BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN Sistem
pengendalian
intern
dapat
mempunyai
beberapa
pengertian,yaitu sistem pengendalian intern dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit istilah tersebut sama dengan pengertian internal check yang merupakan prosedur–prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian datadata administrasi seperti misalnya seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar
(horizontal)
dengan
penjumlahan
melurus
(vertikal).(Drs.D.Hartanto,1979;51). Dalam arti yang luas, sistem pengendalian intern dapat dipandang sebagai sistem sosial (social system) yang mempunyai wawasan/makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan. Sistem tersebut
terdiri
dari
kebijakan,teknik,prosedur,alat–alat
fisik,dokumentasi,orang–orang yang berinteraksi satu sama lain diarahkan untuk (a) melindungi harta,(b) menjamin terhadap“terjadinya hutang yang tidak layak“,(c) menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi,(d) dapat diperolehnya operasi yang efisien dan (e)menjamin ditaatinya kebijakan perusahaan. Lebih lanjut AICPA(American Institute of Certified Public Accountants) memberi definisi seperti berikut :
11
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi,semua metode dan ketentuan–ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan,memeriksa ketelitian,dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya,meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya
kebijakan
perusahaan
yang
telah
ditetapkan“.(Drs.Bambang
Hartadi,1990;121)
2.2. TUJUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN Sistem pengendalian intern akan berada dan mempengaruhi semua kegiatan perusahaan. Ini meliputi metode–metode di mana manajemen atas akan memberi delegasi atau wewenang dan memberi tanggung jawab untuk fungsi pembelian,penjualan,produksi dan akuntansi. Juga meliputi program guna penyediaan,pemeriksaan dan penyebaran kepada berbagai tingkat pengawasan atas laporan–laporan dan analisis–analisis di mana manajemen dapat mengadakan pengendalian berbagai jenis kegiatan. Sistem pengendalian intern akan menghasilkan laporan yang dikehendaki manajemen di atas , dalam arti yang tegas sistem tersebut akan : (a)
Mengamankan
sumber-sumber
dari
pemborosan,kecurangan
ketidakefisienan, (b)
Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi,
(c)
Mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan perusahaan,
(d)
Meningkatkan efisiensi.
12
dan
Lebih lanjut faktor berikut di bawah ini dipandang sebagai alasan mengapa sistem pengendalian intern ini diperlukan : 1.
Luas dan ukuran kesatuan usaha yang menjadi begitu kompleks dan meluas sehingga manajemen harus mempercayai berbagai macam laporan–laporan dan analisis–analisis untuk mengendalikan operasi secara efektif.
2.
Pengawasan dan penelaahan yang melihat pada sistem pengendalian intern yang baik mampu melindungi terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kesalahan atau ketidakberesan akan terjadi.
3.
Tidak praktis apakah akuntan untuk memeriksa secara keseluruhan dengan keterbatasan uang jasa (fee) tanpa mempercayai sistem pengendalian intern.
2.3. MACAM – MACAM PENGENDALIAN Pengertian sistem pengendalian intern dalam arti luas dibagi menjadi pengendalian administrasi dan pengendalian akuntansi. 2.3.1. PENGENDALIAN ADMINISTRASI
Pengendalian administrasi meliputi tidak terbatas pada rencana organisasi serta prosedur–prosedur dan catatan–catatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang mengarah kepada tindakan manajemen untuk menyetujui atau memberi wewenang. Pemberian wewenang merupakan fungsi manajemen yang langsung berhubungan dengan tanggung
13
jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan merupakan titik awal untuk menciptakan pengendalian akuntansi. Pengertian pengendalian administrasi di atas menunjukkan bahwa pengendalian tersebut berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan mengarah kepada otorisasi transaksi. Ini dapat meliputi kontrol kegiatan (operating control) seperti personil yang berhubungan dengan penjualan (sales person),prestasi,pemeliharaan standar kualitas produksi dan lain–lain. Tujuan pengendalian administrasi diutamakan pada pencapaian tujuan operasional seperti hubungan masyarakat (public relation),efisiensi operasi atau pabrik,efektivitas operasi dan efektivitas manajemen. Pengendalian intern yang diarahkan ke pencapaian tujuan administrasi mempunyai pengaruh langsung yang kecil terhadap ketelitian dan dipercayainya laporan keuangan. 2.3.2. PENGENDALIAN AKUNTANSI
Pengendalian akuntansi mencakup struktur organisasi dan seluruh metode dan yang terutama menyangkut dan berhubungan dengan penjagaan terhadap kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian data keuangan. Biasanya sistem pengendalian ini mencakup sistem otorisasi,pembagian tugas antara pencatat dan pemegang/penjaga barang/harta dan pemeriksa intern. Pengendalian akuntansi dirancang untuk meyakinkan : (a)
Transaksi–transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan/wewenang manajemen,baik yang bersifat umum atau khusus.
(b)
Transaksi dicatat agar memudahkan :
14
• Penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi atau kriteria lain yang sesuai dengan tujuan laporan tersebut • Mengadakan pertanggung jawaban atas aktiva. (c)
Penggunaan atas harta/aktiva diberikan hanya dengan persetujuan manajemen.
(d)
Jumlah aktiva seperti yang ada pada laporan catatan perusahaan dibandingkan dengan aktiva yang ada dan bila terjadi perbedaan dilakukan tindakan yang tepat. Untuk
perusahaan
harus
dapat
mencapai
mempunyai
tujuan enam
pengendalian prinsip
dasar
akuntansi,suatu (Drs.Bambang
Hartadi,1990;130),yaitu : 1.
Pemisahaan fungsi. Adanya pemisahan fungsi-fungsi akan dapat dicapainya suatu efisiensi pelaksanaan tugas. Di samping itu ditinjau dari sistem pengendalian adanya pemisahan fungsi,akan terdapat suatu cek silang (cross check) secara otomatis atas suatu pekerjaan atau pelaksanaan suatu transaksi. Tujuan utama pemisahan fungsi menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan atau ketidakberesan.
2.
Prosedur pemberian wewenang Tujuan prinsip ini adalah untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisir oleh orang yang berwenang. Otorisasi dapat berupa otorisasi
15
umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum menyangkut kondisi umum misalnya,adanya otorisasi terhadap daftar harga standar (yang dibakukan) dan kebijakan kredit untuk penjualan. Otorisasi khusus berhubungan dengan transaksi perorangan,yaitu otorisasi penjualan khusus,penggajian atau transaksi pembelian. Bukti otorisasi khusus adalah adanya dokumentasi pada terjadinya transaksi. 3.
Prosedur dokumentasi Dokumentasi yang layak adalah penting untuk terciptanya sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi. Dokumentasi dapat berbentuk dalam : faktur–faktur,vouchervoucher (bukti perintah mengeluarkan uang),tanda tangan,initial/paraf,dan/cap persetujuan.adanya atau pemberian angka cetak pada setiap jenis dokumen
adalah
membantu
terciptanya
memelihara
pengawasan
transaksi. 4.
Prosedur dan catatan akuntansi Prinsip ini menekankan pencatatan transaksi dalam bagian akuntansi. Tujuan pengendalian ini adalah, pertama dapat disisipkan atau dibuatnya catatan–catatan akuntansi yang teliti secara cepat,kedua data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu. Di sini diperlukan adanya buku pegangan prosedur akuntansi dan bagan rekening (chart of accounts). Bagan rekening memberi dasar untuk
16
mengadakan klasifikasi transaksi dan membantu penyiapan laporan keuangan. 5.
Pengawasan fisik Pengawasan fisik berhubungan dengan : (1)
Alat keamanan dan ukuran untuk menyelamatkan aktiva,catatan akuntansi dan formulir tercetak yang gagal penggunaannya ,
(2)
Penggunaan alat yang mekanis dan elektronis dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. Pengawasan fisik yang berhubungan dengan pelaksanaan transaksi
meliputi baik cash register yang mekanis dan elektronis. 6.
Pemeriksaan intern secara bebas Prinsip ini dirancang untuk menentukan apakah unsur–unsur yang lain dalam sistem bekerja atau tidak. Agar unsur ini efektif maka ada tiga syarat : (1)
Pengawasan dilakukan oleh orang perusahaan yang bebas dan yang bertanggung jawab untuk data tersebut.
(2)
Pengawasan (monitoring) harus dilakukan pada saat atau waktu yang beralasan dan mendadak (tanpa pemberitahuan terlebih dahulu).
(3)
Penyimpangan harus dilaporkan kepada manajemen dan yang berhak mengambil tindakan perbaikan.
17
2.4. SISTEM PENGENDALIAN INTERN DALAM EDP Perusahaan yang masih mempunyai ukuran relatif kecil dimana operasi atau kegiatan perusahaan dapat dikerjakan beberapa orang,pemilik atau pemimpin dapat mengawasi dan mengendalikan segala sesuatu yang terjadi dalam perusahaan secara langsung. Setelah perusahaan berkembang menjadi besar maka partisipasi pemilik tidak dapat seperti keadaan perusahaan telah meluas sedemikian rupa sehingga struktur organisasi menjadi lebih kompleks. Dengan adanya permasalahan baru tersebut manajemen perlu mandelegasikan tanggung jawab dan wewenang ke tingkatan supervisi yang ada. Dengan demikian manajemen dituntut untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,mencegah serta menentukan kesalahan dan penggelapan. Untuk kepentinga–kepentingan dan sebab–sebab di atas dalam pengertian guna perencanaan strategi dan pengendalian manajemen,sistem pengendalian intern sangat berfungsi sekali. Informasi yang teliti,tepat waktu,jelas dan dapat dipercaya adalah sangat berarti guna dasar perencanaan strategi dan pengendalian manajemen. Sistem pengendalian intern harus terus menerus dibina guna menentukan apakah : (1) Kebijakan perusahaan ditafsirkan dan dilaksanakan secara tepat. (2) Perubahan–perubahan dalam kondisi kegiatan telah mengakibatkan prosedur menjadi kaku , basi atau tidak mencukupi. (3) Tindakan–tindakan perbaikan yang efektif segera diadakan bila terjadi kesulitan–kesulitan dalam sistem yang ada.
18
Staf pemeriksaan intern intern merupakan faktor penting yang sangat diperlukan dan merupakan alat untuk menilai efektivitas prosedur yang telah digariskan,dan apakah prosedur tersebut ditaati. Institute of Internal Auditor memberikan definisi sebagai berikut: Pemeriksaan intern adalah suatu fungsi penilaian yang bebas dalam suatu organisasi guna menelaah atau mempelajari dan menilai kegiatan kegiatan perusahaan guna memberi saran–saran kepada manajemen.(Standart for the Professional Practice of Internal Auditing;1978) Tujuan pemeriksaan intern adalah membantu semua tingkatan manajemen agar tanggung jawab dapat dilaksanakan secara efektif. Untuk maksud tersebut pemeriksaan intern menyajikan analisis–analisis,penilaian– penilaian,saran–saran,bimbingan–bimbingan dan informasi yang berhubungan dengan kegiata– kegiatan yang telah ditelaah,dipelajari dan dinilainya. 2.4.1. PENGERTIAN SISTEM EDP
Dengan majunya tekhnologi maka penggunaan sistem manual dan mekanikal dalam pengolahan data ditinggalkan dan mengarah penggunaan sistem elektronis. Ada tiga perhatian dalam penggunaan sistem elektronis yaitu pemrosesan data yang kompleks tanpa kekeliruan,dapat melakukan pekerjaan yang sulit dengan teliti dan melaksanakan perhitungan–perhitungan dengan lebih cepat. Ada perbedaan prinsip penggunaan sistem manual dan elektronis. Dalam sistem manual ingatan manusia diperlukan dalam melaksanakan dan mengendalikan prosedur–prosedur. Tetapi dalam sistem elektronis semua cara
19
untuk pelaksanaannya dan pengendalian prosedur telah terdapat pada instruksiinstruksi. Dalam sistem manual unsur penting dalam sistem pengendalian intern terdiri dari pembagian tugas di antara beberapa orang sedemikian rupa sehingga suatu pekerjaan yang dikerjakan satu orang akan diteliti oleh orang yang lain dan tidak ada orang yang melakukan pekerjaan dari awal hingga akhir. Apabila sistem EDP diterapkan,pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan beberapa orang akan dikerjakan oleh mesin elektronis. Pengendalian intern EDP yang memadai apabila orang yang mengoperasikan prosesing data melaksanakan secara teliti dan jujur. 2.4.2. PENGENDALIAN PENGOLAHAN DATA
Tujuannya adalah untuk menguji apakah seluruh transaksi telah dicatat dan diolah secara layak atau untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang ditambahkan. (a) Pengujian data yang valid Pengujian jenis ini dilakukan guna membantu untuk menentukan apakah masukan atau keluarannya benar. (b) Pengujian cross footing Pengujian ini juga ditemukan pada sistem akuntansi manual,suatu angka (golongan) dijumlahkan dengan komputer kemudian diperbandingkan dengan jumlah totalnya apakah sama atau tidak. Apabila jumlah tidak sama
20
maka komputer akan memberi pesan adanya kesalahan (print out kesalahan). (c) Pengujian kelayakan Pengujian ini mengidentifikasi suatu jumlah atau transaksi yang melebihi jumlah yang ditentukan lebih dahulu (limit). Pengawasan ini cocok untuk mengawasi semua jenis kesalahan besar,termasuk kesalahan program atau keypunch,kehilangan dokumen dan tidak berfungsinya mesin. (d) Pengendalian label file Agar menjamin transaksi atau mater file digunakan dengan program yang sedang dijalankan,label file memberi identifikasi file dan meringkas isinya yang biasa yang digunakan. Label file intern mempunyai informasi yang relevan dalam bahasa mesin pada awal dan akhir fole. Informasi pada awal file biasanya meliputi,nama file,nomor identifikasi,nomor dalam arsip multi reel (rol). Jenis pengendalian di dalam suatu sistem EDP secara sederhana dapat dibagi menjadi dua golongan : pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Pengendalian umum berkaitan dengan seluruh bagian dari sistem EDP dan dengan demikian harus dievaluasi dibagian awal dari audit. Pengendalian aplikasi diterapkan pada penggunaan spesifik dari sistem tersebut,seperti pengolahan penjualan atau penerimaan kas,dan harus dievaluasi secara khusus.
21
2.4.3. PENGENDALIAN UMUM
Yaitu pengendalian yang berhubungan dengan struktur departemen EDP dan dengan departemen operasi. Satu bagian yang paling penting adalah struktur organisasi departemen EDP. Dan bagian EDP dapat melakukan berbagai tugas akuntansi sehingga harus didesign tidak boleh seseorang atau departemen EDP yang mempunyai tanggung jawab berlebih. Pengendalian umum digolongkan sebagai berikut : 1. Pengendalian organisasi 2. Pengendalian penggunaan komputer dan data file 3. Pengendalian perangkat keras dan lunak. (a) Rencana organisasi Dalam sistem manual dibutuhkan seorang pemegang buku yang mencatat informasi akuntansi pada buku harian (journal). Sementara pegawai lainnya mencatat data yang sama dalam buku tambahan yang berhubungan. Tetapi dalam kebanyakan sistem EDP,fungsi pencatat jurnal,buku tambahan dan buku besar dilaksanakan secara serempak oleh komputer. Karena tidak ada pengecekan organisasional dalam sistem EDP,maka jenis pengendalian yang berbeda
diperlukan
atas
masukan,pengolahan
dan
keluaran
untuk
mengkompensir ketidakmampuan sistem tersebut dalam memisahkan fungsi pencatatan. Tanggungjawab pengolahan data yang paling penting yang harus dipisahkan adalah yang berikut ini :
22
1. Analisis sistem (system analyst). Analisis sistem bertanggungjawab atas desain umum dari sistem bersangkutan. Para analis menetapkan tujuan dari keseluruhan sistem dan rancangan atau desain khusus dari aplikasi tertentu. 2. Programer. Programer mengembangkan bagan arus khusus untuk aplikasi,menyiapkan instruksi–instruksi komputer,menguji program tersebut dan mendokumentasikan hasil–hasilnya. 3. Operator komputer. Operator komputer bertanggungjawab untuk mengerjakan data melalui sistem tersebut dalam hubungan dengan program komputer. Operator mematuhi instruksi–instruksi yang disusun dalam buku pengerjaan program yang telah dikembangkan oleh programer. 4. Pustakawan(librarian).
Pustakawan
bertanggungjawab
atas
pemeliharaan program komputer,file transaksi dan catatan komputer penting lainnya. 5. Kelompok pengendali data (data control grup). Fungsi dari kelompok pengendali data ialah untuk menguji efektivitas dan efisiensi dari segala aspek sistem bersangkutan. Ini meliputi kecukupan dari berbagai jenis pengendalian,mutu dari masukan,dan kelayakan dari keluaran. (b) Prosedur untuk mengendalikan program komputer
23
Tujuan dari pengendalian umum ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan mengontrol secara memadai beberapa aspek program komputer dan dokumentasi yang berkaitan. 1. Dokumentasi sistem menetapkan tujuan umum dari suatu aplikasi dan digunakan untuk perencanaan yang luas. Ini mencakup formulir dari masukan dan keluaran,pengujian prosedur,otorisasi dan hal–hal yang serupa dengan itu. 2. Dokumentasi program merupakan dasar guna mengembangkan program komputer dan jauh lebih spesifik. Ini mencakup wahana untuk mengkaji,menguji,mengoperasikan dan mengubah program komputer. 3. Dokumentasi buku pengerjaan merupakan dasar untuk menyusun instruksi–instruksi pengoperasian. Ini mencakup keterangan mengenai masukan,instruksi operasi secara terinci dan keterangan mengenai keluaran. (c) Pengendalian perangkat keras (hardware control) Pengendalian perangkat keras dirakit kedalam peralatan oleh prosedur untuk mendeteksi kesalahan peralatan. Biasanya dirancang secara berhati–hati untuk menemukan dan melaporkan setiap kesalahan mesin. (d) Pengendalian atas peralatan dan file data Perlindungan fisik terhadap catatan dan file yang penting dalam suatu sistem EDP tidak jauh beda dengan yang ada dalam sistem akuntansi manual. Namun begitu kecilnya tempat penyimpanan catatan EDP dan
24
kemungkinan terhapusnya sejumlah besar informasi pada beberapa media penyimpanan membuat catatan–catatan tersebut menjadi peka terhadap kecelakaan atau kerusakan yang disengaja. 2.4.4. PENGENDALIAN PENERAPAN
Yaitu pengendalian yang lebih sempit dibanding dengan pengendalian umum dan berhubungan dengan pekerjaan–pekerjaan khusus yang dilakukan oleh orang/bagian EDP dan orang/bagian yang berhubungan dengan
departemen
EDP.
penerapan,pengendalian
Ada
dua
prosesing
(keluaran).khususnya meliputi : 1. Pengendalian dokumentasi 2. Pengendalian masukan 3. Pengendalian pengolahan data 4. Pengendalian keluaran.
25
kategori dan
dalam
pengendalian
pengendalian
output
26
