Dienstverleningscentrum voor personen met verstandelijke beperkingen vzw Leernsesteenweg Deinze

Jaarverslag 2014

Ondernemingsnummer: 0418832835 Erkend en gesubsidieerd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

Dienstverleningscentrum voor personen met verstandelijke beperkingen vzw Leernsesteenweg 53 - 9800 Deinze Tel. 09 387 77 11 - Fax 09 387 77 00 - [email protected] - www.dvcheilighart.be

2

Voorwoord Mei is al begonnen wanneer we dit jaarverslag de wereld insturen. Voor u ligt het 31 ste jaarverslag van DVC Heilig Hart. Het is een bundeling van vele cijfers, tendensen, grafieken, beleidskeuzes en evaluerende gedachten uit het voorbije kalenderjaar. Januari 2014 gaat de geschiedenis in als het moment waarop we MFC (Multi Functioneel Centrum) en FAM (Flexibel Aanbod Meerderjarigen) werden. De daarbij horende nieuwe termen worden ons meer en meer vertrouwd. Zelf voeren we ook een nieuwe term in. U zal het snel merken als u dit jaarverslag opent. We schrappen de termen bewoners en gebruikers uit onze woordenlijst. Het tijdperk van de zorgvragers is aangebroken. Het was een jaar van grote en kleine projecten, realisaties en evenementen. De werken aan de Leernsesteenweg, het benefietconcert met de Koninklijke Muziekkapel van de Gidsen in de Bijloke, Bachte in de wei, het WK voetbal en nog zoveel meer. We blikken ook vooruit en bereiden ons grondig voor op de ingebruikname van de nieuwe site op Dageraad. We mikken op de zomer van 2016 om 4 leefgroepen de oversteek te laten maken. Oprechte dank aan allen die meehelpen aan en in de zorg: alle medewerkers van het DVC Heilig Hart en de B.O.-school Ter Leie, de Raad van Bestuur, de zorgvragersraad, de Congregatie van de Zusters van de Heilige Vincentius van Deinze, het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, het grote netwerk van samenwerkende diensten, de vrijwilligers, de sponsors… Geachte lezer, ik nodig u uit om dit jaarverslag met interesse door te nemen.

Van harte

Leen De Vos stafmedewerker informatie

3

4

COLOFON

REDACTIE André De Decker – Els Vanbosseghem - Leen De Vos

WERKTEN MEE AAN HET TOT STAND KOMEN VAN DIT JAARVERSLAG Martine De Gryse – Cecile Vandewalle - Herwig Van Hamme – Kurt Desmet – Leen D’Haeyer – Karine Haerinck - Karel Duchatelet – Mireille Follens - Vera Lootens – An Poffyn – Patricia Coussement - Regina Duvilliers - Philippe Sonck – Trees Hugelier – Ria Vercamer – Hilde Vereecken – Theo Verwaeren – Marleen Campe - Caroline De Coster – Filip Desmet – Gerrit Floré - de sportdienst - het sociaal-administratief loket.

5

6

INHOUDSTAFEL

8

VOORWOORD ZORGVRAAG Populatie Leeftijd Woonplaats Zorgafhankelijkheid Mentale handicap Zindelijkheid Verplaatsingsmogelijkheden Voeding Epilepsie Zorgvraaggrootte

13 14 15 17 19 21 23 25 27 28

ZORGPROCESSEN Bewegingen binnen leefgroepen 35 Doelgroep zorgvragers met gedragsproblemen 38 Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan Coördinatie rond een individu 39 Therapieën en activiteiten 40 Animatie en vrije tijd 43 Op vakantie gaan 44 Medische zorg 46 Pastoraal en ethiek 49 Leefgroepensamenstelling 51 Vrijheidsbeperkende maatregelen 52 Veiligheid 54 Visie op nachtzorg 56 Organiseren van het collectief overleg met de zorgvragers 57 Tevredenheid van zorgvragers 58 Afhandelen klachten van zorgvragers 53 Preventie van mishandelingen van zorgvragers op fysiek, psychisch en seksueel vlak 61 PERSONEEL Cijfers en grafieken Continu leren Zachte comfortmethode Een nieuwe manier van introduceren Agressiecoach Proefproject: assistent-diensthoofd pedagogiek Overstap naar de nieuwe dageraad Leefgroeporganisatie Duurzaam personeelsbeleid Vragen voor 45-plussers Vrijwilligers Stagiairs Veiligheid Melding aan vertrouwenspersonen Ondernemingsraad en Comité Preventie en Bescherming

65 68 71 72 73 74 75 77 78 79 80 81 85 87 88

9

ORGANISATIE EN ECONOMIE Beheersovereenkomsten in de plaats van erkenningen Organisatiestructuur Netwerken Managementraden Logistiek Administratie Technische dienst Evalueren van ingezette middelen

93 94 94 98 100 108 110 112

FINANCIEN Globale financiële toestand en perspectief Elektriciteit Warmte productie Waterverbruik Het wagenpark

117 119 120 121 122

KWALITEITSZORG Kwaliteitshandboek Zelfevaluatie

127 130

BIJLAGE Lijst van verwijzingen naar andere documenten

139

10

Zorgvraag

ZORGVRAAG Populatie Leeftijd Woonplaats Zorgafhankelijkheid Mentale handicap Zindelijkheid Verplaatsingsmogelijkheden Voeding Ernstig probleemgedrag Epilepsie Zorgvraaggrootte

11

Zorgvraag

12

Zorgvraag

POPULATIE

POPULATIE 11 165 188

MFC

FAM

Andere

In totaal spreken we over 364 mensen die in 2014 een vorm van ondersteuning gevraagd hebben aan het DVC Heilig Hart.

In een eerste deel maken we een portret van onze zorgvragers. We onderscheiden drie grote groepen: Multifunctioneel Centrum (MFC), Flexibel Aanbod Meerderjarigen (FAM) en Andere (Externen via BO-school Ter Leie, PAB, en Rechtstreeks Toegankelijke Hulp (RTH)). Je krijgt in dit deel een beschrijving van de leeftijd, de afstand woonplaats-DVC, de zorgafhankelijkheid, de mentale handicap, de zindelijkheid, de verplaatsingsmogelijkheden, continentie, voeding en epilepsie. In een tweede deel beschrijven we het administratief statuut van de zorgvrager. Per stelsel onderscheiden we drie groepen: grote zorgvraag, middelgrote zorgvraag en kleine zorgvraag. Daarnaast brengen we ook per zorgvraaggrootte het aantal verblijven, het aantal dagopvangen en het aantal begeleidingen in beeld.

13

Zorgvraag

LEEFTIJD De leeftijden van het MFC tellen we per jaar. Voor het FAM maken we leeftijdscategorieën van vijf jaar.

De van het jaar

MFC Leeftijdsspreiding 12 11 10

10

10

10

10

9

9

9

9

8

8

9 8

gemiddelde leeftijd de zorgvragers uit MFC bedraagt 12 en bijna 3 maand.

8

8

Aantal

7

6 5

5

5

4

4

4 3

3

2 1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Leeftijd

FAM Leeftijdsspreiding

De gemiddelde leeftijd bij de volwassenen bedraagt 38 jaar en 9 maand. Het hoogste aantal volwassen zorgvragers tellen we in de leeftijdscategorie 36 tot 45 jaar.

50 50 45 40 34

35 28

30

Aantal

26 25 20

19

18

15

10 5 5

4 2

1

1

66-70

71-75

0

21-25

26-30

31-35

36-40

41-45

46-50

51-55

56-60

61-65

Leeftijd

Bij de overige zorgvragers tellen we 7 kinderen en 4 volwassenen (vanaf 21 jaar).

14

Zorgvraag

WOONPLAATS We onderscheiden vijf groepen:

MEER DAN 50 KM Het domicilieadres van de zorgvrager is volgens routeplanner meer dan 50 km van het Heilig Hart verwijderd. VAN 40 t/m 50 KM Het domicilieadres van de zorgvragers is volgens routeplanner van 40 t/m 50 km van het Heilig Hart verwijderd. VAN 30 t/m 39 KM Het domicilieadres van de zorgvragers is volgens routeplanner van 30 t/m 39 km van het Heilig Hart verwijderd. VAN 20 t/m 29 KM Het domicilieadres van de zorgvragers is volgens routeplanner van 20 t/m 29 km van het Heilig Hart verwijderd. MINDER DAN 20 KM De zorgvrager heeft volgens routeplanner een domicilieadres binnen de 20 km.

We zien een goede evolutie in het aantal MFC-zorgvragers dat dichterbij woont.

15

Zorgvraag

33,94% van de kinderen van het MFC woont binnen een straal van 20 km. 13,94% woont verder dan 50 kilometer.

29,79% van de volwassenen woont binnen een straal van 20 km. 20,74% woont verder dan 50 kilometer.

Bijna de helft van de zorgvragers woont 20 tot 29 km van ons centrum verwijderd. 18,18% woont tussen de 30 en 39 km verwijderd.

16

Zorgvraag

ZORGAFHANKELIJKHEID De mate waarin kinderen of volwassenen hulp nodig hebben bij het eten, zich aankleden, communiceren, stappen, van het toilet gebruik maken … noemt men zorgafhankelijkheid. Deze zorgafhankelijkheid is niet voor iedereen gelijk. De schaal Guy Vanden Boer is een eenvoudig instrument dat de mate van zorgafhankelijkheid meet. De schaal verdeelt personen in zes zorgcategorieën. Zorgcategorie 1 vertoont de hoogste mate van zorgafhankelijkheid, de persoon heeft hier het meeste hulp nodig. Binnen deze zorgcategorie zijn er personen die nood hebben aan extra ondersteuning. Daarom is er een zorgcategorie 0 gecreëerd. Zorgcategorie 5 vertoont de laagste zorgafhankelijkheid en heeft heel wat minder of geen hulp nodig.

17

Zorgvraag

55,76% heeft de grootste mate van zorgafhankelijkheid (zorggroep 0 + 1) en is hier duidelijk de grootste groep. We tellen geen kinderen met de kleinste mate van zorgafhankelijkheid.

De zorgafhankelijkheid bij de volwassenen is lager dan bij de kinderen.

36,36% is niet bepaald. Dit maakt het moeilijk uitspraken te doen over de verdeling.

18

Zorgvraag

MENTALE HANDICAP Wanneer we onze populatie indelen volgens de ernst van mentale handicap, onderscheiden we drie categorieën. Hierbij houden we ons aan de afspraken van de American Association of Mental Deficiency.

Matig mentaal gehandicapt: Ernstig mentaal gehandicapt: Diep mentaal gehandicapt:

IQ 35-40 = Mentale leeftijd 5-8 jaar IQ 20-34 = Mentale leeftijd 3-5 jaar IQ 0-19 = Mentale leeftijd 0-3 jaar

19

Zorgvraag

52,73% van de kinderen heeft een diep mentale handicap. 15,15% heeft een matig mentale handicap.

Meer dan 2/3de van de volwassenenpopulatie heeft een diep mentale handicap.

45,45% is niet bepaald. Dit maakt het moeilijk uitspraken te doen over de verdeling.

20

Zorgvraag

ZINDELIJKHEID In de Katz-schaal onderscheiden we vier groepen:

Groep Groep Groep Groep

1: 2: 3: 4:

Continent voor urine en faeces Accidenteel incontinent voor urine of faeces Incontinent voor urine Incontinent voor urine en faeces

.

21

Zorgvraag

Slechts 14% van de kinderen is volledig zindelijk.

Slechts 6% van de volwassenen is zindelijk.

90,91% is niet bepaald. Dit maakt het moeilijk uitspraken te doen over de verdeling.

22

Zorgvraag

VERPLAATSINGSMOGELIJKHEDEN In de Katz-schaal onderscheiden we vier groepen:

Groep 1: Kan zelfstandig opstaan en zich zonder enige hulp verplaatsen Groep 2: Kan zelfstandig in en uit de stoel of bed maar gebruikt mechanische hulpmiddelen om zich zelfstandig te verplaatsen (krukken, rolstoel) Groep 3: Heeft volstrekt hulp van derden nodig om op te staan en zich te verplaatsen Groep 4: Is bedlegerig of zit in rolstoel en is volledig afhankelijk om zich te verplaatsen

.

23

Zorgvraag

61,21% is volstrekt van anderen afhankelijk om zich te verplaatsen. Iets minder dan 1/4de van de kinderen is ambulant.

De groep volwassenen die zelfstandig kan stappen en de groep die bedlegerig is, zijn de grootste groepen.

90,91% is niet bepaald. Dit maakt het moeilijk uitspraken te doen over de verdeling.

24

Zorgvraag

VOEDING We onderscheiden zes groepen:

ZELFSTANDIG Mits toezicht van de begeleiders kunnen de zorgvragers zelfstandig eten. GEVOED De zorgvragers krijgen de voeding door leefgroep personeel toegediend met een lepel of vork. Heel dikwijls is de voeding gemixt omwille van niet kauwen. GEVOED + GASTRO De zorgvragers kunnen vaste voeding opnemen maar verslikken zich bij het drinken. Vocht wordt toegediend via de gastrostomie of buiksonde. Tijdens verzwakte perioden kunnen de zorgvragers ook voeding via de buiksonde krijgen. ZELFSTANDIG + GASTRO De zorgvragers kunnen zelfstandig eten, maar krijgen vocht of calorieën via sondevoeding omwille van slechte voedingstoestand of verslikken in vocht. NASOGASTRISCHE SONDE De zorgvragers krijgen voeding via een neussonde. Dit kan tijdelijk zijn of definitief. GASTROSTOMIE De zorgvragers krijgen voeding en vocht volledig via een buiksonde.

25

Zorgvraag

26,06% van de kinderen kan zelfstandig eten. Iets meer dan 1/3de van de kinderen moet zijn voeding individueel toegediend krijgen. 27,88% krijgt voeding via een gastrostomie.

39,36% van de groep volwassenen kan zelfstandig eten. De leefgroepbegeleiders moeten bij 21,91% de voeding individueel toedienen. Iets minder dan 1/5de krijgt vloeibare voeding via een gastrostomie.

45,45% van de zorgvragers krijgt voeding individueel toegediend. 27,27% kan zelfstandig eten. 9,09% is niet bepaald.

26

Zorgvraag

EPILEPSIE Ongeveer 70% van de kinderen en volwassenen hebben één of andere vorm van epilepsie.

27

Zorgvraag

ZORGVRAAGGROOTTE In dit deel beschrijven we het administratief statuut van de zorgvrager. Per stelsel onderscheiden we drie groepen: grote zorgvraag, middelgrote zorgvraag en kleine zorgvraag. Om de zorgvraaggrootte te bepalen kennen we punten toe aan verblijf (1 punt), dagopvang (0,5 punt) en mobiele begeleiding (1 punt) per twee weken.   

Grote zorgvraag: 10 punten of meer per twee weken Middelgrote zorgvraag: 5 tot 10 punten per twee weken Kleine zorgvraag: minder dan 5 punten per twee weken

Daarnaast brengen we ook een grafiek in beeld die het aantal verblijven, het aantal keer dagopvang met verblijf, het aantal keer dagopvang zonder verblijf en het aantal mobiele begeleidingen weergeeft. Dagopvang met verblijf: de zorgvrager krijgt opvang en is op die dag blijven slapen. Dagopvang zonder verblijf: de zorgvrager krijgt opvang maar zal niet blijven slapen.

28

Zorgvraag

Meer dan 2/3de van de MFC-zorgvragers stelt een grote zorgvraag.

Bijna alle FAM-zorgvragers stellen een grote zorgvraag.

De overige zorgvragers stellen ofwel een grote zorgvraag, ofwel een kleine zorgvraag en iets minder een middelgrote zorgvraag.

29

Zorgvraag

In 2014 tellen we 93.618 verblijven, 95.214 keer dagopvang met verblijf, 6.284 keer dagopvang zonder verblijf en 243 mobiele begeleidingen.

30

Zorgvraag

DE ZORGVRAAG KUNNEN WE ALS VOLGT SAMENVATTEN MULTIFUNCTIONEEL CENTRUM 50% Zorggroep 1

49,70%

Diep mentaal

52,73%

Onzindelijk

73,33%

Volledig afhank verplaatsen Gevoed

49,09%

35,15% Gastrostomie

27,88%

Epilepsie Gedrag categorie 0

70,30% 42,42% Cat 2

18,79%

De kinderen vertonen voornamelijk de hoogste mate van zorgafhankelijkheid en hebben een diep mentale handicap. De meerderheid is niet zindelijk. De helft is volledig afhankelijk op vlak van verplaatsing. Ze hebben veelal hulp nodig bij voeding of moeten in tweede instantie voeding krijgen via een maagsonde. Een meerderheid van de kinderen heeft epilepsie.

FLEXIBEL AANBOD MEERDERJARIGEN 50% Zorggroep 1

43,62%

Zorggroep 3

Diep mentaal

65,43%

Onzindelijk

68,83%

Volledig afhank verplaatsen Zelfstandig eten

39,36%

46,81%Ambulant Gevoed

Epilepsie Gedrag categorie 0

19,68%

28,72% 31,91%

69,15% 38,83% Cat 2

23,40%

De volwassenen vertonen een hoge mate van zorgafhankelijkheid en hebben een diep mentale handicap. Ze zijn meestal niet zindelijk. Wat betreft verplaatsingen zijn beide uitersten aanwezig: bijna de helft is totaal afhankelijk, iets meer dan 1/4 de is nog ambulant. Ze kunnen onder toezicht zelfstandig eten of hebben er in tweede instantie hulp voor nodig.

31

Zorgvraag

32

Zorgprocessen

ZORGPROCESSEN Bewegingen binnen leefgroepen Doelgroep zorgvragers met gedragsproblemen Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan Coördinatie rond een individu Therapieën en activiteiten Animatie en vrijetijd Op vakantie gaan Medische zorg Pastoraal en ethiek

Leefgroepensamenstelling Vrijheidsbeperkende maatregelen Veiligheid Visie op nachtzorg Organiseren van het collectief overleg met de zorgvragers Tevredenheid van zorgvragers Afhandelen klachten van zorgvragers Preventie van mishandelingen van zorgvragers op fysiek, psychisch en seksueel vlak

33

Zorgprocessen

34

Zorgprocessen

BEWEGINGEN BINNEN LEEFGROEPEN Vanaf 2014 hebben we zowel voor de minderjarige zorg als voor de meerderjarige zorg een beheersovereenkomst met het VAPH als multifunctioneel centrum (MFC) en flexibel aanbod meerderjarige zorg (FAM). In tegenstelling tot vorige jaren spreken we niet meer van voltijdse- en halftijdse dienstverlening. Voortaan wordt de telling gemaakt in contracten die we met zorgvragers afsluiten. Dit betekent dat we met elke zorgvrager slechts één begeleidingsovereenkomst hebben waarvan het ondersteuningsaanbod een combinatie kan zijn van verschillende mogelijkheden. Hoewel we al jaren zeer flexibel waren in ons aanbod, is er toch enige aanpassing nodig in het gebruik van nieuwe terminologie. Zeker omdat de terminologie niet identiek is voor MFC en FAM. Zo spreken we bij FAM van ‘woonondersteuning’ en bij MFC van ‘verblijf’. Voor de medewerkers die in de directe zorg staan is er niet zo veel gewijzigd ten opzichte van de voorgaande jaren. Ook in het verleden boden we kortdurende ondersteuning onder de vorm van logeren, kortopvang of bij noodsituaties. Nieuw is wel dat we weekend- en vakantieopvang kunnen bieden in dagopvang. We laten in eerste instantie de cijfers spreken. In de tabel zien we in- en uitgaande bewegingen van zorgvragers, doorheen alle zorgvormen en dat per leefgroep. WOONONDERSTEUNING EN VERBLIJF

Aantal zorgvragers 31.12.2013

Nieuwe opname in 2014

VAN andere groep

NAAR andere groep

Akiz

10

10

Amethist

8

8

Aquamarijn

10

10

Cirkel

9

9

Clavecimbel

8

Contrabas

8

Dageraad Groen Dageraad Rood

12

Diabolo

8

Domino

4

Harp

8

8

Hoorn

8

8

Kazoo

8

Klavier

7

Labyrint

10

10

Lier

10

10

Meccano

10

Mikado

7

Overlijden

-1

Overplaatsing

-1

1

Aantal zorgvragers 31.12.2014

6 9

1

-1

12

12 12

1

-1

2

8 -1

-1 1

1

7 8

-1 1

5

10 8

35

Zorgprocessen Mozaïek

10

10

Opaal

8

8

Piramide

7

Prisma

6

Puzzel

9

9

Saffier

9

9

Schakel

7

7

Sjabloon

9

Skoebidoe

9

Sprankel

10

Tandem

8

1

-1

8

Tangram

9

1

-1

9

Toermalijn

10

Topaas

9

Triangel

9

Windroos

8

TOTAAL

294

1 5

8

1

-1

1

-1

-1

-1

1

9

-1

9 10

1

-1

10

-1

8 9

1

-1

8 298

Dagopvang zonder verblijf

Aantal Nieuwe zorgvragers opname 31.12.2013 in 2014

De Oever

8

5

-3

’t Kroos

10

3

-2

’t Riet

11

1

BESCHERMD WONEN

Aantal zorgvragers 31.12.2013

VAN andere groep

3

Nieuwe opname in 2014

NAAR andere groep

Overlijden

-1

NAAR andere groep

-2

Overlijden

Overplaatsing

Aantal zorgvragers 31.12.2013 3

12

Aantal zorgvragers 31.12.2014 3

Nieuwe opname in 2014

VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing

2

WORKSHOP

9 11

-1

VAN andere groep

Aantal Overzorgvragers plaatsing 31.12.2014

3

Aantal AMBULANTE zorgvragers BEGELEIDING 31.12.2013

9

Aantal zorgvragers 31.12.2014 2

Nieuwe opname in 2014

VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing

Aantal zorgvragers 31.12.2014 3

36

Zorgprocessen De verschillen van jaar tot jaar zijn beperkt. De meeste groepen zijn vrij stabiel. Verschuivingen zijn doorgaans het gevolg van een overlijden of het vertrek op het einde van de lagere school. De groepssamenstelling binnen de groepen die dagopvang zonder verblijf aanbieden is grondig aangepakt omwille van de nieuwe opnames.

LOGEREN/ KORTDURENDE ONDERSTEUNING We spreken niet langer van logeren. De logeerfunctie is opgenomen in onze beheersovereenkomst met het VAPH. Vroeger maakten heel wat semi-internen gebruik van deze formule. Indien een zorgvrager met wie een overeenkomst bestaat voor dagopvang, een overnachting aanvraagt, dan registreren we dit als verblijf. We krijgen ook vragen om zorg in te kopen met PAB. We hebben 3 zorgvragers die regelmatig bij ons verblijven, met 1 zorgvrager hebben we een overeenkomst op weekbasis. In 2014 hebben we 1 noodsituatie opgevangen. Eén persoon is bij ons kort komen verblijven.

37

Zorgprocessen

DOELGROEP ZORGVRAGERS MET GEDRAGSPROBLEMEN Binnen onze voorziening profileren we deze doelgroep omdat ze een specifieke ondersteuning vragen. Om die groep op een controleerbare manier te bepalen gebruiken we het Consensusprotocol Ernstig Probleemgedrag (CEP) samen met een consensusbespreking tussen alle ondersteuningscoördinatoren. We definiëren een doelgroep met extra ondersteuningsnoden, enkel als een zorgvrager in consensus het ernstniveau 3 of 4 krijgt. In totaal gaat het om 55 zorgvragers in categorie 3 en 32 zorgvragers in categorie 4.

38

Zorgprocessen

OPSTELLEN, UITVOEREN, EVALUEREN EN BIJSTUREN VAN HET INDIVIDUEEL ONDERSTEUNINGSPLAN COORDINATIE ROND EEN INDIVIDU Elke zorgvrager heeft een ondersteuningscoördinator. Deze persoon coördineert de totale zorg van de zorgvrager. Daartoe onderhoudt hij veelvuldige contacten met de directe zorgverleners. Tevens is hij het aanspreekpunt voor de ouder wat de zorg voor diens kind betreft. De planning en het beheer van de ondersteuningsplanbesprekingen zijn de verantwoordelijkheid van de ondersteuningscoördinator. Jaarlijks heeft hij er een aantal te doen. Om hem daarbij te helpen maakt de ondersteuningscoördinator gebruik van een informaticaprogramma. Een overzicht van de afgewerkte ondersteuningsplannen over de laatste vier jaar: 2011 93

2012 118

2013 109

2014 110

Volgens onze procedure krijgt elke zorgvrager een ondersteuningsplanbespreking minimaal om de drie jaar en elke nieuwe zorgvrager na 6 maand. In 2014 zijn er 110 besprekingen doorgegaan waarvan:  91 te plannen volgens de procedure plannen, evalueren en bijsturen  23 na beslissing van OC  3 waarvan de afgesproken termijn niet is gehaald  1 uitgesteld op vraag van de wettelijke vertegenwoordiger Om goed op schema te blijven is het wenselijk om een jaargemiddelde van 115 ondersteuningsplannen te halen. Net als vorig jaar halen we dit niet. Extra inspanningen zijn nodig om het jaargemiddelde van het aantal ondersteuningsplanbesprekingen te halen.

39

Zorgprocessen

THERAPIEEN EN ACTIVITEITEN MIDDELENVERDELING De huidige toekenning van de middelen (ergo, logo, activiteitenbegeleiding) verloopt vlot.

ACTIVITEITENAANBOD Een ploeg van activiteitenbegeleiders staat in voor een dagbestedingsprogramma voor 218 niet-schoolgaande zorgvragers. De nieuwe verdeling zit goed. Er is duidelijkheid omtrent hoeveel tijd een zorgvrager kan krijgen en het is ook duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke zorgvrager. Kinderen die naar school gaan vallen onder de verantwoordelijkheid van de leerkracht. In 2014 werd er een tweede klas georganiseerd binnen het DVC, dichtbij de leefgroepen. Dit maakt het schoolgaan voor onze kinderen die de nodige zorgen dichtbij nodig hebben haalbaar. Een activiteitenlokaal werd hiervoor omgebouwd tot klas. De Golfbreker en de Siësta blijven bijzondere activiteitengroepen. De toekomstige nieuwe Dageraad zal hierin verandering brengen.

DE WORKSHOP Het volledig loskoppelen van de verdeling van de middelen van de workshop heeft heel wat duidelijkheid gebracht. Zorgvragers uit alle hoeken van ons DVC alsook onze zorgvragers van buitenaf vinden er hun plaats. Een vast team van workshopbegeleiders staat in voor de opvolging van deze zorgvragers in deze werksetting. Verschillende zorgvragers blijven er ook over de middag eten, krijgen een rustmoment aangeboden en gaan vervolgens weer aan het werk. Inhoudelijk laat de crisis zich verder voelen. We merken dat we minder opdrachten krijgen die aansluiten bij de mogelijkheden van de zorgvragers. Het blijft ook een uitdaging om bezoekers aan te trekken naar de winkel in de Ramstraat in Deinze. De nieuwe folder komt eraan alsook de eigen website waarop de producten zullen aangeboden worden. Via deze weg zullen ook bestellingen in de toekomst kunnen geplaatst worden.

40

Zorgprocessen

THERAPEUTISCH AANBOD Dat we een multifunctioneel centrum (MFC) geworden zijn, heeft een aantal niet onaardige effecten. Het DVC Heilig Hart heeft een nauwe samenwerking met de school Ter Leie. Steeds is gekozen voor een geïntegreerde werking ook op het vlak van therapie. Het inzetten van therapeutische middelen was geregeld door het Protocol Steyaert-Coens. Dit protocol is opgezegd op het ogenblik dat wij een MFC werden. Concreet betekent dit dat de school vanaf het schooljaar 2014 – 2015 extra personele middelen mag inzetten. Voor de school Ter Leie komt dit neer op ongeveer 4 voltijdse functies. Het op school bijkomen van ergotherapeuten heeft ervoor gezorgd dat wij in onze middelenverdeling bij de ergotherapeuten ademruimte gekregen hebben. Concreet is dit vooral merkbaar in het “rugzakje ergotherapietijd per leefgroep“ dat is toegenomen. Vooral voor de volwassengroepen maakt dit een verschil. Hierdoor is het haalbaar geworden om de opdracht vanuit ergonomie meer op te nemen. De functie van hulpmiddelencoördinator die opgenomen wordt door 2 ergotherapeuten werd geëvalueerd en als heel positief bevonden. In ons DVC zijn deze twee therapeuten heel duidelijk aanwezig en gekend. Het is ook duidelijk waarvoor zij kunnen aangesproken worden en ze zijn vlot bereikbaar. Op vlak van logopedie zien we het aantal voedingsvragen toenemen. Het ouder worden van onze zorgvragers speelt hierin een grote rol. Het urenpakket hieromtrent proberen we goed op te volgen en indien nodig aan te passen. Meer en meer worden we geconfronteerd met voedingsvragen die niet altijd een afgestemd antwoord krijgen. Hiervoor dienen we een instellingsdoel in, namelijk het opstellen van een voedingsprotocol.

DIENST SPORT EN BEWEGING We bieden een waaier van bewegingsactiviteiten aan, afgestemd op zoveel mogelijk doelgroepen. We werken voor de volledige instelling. Bij alle activiteiten staat het bewegen op zich en er plezier aan beleven centraal. Het doel is de algemene mobiliteit en de conditie op peil te houden. De activiteiten worden jaarlijks aangepast en bijgestuurd op vraag van de ondersteuningscoördinatoren. Op die basis stelt de dienst sport en beweging een uitgebreid en gevarieerd programma voor waarop men kan inschrijven. Voor de uitvoering van de activiteiten zorgen we voor een deel zelf, maar veelal doen we beroep op interne partners zoals activiteitenbegeleiders, leefgroepbegeleiders en therapeuten. We streven naar een vast bewegingsmoment in het programma dat de partners voor de zorgvragers organiseren. We werken ook met externe partners voor de organisatie van het zwemmen, paardrijden en de fitness. Regelmatig tref je ons in de Palaestra. Er zijn wekelijks gemiddeld 7 verschillende zwemmomenten. In het water bloeien veel zorgvragers open. We kunnen er dingen bereiken die we op geen enkele andere manier kunnen verwezenlijken. Het paardrijden is een totaalpakket van stimulatie van motoriek, contact met het paard en plezier.

41

Zorgprocessen Ondertussen stelden we op diverse locaties binnen- en buitenshuis het boek ‘Bewogen Bewegen’ voor door middel van vormingen/workshops. We bereikten hiermee al meer dan 500 mensen. ‘Bewogen Bewegen’ wordt algemeen zeer positief onthaald en de eerste reacties uit Frankrijk zijn een feit. We gaan met het DVC niet meer naar de Special Olympics. De wedstrijdformule is te kort om de kosten door verre verplaatsingen te verantwoorden. We kiezen om een paar keer per jaar aan te sluiten bij G-wedstrijden zwemmen en atletiek. Zorgvragers en supporters blijven op post. 2014 is ook het jaar van het in gebruik nemen van de eerste met electro-motor aangedreven fiets. Met zorg is de ingebruikstelling opgemaakt en elke bestuurder legt een praktische proef af voor hij met een zorgvrager de baan op mag.

42

Zorgprocessen

ANIMATIE EN VRIJE TIJD We hebben een duidelijke visie op animatie en vrije tijd en de medewerkers van het pedagogisch werkveld hebben er hun betrokkenheid in. De uitwerking van gevarieerde activiteiten toont de deskundigheid en ervaring van de animatieteams. Daar waar de werking veranderd is, zijn er bijsturingen gebeurd. De workshop werkt niet meer mee in het animatiebeleid. Hun werking staat volledig apart. We merken dat er minder uitvoerders nodig zijn bij de meeste animatieactiviteiten. Medewerkers die +55 jaar zijn ( met meer afwezigheidsdagen ) blijven enkel in de muziekweek meewerken. Nieuwe therapeuten of activiteitenbegeleiders krijgen een introductie over het animatiebeleid van hun leidinggevende of van de stafmedewerker animatie. Elektronisch inschrijven via het inschrijvingsbord is ingeburgerd voor alle animatieactiviteiten. Voor de muziekweek en de zomervakantie maken we hier nog een uitzondering op en hanteren we inschrijvingslijsten op papier. Tijdens de 34ste muziekweek bieden we de leefgroepen in de vooravond een rondreizend atelier. Daarnaast behouden we het aanbod van de toonzetters en 4 ateliers. In juni spelen we in op de actualiteit van het WK voetbal in Brazilië. Leefgroepen trekken de naam van een land. Ze versieren hun voordeur met de typische kleuren of vlag van hun voetbalploeg. Om te knutselen vinden velen de weg naar de animatiedienst. Het creamateriaal wordt ineens veel meer uitgeleend. De wegenwerken aan de Leernsesteenweg zijn in volle gang. We besluiten om in de zomer minder op stap te gaan in de omgeving. Dropping en uitstappen met de bus gaan niet door. De sneukeltoer vindt plaats op onze eigen terreinen. Een 3de editie van “Bachte in de wei” gaat door. Ook hier spelen de weergoden hun rol. Voor de zekerheid besluiten we om op het terrein naast de cafetaria het hoofdpodium op te zetten. Een andere sfeer, maar even goed een succesvolle editie. We kijken uit naar de verfraaiing van de polyvalente zaal. Dit zal zeker zorgen voor een sfeervol kader en een gesofisticeerd aanbod van muziek en licht.

43

Zorgprocessen

OP VAKANTIE GAAN Het dagelijkse eens achter zich laten, blijft voor veel leefgroepen belangrijk. Begeleiders zijn bereid om daar een extra inspanning voor te leveren.

OP KAMP MET DE LEEFGROEP 27 leefgroepen trekken een weekje op vakantie richting zee. 23 groepen kiezen voor Villa Vincent in De Haan, 4 groepen maken de kust onveilig in Koksijde (1), Oostende (2) en Middelkerke (1). 9 groepen zoeken andere contreien. Limburg (5) blijft een populaire bestemming. Eentje gaat zelfs de grens over naar Nederland. De overige zoeken het wat dichter bij huis. Het aantal kampdagen blijft ongeveer gelijk. We tellen 1022 kampdagen, wat een lichte daling van 8 kampdagen betekent t.o.v. 2013. 226 zorgvragers genieten één of meerdere dagen van een prachtige vakantie. In 2013 waren dat er 231. De begeleiding van de vakantie is in handen van 207 professionele begeleiders, ondersteund door 26 vrijwilligers. De personeelsinvestering blijft op hetzelfde niveau van 2013. Net als de voorgaande jaren trekt het semi internaat terug naar Maasmechelen. Ook dit jaar is er een kamp waar kinderen uit verschillende leefgroepen samen met hun familie aan deelnemen. Samen en toch apart op vakantie is een formule die aanslaat.

EXTERNE KAMPORGANISATIES We krijgen een lichte stijging van het aantal deelnemers bij de vakanties die georganiseerd worden door derden: Organisatie

2012

2013

2014

CM

15

14

20

Ziekenzorg

4

1

2

Liberale Mutualiteit

2

2

2

Zonnebloemkamp

2

2

2

Hartekamp

0

2

2

Totaal

23

21

28

De deelnemers aan de vakanties van de liberale mutualiteit, het Zonnebloemkamp en Hartekamp blijven dezelfde. De leeftijd van de CM vakantiedeelnemers is als volgt verdeeld :  5 kinderen -15 jaar  12 jongeren tussen de 15 jaar en de 20 jaar  3 jongeren + 20 jaar

44

Zorgprocessen Zorgvragers van +25 jaar beëindigen hun deelname aan CM kamp. Er is bijgevolg een toename van kandidaten voor een Ziekenzorgvakantie. We bewaken hoe we de kansen voor deelname kunnen vergroten. We laten Ziekenzorg weten wie van onze kandidaten prioriteit mag krijgen, zodanig dat een tweejaarlijkse deelname voor iedereen mogelijk blijft.

45

Zorgprocessen

MEDISCHE ZORG Op de medische dienst verenigen we een algemene en specialistische medische en verpleegkundige gezondheidsopvolging. De samenwerking tussen artsen en verpleegkundigen garandeert een gemeenschappelijke basis voor aandachtspunten die belangrijk zijn voor de gezondheidszorg van onze zorgvragers. We stellen vast dat bij oudere zorgvragers de gezondheidstoestand brozer wordt. We verkennen met de begeleidende ondersteuningscoördinatoren hoe vroegtijdige zorgplanning kan ingevoerd worden. We besteden blijvend veel aandacht aan de begeleiding van studenten verpleging om op die manier potentiële werkkrachten te recruteren voor onze dienstverlening.

MEDICATIEDISTRIBUTIE In 2014 ronden we de fractionering van medicatie voor alle leefgroepen af. Per zorgvrager wordt de belangrijkste medicatie in pilvorm en per toedieningsmoment in zakjes verpakt. De externe apotheek levert deze rechtstreeks op de leefgroep. We moeten blijvend zeer veel aandacht besteden aan medicatie die wordt afgebouwd of bijgestart. Verdere optimalisering van het programma wordt uitgewerkt.

TOEDIENINGSLIJST MEDICATIE Medicatie is essentieel in de behandeling van fysische en psychische problemen bij de zorgvrager. Het juist toedienen is een voorwaarde tot het ondersteunen van hun gezondheid en comfort en het beperken van complicaties. We starten met digitale toedieningslijsten op tablet. Het is een ondersteuningsmiddel en een controlesysteem om de medicatie correct te geven. Zowel het soort medicament, de dosage als de tussentijd. De begeleider die de medicatie klaarmaakt, dient deze toe en vinkt onmiddellijk af bij de toediening op de toedieningslijst.

ZUURSTOFVOORZIENING Dit jaar komen 13 zorgvragers, na zuurstofsaturatiemeting, in aanmerking voor een zuurstofconcentrator. Dit is een stijging met 3 zorgvragers. Hiervoor wordt via de zuurstofconventie en een erkend pneumoloog jaarlijks een aanvraag ingediend om chronische zuurstoftoekenning te verkrijgen. Zuurstofgebruik via de centrale kan enkel bij acute noodzaak en voor een maximale periode van 3 maand.

ARTSENCONSULTATIES IN HET DVC HEILIG HART De meeste consultaties, onderzoeken en behandelingen gebeuren in het DVC Heilig Hart door een team van 14 artsen. De hoofdgeneesheer/kinderneuroloog staat samen met de drie huisartsen en 2 HAIO (huisarts in opleiding) in voor de coördinatie van de algemene geneeskunde en pediatrie. De huisartsen garanderen een telefonische wachtdienst van 24 uur op 24 en kunnen binnen de vier uur komen voor een consult indien nodig.

46

Zorgprocessen De geneesheren-specialisten (revalidatiearts, neuroloog, psychiater, tandarts, orthopedist, oogarts, huidarts, neus-keel-oorarts en gynaecoloog) behandelen de specifieke tot hun domein behorende problemen. Afhankelijk van de noodzaak zijn zij meerdere keren per week, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks aanwezig. De consultaties door de huisartsen blijven ongeveer gelijk. In 2013 waren dit 3813, dit jaar 3790.

VROEGTIJDIGE ZORGPLANNING (VZP) VZP is een planning van de zorgen voor welzijn en gezondheid van een zorgvrager. Het is hierbij de bedoeling na te denken en beslissingen te nemen over toekomstige medische zorg en behandeling. Het biedt de mogelijkheid om in open dialoog de keuzes en wensen in verband met de zorg aan het einde van het leven te bespreken. Dit vraagt een nauwe samenwerking met de arts, de verpleegkundige en de ondersteuningscoördinator van de betrokken zorgvrager. Bij de leefgroepen met volwassen zorgvragers wordt de VZP gestart: 182 ouders en wettelijk vertegenwoordigers worden aangeschreven. 63 familieleden schrijven in voor een gesprek, 40 wensen dit niet. Deze gesprekken zijn gestart voor 19 zorgvragers. De niet correspondenten worden in de loop van komend jaar terug aangeschreven.

DOMINO Domino is een bijzondere leefgroep met 4 specifieke functies.  In leefgroepsverband verblijven er continu vijf zorgvragers met veel medische zorgen.  Er zijn drie bedden ter beschikking voor tijdelijke zorgvragers die acuut ziek zijn of postoperatieve zorgen nodig hebben.  Een gastenkamer maakt het ouders mogelijk om te overnachten bij hun ziek kind.  Wanneer het rustig is op Domino, kunnen de verpleegkundigen ondersteuning bieden op andere leefgroepen. Door het bestaan van Domino kan een ziekenhuisverblijf in tijd beperkt en soms zelfs vermeden worden. De zorgvrager kan dicht bij zijn vertrouwde omgeving herstellen en alle nodige medische en verpleegkundige zorgen genieten zowel overdag als ‘s nachts. In 2014 zijn er 46 opnames van 30 verschillende zorgvragers, wat resulteerde in 562 opnamedagen. Dit is hetzelfde aantal opnamedagen als in 2013. We hadden 9 langdurige opnames variërend tussen 26 en 57 dagen. Er waren 5 opnames van 1 dag, 4 in functie van opvang van een zorgvrager terwijl de leefgroep op uitstap was en 1 opname die leidde tot ziekenhuisopname. We hadden 1 lange opname van een externe zorgvrager van 29 dagen. De verpleegkundigen van Domino hebben voor 214u15 ondersteuning geboden op leefgroepen. Dit varieert door het aantal zorgvragers op Domino en de personeelsbezetting.

47

Zorgprocessen

ONDERSTEUNENDE VERPLEEGKUNDIGE 3 verpleegkundigen, goed voor 2 voltijds equivalenten, ondersteunen leefgroepen waar er een specifieke verzorgingsnood is voor een zorgvrager. Ze verzorgen gemiddeld 3 of 4 zorgvragers tijdens de ochtendzorg. Daarnaast geven ze ook ondersteuning tijdens de laatdiensten en in het weekend. 25 leefgroepen krijgen ondersteuning en ongeveer 30 verschillende zorgvragers worden tijdelijk of blijvend gevolgd. Deze verpleegkundigen worden ook betrokken bij begeleiding van studenten en vorming binnenshuis.

SAMENWERKING MET ZIEKENHUIZEN Het DVC Heilig Hart werkt nauw samen met drie ziekenhuizen: Sint-Vincentius (Deinze), Jan Palfijn (Gent) en het Universitair Ziekenhuis (Gent). In 2014 zijn er 55 meerdaagse opnames, 32 meer dan in 2013. Deze cijfers gelden voor zorgvragers opgenomen in permanent verblijf FAM en MFC. De opnames met een verblijf met minstens 1 overnachting verliepen vooral in het Sint-Vincentiusziekenhuis Deinze (42) en in het UZ Gent (11). De voornaamste redenen van de hospitalisatie zijn gastro-enterologie (12), pneumologie (13), neurologie (14) en nefrologie (3). Er waren 42 dagopnames, wat ongeveer evenveel is als vorig jaar. De dagopnames gebeuren in het Jan Palfijn ziekenhuis (14) en UZ (4) voor wissel van gastrostomiesonde onder sedatie. De overige dagopnames betreffen kleine ingrepen en onderzoeken onder narcose of sedatie die vooral in het Sint-Vincentiusziekenhuis Deinze (8) en het UZ Gent (7) plaats vinden. We telden 320 consultaties bij artsenspecialisten in het ziekenhuis. Dat zijn er 22 minder dan in 2013. Deze gaan voornamelijk door in het nabijgelegen SintVincentiusziekenhuis in Deinze. Röntgenonderzoek om reden van orthopedische- en luchtwegenproblematiek vormen een groot onderdeel van deze consultaties.

48

Zorgprocessen

PASTORAAL EN ETHIEK “Wij kunnen geen wonderen doen, maar streven er wel naar. De grondtonen van dit streven zijn onderling respect en intensieve samenwerking tussen alle medewerkers en de wil om voortdurend te leren. Het wordt gekleurd door open communicatie, betrokkenheid en creativiteit.” Het instellingsdoel ‘zorgzaamheid’ werd verder uitgewerkt in de eerste helft van het jaar. Het hartemintsnoepje was symbool voor de “zorg voor de ander, je collega”. Dat was de focus. Een bladwijzer met daarop kenmerkende eigenschappen voor die zorg diende als geheugensteuntje. In het voorjaar lag het accent op de zorg voor hen die van die zorg afhankelijk zijn. De slogan ‘laat de ander helemaal tevoorschijn komen’ werd concreet vertaald in een voucher voor een verwennamiddag op de boerderij. Alle deelnemers kregen een flesje bodymelk waarmee de zorgvragers nog eens extra konden verwend worden. Tenslotte zetten we nog een actie op rond duurzame zorgzaamheid. Daarin kwam zowel de zorg voor het materiaal als de zorg voor de schepping en het milieu aan bod. Om dit uit te drukken lanceerden we een “eerste veggiemaaltijd” en kwam er een algemene rolstoelpoets. Dit laatste kende grote bijval. Ook de cartoons die in de aanloop naar de acties verschenen, kenden succes. In een apotheose werd de samenhang tussen de vier verschillende elementen aangescherpt door middel van het verzamelen van letters die samen de vier slogans vormden. Het instellingsdoel “de medewerkers van het DVC gedragen zich zorgzaam op alle niveaus” (13.14) werd geëvalueerd. Belangrijkste element was de unanimiteit rond “zorgzaamheid is een beroepshouding en noodzakelijk voor iedereen die hier werkt”. De leden van de werkgroep rondden hun samenwerking zorgzaam af met een gezellige avond. Ondertussen ligt al een nieuw instellingsdoel klaar: een vooronderzoek rond waardecreatie. Omwille van de muziekweek kon dit jaar de lichtmisviering niet doorgaan. De andere pastorale gebeurtenissen vonden wel plaats: de zegening van onze zorgvragers, de posterbeurs en het Heilig Hartfeest. De Vormselviering – alweer schitterend voorbereid door de leerkrachten van de B.O-school – was ook dit jaar weer beklijvend. In september kreeg de startviering voor het begin van het werkjaar een heel bijzondere betekenis. Het was ook een dankviering voor onze drie zusters die tot in mei in onze zorgvoorziening aanwezig waren, maar nu in Deinze hun medezusters vervoegen. Het was niet alleen voor de zusters een bewogen afscheid. Menig personeelslid pinkte een traantje weg. Sinds het begin van onze instelling – we schrijven dan 1922 -waren altijd zusters aanwezig die meteen een duidelijke verwijzing waren naar de diepe inspiratie van waaruit dit werk ontsprong. Het vertrek van de laatste drie zusters laat ons wat verweesd achter en geeft meteen aan ons allen de verantwoordelijkheid om trouw te blijven aan hun spiritualiteit en ze naar vandaag toe te vertalen. Als pastorale dienst wordt dit een belangrijke uitdaging voor de toekomst.

49

Zorgprocessen Een totaal andere viering is de gedachtenisviering die ook dit jaar weer door veel mensen werd bijgewoond. Onder het thema ‘Geborgen voor altijd’ werden naast de vroeger overledenen ook zeven overledenen van het voorbije jaar herdacht. Jammer genoeg kon de pastorale vormingsnamiddag niet doorgaan omdat professor Burggraeve verstek moest laten gaan wegens ziekte. Het Kerstspel gaf een voorsmaakje van de hertaling van een traditioneel christelijk feest naar waarden van waaruit we vandaag de zorg opnemen. In een vaak kille wereld blijft een warm hart en kwalitatieve aandacht voor ‘gekreukelde’ mensen een verwijzing naar Gods mensenliefde. Een pluim hiervoor gaat naar de uitvoerders van het Kerstspel. Veel aandacht ging ook naar het verder uitwerken van ‘het pastoraal atelier’ op vrijdagnamiddag. Opvoedsters zorgen wel eens voor ‘live muziek’, wat een meerwaarde is. We pogen afwisselend auditieve, visuele en tactiele elementen aan bod te laten komen. De ene keer is het eerder basaal gericht, de andere keer meer actief. De laatste werkzaamheden in de Ark – een plaatsje tegenover Oase en net voor Vincentius – zijn eindelijk achter de rug. Deze stille ruimte krijgt stilaan zijn plaats en is onder andere al gebruikt voor het Pastoraal Atelier. De pastoraal medewerker volgde de navorming voor ethisch referenten waar het praktisch ethisch model van Axel Liégeois verfijnd werd. Zaak is om dit door te geven aan onze ondersteuningscoördinatoren en teamhoofden en het mee te nemen in het concrete ethisch denken.

50

Zorgprocessen

LEEFGROEPENSAMENSTELLING (IN HET KADER VAN DE OVERSTEEK NAAR DE CAMPUS DAGERAAD) De bouw op Dageraad is gestart. We mikken op 2016 om met 32 zorgvragers van het DVC heilig Hart 4 nieuwe wooneenheden in gebruik te nemen. Bij een dergelijke verhuis komt heel wat kijken. De ondersteuningscoördinatoren krijgen de opdracht om uit te maken wie de zorgvragers zullen zijn die hun intrek zullen nemen in een nieuwe woonst. Er zijn meerdere vergaderingen gespreid over het jaar doorgegaan om te komen tot een voorstel. Hoewel het slechts gaat om 32 zorgvragers die richting Dageraad verhuizen, zal dit toch een grote impact hebben op iedereen. Vooraleer concrete namen te noemen stellen we een aantal criteria op. Ze dienen als uitgangspunt waarop een vernieuwde groepensamenstelling zal gebaseerd zijn. Wie kan naar Dageraad? Zorgvragers  die beschikken over een nursingticket  van wie de gezondheid relatief stabiel is  die geen uitgesproken gedragsproblematiek hebben De groepsgrootte laten we dalen van 10 naar 9 door een nieuwe groep te vormen. Er komt een herprofilering van de leefgroepen. Vertrouwde begeleiders laten we zoveel mogelijk mee verhuizen. Op 4/02/2014 is er een managementraad met een eerste toelichting. De volgende stap is het aflijnen van de doelgroepen. Ondersteuningscoördinatoren maken van de gelegenheid gebruik om de doelgroepen onder de loep te nemen. Ze komen tot 7 types van woongroepen waarvan 4 een nieuw profiel krijgen. We onderscheiden een woongroep voor zorgvragers met: 1. Een ernstige tot matige mentale beperking met een sterke nood aan structuur (nieuw) 2. Een ernstige tot matige mentale beperking met heel wat vaardigheden en nood aan zelfbepaling (nieuw) 3. Een niet aangeboren hersenletsel (nieuw) 4. Een problematiek die verband houdt met het ouder worden (nieuw) 5. Een diep tot ernstige mentale beperking en bijkomende gezondheidsproblemen 6. Een diep mentale beperking en uitgesproken gezondheidsproblemen 7. Een ernstige gedragsproblematiek Nu kan het belangrijke werk beginnen. Iedereen een plaats geven in het hoofdgebouw en de nieuwe campus. De eerste voorstellen komen tot stand. We houden rekening met de locaties die in het hoofdgebouw vrijkomen. Af en toe laten we de voorstellen liggen voor wat ze zijn om ze achteraf terug op te pikken en te verfijnen. Het vergt veel afstemmen en bijsturen. We mikken op maart 2015 om het plan af te hebben. En de volgende stap te zetten.

51

Zorgprocessen

VRIJHEIDSBEPERKENDE MAATREGELEN Bij het toepassen van vrijheidsbeperking moeten er procedures gevolgd worden. Niet enkel vanuit veiligheidsoverweging, maar evenzeer omwille van de integriteit van de persoon. We gebruiken vrijheidsbeperking in uiterste nood, hetzij om de veiligheid van zorgvragers en personeel te verzekeren of omwille van het welzijn van de persoon zelf, en van het materiaal. We onderscheiden verschillende maatregelen  fixatie met materialen (blokstoelen, binders, tafelplanken, rolstoel al dan niet met zitschelp…)  afzondering al dan niet in een aangepaste ruimte  gedragsmedicatie Het toepassen van de maatregel kan verschillen in frequentie

Dagelijks Wekelijks Occasioneel

Fixatie 291 2 12

Afzonderen 48 12 62

Gedragsmedicatie 58 3 16

De ondersteuningscoördinatoren dragen een specifieke verantwoordelijkheid in deze materie. Kunnen we de registratie van vrijheidsbeperkende maatregelen eenduidiger en overzichtelijker maken?

FIXEREN VAN ZORGVRAGERS TIJDENS DE NACHT Om veiligheidsredenen nemen we maatregelen om de vrijheid van een aantal zorgvragers te beperken tijdens de nacht. Vrijheidsbeperkende maatregelen nemen is niet zonder risico’s. Een strikte toepassing van de procedure waarin de werkwijze beschreven is, moet incidenten voorkomen. De vergelijking t.a.v. de voorgaande jaren uitgedrukt in percentage is moeilijk. We spreken niet langer van het internaat en het tehuis niet-werkenden. Zorgvragers hebben een overeenkomst met het MFC of met het FAM. In het jaar 2014 hebben 165 zorgvragers gebruik gemaakt van Het MFC en 188 van het FAM. In deze cijfers zitten zorgvragers die exclusief gebruik maken van dagopvang. Vroeger telden deze niet mee in de cijfers. In dit hoofdstuk baseren we ons op de gegevens van de preventieadviseur, die het gebruikte fixatiemateriaal beheert en verdeelt. Zorgvragers die omwille van orthopedische redenen beperkt zijn in hun bewegingsvrijheid nemen we niet op in onderstaande tabel.

52

Zorgprocessen

AANTAL GEFIXEERDE ZORGVRAGERS

2011 2012 2013

Aantal zorgvragers 298 298 268

Aantal gefixeerd 56 48 47

2014

353

40

Percentage 18.80% 16.11% 17.54% Overgang naar MFC en FAM

BESLUIT Het aantal zorgvragers dat 's nachts om één of andere reden in zijn vrijheid beperkt wordt, vertoont van jaar tot jaar lichte schommelingen. In absolute cijfers is er een daling van 7 eenheden. De bewuste politiek om naar middelen te zoeken waardoor we vrijheidsbeperking kunnen voorkomen, werpt vruchten af.

53

Zorgprocessen

VEILIGHEID ZORGVRAGERSONGEVALLEN 112 zorgvragersongevallen zijn geregistreerd of gemiddeld 9 registraties per maand. Dit is een daling met 12 zorgvragersongevallen. de verschillende categorieën:       

Totaal 3 4 20 4 8 1 4 28 5 9 19 1 3 3 112

agressie andere zorgvrager automutilatie contact met hard voorwerp dier klemming ongecontroleerde beweging snijdend voorwerp Aantal van thema

      

val door evenwichtsverlies val met voertuig val over… val van hoger vlak verkeerde handeling zorgbieder verkeersongeval verslikking

THEMA 30 25 20 15 10 5 0

Totaal

thema

De valincidenten (61) samen met incidenten in contact met een hard voorwerp zijn dominant aanwezig binnen de zorgvragersongevallen. Het differentiëren van de aanleidingen/oorzaken van deze incidenten hebben we dit jaar verder toegepast. Op een aantal oorzaken (epilepsie, automutilatie, dier, ongecontroleerde beweging) hebben we beduidend minder vat maar dienen we een grote alertheid te hebben in relatie tot deze zorgvrager.

54

Zorgprocessen Aantal van plaats

Verder hebben de registratie ook verfijnd door de locatie aan te duiden.

PLAATS 30

25

20

15

10

Totaal

5

0

plaats

Door een goede nabespreking op de werkvloer kunnen we een goede analyse maken van de omstandigheden. Enkel dan kunnen we komen tot preventieve acties.

55

Zorgprocessen

VISIE OP NACHTZORG De zorg en ondersteuning die we bieden aan zorgvragers is een 24 uren zorg. Over de ondersteuning die geboden wordt overdag wordt er veel overlegd. De nood om de ondersteuning tijdens de nacht nader te bekijken ervaren we als hoogstnodig. De zorg overdag en de zorg tijdens de nacht worden best goed op elkaar afgestemd. Dagwerkers weten doorgaans niet hoe het nachtleven zich afspeelt. Een werkgroep krijgt de opdracht om de visie op ondersteuning tijdens de nacht te verkennen en een duidelijke visie daarop uit te schrijven. De werkgroep is multidisciplinair samengesteld uit dag- en nachtwerkers. Tijdens de besprekingen staat men stil rond de betekenis van slapen en het voorkomen van slaapstoornissen. Het resultaat is een krachtige visietekst die ons handelen moet sturen. De visietekst is besproken met ondersteuningscoördinatoren en diensthoofden pedagogiek. De visie is de volgende: Zorg en ondersteuning in de nacht ontwikkelt zich vanuit de noden van de zorgvrager, met respect voor de nachtrust. We baseren deze visie op de volgende pijlers: 

Kwaliteit van leven van de zorgvrager is onze zorg. We bieden ’s nachts toezicht, zorg met toewijding en behartigen de behoeften van iedere zorgvrager.



Slaap is van levensbelang. Het is een primaire levensbehoefte, zoals eten en drinken en essentieel voor onze gezondheid en ons algemeen welbevinden. We onderbreken de slaap NIET tenzij er expliciete noden zijn vanuit de zorgvrager.



De zorg en ondersteuning in de nacht wordt individueel afgestemd. Elk individu heeft een persoonlijk slaappatroon. Elke zorgvraag tijdens de nacht wordt bepaald door de eigenheid van de zorgvrager, zijn noden en tal van externe factoren die een invloed hebben op het slapen.



De zorg en ondersteuning in de nacht, die deel uitmaakt van de 24 uren zorg, wordt in een ondersteuningsplan vertaald.

Het is nu nog kwestie van dit gedachtengoed ingang te doen vinden doorheen de 24 uren zorg.

56

Zorgprocessen

ORGANISEREN VAN HET COLLECTIEF OVERLEG MET DE ZORGVRAGERS De zorgvragersraad neemt het initiatief om op geregelde tijdstippen te vergaderen en geeft daarbij een plaats aan een vertegenwoordiging van het DVC. Dat kan een directeur en/of een stafmedewerker zijn. Ad hoc kunnen ook andere deskundigen aan deze vergaderingen deelnemen. Er zijn vier vergaderingen doorheen het jaar. In deze genoemde vergaderingen komen de volgende punten aan bod:  Strategisch beleid  Beleidsverklaring veiligheid, gezondheid en milieu  Farmacie en chronische medicatie  Nieuwbouw Dageraad: opvolging en wie gaat er heen?  Rolstoelen  Herstelling van textiel  Overheidsfinanciering  VAPH-brochure ‘Rechten en plichten’  Werken aan de Leernsesteenweg  Ad valvasmededelingen over overlijdens  Multifunctioneel Centrum  Flexibel Aanbod Meerderjarigen  Zorgvragers wassen kledij zelf  Rechtstreeks Toegankelijke Zorg  Brandalarm  Stakingen  Vroegtijdige zorgplanning  Vernieuwing charter  Beleidsverklaring over doelgroepen  Capaciteit omzetten naar direct toegankelijke hulp  Omzetting van personeelspunten naar ‘werken door derden’  Uitbreiding beschermd wonen  Besparingen  Kampen  Sponsoring  Jaarlijks terugkerend en in procedures vastgelegd: - rapport over het afhandelen van klachten van zorgvragers - rapport over fixeren van zorgvragers in hun bed ’s nachts - financieel jaarverslag - rapport over tevredenheidmetingen bij zorgvragers - rapport preventie mishandelingen Deze lijst toont de grote verscheidenheid aan onderwerpen die bespreekbaar zijn. Van elke ontmoeting is er een omstandig verslag, gemaakt door een lid van de zorgvragersraad. Het overleg verloopt in een positieve sfeer.

57

Zorgprocessen

TEVREDENHEID VAN ZORGVRAGERS INZICHTEN – BESLUITEN – AANDACHTSPUNTEN UIT DE PERIODIEKE BEVRAGING Het algemeen tevredenheidgevoel blijft goed. Het zijn de beste cijfers die we al gehad hebben. De respondentiegraad is laag. We moeten inspanningen doen om die hoger te krijgen. 10% van de zorgvragers wil dat hun antwoorden anoniem worden verwerkt. We blijven de zorgvragers ervan overtuigen om zich kenbaar te maken zodat de dialoog, ook rond ergernissen en ontevredenheid, kan op gang komen. De ondersteuningscoördinator blijft de aangewezen persoon om daarover te communiceren én naar de betrokken zorgvrager én naar de interne medewerkers (begeleiders, artsen, directie…). We krijgen in beeld wat voor zorgvragers heel belangrijk is, met name:  De verpleegkundige verzorging  De persoonlijke verzorging van kind/familielid  Het comfort dat we hun kind/familielid bieden  De duidelijkheid en correctheid van de facturen  De tussenkomsten en de behandelingen van artsen Het aspect ‘De duidelijkheid en de correctheid van de facturen’ wordt dit jaar voor het eerst als heel belangrijk aangewezen. Dat hoeft ons niet te verwonderen, gezien de kosten nu al, en binnenkort via de persoonsvolgende financiering, meer en meer rechtstreeks aan de ouders worden aangerekend. We krijgen in beeld waar zorgvragers uitermate tevreden over zijn, met name:  De verpleegkundige verzorging  De mogelijkheid om op bezoek te komen  Meerdere jaren bij dezelfde kinderen en hun begeleiders verblijven  De kans die hun kind/familielid krijgt om op uitstap te gaan  Onze bereikbaarheid met de telefoon  Oog hebben voor de veiligheid van hun kind/familielid En zijn geen aspecten waar de discrepantie tussen tevredenheid en belangrijkheid onze aandacht vraagt. Een aantal aspecten van onze zorg vragen wel de nodige waakzaamheid:  De persoonlijke verzorging: daarmee staat of valt de basis van onze zorg.  De tussenkomsten en behandelingen van de artsen: we zullen daar moeten blijven in investeren om het boven de kritische zone te houden.  Onze verpleegkundige verzorging: wat goed is moeten we zeker behouden  Meerdere jaren bij dezelfde kinderen/volwassenen en hun begeleiders verblijven: we zullen onze communicatie met de zorgvragers rond de komende leefgroepshersamenstelling extra moeten verzorgen.  Op uitstap te gaan, is niet voor elke zorgvrager evident en wenselijk: het jaarlijks overleg met de zorgvrager rond zijn individuele begroting, biedt kans om daar op af te stemmen.  De mogelijkheid om op bezoek te komen: dat ‘open huis’ willen we, ook na een mogelijke toegangscontrole, bewaren.

58

Zorgprocessen Het lijkt zinvol om na verloop van tijd (bv over een periode van drie jaar) de resultaten van MFC en FAM eens afzonderlijk te bekijken. De onderzoeksgroep zal dan groot genoeg zijn om er valide gegevens uit te halen. Elke opmerking van een zorgvrager vraagt erkenning, ook al is ze individueel enkel op hem of haar van toepassing. We verwachten dat in de eerste plaats van de ondersteuningscoördinator, maar ze kan in feite door iedereen geboden worden, ook de directie, in de mate dat ze ervan op de hoogte werden gesteld. Daarnaast en misschien in een spanningsveld daarmee, stellen we zelf een aantal waarden voorop (o.a. via ons strategisch beleid) waarvan we willen nagaan of de zorgvrager onze toepassing ervan apprecieert.

Kunnen we inspanningen doen om de respondentiegraad van de tevredenheidsenquête te verhogen?

PERMANENTE BEVRAGING VAN ZORGVRAGERS SIGNALEN VAN ZORGVRAGERS Via het programma dagboeken registreren begeleiders signalen van zorgvragers. Deze signalen zijn zowel positieve als negatieve bemerkingen. Ze stellen ons in staat om snel hoogte te krijgen van wat voor zorgvragers gevoelige punten zijn. Diensthoofden pedagogiek, ondersteuningscoördinatoren en de pedagogisch directeur volgen de signalen op. 25 leefgroepen registreren signalen 12 leefgroepen hebben geen enkel signaal geregistreerd Er zijn 110 opmerkingen geregistreerd. De signalen zijn zeer divers. De top 5 van de meest vernoemde signalen hebben betrekking op:  Facturatie en medische kosten (20)  Persoonlijk gerief van de zorgvrager (17)  Communicatie zowel op instellingsniveau als op groepsniveau (14)  De persoonlijke verzorging (11)  Planning aanwezigheden (11) We noteren 18 keer dat zorgvragers een grote mate van tevredenheid uiten omtrent de geboden zorg door de leefgroepbegeleiders. Zie ook: ‘Rapport 2014 periodieke tevredenheidspeiling bij zorgvragers’

59

Zorgprocessen

AFHANDELEN KLACHTEN VAN ZORGVRAGERS In 2014 zijn drie klachten ingediend. Het betreft drie totaal verschillende domeinen. Een structureel probleem kunnen we hier niet uit afleiden. Dit resultaat ligt volledig in lijn met de voorgaande jaren, waarin het aantal formele klachten ook bijzonder laag was.

Aantal klachten

2011 4

2012 1

2013 0

2014 3

60

Zorgprocessen

PREVENTIE VAN MISHANDELINGEN VAN ZORGVRAGERS OP FYSIEK, PSYCHISCH EN SEKSUEEL VLAK Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Preventie, detectie en gepast reageren op misbruik en geweld op fysiek, psychisch en seksueel vlak. (HH_AD_PR_03)

Een preventieve procedure voorziet dat alle medewerkers zich ieder jaar moeten uitspreken of zij tekenen gezien hebben van grensoverschrijdend gedrag. Daarnaast blijft altijd de mogelijkheid bestaan om een vertrouwenspersoon aan te spreken. Deze vertrouwenspersonen zijn de personeelsdirecteur, de hoofdgeneesheer en de arbeidsgeneesheer.

DE ENQUÊTE Verdeelde formulieren

513

Terug via diensthoofd

471

Terug via vertrouwenspersoon

1

Niet teruggekeerd

41

lange afwezigheid of uit dienst

Teruggekeerde formulieren

471

Volledig negatief

462

Eén of meer positieve antwoorden

9

Positieve antwoorden

9

Zonder gevolg, na bespreking

9

Doorverwezen naar directie

0

Behoudens een aantal perfect te verklaren situaties van mensen die lang afwezig zijn of ondertussen het DVC hebben verlaten, zijn alle formulieren ingevuld teruggekeerd. Negen formulieren bevatten één of meer positieve antwoorden, wat wil zeggen dat de invuller gedrag heeft gemerkt waarvan hij of zij vindt dat er aandacht moet aan geschonken worden. In elk van deze situaties heeft de invuller de situatie die hij of zij voor ogen had kunnen bespreken met zijn diensthoofd of met een vertrouwenspersoon. Geen enkele situatie is van die aard dat de directie corrigerende maatregelen moet treffen.

61

Zorgprocessen Het feit dat er positieve antwoorden in dit onderzoek voorkomen mag als gunstig worden beschouwd, omdat het wijst op bewust en zelfevaluerend gedrag. De onderzoeksvragen zijn blijkbaar een goede prikkel tot deze introspectie. Het aantal van dergelijke kanttekeningen ligt perfect in de lijn van voorgaande jaren. Als illustratie van deze bekommernissen staan hieronder een aantal voorbeelden. Over een behandeling Bij een leefgroep dienen drie teamleden een positief formulier in, met de vermelding ‘iemand anders zagen we fysisch en/of psychisch over de grens gaan van een zorgvrager’. Dit blijkt een bezorgdheid over dezelfde zorgvrager, waarbij een nabehandeling van een medische ingreep veel fysieke weerstand van de zorgvrager opriep. Het team buigt zich gezamenlijk over dit vraagstuk om er leerpunten uit te halen.

Over een tweede behandeling Een medewerker vraagt zich af of we niet te gemakkelijk kiezen voor sederende medicatie bij gedragsproblemen.

Over privacy Iemand merkt op dat permanentieleden onaangekondigd in de badkamer staan en in die zin privacy schenden. De leefgroep overweegt een belletje te plaatsen aan de badkamer. De algemeen directeur vraagt in de vormingscyclus voor permanentieleden een aangepast gedrag van permanentieleden.

Over kwetsbaarheid Een teamlid uit toch enige bezorgdheid rond het feit dat zorgvragers af en toe blauwe plekken vertonen waarvan niemand de oorzaak kan aanduiden. Er is geen aanwijzing en ook geen vermoeden van kwaad opzet, maar het team, onder leiding van het diensthoofd wil toch een verhoogde zorgzaamheid tonen.

Over koude Een bezorgde opmerking klonk aldus: ‘Bij koude zouden zorgvragers die zich verplaatsen in de winderige keldergang toch beter een jas dragen’.

Vanuit de hoek van het personeelsbeleid komt deze bedenkingen “Vanzelfsprekend hoor je binnen beoordelingen van medewerkers soms verhalen die raakvlakken hebben met deze problematiek. Belangrijk is dat wij op die momenten de dingen benoemen en waar nodig sanctionerend optreden.”

MELDINGEN BIJ DE VERTROUWENSPERSONEN Er wordt geen enkele vraag gesteld naar een formele interventie.

62

Personeel

PERSONEEL Cijfers en grafieken Continu leren Zachte comfortmethode Een nieuwe manier van introduceren Agressiecoach Proefproject: Assistent-diensthoofd pedagogiek Overstap naar de nieuwe site dageraad Leefgroeporganisatie Duurzaam personeelsbeleid Vragen voor 45-plussers Vrijwilligers Stagiairs Veiligheid Melding aan vertrouwenspersonen Ondernemingsraad en Comité Preventie en Bescherming

63

Personeel

64

Personeel

CIJFERS EN GRAFIEKEN AANTAL PERSONEELSLEDEN Eind 2014 zijn er 541 personeelsleden in dienst. Dit zijn vier medewerkers meer dan eind 2013. We stellen opnieuw vast dat het aantal personeelsleden nagenoeg stabiel blijft. De lichte stijging heeft niet te maken met bijkomende aanwervingen die wij in 2014 gerealiseerd hebben maar met een lichte stijging van het aantal tijdelijke medewerkers in dienst op 31 december.

LEEFTIJDSPIRAMIDE Het aantal 50-plussers daalt licht. Het aantal jongeren tussen 20 en 25 jaar blijft nagenoeg gelijk. Vorig jaar waren ze met 66, dit jaar met 68. Het is vooral de groep 55-plussers die blijft stijgen. Ook dit jaar zien wij een stijging van 12 % binnen die personeelsgroep. Alle 55-plussers samen maken iets meer dan 14 % van onze totale personeelsgroep uit. Vanaf 2018 voorzien we een grote uitstroom van personeel want op dit moment worden veel medewerkers 60 en 62 jaar. Bovendien hebben veel van die medewerkers de intentie om in SWT (werkloosheid met bedrijfstoeslag) te gaan. Hen vervangen zal niet evident zijn. Employer branding is dan ook meer dan ooit aan de orde. De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers daalt voor het eerst. Dit jaar is de gemiddelde leeftijd 42 jaar, vorig jaar was dat nog 42 jaar en drie maanden.

leeftijdspiramide 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

90 79

78

66

62 55

52

53

6 -20j

20j-24j 25j-29j 30j-34j 35j-39j 40j-44j 45j-49j 50j-54j

+55j

65

Personeel

PERSONEELSVERLOOP In 2014 maken 47 medewerkers voor het eerst kennis met ons centrum. Dat zijn er iets minder dan in 2013. Toen waren er 54. Het dalende verzuim heeft daar ongetwijfeld mee te maken. 10 medewerkers nemen zelf ontslag. Dat zijn er net als vorig jaar opnieuw drie minder. Drie medewerkers worden ontslagen. Er gaan 14 medewerkers in “werkloosheid met bedrijfstoeslag” (SWT). Dit zijn er zes meer dan het jaar voordien. Op 31 december zijn er 31 werknemers in “werkloosheid met bedrijfstoeslag” (SWT) die de wettelijke pensioenleeftijd nog niet bereikt hebben. Eind 2013 kondigt de regering Michel 1 ernstige besparingen aan met betrekking tot SWT. Het is de bedoeling van de regering dat werknemers minder snel in SWT kunnen gaan. Zo zou dit in de toekomst, behoudens uitzonderingen, pas kunnen vanaf de leeftijd van 62 jaar.

ANCIËNNITEIT

Anciënniteit 2014 135

0j-5j

231

6j-10j 58

11j-15j 16j-20j

51

66

+20j

Wij blijven een instelling met een hoge instellingsanciënniteit. De gemiddelde anciënniteit is 17,60 jaar. Vorig jaar was dat 17,91 jaar. Een lichte daling die te verklaren is door het in brugpensioen gaan van 14 medewerkers met gemiddeld een hoge anciënniteit. Oktober is traditiegetrouw de maand waarin we onze jubilarissen vieren, 44 medewerkers die hier 10 (15 personeelsleden),20 (10 personeelsleden),25 (12 personeelsleden) en 35 (7 personeelsleden) jaren op hun palmares staan hebben. Het werd opnieuw een feestelijke dag met eerst een stemmige viering in Vincentius om dan ten volle los te barsten in een gezellig samenzijn rond de alom gekende jubilarissenquiz.

66

Personeel

DEELTIJDS/VOLTIJDS In 2014 neemt het aantal deeltijdse contracten af. Eind 2014 hebben 46 % van onze medewerkers een deeltijds contract, eind 2013 was dat nog 48 %. Deze cijfers bewijzen dat we er telkens weer in slagen om het aantal voltijdse contracten niet te laten toenemen. We doen dit al jaren om er voor te zorgen dat wij in de toekomst een aantal voltijdse contracten overhouden om jonge mensen een volwaardige start binnen ons centrum te geven. Toch geeft dit cijfer een enigszins vertekend beeld van het deeltijds werk in ons centrum. Veel personeelsleden hebben een voltijds contract maar werken in realiteit deeltijds omdat ze één of andere vorm van loopbaanonderbreking nemen.

MANNEN/VROUWEN Op het totaal personeelsbestand zijn er 89 % vrouwen en 11 % mannen. Wij hebben voor het eerst een stijging van het aantal mannelijke medewerkers.

LOOPBAANONDERBREKING EN TIJDSKREDIET Er is opnieuw een lichte stijging van het gebruik van tijdskrediet en loopbaanonderbreking. In 2013 hadden wij 107 medewerkers die gedurende het jaar één of andere vorm van tijdskrediet of loopbaanonderbreking opnamen. Nu zijn dat er 111. Hierbij valt wel op te merken dat wij in 2012 een opmerkelijke daling gekend hadden. Eind 2013 stappen een aantal medewerkers nog in het stelsel van landingsbaan omdat de regering Michel I een aantal wijzigingen in de wetgeving aankondigt. Zo zal een landingsbaan in de toekomst slechts kunnen vanaf 60 jaar. Er worden een aantal overgangsmaatregelen voorzien. De evoluerende wetgeving maakt voorspellingen van loopbaanonderbreking en tijdskrediet bijzonder moeilijk. Vast staat dat de regering het aantal aanvragers van landingsbaan verder wil aan banden leggen. Ook de loopbaanonderbreking zonder motief maar mét uitkeringen zal vanaf 2015 geschrapt worden. We blijven werken aan ons imago.

67

Personeel

CONTINU LEREN Er zijn 165 verschillende opleidingen, verdeeld in interne en externe vormingsactiviteiten. Aan deze vormingsmomenten nemen 497 medewerkers deel.

AANTAL UREN OPLEIDING Bij interne opleidingen gebeurt de organisatie door het dienstverleningscentrum, al dan niet met een externe docent.

Totaal uren vorming 2014 1392 intern 4142

extern

Het aantal uren externe vorming is beduidend kleiner dan het aantal uren interne vorming. De verhouding is één op drie.

KOSTPRIJSVERDELING INTERN EN EXTERN OPLEIDINGSAANBOD

Kostprijsverdeling 56%

44%

intern extern

De verdeling tussen interne en externe opleidingen is wat betreft de kostprijs redelijk in evenwicht. Dit is te verklaren door het inzetten van externe begeleiders. Bij veel intern georganiseerde opleidingen zijn er geen extra kosten voor lesgevers als dit eigen medewerkers zijn.

68

Personeel

DE BELANGRIJKSTE OPLEIDINGSTHEMA’S Zoals elk jaar is het aanbod zeer divers. Enkele thema’s springen in het oog wat betreft het aantal opleidingsuren. Van het totaal aantal opleidingsuren (5533) zijn er 626 besteed aan informatica. We bedoelen hier de georganiseerde en geregistreerde uren. Dit is vooral een gevolg van de vernieuwingen in de programma’s die ontwikkeld zijn door onze informaticadienst. Voor de elektronische dagboeken is een belangrijke vernieuwing de ontwikkeling van de tijdlijn en het ingebruikname van de tablets. Enkel aan deze twee thema’s zijn 477 uren besteed. Voor het thema ‘informatica’ is het duidelijk dat er daarnaast heel wat informele opleidingsuren geweest zijn. Regelmatig is tijdens formele en informele momenten veel kennis gedeeld tussen collega’s onderling. Een andere belangrijke opleiding is de jaarlijkse basiscursus voor pedagogische medewerkers. Dit jaar zijn er 712 uren besteed door de verschillende deelnemers. Het hoog aantal uren is te verklaren door de grote groep deelnemers. De basiscursus is doorheen de jaren geëvolueerd tot een telkens geactualiseerde opleiding van belangrijke thema’s gespreid over vijf dagen. Het thema basale stimulatie blijft een belangrijk opleidingsitem. De jaarlijkse tweedaagse basisopleiding is daar een belangrijk onderdeel van. Maar er zijn doorheen het jaar verschillende aanvullende cursussen. In het najaar was er ook een driedaagse met de Zwitserse experte Thérèse Musitelli. Een nieuw thema is dit jaar de opleiding over agressie voor medewerkers van de logistieke diensten. Deze vorming was een aanbod van de vormingsorganisatie ‘Impuls’. Wij gingen hier graag op in. Alle deelnemers waren heel tevreden. Er zijn 288 uren opleiding aan besteed. De zachte comfortmethode heeft ook dit jaar een aantal keer plaatsgevonden. Deze opleiding is een preventieve aanpak ter voorkoming van rugproblemen. Er zijn 278 uren opleiding aan besteed. Stilaan zijn alle leefgroepen doorheen de jaren aan de beurt geweest. Voor nieuwe medewerkers komt dit onderwerp aan bod in de basiscursus. Deze vorming is telkens verzorgd door onze eigen tilcoaches. Ook voor onze onderhoudsploeg is er een opleiding geweest over rugsparende technieken. Hiervoor deden we een beroep op onze arbeidsgeneeskundige dienst. Onder de noemer preventie horen uiteraard de blustraining en de verschillende brandevacuatie-oefeningen. Deze namen samen 160 opleidingsuren in beslag. Over veiligheid en preventie zijn er trouwens verschillende nieuwe initiatieven. Zo is er de opleiding die nieuwe medewerkers krijgen kort na indiensttreding en het veiligheidsoverleg met de verschillende logistieke diensten. De permanentieleden krijgen regelmatig bijkomende vorming over veiligheidsaspecten.

Zie ook: ‘Overzicht Vorming, Training en Opleiding 2014’

69

Personeel

WELKE PERSONEELSGROEPEN VOLGEN OPLEIDINGEN? In het algemeen departement (15 % van alle opleidingsuren) hebben alle kinesisten deelgenomen aan een opleiding over ‘coaching’. Dit nam meer dan 200 uren in beslag. Daarnaast zijn het aandeel van de pastoraal medewerker (86 uren) en de preventieadviseur (50 uren) het grootst. In het (kleine) personeelsdepartement (6 % van de opleidingsuren) zijn de meeste uren ingenomen door onze nachtmedewerkers. Zij volgen in totaal 172 uren opleiding over diverse thema’s. De logistieke medewerkers nemen 17 % van het totaal aantal opleidingsuren. Deze zijn vooral besteed aan de grote ploeg van de poetsdienst. Zij volgen een heel divers aanbod: poetstechnieken, hanteren van lasten, omgaan met agressie, hygiëne, SMOG, gevaarlijke producten, … Daarnaast volgt onze keukenploeg heel wat opleiding over de allergenenwetgeving en de verplichte toepassing ervan. In het pedagogisch departement (62 % van alle opleidingsuren) gaan 2035 uren van de 3400 uren naar de leefgroepbegeleiders. Zij volgen heel wat informaticaopleidingen als gevolg van de regelmatige vernieuwingen van het elektronisch dagboek. Daarnaast besteden zij veel uren aan het thema ‘basale stimulatie’. De deelnemers van de jaarlijkse basiscursus bestaat voor 90 % uit leefgroepbegeleiders. In dit departement besteden de diensthoofden pedagogiek 483 opleidingsuren. De opleidingen over agressie en van de agressiecoach nemen het grootste deel. Ook de opleidingen voor vertrouwenspersoon en psychosociaal welzijn zijn belangrijk. Er is ook een workshop over functioneringsgesprekken die 91 uren in beslag neemt. Besluit: Het DVC organiseert zelf heel veel opleidingen, de grote meerderheid met eigen lesgevers. De basiscursus, de introductiecursus en de vele informaticaopleidingen zijn hiervoor de verklaring. De informaticaopleidingen springen alweer in het oog. De verklaring daarvoor zijn de vernieuwingen aan de eigen programma’s. Deze vernieuwingen zijn belangrijk, maar tegelijk moeten we de haalbaarheid voor de begeleiders bewaken. Er wordt ook in 2014 veel aandacht geschonken aan preventie. De opleidingen over brandveiligheid en brandbestrijding staan dit jaar opnieuw duidelijk op de agenda. De preventie heeft ook aandacht voor de (zwakke) rug en gewrichten die zwaar belast worden in allerlei verplaatsingen en handelingen met onze zorgvragers. De zachte comfortmethode is een instellingsdoel dat zijn einde nadert, maar de rugproblematiek zal in de toekomst blijvend aandacht moeten krijgen. Elke medewerker krijgt de kans om een opleiding te volgen. Wij registreren 497 verschillende namen van medewerkers die deelnemen. Dit zijn er 26 meer dan in 2013. Soms betreft het slechts een korte opleiding zoals een informatica-instructie op een dienst.

70

Personeel

ZACHTE COMFORTMETHODE Ook dit jaar gaan onze til-coachen verder met het opleiden van alle basisteams. In 2014 volgen 53 medewerkers de opleiding. Basisteams worden op die manier sterker gemaakt in ergonomisch werken. Ondertussen zijn we tevreden met de positieve klanken die wij horen over die opleiding. Een schriftelijke evaluatie bij 51 deelnemers in 2013 en 2014 geeft o.a. een antwoord op twee vragen : -

Hoe tevreden zijn de deelnemers? Deelnemers geven daarop gemiddeld 8,5/10. Hoe toepasbaar is de opleiding? Krijgt een gemiddelde score van 9/10.

Verder lezen wij bij de commentaren: zeer toepasbaar, zeer goed gegeven op een aangename manier… Ook onze ergotherapeuten vinden stilaan hun plaats in het proces van de toepassing van het ideeëngoed rond de zachte comfortmethode. In 2015 loopt dit doel af en volgt een evaluatie.

71

Personeel

EEN NIEUWE MANIER VAN INTRODUCEREN Nog vóór een medewerker naar zijn prikkaart grijpt, heeft hij al een heel eind afgelegd in onze procedure onthalen en introduceren. We horen meermaals van onze nieuwelingen dat ze heel veel informatie krijgen. Informatie administratief en organisatorisch, eerste kennismaking met de omgeving, doelgroep, collega’s, enz. Het introduceren van nieuwe medewerkers, de zorg dat de medewerker de juiste – up tot date info op het juiste moment krijgt, zonder hierin te verdrinken, is een zorg van elk teamhoofd. Het introduceren van nieuwe medewerkers gebeurt bij voorkeur rustig en georganiseerd. Het positief onthalen van medewerkers is niet alleen een zorg maar ook een verantwoordelijkheid. Twee teamhoofden namen het voortouw in het ontwikkelen van een nieuw model. In het gekende GEOS programma heeft elke medewerker een rubriek “mijn fiche” met als subrubriek “Mijn introductie”. Het is een digitaal platform dat ten allen tijde beschikbaar is en dat de medewerker een kader aanbiedt zodat hij zich ervan kan vergewissen over de juiste informatie te beschikken op het juiste moment. De medewerker bevestigt digitaal wanneer hij deze informatie doorgenomen heeft. Het kwaliteitshandboek was nog nooit zo dichtbij. Een onmiddellijke link met de enige echte door de kwaliteitsraad goedgekeurde info, wordt heel gebruiksvriendelijk ervaren. Hoewel de leidinggevende mee deze fiche opvolgt is het finaal de medewerker zelf die verantwoordelijk is voor zijn introductie. Wij bieden aan en de medewerker neemt tot zich. Om het bos door de bomen te blijven zien, is de introductiefiche in rubrieken opgedeeld. De onthaalmap (vóór de indiensttreding), de verplichte kennis (theorie en praktijk) verspreid over de tijd, interessante lectuur en referentieteksten. Nieuw is dat de expertise die in huis aanwezig is, nu als dusdanig benaderd wordt. Zo wordt brandveiligheid toegelicht door het diensthoofd preventie en neemt de preventieadviseur de handhygiëne voor haar rekening. Hetzelfde geldt voor de fietstest die bij de sportdienst gebeurt. Door middel van een eenvoudig inschrijvingssysteem via Geos kunnen medewerkers zich van deze vorming vergewissen. De meerwaarde van dit systeem is dat alle medewerkers, ongeacht hun anciënniteit, beschikken over “mijn fiche”. Nieuwe info of aangepaste procedures kunnen via deze weg vlug iedereen bereiken. Deze vorm van introduceren is op vandaag enkel operationeel binnen de opvoeding.

We verruimen de nieuwe manier van introduceren ook naar andere personeelsgroepen.

72

Personeel

AGRESSIECOACH Wij hebben een agressiebeleid sedert 2007. Binnen deze beleidstekst is aandacht besteed aan preventie, interventie bij incidenten, herstel en nazorg. Dit alles in het kader van beheersing van agressie in de voorziening. Medewerkers worden bijna dagelijks geconfronteerd met uitingen van agressie. Doorgaans zijn dit geen extreme vormen van agressie. Doch de frequentie van voorkomen zorgt er voor dat de impact daarvan op het algemeen welbevinden groot is. We besluiten om daaraan meer aandacht te besteden. De diensthoofden pedagogiek volgen in januari een tweedaagse opleiding met het accent op herstel en nazorg voor de medewerkers. We verwachten dat na een agressie incident aandacht besteed wordt aan de impact daarvan op de medewerker. Tevens laten we iemand opleiden tot agressiecoach. Dit is een intensieve opleiding gespreid over 9 opleidingsdagen. Volgende thema’s worden uitgediept:  Agressie in de dienstverlening: vormen en soorten, mechanismen, principes, duiding en handvatten  Aanpak van agressie  Methodes en didactiek om zelf vorming te geven rond omgaan met agressie  Patronen en systemen herkennen die door impact van agressie kunnen ontstaan  Methodes om impact van agressie te bespreken met teams en individuen  Verloop van een herstelproces van een individu of team  Herstelgesprekken voeren vanuit het gedachtengoed van verbindend communiceren  Omgaan met weerstanden  Grenzen in teams bespreekbaar maken  Positie ≠ rol (meerdere/mindere/gelijkwaardig)  Fysiologie van de boosheid  Invloed van lichaamshouding  Invloed van psychologische kracht Eens de opleiding achter de rug bepalen we het mandaat van de agressiecoach. Dit is gecommuniceerd met leidinggevenden, ondersteuningscoördinatoren en het CPBW. In het najaar start de agressiecoach met haar verkenning en het aanleren van de methodiek omgaan met agressie. Ze onderzoekt op welke manier het registreren van incidenten het best kan verlopen.

73

Personeel

PROEFPROJECT: ASSISTENT-DIENSTHOOFD PEDAGOGIEK De leefgroepen van de site Dageraad zullen vanaf 2016 begeleid worden door één diensthoofd pedagogiek. Dit diensthoofd zal er niet alleen voor staan, er komt assistentie. De precieze inhoud van die “assistentie” functie is vooralsnog onduidelijk. De directe aanleiding tot verkenning van deze nieuwe functie is de verhuis naar de nieuwe site Dageraad. Toch is het vooral de overtuiging dat een efficiëntie winst mogelijk is die aan de basis ligt van deze beleidskeuze. In december starten wij een pilootproject dat 5 maanden zal lopen. Twee diensthoofden pedagogiek nemen twee groepen bij. We installeren meteen een gloednieuwe functie nl. assistent diensthoofd pedagogiek. In november geven wij een eerste aanzet tot functie beschrijving. In de loop van de komende maanden zal dit project verder opgevolgd, geëvalueerd én waar nodig bijgestuurd worden. Wij richten daartoe een werkgroep op bestaande uit twee ondersteuningscoördinatoren, twee diensthoofden pedagogiek, de functiehouder zelf en een directie-assistente. De personeelsdirecteur neemt de leiding op zich.

74

Personeel

OVERSTAP NAAR DE NIEUWE SITE DAGERAAD De ingebruikname van de nieuwbouw op Dageraad nadert. Binnen de coaching diensthoofden pedagogiek staan we stil bij de overtocht. We zijn er van overtuigd dat het leven op de nieuwe campus voor heel wat van onze zorgvragers en hun begeleiders een stap vooruit zal betekenen. Nagelnieuwe accommodatie die ruimer en aangepast is aan onze zorgvragers, en als bonus een tuin die direct toegankelijk is. Ook voor de leefgroepen gehuisvest op de Leernsesteenweg 53 ziet de toekomst er anders uit. Méér ruimte in het gebouw door de overtocht van een dertigtal zorgvragers. En het ontstaan van een nieuwe leefgroep, waardoor het aantal groepen dat op 10 zorgvragers staat, afneemt. Reorganisatie betekent ook verandering. Zo zal de groepssamenstelling veranderen en dit niet enkel binnen die groepen die naar de nieuwe campus verhuizen of die er nu al wonen, maar ook voor heel wat groepen die hier blijven. Dit zal zo zijn gevolgen hebben voor de leefgroepteams. Laat het vooraf duidelijk zijn. Wij vertrekken vanuit goede zorg voor al onze zorgvragers en niet enkel voor de campus Dageraad. Ook op de Leernsesteenweg 53 willen wij de kwaliteit van zorg koesteren en bewaken. Een goede, evenwichtige samenstelling van alle betrokken teams waarin talenten en competenties van medewerkers optimaal ingezet worden, vormt hierbij het uitgangspunt. Voor de nieuwe groep voorzien wij bijkomende middelen. Omdat het aantal zorgvragers gelijk blijft, zal verhoudingsgewijs méér personeel toegekend worden aan de basis. Iedereen zal dus “iets” winnen. Dit sluit niet uit dat sommige leefgroepen door de daling van hun zorgvragersaantal, begeleidersuren zullen verliezen. Voor de definitieve samenstelling van de teams in 2016, hanteren de teamhoofden een aantal principes: -

Wanneer een volledige (of bijna volledige) leefgroep verhuist naar de nieuwe campus én het team functioneert goed, dan zullen in de eerste plaats de leden van het huidige leefgroepsteam de kans krijgen de overstap te maken.

-

Wanneer nieuwe groepen samengesteld worden uit zorgvragers uit verschillende groepen, dan kijken wij naar de continuïteit van de zorg. Dit houdt in dat, waar mogelijk, een aantal leefgroepsbegeleiders mee verhuizen met de zorgvragers.

-

Deze veranderingen kunnen ook effect hebben op de samenstelling van teams waar er geen veranderingen zijn in de leefgroepssamentelling.

75

Personeel Er wordt een tijdspad afgesproken: 1. Tussen oktober 2014 en maart 2015 voeren de diensthoofden pedagogiek van de groepen waarbinnen veranderingen voorzien zijn, individuele, formele gesprekken met al hun medewerkers in functie van toekomstverwachtingen en/of loopbaanplanning. 2. Tegen april 2015 verwachten wij de definitieve leefgroepssamenstelling mét de namen. Vanzelfsprekend kan de lijst dan nog kleine wijzigingen ondergaan in de maanden voorafgaand aan de verhuis.

3. In april-mei 2015 buigen de betrokken diensthoofden zich over de definitieve

samenstelling van de teams. Bij de beslissingen rond de samenstelling van de teams zullen zij zoveel mogelijk rekening houden met de wensen van medewerkers.

Dit tijdspad wordt gecommuniceerd op ondernemingsraad en personeelsvergadering. Iedere medewerker van de betrokken groepen krijgt een bundel met info. De nietbetrokken leefgroepen krijgen de bundel digitaal. Ook zij kunnen een gesprek aanvragen bij hun diensthoofd over de veranderingen. In november hebben wij ook een vergadering met alle ondersteunende opvoedsters en de VAV-vervangers. Tijdens dit overleg krijgen zij duidelijkheid omtrent hun functie na 2016. Wordt ongetwijfeld vervolgd.

76

Personeel

LEEFGROEPORGANISATIE De organisatie van een leefgroepsteam is een uitloper van een doel dat in het instellingsbeleidsplan 2012-2013 afliep nl. versnippering. Dit doel ontstond vanuit de betrachting duidelijkheid te creëren over meer of minder functies en uren per leefgroep. Uiteindelijk kwamen we terecht bij de individuele competenties en talenten van leefgroepsbegeleiders. Die talenten en competenties verschillen zodanig, dat het ene team met precies dezelfde verdeling voltijdsen/deeltijdsen perfect functioneert en het andere als "los zand" aan elkaar hangt. Vanuit die vaststelling besloten wij om op modelniveau de organisatie van een leefgroep verder te onderzoeken binnen een nieuw doel. Hierbij beseffen we dat de manier waarop het personeelsbeleid in kaart gebracht wordt van cruciaal belang is in zo'n model. Zo zal competentie- en talentmanagement maar ook VTO-beleid zonder twijfel onderwerp van gesprek zijn. Ook het doel rond duurzaam personeelsbeleid heeft hier raakvlakken. Eind 2014 is onze visietekst zo goed als afgewerkt. Bovendien hebben wij, na uittesten en vergelijken van verschillende modellen binnen de werkgroep, gekozen voor één analyse-instrument. Dit analysemodel halen wij uit het boek “Team op Vleugels” Gids voor geïnspireerd samenwerken van Martijn Vroemen. Wij kiezen ervoor om de visietekst nog niet te communiceren naar de leefgroepen. Gezien de veranderingen die op komst zijn rond de site Dageraad en hun invloed op de teams lijkt ons dit geen goed idee. Eind 2015, begin 2016 plannen wij vorming voor alle diensthoofden pedagogiek over het nieuwe analyse-model. Bedoeling is dan vanuit dit model met de nieuw samengestelde teams aan de slag te gaan.

77

Personeel

DUURZAAM PERSONEELSBELEID Het Heilig Hart heeft op gebied van competentiemanagement een mooi parcours afgelegd. We staan de komende jaren voor de uitdaging ons personeelsbestand kwalitatief hoog te houden, en dat in een moeilijke arbeidsmarkt, waar de vraag naar verzorgend personeel enorm zal worden. Ons beleid zal moeten inspelen op de verschillende keuzes en behoeftes van onze mensen en zal dus best focussen op een doordacht, leeftijdsbewust personeelsmanagement. (Strategisch beleid 2013 HH_AD_SB_02) Onze leeftijdspiramide en de verdere vergrijzing/ontgroening van de arbeidsmarkt in Vlaanderen zullen ongetwijfeld gevolgen hebben voor ons centrum. Oudere werknemers zullen aangemoedigd/verplicht worden om langer aan het werk te blijven. Om tal van redenen zal dit niet altijd evident zijn. Daarnaast zullen ook de andere generaties verder op zoek gaan naar een loopbaan die aansluit bij hun verwachtingen en hun leeftijdsfase. Dé uitdaging zal zijn om de competenties en talenten van al onze medewerkers optimaal in te zetten zodanig dat de werk-goesting hoog blijft. Een eerste stap in het proces is het ontwikkelen van een visie-tekst. Een tekst die gedragen wordt door alle leidinggevenden, als sleutelfiguren in een hedendaags HRbeleid. Tijdens de eerste bijeenkomsten van de werkgroep verdween de naam “leeftijdsbewust” personeelsbeleid en werd vervangen door een naam die meer beantwoordt aan de hedendaagse inzichten rond personeelsbeleid, nl. duurzaam personeelsbeleid. Al snel kwamen wij tot de conclusie dat de mening van leidinggevenden in personeelsbeleid bijzonder belangrijk is. Hen mee laten participeren in de ontwikkeling van het gedachtengoed rond duurzaam personeelsbeleid was dan ook prioritair. Op 27 november 2013 hadden wij een door de werkgroep geleide denkdag voor al onze leidinggevenden en de leden van de werkgroep. De doelstelling was “samen bouwen aan een visie”. Op de agenda een stuk theorie maar ook discussiefora over de verschillende elementen van het personeelsbeleid. Met het verzamelde materiaal kwam een visie-tekst tot stand. De visietekst werd begin juni verspreid naar alle leidinggevenden en op 17 juni werd hij voorgesteld op de personeelsvergadering. Op de managementraad van 18 juni kwamen alle leidinggevenden opnieuw bijeen met de werkgroep en openden wij het debat over een aantal ankerpunten. Bedoeling van deze vergadering was enerzijds het presenteren van de tekst, anderzijds het verder zoeken naar ankerpunten. De tekst werd goed onthaald. Het zoeken naar ankerpunten was dan weer niet zo eenvoudig. Als afsluiter komt er ook nog een interview met de personeelsdirecteur in de Brug. De uitdaging is nu het ideeëngoed verder ingang te laten vinden in ons centrum en de ankerpunten verder uit te werken. Het werk is niet af.

.

78

Personeel

VRAGEN VOOR 45-PLUSSERS Vanaf 1 januari 2013 wordt een nieuwe regeling van kracht waardoor bedrijven met meer dan 20 werknemers verplicht een werkgelegenheidsplan moeten hebben voor werknemers van 45 jaar en ouder. De bedoeling van de sociale partners die deze CAO 104 uitwerkten, is een dynamiek op gang te brengen om het tewerkstellingsniveau van oudere werknemers in bedrijven te behouden of te verhogen. Het werkgelegenheidsplan bevat specifieke maatregelen om het aantal werknemers van 45 jaar en ouder in de onderneming te behouden of te verhogen. De maatregelen kunnen betrekking hebben op de selectieprocedure, opleidingen, loopbaanplannen… De werkgever heeft een volledige vrijheid in de keuze van de maatregelen. Ook bestaande maatregelen of plannen kunnen worden opgenomen. In 2013 maken wij een werkgelegenheidsplan op voor twee jaar. In het voorjaar van 2014 bevragen wij onze oudere werknemers. De bedoeling is dat wij het “werkgelegenheidsplan +45 jarigen 2015-2016” afstemmen op de resultaten van deze bevraging. 135 medewerkers vullen de vragenlijst in. In juni worden de resultaten voorgesteld op de personeelsvergadering. Een greep uit de vragen en de antwoorden:     

Er is een grote tevredenheid (93% scoort positief) over de taken en verantwoordelijkheden. Ook de arbeidsomstandigheden, met een score van 89% tevredenen, worden positief beoordeeld. 88% van onze oudere medewerkers is tevreden over het loon. 95,5% is tevreden over de relaties met andere medewerkers in de voorziening en 84,6% voelt zich voldoende ondersteund door leidinggevende/directie. Bijna iedereen (94,7%) heeft een goed evenwicht gevonden tussen werk-privé.

Op vragen rond fysieke en psychische klachten krijgen wij genuanceerde antwoorden.   

Heb je last van fysieke klachten?: 37% antwoordt “af en toe”, 25% “ja”, 38% “neen”. Heb je last van psychische klachten?: 55% antwoordt “af en toe”, 14% “ja”, 31% “neen” Wordt er binnen het DVC voldoende aandacht besteed aan die fysieke/psychische klachten: 47% antwoordt “ja”, 32% heeft geen mening hierover, 21% zegt “neen”



Slechts 21,2% kijkt bezorgd naar zijn loopbaaneinde.

De volledige inhoud van dit rapport wordt in september besproken in ondernemingsraad. Voorjaar 2015 zullen wij met dit rapport in de hand een nieuw werkgelegenheidsplan opmaken. We overwegen een periodieke bevraging naar tevredenheid bij onze medewerkers.

79

Personeel

VRIJWILLIGERS We kunnen rekenen op 146 vrijwilligers. Er zijn vier types van vrijwilligerswerk:  31 vrijwilligers steken per week of per maand een aantal dagen een handje toe. Hier is minder verloop dan vorig jaar. Er komen 3 nieuwe vrijwilligers bij. Gedurende het jaar stoppen 2 mensen hun engagement.  25 personen bezoeken als vrijwilliger op geregelde tijdstippen één of meerdere zorgvragers. Daarvan zijn er 3 nieuwe vrijwilligers. Gedurende het jaar stoppen 6 mensen hun engagement.  Het aantal onthaalgezinnen blijft status quo op 3.  87 personen helpen mee bij verschillende ééndagsactiviteiten of tijdens de vakantieperiodes. Het aantal vrijwilligers dat op geregelde tijdstippen één of meerdere zorgvragers bezoekt, daalt (-3). Het aantal vaste vrijwilligers stijgt lichtjes (+1). Het aantal ééndagsvrijwilligers neemt sterk af (-30). Ondanks het dalend aantal vrijwilligers blijft het aantal uren die vrijwilligers presteren verder stijgen. Vorig jaar konden we al een sterke stijging noteren. In 2014 tellen wij opnieuw 54 meer gepresteerde vrijwilligersuren. In totaal tellen we 8137 uren.

80

Personeel

STAGIAIRS Voor het derde jaar op rij stijgt het aantal stagiairs uit pedagogische richtingen. Zo lopen er 54 studenten/leerlingen uit de richtingen Bachelor in de orthopedagogie en Jeugd- en Gehandicaptenzorg stage. Het aantal stagiairs uit het VSPW (vormingscentrum sociaal pedagogisch werk) daalt terug lichtjes. Het aantal stagiairs vanuit de verpleegkundige opleidingen neemt, na de status quo van vorig jaar, terug lichtjes toe. Naast een lichte toename in het aantal stagiairs logopedie en een lichte daling in het aantal stagiairs ergotherapie, blijft het aantal stagiairs uit andere opleidingen nagenoeg status quo.

We blijven werken aan een goede relatie met scholen. We denken aan een tweede editie van stuifmeel in de zorg.

Het totaal aantal uren stage stijgt voortdurend. Jaar

aantal stage-uren

2012 16482 2013 18191 2014 19648

We merken dat er een toename is van ex-stagiairs die hier komen solliciteren. Hieronder vindt u een overzicht van de toename sinds 2010. Jaar

aantal stagiairs ex-stagiairs als collega

verhouding

2012 108

9

8,33

2013 111

17

15,32

2014 113

19

16,81

Van de 47 medewerkers die in 2014 voor het eerst in dienst kwamen waren er 19 exstagiairs. 40% van onze nieuwe aanwervingen zijn dus ex-stagiairs.

81

Personeel We blijven verder inzetten op vorming voor mentoren. Zoals afgesproken komt er een tweede opleiding. Hieraan nemen 18 leefgroepsbegeleiders deel. De deelnemers zijn opnieuw erg enthousiast. Op die manier bouwen wij verder aan de professionele ontwikkeling van de vele medewerkers binnen ons centrum die zich inzetten voor de opleiding van vele toekomstige werknemers binnen de zorgsector.

82

Personeel

Overzicht stagiairs op leefgroepen VSPW (Gent/Kortrijk)

Gegradueerde i.d. orthopedagogie

3

Vives (Kortrijk)

Bachelor orthopedagogie

5

Hogeschool (Gent)

Bachelor orthopedagogie

5

VSPW (Gent/Kortrijk)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

9

Leiepoort Campus Sint-Vincentius (Deinze)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

5

Stella Maris-Instituut (Kortrijk)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

3

Koninklijk Lyceum (Gent)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

2

Technisch Instituut H. Familie (Brugge)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

1

I.V.V. Sint-Vincentius (Gent)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

7

Sint-Jozef-Instituut (Tielt)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

3

VIP (Gent)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

7

Margareta-Maria-Instituut (Kortemark)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

3

Mariagaard (Wetteren)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

1

Sint-Jozef-Instituut (Tielt)

Gezondheids- en welzijnswetenschappen

4 58

aantal

gemiddelde

Bijzondere jeugdzorg

41

70,7

Gegradueerde in de orthopedagogie

13

22,4

Gezondheids- en welzijnswetenschappen

4

6,9

100,0 Overzicht stagiairs Verpleegkunde: Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor Verpleegkunde

8

HIVV (Kortrijk)

Bachelor Verpleegkunde

6

Hogeschool (Gent)

Bachelor Verpleegkunde

4

Maria-Middelares Benedictuspoort (Gent)

Verpleegkunde A2

6

Aleydis (Waregem - Tielt)

Verpleegkunde A2

4

HBOV Sint-Jozef Sint-Jan

Verpleegkunde A2

1 29

Overzicht stagiairs Logo - Ergo - Kine - Ortho - Keuken en overige: Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor Logopedie

2

Hogeschool Vesalius (Gent)

Bachelor Logopedie

1 3

83

Personeel

Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor Ergotherapie

6

Vesalius (Gent)

Bachelor Ergotherapie

2

8

Universiteit Gent

Licentiaat Kinesitherapie

4

Universiteit Gent

Orthopedagogie

2

Sint-Theresia (Deinze)

Grootkeuken

3

Hogeschool Vesalius (Gent)

Bachelor voeding- en dieetkunde

1

4

Artevelde Hogeschool (Gent)

Lichamelijk opvoeding en bewegingsrecreatie

1

Bernardusscholen (Oudenaarde)

Schilderwerken

1

KAHO Sint-Lieven/KU Leuven

Master in de industriële wetenschappen

2

SSBOGO Egmont en Hoorn - Gavere

Sociaal maatschappelijke training

1

84

Personeel

VEILIGHEID De interne dienst voor Preventie en bescherming op het werk heeft de volgende thema’s in de kijker gezet en aangepakt:

VERKEERSVEILIGHEID We blijven inzetten op verkeersveiligheid omdat dagelijks 9 instellingswagens meer dan 10 ritten per dag voor gemiddeld 5 zorgvragers per rit uitvoeren. We blijven het belangrijk vinden onze bestuurders een korte maar degelijke opleiding te bieden. Die veiligheid verzekeren wij door hen o.a. een rijproef voor bestuurders en instructiesessies voor correct fixeren van de rolstoel en de gebruiker in het voertuig te geven. Verder staan we stil bij het defensief rijden. In 2014 volgen 19 medewerkers deze instructiesessie.

ARBEIDSVEILIGHEID We hebben 34 arbeidsongevallen waarvan 29 op de werkplek, 4 tijdens het woonwerkverkeer en 1 op een externe locatie.  

4 arbeidsongevallen doen zich voor in gebruik van of in relatie met een arbeidsmiddel 12 arbeidsongevallen doen zich voor met een betrokkenheid van zorgvrager, 7x is dit te wijten aan agressief gedrag

In 2014 maken we er werk van om al onze arbeidsmiddelen te inventariseren per dienst om vanuit een correcte indienststelling te komen tot duidelijke werkinstructies en tot juist gebruik. Dit proces loopt in 2015 verder. Als werkgever hebben we weinig impact op de arbeidsongevallen woon-werkverkeer. We sensibiliseren eigen medewerkers via interne kanalen. We attenderen lokale en provinciale overheid over de staat van het wegdek of verkeersveiligheid. We stellen vast bij een aantal arbeidsongevallen dat de zorgvrager een grote impact heeft op de materiele goederen en fysieke integriteit begeleider/zorgbieder. Veel andere arbeidsongevallen ontstaan door ongecontroleerde bewegingen, verzwikkingen van ledematen en veroorzaken spierletsels bij personeelsleden. Naar aanleiding van deze vaststelling willen we in het volgende kalenderjaar:  

Personeelsleden attent maken op (on)voorspelbaar gedrag zorgvrager en begeleidingscontext alerter inschatten. De alertheid verhogen op de omgeving van de specifieke werkplek. Het jaarlijks veiligheidsoverleg bij specifieke diensten kan daarin sensibiliserend zijn.

85

Personeel

BRANDVEILIGHEID Er zijn opnieuw 7 brandevacuatie oefeningen, zowel op pedagogische diensten als naar specifieke doelgroepen, doorgegaan. Deze sessies bieden veel ervaringen en inzichten bij de deelnemers die we benutten als leermomenten voor anderen. We gaan verder op dit elan door in 2015 om 9 sessies te voorzien.

ALARMMELDINGEN In 2013 zijn we gestart met het registreren van alle alarmmeldingen. We hebben 4 soorten alarmen: technische storingen, brandalarmen, personenalarmen en testalarmen. In 2014 zijn er 236 alarmmeldingen geregistreerd. Dit is een daling met 86 eenheden. Het moet de betrachting zijn zo weinig mogelijk alarmen te generen door het vermijden van valse alarmmeldingen, verminderen van technisch storingen, afdekken van detectoren bij technische werkzaamheden… Om ons ervan te verzekeren dat de hardware, software en menselijke vaardigheden correct afgestemd zijn, activeren we frequent een testalarm. Zorgvuldige rapportage en opvolging garandeert ons een optimale werking. De personenalarmen zijn veruit het hoogst in aantal. Deze zijn ofwel door de zorgvrager zelf (105) geactiveerd of door een medewerker die hiermee om extra assistentie vraagt. (100)

Zie ook: ‘Jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, dienstjaar 2014’

86

Personeel

MELDING AAN VERTROUWENSPERSONEN In 2014 werden twee nieuwe vertrouwenspersonen aangesteld en opgeleid. In dit stuk leest u over de meldingen aan de vertrouwenspersonen ter preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag op het werk. Medewerkers kunnen bij deze vertrouwenspersonen (pastor, diensthoofd pedagogiek, drie ondersteuningscoördinatoren) terecht als zij zichzelf slachtoffer van ongewenst grensoverschrijdend gedrag voelen of daarvan tekenen in hun omgeving zien. De trouwe lezer van het jaarverslag zal merken dat de indeling anders is dan andere jaren en dat de historiek weggevallen is. Dit heeft te maken met de nieuwe wetgeving en de gevolgen op de registratie.

INFORMELE INTERVENTIES In totaal tellen we 15 informele interventies. Het betreft 7 verschillende situaties.

FORMELE INTERVENTIES Er waren geen formele interventies in 2014.

EXTERN GEWELD Onder de feiten van extern geweld begrijpen we alle feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk die veroorzaakt worden door personen die niet behoren tot de werknemers en de daarmee gelijkgestelde personen (familieleden van gebruikers, leveranciers, vrijwilligers…) Net als de vorige jaren waren er geen klachten.

87

Personeel

ONDERNEMINGSRAAD en COMITE PREVENTIE EN BESCHERMING Op syndicaal vlak is 2014 opnieuw een relatief rustig jaar. Beide overlegorganen leveren goed werk. Nadat de werkgeversdelegatie vorig jaar een tewerkstellingsplan +45 jarigen voorgesteld had aan de personeelsdelegatie, komt er dit jaar een bevraging van deze personeelsgroep. Deze bevraging komt er op vraag van de werknemersdelegatie maar wordt naar medewerkers verspreid als een gezamenlijk initiatief. De resultaten zijn geruststellend. Elders in dit jaarverslag gaan wij dieper in op de resultaten. Op zondag 25 mei zijn er federale verkiezingen. Deze vinden plaats op dezelfde dag als de Europese verkiezingen en de verkiezingen voor de deelstaten. In de zomer treedt een nieuwe regering aan. De besparingen van die regering zorgen er voor dat er in december stakingen komen. Op 1 december is er een regionale stakingsdag, op 15 december volgt een nationale staking. Ook de werknemers van ons centrum doen mee. De minimumbezetting komt nooit in het gedrang. Een bloemlezing uit de overige onderwerpen die op de ondernemingsraad een plaats krijgen:                          

Criterium om weekendopvoedster op leefgroep te hebben MFC – FAM (beheersovereenkomsten en duiding) D38 en de afspraken hierrond Sociale Maribel / verdeling middelen Onderzoek KU Leuven : arbeidsvolume in de non profit Arbeidsreglement : eenheidswet arbeiders – bedienden ontslagreglementering VTO plan Periodieke kwartaalinformatie Verschuivingen binnen het uurrooster Drempel gelijktijdige opname tijdskrediet – overzichtsdocumenten Ecofin in aanwezigheid van bedrijfsrevisor Glijdende uren op piekuren Verzekerbaarheid en aansprakelijkheid van opvoeders/verpleging bij verzorging extern van zorgvragers bij ziekenhuisopnames Vraag naar verheldering rond verwerking D38 in de dienstregeling nacht Verzekering “van en naar het werk”: regeling bij omleiding? Psychosociaal welzijn op het werk Prognose VAV 2015 Afspraken betaald verlof Betaalde feestdagen en hun vervangingsdagen Pensionering van directie Inzetten therapeuten school / DVC Dageraad de nieuwe Site - overtocht naar de nieuwe Dageraad (tijdspad) Minimumbezetting bij staking Vieren van personeelsleden Lijst vaste benoemingen Besparingen

88

Personeel  

Info bij het nieuwe concept vervanging teamhoofd Enquête mobiliteit

Op het Comité staan wij dit jaar verschillende keren stil bij de arbeidskledij. Er komen zelfs “kleur-verkiezingen” aan te pas. Eind 2014 is alle voorbereiding achter de rug. Begin 2015 zullen de oude schorten daadwerkelijk vervangen worden. We starten ook met risicoanalyses voor een aantal functiegroepen/diensten. De externe preventieadviseur van Idewe voert die analyses uit en koppelt ze terug naar het Comité. Ook de wegenwerken ter hoogte van ons centrum baren de medewerkers zorgen. Dankzij de nauwgezette opvolging van onze Preventieadviseur slagen wij er in de gevolgen tot een minimum te beperken. In september installeren wij een agressiecoach, een primeur voor onze instelling. Sofie Gevaert, diensthoofd pedagogiek neemt die taak op zich.

Andere onderwerpen zijn van diverse aard :                        

Terugkoppeling /evaluatie van de al gedane brandevacuatieoefeningen Parking: aandacht voor het parkeren in dubbele rij Extern busvervoer Wasnetten Bedrijfsbezoeken arbeidsgeneesheer (verslagen) Opvolging jaaractieplan Audit interne nooduitgangen Verslag bezoek verzekeringsconsulent in het kader van arbeidsongevallen Opvolging vervangplan opstapbankjes > hoog/laag alternatieven Moederschapsbescherming: welke zijn de maatregelen voor de verschillende beroepsgroepen in huis. Kunnen er preventieve maatregelen genomen worden tegen een nieuwe konijnenplaag? Brandblusapparaten Toegankelijkheid van de Groene Map op PC Asbestinventaris Geen aangifteplicht meer voor lichte ongevallen: wat betekent dit in de praktijk? Communicatie naar medewerkers? Wat bij stroomonderbreking komende winter? Griepvaccin Evaluatie van de gehoor beschermende middelen bij de testgroepen Nieuwe middelen : ingebruikname elektrische duo-fiets Verdelen van warme soep versus gebruik van soepthermos Globaal preventieplan 2014-2018 Mantouxtesting bij geneeskundig onderzoek Sluitingsuur wasserij De nieuwe rol van PAPS en vertrouwenspersonen

89

Personeel

90

Organisatie en economie

ORGANISATIE EN ECONOMIE Beheersovereenkomsten in de plaats van erkenning Organisatiestructuur Netwerken Managementraden Logistiek Administratie Technische dienst Evalueren van ingezette middelen Overheidsopdrachten

91

Organisatie en economie

92

Organisatie en economie

BEHEERSOVEREENKOMSTEN IN DE PLAATS VAN ERKENNINGEN Op deze plaats van het jaarverslag maakten we vroeger melding van de ‘erkenningen’ die ons door de overheid waren toegekend. Deze spraken van een bepaalde hoeveelheid ‘zorgopdrachten’ die ons centrum mocht en moest vervullen. Vanaf 1 januari 2014 zijn deze bepalingen vervangen door twee beheersovereenkomsten tussen ons DVC en diezelfde overheid. We ondertekenen er een voor minderjarige zorgvragers onder de naam ‘Multifunctioneel Centrum’ of MFC en een voor meerderjarige zorgvragers onder de naam ‘Flexibel Aanbod voor Meerderjarigen’ of FAM. Deze overeenkomsten leggen de klemtoon op enerzijds een vast pakket aan middelen die ons centrum ter beschikking krijgt en daar tegenover op een te vervullen kwantitatieve output. Het pakket aan middelen bestaat uit een som van ‘personeelspunten’ (grootste deel) en een kleiner deel aan werkingsmiddelen uitgedrukt in euro. Daarbij hoort ook een instructie over de bijdrageregeling voor de zorgvragers. Gezien het pakket aan personeelspunten het meest indicatief is voor de grootte van de overeenkomsten geven we ze hieronder voor de beide:  personeelspunten voor het MFC: 11.115,42  personeelspunten voor het FAM: 13.674,26 Het nieuwe zit vooral in het feit dat ons centrum meer vrijheid heeft in het aanwenden van die personeelspunten, zowel wat betreft aantal uren als wat betreft de kwalificaties van de medewerkers. Daartegenover staat ook een meer (relatieve) vrijheid om contracten met zorgvragers aan te gaan. Maar we dienen wel te mikken op de volgende ‘output-indicatoren’:  outputindicator MFC: 161,70 overeenkomsten  outputindicator FAM: 186,00 overeenkomsten. Wanneer we deze twee overeenkomsten met mekaar vergelijken merken we een opvallend verschil in ‘gemiddelde aanvaarbare kostprijs per contract’ tussen MFC en FAM:  MFC: 11.115,42 / 161,7 = 68,74 punten  FAM: 13.674,26 / 186 = 73,52 punten. Dit hoeft op zich geen probleem te zijn, gezien we het aanwenden van deze middelen als sociaal ondernemer zelf mogen ‘managen’.

93

Organisatie en economie

ORGANISATIESTRUCTUUR Onze organisatie heeft het vzw-statuut. Een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur dragen daardoor de grootste verantwoordelijkheden.

NETWERKEN Vooraleer we een kijkje nemen dieper in onze organisatie, doen we een kleine verkenning van de omgeving. Daarbij komen we allereerst onze school tegen. In de tweede plaats de talrijke verwijzende diensten, die zorgvragers naar ons doorsturen. Via tal van onze medewerkers vervullen wij ook een rol bij andere partners, soms omwille van regionaal nabuurschap, soms omwille van een specifieke deskundigheid.

1. EEN SCHOOL ALS DICHTSTE PARTNER De school voor buitengewoon kleuter- en lager onderwijs ‘Ter Leie’ is de belangrijkste en dichtste partner van het DVC Heilig Hart. We hebben een bijzondere samenwerking uitgebouwd waarvan een geïntegreerde werking het meest in het oog springt. Gezien het aantal plaatsen voor BUSO onderwijs beperkt zijn, blijven een aantal +15 jarigen bij ons en volgen onderwijs in externaat in verschillende scholen. Schoolgaande kinderen vanuit het MFC BO school Ter Leie De Einder BUSO Oudenaarde Egmont en Hoorn Gavere De Triangel BUSO Lovendegem

78 1 3 3

Tijdelijk onderwijs aan huis (TOAH) Permanent onderwijs aan huis (POAH)

4 9

2. DOORVERWIJZERS (*Tussen haakjes staat het aantal zorgvragers dat is doorverwezen)             

Algemeen ziekenhuis Maria Middelares (Gent) (1) Algemeen ziekenhuis Sint Rembert (Torhout) (1) CM Waas & Dender (Sint Niklaas) (1) MPI Sint Lievenpoort (Gent) (1) Onbekend (5) Revalidatiecentrum Bolt (Drongen) (2) School ter Leie (Bachte Maria Leerne) (2) School Rozemarijn (Drongen) (4) Therapeutisch kinderdagverblijf ’t Veer (Sint Niklaas) (1) Thuisbegeleidingsdienst De Tandem (Gent) (1) Thuisbegeleidingsdienst De Kangoeroe (Wetteren) (4) Universitair ziekenhuis (Gent) (3) Zeepreventorium ( De Haan) (1)

94

Organisatie en economie

3. DEELNAME IN EXTERNE OVERLEGORGANEN

1 2 3 4

Regionaal overleg: Prioriteitencommissie Oost-Vlaanderen Regionaal overleg: Zorgbemiddelingscommissie OostVlaanderen voor meerderjarigen Regionaal overleg: Provinciaal Overleg Dienstverlening voor Minderjarigen Regionaal overleg: Provinciaal Overleg Dienstverlening voor Meerderjarigen

Deelnemer

Rol

algemeen directeur

lid

maatschappelijk werker F. Temmerman

lid

algemeen directeur

lid

algemeen directeur

lid

5

VWV-coördinatiecomité Oost-Vlaanderen

algemeen directeur

lid

6

VWV-commissie Financiën en Economie

administratief directeur

lid

7

VWV-commissie Sociale verhoudingen

personeelsdirecteur

lid

8

VWV-intervisie Kwaliteit

stafmedewerker kwaliteit

lid

9

VWV-intervisie Opvoeder-Groepschefs en Diensthoofden Pedagogiek

diensthoofden pedagogiek M. Gheerolfs en K. Devenijns

lid

10

VWV-intervisie Pastoraal Werk

stafmedewerker pastoraal

lid

11

VWV-werkgroep Vrijwilligers

stafmedewerker vrijwilligers

lid

stafmedewerker vrijwilligers

ondervoorzitter

pedagogisch directeur

lid

diensthoofd verpleegkunde

lid

stafmedewerker pastoraal

lid

12 13 14 15

VWV-werkgroep Vrijwilligerswerk Oost- en West-Vlaanderen Adviescommissie Thuisbegeleidingsdienst De Tandem Arteveldehogeschool Gent Opleidingsadviesraad Beroepsvereniging Katholieke pastores in de gezondheids- en welzijnszorg – Raad van bestuur

16

Mediander Leernetwerk

stafmedewerker vorming

lid

17

Vlaams Samenwerkingsverband voor Basale Stimulatie

ondersteuningscoördinator Philip Vanmaekelbergh

bestuurslid

18

Vereniging van agressiecoaches

agressiecoach

lid

19

Verpleegkundigen Gehandicaptenzorg

diensthoofd verpleegkunde

lid

20

VAPH Automatiseringsproject

diensthoofd administratie

lid

21

Caritas Oost-Vlaanderen

stafmedewerker pastoraal

supervisor nieuwe pastores

22

Commissie Pastoraal – Caritas Brussel

stafmedewerker pastoraal

lid

23

Commissie Diëten in gehandicaptenzorg

diëtiste

lid

24

Zorgambassadeur

diensthoofd therapie en leefgroepbegeleider Stijn Minne

25

VZW De Tandem Thuisbegeleidingsdienst

algemeen directeur

bestuurslid

95

Organisatie en economie

4. WIJ GEVEN KENNIS DOOR Medewerkers treden naar buiten met hun eigen professionele verhalen. Zij tonen DVCcompetenties en -talenten en versterken zo het imago van onze organisatie. In drie sessies geeft Ann Poffyn (hoofdgeneesheer) lessen uit het werkveld over ‘de ontwikkeling van de hersenen’, ‘cerebral palsy’ en ‘syndromen’ aan studenten ergotherapie (2de jaar) van de Artevelde Hogeschool Gent. Mireille Follens (diensthoofd therapie en dagbesteding) brengt op 28 november een getuigenis emancipatorisch werken in het VSPW Sint-Amandsberg. Als uitvloeisel van het boek ‘Bewogen bewegen’ geeft onze sportdienst op 1 en 2 april vorming aan de opleiding Lichamelijke Opvoeding van de Artevelde Hogeschool Gent. Op 9 mei is er in Hasselt PXL campus een gelijkaardige vorming via workshops. Op 17 mei in Gent voor de Jomba monitoren van de CM. Jos Bielen (diensthoofd Sport) geeft een gastles ‘Bobath voor opvoeders‘ aan de opleiding Pedagogiek gelegen aan de Voskenslaan in Gent.

96

Organisatie en economie

5. LINK NAAR DE WERELD In 2014 voeren we geleidelijk onze huisstijl verder in. Briefhoofd, enveloppen, naamkaartjes, powerpoint, verslagen, rapporten… zijn beschikbaar in de huisstijl. We ontwikkelen een digitale nieuwsbrief naar ouders van zorgvragers. Een eerste nummer hiervan zal in het voorjaar van 2015 verstuurd worden. Op vrijdag 28 maart ontmoeten we zo’n 750 mensen, zowel van binnen als buiten onze organisatie, op ons benefietconcert met de Koninklijke Muziekkapel van de Gidsen in muziekcentrum De Bijloke in Gent. De facebookpagina groeit verder uit tot een volwaardig communicatiekanaal. Tegen het eind van het jaar hebben we ruim 820 fans. Foto’s van activiteiten krijgen de meeste reacties en ‘vind-ik-leuks’. Onze vacatures worden er meer en meer gedeeld. We beginnen met de ontwikkeling van een nieuwe website. Onze huidige website bestaat sinds 2005 en is aan vernieuwing toe. Niet alleen de lay-out (in functie van de huisstijl), maar ook de structuur en inhoud nemen we onder de loep. We hopen de nieuwe website klaar te hebben in 2015.

97

Organisatie en economie

MANAGEMENTRADEN Hoger noemden we al de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, de directie en de ontmoeting met de zorgvragersraad als belangrijke overlegtafels. Het is evident dat hiermee het beleid niet stopt. Een belangrijke schakel tussen deze cellen en de ruime vertakkingen van het middenkader en het basiswerk maken we in de managementraad. Het vrij unieke van dit concept is dat de managementraad een wisselende samenstelling heeft. Wisselend omwille van de inhoud en de bevoegdheden die in het spel zijn. De regel is dat er altijd een directeur betrokken is. De andere potentiële deelnemers zijn al onze leidinggevenden en stafleden. We voorzien tien halve dagen per jaar voor managementraden. Op zo’n halve dag kunnen er maximaal drie raden met verschillende inhoud plaats hebben. Onderstaande lijst toont de diversiteit van de invalshoeken: Januari  Bevroren basisteambudget: nieuwe afspraken over het gebruik en beheer van het basisteambudget Februari  Een eerste voorstelling van de doelgroepen voor de nieuwe Dageraad  Permanentie leert uit ervaringen: in de belangrijke rol van ‘permanentie uitoefenen’ halen we constant leerpunten naar boven die we kunnen delen met elkaar. April  

Planningsvergadering IBP 2014-2015: een jaarlijks terugkerende planning van de beleidsinitiatieven en verbeterprojecten. Leefgroepbestaffing: een jaarlijks herbalanceren van de personeelsomkadering van leefgroepen tegenover de veranderende zorgzwaarte in die leefgroepen.

Mei  

Juni 

Kennis maken met International Classification of Functioning (ICF) Evaluatiesysteem toewijzen personeelsmiddelen voor therapie- en activiteitenbegeleiding

Toelichting bij ‘de nieuwe tijdslijn’ en planningsprogramma voor de aanwezigheid en de activiteiten van zorgvragers

September  Kwaliteitshandboek: Structuur (vervolledigen)  Outlook-competenties: Over alles wat een kader in en met Outlook moet (kunnen) doen Oktober  Rapport 2013: Arbeidsongevallen en incidenten  Rapport 2013: Ongevallen zorgvragers

98

Organisatie en economie 

Voorstelling Mijn Fiche: een nieuw digitaal gereedschap om elke medewerker zijn individuele en werkgebonden data te laten consulteren en/of beheren.

November  Permanentie leert uit ervaringen: (idem februari) December  Organogramconcepten: verkennen van andere ideeën over een organogram, op het moment dat veel directie en kaderleden het DVC verlaten.

BESLUIT We tellen 15 managementraden. De diversiteit is behoorlijk groot. Er zijn een paar jaarlijks terugkerende thema’s.

99

Organisatie en economie

LOGISTIEK KEUKEN In de keuken van het DVC Heilig Hart worden jaarlijks ongeveer 60 000 maaltijden bereid, goed voor 272,24 maaltijden per dag. Deze zijn als volgt verdeeld: 860

26 4321 baby-voeding

14210

dieet gewoon sonde 30799

zelf koken

Als we de gegevens vergelijken met voorgaande jaren zien we dit jaar opnieuw een stijging. De toename van dieetvoeding speelt hierin de grootste rol. De babyvoeding was in 2013 een uitschieter. Dit jaar gaan we terug naar een vergelijkbaar niveau met de voorgaande jaren. Het zelf koken is in 2014 sterk gedaald, bijna gehalveerd ten opzichte van 2011. De sondevoeding en gewone voeding blijven op een stabiel aantal maaltijden. 2011

2012

2013

2014

baby-voeding

94

41

260

26

dieet

4933

4474

4817

5320

gewoon

29850

30260

29641

29633

sonde

13957

14284

13870

14211

zelf koken

844

1047

635

494

Eindtotaal

59566

60539

59329

61066

100

Organisatie en economie Daarnaast verzorgt de keuken maaltijden (warm en broodjes) voor de personeelsleden van het DVC Heilig Hart en B.O. School Ter Leie.

Personeelsmaaltijden per jaar 10000 9500 9000 8500 8000 7500 7000

9429 8894 8339

2010

8534 8086

2011

2012

2013

2014

Bij de warme maaltijden voor de personeelsleden zien we de laatste jaren een stijging.

Broodjes per jaar 8000 6000

6929 4614

5270

5929

5772

2012

2013

4000 2000 0 2010

2011

2014

Voor de belegde broodjes zien we dit jaar een zeer grote stijging.

WASSERIJ De nieuwe wasserij draait sinds eind 2011 op de nieuwe locatie, met nieuwe machines en energiebronnen. In de wasserij werken 8 voltijdse equivalenten. In de week komen er 3 vrijwilligers, zij ondersteunen 2 à 3 keer per week. Ook op zaterdag kunnen we rekenen op 2 van deze vrijwilligers. In functie van ergonomie werken we met een takensysteem van om de 2 uren wisselen. Dit heeft als voordeel dat de medewerkers niet een ganse dag zwaar werk verrichten. We blijven er aandacht voor hebben om bij nieuwe aankopen van leefgroepstextiel deze zo kreukvrij mogelijk te hebben. Zo kunnen we het strijken tot een minimum beperken. Momenteel doen we dat maar 1 keer per maand, het gaat dan voornamelijk om tafelkleedjes die bij feestjes of activiteiten worden gebruikt.

101

Organisatie en economie In 2014 hebben we bergen was verzet: type textiel

kg/jaar

kg/dag

Jeans

14235

39

Bovenkledij

67525

185

Slabben

64970

178

Handdoeken

96725

265

Wasnetten

18615

51

Delicate was

7300

20

Tilzakken

50370

138

Ondergoed

6935

19

Hoeslaken/overtrek

39785

109

Moltons

23360

64

Pyjama's

45625

125

Stoelgang/desinfectie

7300

20

Babykledij

2920

8

Moppen/sopdoekjes

86870

238

Smeerpakken It-Fit

1825

5

Lakens

26280

72

Wol

1825

5

Donsovertrekken

10585

29

Dekens / donsdekens

1825

5

Totaal

574875

1575

We zien dat de handdoeken het grootste aandeel hebben in de te wassen materialen, gevolgd door de moppen/sopdoekjes. Op de derde plaats komt de bovenkleding. Om deze aanzienlijke hoeveelheid was te verwerken is er ook heel wat energie nodig, en veel wasmiddelen. Een overzicht van 2014: Energietype Propaangas Water Wasmiddelen

Kost / jaar 102 967 € 13 500 € 42 753,06 €

Kost / dag 282,10 € 36,98 € 117,13 €

We beschikken niet over aparte cijfers van de elektriciteitskost van de wasserij.

102

Organisatie en economie

ECONOMAAT Via het economaat worden diverse materialen aangekocht om nadien te verdelen naar de verschillende leefgroepen van het DVC Heilig Hart. Er zijn 2,34 voltijdse equivalenten werkzaam. Voor 2014 kunnen we dit als volgt verdelen: 3749

5007

1583

719 1167

6197

Verzorging Stuitverzorging Handhygiëne

19681

Ontsmetting Toiletpapier Onderhoudsproducten

75237

Luiers Sondevoeding

De verzorgingsproducten, stuitverzorgingsproducten, handhygiëne, ontsmetting en toiletpapier maken een kleiner deel uit van de gehele bestelling, ongeveer 10%. Voor de onderdelen die een groter aandeel hebben in het totaal bekijken we deze nog in detail. Bij de onderhoudsproducten zien we dat meer dan de helft van de aangekochte producten vuilniszakken zijn, gevolgd door vaatwastabletten.

26 702 70

Afwasdetergent

310

Allesreiniger

470

Vuilniszakken Glansmiddel

356

Luchtverfrisser

95 87

Handzeep 4081

Polacyd Spons Vaatwastabletten

De twee grootste onderdelen binnen het economaat betreffen de luiers en de sondevoeding. In 2014 werd voor 151 492 € aan luiers aangekocht en voor 194 255,23 € aan sondevoeding.

103

Organisatie en economie

BY NATAN Vroeger was By Natan gekend als Annie’s shop of de winkel. Er werken 1.58 voltijds equivalenten. Naast het aanleveren van kleine kantoorbenodigdheden aan alle diensten en leefgroepen voorzien zij in het aankopen van textiel allerhande. Voor 2014 kijken we naar de verschillende zaken die aangekocht werden aangaande textiel. 36 Badlinnen 744

Huishoudlinnen

913

Bedlinnen Linnenzakken

79

Ondergoed

112 208 245 982 131

Wasnetten Arbeidskledij Bavetten Bovenkledij

De verschillende onderdelen bevatten: -

Badlinnen: handdoeken, washandjes … Huishoudlinnen: keukenhanddoeken, vaatdoeken Bedlinnen: Dekbed, hoeslakens, lakens, moltons … Ondergoed: Ondergoed, pyjama’s Arbeidskledij: Fluorvestjes, boxschorten Bovenkledij: Broeken, kousen, T-shirts …

Om al deze zaken te labelen werden 548 bladeren met speciale labels aangemaakt. Het labelen gebeurt ook door de medewerkers van By Natan. By Natan beheert ook de verkleedkoffer. In 2014 gebeurden 191 ontleningen. 191 keer leuke verkleedpret dus.

104

Organisatie en economie

DISTRIBUTIE De distributie telt 8 medewerkers. Taken van de distributie zijn:  

Vervoer van zorgvragers Distributievervoer o Transport was (proper en vuil) o Transport afval o Transport voeding (brood maaltijden en warme maaltijden) o Transport medicatie

MARKTVERVOER Vanaf januari gebeurt het wekelijkse marktvervoer door onze eigen distributiedienst. Voordien werd dit gedaan door een externe firma. Leefgroepen kunnen zich inschrijven om op woensdag naar de markt te Deinze te gaan. Zij hebben de keuze tussen 4 momenten. In 2014 hebben 253 zorgvragers van deze dienst gebruik gemaakt, waarvoor zij een kleine bijdrage (3,50 €) betalen.

BEWONERSVERVOER De distributiedienst staat in voor een groot aantal vervoeren van zorgvragers naar school, therapieën en activiteiten. Deze vervoersopdrachten betekenen een grote ontlasting voor de leefgroepbegeleiders. Aantal vervoerde zorgvragers per week (per schooljaar): 2010-2011 374

2011-2012 387

2012-2013 307

2013-2014 389

AFVALSTROMEN Vanaf 2014 is er een nieuwe wetgeving op gebied van afvalbeheer. Deze nieuwe wetgeving legt een verplichting op over hoe wij ons afval moeten sorteren. Dit resulteert in nieuwe verplichte afvalstromen, zoals autobanden, bouw- en sloopafval, oliën en vetten, gevaarlijk afval, hout, ijzerschroot, groenafval. De afvalstromen hout en ijzerschroot zijn sinds 2014 verplicht, maar werden reeds sinds 2013 selectief opgehaald.

Afvalstromen

Totaal

Totaal

Totaal

Totaal

Totaal

2010

2011

2012

2013

2014

Glas

Lediging

Papier

Gewicht

10 524

43

4 993

41

8 477

39

9 388

40

8 658

34

Vertrouw. Papier

Gewicht

1 808

1 782

2 029

3 012

1 733

Bouw & sloopafval

Gewicht

GFT

Gewicht

32 086

27 860

26 415

25 311

Groenafval

Gewicht

Hout

Gewicht

Ijzerschroot

Gewicht

Luierafval

Gewicht

2 160 23 232 23 820

119 303

113 673

114 170

6 760

9 740

3 900

5 740

114 495

112 936

105

Organisatie en economie

PMD

Gewicht

Restafval

Gewicht

3 278 37 311

37147

44800

4 384

3 903

42 911

48 651

GEVAARLIJK AFVAL - Autobanden

Gewicht

50

- Kabelstrips

Gewicht

220

- Koper

Gewicht

30

- Lege verpakkingen

Gewicht

- Messing

Gewicht

85

- Medisch afval

Gewicht

215

- Oliën

Gewicht

150

50

40

36

220

100

- Solventen chloorvrij Gewicht

31

- Spuitbussen

Gewicht

8

- Verfsolventen

Gewicht

74

- V/I/L/K/H pasteus

Gewicht

113

TOTAAL

201 225

185 546

199 248

210 237

241 753

In 2014 zien we een stijging van het totaal afvalstromen van 20% ten opzichte van 2010. Deze stijging moet enigszins genuanceerd worden, daar we niet over de gegevens beschikken van het gevaarlijk afval van de voorgaande jaren. In de voorgaande jaren werd het gevaarlijk afval niet selectief ingezameld, maar verzameld in een gemengde container. Er is in 2014 een daling van GFT ten belope van 28 % ten opzichte van 2010. In bovenstaande tabel zien we een daling van het luierafval (-7000 kg), alhoewel dit niet correct is. Het luierafval wordt selectief opgehaald maar komt ook in deels in de restafval terecht, waar we dan wel een stijging (+11 000 kg) kunnen vaststellen. 140.000 Glas 120.000

Papier Vertrouw. Papier

100.000

Bouw & sloopafval GFT

80.000

Groenafval Hout

60.000

Ijzerschroot 40.000

Luierafval PMD

20.000

Restafval GEVAARLIJK AFVAL

2010

2011

2012

2013

2014

106

Organisatie en economie Bovenstaande tabel is een weergave van de verschillende afvalstromen en hun aandeel per jaar. Luierafval blijft in onze totale afvalinzameling de grootste afvalstroom, gevolgd door restafval. In de loop der jaren zien we steeds meer aparte afvalstromen verschijnen, een logisch gevolg van de aangepaste wetgeving op het gebied van afvalinzameling.

107

Organisatie en economie

ADMINISTRATIE FACTUREN IN EEN NIEUW KLEEDJE Niettegenstaande we zo goed mogelijk voorbereid zijn op de komst van MFC en FAM, is het niet vanzelfsprekend om deze twee woorden om te zetten naar de maandelijkse factuur. De bestaande facturatieregels na 31 jaar overboord gooien en vervangen door nieuwe regels die beter aansluiten bij de zorgvernieuwing, het blijft een uitdaging. Van de overheid krijgen we eerst geen regels, daarna een conceptnota, nadien een aangepaste conceptnota en uiteindelijk richtlijnen voor de facturatie. Met deze gegevens gaan we aan de slag en werken we een transparant facturatiesysteem uit. Dankzij het dagboeksysteem en de registratie op de leefgroepen hoeven we ons op de administratieve diensten geen zorgen maken over het start uur en het eind uur van de zorgverlening. Via een beslissingstabel worden deze tijdseenheden omgezet naar een registratiesysteem dat ons door de overheid wordt opgelegd. Vanaf dag één merken we dat de overheid de zorgvernieuwing alle kansen wil geven. Met één pennentrek worden barrières weggenomen die een flexibel aanbod naar de zorgvrager in de weg staan. De kostenstaten, “het controlemiddel” bij uitstek, worden afgeschaft. Over de klassieke instellingsdagen en familiedagen wordt geen woord meer gesproken. In de plaats daarvan krijgen we nieuwe bouwstenen zoals verblijf, dagopvang, dagbesteding en begeleiding. Met deze bouwstenen kunnen we zorg op maat aanbieden zonder dat de zorgvrager of voorziening op één of andere manier bestraft wordt.

ISIS Isis verwijst naar de naam van een Egyptische Godin. Lang voor deze naam een onaangename bijklank kreeg, heeft het VAPH deze naam gekozen voor haar automatisatieproject van de personeelsregistratie. Met het project Isis zetten we de eerste stappen in de nieuwe werkwijze bij het aanvragen van subsidies. Alles start hier met de beheersovereenkomst die is afgesloten tussen de overheid en onze voorziening. In deze beheersovereenkomst staan niet langer het aantal personeelsleden centraal, maar wel het aantal personeelspunten. Het DVC Heilig Hart kan vrij bepalen via welke kwalificatie de personeelsmiddelen best worden ingezet. Isis is ontwikkeld om deze nieuwe werkwijze om te zetten naar voorschotten. In een latere fase zal ook de afrekening van de personeelssubsidies via Isis verlopen. Met de komst van Isis verdwijnt de permanente personeelsregistratie (PPR) als rapportagemiddel tussen de overheid en het DVC Heilig Hart.

108

Organisatie en economie

ZORGINSPECTIE De Zorginspectie, bevoegd voor het financieel toezicht op een waaier van voorzieningen, deed in november bij DVC Heilig Hart haar eerste controle. Het inspectiebezoek leidde tot een positief verslag voor onze instelling. Er werd een correcte aanwending van de subsidies van de Vlaamse Overheid vastgesteld en, mits een verder goed beheer, worden geen financiële moeilijkheden verwacht. De Zorginspectie maakt zijn bevindingen over aan het VAPH.

PLANNING VAN DE ZORGVRAGEN We willen de zorgvragers ondersteuning bieden op de manier en op de momenten die het best aansluiten bij hun behoeften. Zo een ‘zorg op maat’ aanbod kunnen wij enkel garanderen wanneer er samen met de zorgvragers goede afspraken zijn. Van bij de start van het MFC en FAM zijn er contracten opgemaakt waarop de zorgvraag duidelijk is beschreven. Via de e-services maakt de zorgvrager ook een planning op waarbij hij aanduidt wanneer hij in het DVC zal verblijven of thuis is. Door deze planning kunnen de leefgroepsmedewerkers ingezet worden op momenten die het meest nodig zijn.

TABLETS Niettegenstaande de razendsnelle evolutie van de informatica, gaan wij voluit voor de technologie die het best aansluit bij de noden op het werkveld. Dagboek lezen, bestellingen doorgeven, medicatietoediening afpunten, voor deze taken blijkt een mobiel toestel het best te functioneren. Om hieraan tegemoet te komen is de tablet op de leefgroep geïntroduceerd. Via Touch screen toepassingen kan op een eenvoudige manier de informatica meegenomen worden naar alle uithoeken van de leefgroep.

109

Organisatie en economie

TECHNISCHE DIENST De technische dienst staat in voor de infrastructuur van onze instelling. We onderscheiden hierin 3 kerntaken:  Onderhoud, herstellingen en kleine aanpassingen  Verbouwingen in eigen beheer  Coördineren en opvolgen diensten, installaties en verbouwingen door externen

ONDERHOUD, HERSTELLINGEN EN KLEINE AANPASSINGEN Dit zijn kleinere taken die erg belangrijk zijn voor de werking van onze infrastructuur. Ze garanderen een optimale dienstverlening voor onze zorgvragers.     

het onderhoud en opvolgen van alle technische installaties voor watervoorziening, centrale verwarming en elektriciteit het technisch onderhoud en toezicht op ons wagenpark en alle hulpmiddelen zoals rolstoelen, tilsystemen, verzorgingstafels… herstellingen en aanpassingen op leefgroepen en diensten het beheer en onderhoud van tuin en boerderij het garanderen van een technische permanentie ’s nachts en tijdens de weekends

VERBOUWINGEN IN EIGEN BEHEER Wij verbouwen continu ons gebouw naar de noden van onze zorgvragers. Dit gaat van individuele aanpassingen op kamerniveau tot het aanpakken van hele leefgroepen. Aan de planning hechten we veel belang. Een leefgroep weet ruim op voorhand wanneer de werken aanvatten. Indien mogelijk plannen we de werken als de leefgroep op kamp gaat. 

  

De eerste helft van het jaar zijn een tiental kamers en leefgroepen aangepakt. Daarbij wordt er niet alleen geschilderd. Ook verlichting, plafonds en elektriciteit worden dikwijls vernieuwd. Geregeld worden er muren verplaatst, keukens vernieuwd en therapie-ondersteunende installaties voorzien. We doen ook de herinrichting van een vijftal therapielokalen. Gaande van timeout ruimtes, kleine lokalen zoals De Uitkijk en Agora tot de grote Polyvalente Zaal. De tweede helft van het jaar worden er heel wat nieuwe baden geleverd. Een vijftal badkamers van leefgroepen worden daarvoor deels of volledig gerenoveerd. Buiten is de speeltuin aan het semi-internaat en zandbak vernieuwd. En er is een betonvloer en opslagruimte in het containerpark voorzien.

110

Organisatie en economie

COÖRDINEREN EN OPVOLGEN DIENSTEN, INSTALLATIES EN VERBOUWINGEN DOOR EXTERNEN Voor werk waarvoor we zelf geen kennis of capaciteit hebben gaan we samenwerken met externen. Er worden via aanbestedingen bedrijven gezocht die ons de beste oplossing kunnen bieden. Daarbij is het zoeken naar de beste kwaliteit binnen onze budgettaire haalbaarheid een belangrijk evenwicht. 



 



      

Vervanging sanitaire watervoorziening naar aanleiding van strengere milieuwetgeving. De oude diepe boorput is afgesloten en vervangen door 3 nieuwe ondiepe waterputten. We installeren daarbovenop een waterzuiveringsinstallatie met ontijzering, ontharding en ontsmetting. De oude verwarmingsinstallatie op aardolie van Dageraad was na 23 jaar trouwe dienst helemaal op. Ze is vervangen door een installatie op aardgas met condenserende ketels. Opvolgen nieuwbouw: op de site van Dageraad wordt de nieuwbouw kort opgevolgd in samenwerking met de uitvoerende architect en werfleider. Opvolgen herinrichting groenzone boerderij: In samenwerking met de geselecteerde landschapsarchitect worden de plannen optimaal afgestemd op de noden van onze zorgvragers voor uitvoering in 2015. Er gebeurt een update van de nodige technische keuringen en onderhoud van onze installaties. Via aanbestedingen worden deze toegewezen aan diverse externen. Er gebeuren verschillende herstellingen aan daken boven de wasserij, Villa Vincent en ons hoofdgebouw. We volgen de conformering van onze elektrische installaties naar de laatst geldende wetgeving op. Deze worden voornamelijk uitgevoerd door externen. Op diverse leefgroepen worden plafondtilliften geplaatst onder onze begeleiding. Bij badkamerverbouwingen wordt dikwijls extern een anti-slipvloer geïnstalleerd. Het zeil van de activiteitentent op de binnenplaats is versleten en vervangen. Verzakkingen van gootstenen en waterslikkers zijn vervangen rond ons DVC. Opvolgen energiestudie rond te vervangen installaties in ons DVC naar toekomstige normen en regelgeving.

111

Organisatie en economie

EVALUEREN VAN INGEZETTE MIDDELEN VIJFJAARLIJKSE ZELFEVALUATIE We hadden een vijfjaarlijkse zelfevaluatie. Onderstaande domeinen kwamen aan de beurt.  Financiën, gebruiksgoederen en energie  Informatica  Gebouwen en inrichting  Uitrusting, machines, meubilair en hulpmiddeln  Samenwerking en partnerschappen Elk domein werd onderverdeeld in 4 deelopdrachten: 1. Bespreek in een kleine werkgroep (5 à 6 personen) waar het DVC Heilig Hart zich op dit moment situeert, welke zijn de tekortkomingen, welke zijn de positieve punten… 2. Onderzoek volgens het Prose-instrumentarium, ingevuld door 17 personen. 3. Consensusbijeenkomst met de kleine werkgroep van opdracht 1. Deze consensusgroep formuleert enkele concrete verbetervoorstellen op die items die ze willen verbeterd zien. 4. Een aanbevelingsplan opmaken voor de kwaliteitsraad op basis van de resultaten uit opdracht 1 en 2 en 3.

Alle domeinen doorliepen alle deelopdrachten. Een aanbevelingsplan per domein wordt in 2015 overgemaakt aan de kwaliteitsraad. Deze aanbevelingsplannen zullen in elk geval een basis vormen om in de komende jaren verbeteringen door te voeren in elk van de vijf domeinen.

HET PERSONEEL Personeelsmiddelen blijven het leeuwenaandeel van onze middelen. In het hoofdstuk ‘Personeel’ kan je lezen hoe deze personeelsgroep eruit ziet. Wij gebruiken een objectief meetinstrument om de medewerkers die instaan voor de ondersteuning van onze bewoners, toe te wijzen aan leefgroepen.

DE INFRASTRUCTUUR VAN EEN LEEFGROEP Inzake de infrastructuur op leefgroepen is er weinig veranderd. Het aantal leefgroepen is niet gewijzigd. De materiële middelen die zij ter beschikking krijgen, evalueren we jaarlijks bij het opstellen van de begroting. Iedere dienst kan gemotiveerde investeringsaanvragen indienen zodat zij over de juiste infrastructuur kunnen beschikken. Een overzicht van de belangrijkste investeringen lees je in het financiële hoofdstuk.

112

Organisatie en economie We geven een summier schematisch overzicht van de infrastructuur van een leefgroep. Aantal residentiële leefgroepen Aantal 1 persoonsslaapkamers Aantal 2 persoonsslaapkamers Aantal 3 persoonsslaapkamers Aantal 4 persoonsslaapkamers Aantal plafondliften in slaapkamers Totaal aantal bedden Aantal badkamers Aantal baden Aantal plafondliften in badkamers Totaal aantal mobiele liften

2013 34 83 67 19 9 19 310 34 67 12 40

2014 34 89 68 18 7 23 307 34 77 14 55

Er was een omschakeling waarbij 3- en 4-persoonskamers werden uitgesplitst, zodat er meer 1- en 2-persoonkamers beschikbaar zijn. Er werden 4 plafondliften bijgeplaatst in de slaapkamers. Een groot aantal badkamers zijn ook aangepast, waardoor er maar liefst 10 baden bijgeplaatst werden en er 2 plafondliften in de badkamer bijgeplaatst zijn.

113

Organisatie en economie

OVERHEIDSOPDRACHTEN Sinds 1 juli 2013 is er de wettelijke verplichting om op al onze aankopen de wetgeving overheidsopdrachten toe te passen. Per overheidsopdracht buigt een werkgroep, klein of groot, zich over de vereisten waar de aan te kopen goederen of diensten aan moeten voldoen. In 2014 werden er 17 overheidsopdrachten gegund, goed voor een totaal bedrag van 1 246 534,7 €. Volgende contracten kwamen tot stand door toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten:                    

Elektrische verbruiksgoederen en verlichting (110 477,20 € - 4 jaar) Verf en verfwaren (121 662,48 € - 4 jaar) Extern vervoer: kamp en uitstappen (niet bepaald – 4 jaar) Ongediertebestrijding: (6 195,20 € - 4 jaar) Onderhoud van de liftinstallaties (17 604,48 € - 4 jaar) Afvalverwerking (231 999,23 € - 4 jaar) Drukwerk (23 759,37 € - 4 jaar) Arbeidskledij (175 135,51 € - 4 jaar) Hulpmiddelen van de badkamer (175 373,40 € - 1 jaar) Putboringen (38 352,65 € - één project) Renovatie polyvalente zaal (76 869,27 € - één project) Technische keuringen (16 721,68 € - 4 jaar) Externe zonnewering (41 194,52 € - 2 jaar) Onderhoud technische installatie wasserij (36 718,76 € - 4 jaar) Rolluiken (9 050,42 € - 2 jaar) Standaard hoog-laagbedden (66 849,75 € - 2 jaar) Geïndividualiseerde hoog-laagbedden (35 311,18 € - 2 jaar) Matten en damesverbandcontainers (60 259,68 € - 4 jaar) Onderhoud en aankopen van brandblusmiddelen (12 381,92 € - 4 jaar) Hydrofoorgroep (36 808,50 € - één project)

De gemiddelde duurtijd van een contract dat tot stand komt via de wetgeving overheidsopdrachten is 4 jaar. Naast de contracten die via overheidsopdrachten tot stand kwamen, zijn er nog 77 contracten lopende die opgemaakt werden voor de verplichting tot toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten. 21 van deze contracten vervallen in 2015, waarvan de meeste uitgeschreven worden om door toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten een vervolg te krijgen.

114

Financiën

FINANCIEN Globale financiële toestand en perspectief Elektriciteit Verwarming Waterverbruik Vervoer

115

Financiën

116

Financiën

GLOBALE FINANCIELE TOESTAND EN PERSPECTIEF We verwachten een licht positief resultaat van € 66.748 voor het boekjaar 2014. Dit resultaat is een schatting gebaseerd op de gekende voorlopige cijfers. Dit is een lager resultaat dan voorgaande jaren. Enkele belangrijke oorzaken zijn terug te vinden hier verder bij de belangrijke uitgavenrubriek. Het balanstotaal is gestegen met ongeveer € 900.000 tegenover vorig jaar. Dit is voornamelijk het gevolg van de investeringen in de nieuwbouw voor het project “Dageraad”. Bij de debiteuren valt het op dat we nog een vordering lopen hebben op het VAPH ter waarde van € 523.186, namelijk de afrekening van de dagprijs 2013. Dit heeft uiteraard ook zijn weerslag op de financiële resultaten. Eind 2014 heeft de inspectie “Zorg” onze financiële situatie onderzocht, dit aan de hand van de cijfers van het jaar 2013. Het besluit van de inspectie was zeer positief.

EVOLUTIE VAN DE UITGAVEN Uitgaven totaal

2013 27.229.359

2014 27.545.369

% 1.04

BELANGRIJKSTE UITGAVENRUBRIEKEN De liquiditeitsratio stijgt licht tegenover 2013, namelijk van 1,6 naar 1,75. Voor 2012 noteerden we 1,5 en voor 2011 1,64. De norm voor “goed” is 1. Deze ratio wordt beschouwd als goed als hij tussen de 0,25 en de 0,40 ligt. Dus we zitten zeer goed. De dalende trend van de solvabiliteit zet zich verder en bedraagt nu 0,50. De investeringen met ons eigen vermogen zijn daar de oorzaak van. Voor 2013 bedraagt de ratio 0,51 tegenover 0,53 voor 2012. Toch positioneert dit cijfer zich ook uitstekend want een ratio tussen de 0,25 en 0,40 wordt beschouwd als goed.

Zoals gewoonlijk nemen de personeelskosten het grootste deel van de kosten voor hun rekening. Toch zijn ze maar met 1 % gestegen, wat maakt dat de totale uitgaven maar met 1,04 % zijn gestegen. De personeelskosten maken nu 88 % van de totale uitgaven uit. De afschrijvingen en de verblijfskosten blijven op hetzelfde procentueel niveau van 2013 staan, namelijk 2% en 9%. Het valt op dat een aantal kosten enorm gestegen zijn en andere spectaculair gedaald. Bij de personeelsgerelateerde kosten is de grootste stijger de kost van de ”voorziening voor vakantiegeld”. Door een wijziging in de wetgeving moet er nu een grotere voorziening aangelegd worden. Deze voorziening kost ons dit jaar € 240.000 extra. Een tweede verplichte voorziening is deze voor SWT (of brugpensioen), deze kost is met € 180.000 gestegen. Hoe meer medewerkers op brugpensioen gaan, hoe meer voorziening we zullen moeten aanleggen.

117

Financiën Bij de werkingskosten valt op dat er veel herstellingen van tilliften en herstellingen aan de wasserij uitgevoerd zijn. Er is ook een onderhoudscontract voor de wasserij getekend, met de bedoeling om defecten te vermijden. We zien een serieuze daling van de energiekosten. Deze evolutie lees je verder in dit hoofdstuk. Daarnaast merken we een daling van de kosten ingevolge van de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten. Een goed voorbeeld daarvan is de afvalverwerking. Het contract daarvan is na publicatie en gunning, toegewezen aan dezelfde leverancier als voorheen (voor de overheidsopdracht), maar het kostenplaatje is met 25% gezakt. Een ander positief verhaal betreft de fundraisingresultaten, daar kennen we een stijging van zo goed als 50%. Een overzicht van de belangrijkste investeringen van het afgelopen boekjaar vind je in onderstaande lijst: Nieuwbouw Dageraad Meubilair + bedden Onthaal Ergonomisch materiaal Hardware computers Stookinstallatie Dageraad Bouwmaterialen Putboringen Noodverlichting Technische materialen Wanden en vloeren badkamers Huishoud elektro apparaten Bureau meubilair Medisch materiaal Elektrische materialen

€ € € € € € € € € € € € € € €

947.024 133.382 75.578 72.653 45.550 40.991 34.671 28.907 27.555 19.782 17.520 9.392 9.816 8.133 14.106

Totale investeringen ter waarde van

€ 1.461.315

Zie ook: ‘Financieel jaarverslag 2014’

118

Financiën

ELEKTRICITEIT

OVERZICHT ELEKTRO 2007-2014 808.909

813.974

120.000

810.000

Verbruik in Kwh

800.000

770.000

100.000

103.976 788.628 96.302 95.709 786.535 93.424 96.126 779.603 93.154

790.000 780.000

100.390

799.665

95.255

80.000

786.085

77.310 760.179

60.000 755.536

760.000

40.000

750.000 740.000

Verbruik in euro

820.000

20.000

730.000 720.000

0 2002

2007

2008

2009

2010

Verbruik in kwh

2011

2012

2013

2014

Verbruik in euro

Het elektriciteitsverbruik is op het laagste peil sinds jaren (terug een daling van bijna 4% tegenover vorig jaar). De kostprijs is eveneens gedaald met een goede 5% tegenover 2013. Toch zijn er niet minder toestellen in gebruik, in tegendeel. Het grote voordeel dat zich hier aftekent wordt gegenereerd door de bewuste aankoop van energiezuinige toestellen. (minstens A labels, LED verlichting… ).

119

Financiën

WARMTE PRODUCTIE De energiebron voor de productie van verwarming en warm water is zo goed als helemaal overgeschakeld van stookolie naar aardgas (of propaangas). Het hoofdgebouw is helemaal overgeschakeld, behalve het semi internaat (wordt niet overgeschakeld). Het stookolieaandeel is heel wat gedaald. Hieronder volgt een grafiek die de evolutie van de verhouding van de gebruikte brandstof weergeeft.

Evolutie samenstelling brandstof 100% 90% 80% 70% 60%

aardgas

50%

propaangas

40%

stookolie

30% 20% 10% 0% 2010

2011

2012

2013

2014

STOOKOLIEVERBRUIK 2008-2014 600.000 500.000 Verbruik in liters

460.227

436.276

400.000

375.468 324.945 296.353 287.178 277.143

322.586

300.000

240.874 196.716

203.913

200.000 100.000

500.619

482.110

120.253 25.090 26.751

0 2002

…

2008 Aantal liter

2009

2010

2011

2012

2013

2014

Totale kost in euro

120

Financiën

E u r o

Duizenden

Evolutie brandstofkost 350 300

296.353

323.644

299.274

260.270

250 200 150

149.414

100 50 0 2010

2011

2012

2013

2014

Jaar

De kostendaling van de totale brandstofkost is spectaculair. De winter van 2014 was weliswaar zacht maar de betere isolatie en de kosten- en milieuvriendelijke gasverwarming hebben zeker hun steentje bijgedragen tot deze kostendaling.

WATERVERBRUIK Volgens de nieuwe milieuvergunning (en exploitatievergunning) moest de diepe boorput buitengebruik gesteld worden en gedempt worden. Dit is gebeurd, maar twee ondiepe putten bleken onvoldoende om ons te verzekeren van een continue watervoorraad. Vandaar dat er een derde ondiepe put geboord werd. De diepte van de drie putten konden we beperken tot +/- 9 meter.

BOORPUTWATER DVC Dageraad

2011 18.586 m³ 1.448 m³

2012 15.755 m³ 1.740 m³

2013 16.474 m³ 1.641 m³

2014 16.118 m³ 1.471 m³

Globaal gezien blijft het waterverbruik vrij stabiel. “Farys” startte een studie omtrent watergebruik (in combinatie met een wasserij). De resultaten zullen in 2015 gekend zijn en eventueel verdere gevolgen kennen.

HEMELWATER DVC

2011 1.924 m³

2012 515 m³

2013 465 m³

2014 488 m³

2013 1.272 m³ 81 m³

2014 1.215m³ 296 m³

LEIDINGWATER DVC Dageraad

2011 1.615 m³ 35 m³

2012 1.481 m³ 13 m³

121

Financiën De cijfers van het hoofdgebouw blijven licht dalen. Het verbruik op de site van Dageraad is gestegen. Deze stijging is het gevolg van het watergebruik door de bouwfirma voor de nieuwbouw, het verbruik wordt later doorgerekend aan de aannemer.

HET WAGENPARK Totaal

Voor rekening van het DVC

Voor rekening van zorgvrager

Voor rekening van de school

Auto medewerker

63.327

42.121

20.772

434

Passat

7.127

3.616

3.374

137

Rolstoelbus

12.686

1.034

11.592

60

Minibus

6.351

1.111

4.998

242

Groene bus

8.250

1.287

6.742

221

Fiat Doblo

5.674

2.936

2.696

42

Peugeot Boxer

6.984

1.762

5.001

221

Fiat Ducato

9.254

8.146

1.108

Schoolbus

4.624

449

3.897

Minibus Dageraad

1.709

95

1.614

Ford Transit

6.674

1.581

4.982

Vivaro Dageraad

1.334

14

1.320

Totaal aantal km

133.994

64.719

68.096

278

111

1.746

GEREDEN VOOR REKENING VAN

de instelling de zorgvrager(s) Totaal aantal km

2011

2012

2013

2014

86.780 34.151 + 521 (school) 121.452

89.826 38.640 + 396 (school) 128.466

69.594 59.224 + 1.454 (school) 130.272

64.718 68.096 + 1.746 (school) 134.560

De totaal gereden kilometers zijn licht toegenomen. Dit is vooral te zien bij het vervoer voor rekening van de zorgvragers. De kilometers gereden voor de instelling zijn gedaald.

122

Financiën Toch is er met het vervoer voor rekening van de zorgvragers zeer efficiënt omgegaan. Dit tonen ons de cijfers in de tabel van de bezettingsgraad. De gemiddelde bezetting per wagen is ster toegenomen. In de tabellen zijn ook de wagens opgenomen die specifiek door Dageraad gebruikt worden. De Ford Transit is een nieuwe bus die grotendeels met sponsorgeld kon aangekocht worden.

BEZETTINGSGRAAD Soort vervoer Eigen wagen Passat Rolstoelbus Minibus Groene bus Fiat Doblo Peugeot Boxer Schoolbus Minibus dageraad Ford transit Vivaro dageraad

2011 0,77 2,3 4,21 4,10 3,29 1,09 2,39 4,44

2012 0,72 1,78 4,03 4,68 3,54 1,20 2,67 4,12

2013 0,75 1,55 4,80 3,96 2,90 0,65 1,69 4,47

2014 1,4 3,19 5,25 4,91 3,76 1,11 2,71 5,14 4,19 5,27 4,3

FOTOKOPIEËN Dit jaar een nieuwe rubriek, een overzicht de hoeveelheid fotokopieën die we jaarlijks nemen. De toestellen die we hier vergelijken zijn de toestellen aan het onthaal (kleur en zwart/wit), de medische dienst, de administratie (gelijkvloers en eerste verdieping) en het C-blok (burelen diensthoofden en ondersteuningscoördinatoren).

TOTAAL printwerk per jaar 800.000 600.000 400.000

TOTAAL

200.000 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Na een dalende trend sinds 2009 stijgt de hoeveelheid printwerk terug. Om de aanleiding op te sporen is het nuttig om na te gaan welke printers verantwoordelijk zijn voor deze stijging.

123

Financiën 450.000

Volume per printer

400.000 350.000

C-blok

Adm. Beneden

Adm. Boven

Medische dienst

Onthaal totaal

300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 2010

2011

2012

2013

2014

De meest opvallende stijger is de machine aan het onthaal. Deze machine levert printwerk voor leefgroepen en de verschillende diensten. Wie wat juist afprint (of fotokopieert) wordt niet gemeten. Een tweede stijger is de machine in de medische dienst. Het verbruik stijgt sinds 2012. Een derde toestel (eigenlijk twee toestellen) zijn deze bij de administratie, hun gebruik kent eerder een kleine toename. Het verbruik van de grootste stijger en de grootste producent van prints of kopieën wordt in de volgende grafiek verder bekeken.

Onthaal zwart/wit - kleur 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 -

Onthaal zwart wit Onthaal kleur

2010

2011

2012

2013

2014

Hier stellen we vast dat het aantal zwart-wit kopieën nog altijd de meerderheid vormt in het totale pakket, maar ook dat het volume van kleurenprints bijna een drievoud is van het volume in 2010.

124

Kwaliteitszorg

KWALITEITSZORG Kwaliteitshandboek Zelfevaluatie

125

Kwaliteitszorg

126

Kwaliteitszorg

KWALITEITSHANDBOEK BEHEER VAN HET KWALITEITSHANDBOEK Op 31 december 2014 bevat het kwaliteitshandboek 587 documenten. Het kent dit jaar 130 mutaties, hetzij nieuwe documenten, of gewijzigd of herbevestigd. 53 documenten werden ‘buiten gebruik gesteld’. De markante reductie van het aantal documenten t.o.v. vorig jaar (626 documenten) heeft o.a. te maken met het feit dat we nu slechts met twee dienstverleningsovereenkomsten werken, of voor het MFC of voor het FAM. Gegroepeerd per typedocument gaat het om 8 referentieteksten Bij de opmaak van een nieuwe structuur van het kwaliteitshandboek, hebben we een nieuw type documenten bepaald, met name de beleidsverklaring (BV). Een aantal documenten die voordien ressorteerden onder de code ‘referentietekst’, worden vanaf dan beter als ‘beleidsverklaring’ aanzien. 33 beleidsverklaringen Dit is een nieuwe code, die we vaak in de plaats zullen stellen van een referentietekst (RT). We gebruiken ze om een verklaring te geven bij richtlijnen, keuzes, regels e.d. die in een bepaald domein zijn ingesteld. Een referentietekst is verschillend van een beleidsverklaring, omdat ze iets vrijblijvender maar toch inspirerend mag zijn. 2 documenten m.b.t. strategisch beleid Het is de bedoeling dat we dat type document niet meer gebruiken. Ze kunnen als ‘beleidsverklaring’ worden gecodeerd. 0 beleidsplannen Dat type document gebruiken we niet meer, maar maakt deel uit van de groep ‘beleidsverklaringen’. 18 reglementen/overeenkomsten Dit is opmerkelijk verminderd door het wegvallen van de diverse dienstverleningsovereenkomsten per zorgvorm. 50 functiebeschrijvingen 14 competentieprofielen 12 mandaten 12 vormingspakketten 80 procedures 230 werkinstructies 13 lijsten 114 formulieren 1 grondplan Alle andere grondplannen beschouwen we als werkinstructie 0 informatieve documenten Informatieve documenten aanzien we vanaf nu als een werkinstructie 0 documenten m.b.t. kwaliteitseisen We gebruiken die code niet meer. Dat soort documenten ressorteren voortaan onder de werkinstructies.

127

Kwaliteitszorg

HET KWALITEITSHANDBOEK ALS MANAGEMENTSYSTEEM De opeenvolgende hoofdstukken in het kwaliteitshandboek staan in de logische volgorde van hoe een managementsysteem functioneert. Eerst bepalen we onze missie en onze referentieteksten en beleidsverklaringen die richtinggevend zijn voor de praktijk (waar willen we naar toe). Vervolgens zetten we daarvoor de nodige middelen in: personeel (functies, competenties en mandaten = met wie), financiën, gebouwen en inrichting, uitrusting, technieken en methoden, beschreven in vormingspakketten (met wat). Onze procedures, werkinstructies, formulieren, lijsten en vormingspakketten bepalen tenslotte hoe we dat willen doen, om tegemoet te komen aan vooropgestelde kwaliteitseisen. Tenslotte is er de zelfevaluatie om na te gaan of we onze vooropgestelde doelen hebben bereikt en waar er nieuwe noden, wensen en opportuniteiten liggen waar we in de toekomst moeten aan werken.

VAN KWALITEITSZORG NAAR KWALITEIT VAN ZORG Elke agenda van de kwaliteitsraad starten we met de vraag: hoe kunnen we met ons kwaliteitssysteem de kwaliteit van zorg ondersteunen? Door het borgen van nieuwe documenten (= vastleggen van gewenste praktijken) en het aanpassen van bestaande documenten hebben we dit jaar specifieke ondersteuning geboden aan de kwaliteit van zorg op de volgende terreinen: Referentieteksten  Slaap en slaapproblemen (HH_HN_RT_07). Gezien het belang van een goede nacht is het noodzakelijk een goed inzicht te hebben in slaap, slaappatronen en de factoren die er invloed op hebben.

Beleidsverklaringen  Visie op onderwijs voor onze doelgroepen en op samenwerking met onze bevoorrechte partner BO-school Ter Leie (HH_PD_BV_06) DVC en School Ter Leie hebben nieuwe akkoorden gemaakt over het grensgebied tussen schoolbekwaam en niet schoolbekwaam zijn. Dit brengt duidelijkheid en rust in de samenwerking. Ook in het licht van het nastreven van meer burgerschap voor al onze zorgvragers, is het partnerschap van grote betekenis om het recht op onderwijs voor alle kinderen van ons centrum te garanderen.  Strategisch beleid ( HH_AD_BV_14) In dit document beschrijven we onze strategie om aan zelfevaluatie te doen. Daarmee komen we tegemoet aan de vereiste van het BVR van 4/2/2011 m.b.t. art. 47. De zelfevaluatie.  Zorg en ondersteuning in de nacht (HH_HN_BV_01) In een beleid m.b.t. zorgen voor het dagelijks leven hoort een visie op slapen als onontbeerlijk voor iedere persoon. Het heeft een grote invloed op ons algemeen welbevinden.  Strategisch beleid (HH_AD_SB_02) Het ‘Strategisch beleid 2014’ (HH_AD_SB_04) wordt elk kalenderjaar geactualiseerd in een afzonderlijk document.

128

Kwaliteitszorg Strategisch beleid Duurzaam personeelsbeleid (HH_HD_SB_09) We ontwikkelen een visie op leeftijdsbewust personeelsbeleid en verankeren deze.

Functiebeschrijvingen  Diensthoofd nachtservice (HH_HD_FB_06) De functiebeschrijving is aangevuld met het overleg met ondersteuningscoördinatoren, in functie van de ondersteuning van zorgvragers.  Sport- en bewegingsbegeleider (HH_PB_FB_01)

Competentieprofielen  Nachtbegeleider (HH_HN_CP_01) Nachtverpleegkundige (HH_HN_CP_03)

Procedures  Bezoek, opname en ontslag op Domino (HH_AN_PR_04) Bij opname uit het ziekenhuis zal de behandelende arts de zorgvrager onderzoeken. In geval de coördinerend arts niet aanwezig is, kan dit gebeuren door een collega arts.  In dienst stellen van een elektrisch of een mechanisch arbeidsmiddel (HH_AP_PR_07) De procedure is aangepast aan de praktijk. De rol van de leidinggevende was er niet in beschreven.  Ziekenhuisopname (HH_AN_PR_03) Wijziging in de nodige documenten bij opname en de kiné-dienst wordt via het computerprogramma systematisch op de hoogte gebracht.  Opmaken en beheren van documenten van het KHB (HH_AQ_PR_01) Wijzigingen in verantwoordelijkheden en bevoegdheden.  Medicatie verdelen (HH_AA_PR_01) Deze procedure is volledig herwerkt door de robotisering van medicatieverdeling.

Werkinstructies  Een aantal staand orders voor verpleegkundigen zijn aangepast aan de actuele medische richtlijnen.  Beschermen tegen overdracht van CPE (HH_APP_WI_18) Wanneer veel zorgvragers en medewerkers op een beperkte oppervlakte samenkomen, is kruisbesmetting mogelijk, en zwakkere personen zijn vatbaarder. Daarom zijn een strikte handhygiëne en een strikte verzorgingshygiëne noodzakelijk.  Huisstijlhandboek (HH_AS_WI_06)) Daarmee beogen we een vlotte herkenbaarheid als degelijke en volwaardige organisatie.

129

ONTSLUITEN VAN HET KWALITEITSHANDBOEK Naar aanleiding van dit actieplan uit de beoordeling van de werking 2013, werd een instellingsdoel geformuleerd: 14.05. ‘we optimaliseren de werking van het kwaliteitshandboek’. Daaruit zijn twee sporen ontstaan om dat in praktijk te brengen: 1. Beter aansluiten bij de introductie van nieuwe leefgroepbegeleiders. De diensthoofden pedagogiek hebben bepaald wanneer welke documenten uit het kwaliteitshandboek moeten kenbaar gemaakt worden aan hun nieuwe medewerker. Voor de nieuwe medewerker is er een overzichtelijke elektronische fiche opgemaakt met een directe link naar de documenten in het kwaliteitshandboek. Het is een instrument dat hen ondersteunt om daar zelf initiatief in te nemen. 2. Voor de leidinggevenden, stafmedewerkers en directeurs hebben we een logisch opgebouwde inhoudstafel opgemaakt waarbij iemand bij een korte lezing het geheel kan overzien.

ZELFEVALUATIE ZELFEVALUATIE STRATEGISCH BELEID ACTUALISEREN VIA KORTE EN LANGE CYCLUS Beide bewegingen worden aangestuurd door de raad van bestuur en verder uitgetekend en gecoördineerd door de directie. De bijhorende procedures zorgen er voor dat ook het leidinggevend niveau en alle medewerkers betrokken zijn en dat de zorgvragers gehoord worden en inspraak hebben. VIA EEN LANGE, VIJFJARIGE EVALUATIECYCLUS In dit eerste evaluatiejaar onderzoeken we het waardegebied ‘middelen' uit onze missie Wij beseffen dat onze financiële middelen, namelijk gemeenschapsgelden, bijdragen van cliënten en vrijwillige giften, kostbare goederen zijn. Daarom is onze organisatie op alle vlakken sober en efficiënt. Met de overheid gaan wij correct en respectvol om. Met andere voorzieningen en met onze leveranciers bouwen wij een volwaardig partnerschap uit. We kiezen voor een zelfevaluatie op de volgende domeinen: 1. 2. 3. 4. 5.

Gebouwen en inrichting Uitrusting, machines, meubilair, hulpmiddelen Informatica Financiën, gebruiksgoederen en energie Samenwerking en partnerschappen

130

VIA EEN KORTE JAARLIJKSE EVALUATIECYCLUS De korte cyclus houdt evident rekening met alle vroeger opgestelde lange termijnplannen, maar heeft in het bijzonder oog voor actuele noden of opportuniteiten. Het strategisch beleid 2014 wordt als volgt in kaart gebracht en geëvalueerd: 1. Accommodatie vernieuwen en uitbreiden Ons infrastructuurvraagstuk zal nog wel enkele jaren op de eerste plaats staan van dit strategisch plan. De vervangingsnieuwbouw op Dageraad is bezig en kunnen we wellicht in 2015 voltooien. Daardoor ontstaan ook nieuwe mogelijkheden in ons hoofdgebouw. We zullen een aantal leefgroepen iets meer ruimte kunnen geven en meer individuele kamers kunnen voorzien. In de Ramstraat in Deinze-centrum zullen we nog in 2014 kunnen beschikken over zeven nieuwe studio’s, voor mensen met minder ondersteuningsnood. Het masterplan voor de vernieuwing van het hoofdgebouw zal mede worden bekeken vanuit een omgevings- en dorpsperspectief. Gesprekken met het stadsbestuur staan daarvoor op de agenda. Evaluatie Materiele infrastructuur verwerven verloopt vaak trager dan de eerste planning. Alle ambities van dit project blijven bestaan. Maar de voltooiing en verwerving van de studio’s in de Ramstraat is niet meer gebeurd in 2014. Zal begin 2015 wel kunnen gebeuren. De nieuwbouw van Dageraad verloopt voorlopig wel volgens tijdschema. Het gesprek met het stadsbestuur is ook nog niet opgestart. 2. Sociale ondernemers worden Minister Vandeurzen nodigt ons uit om ‘sociale ondernemers’ te worden. Hij legt daarmee de klemtoon op de grote eigen verantwoordelijkheid die dienstverleningscentra zullen moeten opnemen. Het DVC Heilig Hart wil met overtuiging deze handschoen opnemen. Het DVC is voor de totaliteit van zijn erkenning meegenomen in de zogenaamde flexibele en regelluwe beheersovereenkomsten met de overheid, enerzijds als Multifunctioneel Centrum (MFC) voor minderjarigenzorg en als Flexibel aanbod voor Meerderjarigen (FAM). Deze nieuwe uitdagingen moeten we waarmaken. Evaluatie De beide overeenkomsten (MFC en FAM) zijn in uitvoering gebracht. Wij hebben gekozen voor een vrij ‘zachte’ overgang naar deze nieuwe situatie. De implementatie is nog niet af, temeer omdat ook de overheid zelf nog aspecten in evolutie blijft zetten. Toch zal ook in deze geleidelijkheid nog heel wat moeten gebeuren. Het sociaal ondernemerschap blijft dus best op de bestuursagenda staan. 3. Een leeftijdsbewust personeelsbeleid voeren Het Heilig Hart heeft op gebied van competentiemanagement een mooi parcours afgelegd. We staan de komende jaren voor de uitdaging ons personeelsbestand kwalitatief hoog te houden, en dat in een moeilijke arbeidsmarkt, waar de vraag naar verzorgend personeel enorm zal worden. Ons beleid zal moeten inspelen op de verschillende keuzes en behoeftes van onze mensen en zal dus best focussen op een doordacht, leeftijdsbewust personeelsmanagement, waarin op een positieve en efficiënte manier alle talenten van mensen worden gevaloriseerd..

131

Evaluatie Het personeelsbeleid kent een stevige structuur en wist de laatste jaren de focus wat te verleggen naar ‘talentmanagement’, zonder de verworvenheden van ‘competentiemanagement’ over boord te gooien. 4. Bouwen aan nog meer ‘burgerschap’ in de zorg Niet alleen de medewerkers verdienen een onderscheiden benadering. Ook bij de gebruikers zijn de verschillen groot en is de vraag naar een geïndividualiseerde benadering flink aanwezig. Daarbij zal een voortdurende reflex moeten aanwezig blijven om ‘inclusief’ te denken en te handelen. Een zekere indicator van succes op dit gebied moet zijn dat de grenzen tussen ‘in’ en ‘buiten’ ons centrum vervagen. Evaluatie Dit strategisch project behoudt een zekere vaagheid en komt daardoor nog niet goed tot zijn recht. Nochtans liggen daar tal van mogelijkheden. Dit moeten we met wat meer durf aanpakken. 5. Duurzame ecologische processen en methodes initiëren We hebben al een aantal projecten lopen inzake afvalverwerking en duurzaam energieverbruik. Toch verdient het aanbeveling deze initiatieven te hergroeperen, ze op hun efficiëntie te toetsen en waar nodig uit te breiden en of te verdiepen. Evaluatie Zoals voorheen ook al gezegd zijn de laatste jaren zeker een aantal nuttige vernieuwingen op dit gebied gerealiseerd. Een wervend verhaal, dat richting geeft aan de ambitie die het DVC zou mogen hebben, is hierover nog niet geschreven.

6. Stevig samenwerken met de school Recent hebben DVC en School Ter Leie nieuwe akkoorden gemaakt over het grensgebied tussen schoolbekwaam en niet schoolbekwaam zijn. Dit brengt duidelijkheid en rust in de samenwerking. Ook in het licht van strategische doelstelling nummer 4 – het nastreven van meer burgerschap voor al onze zorgvragers – is het partnerschap van grote betekenis. Evaluatie Een dagelijkse samenwerking met de school is er zeker wel. Vanuit het DVCperspectief blijven de schooldirectie toch sterk zien vasthouden aan een eigen autonomie. Het valt te overwegen om op bestuursniveau andere richtinggevende impulsen te laten vertrekken. 7. Verder differentiëren in onze doelgroepen Het staat al een tijdje in de sterren geschreven dat onze bestaande doelgroepen een respectabele leeftijd bereiken. Daarom is het nodig specifiekere visies en benaderingen te ontwikkelen die passen bij deze zorgvraag. Maar de zorgvraag verbreedt ook in andere richtingen. Het DVC krijgt door zijn nieuwe statuten van FAM en MFC mogelijkheden om ook mensen met een iets mildere zorgnood een volwaardig antwoord te bieden. In al deze richtingen zullen we ons dus moeten profileren en ontwikkelen. Evaluatie Dit project is ook gekenmerkt door geleidelijkheid. Meest opvallend is de aandacht die gegaan is naar de doelgroep van de zorgvragers die we als ‘ouderen’ mogen

132

gaan beschouwen. Dit ging gepaard met de opstart van het project ‘vroegtijdige zorgplanning’, gedachtengoed dat regelrecht uit de ouderenzorg komt.

ZELFEVALUATIE OPERATIONEEL BELEID Strategische keuzes zijn meestal nog grofmazig en te weinig geconcretiseerd om er onmiddellijk mee aan de slag te gaan. Ze verdienen een vertaling in meer operationele doelen. Ieder jaar, en dit nadat de strategische keuzes zijn geactualiseerd, wordt het lopende instellingsbeleidsplan geëvalueerd en maakt het DVC een nieuw operationeel plan.

INSTELLINGSBELEIDSPLAN 1. EVALUATIE VAN DE VROEGERE PLANNEN Het kwaliteitshandboek is niet alleen de opslagplaats voor talrijke belangrijke documenten die de dienstverlening richting geven en schragen. Het is ook de plaats waar onze verbeteracties worden geformuleerd en geëvalueerd. We kiezen voor een kwalitatieve beoordeling die we zorgvuldig formuleren. We beoordelen zowel het resultaat als het proces. Met betrekking tot de kwaliteit van het resultaat willen we uitspraken doen over waar we met dit resultaat staan en waar we willen zijn als organisatie. We richten ons daarvoor op de prestatie-indicatoren. Met betrekking tot het proces willen we uitspraken doen over het aandeel van de personen die verantwoordelijkheid droegen in dit project en hoe ze tot dit resultaat zijn gekomen. Onze beoordeling over de meerwaarde van proces en resultaat gaan we tevens motiveren en communiceren naar alle belanghebbenden. Door wat er op die manier naar buiten komt, willen we de motivatie van de medewerkers verhogen. Afgewerkt en beoordeeld:      



13.01. Herziening werken met een dienstbeleidsplan (opdeling continu en vernieuwend beleid herzien). 13.02. Op zoek naar een nieuw systeem om mondelinge klachten van zorgvragers te bundelen. 12.05. We starten een voorbereiding op een toekomstig functioneren als Multifunctioneel Centrum. 13.09. We ontwikkelen een visie op leeftijdsbewust personeelsbeleid en verankeren deze. 13.11. We hebben een didactische video rond het thema: positioneren en verzorgen van personen met een ernstige meervoudige beperking. 13.13. We hebben onze eigen huisstijl toegepast op de volgende communicatiekanalen: briefpapier, enveloppen, facturen, naamkaartjes, powerpoint, De Brug, De Dagklapper, De Sponsorkrant en Jaarverslag. 13.18. Er is een vijfjarenplan inzake preventie gemaakt voor de periode 20142019.

133

Stopgezet 

13.21. Het auditplan is afgewerkt.

Plannen met een einddatum in 2014 of vroeger, maar nog niet beoordeeld.     

 



   

13.04. We hebben opnieuw een efficiënt en veilig systeem om zuurstof te distribueren. 13.14. De medewerkers van het DVC gedragen zich zorgzaam op alle niveaus. 13.15. We hebben een gedeelde visie op ondersteuning en zorg tijdens de nacht. 11.06. Medicatie wordt geleverd door een externe apotheek op de plaats waar de medicatie verbruikt wordt en onder volle verantwoordelijkheid van die apotheek. 13.06. We werken met digitale documenten. We scannen en digitaliseren documenten om ze eenvoudig en op een éénduidige manier terug te vinden. De papieren opslag van documenten is verminderd. 13.07. We leren hoe we de nazorg voor medewerkers beter kunnen verzorgen na een agressie-incident. 13.08. Nieuw organogram is voorbereid. Minstens drie organogram-concepten zijn ontworpen en becommentarieerd en geëvalueerd door de raad van bestuur, directie en volledige managementraad. 13.10. We gebruiken een elektronisch forum waarop medewerkers gedurende een bepaalde afgesproken tijd reacties kunnen posten. Dit kan gaan van het aanbrengen van eigen ideeën tot kritische reflecties op diverse thema’s rond werkgerelateerde onderwerpen. 13.16. Er is een model ontwikkeld van competenties en talenten waarover leefgroepteams moeten beschikken. 13.17. Beheersen van de voedingskosten in het kader van een kwaliteitsvolle voeding. 13.19. Er is een jaaractieplan 2014 gemaakt inzake preventie. 13.20. We maken een grondige zelfevaluatie van onze middelen.

Aan deze plannen werken we in 2015 verder.   

  

10.17. We bouwen een nieuwe Dageraad 31/08/2015 10.24. De verfraaiing van de boerderijomgeving is gerealiseerd. 30/06/2015 12.03. Bij elke opname van een nieuw volwassen zorgvrager en elke doorschuif van een zorgvrager uit ons internaat naar het tehuis voor volwassenen toetsen we de afstand tussen diens woonplaats (of diens natuurlijke netwerk) en ons eigen DVC. Als globaal resultaat willen we bekomen dat maximum 33% van alle volwassenen verder wonen dan 40 kilometer (In 2012 was dat 37,5%(vogelvlucht), in 2013 was dat 46,5% (effectieve afstand). 31/12/2015 12.06. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: algemene coördinatie 31/08/2015 12.09. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: efficiënte logistiek 31/08/2015 12.10. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: juiste competenties 31/08/2015

134









12.12. We implementeren de zachte comfortmethode vanuit zorgvragers- en personeelszorg. 31/03/2015 13.03. Opmaken en implementeren van een visietekst die helpend en ondersteunend is bij het werken met ouder wordende personen met een mentale beperking. 31/12/2015 13.05. Digitale communicatiesystemen zijn doeltreffend, doelmatig en gebruiksvriendelijk geïntroduceerd in het werk van een basisteam. Zoeken naar een beter evenwicht tussen administratie en pedagogiek. 31/08/2015 13.12. Een nieuwe LSD-ploeg krijgt een opleiding ‘auditeren van kwaliteitsdocumenten’ 31/12/2015

2. ACTIEPLANNEN ONTSTAAN IN 2014 



      

14.01. DVC formuleert een expliciete beleidsverklaring over de zorgvragers die de komende 5 jaar het MFC zullen moeten verlaten. 31/08/2015 14.02. We hebben een beheersplan voor de totale kost die gaat naar kampen, zowel de personeels- als andere kosten. 31/08/2015 14.03. We bekijken de kiné binnen het perspectief 2020. 31/12/2015 14.04. We beheersen de kosten van de verbruiksgoederen. 31/12/2015 14.05. We optimaliseren de werking van het kwaliteitshandboek. 31/08/2015 14.06. We hebben een standaard ontwikkeld voor de bibliotheek ‘overleg’. 31/12/2015 14.07. We hebben duidelijke afspraken omtrent de digitale opslag van gegevens. 31/12/2015 14.08. Kennismaking met ICF. 31/08/2015 14.09. We onderzoeken welke waarden we creëren. 31/12/2015

Zie ook: ‘Instellingsbeleidsplan evaluatie 2013-2014/ kwaliteitsplanning 2014-2015’

135

3.MEE TE NEMEN PUNTEN UIT DIT JAARVERSLAG        

We zien een goede evolutie in het aantal MFC-zorgvragers dat dichterbij woont. Extra inspanningen zijn nodig om het jaargemiddelde van het aantal ondersteuningsplanbesprekingen te halen. Kunnen we de registratie van vrijheidsbeperkende maatregelen eenduidiger en overzichtelijker maken? Kunnen we inspanningen doen om de respondentiegraad van de tevredenheidsenquête te verhogen? We blijven werken aan ons imago. We verruimen de nieuwe manier van introduceren ook naar andere personeelsgroepen. We overwegen een periodieke bevraging naar tevredenheid bij onze medewerkers. We blijven werken aan een goede relatie met scholen. We denken aan een tweede editie van stuifmeel in de zorg.

136

BIJLAGE Lijst van verwijzingen naar andere documenten

137

138

Lijst van verwijzingen naar andere documenten

Tussen haakjes: ten 1° de pagina waar de verwijzing staat, ten 2° de functionaris die het betreffende document beheert en bij wie het kan opgevraagd worden.



Jaarrapport 2014 Tevredenheidpeiling bij zorgvragers (p.59) (Stafmedewerker Kwaliteit)



Overzicht Vorming, Training en Opleiding 2014 (p.69) (Stafmedewerker Vorming)



Jaarverslag 2014 van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (p. 86) (Diensthoofd Preventie)



Financieel jaarverslag 2014 (p.118) (Financieel directeur)



Instellingsbeleidsplan evaluatie 2012-2013/ kwaliteitsplanning 2013-2014 (p.135) (Algemeen directeur)

139