Nieuwegein
*\
/,#fslR\
([if U P
2 013-29/
% Aan De raad van de gemeente Nieuwegein Onderwerp
Datum 23 oktober 2013
Vaste vergaderdag bijeenkomsten gemeenteraad van Nieuwegein Afdeling Griffie
Bijlagen
PRESIDIUM Inleiding Begin dit jaar is door de burgemeester de vraag aan de orde gesteld of het wenselijk is om met de gemeenteraad op een andere dag te gaan vergaderen. De fractievoorzitters hebben in een gezamenlijk overleg aangegeven dat -naast handhaving van de woensdag- de optie van de donderdag kan worden uitgewerkt, waarbij goed naar nut en noodzaak moet worden gekeken. Daarbij is tevens aandacht gevraagd voor een aanvangstijd van 20.00 uur en een eindtijd van 23.00 uur. Doel Dit voorstel voorziet in de gevraagde vergelijking van vergaderen op woensdag en donderdag, Op basis van de vergelijking van de donderdag ten opzichte van de woensdag, kan een keuze worden gemaakt. Voorstel 1. Met ingang van het nieuwe raadseizoen (27 maart 2014) kiezen voor de donderdag als vaste vergaderdag voor de bijeenkomsten van de raad; 2. Voor de aanvangstijden van raadsbijeenkomsten zoveel mogelijk uitgaan van 20.00 uur en qua eindtijd streven naar 23.00 uur of vroeger; 3. In verband met het besluit ad 1 de navolgende wijzigingen vast te stellen: a) in het Reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein 2012 (2012-144) wordt in artikel 8 lid 1 het woord "woensdag" vervangen door "donderdag"; b) in de Verordening op de Raadscommissies Nieuwegein 2012 (2012-143) wordt in artikel 9 lid 1 onder b. "woensdag" vervangen door "donderdag" en "donderdag" door "woensdag"; c) in het Reglement van orde van de gemeenteraad van Nieuwegein 2012 (2012-142) wordt in artikel 9 lid 1 "woensdag" vervangen door "donderdag". 4. In verband met het besluit ad 2 de navolgende wijzigingen vast te stellen: a) in het Reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein 2012 (2012-144) wordt in artikel 8 na "Iedere informatieve bijeenkomst" de passage "begint zoveel mogelijk om 20.00 uur of later en"; b. in de Verordening op de Raadscommissies Nieuwegein 2012 (2012-143) wordt in artikel 9 lid 2 het tijdstip "19.30 uur" vervangen door "20.00 uur, waarbij wordt gestreefd naar een eindtijd van 23.00 uur of vroeger";
:. in het Reglement van orde van de gemeenteraad van Nieuwegein 2012 (2012-142) wordt aan artikel 9 een nieuw lid 3 toegevoegd, luidende: "3. Er wordt gestreefd naar een eindtijd van 23.00 uur. Met het oog daarop stelt de voorzitter de raad tegen die tijd zo nodig de vraag op welke wijze de vastgestelde agenda wordt afgerond." I 5. te bepalen dat de wijzigingen ad 3 en ad 4 in werking treden op 27 maart 2014. Overwegingen 1. De keuze voor donderdag levert de minste frictie op met vergaderingen van buurgemeenten en gemeenschappelijke regelingen, zoals op de bijlage I is te zien, Omdat de meeste raden op dinsdag en/ of donderdag vergaderen, worden ook veel regionale informatieve bijeenkomsten op woensdag gepland. Dat levert tot op heden regelmatig samenloop van bijeenkomsten op of bijeenkomsten die dan vroeger op de woensdag worden gepland. Beide zaken zijn niet gewenst. 2. Door de raadsvergaderingen op donderdag te houden, kunnen de voorlopige agenda's op de woensdag daaraan voorafgaand in de Molenkruier worden gepubliceerd. Dat lukt nu alleen op de dag zelf en is in die zin erg laat. 3. De samenloop met de avondopenstelling -als argument voor vergaderen op woensdag- levert amper voordeel op: inwoners combineren het ophalen van een uittreksel niet met het bijwonen van een vergadering. Ook de ambtelijke begeleiding is specifiek voor beide zaken, zodat daar weinig winst uit voortvloeit. Uitwerking De cyclus wordt bij de donderdag als vaste vergaderdag als volgt: • Het presidium vergadert op de dinsdag in de derde week, waarbij de agenda voor de raad voor de donderdag in de week daarop wordt vastgesteld (als de donderdag een feestdag is, dan naar woensdag), alsmede de agenda's voor de volgende maand (stukken die akkoord zijn, kunnen direct vanuit college door naar presidium) • de stukken worden zoveel mogelijk op donderdag (in ieder geval degene die prioriteit hebben en papieren stukken) en vrijdag (uitloop) gepubliceerd, afgesloten met raadsnieuws incl. links; • de publicaties worden op vrijdag opgesteld, zodat deze nog voor de eerstvolgende vergadering verschijnen. • Aangezien de commissies nu al op woensdag en donderdag worden gehouden, kan dit worden gehandhaafd. Wel is het wenselijk om het accent op de donderdag te leggen. Daarom is het voorstel de commissies ROM en ABZ naar de donderdag te verplaatsen en de commissie Samenleving op woensdag. Door geen andere commissievergadering naast de commissie Samenleving te plannen, kunnen vermoedelijk vollere agenda's als gevolg van de transities in het sociaal domein ook meer aandacht krijgen. De woensdag wordt wel de extra dag voor de financiële cyclus. Vergadertijden Nu de agenda's op jaarbasis minder vol lijken te worden, valt te overwegen om bij een minder omvangrijke agenda een aanvangstijd van 20.00 uur te hanteren en om circa 23.00 uur tot een afronding te komen van het dan behandelde agendapunt.
2013 -29? Tijdens de behandeling van dit voorstel in de commissie ABZ van 11 september j l . is door een aantal fracties aangegeven dat een aanvangstijd van 20.00 uur gewenst is. Daarnaast bleek er een breed draagvlak te zijn voor het streven naar een eindtijd van 23.00 uur. Daarin voorziet het aangepaste voorstel, met uitzondering van het aanvangstijdstip voor de raadsvergadering. Dat wordt op 19.30 uur gehandhaafd in verband met het vragenhalfuurtje en de aansluitend van toepassing zijnde spreektijdregeling. Alternatieven Alternatief is om ook de raadsvergadering om 20.00 uur te laten starten. Om te voorkomen dat dan te lang vergaderd wordt c.q. niet alles behandeld wordt, zijn de volgende opties denkbaar: a. het vragenhalfuurtje onder de spreektijdregeling brengen; b. de eindtijd op 23.30 uur stellen; c. een vast uitwijkmoment bepalen voor het geval de agenda tussen 20.00 - 23.00 uur niet tijdig is afgewerkt, Het voorstel gaat echter uit van inhoudelijke bespreking van punten vanaf 20.00 uur, waarbij de raadsvergaderingen om 19.30 uur starten in verband met het vragenhalfuurtje. Optie kan zijn om op korte termijn al de vergadertijden in te voeren. Als dit gewenst is, kan een motie worden ingediend met als strekking dat het presidium wordt opgeroepen bij het uitschrijven van vergaderingen voor het resterende deel van deze periode zoveel mogelijk uit te gaan van een aanvangstijd van 20.00 uur en te streven naar een eindtijd van 23.00 uur. Uitvoering De wijziging van vergaderdag is een bevoegdheid van de raad. De basis daarvoor ligt in de regelingen voor de raad (Reglement van Orde, verordening op de raadscommissie, reglement informatieve bijeenkomsten). Deze zullen dan aangepast moeten worden. Het bijgevoegde ontwerp-besluit voorziet hierin. Voor de inwerkingtreding is uitgegaan van de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling na de gemeenteraadsverkiezingen, dus op 27 maart 2014. Op deze wijze kunnen aspirant-leden zich hierop nu reeds instellen en met de nieuwe vergaderdagen rekening houden, Het presidium, De griffier,
De voorzitter,
Mr. F.E. Contant
M.J. Monrooij
2013 -2' BIJLAGE 1: vergaderdagen omringende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen* Organisatie BRU (GR) Gem. Houten Gem. IJsselstein , Gem. Utrecht Gem. Stichtse Vecht Gem. Vianen Gem. Woerden Gem. Zeist
Vergaderdag(en) Wo Di/ aanv. do Di/ wo/ do commissies; do raad Di/do Di/ var. Di/ uitwijk var. Do/ wo Di/do
* Vooralsnog is het BRU het meest bepalend hierin: de DB-functies worden doorgaans door collegeleden bekleed en raadsleden vergaderen als AB-lid minder frequent. Alleen de inzet voor het BRU is substantieel (zowel in aantal raadsleden als in frequentie).
Nieuwegein Aw/F^ffo
£\ $?—
■■
? O 1 3 - £9 >
de gemeenteraad van Nieuwegein; gelezen d e voorstellen van het presid ium d .d . 20 augustus en 23 oktober 2013; gehoord d e bespreking in de commissie ABZ d.d. 11 september en 13 november 2013; gelet op het Reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein 2012, de Verordening op de Raadscommissies Nieuwegein 2012, het Reglement van ord e van d e gemeenteraad van Nieuwegein 2012 en de Gemeentewet; besluit: I. d e navolgend e wijzigingsverord ening vast te stellen: Verordening tot w ijziging van vergaderdagen van de gemeenteraad van Nieuw egein 2013 Artikel 1 in het Reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein 2012 (2012-144) word t in artikel 8 li< 1 het woord "woensd ag" vervangen d oor "d ond erd ag"; Artikel 2 in d e Verordening op d e Raad scommissies Nieuwegein 2012 (2012-143) word t in artikel 9 lid 1 onder b. "woensdag" vervangen d oor "d ond erd ag" en "donderdag" door "woensdag"; Artikel 3 in het Reglement van ord e van d e gemeenteraad van Nieuwegein 2012 (2012-142) word t in artikel 9 lid 1 "woensdag" vervangen d oor "d ond erd ag". Artikel 4 in het Reglement informatieve bijeenkomsten Nieuwegein 2012 ( :012-144) word t in artikel 8 na "Iedere informatieve bijeenkomst" d e passage "begint zoveel mogelijk om 20.00 uur of later en" opgenomen; Artikel 5 in d e Verordening op d e Raad scommissies Nieuwegein 2012 (2012-143) word t in artikel 9 lid 2 het tijdstip "19.30 uur" vervangen d oor "20.00 uur, waarbij word t gestreefd naar een eind tijd van 23.00 uur of vroeger"; Artikel 6 in het Reglement van ord e van d e gemeenteraad van Nieuwegein 2012 (2012-142) word t aan artikel 9 een nieuw lid 3. toegevoegd, luid end e: "3. Er wordt gestreefd naar een eindtijd van 23.00 uur. Met het oog d aarop stelt d e voorzitter d e raad tegen d ie tijd zo nod ig d e vraag op welke wijze d e vastgestelde agend a wordt afgerond ."
Artikel 7 De wijzigingen als bedoeld in de artikelen 1 tot en met 6 treden in werking op 27 maart 2014. II. de verordening als bedoeld onder I. treedt in werking op de dag, volgend op die waarop deze is gepubliceerd. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 november 2013,
de griffier,
de voorzitter,
