ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KASIR PADA DEALER SEPEDA MOTOR “MINDON MOTOR” DI SRAGEN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Bekti Tri Sutrisno 09.12.4113
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM CASHIER ON MOTORCYCLE DEALER "MINDON MOTOR" IN SRAGEN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KASIR PADA DEALER SEPEDA “MOTOR MINDON” MOTOR DI SRAGEN Bekti Tri Sutrisno Andi Sunyoto Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT
In this modern era, many people who change his ways from traditional to modern lifestyles because of technological developments. People really need technology that can facilitate activity in their lives. Because they assess the use of technology, the activity will be easier to work with, as well as saving energy and time. Similar to the above statement, every company prefers to use computers in conducting any data collection reports to be more effective and efficient. With the above reasons, the authors try to design an information system cashier at a motorcycle dealer "MINDON MOTOR", which can record all transactions in the motorcycle dealers such as sales, purchasing, accounts payable, buyer data, data items as well as financial statements every year. Cashier Information System is designed using the software Microsoft Visual Basic 6.0 Enterprise Edition and Microsoft SQL 2000 Personal Edition. The author conducted research methods to collect data directly from the owner of a motorcycle dealer "MINDON MOTOR". In the end, making the cashier Information Systems can help ease the work of the owner of the motor dealer to conduct all transactions in order to more effectively and efficiently. Keywords : cashiers, dealer, motorcycles, vb, sql
1.
Pendahuluan Di era yang modern ini, masyarakat sangat memerlukan teknologi yang dapat
memudahkan aktivitas dalam kehidupan mereka. Karena mereka menilai dengan menggunakan teknologi, aktivitas akan lebih mudah dikerjakan, serta hemat tenaga dan waktu. Dalam suatu perusahaan jual beli barang, terdapat beberapa transaksi yang sering dilakukan seperti penjualan kredit atau tunai, pembelian, hutang piutang. Semua transaksi tersebut membutuhkan laporan sebagai arsip perusahaan untuk mengetahui perkembangan perusahaan dari
waktu ke waktu.
Pembuatan laporan secara
terkomputerisasi akan lebih efektif dan efisien jika dibandingkan secara manual dengan dokumen kertas karena akan memakan banyak waktu, tenaga dan biaya. 2.
Landasan Teori dan Tinjauan Umum
2.1 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat majerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diberikan”.
1
2.2 Definisi Sistem Informasi Kasir Sistem informasi kasir atau juga disebut sistem informasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.2 2.3 Perangkat Lunak yang Digunakan 2.3.1
Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan sebuah
bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE)
1
Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis. Accounting Information Systems. (New Jersey: Prentice-Hall, 1983), hal. 6. 2 http://yanazmi.blogspot.com/2009/05/pengertian-sistem-informasi.html
1
visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft 3
Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM). 2.3.2
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah sebuah sistem manajemen basis data
relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.4 2.4 Tinjauan Umum 2.4.1
Latar Belakang Perusahaan MINDON MOTOR merupakan dealer yang menjual dan membeli sepeda motor
bekas / second yang bertempat di kota Sragen tepatnya di Jalan Gondang, Utara Stasiun Kedung Banteng Gondang Sragen. Nama MINDON diambil dari nama akrab pemilik dealer yang diberikan rekan se-profesinya, pemilik dealer tersebut bernama Bapak Kasimin. Sistem penjualannya menggunakan sistem penjualan tunai dan kredit dengan uang muka atau tanpa uang muka. Sampai sekarang sumber modal Bapak Kasimin adalah modal pribadi atau dikumpulkan sedikit demi sedikit dari tahun ke tahun sampai terwujudnya cita – cita beliau yaitu mendirikan dealer sendiri. 2.4.2
Permasalahan pada Sistem yang Sedang Berjalan Pengolahan data laporan – laporan yang dilakukan dealer MINDON MOTOR
masih menggunakan cara manual sehingga kemungkinan berkas hilang karena air, api, atau bahkan hilang terselip dan lupa dimana meletakkan sangat besar. Dan dampaknya tidak dapat mengetahui laporan tahunan sebagai tolok ukur perkembangan dealer disetiap tahunnya. 2.4.3
Alternatif Penyelesaian Masalah Langkah yang tepat untuk menyelesaikan masalah yang terjadi adalah
menerapkan sistem komputerisasi dengan merancang sistem informasi kasir. Diharapkan sistem informasi kasir yang dibangun dapat membantu mengurangi masalah yang terjadi menjadi manfaat. 3 4
http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server
2
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikkan. 3.1.1
Analisis Kelemahan Sistem
3.1.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Kinerja pada dealer MINDON MOTOR belum stabil, karena pelayan yang memakan waktu lama dan beberapa faktor lainnya seperti perhitungan sisa pembayaran sistem penjualan kredit yang masih manual. Hal ini dapat menyebabkan kinerja karyawan dealer yang terganggu sehingga kurang efektif dan efisien. 3.1.1.2 Analisis Informasi (Information) Informasi yang baik menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. Sedangkan pada dealer MINDON MOTOR informasinya tidak akurat, kurang relevan dan tidak tepat waktu, semua itu disebabkan oleh penggunaan sistem lama yang masih manual berupa arsip dalam dokumen kertas. 3.1.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Penggunaan kertas dan alat tulis yang berlebih yang di sebabkan oleh banyaknya pembeli adalah contoh dari pemborosan waktu dan alat yang menyebabkan pembengkakkan biaya operasional. Dengan adanya sistem baru yang diusulkan diharapkan dapat meningkatkan efiktifitas dan efisiensi biaya di masa yang akan datang. 3.1.1.4 Analisis Kendali (Control) Kontrol terhadap data transaksi masih kurang karena belum adanya kontrol secara periodik yang dikarenakan banyaknya berkas – berkas yang tidak tertata dengan rapi, selain itu adanya resiko potensi human error sangat besar. Diharapkan dengan adanya sistem baru dapat membantu dalam melakukan pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat.
3
3.1.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) Apabila ditinjau dari beberapa aspek analisis di atas maka bisa dikatakan sistem yang saat ini ada di dealer MINDON MOTOR belum efisiensi karena pemborosan pada waktu, alat tulis dan biaya. 3.1.1.6 Analisis Pelayanan (Service) Pelayanan yang diterapkan di dealer MINDON MOTOR bisa dikatakan cukup baik, hanya saja saat pemberian bukti transaksi kurang efektif karena faktor human error seperti kurang jelasnya tulisan karyawan di dealer tersebut serta perhitungan yang memakan waktu lama dan tidak akurat. 3.1.2
Analisis Biaya dan Manfaat Tabel 3.1 Rincian Biaya dan Manfaat Keterangan
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
A. Biaya - Biaya 1.
Biaya Pengadaan
a.
Biaya Pembelian Hardware
4.830.000
-
-
b.
Biaya Perangkat Lunak
2.767.000
-
-
Jumlah Biaya Pengadaan
7.597.000
-
-
2.
Biaya Penerapan Sistem
a.
Biaya Pembuatan
850.000
-
-
b.
Biaya Pelatihan Petugas
350.000
-
-
Jumlah Biaya Penerapan Sistem
1.200.000
-
-
3.
Biaya Perawatan Sistem
a.
Biaya Perawatan Software
500.000
650.000
b.
Biaya Perawatan Hardware
600.000
750.000
-
1.100.000
1.400.000
8.797.000
1.100.000
1.400.000
Jumlah Biaya Perawatan Sistem Total Biaya - biaya B. Manfaat - manfaat 4.
Manfaat Berwujud
a.
Penguraian Biaya Operasional
-
100.000
200.000
b.
Penguraian Biaya Eksternal
-
100.000
200.000
-
200.000
400.000
-
1.000.000
2.000.000
Total Manfaat Berwujud 5.
Manfaat Tak Berwujud
a.
Peningkatan Pelayanan
4
b.
Peningkatan Citra Dealer
-
1.500.000
3.000.000
c.
Peningkatan Kinerja Personil
-
1.000.000
2.000.000
1.000.000
2.000.000
d. Peningkatan Manajemen Total Manfaat Tak Berwujud
-
4.500.000
9.000.000
Total Manfaat
-
4.700.000
9.400.000
8.797.000
3.600.000
8.000.000
Total Selisih Manfaat dan Biaya
3.1.3
Analisis Kelayakan Sistem Tabel 3.2 Hasil Perhitungan Kelayakan Sistem Metode Perhitungan
Syarat
Hasil
Keputusan
Payback Period
Maksimum 2
1 tahun 7
Layak
tahun
bulan
Lebih dari 0
24,81 %
Layak
Lebih dari 0
2.396.519
Layak
Return Of Investment (ROI) Net
Present
Value
(NPV)
3.2 Perancangan Sistem 3.2.1
Perancangan Flowchart Sistem Informasi Kasir
5
Gambar 3.1 Flowchart Sistem 3.2.2
Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
3.2.2.1 DFD Level Konteks Data kendaraan, Penjualan, Pelanggan, Angsuran, Kredit
Sistem Informasi Kasir Dealer
Admin
Informasi kendaraan, Penjualan, Pelanggan, Angsuran
Gambar 3.2 DFD Level Konteks
6
3.2.2.2 DFD Level 1
Gambar 3.3 DFD Level 1
7
3.3 Perancangan Basis Data 3.3.1
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel 3.4 Perancangan Interface 3.4.1
File
Rancangan Menu Utama
Informasi
Laporan
ο InformasiPelanggan ο Entry Data Kendaraan ο Informasi Kendaraan ο Entry Data Transaksi ο Informasi Transaksi ο Entry Data Angsuran ο Entry Data Rincian Kredit (Angsuran) ο Entry Data Admin ο Log Out
ο Laporan Pelanggan ο LaporanKendaraan ο Laporan Transaksi
Gambar 3.5 Rancangan Menu Utama
8
ο Lap. Transaksi Tunai ο Lap. Transaksi Kredit
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi Sistem Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap penerapan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. 4.1.1
Manual Program
1. Form Login
Gambar 4.1 Form Login 2. Menu Utama
Gambar 4.2 Form Menu Utama
9
3. Form Entry Data Kendaraan
Gambar 4.3 Form Entry Data Kendaraan 4. Form Entry Data Pelanggan
Gambar 4.4 Form Entry Data Pelanggan
10
5. Form Entry Data Transaksi
Gambar 4.5 Form Entry Data Transaksi Penjualan 6. Form Entry Data Angsuran
Gambar 4.6 Form Entry Data Angsuran
11
7. Form Entry Data Rincian Kredit (Angsuran)
Gambar 4.7 Form Entry Data Rincian Kredit (Angsuran) 8. Form Entry Data Admin
Gambar 4.8 Form Entry Data Admin
12
4.1.2
Konversi Sistem Tahap terakhir dalam kegiatan implementasi adalah tahap konversi sistem.
Pendekatan konversi yang digunakan pada dealer “MINDON MOTOR” adalah konversi paralel, yaitu sistem yang baru dan sistem yang lama dioperasikan secara bersama – sama pada periode tertentu. 4.1.3
Pemeliharaan Sistem
4.1.3.1 Backup Database 1. Klik Start All Program Microsoft SQL Server Enterprise Manajer. 2. Setelah masuk lalu cari database yang akan dibackup klik kanan, All Tasks Backup Database. 4.1.3.2 Restore Database 1. Klik Start All Program Microsoft SQL Server Enterprise Manajer 2. Setelah masuk lalu cari database yang akan dibackup klik kanan, All Tasks Restore Database 4.2 Pembahasan 4.2.1
Pembahasan Listing Program Pada pembahasan listing program akan ditampilkan coding – coding utama dari
semua form, seperti coding insert dan cmdMasuk pada form login. 4.2.2
Pembahasan Basis Data Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang selalu dilakukan
dalam membangun sebuah basis data. Dalam pembuatan database sistem ini, penulis menggunakan Microsoft SQL Server 2000. 4.2.3
Pembahasan Interface ( Antar muka ) Perancangan intrerface merupakan tahap untuk memudahkan pengguna dalam
menggunakan sistem yang baru dan perancangan ini harus sesuai dengan kebutuhan dealer.
13
5.
Penutup
5.1 Kesimpulan 1. Program ini dibuat untuk membantu aktivitas penjualan dan pendataan pada Dealer MINDON MOTOR agar lebih teratur. 2. Setelah program ini selesai dirancang, menghasilkan berbagai informasi – informasi sebagai berikut : a. Informasi Pelanggan b. Informasi Kendaraan c.
Informasi Transaksi Tunai dan Kredit
3. Dari hasil rancangan database diperoleh 6 tabel untuk penyimpanan data – data yang diinputkan, yaitu tabel admin, tabel angsuran, tabel kendaraan, tabel kredit, tabel pelanggan dan tabel penjualan. 4. Dari hasil analisis kelayakan sistem, diperoleh ROI sebesar 24,81 %, NPV sebesar Rp 2.396.519,- dan pengembalian modal (Pay Back Period) setelah 1 Tahun 7 Bulan. 5.2 Saran 1. Basis data yang digunakan sebaiknya dilakukan perubahan secara berkala agar selalu up to date. 2. Program ini masih dalam taraf sederhana, sehingga dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan usaha, terutama pada interface agar lebih menarik, laporan – laporan supaya lebih detail. Untuk kedepannya semoga sistem informasi ini dapat digunakan sebagai referensi untuk penelitian berikutnya. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI. Anonim. 2002. Seri Panduan Pemrograman : Microsoft Visual Basic 6.0. Yogyakarta : ANDI. Anonim. 2002. Tip & Trik Pemrograman Visual Basic 6.0. Yogyakarta : ANDI. Jogianto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : ANDI. Martina, Inge. 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000. Jakarta : Elex Media Komputindo. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI.
14
Utami, Ema & Sukrisno. 2005. 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma, menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux. Yogyakarta : ANDI. Anonim.
2012. Ciri Sistem Informasi. http://manajemensima.wordpress.com/2008/12/09/ciri-sistem-informasi. diakses tanggal 5 September 2012.
Ghazali,
Muhammad. 2012. Konsep Sistem http://muhammadghazali.wordpress.com/tag/syarat-syarat-sistem. tanggal 5 September 2012.
Irawan,
Dimas. 2012. Karakteristik http://dimas347.wordpress.com/2010/12/08/karakteristik-sistem. tanggal 5 September 2012.
Widodo,
Kartiko Edhi. 2012. Arsitektur Sistem Informasi. http://kartikoedhi.wordpress.com/2010/01/31/arsitektur-sistem-informasi. diakses tanggal 5 September 2012.
15
Informasi. diakses Sistem. diakses
