Doelgerichte communicatie en informatie Beleid communicatie en informatievoorziening bij de NTTB
Versie: Definitief concept 24 september 2014
1. Inleiding Het huidige communicatie- en informatiebeleid zijn toe aan een update. Het is al enkele jaren terug geschreven en in de tussentijd niet aangepast op de nieuwste ontwikkelingen binnen de NTTB, maar ook niet aan nieuwe vormen van (social)media. In dit stuk staat beschreven wat het beleid op het gebied van communicatie en informatievoorziening binnen de NTTB is. Dit stuk is vooral gericht op de “interne” organisatie. Immers het behouden en dus “binnenboord houden” van leden is een belangrijk speerpunt in de communicatie en informatievoorziening. Dit stuk is tot stand gekomen nadat er gesprekken zijn gevoerd met vertegenwoordigers van verschillende disciplines binnen de NTTB waaronder: • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Bondscoach heren senioren Bondscoach dames senioren Bondscoach meisjes junioren Topsportster Vertegenwoordiger atletencommissie Algemeen competitieleider Medewerkster communicatie Manager Nederlands Kampioenschap Bondsraadlid Voorzitters vereniging eredivisie en afdeling Ouder junioren topsportster Voorzitter afdeling EJK coach Accountmanager productontwikkeling Directeur NTTB Directiesecretaresse NTTB Bestuurders hoofdbestuur Voorzitter scheidsrechterscommissie Scheidsrechter
Wensen en behoeften die vanuit deze gesprekken zijn geuit vormen onderdeel van dit communicatie- en informatiebeleid. Het beleid voor de externe communicatie zoals richting de pers, maar ook publicaties naar “open bronnen” zoals website, facebook en andere social media zijn in dit informatiebeleid opgenomen. Externe communicatie die moet leiden tot het verhogen van het aantal actieve tafeltennissers (en dus nieuwe leden van de NTTB) is niet in dit stuk opgenomen. Dit zal in een marketingplan moeten worden vormgegeven en vastgelegd. Dit beleid is met uiterste zorgvuldigheid en met betrokkenheid van velen in het “tafeltennisveld” tot stand gekomen. Dit beleid is dan ook een samenhangend geheel. Het niet of gedeeltelijk uitvoeren
en/of opvolgen van de inhoud van dit beleidsstuk kan/zal een sterk negatief effect hebben op het bereiken van de in dit beleidsstuk genoemde doelen.
Inhoud 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 2
2.
Communicatiebeleid ....................................................................................................................... 6 2.1 Randvoorwaarden en uitgangspunten .......................................................................................... 6
3.
Communicatievormen ..................................................................................................................... 8 3.1 Hoofdbestuur ................................................................................................................................ 8 3.1.1 Heisessie ................................................................................................................................. 8 3.1.2 Vergaderingen Hoofdbestuur................................................................................................. 8 3.1.3 Vergadering hoofdbestuur met de bondsraad....................................................................... 8 3.1.4 Vergadering Hoofdbestuur en afdelingsbestuur .................................................................... 9 3.1.5 Verenigingscongres centraal .................................................................................................. 9 3.2 Bondsraad...................................................................................................................................... 9 3.2.1 Bondsraad vergadering .......................................................................................................... 9 3.2.2 Betrokkenheid bij de jaarvergadering van de afdeling ........................................................ 10 3.3 Afdelingsbestuur ......................................................................................................................... 10 3.3.1 Vergadering afdelingsbestuur .............................................................................................. 10 3.3.2 Jaarvergadering afdeling ...................................................................................................... 10 3.3.3 Verenigingscongres regionaal .............................................................................................. 10 3.4 College van Voorzitters (CvV) ...................................................................................................... 11 3.5 Technisch directeur en bondscoaches ........................................................................................ 11 3.6 Bondscoach en speler(s) .............................................................................................................. 12 3.7 Bondscoach en ouders ................................................................................................................ 12 3.8 Scheidsrechters ........................................................................................................................... 12 3.9 Algemeen Competitie Leiders (ACL) ............................................................................................ 13 3.10 Atletencommissie ...................................................................................................................... 13 3.11 Ouderraad ................................................................................................................................. 14 3.12 Nederlandse kampioenschappen en Masters ........................................................................... 14
4.
Communicatiedragers ................................................................................................................... 14 4.1 Logo ............................................................................................................................................. 15 4.2 Subtekst logo ............................................................................................................................... 15 4.3 Verbinden Maatschappelijke betrokkenheid aan het tafeltennis............................................... 15
5.
Informatiebeleid ............................................................................................................................ 16 5.1 Website........................................................................................................................................ 16 5.1.2 Website Afdelingen .............................................................................................................. 17
5.1.3 Profileren producten en diensten NTTB binnen de website ................................................ 17 5.1.4 Website scheidsrechters ...................................................................................................... 17 5.1.5 Beheer websites ................................................................................................................... 18 5.2 Nieuwsbrieven ............................................................................................................................. 18 5.3 Twitter ......................................................................................................................................... 18 5.4 Facebook ..................................................................................................................................... 18 5.5 Linkedin ....................................................................................................................................... 19 5.6 Livestream ................................................................................................................................... 19 5.7 Tafeltennisforum en informatie .................................................................................................. 19 5.8 APP’s ............................................................................................................................................ 19 5.9 NTTB Administratie Systeem (NAS) ............................................................................................. 20 6. Overige relevante informatie ............................................................................................................ 20 6.1 Veiligheid ..................................................................................................................................... 20 6.2 Persberichten en persaankondigingen ........................................................................................ 20 6.3 Maandinformatie ........................................................................................................................ 21 6.4 Informatie voor bestuurders ....................................................................................................... 21 6.5 Controle op te publiceren informatie ......................................................................................... 21 6.5.1 Website................................................................................................................................. 21 6.5.2 Social media.......................................................................................................................... 21 6.5.3 Persberichten ....................................................................................................................... 21 6.5.4 Informatie over calamiteiten................................................................................................ 21 6.6 Registratie relevante informatie ................................................................................................. 21 7.
Personele bezetting ....................................................................................................................... 22
8.
Volgorde en prioriteiten ................................................................................................................ 22
Bijlage 1 Homepagina website .............................................................................................................. 23 Bijlage 2 Websitepagina Jeugd .............................................................................................................. 24 Bijlage 3 Overzicht producten NTTB...................................................................................................... 25
2. Communicatiebeleid De Nederlandse tafeltennisbond (NTTB) streeft naar een optimale communicatiestructuur en het verstrekken van gerichte informatie aan alle belanghebbenden van de NTTB. Alles is gericht op het realiseren van het meerjarenbeleid en de daaruit voortvloeiende doelen die jaarlijks worden vastgesteld. De NTTB wil belanghebbenden sterk betrekken bij de ontwikkeling van het tafeltennis in Nederland, maar ook in de ontwikkeling van de eigen organisatie, dienstverlening en producten. Om dit te realiseren is een gedegen communicatiestructuur opgezet. Immers, er zijn vele belanghebbenden in het “tafeltennisland” die beschikken over kennis en ideeën om doelen te bereiken en verbeteringen mogelijk te maken.
2.1 Randvoorwaarden en uitgangspunten In een sportorganisatie als de NTTB vormen, naast betaalde professionals, de vele mensen die op vrijwillige basis activiteiten tot stand brengen en uitvoeren het hart van de organisatie. Binnen deze groep leeft sterk het motto “de NTTB zijn wij samen”. Dit motto wordt door de NTTB ondersteund. Een prima motto dat dan wel in alle geledingen en niveaus uitgedragen zal worden. Er zijn veel vertegenwoordigers van onderdelen binnen de NTTB organisatie. • • • • • • •
Hoofdbestuur als vertegenwoordiger van het tafeltennis in de meest brede zin van het woord; Bondsraad als vertegenwoordiger van de afdelingen en specifieke groepen zoals topsporters en atletencommissie; Afdelingsbestuur als vertegenwoordiger van de verenigingen; Klankbordgroep ouders als vertegenwoordiger van de kinderen die tot de talentvolle jeugd zijn benoemd; Scheidsrechterscommissie als vertegenwoordiger van de scheidsrechters; Atletencommissie als vertegenwoordigers van onze topsporters (1e divisie en hoger. Bij paratafeltennis de selectiespelers); Bondscoaches als vertegenwoordiger van de selectiespelers.
Deze vertegenwoordigers spelen een cruciale rol in het functioneren van de NTTB als geheel en het realiseren van het motto “NTTB zijn wij samen”. Een hele verantwoordelijkheid daarom om als vertegenwoordiger op te treden. Om invulling te geven aan “NTTB zijn wij samen” en het kunnen realiseren van het meerjarenbeleid en de daaruit voortvloeiende doelen zijn er een aantal belangrijke randvoorwaarden: • • • • •
Vertegenwoordigers worden actief betrokken bij de vastlegging van (meerjaren) beleid en doelstellingen; Doelen zijn op alle niveaus in de organisatie vastgelegd en vormen de basis voor alle activiteiten en te allen tijde afgestemd op het (meerjaren) beleid en jaarplan; (meerjaren) Beleid en doelen worden door alle vertegenwoordigers binnen de NTTB uitgedragen en teruggekoppeld naar het gebied dat zij vertegenwoordigen; Vertegenwoordigers zijn “het luisterend oor” binnen het gebied dat zij vertegenwoordigen; Vertegenwoordigers leveren een actieve bijdrage in het verbeteren van de organisatie, producten en dienstverlening van de NTTB;
• • •
Vertegenwoordigers koppelen relevante informatie terug binnen het gebied dat zij vertegenwoordigen; Het bewaken van de voortgang van het realiseren van het (meerjaren) beleid en doelen vormt een vast onderdeel in alle formele overlegstructuren; De informatievoorziening die via allerlei bronnen en media verloopt is professioneel, actueel, correct en afgestemd op de doelgroep binnen het tafeltennis.
3. Communicatievormen Om richting te geven aan het behalen van doelen en de ontwikkeling van het tafeltennis in Nederland en ten behoeve van het verbeteren van de organisatie, diensten en producten zijn diverse communicatie vormen opgezet. Onderstaand is per onderdeel van de NTTB organisatie beschreven welke formele communicatievormen zijn opgezet.
3.1 Hoofdbestuur Het hoofdbestuur wil “midden tussen haar leden staan” en exact weten wat er leeft en wat de behoeften zijn bij leden en belanghebbenden van de NTTB. Vanuit dit uitgangspunt wordt beleid en doelen ontwikkeld die zoveel mogelijk aansluiten op de wensen en behoeften van de leden. Om dit te bereiken is de volgende communicatievoorziening opgezet en wordt deze in stand gehouden. 3.1.1 Heisessie Tijdens de heisessie wordt de realisatie van het jaarplan beoordeeld. Tevens wordt het meerjaren beleidsplan beoordeeld op actualiteit en haalbaarheid. Voorstellen tot aanpassing van het meerjarenbeleid en doelstellingen worden uitgewerkt ten behoeve van gerichte communicatie met de bondsraad. Organisator: Voorzitter NTTB Frequentie: 1 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig HB, Directie, MT (op het eigen vakgebied) 3.1.2 Vergaderingen Hoofdbestuur Voornaamste doelstelling van deze vergaderingen is bewaking voortgang van het goedgekeurde jaarplan. Uiteraard zijn er vele operationele vraagstukken die tijdens deze vergadering worden besproken en waar oplossingen voor worden gezocht en beslissingen over worden genomen. Zaken die de realisatie van het jaarplan (ernstig) in gevaar brengen worden (tussentijds) voorgelegd aan de bondsraad. Bewaakt wordt of het meerjarenbeleid nog in lijn ligt en of aanpassingen moeten worden uitgewerkt. Organisator: Voorzitter NTTB Frequentie: 10 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig HB, Directie 3.1.3 Vergadering hoofdbestuur met de bondsraad Tijdens deze vergadering worden de resultaten van het jaarplan en de daarbij behorende doelstellingen beoordeeld en besproken. Er wordt vastgesteld of het meerjarenbeleid nog in lijn is met de nieuwste ontwikkelingen (bijvoorbeeld het beleid van NOC-NSF) in de sport en het tafeltennis in het bijzonder. De consequenties van het niet of onvoldoende bereiken van de doelstellingen worden besproken en hierover worden besluiten genomen. Daarnaast is er ruimte voor het behandelen van voorstellen om de organisatie, producten en dienstverlening te verbeteren.
Notulen van deze vergadering worden in de eerst volgende vergadering van het hoofdbestuur behandeld, de week daarna gecorrigeerd en direct daarna beschikbaar gesteld aan de leden van de bondsraad. Organisator: Voorzitter NTTB Frequentie: 2 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig HB en alle bondsraadleden 3.1.4 Vergadering Hoofdbestuur en afdelingsbestuur Tijdens deze vergadering wordt het jaarplan met doelstellingen en het meerjarenbeleid, zoals goedgekeurd in de bondsraadvergadering uiteengezet. Daarnaast is er ruimte voor het behandelen van voorstellen om de organisatie, producten en dienstverlening te verbeteren. Organisator: Voorzitter NTTB Frequentie: 2 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig HB en alle bondsraadleden 3.1.5 Verenigingscongres centraal Tijdens het Nederlands Kampioenschap worden alle voorzitters van verenigingen uitgenodigd voor een interactief programma. Voornaamste doelstelling van dit congres is de betrokkenheid tussen hoofdbestuur en verenigingen een impuls te geven. Organisator: Voorzitter NTTB Frequentie: 1 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig HB, alle bondsraadleden en alle verenigingsvoorzitters
3.2 Bondsraad De bondsraad vervuld een cruciale rol binnen de organisatie van de NTTB. Zij ziet toe op haalbaarheid en realisatie van het meerjarenbeleid, jaarplan en doelstellingen van de NTTB. Vanuit dit gegeven levert de bondsraad, naast toezicht houden, een actieve bijdrage aan een gedegen meerjarenbeleid, jaarplan en doelen. 3.2.1 Bondsraad vergadering Voorafgaand aan de door de HB georganiseerde bondsraadvergadering komt de bondsraad bijeen. Doelstelling is om gezamenlijk een oordeel te vormen over de realisatie van het jaarplan met bijbehorende doelen. Consequenties van het (structureel) niet behalen van de doelen worden besproken en maatregelen worden ten behoeve van de vergadering met het hoofdbestuur vastgelegd. Daarnaast worden er gezamenlijk verbetervoorstellen ontwikkeld (die mogelijk door de betreffende regio’s zijn ontwikkeld) om de organisatie, producten en dienstverlening verder te verbeteren. Deze voorstellen worden ingediend voorafgaand aan de bondsraadvergadering georganiseerd door het HB, zodat deze op de agenda kunnen worden gezet.
Organisator: Functiezetel Organisatie in de bondsraad Frequentie: 2 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig bondsraad 3.2.2 Betrokkenheid bij de jaarvergadering van de afdeling Een bondsraadlid vertegenwoordigd binnen de bondsraad een afdeling. Vanuit dit gegeven koppelt een bondsraadlid informatie terug naar het afdelingsbestuur en ziet er op toe dat relevante informatie bij de overige belanghebbenden in de regio terecht komt. Op de jaarvergadering van de afdeling zal een bondsraadlid informatie over plannen en behaalde doelen die zijn vastgesteld in de bondsraad terugkoppelen aan de vertegenwoordigers van de verenigingen.
3.3 Afdelingsbestuur 3.3.1 Vergadering afdelingsbestuur Voornaamste doelstelling van deze vergaderingen is bewaking voortgang van het goedgekeurde jaarplan van de afdeling. Uiteraard zijn er vele operationele vraagstukken die tijdens deze vergadering worden besproken en waar oplossingen voor worden gezocht en beslissingen over worden genomen. Zaken die de realisatie van het jaarplan (ernstig) in gevaar brengen worden (tussentijds) voorgelegd aan het hoofdbestuur. Organisator: Voorzitter van de afdeling Frequentie: 8 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig bestuur van de afdeling 3.3.2 Jaarvergadering afdeling Tijdens deze vergadering worden de resultaten van het jaarplan en de daarbij behorende doelstellingen uiteengezet. Daarnaast is er ruimte voor het behandelen van voorstellen om de organisatie, producten en dienstverlening te verbeteren. Organisator: Voorzitter van de afdeling Frequentie: 1 maal per jaar Aanwezigen: Voltallig bestuur van de afdeling en alle voorzitters of een vertegenwoordiger van de verenigingen binnen de afdeling 3.3.3 Verenigingscongres regionaal Voor een regionaal verenigingscongres worden alle belanghebbenden en geïnteresseerden binnen betreffende afdeling uitgenodigd. Alle leden zijn welkom! Afdelingsbesturen kunnen in gezamenlijk overleg besluiten één regionaal congres te organiseren waaraan meerdere afdelingen aan deel nemen. Een hoofdbestuurslid is tijdens deze bijeenkomst aanwezig. Voornaamste doelstelling van dit verenigingscongres is de betrokkenheid tussen HB, AB en alle andere belanghebbenden te vergroten. Meerjarenbeleid, doelstellingen worden uiteengezet.
Daarnaast is er ruimte voor het behandelen van voorstellen om de organisatie, producten en dienstverlening te verbeteren. Organisator: Voorzitter van de afdeling(en) Frequentie: 1 maal per jaar Aanwezigen: Vertegenwoordiger HB, bondsraadleden van de betreffende regio, Afdelingsbestuur van de betreffende regio en alle overige belanghebbenden en geïnteresseerden.
3.4 College van Voorzitters (CvV) De voorzitters van de afdelingen vormen een belangrijk onderdeel in de realisatie van het meerjarenbeleid en de doelstellingen. Afstemming wat er in de diverse afdelingen speelt, bespreken van trends en ontwikkelingen, afstemmingen reglementen, subsidiemogelijkheden in diverse afdelingen heeft veel toegevoegde waarde. Ten aanzien van mogelijke verbeteringen van de (kantoor)organisatie, diensten en producten kunnen verbetervoorstellen worden uitgewerkt en ingediend bij de directeur NTTB. Verbetervoorstellen die invloed heeft op meerjarenbeleid en doelstellingen kunnen worden uitgewerkt en ingediend bij het hoofdbestuur. Mogelijke problematiek tussen voorzitters van afdelingen en het hoofdbestuur kan wordt besproken met het bondsraadlid Organisatie. Organisator: Wisselende voorzitter van het CvV Frequentie: 4 maal per jaar Aanwezigen: Alle voorzitters van de afdelingen en twee maal per jaar een vertegenwoordiger van het hoofdbestuur (op uitnodiging van het CvV).
3.5 Technisch directeur en bondscoaches Afstemming over de doelstelling (welke prestatie dient op welk moment te worden geleverd) op (middel)lange termijn vindt plaats met alle bondscoaches als groep en met de bondscoach individueel. Om de gestelde doelen te bereiken (vooral die op langere termijn) is het van belang dat er goede afstemming tussen bondscoaches en trainers plaatsvindt. Iedere coach kan vanuit zijn kennis en aanpak een bijdrage leveren aan het bereiken van de gestelde doelen in de vorm van het verstrekken van adviezen over aanpak, selecties, benodigde middelen etc. Deze afstemming vindt jaarlijks plaats nadat de eindevaluaties met de selectiespelers heeft plaatsgevonden. Met iedere bondscoach wordt besproken welke middelen en aanpak nodig is om gewenste doelen te bereiken. Doelen, middelen en aanpak worden vastgelegd. In een tussen – en een eindevaluatie wordt het proces bewaakt en indien noodzakelijk vinden er bijstellingen plaats. Tussenevaluatie kan meerdere malen plaatsvinden als daartoe aanleiding is. Organisator: Technisch directeur Frequentie:
• • • •
1 maal per jaar (na alle eindevaluaties) met technisch directeur en alle bondscoaches gezamenlijk; Bij aanvang van het jaar met technisch directeur en bondscoach individueel; Tussenevaluatie met technisch directeur en bondscoach individueel; Eindevaluatie met technisch directeur en bondscoach individueel.
3.6 Bondscoach en speler(s) Afstemming over de doelstelling (welke prestatie dient op welk moment te worden geleverd) op (middel)lange termijn vindt plaats met alle spelers als groep (senioren, para, cadetten, welpen, junioren) en met de bondscoach individueel. Met iedere speler wordt besproken welke middelen en aanpak nodig is om gewenste doelen te bereiken. Doelen, middelen en aanpak worden vastgelegd. In een tussen – en een eindevaluatie wordt het proces bewaakt en indien noodzakelijk vinden er bijstellingen plaats. Tussenevaluatie kan meerdere malen plaatsvinden als daartoe aanleiding is. Organisator: Bondscoach Frequentie: • • • •
1 maal per jaar (na alle eindevaluaties) met bondscoaches en alle spelers van de betreffende leeftijdgroep of para gezamenlijk; Bij aanvang van het jaar met bondscoach en speler individueel; Tussenevaluatie met bondscoach en speler individueel; Eindevaluatie met bondscoach en speler individueel.
3.7 Bondscoach en ouders Naar mate de leeftijd van de speler toeneemt, neemt de formele communicatie met de ouders af. Persoonlijke afstemming met ouders over doelen, aanpak en beschikbare middelen is met cadettenen welpenspelers intensief en afgestemd op de persoonlijke situatie van het kind. Ouders van junioren worden geïnformeerd over de uitkomst van het gesprek dat heeft plaatsgevonden met de betreffende bondscoach over de te behalen doelen, aanpak en beschikbare middelen. Indien daar aanleiding toe is kan een ouder een persoonlijk gesprek met de bondscoach aanvragen om een nadere toelichting te krijgen over wat met het kind is afgesproken.
3.8 Scheidsrechters Jaarlijks vind er een vergadering plaats waarbij alle scheidsrechter aanwezig (moeten) zijn. Onderwerpen die daar o.a. aan de orde komen zijn: • • • • •
Terugblik op het jaar en de ontwikkelingen; Verkiezing bestuur; Informatie over meerjarenbeleid en doelstellingen NTTB; Spelregeltest; Bijscholing.
Verder worden alle Nationale- en Internationale ontwikkelingen op het gebied van spelregels en mogelijke wijzigingen daarin besproken. Organisator: Voorzitter scheidsrechterscommissie
Frequentie: 1 maal per jaar Aanwezigen: Alle scheidsrechters en bestuursleden van de scheidsrechterscommissie Overig t.b.v. scheidsrechters Scheidsrechter beschikken over een eigen internetportaal waarbij zij geïnformeerd worden over alle relevante zaken waaronder de indeling van scheidsrechters tijdens de wedstrijden. Twee maal per jaar ontvangen de scheidsrechters een nieuwsbrief van de scheidsrechterscommissie over relevante wetenswaardigheden. Deze nieuwsbrieven worden kort voor aanvang van de voor- of najaarscompetitie verspreid. Er is een duidelijk beoordelingssysteem voor scheidsrechters beschikbaar. Indien daar aanleiding toe is wordt in een persoonlijk gesprek tussen een vertegenwoordiger van de scheidsrechterscommissie en betreffende scheidsrechter afspraken gemaakt over verbeteringen in functioneren. Eventuele consequenties over het niet meer inzetten van een scheidsrechter naar aanleiding van niet structureel voldoen aan de beoordelingscriteria wordt in een individueel gesprek tussen scheidsrechter en voorzitter van de scheidsrechterscommissie kenbaar gemaakt.
3.9 Algemeen Competitie Leiders (ACL) Een belangrijk product (wellicht wel het meest waardevolle) van de NTTB is de competitie die wordt aangeboden. Daarbij leven veel vraagstukken die binnen de afdelingen worden opgelost. Het uitwisselen van kennis en informatie wat er allemaal leeft en speelt in de afdelingen op het gebied van het product competitie is van groot belang. Daarom wordt er jaarlijks een overleg georganiseerd met alle Algemeen Competitie Leiders om het uitwisselen van informatie mogelijk te maken. Tijdens dit overleg kunnen plannen worden uitgewerkt om het product competitie te verbeteren. Deze plannen kunnen worden ingediend bij het Hoofdbestuurslid Wedstrijdzaken, die ook bij dit overleg aanwezig is. Organisator: Hoofdbestuurslid wedstrijdzaken Frequentie: minimaal 1 maal per jaar (verder af te stemmen met deze groep mensen) Aanwezigen: Alle Algemeen Competitie Leiders, HB lid wedstrijdzaken, Bondsraadvertegenwoordiger Wedstrijdzaken.
3.10 Atletencommissie De atleten worden in de bondsraad vertegenwoordigd door de atletencommissie en hebben daarmee een stem om meerjarenbeleid en doelstellingen mede te bepalen. Alle atleten (1e divisiespelers en bij de para de selectiespelers) kunnen voorstellen bij de atletencommissie indienen ter verbetering van het topsportklimaat, benodigde middelen, aanpak etc. De atletencommissie neemt richting de atleten een proactieve houding aan door de atleten te motiveren ter komen met verbetervoorstellen en te informeren wat de uitkomsten zijn van de voorstellen. Tevens worden de atleten door de atletencommissie op de hoogte gebracht over uitkomst en besluiten die in de HB/bondsraadvergadering worden genomen.
Verbetervoorstellen die betrekking hebben op operationele zaken kunnen worden ingediend en besproken met de technisch directeur. Verbetervoorstellen die invloed hebben op het meerjarenbeleid en doelstellingen kunnen worden ingediend bij het hoofdbestuur en/of bondsraad. De atletencommissie streeft naar betrokken atleten en vanuit dit streven wordt jaarlijks een overleg georganiseerd met de atleten om te komen tot gerichte verbetering van het topsportklimaat en vaststelling wat daarvoor nodig is. Organisator vergadering atletencommissie: Voorzitter Atletencommissie Frequentie: minimaal 2 maal per jaar (verder af te stemmen met deze groep mensen) Aanwezigen: Leden atletencommissie Organisator overleg atleten: Voorzitter Atletencommissie Frequentie: minimaal 1 maal per jaar (verder af te stemmen met deze groep mensen) Aanwezigen: Leden atletencommissie, alle atleten, bondsraadlid topsport, HB lid topsport
3.11 Ouderraad De ouderraad behartigt de belangen van de jeugdige topsporters. De ouderraad zoekt actief contact met ouders om vast te stellen wat wensen en behoeften zijn en waar mogelijke verbeteringen opgesteld moeten worden. De ouderraad doet voorstellen ter verbetering van het topsportklimaat van de jeugdigen aan de het HB lid topsport. Jaarlijks heeft de ouderraad een overleg met de ouders waarbij het HB lid topsport vanuit de NTTB aanwezig is.
3.12 Nederlandse kampioenschappen en Masters Deze twee toernooien zijn van groot belang voor het tafeltennis vanwege publiciteit, uitstraling en imago en een perfecte organisatie is dan ook noodzakelijk. Daarom wordt voor beide evenementen een manager aangesteld. Deze manager stelt een draaiboek op dat voor de organisatie van het evenement wordt gevolgd. De manager van het evenement heeft na het opstellen van het draaiboek overleg met het HB bestuurslid topsport en de technisch directeur NTTB over mogelijke aanpassingen. Het Hoofdbestuur accordeert het draaiboek waarna de manager van het evenement de uitvoering kan realiseren. De communicatie tussen manager, hoofdbestuur, kantoororganisatie en directie heeft een frequentie die aangepast kan worden aan het welslagen van het evenement.
4. Communicatiedragers De NTTB wil een eenduidige en professionele uitstraling. De “boodschap” wat tafeltennis voor een doelgroep kan betekenen is herkenbaar en afgestemd op de doelgroep.
4.1 Logo
Het logo is herkenbaar en geeft in voldoende mate de herkenbaarheid van tafeltennis weer.
4.2 Subtekst logo De subtekst die onder het logo een extra accent legt is toegespitst op de doelgroep. Immers (bijna) iedere doelgroep beoefent de tafeltennissport om andere redenen. De subteksten/kreten dienen nader te worden uitgewerkt, maar gedacht kan worden aan: Topsport: De snelste balsport ter wereld Jeugd: Snel, gaaf en leuk Ouderen: Veilig, gezellig en sociaal
4.3 Verbinden Maatschappelijke betrokkenheid aan het tafeltennis Het tafeltennis vertegenwoordigt nagenoeg alle doelgroepen binnen onze samenleving. Om het imago van het tafeltennis te versterken en de maatschappelijke betrokkenheid aantoonbaar zichtbaar te maken heeft de NTTB haar naam verbonden aan één of meer maatschappelijke organisaties. Dit wordt inhoud gegeven aan door deze maatschappelijke organisaties te benoemen op de website en door weergave op de shirts van de spelers van de selecties. • • •
Stichting ALS wordt verbonden aan de seniorentopsport Stichting KIKA wordt verbonden aan de jeugdtopsport Fonds gehandicaptenport wordt verbonden aan de paratopsport.
Het verbinden aan een maatschappelijke organisatie vindt gedurende minimaal drie jaar plaats. Daarna kunnen andere organisaties aan een onderdeel van de NTTB worden verbonden.
5. Informatiebeleid De NTTB levert gerichte, complete, interessante en tijdig beschikbare informatie, gericht op het versterken van de betrokkenheid van een ieder binnen de NTTB. Met het verstrekken van informatie binnen deze kaders levert een bijdrage om doelen op een zo efficiënt mogelijke wijze te bereiken. Relevante informatie wordt op verschillende manieren beschikbaar gesteld en is afgestemd op de betreffende doelgroep. De NTTB streeft een eenduidige en professionele uitstraling en inhoud na in al haar vormen van informatie die beschikbaar wordt gesteld.
5.1 Website De website is één van de belangrijkste informatiebronnen binnen de NTTB. De website van de NTTB is dé bron van informatie over alles op tafeltennisgebied te zijn in Nederland. De website bevat actuele informatie en nieuws is up to date (van de dag waarop het nieuws heeft plaatsgevonden). De website is ingericht om de verschillende doelgroepen in het “Tafeltennisland” zo goed, attractief en snel mogelijk te bedienen. Daarom heeft de website een indeling gericht op de doelgroepen. In maximaal drie clicks dient de informatie gevonden te zijn. De website heeft een moderne eigentijdse indeling volgens het “Windows 8” model. Onderstaand een voorbeeld van de Home pagina
Op de website van de NTTB zijn de tafeltennisportalen zoals tafeltennis.nl, ttnieuws.nl en tafeltennisprimeur.nl geïntegreerd.
Ook zijn alle leveranciers van tafeltennisproducten vanuit de NTTB website te benaderen onder de knop “Tafeltennis portalen”. Onderstaand een voorbeeld van de websitepagina voor de jeugd
5.1.2 Website Afdelingen De website van de afdelingen hebben dezelfde indeling en uitstraling als de website van de NTTB. Er wordt gebruik gemaakt van één Content Management Systeem (CMS) waarbij de afdelingen toegang krijgen tot de pagina’s die zij voor de afdeling de benodigde nieuwsitems en informatie kunnen beheren. Dit beperkt zich tot regionale activiteiten. Kleine verschillen in de website zijn toegestaan. Als voorbeeld kan hierbij het volgende worden genoemd: Indien een afdeling Gemeentelijke of Provinciale subsidie ontvangt en daar staat tegenover dat hiervoor publicatie in de vorm van logovermelding moet plaatsvinden kan dit worden gerealiseerd. Hetzelfde geldt voor een mogelijke sponsorpagina die per afdeling kan verschillen. 5.1.3 Profileren producten en diensten NTTB binnen de website Binnen de NTTB is een scala aan producten ontwikkeld die overzichtelijk worden weergegeven en direct vanuit de Homepagina snel te vinden zijn. In de bijlage is in een overzicht het productenassortiment weergegeven. 5.1.4 Website scheidsrechters Binnen de NTTB website is een scheidsrechtersportaal opgenomen. Deze is vanuit de homepagina te bereiken. De uitstraling (loof en feel) is gelijk aan die van de NTTB website en afdelingen van de NTTB.
5.1.5 Beheer websites Het beheer van de website van de NTTB en de afdelingen vindt plaats op het kantoor van de NTTB. Regionaal nieuws en activiteiten kunnen de afdelingen zelf beheren.
5.2 Nieuwsbrieven Er worden nieuwsbrieven uitgegeven om leden te enthousiast te maken voor belangrijke gebeurtenissen zoals het NK, Masters. Maar ook als informatiebron voor korte berichten zoals prestaties van teams en individuele deelnemers aan grote toernooien en andere relevante ontwikkelingen binnen de tafeltennissport. De volgende nieuwsbrieven worden uitgebracht: • • •
Een algemene nieuwsbrief ten behoeve van alle leden, minimaal 1 per maand; Een nieuwsbrief voor jeugdleden, minimaal 1 per maand. In deze nieuwsbrief wordt 2 maal per jaar aandacht besteed aan Table Stars; Verenigingsnieuwsbrief, minimaal ieder kwartaal.
Binnen de NTTB organisatie kan een ieder een voorstel doen om een artikel te plaatsen in een nieuwsbrief. De NTTB streeft hierbij naar variëteit in de informatieverstrekking. Periodiek plaatsen van artikelen over bijvoorbeeld Veilig Sportklimaat, voortgang jaarplannen, resultaten toernooien en competitie, aankondigingen NK en Masters levert een bijdrage in de aantrekkelijkheid van de tevreden. De medewerker communicatie zorgt voor het plaatsen van evenwichtige en aantrekkelijke content.
5.3 Twitter Deze vorm van social media is bij uitstek geschikt voor het publiceren van korte informatieve onderwerpen. Verschillende doelgroepen binnen de NTTB worden hiermee snel bereikt. Volgende Twitter accounts worden door de NTTB onderhouden: • • • •
Topsport Jeugd Bestuur & Organisatie Algemeen
Twitter berichten “lopen automatisch” in een betreffende Facebook account waarmee het informatieve karakter wordt versterkt en is geen extra tijd nodig is om deze informatie handmatig aan Facebook toe te voegen.
5.4 Facebook Deze vorm van social media is bij uitstek geschikt voor jeugdigen, maar ook voor alle andere belangstellenden binnen tafeltennisland. Er is een Facebook omgeving ingericht voor jeugd en apart voor alle overige leden van de NTTB. Hiermee wordt een ieder die zich heeft aangemeld binnen het Facebook account gericht geïnformeerd via korte en aansprekende berichten. De Facebook berichten “lopen automatisch” in de diverse pagina’s op de website waarmee het informatieve karakter wordt versterkt en is geen extra tijd nodig om deze informatie handmatig aan
de website toe te voegen. De nieuwsitems op Facebook volgen elkaar in de regel snel op waarmee de aantrekkelijkheid om met grotere regelmaat de website te bezoeken wordt versterkt.
5.5 Linkedin Linkedin is bij uitstek geschikt voor de professionele markt. Via deze vorm van social media kan de tafeltennissport het beste worden geprofileerd aan bedrijven en instellingen. Berichten op Linkedin “lopen automatisch” in de pagina “Bedrijven” op de website waarmee het informatieve karakter wordt versterkt.
5.6 Livestream Per competitieronde wordt een wedstrijd via livestream op de website van de NTTB uitgezonden. Ook de Nederlandse kampioenschappen en Masters zijn via livestream te volgen.
5.7 Tafeltennisforum en informatie De diverse forums die al aanwezig zijn op het gebied van tafeltennis zijn binnen de website van de NTTB opgenomen. Dit zijn: • • • •
Tafeltennisforum.net Tafeltennis.nu ttnieuws.nl ttkaart.nl
De medewerker communicatie volgt de berichtgevingen die vanuit deze informatiebronnen ontstaat en heeft hierbij een signalerende rol richting directie en hoofdbestuur van de NTTB.
5.8 APP’s Het Nederlands Kampioenschap (NK) en de Masters zijn naast de Eredivisie de “Paradepaardjes” van de NTTB. Ten behoeve van een professionele uitstraling en ter bevordering van de kaartverkoop en informatievoorziening is voor het NK en Masters een APP ontwikkeld. De APP wordt door de manager van het betreffende evenement onderhouden. De APP bevat de volgende informatie: Overzicht te spelen wedstrijden Gemengd dubbelspel, Heren dubbelspel, Dames dubbelspel, Heren enkelspel, Dames dubbelspel Plaatsing van de deelnemers Heren enkelspel, Dames enkelspel, Speelschema Gemengd dubbelspel, Heren dubbelspel, Dames dubbelspel, Heren enkelspel, Dames dubbelspel Live scores Live scores van de wedstrijden Spelersprofielen Dames en heren (met foto’s en filmpjes)
Contactinformatie Landstede Sportcentrum (o.a. openbaar vervoer) Nederlandse Tafeltennisbond Tickets Side-events Plattegrond accommodatie Nieuws & Media Nieuwsberichten Facebook Twitter Sponsoren
5.9 NTTB Administratie Systeem (NAS) NAS wordt naast de functionaliteit competitie en verenigingsinformatie (leden) ook toegepast om relevante informatie te melden. Deze informatie heeft betrekking op het melden van (regionale) toernooien of relevante wetenswaardigheden. Afdelingen kunnen een verzoek tot het plaatsen van gewenste informatie indienen bij de afdeling communicatie die het beheer over de te publiceren informatie heeft.
6. Overige relevante informatie 6.1 Veiligheid De NTTB heeft veiligheid hoog in het vaandel. Alle personen die met jeugd betrokken zijn hebben een “Verklaring Omtrent Gedrag” overlegd voordat deze ingezet worden.
6.2 Persberichten en persaankondigingen Met regelmaat worden persberichten opgesteld en naar verschillende Landelijke media uitgegeven. In ieder geval gaan er nieuwsberichten en aankondigingen naar de pers over: • • • •
Eredivisie dames en heren Parasport Nederlandse kampioenschappen Masters
Persberichten worden zo geschreven dat deze zonder al te veel aanpassingen direct door de media kan worden gepubliceerd. Regelmatig vind er afstemming met de media plaats over wensen van aangeleverde persberichten. Uitgegeven persberichten zijn terug te vinden op de website van de NTTB.
6.3 Maandinformatie Leden van de bondsraad en voorzitters van de afdelingen ontvangen maandelijks informatie over relevante zaken en voortgang van de gestelde doelen. Directeur NTTB neemt hierin het initiatief.
6.4 Informatie voor bestuurders Bestuurders op ieder niveau binnen de NTTB organisatie hebben baat bij kennis over de organisatie en de wijze waarop besluitvorming tot stand komt. Daarbij is het van belang dat bestuurders weten wat hun rol binnen de NTTB organisatie is. Minimaal 1 maal per jaar zal er een informatiebijeenkomst worden georganiseerd voor (nieuwe) bestuurdersop initiatief van de directeur NTTB. Doelstelling van deze bijeenkomst is (nieuwe) bestuurders te informeren over de structuur van de NTTB, de aanwezige communicatievormen, informatiemiddelen etc.
6.5 Controle op te publiceren informatie De NTTB realiseert zich dat informatie die via “open bronnen” waaronder internet, facebook, linkedin etc. worden gepubliceerd grote (negatieve) impact kan hebben op het imago van de organisatie. Daarom wordt informatie zorgvuldig behandeld voordat dit wordt gepubliceerd. Voornaamste aandachtsgebieden van de controle op de teksten zijn: • • • • •
Taalfouten Kwetsende teksten Discriminatie en intimidatie Compleetheid Leesbaarheid
6.5.1 Website Alle informatie wordt voordat deze wordt gepubliceerd middels een kruiscontrole gecontroleerd. 6.5.2 Social media Alle informatie wordt voordat deze wordt gepubliceerd middels een kruiscontrole gecontroleerd. 6.5.3 Persberichten Alle informatie die richting de pers gaat wordt getoetst door de directeur NTTB. Deze schat in of er nog verdere afstemming noodzakelijk is met de voorzitter van de NTTB. 6.5.4 Informatie over calamiteiten Informatie over calamiteiten zoals doping, blessures, omkoping, competitievervalsing etc. wordt slechts na controle en op aanwijzing van de directeur NTTB gepubliceerd. De directeur NTTB heeft voor publicatie eerst overleg met de voorzitter van de NTTB. Om dit alles in goede banen te leiden is een Calamiteitenplan opgesteld dat bij het ontstaan van een calamiteit wordt gevolgd.
6.6 Registratie relevante informatie Door het hoofdbestuur en directie worden veel contacten onderhouden, ook met derden zoals overheid, NOC-NSF etc. Uitkomsten van gesprekken en gemaakte afspraken worden centraal
geregistreerd zodat deze informatie ook na de zittingsperiode beschikbaar blijft. Hiervoor is binnen de geautomatiseerde systemen een structuur voor het beheer van deze informatie ingericht.
7. Personele bezetting Om alle activiteiten op het gebied van de informatievoorziening in goede banen te leiden en dit op een professionele wijze uit te voeren wordt de behoefte aan personele bezetting als volgt geschat: •
•
•
Eén fulltime medewerker ten behoeve van up-to-date houden van de NTTB website, publiceren twitter, Facebook en Linkedin berichten en schrijven van diverse nieuwsbrieven. Daarnaast bewaakt deze medewerkers wat zich in de social media afspeelt en reageert actief op berichtgevingen, bij kritische berichten i.o.m. de directeur NTTB; Eén parttime medewerker (0,8 FTE) ten behoeve van onderhoud websites afdelingen en ondersteuning bij schrijven en controleren van allerlei publicaties, opleidingsmateriaal, folders etc. vanuit de afdeling “Productontwikkeling”, het schrijven van persberichten en ondersteuning bij livestream uitzendingen. Eén parttime adviseur (0,2 FTE) die toeziet op en adviseert over de informatievoorziening binnen de NTTB. Deze adviseur dient te beschikken over ruime ervaring op het gebied van communicatie- en informatievoorziening.
8. Volgorde en prioriteiten Dit beleidstuk vraagt om een gedegen implementatie en onderhoud. Het stellen van prioriteiten en een juiste volgorde is hierbij relevant. Om zaken te realiseren begint het bij de inzetbaarheid van mensen en het verkrijgen van het benodigde budget. De genoemde uitbreiding op de afdeling communicatie heeft de hoogste prioriteit. De werkzaamheden richten zich vooral op de “zichtbaarheid” van de NTTB in de vorm van gerichte, actuele en professionele informatievoorziening en ondersteuning bij het ontwikkelen van producten en diensten. De beschreven communicatiestructuur kan bij wijze van spreken direct worden ingevoerd en heeft ook een hoge prioriteit. Dit zijn allemaal activiteiten die moeten leiden tot het realiseren van doelen en bijsturen van organisatie, producten en dienstverlening. Veel beschreven vormen van communicatie zijn als wens uitgesproken door de vertegenwoordigers van de verschillende organen binnen de NTTB en hebben daarmee voldoende draagvlak. De (eenmalige) investering van een nieuwe website heeft tevens een hoge prioriteit. Dit is immers dé bron van informatievoorziening en uitstraling van het Nederlandse tafeltennis. Een gedegen plan van aanpak kan worden opgesteld na vaststelling van dit beleid door de Bondsraad en Hoofdbestuur.
Bijlage 1 Homepagina website
Bijlage 2 Websitepagina Jeugd
Bijlage 3 Overzicht producten NTTB Table Stars
Doelgroepen
Verenigingen
lesstof Table Stars (online)
lesstof Table Heroes (online)
poster Table Stars
lesstof Tafeltennis als revalidatiesport (online)
wat doet de NTTB voor u (online) handboeken cq stappenplannen voor besturen (online)
banner
richtlijnen accommodaties flyer paratafeltennis (2012) (online) flyer bedrijfstafeltennis voorbeeld beleidsplannen (2012) (online)
vlag
brochure module bedrijfstafeltennis (2012)
landelijk verenigingscongres Zwolle
handleiding
online module bedrijfstafeltennis.nl
verenigingsmailing secretariaten per mail
flyer table stars (2011) t-shirts Table Stars (2011)
flyer tafeltennis in de (sport)kantine (2012) folder alle doelgroepen (2007)
twitter Table Stars
verkoop iPONG tafels + website
Facebook Table Stars
twitter Join the Table
website Table Stars
website Join the Table
diploma's
twitter Clubadvies seizoensplanner (excel) FORMDESK voor inschrijvingen en enquêtes/onderzoeken
sportpromotie
Thuis in Tafeltennis (VSK)
voorbeeld flyers (online)
opleiding SR1, SR2 en SR3 opleiding trainer 1 tm 4
voorbeeld posters (online)
Thuis in Tafeltennis verenigingsbox*
opleiding toernooileider 2
verhuur snelheidsmeter
online module tafeltennismasterz.nl poster onze scheids (NOC*NSF)
opleiding SR4 brochure bijscholingen ASK
verhuur iPONG tafels
info flyers VSK (NTTB)
boekje Jeugdbegeleiding
twitter Clubadvies
flyers preventie SI (NOC*NSF)
deelname Nationale Sport Week met posters (online)
website Veilig Sporten nieuwsbrief Thuis in Tafeltennis (2x)
opleidingen
twitter nttbopleidingen Facebook Opleidingen
*hierin zitten meerdere producten waaronder informatiefolders, een
website Opleidingen nieuwsbrief Opleidingen (2x) webshop voor inschrijvingen
nieuwsbrief Table Stars (2x)
bestuursplanner, spellen voor op de
ELO voor deelnemers
jaarlijkse monitor via FORMDESK
training.
