan utama dari sistem pengendalian intern adalah: “1. Mengamankan harta kekayaan perusahaan. 2. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan. 3. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. 4. Ketaatan pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan perusahaan.” Menurut pengertian di atas dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Melindungi harta kekayaan perusahaan. Kekayaan perusahaan dapat berupa kekayaan yang berwujud maupun kekayaan yang tidak berwujud. Kekayaan sangat diperlukan untuk menjalankan kegiatan perusahaan.
17
2. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem
informasi yang dijalankan oleh perusahaan. Informasi menjadi dasar
pembuatan keputusan. Apabila informasi salah, keputusan yang
diambil baik oleh manajemen maupun pihak lain dapat salah.
3. Meningkatkan efisiensi kinerja perusahaan sehingga dalam berbagai
kegiatan dapat dilakukan penghematan. Efisiensi merupakan suatu
perbandingan
antara
besarnya
pengorbanan
dan hasil yang
diperoleh. 4. Meningkat kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Secara berkala manajemen
telah
menetapkan
tujuan
yang
akan
dicapai
olehperusahaan dan tujuan tersebut hanya dapat dicapai apabila semua pihak dalam perusahaan bekerja sama dengan baik. Jika
dilihat
dari
uraian
di
atas
mengungkapkan
bahwa
tujuan
pengendalian intern merupakan faktor yang sangat penting dalam sebuah perusahaan
juga mendukung
manajemen
dan
pelaksanaannya,
sehingga
perusahaan dapat berjalan dengan semestinya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.1.4 Keterbatasan Pengendalian Internal Keterbatasan mengakibatkan
yang
tujuan
dari
terdapat
dalam
pengendalian
pengendalian internal
tidak
internal akan
Keterbatasan-keterbatasan tersebut menurut Mulyadi (2001 : 181) adalah: 1. Kesalahan dalam pertimbangan
dapat
tercapai.
18
Kesalahan dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau
dalam melaksanakan tugas rutin yang biasanya dilakukan oleh
manajemen atau personel lain. Kesalahan ini dapat disebabkan oleh tidak
memadainya informasi yang diterima, keterbatasan waktu, dan tekanan
lain. 2. Gangguan
Adanya kekeliruan dalam memahami perintah, terjadinya kesalahan
karena kelalaian dan perubahan yang bersifat sementara atau permanent dalam personil atau dalam sistem dan prosedur yang diterapkan. 3.
Kolusi Kerja sama antara pihak-pihak yang terkait, yang mana seharusnya antara pihak-pihak tersebut saling mengawasi, tetapi malah saling bekerja sama untuk menutupi kesalahan-kesalahan yang dibuat baik secara sengaja maupun tidak sengaja.
4. Pengabaian oleh manajemen Manajemen mengabaikan kebijakan dan prosedur yang telah diterapkan semata-mata untuk kepentingan pribadinya sehingga pengendalian internal tidak berfungsi secara baik. 5. Biaya lawan manfaat Biaya yang telah dikeluarkan untuk penerapan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari adanya penerapan pengendalian internal tersebut.
19
2.2 Persediaan
Persediaan merupakan suatu aset lancar milik perusahaan berupa bahan
baku untuk produksi rutin atau proyek tertentu yang disimpan di dalam gudang.
Persediaan yang disimpan akan dikeluarkan ketika dibutuhkan oleh perusahaan.
2.2.1 Pengertian Persediaan Setiap
perusahaan baik
itu
perusahaan
dagang maupun perusahaan
manufaktur selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para
pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa. Menurut Indrajit (2003:3) menyatakan bahwa: “Barang persediaan atau disebut inventory adalah barang-barang yang basanya dapat dijumpai di gudang tertutup, lapangan, gudang terbuka, atau tempat-tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-barang untuk keperluan operasi, atau barang-barang untuk keperluan suatu proyek.” Sedangkan menurut PSAK no. 14 menuliskan bahwa : “Pengertian persediaan menurut PSAK no. 14 : a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.” Dari beberapa pengertian diatas dapat dipahami bahwa persediaan merupakan 1. Persediaan merupakan aktiva yang terus menerus mengalami perubahan. 2. Persediaan merupakan barang yang dibeli dan dimiliki untuk dijual kembali. 3. Persediaan dalam perusahaan dagang terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi.
20
2.2.2 Fungsi Persediaan
Setiap perusahaan apakah itu perusahaan dagang maupun perusahaan
manufaktur
sepakat
bahwa
persediaan memiliki
fungsi
yang
sangat
membantu dalam setiap kegiatan usaha, seperti yang dijelaskan sebelumnya
bahwa persediaan merupakan suatu hal vital dalam suatu perusahaan. Menurut Rangkuti (2004:15) menyatakan bahwa fungsi-fungsi persediaan terdiri
dari:
“1. Fungsi Decoupling. 2. Fungsi Economic Lot Sizing. 3. Fungsi Antisipasi.” Berikut ini adalah uraian dari fungsi-fungsi persediaan diatas: 1. Fungsi Decoupling Fungsi Decoupling adalah persediaan yang menungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan
mentah
diadakan
agar
perusahaan
tidak
akan
sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu
pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar
departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para pelanggan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock. 2. Fungsi Economic Lot Sizing Merupakan persediaan yang diadakan karena kita membeli atau
21
membuat bahan-bahan atau barang-barang dalam jumlah yang lebih
besar daripada jumlah yang dibutuhkan. Persediaan Lot Size ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembelian dan biaya
pengangkutan per unit menjadi lebih murah. Hal ini disebabkan
perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar
dibandingkan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan
(biaya sewa gudang, investasi dan resiko).
3. Fungsi Antisipasi Persedian yang diadakan apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun atau data-data masa lalu dan untuk menghadapi penggunaan, penjualan atau permintaan yang meningkat.
Perusahaan
dapat mengadakan
persediaan
musiman
(seasional inventories) Perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan barang-barang yang selama periode tertentu. Perusahaan memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock). 2.2.3 Jenis Persediaan Beraneka ragam jenis persediaan yang terdapat dalam suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun manufaktur. Jenis persediaan dapat dilihat menurut fungsi ataupun jenis dan posisi barang. Setiap jenis persediaan memiliki karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda, sehingga dapat dilihat dari jenis dan posisi barang. Menurut Rangkuti (2004:14) menyatakan
22
bahwa persediaan dapat dibagi menjadi beberapa jenis:
“1. Persediaan bahan mentah (raw material). 2. Persedian komponen-komponen rakitan (purchased parts / components). 3. Persediaan bahan pembantu/penolong (supplies). 4. Persediaan barang dalam proses (work in process). 5. Persediaan barang jadi (finished goods).” Adapun penjelasan dari pernyataan di atas adalah sebagai berikut :
1. Persediaan bahan baku (raw material) Persediaan bahan baku (raw material) yaitu persediaan barangbarang berwujud, seperti besi, kayu, serta komponen-komponen lain yang dugunakan dalam proses produksi. 2. Persediaan
bagian
produk
atau
komponen-komponen
rakitan
Persediaan
bagian
produk
atau
komponen-komponen
rakitan
(purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahan lain yang secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk. 3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau penolong Persediaan
bahan
pembantu
atau
penolong
yaitu
persediaan
barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan barang-barang setengah jadi atau barang dalam proses Persediaan
barang
dalam
proses
(work
persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap
in
process),
yaitu
bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi.
23
2.2.4 Biaya Persediaan
Setiap perusahaan pasti memerlukan biaya dalam proses pembuatan
atau pengadaan persediaan. Biaya-biaya tersebut merupakan konsekuensi atau
pengorbanan yang harus ditempuh demi tercapainya tujuan suatu perusahaan dalam proses pencapaian laba. Menurut Rangkuti (2004:16) menyatakan bahwa
untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya jumlah persediaan, biaya-biaya
variabel berikut ini harus dipertimbangkan. “1. Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs). 2. Biaya pembelian (ordering costs atau procurement cost) 3. Biaya penyiapan (set-up cost). 4. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan (shortage cost).” Adapun penjelasan dari pernyataan diatas adalah sebagai berikut : 1. Biaya Pembelian (Purchase Cost) Biaya Pembelian (Purchase Cost) adalah harga per unit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya produksi per unit apabila diproduksi dalam suatu perusahaan. 2. Biaya Pemesanan (Order cost / Setup Cost) Biaya Pemesanan (Order cost / Setup Cost) adalah biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari supplier atau biaya persiapan (setup cost) apabila item diproduksi di dalam perusahaan. 3. Biaya Simpan (Carrying Cost / Holding Cost) Biaya Simpan (Carrying Cost / Holding Cost) adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan persediaan.
24
4. Biaya Kekurangan Persediaan (Stockout Cost)
Biaya Kekurangan Persediaan (Stockout Cost) adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan.
2.2.5 Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan persediaan: metode mutasi persediaan
(perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory
method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dan pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena berkurangnya persediaan tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual, harus dilakukan dengan perhitungan fisik sisa persediaan yang masih ada di gudang pada akhir periode akuntansi. Harga pokok persediaan awal periode ditambah dengan harga pokok persediaan yang dibeli selama periode dikurangi dengan harga pokok persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang digunakan selama periode akuntansi yang bersangkutan. Metode persediaan fisik cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpuklan dalam dengan metode harga pokok proses. Metode mutasi persediaan cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan. Dalam sistem akuntasi persediaan secara manual diselenggarakan dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Di Bagian Gudang
25
diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi
data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap
jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan dalam arsip di
kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, Bagian Gudang juga menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu barang ini berfungsi sebagai
identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus mencatat mutasi kuantitas barang. Di Bagian Kartu Persediaan (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas harga pokok barang yang disimpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.
2.3 Pengendalian Internal Atas Persediaan Dalam
suatu
perusahaan
pengendalian persediaan sangat diperlukan
karena dapat menentukan kemajuan suatu perusahaan. Tujuan dari pengendalian persediaan agar persediaan barang yang terdapat dalam suatu perusahaan tidak terlalu banyak sehingga menimbulkan keusangan dan tidak terlalu sedikit sehingga perusahaan tidak kehilangan penjualan atau laba yang didapatkan. Menurut Indrajit (2003:4) menyatakan bahwa pengendalian tingkat persediaan
26
bertujuan mencapai efisiensi dan efektivitas optimal dalam penyediaan material. Usaha yang perlu dilakukan dalam manajemen persediaan secara garis besar dapat
diperinci sebagai berikut: “1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi; 2. Membatasi nilai seluruh investasi; 3. Membatasi jenis dan jumlah material; 4. Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada.”
Untuk dapat mencapai persediaan yang optimun, harus memenuhi beberapa
syarat pengendalian persediaan, syarat-syarat tersedianya persediaan yang optimal menurut Assauri. Dalam bukunya Manajemen Produksi dan Operasi, (1999: 176), sebagai berikut : 1. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat/barang yang tetap dan identifikasi bahan/barang tertentu. 2. Sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang. 3. Suatu system pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan barang. 4. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan/barang. 5. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukkan jumlah yang dipesan dibagikan atau dikeluarkan dari yang tersedia di dalam gudang. 6. Pemeriksaan fisik bahan/barang yang ada dalam persediaan secara langsung. 7. Perencanaan untuk menggunakan barang-barang yang lebih dikeluarkan, barang-barang yang telah lama dalam gudang dan barang-barang yang sudah usang dari keunggulan zaman.
27
Persediaan adalah salat satu aktiva paling berpengaruh dalam keseluruhan
seistem akuntansi terutama saat pengelolaan fisik persediaan di dalam gudang
terutama siklus-siklus penting yang harus diperhatikan. Oleh karena itu Menurut
Mulyadi (2008:581) dalam pengendalian internal siklus persediaan yang harus
diperhatikan adalah pada : “1. Organisasi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. 3. Praktik yang sehat.”
Adapun uraian dari pernyataan di atas adalah sebagai berikut: a.
Organisasi 1. Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh panitia gabungan dengan tiga fungsi, yaitu fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Fungsi penghitung dan fungsi pengecek bertugas menghitung barang dan mengecek mutunya secara independen, sedangkan fungsi pemegang kartu penghitung fisik bertanggung jawab akan formulir yang digunakan dalam penghitungan persediaan, perbedaan data yang dihasilkan penghitung dan pengecek, serta penyalinan data dari kartu penghitungan fisik ke dalam daftar hasil penghitungan fisik. 2. Panitia gabungan fisik ini harus terdiri dari orang-orang di luar fungsi gudang serta fungsi akuntansi persediaan dan biaya. Hal ini bertujuan
untuk
menjamin
ketelitian
dan
keakuratan
data
penghitungan persediaan sehingga dapat mengevaluasi fungsi gudang serta fungsi akuntansi persediaan secara obyektif.
28
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Dari sisi otorisasi dan prosedur pencatatan, ada empat pengendalian
internal yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Penandatanganan daftar hasil penghitungan fisik persediaan oleh
ketua panitia penghitungan fisik persediaan sebagai bentuk
otorisasi pada hasil penghitungan fisik persediaan.
2. Hasil penghitungan fisik persediaan yang dicatat harus sesuai
dengan kartu penghitungan fisik dan telah diperiksa oleh pemegang kartu persediaan. 3. Harga satuan yang dicatat pada daftar hasil penghitunga fisik sesuai dengan kartu persediaan barang tersebut 4. Perubahan kartu persediaan harus berdasarkan informasi tiap jenis persediaan yang terdapat pada daftar penghitungan fisik. c.
Praktik yang sehat Dari sisi yang sehat, ada empat pengendalian internal, yaitu : 1. Penggunaan kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak yang dapat
dipertanggungjawabkan
oleh
fungsi
pemegang
kartu
penghitungan fisik. 2. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan masing-masing satu kali oleh fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Penghitungan oleh setiap fungsi ini dilakukan secara independen. 3. Pencocokan kuantitas dan data persediaan pada bagian kedua dan bagian ketiga kartu penghitungan fisik sebelum data tersebut dicatat
29
pada daftar hasil penghitungan fisik. Pencocokan ini dilakukan oleh
fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. 4. Penggunaan peralatan dan metode yang jelas dan ketelitian yang terjamin untuk mengukur dan menghitung kuantias persediaan.
Jika dilihat dari pengendalian urain di atas maka dapat dipahami bahwa
persediaan meliputi penghitungan fisik yang harus dilakukan setiap tahun,
karena dengan cara itulah suatu perusahaan dapat mengetahui secara pasti jumlah persediaan yang ada. Jika kesalahan terjadi, maka catatan akuntansi akan disesuaikan sehingga menjadi sama dengan hasil perhitungan fisik dari barang tersebut. Harus dilakukan pemisahan antara pegawai yang menangani persediaan dari catatan akuntansi. Gudang yang digunakan untuk menyimpan cukup luas dan teratur dengan pengaturan tempat/barang yang tetap dan identifikasi bahan/barang tertentu dan juga sentralisasi kekuasaan dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya terutama penjaga gudang. 2.3.1 Unsur-unsur Pengendalian Internal Persediaan Pengendalian internal atas persediaan merupakan unsur penting bagi kemajuan suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Pengendalian internal atas persediaan dilakukan dengan tujuan agar tidak terjadi penyimpangan dan penyelewengan persediaan seperti kehilangan dan kerusakan bahan baku. Menurut penelitian yang dikembangkan COSO dikutip oleh Arens (2006:376) menyatakan bahwa unsur pengendalian internal meliputi hal-hal
30
berikut ini: “1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian risiko 3. Aktivitas pengendalian 4. Informasi dan komunikasi 5. Pemantauan.”
Berikut ini adalah uraian dari unsur-unsur pengendalian intern diatas: 1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian yang timbul dari dalam (faktor intern) meliputi semua tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan seluruh sikap manajemen puncak, para direktur dan para pemilik dari suatu entitas organisasi tentang pengendalian intern dan pentingnya pengendalian intern terhadap organisasi. Lingkungan pengendalian dari dalam antara lain terdiri dari:
a) Nilai dan norma organisasi (values and norms) Nilai dan norma organisasi yaitu standar nilai dan norma atau etika yang ditetapkan oleh organisasi. Nilai dan norma tersebut dikomunikasikan, diperkuat dan dikondisikan dalam praktik berperilaku para karyawan dan anggota organisasi. Elemen ini mencakup juga tindakan-tindakan manajemen untuk menghilangkan atau mengurangi dorongan-dorongan dan godaan-godaan yang mendorong karyawan melakukan perbuatan tidak terpuji, tidak jujur, menyimpang dan tidak beretika. Bagi karyawan yang melakukan tindakan yang melanggar etika dan norma organisasi akan mendapatkan sanksi. b) Filosofi manajemen (management philosophy)
31
Yang dimaksud filosofi manajemen di sini adalah pandangan atau
kesadaran manajemen terhadap pentingnya pengendalian. Pengendalian yang efektif dalam suatu organisasi juga sangat ditentukan oleh filosofi
manajemen. Jika manajemen mempercayai bahwa pengendalian itu
penting, maka ia akan memandang bahwa prosedur dan kebijakan
pengendalian yang efektif harus diterapkan.
c) Bentuk operasi (operation style)
Karakter dan sifat operasi suatu perusahaan juga mempengaruhi kuat atau lemahnya pengendalian. d) Sistem penghargaan atau kompensasi (reward system) Setiap karyawan yang berprestasi harus mendapat penghargaan. Demikian juga penyimpangan yang dilakukan karyawan harus mendapat sanksi. Penerapan sistem penghargaan dan sanksi yang adil dan konsisten akan mendorong karyawan giat bekerja dan mematuhi setiap kebijakan yang ditetapkan. e) Cara manajemen mengorganisasi dan mengembangkan sumber daya manusia Cara manajemen menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi merupakan petunjuk dari filosofi manajemen. Manajemen menetapkan setiap rencana, memberi penugasan dan meminta pertanggungjawaban secara tertulis, maka anggota organisasi akan lebih bersungguh-sungguh menjalankan setiap kebijakan yang ditetapkan.
32
f) Struktur organisasi (misal : adanya komisi audit yang kuat di dewan
komisaris, fungsi audit intern) Struktur organisasi yang kuat dengan dewan direksi dan fungsi audit
internal yang efektif, akan mendorong kuatnya pengendalian intern.
Dewan direksi adalah pihak yang independen (bebas) dari manajemen, dan
anggotanya terlibat dalam mengawasi dengan cermat setiap aktivitas
manajemen. Dewan direksi akan mendelegasikan tanggung jawab atas pengendalian kepada manajemen. Pelaksanaannya akan dimonitor dan dievaluasi secara teratur dan independen oleh komisi audit di dewan direksi. Komisi audit akan menjembatani komunikasi antara auditor eksternal dengan pihak manajemen (melalui audit internal).
2. Penilaian Risiko Manajemen perusahaan harus dapat mengidentifikasi berbagai risiko yang dihadapi oleh perusahaan. Dengan memahami risiko, manajemen dapat mengambil tindakan pencegahan, sehingga perusahaan dapat menghindari kerugian yang besar. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut: a) Perubahan dalam lingkungan operasi. b) Personal baru. c) Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki. d) Teknologi baru. e) Lini produk, produk, atau aktivitas baru. f) Restrukturisasi perusahaan.
33
g) Operasi luar negeri
h) Standar akuntansi baru.
3. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu
meyakinkan bahwa tindakan
yang diperlukan telah dijalankan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Umumnya aktivitas pengendalian dapat
digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan pengecekan kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik, dan pemisahan tugas. Pengendalian intern yang dilakukan pada aktivitas pengendalian yaitu:
4. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi, terdiri dari metode-metode dan
catatan-catatan
yang
diciptakan
untuk
mengidentifikasi,
mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktivaaktiva
dan
kewajiban-kewajiban
yang
berhubungan.
Komunikasi
melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. 5. Pemantauan Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang
34
diharapkan, dapat diambil tindakan segera. Aktivitas pemantauan dapat
mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan komentar dari badan pengatur yang dapat
memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan
perbaikan. Tujuan Pengendalian Intern Atas Persediaan 2.3.2
Dari definisi pengendalian intern menurut Gelinas dan Hutton (2005:243) ,
sistem pengendalian intern harus menjamin tercapainya 2 tujuan pengendalian intern, yaitu tujuan sistem operasi dan tujuan sistem informasi. 2.3.2.1 Tujuan Sistem Operasi Sistem operasi dibuat dengan tujuan untuk menyelesaikan atau menangani pekerjaan-pekerjaan organisasi seperti penjualan, pembelian, penerimaan kas, pengeluaran kas, penggajian, produksi, dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut harus diselesaikan secara efektif dan efisien. Berhubungan dengan sistem operasi, pengendalian intern diterapkan dengan tujuan untuk menjamin tujuan sistem operasi tercapai, yaitu: efektivitas operasi, efisiensi operasi dan keamanan sumber daya organisasi. 1. Menjamin efektivitas operasi (ensure effectiveness of operations). Efektivitas adalah suatu ukuran keberhasilan dalam memenuhi atau mencapai seperangkat tujuan, target-target dan sasaran yang ditetapkan. Untuk dapat menentukan bahwa suatu pekerjaan dikatakan efektif, maka harus ditetapkan
35
terlebih dahulu kriteria atau indikator keberhasilan yang harus dicapai, dan kriteria tersebut sedapat mungkin terukur.
2. Menjamin efisiensi operasi dalam penggunaan sumber-sumber daya
(ensure efficient employment of resources), Efisiensi adalah perbandingan antara input yang digunakan dengan output yang
dicapai; atau ukuran produktivitas dalam mencapai tujuan atau target atau
sasaran operasi tersebut, dikeluarkan pengorbanan (cost) yang rendah, dengan kata lain hemat. Tujuan pengendalian intern yang kedua dari sistem operasi adalah ‘menjamin efisiensi operasi dalam penggunaan sumber-sumber daya’. Tujuan pengendalian ini berusaha mencegah pemborosan sumber daya yang tidak perlu. 3. Menjamin keamanan sumber-sumber daya (ensure security of resources). Tujuan pengendalian sistem operasi yang terakhir ini yaitu memberikan perlindungan terhadap kehilangan, kerusakan, pencurian, penyelewengan, penggandaan,
penjualan
atau
penyalahgunaan
lainnya
terhadap
sumber-sumber daya yang dimiliki organisasi. Sumber-sumber daya ini bisa berbentuk harta kekayaan fisik dan berbentuk bukan fisik. 2.3.2.2 Tujuan Sistem Informasi Secara umum tujuan sistem informasi adalah ’menghasilkan informasi yang berkualitas’ yang akan membantu penyelesaian aktivitas operasional dan mendukung pengambilan keputusan manajemen. Ciri informasi informasi yang berkualitas secara garis besar yaitu: sah, lengkap, akurat, dapat dipercaya dan
36
tepat waktu. Untuk memperoleh informasi yang berkualitas, maka pemrosesan data melalui sistem informasi harus terkendali sejak tahap input, pemrosesan dan
output. Sistem pengendalian intern harus mendukung tercapainya tujuan sistem
informasi tersebut.
Secara rinci, tujuan pengendalian intern terhadap sistem informasi adalah:
menjamin keabsahan input, kelengkapan input, ketelitian input, kelengkapan
pemutakhiran dan ketelitian pemutakhiran. Tiga tujuan pengendalian yang pertama berhubungan dengan pemasukan data ke sistem informasi, sedangkan dua tujuan terakhir berhubungan dengan proses pemutakhiran file. 1. Menjamin keabsahan masukan data (ensure input validity) Pencapaian tujuan ini memelihara keterpaduan (integritas) database sistem dan membantu menghasilkan output sistem sistem yang dapat dipercaya. Menjamin keabsahan masukan data menghendaki hanya transaksi yang sah saja yang dibolehkan masuk ke dalam sistem informasi untuk diolah. Transaksi yang sah adalah semua transaksi yang telah disetujui oleh manajemen dan yang menunjukkan kejadian ekonomis yang resmi atau legal. Lawannya, transaksi yang tidak sah, mencakup semua kejadian atau transaksi yang tidak diotorisasi secara layak, tidak pernah terjadi, atau transaksi fiktif. Pencapaian tujuan keabsahan masukan data jelas membantu mencegah transaksi yang tidak sah (fiktif) masuk ke dalam sistem. Dengan kata lain, bahwa tujuan pengendalian ini menjamin bahwa semua transaksi yang dimasukkan atau dicatat adalah transaksi yang benar-benar terjadi, atau tidak ada transaksi yang fiktif.
37
2. Menjamin kelengkapan masukan data (ensure input completeness) Pencapaian tujuan ini menghendaki bahwa semua transaksi yang sah
’ditangkap’ dan dimasukkan ke dalam database sistem, tidak ada transaksi sah
yang terlewat. Jika transaksi yang dimasukkan tidak lengkap, maka file-file
(file transaksi dan file master) juga akan tidak lengkap; yang berarti gagal mencerminkan angka transaksi yang benar. Jika file-file tidak lengkap akan mengakibatkan laporan keuangan dan laporan lain tidak dapat diandalkan.
Secara sederhana, kelengkapan masukan data berarti bahwa semua transaksi yang harus diproses (yaitu transaksi yang sah) benar-benar diproses, tidak ada yang terlewat. 3. Menjamin akurasi masukan data (ensure input accuracy), Tujuan ini berhubungan dengan berbagai field data yang biasanya merupakan suatu record., seperti suatu dokumen sumber. Tujuan ketelitian masukan data berhubungan dengan ‘kebenaran’ dari data yang dimasukkan ke dalam sistem. Untuk mencapai tujuan ini, kita harus meminimalkan ketidacocokan antara data transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem dengan kejadian atau objek ekonomis yang diwakilinya. Kesalahan matematis dan ketidak-telitian penulisan data dari satu dokumen atau media ke bentuk lain dapat menyebabkan kesalahan ketelitian 4. Menjamin kelengkapan pemutakhiran (ensure update completeness) Tujuan kelengkapan pemutakhiran (update completeness) memberikan jaminan bahwa semua data yang dimasukkan ke komputer tercermin dalam masingmasing file master. Alam sistem berbasis manual, tujuan kelengkapan
38
pemutakhiran berhubungan dengan pemutakhiran berbagai buku besar (sebagai contoh buku besar pembantu piutang) untuk semua data transaksi yang
dimasukkan atau dicatat ke buku jurnal (yaitu, jurnal penjualan dan penerimaan
kas). 5. Menjamin akurasi pemutakhiran (ensure update accuracy) Tujuan
kelengkapan
dan
ketelitian
pemutakhiran
membantu
dalam
meminimalkan kesalahan pemrosesan. Secara umum, kepedulian terhadap
bentuk kesalahan pemrosesan berikut membantu dalam pencapaian tujuan kelengkapan pemutakhiran dan ketelitian pemutakhiran, yaitu:
