ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENERIMAAN KAS PADA PT KERUWING MARABAHAN ABSTRAK Hj. Imawati Yousida Setiap perusahaan pada dasarnya didirikan dengan tujuan untuk mendapatkan laba. Untuk itu diperlukan suatu keputusan yang tepat untuk mengelola perusahaan. sistem akutansi dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui, menilai dan mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuan. Aktivitas PT Keruwing sangat berkaitan dengan penjualan yang mempergunakan suatu sistem dan prosedur. Sistem merupakan jaringan prosedur yang saling berhubungan dan dibuat menurut pola terpadu. Formulir memegang peranan yang penting dalam sistem akuntansi. Sistem dan prosedur penerimaan kas akan digunakan untuk menangani transaksi penerimaan kas, dimana penjualan secara tunai sangat berkaitan dangan peneriman kas. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Penelitian ini memfokuskan pada system dan prosedur penerimaan kas, dengan lokasi penelitian pada tPT Keruwing di Marabahan. Pada prosedur penerimaan kas selama ini uang yang masuk dari penjualan tidak pernah disetorkan kebank melainkan langsung diserahkan pada pimpinan dan dokumen pendukung pada fungsi penerimaan masih belum sesuai dengan system akuntansi penerimaan kas, Dari pembahasn yang telah dilakukan hal-hal yang dapat disarankan diantaranya yaitu adanya sistm dan prosedur penerimaan kas yang sesuai dengan system akuntansi penerimaan kas dan dokumen dokumen yang berhubungan dengan prosedur penerimaan kas. Kata Kunci : Analisis, system dan prosedur penerimaan kas PENDAHULUAN Latar Belakang Pertumbuhan ekonomi dan pengembangan dunia bisnis di zaman sekarang menuntut seluruh perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai diperlukan suatu manajemen yang dapat mengatur segala sesuatu berkaitan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan agar lebih baik. Salah satu keputusan yang harus diambil
oleh manajemen adalah tentang pengelolaan. Kas adalah salah satu unsur aktiva yang paling penting dimana kas merupakan alat pertukaran atau pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Manajemen bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas. Dalam hal penerimaan kas, terdapat sumber penerimaan yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan
237
238
kas dari piutang sedangkan pengeluaran kas dapat dilakukan melalui dua cara yaitu dengan menggunakan cek dan uang tunai . Sistem penerimaan kas pada PT Keruwing saat ini masih melakukan proses pencatatan penerimaan kas secara sederhana yaitu perusahaan hanya mengeluarkan bukti penjjualan berupa faktur penjualan tunai . Adanya fungsi di Bagian Keuangan yang melakukan perangkapan tugas dalam hal penerimaan dan pencatatan kas mengakibatkan longgarnya pengendalian internal dalam proses bisnis perusahaan terkait dengan penjualan tunai dan konsinyasi serta penerimaan kas. Melalui aktivitas penjualan perusahaan memperoleh kas untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Sistem akuntansi penerimaan kas yang efektif dan efisien akan sangat mendukung strategi perusahaan untuk mencapai tingkat !aha yang maksimal. Melihat pentingnya sistem penerimaan kas dalam perusahaan, maka dengan alasan itulah penulis memutuskan untuk mengambil beberapa informasi mengenai sistem penerimaan kas pada PT Keruwing Idan menuangkannya ke dalam judul “Analisis Sistem Dan Prosedur Penerimaan Kas Pada PT Keruwing Marabahan “untuk mengetahui sejauh mana sistem informasi berjalan dengan baik dan membantu pihak manajemen dalam mencapai sasaran dan tujuan perusahaan. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas maka rumusan masalah yang akan diteliti adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem dan prosedur penerimaan kas yang dijalankan pada PT Keruwing Marabahan selama ini? 2. Bagaimana sistem dan prosedur penerimaan kas yang seharusnya dilakukan oleh PT Keruwing Marabahan ? Tujuan Penelitian Sesuai dengan uraian pada latar belakang masalah dan rumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk menganalisis sistem dan prosedur penerimaan kas yang dijalankan pada PT Keruwing Marabahan. 2. Untuk memberikan masukan bagi perusahaan dalam sistem dan prosedur penerimaan kas yang dijalankan pada PT Keruwing Marabahan. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang dapat disampaikan oleh penulis dalam penelitian tersebut adalah sebagai berikut: 1. Aspek Akademis Bagi kepentingan akademis, sebagai khasanah dan bahan kajian guna pengembangan ilmu berkaitan dengan masalah sistem dan prosedur penerimaan kas. 2. Aspek Pengembangan Ilmu Pengetahuan Bagi perkembangan ilmu pengetahuan, sebagai bahan tambahan bagi orang-orang yang memerlukan ilmu di bidang yang sejenis dan bagi penelitian selanjutnya. 3. Aspek Praktis Bagi kepentingan praktis, sebagai bahan masukan bagi pihak manajemen PT Keruwing Marabahan dalam
239
menentukan system dan prosedur atas penerimaan kas. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Akuntansi Suatu sistem dan akuntansi yang terdapat dalam suatu organisasi harus dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dimaksud disini adalah terutama informasi mengenai keuangan perusahaan. Informasi keuangan perusahaan dibutuhkan oleh pihak ekstern dan intern. Pihak ektern antara lain kreditur,calon investor,kantor pajak,dan lainlainnya memerlukan informasi yang layak untuk kepentingan mereka, sedangkan pihak intern perusahaan yaitu manajemen memerlukannya untuk mengetahui,mengawasi keuangan organisasi dan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem Penerimaan Kas Dalam penerapan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut : a. Fungsi terkait. 1. Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyertahkan faktur tersebut kepda pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli,
serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuatan laporan penjualan. Dokumen yang digunakan. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas penjualan tunai terdiri dari : 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 2. Pita register kas (Cash Register Tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan masin register kas (cash register 3. Credit card sales slip Dokumen ini di cetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. .
240
4.
Bil of lading Dokumen ini merupakan bukti pembayaran barang bagi perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. 5. Faktur penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Yembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum 6. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. 7. Rekap harga pokok Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. . METODE PENELITIAN Data yang didapat dikumpulkan dan dianalisis secara deskriptif, yaitu dengan cara membandingkan antara kondisi yang obyektif dari perusahaan berdasarkan pada Akuntansi yang ada kaitannya dengan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas. ANALISIS HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Hasil Penelitian
Prosedur penerimaan kas PT Keruwing di mulai dari karyawan (bagian promosi) menerima order permintaan produk meubel,kemudian bila terjadi kesepakatan pembelian maka pembeli membayar secara tunai atau kontan. Bagian keuangan yang merangkap kasir menerima uang tersebut dan membuatkan faktur penjualan sebanyak 2 rangkap 1 untuk pembeli dan 1 untuk perusahaan, kemudian bagian keuangan meyerahkan bukti penjualan kepada pimpinan,kemudian pimpinan memerintahkan bagian umum yang mengelola penyimpanan barang digudang atau display toko untuk mengrim barang. Pembahasan 1. Analisis Sistem Dan Prosedur Penerimaan Kas yang dijalanakan PT Keruwing selama ini Sistem akuntansi perusahaan yang dibahas dalam penelitian adalah sistem akuntansi penerimaan kas. Sumber penerimaan kas didapat dari penjualan tunai dan kredit. Hal ini terjadi karena perusahaan ini merupakan perusahaan keluarga yang menyebabkan semua keputusan bisnis perusahaan berada di tangan pemilik. Bagian keuangan mendapat kewenangan untuk menerima uang hasil transaksi dari pelanggan, Prosedur pencatatan khususnya yang berkaitan dengan penerimaan kas dijalankan secara ringkas, bermula dari bagian keuangan yang merangkap menjadi kasir
241
membuat faktur tersebut sebanyak 2 rangkap, salah satunya disimpan untuk bagian keuangan, satu untuk pelanggan. Selama ini perusahaan sudah melakukan nomor bukti yang tercetak terhadap semua faktur penjualan kredit namun kadang kala masih ada kesalahan penomoran. Untuk memperbaharuinya diperlukan pengecekan pada nomor bukti yang tercetak secara ulang agar memudahkan bagian penjualan melakukan pemantauan terhadap faktur yang dikeluarkan. Tidak adanya setoran kebank, selama ini pimpinan langsung menerima uang dari penjalan mebem, apabila pimpinan ada ditempat. Tetapi ketika pimpinan tidak ada ditempat bagian kasirlah yang menyimpan uanag tersebut..
2. Sistem dan prosedur penerimaan kas yang disarankan pada perusahaan Prosedur penerimaan kas yang sarankan adalah didalam pencatatan penjualan didalam faktur penjualan sebaiknya perusahaan membuatkan rangkap 3 ( tiga) yaitu satu untuk bagian keuangan promosi/penjualan sebagai bukti bahwa telah melakukan penjualan , satu untuk kasir sebagai dokumen penerimaan kas , satu untuk bagian bagian keuangan sebagai dokumen dan membuatkan membuatkan laporan keuangan. Selain itu menurut standar akuntansi keuangan yang benar bahwa setiap harinya perusahaan harus menyetorkan uang hasil penerimaan kas ke pihak bank.
242
Konsumen/ Pembeli
STAR
Memilih Barang
Kasir Bagian Penjualan
Terima Order Pelangga n
Siapkan Surat Order
Bagian Keuangan
Terima Surat Order
Mencaca t Tgl Penjuala n
3 Siapkan Barang Orderan
Terima Barang
Selesai
Gambar 1 : Sistem Penerimaan Kas Keterangan : Lembar 1 : Konsumen Lembar 2 : Kasir Lembar 3 : Keuangan Lembar 4 : Gudang
4 Faktru
2 1 Faktur
Bagian Gudang
243
Dalam penerapan sistem penerimaan kas dari penjualan diatas dapat diuraikan sebagai berikut : a. Konsumen/ pembeli Setiap orang pemakai barang dan/atau jasa yang tersedia dalam masyarakat, baik bagi kepentingan diri sendiri, keluarga, orang lain, maupun makhluk hidup lain dan tidak untuk diperdagangkan. b. Bagian order penjualan : 1. Membuat faktur penjualan tunai sebanyak tiga lembar. 2. Mendistribusikan faktur penjualan sebagai berikut: c. Bagian kasir 1. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjulan via pembeili. 2. Menerima pembayaran kas dari pembeii sejumlah yang tercantum dalam faktur punjualan. 3. Mengisi data penerimaan kas ke dalam register kas, jdmg menghasilkan pita register kas. 4. Membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan dan mengirimkan faktur tersebut via pembeli ke bagian pengiriman. 5. Membuat bukti setor ke bank sebanya 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut: Lembar ke 1 : Dikirim ke bank bersama-sama dengan, Penyetoran uang kas hasil penjuaian tunai Lembar ke 2 : Dikirim kebagian pembukuan, setelah ditanda tangani pejabat bank, sebagai bukti penyetoran kas. Lembar ke 3 : Arsip bagian kasir, setelah ditanda tangani Oleh pejabat bank sebagai tanda terima setoran uang.
d. Bagian keuangan 1. Menerima faktur penjuaian yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengirimaan. 2. Mencatat penerimaan kas dari penjuaian tunai kedalam jurnal penerimaan kas. 3.Mengarsipkan faktur penjuaian dan pita register kas menurut nomor urut faktur penjulan. 4. Mengarsipkan bukti setor bank. e. Bagian gudang 1. Menerima faktur penjulan lembar ke 2 dari bagian order penjulan, sebagai otoisasi penyaipan barang. 2. Mempesipakan barang yang akan diserahkan ke pembeli. 3. Mencatat pengurangan barang dalam kartu gudang. 4. Menyerahkan barang dan faktur penjulan lembar ke 2 ke bagian pengiriman. f. Dokumen yang digunakan : Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas penjualan tunai terdiri dari : 1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini mencatatat penjualan tunai dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 2. Pita register kas (Cash Register Tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan masin register kas (cash register). Pita register kas ini merupakan
244
bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalm jurnal penjualan. 3. Faktur penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan. 4. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti
penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Selanjutnya bukti setoran kas ini diserahkan kepada fungsi akuntansi sebagai dasar pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas/bank. 5. Rekap harga pokok Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
Tabel 1 Faktur Penjualan Tunai PT Keruwing Faktur Penjualan Tunai Toko/ Nama : Alamat : Tanggal : ……………... ……………… ……………….. No. Kode Merk/Type Satuan Harga
No. Penjualan ……………….. Kuantitas
Total : Diterima Oleh :
Sumber : Diolah Penulis
Dijual Oleh:
Jumlah
245
Tabel 2 Pita Register Kas TERIMA KASIH * 1.500.000,00 80.000,00 100..000,00 1.680.000,00 ST 1.700.000,00 20.000,00 C
Sumber : Diolah Penulis
Tabel 3 Bukti Setor Bank Bank Rakyat Indonesia Batulicin
No. 00070 Tgl. …… BUKTI SETOR BANK
Nama :
Bank
No.Cek
Jumlah Rupiah
No. Rekening :
Credit Card Sales Slip Uang Tunai Jumlah Jumlah Rupiah …………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… Penyetor : …………….
Sumber : Diolah Penulis
Teller : ……………
Pengesahan Bank : ……………………
246
Tabel 4. Rekap Penjualan Harian No.
Tanggal
Kode Barang
Merk / Type
Masuk
Keluar
Sisa
1 2 3 4 5 6 7 Sumber : Diolah Penulis
Kesimpulan 1. Sistem dan prosedur penerimaan kas yang dijalankan PT Keruwing selama ini belum pernah menerapkan sistem penerimaan kas sesuai system akuntansi yang benar. Prosedur yang dijalankan yaitu bagian keuangan merangkap sebagai kasir membuatkan dokumen penjalan tunai berupa faktur rangkap 2 (dua) kemudian uang dari penjualan secara tunai diserahkan langsung pada pimpinan, kemudian pimpinan memerintahkan bagian gudang untuk mengirim barang tersebut kepada pembeli yang sudah membayar secara tunai. 2. Sistem dan prosedur penerimaan kas yang seharusnya diterapkan pada PT Keruwing . sesuai dengan system akuntansi penerimaan kas yang sesuai dengan teori dan dokumen pada prosedur penerimaan kas seperti faktur penjualan tunai,pita kas register, bukti rekap setoran Bank dan Rekap penjualan harian.
Saran Pada kesempatan penelitian ini penulis menyarankan : 1.Sebaiknya perusahaan menambah pengetahuan karyawannya dibidang akuntansi khususnya bagian keuangan. 2. Perusahaan perlu menggunakan konsep system akuntansi penerimaan sehingga prosedur pelaksanaan pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai sesuai dengan ketentuan Prinsip Akuntansi Berterima Umum. DAFTAR PUSTAKA Winwin Yadiati, 2008, Pengantar Akuntansi, Edisi revisi, Penerbit Prenada Media Groun. Stephen A. Ross, Randolph w. westerfield, Bradford D. Jordan, 2009, Pengantar Keuangan Perusahaan, Edisi ke-8, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Al Haryono Jusup, 2011, Dasardasar Akuntansi, Jilid 1, Edisi ke-7, Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta.
247
Inriono Gitosudarmo, 2009, Perilaku Keorganisasian, Penerbit BPFE,Yogyakarta. Gary Yukl, 2005, Kepemimpinan Dalam Organisasi, Edisi ke-5, Indeks. Stiece, Stiece, Skousen, 2009, Akuntansi Intermediate, Penerbit Selemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2007, Sistem Perencanaan Pengendalian Manajemen, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Rudianto, 2009, Pengantar Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta. Dasanatha v. Rama, Frederick L. Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi, Buku 2, Edisi 1, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
