ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN HUTANG USAHA PADA PT. JATI DHARMA INDAH PLYWOOD INDUSTRIES
SKRIPSI
oleh Delis 0800758782
PROGRAM GANDA SISTEM INFORMASI DAN AKUNTANSI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2009
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN HUTANG USAHA PADA PT. JATI DHARMA INDAH PLYWOOD INDUSTRIES
SKRIPSI
diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar kesarjanaan pada Program Ganda Jenjang Pendidikan Strata 1
Oleh Delis 0800758782
PROGRAM GANDA SISTEM INFORMASI DAN AKUNTANSI UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2009
KATA PENGANTAR Sebelumnya penulis mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Walaupun tugas membuat skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya skripsi ini dapar diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari perusahaan tempat penulis melakukan survei ditambah dengan penjelasan dari para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan topik skripsi. Penulis menyadari masih banyak kekurangan-kekurangan di dalam skripsi, sehingga penulis sangat mengharapkan bantuan berupa kritik dari para dosen serta caracara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan dating. Penulis mengucapkan terima kasih kepada para pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam mewujudkan skripsi ini, terutama kepada : 1. (Almh.) Dr. Theresia Widya Surjaningsih selaku Rektor pertama Universitas Bina Nusantara. 2. Prof. Dr. Gerardus Polla, M. App. Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk menimba ilmu di kampus ini. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 5. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE., M.Acc., selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 6. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 7. Ibu Indrajani, S.Kom., MM., selaku dosen pembimbing Sistem Informasi yang telah banyak memberikan waktu, pikiran, dan perhatiannya serta dengan sabar memberikan bimbingan dan pengarahan selama penyusunan Skripsi ini. 8. Bapak Iswandi, SE., Ak., MM., selaku dosen pembimbing Akuntansi yang telah banyak memberikan waktu, pikiran, dan perhatiannya serta dengan sabar memberikan bimbingan dan pengarahan selama penyusunan Skripsi ini. 9. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan. Penulis mengucapkan terima kasih banyak atas ilmu yang telah diberikan yang sangat bermanfaat. 10. Yang tercinta papa, mama, dan keluarga, yang senantiasa memberikan semangat, doa serta dukungan moral maupun material kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan kuliah dan Skripsi ini dengan baik. 11. Rekan-rekan kerja di PT. Jati Dharma Indah Plywood Industries yang membantu dalam menerangkan data-data dan mendukung agar skripsi saya bisa selesai. 12. Teman-teman di kelas PAZ angkatan 2004 yang saling mendukung dalam penyusunan skripsi. 13. Kerabat dekat dan keluarga besar penulis yang telah memberikan semangat dan dukungan serta doa bagi penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
vi
14. Para staf Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan pelayanan bagi penulis selama masa penyusunan skripsi ini sampai terselesaikan. 15. Rekan-rekan yang tidak dapat saya sebutkan namanya satu per satu, yang telah memberika dukungan moril dan doa dalam penyusunan skripsi ini. Saya menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, karena keterbatasan waktu dan ilmu pengetahuan serta kemampuan yang penulis miliki. Oleh karena itu, saya sangat mengharapkan sagala kritik dan saran yang membangun guna penyempurnaan Skripsi ini. Akhir kata semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca termasuk penulis sendiri. Terima kasih.
Jakarta, 31 Januari 2009 Penulis
Delis 0800758782
vii
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Judul Luar........................................................................................................... i Halaman Judul Dalam....................................................................................................... ii Halaman Pengesahan Hardcover..................................................................................... iii Lembar Pernyataan Dewan Penguji................................................................................. iv Abstrak.............................................................................................................................. v Kata Pengantar ................................................................................................................. vi Daftar Isi ........................................................................................................................ viii Daftar Tabel .................................................................................................................... xv Daftar Gambar .............................................................................................................. xvii Daftar Lampiran............................................................................................................ xxii
Bab 1 Pendahuluan ........................................................................................................ 1 1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1 1.2. Ruang Lingkup.......................................................................................... 3 1.3. Tujuan Dan Manfaat ................................................................................. 3 1.4. Metodologi Penelitian............................................................................... 4 1.5. Sistematika Penulisan ............................................................................... 6
Bab 2 Landasan Teori .................................................................................................... 8 2.1. Pengertian Sistem Informasi ..................................................................... 8 2.2. Sistem Informasi Akuntansi...................................................................... 9 viii
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi........................................ 9 2.2.2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ........................................... 10 2.2.3. Komponen-Komponen Sistem Informasi Akuntansi.................. 11 2.2.4. Siklus Sistem Informasi Akuntansi............................................. 12 2.3. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang Usaha ................... 13 2.3.1. Aktifitas Bisnis dan Prosedur-Prosedur ...................................... 13 2.3.2. Tujuan Expenditure Cycle........................................................... 15 2.3.3. Dokumen-Dokumen yang Digunakan ....................................... 15 2.3.4. Fungsi-Fungsi yang Terkait ........................................................ 16 2.4.Pengendalian Internal................................................................................. 18 2.4.1. Pengertian Pengendalian Internal ............................................... 18 2.4.2. Unsur Pengendalian Internal....................................................... 18 2.4.3. Pengendalian Internal Pembelian................................................ 22 2.4.4. Manajemen Data ......................................................................... 23 2.5.Analisis dan Perancangan Sistem .............................................................. 24 2.5.1. Analisis Sistem............................................................................ 24 2.5.1.1.Pengertian Analisis Sistem ............................................. 24 2.5.1.2.Tahapan Analisis Sistem................................................. 24 2.5.2. Perancangan Sistem .................................................................... 25 2.5.2.1.Pengertian Perancangan Sistem ...................................... 25 2.5.2.2.Tahapan Perancangan Sistem ......................................... 25 2.6.Object Oriented Analysis and Design........................................................ 26 2.6.1. Pengertian Analisa dan Perancangan Berorientasi Objek........... 26
ix
2.6.2. System Definition ........................................................................ 27 2.6.3. Rich Picture ................................................................................ 27 2.6.4. FACTOR Criterion..................................................................... 28 2.6.5. Problem Domain Analysis .......................................................... 29 2.6.5.1.Classes ............................................................................ 29 2.6.5.2.Structure.......................................................................... 31 2.6.5.3.Behaviour........................................................................ 34 2.6.6. Application Domain Analysis ..................................................... 35 2.6.6.1.Usage .............................................................................. 36 2.6.6.2.Function .......................................................................... 36 2.6.6.3.Interface .......................................................................... 38 2.6.7. Architectural Design................................................................... 38 2.6.7.1.Criteria............................................................................ 39 2.6.7.2.Component Architecture ................................................. 40 2.6.7.3.Process Architecture....................................................... 43 2.6.8. Component Design...................................................................... 45 2.6.9. Diagram dalam Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek .. 47
Bab 3 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ........................................................... 51 3.1. Sejarah Perusahaan ................................................................................. 51 3.2. Visi dan Misi Perusahaan........................................................................ 52 3.3. Struktur Organisasi ................................................................................. 53 3.4. Uraian Tugas dan Wewenang ................................................................. 54
x
3.5. Gambaran Sistem Berjalan ..................................................................... 57 3.6. Fungsi Terkait Dalam Sistem Berjalan ................................................... 60 3.7. Dokumen Terkait Dalam Sistem Berjalan .............................................. 61 3.8. Analisis Masalah..................................................................................... 62 3.9. Usulan Dalam Menghadapi Masalah ...................................................... 64
BAB 4 Rancangan Sistem Yang Diusulkan ............................................................... 65 4.1. Analysis Document ................................................................................. 65 4.1.1. The Task ...................................................................................... 65 4.1.1.1.Purpose ........................................................................... 65 4.1.1.2.System Definition ............................................................ 70 4.1.1.3.Context ............................................................................ 71 4.1.1.3.1. Problem Domain........................................... 71 4.1.1.3.2. Application Domain ...................................... 76 4.1.2. Problem Domain......................................................................... 76 4.1.2.1.Clusters ........................................................................... 76 4.1.2.2.Structure.......................................................................... 77 4.1.2.3.Classes ............................................................................ 81 4.1.2.4.Event ............................................................................... 89 4.1.3. Application Domain .................................................................... 90 4.1.3.1.Usage .............................................................................. 90 4.1.3.1.1. Overview ....................................................... 90 4.1.3.1.2. Actors ............................................................ 90
xi
4.1.3.1.3. Use Cases...................................................... 92 4.1.3.2.Functions......................................................................... 98 4.1.3.2.1. Complete Function List............................... 109 4.1.3.3.User Interface ............................................................... 113 4.1.3.3.1. Dialogue Style............................................. 113 4.1.3.3.2. Overview ..................................................... 115 4.1.3.3.3. Examples ..................................................... 117 4.1.3.3.4. Formulir ...................................................... 137 4.1.3.4.Technical Platform........................................................ 148 4.1.4. Recommendation....................................................................... 148 4.1.4.1.The System’s Usefulness and Feasibility ...................... 148 4.1.4.2.Strategy ......................................................................... 148 4.1.4.3.Development Economy.................................................. 148 4.2. Design Document.................................................................................. 149 4.2.1. The Task .................................................................................... 149 4.2.1.1.Purpose ......................................................................... 149 4.2.1.2.Correction To The Analysis .......................................... 149 4.2.1.3.Quality Goals ................................................................ 149 4.2.2. Technical Platform.................................................................... 151 4.2.2.1.Equipment ..................................................................... 151 4.2.2.2.System Software ............................................................ 151 4.2.2.3.System Interface ............................................................ 152 4.2.2.4.Design Language .......................................................... 152
xii
4.2.3. Architecture............................................................................... 152 4.2.3.1.Component Architecture ............................................... 152 4.2.3.2.Process Architecture..................................................... 153 4.2.3.3.Standards ...................................................................... 155 4.2.4. Model Component..................................................................... 155 4.2.4.1.Structure........................................................................ 155 4.2.4.2.Classes .......................................................................... 157 4.2.4.3.Spesifikasi Database..................................................... 159 4.2.5. Function Component................................................................. 166 4.2.5.1.Structure........................................................................ 166 4.2.5.2.Classes .......................................................................... 167 4.2.6. User Interface Component........................................................ 173 4.2.6.1.Structure........................................................................ 173 4.2.7. Recommendation....................................................................... 174 4.2.7.1.The System’s Usefulness ............................................... 174 4.2.7.2.Plan For Initiating Use................................................. 174 4.2.7.3.Implementation Plan..................................................... 175
Bab 5 Simpulan Dan Saran....................................................................................... 176 5.1. Simpulan .................................................................................................. 176 5.2. Saran ........................................................................................................ 177
DAFTAR PUSTAKA
xiii
DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh Event Table untuk Sistem Hair Salon ............................................. 30 Tabel 2.2 Criteria dalam perancangan......................................................................... 40 Tabel 2.3 Jenis architecture client-server .................................................................... 43 Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR................................................ 70 Tabel 4.2 Event Table................................................................................................... 89 Tabel 4.3 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Keuangan” .......................... 90 Tabel 4.4 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Akuntansi” .......................... 91 Tabel 4.5 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Pembelian”.......................... 91 Tabel 4.6 Actor Specification untuk “Karyawan Bagian Penerimaan”........................ 92 Tabel 4.7 Use case specification “Mendata Barang“.................................................. 94 Tabel 4.8 Use case specification “Mendata Supplier“................................................ 94 Tabel 4.9 Use case specification “Menganalisa DOB“............................................... 95 Tabel 4.10 Use case specification “Membuat PO“ ....................................................... 95 Tabel 4.11 Use case specification “Membuat CN“....................................................... 96 Tabel 4.12 Use case specification “Membuat SPB“ ..................................................... 96 Tabel 4.13 Use case specification “Membuat CV“....................................................... 97 Tabel 4.14 Use case specification “Mencetak Laporan Pembelian“ ............................ 97 Tabel 4.15 Use case specification “Mencetak Laporan Hutang Pada Supplier” .......... 98 Tabel 4.16 Use case specification “Mencetak Laporan Pembayaran”.......................... 98 Tabel 4.17 Complete Function List .............................................................................. 109 Tabel 4.18 Daftar Window User Interface dan Printout .............................................. 114
xv
Tabel 4.19 Kriteria Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang Usaha PT. JDI .......................................................................................... 150 Tabel 4.20 Spesifikasi Peralatan .................................................................................. 151 Tabel 4.21 Operations Specifications “Menghitung Total Pembelian”....................... 168 Tabel 4.22 Operations Specifications “Menghitung Total Hutang” ............................ 170 Tabel 4.23 Operations Specifications “Menghitung Total Pembayaran” .................... 172 Tabel 4.24 Jadwal Implementasi Sistem ...................................................................... 175
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kegiatan Utama dan hasilnya dalam OOA&D ...................................... 26 Gambar 2.2 Aktifitas Problem Domain ..................................................................... 29 Gambar 2.3 Contoh Generalization Structure ........................................................... 31 Gambar 2.4 Contoh Cluster Structure........................................................................ 32 Gambar 2.5 Contoh Aggregation Structure ............................................................... 33 Gambar 2.6 Contoh Association Structure................................................................. 34 Gambar 2.7 Contoh Statechart Diagram untuk Class Customer............................... 34 Gambar 2.8 Aktifitas Application Domain................................................................. 35 Gambar 2.9 Aktifitas Architectural Design .............................................................. 39 Gambar 2.10 Layered Architecture Pattern ................................................................ 41 Gambar 2.11 Generic Architecture Pattern ................................................................ 42 Gambar 2.12 Client-Server ArchitecturePattern......................................................... 42 Gambar 2.13 Deployment Diagram untuk Centralized Pattern.................................. 44 Gambar 2.14 Deployment Diagram untuk Distributed Pattern .................................. 44 Gambar 2.15 Deployment Diagram untuk Decentralized Pattern.............................. 45 Gambar 2.16 Aktifitas Component Design ................................................................. 46 Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Jati Dharma Indah Plywood Industries ........... 53
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan.................................................................. 58 Gambar 4.1 Struktur organisasi yang diusulkan......................................................... 66 Gambar 4.2 Rich picture sistem yang diusulkan ........................................................ 75
xvii
Gambar 4.3 Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang Usaha PT. Jati Dharma Indah Plywood Industries.......................................................... 76 Gambar 4.4 Struktur dari “Karyawan” ....................................................................... 77 Gambar 4.5 Struktur dari ”Pemesanan”...................................................................... 78 Gambar 4.6 Struktur dari ”Penerimaan”..................................................................... 78 Gambar 4.7 Struktur dari ”Pembatalan” ..................................................................... 78 Gambar 4.8 Struktur dari ”Pembayaran”.................................................................... 79 Gambar 4.9 Struktur dari ”Supplier” .......................................................................... 79 Gambar 4.10 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang Usaha ................................................................................................................. 80 Gambar 4.11 Class dan State chart Karyawan ............................................................. 81 Gambar 4.12 Class dan State chart Bagian_Keuangan................................................ 82 Gambar 4.13 Class dan State chart Bagian_Akuntansi................................................ 82 Gambar 4.14 Class dan State chart Bagian_Pembelian................................................ 83 Gambar 4.15 Class dan State chart Bagian_Penerimaan ............................................. 84 Gambar 4.16 Class dan State chart Barang.................................................................. 84 Gambar 4.17 Class dan State chart DOB ..................................................................... 85 Gambar 4.18 Class dan State chart PO ........................................................................ 85 Gambar 4.19 Class dan State chart CN........................................................................ 86 Gambar 4.20 Class dan State chart SPB ...................................................................... 87 Gambar 4.21 Class dan State chart CV........................................................................ 87 Gambar 4.22 Class dan State chart Supplier................................................................ 88
xviii
Gambar 4.23 Use case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang Usaha PT. JDI ......................................................................................... 93 Gambar 4.24 Sequence untuk Use case “Mendata Barang” ........................................ 99 Gambar 4.25 Sequence untuk Use case “Mendata Supplier” .................................... 100 Gambar 4.26 Sequence untuk Use case “Menganalisa DOB” ................................... 101 Gambar 4.27 Sequence untuk Use case “Membuat PO”............................................ 102 Gambar 4.28 Sequence untuk Use case “Membuat CN”............................................ 103 Gambar 4.29 Sequence untuk Use case “Membuat SPB” .......................................... 104 Gambar 4.30 Sequence untuk Use case “Membuat CV”............................................ 105 Gambar 4.31 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pembelian” ................. 106 Gambar 4.32 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Hutang Pada Supplier” 107 Gambar 4.33 Sequence untuk Use case “Mencetak Laporan Pembayaran” ............... 108 Gambar 4.34 Navigation Diagram.............................................................................. 116 Gambar 4.35 Window “Log In” ................................................................................. 117 Gambar 4.36 Window “Ganti Password”................................................................... 117 Gambar 4.37 Window “Menu Utama”........................................................................ 118 Gambar 4.38 Window “Master Barang” ..................................................................... 119 Gambar 4.39 Window “Master Barang Detail” .......................................................... 120 Gambar 4.40 Window “Master Supplier” ................................................................... 120 Gambar 4.41 Window “Master Supplier Add”............................................................ 122 Gambar 4.42 Window “Master Karyawan” ................................................................ 123 Gambar 4.43 Window “Master Karyawan Edit”......................................................... 124 Gambar 4.44 Window “Master Bagian” ..................................................................... 125
xix
Gambar 4.45 Window “Master Bagian Detail” .......................................................... 125 Gambar 4.46 Window “Master Satuan”...................................................................... 126 Gambar 4.47 Window “Bank” .................................................................................... 126 Gambar 4.48 Window “Cabang”................................................................................. 127 Gambar 4.49 Window “Master Kota” ......................................................................... 127 Gambar 4.50 Window “Daftar Order Barang”............................................................ 128 Gambar 4.51 Window “Purchase Order” ................................................................... 129 Gambar 4.52 Window “Cancellation Note”................................................................ 131 Gambar 4.53 Window “Surat Penerimaan Barang” .................................................... 132 Gambar 4.54 Window “Cheque Voucher” .................................................................. 134 Gambar 4.55 Window “Laporan Pembelian”.............................................................. 135 Gambar 4.56 Window “Laporan Hutang Pada Supplier” ........................................... 136 Gambar 4.57 Window “Laporan Pembayaran” .......................................................... 136 Gambar 4.58 Rancangan Dokumen “Daftar Order Barang”...................................... 137 Gambar 4.59 Rancangan Dokumen “Purchase Order” ............................................. 138 Gambar 4.60 Rancangan Dokumen “Cancellation Note”.......................................... 139 Gambar 4.61 Rancangan Dokumen “Surat Penerimaan Barang” .............................. 140 Gambar 4.62 Rancangan Dokumen “Cheque Voucher” ............................................ 141 Gambar 4.63 Rancangan Laporan “Laporan Pembelian Berdasarkan Tanggal” ....... 142 Gambar 4.64 Rancangan Laporan “Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier”....... 143 Gambar 4.65 Rancangan Laporan “Laporan Pembelian Berdasarkan Barang”......... 144 Gambar 4.66 Rancangan Laporan “Laporan Pembayaran” ....................................... 145 Gambar 4.67 Rancangan Laporan “Laporan Hutang Pada Supplier” ........................ 146
xx
Gambar 4.68 Rancangan Laporan “Laporan Hutang Berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo” ................................................................................................. 147 Gambar 4.69 Component Diagram ............................................................................ 153 Gambar 4.70 Deployment Diagram ........................................................................... 154 Gambar 4.71 Arsitektur Jaringan ............................................................................... 154 Gambar 4.72 Contoh “Menu Standar” dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Hutang Usaha PT. JDI.................................................................... 155 Gambar 4.73 Contoh ”Pesan Kesalahan”................................................................... 155 Gambar 4.74 Revised Class Diagram ........................................................................ 156 Gambar 4.75 Class Plecement.................................................................................... 159 Gambar 4.76 Function Component “Menghitung Total Pembelian”......................... 167 Gambar 4.77 Function Component “Menghitung Total Hutang”.............................. 169 Gambar 4.78 Function Component “Menghitung Total Pembayaran”...................... 171 Gambar 4.79 User Interface Component .................................................................... 173
xxi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 NOTASI-NOTASI UML YANG DIGUNAKAN...................................L1 Lampiran 2 FORMULIR YANG DIGUNAKAN DI SISTEM BERJALAN.............L5 Lampiran 3 TAMPILAN LAYAR.......................................................................... L10 Lampiran 4 LAPORAN YANG DIHASILKAN ......................................................L24
xxii
