4
BAB II LANDASAN TEORI
A. Pengertian, Tujuan, Unsur-unsur, Sistem Pengendalian Intern
1.
Pengertian Sistem Pengendalian Intern Semakin besar suatu perusahaan, akan semakin banyak pula masalah yang
akan dihadapi, sehingga tidak mungkin bagi seorang manejer atau pimpinan untuk mengawasi secara langsung jalanya operasi perusahaan. Hal inilah yang menyebabkan perlunya suatu pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi perusahaan. Agar pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dapat di jalankan sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan, seorang manajer perlu melakukan pengawasan (controlling) atau sekarang ini biasa disebut dengan pengendalian intern. Sistem Pengendalian intern dapat dilihat dari berbagai definisi yang dikemukakan oleh para pakar. Meskipun definisi yang dikemukakan berbedabeda, namun pada hakekatnya definisi-definisi tersebut dapat memberikan pengertian yang sama tentang system pengendalian intern. Sistem pengendalian intern sebagaimana dikutip oleh Mulyadi (2000 : 162) sebagai berikut :
5
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi , metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengelola ketelitian dan keandalan data akutansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sementara itu pada tahun 1992 Committee of Sponsoring Organization (COSO) yang terdiri dari perwakilan the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), the American Accounting Association (AAA), Institute of Internal Auditor (IIA), Institute of Management Accountants (IMA), dan Financial Executives Institute (FEI) melakukan suatu studi bersama tentang pengendalian intern. Studi ini juga dengan COSO Study, meghasilkan suatu laporan kerangka kerja pengendalian intern (Internal Control Integrated Framework) yang salah satu tujuan utamanya adalah memberi definisi yang lebih umum mengenai pengendalian intern guna kepentingan bebagai pihak. Menurut COSO, seperti yang dikutip oleh Amin (2000 : 3), definisi pengendalian inter adalah : Internal Control is a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories : a. Effectiveness and efficiency of operations b. Reliability of financial reporting c. Compliance with applicable laws and regulations. Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti. Sebagaimana dikutip oleh Warren (2005 : 235). IAI (2001 : 319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian
6
tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan , (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dari penjelasan para pakar di atas kita dapat melihat adanya persamaan pandangan atau persepsi tentang pengendalian intern yaitu: a. Pengendalian intern merupakan suatu alat pengawasan yang sangat bermanfaat bagi pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. Bagi pihak pihak internal perusahaan pengendalian intern dapat membantu mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan. Bagi pihak eksternal, pengendalian intern yang baik dapat membantu untuk menciptakan laporan keuangan yang dapat diandalkan dan dapat membantu untuk meningkatkan kepercayaan pihak eksternal seperti supplier atau investor pada perusahaan. b. Pengendalian intern adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian tindakan-tindakan dan prosedur-prosedur yang digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan laporan keuangan dan operasi perusahaan serta menyatu dalam infrastruktur perusahaan dan harus didukung oleh semua unsur yang ada dalam perusahaan. c. Pengendalian intern dipengaruhi oleh manusia. Hal ini tidak hanya menyangkut pedoman kebijakan dan formulir, tetapi juga orang-orang pada setiap level organisasi, termasuk dewan komisaris , manajemen, dan lainnya.
7
2.
Tujuan Pengendalian Intern Dari beberapa pengertian/definisi diatas bahwa pengendalian intern
merupakan suatu sistem atau yang mempunyai berapa tujuan. Tujuan-tujuan tersebut adalah : a. Melindungi kekayaan perusahaan. Dalam pengendalian intern dilakukan pemisahaan tugas sehingga suatu pekerjaan tidak dilakukan oleh satu orang saja. Dengan keadaan yang demikian ini perusahaan dapat melindungi kekayaan dari resiko kecurangan dan kerugian yang dilakukan oleh para karyawan. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akutansi. Informasi yang diperoleh dari data-data akutansi sangat mempenagruhi manajemen
untuk
mengambil
keputusan.
Dengan
pelaksanaan
pengendalian intern yang baik maka data yang dihasilkan adalah data-data yang diberikan kepada pihak manajemen dapat dijamin kebenarannya. c. Memajukan efisiensi dalam operasi. Pengendalian intern yang diterapkan dapat
mencegah terjadinya
pemborosan atau penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. d. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen. Pengendalian intern merupakan prosedur-prosedur yang ditetapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dalam melaksanakan setiap kegiatan operasional, para karyawan harus menjalankan prosedur tersebut. Hal ini mendorong karyawan untuk mematuhi segala kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen.
8
Menurut penjelasan dan uraian dari beberapa tujuan ini pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu: 1. Pengendalian akutansi (Accounting Control) Pengendalian akutansi meliputi semua prosedur dan pencatatan yang bertujuan menjaga kekayaan perusahaan dan keandalan catatan keuangan perusahaan. Tujuan dari pengendalian ini antara lain: a. Semua transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi manajemen. b. Semua dicatat sesuai dengan prinsip akutansi yang diterima umum sehingga dapat digunakan sebagi laporan pertanggungjawaban. c. Menunjukkan pertanggungjawaban atas aktiva. 2. Pengendalian Administratif (Aministrative Control). Pengendalian administratif meliputi cara-cara yang terutama adalah menyangkut
efisiensi
manajemen
dan
operasi
biasanya
dan
dipatuhinya
pengendalian
kebijaksanaan
administratif
tidak
berhubungan langsung dengan masalah keuangan tetapi berhubungan dengan proses pengambilan keputusan yang mengarah pada pemberian otorisasi transaksi-transaksi yang dilaksanakan 3.
Unsur- unsur Pengendalian Intern
Unsur-unsur Pengendalian Intern Menurut Sukirno (2004 : 75) Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait antara lain adalah: a.
Lingkungan mengaruhi
Pengendalian kesadaran
menetapakan
pengendalian
corak
suatu
orang-orangnya.
Organisasi, Lingkungan
9
Pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan struktur lingkungan pengendalian mencakup hal-hal berikut ini:
b.
a)
Integritas dan nilai etika
b)
Komitmen terhadap kompetensi
c)
Partisipasi dewan komisaris atau komite audit
d)
Sturuktur organisasi
e)
Pemberian wewenang dan tanggung jawab
f)
Kebijakan dan pratik sumber daya manusia
Penaksiran risiko adalah indentifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannnya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan malaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini: a)
Perubahan dalam lingkungan operasi
b)
Personil baru
c)
Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki
d)
Teknologi baru
e)
Lini produk, produk, atau aktivitas baru
f)
Restrukturisasi korporasi
10
c.
g)
Operasi luar negri
h)
Standart akuntansi baru
Aktivitas Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu
memastikan
menanggulangi
risiko
bahwa dalam
tindakan pencapaian
yang tujuan
diperlukan entitas,
untuk sesudah
dilaksanakan. Aktivitas pengendalian mempunyai berbagai tujuan dan diterapakan diberbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan hal-hal berikut ini:
d.
a)
Review terhadap kinerja
b)
Pengolahan informasi
c)
Pengendalian fisik
d)
Pemisahan tugas
Informasi
dan
komunikasi adalah
pengidentifikasian,
pertukaran
informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keungan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memilihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut berdampak terhadap kemampuan manajemen untuk membuat keputusan
11
semestinya
dalam mengendalikan aktivitas entitas dan menyiapkan
laporan keuangan yang andal. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami: a)
Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan
b)
Bagaimana taransaksi tersebut dimulai
c)
Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan kuangan yang tercakup dalam pengolaan dan pelaporan transaksi
d)
Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak saat transaksi dimulai sampai dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elaktronik (seperti computer dan electronic data interchange) yang digunakan untuk mengirim, memproses memilahara, dan mengakses informasi
e.
Pemantauan
adalah
proses
yang
menentukan
kualitas
kinerja
pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan disain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas, auditor intern atau
12
personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar seperti Customers dan komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. B.
Pengendalian Intern dan Akuntan Publik Tanggung jawab untuk menyusun pengendalian intern terletak pada pihak
manajemen dan pengendalian intern ini merupakan alat untuk meletakkan kepercayaan akuntan publik mengenai bebasnya laporan keuangan dari kemungkinan kesalahan dan kecurangan. Sampai sejauh mana pelaksanaan pengendalian intern menjadi perhatian akuntan publik. Ada beberapa tujuan mengapa akuntan publik perlu memberikan perhatian terhadap pengendalian intern suatu perusahaan yaitu: 1. Memenuhi norma pemeriksaan yang kedua “Pemahaman yang memadai atas struktur
pengendalian
intern
harus
diperoleh
untuk
merencanakan
pemerikasaan dan menentukan jenis, saat dan lingkup pengujian yang harus dilakukan” Maksud dari pernyataan ini adalah seorang akuntan publik harus memahami struktur pengendalian intern perusahaan terlebih dahulu sebelum melakukan pemeriksaan secara keseluruhan. 2. Untuk menentukan kemungkinan dilakukan pemeriksaan. Bila pengendalian intern tidak diterapkan dalam perusahaan maka seorang akuntan publik akan sulit untuk menerima kewajaran laporan keuangan yang
13
akan diperiksa. Untuk keadaan seperti ini akuntan dapat menolak untuk melaksanakan pemeriksaan tetapi dengn menolak memberikan pendapat. 3. Untuk membantu manajemen mengadakan perbaikan-perbaikan supaya pengendalian intern lebih sempurna. Bila akuntan menemukan kelemahan– kelemahan dalam pengendalian intern yang dinilai, maka ia mempunyai kewajiban untuk menyampaikan hal tersebut kepada manajemen dan memberikan saran-saran perbaikan. Lankah-langkah yang dapat ditempuh oleh akuntan publik dalam melakukan penilaian terhadap pengendalian intern suatu perusahaan adalah : 1. Menentukan jenis kesalahan atau penyelewengan yang mungkin terjadi dalam tiap-tiap prosedur. 2. Membandingkan antara prosedur pengendalian intern yang ada dilaksanakan oleh perusahaan dengan prosedur pengendalian intern yang seharusnya ada. 3. Melakukan penilaian terhadap kelemahan yang ada pada sistem pengendalian intern klien. 4. Menyusun saran-saran atau rekomendasi kepada klien untuk mengadakan perbaikan-perbaikan terhadap pengendalian intern yang ada. Keterbatasan Pengendalian Intern. Adakalahnya pengendalian intern tidak berjalan sesuai dengan yang telah ditentukan, hal ini disebabkan karena pengendalian intern juga memiliki keterbatasan.
14
Keterbatasan-keterbatasan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.
Errors
atau kesalahan merupakan keterbatasan pengendalian intern
karena adanya kurang perhatian dari pegawai yang melakukan tugas . Hal ini dapat terjadi karena kelelahan, kurang istirahat atau banyaknya beban pekerjaan. Kondisi seperti ini dapat menyebabkan peran pengendalian intern tidak berjalan dengan baik . 2.
Collusion atau persekongkolan merupakan kerja sama dari orang-orang yang bermaksud melakukan kecurangan dan berusaha menutupi kecurangan tersebut secara bersama-sama.
3.
Management override atau penolakan menajemen, hal ini timbul karena manajer merasa memiliki otoritas yang lebih tinggi dari pegawai biasa sehingga kebijakan yang efektif pada tingkat bawahan menjadi tidak efektif pada tingkat pejabatnya.
C.
Pengendalian Intern Kegiatan Pembelian Bahan Baku
1.
Pengertian dan Persediaan Bahan Baku Bahan Baku adalah untuk merencanakan dan mengontrol persediaan bahan baku perusahaan, sebuah perusahaan manufaktur harus memiliki persediaan yang cukup di tangan untuk memenuhi kebutuhan persediaanya dan tetap menghindari tingkat persediaan yang berlebih. Sebagaimana dikutip oleh Hall (2001 : 21) Bahan baku merupakan bahan dasar yang diolah dalam kegiatan produksi.
Dengan demikian bahan baku merupakan salah satu unsur yang memegang peran penting. Dalam perusahaan industri, terjadinya bahan baku sangat berpengaruh
15
pada kelancaran proses produksi oleh karena itu persediaan harus dikendalikan dengan baik. Sedangkan Persediaan bahan baku yang disimapan yang akan digunakan dalam proses produksi. Sebagai salah satu aset penting dalam perusahaan maka pengendalian persediaan merupakan suatu kegiatan penting yang harus mendapatkan perhatian khusus dari pihak manajemen. Pengendalian yang dilakukan bertujuan untuk menyediakan bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi tanpa terjadinya kekurangan atau kelebihan
bahan baku. Persediaan bahan baku terlalu banyak dapat
mengakibatkan : 1.
Tingginya biaya penyimpanan dan pemiliharaan digudang.
2.
Ditinjau dari segi pembelanjaan adalah kurang efektif dan banyak barang modal menganggur.
Sebaiknya bila bahan baku terlalu sedikit, dapat mengakibatkan kekurangan bahan baku yang tersedia menyebabkan terhentinya produksi. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan dengan melakukan pengendalian dalam persediaannya adalah : 1.
Menekan investasi dalam persediaan.
2.
Mengurangi pemborosan yang diakibatkan oleh persediaan yang berlebihan.
3.
Mengurangi biaya pemiliharaan phisik.
16
Ada beberapa hal yang dapat menunjukkan adanya pengendalian intern yang baik terhadap pengelolaan persediaan, yaitu: 1.
Pencatatan persediaan secara terus menerus dalam administrasi persediaan baik di dalam kuantitas maupun harga dikerjakan oleh petugas bukan petugas gudang. Catatan tersebut secara priodik dicocokan dengan buku besar.
2.
Penerimaan dan pengeluaran persediaan diawasi secukupnya dengan menggunakan bukti penerimaan dan pengeluaran yang sebelumnya telah mendapat persetujuan dan diberi nomor urut.
3.
Pemerikasaan phisik dilakukan paling sedikit satu tahun sekali oleh petugas bukan petugas gudang maupun petugas yang menyelengarakan administrasi persediaan kantor.
2.
Organisasi Pembelian Bahan Baku Kegiatan pembelian dilaksanakan oleh beberapa bagian dalam perusahaan.
Bagian-bagian yang terkait sebagaimana yang dikutip oleh George dan William (2004 : 350) 1.
Bagian Pembelian Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi atau karena alasan lainnya. Permintaan pembelian
17
akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang membuatnya untuk dimodifikasi. Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan. Tembusan dikirim ke pemasok. Hutang dagang, departemen yang membuat (gudang), dan departemen penerimaan, masing- masing memiliki akses ke pesanan pembelian untuk memproses pesanan. Pemasok mengembalikan tembusan pesanan pembelian ke pelanggan untuk mengakui penerimaan pesanan. Departemen yang membuat diberi tahu bahwa pesanan pembelian telah dibuat dan diperiksa untuk melakukan verifikasi kelayakan kebutuha yang diidentifikasikan dalam permintaan pembelian. 2.
Bagian Penerimaan. Bagian
penerimaan
memiliki akses ke
pesanan pembelian
dan
mencocokannya dengan pengiriman dari pemasok. Pesan pembelian memberikan otrisasi ke depatemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peranan independen untuk menghitung pengiriman dan menyiapkan laporan penerimaan. 3.
Bagian Gudang. Departemen penyimpan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan dengan mendatangkan laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan hutang dagang. Jika barang langsung dikirim kedepartemn yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor
18
departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi penerimaan pembelian adalah cirri pengendalian dari proses bisnis prokuremen. 4.
Bagian Akuntansi. Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat dokumen permitaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Untuk mendukung proses pembelian ini, perusahaan akan menggunakan dokumen-dokumen : a.
Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembelian melakukan pembelian bahan baku dengan jenis, jumlah, spesifikasi dan mutu separti yang dibuat di dalam surat tersebut.
b.
Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian untuk meminta daftar harga dari supplier. Yaitu surat pesanan pembelian, dibuat oleh bagian pembelian dan kirimkan pada Supplier bahan baku. Dokumen ini berisi permintaan kepada supplier untuk mengirim bahan baku.
19
c.
Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan barang untuk menunjukan bahwa bahan baku yang diterima dari supplier telah memenuhi kuantitas dan mutu separti yang tercantum dalam surat order pembelian.
d.
Bukti kas keluar. Bukti kas keluar adalah dokumen yang dibuat oleh fungsi pencatatan utang untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada supplier dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
3.
Prinsip-Prinsip Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku Agar pengendalian intern dapat dilaksanakan ada beberapa prinsip-prinsip
pokok yang harus dipenuhi oleh perusahaan, sebagaimana yang dikutip oleh Indra dan Gatot (2003 : 204) 1.
Struktur Organisasi Dilihat dari struktur organisasi yang dibentuk, pengendalian intern yang
baik dalam proses pembelian sebagai berikut :
20
a.
Bagian pembelian harus terpisah dari bagian penerimaan barang. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern (intern check) terhadap transaksi pembelian.
b.
Bagian pembelian harus terpisah dari bagian akuntansi. Dalam sistem pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan pembelian persediaan barang harus dipisahkan dari bagian yang melaksanakan transaksi pembelian.
c.
Bagian penerimaan barang harus terpisah dari bagian penyimpanan barang. Bagian penerimaan barang merupakan pemberi otorisasi yang bertanggung jawab atas penyimpanan bahan baku yang telah dinyatakan di terima oleh bagian penerima.
d.
Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu organisasi. Dengan melaksanakan hal ini, setiap pelaksanaan transasksi akan selalu tercipta internal check yang mengakibatakan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain.
2.
Dilihat sistem wewenang dan prosedur pencatatan Setiap transaksi yang akan dilaksanakan harus mendapatkan otorisasi dari
karyawan yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya taransaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen-dokumen atau fomilir-fomulir yang digunakan. Dan
21
setiap taransaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansinya. Dengan demikian kekayaan perusahaan akan terjamin keamananya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keadalanya. a.
Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh bagian gudang. Transaksi pembelian di dahului dengan diterimanya surat permintaan pembelian oleh bagian pembelian dari bagian gudang. Bagian gudang mengisi fomulir surat permintaan pembelian sebagai dasar bagi bagian pembelian untuk melakuakan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Persetujuan
untuk
mengajukan
permintaan
pembelian
tersebut
diuwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi bagian gudang di atas fomulir surat permintaan pembelian, yang merupakan bukti bahwa barang yang dibeli oleh bagian pembelian merupakan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. b.
Surat order pembelian di otorisasi oleh bagian pembelian. Setiap order pembelian harus diotorisasi oleh pejabat yang berwewenang untuk mengurangi kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiaban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.
c.
Laporan penerimaan barang diotorisasi bagian penerimaan barang. Sebagian bukti telah diterimanya barang dari pemasok, bagian penerimaan barang membubuhkan tanda tangan otorisasi pada laporan penerimaan
22
barang. Dokumen ini dikirim oleh bagian penerimaan barang kebagian pencatat utang sebagai bukti telah dilaksanakannya pemeriksaan terhadap barang yang diterima dari supplier, sesuai dengan surat order pembelian yang terlibatkan oleh bagian pembelian. d.
Bukti kas keluar diotorisasi oleh bagian pencatatan utang. Untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian, bagian pencatat utang mengisi dan menandatangani bukti kas keluar yang merupakan dokumen sumber untuk mencatat tambahan persediaan barang dan timbulnya kewajiaban sebagai akibat transaksi pembelian.
3.
Praktek yang Sehat.
a.
Penggunaan formulir bernomor urut. Untuk menciptakan praktek yang sehat formulir penting yang digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak dan penggunaan nomor urut tersebut dipertanggung jawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk menggunakan formulir tersebut.
b.
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai supplier.
c.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
23
d.
Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
supplier
dengan
cara
menghitung
barang
tersebut
dan
membandingkan dengan tembusan surat order pembelian. e.
Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
f.
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku besar.
g.
Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran untuk mencegah terjadinya kehilangan kesempatan dalam memperoleh potongan tunai.
h.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya di cap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim kepada supplier.
4.
Pegawai yang cukup cakap. Suatu pengendalian intern dapat melakukan fungsi dengan tepat juga bergantung pada pemilihan pegawai-pegawai yang mampu dan cakap menjalankan tugas-tugas sesuai dengan apa yang diminta oleh prosedurprosedur yang ditetapkan.
24
4.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Secara garis besar jaringan dalam sistem akuntansi pembelian di sajikan
pada Gambar 2.1. Sebagaimana dikutip oleh Mulyadi (2001 : 301) sebagai berikut: Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian adalah : a.
Prosedur permintaan pembelian
b.
Prosedur permintaan penawaran harga dalam pemilihan pemasok
c.
Prosedur order pembelian
d.
Prosedur penerimaan barang
e.
Prosedur pencatatan utang
f.
Prosedur distribusi pembelian
25
Gambar 2.1 Jaringan Prosedur dalam sistem Akuntansi Pembelian
Permintaan pembelian Fungsi
Permintaan penawaran harga (1) Fungsi
Gudan g
(1)
(2)
Pembelia n
(2)
Penawaran harga
k
(3) Order pembelian
Penyimpanan barang
(4)
(6)
Penerimaan barang dari pemasok
Fungsi
(5)
Penerimaan
Laporan Penerimaan
Penerimaan faktur
barang
Fungsi
Dari pemasok
(7)
Akuntansi
(8)
Sumber : Mulyadi( 2001:301)
Pemaso
26
Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepda fungsi pembelian. Jika barang tidak simpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang lansung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. Prosedur Permintaan Penawaran harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Prosedur Order Pembelian.Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaanmengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barng untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. Prosedur Pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian,
27
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelengarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 5.
Dokumen yang Digunakan Dokumen
yang
digunakan
dalam
sistem
akuntansi
pembelian,
Sebagaimana dikutip oleh Mulyadi (2001 : 303) sebagai berikut: 1.
Surat permintaan pembelian
2.
Surat permintaan penawaran harga
3.
Surat order pembelian
4.
Laporan penerimaan barang
5.
Surat perubahan order
6.
Bukti kas keluar
Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusanya untuk arsip funsi yang meminta barang. Lihat contoh permintaan pembelian pada Gambar 2.2.
28
Gambar 2.2 Surat Permintaan pembelian
No.
SPP.475689
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Tanggal:…./…/19
Gunakan formulir yang bebeda untuk setiap barang yang anda minta. Dari Bagian:……………………………………………………..Digunakan
+
untuk……………………………………………….. SifatNpermintaan: Biasa
Segera
Mendesak
+++++++++ Kuantitas
Nomor Part
Ukuran
Penjelesan lengkap
Diisi oleh Bagian Pembelian Pemas Harga Kirim ke………………………………………………………………………….. ok per unit Bebankan ke Dep………………………………….No. Rek…………….
Total harga
Tanggal diperlukan………………../…………………………../19……. Diperlukan oleh………………………………………………………………
Harga yang lalu………………………..
Disetujui oleh………………………………………………………………….
Pemasok yang
Sumber : Mulyadi (2001:304)
Nomor SOP
29
Surat Permintaan penawaran Harga.Dokumen ini digunakan untukmeminta penawaran harga bagi barang yang pengadaanya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. Gambar 2.3 Surat Permintaan Penawaran Harga
PT Dirgantara
Lihat surat permintaan penawaran harga pada Gambar 1.3.
Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281 Telepon (0274) 86104 Fax (0274) 86104
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA Kepada Yth.
Catatan :
Kepada Yth.
Permintaan penawaran harga ini Bukan merupakan order pembelian
Kepada Yth.
Tgl. SPPH
Tgl. Penyerahan Barang
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini.Kami bersedia mempertimbangkan barang subsitusi.
Kuantitas
No. Part
Keterangan
Harga per Unit
Potongan
Harga bersih
Kami menawarkan barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB………………………………. Dan syarat pembayaran ……………dengan jangka waktupengiriman…………………hari setelah………… Order pembelian kami terima. Kirim kembali formulir ke Bagian Pembelian padaalamat diatas Tanda Tangan
Sumber : Mulyadi (2001:306)
NamaPerusahaan
30
Surat Order Pembelian.Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepda pemasok yang telah dipilih.Lihat Gambar 1.4 surat order pembelian. Dokumen ini terdiri dariberbagai tembusan fungsi sebagai berikut: 1.
Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagaiorder resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2.
Tembusan Pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirim kepada pemasok, diminta tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang sepertidalam dokumen tersebut.
3.
Tembusan bagi Unit Perminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
4.
Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
5.
Arsip Pemasok.Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
31
6.
Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untukmenerima barang yang sejenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya sepertiyang tercantum dalam dokumen tersebut.
7.
Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Gambar 2.4 Surat Order pembelian
PT Dirgantara 809876756
No.
Jl. Sawa CT 8/94
Nomor ini harus dicantumkan
Yogyakarta 55821
dalam faktur.
Surat Order Pembelian Kepada Yth : …………………………………….. Tanggal:………………………….. Kirimke :………………………………………….. :…………………………… Tgl.
Diperlukan:……………….. No. urut
Nama Baran g
Spesifikasi Barang
Penting Sumber : Mulyadi (2001:87)
Syarat
Satuan
Kuantitas
Harga Satuan
J mlah
Jumlah Harga
32
Laporan Penerimaan Barang. Dokumen inidibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,spesifikasi, mutu, dan kuantitas separti yang tercantum dalam surat order pembelian. Surat Perubahan Order pembelian. Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah di terbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spsifikasi, penggantian (subsitusi) atau hal yang lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.Biasanya perubahan tersebut diberitahuakan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian,yang bentuk formulirnya seperti terlihat pada Gambar 2.5. Gambar 2.5 Surat Perubahan Order Pembelian
PT. Dirgantara Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281 Telepon (0274) 86104 Fax (0274) 86104
SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN
Kepada Yth:………………...
No. Srt. Prub. Order Pembelian:……. No. Surat Order pembelian:…………
Kode
a.
Kuantitas
Satuan
Keterangan
Harga per satuan
Total Harga
Pada saat persediaan bahan baku menujukkan batas minimal, bagian
Penjelasan Sumber :Mulyadi (2001:308)
Manajer Bagian Pembelian
33
Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan taransakasi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagaiperintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).Lihat contoh formulir bukti kaskeluar pada Gambar 2.6. Gambar 2.6 Bukti Kas Keluar PT. Dirgantara Jl. Sawa CT 8/94,Yogyakarta, 55281 Telepon (0274) 86104 Fax (0274) 86104
BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan kepada…………………………….
No. BKK: 678908 No. Cek:…………………… Tgl. Dibayar:……/…../20..
Tgl
No.Rekening
Keterangan
Jumlah Rupiah
Total Potongan % Bersih Penjelasan:………………… Dicatat
Tgl
Disetujui
Sumber :Mulyadi (2001:309)
Tgl
Diperiksa
Tgl
Diisi
Tgl
34
Secara garis besar flowchart dalam sistem akuntansi pembelian di sajikan pada Gambar 2.7. Sebagaimana dikutip oleh Hall (2002 : 266) Sistem Akuntansi Pembelian secara manual pada Gambar 2.8 dikutip oleh Hall (2002 : 82) dan Sistem Akuntansi Secara EDP, sebagai berikut:
35
36
37
38
39
