Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad. Collegevoorstel Embargo tot

Collegevoorstel

Embargo tot 18-07-2013

Onderwerp

Raamovereenkomst Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen Programma / Programmanummer Openbare besluitenlijst

18 december 2007

BW-nummer

Citymarketing & Externe betrekkingen Collegevergadering no 47 / 1013 Portefeuillehouder

H.M.F. Bruls

Aanwezig: Samenvatting

Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr.

In bijgaande raamovereenkomstTh. tussen de stichting De4Daagse, het de Graaf Voorzitter EZ20, Ymke Michels, 9225 Ministerie van Defensie en de gemeente makensr., partijen P. Depla,Nijmegen, H. van Hooft L. Scholten, H. Kunst, Wethouders Datum ambtelijk voorstel afspraken over hun ambities, intenties en verantwoordelijkheden P. Lucassen, J. van der Meer voor 24 juni 2013 de periode 2013-2017. De overeenkomst P. Eringa heeft tot doel de continuïteit Registratienummer Gemeentesecretaris en kwaliteit van dit grote en belangrijke A. Kuil evenement te waarborgen. Communicatie 13.0000626 Partijen spreken expliciet uit de komende vijf jaren de samenwerking M. Sofovic Verslag voort te zetten. De in de bijlagen opgenomen gedetailleerde afspraken zullen jaarlijks gezamenlijk geëvalueerd en indien nodig bijgesteld worden.

Ter besluitvorming door het college

Aldus vastgesteld in de vergadering van:

1. De bijgevoegde Raamovereenkomst inzake de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen 2013-2017 vast te stellen. 2. De brief aan de Raad over de Raamovereenkomst vast te stellen.

De voorzitter,

Paraaf akkoord

Datum

Paraaf akkoord

Datum

Leidinggevende

De secretaris,

Programmamanager H. van Oerle

Programmadirecteur I. Hol

 Alleen ter besluitvorming door het College  Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 9 juli 2013  Conform advies

 Aanhouden  Anders, nl.

nummer: 3.2

1

Bestuursagenda

Gemeentesecretaris

Portefeuillehouder

Collegevoorstel.doc

Collegevoorstel

1

Probleemstelling

De gemeente Nijmegen hecht een zeer groot belang aan het evenement Vierdaagse. Dat heeft ook haar vertaling gekregen in verschillende opvolgende raamovereenkomsten, die wij met de stichting De4Daagse en het Ministerie van Defensie hebben gesloten. Alle partijen zijn positief over de samenwerking, waarvoor de raamovereenkomst een goede basis geeft. Bijgaande raamovereenkomst heeft betrekking op de komende 5 jaren. Ondanks alle bezuinigingen waarmee de partners elk geconfronteerd worden, is het voortbestaan van de Vierdaagse, met daarbij de zeer gewaardeerde militaire deelname, voor de komende jaren weer geborgd. 2

Juridische aspecten

Op grond van artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet is het college bevoegd om te besluiten tot het aangaan van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst wordt namens de Gemeente Nijmegen ondertekend door de Burgemeester. De gemeenteraad wordt actief over deze nieuwe raamovereenkomst geïnformeerd. De bijlagen van de raamovereenkomst kunnen, conform artikel 8 lid 2, ieder jaar worden bijgesteld. 3

Doelstelling

Door het aangaan van deze raamovereenkomst voor de komende vijf jaren onderstrepen de partijen het belang van de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen en leggen partijen onderlinge afspraken vast. In ons evenementenbeleid “Event Full” hebben we dit belang voor de gemeente Nijmegen omschreven en benadrukt. Met deze nieuwe raamovereenkomst waarborgen we de continuïteit en kwaliteit van het evenement. Met de stichting De4Daagse en de stichting Vierdaagsefeesten voeren we gesprekken over een visie op de Vierdaagse voor de langere termijn. Daaruit kunnen nieuwe afspraken voortkomen ten aanzien van de samenwerking. Die afspraken kunnen leiden tot aanpassing van de detailafspraken in bijlage III van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst voorziet in een jaarlijkse evaluatie van de bijlagen. 4

Argumenten

De Vierdaagse Nijmegen kent een lange historie en is een evenement met internationale allure. De betrokkenheid van de gemeente Nijmegen is ook in eerdere raamovereenkomsten met de stichting De4Daagse en Defensie vertaald naar ambities, intenties en verantwoordelijkheden. De nu voorliggende raamovereenkomst is inhoudelijk, voor wat betreft de inzet van de gemeente, nauwelijks gewijzigd. Er zijn, als gevolg van de grote bezuinigingsoperatie bij Defensie, met name wijzigingen opgetreden in de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen Defensie en de stichting De4Daagse. 5

Financiën

De wijzigingen die in de voorliggende raamovereenkomst zijn opgenomen ten opzichte van de raamovereenkomst 2009 - 2013, vragen van de gemeente geen extra inzet van financiële middelen. Door een verschuiving van budget tussen posten in de raamovereenkomst, is het voor de gemeente mogelijk de noodzakelijke bijdrage te blijven leveren binnen de daarvoor beschikbare budgetten. 6

Communicatie

De ondertekening van de raamovereenkomst zal plaatsvinden in de Vierdaagseweek op 17 juli, op kamp Heumensoord. Daarbij zal ook de media worden uitgenodigd. Er rust embargo

Collegevoorstel

Vervolgvel

2

op dit collegebesluit over de raamovereenkomst tot 18 juli omdat de partners op 17 juli gezamenlijk naar buiten treden. 7

Uitvoering en evaluatie

De bijlagen van de raamovereenkomst worden elk jaar geëvalueerd en kunnen, indien nodig, elk jaar worden bijgesteld. 8

Risico

Aan dit voorstel zijn geen risico’s verbonden.

Bijlage(n): Raamovereenkomst inzake de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen 2013 – 2017 Brief aan de raad

Economie Economische Ontwikkeling

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 95 80 E-mail [email protected]

Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 9 juli 2013

Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen

Th. de Graaf P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic

Onderwerp

EZ20/13.0000628

Ymke Michels

Datum uw brief

Direct telefoonnummer

Nieuwe raamovereenkomst Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen

9225

Aldus vastgesteld in de vergadering van:

Geachte leden van de raad,

De voorzitter,

De secretaris,

De gemeente Nijmegen kent een evenement van (inter)nationale allure, de Vierdaagse. Om de continuïteit en kwaliteit van dit evenement te waarborgen maken wij met enige regelmaat afspraken met de bij het evenement betrokken partners en leggen deze vast in raamovereenkomsten en convenanten. Zo hebben wij al jarenlang een raamovereenkomst met de stichting De4Daagse en het Ministerie van Defensie, waarin wij ambities, intenties en verantwoordelijkheden hebben vastgelegd met betrekking tot organisatie van de prestatiemarsen. Daarnaast hebben we met de stichting Vierdaagsefeesten een convenantrelatie, waarin we specifieke afspraken ten aanzien van de Vierdaagsefeesten hebben vastgelegd. Met betrekking tot de Internationale Afstandsmarsen Nijmegen, hebben we een nieuwe raamovereenkomst gesloten voor de periode 2013-2017. In die raamovereenkomst zijn met name effecten zichtbaar van de bezuinigingsopgave bij het Ministerie van Defensie. Die hebben geleid tot een herijking van eerdere afspraken, die vooral tot uiting komen in een nieuwe verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen Defensie en stichting De4Daagse. Voor de gemeente zijn de effecten beperkt en leiden de nieuwe afspraken niet tot verhoging van de gemeentelijke kosten, maar kan door verschuiving van budget tussen posten binnen de raamovereenkomst de noodzakelijke inzet worden geleverd. In de bijlagen bij de raamovereenkomst zijn meer gedetailleerde afspraken opgenomen. De bijlagen zullen jaarlijks geëvalueerd worden en waar nodig aangepast. Wij zijn met zowel de stichting De4Daagse als de stichting Vierdaagsefeesten in gesprek over de vormgeving en inrichting van de samenwerking in de toekomst.

www.nijmegen.nl

1

Gemeente Nijmegen Economie Economische Ontwikkeling

Vervolgvel

1

De uitkomst van die gesprekken zal vervolgens zijn vertaling krijgen in nieuwe afspraken, die vervolgens weer tot een aanpassing van de bijlage III van deze raamovereenkomst kunnen leiden. Daarover zullen wij u dan opnieuw informeren. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Gemeentesecretaris,

drs. H.M.F. Bruls

drs. B. van der Ploeg

Aantal Bijlagen: 1 www.nijmegen.nl

Raamovereenkomst Vierdaagse 2013-2017

Raamovereenkomst inzake de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen 2013-2017

1


I.

De Stichting Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen, te dezen vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer J.G. Willemstein, en door het bestuurslid, de heer A.G.J. Schreurs, hierna te noemen: ‘de stichting DE 4DAAGSE’; En:

II.

Het Ministerie van Defensie, te dezen vertegenwoordigd door de Commandant Landstrijdkrachten, luitenant generaal M.C. de Kruif, hierna te noemen: ‘Defensie’; En:

III.

De Gemeente Nijmegen, te dezen vertegenwoordigd door de Burgemeester, de heer drs. H.M.F. Bruls, hierna te noemen: ‘de Gemeente’;

Gezamenlijk nader te noemen ‘partijen’; Overwegende dat: a) Zowel de stichting DE 4DAAGSE, Defensie, als de Gemeente ieder voor zich en in tripartiete gezamenlijkheid een groot belang hebben bij de organisatie en uitvoering van de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen in de gemeente Nijmegen, het behoud daarvan voor de langere termijn voorstaan en zich met het oog daarop over en weer bereid hebben verklaard mee te werken dit doel te bereiken; b) Partijen eerdere raamovereenkomsten sloten, laatstelijk op 17 juli 2008, en zij het gewenst vinden een nieuwe raamovereenkomst aan te gaan, waarin het uitgangspunt blijft dat partijen niet zozeer beogen hun rechtspositie tot in alle details te regelen, doch vooral hun intenties verband houdende met het voortbestaan van de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen vast te leggen; c) Van deze raamovereenkomst vier bijlagen deel uitmaken, nader te noemen: ‘bijlage I’, met een detaillering van de afspraken tussen partijen; ‘bijlage II’, met een detaillering van de afspraken tussen de stichting DE 4DAAGSE en Defensie; ‘bijlage III’, met een detaillering van de afspraken tussen de stichting DE 4DAAGSE en de Gemeente; en ‘bijlage IV’, met een detaillering van de afspraken tussen Defensie en de Gemeente. Partijen verklaren in het kader van deze raamovereenkomst het volgende te zijn overeengekomen. 1.

De stichting DE 4DAAGSE organiseert jaarlijks in de week van de maand juli waarin de derde dinsdag valt een evenement, genaamd de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen (ook wel genaamd de Vierdaagse en/of geduid als ‘The Walk of the World’, en hierna steeds aangeduid als: de Vierdaagse) met als start- en finishlocatie een (of meerdere) locatie(s) gelegen

2


binnen de (invloedsfeer van de) Gemeente Nijmegen, waartoe ondersteuning noodzakelijk is van Defensie en de Gemeente. 2.

Defensie zal de stichting DE 4DAAGSE voor de duur van deze overeenkomst ondersteunen op de wijze zoals in de bijlage I en/of bijlage II is vermeld.

3.

(1) De Gemeente zal de stichting DE 4DAAGSE voor de duur van deze overeenkomst ondersteunen op de wijze zoals in de bijlage I en/of bijlage III is vermeld. (2) Ter uitvoering van het bepaalde in bijlage II doet de Gemeente het benodigde gedeelte van Heumensoord onder de voorwaarden vermeld in bijlage IV, (doen) beschikbaar stellen aan Defensie.

4.

(1) De stichting DE 4DAAGSE levert Defensie en de Gemeente tegenprestaties op de wijze zoals in de bijlagen I, respectievelijk II en respectievelijk III is vermeld. (2) De stichting DE 4DAAGSE zal aan de Vierdaagse een zo groot mogelijke bekendheid geven, met name door middel van publiciteit via televisie, radio, schrijvende pers, internet, en andere publicatiemogelijkheden, een en ander met inachtneming van hetgeen in bijlage III is vermeld.

5.

Partijen streven ernaar om bij het leveren van de prestaties over en weer een zo hoog mogelijke kwaliteit te bieden, zulks in redelijkheid met inachtneming van de ten behoeve van die prestaties beschikbaar gestelde middelen.

6.

(1) Ter verwezenlijking van haar doel heeft de stichting DE 4DAAGSE het exclusieve recht met betrekking tot de Vierdaagse overeenkomsten van sponsoring te sluiten. (2) Tussen partijen zal in het kader van de Vierdaagse afstemmingsoverleg plaatsvinden over nieuw te werven sponsors. De stichting DE 4DAAGSE zal bij nieuw te werven (hoofd)sponsors en/of bij daarmee samenhangende, grootschalige promotionele uitingen zodanig handelen dat de belangen van Defensie en de Gemeente op geen enkele wijze (kunnen) worden geschaad. (3) De stichting DE 4DAAGSE zal met betrekking tot de naamgeving van de Vierdaagse geen andere aanduiding(en) en/of toevoegingen als publieksuiting gebruiken dan in artikel 1 ten aanzien van de naamgeving is bepaald.

7.

(1) Voor zover in deze overeenkomst sprake is van het tussen partijen onderling beschikbaar stellen van personeel, dan wel bij de werkelijke inzet van mensen, zullen partijen de daarbij toepasselijke wetgeving in acht nemen. (2) Partijen nemen bij de uitvoering van de bijlages, voor zoveel nodig en voor zover toepasselijk, in het bijzonder in acht hetgeen is bepaald in de Wet van 24 maart 2011 tot wijziging van de Mededingingswet ter uitvoering van regels inzake ondernemingen die deel uitmaken van een publiekrechtelijke rechtspersoon of die hiermee zijn verbonden (aanpassing Mededingingswet ter invoering van gedragsregels voor de overheid, Stb. 2011, 162).

8.

(1) Deze overeenkomst wordt door partijen aangegaan voor de jaren 2013 tot en met 2017. Indien deze overeenkomst door partijen gezamenlijk of ieder afzonderlijk niet ten minste per 1 december, voorafgaand aan het laatste

3


contractjaar, wordt opgezegd, wordt deze geacht stilzwijgend te zijn verlengd, telkens voor een periode van één jaar. (2) De inhoud van de bijlagen wordt jaarlijks en ten uiterste voor 30 november tussen de bij de bijlage betrokken partijen geëvalueerd en in onderling overleg zo nodig gewijzigd of aangevuld. Nadat de alsdan gewijzigde of aangevulde bijlage tussen (betrokken) partijen is vastgesteld, maakt de inhoud van de bijlage (wederom) deel uit van deze overeenkomst. 9.

(1) Voor zover een tekortkoming in de nakoming van een verplichting een der partijen niet kan worden toegerekend, komt die partij niet in verzuim, mits die partij in ieder geval binnen de voor de nakoming van de verplichting overeengekomen termijn de tekortkoming en de oorzaak daarvan schriftelijk aan de andere partij(en) heeft meegedeeld. Partijen zien alsdan wederzijds af van enige vordering tot het vergoeden van schade. Partijen zijn verplicht al het mogelijke in het werk te stellen om de schade zoveel mogelijk te beperken, bijvoorbeeld door het treffen van alternatieve maatregelen. Tevens behoeven reeds geleverde prestaties niet te worden ongedaan gemaakt. (2) Indien als gevolg van intern of extern opgelegde bezuinigingen en/of taakstellingen Defensie en/of de Gemeente niet (meer) kunnen beschikken over voldoende (middelen voor) personeel, materieel en/of locaties, nodig om deze overeenkomst na te komen, zullen partijen elkaar daarover zo spoedig mogelijk inlichten, waarna nader overleg zal plaatsvinden tussen partijen, zulks onverlet het recht van de stichting DE 4DAAGSE de overeenkomst met de alsdan in de nakoming van haar verplichting tekortschietende partij geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Een tekortkoming van Defensie en/of de Gemeente in dit lid bedoeld, kan betrokken partij(en) niet worden toegerekend, zodat geen verplichting tot vergoeding van schade bestaat. (3) Defensie wordt evenmin tot schadevergoeding gehouden, voor zover tot schadevergoeding verplicht, indien het uit hoofde dezes ter beschikking gestelde of te stellen personeel, materieel en/of locaties onvoorzien dienen te worden ingezet voor operationeel noodzakelijke Defensieoperaties.

10.

(1) Onverminderd alle andere rechten of vorderingen kan deze overeenkomst door de stichting DE 4DAAGSE jegens Defensie en/of de Gemeente en door Defensie en/of de Gemeente jegens de stichting DE 4DAAGSE worden ontbonden door een schriftelijke mededeling aan de wederpartij, indien een partij in verzuim is in de nakoming van één of meer verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst en/of de nakoming door één der partijen van een opeisbare verplichting uit hoofde van de overeenkomst blijvend of tijdelijk onmogelijk wordt. (2) Onverminderd alle andere rechten of vorderingen mogen Defensie en/of de Gemeente de overeenkomst door een schriftelijke verklaring tevens geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien de stichting DE 4DAAGSE in staat van faillissement wordt verklaard of de stichting DE 4DAAGSE (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend of de overeengekomen samenwerking de reputatie en/of de goede naam van Defensie en/of de Gemeente en/of de stichting DE 4DAAGSE zou schaden.

11.

Eventuele schade aan of verlies van de door Defensie en/of de Gemeente ter beschikking gestelde zaken, voor zover die dienen ter uitvoering van de in

4


deze overeenkomst door Defensie en/of de Gemeente op zich genomen ondersteuningsverplichtingen, ontstaan na het moment van terbeschikkingstelling en vóór de teruggave aan en/of de terugtrekking van Defensie of de Gemeente, komt ten laste van de stichting DE 4DAAGSE, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van personeel van Defensie en/of Gemeente, en/of tenzij sprake is van schade als gevolg van volstrekt ondeugdelijk materieel. 12.

De stichting DE 4DAAGSE doet afstand van alle aanspraken jegens Defensie (en/of de Staat der Nederlanden) en de Gemeente Nijmegen en hun personeel in verband met de onderhavige steunverlening ontstaan, en vrijwaart de Staat der Nederlanden en de Gemeente en hun personeel in dat verband tegen aanspraken van derden (waaronder mede begrepen hun personeel), hun rechtverkrijgenden en risicodragers, tenzij sprake is van opzet of grove schuld van Defensie en/of de Gemeente dan wel van zijn/haar personeel, en/of tenzij sprake is van schade als gevolg van volstrekt ondeugdelijk materieel.

13.

Het is een partij alleen met schriftelijke toestemming van de andere partijen toegestaan de rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden.

14.

(1) Partijen verplichten zich jegens elkaar na afloop van de Vierdaagse de samenwerking te evalueren en wel jaarlijks voor 30 november. (2) Daartoe wijzen partijen een functionaris aan wiens bevoegdheid mede de evaluatie en zonodig de wijziging en/of de aanvulling van de in artikel 8 lid 2 bedoelde bijlagen omvat. (3) Namens Defensie fungeert de Koninklijke Landmacht als coördinerend krijgsmachtdeel.

15.

Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan om rechten, welke ieder van hen aan deze overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam van het evenement of de naam van een (der andere) partij(en) in relatie tot het evenement, op enigerlei wijze uit te oefenen.

16.

(1) Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. (2) Partijen verplichten zich enig geschil in verband met deze overeenkomst of overeenkomsten die hiermee samenhangen, te onderwerpen aan mediation. Deze mediation geschiedt alsdan overeenkomstig het reglement van het Nederlands Mediation Instituut. (3) Het bepaalde in lid 2 laat onverlet de bevoegdheid van partijen om in geval zij het niet eens worden over de keuze van de mediator(s), bij overeenkomst een geschil aan arbitrage te onderwerpen. Deze arbitrage geschiedt alsdan overeenkomstig het reglement van de Stichting Arbitrage Instituut Rotterdam.

17.

Van de overeenkomst zal door partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken. Aanvullingen of wijzigingen van de overeenkomst, anders dan bedoeld in artikel 8 lid 2, dienen schriftelijk tussen partijen te worden overeengekomen.

5


Aldus overeengekomen en ondertekend te Heumen op 17 juli 2013,

Namens de stichting DE 4DAAGSE:

J.G. Willemstein Voorzitter

A.G.J. Schreurs Bestuurslid

Namens het Ministerie van Defensie:

Lt.-Gen. M.C. de Kruif Commandant Landstrijdkrachten

Namens de Gemeente Nijmegen:

Drs. H.M.F. Bruls Burgemeester van Nijmegen

6


Bijlage I

Bijlage I behorende bij en deel uitmakende van de raamovereenkomst, houdende een detaillering van de afspraken tussen de stichting DE 4DAAGSE, Defensie en de Gemeente. 1). Partijen zullen elkaar over en weer en regelmatig op de hoogte houden van de gang van zaken met betrekking tot de voorbereiding van, alsmede van de gang van zaken tijdens de Vierdaagse, zodat partijen afstemmingsoverleg kunnen voeren en zich over eventuele consequenties kunnen beraden. 2). Defensie en de Gemeente wijzen voor de Vierdaagse ieder een contactpersoon aan, desgewenst enerzijds voor de beleidsmatige aspecten en anderzijds voor de coördinatie ten behoeve van de stichting DE 4DAAGSE. Van de zijde van Defensie wordt voor de beleidsmatige aspecten en coördinatie aangewezen de staf Commando Landstrijdkrachten (Sectie Evenementen) en voor de coördinatie en uitvoering een commandant Centrale Verzorging Militairen (CVM). Van de zijde van de Gemeente wordt voor zowel de beleidsmatige aspecten als voor de coördinatie en uitvoering aangewezen de Projectmanager Vierdaagse. 3). Door de stichting DE 4DAAGSE zullen aan Defensie en de Gemeente als tegenprestatie vóór en tijdens de Vierdaagse promotionele en/of communicatiemogelijkheden worden aangeboden, zoals hierna vermeld. a) Het gebruik van de titel officiële hoofdsponsor van de Internationale Vierdaagse Afstandsmarsen Nijmegen; b) Vermelding van naam en/of logo van Defensie en de Gemeente in de communicatie van de stichting DE 4DAAGSE, zoals persberichten, internetsite, posters, affiches, persmappen, startkaarten, entreekaarten en overig digitale uitingen en drukwerk, alsmede in advertentie- en publiciteitscampagnes, en op locatie middels visuele uitingen bij persconferenties en andere bijeenkomsten en overigens bij of middels iedere gelegenheid het onderhavige doel bevorderlijk; c) Een plaatsing om niet van twee pagina’s A4 full colour in het 4DAAGSE-magazine, waarbij Defensie en de Gemeente tegen een nader te bepalen datum ieder hun eigen kopie aanleveren voor een redactionele tekst en/of voor een advertentie; d) Het op initiatief van de stichting DE 4DAAGSE uitgeven van een gezamenlijk persbericht na ondertekening van de raamovereenkomst over de samenwerking tussen Defensie, de Gemeente en de stichting DE 4DAAGSE; e) De plaatsing van vlaggen en/of bogen en/of spandoeken en/of defileerpunt-markering met opdruk van de naam of het logo van Defensie en/of van de Gemeente, op diverse prominente plaatsen, zoals nabij start- en finishlocatie, op defileerpunten, op plaatsen langs de route, en op of nabij het Keizer Karelplein ten tijde van de intocht, een en ander in proportionele verhouding met andere (commerciële) uitingen en/of afhankelijk van te verkrijgen toestemming/vergunning van de desbetreffende gemeente. De aanmaakkosten komen voor rekening

7


van Defensie respectievelijk de Gemeente; de kosten voor beheer, herstel en/of reinigen komen ten laste van de eigenaar. f) Het bieden van inzicht in de opstellingen van televisiecamera’s, indien en voor zover aanwezig, alsmede alle facilitaire steun aan degenen die zich bij Defensie en de Gemeente beroepsmatig bezighouden met pers- en voorlichting, een en ander voor zover dat het onderhavige doel bevordert. g) Het bieden van ruimte in de verschillende uitingen van de stichting DE 4DAAGSE ten behoeve van bijzondere en incidentele promotionele uitingen van Defensie en/of de Gemeente, een en ander voor zover dit in proportioneel verband staat met aard en omvang van de uiting en het doel waarmee de stichting DE 4DAAGSE de betreffende uiting verspreidt. 4). Defensie en/of de Gemeente mogen de communicatiemogelijkheden bedoeld onder 3 aanwenden vanaf het moment dat de desbetreffende mogelijkheid ter beschikking staat van de stichting DE 4DAAGSE, afhankelijk van de aard van de mogelijkheid en voor zoveel nodig in onderling overleg. 5). De stichting DE 4DAAGSE zal ervoor zorgdragen dat Defensie en/of de Gemeente optimaal gebruik kunnen maken van de onder 3 gestelde promotie- en communicatiemogelijkheden en zal daartoe contact blijven onderhouden met een door Defensie en de Gemeente aan de stichting DE 4DAAGSE aan te wijzen functionaris. Voor Defensie is de met communicatie belaste functionaris van CVM aangewezen. De stichting DE 4DAAGSE zal over de wijze waarop zij de naam, goederen, diensten en/of het logo van Defensie en/of de Gemeente naar buiten brengt, vooraf overleg voeren met Defensie en/of met de Gemeente, dan wel met een door hen ieder voor zich aan te wijzen derde. 6). Partijen zullen elkaar de mogelijkheid bieden tot het inviteren van relaties bij de bestaande of de in onderling overleg nog te ontwikkelen, gezamenlijke activiteiten, Partijen zullen bij gezamenlijke activiteiten voorafgaand overleggen over de uit te nodigen gasten werkzaam bij Defensie en de Gemeente, alsmede over het totale aantal uit te nodigen gasten, het protocol en het uitnodigingenbeleid en, voor zover van toepassing, de door de stichting DE 4DAAGSE aan Defensie en de Gemeente beschikbaar te stellen kaarten. Voor zover sprake is van bestaande, bilaterale activiteiten behoudt de derde partij het recht om zich daarbij op enig moment aan te sluiten. 7).De stichting DE 4DAAGSE organiseert namens partijen jaarlijks in de maand juni (in beginsel op de derde vrijdag van die maand) een evenement, de 75Hectometermars, met als doelstelling gasten en relaties van partijen met betrekking tot de komende Vierdaagse op sportieve of anderszins recreërende wijze met elkaar in contact te brengen. De Gemeente, Defensie en de stichting DE 4DAAGSE voorzien in de kosten op een jaarlijks nader te overleggen wijze.

8


Bijlage II

Bijlage II behorende bij en deel uitmakende van de raamovereenkomst, houdende een detaillering van de afspraken tussen de stichting DE 4DAAGSE en Defensie. 1. Defensie zal de stichting DE 4DAAGSE voor de duur van deze overeenkomst materieel en organisatorisch ondersteunen, tegen geen andere, of meerdere tegenprestatie dan hierna vermeld. Het gestelde in deze bepaling wordt door Defensie in overleg met partijen nader ingevuld. a) Het op een militaire locatie onderbrengen en (doen) voeden van de internationale militaire orkesten, waarbij de kosten van de voeding voor rekening komen van de stichting DE 4DAAGSE; b) Het zorgdragen op de vierde marsdag van een ordentelijke en veilige afvoer van de militaire deelnemers vanaf het opvanggebied op de Groesbeekseweg naar Kamp Heumensoord. 2. Defensie verzorgt de inrichting en het management van het in Heumensoord gesitueerde Kamp Heumensoord, als de locatie voor onderbrenging van de deelnemende Nederlandse en buitenlandse militairen. 3. De stichting DE 4DAAGSE neemt de volgende verplichtingen op zich: a) Het zorgdragen voor de inschrijvingen en facturering van deelnemers met een Defensie startbewijs; b) Het tegen kostprijs beschikbaar stellen aan Defensie van polsbanden ten behoeve van het verlenen van toegang tot het Kamp Heumensoord; c) Het inrichten van minimaal twee medische posten per marsdag op of aan het parcours, waarbij ruimte beschikbaar wordt gesteld aan Defensie ten behoeve van buitenlandse of Nederlandse eenheden; d) Het vervaardigen van tweehonderd parcourskaarten per marsdag vanaf Kamp Heumensoord en het tegen kostprijs daarvan beschikbaar stellen aan Defensie; e) Het aanvragen van vergunning(en) voor het plaatsen van een boog van Defensie bij de defileerpunten in de doortochtgemeenten. 4. De stichting DE 4DAAGSE verplicht zich om jaarlijks, en in beginsel in de maand januari, een bijeenkomst te beleggen met de leiders van delegaties van buitenlandse militaire deelnemers, Defensie daarvan op de hoogte te stellen en in de gelegenheid te stellen de door Defensie noodzakelijk geoordeelde inbreng te hebben. 5. De stichting DE 4DAAGSE stelt iedere marsdag aan Defensie de uitvalgegevens beschikbaar van de militaire deelnemers die zijn gestart van het Start- en Finishterrein (de Wedren), zodra deze gegevens bij de (Centrale Administratie) van de stichting DE 4DAAGSE bekend zijn.

9


6. In het kader van het jaarlijks vast te stellen limiteringsprotocol garandeert de stichting DE 4DAAGSE aan Defensie 5.000 Defensie startbewijzen, waarbij Defensie zich verplicht deze zodanig aan te wenden dat het internationale (militaire) karakter van de Vierdaagse wordt gediend. 7. De stichting DE 4DAAGSE verzorgt de aanschaf voor Defensie van verbandmiddelen ten behoeve van de medische posten op basis van een facturering 75/25%, waarbij 75% ten laste van de stichting DE 4DAAGSE komt en 25% ten laste van Defensie. 8. Defensie bevordert in het kader van de Regeling maatschappelijke dienstverlening (MADI) door Defensie aan derden, het leggen van een (ponton)brug over de rivier de Maas bij Cuijk op de vierde marsdag.

10


Bijlage III

Bijlage III behorende bij en deel uitmakende van de raamovereenkomst, houdende een detaillering van de afspraken tussen de stichting DE 4DAAGSE en de Gemeente. 1. De Gemeente zal de stichting DE 4DAAGSE financieel, materieel en organisatorisch ondersteunen, in ieder geval zoals in deze bijlage nader is omschreven. 2. De Gemeente verleent de stichting DE 4DAAGSE een subsidie voor de organisatie van de in artikel 4 benoemde activiteiten met als doel de organisatie van de Vierdaagse mogelijk te maken. Uitgangspunt bij de taakverdeling tussen de Gemeente en de stichting DE 4DAAGSE is daarbij ‘privaat wat kan en publiek wat moet’. Uitzonderingen op dit uitgangspunt worden concreet benoemd. Partijen zullen gedurende de looptijd van dit convenant jaarlijks in overleg treden over substantiële kosten voor in redelijkheid niet voorziene situaties, waarbij de Gemeente, in overeenstemming met de considerans van het aan deze bijlage ten grondslag liggende convenant en met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving, in redelijkheid zal beoordelen of voor de kosten aanvullende subsidiëring mogelijk is. 3. De Gemeente biedt de stichting DE 4DAAGSE de mogelijkheid zelf in de uitvoering van de taken te voorzien, dan wel deze taken te doen uitvoeren door de onder de Gemeente sorterende gemeentelijke diensten. De Gemeente stelt de stichting DE 4DAAGSE in de gelegenheid de gewenste producten en/of diensten op kostprijsbasis van de Gemeente(lijke diensten) te betrekken, voor zover de toepasselijke wet- en regelgeving dit toestaat. 4. De gemeente verleent de stichting DE 4DAAGSE een subsidie voor de uitvoering van activiteiten met als doel de Vierdaagse te realiseren voor minimaal 40.000 wandelaars. De stichting DE 4DAAGSE organiseert hiertoe de volgende activiteiten: a) Start- en Finish activiteiten; b) Meet & Greet activiteiten; c) Het doen plaatsen van publiekstribunes langs het parcours ten behoeve van de intocht; d) Het doen plaatsen van (één of meer) overkapte en onoverkapte tribunes (met loges) voor de intocht op het defileergedeelte; e) Het inrichten van fietsenstallingen voor de deelnemers van de Vierdaagse. 5. De Gemeente zal de stichting DE 4DAAGSE als volgt materieel en organisatorisch ondersteunen: Het beschikbaar stellen en houden van de locaties voor de start en finish van de Vierdaagse (op en rond het door de vergunning begrensde gebied

11


plaatselijk bekend als de Wedren, het Julianaplein en het Julianapark), inclusief op de vrijdag van de Vierdaagse de locatie ‘Meet en Greet’. 6. De Gemeente zal aan de stichting DE 4DAAGSE (los van hetgeen is bepaald in artikel 1 juncto de artikelen 4 en 5 van deze bijlage) middellijk of onmiddellijk de volgende kosten in rekening brengen: a) de kosten, verband houdende met commerciële uitingen, tenzij in het convenant of in een der bijlagen anders is bepaald; b) een bijdrage in de kosten van de GHOR, voor de extra inzet van ambulancevervoer voor deelnemers aan en medewerkers van de Vierdaagse; c) het tarief, bedoeld in de Legesverordening en de Verordening Precariobelasting, en/of de huurpenningen op basis van de in het kader daarvan separaat gesloten huurovereenkomst(en). 7. Voorafgaand aan de Vierdaagse vindt (jaarlijks) overleg plaats over de representatieve activiteiten. De Gemeente krijgt de mogelijkheid hiervoor gasten uit te nodigen en maakt met de stichting DE 4DAAGSE afspraken over de kostendeling. 8. De Gemeente draagt zorg voor het tijdig nemen en bekendmaken van verkeersbesluiten en van (met inachtneming van de toepasselijke wetgeving) andere besluiten voor het adequaat gebruik door de stichting DE 4DAAGSE van het Start- en Finishterrein en het terrein voor de ‘Meet & Greetactiviteiten’. De Gemeente bevordert dat van een en ander zo goed mogelijk wordt kennisgegeven aan omwonenden, en neemt dusdanige fysieke maatregelen dat het Start- en Finishterrein en het terrein voor de ‘Meet & Greet-activiteiten’ gedurende de periode dat het deze functie heeft, wordt onttrokken aan het voor het openbaar verkeer openstaande karakter. 9. Ter uitvoering van hetgeen in artikel 4 lid 2 van het convenant is gesteld richt zich het promotie- en communicatiebeleid niet op het aantrekken van meer deelnemers en publiek, maar op het imago van de Vierdaagse en de promotiewaarde daarvan voor de stad Nijmegen. De stichting DE 4DAAGSE verleent in dat kader haar medewerking en bevordert zo mogelijk initiëring van promotie van de stad Nijmegen bij regionale en (inter)nationale media. 10. De Gemeente en de stichting DE 4DAAGSE spannen zich in om in overleg met (andere) verantwoordelijke autoriteiten de veiligheid voor deelnemers en publiek tijdens de Vierdaagse optimaal te waarborgen. Daartoe neemt de stichting DE 4DAAGSE deel aan het gezamenlijke veiligheidsoverleg, vraagt de benodigde vergunningen aan, bevordert de handhaving van de vergunningvoorwaarden, toetst op directe aanwijzing van de Gemeente de naleving van de van toepassing zijnde wetten, voorschriften, maatregelen en/of richtlijnen, en bevordert overigens al hetgeen de veiligheid van deelnemers en publiek dienstig is. 11. De Gemeente bevordert, in het bijzonder waar dat dienstig is aan een goed verloop van de Vierdaagse of waar dat dienstig is aan een goed verloop van de Vierdaagse in relatie tot de gelijktijdig in Nijmegen plaatsvindende feesten,

12


de samenwerking tussen de Stichting DE 4DAAGSE en de Stichting Vierdaagsefeesten. In het bijzonder treedt, gezien de situering van het intochtgebied, de stichting DE 4DAAGSE in overleg met de Stichting Vierdaagsefeesten over de inrichting van het gebied. 12. In het kader van de openbare orde en veiligheid en behoudens hetgeen hierover is bepaald in de Gemeentewet, hanteert de stichting DE 4DAAGSE een Limiteringsprotocol. In dit Limiteringsprotocol legt de stichting DE 4DAAGSE in overleg met de Gemeente (voor de Gemeente fungeert het gezamenlijke veiligheidsoverleg) jaarlijks het maximaal aantal inschrijvingen vast. 13. De stichting DE 4DAAGSE vraagt jaarlijks voor 1 maart de voor het organiseren van de Vierdaagse benodigde vergunningen bij de Gemeente aan. De Gemeente coördineert en bevordert de vergunningsverlening, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en de publiekrechtelijke taak van de Gemeente, zulks voor zover de Gemeente daarvoor verantwoordelijk is. 14. De stichting DE 4DAAGSE organiseert voorafgaande aan de Vierdaagse een persconferentie, waarbij de Gemeente en de Stichting Vierdaagsefeesten de gelegenheid wordt geboden daarin te participeren. 15. De Gemeente verplicht zich jegens de stichting DE 4DAAGSE tot het (doen) inrichten en verzorgen van (tijdelijke) logiesfaciliteiten, waaronder campings, ten behoeve van (burger) deelnemers aan de Vierdaagse. 16. De stichting DE 4DAAGSE is bekend met het Mobiliteitsplan Vierdaagse van de Gemeente, en zal zich inspannen, daar waar dat in haar vermogen ligt, in redelijkheid alle medewerking aan de uitvoering van dat plan te geven. In dit kader stelt de Gemeente ruimten met infrastructuur in de directe omgeving van het Start- en Finishterrein beschikbaar met faciliteiten voor fietsenstallingen en parkeermogelijkheden voor voertuigen van de organisatie en van burgergroepen. 17. De stichting DE 4DAAGSE legt jaarlijks voor 1 juli verantwoording af over de verleende subsidie. De verantwoording bestaat uit een resultatenrekening op hoofdlijnen over de gesubsidieerde activiteiten (naar kostensoort), een accountantsverklaring over deze resultatenrekening en een activiteitenverslag op hoofdlijnen over de beschreven resultatenrekening. Daarnaast vindt jaarlijks ná 1 juli een bezoek van door de Gemeente aan te wijzen ambtenaren plaats aan de stichting DE 4DAAGSE. Zij krijgen inzage in de jaarrekening en de hierbij behorende accountantsverklaring. Het eigen vermogen van de stichting DE 4DAAGSE wordt in de beoordeling over de subsidie buiten beschouwing gelaten, exploitatieoverschotten- en tekorten komen voor rekening van de stichting DE 4DAAGSE.

13


Bijlage IV

Bijlage IV behorende bij en deel uitmakende van de raamovereenkomst, houdende een detaillering van de afspraken tussen Defensie en de Gemeente. 1. Partijen hebben nadrukkelijk niet de intentie kosten te benoemen die voortvloeien uit de taak van Defensie en/of van de Gemeente als zodanig en/of de kosten die samenhangen met publiekrechtelijke taken van Defensie ten behoeve van de Vierdaagse voor de Gemeente, en omgekeerd. Toekomstige veranderingen in de aard van de wederzijdse dienstverlening tussen de Gemeente en Defensie mogen niet leiden tot kostenstijgingen voor de Gemeente of voor Defensie. 2. De Gemeente draagt jaarlijks omstreeks halverwege juni het beheer over het voor het Kamp Heumensoord benodigde terrein over aan Defensie. Defensie draagt op of omstreeks 1 augustus daaropvolgend het beheer weer over aan de Gemeente. De Gemeente zal bevorderen dat de begin- en eindschouw van het terrein en, voor zover van toepassing, de opstallen op een zodanige datum en tijd worden gepland, dat Defensie haar taak naar vermogen kan uitvoeren. De Gemeente draagt zorg voor een tijdige afsluiting van de Beukenlaan door middel van een op grond van de toepasselijke verkeerswetgeving te nemen besluit, dat zijn gelding heeft van de woensdag (08.00 uur) voor de Vierdaagse tot en met de maandag (08.00 uur) na de Vierdaagse. 3. De Gemeente coördineert (en betaalt) de afvalstoffenverwijdering en het doen aan- en afsluiten van elektra, drinkwatervoorzieningen en van riolering voor het Kamp Heumensoord. 4. De Gemeente stelt voor het Kamp Heumensoord en het terrein, plaatselijk bekend als Charlemagne, ten behoeve van Defensie zorg voor een in overleg met Defensie te bepalen hoeveelheid materialen en diensten aan de hand van de in de uitvoeringsbijlage IVa opgenomen lijst van diensten en materialen. 5. De Gemeente stelt aan Defensie ten behoeve van de administratieve afhandeling en het gereedmaken voor de intocht van de militaire deelnemers op de vrijdag van de Vierdaagse ter beschikking het terrein, plaatselijk bekend als Charlemagne, voor de periode van de maandag (08.00 uur) voor de Vierdaagse tot en met de dinsdag (18.00 uur) na de Vierdaagse. De Gemeente draagt daarbij ten behoeve van Defensie zorg voor de in uitvoeringsbijlage IVa opgenomen diensten en materialen. 6. De Gemeente draagt op afroep zorg voor de sanitaire aan- en afsluiting van de in overleg met Defensie nader te bepalen faciliteiten op Kamp Heumensoord, waaronder in ieder geval de eetzaal, de biertent, all ranks-bar, en sanitaire voorzieningen.

14


7. Defensie draagt zorg voor de tijdige indiening bij de Gemeente van een vergunningsverzoek voor de inzet van helikopters. De Gemeente draagt, voor zover dat tot haar bestuursrechtelijke competentie behoort en past binnen de kaders van de toepasselijke (luchtvaart)wetgeving, zorg voor de benodigde vergunningen (waaronder begrepen een verklaring van geen bezwaar) voor een start- en landingsplaats voor helikopters te Brakkenstein (meer in het bijzonder voor het sportcomplex gelegen aan de Driehuizerweg of de d'Almarasweg). Tevens bevordert de Gemeente het verkrijgen van schriftelijke toestemming van de grondeigenaar. Defensie bevordert dat het gebruik van helikopters zich beperkt tot vluchten in het kader van de openbare orde en veiligheid op last van de Koninklijke Marcheaussee en/of de landelijke politieeenheid. 8. Ten behoeve van de openbare orde en veiligheid, calamiteiten daaronder begrepen, verleent Defensie aan de Gemeente, onverlet hetgeen met betrekking tot militaire bijstand is bepaald bij of krachtens de Politiewet 2012, en/of de Gemeentewet en/of enig andere organieke wet, nader met de Gemeente overeen te komen militaire steun.

15


Uitvoeringsbijlage IVa

Uitvoeringsbijlage IVa horende bij Bijlage IV, houdende een opsomming van gewenste diensten en materialen. In artikel 4 en artikel 5 van bijlage IV van deze raamovereenkomst is opgenomen dat de Gemeente aan Defensie diensten en materialen, anders dan als economische activiteit, beschikbaar stelt. De diensten en materialen die het betreft zijn opgenomen in onderstaande lijst. Elk jaar overlegt Defensie aan de Gemeente, uiterlijk in april van dat jaar, een overzicht van de gewenste hoeveelheid aan materialen en diensten. Diensten en materialen ten behoeve van kamp Heumensoord - voor- en naschouw; - maaien; - herstellen ondergravingen; - reinigen leidingen; - levering, plaatsing en aansluiting sanitaire voorzieningen; - leveren en aansluiten vetvangers, - aansluiten geisers, afvoerpunten en waterpunten; - boomstammen ter verhindering parkeren; - dranghekken, met en zonder grondplaat; - reflectiemateriaal en/of borden; - fietsenrekken; - sierboog; - tent t.b.v. inschrijvingen en registratie; - bebording (b.v. Waterwingebied); - stol (b.v. houtsnippers); - reinigen Beukenlaan. Diensten en materialen ten behoeve van het terrein Charlemagne - voor- en naschouw; - maaien; - dranghekken; - vlaggenmasten.

16

Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad. Collegevoorstel Embargo tot

Recommend Documents