Digitaal Studenten Dossier uitwerking op hoofdlijnen: - processen - impact op huidige situatie - alternatieve scenario’s
Management Samenvatting doel van het overleg (1) Context 1. Om een goed functionerend DSD te kunnen maken, is het nodig om te weten welke documenten er zoal in het DSD opgenomen kunnen worden. –
Toelichting: Als je er geen rekening mee houdt dat document A én document B in het DSD worden opgenomen, maak je misschien een DSD dat te klein is voor toekomstige plannen. Zelfs al wil je in het begin niet alle documenten opnemen in het DSD.
2. Om een goed functionerend DSD te kunnen maken, is het nodig om te weten in welke werkprocessen deze documenten (ad 1) een rol spelen. –
Toelichting: Als je een document digitaal maakt, kan dit effect hebben op het werkproces waarin het document een rol speelt. Het is daarom van belang om te weten hoe deze werkprocessen verlopen.
3. Het deelprojectteam Werkprocessen heeft (ad 1) en (ad 2) zo veel mogelijk in kaart gebracht. 4. In deze presentatie zijn (ad 1) en (ad 2) teruggebracht tot de kern: Hoe ziet de studieloopbaan van een student er globaal uit? En welke activiteiten zijn hier mee gemoeid?
Projectinformatie
beoogd resultaat en voortgang Doel DSD: méér met minder papier • vastlegging van belangrijke gebeurtenissen in de studieloopbaan (van aanmelding t/m diploma/certificaat) en corresponderende documenten • distribueren ipv. kopiëren van inkomende en uitgaande informatie
Status: essentie “werkprocessen” vertaald naar procesmodel • van grof naar fijn: consistente uitwerking in lagen • in elk model : gebeurtenis werkproces resultaat (= nieuwe gebeurtenis)
Verzoek Tot Inschrijving ontvangen
Toelaten, inschrijven student
voorbeeld: 1e laag procesmodel
Aanbieden onderwijs beoogd studieresultaat gerealiseerd
student ingeschreven bij Universiteit
Begeleiden student
Beoordelen studieresultaat
getuigschrift uitgereikt
DSD in werkprocessen
voorbeeld Toelaten, inschrijven student 2e laag procesmodel:
gebeurtenis
logica
ontvangst VTI
• • • •
Werven student
NL vooropleiding? EU-ingezetene? vooropleiding? studiekeuze?
informatie
gevolg
diverse toegestuurde bijlagen, centraal en/of facultair te beoordelen
verzenden documenten, veelal reactie student vereist leidt tot nieuwe te verwerken informatie
parallel-proces centraal- / facultair toelaten
Verzoek Tot Inschrijving ontvangen
Centraal toelaten
Facultair toelaten
student aanmelding gevalideerd
student aanmelding beoordeeld
toelating vastgesteld
• afgewezen of toegelaten? • indien toegelaten, vooropleiding OK?
documenten - mn. besluiten - en/of registratie daarvan
inschrijven of afwijzen student verzenden diverse documenten en/of berichten
Vaststellen toelating
Het DSD verzorgt na een gebeurtenis:
student afgewezen
Afwijzen inschrijving
student toegelaten
vooropleiding definitief bevestigd
•
Inschrijven
• student geïnformeerd
student ingeschreven bij Universiteit
Aanbieden onderwijs
•
de juiste “taak” naar de juiste persoon/groep, met de juiste informatie (sturing werkproces) gestructureerd archiveren en distribueren / beschikbaar stellen van informatie (inkomende en uitgaande documenten/berichten) NIET de diversiteit in uitvoering van activiteiten
Voorgestelde inrichting DSD indicatief overzicht hoofdproces
processtap
gebeurtenis
te archiveren / distribueren
Toelaten, inschrijven student
Centraal toelaten student
Verzoek Tot Inschrijving optie: - aanvraag compleet - correspondentie student - correspondentie derden
ontvangen getuigschrift vooropleiding betalingsbewijs verblijfsvergunning, etc
Facultair toelaten student
Verzoek Tot Inschrijving gevalideerd
ontvangen motivatie student verzonden deficiëntiebrief
Vaststellen toelating
aanmelding gevalideerd én aanmelding beoordeeld
verzonden pre-masterbeschikking (master) toelatingsbeschikking
Inschrijven student
student toegelaten
ontvangen getuigschrift vooropleiding confirmation form verzonden bewijs inschrijving bericht UU username/password optie: nota
gebeurtenissen en te archiveren/ distribueren informatie uit “laag 2” (processtap) of “laag 3” (activiteiten) Afwijzen inschrijving
student afgewezen
verzonden informatieverzoek
verzonden afwijzingsbrief
Kernrequirements
benodigde functionaliteit DSD functionaliteit DSD
benodigde ICT-ondersteuning
registreren en verzamelen van gebeurtenissen “routeren” van taken naar juiste persoon/groep - na een gebeurtenis - na afronding van een taak in een reeks
Werkstroombesturing (Workflow Management)
presenteren van informatie die nodig is om een taak uit te voeren
opslaan van informatie bij een gebeurtenis opslaan van informatie / bewerking die voortvloeit uit afronding van een taak beschikbaar stellen van informatie die nodig is om een taak uit te voeren
Digitaal Archief (Electronic Archiving / Record Management)
Koppeling met bronsystemen
Impact op de huidige situatie verschil tussen beoogd en bestaand werkprocessen: • • •
informatie komt `digitaal´ binnen en gaat ook ´digitaal´ naar buiten NB tenzij origineel op papier noodzakelijk is informatie wordt digitaal gearchiveerd (enkelvoudig) en gedistribueerd vanuit een ‘virtuele archiefkast’ ipv fysiek opslaan en kopiëren werkprocessen worden meer eenduidig, voortgang beter beheersbaar; het ‘WAT’ ligt op hoofdlijnen vast, het ‘HOE’ níet
ICT: • • • •
ontsluiten van informatie in bestaande toepassingen (m.n. Osiris) inrichten van een elektronisch archief, incl. dossierstructuur NB sluit aan bij reeds lopende en/of voorgenomen projecten sommige toepassingen komen minder ‘stand-alone’ te staan en worden meer een onderdeel van een integraal ICT-landschap DSD-toegang voor diverse doelgroepen, evt. ook alumni
observatie • •
het proces ‘Aanbieden onderwijs’ wordt momenteel adequaat ondersteund met bestaande werkprocessen en ICT-ondersteuning (mn. Osiris) DSD heeft waarschijnlijk vooral toegevoegde waarde in de overige drie hoofdprocessen, nl. Toelaten inschrijven (mn. niet-NL vooropleiding / niet EU-ingezetene), Begeleiden student en Beoordelen studieresultaat (mn. Bachelor en Master)
Variabelen
keuze-opties voor stapsgewijze realisatie variabele
invulling
randvoorwaarde
welke werkprocessen?
ambitieus - alle hoofdprocessen minimaal - één, bijv. Inschrijven, …
welke soort opleiding ?
welke doelgroepen?
welke jaargang?
welke diepgang?
ambitieus - alle opleidingen van alle faculteiten minimaal - één soort opleiding bij één faculteit ambitieus - alle doelgroepen minimaal - één doelgroep, bijv. “centraal” of studieadviseurs ambitieus - alle jaargangen minimaal - één jaargang, bijv. 1e jaars ambitieus - t/m activiteiten (3e laag) minimaal - alleen hoofdproces (1e laag)
inspanning
baten
alle processen eenduidig modelleren
middelzwaar
direct: redelijk indirect: hoog
één proces eenduidig modelleren
relatief gering
direct:redelijk indirect: redelijk
besluitvorming op UU-niveau
hoog
direct: hoog indirect: hoog
middelzwaar
direct: laag indirect: laag
middelzwaar
direct: hoog indirect: hoog
balans kosten/baten alle gebeurtenissen / informatie in kaart corresponderende gebeurtenissen en informatie in kaart afbakening wat wél en (nog) niet in DSD ontsluiten van bestaande bronnen alle activiteiten eenduidig modelleren balans kosten/baten
relatief gering middelzwaar relatief gering middelzwaar laag
direct:redelijk indirect: redelijk direct: hoog indirect: hoog direct:redelijk indirect: redelijk direct:redelijk indirect: redelijk direct:laag indirect: laag
Alternatieve scenario’s indicatieve voorbeelden werkprocessen
opleiding
doelgroepen
jaargang
diepgang
“bijna minimum scenario” : minimale inspanning één hoofdproces
één faculteit
éen, beperkte doelgroep
alle jaargangen
t/m activiteiten
“pragmatisch scenario” : balans kosten / baten eerst één hoofdproces, daarna de rest
eerst één faculteit, daarna de rest
eerst internationale instroom, daarna de rest
eerst ondersteuning instroom 1e jaars en studieadviseurs, daarna uitbouwen
eerst t/m “2e laag”, daarna zsm t/m activiteiten
“batengericht scenario” : optimale opbrengst eerst het hoofdproces met het meeste papierwerk
eerst de faculteit met de meeste “papieren” studenten
eerst ondersteuning student, later evt. student / alumni
nntb
t/m activiteiten
“behoeftegericht scenario” : optimaal gemak eerst het hoofdproces met het meeste papierwerk
eerst de “groep” die het meest concreet aangeeft dat er behoefte is aan DSD en wat het qua gemak kan opleveren
conform behoefte
BIJLAGE: impressie procesmodel schematische weergave “2e laag” Aanbieden onderwijs
studievoortgang beoordeeld
Opstellen bindend studieadvies
uitwerking Begeleiden student:
Aanbieden onderwijs bindend studieadvies vastgesteld
periodiek selectiemoment
verzoek vrijstelling
Beoordelen verzoek vrijstelling Toelaten, inschrijven student
student ingeschreven bij Universiteit
melding wangedrag
verzoek vrijstelling beoordeeld
verzoek bestuursbeurs
Beoordelen verzoek bestuursbeurs
Beoordelen melding wangedrag
melding wangedrag beoordeeld
• • • • •
opstellen bindend studie advies beoordelen verzoek vrijstelling beoordelen verzoek bestuursbeurs beoordelen verzoek afstudeersteun beoordelen melding wangedrag
verzoek afstudeersteun
verzoek bestuursbeurs beoordeeld
Beoordelen verzoek afstudeersteun
verzoek afstudeersteun beoordeeld
Aanbieden onderwijs
uitwerking Beoordelen studieresultaat • • • •
bachelor / master: beoordelen programma minor: beoordelen minor bijvak / contractant: bepalen waardering uitreiken getuigschrift (incl. uitschrijven student)
beoogd studieresultaat gerealiseerd
bachelor of master
minor
contractant, / bijvak
Beoordelen programmaresultaat
Uitreiken getuigschrift studieresultaat beoordeeld
Beoordelen minor resultaat minor resultaat beoordeeld
Bepalen certificaat waardering
cursus resultaat beoordeeld
Evalueren onderwijs getuigschrift uitgereikt
Ondersteunen communicatie en marketing
