Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel

Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel

Diplomová práce

Bc. Kamila Nováková

Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. Katedra hotelnictví

Studijní obor: Management hotelnictví a lázeňství Vedoucí diplomové práce: PhDr. Marek Merhaut, Ph.D., MBA Datum odevzdání diplomové práce: 2014-06-11 Datum obhajoby diplomové práce: E-mail: [email protected]

Praha 2014

Master’s Dissertation

The Importance and Significance of Congress Tourism for the Hotel


The Institute of Hospitality Managament in Praque 8, Ltd. Department of Hotel Management

Major: Hotel and Spa Managament Thesis Advisor: PhDr. Marek Merhaut, Ph.D., MBA Date of Submission: 2014-06-11 Date of Thesis Defense: E-mail: [email protected] Prague 2014

Čestné prohlášení

P r o h l a š u j i, že jsem diplomovou práci na téma Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použila, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souladu s § 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním diplomové práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r. o.


V Praze dne 11. června 2014

Poděkování Ráda bych tímto poděkovala vedoucímu diplomové práce PhDr. Marku Merhautovi, Ph.D., MBA, za jeho vstřícný přístup při výběru vlastního tématu, odborné rady, ochotu, podporu a čas věnovaný této diplomové práci.

Abstrakt NOVÁKOVÁ, Kamila. Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel. [Diplomová práce] Vysoká škola hotelová. Praha : 2014. Počet stran: 143. Cílem diplomové práce je na základě věrohodné analýzy zhodnotit a navrhnout, zda je pro hotel vzhledem k rostoucímu významu kongresové turistiky výhodnější vlastnit kongresovou techniku a odborné zaměstnance, kteří ji obsluhují, anebo je vhodnější využívat služeb odborných firem a v jaké kvalitě hotel tyto služby poskytuje. Pro dosažení cíle práce je zvolena metoda dotazníkového šetření probíhajícího v hotelech, u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a hloubkový rozhovor s majiteli odborných firem. Dotazníkové šetření je doplněno osobní prohlídkou některých ubytovacích zařízení a dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů akcí je doplněno o osobní rozhovory s některými z nich. Na základě komparace výsledků odpovědí pracovníků hotelů, zaměstnanců firem organizujících i iniciujících kongresové akce a majitelů odborných firem dodávajících kongresovou techniku jsou popsány zjištěné nedostatky a navržena opatření pro zlepšení stávající situace. Navržená opatření by měla vést k zajištění kvalitních kongresových služeb a zvýšení spokojenosti zákazníka. Klíčová slova: hotel, kongresová akce, kongresová technika, kongresový turismus, odborný zaměstnanec vyškolený pro montáž a obsluhu kongresové techniky, organizátoři i iniciátoři kongresových akcí

Abstract NOVÁKOVÁ, Kamila. The Importance and Significance of Convention Tourism for the Hotel. [Master’s thesis]. The Institute of Hospitality Management in Prague. Prague: 2014. No. of pages: 143. The objective of this master’s thesis is to use a reliable analysis to assess and recommend whether, in regard to the growing importance of convention tourism, it is more appropriate for the hotel to acquire convention technology and professional staff to operate it or to outsource these services to a company and what quality hotel provides the following services. The methods selected to achieve the thesis objective are a questionnaire survey conducted in hotels and among convention event organizers and initiators and in-depth interviews with company owners. The questionnaire survey was complemented by a personal inspection of various accommodation facilities and the questionnaire survey among convention organizers and initiators was complemented by personal interviews with some of them. Through a comparison of responses from hotel staff, employees of convention organizer and initiator companies and owners of convention technology companies, the shortcomings identified are described and measures to improve the existing situation are proposed. The proposed measures should lead to quality convention services and increased customer satisfaction. Key words: hotel, convention, convention technology, convention tourism, professional staff trained to install and operate convention technology, organizers and initiators of conventions

Obsah Seznam tabulek ...................................................................................................................... 9 Seznam grafů ....................................................................................................................... 11 Úvod..................................................................................................................................... 13 1

Teoretická východiska diplomové práce ..................................................................... 16 1.1

Cestovní ruch ........................................................................................................ 16

1.1.1 1.2

Kongresový cestovní ruch ..................................................................................... 19

1.2.1

Historie kongresového cestovního ruchu ....................................................... 19

1.2.2

Funkce kongresového cestovního ruchu ........................................................ 20

1.2.3

Klasifikace akcí kongresového cestovního ruchu .......................................... 21

1.3

Trh kongresového cestovního ruchu ..................................................................... 22

1.3.1

Mezinárodní trh kongresového cestovního ruchu .......................................... 22

1.3.2

Národní trh kongresového cestovního ruchu ................................................. 23

1.3.3

Poptávka a nabídka kongresového cestovního ruchu .................................... 27

1.3.4

Kongresová zařízení ...................................................................................... 28

1.4

Organizování kongresových akcí .......................................................................... 29

1.4.1

Fáze přípravy ................................................................................................. 29

1.4.2

Fáze realizace ................................................................................................. 30

1.4.3

Fáze závěrečná ............................................................................................... 30

1.5

Kongresová technika ............................................................................................. 31

1.5.1 2

Cestovní ruch v České republice ................................................................... 18

Typologie kongresové techniky ..................................................................... 32

Analytická část ............................................................................................................. 35 2.1

Cíle analýzy a očekávaný výsledek....................................................................... 35

2.2

Metody a realizace průzkumu ............................................................................... 35

2.2.1

Dotazníkové šetření u kongresových hotelů .................................................. 36

2.2.2

Dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí .............. 36

2.2.3

Osobní prohlídka kongresových prostor v některých hotelech ..................... 36

2.2.4

Rozhovory s pracovníky organizátorů i iniciátorů kongresových akcí ......... 37

2.2.5

Rozhovory s majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku 37

2.3

Vyhodnocení průzkumu ........................................................................................ 37

2.3.1 Vyhodnocení dotazníkového šetření u kongresových hotelů a hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí .................................................................... 38

2.3.2 Vyhodnocení dotazníkového šetření u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí……. ...................................................................................................................... 81

3

2.3.3

Osobní prohlídka některých hotelů ................................................................ 88

2.3.4

Vyhodnocení rozhovorů s organizátory i iniciátory kongresových akcí ..... 106

2.3.5

Vyhodnocení rozhovorů s majiteli odborných firem ................................... 109

Návrhová část ............................................................................................................ 111

Závěr .................................................................................................................................. 118 Literatura ............................................................................................................................ 122 Přílohy..................................................................................................................................... i

Seznam tabulek Tabulka 1 – Kongresové akce v HÚZ v ČR ........................................................................ 24 Tabulka 2 – Počet akcí a účastníků v Praze ......................................................................... 25 Tabulka 3 – Kongresy a konference v HÚZ podle krajů ..................................................... 25 Tabulka 4 – Postavení Prahy ve světě podle ICCA ............................................................. 26 Tabulka 5 – Rozdělení hotelů podle krajů ........................................................................... 38 Tabulka 6 – Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů ......................................................... 40 Tabulka 7 – Rozdělení hotelů podle velikosti celkem ......................................................... 41 Tabulka 8 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů .......................................... 42 Tabulka 9 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů .......................... 43 Tabulka 10 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem ............................................... 44 Tabulka 11 – Kongresové sály............................................................................................. 45 Tabulka 12 – Kongresové salonky....................................................................................... 46 Tabulka 13 – Kapacita hlavního sálu ................................................................................... 47 Tabulka 14 – Kapacita kongresových prostor celkem ......................................................... 48 Tabulka 15 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů podle krajů ........................................................................................................................... 50 Tabulka 16 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem ............................................................................................................................................. 51 Tabulka 17 – Typy kongresových akcí ................................................................................ 53 Tabulka 18 – Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím ....................................................................................................... 54 Tabulka 19 – Zajištění kongresové techniky podle krajů .................................................... 56 Tabulka 20 – Zajištění kongresové techniky podle velikosti hotelu ................................... 57 Tabulka 21 – Zajištění kongresové techniky celkem........................................................... 58 Tabulka 22 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů................................................................................................ 61 Tabulka 23 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů ............................................................................... 63 Tabulka 24 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem ...................................................................................................... 64 Tabulka 25 – Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami .......................................... 66

Tabulka 26 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů ........................................................................................................... 70 Tabulka 27 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami celkem .................................................................................................................................. 71 Tabulka 28 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle krajů ........................................................................................................................... 72 Tabulka 29 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle velikosti hotelů ........................................................................................................... 73 Tabulka 30 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika celkem .................................................................................................................................. 74 Tabulka 31 – Obsluha a montáž hotelové kongresové techniky ......................................... 76 Tabulka 32 – Kongresová technika ..................................................................................... 77 Tabulka 33 – Kongresová technika u hotelů využívajících pouze vlastní techniku ............ 78 Tabulka 34 – Výhodnější služby podle jednotlivých kritérií ............................................... 80 Tabulka 35 – Souhlas či nesouhlas s výroky ....................................................................... 81 Tabulka 36 – Využívané služby hotelů................................................................................ 82 Tabulka 37 – Kongresová technika, kterou organizátoři či iniciátoři nejčastěji potřebují .. 84 Tabulka 38 – Dodávku techniky hotelem nebo odbornou firmou ....................................... 86 Tabulka 39 – Srovnání kongresové techniky ....................................................................... 87

Seznam grafů Graf 1 – Rozdělení hotelů podle krajů ................................................................................. 39 Graf 2 – Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů ............................................................... 40 Graf 3 – Rozdělení hotelů podle velikosti celkem ............................................................... 41 Graf 4 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů ................................................ 42 Graf 5 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů ................................ 43 Graf 6 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem ....................................................... 44 Graf 7 – Rozdělení hotelů podle počtu kongresových sálů ................................................. 45 Graf 8 – Rozdělení hotelů podle počtu kongresových salonků ........................................... 46 Graf 9 – Kapacita hlavního sálu .......................................................................................... 48 Graf 10 – Kapacita kongresových prostor celkem ............................................................... 49 Graf 11 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů podle krajů ............................................................................................................................................. 51 Graf 12 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem .... 52 Graf 13 – Typy kongresových akcí ...................................................................................... 53 Graf 14 – Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím ....................................................................................................... 55 Graf 15 – Zajištění kongresové techniky podle krajů .......................................................... 57 Graf 16 – Zajištění kongresovou technikou podle velikosti hotelu ..................................... 58 Graf 17 – Způsob zajištění kongresové techniky celkem .................................................... 59 Graf 18 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů................................................................................................ 62 Graf 19 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů ............................................................................... 63 Graf 20 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem ...................................................................................................... 65 Graf 21 – Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami ................................................ 67 Graf 22 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle krajů ........................................................................................................................... 69 Graf 23 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů ........................................................................................................... 70

Graf 24 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami celkem .................................................................................................................................. 71 Graf 25 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle krajů ........................................................................................................................... 73 Graf 26 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle velikosti hotelů ........................................................................................................... 74 Graf 27 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika celkem .................................................................................................................................. 75 Graf 28 – Obsluha a montáž hotelové kongresové techniky ............................................... 76 Graf 29 – Kongresová technika u hotelů využívajících pouze vlastní techniku .................. 79 Graf 30 – Využívané služby hotelů ..................................................................................... 83 Graf 31 – Dodání techniky hotelem nebo odbornou firmou ................................................ 86

Úvod Téma práce „Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel“ jsem si zvolila, protože kongresový turismus v současnosti představuje lukrativní segment cestovního ruchu. Cestovní ruch obecně na sebe váže řadu dalších odvětví, jako například dopravu, zdravotnictví, maloobchod a stavebnictví. Plní tak funkci multiplikátoru, neboť k sobě poutá další odvětví, vytváří pracovní místa a tím zvyšuje zaměstnanost a význačnou měrou tak přispívá k regionálnímu rozvoji. Cílem diplomové práce je na základě věrohodné analýzy zhodnotit a navrhnout, zda je pro hotel v rámci důležitosti a významu kongresového turismu výhodnější vlastnit kongresovou techniku a odborné zaměstnance, kteří ji obsluhují, anebo je vhodnější využívat služeb odborných firem a v jaké kvalitě poskytuje hotel tyto kongresové služby. Budu hledat odpověď na to, jaký vliv má daná oblast na spokojenost konečného zákazníka. Tento cíl jsem si zvolila, protože se domnívám, že se touto problematikou téměř nikdo nezabývá. Mnoho lidí ani netuší, co skrývá pozadí kongresové akce z hlediska jejího technického zajištění. Dovolila bych si přirovnat tuto oblast k technickému úseku hotelu. Ten je stejně důležitý jako ostatní hotelové úseky, jen se o něm neví, pokud všechno funguje, jak má. Nebude-li však technický úsek v hotelu správně a bezproblémově pracovat, může nastat celá řada potíží, které budou mít dopad na spokojenost hostů. Dá se říci, že stejná situace nastává také u zajištění potřebné techniky včetně technické produkce při organizování kongresové akce. Při nefunkčním technickém zázemí je akce odsouzena k neúspěchu. Pro dosažení cíle práce bude zvolena metoda dotazníkového šetření provedeného u pracovníků v hotelech, u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a dále bude proveden hloubkový rozhovor s majiteli odborných firem. Dotazníkové šetření probíhající u pracovníků ubytovacích zařízení bude doplněno osobní prohlídkou některých hotelů. Dotazníkové šetření provedené u organizátorů i iniciátorů akcí bude doplněno o osobní rozhovory s některými z nich.

13

Nejdůležitějším zdrojem informací budou odpovědi pracovníků hotelů i pracovníků firem, kteří jsou organizátory či iniciátory kongresových akcí, a majitelů odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Informace o České republice, hlavním městě Praha a hotelech budou čerpány z internetových zdrojů a odborných časopisů. Na základě mého předběžného šetření jsem určila následující hypotézy: Hypotéza č. 1 Hotel není schopen poskytnout kongresovou techniku a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky v té samé kvalitě jako odborná firma (odborná firma má modernější a specializovanou techniku a vlastní odborné zaměstnance, vyškolené pro montáž a obsluhu kongresové techniky). Hypotéza č. 2 Zákazník bude více spokojen, pokud bude akce zajištěna technikou a odborným zaměstnancem vyškoleným pro montáž a obsluhu kongresové techniky od odborné firmy. Hypotéza č. 3 Pro hotel je výhodnější spolupráce s odbornou firmou. V zájmu naplnění cíle diplomové práce je její text rozdělen do tří částí. První z nich je částí teoretickou a pojednává krátce o cestovním ruchu obecně a podrobněji o kongresovém cestovním ruchu. Kongresový cestovní ruch má svoji historii, plní čtyři funkce a základní rozdělení kongresových akcí je na tradiční kongresové, výstavní a veletržní akce. Na trhu kongresového cestovního ruchu se stejně jako na všech trzích střetává nabídka s poptávkou. Organizování kongresových akcí zahrnuje několik fází. V závěru první části je uvedena typologie kongresové techniky. Druhá část popisuje průběh a výsledky dotazníkového šetření probíhajícího v hotelech i u organizátorů a iniciátorů kongresových akcí, dále osobní prohlídku některých hotelů, osobní rozhovory s pracovníky firem, které organizují či iniciují kongresové akce, a majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Na začátku analytické části bude popsána charakteristika analýzy. Dotazníková šetření budou vyhodnocena podle jednotlivých otázek a výsledky budou zpracovány formou tabulek a grafů. Na základě osobní prohlídky hotelů budou popsány především prostory využívané 14

pro kongresové akce a s nimi spojené služby poskytované ze strany hotelu. U osobních rozhovorů s pracovníky firem, které organizují či iniciují akce, a majiteli odborných firem budou uvedeny pokládané otázky a odpovědi budou souhrnně zpracovány. Třetí část obsahuje zhodnocení analytické části na základě dotazníkových šetření, osobních prohlídek a osobních rozhovorů. Budou uvedeny závěry a návrhová opatření na zlepšení stávající situace. Centrem kongresového turismu v České republice je Praha. Hlavní město má nejlepší předpoklady pro pořádání kongresových akcí, přičemž důležitou součástí je také propagace naší metropole ve světě. Na území naší republiky najdu ale i řadu dalších zajímavých kongresových destinací, jako jsou například Karlovy Vary, Brno a Ostrava. V Praze se sdružuje největší počet kongresových hotelů. Majitelé pochopili, že segment kongresové klientely se pro ně stává velice zajímavým, protože se hosté u nich nejen ubytují, ale také se u nich stravují, využívají kongresových prostor včetně kongresové techniky a objednávají si také doplňkové služby a doprovodné programy. Nejen velké hotely se snaží zaujmout svou připraveností vyhovět požadavkům kongresových turistů. Pokud se podívám na nabídky hotelů, zjistím, že prostory a služby kongresového cestovního ruchu se snaží nabízet většina z nich. Pojem kongresový turismus představuje pořádání kongresových akcí a ty jsou spojeny s řadou kongresových služeb. Součástí těchto služeb je také zajištění správné a funkční kongresové techniky. Dá se říci, že bez kongresové techniky nelze kongresovou akci realizovat. Přednášející na kongresových akcích potřebují využívat především projektory, plátna, tabule, ozvučení a osvětlení. Některé akce si žádají dokonce speciální techniku. Při pořádání mezinárodních akcí se neobejdou bez tlumočnické techniky. Dá se tedy konstatovat, že důležitost a význam kongresového turismu pro hotel představuje mimo jiné také skutečnost, jakou váhu hotel připisuje vybavenosti pro tyto účely.

15

1 Teoretická východiska diplomové práce 1.1

Cestovní ruch

V posledních desetiletích se cestovní ruch zařadil mezi nejvýznamnější celosvětová hospodářství a jeho význam neustále roste. Jde o složitý socioekonomický jev, který zasahuje do celé řady ekonomických i neekonomických oblastí společnosti. S cestovním ruchem je spjata celá řada podnikatelských odvětví. Vytváří mnoho pracovních míst a tím pomáhá snižovat nezaměstnanost v regionech. Schéma 1 – Cestovní ruch jako mnohoodvětvová kategorie Zdravotnictví Stravování

Kultura

Informatika

Doprava

Cestovní ruch Bankovnictví,

Obchod

pojišťovnictví

Vlastní aktivity cestovního ruchu „průmysl“ cestovního ruchu

Služby komunální veřejné

Další živnosti

Průmysl

Rybolov

Zdroj: Nejdl, 2011, s. 14 Existuje celá řada definic cestovního ruchu. „Obecně se cestovní ruch definuje jako krátkodobý přesun lidí na jiná místa jejich obvyklého pobytu, za účelem pro ně příjemných činností.“ (Horner, Swarbrooke, 2003, s. 53)

16

Podle výkladu slovníku cestovního ruchu je cestovní ruch „komplexní společenský jev, jako souhrn aktivit účastníků cestovního ruchu, souhrn procesů budování a provozování zařízení se službami pro účastníky cestovního ruchu včetně souhrnu aktivit osob, které tyto služby nabízejí a zajišťují, aktivity spojených s využíváním, rozvojem a ochranou zdrojů pro cestovní ruch, souhrn politických a veřejně správních aktivit a reakce místní komunity a ekosystémů na uvedené aktivity.“ (Pásková, Zelenka, 2002, s. 45) Někteří považují cestovní ruch za činnost, která je výsledkem služeb jiných odvětví, jako jsou ubytování, stravování a doprava. Ekvivalentem k pojmu cestovní ruch je výraz turismus. Slovo „turismus“ je anglického, respektive francouzského původu. Oba výrazy můžeme považovat za synonyma. (Palatková, Zichová, 2011, s. 11) „Charakteristickými rysy cestovního ruchu jsou 

změna místa pobytu, pobyt, tj. cestování z místa běžného životního prostředí do místa či míst mimo běžné životní prostředí; tím se doprava jako realizátor pohybu stává jednou ze základních a nezastupitelných součástí cestovního ruchu



dočasný (přechodný) pobyt v místě, které není místem běžného životního prostředí účastníka cestovního ruchu; tím se poskytování služeb přechodného ubytování v nejrůznějších, tzn. i nekomerčních, formách stává druhou základní a nezastupitelnou součástí cestovního ruchu



hlavní účel cesty není výdělečná činnost v navštívené zemi, jsou tedy vyloučeny cesty za prací v pracovním poměru, ale zahrnují se služební pracovní cesty včetně účasti na kongresových akcích



realizace se uskutečňuje převážně ve volném čase účastníka cestovního ruchu



vytváření vztahů mezi lidmi, v místě dočasného pobytu mezi účastníky cestovního ruchu a místními obyvateli, mezi účastníky cestovního ruchu navzájem a mezi účastníky cestovního ruchu a zprostředkovateli.“ (Attl, Nejdl, 2004, s. 8)

17

1.1.1 Cestovní ruch v České republice Významným milníkem pro cestovní ruch v České republice byl rok 1989, kdy došlo k zásadním společenským změnám, jež vedly k znovuobnovení soukromého podnikání. Začala výstavba nových hotelů, restaurací a společensko-zábavních zařízení. Zavedeny byly nové technologie a formy komunikace. Do země vstoupila řada zahraničních investorů. Zákazník se stal náročnějším. Česká republika má co nabídnout nejen domácím, ale i zahraničním turistům. Na jejím území se nachází celá řada historických a kulturních památek. Na své si přijdou milovníci přírody, kteří mohou obdivovat nejen překrásné lesy, rybníky a jeskyně, ale také hory či skály. Významné postavení mají v cestovním ruchu české lázně. Dominantu v lázeňství tvoří západočeský trojúhelník, jehož představiteli jsou Karlovy Vary, Mariánské Lázně a Františkovi Lázně. Jejich společnou snahou je zápis na seznam UNESCO. Dalšími významnými lázněmi jsou Luhačovice, Poděbrady, Teplice a Jáchymov. Hlavní město Praha je významné centrum střední Evropy. Turisté z celého světa mohou obdivovat celou řadu kulturně-historických památek a užívat si neopakovatelnou atmosféru města. Mimořádné hodnoty historického jádra Prahy jsou na seznamu UNESCO. Nabídka návštěvnických aktivit v Praze se neustále zvyšuje. Cestovní ruch je významným prvkem pražské ekonomiky. Na seznam kulturního a přírodního dědictví UNESCO byla zapsána celá řada českých měst či jejich částí, které jsou uvedeny v Příloze 1. Na území republiky se nalézají 4 národní parky. Největší z nich je národní park a chráněná krajinná oblast Šumava. Významnou lokalitou je také národní park Podyjí. Nejstarším je Krkonošský národní park – KRNAP, naopak nejmladší park České Švýcarsko byl vyhlášen 1. 1. 2000. Český ráj byl vyhlášen geoparkem UNESCO od října 2005 a zahrnuje území na rozloze asi sedmi set kilometrů čtverečních. Jeho součástí jsou například Boskovské jeskyně a Jičínsko, skalní města Příhrazské, Hruboskalské, Betlémské, Prachovské, Klokočské a Suché skály.

18

1.2

Kongresový cestovní ruch

Odborníci řadí kongresový cestovní ruch mezi obchodní cestovní ruch. Jedná se o druh cestovního ruchu, jehož účastníci jsou motivováni zájmem o výměnu vědeckých nebo odborných poznatků a zkušeností. Jeho součástí je incentivní cestovní ruch a služební cesty. „Pro označení trhu kongresového a incentivního cestovního ruchu stejně jako služebních cest

se

používá

mezinárodně

přijatá

zkratka

MICE

(Meeting,

Incentive,

Congress/Convention, Exhibition).“ (Orieška, 2010, s. 311) „Předmětem kongresového cestovního ruchu se v odborné literatuře označuje nejčastěji organizování kongresů, sympozií, seminářů, výstav a veletrhů“. (Orieška, 2003, s. 7) 1.2.1 Historie kongresového cestovního ruchu Již od počátku lidstva existuje mezi lidmi potřeba setkávat se, vzájemně komunikovat, řešit problémy, předávat si a vyměňovat zkušenosti a poznatky. Ze středověku máme záznamy o poutních cestách, které měly především náboženský charakter. Již ve 13. století se organizovaly výroční trhy, předchůdci dnešních veletrhů a výstav. (Orieška, 2003, s. 5) Období politických a hospodářských kongresů datujeme do 17. století. Roku 1681 se v Římě uskutečnil mezinárodní kongres lékařů. V letech 1814 – 1815 následoval Vídeňský kongres1. (Orieška, 2003, s. 5) Nová éra cestovního ruchu, a tím i nová éra kongresových akcí začala výletem po železnici z Leicesteru do Loughborough, organizovaným Thomasem Cookem v roce 1861. Akce konané na předem určeném místě a v předem určené době se staly oblíbenými. Potřeba komunikace a výměny informací se zvyšovala od poloviny 19. století v důsledku technického pokroku. Začal se rozvíjet trh kongresového cestovního ruchu. (Orieška, 2003, s. 5 – 6) První výstava se konala roku 1851 v Londýně, v Křišťálovém paláci2. V letech 1855 až 1889 se pořádaly všechny významné světové výstavy v Paříži. Do začátku 60. let 20. století existovalo jen málo profesionálních subjektů zaměřených na organizaci kongresových akcí. Poznatky o kongresovém cestovním ruchu byly 1 2

Vídeňský kongres – předmětem jednání byly problémy uspořádání evropských států po Napoleonově pádu. Křišťálový palác byl dlouho pokládán za jeden z divů světa.

19

nevědecké a neověřené. Zařízení pro konání kongresových akcí se od sebe vzájemně příliš nelišila. Velké akce se konaly především v hotelech a organizovali je většinou vedoucí pracovníci, kterým chyběla odbornost v oblasti kongresového cestovního ruchu. (Orieška, 2003, s. 6) Ke změně v pořádání kongresových akcí došlo v důsledku dělby práce, technického i vědeckého pokroku a lidského poznání v 70. letech 20. století. Začala také výstavba kongresových center a paláců. V současnosti je kongresový cestovní ruch významně oceněn a jeho účastníci jsou pro řadu hotelů důležitým tržním segmentem. 1.2.2 Funkce kongresového cestovního ruchu Kongresový

cestovní

ruch

plní

řadu

funkcí

důležitých

jak

pro

jednotlivce,

tak pro společnost. Jde především o funkce vědecko-informační, kulturně-poznávací, funkci ekonomickou a faktor regionálního rozvoje. Vědecko-informační funkce „Vědecko-informační funkce umožňuje vzájemné seznámení odborníků z různých vědeckých, technických a společenských oblastí, zprostředkovává výměnu poznatků a zkušeností, získávání nových, aktuálních informací, navazování pracovních kontaktů, rozšiřování vědecké a odborné spolupráce.“ (Orieška, 2003, s. 8) Kulturně-poznávací funkce „Kulturně-poznávací funkce kongresového cestovního ruchu je naplňována poznáváním místa, regionu a země konání kongresové akce, kulturních a historických památek, zvyků a tradic účastníky kongresového cestovního ruchu; dále jejich účastí na různých společensko-kulturních akcích, například koncertech, divadelních, operních a baletních představeních, nebo na akcích gastronomických, zábavních, sportovních a jiných.“ (Orieška, 2003, s. 9) Ekonomická funkce Kongresové akce přinášejí ekonomické příjmy, které tvoří výdaje účastníků akcí a nepřímé příjmy z nákupů zboží a služeb v místě i mimo místo kongresové akce. Kongresových akcí se účastní vzdělaní lidé ze středních a vyšších sociálních vrstev. Užívají služeb vyššího standardu. (Orieška, 2003, s. 9)

20

Faktor regionálního rozvoje Rozvojem

kongresového

cestovního

ruchu

se

zabývá

mnoho

podnikatelských

i nepodnikatelských subjektů. Plní funkci multiplikátoru, protože aktivuje činnosti v různých odvětvích. Zvyšuje zaměstnanost v místech a regionech vytvářením pracovních příležitostí. (Orieška, 2003, s. 9) 1.2.3 Klasifikace akcí kongresového cestovního ruchu Akce kongresového cestovního ruchu dělíme na tradiční kongresové, veletržní a výstavní akce. 1. Tradiční kongresové akce Tradičních kongresových akcí se účastní lidé, kteří mají společné zájmy a jejichž cílem je vyměnit

si

poznatky,

zkušenosti,

názory

a

poslechnout

si

projevy.

Patří

mezi ně kongresy, konference, semináře, školení apod. Dělíme je podle několika hledisek: 

podle počtu účastníků,



podle délky trvání,



podle formy,



podle struktury účastníků,



podle tematického zaměření,



podle možnosti účasti na akci,



podle významu jednání účastníků a jeho závěrů,



podle způsobu organizace,



nové formy akcí. (Orieška, 2003, s. 29 – 30)

Podrobnější charakteristika tradičních kongresových akcí je uvedena v Příloze 3. 2. Veletržní a výstavní akce Jejich předmětem je výměna poznatků a výsledků kreativního myšlení. Hlavním cílem je prezentovat nejmodernější výrobky, technologie, know-how a podobně. Patří mezi ně například výstavy, veletrhy a workshopy.

21

Dělení veletržních a výstavních akcí podle následujících hledisek: 

podle významu a obsahu,



podle charakteru,



podle určení zájemců,



podle obsahu – zaměření expozice,



podle očekávaných výsledků účasti vystavovatelů a návštěvníků. (Orieška, 2003, 37 – 38)

Podrobnější charakteristika veletržních a výstavních akcí je uvedena v Příloze 4. 1.3

Trh kongresového cestovního ruchu

Na trh kongresového cestovního ruchu je rozlišována mezinárodní, národní a regionální úroveň. Charakteristika kongresového cestovního ruchu na všech uvedených úrovních vychází především z existence věrohodných statistických dat. Na trhu dochází k nabídce a poptávce kongresových služeb, které jsou velice rozmanité. Zahrnují informační, ubytovací, stravovací, tlumočnické služby, dále marketing a propagaci, dopravu, kulturní program, kongresovou techniku a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky. 1.3.1 Mezinárodní trh kongresového cestovního ruchu Existence a rozvoj kongresového cestovního ruchu jsou závislé na mezinárodní spolupráci. Stejně jako na ostatních trzích, tak i zde dochází ke střetnutí nabídky a poptávky. Na mezinárodní úrovni vznikly na podporu kongresového cestovního ruchu mezinárodní organizace. Systematickým sběrem informací o kongresovém cestovním ruchu se již řadu let zabývá Unie mezinárodních sdružení (UIA – Union of International Associations). Ve statistických přehledech UIA jsou zahrnuty: 1. akce organizované a financované mezinárodními organizacemi, 2. setkání na národní úrovni s mezinárodní účastí, organizovaná národními pobočkami mezinárodních organizací. (Orieška, 2003, s. 14)

22

Mezinárodní organizace kongresového cestovního ruchu: 

Evropská asociace veletrhů cestovního ruchu ETTFA (European Travel Trade Fairs Association)



Evropská federace kongresových měst (EFCT – European Federation of Conference Towns)



Mezinárodní asociace kongresových center (IACC – International Association of Congress Centers)



Mezinárodní asociace kongresů a konferencí (ICCA – International Congress and Convention Association)



Mezinárodní síť konferencí (INCON – International Conference Network)



Mezinárodní výstavnická asociace (UFI – Union des Foires Internationales)



Mezinárodní úřad pro výstavy (IEB – International Exhibition Bureau)



Mezinárodní sdružení kongresových paláců (AIPC – Association Internationale des Palais des Congrés)



Mezinárodní sdružení kongresových tlumočníků (AIIC – Association Internationale des Interpretes des Congrés)



Sdružení profesionálů v průmyslu MICE (MPI – Meeting Planners International)



Rada kongresového průmyslu (CIC – Convention Industry Council)



Mezinárodní

asociace

konferenčních

a

návštěvnických

asociací

(IACVB

–

International Association of Convention and Visitor Bureaus) (Rogers, 2003, s. 228 – 245; Belešová, 2012, s. 41 – 42) 1.3.2 Národní trh kongresového cestovního ruchu Česká republika se umístila v roce 2012 na 11. místě světového žebříčku. Česká republika má velký potenciál stát se špičkovou destinací kongresového cestovního ruchu. Disponuje mnoha kulturními a historickými památkami, má vhodné přírodní podmínky a technické vybavení hotelů v Praze i mimo hlavní město. Hlavní město Praha patří mezi nejzajímavější města kongresového cestovního ruchu především díky dobré infrastruktuře, relativně dostačující kapacitě Kongresového centra a relativně dobré dopravní a cenové dostupnosti. Praha je především malebné historické město a svou krásou zanechává v návštěvnících příjemný dojem. Naše hlavní město je zvyklé žít z cestovního ruchu. 23

Mnoho zahraničních společností má čím dál více zájem o konání akcí kongresového cestovního ruchu na území České republiky. Především popularita Prahy jako kongresové destinace každý rok stoupá. Statistiky ČSÚ3 vykazují 20% nárůst akcí v roce 2012 ve srovnání s rokem 2009 a zvýšení počtu jejich účastníků v témže období o 40 %. (www.cestovniruch.praha.eu) Zatímco se v roce 2012 pražský kongresový cestovní ruch těšil znatelnému růstu, loňské statistické údaje ukazují pravý opak. Pokles zájmu o toto odvětví cestovního ruchu je patrný nejen v hlavním městě, ale celkově v rámci naší republiky. Zpracovala jsem statistické údaje za Českou republiku i Prahu do následujících tabulek. Data jsem čerpala z Českého statistického úřadu a ICCA. Tabulka 1 – Kongresové akce v HÚZ4 v ČR5 Rok

Počet akcí Počet účastníků

2006

3 230

655 227

2007

3 518

702 586

2008

3 832

761 901

2009

9 411

1 192 909

2010

10 146

1 295 287

2011

10 601

1 350 459

2012

11 547

1 535 597

2013

9 981

1 277663

Zdroj: ČSÚ

3

ČSÚ – Český statistický úřad HÚZ – hromadná ubytovací zařízení 5 ČR – Česká republika 4

24

Tabulka 2 – Počet akcí a účastníků v Praze Rok

Počet akcí Počet účastníků

2006

1 360

284 358

2007

1 415

302 282

2008

1 511

290 649

2009

3 549

484 807

2010

4 234

561 350

2011

4 030

577 297

2012

4 264

671 812

2013

3 427

549 225

Zdroj: ČSÚ Tabulka 3 – Kongresy a konference v HÚZ podle krajů Kraj Hlavní město Praha

Počet akcí

Počet akcí

Počet účastníků

Počet účastníků

2011

2012

2011

2012

4 030

4 264

577 297

671 812

Středočeský kraj

631

712

80 519

86 559

Jihočeský kraj

255

320

23 400

32 640

Plzeňský kraj

415

430

44 552

53 251

Ústecký kraj

141

267

10 518

20 654

Karlovarský kraj

82

68

13 125

10 144

Královéhradecký

392

304

43 568

32 711

Pardubický kraj

387

351

39 255

35 414

Kraj Vysočina

667

630

53 557

51 688

1 008

1 078

135 478

189 059

1 659

1 947

214 021

237 044

Zlínský kraj

286

486

27 235

48 232

Olomoucký kraj

357

325

53 716

36 196

Liberecký kraj

291

365

34 218

30 193

10 601

11 547

1 350 459

1 535 597

kraj

Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj

ČR celkem

Zdroj: Ročenka cestovního ruchu, ubytování a pohostinství, 2013, s. 159

25

Tabulka 4 – Postavení Prahy ve světě podle ICCA 2009

2010

2011

2012

Pozice Prahy ve světě

15

19

14

11

Počet asociačních akcí

86

85

98

112

Zdroj: ICCA V celosvětovém žebříčku Praha poskočila již druhým rokem výrazně vzhůru. Velkou zásluhu na tom má PCB6, která plní své ambiciózní cíle a chce dostat Prahu do první desítky světových kongresových destinací do roku 2015 a první pětky do roku 2020. PCB úzce spolupracuje s vedením hlavního města Prahy. (Rajdlová, 2013, s. 62) Dobrou zprávou pro pražský kongresový cestovní ruch bylo, že vláda v září 2013 schválila převzetí dluhu Kongresového centra Praha státem výměnou za 70% podíl státu na tomto centru. Doposud bylo jediným akcionářem hlavní město, které se zavázalo částkou 800 milionů korun přispět na likvidaci vnitřního dluhu, který vzniknul v důsledku rekonstrukce před zasedáním Mezinárodního měnového fondu a Světové banky v roce 2000. V současnosti centrum ztrácí konkurenceschopnost v mezinárodním prostředí díky svému technologickému zaostávání. Mezi hlavní oblasti náprav patří snížení energetické náročnosti, modernizace interiérů a orientačního systému uvnitř centra, dovybavení sálu kongresovou technikou a propojení rezervačních systémů centra a hotelu. (Rajdlová, 2013, s. 51) Dalším významným krokem při získávání mezinárodních kongresových akcí je schválení návrhu týkajícího se zavedení grantů města pro velké mezinárodní kongresy, zastupitelstvem hlavního města Prahy na zasedání 4. září 2014. Nárok na podporu budou mít akce, které splní následující tři požadavky. Za prvé musí být dodržen minimální počet 1500 účastníků akce a alespoň polovina z nich musí být ze zahraničí. Za druhé musí účastníci přespat nejméně dvě noci v Praze a za třetí je potřeba mít doporučení od PCB. (Rajdlová, 2013, s. 51) Členové Mezinárodní kongresové a konferenční asociace ICCA v České republice společně kandidovali na pořádání 55. kongresu ICCA v Praze. Hlavní město postoupilo do užšího výběru s malajským Kuchingem. Bohužel Praha výběr nevyhrála a těsného vítězství dosáhl Kuching. Praha se však obohatila o cenné poznatky a získala nové partnery

6

PCB – Prague Convention Bureau

26

i přátele z opačného konce světa. Na základě zkušeností s kandidaturou na pořádání kongresu ICCA v roce 2016 se český tým rozhodl zúčastnit se další kandidatury na pořádání tohoto kongresu v Praze pro rok 2017. (Rajdlová, 2013, s. 50.) Tentokrát český tým v boji o kandidaturu na pořádání 56. kongresu ICCA v Praze došel k vítěznému konci a česká metropole bude v roce 2017 jeho pořadatelem. Hlavní město zvítězilo nad ruským Petrohradem a polským Gdaňskem. (www.cotmedia.cz) Národní organizace kongresového cestovního ruchu Na národním trhu působí kongresové asociace – convention bureau. Jejich hlavním cílem je reprezentovat své členy a získávat pro své město či region kongresové akce. Mezi úkoly kongresové asociace patří podpora nabídky a prodeje služeb kongresové destinace, pomoc organizátorům v přípravě, podpora turistické nabídky destinace, tvorba a propagace image destinace i státu. Convention bureau v ČR: 

Czech Convention Bureau



Prague Convention Bureau



Carlsbad Convetion Bureau



North Bohemia Convetion Bureau



Pilsen Convention Bureau



Moravia Convention Bureau (Belešová, s. 14)

1.3.3 Poptávka a nabídka kongresového cestovního ruchu Poptávka Poptávka na trhu kongresového cestovního ruchu je tvořena poptávkou jednotlivých účastníků kongresových akcí a poptávkou iniciátorů (objednavatelů) kongresových akcí. 1. Jednotliví účastníci neboli kongresoví turisté jsou spotřebitelé služeb. Potřeba změny a odpočinku je v jejich případě nahrazena potřebou výměny informací, poznatků, názorů a potřebou vzdělávání. Jejich účast na kongresovém cestovním ruchu je většinou rozhodnutím jejich zaměstnavatele, který jim částečně nebo úplně nahradí náklady spojené s takovou akcí.

27

2. Iniciátoři kongresových akcí jsou různé asociace, firmy, společnosti a jiné podnikatelské i nepodnikatelské subjekty. Označují se jako nositelé kongresových akcí. (Belešová, 2012, s. 12) Nabídka Nabídku na trhu kongresového cestovního ruchu představují především organizátoři kongresových akcí a dodavatelé různých kongresových služeb. Organizátoři kongresových akcí: 1. Podniky, instituce nebo společnosti, které vlastní materiálně-technická zařízení, jako jsou například jednací místnosti a výstavní prostory, nebo které hledají pro své produkty lepší způsob prezentace. 2. Podniky, instituce nebo společnosti, které organizují kongresové akce z vlastní iniciativy. 3. Profesionální organizátoři kongresů (PCO – Professional Congress Organizer) jsou firmy, které se specializují na organizování kongresových akcí. Patří sem například tzv. Nezávislý plánovač akcí, Kongresové agentury a Kongresové asociace. 4. Cestovní kanceláře a dopravní společnosti Dodavatelé služeb kongresového cestovního ruchu jsou zejména hotely, kongresové a víceúčelové sály nebo haly, výstaviště, vysokoškolské instituce a další. (Belešová, 2012, s. 12 – 14) 1.3.4 Kongresová zařízení Setkání účastníků kongresového cestovního ruchu označujeme jako kongresové akce. Ty jsou doprovázeny kongresovými službami. Pro jejich správné zajištění je potřeba existence specifických materiálně-technických podmínek. Specifickými podmínkami disponují: 1. Kongresové hotely nebo hotely zajišťují účastníkům především ubytovací a stravovací služby. Zájmem hotelu je také poskytnout komplexní kongresovou vybavenost, kterou tvoří především jednací prostory s technickým vybavením. Hotely, které nemají kongresovou vybavenost, nabízejí pouze ubytovací i stravovací služby a kongresový 28

sál je k dispozici v jiném zařízení vyskytujícím se v blízkosti. Hotely se snaží nabídnout také doplňkové služby. 2. Specializovaná zařízení a budovy. Konkrétně jde o kongresová centra, kongresové paláce a kulturně-společenská centra. Specializovaná zařízení jsou většinou ve vlastnictví jednotlivých měst, zvyšují městům prestiž a přinášejí jim velký zisk. Budují se na dostupných místech jak pro automobilovou, tak pro městskou hromadnou dopravu. Hotely v místě musí nabídnout dostatečnou ubytovací kapacitu a kvalitu poskytovaných služeb. Nejčastěji jsou využívány hotely vyšších tříd. 3. Netradiční kongresová zařízení. Jako taková mohou sloužit například dopravní prostředky, konkrétně říční nebo námořní lodě a letadla. (Belešová, 2012, s. 14 – 15) 1.4

Organizování kongresových akcí

Kongresové akce mají předem stanovený odborný program. Většinou jsou doprovázeny souvisejícími akcemi uskutečněnými před zahájením kongresu a pokongresovými akcemi. Odborný program zajišťuje iniciátor akce. Aby byly zajištěny kvalitní služby, musí se organizování kongresových akcí věnovat dlouhodobá příprava, základem je precizní plánování a profesionální přístup. Mnozí iniciátoři kongresových akcí nedisponují dostatečnou odborností, a proto vznikly v posledních letech specializované firmy na organizování kongresových akcí (PCO). Kromě PCO se na tyto aktivity zaměřují i některé cestovní kanceláře a hotely. Organizování kongresové akce je rozděleno do několika etap, kterými jsou fáze plánování, přípravy, realizace a závěrečná fáze. V následujících kapitolách jsem jednotlivá stádia podrobněji charakterizovala. (Orieška, 2003, s. 64) 1.4.1 Fáze přípravy Plánování kongresové akce začíná první poptávkou objednavatele adresovanou organizátorovi akce. Jednotlivé akce se musí plánovat dostatečně dopředu (týdny, měsíce i roky), záleží na velikosti a významu akce. Důležité je také seznámit se s přednostmi a nedostatky zařízení, ve kterém se má akce uskutečnit. Fáze přípravy zahrnuje několik důležitých kroků. Nejdůležitějším bodem, od kterého se celá akce odvíjí, je stanovení jejího cíle. Pokud je znám cíl akce, může se následně vytvořit počet a struktura cílových účastníků. V případě velkých akcí se sestavují specializované organizační týmy. V návaznosti na cíl a téma se vytvoří program 29

a zpracuje se časový harmonogram akce. Program se většinou dělí na hlavní a doprovodnou část. Iniciátoři kongresové akce si také volí termín a délku trvání a vybírají si místo jejího konání. Preferují atraktivní, bezpečné a dopravně dobře dostupné destinace. S přípravnou fází také souvisí stanovení rozpočtu akce, cenová kalkulace a výpočet účastnického poplatku. Nesmí se zapomenout na zajištění dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb i doplňkového programu. S jednotlivými dodavateli služeb se uzavírají smlouvy. Nedílnou součástí této fáze je příprava a tisk kongresových materiálů, propagace a marketingová komunikace. (Belešová, 2012, s. 25 – 27) 1.4.2 Fáze realizace Realizační fáze je nejintenzivnější a zároveň nejkratší. Realizační skupinu akce tvoří členové přípravného výboru iniciátora akce a pracovníci i spolupracovníci organizátora. Realizační skupina dojíždí na místo konání minimálně půl dne před zahájením akce. Členové skupiny mívají rozdělené pravomoce a odpovědnosti. Provádí kontrolu prostor, vytváří zázemí iniciátora a organizátora, seznamují se s důležitým personálem, jako jsou vedoucí recepce a členové technického úseku. Důležité

je zajistit plynulost

a bezproblémovost celé akce od příjezdu účastníků až po jejich odjezd. (Belešová, 2012, s. 29) 1.4.3 Fáze závěrečná Stejně jako je důležitá příprava a realizace kongresové akce, je důležitý i její závěr. Kongresovou akci je potřeba ukončit, vyúčtovat a vyhodnotit. Jednací místnosti se vrací majiteli nebo provozovateli. Pokud byla zapůjčena technika, tak se také odváží a vrací pronajímateli. Organizátor vypracovává výslednou kalkulaci, na jejímž základě provede závěrečné vyúčtování. Nesmí se zapomenout na zhodnocení akce. Akce je hodnocena ze strany vedoucích pracovníků iniciátora, organizátora a dodavatelů různých služeb na závěrečném setkání. Vyhodnocení akce je třeba provést jak z hlediska odborného, tak z hlediska organizačního. Součástí vyhodnocení akce může být i průzkum spokojenosti účastníků. Se závěrečnou fází souvisí zasílání děkovných dopisů a emailů hlavním účastníkům, řečníkům a sponzorům. Pokud měla akce vědecký nebo odborný charakter rozesílají se post-konferenční materiály. (Belešová, 2012, s. 29) Souhrnný přehled organizačního zabezpečení kongresové akce se nachází v Příloze 5. 30

1.5

Kongresová technika

Úkolem této kapitoly je přiblížit změnu, k níž došlo během posledních let v zajišťování kongresových akcí z hlediska techniky. Všeobecný technický pokrok se nevyhnul ani jednotlivým zařízením kongresové techniky, ani organizačnímu zajištění. Konference dnes a zítra Na současných kongresových akcích se využívá nejmodernější technika a technické inovace ve všech položkách. Již při kontaktování zákazníka a následně při jeho akreditaci jsou použity nejmodernější softwary. Vznikají speciální aplikace, jež jen na základě průchodu účastníka prezenční zónou hosta zaregistrují. Dle přání klientů jim prostřednictvím mobilních telefonů poskytují různé informace, například se můžou dozvědět, kdy se konají určité přednášky, případně jak se dostanou na večerní program či recepci. Také k úhradě poplatků za účast na kongresu či konferenci dochází většinou prostřednictvím mobilního bankovnictví. Účastník vchází do jednoho z přednáškových sálů, kde hraje kongresová hudba šířená nejmodernějšími zvukovými systémy, jejichž součástí mohou být v dnešní době i stovky mikrofonů. Ty jsou napojeny na kamerový systém a při jeho aktivaci účastníkem se kamery automaticky natočí na řečníka, jehož obraz je následně promítán. Plátna jsou dnes celistvá, dalo by se říci až nekonečná, a jsou součástí dekorace, která vytváří image celé akce. Promítá se na ně i několik obrazů, jež je možné měnit, například jedna až dvě prezentace

(podle

jazykové

mutace),

přednášející,

logo

akce

nebo

sponzorů,

případně výsledky hlasování. V sálech dotváří náladu i osvětlení, které se v průběhu proměňuje dle aktuální potřeby. Další nedílnou součástí kongresové techniky je tlumočnické vybavení, dnes jde o zařízení bezdrátová, fungující pomocí infra světla. Řeč je digitálně přenášena ze zvukotěsných klimatizovaných tlumočnických kabin k posluchačům. V případě potřeby mohou mít posluchači k dispozici ještě další přístroje, například hlasovací zařízení či speciální pomůcky umožňující vzájemnou interakci. Konference dnes a včera V minulosti a občas i dnes je prezence účastníků akce prováděna hosteskami, které se v papírových

seznamech

snaží

najít 31

konkrétního

delegáta,

aby

mu

předaly materiály, přijaly od něj účastnický poplatek, vypsaly nebo vytiskly příjmový doklad, vydaly stravenky, zajistily lístky na večerní program a provedly mnoho další minuty trvajících úkonů. Při stovkách a někdy i tisících hostů se jedná o nelehkou práci a především o ne příliš zdařilý začátek akce, při němž se návštěvníci tísní v dlouhých řadách či nepřehledných zástupech. Dříve byl kongresový sál také naplněn hudbou. Počet mikrofonů byl značně omezen, jelikož ke každému z nich vedl poměrně objemný kabel, který překážel, a tak byl i nebezpečný. Pouze předsednický stůl byl doplněn jedním až dvěma bezdrátovými mikrofony, ovšem jejich funkčnost nebyla vždy zaručena. Sály byly osvětleny pouze stropními svítidly, která neumožňovala různé způsoby nasvícení. Při projekci muselo dojít k zakrytí oken (přičemž většinou nebyla k dispozici odpovídající technika, častěji byly využívány různé závěsy), a tak obraz nebyl dostatečně výrazný. Při velkých projekcích se promítalo nejčastěji na bílou nebo světlou zeď, protože v sálech nebyla nainstalována velkoformátová plátna. Nejčastěji využívanou projekční technikou byl zpětný projektor, na lékařských kongresech či konferencích byly dva diaprojektory. Tlumočnické kabiny nahrazovaly zástěny postavené na stůl. Tlumočníci rušili delegáty v zadních řadách, že skoro neslyšeli přednášejícího. Již v minulosti se však překlad přenášel bezdrátově pomocí rádiových vln. Hlasování probíhalo formou lístečků, které byly sbírány a vyhodnocovány za pomocí skrutátorů. Zdrojem informací uvedených v této kapitole byli majitelé odborných firem, jež se zabývají dodáváním kongresové techniky a zajišťováním konferencí. V následující subkapitole jsem využila jejich znalostí při zpracování typologie moderní kongresové techniky. 1.5.1 Typologie kongresové techniky 1. Ozvučovací technika 

Mikrofony jejich základní rozdělení je na dynamické a kondenzátorové. Další členění je na drátové a bezdrátové. Bezdrátové mikrofony se dále člení na ruční, klopové, náhlavní a konferenční a drátové mikrofony na ruční a konferenční.



Mixážní pulty mohou být analogové a digitální. 32



Reproduktory



Zesilovače



Speciální technika zahrnuje například ekvalizéry, eliminátory zpětné vazby.

2. Tlumočnická technika Tlumočnická technika umožňuje delegátům překlad originálního slova do rodného nebo příbuzného jazyka. Její součástí jsou kabiny, jednotky tlumočníků, tlumočnická sluchátka, centrální jednotka, vysílače, zářiče a delegátské přijímače. Tlumočnická technika se dělí na drátovou a bezdrátovou. Bezdrátová zahrnuje rádiovou a infra7. Bezdrátová tlumočnická technika fungující na principu infra světla se dělí na analogovou a digitální. Drátová tlumočnická technika se používá většinou u pevných instalací. 3. Projekční a prezentační technika 

Projektory se rozlišují na domácí, kancelářské a konferenční. Rozdíl mezi nimi je ve svítivosti, která se udává v ANSI lumenech8. Na kongresové akce se využívají kancelářské a konferenční projektory. Konferenční kromě velké svítivosti umožňují také výměnu objektivů.



Projekční plátna jsou stativová a rámová. Dělí se na plátna s přední či zpětnou projekcí. Další členění je podle formátu, nejčastěji se využívá formát 4:3 a 16:9.



Monitory se dělí podle velikosti uhlopříčky. Největší se dají využít místo projekcí (pláten). Využívají se také jako náhledové monitory. Dnes se už takřka výhradně používají LED9 monitory ve Full HD10 rozlišení.



Vizualizéry jsou zařízení snímající pevné předměty případně i textové materiály a přenášející je na zobrazovací jednotky.

7

Bezdrátová technika funguje na principu rádiových vln nebo infra světla (například jako dálkové ovládání k televizoru). 8 Základní jednotka svítivosti je Lumen. ANSI je metoda měření podle amerického institutu. 9 LED – Light Emitting Diode – dioda emitující světlo 10 Full HD – Full High Definition – vysoké rozlišení obrazu

33

4. Hlasovací a interaktivní zařízení může být drátové a bezdrátové. Hlasovací zařízení je třítlačítkové s možnostmi odpovědí ano, ne, zdržel se a interaktivní zařízení umožňuje 10 (0 – 9) různých odpovědí. 5. Osobní počítače a notebooky se používají při prezentacích. Důležité je softwarové vybavení, aktualizace a obnova počítačů vzhledem k jejich stárnutí. 6. Kamerové systémy zahrnují jednak pevné kamery a kamery s obsluhou, jednak střihové pracoviště a přenosové zařízení, součástí bývají i scalery (scaler přijímá signály a z něj vystupuje jednotný formát, který je volitelný) a případně switche. 7. Videokonference přenáší obraz a zvuk oběma směry. Propojuje například delegáta s konferencí, přenáší operace do konferenčního sálu apod. Videokonference se liší v rozlišení a přenos je hlavně internetový. 8. Osvětlení umožňují bodová, scénická nebo dekorativní světla, lasery, světelné ovládací pulty, rozvaděče a vysokonapěťová kabeláž. 9. Kongresový mobiliář zahrnuje stoly, židle, pódia, stage, stany, dekorativní systémy, flipcharty, řečnické pulty, ubrusy. 10. Kancelářská technika to jsou kopírky, tiskárny, počítače, informační systémy, skartovače.

34

2 Analytická část Kongresový cestovní ruch je v posledních letech velice lukrativním tržním segmentem nejen pro hotely. Účastník kongresového cestovního ruchu je většinou vzdělaný člověk z vyšších a středních vrstev a jeho denní výdaje jsou vyšší než výdaje běžného účastníka cestovního ruchu. Předmětem kongresového cestovního ruchu je pořádání kongresových akcí. Kongresové služby představují celý soubor služeb souvisejících s přípravou a realizací kongresové akce. Součástí kongresových služeb je dodání kongresové techniky a zaměstnanců vyškolených pro její montáž a obsluhu. V analytické části práce jsem zkoumala, v jaké kvalitě dodávají hotely tyto kongresové služby a zda je pro ně výhodnější vybavit se vlastní kongresovou technikou nebo spolupracovat s odbornými firmami. 2.1

Cíle analýzy a očekávaný výsledek

Cílem

analýzy

bylo

získat

informace

od

kongresových

hotelů

nebo

hotelů

disponujících prostory pro pořádání kongresových akcí a zjistit v jaké kvalitě poskytují kongresovou techniku a zaměstnance vyškolené pro její montáž a obsluhu i zda je pro hotel výhodnější vybavit se vlastní kongresovou technikou nebo si ji půjčovat od odborné firmy. Zajímalo mě také, jaký bude následně dopad na koncového zákazníka. Abych dosáhla co nejobjektivnějšího výsledku, doplnila jsem analýzu odpovědí pracovníků hotelů o rozbor názorů organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a majitelů odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Práce by měla přinést reálný pohled na vybavenost kongresových hotelů nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí kongresovou technikou. Zmapovat by měla také jejich schopnost bezproblémového zajištění kongresové akce po technické stránce. 2.2

Metody a realizace průzkumu

Abych naplnila cíl práce, musela jsem zvolit vhodnou metodiku. Analytická část obsahuje primární data. Šetření bylo provedeno u kongresových hotelů nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí, organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a odborných firem dodávajících kongresovou techniku a zaměstnance vyškolené pro její montáž a obsluhu. Data byla sebrána formou internetových dotazníků a osobních prohlídek a rozhovorů. Průzkum proběhl od 17. října 2013 do 23. dubna 2014. 35

2.2.1 Dotazníkové šetření u kongresových hotelů Dotazník pro kongresové hotely jsem rozdělila do dvou částí. Jeho první část jsem zaměřila na charakteristiku hotelů (jejich ubytovací kapacitu, klasifikaci, množství a velikost prostor pro pořádání kongresových akcí). Cílem druhé části bylo zjistit, jak jsou hotely vybaveny kongresovou technikou a jestli je pro ně výhodnější mít vlastní kongresovou techniku nebo zda je lepší využít služeb odborných firem. Zaměstnanci hotelů odpovídali celkem na 22 otázek. Vyplnění dotazníku jim nezabralo více než pět minut jejich času. Dotazník jsem rozeslala do 280 hotelů ze všech krajů naší republiky. Zpět jsem obdržela odpovědi od 127 hotelů. Výsledky dotazníkového šetření v hotelech se nachází v subkapitole 2.3.1. 2.2.2 Dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí Abych zjistila spojenost či nespokojenost organizátorů i iniciátorů kongresových akcí s kongresovými službami poskytovanými hotely, vytvořila jsem a rozeslala jim také dotazník k vyplnění. Zaměstnanci firem, které organizují nebo iniciují kongresové akce, odpovídali na 10 jednoduchých otázek. Ty byly sestaveny tak, aby se co nejvíce shodly s otázkami, na které odpovídali i zaměstnanci hotelů. Díky takto připraveným otázkám jsem mohla následně provést komparaci výsledků. Dotazník jsem rozeslala 70 firmám zabývajícím se organizováním kongresových akcí a koncovým zákazníkům. Zpět jsem obdržela odpovědi od 47 z nich. Výsledky dotazníkového šetření se nacházejí v subkapitole 2.3.2. 2.2.3 Osobní prohlídka kongresových prostor v některých hotelech Dotazníkové šetření u pracovníků v hotelech jsem rozšířila o osobní prohlídky kongresových prostor v některých hotelech. Oslovila jsem především konkrétní pracovníky hotelů, kteří mi vyplnili dotazník a navíc mi zaslali přátelský email. Očekávala jsem jejich vstřícnost, která se mi potvrdila. Vyplnění dotazníku a prohlídku kongresových prostor považovali někteří z nich dokonce za součást svých pracovních povinností. Navštívila jsem jedenáct hotelů. Ve třech z nich jsem také přenocovala. Osobní prohlídka těchto hotelů je popsána v subkapitole 2.3.3.

36

2.2.4 Rozhovory s pracovníky organizátorů i iniciátorů kongresových akcí Stejně jako jsem doplnila dotazníkové šetření u hotelů o osobní prohlídky, rozšířila jsem také dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů akcí o osobní rozhovory. Před rozhovorem jsem si připravila osm otevřených otázek. Rozhovor probíhal formou diskuse o dané problematice, kdy pracovníci odpovídali na mnou položené otázky a navíc mi sdělili své dosavadní zkušenosti týkající se spolupráce s hotelem při zajišťování kongresových akcí. Položené otázky a zpracování jejich odpovědí se nachází v subkapitole 2.3.4. 2.2.5 Rozhovory s majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku U odborných firem dodávajících kongresovou techniku jsem zvolila pouze osobní rozhovory. Na trhu působí několik dominantních i menších společností. Vedla jsem rozhovory přímo s majiteli pěti odborných firem, z toho dvě z nich mají uzavřené smlouvy o dlouhodobé spolupráci s kongresovými hotely. Měla jsem pro ně připravených sedm otázek. Rozhovor probíhal opět formou diskuse o dané problematice. Položené otázky a zpracování jejich odpovědí se nachází v subkapitole 2.3.5. 2.3

Vyhodnocení průzkumu

V této kapitole jsem zpracovala data sebraná od pracovníků kongresových hotelů nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí, dále od pracovníků organizátorů i iniciátorů akcí a od odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Začala jsem zpracováním dotazníkových odpovědí od pracovníků hotelů a následně od zaměstnanců firem organizujících kongresové akce a koncových zákazníků. Po analýze dotazníků jsem zpracovala informace z osobních prohlídek některých hotelů. Analýzu jsem uzavřela osobními rozhovory se zaměstnanci organizátorů i iniciátorů akcí a majiteli odborných firem. Vyhodnocení průzkumu bylo anonymní.

37

2.3.1 Vyhodnocení dotazníkového šetření u kongresových hotelů a hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí I. část – cílem bylo zjistit ubytovací kapacitu, počet hvězd, počet kongresových sálů a salonků, typ nejčastěji konané akce v hotelu. 1. Jste kongresovým hotelem, případně máte prostory pro pořádání kongresových akcí (kongresy, konference, sympozia, semináře, školení apod.)? Jako první jsem zvolila kontaktní otázku. Dotazníky jsem zasílala kongresovým hotelům nebo hotelům majícím prostory pro pořádání kongresových akcí. Všech 127 hotelů, které vyplnily dotazník, zaškrtlo odpověď „Ano“. 2. V jakém kraji se nachází váš hotel? Hotely měly označit kraj, ze kterého pocházejí, abych mohla následně vyhodnotit odpovědi v některých dalších otázkách pro různé kraje. Také jsem chtěla vědět, jaké je zastoupení jednotlivých hotelů, které vyplnily dotazník v krajích České republiky. Tabulka 5 – Rozdělení hotelů podle krajů Počet hotelů

Kraje Hlavní město Praha

39

Středočeský kraj

10

Jihočeský kraj

7

Plzeňský kraj

5

Ústecký kraj

4

Karlovarský kraj

11

Královéhradecký kraj

5

Pardubický kraj

4

Kraj Vysočina

4

Moravskoslezský kraj

7

Jihomoravský kraj

14

Zlínský kraj

4

Olomoucký kraj

6

Liberecký kraj

7

Celkem

127

Zdroj: vlastní 38

Graf 1 – Rozdělení hotelů podle krajů

Hotely podle krajů Hlavní město Praha Středočeský kraj 3%

5%

Jihočeský kraj

6%

Plzeňský kraj

31%

Ústecký kraj

11%

Karlovarský kraj

5%

Královéhradecký kraj 8% 4% 9%

3%

3%

4%

5%

Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj

3%

Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj

Zdroj: vlastní Nejochotněji vyplňovaly dotazník hotely umístěné v Hlavním městě Praha a v krajích Karlovarském, Jihomoravském a Středočeském. V ostatních krajích dotazník vyplnilo pouze několik hotelů. 3. Jakou máte ubytovací kapacitu? Hotely uváděly počet pokojů, abych je mohla roztřídit podle velikosti. Nastavila jsem tři kategorie podle ubytovací kapacity, kterými jsou malé (10 – 100 pokojů), střední (101 – 250 pokojů) a velké hotely (250 a více pokojů). Spolu s dělením podle krajů jsem při zpracování některých dalších otázek použila i třídění podle velikosti ubytovacího zařízení.

39

Tabulka 6 – Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů Malé hotely

Kraje Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem

Střední hotely 15 10 4 4 4 4 2 3 3 1 9 3 3 2 67

Velké hotely

14 0 3 0 0 4 3 0 0 4 4 1 2 4 39

10 0 0 1 0 3 0 1 1 2 1 0 1 1 21

Celkem

39 10 7 5 4 11 5 4 4 7 14 4 6 7 127

Zdroj: vlastní Graf 2 – Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů

40 35 30 25 20 15

Velké hotely

10

Střední hotely

Malé hotely

5 0

Zdroj: vlastní Ve většině krajů převažují malé hotely, kromě Libereckého a Moravskoslezského kraje, kde bylo větší zastoupení středně velkých hotelů. Ve všech krajích mají nejmenší podíl velké hotely, ve Středočeském, Jihočeském, Ústeckém, Královéhradeckém a Zlínském kraji nejsou zastoupeny vůbec. 40

Tabulka 7 – Rozdělení hotelů podle velikosti celkem Hotely

Celkem

Malé hotely (10 – 100)

67

Střední hotely (101 – 250)

39

Velké hotely (251 a více)

21

Zdroj: vlastní Graf 3 – Rozdělení hotelů podle velikosti celkem

Rozdělení hotelů podle velikosti 16%

53%

Malé hotely Střední hotely

31%

Velké hotely

Zdroj: vlastní Z výsledků je patrná jasná převaha malých hotelů. Střední hotely jsou zastoupeny z jedné třetiny a nejméně je velkých hotelů. 4. Do jaké třídy patří váš hotel (kolik má hvězd)? Třetí otázku jsem zaměřila na získání potřebných informací pro rozdělení hotelů podle počtu hvězd. Provedla jsem trojí rozdělení – podle krajů, podle velikosti hotelů a celkové rozlišení do jednotlivých tříd.

41

Tabulka 8 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů Kraje Pět hvězd Čtyři hvězdy Tři hvězdy Méně než tři hvězdy Celkem Hlavní město Praha 11 26 2 0 39 Středočeský kraj 0 6 4 0 10 Jihočeský kraj 0 6 1 0 7 Plzeňský kraj 0 3 2 0 5 Ústecký kraj 0 3 0 1 4 Karlovarský kraj 2 7 2 0 11 Královéhradecký kraj 0 5 0 0 5 Pardubický kraj 0 2 2 0 4 Kraj Vysočina 0 2 2 0 4 Moravskoslezský kraj 0 3 4 0 7 Jihomoravský kraj 0 5 9 0 14 Zlínský kraj 0 1 3 0 4 Olomoucký kraj 0 3 3 0 6 Liberecký kraj 0 7 0 0 7 Celkem 13 79 34 1 127

Zdroj: vlastní Graf 4 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů

40 35 30 25 20

Méně než tři hvězdy

15

Tři hvězdy

10

Čtyři hvězdy

5

Pět hvězd

0

Zdroj: vlastní Pětihvězdičkové hotely mají zastoupení pouze ve dvou krajích, a to v Hlavním městě Praha a Karlovarském kraji. Čtyřhvězdičkové hotely převažují v Hlavním městě Praha, Středočeském, Jihočeském, Plzeňském, Ústeckém, Karlovarském, Královéhradeckém, Jihomoravském a Libereckém kraji. V Olomouckém a Pardubickém kraji i Kraji Vysočina

42

je poměr tří a čtyřhvězdičkových hotelů vyrovnán. Převaha tříhvězdičkových hotelů je u Zlínského a Moravskoslezského kraje. Tabulka 9 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů Velikost hotelu Pět hvězd Čtyři hvězdy Tři hvězdy Méně než tři hvězdy Celkem Malé hotely 3 37 26 1 67 Střední hotely 6 28 5 0 39 Velké hotely 4 13 4 0 21 Celkem 13 78 35 1 127

Zdroj: vlastní Graf 5 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů

70 60 50

Méně než tři hvězdy Tři hvězdy

40

Čtyři hvězdy 30

Pět hvězd

20 10 0 Malé hotely

Střední hotely

Velké hotely

Zdroj: vlastní Mezi malými, středními i velkými hotely je nejvíc čtyřhvězdičkových hotelů. U malých hotelů jsou značně zastoupeny i tříhvězdičkové hotely a v jediném případě šlo o hotel s méně než třemi hvězdami. Pětihvězdičkové hotely jsou ve všech třech kategoriích, nejvíce jsou však zastoupeny u středních hotelů.

43

Tabulka 10 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem Třída

Celkem

Pět hvězd

13

Čtyři hvězdy

78

Tři hvězdy

35

Méně než tři hvězdy

1

Zdroj: vlastní Graf 6 – Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem

Hotely podle tříd celkem 1% 10% 28% Pět hvězd Čtyři hvězdy Tři hvězdy Méně než tři hvězdy 61%

Zdroj: vlastní Více než polovina hotelů spadá do třídy čtyř hvězd, zhruba čtvrtina hotelů je tříhvězdičkových a jedna desetina pětihvězdičkových. Zanedbatelné procento tvoří kategorie „Méně než tři hvězdy“. 5. Kolik kongresových sálů, salonků vlastníte? Počet kongresových (konferenčních) sálů: ……. Počet salonků: ……. Pátou otázkou jsem zjišťovala množství prostor vhodných pro konání kongresových akcí. Hotely vyplňovaly jak počet kongresových sálů, tak počet kongresových salonků.

44

Počet kongresových sálů Tabulka 11 – Kongresové sály Počet kongresových sálů

Počet hotelů

Jeden kongresový sál

66

Dva kongresové sály

24

Tři kongresové sály

10

Čtyři kongresové sály

4

Pět kongresových sálů

3

Šest kongresových sálů

2

Sedm kongresových sálů

1

Jedenáct kongresových sálů

2

Dvacet dva kongresových sálů

1

Zdroj: vlastní Graf 7 – Rozdělení hotelů podle počtu kongresových sálů

Kongresové sály 2% 3%

3%

1% 2% 1% 1 sál

9%

2 sály 3 sály 58%

21%

4 sály 5 sálů 6 sálů 7 sálů 11 sálů 22 sálů

Zdroj: vlastní Hotely nejčastěji odpovídaly (více jak polovina), že mají jeden kongresový sál. Zhruba čtvrtina hotelů má dva a jedna desetina má tři kongresové sály. Po třech procentech jsou zastoupeny hotely se čtyřmi nebo pěti sály. Větší počet sálů se objevuje ojediněle.

45

Počet kongresových salonků Tabulka 12 – Kongresové salonky Počet kongresových salonků Jeden kongresový salonek Dva kongresové salonky Tři kongresové salonky Čtyři kongresové salonky Pět kongresových salonků Šest kongresových salonků Sedm kongresových salonků Osm kongresových salonků Devět kongresových salonků Jedenáct kongresových salonků Dvanáct kongresových salonků Třináct kongresových salonků Čtrnáct kongresových salonků Osmnáct kongresových salonků Dvacet dva kongresových salonků

Počet hotelů 24 22 17 6 7 7 4 3 1 1 1 2 1 1 1

Zdroj: vlastní Graf 8 – Rozdělení hotelů podle počtu kongresových salonků

Kongresové salonky 1% 1% 3%

1%

1 salonek

1%

2 salonky

2% 1% 1%

3 salonky 25%

4%

4 salonky 5 salonků

7%

6 salonků

7%

7 salonků 8 salonků

6% 23%


17%

12 salonků 13 salonků 14 salonků


Zdroj: vlastní

46

Také u počtu salonků byla nejčastější odpověď, a to z jedné čtvrtiny, jeden salonek, necelá druhá čtvrtina disponuje dvěma salonky. Ze sedmnácti procent mají hotely tři salonky. Ze šesti procent vlastní čtyři salonky, po sedmi procentech jsou zastoupeny hotely s pěti a šesti salonky. Zbylý počet salonků se objevuje v malém množství. 6. Jaká je kapacita hlavního sálu? V další otázce hotely vyplnily kapacitu hlavního sálu v divadelním uspořádání, jež umožňuje maximální využití kapacity sálu. Nejčastěji se využívá pro velké akce, jako jsou přednášky a prezentace produktů. Větší akce vyžadují nároky na kongresovou techniku. U divadelního uspořádání chybí prostor pro psaní a počítače. Další nevýhodou je, že posluchači na sebe nevidí. Pro rozdělení kapacity hlavního sálu jsem si zvolila tři kategorie. Do 49 osob jsou nejčastějšími typy kongresových akcí například seminář, školení, kolokvium, zasedání. Od 50 do 299 osob jsou kongresovými akcemi konference nebo sympozia a akcemi nad 300 osob jsou kongresy, sjezdy nebo výstavy. Kapacita hlavního sálu Tabulka 13 – Kapacita hlavního sálu Kapacita hlavního sálu Počet hotelů do 49 osob

9

50 – 299 osob

87

300 a více osob

31

Zdroj: vlastní

47

Graf 9 – Kapacita hlavního sálu

Kapacita hlavního sálu 24%

7%

do 49 osob 50 - 299 osob 300 a více osob

69%

Zdroj: vlastní Téměř tři čtvrtě hotelů má kapacitu hlavního sálu v kategorii 50 – 299 účastníků. Necelá jedna čtvrtina pojme kapacitou hlavního sálů více než 300 lidí a pouze sedm procent hotelů má kapacitu do 49 osob. 7. Jaká je kapacita všech prostorů? V předchozí otázce jsem se dozvěděla, jaká je nejčastější kapacita hlavního sálu v hotelech. Sedmá otázka mi ukázala, jakou celkovou kapacitou kongresových prostor hotely nejčastěji disponují. U této otázky jsem kategorie rozšířila. Maximální kapacita kongresových prostor celkem Tabulka 14 – Kapacita kongresových prostor celkem Kapacita kongresových prostor celkem do 49 osob 50 – 299 osob 300 – 499 osob 500 – 699 osob 700 – 999 osob 1000 – 1499 osob 1500 – 2500 osob

Zdroj: vlastní

48

Počet hotelů 3 68 27 10 6 7 6

Graf 10 – Kapacita kongresových prostor celkem

Kapacita kongresových prostor celkem 2% 5%

5%

5% do 49 osob

8%

50 - 299 osob 54% 21%

300 - 499 osob 500 - 699 osob 700 - 999 osob 1000 - 1499 osob

1500 - 2500 osob

Zdroj: vlastní Nejméně hotelů má celkovou kapacitu do 49 osob. Nejvíce hotelů, z jedné poloviny, má celkovou kapacitu kongresových prostor 50 – 299 osob. Necelá jedna čtvrtina hotelů disponuje celkovou kapacitu 300 – 499 osob. Kapacita 500 – 699 osob je zastoupena z osmi procent. Kapacity 700 – 999, 1 000 – 1 499 a 1 500 – 2 500 dosahuje pět procent hotelů. Pouze dva hotely mají kapacitu 2 500 osob, další dva pak disponují kapacitou 2 000 osob a jeden hotel pojme1 620 osob.

49

8. Můžete odhadnout, jak velké procento obsazenosti hotelu tvoří kongresoví hosté za rok? Tabulka 15 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů podle krajů Počet hotelů Obsazenost 0–9%

Počet hotelů Obsazenost 10 – 29 %




Celkem

10

13

9

5

2

39

Středočeský kraj

2

3

2

1

2

10

Jihočeský kraj

2

2

3

0

0

7

Plzeňský kraj

1

3

1

0

0

5

Ústecký kraj

0

3

1

0

0

4

Karlovarský kraj

9

0

1

1

0

11

Královéhradecký

2

3

0

0

0

5

Pardubický kraj

2

2

0

0

0

4

Kraj Vysočina

1

0

2

1

0

4

Moravskoslezský

1

3

3

0

0

7

Jihomoravský kraj

1

2

5

3

3

14

Zlínský kraj

0

3

0

0

1

4

Olomoucký kraj

0

2

2

1

1

6

Liberecký kraj

2

2

3

0

0

7

33

41

32

12

9

127

Kraj

Hlavní město Praha

kraj

kraj

Celkem

Zdroj: vlastní

50

Graf 11 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů podle krajů

40 35 30 25 20

Obsazenost 70 - 80 %

15

Obsazenost 50 - 69 %

10

Obsazenost 30 - 49 % Obsazenost 10 - 29 %

5

Obsazenost 0 - 9 %

0

Zdroj: vlastní Hotely, kde kongresoví turisté tvoří největší roční obsazenost v rozmezí 70 – 80 %, se nachází

v Hlavním

městě

Praha,

Středočeském,

Jihomoravském,

Zlínském

a Olomouckém kraji. „Obsazenost 50 – 69 %“ je zastoupena opět v Hlavním městě Praha, Středočeském, Jihomoravském a Olomouckém kraji, ale také v kraji Karlovarském a Kraji Vysočina. „Obsazenost 30 – 49 %“ nenalezneme ve Zlínském a Královéhradeckém kraji. „Obsazenost 10 – 29 %“ se nevyskytuje v Karlovarském kraji a Kraji Vysočina. „Obsazenost 0 – 9 %“ není v Ústeckém, Zlínském a Olomouckém kraji. Tabulka 16 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem Počet hotelů

Obsazenost v % 0–9%

33

10 – 29 %

41

30 – 49 %

32

50 – 69 %

12

70 – 80 %

9

Zdroj: vlastní

51

Graf 12 – Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem

Obsazenost hotelů kongresovými hosty 10%

7% 26% 0-9% 10 - 29 %

25%

30 - 49 % 50 - 69 % 32%

70 - 80 %

Zdroj: vlastní Největší zastoupení v obsazenosti hotelu kongresovými turisty je v kategorii „Obsazenost 10 – 29 %“. Téměř stejným podílem, a to jednou čtvrtinou u obou z nich, jsou zastoupeny kategorie „Obsazenost 0 – 9 %“ a „Obsazenost 30 – 49 %“. „Obsazenost 50 – 69 %“ tvoří jednu desetinu. Nejmenší zastoupení má kategorie „Obsazenost 70 – 80 %“. 9. Jaký typ kongresové akce se u vás nejčastěji pořádá? Nápověda: Můžete zvolit více možností. -

Kongresy

-

Konference

-

Semináře

-

Školení

-

Jiné:

V deváté otázce zaměstnanci hotelů vybírali typy kongresových akcí konaných v hotelu nejčastěji.

52

Tabulka 17 – Typy kongresových akcí Typ kongresové akce

Počet akcí

Kongresy

32

Konference

84

Semináře

101

Školení

108

Tiskové konference

5

Malá jednání

1

Přednášky

2

Eventy

3

Prezentace produktů

4

Workshopy

2

Veletrhy

2

Výstavy

1

Zdroj: vlastní Graf 13 – Typy kongresových akcí

1% 1% 0% 2%

1%

Typ kongresové akce 1%

1% Kongresy

0%

Konference

9%

Semináře

31%

24%

Školení Tisková konference Malá jednání Přednášky

Eventy

29%

Prezentace produktů Workshopy Veletrhy Výstavy

Zdroj: vlastní

53

Nejčastější akce jsou školení (31%) a semináře (29%). Další početnou skupinou jsou konference (24%). Téměř jednu desetinu tvoří kongresy. Zbytek typů kongresových akcí je zastoupen minimálně. Mezi nejčastější kombinace odpovědí patřily semináře plus školení, časté spojení bylo také – konference a školení. U malých hotelů se nejčastěji konají školení, což jsem vyhodnotila i z odpovědí na otázky týkající se sálů a kapacity kongresových prostor. II. část dotazníku - cílem bylo zjistit, zda je pro hotel výhodnější vybavit se vlastní kongresovou technikou, nebo spolupracovat s odbornou firmou poskytující kongresovou techniku. 10. Některé kongresové akce vyžadují kongresovou techniku, jiné nikoliv. Odhadněte prosím podíl těch, pro které je potřeba zajistit kongresovou techniku: -

Podíl akcí vyžadujících kongresovou techniku……………………………%

-

Podíl akcí nevyžadujících kongresovou techniku…………………………%

Následující tabulka zobrazuje poměr akcí, na které je potřeba kongresová technika, vůči akcím, na které naopak není toto vybavení zapotřebí. Podle odpovědí hotelů jsem sestavila kategorie poměrů. Tabulka 18 – Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím Poměr mezi akcemi vyžadujícími kongresovou techniku

Počet hotelů

a akcemi nevyžadujícími kongresovou techniku (vyjádřeno v %) 100 x 0

16

99 x 1

5

95 x 5

17

90 x 10

29

85 x 15

3

80 x 20

31

70 x 30

13

60 x 40

5

50 x 50

8

Zdroj: vlastní

54

Graf 14 – Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím

Procentuální poměr akcí vyžadujících a nevyžadujících kongresovou techniku 6%

4%

4%

13%

10%

100 x 0 % 99 x 1 %

13%

95 x 5 % 90 x 10 % 85 x 15 %

25%

80 x 20 % 23%

2%

70 x 30 % 60 x 40 % 50 x 50 %

Zdroj: vlastní Nejvíce odpovědí je v kombinaci 80 na 20 procent a 90 na 10 procent. Pokud z celkových výsledků vypočítám průměr, dojdu k závěru, že v osmdesáti pěti procentech kongresových akcí je potřeba dodat kongresovou techniku. 11. Jakým způsobem zajišťujete kongresovou techniku? -

Využíváme jen vlastní techniku

-

Využíváme jen odborných firem dodávajících kongresovou techniku (zapůjčení či kompletní dodávka)

-

Využíváme obojí: někdy využíváme jen vlastní techniku, jindy využíváme odbornou firmu

Pokud hotel využívá kongresovou techniku, musí si ji obstarat. Má následující tři možnosti, buď využívá pouze vlastní kongresovou techniku, nebo využívá pouze služeb odborných firem, anebo používá svoji vlastní techniku v kombinaci se spoluprací s odbornou firmou.

55

Pro potřeby analýzy je důležité vědět, zda hotel disponuje kongresovou technikou a v jaké míře anebo zda spolupracuje s odbornou firmou dodávající kongresovou techniku. Tabulka 19 – Zajištění kongresové techniky podle krajů Kraj

Vlastní technika Odborná firma Obojí

Celkem


4

2

33

39

Středočeský kraj

6

1

3

10

Jihočeský kraj

3

0

4

7

Plzeňský kraj

4

0

1

5

Ústecký kraj

2

0

2

4

Karlovarský kraj

5

0

6

11


0

0

5

5

Pardubický kraj

2

0

2

4

Kraj Vysočina

1

0

3

4


3

0

4

7

Jihomoravský kraj

9

0

5

14

Zlínský kraj

2

0

2

4

Olomoucký kraj

2

0

4

6

Liberecký kraj

3

0

4

7

46

3

78

127

Celkem

Zdroj: vlastní

56

Graf 15 – Zajištění kongresové techniky podle krajů

40 35 30 25 20 15

Obojí

10

Odborná firma Vlastní technika

5 0

Zdroj: vlastní Ve Středočeském, Plzeňské a Jihomoravském kraji je více hotelů, ve kterých si vystačí s vlastní kongresovou technikou, než těch, které mají vlastní techniku a v případě potřeby využívají i služeb odborných firem. V ostatních krajích bylo nejvíce odpovědí, v nichž hotely uvedly, že využívají vlastní kongresovou techniku v kombinaci se spoluprací s odbornou firmou. V Hlavním městě Praha a Středočeském kraji se objevily také hotely, které využívají pouze kongresové techniky zapůjčené odbornými firmami. Tabulka 20 – Zajištění kongresové techniky podle velikosti hotelu Zajištění

Počet malých

Počet středních

Počet velkých

techniky

hotelů

hotelů

hotelů

Vlastní

Celkem

35

9

2

46

1

0

2

3

Obojí

31

30

17

78

Celkem

67

39

21

127

Odborná firma

Zdroj: vlastní

57

Graf 16 – Zajištění kongresovou technikou podle velikosti hotelu

70 60 50 Obojí 40

Odborné firmy Vlastní technika

30 20 10 0

Malé hotely

Střední hotely

Velké hotely

Zdroj: vlastní V malých a velkých hotelech jsou využívány uvedené formy zajištění techniky. U malých hotelů je nevíce odpovědí, že využívají vlastní kongresovou techniku, ale jen o čtyři hotely méně zaškrtlo možnost „Obojí“. U středních, stejně jako u velkých hotelů, je nejčastější odpověď „Obojí“. Tabulka 21 – Zajištění kongresové techniky celkem Způsob zajištění

Počet hotelů

Vlastní technika

46

Odborná firma

3

Obojí

78

Celkem

127

Zdroj: vlastní

58

Graf 17 – Způsob zajištění kongresové techniky celkem

Zajištění kongresové techniky

36% Vlastní technika 62%

Odborná firma Obojí

2%

Zdroj: vlastní Více jak polovina hotelů využívá jak vlastní kongresovou techniku, tak služeb odborných firem, jež potřebné vybavení dodávají. Nejvíce hotelů, které odpověděly, že využívají pouze vlastní kongresovou techniku, bylo z řad malých ubytovacích zařízení. Malé hotely disponují nejčastěji celkovou kapacitou kongresových prostor do 49 osob, z čehož vyplývá, že nejčastěji konané akce jsou například malá obchodní jednání, školení či semináře. Na zmíněné kongresové akce se nejčastěji využívá plátno, flipchart, dataprojektor a základní ozvučení. V některých případech se akce obejdou bez kongresové techniky, zejména při krátkých obchodních jednáních.

59

Filtr: pokud: „Využíváme obojí“11 12. Pokuste se prosím odhadnout podíl akcí, na kterých využíváte vlastní kongresovou techniku, a podíl těch akcí, na které kongresovou techniku dodává odborná firma: -

Podíl akcí vyžadujících vlastní kongresovou techniku:…………………..%

-

Podíl akcí vyžadujících kongresovou techniku externí firmy…………….%

Dvanáctá otázka je otázkou filtrovanou. Odpovídaly na ni pouze hotely, které v předchozí otázce uvedly, že využívají jak vlastní kongresovou techniku, tak i techniku odborných firem. Ze 127 původních odpovědí jich nyní bude 78, neboť tento počet hotelů volil možnost „Využíváme obojí“. Následující tabulka obsahuje nejčastější poměry, které hotely uvedly v dotazníku.

11

Dotazník obsahoval filtrované otázky. To znamená, že na některé z nich odpovídaly pouze ty hotely, které zvolily jednu z možných variant odpovědí u otázky předcházející filtrovaným otázkám. U „Filtru“ je vždy uvedeno, které varianty odpovědi se následující otázka týká.

60

Tabulka 22 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů Kraje

Podíl

Podíl

Podíl

Podíl

Podíl

Podíl

95 x 5 %

90 x 10 %

85 x 15 %

80 x 20 %

70 x 30 %

60 x 40 %


8

3

2

6

5

2

Středočeský kraj

0

0

0

2

1

0

Jihočeský kraj

1

2

0

0

0

0

Plzeňský kraj

0

1

0

0

0

0

Ústecký kraj

0

0

0

1

0

0

Karlovarský kraj

0

2

0

1

1

0


2

1

0

0

1

0

Pardubický kraj

0

1

1

0

0

0

Kraj Vysočina

0

2

1

0

0

0


0

0

0

0

2

0

Jihomoravský kraj

1

0

0

2

0

0

Zlínský kraj

0

1

0

1

0

0

Olomoucký kraj

1

0

0

1

2

0

Liberecký kraj

1

0

0

2

0

0

14

13

4

16

12

2

Celkem Kraje

Podíl

Podíl

Podíl

Podíl

Podíl

Podíl

50 x 50 %

40 x 60 %

30 x 70 %

20 x 80 %

15 x 85 %

10 x 90 %


2

1

2

1

1

0

Středočeský kraj

0

0

0

0

0

0

Jihočeský kraj

0

0

1

0

0

0

Plzeňský kraj

0

0

0

0

0

0

Ústecký kraj

0

0

0

0

0

1

Karlovarský kraj

2

0

0

0

0

0


0

1

0

0

0

0

Pardubický kraj

0

0

0

0

0

0

Kraj Vysočina

0

0

0

0

0

0


2

0

0

0

0

0

Jihomoravský kraj

2

0

0

0

0

0

Zlínský kraj

0

0

0

0

0

0

Olomoucký kraj

0

0

0

0

0

0

Liberecký kraj

1

0

0

0

0

0

Celkem

9

2

3

1

1

1

Zdroj: vlastní

61

Graf 18 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů

35 Podíl 10 x 90 %

30

Podíl 20 x 80 %

25

Podíl 15 x 85 %

20

Podíl 30 x 70 %

15

Podíl 40 x 60 % Podíl 50 x 50 %

10

Podíl 60 x 40 %

5

Podíl 70 x 30 %

0

Podíl 80 x 20 % Podíl 85 x 15 % Podíl 90 x 10 % Podíl 95 x 5 %

Zdroj: vlastní Hotely v Hlavním městě Praha nejčastěji volily poměr 95 na 5 %, 80 na 20 % a 70 na 30 %, ve Středočeském kraji se nejvíce vyskytl poměr 80 na 20 % a 70 na 30 %, v Jihočeském kraji jsou to poměry 95 na 5 %, 90 na 10 % a 30 na 70 %. V Plzeňském kraji je pouze jeden hotel, který volil poměr 90 x 10 %. Ústecký kraj zastupují dva hotely s poměry 80 na 20 % a 10 na 90 %. Karlovarský kraj reprezentuje větší počet hotelů, které označily poměry 90 na10 %, 80 na 20 %, 70 na 30 % a 50 na 50 %. Hotely v Královéhradeckém kraji uvedly poměry 95 na 5 %, 90 na 10 %, 70 na 30 % a 40 na 60 %. Pardubický kraj je zastoupen dvěma hotely využívajícími kongresovou techniku v poměrech 90 na 10 %, a 85 na 15 %. Stejné odpovědi jako od hotelů v Pardubickém kraji jsem obdržela také z Kraje Vysočina. V Moravskoslezském kraji volily hotely poměry 70 na 30 % a 50 na 50 %, v Jihomoravském kraji 95 na 5 %, 80 na 20 % a 50 na 50 %, ve Zlínském kraji 90 na 10 % a 80 x 20 %, v Olomouckém kraji 95 na 5 %, 80 na 20 % a 70 na 30 % a v Libereckém kraji 95 na 5 %, 80 na 20 % a 50 na 50 %.

62

Tabulka 23 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů Podíl akcí v % Malé hotely Střední hotely Velké hotely 95 x 5

6

8

0

90 x 10

7

5

1

85 x 15

2

0

2

80 x 20

6

5

5

70 x 30

5

4

3

60 x 40

0

1

1

50 x 50

3

3

3

40 x 60

1

1

0

30 x 70

0

3

0

20 x 80

0

0

1

15 x 85

0

0

1

10 x 90

1

0

0

Celkem

31

30

17

Zdroj: vlastní Graf 19 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů

35 30 25 20 15

10 5 0 Malé hotely

Střední hotely

Zdroj: vlastní 63

Velké hotely

Malé a střední hotely nejčastěji volily poměry 95 na 5 %, 90 na 10 %, 80 na 20 % a 70 na 30 %. U velkých hotelů jsou nejčastější poměry 80 na 20 %, 70 na 30 % a 50 na 50 %. Tabulka 24 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem Podíl akcí v % Počet hotelů celkem 95 x 5

14

90 x 10

13

85 x 15

4

80 x 20

16

70 x 30

12

60 x 40

2

50 x 50

9

40 x 60

2

30 x 70

3

20 x 80

1

15 x 85

1

10 x 90

1

Celkem

78

Zdroj: vlastní

64

Graf 20 – Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem

Akce vyžadující vlastní techniku proti akcím vyžadujících techniku odborných firem 3%

1% 1% 1%

95 x 5 %

4%

90 x 10 %

18%

85 x 15 %

12%

80 x 20 %

3% 17%

70 x 30 % 60 x 40 %

15% 5%

50x 50 % 40 x 60 % 30 x 70 %

20%

20 x 80 % 15 x 85 % 10 x 90 %

Zdroj: vlastní Hotely nejčastěji využívají z 80 % vlastní kongresovou techniku a z 20 % si doobjednávají kongresovou techniku u odborných firem (možnost podílu 80 na 20 % zvolilo dvacet procent hotelů). O něco méně využívají hotely (z 90 %) vlastní techniku a z 10 procent kongresovou techniku odborných firem. Nejméně odpovědí bylo ve variantách 10 na 90 %, 15 na 85 % a 20 na 80 % (pouhé jedno procento u každé varianty podílu).

65

Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ 13. Z jakých důvodů si někdy najímáte externí firmu, přestože máte vlastní kongresovou techniku: Nápověda: Můžete zvolit více možností. -

Odbornost montáže a obsluhy

-

Množství techniky – na některé akce jí nemáme dost

-

Nemáme specializovanou techniku – na některé akce si klient přeje něco speciálního, co nemáme

-

Jiný důvod:

Hotel disponuje většinou základní kongresovou technikou, ale pokud je kongresová akce náročnější na technické požadavky, musí hotel operativně jednat. Otázka číslo třináct mi pomohla zjistit nejčastější důvody, proč hotel spolupracuje s odbornou firmou. Tabulka 25 – Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami Důvody spolupráce

Počet hotelů

Odbornost montáže a obsluhy

18

Množství techniky

40

Absence specializované techniky

66

Cena pronájmu je výhodnější, než

14

finanční prostředky investované do vlastní techniky Úspora osobních nákladů na pracovní sílu

Zdroj: vlastní

66

10

Graf 21 – Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami

Důvody spolupráce Odbornost montáže a obsluhy

9%

7%

12%

Množství techniky 27%

Absence specializované techniky

45% Cena pronájmu je výhodnější, než finanční prostředky investované do vlastní techniky Úspora osobních nákladů na pracovní sílu

Zdroj: vlastní Nejčastějším důvodem spolupráce je absence specializované kongresové techniky, následuje množství techniky, odbornost montáže obsluhy, úspora osobních nákladů na pracovní sílu a skutečnost, že cena pronájmu je výhodnější než finanční prostředky investované do pořízení vlastní techniky. Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ 14. Z jakých důvodů máte vlastní kongresovou techniku, když také využíváte služeb externí firmy pro dodání kongresové techniky? -

otevřená otázka

Jelikož se jedná o otevřenou otázku, nezpracovávala jsem ji do tabulky a grafu. Základní techniku, jakou je flipchart, dataprojektor a plátno, se vyplatí hotelu pořídit do svého vlastnictví. Hotel vlastní základní techniku z ekonomických důvodů. Pořízení této techniky není finančně příliš náročné a hotelu se investice po čase vrátí. Základní technika stačí na pokrytí většiny akcí konaných během roku v hotelu, tudíž nakoupení této techniky je levnější než výpůjčky od odborné firmy. Hotel má techniku okamžitě k dispozici a její 67

instalace a obsluha není tak náročná. Vlastní základní technika je součástí komplexní nabídky a pro hotel generuje výnosy. Pokud je základní technika součástí kongresového prostoru a ceny za jeho pronájem, znamená to také úsporu nákladů pro hosta. Odbornou firmu hotel využívá, pokud potřebuje větší množství techniky, kvalitnější techniku, techniku s vyšším výkonem či specializovaná zařízení, jako je například tlumočnická technika. V těchto případech se hotelu nevyplatí do vybavení investovat, neboť by investice byla těžko návratná. Zmíněná technika se využívá jen občas. Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ nebo = „Využíváme jen odborných firem“ 15. Pro dodání kongresové techniky spolupracujete trvale s jednou odbornou firmou, nebo využíváte více firem? -

Využíváme trvale jednu firmu

-

Využíváme různé firmy

Na otázku odpovídaly hotely, které využívají pouze kongresovou techniku od odborných firem, a hotely, které vlastní kongresovou techniku i využívají služeb odborných firem. Celkem odpovídalo 81 hotelů.

68

Tabulka č. 25 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle krajů Kraje

Jedna firma


Více firem

Celkem

30

5

35

Středočeský kraj

3

1

4

Jihočeský kraj

1

3

4

Plzeňský kraj

1

0

1

Ústecký kraj

1

1

2

Karlovarský kraj

3

3

6


3

2

5

Pardubický kraj

0

2

2

Kraj Vysočina

1

2

3


2

2

4

Jihomoravský kraj

4

1

5

Zlínský kraj

1

1

2

Olomoucký kraj

2

2

4

Liberecký kraj

2

2

4

54

27

81

Celkem

Zdroj: vlastní Graf 22 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle krajů

35 30 25 20 15 10 5 0

Více firem Jedna firma

Zdroj: vlastní 69

Hotely, které více využívají služeb jedné firmy, převažují v Hlavním městě Praha, v kraji Středočeském, Plzeňském, Královéhradeckém a Jihomoravském. V Jihočeském kraji a Kraji Vysočina je více hotelů využívajících několika odborných firem. V Ústeckém, Karlovarském, Moravskoslezském, Olomouckém a Libereckém kraji je poměr vyrovnaný. Tabulka 26 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů Jedna firma Více firem Celkem

Hotely Malé – 10 – 100 pokojů

21

11

32

Střední – 101 – 250 pokojů

20

10

30

Velké – 250 a více pokojů

13

6

19

Celkem

54

27

81

Zdroj: vlastní Graf 23 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů

35 30 25

Více firem

20

Jedna firma 15 10 5 0 Malé hotely

Střední hotely

Velké hotely

Zdroj: vlastní Malé, střední i velké hotely více spolupracují pouze s jednou odbornou firmou.

70

Tabulka 27 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami celkem Spolupráce

Počet hotelů

Jedna firma

54

Více firem

27

Celkem

81

Zdroj: vlastní Graf 24 – Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami celkem

Spolpráce hotelů s odbornými firmami

33%

Jedna firma 67%

Více firem

Zdroj: vlastní Z výsledků je jednoznačné, že hotely upřednostňují z větší části spolupráci s jednou odbornou firmou. Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ nebo = „Využíváme jen vlastní techniku“ 16. Poskytujete vlastní kongresovou techniku se službami odborného technika? -

Ano, poskytujeme vždy se službami odborného technika

-

Ne, poskytujeme vždy bez služeb odborného technika

-

Je možné obojí, záleží na přání klienta

71

Odborným technikem myslím zaměstnance vyškoleného pro montáž a obsluhu kongresové techniky. V šestnácté otázce jsem chtěla zjistit, jestli hotel poskytuje služby odborného zaměstnance vyškoleného pro montáž a obsluhu kongresové techniky. Na otázku odpovídaly hotely, které využívají pouze vlastní kongresovou techniku a hotely, které mají vlastní techniku i využívají služeb odborné firmy. Tabulka 28 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle krajů Kraje Hlavní město Praha

Ano, vždy se službami Ne, bez služeb Je možné obojí Celkem 14

7

16

37

Středočeský kraj

2

2

5

9

Jihočeský kraj

3

1

3

7

Plzeňský kraj

1

2

2

5

Ústecký kraj

0

1

3

4

Karlovarský kraj

3

1

7

11


1

0

4

5

Pardubický kraj

0

2

2

4

Kraj Vysočina

2

1

1

4


1

1

5

7

Jihomoravský kraj

3

1

10

14

Zlínský kraj

0

1

3

4

Olomoucký kraj

1

0

5

6

Liberecký kraj

2

1

4

7

33

21

70

124

Celkem

Zdroj: vlastní

72

Graf 25 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle krajů

40 35 30 25 20 15

Je možné obojí

10

Ne, bez služeb Ano, vždy se službami

5

0

Zdroj: vlastní Hotely v Hlavním městě Praha, v kraji Středočeském, Ústeckém, Karlovarském, Královéhradeckém,

Moravskoslezském,

Jihomoravském,

Zlínském,

Olomouckém

a Libereckém nejčastěji zvolily odpověď „Je možné obojí“. V Jihočeském kraji odpověděly hotely „Ano, vždy se službami“ a „Je možné obojí“ ve stejném poměru a nejméně odpovědí volilo možnost „Ne, bez služeb“. Stejný poměr odpovědí u možností „Ne, bez služeb“ a „Je možné obojí“ je v Plzeňském, Pardubickém kraji a Kraji Vysočina. Tabulka 29 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle velikosti hotelů Hotely Malé – 10 – 100 pokojů Střední – 101 – 250 pokojů Velké – 250 a více pokojů Celkem

Ano, vždy se službami

Je možné obojí

Ne, bez služeb 15 10 7 32

Zdroj: vlastní

73

14 8 1 23

Celkem 37 21 11 69

66 39 19 124

Graf 26 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle velikosti hotelů

70 60 50 Je možné obojí

40

Ne, bez služeb Ano, vždy se službami

30 20 10 0 Malé hotely

Střední hotely

Velké hotely

Zdroj: vlastní U malých, středních i velkých hotelů jsou nejčetnější odpovědi „Je možné obojí“, následované možností „Ano, vždy se službami“ a nejméně se vyskytlo tvrzení „Ne, bez služeb“. Tabulka 30 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika celkem Služby odborného technika

Počet hotelů


32

Ne, bez služeb

23

Je možné obojí

69

Celkem

124

Zdroj: vlastní

74

Graf 27 – Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika celkem

Služby odborného technika

26%


56% 18%

Ne, bez služeb Je možné obojí

Zdroj: vlastní Více než polovina hotelů může i nemusí poskytnout k vlastní kongresové technice služby odborného technika, záleží na přání zákazníka. Jedna čtvrtina hotelů poskytuje vlastní techniku vždy se službami odborného technika a osmnáct procent hotelů poskytuje techniku vždy bez služeb odborného technika. Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ nebo = „Využíváme jen vlastní techniku“ 17. Vaši kongresovou techniku obsluhuje a montáž provádí: Nápověda: Můžete zvolit více možností. -

Provozní

-

Číšník

-

Univerzální technický pracovník

-

IT pracovník

-

Specializovaný pracovník vyškolený pro montáž a provoz kongresové techniky

V předchozí otázce jsem zjišťovala, jestli hotel poskytuje u vlastní kongresové techniky také služby odborného technika. Sedmnáctá otázka mi pomohla upřesnit, co si hotel představuje pod pojmem „odborný technik“. 75

Tabulka 31 – Obsluha a montáž hotelové kongresové techniky Obsluhu a montáž provádí Provozní Číšník Univerzální technický pracovník IT pracovník Specializovaný pracovník vyškolený pro montáž a provoz kongresové techniky

Počet odpovědí 57 29 60 29 15

Zdroj: vlastní Graf 28 – Obsluha a montáž hotelové kongresové techniky

Obsluha a montáž hotelové kongresové techniky Provozní 8% 15%

Číšník

30%

Univerzální technický pracovník 32%

15% IT pracovník

Specializovaný pracovník vyškolený pro montáž a provoz kongresové techniky

Zdroj: vlastní Nejčastěji hotelovou kongresovou techniku montuje a obsluhuje univerzální technický pracovník, po něm provozní a číšník s IT pracovníkem. V nejméně případech služby zajišťuje specializovaný pracovník vyškolený pro montáž a provoz kongresové techniky.

76

Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ 18. Můžete v následující tabulce vyznačit, kterou kongresovou techniku vlastníte a pro kterou využíváte odbornou firmu? V osmnácté otázce hotely vyznačovaly do tabulky, kterou kongresovou techniku vlastní, kterou si půjčují od odborné firmy a tu, kterou jak vlastní, tak si půjčují od odborné firmy. U videokonferencí, tlumočnické a hlasovací techniky vyznačilo odpověď o deset hotelů méně než u ostatních druhů kongresové techniky. Předpokládám, že důvodem byla skutečnost, že kongresovou techniku nevyužívají vůbec. Tabulka 32 – Kongresová technika Kongresová technika Ozvučení sálu – mikrofony, reproduktory, mixážní pulty Speciální kongresové osvětlení – reflektory apod. Kongresový mobiliář – flipchart, plátna, tabule apod. Projekční a prezentační technika – projektory, vizualizéry, monitory apod. Osobní počítače Videokonference Tlumočnická technika Hlasovací technika

Vlastníme Využíváme od odborné firmy

Vlastníme i využíváme od odborné firmy

39

14

25

12

51

15

68

1

9

42

3

33

26 8 1 1

35 54 60 62

17 4 5 3

Zdroj: vlastní Hotely nejvíc vlastní kongresový mobiliář, projekční a prezentační techniku a ozvučení. Některé hotely disponují také speciálním kongresovým osvětlením a osobními počítači. Osm hotelů je vybaveno videokonferencemi. Tlumočnickou a hlasovací techniku má vždy jeden hotel. U ozvučení sálu, kongresového mobiliáře, projekční a prezentační techniky nejčastěji hotely zvolily možnost „Vlastníme“, potom možnost „Vlastníme i využíváme od odborné firmy“ a nakonec možnost „Využíváme od odborné firmy“. U speciálního kongresového osvětlení, osobních počítačů, videokonferencí, tlumočnické a hlasovací techniky byla hotely nejčastěji vybrána možnost „Využíváme od odborné firmy“.

77

Filtr: pokud = „Využíváme jen vlastní techniku“ 19. Jakou kongresovou techniku vlastníte? Nápověda: Můžete zvolit více možností. -

Ozvučení sálu – mikrofony, reproduktory, mixážní pulty

-

Speciální kongresové osvětlení – reflektory apod.

-

Kongresový mobiliář – flipchart, plátna, tabule apod.

-

Projekční a prezentační technika – projektory, vizualizéry, monitory apod.

-

Osobní počítače

-

Videokonference

-

Tlumočnická technika

-

Hlasovací technika

-

Jiné (uveďte prosím):

Ze 127 hotelů, které vyplnily dotazník, jich 46 využívá pouze vlastní kongresovou techniku. Z těchto 46 hotelů jich je 35 malých, 9 středně velkých a pouze ve dvou případech jde o velké hotely. Jejich odpovědi byly následující: Tabulka 33 – Kongresová technika u hotelů využívajících pouze vlastní techniku Kongresová technika

Počet odpovědí

Ozvučení sálu – mikrofony, reproduktory, mixážní pulty Speciální kongresové osvětlení – reflektory apod.

39 7

Kongresový mobiliář – flipchart, plátna, tabule apod.

42

Projekční a prezentační technika – projektory, vizualizéry, monitory apod.

40

Osobní počítače

16

Videokonference

3

Tlumočnická zařízení

0

Hlasovací zařízení

2

Jiné

0

Zdroj: vlastní

78

Graf 29 – Kongresová technika u hotelů využívajících pouze vlastní techniku

Kongresová technika Ozvučení sálu 2% 0%

1%

Speciální kongresová technika

11%

26%

Kongresový mobiliář

27%

5%

Projekční a prezentační technika Osobní počítače

28% Videokonference Tlumočnická zařízení Hlasovací zařízení

Zdroj: vlastní Podle dotazníkových odpovědí hotely vlastní kongresovou techniku v následujícím pořadí (technika je seřazena od nejpoužívanější po nejméně používanou) – kongresový mobiliář, projekční a prezentační technika, ozvučení sálu, osobní počítač, speciální kongresové osvětlení, videokonference a hlasovací zařízení. Filtr: pokud = „Využíváme jen vlastní techniku“ 20. Z jakých důvodů nevyužíváte k dodání kongresové techniky odborné firmy? -

otevřená otázka

Mezi nejčastější důvody, proč hotel nespolupracuje s odbornou firmou, patří: 

hotel je malý, pořádají se pouze malé akce,



hotel si vystačí s vlastní technikou,



vysoké náklady na zajištění techniky,



strategie podnikání není založena na kongresovém turismu,



malý počet akcí konaných v hotelu.

79

Přestože hotely uvedly, že nespolupracují s odbornou firmou, některé z nich přece jen dodaly, že výjimečně využívají služeb odborných firem, a to hlavně tlumočnických. Bez filtru12 21. Srovnejte prosím na základě vašich zkušeností kongresovou techniku zajištěnou hotelem s technikou zajištěnou odbornou firmou. Zvolte, kdo poskytuje z pohledu klienta výhodnější služby podle jednotlivých kritérií: Tabulka 34 – Výhodnější služby podle jednotlivých kritérií Kritéria

Nižší cena, náklady Větší spolehlivost a funkčnost Menší opotřebovanost a stáří techniky Lepší vzhled techniky Větší množství, kapacita techniky Větší přizpůsobivost požadavkům Větší rozsah vybavení, vlastnictví specializovaných přístrojů Kvalitnější služby odborného technika

Technika zajištěná hotelem

Technika zajištěná odbornou firmou

Neumím posoudit

Je to na stejné úrovni

102 24

12 39

8 58

5 6

17

68

37

5

21 0

40 125

61 0

5 2

9

95

23

0

0

127

0

0

0

127

0

0

Zdroj: vlastní Většina hotelů se domnívá, že technika zajištěná hotelem představuje nižší cenu pro zákazníka než technika dodaná odbornou firmou. „Na stejné úrovni“ získaly nejvíce odpovědí kritéria „Větší spolehlivost a funkčnost“ a „Lepší vzhled techniky“. V ostatních kritériích byly hotely spíše pro odborné firmy.

12

Odpovídají všechny hotely.

80

22. Souhlasíte či nesouhlasíte s následujícími výroky? Tabulka 35 – Souhlas či nesouhlas s výroky Výroky Nevyplatí se pořizovat si vlastní kongresovou techniku, protože vzhledem k vývoji technologií hodně rychle zastará Vyplatí se pořídit si vlastní kongresovou techniku, protože ušetříme na platbách za půjčování Pro zajištění většiny akcí postačuje naše vlastní kongresová technika, takže odbornou firmu potřebujeme jen pro vyřešení nadstandardních požadavků našich klientů

Určitě Spíše Spíše Určitě Neumím souhlasím souhlasím nesouhlasím nesouhlasím posoudit 6 27 59 29 6

56

41

14

12

4

78

31

6

4

8

Zdroj: vlastní U prvního výroku „Nevyplatí se pořizovat si vlastní kongresovou techniku, protože vzhledem k vývoji technologií rychle zastarává“ se hotely přikláněly z větší části k nesouhlasu. S druhým výrokem „Vyplatí se pořídit si vlastní kongresovou techniku, protože ušetříme na platbách za půjčování“ a třetím výrokem „Pro zajištění většiny akcí postačuje naše vlastní kongresová technika, takže odbornou firmu potřebujeme jen pro vyřešení nadstandardních požadavků našich klientů“ hotely spíš souhlasily. 2.3.2 Vyhodnocení dotazníkového šetření u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí 1. Pořádáte kongresové akce? -

Ano

-

Ne

81

První otázka byla otázkou kontaktní. Všichni organizátoři i iniciátoři kongresových akcí odpověděli „Ano“.

2. Využíváte k zajištění kongresových akcí kongresové hotely nebo hotely mající prostory pro pořádání kongresových akcí? -

Ano

-

Ne

Druhou otázkou jsem se chtěla ujistit, že organizátoři i iniciátoři akcí využívají služeb kongresových hotelů nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí. Opět všichni respondenti odpověděli „Ano“.

3. Jaké služby kongresových hotelů (nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí) využíváte? Nápověda: Můžete zvolit více možností. -

Ubytovací služby

-

Stravovací služby

-

Kongresové prostory

-

Kongresová technika (ozvučení, projekční a prezentační technika apod.)

-

Doplňkové služby (wellness apod.)

Třetí otázkou jsem se snažila zjistit, jaké hotelové služby organizátoři i iniciátoři využívají. Pro hotel je nejlepší, pokud jich využívají co nejvíce. Následující tabulka zobrazuje přehled odpovědí. Dotazník vyplnilo celkem 47 organizátorů i iniciátorů akcí.

Tabulka 36 – Využívané služby hotelů Služby

Počet odpovědí

Ubytovací

44

Stravovací

47

Kongresové prostory

47

Kongresová technika

43

Doplňkové

11

Zdroj: vlastní

82

Graf 30 – Využívané služby hotelů

Služby hotelů 6%

23%

22% Ubytovací Stravovací 25% 24%

Kongresové prostory Kongresová technika Doplňkové

Zdroj: vlastní Všichni tázaní organizátoři i iniciátoři akcí využívají stravovacích služeb a kongresových prostor. Většina z nich si u hotelu objedná i ubytovací služby a kongresovou techniku. Jenom někteří mají zájem o doplňkové služby.

83

4. Jakou kongresovou techniku obvykle potřebujete? Tabulka 37 – Kongresová technika, kterou organizátoři či iniciátoři nejčastěji potřebují Kongresová technika

Ozvučení sálu (mikrofony, reproduktory, mixážní pulty) Speciální kongresové osvětlení (reflektory apod.) Kongresový mobiliář (flipchart, plátna, tabule apod.) Projekční a prezentační technika (projektory, vyzualizéry, monitory apod.) Osobní počítače Videokonference Tlumočnická technika Hlasovací technika

Vždy či Většinou Občas Téměř Neumím téměř nikdy nebo posoudit vždy nikdy 38 9 0 0 0 3

4

35

5

0

36

7

4

0

0

42

5

0

0

0

8 0 0 0

13 3 4 5

19 12 28 18

7 32 15 24

0 0 0 0

Zdroj: vlastní „Vždy, či téměř vždy“ potřebuje většina organizátorů či iniciátorů akcí projekční a prezentační techniku, ozvučení sálu a kongresový mobiliář, někteří vyžadují i osobní počítače. „Většinou“ mají někteří z nich zájem o osobní počítače, ozvučení sálu, kongresový mobiliář, projekční a prezentační techniku, speciální kongresové osvětlení, videokonference, tlumočnickou a hlasovací techniku. „Občas“ nejvíce organizátorů či iniciátorů požaduje speciální kongresové osvětlení, velká část z nich chce osobní počítače, tlumočnickou a hlasovací techniku a pouze někteří žádají videokonference a kongresový mobiliář. „Téměř nikdy nebo nikdy“ nemají zájem o videokonference a hlasovací techniku. 5. Jakým způsobem zajišťujete kongresovou techniku? -

Využíváme kongresovou techniku zajištěnou hotelem

-

Využíváme firem dodávajících kongresovou techniku

-

Využíváme obojí: někdy kongresovou techniku zajišťuje hotel, jindy odborná firma

Všichni organizátoři i iniciátoři kongresových akcí využívají kongresovou techniku od hotelu i od odborné firmy.

84

Filtr: pokud = „Využíváme kongresovou techniku zajištěnou hotelem“ 6. Jak jste spokojen/a s kongresovou technikou zajištěnou kongresovým hotelem v těchto kritériích: -

Cena, náklady

-

Spolehlivost, funkčnost

-

Stáří a opotřebovanost

-

Vzhled techniky

-

Množství techniky, dostatečná kapacita

-

Přizpůsobivost vašim požadavkům

-

Rozsah druhů vybavení, specializované přístroje

-


Otázku číslo šest jsem nezpracovala, neboť žádný z organizátorů ani iniciátorů akcí nezvolil tuto možnost zajištění kongresové techniky. Filtr: pokud = Využíváme firem dodávajících kongresovou techniku“ 7. Jak jste spokojen/a s kongresovou technikou zajištěnou odbornou firmou v těchto kritériích: -

Cena, náklady

-

Spolehlivost, funkčnost

-

Stáří a opotřebovanost

-

Vzhled techniky

-

Množství techniky, dostatečná kapacita

-

Přizpůsobivost vašim požadavkům

-

Rozsah druhů vybavení, specializovaná technika

-


Sedmou otázku jsem nezpracovala ze stejných důvodů jako otázku číslo šest.

85

Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ 8. Pokud si můžete vybrat, upřednostňujete dodání kongresové techniky hotelem, nebo odbornou firmou? -

Kongresovým hotelem

-

Odbornou firmou

-

Je mi to jedno Tabulka 38 – Dodávku techniky hotelem nebo odbornou firmou Možnosti odpovědí Počet odpovědí Odborná firma

28

Hotel

10

Je mi to jedno

9

Zdroj: vlastní Graf 31 – Dodání techniky hotelem nebo odbornou firmou

Dodání techniky 19%

Odborná firma

21%

60%

Hotel Je mi to jedno

Zdroj: vlastní Více než polovina organizátorů či iniciátorů akcí upřednostňuje dodání techniky odbornou firmou. Necelá jedna čtvrtina dává přednost zajištění techniky ze strany hotelu a devatenácti procentům na dodavateli nezáleží.

86

9. Můžete prosím napsat důvody? -

otevřená otázka

Nejčastější byly následující odpovědi: 

Organizátoři či iniciátoři akcí, kteří vybrali v předchozí otázce variantu „Odborná firma“ – profesionalita, dlouhodobá spolupráce, slevy, důvěra, širší nabídka, modernější technika, odborný personál, lepší fungování, osvědčená spolupráce.



Organizátoři či iniciátoři akcí, kteří vybrali v předchozí otázce variantu „Hotel“ – levnější cena, jeden dodavatel, jednodušší komunikace.



Organizátoři či iniciátoři, kteří vybrali v předchozí otázce variantu „Je mi to jedno“ – záleží na konkrétním požadavku na techniku a na technickém vybavení hotelu.

Filtr: pokud = „Využíváme obojí“ 10. Srovnejte prosím kongresovou techniku zajištěnou hotelem s technikou zajištěnou odbornou firmou a zvolte, kdo poskytuje lepší / výhodnější služby podle jednotlivých kritérií: Tabulka 39 – Srovnání kongresové techniky Kritéria

Technika zajištěná hotelem

Nižší cena, náklady Větší spolehlivost a funkčnost Menší opotřebovanost a stáří techniky Lepší vzhled techniky Větší množství/kapacita techniky Větší přizpůsobivost vašim požadavkům Větší rozsah různého vybavení, vlastnictví specializovaných přístrojů Kvalitnější služby odborného technika

Technika zajištěná odbornou firmou 30 0 0

12 35 37

5 11 9

0 1 1

0 0 5

26 47 42

20 0 0

1 0 0

0

47

0

0

0

44

0

3

Zdroj: vlastní 87

Neumím posoudit

Je to na stejné úrovni

Více organizátorů i iniciátorů akcí si myslí, že hotelová technika je levnější. V ostatních kritériích jsou z větší části pro dodání techniky od odborné firmy. 2.3.3 Osobní prohlídka některých hotelů Dotazníkové šetření jsem doplnila o prohlídky několika hotelů. Navštívila jsem hotely v Praze, Karlových Varech, po jednom pak ve Středočeském, Plzeňském a Libereckém kraji. Zpracovala jsem poznámky z návštěv těchto hotelů jako ukázky, jak to v jednotlivých hotelech funguje. U každého hotelu jsem popsala jeho polohu, velikost, typy pokojů, restaurace, nabídku kongresových prostor a další informace získané od pracovníků během mé prohlídky. Clarion Congress Hotel Prague Je moderní kongresové centrum situované na trase metra B, stanice Vysočanská. Vedle hotelu se nachází nákupní Galerie Fénix. V hotelu je 559 pokojů a apartmá (471pokojů typu Standard, 63 pokojů Executive a 25 luxusních apartmá). Celý hotel je nekuřácký. Na patře, kde se nachází recepce pro hotelové hosty, je prostor vyhrazený ke kouření. Hotel má restauraci výhradně pro hotelové hosty určenou ke stravování v době snídaní, obědů a večeří (plné penze a polopenze). O patro výš je restaurace ala carte přístupná i lidem z ulice. (www.clarioncongresshotelprague.com/cs) V prostorách concierge je možný přístup k internetu, který je také součástí pokojů. Na kongresovém patře je internet započítáván do kongresových služeb. V rámci kongresových akcí je potřeba, aby internet byl rychlý a spolehlivý, proto je řazen mezi placené služby pro kongresové hosty. Kongresové patro má vlastní kongresovou recepci včetně šatny. Recepce a šatna jsou využívány v době konání akcí. V šatně pracují externí pracovníci. Kongresovou recepci obsluhují kongresové agentury nebo jiný pořadatel akce. Naproti kongresové recepci je místo pro odpočinek a stravování účastníků akcí. Pro případ přání a potřeby je zde bar, kde si mohou účastníci zakoupit další nápoje (bar je otevřen pouze na žádost zákazníka, není automatické, že funguje při každé akci). Jednotlivé kongresové prostory jsou pojmenovány podle znamení zvěrokruhu. Hotel nabízí jak menší prostory v kapacitě cca 30 míst, tak velké prostory, které po vzájemném propojení vytvoří kapacitu až pro 2 000 osob v divadelním uspořádání. V největším sálu je strop vysoký 8 m, který má konstrukci a dá se snižovat. Na konstrukci je možné zapojit 88

jakoukoliv techniku, jež díky tomu nikde nepřekáží. Dokonce se dá na konstrukci upevnit i osobní automobil. Na stěnách jsou úchyty sloužící pro případné zavěšení reklamy firem. V sále je umístěno osm vybavených tlumočnických kabin. Ceny kongresových prostor jsou uváděny bez kongresové techniky. Hotel vlastní základní techniku a zbytek zajišťuje outsorsingem, včetně odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky. Od svého vzniku spolupracuje hotel při dodávání kongresové techniky s jednou odbornou firmou, která v roce 2008 vyhrála výběrové řízení. Po pěti letech, kdy vypršela smlouva s touto odbornou firmou, provedl hotel kontrolu a znovu vypsal výběrové řízení. To opět vyhrála stejná firma, což svědčí o tom, že pro hotel je spolupráce s tímto partnerem výhodná. Hotel je schopen nakoupit plátna, projektory a další drobnou techniku. Držet krok s vývojem v kongresové technice by bylo pro hotel zajisté velice nákladné. Kongresová technika je velice drahá a neustále se vyvíjí. Také je potřeba mít dostatečné množství techniky a pro hotel není úplně výhodné mít techniku uloženou ve skladě pro případ jejího použití, když je mnohem rozumnější si chybějící techniku doobjednat. V případě Clarion Congress hotelu se odborní technici outsorsované firmy účastní každý den ranních porad, kde jsou obeznámeni s denním programem kongresového centra. Nevýhodou je, že hotel nemůže poskytnout zákazníkovi slevu na objednanou kongresovou techniku, neboť cena je stanovena odbornou firmou (pokud se s firmou nedohodne, což se v praxi stává zřídka). Záleží na postavení smlouvy o outsorsingu, v případě Clarionu, si hotel může objednat požadovanou techniku od jiné odborné firmy, pokud nasmlouvaná firma žádanou technikou nedisponuje. Pokud si zákazník přeje mít akci zajištěnou od jiné než partnerské odborné firmy hotelu, může si zvolit svoji firmu, ale také musí zaplatit poplatek za přítomnost odborného technika partnerské firmy. I v případě, že zákazník bude mít odborné techniky od jiné firmy, musí platit poplatek za odborného pracovníka vyškoleného pro montáž a obsluhu kongresové techniky hotelu, neboť z důvodů zajištění kvality je vždy přítomen odborný technik partnerské firmy hotelu. Hotel také nabízí možnost konání kongresových akcí v soukromí hotelového pokoje. Ten má dva vstupy, jeden je určen přímo pro účastníky akce. Po vstupu do pokoje je k dispozici místnost s posezením, pokud účastníci musí chvíli čekat, součástí je i toaleta. Na tuto 89

místnost navazuje pokoj určený pro akci (je zde stůl s kapacitou max. 12 osob, dají se dodat plátna, projektor a další technika). Tyto pokoje jsou často využívány a oblíbeny. Jejich součástí je dále obývací pokoj, ložnice a koupelna (vana i sprchový kout). Clarion Hotely v dalších městech ČR se snaží poskytovat kongresové služby, neboť vidí v kongresové turistice velký potenciál. Snaží se svým hostům nabídnout veškerý komfort a vysokou kvalitu služeb. OREA HOTEL PYRAMIDA Hotel se nachází v Praze 6 blízko Pražského hradu. Hotel leží asi 10 km od letiště. V hotelu je 354 pokojů a apartmá s 684 lůžky. Standardní pokoje se nacházejí v nižších patrech. Superior pokoje mají na rozdíl od standardních pokojů navíc Wi-Fi13 připojení v ceně pokoje a čajový i kávový set s rychlovarnou konvicí. Apartmány se dělí na Standard, Superior a Business. Business pokoje jsou moderně vybavené včetně drátového připojení LAN14, Wi-Fi připojení, velikosti sejfu na notebook a vstupu do bazénu v ceně pokoje. Executive pokoje jsou moderně vybavené a mají navíc od pokojů Business zdarma satelitní televizi s prémiovými kanály a filmy, zdarma chlazené nealko nápoje v ledničce na patře, možnost přípravy espressa, služby rozestýlky a welcome drink při příjezdu. Celý hotel je nekuřácký. V hotelu je ala cart restaurace Kopperník přístupná hotelovým hostům i lidem z ulice. Restaurace Bohemia je určena pro stravování hotelových hostů a dá se přeměnit v multifunkční sál s kapacitou 300 osob. (www.hotelpyramida.cz) Kongresové prostory jsou rozdělené do prvního patra a přízemí. V přízemí, kde se nachází hotelová recepce je umístěn Kongresový sál 1 + 2. Sály se dají propojit anebo oddělit. Při propojení tvoří kapacitu v divadelním uspořádání 500 míst. Sály disponují denním světlem. Před sály je foyer určené pro odpočinek účastníků akcí a k jejich občerstvení, součástí je také šatna. Konferenční prostory 1 – 6 jsou v prvním patře. Konferenční místnosti 1 a 2 jsou zrcadlově shodné prostory bez přístupu denního světla, každá z nich má kapacitu 40 míst. Konferenční místnosti 3, 4, 5, 6 nabízející kapacitu od 20 do 80 osob. Jako jeden z mála hotelů nabízí kinosál, který je situován v přízemí a má kapacitu 377 míst. V případě zájmu zákazníka je možné uspořádat soukromé obchodní jednání

13 14

Wi-Fi – bezdrátová komunikace v počítačové síti LAN – Local Area Network – lokální síť, která pokrývá malé geografické území

90

v apartmá.

Do kongresových

sálů

1,

2

a

do

kinosálu

vede

vlastní

vchod.

(www.hotelpyramida.cz) Při konání kongresové akce je zprovozněna kongresová recepce hned vedle vchodu (naproti hotelové recepci). Před každým sálem je monitor, na kterém jsou uvedeny informace, o jaký sál se jedná a jaká akce v něm probíhá. Ve foyer je možné také umístit stánky sponzorů. Hotel nezahrnuje do cen pronájmu kongresových prostor žádnou kongresovou techniku. Potřebnou a vyžádanou techniku platí zákazník zvlášť. Hotel disponuje základní kongresovou technikou, do níž vložené investice se mu v rámci uskutečněných kongresových akcí navrátí zpět. Při nedostatku vlastní techniky a při potřebě speciální kongresové techniky, spolupracuje hotel se spřátelenou (outsorsovanou) odbornou firmou dodávající kongresovou techniku. Hotel a odborná firma mají sjednanou smlouvu. Daná firma navíc dodává odborné zaměstnance vyškolené pro montáž a obsluhu kongresové techniky. Mít vlastní techniky by pro hotel bylo nákladnější. V případě, že je ze strany zákazníka vyžádaná obsluha kongresové techniky, půjčuje si hotel i kongresovou techniku od odborné firmy, přestože nevyužije svou vlastní. Důvodem je, že vlastní techniku nemůže nabídnout se službami odborného technika. I v případě tohoto hotelu je výhodnější při poskytování kongresové techniky a služeb odborných zaměstnanců vyškolených k obsluze kongresové techniky spolupracovat s odbornou firmou. Jde nejen o množství techniky, ale také o využití speciální kongresové techniky. V hotelu převažují akce se zahraniční účastí nad jednáními domácími v poměru 60:40. Účastníci, kteří nevyužívají ubytovacích služeb, tvoří 70 % z celkového počtu kongresových hostů. Konference jsou rovnoměrně rozloženy během celého týdne, nekumulují se do jednoho nebo dvou dnů. Pokud si zákazník přeje využít služeb jiné než smluvené odborné firmy, hotel mu vyhoví, aniž by zákazník musel za dodanou techniku a odbornou obsluhu platit. Hotel je nejvíce obsazen o víkendech a to běžnými turisty. Je velice obtížné plně obsadit takto velký hotel. Pokud je hotel plně obsazen, je to právě díky kongresové akci, která se v hotelu pořádá.

91

Pokud se zamyslím nad otázkou, zda by pro hotel nebylo lepší mít místo kongresových prostor další pokoje, odpověď je v tomto případě jednoznačně ne. Má-li hotel problém plné obsazenosti, jsou určitě výnosnější kongresové prostory. Pro hotel je kongresový cestovní ruch potenciálem. Kongresové akce se konají v průběhu pracovního týdne, kdy naopak běžní turisté cestují málo. Naopak o víkendech se kongresové akce téměř nekonají a tehdy do hotelů přijíždí běžní turisté. Dá se konstatovat, že kongresový turismus vyplňuje kapacitu hotelu mimo víkendy a mimo sezónu, neboť kongresová sezóna není shodná s běžnou turistickou sezónou. Hotel Josef Hotel se nachází v centru Prahy. Hosté to mají pouhých pár minut chůze na oblíbená turistická místa jako je Staroměstské náměstí, Václavské náměstí, Karlův most, Obecný dům, Prašná brána apod. navrženým

Evou

Jiřičnou.

Hotel Josef je čtyřhvězdičkovým designovým hotelem Je oblíben

pro

svoji

jednoduchost

a

vzdušnost.

(www.hoteljosef.com) V hotelu je 109 pokojů (8 jednolůžkových, 25 twin bed, 76 dvoulůžkových pokojů). Typy pokojů jsou označeny jako Deluxe, Superior Deluxe (Superior Deluxe – sklo, Superior Deluxe – sofa, Superior Deluxe – balkon). Všechny hotelové pokoje jsou komfortně vybaveny, jejich součástí je minibar, připojení na internet, plazmová TV15, DVD16 i CD17 – přehrávač, klimatizace, trezor a zařízení pro výrobu kávy a čaje. Pokud se zhorší počasí a začne pršet, hosté nemusí běhat a shánět deštník, neboť v každém pokoji je jeden k zapůjčení. V pokojích Superior Deluxe je navíc umístěn kávovar Nespresso. Hosté mají během pobytu k dispozici zdarma balenou vodu, ostatní nápoje z minibaru jsou hrazeny. (www.hoteljosef.com) Do hotelu přijíždí nejvíce zahraničních hostů z Německa a Rakouska, což je dáno tím, že majitel pochází z Rakouska a obě země jsou našimi sousedy. Během týdne tvoří největší část hostů korporátní klientela, o víkendu jsou to běžní turisté. Kongresové prostory hotelu se nacházejí v přízemí. Jedná se o tři místnosti. Největší z nich má maximální kapacitu 80 osob. Nalézá se zde koutek s kávovarem Nespresso,

15

TV - televizor DVD přehrávač – zařízení umožňující přehrávání DVD (digitální optický datový nosič) 17 CD přehrávač – zařízení umožňující přehrávání CD (kompaktní disk) 16

92

kde si mohou účastníci akce sami připravit kávu. Standardně je na stoly zakládána voda, která je v ceně pronájmu místnosti. Zejména v teplých dnech se dá využít terasa, na kterou je přístup pouze z této místnosti, do níž tak proudí i denní světlo. Všechny tři prostory se pronajímají vždy se základní technikou, jako jsou projektory, plátna, laserová ukazovátka, flipcharty apod. Zmíněná zařízení jsou také nejčastěji používána. Další dvě místnosti jsou bez přístupu denního světla a disponují kapacitou 35 a 25 osob. V případě potřeby hotel spolupracuje s odbornou firmou dodávající kongresovou techniku. Nejčastěji využívá služeb jedné organizace, pokud však není schopna uspokojit požadavky, obrací se hotel i na jiné firmy. Mezi výhody spolupráce patří zajištění montáže a funkčnosti techniky, takže se hotel nemusí o techniku starat. Mezi nevýhody spolupráce patří zpoždění v doručení, cena a přístup zaměstnanců odborné firmy – například jazyková bariéra, nedostatky v komunikaci. Hotel vidí potenciál v kongresovém cestovním ruchu, neboť jeho účastníci využívají daleko více hotelových služeb než běžní turisté. Roční obsazenost hotelu kongresovými turisty je v sezóně (duben, květen, červen, září, říjen) 50 – 60 %, mimo sezónu okolo 30 %. Ve vedlejší sezóně hosté využívají častěji denní pronájem kongresových prostorů, nedochází tedy k využití ubytování. Kongresové akce jsou převážně korporátní a 85 % z nich využívá i hotelové ubytování. Falkensteiner – Hotel Maria Prag Hotel má ideální polohu v centru Prahy, poblíž Václavského náměstí. Hosté mohou využít nabídky ze 109 pokojů a apartmá, z toho je 31 dvoulůžkových pokojů kategorie Standard, 52 dvoulůžkových pokojů kategorie Superior, 21 dvoulůžkových pokojů kategorie Deluxe a 5 apartmánů Junior. Ve všech pokojích je hostům k dispozici kávovar Cafissimo, hosté si mohou připravit kdykoliv kávu zdarma a využívat bezplatný bezdrátový internet. U pokojů Deluxe mají hosté zdarma vstup do hotelové sauny, fitness a parní lázně, v koupelnách jsou vany. Klienti se mohou stravovat v hotelové restauraci, která slouží pro podávání snídaní, obědů i večeří. Odpočinek u kávy, vína či piva nabízí elegantní hotelový bar. (http://www.falkensteiner.com/cs/hotel/prag) Hotel disponuje třemi plně klimatizovanými konferenčními místnostmi s flexibilními stěnami. Maximální kapacita místností je 70 osob. Součástí ceny pronájmu prostor

93

je kongresová technika zahrnující multimediální technologie, flipchart a vysokorychlostní internet (Wi-Fi). Další kongresová technika je účtována zvlášť. Z kongresové techniky hotel nejčastěji využívá plátno, dataprojektor a flipchart. Na většinu akcí si tedy hotel vystačí s vlastním vybavením. Pokud hotel využívá služeb odborných firem dodávajících kongresovou techniku, spolupracuje většinou s jednou organizací. Důvodem je dlouhodobá spolupráce, ale nevylučuje ani využití služeb jiných podniků, neboť hotel není s danou odbornou firmou vázán žádnou dohodou. Výhody spolupráce s odbornou firmou hotel vidí v profesionálním vybavení této společnosti moderními přístroji, a tak v uspokojení i nejnáročnějších zákazníků. Kladně hodnotí také technickou podporu a její časovou flexibilitu. Nevýhody spatřuje hotel v rostoucích nákladech. Pro hotel je segment kongresového cestovního ruchu potenciálem jeho rozvoje. Generuje vysoký příjem, než jaký přináší například skupinka Leisure. Příjmy vznikají dále z ubytovacích a stravovacích služeb (občerstvení během konference, večeře) i z ostatních úsluh (např. parkování). Kongresový turismus tak představuje klíčový segment trhu, na který se vedení hotelu zaměřuje. Nejvíce kongresových turistů v hotelu pobývá během května, června, září a října. Kongresová klientela tvoří zhruba 4 % roční obsazenosti hotelu. Nejčastějšími akcemi jsou školení a interní setkání firem. Ubytování využije kolem 45 % hostů účastnících se pořádaných kongresových akcí. Více takových jednání je zahraničních. InterContinental Hotel IntecContinental se nachází v centru Prahy na břehu Vltavy v Pařížské ulici, na které se nachází řada luxusních obchodů. Hotel je výjimečný tím, že kombinuje starý svět krásy a elegance s moderním vybavením a profesionálními službami. V hotelu se nachází 372 pokojů, z toho 32 Suites. Výhled z nich vede buď na Vltavu, nebo na historické centrum Prahy. (www.icprague.com) Pokud jde o ubytování, rozlišuje hotel Standardní De Luxe pokoje, které jsou vybaveny jedním lůžkem nebo dvěma manželskými postelemi. Poskytují hostům přístup k vysokorychlostnímu internetu, využití telefonu s přímou volbou a hlasovou schránkou.

94

Nachází se v nich zásuvka pro připojení PC modemu18, iPod stanice19, 32 "LCD20 televizor s plochým panelem a možností sledovat více než 50 kanálů, Bill prohlížení21 a expresní check-out zařízení22. Součástí vybavení jsou nově zrekonstruované koupelny s italským mramorem, župany, fén a žehlička s žehlicím prknem, klimatizace a ústřední topení, psací stůl, minibar, elektronický trezor. Ze služeb lze využít bezplatné poskytování kávy a čaje, 24 hodin denně je návštěvníkům k dispozici pokojová služba. Současně mohou hosté zdarma vstupovat do Health Clubu - Spa InterContinental či využívat buzení telefonem. (www.icprague.com) InterContinental Suites je pokoj ideální pro rodiny s dětmi. Je vybaven moderním zařízením vhodným pro obchodní jednání. Lze využít i relaxační vířivou vanu. Jinak je vybavení stejné jako u pokoje Standart DeLuxe. Rozdílná je jen kvalita televizoru, který je 42 "LCD23. Prezidentské apartmá nabízí nevšední zážitek, jakým je například odpočinek v soukromé jacuzzi se saunou. Vybavení je opět stejné jako v předchozích pokojích, navíc je zde plně vybavený kuchyňský kout či privátní vířivka a sauna, ale také dva 42 "a jeden 32 "LCD televizory. (www.icprague.com) K občerstvení mohou hosté využít hotelové restaurace Zlatá Praha, která ve střešních prostorech nabízí romantické prostředí při svíčkách a s živou klavírní hudbou. Menu obsahuje mezinárodní kuchyni i místní české speciality. Restaurace Primátor s výhledem na Vltavu je určená pro podávání snídaní, skupinových obědů a večeří. Koktejl, whisky nebo doutník si hosté mohou vychutnat v Duke Bar & Cafe s výhledem na Pařížskou ulici. (www.icprague.com) Hotelová klientela je převážně zahraniční, z 90 % anglicky mluvící. Američané tvoří 40 % ubytovaných hostů. Běžnými turisty je hotel obsazen z 20 – 30 %, nejčastěji přijíždějí v době volných dnů a svátků. Hotel je nevíce obsazen obchodní klientelou. Kongresoví hosté tvoří kolem 40 % obsazenosti za rok. V roce 2013 se stal InterContinental hotelem s největší obsazeností pokojů v Praze.

18

PC modem – umožňuje připojení k počítači iPod stanice je dokovací stanice pro iPod a iPhone 20 32 "LCD televizor – je LCD televizor s uhlopříčkou 80 cm (LCD – liquid crystal display – displej z tekutých krystalů) 21 Bill prohlížení – software přiřazený souborům s příponou Bill 22 Expresní check-out zařízení – urychlené odhlášení hosta z pokoje 23 42 "LCD televizor – LCD televizor s uhlopříčkou 106 cm 19

95

V hotelu proběhne kolem 23 akcí nad 250 účastníků během roku. Každý den se v hotelu konají různá setkání, minimálně malá obchodní jednání v salonkách. Z 90% jsou kongresové akce poskytovány s ubytováním, jde převážně (z 80%) o zahraniční akce. Některé velké firmy přijíždějící do InterContinentalu a pořádající v něm kongresové akce, mají svůj vlastní tým, který jim zajišťuje kongresovou techniku, dekoraci apod. S ním společnosti cestují po celém světě. V hotelu je 14 univerzálních konferenčních místností s Wi-Fi připojením. Tři salonky se nacházejí v posledním patře s výhledem na Vltavu. Do přízemí jsou situovány ostatní prostory. Největší kongresový sál pojme 580 osob v divadelním uspořádání. Hotel dlouhodobě spolupracuje s odbornou firmou dodávající kongresovou techniku. Tato organizace je součástí hotelu, v němž má i sklad s kongresovou technikou. Protože vlastní velké množství vybavení, které není možné v hotelu uskladnit, má sklady i mimo něj. Každá z kongresových prostor je vybavena základní kongresovou technikou, jako jsou plátna, flipcharty a dataprojektory. Hotel dále vlastní základní ozvučení a osvětlení. O nákup techniky se stará odborná firma, ale dále je vybavení majetkem hotelu. Firma dodává další potřebnou kongresovou techniku a hlavně poskytuje odborné zaměstnance vyškolené k její montáži a obsluze. Firma neustále sleduje inovace a trendy v oblasti kongresové techniky. Při kongresových akcích se nejčastěji využívají ozvučení, plátna a projektory. Čím dál častěji se objevují požadavky na scénické osvětlení a dekoraci sálu. Spolupráce s firmou znamená pro hotel nižší režijní náklady, než by představovaly finanční prostředky vynaložené na platy zaměstnanců (odborných techniků). Vytíženost techniky ze strany hotelu je nízká, kdežto firma využívá techniku denně (vytíženost je vysoká). Firma je pro hotel přidanou hodnotou, poskytuje služby, které nejsou účtovány (neustálý servis a údržba, výměna žárovek apod.). Firma má s hotelem smlouvu, na základě které probíhá spolupráce. Společně sestavují ceník nabízené kongresové techniky. Hotel spolupracuje s kongresovými agenturami, ale není se spoluprací spokojen. V současnosti si většina kongresových agentur účtuje navíc 5 % přirážky k cenám kongresové techniky stanoveným hotelem. Negativně působí na konečného zákazníka rozdíl mezi původní cenou uvedenou v hotelovém ceníku a zvýšenou cenou požadovanou kongresovými agenturami. 96

Středočeský kraj Středočeský kraj se nachází uprostřed Čech a je největším samostatným územně správním celkem v zemi. Na rozdíl od ostatních krajů má své sídlo umístěno mimo své vlastní území, a to na území jiného kraje, Hlavního města Prahy. (www.kr-stredocesky.cz/portal) Zámek Liblice Nedaleko města Mělník, směrem na Mladou Boleslav, se nachází obec Liblice. Hlavní dominantou obce je její barokní zámek. Hosté mohou obdivovat zámecký park francouzského typu s terasou, jezírkem a besídkou. Ubytovací kapacita je 52 pokojů se 110 lůžky. V zámecké budově si lze vybrat z 20 pokojů, které jsou zařízeny v zámeckém stylu. Součástí vybavení je TV, minibar, telefon, připojení k internetu. V západní a východní dependence je umístěno 32 pokojů vybavených moderním nábytkem, TV, minibarem, telefonem a připojením k internetu. Chloubou zámku je stylová, barokní Zámecká restaurace s maximální kapacitou 80 míst. V zámecké vinárně hosté naleznou spojení barokní architektury s designovým moderním interiérem. (www.zamek-liblice.cz) Hotel je připraven poskytnout prvotřídní zázemí pro kongresové akce. Konferenční sál umístěný ve čtvrtém patře má maximální kapacitu 120 osob. V sále je natrvalo zabudované školní uspořádání. Na každém stolku je mikrofon, hlasovací zařízení a připojení k internetu. V čele sálu je předsednický stůl vybavený mikrofony, hlasovacím zařízením, připojením k internetu a náhledovými monitory. Vedle předsednického stolu je umístěn řečnický pult. Dále jsou v sále tři projektory, tři plátna a kvalitní ozvučení. Místnost je plně klimatizována. Za konferenčním sálem je technická místnost a dvě tlumočnické kabiny. Ve druhém patře se nachází Mramorový sál s kapacitou 80 osob. V Mramorovém sálu není kongresová technika instalována nastálo, ale podle přání zákazníka se zajistí požadované vybavení. Oba sály, Mramorový i Konferenční, mohou být akusticky i obrazově propojeny. Akademický salonek nabízí prostor pro pořádání akcí do 40 osob, Knížecí salonek má kapacitu do 24 osob. Pro kongresové akce se dá využít i Zámecká restaurace. Kongresové prostory se pronajímají bez kongresové techniky. Ta je účtována zvlášť podle konkrétních přání zákazníků. Na většinu kongresových akcí si hotel vystačí s vlastní kongresovou technikou. Od odborných firem dodávajících kongresovou techniku si hotel objednává především

97

pódia, specializované osvětlení a dekorativní systémy. Nevýhodu ve spolupráci hotel vidí v případném časovém zpoždění dodávek. V kongresovém cestovním ruchu hotel určitě vidí potenciál. Přes víkend je nejvíce využíván běžnými turisty, přes týden kongresovou klientelou a korporátní klientelou. Podíl kongresové klientely na roční obsazenosti hotelu je kolem 50 %. Nejvíce kongresových akcí se koná v dubnu, květnu, červnu a červenci, převažují jednodenní a dvoudenní setkání. Nejčastěji se zde organizují školení, semináře a konference. U většiny z nich je objednáváno i ubytování. Z větší části jde o klienty z tuzemska. Pokud nestačí hotelová ubytovací kapacita, využívají účastníci služeb akcí hotelu Ludmila v Mělníku. Karlovy Vary (Karlovarský kraj) Karlovy Vary jsou největším a nejznámějším lázeňským městem v České republice. Město má dlouholetou tradici, bylo založeno roku 1350. Světově známé jsou jedinečné termální prameny. Město navštíví ročně přes 70 000 lázeňských hostů, kteří mohou využít celé řady hotelů. Světově známý je Grand Hotel Pupp s letitou tradicí. Ve městě se koná celá řada společenských, kulturních a sportovních akcí. Nejznámější je zajisté Mezinárodní filmový festival. Navštívila jsem hotel Thermal, který má nejvíce kongresových prostor, hotel Imperial a hotel Martell. Hotel Thermal Hotel Thermal je lázeňským hotelem, nachází se v centru města pár metrů od hlavní třídy T. G. Masaryka, Lázní V a na okraji lázeňské zóny, nedaleko sadů Antonína Dvořáka a kolonád s léčivými prameny. Výjimečností hotelu je termální bazén vybudovaný ve skále nad městem. Hotel

nabízí

ubytování

ve

273

jednolůžkových

a

dvoulůžkových

pokojích

a v apartmánech. Pokoje Standard mají výhled na bazén a jsou bez balkónu. Standard Plus jsou renovované pokoje na 3. - 5. patře s výhledem na bazén. Opět neobsahují balkón. Standard & City View naopak poskytují výhled na město a mají balkón. Standard Plus & City View jsou opět renovované pokoje umístěné na 3. - 5. patře. Z jejich balkónu je výhled na město. Pro náročnější klientelu jsou určeny pokoje Comfort, které hostům navíc bezplatně nabízejí francouzskou kosmetiku, 0,5 l perlivé a neperlivé vody každý den

98

či teplé nápoje v restauraci (S/O/V)24. Součástí poskytovaných služeb je i bezplatný vstup do termálního bazénu a 3 procedury týdně navíc za 7 odbydlených nocí během lázeňského pobytu. Comfort je pokoj s výhledem na bazén, bez balkónu. Za příplatek lze využívat Pay-TV25. V apartmánech hosté mají navíc kávový set, digitální váhu a masážní strojek. (www.thermal.cz/index.html) Hotel disponuje jedním z největších kongresových center v západních Čechách. Celková kapacita přesahuje 2 000 konferenčních míst. Největší prostor, tzv. Velký sál, se nachází v přízemí ve Velkém kongresovém centru a má kapacitu 1 148 míst. Malé kongresové centrum je situováno do prvního patra, jeho součástí jsou Kongresový a Malý sál, Projekční síně A, B, C, salonky Pošta, Moser či Červené salonky a terasy. Červené salonky mají

kapacitu

1 000

osob

a

je

možné

je

rozdělit

do

tří

menších

částí.

(www.thermal.cz/index.html) Z kongresové techniky hotel nejčastěji využívá dataprojektory, plátna, ozvučení a bezdrátové mikrofony. Na většinu akcí si hotel vystačí s vlastní kongresovou technikou. V případě potřeby se obrací na více odborných firem dodávajících kongresovou techniku, vybírá si podle cen, volných termínů apod. Hlavní výhodu ve spolupráci s odbornou firmou vidí hotel v profesionalitě dodávaných systémů, které jsou na špičkové úrovni. Takto drahou techniku se totiž hotelu nevyplatí pořídit do svého vlastnictví. Základní ceník kongresových prostor je kalkulován bez jakékoliv techniky. Za tu se připlácí podle požadavků klienta. Hotel určitě vidí potenciál v kongresovém cestovním ruchu, neboť jeho účastníci jsou pro hotel lukrativním tržním segmentem. Hotel Thermal není čistě kongresovým hotelem, i když má přes 10 kongresových sálů a salonků. Je hlavně lázeňským hotelem, tudíž ho nejvíce využívá zahraniční klientela, která se přijíždí léčit pod dohledem lékaře a ostatního zdravotnického personálu. Průměrný věk hostů je nejčastěji 50 let a výše. Roční obsazenost kongresovými turisty je maximálně 10 %. Hotel se orientuje na pronájem kongresového centra bez ubytování. Ubytování je vyblokované dlouhodobými lázeňskými pobyty, proto se krátké kongresové pronájmy hotelu nevyplatí.

24 25

S/O/V – snídaně, obědy, večeře Pay-TV – placená televize

99

Kongresová sezóna v Karlových Varech je v termínu listopad – únor. Skladba kongresových akcí v hotelu je velmi pestrá, od festivalů, výstav, lékařských konferencí až po firemní prezentace z nejrůznějších odvětví. Hotel nemá kongresovou recepci, vše zvládá hotelová recepce. Hotel Imperial Hotel

Imperial

a nejluxusnějším

je

významná

hotelům

karlovarská

v Karlových

památka.

Varech.

Hotel

Patří má

k nejvýznamnějším jedinečnou

polohu,

neorenesanční budova je dominantou Karlových Varů. (www.spa-hotel-imperial.cz/cz) Hotel Imperial získal v letech 2005, 2006, 2008 a 2013 ocenění „Czech Republic´s Leading Spa Resort“. Hotel si zakládá na kvalitě poskytovaných služeb. Nachází se v něm 205 nekuřáckých pokojů a apartmá. Dalších 14 nekuřáckých pokojů najdeme v depandenci Villa Hofman. Standard Room se poskytují v jednolůžkové i dvoulůžkové variantě. V jejich koupelně se nachází vana, fén, toaleta a bidet. Součástí vybavenosti pokoje je telefon s přímou volbou, satelitní a placené programy, bezplatné připojení k internetu (LAN), ale také minibar, trezor a základní hygienické potřeby včetně županu a pantoflí. Superior Room nabízí proti Standard Room navíc při příjezdu zdarma minerální vodu. Je v něm oddělená spací a obývací část. Suite opět poskytují klientům při příjezdu láhev vína a minerální vody. Obsahují oddělenou ložnici a obývací pokoj. V koupelně jsou dvě umyvadla. V Superior Suite je pro hosty při příjezdu připraven ovocný talíř, láhev vína a minerální vody. V koupelně je vana i sprchový kout. Deluxe Suite opět nabízí při příjezdu hostům ovocný talíř, láhev vína a minerální vody. Navíc je zde kuchyň, video, DVD přehrávač a luxusní koupelna s vanou jacuzzi i sprchovým koutem. Villa Standard Room obsahuje jednolůžkové nebo dvoulůžkové pokoje, které jsou vybaveny televizorem, trezorem, ledničkou a telefonem. V koupelně je fén, umyvadlo a sprchový kout. (www.spa-hotel-imperial.cz/cz) Ke stravování mohou hosté využít Retaurant Prague, Restaurant Paris, Café Vienna nebo Club Imperial. Restaurant Prague nabízí gastronomický zážitek ve formě „Show kitchen“26.

26

Show kitchen – otevřená kuchyně, kde hosté mohou sledovat přípravu pokrmů

100

Kromě ubytovacích, stravovacích a lázeňských služeb nabízí hotel také moderní konferenční zázemí. Prostory jsou ideální pro porady, školení, semináře, prezentace, přednášky, konference a společenské akce. Musical Lounge se nachází v přízemí. Jde o ideální místo pro menší jednání nebo V. I. P. obědy a večeře do 30 osob. Jeho maximální kapacita je 50 míst. President Lounge je umístěn také v přízemí. Je vhodný pro pořádání porad, jednání, obědů nebo také V. I. P. akcí. Má vlastní šatnu, toaletu a kuchyňku. Cinema je v suterénu a ideálně vyhovuje konání větších konferencí. Maximální kapacita tohoto prostoru je 176 míst. Conference Lounge je situován v přízemí. Je to ideální místo pro menší až středně velká jednání, školení či konference do 30 účastníků. Concert Hall se nachází také v přízemí. Je vhodná pro velká jednání, školení či konference do 160 účastníků a party do 600 účastníků. Club Imerial leží v suterénu a vyhovuje pořádání party, prezentací či různých setkání. (www.spa-hotel-imperial.cz/cz) Kongresové prostory hotel pronajímá jak bez kongresové techniky, tak i s ní. Záleží na rozsahu pořádané akce. V hotelu se nejčastěji konají slavnostnější společenské akce menšího rozsahu. Při kongresových akcích je nejčastěji využívána projekční technika. Převažují jednání, na která hotel poskytuje vlastní kongresovou techniku. V případě potřeby spolupracuje hotel s jednou odbornou firmou dodávající další zařízení. Výhodu spolupráce vidí především v široké nabídce techniky a odborném servisu poskytovaném danou firmou. Partnerem pro zajištění kongresových akcí jsou převážně eventové agentury. Jelikož je hotel rezervován především lázeňskými hosty, jen v omezeném množství poskytuje ubytování kongresovým hostům. Tato klientela tvoří pouze 1 % roční obsazenosti hotelu. Paní inženýrka Jana Callo mi dala k dispozici statistiky sestavené za rok 2012 a mapující pořádané kongresové akce. V roce 2013 se data téměř nezměnila. Ze statistik jsem získala následující informace. V hotelu proběhlo 59 akcí za rok. Nejsilnější měsíce byly červen a září. Nejméně akcí se konalo v lednu, srpnu a prosinci. Podle původu účastníků jich bylo 33 pouze z ČR, 3 převážně z ČR, 14 převážně ze zahraničí a 9 pouze ze zahraničí. Podle typologie akcí byly nejčastěji konanými tzv. events akce, tj. plesy, společenské a ceremoniální akce. Celkem jich proběhlo třicet za rok. Na druhém místě jsou konference, školení, jednání pro méně než 500 účastníků, těch se konalo celkem 11 za rok. 101

Následovaly kulturní akce v počtu 9 za rok, sportovní akce v počtu 4 za rok, incentivní akce v počtu 3 za rok a veletrhy a výstavy v počtu 2 za rok. V hotelu se nekonala žádná akce typu kongresy, konference pro více jak 500 účastníků. Z hlediska typologie klientů jich bylo nejvíce, v počtu 18, korporátních. Veřejné instituce pořádaly 12 akcí. Asociace, neziskové společnosti a instituce uspořádaly 4 akce a nejméně (3 akce) zajišťovaly organizační agentury. Podle délky trvání akce a počtu účastníků bylo nejvíce z nich jednodenních. Do 50 osob se účastnilo 35 akcí, 50 – 99 osob zavítalo na 4 akce, 100 – 199 účastníků bylo na 6 akcích a pro 200 – 499 lidí byly organizovány 3 akce. Dvoudenních akcí bylo celkem 7, tří až čtyřdenní byla pouze jedna a pěti či vícedenní byly tři akce. Celkově se konalo nejvíce akcí pro 49 a méně účastníků. Hotel Martell Hotel Martell je tříhvězdičkový hotel nacházející se v klidné vilové části Karlových Varů, jen 5 minut chůze od centra. Je zde116 pokojů. Jednolůžkových je 16 a 5 pokojů je typu Superior. V těch je možná i přistýlka. V ceně pokojů je zahrnuta snídaně formou bufetu, DPH27, městský poplatek, volný vstup do celého wellness, fitness a saun, zdarma je poskytována voda na pokojích, WiFi připojení k internetu ve všech prostorách a parkování u hotelu. Ke stravování slouží hotelová restaurace Slávia s kapacitou 70 míst, která je nekuřácká. Kuřáci mohou využít místní lobby bar. (www.hotelmarttel.cz/cz) Hotel Martell je levnější než ostatní tříhvězdičkové hotely ve městě, což jeho manažeři považují za jeho silnou stránku, díky níž konkuruje ostatním ubytovacím zařízením podobného typu. V hotelu je jeden salonek vhodný pro konání různých kongresových či společenských akcí. Salonek CINEMA lze kombinovat s prostory restaurace. V salonku je k dispozici denní světlo, je však možné i zatemnit. Z kongresové techniky mohou hosté využít pouze dataprojektor a flipchart, které nejsou v ceně salonku, hotel si jejich využití účtuje zvlášť. Nejčastěji se zde uskutečňují školení a předváděcí akce. Jiné kongresové akce se tady nekonají, proto hotelu stačí stávající kongresová technika a není potřeba pořizovat další, stejně jako není nutné využívat služeb odborných firem. Pokud přesto klient vyžaduje další kongresovou techniku, zařizuje si ji sám. Kongresové akce v hotelu pořádají pouze české firmy, převážně pražské. 60 % těchto klientů nemá zájem o ubytování. 27

DPH – daň z přidané hodnoty

102

Plzeňský kraj Plzeňský kraj se rozprostírá na jihozápadě České republiky. Sousedí s Karlovarským, Ústeckým, Středočeským a Jihočeským krajem. Rozlohou je třetím největším krajem v České republice, ale počtem obyvatel je až na devátém místě. Statutárním městem je Plzeň. (www.plzensky-kraj.cz) Darovanský dvůr Darovanský dvůr se nachází několik kilometrů od Plzně a je vhodným místem pro relaxaci a odpočinek. Milovníci golfu si ho mohou zahrát na místním 27 jamkovém hřišti zasazeném v krajině přírodního parku Horní Berounka. Jeho součástí je Kongres & Golf hotel, Golf resort, Kongresové centrum a Wellness centrum. Celková ubytovací kapacita je 242 lůžek ve 101pokojích, z toho 68 pokojů je kategorie First Class a 23 pokojů patří ke kategorii Standard. (www.darovanskydvur.cz) V hlavní budově Kongres & Golf hotelu je 41 pokojů, z toho 6 apartmá. Ve Standardních pokojích jsou sprchové kouty. V pokojích Lux jsou v koupelně vany a vysoušeče vlasů, v pokoji je minibar. V Indoor hotelu je celkem 27 pokojů First Class, z toho jsou 3 pokoje Suit s možností dvou přistýlek. V historických budovách je celkem 34 pokojů, z toho 4 rodinná apartmá, u 16 pokojů jsou možné 1 - 2 přistýlky. Rodinná apartmá mají dvě oddělené ložnice se samostatnými vchody. (www.darovanskydvur.cz) Hosté mohou ke stravování využít dvou restaurací. Jedna z nich se nachází v hlavní budově Kongres & Golf hotelu a disponuje kapacitou 150 míst. Prostory restaurace těsně přiléhají ke kongresovému sálu, což umožňuje rozšířit kapacitu až na 300 míst. Druhým stravovacím zařízením je stylová restaurace s černou kuchyní, jejíž součástí je neporušená domácí chlebová pec. Na otevřeném ohni se zde dají připravovat různé speciality. (www.darovanskydvur.cz) Kongresové centrum tvoří Velký kongresový sál s kapacitou až 400 míst, jež je možné rozdělit až na šest menších místností díky posuvným stěnám. Kromě Velkého kongresového sálu je k dispozici i několik zcela oddělených salonků, vhodných pro pořádání menších školení. Od roku 2010 je v provozu multifunkční zrcadlový sál s kapacitou až 230 osob. Hotel vlastní základní kongresovou techniku jako jsou flipcharty, plátna, dataprojektory, ale i moderní audiovizuální techniku, dokonalé ozvučení sálu i salonků. Nejčastějšími 103

kongresovými akcemi jsou školení a semináře o průměrném počtu účastníků kolem 65 osob. Účastníci kongresových akcí se z 99 % ubytovávají. Převažuje česká klientela. Kongresové prostory jsou pronajímány bez kongresové techniky, ta se účtuje zvlášť. Hotel nezaměstnává žádné zaměstnance specializované na montáž a obsluhu kongresové techniky, obsluhuje ji provozní nebo číšník. Nespolupracuje s žádnou odbornou firmou dodávající kongresovou techniku. Pokud klient požaduje kongresovou techniku, kterou hotel nedisponuje, musí si ji zajistit sám. Darovanský dvůr jsem navštívila, jelikož manžel obdržel dárkový poukaz. Má osobní zkušenost se službami hotelu nebyla bohužel nejlepší. Nedostatky jsem zaznamenala již v práci recepce, a to jak při rezervaci pokoje, tak při ubytovávání samotném. Také vybavenost pokoje a kvalita stravování neodpovídaly mým očekáváním. Zvlášť neprofesionálně působilo chování personálu, jehož přístup k jednotlivým hostům se velmi lišil (jednoznačně upřednostňoval golfové klienty). Liberecký kraj Liberecký kraj leží na severu Čech. Po kraji Hlavní město Praha je druhým územně nejmenším krajem v naší republice. Největším městem kraje je Liberec, který je zároveň jeho sídlem. Sousedí s Ústeckým, Středočeským a Královéhradeckým krajem. Hotel Břízky Hotel Břízky se nachází v Jablonci nad Nisou a disponuje 29 pokoji s maximální kapacitou 61 lůžek. Hosté si mohou vybrat z 1 – 3 lůžkových pokojů a apartmánů. Klienti zde najdou sportovní vyžití, neboť hotel nabízí různé sportoviště: 

čtyři tenisové kuty, tři kurty jsou oddělené sítí a jeden je oddělen skleněnou zástěnou,



dva profesionální squashové kurty,



dva profesionální badmintonové kurty,



indoor golf,



fitness,



osm venkovních antukových kurtů,



travnaté fotbalové hřiště. (www.brizky.cz)

Hotel je ideální pro obchodní setkání a firemní školení. Budova disponuje dvěma kongresovými místnostmi. Konferenční místnost 1 má maximální kapacitu 50 osob, je v ní

104

nepřímé denní světlo, je klimatizována a její součástí je dataprojektor, plátno, televizor, DVD, video, interaktivní tabule (její přítomnost oceňují především sportovní kluby), flipchart, internetové připojení ADSL28, Wi-Fi. Konferenční místnost 2 s maximální kapacitou 60 osob je osvětlena přímým denním světlem. Vybavena je dataprojektorem, plátnem 16:9, televizorem, videem, DVD, prezentačním systémem s dokumentační kamerou,

flipchartem,

prezentačním

pultem,

centrálním

ovládacím

pultem

pro multimediální vybavení sálu, internetovým připojením ADSL, Wi-Fi a klimatizací. Kongresové

místnosti

jsou

pronajímány s kongresovou

technikou, ale i bez

ní.

(www.brizky.cz) Na většinu akcí si hotel vystačí s vlastní kongresovou technikou. Ojediněle využívá služeb odborných firem dodávajících vlastní zařízení. Hotel nejčastěji navštěvuje obchodní klientela, sportovní oddíly, běžní turisté a rodiny s dětmi. Kongresoví turisté tvoří 15 % obsazenosti hotelu za rok. Převažují kongresové akce, kdy účastníci využívají i ubytování. 85 % konaných akcí je domácích. Měla jsem možnost účastnit se seznamování s kongresovým potenciálem Libereckého kraje, šlo o akci organizovanou North Bohemia Convention Bureau. Cílem bylo propagovat Liberecký kraj s jeho potenciálem pro kongresový cestovní ruch. Asociace získala finanční podporu z prostředků Evropské unie. Akce probíhají vždy ve zvoleném hotelu, který je součástí propagace, zde proběhne prezentace dalších hotelů, sportovních nebo kulturních hal a firem nabízejících zážitky. Součástí je večeře a ubytování v prezentovaném hotelu. Moje zkušenost s touto konkrétní aktivitou nebyla příliš pozitivní. Pokud bylo cílem akce představit danou lokalitu z hlediska nabídky možností trávení volného času, případně navázání vzájemných kontaktů, nesplnila svůj účel. Chybou byl jednak malý počet aktivních účastníků, jednak zvolená forma prezentace, která neposkytla prostor k vzájemné komunikaci. Z pohledu účastníka chápu proto finanční prostředky za zbytečně vynaložené. Nevím, jak fungují ostatní convetion bureau, ale pokud chceme prezentovat naše kongresové potenciály, určitě bychom to měli provádět jiným způsobem.

28

ADSL – Asymetric Digital Subscriber Line – asymetrická digitální linka

105

2.3.4 Vyhodnocení rozhovorů s organizátory i iniciátory kongresových akcí Dotazníkové šetření jsem rozšířila o osobní rozhovory se zástupci kongresových agentur, produkčních firem, PR agentur a institucí nebo firem iniciujících kongresové akce, abych získala informace, které nelze opatřit dotazníkovou formou. Rozhovor jsem provedla se sedmi z nich. Předem jsem si vypracovala otevřené otázky, ale během rozhovoru jsem získala více informací, než jsem původně plánovala, neboť respondenti mě obohatili o vlastní zkušenosti týkající se této oblasti. Organizátorům nebo iniciátorům akcí jsem položila následující otázky. Ke každé otázce jsem souhrnně zpracovala odpovědi. 1. Jak jste spokojen/a se spoluprací s hotelem při zajišťování kongresové techniky pro danou kongresovou akci? Organizátoři i iniciátoři akcí, kteří využívají pro své akce kongresové hotely nebo hotely mající prostory pro pořádání kongresových akcí, nejsou z větší části spokojeni s hotelovou kongresovou technikou. Požadavky na ni nejsou vždy uspokojivě vyřešeny, dochází k mnoha kompromisům. Někteří organizátoři i iniciátoři akcí považují ve většině případů hotelovou techniku za nekvalitní, opotřebovanou a až trojnásobně dražší, než by odpovídalo její kvalitě. Ne všichni z nich pořádají v hotelech velké akce. Ti, co organizují pouze malé akce, využívají jen základní kongresovou techniku, a proto jim hotelová technika často stačí. Kámen úrazu organizátoři i iniciátoři kongresových akcí vidí v nedostatečném rozsahu znalostí odborného personálu a jím poskytovaných služeb. 2. Disponuje podle Vás hotel dostatečnou kapacitou a kvalitou kongresové techniky? Hotely většinou nedisponují dostatečnou kapacitou a kvalitou kongresové techniky. Záleží samozřejmě na typu hotelu a druhu akce. Hotely vlastní základní techniku, ale chybí jim doplňkové technické vybavení potřebné pro pořádané akce. V posledních letech si hotely často nasmlouvají výhradní dodavatele, kteří fungují jako outsorsingová firma, ale vystupují jménem hotelu.

106

3. Dodává hotel k vlastní kongresové technice i služby odborných pracovníků vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky? Pokud ano, jak jste se službami spokojen/a? Podle názorů organizátorů i iniciátorů akcí mají hotely univerzální technický personál, ale ten není dostatečně vyškolen ani nemá dostatečný rozsah potřebných znalostí. Obsluhu v hotelech tak nezajišťují odborníci, ale personál, který pouze umí jednotlivá zařízení zapojit a spustit. Pokud hotel dodává odborné zaměstnance vyškolené pro montáž a obsluhu kongresové techniky, jedná se spíše o pracovníky nasmlouvaných externích firem. 4. Spolupracujete i s odbornými firmami dodávajícími kongresovou techniku? Organizátoři i iniciátoři akcí spolupracují i s odbornými firmami dodávajícími kongresovou techniku. Během svého působení na trhu již mají zkušenosti s různými odbornými firmami a jsou schopny odhadnout, v jaké kvalitě bude akce technicky provedena. Někteří z nich spolupracují pouze s jednou odbornou firmou, jiní využívají služeb více odborných firem. Jsou proto raději, když jsou kongresová technika a především odborní technici dodáni odbornou firmou. 5. Při spolupráci s odbornou firmou využíváte služeb jedné nebo více firem? Někteří organizátoři i iniciátoři akcí spolupracují pouze s jednou odbornou firmou, jiní využívají služeb více odborných firem. 6. Spolupracujete raději s hotelem nebo odbornou firmou při zajišťování akce kongresovou technikou? Organizátoři i iniciátoři akcí jsou raději, když jsou kongresová technika a především odborní technici dodáni odbornou firmou. 7. Jaký typ akce nejčastěji pořádáte? Organizátoři i iniciátoři akcí pořádají v hotelech nejrůznější formy kongresových akcí, od školení a seminářů až po velké vědecké a lékařské kongresy.

107

8. Realizujete kongresovou akci raději v hotelu nebo jiném zařízení? Záleží jim na typu akcí, na jejich programu. Při organizování velkých akcí jsou kladeny požadavky nejen na kongresové prostory, ve kterých akce probíhají, ale také na poskytnutí dostatečné plochy pro stánky vystavovatelů a sponzorů. Pokud akce zahrnuje i ubytování hostů a hotel má dostatečnou kapacitu kongresových prostor, je hotel pohodlnějším řešením. Z pohledu atraktivity jsou ideálnějším místem historické budovy, zámky apod. Především organizátoři kongresových akcí mi během rozhovoru sdělili další následující informace: Pro organizátory akcí je nejdůležitější při zajišťování kongresové akce po technické stránce komunikace a profesionalita všech zúčastněných. Klienti vyžadují odbornou obsluhu kongresové techniky, jež by měla dosahovat kvality odpovídající typu a úrovni akce. Pracovníci by měli přesně znát přání klienta a být schopni mu vyhovět. Při realizace kongresových akcí se musí počítat s časem, který je potřeba věnovat montáži a také demontáži kongresové techniky a přípravě vůbec. Podle organizátorů akcí, ať už se jedná o kongresové agentury či produkční firmy, je hotel schopen zajistit v dostatečné kvalitě pouze malé akce typu školení a seminářů. Na základě jejich zkušeností z praxe hotel neumí a ani nechce zajistit po technické stránce akci dobře. Přičítají to skutečnosti, že hotel živí ubytování hostů, nikoli pořádání podobných aktivit. Při objednávání akcí v hotelu se nahlásí požadavky na kongresovou techniku ze strany zákazníka. Hotel dostatečně nespolupracuje a nepřichází s nápady, pouze dodá, co se po něm žádá. Nepovažují tak kvalitu jejich kongresových služeb za stoprocentní. V případě velkých kongresových hotelů dodává na akce kongresovou techniku partnerská odborná firma, ale ani ta není vždy schopna splnit technické požadavky. Navíc se v praxi setkávají s poklesem kvality těchto služeb. V tuto chvíli přichází na řadu odborná produkce, která se svými zkušenostmi ví, jaké pracovníky může využít na obsluhu jednotlivých sektorů technického vybavení a kdy může zužitkovat místní kongresovou techniku, kterou doplní o další potřebné množství specializované techniky. Nejde pouze o dodání potřebného zařízení, ale hlavně o poskytnutí specializovaného personálu, včetně produkčních a projekčních specialistů. Dnešní akce na nejvyšší úrovni jsou složité nejen po stránce technického vybavení, ale i z hlediska organizačního a personálního zajištění. Pro produkční firmy je nejdůležitější personální zajištění, je pro ně podstatnější, s kým, než s čím budou pracovat (obsluha je víc než technika). 108

Výhodou konání kongresových akcí v hotelu je skutečnost, že se vše nachází na jednom místě – ubytování, stravování, kongresové prostory. Není potřeba zajišťovat transfery, a tak odpadají vedlejší náklady. Nevýhodou je nedostatečná kapacita sálů / prostorů v případě velkých akcí a slabé technické a personální zajištění. Hotely navíc nemají dekorační předměty. Rozdíl je patrný také z hlediska účastníků akce. Jinak se připravují setkání v rámci jedné firmy, jinak akce individuální, při nichž probíhá registrace účastníků. V případě individuálních kongresů je kladen důraz na program, jde o snahu nalákat co nejvíce účastníků (podstatné jsou informace o obsahu jednání i o přednášejících). 2.3.5 Vyhodnocení rozhovorů s majiteli odborných firem Abych uzavřela trojúhelník zúčastněných stran, vedla jsem rozhovory i s majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Položila jsem jim následující otázky, na které odpovídali tímto způsobem (odpovědi jsou opět zpracovány souhrnně): 1. Dodáváte kongresovou techniku do hotelů? Odborné firmy dodávají kongresovou techniku do hotelů, přičemž některé z nich spolupracují pravidelně i nepravidelně s několika malými hotely, jinak jsou v hotelech na žádost zákazníka. Jiné firmy jsou výhradními dodavateli techniky do velkých kongresových hotelů i do těch menších. 2. Co si myslíte o kongresové technice vlastněné hotely? Historicky bylo součástí kongresové techniky v hotelech (ve většině případů) plátno, flipchart a zpětný projektor, někdy i tabule, zcela výjimečně byl ve větších kongresových sálech i ozvučovací systém. Tato technika nebyla náročná na odbornou obsluhu. V současnosti je místo zpětného projektoru používán dataprojektor a ozvučovací systém se stal častějším vybavením i menších prostor. Zvuková technika potřebuje odborný dohled, a ačkoli se hotely různými novými technologiemi snaží toto obejít, moc se jim to nedaří. Obsluha projektorů také vyžaduje určité základní odborné znalosti, především ty, které se vztahují k nastavení obrazu a připojení k externím médiím. Bohužel ne vždy hotel nakoupí techniku kvalitní, ale většinou pořizuje zařízení levná, a tak nemůže být zákazník spokojen. Podle názoru majitelů odborných firem dosahují zejména malé hotely

109

asi padesáti procentní kvality těchto služeb. Setkávají se se situacemi, kdy i přes opakované stížnosti ze strany zákazníků se hotely nesnaží o nápravu. 3. Jak byste zhodnotil/a spolupráci s hotelem při zajišťování technické stránky pořádané akce? Z pohledu odborné firmy je nejlepší, pokud hotel dodá pouze sál a ona zajistí zbytek. Při kombinování služeb odborné firmy s dodáním techniky ve vlastnictví hotelu může dojít ke komplikacím. Velký problém vidí v časté nepřehlednosti v požadavcích na technické zajištění. Stává se, že během přípravy akce, za jejich odbornými zaměstnanci, kteří se podílí na její přípravě, chodí různí lidé a každý z nich má na ně jiné požadavky. Pracovníci se dostávají do situace, kdy neví, koho mají poslouchat, a co a jak mají udělat. 4. Dodáváte také služby odborných pracovníků vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky? Odborné firmy dodávají na některé akce pouze kongresovou techniku, ale většinou jsou přítomni i odborní zaměstnanci vyškolení pro montáž a obsluhu kongresové techniky. 5. Jaké vidíte výhody ve spolupráci s hotelem při zajišťování kongresových akcí kongresovou technikou? Hlavní výhodou spolupráce hotelu s odbornou firmou je, že se k zákazníkovi dostane velice kvalitní služba. Pokud je spolupráce s hotelem ideální, pak tento dodá služby, pro které je vybaven – ubytování, stravování a kongresové prostory, a odborná firma zajistí kvalitní kongresovou techniku a odborné pracovníky. 6. Jaké vidíte nevýhody ve spolupráci s hotelem při zajišťování kongresových akcí kongresovou technikou? Nevýhodou při spolupráci s hotelem je pro odbornou firmu například částečné využití hotelové techniky, hotelový personál, velmi špatná nebo žádná technická produkce. Kongresové akce vyžadují specifické služby, pro jejichž poskytování v hotelu často chybí kompetentní pracovníci. 7. Je pro vás spolupráce s hotelem důležitá? Pro odbornou firmu je spolupráce s hotelem důležitá, neboť dobrý kongresový hotel se pro ni může stát klíčovým partnerem umožňujícím generování zisku. 110

3 Návrhová část Hotely jsou ubytovací zařízení, která jsou stavěna za účelem poskytování především ubytovacích služeb. Spolu s nimi nabízejí stravovací a doplňkové služby. Každý hoteliér se snaží podnikat za účelem zisku, tudíž budu předpokládat, že vyvine veškeré úsilí, aby poskytoval kvalitní služby. Během rozvoje kongresového cestovního ruchu hotely pochopily, že kongresoví turisté jsou pro ně lukrativním tržním segmentem, neboť jejich útrata dosahuje až trojnásobku vydání běžných turistů. Snahou hotelů začalo být nejen hosty ubytovat, ale také poskytovat kongresové prostory, což vyplývá i z výsledků průzkumu, jenž ukázal, že všechny zúčastněné hotely mají aspoň jeden sál nebo salonek. (Většina těchto hotelů má kapacitu hlavního sálu 50 – 299 osob.) Jedna věc je mít kongresové prostory a věc druhá je pořídit odpovídající techniku. Vybavit hotel kongresovou technikou v dostatečné kvalitě a množství je těžko realizovatelné, neboť není lehké zaručit návratnost této investice, pokud by technika nebyla využita každý den. Dalším velkým finančním nákladem by pro hotel bylo zaměstnávání odborných zaměstnanců vyškolených k montáži a obsluze kongresové techniky. Pokud se v hotelu nekoná tento typ jednání, neměli by daní zaměstnanci potřebné využití. Odhalit slabá místa hotelu při zajišťování kongresových akcí po technické stránce mi pomohl můj průzkum. Konkrétně šlo o komparaci dotazníkového šetření u hotelů, organizátorů i iniciátorů akcí, ale také osobní prohlídku některých hotelů, rozhovory s pracovníky firem organizujících či iniciujících kongresové akce a majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro její montáž a obsluhu. Na základě výsledků průzkumu se dá říci, že většina kongresových akcí vyžaduje přítomnost kongresové techniky, která by měla být poskytnuta v dostatečné kvalitě, aby splnila svůj účel. Jelikož je primárním zájmem účastníků kongresových akcí získání co největšího množství nových informací, poznatků a zkušeností, je úkolem organizátorů zajistit, aby všichni účastníci akce dobře slyšeli, co je řečeno, a viděli, co je promítáno. Pokud akce vyžadují kongresovou techniku, musí si ji hotel nějakým způsobem obstarat. V analýze jsem uvedla tři možnosti nabytí technického zázemí, jednak může hotel využívat pouze vlastní techniku, dále může objednávat techniku pouze od odborných firem a třetí 111

možností je použití vlastní techniky, kterou podle potřeby zákazníka doplňuje technika dodaná odbornými firmami. Hotely nejčastěji volily třetí možnost, což znamená kombinaci vlastní techniky s tou, jež byla zapůjčena od odborné firmy. Hotely upřednostňují většinou spolupráci s jednou odbornou firmou. Velké kongresové hotely si sjednávají smlouvy s odbornými firmami, které se jim starají o kongresovou techniku a o služby odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky. V tuto chvíli je odborná firma pro hotel jakousi přidanou hodnotou, neboť se stará například o servis i údržbu techniky a výměnu konkrétních zařízení. Takto nasmlouvaná odborná firma vystupuje jménem hotelu. Přesto se ale ve skutečnosti stává, že je potřeba doobjednávat techniku od dalších konkurenčních subjektů, protože i pro odborné firmy je finančně náročné vlastnit veškerou kongresovou techniku. Malé hotely nejčastěji používají vlastní kongresovou techniku, se kterou si vystačí na většinu akcí pořádaných během roku. U středně velkých hotelů se prolínají akce, na které si hotely vystačí s vlastní kongresovou technikou s akcemi, při jejichž zajištění je potřeba spolupracovat s odbornou firmou. V praxi je to případ od případu různé. Všechny hotely jsou nejčastěji vybaveny pouze základní kongresovou technikou, kterou představují plátna, dataprojektory a flipcharty. Chybí jim hlavně specializovaná kongresová technika, při některých akcích nemají dostatečné množství ani základní techniky a většinou nemají odborné zaměstnance vyškolené pro obsluhu a montáž kongresové techniky. Otázkou nadále zůstává, jaké kvality dosahuje základní kongresová technika vlastněná hotelem a jak jsou zákazníci s touto technikou spokojeni. Více než polovina hotelů odpověděla, že poskytují vlastní kongresovou techniku se službami odborných techniků. Při komparaci s odpověďmi organizátorů i iniciátorů akcí a majitelů odborných firem jsem zjistila v tomto bodě neshodu. Podle pracovníků firem organizujících i iniciujících akce a majitelů odborných firem je právě velkou slabinou hotelů nepřítomnost těchto pracovníků. To potvrdila i další otázka obsažená v dotazníku, v níž jsem se pracovníků hotelů ptala, kdo montuje a obsluhuje jejich kongresovou techniku. Podle jejich odpovědí tuto činnost zajišťuje univerzální technický pracovník, provozní, číšník a IT pracovník. Odborný zaměstnanec vyškolený pro montáž a obsluhu kongresové techniky byl nejméně volenou variantou odpovědí. Při porovnávání kongresové techniky vlastněné hotelem s vybavením v majetku odborných firem, a to v různých kritériích, se většina hotelů domnívá, že jejich technika je 112

pro zákazníka levnější než technika odborných firem. Na základě dotazníkového šetření provedeného u organizátorů i iniciátorů akcí došlo k potvrzení této domněnky (více jich uvádí, že je hotelová technika levnější). Během osobních rozhovorů mi byla tato situace objasněna. V případě, kdy hotel pronajímá prostory včetně kongresové techniky, je tato skutečně pro koncového zákazníka levnější. Pokud je ale technika účtována zvlášť, ceny jejího pronájmu jsou někdy až trojnásobně vyšší než při poskytování ze strany odborných firem. V kritériích „Větší spolehlivost a funkčnost“ a „Lepší vzhled techniky“ vidí nejvíce hotelů svoji techniku a techniku odborných firem na stejné úrovni. U ostatních kritérií, kterými jsou „Menší opotřebovanost a stáří techniky“, „Větší množství / kapacita techniky“, „Větší přizpůsobivost požadavkům klienta“, „Větší rozsah různého vybavení, vlastnictví specializovaných přístrojů“ a „Kvalitnější služby odborného technika“ považují hotely techniku odborných firem za lepší. Organizátoři i iniciátoři akcí dávají přednost ve všech kritériích, kromě kritéria „Nižší cena, náklady“, technice odborných firem. Za jakých podmínek v tomto kritériu volili hotelovou techniku, jsem vysvětlila výše. Návrh zajišťování kvalitních kongresových služeb (kongresové techniky a odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky) v hotelech Je rozdíl, pokud budu mluvit o malých, středních či velkých hotelech. Ale je jisté, že by se každý z nich, pokud chce nabízet služby kongresové klientele, měl zamyslet nad tím, co je pro tyto zákazníky důležité. Je to nezbytné, aby mohl poskytnout co nejkvalitnější služby. Vzhledem k rostoucí náročnosti klientů hraje stále významnější roli kvalita poskytovaných služeb. Stává se významným faktorem v konkurenčním boji mezi hotely a vytváří jejich pozici na trhu. V případě velkých konferencí a kongresů jde jejich účastníkům, jak jsem již zmiňovala, především o získání nových informací, poznatků, zkušeností a navázaní nových kontaktů. U kongresových akcí jako jsou semináře a školení, se snaží zaměstnavatelé zvýšit odbornost a kvalifikaci svých zaměstnanců. Zájmem všech zúčastněných je tedy obohacení se o znalosti, které budou využitelné především v jejich profesním životě. Proto by se neměla podceňovat ani technická příprava menších kongresových akcí. Jelikož z analýzy vyplynulo, že hotely nemají zájem zajistit kvalitně kongresové akce odpovídající technikou a že podceňují význam odborných zaměstnanců vyškolených pro její montáž a obsluhu, navrhovala bych manažérům, aby se nad touto problematikou 113

zamysleli a uvědomili si, proč se tento typ setkání koná. Pokud se hotely snaží účastníky akcí kvalitně ubytovat a stravovat, mělo by být v jejich zájmu i poskytování kvalitní služby komplexně. Jestliže nebude koncový zákazník nebo organizátor akce spokojen s jejím technickým průběhem, vzniká riziko, že si příště vybere jiný hotel. Snad ani nemusím dodávat, že konkurence na tomto poli je veliká. Velké hotely U velkých hotelů, obzvláště u těch kongresových s dostatečnou kapacitou sálů, se vyplatí spolupracovat s odbornou firmou dodávající kongresovou techniku, což se také průzkumem prokázalo. I zde je ale prostor pro zlepšení. Hotel by si měl především ke spolupráci pečlivě vybrat vhodnou odbornou firmu. Než se hotel pevně rozhodne pro jednu, měl by nejen prozkoumat historii společnosti, projít písemnou nabídku poskytovaných služeb, ale také by si měl vyzkoušet a prověřit, v jaké kvalitě je firma schopna kongresovou akci zajistit. Mnou navrhovaný postup při výběru je následující: nechat více vhodných kandidátů technicky a produkčně zajistit větší a náročnější akci, stanovit si kritéria pro hodnocení a na základě zjištěných skutečností vyhodnotit, která firma dosáhla nejlepšího výsledku. Je důležité, aby vzájemná spolupráce hotelu s firmou byla harmonická a profesionální a aby společně pracovaly na co největší kvalitě poskytovaných služeb. Odborná firma by měla být schopna poskytnout veškerou potřebnou kongresovou techniku a hotely by měly náležitě ocenit přítomnost nasmlouvané firmy, neboť jim pomáhá v komplexnosti poskytování kvalitních služeb. Bez služeb odborné firmy by hotel musel zaměstnávat více pracovníků, starat se o jejich vzdělávání, musel by sledovat novinky na trhu kongresové techniky a nakupovat i drahé vybavení nebo si techniku neustále někde půjčovat. Pokud hotel uzavře dlouhodobější smlouvu s jednou odbornou firmou, může se stát, že po nějaké době dojde k poklesu kvality služeb poskytovaných touto organizací. Uvedené riziko všeobecně plyne z nevýhod outsorsingu. Doporučovala bych nastavit pravidla pro kontrolu úrovně poskytovaných služeb, aby hotel měl záruku, že jejich úroveň neklesne a zákazník bude spokojený. Smlouva uzavřená s jednou odbornou firmou generuje další možný problém, kterým je blokování účasti ostatních organizací na zajišťování probíhajících kongresových akcí v hotelu. Někteří zákazníci si doslova přejí přítomnost jimi zvolené odborné firmy, se kterou mají dobrou zkušenost z minulosti a jež je pro ně zárukou kvality. Jiní zákazníci 114

mají svůj vlastní technický tým a kongresovou techniku, které sebou vozí po celém světě. V případě, kdy zákazník nechce využít místní odbornou firmu, je často nějak penalizován. Doporučovala bych hotelům umožnit účast jiné odborné firmy na akci bez sankcí pro zákazníka. Pokud si klient přeje kongresovou techniku dodanou od jiné firmy, měl by mu hotel vyhovět, protože zákazník využívá i dalších služeb, z kterých hotel profituje a jež pro něj vytvářejí zisk. Navíc by tuto situaci měl hotel chápat jako příležitost srovnání úrovně kvality poskytovaných služeb jednotlivými odbornými firmami. Měl by to pojímat jako součást kontrolních mechanismů. Na velkých kongresech a konferencích se stává, že nastane nepřehlednost v kompetencích a pravomocích, obzvláště pokud se na zajištění kongresové akce podílí více odborných firem dodávajících kongresovou techniku a produkci. Odborní technici i ostatní zaměstnanci dostávají odlišné, někdy až protichůdce příkazy od různých lidí, což způsobuje chaos. Tím je ohrožena kvalita celé akce. Pro vyřešení této situace bych navrhovala, aby byl určen pracovník, jenž bude od začátku pečlivě sledovat a zapisovat komunikaci se zákazníkem, zejména zaznamená jeho požadavky ohledně technické a produkční části akce. Tento pracovník by měl mít v dané oblasti potřebné znalosti a zkušenosti. Pokud je profesionálem na svém místě stává se zdrojem informací a klíčem k úspěšnému průběhu akce. Příkazy pro ostatní pracovníky podílející se na zajištění akce by měly vycházet z jednoho místa a nikdo další by je neměl měnit. Na začátku akce by měl být vždy představen člověk odpovědný za její průběh, aby tak všichni věděli, koho mají poslouchat a na koho se mohou obracet se svými dotazy, případně problémy. Malé hotely Také tato kategorie ubytovacích zařízení se stejně jako velké hotely snaží nabízet kvalitní ubytovací a stravovací služby. Opět bylo průzkumem prokázáno, že kongresové služby, zejména kongresová technika a odborní pracovníci vyškolení pro její montáž a obsluhu, nejsou ze strany těchto ubytovacích zařízení poskytovány ve stoprocentní kvalitě. Dalo by se říci, že jejich snaha o potřebnou úroveň dosahuje na základě výpovědí organizátorů i iniciátorů akcí a majitelů odborných firem dodávajících kongresovou techniku kolem padesáti procent. Pokud hotel přijímá od zákazníka objednávku na kongresovou akci, u požadavků ohledně technického zajištění akce ho rovnou upozorňuje, že disponuje pouze určitým technickým vybavením a zkušenostmi. Je tedy na zákazníkovi, jestli bude s nabídkou spokojen. Některé hotely nabízejí, že potřebnou techniku a popřípadě i personál 115

zajistí od odborné firmy za poplatek. Jiné hotely dokonce nechtějí tyto služby poskytovat ani řešit a rovnou zákazníkovi oznámí, aby si tyto služby zajistil sám. Pokud hotel nabízí kongresové prostory, má tedy jistě zájem o kongresovou klientelu. V takovém případě bych hotelům doporučovala, aby se snažily poskytovat kongresové služby, stejně jako ubytovací a stravovací, co nejkvalitněji. Určitě by neměly pohlížet na tyto služby jako na okrajové a v rámci všech poskytovaných úsluh jako na vedlejší a méně podstatné. Organizátoři i iniciátoři akcí si během rozhovorů stěžovali na nekvalitní kongresovou techniku a obzvláště na nepřítomnost odborných zaměstnanců vyškolených pro její montáž a obsluhu. Nekvalitní kongresovou techniku vidí především ve špatných projektorech, nevhodných a nedostačujících ozvučovacích systémech. Zákazníci si často i opakovaně stěžují, ale hotel situaci nijak neřeší, což jenom poukazuje na nedostatečný zájem managementu o tuto problematiku. Nápravu bych viděla v nákupu kvalitní kongresové techniky. Hotel by měl pořízení konzultovat s odborníkem, není účinné kupovat nejlevnější techniku. Je potřeba, aby její kvalita odpovídala náročnosti konaných akcí a byl tak zajištěn jejich bezproblémový průběh vedoucí ke spokojenosti zákazníka. I v malém hotelu by měl být pracovník, mezi jehož pracovní povinnosti bude patřit sledování novinek na trhu s kongresovou technikou. Hotelům se určitě vyplatí pořídit si vlastní kongresovou techniku, kterou využívají pro většinu akcí během roku. Naopak tu, která se používá jen málo, je výhodnější půjčit si od odborné firmy. Nedostatek týkající se nepřítomnosti odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky by měl být také napraven. Pokud hotel nabízí kongresové služby, měl by takové pracovníky mít. U malého hotelu vidím jako nejlepší řešení doplnit potřebné znalosti a dovednosti u univerzálního technického pracovníka nebo manažera provozu. Není potřeba umět zacházet pouze s vlastní technikou, ale v hotelu by měl být někdo, kdo bude umět propojit techniku přivezenou zákazníkem s hotelovou technikou a případně zákazníkovu techniku obsluhovat. Jistě udělá na zákazníka lepší dojem přítomnost schopného a znalého pracovníka než práce člověka, který patřičné znalosti nemá. Pracovník by měl dostatečně a erudovaně vyhovět veškerým požadavkům zákazníka před započetím akce. Navíc by měl být přítomen na jejím začátku, aby se ujistil, že je vše v pořádku a nic nebrání jejímu hladkému průběhu.

116

Střední hotely V této skupině hotelů se prolínají problémy zjištěné u obou předchozích kategorií. Záleží na množství a jednotlivých formách kongresových akcí zde konaných. Některé hotely si vystačí pouze s vlastní kongresovou technikou, potom by se jich týkaly návrhy na zlepšení zmiňované u malých hotelů. Jiné hotely mohou mít uzavřenou smlouvu o spolupráci s jednou odbornou firmou dodávající kongresovou techniku. V takovém případě platí doporučení navrhovaná u velkých hotelů. Souhrnná doporučení Pro zajištění kvalitních kongresových služeb navrhuji následující doporučení: 

vytvořit manuály, ve kterých budou popsány produkční i technické postupy užívané při zajišťování kongresových akcí,



přítomnost kompetentní osoby odpovědné za tuto oblast od počátku komunikace se zákazníkem až po konec akce,



dodržování BOZP a PO,



neustále zvyšování kvalifikace odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky,



vyhodnocování spokojenosti organizátorů i iniciátorů kongresových akcí,



vyhodnocování spokojenosti samotných účastníků akce,



monitorování a vyhodnocování množství stížností,



přijímání nápravných a preventivních opatření,



identifikace a řízení možných rizik.

117

Závěr Ve své diplomové práci jsem se věnovala tématu: „Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel“. Kongresový turismus je v současnosti lukrativním tržním segmentem a hotely o něj projevují zájem. Mnoho z nich se snaží nabízet kromě ubytování a stravování také kongresové služby. Jejich nedílnou součástí je kongresová technika a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro její montáž a obsluhu. Proto jsem ve své práci chtěla na základě podrobné analýzy zhodnotit současný stav a dle výsledku určit ne/výhodnost vlastnictví kongresové techniky ze strany hotelu i zaměstnávání její odborné obsluhy. Abych dosáhla cíle, provedla jsem šetření u hotelů, organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Využila jsem dotazníkového šetření, osobních prohlídek hotelů a rozhovorů. Sebrané informace mi pomohly odhalit nedostatky projevující se v dané oblasti i velmi rozdílný pohled jednotlivých subjektů zapojených do průzkumu. V úvodu práce byly stanoveny tři hypotézy, které měl průzkum potvrdit, nebo naopak vyvrátit. Hypotéza č. 1, zněla následovně: „Hotel není schopen poskytnout kongresovou techniku a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky v té samé kvalitě jako odborná firma“. Na základě vlastního šetření a z porovnání odpovědí

získaných

od

pracovníků

hotelů,

zaměstnanců

firem

organizujících

nebo iniciujících kongresové akce a majitelů odborných firem byla tato hypotéza potvrzena. Hypotéza č. 2 byla potvrzena zčásti. Koncový zákazník bude více spokojen, pokud bude akce zajištěna technikou a odborným zaměstnancem vyškoleným pro montáž a obsluhu kongresové techniky od odborné firmy, především pokud se bude jednat o větší kongresovou akci. V případě školení, seminářů či obchodních jednání, je hotel schopen uspokojit jeho požadavky v přiměřené kvalitě. Hypotéza č. 3 byla opět potvrzena pouze částečně. Pro hotel je výhodnější spolupráce s odbornou firmou, pokud jde o kongresový hotel nebo se v něm často konají větší kongresové akce. U malých a středních hotelů, kde se pořádají menší kongresové akce, je pro hotel výhodnější nakoupit si vlastní kongresovou techniku, se kterou si vystačí

118

při pořádání většiny těchto akcí, a v případě potřeby jednorázově využít služeb odborných firem. Při zpracování teoretických východisek diplomové práce jsem narazila na problém nedostatku odborné literatury k danému tématu. Knih o cestovním ruchu je celá řada, součástí některých jsou také krátké pasáže věnované problematice kongresového cestovního ruchu. Odborných publikací zaměřujících se pouze na kongresový turismus je hodně málo. Informace týkající se kongresové techniky jsem čerpala od majitelů odborných firem, které ji hotelům dodávají. Během rozhovorů mi odpovídali nejen na otázky obsažené v analytické části, ale také mi ochotně poskytli informace popisující změny, k nimž došlo v zajišťování techniky pro kongresové akce během posledních let. Díky jejich spolupráci jsem navíc sestavila aktuální typologii kongresové techniky. Bez této pomoci bych dané informace těžko sháněla. Pro šetření jsem si nejprve vytvořila dva dotazníky s vhodnými otázkami. Tyto dotazníky byly respondentům výzkumu distribuovány on-line. Rozeslala jsem emaily s žádostí o vyplnění a s odkazem na stránku, kde bylo možno přímo odpovídat na otázky. První dotazník, který byl rozdělen do dvou částí, byl určený zaměstnancům hotelů. Odpovídali na 22 jednoduchých otázek. Dá se říci, že návratnost dotazníků byla uspokojivá. Někteří pracovníci mi dokonce zpět zaslali přátelský email, v němž mě informovali o vyplnění dotazníků a přáli mi hodně štěstí při zpracování diplomové práce i při ukončení studia. Naopak u některých odpovědí byla patrná nechuť spolupracovat, a tak jsem některé z vyplněných dotazníků ani nemohla použít k rozboru stávající situace. Bylo totiž zjevné, že údaje v nich uvedené neodpovídají skutečnosti a měly by za následek zkreslení výzkumu. Druhý dotazník s 10 otázkami byl určen pro pracovníky firem organizujících a iniciujících kongresové akce. Některé otázky byly shodné s dotazy kladenými v dotazníku určeném pro pracovníky hotelů. Dotazníkové šetření u hotelů jsem doplnila osobní prohlídkou některých z nich. O návštěvu kongresových prostor jsem požádala pracovníky, kteří mi zaslali zpětný email. Všichni oslovení mi vyšli vstříc a ochotně mě provedli nejen kongresovými prostorami, ale také mi ukázali pokoje a restaurace. Abych obohatila dotazníkové šetření u organizátorů a iniciátorů kongresových akcí, požádala jsem opět některé z nich o osobní rozhovor. Setkala jsem se s přátelskostí a ochotou. Před rozhovorem jsem si připravila osm otázek. 119

Posledním objektem průzkumu byly odborné firmy dodávající kongresovou techniku. S jejich majiteli jsem vedla osobní rozhovory, během nichž jsem jim položila sedm otázek k analytické části. Dále jsem je požádala o poskytnutí informací ohledně zajišťování kongresových akcí konkrétní technikou, což jsem využila v teoretické části své diplomové práce. Z analýzy vyplynula následující nejzávažnější zjištění, která jsem doplnila o navrhovaná opatření: Hotely bohužel nemají zájem o kvalitní zajištění kongresové akce v oblasti kongresových služeb týkajících se kongresové techniky a podceňují význam přítomnosti odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky. Proto bych hotelům doporučovala, aby se této problematice více věnovaly a pokusily se uvědomit si, za jakým účelem se kongresové akce konají. Cílem takové akce je především předávání i získávání zkušeností, informací a odborných poznatků. Uspokojení těchto požadavků umožňuje právě kongresová technika. Některé, většinou kongresové hotely uzavírají smlouvy o výhradní spolupráci mezi nimi a odbornou firmou dodávající kongresovou techniku a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky. Hotely by měly věnovat výběru vhodné odborné firmy velkou pozornost, jelikož se poskytované služby odrazí v celkové kvalitě jimi poskytovaných úsluh. Měly by být nastaveny kontrolní mechanismy, které pomohou udržet kvalitu služeb, a tím spokojenost koncového zákazníka. U kongresových akcí dochází k nesjednocenosti informací týkajících se požadavků na technické zajištění akce, kdy z různých míst přicházejí odlišné příkazy. Proto by měl být vždy určen pracovník, který bude zaznamenávat komunikaci se zákazníkem, zejména jeho požadavky na technickou produkci a kongresovou techniku. Pokud bude zvolený pracovník zkušený a znalý v této oblasti, stává se zdrojem vědomostí a klíčem k úspěchu akce. Malé hotely jsou vybaveny nejčastěji pouze základní a ne příliš kvalitní kongresovou technikou. Jejich manažeři jsou v této oblasti služeb často velice neochotní, než by vyšli zákazníkovi při zajištění techniky vstříc, raději přenechávají tento úkol na něm samotném. Hotelům chybí odborní pracovníci vyškolení pro montáž a obsluhu kongresové techniky. Doporučovala bych jim konzultovat nákup kongresové techniky s odborníky a doplnit 120

znalosti potřebné pro obsluhu kongresové techniky u stávajících pracovníků (univerzální technický pracovník, manažer provozu apod.). U středních hotelů se prolínají nedostatky zjištěné u velkých i malých hotelů. V analytické části byly také vyhodnoceny odpovědi u pracovníků hotelů podle krajů České republiky. Vzhledem k nízkému zastoupení odpovědí v některých krajích nebylo možné provést porovnání zjištěné situace podle jednotlivých krajů a vyvodit závěry. Cíl práce byl naplněn, byly analyzovány hlavní problémy a navržena opatření ke zlepšení kvality poskytovaných kongresových služeb a k dosažení spokojenosti zákazníka. Práce může být přínosná i pro současnou praxi hotelů. Jednak jejich managementu přináší potřebné informace o stávající situaci na trhu s kongresovým turismem, jednak odhaluje nejslabší místa v poskytování služeb spojených s kongresovou technikou. Mohla by se stát podkladem pro vytvoření jednotných norem platných v této specifické oblasti cestovního ruchu, jež by do budoucna zajistily 100% kvalitu služeb poskytovaných hotely všech tříd a velikostí.

121

Literatura Domácí literatura [1] ATTL, Pavel a Karel NEJDL. Turismus I. Vyd. 1. Praha: Vysoká škola hotelová v Praze 8, 2004, 178 s. ISBN 80-865-7837-2. [2] BELEŠOVÁ, Stanislava. MICE HO 112: Studijní opora. VŠH. 2013. 50 s. [3] DROBNÁ, Daniela a Eva MORÁVKOVÁ. Cestovní ruch: pro střední školy a pro veřejnost. 2., upr. vyd. Praha: Fortuna, 2010, 200 s. ISBN 978-80-7373-079-6. [4] HESKOVÁ, Marie. Cestovní ruch: pro vyšší odborné školy a vysoké školy. 2., upr. vyd. Praha: Fortuna, 2011, 216 s. ISBN 978-80-7373-107-6. [5] HESKOVÁ, Marie. Základní problémy cestovního ruchu. Vyd. 1. V Praze: Vysoká škola ekonomická v Praze, 1999, 142 s. ISBN 80-707-9047-4. [6] Kongresový a incentivní cestovní ruch. Praha: Mag Consulting, 2006. 79 s. ISBN 8086724-20-4. [7] NEJDL, Karel. Management destinace cestovního ruchu. Vyd. 1. Praha: Wolters Kluwer Česká republika, 2011, 204 s. ISBN 978-80-7357-673-8. [8] ORIEŠKA, Ján. Kongresový cestovní ruch. 1. vyd. Praha: Idea Servis, 2003, 144 s. ISBN 80-85970-45-7. [9] ORIEŠKA, Ján. Služby v cestovním ruchu. 1. vyd. Praha: Idea servis, 2010, 416 s. ISBN 978-808-5970-685. [10] PALATKOVÁ, Monika. Marketingová strategie destinace cestovního ruchu: jak získat více příjmů z cestovního ruchu. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 341 s. ISBN 80-2471014-5. [11] PALATKOVÁ, Monika a Jitka ZICHOVÁ. Ekonomika turismu: turismus České republiky: vymezení a fungování trhu turismu, přístupy k hodnocení významu a vlivu turismu, charakteristika turismu České republiky. 1. vyd. Praha: Grada, 2011, 208 s. ISBN 978-80-247-3748-5.

122

[12] PÁSKOVÁ, Martina a Josef ZELENKA. Výkladový slovník cestovního ruchu. Praha: Ministerstvo pro místní rozvoj, 2002, 448 s. ISBN 80-239-0152-4. [13] Ročenka cestovního ruchu, ubytování a pohostinství 2013. 1. vyd. Praha: Mag CONSULTING, 2014, 202 s. ISBN 978-80-86724-47-8. [14] SYSEL, Jiří. Systémy řízení kvality v hotelnictví a gastronomii: Studijní opora pro kombinovanou formu studia: VŠH. 2014. 38 s. 978-80-87411-38-4. Zahraniční literatura [1] ABBEY, James R. a Milton T. ASTROFF. 2006. Convention Sales and Services. Las Vegas, USA – Waterburry Press, 7th Edition, 2006. 616 s. ISBN 0-9620710-5-6. [2] ALLEN, Judy a Josef ZELENKA. Event planning: the ultimate guide to successful meetings, corporate events, fund-raising galas, conferences, conventions, incentives and other special events. 2nd ed. Mississauga, Ont.: J. Wiley, c2009, xxix, 414 p. ISBN 978047-0155-745. [3] ASTROFF, Milton T. a James R. ABBEY. Convention management and service. 7th ed. Lansing, Mich.: Educational Institute, American Hotel, c2006, xv, 616 p. ISBN 08661-2280-X. [4] FREYER, Walter. Tourismus: Einführung in die Fremdenverkehrsökonomie. 9., überarb. u. aktualis. Aufl. München: Oldenbourg, R, 2009. ISBN 978-348-6589-276. [5] HOLLOWAY, J. Christopher. The business of tourism. 6th ed. New York: Prentice Hall, c2002, xv, 404 p. ISBN 02-736-5563-9. [6] HORNER, Susan a John SWARBROOKE. Cestovní ruch, ubytování a stravování, využití volného času: [aplikovaný marketing služeb]. Praha: Grada, c2003, 486 s. ISBN 80247-0202-9. [7] KILKENNY, Shannon. The complete guide to successful event planning: with companion CD-ROM. Rev. 2nd ed.; Completely rev. 2nd ed. ISBN 16-013-8699-0. [8] LICKORISH, Leonard J. a Carson L. JENKINS. An introduction to tourism. New York: Butterworth-Heinemann, 1997, xii, 244 p. ISBN 07-506-1956-2.

123

[9] PAGE, Stephen, Joanne CONNELL, Paul BRUNT a Graham BUSBY. Tourism: a modern synthesis. 2nd ed. London: Thomson, c2006, xxviii, 546 s. ISBN 978-184-4801985. [10] ROGERS, Tony. Conferences and conventions: a global industry. 1st ed. Boston, MA: Butterworth-Heinemann, 2003. ISBN 978-075-0657-471. Internetové zdroje [1] Asociace krajů ČR: Výroční zprávy [online]. 2012 [cit. 2013-10-18]. Dostupné z:

http://www.asociacekraju.cz/dokumenty/vyrocni-zpravy/ [2] Clarion Congress Hotel Prague [online]. 2012 [cit. 2014-02-07]. Dostupné z: http://www.clarioncongresshotelprague.com/cs/ [3] COT media publishing house: Zpravodaj COT business [online]. Praha: C.O.T. media s.r.o., 2014, roč. 2014, č. 11 [cit. 2014-05-29]. Dostupné z: http://www.cotmedia.cz/newsletter-cot/#online [4] Česká republika - základní údaje. Základní škola Dobříchovice [online]. 2014 [cit. 2014-01-05]. Dostupné z: http://www.zsdobrichovice.cz/programy/obcanka/cr_zakl_udaje.htm [5]

České

dědictví

UNESCO

[online].

2014

[cit.

2014-01-05].

Dostupné

z:

http://www.unesco-czech.cz [6] Český statistický úřad: Cestovní ruch - časové řady [online]. 2014 [cit. 2014-02-26]. Dostupné z: http://www.czso.cz/csu/redakce.nsf/i/cru_cr [7] Darovanský Dvůr [online]. 2010 - 2014 [cit. 2014-04-23]. Dostupné z: http://www.darovanskydvur.cz [8] Hotel & spa; Spa Management: Kongresy a technika [online]. Praha, 2007 [cit. 201405-22]. ISSN 1213 - 7693. Dostupné z: http://hotel-spa.ihned.cz/c1-21100740-kongresy-atechnika [9] Hotel Břízky [online]. 2014 [cit. 2014-01-15]. Dostupné z: http://www.brizky.cz [10] Hotel Imperial [online]. 2014 [cit. 2014-03-21]. Dostupné z: http://www.spa-hotelimperial.cz/cz/ 124

[11] Hotel Josef [online]. 2014 [cit. 2014-02-13]. Dostupné z: http://www.hoteljosef.com [12] Hotel Pyramida - OREA HOTELS [online]. 2014 [cit. 2014-03-19]. Dostupné z: http://www.hotelpyramida.cz [13]

Hotel

Thermal

[online].

2014

[cit.

2014-03-21].

Dostupné

z:

http://www.thermal.cz/index.html [14] Hotel Maria Prag – FALKENSTEINER Hotels & Residences [online]. 2014 [cit. 2014-03-15] Dostupné z: http://www.falkensteiner.com/cs/hotel/prag [15] ICCA: ICCA Benefits Results [online]. 2013 [cit. 2014-01-09]. Dostupné z: http://www.iccaworld.com/cdps/benefits2.cfm?mincat=91 [16]

Intercontinental

Prague

[online].

2014

[cit.

2014-04-23].

Dostupné

z:

http://www.icprague.com/ [17] Liblice - zámecký hotel [online]. 2014 [cit. 2014-04-12]. Dostupné z: http://www.zamek-liblice.cz/zamek-liblice-konferencni-centrum.html [18] Plzeňský kraj [online]. 2014 [cit. 2014-03-12]. Dostupné z: http://www.plzenskykraj.cz/cs/kategorie/plzensky-kraj [19] Prague Convention Bureau: Traditionally modern [online]. 2014 [cit. 2014-04-26]. Dostupné z: http://www.pragueconvention.cz/?page=305 [20] Praha - Oddělení cestovního ruchu: Portál „Cestovní ruch“ [online]. 2014 [cit. 2014-03-18]. Dostupné z: http://cestovniruch.praha.eu/jnp/cz/o_odboru/aktuality/kongresovy_turismus_je_v_praze_n a.html [21] Středočeský kraj [online]. 2008. [cit. 2014-01-05] Dostupné z: http://www.krstredocesky.cz/portal [22] Superior Marttel SPA Hotel: Hotel Marttel [online]. 2012 [cit. 2014-03-23]. Dostupné z: http://www.hotelmarttel.cz/cz/ [23] Zeměpis - geografický portál: Kraje ČR [online]. 2014 [cit. 2014-04-14]. Dostupné z: http://www.zemepis.com/krajecr.php

125

Časopisy

[1] COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s. r. o., 2013, roč. 15, č. 6. ISSN 1212-4281. [2] COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s. r. o., 2013, roč. 15, č. 7, 8. ISSN 1212-4281. [3] COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s. r. o., 2013, roč. 15, č. 9. ISSN 1212-4281. [4] COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media s. r. o., 2013, roč. 15, č. 10. ISSN 1212-4281. [5] COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s. r. o., 2013, roč. 15, č. 12. ISSN 1212-4281. [6] COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s. r. o., 2014, roč. 16, č. 1. ISSN 1212-4281. [7] COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. Praha: C.O.T. media, s. r. o., 2014, roč. 16, č. 2. ISSN 1212-4281. [8] RAJDLOVÁ, Lucie. Novinky z kongresové Prahy: Dobré zprávy pro pražský kongresový cestovní ruch. COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. 2013, roč. 15, č. 10, s. 51. [9] RAJDLOVÁ, Lucie. Novinky z kongresové Prahy: Praha kongres ICCA 2016 nezískala, ale... COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. 2013, roč. 15, č. 7,8, s. 50. [10] RAJDLOVÁ, Lucie. Novinky z kongresové Prahy: Praha se loni stala 11. kongresovou destinací světa. COT Business: časopis pro profesionály v cestovním ruchu. 2013, roč. 15, č. 6, s. 62.

126

Přílohy Příloha 1 – Seznam UNESCO ............................................................................................... ii Příloha 2 – Základní informace o krajích .............................................................................iii Příloha 3 – Charakteristika tradičních kongresových akcí ................................................... vi Příloha 4 – Charakteristika veletržních a výstavních akcí .................................................... ix Příloha 5 – Souhrnný přehled organizačního zabezpečení .................................................... x

i

Příloha 1 – Seznam UNESCO Seznam kulturního a přírodního dědictví UNESCO: Na seznam kulturního a přírodního dědictví UNESCO byla zapsána celá řada českých měst či jejich částí. Konkrétně se jedná o tyto unikátní lokality: 

Telč – historické centrum,



Český Krumlov – historické centrum,



Praha – historické centrum,



Žďár nad Sázavou – poutní kostel sv. Jana Nepomuckého na Zelené hoře,



Kutná Hora – historické centrum, chrám sv. Barbory, katedrála Nanebevzetí Panny Marie v Sedlci,



Lednicko-valtický areál,



Holašovice – vesnická rezervace,



Kroměříž – zahrady a zámek,



Litomyšl – zámek a zámecký areál,



Olomouc – sloup Nejsvětější Trojice,



Brno – Vila Tugenthat,



Třebíč – židovská čtvrť a bazilika sv. Prokopa.

Na uvedený seznam se dostaly i kulturní akce, jež byly zařazeny do seznamu tzv. nehmotného kulturního dědictví, patří sem: 

slovácký Verbuňk,



sokolnictví,



masopust,



jízda králů. (www.unesco-czech.cz)

ii

Příloha 2 – Základní informace o krajích V této příloze jsem zpracovala základní informace o jednotlivých krajích, kterých je celkem čtrnáct. Zejména číselné údaje ohledně rozlohy, počtu obyvatel a počtu měst a obcí jsem sestavila do tabulky. Všechny kraje se snaží podporovat cestovní ruch a přilákat do svého regionu co nejvíce turistů. Hlavními prostředky se stávají především dominantní turistické zvláštnosti místních lokalit. Administrativní dělení Od 1. 1. 2000 se Česká republika dělí do celkem 14 krajů, jejichž centrum patří následující města: 

Středočeský kraj (Benešov, Beroun, Kladno, Kolín, Kutná Hora, Mělník, Mladá Boleslav, Nymburk, Praha-východ, Praha-západ, Příbram, Rakovník)



Jihočeský kraj (České Budějovice, Český Krumlov, Jindřichův Hradec, Písek, Prachatice, Strakonice, Tábor)



Plzeňský kraj (Domažlice, Klatovy, Plzeň-město, Plzeň-jih, Plzeň-sever, Rokycany, Tachov)



Karlovarský kraj (Cheb, Karlovy Vary, Sokolov)



Ústecký kraj (Děčín, Chomutov, Litoměřice, Louny, Most, Teplice, Ústí nad Labem)



Liberecký kraj (Česká Lípa, Jablonec nad Nisou, Liberec, Semily)



Královéhradecký kraj (Hradec Králové, Jičín, Náchod, Rychnov nad Kněžnou, Trutnov)



Pardubický kraj (Chrudim, Pardubice, Svitavy, Ústí nad Orlicí)



Vysočina (Havlíčkův Brod, Jihlava, Pelhřimov, Třebíč, Žďár nad Sázavou)



Jihomoravský kraj (Blansko, Brno-město, Brno-venkov, Břeclav, Hodonín, Vyškov, Znojmo)



Olomoucký kraj (Jeseník, Olomouc, Prostějov, Přerov, Šumperk)

iii



Moravskoslezský kraj (Bruntál, Frýdek-Místek, Karviná, Nový Jičín, Opava, Ostravaměsto)



Zlínský kraj (Kroměříž, Uherské Hradiště, Vsetín, Zlín) (www.zsdobrichovice.cz)

Obr. 1 – Mapa krajů České republiky

Zdroj: www.zemepis.com Okresní úřady byly k 31. 12. 2002 zrušeny, okresy jako územní statistické jednotky nadále zůstaly.

iv

Kraje České republiky


Statutární město/ Sídelní město Praha

Středočeský kraj

Kraj

Rozloha kraje

Počet obyvatel

Počet měst a obcí

496 km²

1 246 240

Praha

11 015 km²

1 273 094

1 145

Jihočeský kraj

České Budějovice

10 056 km²

636 611

623

Plzeňský kraj

Plzeň

7 561 km²

572 859

501

Ústecký kraj

Ústí nad Labem

5 335 km²

830 371

354

Karlovarský kraj

Karlovy Vary

3 314 km²

303 165

132

Královéhradecký

Hradec Králové

4 759 km²

552 946

448

Pardubický kraj

Pardubice

4 519 km²

516 383

451

Kraj Vysočina

Jihlava

6 796 km²

511 207

704


Ostrava

5 427 km²

1 230 000

300

Jihomoravský kraj

Brno

7 195 km²

1 169 000

673

Zlínský kraj

Zlín

3 963 km²

587 693

307

Olomoucký kraj

Olomouc

5 267 km²

638 638

399

Liberecký kraj

Liberec

3 163 km²

438 567

215

kraj

Zdroj: www.asociacekraju.cz

v

Příloha 3 – Charakteristika tradičních kongresových akcí Podle počtu účastníků: Národní akce: -

Malé – do 100 účastníků

-

Středně velké – do 200 účastníků

-

Velké akce – více než 200 účastník

Mezinárodní akce: -

Malé – do 100 účastníků

-

Střední – do 1000 účastníků

-

Velké – více než 1000 účastníků

Podle délky trvání: V praxi platí, že čím je větší počet účastníků, tím je delší doba trvání kongresové akce. Národní kongresy trvají většinou kratší dobu, než mezinárodní. Kongresové akce, které trvají jeden, až dva dny se označují jako zasedání a název kongres se používá při délce více jak dva dny. (Orieška, 2003, s. 31) Forma akce: 

Kongres je nejčastěji akce mezinárodního charakteru, jsou zaměřené na výměnu lidského poznání, má více jak 300 účastníků, jednání probíhají v plénu, případně v sekcích (blocích, skupinách).Ssynonymem kongresu je sjezd. (Orieška, 2003, s. 32)



Konference představuje větší schůzi nebo poradu k projednání určitých otázek, je zaměřená na vyjádření stanovisek k různým aspektům odborné problematiky, jedná se o domácí akce, případně s mezinárodní účastí, do 300 účastníků. Synonymem ke konferenci je pojem fórum. (Orieška, 2003, s. 32)



Sympozium je vědecká konference užšího speciálního oboru spojená s vědeckou diskusí, nepřesahuje počet 300 účastníků. (Orieška, 2003, s. 32)

vi



Seminář je forma kolektivního odborného studia, intenzivní pracovní jednání zaměřené na aktuální problémy, prolíná se praktická a teoretická stránka, účast je do 50 osob. (Orieška, 2003, s. 32)

Organizování seminářů se společensko-zábavními akcemi je často součástí programů incentivních zájezdů a pobytů. Diskuse je významnou součástí těchto akcí. Diskuse v malých skupinách: -

Panelové diskuse se účastní pozvaní lektoři, odborníci z praxe, vedoucí pracovníci apod. Představují panel, kde diskuse probíhá mezi členy panelu, mezi účastníky a členy panelu a mezi účastníky. Diskuse je řízená pověřeným lektorem.

-

Diskuse u kulatého stolu představuje stejnorodou diskusní skupinu. Diskusi vede střídavě vedoucí a kolektivem vybraný člen.

-

Kolokvium (odborný rozhovor, vědecká rozprava) znamená rozvíjení rozhovoru o určitém problému nebo o okruhu problémů mezi vedoucím diskuse a posluchači. Předpokládá se vysoká úroveň diskuse a důsledná příprava všech zúčastněných.

-

Skupinová diskuse je zapojení většího počtu účastníků, plénum účastníků se rozděluje na menší skupiny a řeší samostatně zadaný problém. Po vyřešení zástupce tlumočí názor skupiny v plenární rozpravě.

-

Skupinové interview se používá, jestliže účastníci diskuse nemají dostatečné praktické zkušenosti, respektive teoretické znalosti. (Orieška, 2003, s. 33)

Tematické zaměření akce: Ovlivňují ho iniciátoři nebo organizátoři akce. Například: 

obchodní, ekonomické,



vědecké,



náboženské,



vzdělávací,



odborové,



sportovní,



neprofesní akce – zájmové, občanské, kulturní, etnické, apod. (Orieška, 2003, s. 34 – 35) vii

Struktura účastníků akce je kritériem pro diferenciaci na národní a mezinárodní (účast min. tří národů). Význam jednání a jeho závěry jsou místní, regionální, národní, mezinárodní, světový. Možnost účasti na akci Uzavřená účast má omezený, předem známý počet účastníků. Otevřená účast umožňuje přístup i ostatní veřejnosti. Způsob organizace -

Tradiční zařízení jsou zejména hotelová zařízení nebo specializovaná zařízení jako kongresová centra a paláce.

-

Pohyblivá zařízení, kterými mohou být námořní nebo říční lodě a letadla.

Nové formy akcí Telekongresy a telekonference představují akce, které jsou náročné na spojovací techniku a přenosy televize a videosystémů. Účastníci ušetří náklady na dopravu a ubytování, ale ztrácejí osobní kontakt s ostatními účastníky a nemají možnost navštívit místo, region nebo stát. (Orieška, 2003, s. 35 – 36)

viii

Příloha 4 – Charakteristika veletržních a výstavních akcí „Výstavy a veletrhy mají více charakteristických znaků, zejména: -

umožňují přímou konfrontaci nabídky a poptávky v určitém oboru lidské činnosti,

-

konají se periodicky a přibližně ve stejném termínu na určitém místě,

-

mají přesně stanovený cíl,

-

jsou označeny konkrétním názvem,

-

trvají obvykle tři až pět dní, přičemž první dva dny jsou zpravidla vyhrazené pro odbornou

veřejnost,

ostatní

dny

pro

laickou

veřejnost

(s

výjimkou

specializovaných akcí), -

pro vystavovatele jsou obvykle finančně náročné,

-

jsou doplněny doprovodným programem (semináře, přednášky, tiskové konference, recepce, apod.).“ (Orieška, 2010, s. 314)

Dělení výstavních a veletržních akcí Kritérium

Výstavní a veletržní akce

Význam akce

Místní, regionální, mezinárodní nebo celosvětová akce

Charakter akce

Výstava, komerční prezentace, veletrh, workshop

Určení zájemců

Akce určená odborné a/nebo laické veřejnosti

Očekávané výsledky

Prezentační, kontraktační, kontraktačně-prodejní, nákupní nebo

účasti vystavovatelů

prodejní akce. Kontraktační akce je zaměřená na navázání

a návštěvníků

obchodních vztahů, prodejní akce je určená široké veřejnosti.

Podle obsahu –

Všeobecná nebo specializovaná (odborná) akce. Specializace např.

zaměření expozice

na informační technologii, automobily, cestovní ruch, chovatelství, zahrádkářství atd.

Zdroj: Služby v cestovním ruchu, Jan Orieška, s. 314 – 315

ix

Příloha 5 – Souhrnný přehled organizačního zabezpečení Činnost opatření

písemné podklady, pracovní pomůcky, technická a jiná zařízení

1. Pracovní etapa: plánování akce 1.1 vypracování rámcové koncepce

koncepce

1.1.1

účel a cíl akce

podkladových

1.1.2

datum konání a doba trvání

materiálů

1.1.3

odpovědnost za akci

1.1.4

zásady organizace

1.1.4.1 rozsah 1.1.4.2 účastníci 1.1.4.3 přípravný výbor (kontakt s organizátorem) 1.1.5

předběžná kalkulace nákladů akce

1.2 vytvoření přípravného výboru 1.2.1

ustavení výboru

1.2.2

vypracování odborné koncepce

diagram

ve spolupráci s organizátorem 1.2.3

rozdělení úkolů

1.3 plánování obsahu akce

rámcový plán

iniciátorem akce 1.3.1

průběhu akce,

plánování hlavních referátů

později časový

1.3.1.1 počet

plán průběhu akce

1.3.1.2 pracovní název 1.3.1.3 doba 1.3.2 plánování diskusních příspěvků 2. Pracovní etapa: organizační příprava akce dlouhodobě plánovaná organizační opatření 2.1 stanovení klíče nebo způsobu výběru účastníků

informace

2.1.1

počet

o pracovních nebo

2.1.2

složení (struktura)

kooperačních

2.1.3

navázání kontaktu s referujícími a diskutujícími

vztazích iniciátora

(obsahové a časové určení)

akce, seznam

x

expertů v oboru, o kterém se diskutuje 2.2 určení místa akce 2.2.1

průzkum vhodných jednacích prostor

2.2.2

prověření možnosti obstarat ubytování

2.2.3

prověření možnosti odborné akce (exkurze)

2.2.4

prověření možnosti účasti

programy divadel,

na doplňkovém programu

koncertů apod.

seznam hotelů

2.2.5

udržování tradic

2.2.6

průzkum možností dopravního

jízdní řády:

spojení podle místa akce v dopravní síti

-

vnitrostátní

-

mezinárodní

účastníků zvláštními dopravními prostředky

-

železniční

2.2.6.2 určení začátku akce s ohledem na dopravní spojení

-

autobusové

2.2.6.1 prověření potřeby transferů

letové řády 2.3 výběr jednacích prostor po jejich prohlídce 2.3.1

velikost, stav a vybavení místností

-

počet a stav místností

-

rozsah a stav vybavení (nábytek)

-

počet míst k sezení, možnost bezproblémového psaní

-

možnost umístění předsednického stolu

-

možnost umístění zástupců sdělovacích prostředků

-

pracoviště pro zapisovatele

-

účelné a dostatečné osvětlení

-

uspokojivá klimatizace

-

uspokojivé temperování místnosti

-

dobrá akustika

-

zařízení na zesilování zvuku

-

tlumočnické zařízení

-

řečnický pult

-

předváděcí

zařízení

pro

lektory

na

promítání

filmů,

diapozitivů,

videonahrávek, nástěnné panely nebo tabule s příslušenstvím (křída, houba, popisovací tužky, apod.) -

možnost zatemnění místnosti

-

možnost výzdoby místnosti (květiny, praporky, apod.)

xi

2.3.2

dohoda o pronájmu místnosti

písemná smlouva

2.3.2.1 výše nájemného 2.3.2.2 sankce 2.3.3

lokalizace jednací místnosti v daném místě

2.3.3.1 okolí (výhodnost) 2.3.3.2 ochrana před hlušícím hlukem 2.3.4

dopravní spojení a parkovací možnosti

2.3.4.1 městská doprava

jízdní řády

(všechny druhy)

městské dopravy

2.3.4.2 možnosti parkování

žádost

2.3.4.3 zabezpečení doplňkových spojů a parkovacích možností

dopravnímu

2.3.4.4 zajištění souhlasu policie

referátu

2.3.4.5 označení příjezdových cest a doplňkových možností parkování

korespondence

2.3.4.6 oznámení o uskutečnění akce (je-li vyžádáno)

s policií

2.4 zpracování a tisk písemných materiálů akce 2.4.1

zpracování materiálů a podkladů pro tisk

2.4.2

zajištění tisku materiálů

2.4.2.1 zajištění tiskárenských kapacit

smlouva

2.4.2.2 projednání dodacích termínů

smlouva

2.4.2.3 kontrola přípravy materiálů 2.5 obstarání a rozdělení ubytování 2.5.1

navázání kontaktů

seznam

2.5.2

možnost obstarání ubytování

ubytovacích

2.5.2.1 ubytování v hotelu nebo podobném zařízení

zařízení

2.5.2.2 ubytování v soukromí 2.5.3

kontrola ubytovacích kapacit

2.5.4

předběžné zpracování ubytovacího rozdělovníku ubytovací rozdělovník

2.6 propagační činnost před akcí 2.6.1

informování tisku

korespondence

2.6.1.1 denní tisk

inzeráty

2.6.1.2 odborný tisk 2.6.2

2.6.3

informování rozhlasu a televize – zabezpečení vysílání připravených korespondence příspěvků

telefonáty

rozeslání předběžných pozvánek s formuláři na odpověď

předběžné

xii

obsah předběžné pozvánky: -

téma akce

-

předpokládaný průběh akce

-

doba konání akce

-

místo konání akce

-

zabezpečení ubytování

-

plánované odborné skupiny/sekce

-

možnost zapojit se do diskuse

-

jednací jazyk/jazyky

-

účastnický poplatek

pozvánky a formuláře

požadované informace v odpovědi: -

jméno a příjmení účastníka

-

pracoviště

-

funkce na pracovišti

-

přání ohledně ubytování

-

přání ohledně zařazení do pracovní skupiny/sekce

-

zájem o vystoupení v diskusi, téma diskusního příspěvku 2.6.4

osobní pozvání VIP

2.7 zajištění další péče o účastníky 2.7.1

aktuální společenské, politické a hospodářské informace

2.7.1.1 zabezpečení denního tisku

dohoda s prodejci

2.7.1.2 příprava výstavek 2.7.2

2.7.3

zajištění dalšího odborného

dohody se

programu (exkurze, prohlídky,

zainteresovanými

předvádění)

subjekty

péče o kulturní vyžití

dohody

2.7.3.1 určení rozsahu péče

s kulturními

2.7.3.2 organizace akcí – hromadná účast na akcích přístupných veřejnosti

zařízeními

2.7.3.3 pokyny pro individuální účast na veřejnosti přístupných akcí 2.7.3.4 určení druhu kulturního programu, návštěvy divadel, koncertů, prohlídky autokarem, plavba parníkem, atd. 2.7.3.5 péče o rodinné příslušníky účastníků – společenské akce, fakultativní

2.7.4

výlety/zájezdy

kontrahování

organizační zajištění služeb akce

kapacit se

2.7.4.1 obsluha pracovníky hotelu před akcí a po ní

zainteresovanými

2.7.4.2 tlumočnické služby

subjekty

xiii

2.7.4.3 objednání dopravních cenin 2.7.4.4 exkurze před akcí a po ní včetně doprovodu cizinců 2.7.4.5 organizační zajištění předvedení nového výrobku, výrobního

seznam hotelů

postupu, apod. jízdní řády 3. Pracovní etapa: opatření bezprostředně před akcí 3.1 úprava jednacích prostor 3.1.1

Dohody se

úprava předsednického stolu

zainteresovanými

3.1.1.1 heslo/logo

stranami

3.1.1.2 květiny 3.1.1.3 jiná dekorace (cedule se jmény přednášejících) 3.1.2

úprava místnosti

3.1.2.1 květiny 3.1.2.2 jiná dekorace 3.1.3

rozmístění orientačních tabulek

3.1.3.1 vedení akce 3.1.3.2 informace (během akce) 3.1.3.3 přihlašování/registrace (třídění účastníků) 3.1.4

3.1.5

zabezpečení technických

PC, diktafony,

pomůcek a zařízení

zpětný projektor,.

kontrola funkčnosti zařízení

3.1.5.1 zesilovací zařízení 3.1.5.2 tlumočnická zařízení 3.1.5.3 osvětlení 3.1.5.4 jiná zařízení 3.2 vybavení informačního místa

programy akcí, jízdní řády, telefonní seznamy, seznam účastníků, mapy, aj.

3.3 vybavení přijímacího místa/místa registrace/kongresové recepce 3.3.1

účelné rozdělení pracoviště

3.3.2

příprava odevzdání obalů

konferenční mapy

s materiály akce

ubytovací

xiv

3.3.3

rozdělení ubytovacích rozdělovníků podle uspořádání přijímacího

rozdělovník

místa 3.4 organizace kontroly přicházejících účastníků 3.5 organizace dopravního parku pro vedení akce a. instalování výstavky

stojany, tabule

b. organizace poskytování první pomoci

dohoda se zdravotnickým zařízením

11. Pracovní etapa: organizace vlastní akce 4.1 přijetí účastníků 4.1.1

osobní přivítání při menších akcích a přivítání VIP nebo přivítání jako součást programu

4.1.2

odevzdání písemných materiálů akce

konferenční mapy,

4.1.3

začátek činnosti pracovníků starajících se o jednotlivé účastníky nebo

seznam účastníků,

delegace

organizační

začátek činnosti kvalifikovaných tlumočníků

pokyny

4.1.4

4.2 kontrola účastí 4.2.1

seznam přítomných účastníků

4.2.2

evidenční karty přítomných účastníků

seznam účastníků

4.3 zabezpečení dodržování harmonogramu akce

harmonogram/plán

4.3.1

seriózní a precizní vedení akce

4.3.2

dodržování časového plánu

4.3.3

organizační zabezpečení diskuse, způsob odevzdání přihlášek do diskuse přihlášky

akce, program dne

předsednictvu akce 4.3.4

do diskuse

zabezpečení jednání proti vyrušování

4.4 volba řídících orgánů, delegátů a ostatních orgánů 4.4.1

respektování statutu a volebního řádu

4.4.2

zjištění usnášeníschopnosti

4.4.3

organizační příprava průběhu voleb

volební urna,

4.4.4

uskutečnění voleb

kandidátky,

4.4.5

zjištění a oznámení výsledků voleb

hlasovací lístky

4.4.6

konstituování a představení zvolených účastníků a nových řídících orgánů

4.5 při mezinárodních akcích respektování protokolu 4.5.1

pořadí států a diplomatických zastoupení

xv

4.5.2

přijetí a přivítání zahraničních delegací a hostů

4.5.3

představení a seznámení

4.5.4

zasedací pořádek

4.6 zabezpečení vedení protokolu 4.6.1

určení vhodné metody záznamu

magnetofony,

4.6.2

záznamová technika

diktafony, video

4.6.3

zapisovatelé

4.6.4

stenografové

4.7 určení vhodného druhu protokolu 4.7.1

druh protokolu

4.7.2

obsah a forma protokolu

4.8 služby během přestávek 4.8.1

občerstvení

4.8.2

internet, telefon

4.8.3

denní tisk

4.9 uvolnění místností po skončení akce 4.9.1

odvoz všech materiálů akce

4.9.2

vrácení zapůjčených zařízení a přístrojů

4.9.3

podklady k finančnímu vyrovnání

5. Pracovní etapa: č i n n o s t i p o u k o n č e n í a k c e, vyhodnocení akce 5.1 interní úkoly 5.1.1

vyhodnocení kvality referátů a diskusních příspěvků, přijetí závěrů

5.1.2

vyhodnocení přípravy a průběhu akce – závěry

5.1.2.1 správnost výběru účastníků a referujících 5.1.2.2 správnost výběru místa konání a jednacích prostor 5.1.2.3 kvalita organizační přípravy 5.1.2.4 účelnost písemných materiálů 5.1.2.5 kvalita péče o účastníky 5.1.3 finanční vyrovnání pohledávek a závazků 5.2 veřejné vyhodnocení akce 5.2.1

vyhodnocení organizátorem

informační

5.2.1.1 informace pro tisk, rozhlas a televizi o obsahu a výsledcích akce

materiály, tisková

5.2.1.2 publikování nejvýznamnějších příspěvků a výsledků

konference,

5.2.2

vyhodnocení akce účastníky

brožury, sborník

xvi

5.2.2.1 zprávy o průběhu akce 5.2.2.2 publikování výsledků 5.2.2.3 využití poznatků v činnosti 5.2.2.4 pokračování v návazných osobních kontaktech

(Orieška, 2003, s. 90 – 97)

xvii

Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel

Recommend Documents