Verslag Workshop Omgevingsmanagement op 29 september 2011 Met prachtig ‘technisch’ weer en een opkomst van ruim 65 omgevingsmanagers ging de workshop Omgevingsmanagement van start. Gerda Haisma, afdelingshoofd omgevingsmanagement bij DHV, bedankt tijdens de aftrap, Railforum, King en Spoorzone Delft voor het organiseren van de tweede workshop over omgevingsmanagement. Hierna vertelt Peter Gossink, projectdirecteur CCL, in het kort iets over Spoorzone Delft en de belangrijke rol van omgevingsmanagers in het proces. De workshops en rondleiding bracht een leerzame en levendige discussies op gang. Hieronder een kort verslag van de twee workshops. De volledige presentaties zijn ter informatie aan dit verslag toegevoegd. Workshop Conditionerend omgevingsmanagement door Nicolette van der Leeuw Omgevingsmanager spoorzone Delft Nicolette vertelt in het kort het een en ander over het project. Hoe zag het er vroeger uit en hoe zal het er uit gaan zien als alle werkzaamheden zijn afgerond.
Dit project is tot stand gekomen omdat, in de huidige situatie, 350 treinen per dag door Delft en het spoor dat Delft in twee delen verdeelt niet meer van deze tijd is. Het station is te klein om de hoeveelheid reizigers van vandaag de dag goed te faciliteren. Doelen Spoorzone Delft: Oplossen leefbaarheid probleem Verbinden van de stadsdelen van Delft
Herstel westelijke binnenstadsrand Stedenbaan en binnenstedelijke uitbreiding van woningen en vastgoed Toekomstvaste spoorverbinding door Delft Geschikt voor capaciteitsuitbreidingen Vergroten en moderniseren NS station Kortom een win-win situatie voor spoorsector en stad. Met één aannemerscombinatie CCL wordt het statin en de 2300 meter lange tunnel casco gerealiseerd. Voor de andere werkzaamheden zoals bijvoorbeeld de tunnel technische installatie moet nog een aannemer geselecteerd worden. In 2015 worden de twee sporen in gebruik genomen. Er wordt een tweede tunnelbuis (geschikt voor twee treinrichtingen) casco gerealiseerd om toekomstige spooruitbreiding mogelijk te maken. De tunnel ligt er dan al, er moet alleen nog rails etc. neergelegd worden. In Spoorzone Delft wordt het onderdeel gebiedsontwikkeling (woningen en kantoren), ondergronds station met stadskantoor door de Gemeente Delft gerealiseerd. Een project van een omvang zoals Spoorzone Delft heeft omgevingsmanagement gewoon nodig. In goed overleg met alle betrokken partijen kun je tot zaken komen en ontstaat er draagvlak. De realisatie van dit project vraagt om veel overleg en afstemming. Alle eisen die aan de aannemer zijn gesteld moeten beheersbaar blijven. Draagvlak is in dit project ook gedefinieerd als doel. Kwaliteit Tevredenheids Onderzoek geeft scores waarin je trends kunt ontdekken en waar je op in kunt spelen. Momenteel scoren wij een 6,6 en hebben we rond 80% draagvlak. Dat is redelijk constant vanaf de start van het project tot nu toe, waarbij 2,3 km stad open ligt. Wat zijn de leermomenten van het contract? Design en construct in een binnenstedelijke omgeving waarbij veel partijen betrokken zijn, is ingewikkeld. De tijd voor conditionering van de aannemers is te kort. De eisen van de aannemer zijn functioneel weergegeven in het contract. Omdat de eisen geformuleerd zijn in 2005 en de uitvoering in 2011 is gestart, zijn de eisen, met name ten aanzien van bereikbaarheid, soms ingehaald door de tijd. De gemeente zorgt voor vastgoedontwikkeling en draagt conform afspraken tussen gemeente en rijk, bij aan het spoorse deel van het project. De toetsfilosofie is risico gestuurd toetsen. Bij tijdelijke inrichting openbare ruimte worden echter vrijwel alle faseringsplannen van de aannemer getoetst. Er is wekelijks overleg tussen de omgevingsmanagers en de aannemers. Dit gaat in principe op basis van de 6 weken planning van de aannemer. Een bouwmanager kijkt alleen naar tijd en geld, het team omgevingsmanagement stuurt ook op draagvlak en veiligheid. Bij dit project is veel toestemming nodig van derden, goed overleg is noodzaak anders bouw je niets. Maatwerk is in sommige gevallen ook noodzakelijk. Hoe communiceer je het beste? Grote groepen worden globaal geïnformeerd over de plannen. Ook worden er groepen met belang gedefinieerd, op basis van een stakeholder analyse. Op sommige momenten in de uitvoeringsfase is het noodzakelijk vergunningen aan te vragen. De communicatie in het project wordt steeds aangepast op de fase waarin het project verkeert. Naarmate het project vordert, worden de belangen steeds individueler. Hoe ga je om met claims? In principe worden alle claims gemeld en afgehandeld door het schadeloket, dat door alle partijen gezamenlijk is ingesteld en op dit moment door ProRail wordt gecoördineerd. Zij bevestigt de ontvangst van de klacht/claim en stuurt partijen aan het af te handelen. In de praktijk worden serieuze meldingen altijd opgevolgd. Het is belangrijk om ook individuele klachten, die wellicht niet specifiek door het project ontstaan zijn op te volgen. Hiermee voorkom je dat er negatieve berichtgeving is in de krant. Bovendien hebben mensen soms behoefte aan menselijk contact.
Dit project is een samenwerking tussen partijen, maar wie heeft de contractuele verantwoordelijkheid? Onderstaand organigram laat dit goed zien.
De gekozen structuur van het project kan alleen met zo’n organisatie. In het organigram zien we NS niet terug. Dit komt omdat ProRail ook opdrachtgever is namens NS. Er is samenwerking tussen ProRail en de aannemer, die lijkt op een alliantie zonder dat er een juridische entiteit is. Welk type omgevingsmanager heb je nodig? De omgevingsmanager moet een mix zijn tussen techneuten en juristen. Belangrijker dan opleiding of achtergrond is te beschikken over karaktereigenschappen als enthousiasme, wil, doorzettingsvermogen, creativiteit, lef, goed kunnen schakelen en je kunnen inleven in de belangen van anderen. Workshop Uitvoeringsfase Francis Nauman, clusterleider TIOR, Omgevingsmanager In zijn presentatie gaf Francis een kort overzicht van het project en de verschillende aspecten van omgevingsmanagement daarin. Wat dit project uitzonderlijk maakt, is dat het draagvlak van de omgeving. Het project kent nu twee opdrachtgevers, namelijk OBS (Ontwikkeling Bedrijf Spoorzone) en ProRail. Ook al verschillen projecten qua specificaties en eisen nogal van elkaar, zal iedereen erkennen dat de rol van de omgevingsmanager binnen dit project heel belangrijk is. Het opereren tussen twee spanningvelden die beiden soms tegenstrijdige belangen hebben; namelijk de aannemers en de omgeving, is best lastig. Francis maakt dit zichtbaar in het volgende diagram:
Vanuit de uitvoering van dit project en de rol van de omgevingsmanagers daarin zijn er een aantal slimme lessen te leren. De omgevingsmanagers proberen de uitvoering ook steeds meer bewust te maken van hun rol in relatie tot omgevingsmanagement. In het team van vier omgevingsmanagers is er ook één omgevingsmanager vanuit de aannemerscombinatie CCL en dat bevalt goed. Door goed omgevingsmanagement kunnen blokkades en vertragingen vaak juist worden weggenomen, zodat het werk minder vertraging oploopt. Ook ondernemers in de buurt zijn zich bewust van de rol van omgevingsmanagement. Ondernemers kunnen de pers gebruiken om te klagen over een project. Regulier overleg en samenwerken heeft het mogelijk gemaakt de ondernemers te laten inzien dat klagen vaak juist negatieve gevolgen heeft voor hun bedrijvigheid. Hieronder een voorbeeld van dergelijke positieve berichtgeving:
Er zijn veel positieve lessen te leren van het betrekken van de omgevingsmanagers van alle partijen in de communicatie. Omgevingsmanagement voor dit project kwam pas tot stand gekomen nadat de eerste voorbereidende werkzaamheden, het omleggen van kabels en leidingen, al aan de gang was en juist bij deze beginwerkzaamheden ontstaat veel weerstand en onbegrip van de omgeving. Als omgevingsmanagers in dit stadium al actief zijn kunnen ze hier proactief op reageren. Tijdens de discussies kwamen een aantal interessante onderwerpen naar voren. Of en hoe je goed omgevingsmanagement SMART kan maken, vormde een interessant discussiepunt. Klanttevredenheid is een methode maar ook weer erg afhankelijk van de omgeving waarin je opereert en het tijdstip waarop je mensen ondervraagt. Veel factoren spelen dan mee, zoals het weer op de dag van ondervragen en dat heb je als omgevingsmanager niet in de hand. Het is dan ook moeilijk om klanttevredenheid als maatstaaf voor het functioneren van een omgevingsmanager te nemen. Een andere discussie ging over de financiële middelen voor het tegemoet komen van bewoners en ondernemers. In dit project was daar geen sprake van. Wanneer er toch een beroep gedaan werd op een financiële vergoeding, moest er gelobbyd worden bij de verschillende betrokken partijen. Het voordeel hiervan is dat je samen met je omgeving kan optrekken, en aan hen kan vertellen dat als ze een goed verhaal moeten hebben, jij je sterk wil maken om daar geld voor vrij te maken. Er worden echter geen garanties afgegeven.
Evaluatie De deelnemers geven aan dat zij bevestigt hebben gekregen hoe omgevingsmanagement moet worden aangepakt. Het vanaf het begin betrokken zijn is belangrijk om een project soepel te laten verlopen. Allianties zonder juridisch ‘gedoe’ werken. Kortom veel lessen en interessante discussieonderwerpen zijn de revue gepasseerd. Een ding is zeker, het vak omgevingsmanagement blijft een moeilijk maar onmisbaar en dankbaar beroep.
