BAB 2 TINJAUAN TEORITIS
2.1. Landasan Teori 2.1.1. Pengendalian Intern 1. Pengertian Pengendalian Intern Menurut Jusup (2001: 252) pengertian pengendalian intern: ”Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan Komisaris, manajemen dan personil satuan usaha lainnya yang dirancang untuk mendapatkan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan keandalan pelaporan keuangan, kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku dan efektivitas dan efisiensi operasi.
Bodnar (2001:8) mengartikan pengendalian intern sebagai “internal control is a process designed to provide reasonable assurance recording the achievement of objectives in a) reliability of financial reporting, b) effectiveness and efficiency of operations, and c) compliance with applicable law and regulations”. Pengertian Penendalian Intern menurut Siti Kurnia Rahayu dan Ely Suhayati (2009 : 221) adalah : “Pengendalian intern adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinkan memadai guna mencapai tujuan-tujuan berikut ini: a. Keandalan pelaporan keuangan. b. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi. c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. d. Efektivitas dan efisiensi operasi”. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern
bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personel lain.
2. Tujuan Pengendalian Intern Tujuan menciptakan pengendalian intern dikategorikan sebagai berikut, Mulyadi (2005:163): a. Menjaga kekayaan dan catatan akuntansi. Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan, atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai. Begitu juga untuk kekayaan perusahaan yang tidak mewakili wujud fisik, seperti piutang dagang, akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting (seperti kontrak penjualan) dan catatan akuntansi (seperti kartu piutang atau account receivable file) tidak dijaga. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalanakan usahanya. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. Karena data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan keandalan data akuntansi merefleksikan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan
c. Mendorong efisiensi. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah aplikasi uasaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan, dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak perlu d. Mendorong dipatuhinya kekayaan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan Menurut Mulyadi (2005:135) menyebutkan bahwa tujuan struktur pengendalian intern adalah sebagai berikut : a. Keandalan informasi keuangan b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan struktur pengendalian intern adalah untuk menjaga harta kekayaan perusahaan dan data akuntansi. Struktur pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi sehingga akan menghasilakan keuangan yang teliti dan andal.
3. Unsur - Unsur Pengendalian Intern Untuk mencapai suatu sistem pengendalian intern yang baik terdapat beberapa unsur pokok yang harus ada dalam perusahaan agar perusahaan
dapat mencapai tujuannya. Menurut Mulyadi (2005:164) menyebutkan empat unsur utama sistem pengendalian intern, antara lain: a. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan yang pembagiannya berdasarkan prinsip-prinsip yang berlaku, antara lain: 1) Fungsi operasi dan fungsi penyimpanan harus dipisahkan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam perusahaan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dan manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi peyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva-aktiva perusahaan, sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat keuangan perusahaan. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua kegiatan perusahaan. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Pada suatu organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otoritas dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur
pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang tepat dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi. c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditetapkan oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah: 1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang. Formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut cetak, sehingga dapat menetapkan pertanggung jawaban terlaksananya transaksi. 2) Pemeriksaan mendadak. Dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dan dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokok, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan. Jika perputaran jabatan dilakukan secara rutin maka akan terjaga independensi jabatan dalam melaksanakan tugasnya sehingga tidak terjadi persekongkolan. 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan sebagai kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama menjalankan cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga bila terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan. 6) Secara
periodik
diadakan
pencocokan
fisik
kekayaan
dengan
catatannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan catatan akuntansinya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawasan intern atau staf pemeriksa intern. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Dari ke empat unsur pokok pengendalian intern tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang
sehat
semuanya
tergantung
kepada
sumber
daya
manusia
yang
melaksanakannya.
Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya secara efektif meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Namun, karyawan yang kompeten saja tidak cukup menjadi satu-satunya unsur sistem pengendalian intern.
4. Keterbatasan Pengendalian Intern Manajemen bertanggung jawab untuk menyusun, melaksanakan, dan mengawasi bejalannya sistem pengendalian intern. Sistem apapun pada dasarnya baik akan tetapi menjadi rusak apabila tidak diterapkan secara efektif dan efisien. Batas-batas yang tidak memungkinkan efektifitas sistem pengendalian intern itu tercapai dengan baik dikemukakan oleh La Midjan (2005:57) adalah sebagai berikut : a. Kolusi, yaitu kerja sama yang tidak sehat. b. Mental, yaitu personil yang bermental yang tidak baik. c. Biaya, yaitu biaya tenaga kerja dan alat-alat yang mungkin akan memberatkan perusahaan dalam menerapkan sistem pengendalian intern.
Menurut Mulyadi (2005:145) mengemukakan bahwa keterbatasan struktur pengendalian intern, adalah sebagai berikut :
a. Kesalahan dalam pertimbangan b. Gangguan c. Kolusi d. Pengabaian oleh manajemen e. Biaya lawan manfaat Berdasarkan uraian di atas sistem pengendalian intern yang telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien tidak akan tercapai, jika apabila dipengaruhi adanya kolusi diantara para pegawai atau karyawan, mental yang kurang baik bagi pegawai atau karyawan, dan pemborosan biaya sehingga menyebabkan akan menjadi tujuan dari pada perusahaan tidak akan tercapai.
5. Komponen Pokok Pengendalian Intern Menurut Boynton (2006:401) untuk tujuan audit laporan keuangan, terhadap lima komponen struktur pengendalian intern yang saling terkait: a. Lingkungan pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian: 1. Nilai integritas dan etika. 2. Komitmen terhadap kompetensi.
3. Dewan komisaris dan komite audit. 4. Filosofi dan gaya operasi manajemen. 5. Struktur organisasi. 6. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab. 7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. b. Penilaian Resiko Meliputi identifikasi analisis dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima umum di Indonesia. c. Informasi dan komunikasi Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi suatu entitas, serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut. Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang di dalam maupun diluar organisasi. d. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok yaitu:
1. Pengendalian pengolahan informasi. 2. Pemisahan fungsi yang memadai. 3. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan. 4. Review atas kinerja. e. Pemantauan Adalah suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.
2.1.2. Sistem Penjualan Kredit 1. Pengertian Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2005:210) penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut”. Menurut Mulyadi (2005:213) informasi yng umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah: a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. d. Nama dan alamat pembeli e. Kuantitas produk yang dijual f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
g. Otorisasi pejabat yang berwenang Menurut Mulyadi (2005:214) dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: a. Surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. b. Faktur dan tembusannya. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. c. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti memorial. Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2. Catatan Yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit Setelah suatu transaksi direkam dalam formulir, maka yang pertama dilakukan adalah melakukan pencatatan ke dalam catatan akuntansi. Pada sistem manajemen, transaksi mulai digolongkan sesuai klasifikasi dengan klasifikasi yang akan dituju dalam rekening-rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Pada transaksi penjualan kredit catatan akuntansi yang digunakan adalah: a. Jurnal penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan baik penjualan secara kredit maupun tunai. b. Kartu piutang. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik penjualan secara kredit maupun tunai. c. Kartu persediaan. Catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
3. Prosedur Penjualan Kredit Penjualan kredit mengandung resiko bagi perusahaan berupa kegiatan harus diderita apabila debitur tidak membayar kewajibannya. Oleh karena itu penjualan kredit, terutama yang berjumlah besar, hanya dapat dilakukan pada pihak bonafid. Walaupun demikian penjualan kredit ini memiliki prosedurprosedur tertentu yang diatur oleh bagian kredit, yaitu : a. Prosedur order penjualan, dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi pentingpada surat order dari pembeli. b. Prosedur persetujuan kredit, dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. c. Prosedur pengiriman, dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembelisesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. d. Prosedur penagihan, dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli.
e. Prosedur pencatatan piutang, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menutur abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur distribusi penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan, dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodek total harga pokok yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.1.3. Sistem Piutang Usaha 1. Pengertian Piutang Usaha Penjualan kredit merupakan strategi yang digunakan perusahaan untuk mempertahankan langganan-langganan yang sudah ada dan untuk menarik langganan-langganan baru. Penjualan kredit tidak segera menghasilkan penerimaan kas, tetapi menimbulkan piutang langganan dan barulah kemudian pada hari jatuh temponya terjadi aliran kas masuk (cash inflows) yang berasal dari pengumpulan piutang tersebut. Menurut Kieso (2005: 386) “piutang adalah klaim uang, barang, atau jasa kepada pelanggan atau pihak – pihak lainnya”. Piutang merupakan elemen modal kerja yang selalu dalam keadaan berputar secara terus – menerus dalam rantai perputaran modal kerja yaitu; Kas-Inventaris-Kas.
Sumber terjadinya piutang digolongkan dalm dua kategori, yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain. Piutang usaha meliputi piutang yang timbul karena penjualan-penjualan pokok atas penyerahan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan. Piutang yang timbul dari transaksi di luar usaha kegiatan perusahaan digolongkan piutang lain-lain. Piutang usaha dan piutang lain-lain diharapkan dapat tertagih dalam satu tahun atau siklus usaha normal diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Kadangkadang seluruh piutang usaha digolongkan sebagai aktiva lancar tanpa memandang jangka waktu tertagihnya. Dalam kasus demikian jumlah piutang usaha yang jangka waktu penagihannya lebih satu tahun atau siklus usaha normal harus diungkapkan dalam catatan atau laporan keuangan. Dari pengertian di atas, maka piutang adalah hak perusahaan untuk menuntut pihak lain sehubungan dengan adanya penjulan barang atau jasa secara kredit, dan pihak lain harus memenuhi kewajiban untuk membayar.
2. Peranan Piutang Usaha Piutang (receivables) merupakan elemen modal kerja yang juga selalu dalam keadaan berputar secara terus menerus dalam rantai perputaran modal kerja, yaitu : Kas → Barang → Piutang → Kas Dengan demikian maka dapat dikatakan bahwa elemen piutang mempunyai tingkat likuiditas yang tidak selikuid elemen kas, karena untuk menjadikan piutang dalam bentuk uang tunai memerlukan waktu yang tergantung dari
syarat
kredit
yang
diberikan
oleh
perusahaan
dan
kelancaran
pengembaliannya. Oleh karena itu semakin besar nilai elemen piutang semakin besar pula resiko yang timbul. Disamping itu, dana yang tertanam di dalamnya semakin besar sehingga kebutuhan dana dalam perputaran modal kerja menjadi besar pula.
3. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Besarnya Investasi Pada Piutang Usaha. Menurut Riyanto (2004:85), faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya investasi dalam piutang adalah : a. Volume Penjualan Kredit b. Syarat Pembayaran Kredit c. Ketentuan tentang Pembatasan Kredit d. Kebijaksanaan dalam Pengumpulan Piutang e. Kebiasaan membayar dari para langganan Oleh
karena
itu
penulis
menyimpulkan
bahwa
faktor-faktor
yang
mempengaruhi besar kecilnya piutang adalah semakin besar volume penjualan kredit dari keseluruhan penjualan semakin besar piutang yang timbul dan semakin besar pula kebutuhan dana yang ditanamkan dalam piutang adapun syarat pembayaran kredit dapat bersifat ketat atau bersifat lunak.
4. Pengendalian Piutang Usaha Dalam rangka untuk memperbesar volume penjualan perusahaan akan memerlukan suatu pengendalian serta perencanaan yang matang dalam
melaksanakan kebijaksanaan yang diambil, khususnya dalam kebijaksanaan kredit serta pengelolaanya yang didasarkan atas rencana atau planning dan pengendalian yang tetap. Hal ini dapat dilakukan apabila rencana itu lebih lengkap dan terpadu. Tiga fungsi pengendalian piutang usaha pada perusahaan adalah :
a. Pemberian kredit dagang Kebijaksanaan kredit dan syarat penjualan harus tidak menghalangi penjualan pada para pelanggan yang sehat keadaan keuangannya, dan juga tidak boleh menimbulkan kerugian yang besar karena ragu-ragu yang berlebihan. b. Melakukan Penagihan Apabila telah diberikan kredit harus dilakukan usaha untuk memperoleh pembayaran sesuai dengan syarat penjualan dalam waktu yang wajar. c. Penetapan dan Penyelenggaraan Intern yang Layak Meskipun
prosedur-prosedur
pembelian
kredit
dan
penagihan
telah
diadministrasikan dengan baik atau dilakukan dengan wajar, ini belum menjamin adanya pengendalian piutang, yaitu tidak menjamin ataupun dapat memastikan bahwa semua penyerahan memang difakturkan atau difaktur sebagai mana mestinya kepada para pelanggan dan bahwa penerimaan benarbenar masuk kedalam rekening Bank perusahaan akibatnya perlu bagi perusahaan untuk melakukan suatu sistem pengendalian intern yang wajar dan memadai.
5. Perputaran Piutang Usaha Piutang Usaha merupakan elemen modal kerja yang selalu dalam keadaan berputar, artinya piutang akan tertagih pada saat tertentu dan akan timbul lagi akibat penjualan begitu seterusnya. Periode perputaran piutang usaha tergantung pada panjang pendeknya ketentuan waktu yang dipersyaratkan dalam syarat pembayaran kredit. Semakin lama syarat pembayaran kredit berarti semakin lama terikatnya modal kerja tersebut dalam piutang dan berarti makin kecil tingkat perputaran piutang usaha dalam satu periode dan sebaliknya. Hal tersebut juga sejalan dengan pernyataan Munawir (2002:75) yaitu bahwa “Makin tinggi (turn over) menunjukkan modal kerja yang ditanamkan dalam piutang rendah, sebaliknya kalau ratio semakin rendah berarti ada over investment dalam piutang sehingga memerlukan analisa lebih lanjut, mungkin karena bagian kredit dan penagihan bekerja tidak efektif atau mungkin ada perubahan dalam kebijaksanaan pemberian kredit”. Hal ini juga diperjelas pula dengan pendapat Syamsuddin (2002 : 49), yaitu “Semakin tinggi acount receivable turn over suatu perusahaan semakin baik pengelolaan piutangnya. Account receivable turn over dapat ditingkatkan dengan jalan memperketat kebijaksanaan penjualan kredit, misalnya dengan jalan memperpendek waktu pembayaran. Tetapi kebijaksanaan seperti ini cukup sulit untuk diterapkan, karena dengan semakin ketatnya kebijaksanaan
penjualan kredit kemungkinan besar volume penjualan akan menurun, sehingga hal tersebut bukannya membawa kebaikan bagi perusahaan bahkan sebaliknya”.
Penurunan rasio penjualan kredit dengan rata-rata piutang dapat disebabkan oleh faktor sebagai berikut : a. Turunnya penjualan dan naiknya piutang b. Turunnya piutang dan diikuti turunnya penjualan dalam jumlah lebih besar c. Naiknya penjualan diikuti naiknya piutang dalam jumlah yang besar d. Turunnya penjualan dengan piutang yang tetap e. Naiknya piutang sedangkan penjualan tidak berubah
6. Prosedur Penagihan Piutang Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk giro atas nama dan melalui transfer. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih melakukan penyelewengan kas hasil penagihan. Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk giro atas nama juga memberikan peluang bagi karyawan perusahaan untuk menguangkan giro yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya. Oleh karena itu prosedur penagihan dilaksanakan sebagai berikut : a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan.
b. Bagian penagihan mengirimkan penagihan, yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur. c. Bagian penagihan mengirimkan giro atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur. d. Bagian penagihan menyerahkan giro kepada bagian kas. e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. f. Bagian kas mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. g. Bagian kas menyetorkan giro atas nama.
2.1.4. Perancangan Fisik Sistem Pada tahap ini perusahaan menentukan bagaimana cara menempatkan hasil rancangan konsep sistem informasi akuntansi. Perancangan fisik menterjemahkan rancangan konsep yang masih bersifat umum dan berorientasi kepada pemakai, ke dalam spesifikasi rinci yang digunakan untuk membuat dan menguji program komputer. Langkah-langkah pada tahap ini mencakup perancangan input, perancangan output, dan pembuatan file dan database. Berikut ini akan diuraikan secara rinci tahap-tahap tersebut. 1. Perancangan Input Sebagian besar perusahaan menggunakan kertas sebagai dokumen sumber dalam mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis perusahaannya dan kemudian data tersebut ditransfer ke dalam sistem entry komputer. Namun demi
efisiensi dan efektifitas, kebiasaan menggunakan kertas ini mulai dikurangi sehingga aktivitas bisnis dicatat langsung pada sistem komputer. Baik dokumen sumber yang menggunakan sarana kertas dan sistem entry komputer agar memudahkan untuk selanjutnya akan disebut dengan formulir. Formulir yang digunakan dalam suatu perusahaan adakalanya memenuhi beberapa fungsi sekaligus. Sebagai contoh dalam transaksi penjualan suatu perusahaan menggunakan suatu formulir yang disebut surat order penjualan. Formulir ini diisi dengan berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, misalnya tanggal, nama dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga satuan dan total harga jual. Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut perlu diperhatikan (Romney, 2006: 773): 1. Formulir dievaluasi sedemikian rupa sehingga data dapat diinput secara cepat, akurat, dan dibuat nomor formulir agar tidak terjadi salah identifikasi 2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. 3. Buatlah rancangan formulir sesederhana mungkin. 4. Mudah untuk mengoreksi jika terjadi kesalahan, apabila terjadi kesalahan agar tidak berlarut-larut. 5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. 6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah
pengisian. 7. Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisian hanya membutuhkan tanda v, atau x, atau dengan jawaban ya, atau tidak, untuk menghemat waktu pengisian.
2. Perancangan Database Perancangan database pada dasarnya melibatkan enam tahap yang bersifat repetitive
(berulang),
yaitu
tahap
perencanaan,
analisis,
perancangan,
pemrograman, implementasi, penggunaan. Tahap pertama dalam perencanaan database adalah membuat perencanaan untuk menentukan kebutuhan dan kelayakan perancangan sistem database. Tujuannya adalah untuk menilai tingkat keekonomisan penerapan database dibandingkan dengan kegunaannya. Jika layak, maka proyek akan dilanjutkan ke tahap analisis persyaratan. Tahap analisis persyaratan mencakup penentuan lingkup database yang diusulkan, menentukan persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak, mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai. Tahap perancangan mencakup perancangan logis dan perancangan fisik. Tahap perancangan ini akan dilaksanakan dengan pembuatan model data berupa diagram arus data atau data flow diagram, diagram hubungan entitas atau entity relationship diagram, dan bagan alir atau flowchart. Pembuatan model data akan dibahas secara khusus pada sub-bab ini. Pada tahap pemrograman dilakukan pembuatan program komputer atau
program aplikasi yang baru, atau modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya. Tahap kelima adalah implementasi, yang meliputi transfer data dari file yang lama ke dalam sistem database baru, menyusun program aplikasi baru dan memodifikasi program aplikasi yang lama, dan melatih karyawan tentang cara menggunakan sistem data base yang baru. Tahap terakhir adalah operasi dan pemeliharaan, dimana kegiatan ini mencakup pemantauan kinerja dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan perlu tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodifikasi.
A. Pembuatan Bagan Alir (Flow Chart) Bagan alir menurut Krismiaji (2005: 71) merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian symbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem. Secara garis besar menurut Bodnar (2006:42), simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir terdiri dari empat kelompok, yaitu: 1. Input/output, yaitu membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat informasi hasil suatu pemrosesan. 2. Processing, yaitu menggambarkan setiap fungsi pengolahan data. 3. Garis lurus, yaitu untuk mengaitkan simbol yang satu dengan simbol yang lainnya.
4. Anotasi (komentar), yaitu menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelasan. Tabel 1. menjabarkan simbol-simbol yang digunakan pada bagan alir. Tabel 1 Simbol Bagan Alir Simbol
Nama
Penjelasan
Simbol-simbol Input/Output Dokumen
Sebuah dokumen atau laporan; dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer.
Dokumen Rangkap
Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen di bagian depan dokumen pada bagian kiri atas.
Simbol-simbol Input/Output
Pemrosesan komputer
Sebuah fungsi pemrosesan yang dilakukan komputer.
Kegiatan manual
Kegiatan pemrosesan secara manual.
Kegiatan pemasukan data off-line
Pemrosesan yang dilaksanakan dengan menggunakan alat selain komputer.
Penyimpanan on-line
Data disimpan sementara dalam file on-line dalam sebuah media direct access seperti disket.
N
Arsip
Arsip dokumen disimpan dan diambil secara manual. N= No.urut; A= Urut abjad; T= Urut tanggal
Arus dokumen atau pemrosesan
Arus arah dokumen atau pemrosesan. Arus normal adalah ke kanan atau ke bawah
Penghubung dalam sebuah halaman
Menghubungkan bagan alir pada halaman yang sama. Simbol ini digunakan untuk menghindari terlalu banyak anak panah yang saling melintang dan membingungkan.
Penghubung pada halaman berbeda
Menghubungkan bagan alir yang berada di halaman yang berbeda
Keputusan
Tahap pembuatan keputusan; digunakan dalam bagan alir program komputer untuk menunjukkan cabang bagi alternative cara.
Anotasi
Tambahan penjelasan deskriptif atau keterangan, atau catatan sebagai klarifikasi
Simbol-simbol Arus
Sumber: Krismiaji, sistem informasi akuntansi, UPP AMP YPKN, Yogyakarta, 2005: 72-74
B. Pembuatan Diagram Arus Data (Diagram Flow Data) Diagram arus data logika atau diagram alur data (DFD) digunakan terutama untuk pengembangan sistem dalam analisis sistem. DFD digunakan untuk mendokumentasikan desain logika suatu sistem yang dapat memenuhi
kebutuhan Bodnar (2006:48). DFD memungkinkan pengguna untuk mengetahui konsep analisis sistem mengenai masalah yang dihadapi. Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desain sistem secara fisik. Pada dasarnya DFD dapat dirinci lebih lanjut ke dalam jenjang yang lebih rendah agar dapat diperoleh pemahaman yang lebih rinci dan mendalam tentang sebuah system, karena pada umumnya sebuah sistem tidak dapat digambarkan seluruhnya hanya dalam selembar kertas saja. Dengan demikian diagram arus data dapat dibagi ke dalam jenjang-jenjang sesuai dengan kebutuhan sistem. Pada Tabel 2 menunjukkan simbol-simbol standar yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data. Tabel 2 Simbol Bagan Alir Data Nama
Terminator
Proses
Simpanan data
Simbol
Makna Simbol terminator digunakan untuk menandai sumber data atau destinasi data Simbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang mengubah data Simbol simpan data digunakan untuk menggambarkan sebuah simpanan data
Arus data
Simbol arus digunakan mengindikasikan data
data untuk aliran
Sumber: Bodnar and Hopwood. Sistem Informasi Akuntansi, ANDI, Yogyakarta, 2006: 48 Jenjang tertinggi disebut dengan diagram konteks (context diagram) yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah system sehingga gambaran yang utuh mengenai system dapat diperoleh. Secara ringkas perbedaan antara diagram arus data dan bagan alir adalah : 1. Diagram arus data menekankan pada aliran data (logical view), sedangkan bagan alir atau flowchart lebih menekankan pada aliran dokumen (physical view) atau pencatatan transaksi. 2. Flowchart digambarkan terutama untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada, karena menjelaskan tentang bagaimana data diolah dan disimpan, sementara bagan arus data digunakan untuk mendesain system baru. 3. Bagan arus data hanya menggunakan empat symbol saja, sedangkan flowchart menggunakan lebih banyak symbol. 4. Flowchart menunjukkan urutan proses, dokumen yang terlibat, pihak-pihak yang terkait, dan aliran data, sedangkan bagan arus data hanya menggambarkan aliran data saja.
C. Pembuatan Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram) Sebuah diagram hubungan entitas secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini menunjukkan berbagai entitas yang terlibat dan pola hubungan antar entitas. Yang dimaksud dengan entitas adalah sebuah objek yang digunakan untuk mengumpulkan data. Entitas dapat berupa (1) elemen lingkungan/agents, (2) sumber daya/resources, (3) transaksi/events. Oleh karena itu diagram hubungan entitas merupakan peralatan model data yang paling fleksibel dan dapat diadaptasi untuk berbagai pendekatan yang mungkin diikuti perusahaan dalam pengembangan sistem. Diagram hubungan entitas merupakan pelengkap dari berbagai bentuk dokumentasi yang ada. Diagram ini bermanfaat untuk mendokumentasikan pekerjaan penyusunan sebuah sistem informasi akuntansi yang menggunakan database. Diagram hubungan entitas menghasilkan dua informasi penting tetnang database
sebuah
sistem
informasi
akuntansi.
Pertama,
diagram
ini
menggambarkan hubungan antar bermacam-macam elemen data yang disimpan dalam database. Kedua, diagram hubungan entitas memberikan informasi yang bermanfaat tentang sifat perusahaan yang dimodelkan dan kebijakan perusahaan. Menggambarkan
diagram
hubungan
entitas
sebagai
bagian
dari
perancangan database terdiri atas empat tahap: 1. Mengidentifikasi entitas (resources, events, agents) Kegiatan ini dimulai dengan mendaftar aktivitas bisnis yang akan direncanakan, dikendalikan, dan dievaluasi oleh manajemen. Model data yang
akan dibuat harus merefleksikan kebutuhan dari para (calon) pemakai sistem. 2. Menggambar kotak untuk merepresentasikan setiap entitas Setelah mengidentifikasi semua entitas yang terlibat, langkah berikutnya adalah menggambar diagram hubungan entitas. Yang pertama kali harus digambar adalah tiga entitas yang terlibat, yaitu resources, events, agents. 3. Menambahkan diamond untuk merepresentasikan hubungan Untuk menentukan pola hubungan antar entitas, perancang sistem harus mengetahui tentang jenis hubungan yang diinginkan oleh pemakai informasi. Terdapat tiga jenis hubungan yang umum terjadi : (1) dua event yang secara kausalitas atau secara temporer berkaitan, (2) sebuah event dengan resources yang diperoleh, digunakan, atau dihapuskan selama pelaksanaan event tersebut, (3) sebuah event dan agent yang berpartisipasi didalamnya. 4. Menetapkan hubungan Penentuan hubungan ini didasarkan atas dua sumber informasi utama yaitu kebijakan bisnis yang dianut perusahaan dan pengetahuan bisnis umum. 3.
Perancangan Output Tujuan utama perancangan output adalah untuk menentukan sifat, bentuk,
isi dan waktu atau saat pencetakan laporan, dokumen, dan penayangan di layer monitor. Pertimbangan-pertimbangan dalam merancang output antara lain: 1. Penggunaan output untuk pengambilan keputusan. 2. Medium untuk output. Apakah berbentuk kertas, tampilan di layer, suara, microfilm, atau kombinasi?
3. Format laporan yang diinginkan (dalam bentuk tabel, narasi, dan grafik). 4. Siapa saja yang berhak mengakses output tersebut? 5. Frekuensi output dihasilkan. Output biasanya dikelompokkan ke dalam empat kelompok, yaitu: 1. Scheduled report Laporan yang dibuat secara teratur sesuai jadwal yang telah ditentukan. Laporan ini memiliki standard format dan isi. 2. Special purpose report Laporan yang tidak memiliki standard format dan isi, dan tidak dibuat secara regular (dibuat hanya jika dibutuhkan) 3. Trigerred exception report Laporan yang tidak memiliki standard format dan isi, namun hanya dibuat untuk merespon kondisi yang tidak normal. 4. Demand report Laporan yang memiliki standard format dan isi, namun hanya dibuat kalau ada permintaan. 2.1.5. Hubungan Sistem Pengendalian Intern Dengan Pengendalian Piutang Piutang merupakan harta tidak berwujud yang dimiliki perusahaan. Piutang timbul karena adanya penjualan kredit. Dalam era persaingan yang begitu ketat, saat ini sebagian besar perusahaan-perusahaan memberikan kredit dalam penjualan barang ataupun jasa karena dengan cara inilah maka perusahaan dapat menarik lebih banyak konsumen, dengan memberikan beberapa
kemudahan kepada pelanggan, baik berupa jaminan, ataupun bonus bagi pelanggan. Tidak tertagihnya piutang akan menyebabkan berkurangnya income perusahaan sehingga berdampak pada tersendatnya kegiatan perusahaan selanjutnya, karena sebagian harta yang dimiliki perusahaan berasal dari piutang sehingga jika sampai piutang tak tertagih maka kegiatan perusahaan akan tersendat. Beberapa masalah yang menyebabkan tidak tertagihnya piutang sebagian besar timbul dari pihak intern perusahaan sedangkan dari pihak ekstern kecil jumlahnya. Misalnya dalam melaksanakan tugasnya terkadang karyawan terkait yang berwenang menangani masalah penjualan kredit melakukan beberapa kesalahan sehingga pada saat transaksi terjadi menimbulkan masalah yang akhirnya tidak tertagihnya piutang. Oleh karena itu pengendalian intern bagi perusahaan snagat penting guna dilaksanakannya kebijakan-kebijakan perusahaan oleh karyawan, mengurangi penyelewengan dan kesalahan dalam pencatatan oleh pihak yang diberi wewenang, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi serta mendorong efisiensi dan menjaga harta perusahaan
2.2. Penelitian Sebelumnya Berikut ini beberapa penelitian tentang masalah evaluasi pengendalian piutang yang pernah dilakukan peneliti-peneliti sebelumnya, sebagai berikut : 1. Rapina dan Christyanto (2011) Hasil penelitian terdahulu yang berhubungan dengan masalah evaluasi pengendalian intern, pernah disampaikan oleh Rapina dan Christyanto (2011)
dengan judul: “Peranan Sistem Pengendalian Internal Dalam Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kegiatan Operasional Pada Siklus Persediaan dan Pergudangan (Studi Kasus Pada PT.Ultrajaya Milk Industry & Trading Company Tbk Bandung)”. Hasil penelitian dapat dilihat bahwa seluruh pertanyaan dalam variabel X dan variabel Y menunjukkan hasil yang valid. Berdasarkan hasil uji hipotesis yang dapat dilihat bahwa sistem pengendalian internal berperan sebesar 86,7% dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional pada siklus persediaan dan pergudangan sementara sebanyak 13,3% terdapat faktorfaktor lain yang memiliki peran. Dari hasil signifikansi korelasi Pearson dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan perusahaan telah melaksanakan prosedur sistem pengendalian internal dengan baik begitu pula dengan kegiatan operasional perusahaan dimana perusahaan telah menjalankannya dengan efektif dan efisien. Adapun persamaan penelitian terdahulu dengan penelitian ini adalah samasama meneliti tentang pengendalian sistem pengendalian internal. Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian sekarang terletak pada tempat diadakannya penelitian dan masalah yang diteliti. Pada penelitian terdahulu meneliti di PT.Ultrajaya Milk Industry & Trading Company Tbk Bandung dan masalah yang diteliti adalah efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional pada siklus persediaan dan pergudangan. Sedangka pada penelitian saat ini meneliti di PT. Pangan Mitra Sejahtera dan masalah yang diteliti adalah efektifitas penagihan piutang. 2. Fathurrachman (2009) Penelitian Fathurrachman (2009) dengan judul “Pengaruh Sistem Pengendalian Intern Piutang Terhadap Kelancaran Penerimaan Piutang Pada
Koperasi Karyawan Omedata”. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem pengendalian intern piutang, untuk mengetahui kelancaran penerimaan piutang jika dinilai dari rasio perputaran piutang dan untuk mengetahui seberapa besar pengaruh sistem pengendalian intern terhadap kelancaran penerimaan piutang. Hasil penelitian membuktikan pelaksanaan sistem pengendalian intern piutang pada umumnya baik, sehingga sistem pengendalian intern piutang yang dilakukan koperasi berada pada kriteria efektif. Untuk kelancaran penerimaan piutang pada umumnya lancar sehingga dapat dikatakan baik. Hal ini terlihat dari hasil perhitungan rasio perputaran piutang selama 3 tahun terakhir menunjukkan rasio dengan tingkat perputaran piutang rata-rata adalah 4,25. Sistem pengendalian intern piutang mempunyai pengaruh positif terhadap kelancaran penerimaan piutang pada koperasi karyawan Omedata. Adapun persamaan penelitian terdahulu dengan penelitian ini adalah sama-sama meneliti tentang pengendalian piutang intern. Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian sekarang terletak pada tempat diadakannya penelitian. Pada penelitian terdahulu meneliti koperasi karyawan Omedata yang bergerak dibidang jasa simpan pinjam, sedangka pada penelitian ini meneliti di PT. Pangan Mitra Sejahtera yang bergerak di bidang distributor daging olah. 3. Hastoni (2004) Hasil
penelitian
terdahulu
yang
berhubungan
dengan
masalah
pengendalian intern, pernah disampaikan oleh Hastoni (2004) dengan judul
“Peranan Sistem dan Prosedur Penjualan dalam menunjang efektifitas pengendalian intern piutang (studi kasus PT Indomobil Finance Indonesia)”. Datadata dari calon lessee sebelum memberikan kredit, merupakan tahap yang cukup penting yang akan mempengaruhi kelancaran perputaran piutang. Untuk itu, PT Swadharma Indotama Finance menggunakan sistem penilaian pendahuluan terhadap calin lesse atau konsumen di mana data calon nasabah di kuantifikasikan sehingga akan diperoleh suatu nilai absolute tertentu yang menggambarkan keadaan calon nasabah, apakah yang bersangkutan layak untuk di biayai atau tidak. Nilai absolut minimal agar kredit dapat disetujui adalah 18 dan berdasarkan analisis penulis nilai absolut 18 masih dirasakan minim sehingga menyebabkan resiko terjadinya kredit macet cukup besar. Pencatatan piutang dilakukan dengan metode pencatatan piutang dengan komputer dimana posisi piutang dapat diketahui setiap saat. Sehingga hal ini akan menunjang pengendalian intern piutang. Namun demikian masih terdapat keterlambatan pemberian surat peringatan kepada lessee. Adapun persamaan penelitian terdahulu dengan penelitian ini adalah samasama meneliti tentang pengendalian intern piutang. Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian sekarang terletak pada tempat diadakannya penelitian. Pada penelitian terdahulu meneliti di perputaran piutang PT Swadharma Indotama Finance, sedangka pada penelitian ini meneliti di PT. Pangan Mitra Sejahtera.
2.3. Kerangka Pemikiran Berdasarkan rumusan masalah, tujuan dan dari penelitian sebelumnya, maka dibuat suatu kerangka pemikiran mengenai langkah-langkah dalam proses pembuatan data base seperti yang tampak pada Gambar berikut ini:
Penjualan
Penjualan tunai
Penjualan kredit
Penerimaan Kas
Piutang
Proses Pengendalian Intern
Langkah-langkah 1. Pengumpulan data yang memadai dan berhubungan dengan permasalahan yang ada. 2. Data yang diperlukan untuk pemecahan masalah harus mengandung faktor relevansi, kelengkapan, dan tepat waktu 3. Membandingkan antara sistem informasi yang ada dengan teori 4. Menyimpulkan adanya kelemahan dan kelebihan sistem informasi yang dimiliki
Gambar 1 Kerangka Pemikiran
