ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. SARANA GRIYA SEGAR Irwan Hiusnandar Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia And
Ferdy Triyantono Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisa dan merancang sebuah sistem informasi akuntansi penjualan dan sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Metode problem solving dilakukan dengan metode penelitian studi pustaka dan studi lapangan. Selain itu analisis dilakukan terhadap hasil survei yang di rangkum dalam analisis hasil temuan dan identifikasi kebutuhan informasi. Perancangan sistem dilakukan dengan memanfaatkan diagram Unified Modeling Language (UML) dan melalui pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Hasil yang ingin dicapai dari perancangan ini adalah sebuah sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang diharapkan mampu membantu manajemen dalam menyelesaikan proses transaksi penjualan dan penerimaan kas. Simpulan dengan sistem yang baru perusahaan tidak perlu mengalami permasalahan yang terdapat dalam sistem yang sebelumnya, sehingga manajemen dapat memperoleh informasi berupa laporan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Penerimaan Kas, Analisis, Perancangan
1. Pendahuluan Teknologi informasi dalam dunia bisnis dapat berperan sebagai pendukung untuk menjalankan proses bisnis yang dapat memberikan dukungan lebih bagi pelaku bisnis untuk menjalankan aktivitas dengan lebih efektif. Dengan peran teknologi informasi dalam dunia bisnis maka hal ini dapat
mempengaruhi kondisi persaingan dalam bisnis yang cukup signifikan dan dapat menentukan siapa yang akan bertahan dalam persaingan bisnis. Dalam sistem informasi penjualan dan penerimaan kas manajemen memerlukan sistem informasi akuntansi yang dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan dengan cara menyediakan informasi yang dibutuhkan. Dengan sistem informasi penjualan dan penerimaan kas yang baik dan didukung oleh teknologi informasi, perusahaan dapat mengelola informasi yang dapat dimanfaatkan dalam mencapai tujuan perusahaan. Maka analisis dan perancangan sistem diperlukan untuk
membantu
perusahaan
dalam
membentuk
sistem
informasi
akuntansi
sesuai
kebutuhan
perusahaan. PT. SARANA GRIYA SEGAR merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang import berbagai macam buah dan perusahaan ini belum memiliki sistem informasi yang cukup terstruktur dan segala aktivitas penjualan dan penerimaan kas berjalan dengan tidak teratur. Sistem yang berjalan saat ini memperlambat distribusi informasi dan data yang dibutuhkan oleh masing-masing pihak, sementara itu manajemen
membutuhkan informasi dan data yang dapat diandalkan dengan cepat
untuk mengambil keputusan sehingga dengan penyajian informasi yang berjalan lambat dapat berakibat buruk bagi produktivitas manajemen dan
kualitas hasil keputusan yang diambil oleh
manajemen. Berbagai kekurangan yang dapat ditemukan adalah tanggung jawab dan job description yang saling tumpang tindih dari beberapa bagian, kekurangan dalam pembuatan dokumen untuk mencatat transaksi yang terjadi, selain itu laporan yang dihasilkan masih kurang untuk mendukung manajemen. Didasari atas hasil temuan masalah akibat berbagai kekurangan dari sistem yang berjalan, kami memutuskan untuk mengangkat topik ini dalam skripsi dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PADA PT. SARANA GRIYA SEGAR”.
2. Metode Penelitian Dalam skripsi ini penulis mengunakan berbagai metode penelitian dalam rangka memperoleh data yang dibutuhkan maupun untuk mengembangkan pemikiran dengan berbagai teori-teori terkait. Metode penelitian yang digunakan untuk memperoleh data adalah sebagai berikut: 1. Studi Pustaka (Library Research) Studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan teori-teori dari buku maupun jurnal ilmiah yang berkaitan dengan topik skripsi.
2. Studi Lapangan (Field Research) Studi lapangan dilakukan dengan dua cara yaitu sebagai berikut: a. Wawancara (Interview) Wawancara dilakukan secara langsung dengan berbagai jajaran staff manajemen PT. Sarana Griya Segar. b. Pengamatan (Observation) Penulis melakukan kunjungan langsung kekantor serta gudang PT. Sarana Griya Segar untuk mengamati jalannya proses bisnis yang diterapkan oleh perusahaan tersebut. 3. Metode Analisis: Dalam menganalisis proses bisnis yang diterapkan oleh perusahaan penulis melakaukan beberapa hal berikut: a. Survei dilakukan agar penulis dapat memahami sistem yang digunakan oleh perusahaan. b. Dari hasil survei penulis menyimpulkan beberapa kekurangan dan permasalahan terhadap sistem berjalan yang didukung oleh hasil observasi dan hasil wawancara. c. Penulis lalu menganalisa kebutuhan perusahaan atas sistem yang baru. d. Penulis menentukan persyaratan yang akan digunakan dalam tahap perancangan sistem dan digunakan sebagai tolak ukur keberhasilan sistem yang baru. 4. Metode Perancangan: Dalam perancangan sistem informasi berbasis komputer penulis menggunakan diagram Unified Modeling Language (UML) sebagai media untuk merancang sistem yang baru dan penulis melakukan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (Analisis dan Desain Berorientasi Objek) dengan menggunakan diagram
untuk membuat model desain program berorientasi objek
yang bertujuan untuk membangun sistem yang baru. Diagram dan model yang digunakan adalah sebagai berikut: • Narasi Usulan • Rich Picture • Event Table
• Workflow Table • Overview Activity Diagram • UML Class Diagram • Use Case Diagram • Rancangan Database • Rancangan Formulir • Rancangan Laporan • Rancangan Layar • Navigation Diagram
3. Hasil Sistem yang diusulkan dirancang melalui dua tahap yaitu tahap perancangan fisik dan tahap konstruksi. Rancangan aplikasi sistem dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dan rancangan database dibuat dengan Microsoft SQL 2005. Rancangan fisik dilakukan dengan mengacu kepada analisis hasil temuan dan identifikasi kebutuhan infromasi pada bab 3 sebelumnya. Pada tahap analisis di bab 3 model dari sistem yang berjalan telah dibuat dan digambar kedalam bentuk UML diagram lalu dengan model yang ada kami merancang kembali dengan menggunakan diagram yang sama yang telah diubah, dihapus, atau ditambah dengan menyesuaikan dari hasil analisis permasalahan, analisis persyaratan, rancangan logika, dan analisis keputusan. Rancangan fisik meliputi persyaratan hardware dan software, rancangan database, diagram UML dari proses bisnis, rancangan layar, rancangan dokumen, dan rancangan laporan. Aplikasi yang mendukung sistem dibuat berdasarkan hasil dari tahap rancangan fisik. Aplikasi yang telah jadi akan melalui masa percobaan selama lima minggu. Percobaan dilakukan dengan mengoperasiakn sistem sesuai prosedur sistem yang baru dirancang, lalu percobaan keamanan dengan memastikan keamanan data agar tidak hilang atau bocor.
Gambar 1 Contoh rancangan layar
Column name
Data type
Size
ID_Buah
nchar
8
Nama
varchar
20
Jenis
varchar
10
Jumlah
numeric
10,0
Harga
numeric
10,0
Tabel 1 Contoh rancangan database MS_Buah
4. Kesimpulan Dan Saran 4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil dari pembahasan skripsi, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1.Kesimpulan analisis: a. Input: Sistem yang belum terkomputerisasi menyebabkan input data dan informasi yang dibutuhkan bagi manajemen kurang terkendali serta beresiko. Data dan informasi seperti informasi pelanggan, informasi penentuan limit kredit, kurangnya data buah beserta informasinya, dan tidak ada pengendalian internal yang dapat mengawasi data yang diterima. b. Proses: Tugas dan wewenang pada PT. Sarana Griya Segar tidak terstruktur dengan baik sehingga memperlambat produktivitas dan meningkatkan resiko kesalahan maupun penyimpangan prosedur. Sistem yang berjalan belum memiliki nomor dokumen DO dan sistem belum memiliki dokumen yang bisa digunakan sebagai bukti penerimaan kas. Perusahaan belum memiliki mekanisme yang dapat digunakan untuk membatasi penjualan
kredit. Penjualan kredit berjalan tanpa ada pengendalian tertentu sehingga meningkatkan resiko kredit yang tidak tertagih.
c. Output: Sistem yang berjalan saat ini belum mampu menyediakan laporan-laporan yang cukup mendukung bagi manajemen dalam mengambil keputusan dan ditambah dengan proses sistem yang terhambat menyebabkan output yang dihasilkan berjalan lambat.
2. Kesimpulan perancangan: a. Input: Dengan sistem baru yang terkomputerisasi disertai dengan pengendalian input yang dapat menghindari kesalahan input data maka manajemen dapat mempercepat tugas-tugas yang bersifat rutinitas seperti input data pelanggan baru, input data buah, dan input data karyawan baru. Disamping itu sistem mampu menghindari perulangan input data yang bisa menyebabkan file ganda. b. Proses: Dengan rancangan struktur organisasi yang baru tugas dan wewenang masing-masing bagian lebih terkendali dan lebih mudah diawasi sehingga mengurangi resiko penyimpangan prosedur. Penomoran bagi setiap dokumen yang dilakukan secara otomatis oleh sistem dan pengendalian agar tidak ada dokumen sama yang dibuat lebih dari satu kali. Dokumen BPK yang dapat digunakan sebagai bukti penerimaan kas dapat menghindari penyimpangan dalam prosedur penerimaan kas. Disamping itu sistem yang baru memiliki mekanisme pengendalian penjualan kredit tersendiri yang didukung dengan aplikasi. Pengendalian penjualan kredit dilakukan dengan prosedur dan mekanisme dalam menentukan pelanggan yang diperbolehkan melakukan pembelian secara kredit serta nilai kredit melalui penetapan limit kredit bagi pelanggan. c. Output: Sistem menyediakan laporan-laporan untuk manajemen yang berkaitan dengan penjualan dan penerimaan kas. Laporan-laporan tersebut seperti laporan penjualan kredit dan tunai, laporan piutang, laporan penerimaan kas, dan laporan piutang yang akan jatuh tempo. Laporan-laporan ini memberikan informasi bagi manajemen untuk mengambil keputusan, misalnya laporan piutang yang akan jatuh tempo dapat memberikan informasi bagi bagian keuangan untuk memprioritaskan piutang yang mendesak untuk ditagih. Sedangkan laporan penjulan dan laporan penerimaan kas memberikan rincian transaksi penjualan yang dibuthkan manajemen.
4.2 Saran Beberapa saran yang dapat kami berikan untuk mendukung jalannya sistem baru adalah sebagai berikut: 1.Perusahaan perlu menetapkan prosedur standar untuk melakukan backup data secara teratur setiap hari atau minggu sesuai keperluan. Perusahaan perlu selalu berasumsi bahwa data bisa hilang disaat yang tidak terduga, misalnya saat-saat seperti bencana (banjir, kebakaran, dan lain-lain). 2.Perusahaan perlu menekankan dan mengingatkan kepada setiap staffnya untuk menjaga kerahasiaan password masing-masing. Hal ini menjadi penting karena tanpa kerahasiaan password maka pengendalian internal sistem menjadi tidak efektif. 3.Perusahaan perlu mensosialisasikan sistem yang baru secepatnya sehingga staff perusahaan sudah siap saat sistem sudah diimplementasikan. 4.Perusahaan beserta staff yang terlibat perlu memahami pentingnya mengikuti sistem yang telah dirancang dengan sebagaimana mestinya. Hal ini menjadi penting apabila perusahaan ingin agar sistem yang baru berfungsi dengan baik dan menghindari penyimpangan sistem yang dapat berpotensi merugikan perusahaan. 5.Walaupun saat ini perusahaan belum memiliki rencana untuk mengembangkan sistem lebih jauh, perusahaan perlu siap dan selalu berasumsi bahwa dimasa yang akan datang perusahaan
harus
mengembangkan
sistem
lebih
jauh.
Seiring
dengan
perkembangan
perusahaan maka sistem yang digunakan memerlukan penyesuaian yang dibutuhkan untuk memenuhi fungsinya. Sebagai contoh saat perusahaan menambah divisi/bagian baru sistem yang berjalan perlu disesuaikan lagi. 6.Apabila perusahaan memiliki rencana untuk mengembangkan sistem baru yang melibatkan proses selain penjualan dan penerimaan kas (misalnya pembelian atau persediaan), maka perusahaan perlu mengintegrasikan keseluruhan sistem menjadi satu-kesatuan sistem yang berjalan bersamaan. 7.Staff yang terlibat langsung terhadap sistem hendaknya memiliki pemahaman atas prosedur, tujuan, dan manfaat sistem dengan baik agar dapat mendukung sistem yang dijalankan.
5. Daftar Pustaka [1] Arutyunov, V.V., & Natkin, N.S.. (2010). Comparative Analysis of Biometric Systems for Information Protection. Scientific and Technical Information Processing, Vol.37 (No.2), p87-93. [2] Elena, U.G., Raquel, P.E., & Clara, M.C. (2011). The Impact of Accounting Information System (AIS) on performance measures: empirical evidence in Spanish SMEs. The International Journal of Digital Accounting Research, Vol.11, p25-43. University of Madrid. [3] Horngren, Charles, T., Harrison, Walter, T. (2007). Accounting. (7th Edition). Pearson Education. [4] Ikatan Akuntan Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan per 1 Juli 2009. Jakarta: Salemba Empat. [5] Jones, F.L., & Rama, D.V. (2006). Accounting Information System. Canada: South-Western. [6] Keown, A.J., Martin, J.D., Petty, J.W., & Scott, jr. D.F. Diterjemahkan oleh Chaerul D. Djakman, S.E., Ak.,M.B.A & Dwi Sulistyorini, S.E., M.M. (2000). Dasar-Dasar Manajemen Keuangan. (Buku 2). Jakarta: Salemba Empat. [7] Lee, S. (2012). Unified Modeling Language (UML) for Database Systems and Computer Applications. International Journal of Database Theory and Application, Vol.5 (No.1), p157-164. [8] Maharsi, S. (2000). Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi Akuntansi Manajemen. Jurnal Akuntansi & Keuangan, Vol.2 (No.2), p127-137.
Terhadap
Bidang
[9] Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P.A., & Stage J.J. (2002). Object Oriented Analaysis & Design. Marco Publishing. [10] McLeod, & Raymond, Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Prehallindo. [11] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. (Edisi ke-3). Jakarta: Salemba Empat. [12] O’Brien, J. (2005). Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. (Edisi ke-12). Jakarta: Salemba Empat. [13] Pefkaros, K. (2008). Using Object-Oriented Analysis and Design Over Traditional Structured Analysis and Design. International Academy of Business and Economics, Vol.8. [14] Qasim, S. (2010). Unified Modeling Language to Object Oriented Software Development. International Journal of Innovation, Management and Technology. International Association of Computer Science and Information Technology (IACSIT). [15] Romney, M.B., & Steinbart, P.J. (2003). Accounting Information Systems. (9th Edition). New Jersey: Prentice Hall.
[16] Warren, C.S., Reeve, J.M., & Duchac, J.E. (2005). Principles of Accounting. (21st Edition). South-Western. [17] Warren, C.S., Reeve, J.M., Niswonger, & Fess (2006). Prinsip-Prinsip Akuntansi. (Edisi ke-19). Erlangga [18] Whitten., Bentley, J.L., & Dittman. (2004). System Analysis and Design Methods. (6th Edition). McGraw Hill. [19] Wilkinson, J.W., Cerullo, M.J., Raval, V., & Woog-On-Wing, B. (2001). Accounting Information System. (4th Edition). John Wiley and Son, Inc, Florida.
