PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBUKUAN DAN DOKUMENTASI PADA GRIYA DAHAR KARTIKA DI PIYAMAN, WONOSARI
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh
Burhan Abdillah Sanjaya 11.01.3004
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
1
2
Design of Accounting Information System and Documentation at the Griya Dahar Kartika in Piyaman, Wonosari Perancangan Sistem Informasi Pembukuan dan Dokumentasi pada Griya Dahar Kartika di Piyaman, Wonosari Burhan Abdillah Sanjaya Akhmad Dahlan Jurusan Teknik Infromatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACTION
At the Present technology is helping human occuption, so that is working more efficientand more easy for doing. Surplus that is had by computer that is used at computing and documentation in restaurant so that will be required a computer-based system to help smooth the performance and presentation of information. It can be expected to increase the effectiveness of the work that led to data that organized with well. This system is introduction a new system that computerized is to restaurant company in recording employe data, daily transcation, list menu, Product of recipe and report of matrial purchase. Methodology that will be use in the making this system is observasi metode, interview and literatur, useing the software MSQL Server 2000 for database and Neatbeans as Tool. After doing research at Griya Dahar Kartika, I try to analyze problems that there are it so that created a new system that is indicated to Restaurant Griya Dahar Kartika company.
Keyword: Information System, System, Dokumentation
3
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Salah satu teknologi yang sedang berkembang dengan pesat saat ini adalah teknologi informasi. Kemajuan yang berlangsung pesat, ditinjau dari segi perangkat keras(hardware), perangkat lunak(software), maupun perkembangan kualitas sumber daya manusianya(brainware). Hal ini dimungkinkan karena teknologi komputer mampu berkolaborasi dengan banyak ilmu lainnya. “GRIYA DAHAR KARTIKA” adalah sebuah usaha bergerak dalam bidang bisnis kuliner, dimana menu-menu yang disediakan sangat banyak dari berbagai macam jenis steak sampai menu masakan tradisional. oleh karena menu-menu tersebut banyak, data perusahaan
meliputi
pemasukan,
pengeluaran,
data
pegawai
dan
pendataan
pengahasilan tiap harinya, data tersebut penting bagi perusahaan dalam hal pendokumentasian. Perusahaan dapat memantau kegiatan usahanya dari laporan datadata yang telah dimasukan. Proses pencatatan manual yang masih digunakan rumah makan ini menghambat proses pendokumentasian yang baik. Sering terjadi data yang dicatat manual hilang dan tidak tersusun dengan semestinya. Keamanan yang diperoleh dari pencatatan manual ini dirasa masih kurang terjamin keamanannya dari orang yang tidak bertanggung jawab. Tampilan dari laporan yang kurang userfriendly dan tidak terurut dengan semestinya dapat menimbulkan data penting perushaan tersbut menjadi ambigu dan susah untuk dipahami oleh pemiliki perusahaan maupun karyawan, kesalahan dalam mengartikan field-field tabel pada tabel laporan manual akan berdampak data tersebut ambigu sehingga data tersebut sering terjadi kesalahan dalam pengartian data. Kalkulasi pada transksi yang dilakukan secara manual akan memperlamabat proses bisnis yang terjadi dan terkadang perhitungan secara manual memungkinkan salah dalam perhitungan sehingga akan mengurangi pedapatan dari perusahaan. Dari permasalahan tersebut akan mebahas tentang bagaimana membangun sistem informasi pembukuan dan dokumentasi data perusahaan yang bermanfaat dan mampu meminimalkan permasalah yang telah dipaparkan. Membuat sistem informasi pembukaan
dan
dokumentasi
diharapkan
mempunyai
peranan
penting
dalam
manajemen data-data penting perusahaan sebagai sumber informasi dalam melakukan perencanaan, analisa dan pengambilan keputusan dalam pembuatan laporan. Oleh karena itu diperlukan sistem yang baik yang dapat memberikan informasi yang tepat, akurat dan efisien serta memiliki nilai dan daya guna yang tinggi.
4
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Definisi sistem menurut Hanif Al Fattah, sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek busa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Dapat kita melihat contoh disekitar kita, salah contoh yaitu komputer yang dimana terdiri dari harware, brainware, dan software yang dimana ketiga elemen tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan elemen-elemen tersebut memiliki fungsi yang berbeda-beda tetapi berbedabeda fungsi ketiga elemen tersbut saling berkomunikasi dan memiliki satu tujuan yang sama. Ciri-ciri pokok Sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroprasi dalam suatu lingkungan, terdiri dari unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubugan, dan mempunyai suatu fungsi atau tujuan yang sama.
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Suatu sistem tanpa ada nya informasi akan tidak berguna, karean sistem yang tidak ada informasi akan memiliki banyak kekurangan, oleh karena itu sistem memiliki hubungan yang erat dengan informasi dan keduanya tidak dapat dipisahkan. Informasi sendiri memiliki arti yang luas tetapi secara garis besar Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Dan informasi memiliki sumber yaitu data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Perbedaan informasi dengan data adalah informasi sudah memiliki nilai sedangkan data belum memiliki nilai. Informasi sudah dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingkan biaya untuk mendapatakanya. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol, semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyal, gambar, dll.
5
2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas yang dimiliki oleh informasi meliputi 3 sayarat, yaitu informasi harus memenuhi syarat tersebut sebagai berikut : 2. Akurat Memiliki pengertian informasi haruslah bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
biasa
atau
menyesatkan.
Informasi
yang
akurat
juga
berarti
mencerminkan dari maksud informasi itu sendiri karena dari sumber informasi ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi ganguan yang dapat mempengaruhi dari kualitas baik na sebuah informasi. 3. Tepat Waktu(Relevan) Informasi yang diterima tepat pada waktu nya, bila sebuah informasi sudah tidak tepat waktu akan berakibat informasi tersbut sudah tidak memiliki nilai lagi, bila masih informasi yang sudah tidak tepat waktu tersbeut masih saja digunakan akan berakibat fatal karena untuk mengambil keputusan dalam memecahakan masalah akan menimbulkan dampak yang tidak efisien lagi bahkan dapat menimbulkan masalah yang fatal. 4. Relevan Memiliki pengertian informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya kerena informasi tersebut digunakan untuk mengambil keputusan dalam memecahkan suatu masalah.
2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah kombinansi dari manusia, fasilitas, teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan informasi yang penting bermaksud menata jaringan inforrmasi yang penting. Proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan eksetrn dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Menurut Robert A. Laitch dan K. Roscoe Davis definisi sistem informasi adalah “Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu
6
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan ( Jogiyanto HM 1999:11). menurut
Stair(1992)
menjelaskan
bahwa
sistem
informasi
berbasis
komputer(CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: ( Hanif Al Fatta Analisis 2004: 9) a. Perangakat Keras(Hardware) Merupakan perangkat atau elemen yang sebagai input maupun otput dari sebuah informasi yang dimana komponen tersebut melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data, dan keluaran data. b. Perangkat Lunak(Software) Perangkat yang dimana didalamna merupakan sekumpulan logika yang telah terprogram
dan
telah
tersusun
berdasarkan
logarithma
dari
pembuatnya(Programmer) yang dimana fungsi na sebagai sekumpulan perintah untuk menjalankan printah-printah dari brainware. c. Database Suatu metode atau cara untuk mengkumpulkan data dan informasi yang diorganisirkan sedemikian rupa sehingga mudah untuk mengaksesna serta data-data tersebut lebih terorganisir dengan rapi dan efisien. d. Telekomunikasi Mengkomunikasikan atau menghubungkan antara brainware(pengguna) sistem dengan sistem yang telah terkomputerisasi secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja. e. Manusia(brainware) Pemikir dari sebuah komputer yang terdiri dari operator, programmer, dan analis. Bruch dan Grudnistki berpendapat, sistem informasi yang terdiri dari beberapa komponen
diatas
disebut
dengan
istilah
blok
bangunan(model
Block),
blok
keluaran(output blok), blok teknologi(technology blok), dan blok kendali(control Blok). Sebagai sistem, blok-blok tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
7
1. Blok Masukan Input yang dimasukan kedalam sistem informasi. 2. Blok Model Blok ini merupakan kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan kedalam basis data dengan data uang sudah ditentukan untuk menghasilakan keluaran yang diingiinkan. 3. Blok Keluaran Keluaran merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi. Teknologi merupakan kotak alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh. 5. Blok Database Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan dignuakan untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali Beberapa kendali yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi ganguan-ganguan terhadap sistem.
2.4 Perangkat Lunak yang digunakan 2.4.1 Netbeans IDE NetBeans mengacu pada kedua platform kerangka untuk aplikasi desktop Java, dan sebuah lingkungan pengembangan terpadu (IDE) untuk pengembangan dengan Java , JavaScript , PHP , Python , Ruby , Groovy , C , C + + , Scala , Clojure , dan lainlain.
8
NetBeans IDE ditulis dalam Java dan berjalan di mana-mana mana JVM diinstal, termasuk Windows, Mac OS, Linux, dan Solaris.Sebuah JDK diperlukan untuk pengembangan fungsionalitas Jawa, tetapi tidak diperlukan untuk pembangunan di bahasa pemrograman lain.
2.4.2 Ms.SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah Microsoft Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi dari DBMS Microsoft Access menyesuaikan versi Microsoft Office yang ada. Saat ini Microsoft Access terbaru adalah versi Microsoft Access 2010 yang di-include-kan dalam paket produk Microsoft. Office 2010.
2.4.3 iReport iReport adalah aplikasi open source visual designer untuk membuat laporan kompleks menggunakan jasperReport libray, suatu tool open source reporting engine yang sangat handal dalam pembuatan report. Data yang ingin diprint dapat diperoleh dari sumber maupun termasuk juga databse, OLAP, XML connection, XML file, CSV File, kumpulan dari java Netbeans atau bahkan source biasa yang diinputkan user. Hal ini membuktikan built-in support languange seperti SQL HQL, xPath, EJBQL dan MDX juga bisa support langsung pada custom languange yang dibutuhkan seperti PL/SQL.
3
Tinjauan Umum
3.1 Sejarah Sigkat Perusahaan GRIYA DAHAR KARTIKAdidirikan tepatnya pada bulan Augustus 2012 yang beralamat pada Jl.Ringroad Utara, Ngemplek Rt/Rw 05/09 piyaman, wonosari, Gunung Kidul, yang didirikan oleh ibu Suwita Kartikawati. Setetelah mendapata persetujuan, selanjutnya ibu Suwita merencanakan kegiatan, diantara lain : 2. Persiapan tempat dan peralatan masaknya. 3. Mencari karyawan.
9
Setelah mendapatakan NPWP(Nomor Pokok Wajib Pajak) pada bulan Agustus 2012, Griya Dahar Kartika telah resmi berdiri. Griya Dahar Kartika yang dipimpin oleh dua manajer dan memiliki 4 orang karyawan dalam pelayanaannya. Dua orang koki yang bertugaskan dalam memasak dan dua orang lainnya yang bertugaskan sebagai peramusaji
3.2 Kegiatan Perusahaan Griya Dahar Kartika menyediakan berbagai masakan Steak, Bakso, dan masakan lainnya, minuman yang disediakan pun beraneka ragam. Harga produk yang disedikan Griya Dahar Kartika disesuaikan oleh keungan dari penduduk sekitar sehinga masyarakat luas dapat menjangkaunya.
3.3 Proses Transaksi Konsumen ketika melakukan proses pemesanan produk akan dicatat oleh pegawai dan kemudian pegawai pramusaji memberikan catatan tersbut kepada koki untuk dibuatkan produk yang telah dibuat, setelah konsumen menikamti hidangan masakan, konsument tersbut melakukan pembayaran pada petugas atau karyawan susai dengan produk yang telah dipesan
10
Pegawai
Pelanggan atau Konsumen
User
Memproses
Mencatat Pesanan
Produk
Pembayaran
Transaksi
Pembuatan Laporan
LaporanLaporan
Gambar 3.1 Flowchart Sistem Transaksi
11
4. Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem atau perancangan proses bertujuan untuk menggambarkan alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem. Secara umum perancangan proses ini dibagi menjadi dua yaitu : a. Physical system : merupakan metode yang tepat digunakan untuk menggambarkan alir suatu sistem (system flowchart). b. logical system : metode untuk menggambarkan aliran data menggunakan data flow diagram (DFD).
4.1.1 FlowChart Bagan flowchart yang digunakan pada pembuatan sistem pembukuan di Griya Dahar Kartika ini adalah sebagai berikut:
Gambar 4.1 Flowchart Sistem
12
4.1.2 Data Flow Diagram(DFD) Sedangkan DFD(data flow diagram yang digunakan) pada proses aplikasi ini adalah sebagai berikut :
Gambar 4.3 DFD Level 1
4.2 Normalisasi Tabel Normalisasi adalah sebuah metode yang turut dalam penerapan aturan-aturan untuk mendesain database dengan tujuan agar tabel lebih normal dengan meminimalkan redudancy dan pengulangan data dan mempertahankan integritasi data. Dalam pembuatan sistem ini agar data dapat digunakan sesuai pada tempatnya dan menghindari data yang ambigu dirasa perlu dibuat na normalisasi tabel pada pembuatan aplikasi databases pembukan ini. Dalam normalisasi tabel terdapat tiga tahap yaitu yang pertama adalah normalisasi pertama yaitu sebuah table tidak memiliki atribut bernilai lebih dari satu atribut dengan nama atau domain yang sama, normalisasi kedua yaitu bentuk data yang telah memenuhi syarat atau kriteria bentuk normal pertama. Setiap atribut bukan kunci harus bergantung pada kunci utama atau primary key dan
13
untuk normalisasi yang ketiga adalah tidak ada atribut yang tergantung secara transitif pada non-key lainnya. Maka pastikan semua atribut non-key tergantung pada primary. Table 4.3 Bentuk Normalisasi Ketiga
Karyawan idkaryawan* NIK namakaryawan tgllahir
IdOperator*
idbulan*
idkaryawan**
bulan
userid password
nohp
status
Tahun idtahun*
jeniskelamin alamat
Bulan
Access List
tahun Transaksi idtransaksi*
Produk
nonota
idproduk*
idkaryawan**
kdproduk
idproduk**
namaproduk
jumlah
jenisproduk
idbulan**
hargaproduk
Pembelian Bahan idpembelianbahan* kdpembelian idkaryawan** idthaun** idbahan** jumlah idbulan** idtahun**
Bahan Jabatan idjabatan* namajabatan
idbahan* kdbahan namabahan hargasatuan satuan
14
4.3 Hubungan Antar Tabel Antar table yang satu dengan table yang lain saling berhubungan sehingga terjadi suatu relasi. Hubungan antar file ini berfungsi untuk menunjukan hubungan antar table sehingga membentuk suatu jaringan data. Berikut gambaran hubungan antar table dari sistem pembukuan di GRIYA DAHAR KARTIKA ini :
Gambar 4.13 Relasi antar table
15
4.4 Perancangan Interface Perancangan interface sangat penting dalam penggunaan aplikasi sehingga tampak userfriendly. Bila suatu aplikasi tersebut mudah dipandang dan digunakan makan aplikasi tersebut dapat dikatakan aplikasi yang userfriendly. Baik dari tampilan grafis, tata letak dan interaktif yang sederhana. Menu navigasi yang konsisten dan deseain visual yang bagus merupakan faktor-faktor pelengkap dari sebuah aplikasi. Merancang antarkmuka merupakan bagian yang paling penting dari merancang sistem. Biasanya hal tersebut juga meruapakan bagian yang paling sulit, karena dalam merancang antar muka harus memenuhi tiga persyaratan yaitu: 1. Sebuah antarmuka harus sederhana 2. Sebuah antarmuka harus lengkap, dan 3. Sebuah antarmuka harus memiliki kinerja yang cepat. Perancangan input merupakan bagian dari perancangan sistem informasi untuk memberikan kepada user. Bagi programmer, langkah ini dilakukan untuk menetukan tata letak maupun input data dengan berdasarkan pada user friendly
Form Login User Id
password Login
Bata
Gambar 4.14 Rancangan Form Login
16
4.5 Manual Program Manual Program merupakan penjelasan secara detail sebuah program atau aplikasi komputer yang berfungsi sebagai pemandu sesorang dalam penggunaan aplkasi tersebut berdasarkan prosedur yang sudah ditentukan oleh pembuat program. a. Form Login
Gambar 4.29 Menu Login Aplikasi Menu login ini yang berisi userid dan password yang sudah didaftarkan terlebih dahulu. Bila userid dan password yang dimasukan user sama dengan yang ada pada database maka user dapat masuk halaman utama, jika tidak sama maka akan terdapat tampilan alert(peringatan dari program). Aplikasi ini sangat simple tetapi memiliki fungsi yang cukup berguna sebagai hak akses user terhadap program. Ketika user memasukan userid dan password, lalu klik tombol login bila ingin masuk ke menu utama dan jika mengklik tombol batal maka akan keluar dari aplikasi tersebut. b. Menu Utama Menu utama merupakan tampilan awal setalah user telah melakukan login pada aplikasi login, pada menu utama tempat untuk mengetahui sub-sub menu yanf ada didalam program. Form utama berisi data bulan dan tahun, pengolahan data pembelian, pengolahan data produk dan transaksi, report data perusahaan dan pengolahan data petugas.
17
Gambar 4.30 Menu Utama Aplikasi
5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan Setelah diuraikan dan dibahas pada bab-bab sebelumnya, mulai dari pengajuan beberapa masalah hingga mencapai pada tahap pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan dari sistem yang dibuat yaitu: 1.
Sudah berhasil dibuat program Sistem Informasi pengolahan data perusahaan yang berkaitan dengan dokumentasi, pembukuan, dan memperoleh informasi yang berkaitan dengan kegiatan transaksi pada Griya Dahar Kartika dengan menggunakan bahasa pemprograman Java dan Microsoft SQL Server sebagai Database Sistem.
5.2 Saran Sistem informasi yang digunakan ini bukan merupakan pengembangan dan permasalahan sistem lama, sehingga memungkinkan sistem ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran dari berbagai pihak sangat bermanfaat untuk pengembangan sistem ini kedepannya.
18
Saran-saran yang perlu guna pengembangan sistem informasi rumah makan ini antara lain : 1. Diharapkan dapat dilakukan pengembangan Sistem Informasi pengolahan data perusahaan yang berkaitan dengan dokumentasi, pembukuan, dan memperoleh informasi yang berkaitan dengan kegiatan transaksi pada Griya Dahar Kartika ini menggunakan bahasa pemprograman Java. 2. Pengembangan fitur Report yang dirasa perlu diperbaiki pada bagian design, untuk kedepannya lebih baik. 3. Pada sistem berikutnya, disertakan fitur backup database seminggu atau sebulan sekali agar data-data yang ada selalu terjaga. 4. Belum adanya sistem perhitungan keuntungan bersih secara menyeluruh sehingga masih diperlukan perhitungan secara manual oleh pemilik.
19
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi Modern, Yogyakarta, Andi Offset. Bruch, Jhon dan Gary Gurdinistik. 1986. Information System Teor And Practic, New York. Kholer, Philiph dan Kevin Lane Keller. 2009. Manajemen Pemasaran jilid 1, Jakarta, Erlangga. Jogiyanto, HM. 1999. Analisis and Design Sistem Information : pendekatan tekstur teori dan praktek aplikasi bisnis, Yogyakarta , Andi Offset.
20
