ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT TK. II KARTIKA HUSADA PONTIANAK
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ermi Kistanti 08.12.3452
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2014
i
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL INFORMATION SYSTEMS AT RUMAH SAKIT TK. III KARTIKA HUSADA PONTIANAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT TK. II KARTIKA HUSADA PONTIANAK Ermi Kistanti Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Now this computer information technology and growing rapidly. Computers have become very popular in recent years, both among children, adolescents, adults, older people and the institutions of Government and private perusahaa. At present companies or agencies should be able to work quickly and appropriately and with a high degree of accuracy. Information systems that are used must also be accurate, effective and efficient. This will support the smooth running of the daily activity of the company or the Agency. Especially in financial activities such as the calculation of the employee's salary. Currently there are still many agencies or companies that perform manual process in the calculation of the employee's salary. So that can cause various problems such as take a long time so it is not efficient, the number of personnel required, error-keslahan which is often caused by an error from counting and any data provided less krena tucked into data security. With the onset of the various problems mentioned above, needed an information system that can ease the task of the Chief, personnel section and the finance section. One way to solve the problem is the creation of information system of payroll employees who will be processing all data relating to the calculation of the employee's salary and will generate output in the form of a report intended for managers or heads of agencies, personnel section, finance section and the employee receiving a salary. So expect the existence of this system can streamline and simplify the activities and data can be obtained accurately, effective, efficient and cost-saving. Keywords: System, management, System of salary
iii
1.
PENDAHULUAN Sekarang ini dengan semakin majunya perkembangan teknologi dan informasi,
komputer bukan lagi merupakan alat bantu yang tidak dikenal masyarakat. Semakin canggihnya
teknologi
dan
informasi,
mendorong
berbagai
perusahaan
untuk
mempergunakan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan berbagai macam pekerjaan agar dapat mengelola data atau informasi lebih efektif dan efisien sehingga menghasilkan data dan informasi yang lebih akurat, efektif dan efisien dengan mengurangi kesalahan yang mungkin ditimbulkan dari pengolahan data atau informasi secara manual. Salah satu permasalahan yang membutuhkan peran komputer dan teknologi informasi adalah penghitungan gaji karyawan pada suatu perusahaan. Proses penghitungan gaji karyawan ini merupakan kegiatan yang bisa dibilang sangat rumit dan butuh ketelitian yang sangat tinggi. Dengan semakin majunya perkembangan teknologi dan informasi diharapkan setiap perusahaan dapat menggunakan computer sebagai alat pengolah data agar dapat terus bersaing. Pada Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak, proses penghitungan gaji karyawan masih dilakukan secara manual. Baik proses pengolahan data karyawan, perhitungan potongan, tunjangan dan gaji karyawan masih dilakukan secara manual. Laporan yang dihasilakn pun masih diproses secara manual. Oleh karena itu penulis mengambil tema dalam skripsi kali ini dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak”. Sehingga dengan adanya sistem informasi penggajian, diharapkan Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak dapat lebih efektif dan efisien dalam pengolahan seluruh data yang diperlukan dalam perhitungan gaji keryawan dan didapatkan hasil yag akurat, efektif dan efisien.
2. LANDASAN TEORI 2.1.
Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut: “Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
1
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisai dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.1
2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Suatu SIM (Sistem Informasi Manajemen) adalah kumpulam dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Adapun pengertian SIM menurut para ahli adalah2: • Menurut Barry E. Cushing: “Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengunpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”. • Menurut Frederick H. Wu: “SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem -sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen”. • Menurut Gordon B. Davis: “SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.”
2.3. Pengertian Sistem Infromasi Penggajian Sistem Informasi Penggajian merupakan sistem infromasi yang di dalamnya mencakup proses penghitungan gaji karyawan yang biasanya merupakan tanggung jawab dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia pada suatu perusahaan.
1 2
Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem (Yogyakarta.Andy Offset.1990). Hal. 11 Ibid, Hal.11
2
Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)
Gambar 0.1 Siklus SDLC Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau yang biasa disebut SDLC(System Development Life Cycle) adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem dengan tahapan-tahapan sebagai berikut : a. Analisis (Analysis)adalah b. Desain (Design) adalah c.
Uji Coba (Testing)
d. Implementasi (Implementation)
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. 3.1.2.
Analisis Sistem Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam penelitian kali ini, maka penulis
melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensindan pelayanan
terhadap
masayarakat.
Panduan
ini
dikenal
dengan
Analisis
PIECES
(Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). a. Performance (Kinerja) Parameter
Hasil Analisis Pengolahan data sistem lama yang
Throughput (Jumlah Produksi)
membutuhkan
3
waktu
lebih
lama
memperlambat pula waktu pembuatan laporan Pada
kasus
kali
ini
waktu
yang
dibutuhkan dalam pemberian informasi Respon Time (Waktu Tanggap)
tentang
penggajian
karyawan
memakan waktu cukup lama. Sebab pengumpulan data dan pembuatan laporan
masih
dilakukan
secara
manual
b. Information (Informasi) Parameter
Hasil Analisis Penyajian Informasi pada sistem lama
Akurat
kurang akurat. Sebab penghitungan data
penggajian
masih
dilakukan
secara manual seperti menggunakan kalkulator, sehingga sering terdapat kesalahan-kesalahan
sedangkan
sistem yang baru menggunakan sistem informasi
yang
kemungkinan
kesalahanny sangat kecil Penyampaian Tepat Waktu
laporan
pada
sistem
yang lama sering kali tidak tepat waktu yg dikarenakan pengerjaan yang lama atau data-data hilang sedangkan pada sistem yang baru pengerjaan dapat dilakukan lebih cepat dengan bantuan sistem informasi dan data-data yang ada sudah tersimpan aman di database Dengan menggunakan cara lama yang
Relevan
masih manual terkadang laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan harapan terlalu
4
ribet
ataupun
rincian
yang
kurang jelas namun dengan sistem yang
baru
semua
rincian
sudah
terkomputerisasi sehingga lebih jelas dan detail
c.
Economy (Ekonomi)
Parameter
Hasil Analisis Karena
Biaya
sistem
lama
masih
menggunakan cara manual maka akan membutuhkan biaya alat tulis labih banyak sehingga dapat mengurangi pendapatan. Namun dengan sistem yang baru biaya pembelian alat tulis bisa sedikit lebih berkurang Semakin
Manfaat
banyaknya
biaya
yang
dikeluarkan untuk sistem yang lama maka akan mengurangi pendapatan dan penghematan tidak bisa dilakukan sedangkan dengan sistem yang baru perusahaan
lebih
bisa
menghemat
pengeluaran
d. Control (Kontrol) Parameter
Hasil Analisis
Kontrol Sistem
Pada sistem yang lama keamanan data kurang mendapat perhatian dan perlindungan
yan
baik
sehingga
dengan mudah dapat diakses oleh orang lain sedangkan pada sistem yang
lama
terjamin
keamanan
sebab
data
dilindungi
lebih
dengan
penggunaan password Deteksi Kesalahan
Pada
5
sistem
yang
lama
deteksi
kesalahan sulit dilakukan dan apabila terjadi
kesalahan
mengulang
maka
prosesnya
harus
dari
awal
sedangkan pada sistem yang baru deteksi
kesalahan
dapat
langsung
diketahui
e. Efficiency (Efisiensi) Parameter
Hasil Analisis
Waktu
Karena masih dilakukan secara manual maka proses penghitungan gaji dan pengumpulan data pada sistem yang lama
berjalan
lamban
dan
membutuhkan waktu yang lebih lama sedangkan dengan sistem baru yang sudah terkomputerisasi maka waktu yang dibutuhkan lebih sedikit Sumber Daya Manusia
Pada
sistem
yang
lama
semua
prosesnya msih dilakukan oleh manusia dan apabila orang bagian keuangan berhalangan hadir maka pemberian gaji dapat terhambat.
f.
Service (Layanan) Pada Rumah Sakit TK. II Pontianak pelayanan yang diberikan pada karyawan khususnya pada proses penggajian dinilai kurang maksimal. Hal itu dikarenakan semua kegiatan pengolahan data dan laporan penggajian masih dilakukan secara
manual.
Sehingga
dapat
penyampaian laporan.
6
menyebabkan
keterlambatan
dalam
3.2.
Perancangan Sistem
3.2.1. Flowchart
Gambar 3.1 Flowchart 3.2.2. ERD (Entity Relationship Diagram)
Gambar 3.2 ERD
7
3.2.3. DFD (Data Flow Diagram) 1. Diagram Konteks
Gambar 3.3 DFD
2. DFD Level 0
Gambar 3.4 DFD Level 0
8
3. DFD Level 1 Proses 1
Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses 1 4. DFD Level 1 Proses 2
Gabmbar 3.6 DFD Level 1 Proses 2
9
5. DFD Level 1 Proses 3
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 4
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Manual Program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program sehingga pengguna dapat mengoperasikan program dengan mudah. 1. Data pegawai Form Data Pegawai digunakan untuk menambah, merubah, dan mengahapus data Jabatan dan Tunjangan Data Pegawai
Gambar 0.1 Form Data Pegawai
10
2. Form Jabatan Form jabatan digunakan untuk menambah, merubah, dan mengahapus data Jabatan dan Tunjangan Jabatan Pegawai
Gambar 4.2 Form Jabatan 3. Form Golongan Form Golongan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah data Golongan Pegawai
Gambar 0.3 Form Golongan
11
4. Form Potongan Form Potongan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah perhitungan data Potongan dari Gaji Pegawai
Gambar 0.4 Form Potongan 5. Form Tunjangan Form Tunjangan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah perhitungan data Tunjangan dari Gaji Pegawai
Gambar 0.5 Form Potongan
12
6. Form Gaji Form Gaji digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah data perhitungan Gaji Pegawai
Gambar 0.6 Form Pengggajian 7. Form Laporan Slip Gaji
Gambar 0.7 Form Laporan Slip Gaji
13
8. Form Laporan Biodata Karyawan
Gambar 0.8 Form Laporan Biodata Karyawan 5. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis pada Sistem Penggajian Karyawan Rumah Sakit Kartika Husada Pontianak dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilakn informasi yang dibutuhkan pada sistem yang lama sudah tidak lagi efektif. Dengan penggunaan Sistem Informasi Penggajian yang baru diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari sistem yang baru ini diperoleh keuntungan: 1. Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah Metode Analisis PIECES. Metode ini digunakan sebab penulis akan merancang sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama. Berdasarkan analisis Kebutuhannya sistem yang baru dibagi menjadi 2 yaitu kebutuhan fungsional yang meliputi proses-proses dan informasi apa saja yang dapat disajikan serta kebutuhan nonfungsional yang meliputi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak sistem.
14
2. Dalam tahap perancangan, penulis melakukan analisis menggunakan ERD (Entity Relational Diagram) yang menghasilkan 7 table dan DFD (Data Flow Diagram) untuk menggambarkan aliran data dari tiap-tiap entitas yang terbentuk dan untuk mengetahui banyaknya table yang akan dirancang dalam database sistem. 3. Sistem yang baru sudah dapat dijalakan dan menghasilkan laporan biodata karyawan dan slip gaji karyawan. 5.2.
Saran Untuk
meningkatkan
kualitas
informasi
yang
dibutuhkan
sesuai
dengan
perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar : 1. Untuk penelitian kedepannya sebaiknya sistem penggajian bisa diintregasikan dengan sistem pembayaran pada kasir agar semua yang berhubungan dengan keuangan dapat saling berinteraksi. 2. Dalam penelitian selanjutnya disarankan pula agar data-data yang dibutuhkan lebih akurat dan dilengkapi lagi sehingga informasi yang nantinya disajikan penulis akan lebih efektif. 3. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki terus menerus sehingga dapat diperoleh sistem inforamsi yang optimal.
15
DAFTAR PUSTAKA
Jugianto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi.
M. Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006.
Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2007.
S. Gordon B. Davis, Management Information System : Conseptual Fundation, Structur and Development, Tokyo: Mc Grow Hill kogakusha ttd, International Student Edition, 1974,p.5
16
