Dienstverleningscentrum voor personen met verstandelijke beperkingen vzw Leernsesteenweg Deinze

Jaarverslag 2013

Ondernemingsnummer: 0418832835 Erkend en gesubsidieerd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

Dienstverleningscentrum voor personen met verstandelijke beperkingen vzw Leernsesteenweg 53 - 9800 Deinze Tel. 09 387 77 11 - Fax 09 387 77 00 - [email protected] - www.dvcheilighart.be

2

Voorwoord De winter die geen winter was, ligt al een tijdje achter ons. De lente vertoont bij momenten zomerse karaktertrekjes. Pasen ligt heel dichtbij wanneer dit 30ste (jawel!) jaarverslag van het Dienstverleningscentrum Heilig Hart in de rekken komt te liggen. Voor u, geachte lezer, ligt een stukje geschiedenis. Want vanaf 2014 nemen we afscheid van termen als internaat, semi-internaat, nursingtehuis, tehuis voor niet-werkenden … Een nieuw tijdperk breekt aan waarin we het ondermeer zullen hebben over MFC (Multifunctioneel Centrum) en FAM (Flexibel Aanbod Meerderjarigen). Waar het ons allemaal naar toe zal leiden, is zelfs op het tijdstip dat dit jaarverslag aan eindredactie toe is (april 2014) nog verre van duidelijk. Het is alvast uitkijken naar het jaarverslag 2014! Maar eerst wat tijd nemen om via dit jaarverslag diverse aspecten van onze dienstverlening te ontdekken. Misschien wordt u verrast door de grote diversiteit aan realisaties, ontwikkelingen … op vele domeinen. Oprechte dank aan allen die het voorbije jaar meehielpen aan en in de zorg: alle medewerkers van het DVC Heilig Hart en de B.O.-school Ter Leie, de Raad van Bestuur, de gebruikersraad, de Congregatie van de Zusters van de Heilige Vincentius a Paulo van Deinze, het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, het grote netwerk van samenwerkende diensten, alle vrijwilligers, stagiairs en sponsors. Een speciaal woordje van dank aan Leen De Vos, die bijna de volledige eindredactie van dit jaarverslag op zich nam. Geachte lezer, ik nodig u uit om met interesse dit jaarverslag door te nemen. Van harte

Bart Huyghe stafmedewerker informatie en fundraising

3

4

COLOFON

REDACTIE André De Decker – Els Vanbosseghem - Bart Huyghe – Leen De Vos

WERKTEN MEE AAN HET TOT STAND KOMEN VAN DIT JAARVERSLAG Martine De Gryse – Cecile Vandewalle - Herwig Van Hamme – Kurt Desmet – Leen D’Haeyer – Karine Haerinck - Karel Duchatelet – Mireille Follens - Vera Lootens – An Poffyn – Regina Duvilliers - Philippe Sonck – Trees Hugelier – Ria Vercamer – Hilde Vereecken – Theo Verwaeren – Marleen Campe - Caroline De Coster – Filip Desmet – Dirk De Mey - de sportdienst - het sociaal-administratief loket.

5

6

INHOUDSTAFEL

8

VOORWOORD ZORGVRAAG Populatie op 31.12.2013 Leeftijd Woonplaats Zorgafhankelijkheid Mentale handicap Zindelijkheid Verplaatsingsmogelijkheden Voeding Epilepsie Samenvatting

13 15 17 19 21 23 25 27 29 30

ZORGPROCESSEN Cijfers 35 Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan Coördinatie rond een individu 39 Therapieën en activiteiten 40 Animatie en vrije tijd 43 Op vakantie gaan 45 Medische zorg 47 Pastoraal en ethiek 50 Organiseren van het collectief overleg met de gebruikers 51 Afhandelen klachten van gebruikers 52 Tevredenheid van gebruikers 53 Preventie van mishandelingen van gebruikers op fysiek, psychisch en seksueel vlak55 Vrijheidsbeperkende maatregelen 57 Veiligheid 58 PERSONEEL Cijfers en grafieken Continu leren Zachte comfortmethode Goed nieuws! Er komt meer personeel. Personele middelen herverdelen tegen een versnipperd landschap Ondernemingsraad en Comité Preventie en Bescherming Verzuimbeleid Melding aan vertrouwenspersonen Veiligheid Verder bouwen aan goede zorg voor medewerkers bij agressie Vrijwilligers Stagiairs Vorming voor mentoren

61 64 67 68 69 70 72 73 74 76 77 78 81

ORGANISATIE EN ECONOMIE Erkenning Organisatiestructuur Netwerken Managementraden

85 86 86 90

9

Aankoopbeleid Logistiek Administratie Technische dienst Evalueren van ingezette middelen

92 92 93 94 95

FINANCIEN Globale financiële toestand en perspectief Elektriciteit Warmteproductie Waterverbruik Het wagenpark

99 101 101 103 104

KWALITEITSZORG Kwaliteitshandboek Kwaliteitszorg en kwaliteit van zorg geëvalueerd Instellingsbeleidsplan

109 113 116

BIJLAGE Lijst van verwijzingen naar andere documenten

125

10

Zorgvraag

ZORGVRAAG Populatie op 31.12.2013 Leeftijd Woonplaats Zorgafhankelijkheid Mentale handicap Zindelijkheid Verplaatsingsmogelijkheden Voeding Epilepsie

11

Zorgvraag

12

Zorgvraag

POPULATIE OP 31.12.2013

In totaal spreken we over 337 mensen die in ondersteuning zijn bij het DVC Heilig Hart op dat ene moment van 31 december 2013. Zetten we dit even in perspectief van ons totaal aantal erkende plaatsen over al die ondersteuningsvormen heen. Dat aantal plaatsen is 341. Met 337 en rekening houdende met het feit dat hier een redelijk aantal ‘deeltijdse’ gebruikers tussen zitten, is deze bezetting in deze momentopname toch te laag. Bekijken we even dezelfde momenten over de laatste vijf jaar, dan zien we:

31 31 31 31 31

december december december december december

2009 2010 2011 2012 2013

337 337 345 344 337

13

Zorgvraag

In de volgende hoofdstukken bekijken we de verschillende zorgvormen wat naderbij. Om de verwerking overzichtelijk te houden en omdat sommige zorgvormen te klein zijn om er gemiddelden uit te trekken, voegen we enkele zorgvormen samen. We spreken van:  Dag- en nachtopvang voor kinderen jonger dan 21 jaar: dit zijn alle kinderen van het internaat.  Dag- en nachtopvang voor volwassenen (vanaf 21 jaar): deze groep bevat de volwassenen die zijn ingeschreven in het nursingtehuis, bezigheidstehuis of verlengd internaat.  Semi-internaat: we maken in de verwerking geen onderscheid in schoolgaanden en niet-schoolgaanden.

Dag- en nachtopvang voor volwassenen, is met 185 bewoners duidelijk de grootste groep. We tellen 108 kinderen die van de dagen nachtopvang gebruik maken. 36 kinderen maken gebruik van ons semiinternaat.

14

Zorgvraag

LEEFTIJD De leeftijden van de kinderen tellen we per jaar. Voor de volwassenen maken we leeftijdscategorieën van vijf jaar.

Actiepunt: Zijn we klaar om 34 jongvolwassenen mee in de zorg te nemen?

2003-2013 Tien jaar geleden was de gemiddelde leeftijd van de kinderen die dagen nachtopvang genoten 11 jaar en 11 maand. In 2013 is dat ongeveer hetzelfde (11 jaar en 8 maand). Opmerkelijk is de grote stijging in gemiddelde leeftijd van de volwassenen. In 2003 was dat 32 jaar en anderhalve maand. In 2013 is dat 37 jaar en 8 maand. Maar dit fenomeen merken we al enkele jaren op. In het semi-internaat zijn de kinderen gemiddeld bijna 2 jaar ouder geworden.

15

Zorgvraag

De van dan jaar

gemiddelde leeftijd de kinderen jonger 21 jaar bedraagt 11 en 8 maand.

De komende vijf jaar mogen we 34 kinderen verwachten in onze volwassenenafdeling.

De gemiddelde leeftijd bij de volwassenen bedraagt 37 jaar en 8 maand.

Het hoogste aantal volwassen bewoners tellen we in de leeftijdscategorie 36 tot 45 jaar.

Voor de kinderen van het semi-internaat bedraagt de gemiddelde leeftijd 10 jaar en 2 maand. De nabijgelegen B.O.school Ter Leie voorziet geen buitengewoon secundair onderwijs. Op 15-jarige leeftijd vertrekken de meeste kinderen om BuSOonderwijs te volgen in een andere school. Toch situeren zich in de leeftijd 15 tot 19 jaar nog een zestal jongeren.

16

Zorgvraag

WOONPLAATS We onderscheiden drie groepen:

MEER DAN 30 KM Het domicilieadres van de bewoners valt buiten een straal van 30 km.

TUSSEN 20 EN 30 KM Het domicilieadres van de bewoners is tussen 20 en 30 km van het Heilig Hart verwijderd.

MINDER DAN 20 KM De bewoner heeft een domicilieadres binnen de 20 km.

2003-2013 De cijfers zijn moeilijk te vergelijken. Tot vorig jaar gebruikten we cijfers in vogelvlucht gemeten binnen een straal van 20 tot 30 km. Vanaf 2013 zijn de effectieve afstanden in kaart gebracht volgens routeplanner.

17

Zorgvraag

24,10% van de kinderen die hier dagen nachtopvang krijgen, woont binnen een straal van 20 km. 38,90% woont verder dan 30 kilometer.

27,60% van de volwassenen woont binnen een straal van 20 km. 46,50% woont verder dan 30 kilometer.

58,30% van de kinderen van het semi-internaat woont binnen een straal van 20 kilometer. 1 kind woont verder dan 30 kilometer.

18

Zorgvraag

ZORGAFHANKELIJKHEID De mate waarin kinderen of volwassenen hulp nodig hebben bij het eten, zich aankleden, communiceren, stappen, van het toilet gebruik maken… noemt men zorgafhankelijkheid. Deze zorgafhankelijkheid is niet voor iedereen gelijk. De schaal Guy Vanden Boer is een eenvoudig instrument dat de mate van zorgafhankelijkheid meet. De schaal verdeelt personen in zes zorgcategorieën. Zorgcategorie 1 vertoont de hoogste mate van zorgafhankelijkheid, de persoon heeft hier het meeste hulp nodig. Binnen deze zorgcategorie zijn er personen die nood hebben aan continue medische ondersteuning. Daarom is er een zorgcategorie 0 gecreëerd. Zorgcategorie 5 vertoont de laagste zorgafhankelijkheid en heeft heel wat minder of geen hulp nodig.

2003-2013 Bij de kinderen zien we een daling in hoogste zorgafhankelijkheid. In 2002 was dat 72,4% van de kinderen, in 2013 is dat nog 62,96 %. Bij de volwassenen daarentegen stijgt de hoogste mate van zorgafhankelijkheid van 40,4% naar 43,78%. Bij de kinderen van het semi-internaat daalt de hoogste mate van zorgafhankelijkheid van 44,4% naar 30,56%.

19

Zorgvraag

Meer dan 60% van de kinderen heeft de grootste mate van zorgafhankelijkheid en is hier duidelijk de grootste groep. We tellen geen kinderen met de kleinste mate van zorgafhankelijkheid.

De zorgafhankelijkheid bij de volwassenen is lager dan bij de kinderen.

Zorggroep 1, de kinderen met de grootste mate van zorgafhankelijkheid, is de grootste maar wordt op de voet gevolgd door zorggroep 4 en 3, groepen met lagere zorgafhankelijkheid. We tellen hier geen kinderen met de laagste mate van zorgafhankelijkheid. We tellen wel één kind dat extra ondersteuning nodig heeft.

20

Zorgvraag

MENTALE HANDICAP Wanneer we onze populatie indelen volgens de ernst van mentale handicap, onderscheiden we drie categorieën. Hierbij houden we ons aan de afspraken van de American Association of Mental Deficiency. Matig mentaal gehandicapt: Ernstig mentaal gehandicapt: Diep mentaal gehandicapt:

IQ 35-40 = Mentale leeftijd 5-8 jaar IQ 20-34 = Mentale leeftijd 3-5 jaar IQ 0-19 = Mentale leeftijd 0-3 jaar

2003-2013 Bij de kinderen was in 2003 de groep met een diep mentale handicap de grootste groep (75,6%). In 2013 is deze groep kleiner (66,67%). Ook bij de volwassenen is de groep met een diep mentale handicap de grootste groep (69,6%). In 2012 is dat nog 67,57%. Bij het semi-internaat zijn in 2003 de kinderen met een ernstig mentale handicap de grootste groep (58,3%). In 2013 is de groep met een matig mentale handicap de grootste groep (36,11%), gevolgd door de groep met een ernstig mentale handicap (33,33%).

21

Zorgvraag

66,67% van de kinderen heeft een diep mentale handicap. 7,41% heeft een matig mentale handicap.

Meer dan 2/3de van de volwassenenpopulatie heeft een diep mentale handicap.

36,11% van de kinderen van het semi-internaat heeft een matig mentale handicap. 30,56% heeft een diep mentale handicap.

22

Zorgvraag

ZINDELIJKHEID We onderscheiden drie groepen:

DAG EN NACHT ZINDELIJK De bewoner kan zowel overdag als ’s nachts zelfstandig naar het toilet gaan of aangeven dat hij naar het toilet moet.

ZINDELIJK OVERDAG De bewoner kan overdag aangeven dat hij naar het toilet moet. ’s Nachts is incontinentiemateriaal nodig.

ONZINDELIJK De bewoner heeft zowel overdag als ’s nachts incontinentiemateriaal nodig.

2003-2013 Bij de kinderen zien we weinig verschuiving. De onzindelijkheid stijgt bij de volwassenen. In 2003 was 65,5% onzindelijk. In 2013 is dat 75,68%. Het semi-internaat telde 10 jaar terug 72,2% kinderen die onzindelijk waren. In 2013 is dit ongeveer gelijk.

23

Zorgvraag

Haast alle kinderen zijn onzindelijk.

3/4de van de volwassen bewoners is niet de zindelijk. 1/5 is zindelijk zowel overdag als ‘s nachts.

Meer dan 2/3de van de kinderen van het semiinternaat is nog niet zindelijk.

24

Zorgvraag

VERPLAATSINGSMOGELIJKHEDEN Bij de verplaatsingsmogelijkheden van de bewoners onderscheiden we vier groepen. We houden hier enkel rekening met fysieke mogelijkheden, los van gedrag of mentale beperkingen.

AMBULANT De bewoner kan zonder steun stappen. Hij kan zelfstandig stappen.

SEMI-AMBULANT De bewoner kan stappen met loophulp of met steun van een begeleider.

ZITTEND De bewoner kan zelfstandig – zonder extra steun – zitten, in principe in een gewone stoel. Hij kan niet stappen.

LIGGEND De bewoner kan helemaal niet zelfstandig zitten of stappen. De leefgroepbegeleiders brengen de bewoners in zitpositie door middel van een zitschaal. Dit is niet actief zitten.

2003-2013 In 2003 kon 21,3% van de kinderen zelfstandig stappen. In 2013 is dat 29,63%. Bij de volwassenen blijft dit ongeveer gelijk. In het semi-internaat stijgt deze groep van zelfstandige stappers merkwaardig van 36,9% in 2003 naar 61,11% in 2013.

25

Zorgvraag

54,63% van de kinderen kan noch stappen noch zitten. Iets meer dan 1/4de van de kinderen is ambulant.

De groep volwassenen die zelfstandig kan stappen en de groep die gebruik maakt van een zitschelp zijn de grootste groepen.

Meer dan de helft van de kinderen kan zelfstandig stappen. Iets meer dan 1/4de maakt gebruik van een zitschaal.

26

Zorgvraag

VOEDING We onderscheiden vijf groepen:

ZELFSTANDIG Mits toezicht van de begeleiders kunnen de bewoners zelfstandig eten.

GEVOED De bewoners krijgen de voeding toegediend met een lepel of vork. Heel dikwijls is de voeding gemixt.

GEVOED + NASO Bij een tijdelijke verzwakking van de bewoner dient de leefgroepbegeleider sondevoeding toe via een neussonde of krijgt de bewoner naast de gewone voeding extra vocht toegediend.

GEVOED + GASTRO De bewoners kunnen vaste voeding opnemen maar verslikken zich bij het drinken. Vocht wordt toegediend via de gastrostomie of buiksonde. Tijdens verzwakte perioden krijgen de bewoners ook voeding via de buiksonde.

NASO De bewoner krijgt tijdelijk een neussonde.

GASTROSTOMIE De bewoners nemen enkel voeding en vocht op via een buiksonde.

2003-2013 De groep kinderen die (bij)voeding krijgt via gastrostomie stijgt opmerkelijk, van 36,3% naar 44,45%. De groep die zelfstandig kan eten, stijgt lichtjes van 11,8% naar 14,81%. De groep volwassenen met gastrostomie blijft ongeveer gelijk. 28% in 2003 naar 28,65% in 2013. Het zelfstandig eten daalt van 48,2% naar 39,46%. Bij de semi-internaatskinderen stijgt de groep die zelfstandig kan eten van 27,8% naar 41,67%.

27

Zorgvraag

Slechts 14,81% van de kinderen kan zelfstandig eten. Iets meer dan 1/3de van de kinderen krijgt voeding via een gastrostomie. 2/5de van de kinderen moet zijn voeding individueel toegediend krijgen.

39,46% van de groep volwassenen kan zelfstandig eten. De leefgroepbegeleiders moeten bij 31,98% de voeding individueel toedienen. Iets minder dan 1/5de krijgt vloeibare voeding via een gastrostomie.

41,67% van de kinderen van het semi-internaat kan zelfstandig eten. 33,33% krijgt zijn voeding individueel toegediend.

28

Zorgvraag

EPILEPSIE 4/5de van de kinderen die dagen nachtopvang genieten, hebben één of andere vorm van epilepsie. Bij de volwassenen is dat 7 op 10. Bij de kinderen van het semi-internaat is dat iets minder dan 2/3de.

2003-2013 Het procent kinderen met epilepsie blijft ongeveer gelijk (81,9% in 2003). Bij de volwassenen zien we een stijging van 58,9% naar 71,89%. De grootste stijging zien we bij de kinderen van het semi-internaat, van 47,2% naar 61,11%.

29

Zorgvraag

DE ZORGVRAAG SAMENVATTEN

KUNNEN

WE

ALS

VOLGT

DAG- EN NACHTOPVANG BIJ KINDEREN JONGER DAN 21 JAAR De kinderen vertonen de hoogste mate van zorgafhankelijkheid en hebben een diep mentale handicap. Ze zijn bijna allemaal onzindelijk. De meerderheid heeft geen verplaatsingsmogelijkheden. Ze hebben meestal hulp nodig bij voeding of moeten in tweede instantie voeding krijgen via een maagsonde. De meerderheid heeft epilepsie.

We bekijken of dit beeld zich in de loop van de afgelopen tien jaar wijzigde. Daartoe moeten we er de cijfers van de negen voorgaande jaren bijhalen. Deze cijfers geven we niet opnieuw weer in dit rapport. Twee factoren blijven in hoge mate aanwezig, maar vrij stabiel: onzindelijkheid en epilepsie. Binnen het aspect voeding zien we een verdere stijging van het aantal gastrostomiegebruikers, van 36% naar 44%. Merkwaardig is wel dat het aantal kinderen met de allerhoogste graad van zorgafhankelijkheid een zeer grote groep blijft, maar toch is gedaald van 72% naar 63%. Diezelfde opvallende evolutie zien we in de graad van mentale beperking: de categorie diep verstandelijke beperking blijft dominant aanwezig met 67%, maar dat cijfer lag tien jaar geleden op 76%! De meeste kinderen kunnen niet stappen, 59% zijn zogenaamde ‘liggertjes’. Tien jaar eerder was dat nog 54%.

30

Zorgvraag

DAG- EN NACHTOPVANG BIJ VOLWASSENEN De volwassenen vertonen een hoge mate van zorgafhankelijkheid en hebben een diep mentale handicap. Ze zijn meestal onzindelijk. Wat betreft verplaatsingen zijn beide uitersten aanwezig: bijna de helft is toch nog ambulant, maar er groeit een groep van zitschelpgebruikers. Ze kunnen onder toezicht zelfstandig eten of hebben er in tweede instantie hulp voor nodig. 7 op 10 heeft epilepsie.

Ook hier bekijken we de evolutie van dit diagram doorheen de afgelopen tien jaar. We noteren een opmerkelijke verhoging van het aantal epilepsielijders: van 59% naar 72%. De zorgafhankelijkheid gaat evenzeer de hoogte in, namelijk van 40% naar 44%. En in dezelfde lijn zien we de onzindelijkheidsgraad toenemen van 66% naar 76%. Al die factoren laten een gemiddelde verzwakking zien van de volwassenenpopulatie. Inzake eetcompetenties blijven de zelfstandige eters weliswaar de grootste groep, maar we zien wel een daling van 48% naar 39%. Enigszins verrassend is het feit dat het aantal gastrostomies nauwelijks is toegenomen: van 28% naar 29%. Als we de mobiliteit bekijken dan zien we dat de ambulante volwassenenpopulatie ongeveer gelijk blijft, 44,6% in 2003 en 43,78% in 2013. De groep zitschelpgebruikers is daarentegen wel gestegen van 34% naar 41,08%. Een lichte onderstroom in de andere richting is de lichte daling van het aantal volwassenen met een diep mentale beperking van 69,6% naar 67,6% en dit ten gunste van de categorie matig mentaal die klimt van 4,2% naar 7,41%.

31

Zorgvraag

SEMI-INTERNAAT De kinderen hebben een hoogste mate van zorgafhankelijkheid en in tweede instantie een matige mate. Ze hebben een matig tot ernstig mentale handicap. Ze zijn meestal onzindelijk. Bijna 2/3de is ambulant. Ze kunnen zelfstandig eten of hebben in tweede instantie hulp nodig. Bijna 2/3de heeft epilepsie.

We kijken even of dit diagram de afgelopen tien jaar gelijk is gebleven. Dit is zeker niet zo! Er deed zich een opmerkelijke verschuiving voor, welke ook vorig jaar al werd opgemerkt. De groep kinderen met een matig mentale beperking is nu de grootste geworden: van 16,7% naar 36,11%. De meeste andere parameters volgen deze positieve trend. De categorie van de hoogste zorgafhankelijkheid telt met 31% nog altijd wel het meeste kinderen, maar dat cijfer komt van 44%. Het aantal onzindelijke kindjes daalt licht van 72% naar 69%. Daarentegen stijgt het aantal zelfstandige eters van 29% naar 42%. En de stappertjes maken een sprong van 37% naar 61%. We blijven nieuwsgierig naar het aantal kinderen dat een gastrostomie gebruikt: van 11,1% in 2003 naar 25% in 2013 is toch een opmerkelijke stijging. Even merkwaardig in dit beeld met positieve evolutie is dat het aantal epileptici is gestegen van 47% naar 61%. Een verhoging die we de vorige twee jaren al vaststelden.

Actiepunt: We onderzoeken waardoor het niveau van de jonge kinderen stijgt en of we dit in de toekomst kunnen bestendigen.

32

Zorgprocessen

ZORGPROCESSEN Cijfers Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan Coördinatie rond een individu Therapieën en activiteiten Animatie en vrijetijd Op vakantie gaan Medische zorg Pastoraal en ethiek

Organiseren van het collectief overleg met de gebruikers Afhandelen klachten van gebruikers Tevredenheid van gebruikers Preventie van mishandelingen van gebruikers op fysiek, psychisch en seksueel vlak Vrijheidsbeperkende maatregelen Veiligheid

33

Zorgprocessen

34

Zorgprocessen

Cijfers We laten in eerste instantie de cijfers spreken. In een eerste tabel zien we in- en uitgaande bewegingen van gebruikers, doorheen alle zorgvormen en dat per leefgroep. Daarna volgt een overzicht van de voltijdse en deeltijdse contracten en van het logeren en de kortopvang.

INTERNAAT TEHUIS NIETWERKENDEN Akiz Amethist Aquamarijn Cirkel Clavecimbel Contrabas Dageraad Groen

Aantal bewoners 31.12.2012 10 8 10 10 8 8 12

Dageraad Rood

12

Diabolo Domino Harp Hoorn Kazoo Klavier Labyrint Lier Meccano Mikado Mozaïek Opaal Piramide Prisma Puzzel Saffier Schakel Sjabloon Skoebidoe Sprankel Tandem Tangram Toermalijn

8 5 8 9 8 8 10 10 10 8 10 8 8 7 9 8 7 9 10 10 8 8 10

Nieuwe opname in 2013

VAN andere groep

3

NAAR andere groep

-2

Overlijden

Overplaatsing

Aantal bewoners 31.12.2013 10 8 10 9 8 8 12

-2

12 1

-1 -1 -1 -1

1 2

2 4

1

-2 -3

-2 -2

-1 1

1

-2

-1

-1 -1

-2

-3

1

4

1

8 4 8 8 8 7 10 10 10 7 10 8 7 6 9 9 7 9 9 10 8 9 10 35

Zorgprocessen Topaas Triangel Windroos TOTAAL

9 9 8 300

3

-3

11

14

9 9 8 294

-14

-13

-4

Overlijden

Overplaatsing

Aantal bewoners 31.12.2013

SEMIINTERNAAT



VAN andere groep

NAAR andere groep

De Oever

9

1

1

-1

-2

8

’t Kroos

8

3

-1

-1

9

’t Riet

12

3

1

-5

11

TOTAAL

29

7

2

-8

28

BESCHERMD WONEN



VAN andere groep

-2

NAAR andere groep

0

Overlijden

Overplaatsing

3

AMBULANTE BEGELEIDING


3


VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing

2

WORKSHOP

Aantal bewoners 31.12.2012 3




VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing


36

Zorgprocessen

VOLTIJDSE DIENSTVERLENING Op 31 december zijn er 295 cliënten die een voltijdse overeenkomst met ons afsloten voor dagen nachtverblijf. 31.12.2011 31.12.2012

31.12.2013

alle zorgvormen samen

294

301

295

internaat

100

104

102

29

28

27

165

169

166

0

0

0

semi-internaat tehuis niet-werkenden dagcentrum

DEELTIJDSE DIENSTVERLENING 31.12.2011 31.12.2012 31.12.2013 alle zorgvormen samen

33

30

28

internaat

17

15

13

semi-internaat

8

9

9

tehuis niet-werkenden

5

2

2

dagcentrum

3

4

4

Van de 28 gebruikers met een deeltijdse overeenkomst zijn er 9 die een gecombineerde deeltijdse overeenkomst hebben:   

Deeltijds internaat + semi-internaat: 7 Deeltijds internaat + mobiele begeleiding: 1 Deeltijds semi-internaat + mobiele begeleiding: 1

De deeltijdse contracten tellen voor:    

10,25 voltijdse eenheden in het internaat t.o.v. 12,29 in 2012 3,58 voltijdse eenheden in het semi-internaat t.o.v. 3,58 in 2012 1,73 voltijdse eenheden in het tehuis niet-werkenden t.o.v. 1,73 in 2012 2,31 voltijdse eenheden in het dagcentrum t.o.v. 2,33 in 2012

37

Zorgprocessen

LOGEREN 31.12.2011 31.12.2012

31.12.2013

21

15

13

175

175

106

Aantal periodes

70

37

31

Aantal periodes < 5 nachten

59

28

29

Aantal periodes > 5 nachten

11

9

2

Aantal cliënten Aantal dagen

Alle parameters inzake logeren wijzen op een dalende trend. Een aantal cliënten zijn ingeschreven in het stelsel ‘kortverblijf’, waardoor ze uit deze tabellen zijn verdwenen. Maar een volledige verklaring voor deze daling is dat allicht niet.

38

Zorgprocessen

Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan COORDINATIE ROND EEN INDIVIDU Elke bewoner heeft een ondersteuningscoördinator. Deze persoon coördineert de totale zorg van de bewoner. Daartoe onderhoudt hij veelvuldige contacten met de directe zorgverleners. Tevens is hij het aanspreekpunt voor de ouder wat de zorg voor diens kind betreft. De planning en het beheer van de ondersteuningsplanbesprekingen zijn de verantwoordelijkheid van de ondersteuningscoördinator. Jaarlijks heeft hij er een aantal te doen. Om hem daarbij te helpen maakt de ondersteuningscoördinator gebruik van een informaticaprogramma. Een overzicht van de afgewerkte ondersteuningsplannen over de laatste vier jaar: 2010 89

2011 93

2012 118

2013 109

Volgens onze procedure voor het maken van ondersteuningsplannen moeten we een jaargemiddelde halen van 115. In 2013 halen we dit dus net niet.

39

Zorgprocessen

THERAPIEEN EN ACTIVITEITEN NIEUWE MIDDELENVERDELING De middelenverdeling (ergo, logo, AB) is herzien en sinds september geïmplementeerd. Bij het verdelen van de middelen gaan we ervan uit dat iedere gebruiker een aanbod kan krijgen. Het aanbod dat een gebruiker kan krijgen situeert zich op niveau van dagbesteding en mogelijks op niveau van therapie. Als we spreken van dagbesteding dan bevinden we ons op de eerste lijn. Dit is het aanbod van de leefgroep, de leerkracht, de activiteitenbegeleider, de sportmedewerkers en het muziekaanbod. Op de tweede lijn situeert zich het therapeutisch aanbod: kinesitherapie (op voorschrift), ergotherapie en logopedie.

ACTIVITEITENAANBOD Een ploeg van activiteitenbegeleiders staat in voor een dagbestedingsprogramma voor 215 niet-schoolgaande bewoners. Zij zijn elk verantwoordelijk voor hun toegewezen gebruikers binnen hun leefgroepen. Elke activiteitenbegeleider organiseert meerdere keren per week activiteiten. We spreken niet meer van activiteitengroepen maar van ‘aantal gebruikers per activiteitenbegeleider’. De nieuwe middelenverdeling heeft ervoor gezorgd dat er maar weinig groepen gebundeld bleven onder de bestaande activiteitengroepen, vandaar deze vernieuwing. De namen van de activiteitenlokalen blijven wel bestaan. De golfbreker en de siësta blijven voorlopig bijzondere activiteitengroepen. De golfbreker richt zich naar bewoners met een niet aangeboren hersenletsel (NAH). Een groep van 1 ondersteuningscoördinator, 1 ergotherapeute, 1 activiteitenbegeleider en 1 sportmedewerker begeleidt deze groep van 8 bewoners. Op vandaag kunnen we geen specifieke woonplek voorzien voor deze gebruikers. Dit is met de komst van ons nieuwbouwproject wel de bedoeling. De siësta voorziet rustige activiteiten voor ouder wordende gebruikers. Deze groep van 9 bewoners wordt begeleid door 2 activiteitenbegeleiders en 1 sportmedewerker. Deze activiteitengroep zal in de toekomst vermoedelijk verder uitgebouwd worden aangezien er meer kandidaten zijn.

40

Zorgprocessen

DE WORKSHOP De workshop is verder uitgebouwd en staat sinds september 2013 los van de activiteitenwerking binnen het DVC. De workshop is een werkomgeving waar zowel gebruikers van het DVC als van het dagcentrum naartoe gaan. Naast de eigen activiteiten als houtbewerking, kaarsenatelier, semi-industrieel werk, dienstverlening naar bedrijven … worden gebruikers via jobcoaching verder tewerkgesteld bij derden. Een dergelijke manier van werken is al goed ingeburgerd. Meerdere gebruikers blijven al wel eens over de middag eten. De nodige begeleidingsmiddelen zijn hier eveneens voorzien. Een team van 3 workshopbegeleiders is binnen deze setting verantwoordelijk voor de inhoudelijke omkadering, de algemene organisatie en de opvolging. De ruime werkruimtes en de inrichting blijven verder een gunstige invloed hebben op de gebruikers. Het werk verloopt in een gemoedelijke en rustige sfeer. De winkel verbonden aan de workshop blijft een mogelijkheid om de eigen creaties te koop aan te bieden. De crisis laat zich voelen. We merken dat we minder opdrachten krijgen die aansluiten bij de mogelijkheden van de gebruikers. Het blijft ook een uitdaging om bezoekers aan te trekken naar de winkel in de Ramstraat in Deinze.

THERAPEUTISCH AANBOD Sedert september worden de therapeutische middelen gerichter ingezet. De criteria voor toewijzing van deze therapeutische middelen is gebaseerd op doelgroep specifieke kenmerken. Wat ergotherapie betreft :  Is er een toewijs van ‘een rugzakje ergotherapie’ per schoolgaand kind  de opdracht van de ergotherapeut situeert zich op vlak van individuele opvolging van het kind in zijn school en leefomgeving.  Daarnaast is er ‘een rugzakje ergotherapietijd’ per leefgroep (zowel voor kindergroepen als volwassenen)  de ergotherapeut zijn opdracht situeert zich hier op vlak van ergonomie, hulpmiddelenvoorziening en algemeen advies verstrekken.  De ergotherapeut werkt nauwer samen in zijn interdisciplinaire samenwerking met de kinesitherapeut.  Sedert september 2013 is er een nieuwe functie van hulpmiddelencoördinator geïnstalleerd. 2 ergotherapeuten nemen deze inhoud op. Wat de logopedie betreft:  Is er een toewijs van ‘een rugzakje logopedie’ per schoolgaand kind.  Er zijn ook middelen vrijgesteld om de voedingsvragen te kunnen opvolgen zowel binnen de kinder- als volwassengroepen. Actiepunt: We passen de functiebeschrijving ergo/logo aan aan de nieuwe opdracht.

41

Zorgprocessen

DIENST SPORT EN BEWEGING Deze dienst werkt voor de volledige instelling. Zij biedt een waaier van bewegingsactiviteiten aan, afgestemd op zoveel mogelijk doelgroepen hier in huis. Bij al deze activiteiten staat het bewegen op zich en er plezier aan beleven centraal. Het doel is de algemene mobiliteit en de conditie op peil houden. De activiteiten worden jaarlijks aangepast en bijgestuurd op vraag van de ondersteuningscoördinatoren. Op die basis stelt de dienst sport en beweging een uitgebreid en gevarieerd programma voor waarop men kan inschrijven. De dienst sport en beweging organiseert het aanbod. Voor de uitvoering zorgen ze voor een deel zelf, maar veelal doen ze beroep op interne partners zoals activiteitenbegeleiders, leefgroepbegeleiders en therapeuten. Ze werken ook met externe partners voor de organisatie van het zwemmen, paardrijden en de fitness. Regelmatig tref je hen in de Palaestra. Er zijn wekelijks gemiddeld 7 verschillende zwemmomenten. In het water bloeien veel van onze bewoners open. We kunnen er dingen bereiken die we op geen enkele andere manier kunnen verwezenlijken. Dan is er nog het paardrijden: dit is een totaalpakket van stimulatie van motoriek, contact met het paard en plezier. Uiteraard zijn er ook groepsactiviteiten. Ondertussen stelde de dienst op diverse locaties binnen- en buitenshuis het boek ‘Bewogen Bewegen’ voor door middel van vormingen/workshops. Ze bereikten hiermee al meer dan 300 mensen. ‘Bewogen Bewegen’ wordt algemeen zeer positief onthaald. Dit jaar nemen we met het DVC opnieuw deel aan de Special Olympics. Deze keer in Gent. Tijdens het hemelvaartweekend behalen onze atleten op de atletiek- en zwemdisciplines verschillende mooie medailles. Mede dankzij de vele supporters. 2013 was voor de dienst sport en beweging een jaar van grote veranderingen. De zwemactiviteiten naar de Ceder worden afgeschaft met de bijhorende gevolgen (meer naar de Palaestra, meer surfpakken want kouder water, grote verandering in uurrooster), het bureau verhuist van locatie, een medewerker neemt afscheid en een andere komt voltijds werken, een nieuwe bus … Het is een gevarieerd, plezant, spannend, koud en warm, nat en droog jaar!

42

Zorgprocessen

ANIMATIE EN VRIJE TIJD De animatiemedewerkers geraken vertrouwd met de organisatie van animatieactiviteiten. De animatiekalender zet de traditie van bepaalde activiteiten verder, maar zorgt ook af en toe voor een verrassing. We strekken onze benen op de ijspiste in Gent en zetten zo het nieuwe jaar in. Als aanloop naar Carnaval mag elke dienst zijn voordeur versieren op een originele manier. De creaties worden beloond met een zelf ontworpen ‘animatie button’. Leefgroepen verdienen onze waardering met ‘Wijs’, ‘Goed gedaan’ of ‘Chapeau’. De 33ste muziekweek speelt het verhaal van Aladdin en put sfeer uit Cirque du soleil. In de snoezelruimte gaat iedereen op in ritmische klanken. We keren terug in de tijd van toen met kinderliedjes. En de gekke fanfare schudt elke leefgroep wakker. De toonzetters verrassen ons met onder andere een ‘garagerock’. De Lentewandeling heeft een nieuwe stopplaats gevonden aan het Sashuis in Astene. Via de Kajakclub mogen we ook de aangrenzende tuin en weide gebruiken. Het doet deugd om met buurtbewoners contact te leggen en hen bij onze evenementen te betrekken. Op de dag van het Heilig Hartfeest zingen we samen en het spel ‘Fata Bachta’ wakkert de verbondenheid aan. De bijsturing van het animatieaanbod voor de zomer hebben we behouden. Het algemeen animatieaanbod in de vakantie biedt een waaier van activiteiten waarin de verschillende bewonersgroepen aan hun trekken komen. Dit resulteert in:  Animaties met een aanbod dat voor velen geschikt is: de jaarlijkse sneukeltoer, S.O.S Piet komt naar Bachte, Vlaamse kermis en Bachte in de wei (tweede editie).  ‘Animatie aan huis’ trekt tweemaal rond naar 15 verzorgingsgroepen en spreekt de bewoners op een ‘nabije manier’ aan.  Uitwaaimomenten: voor kinderen, jongeren en volwassenen met een gedragsproblematiek plannen we drie uitstappen onder 1-1 begeleiding  De fanfare trekt rond bij elke groep. Hierbij blijven de bewoners in hun eigen habitat en hoeven ze niet op verplaatsing.  Naar buiten komen en gezelligheid beleven: hieronder vallen de dropping, gezellige cafénamiddagen, filmvoorstellingen en busuitstappen.  De ‘groene zone’ met oppas voor bewoners, wordt tijdens enkele cafénamiddagen duidelijker uitgebouwd. Als de dagen donker worden zoekt iedereen de gezelligheid op in eigen huis. Zo brengen we tijdens de ‘Fluisteranimatie’ in de vooravond een bezoekje in de living of aan bed. Dit initiatief wordt heel goed onthaald en zal zeker een vervolg krijgen. In december komt de Sint langs en genieten we van kerstsfeer in een muzikale binnenhuiswandeling en een kerstspel.

43

Zorgprocessen In het animatiebeleid staan onze activiteiten open voor iedereen die zich in het aanbod kan vinden. We kiezen er bewust voor dat de leefgroepen zich inschrijven. Daarom stappen we in december over naar elektronisch inschrijven via het inschrijvingsbord. Voor de muziekweek en de zomervakantie maken we hier nog een uitzondering op, tot we hiervoor een gepast inschrijvingsprogramma ontwikkeld hebben.

44

Zorgprocessen

OP VAKANTIE GAAN Het dagelijkse eens achter zich laten, blijft voor veel leefgroepen belangrijk. Begeleiders zijn bereid om daar een extra inspanning voor te leveren.

OP KAMP MET DE LEEFGROEP 23 leefgroepen trekken een weekje op vakantie naar Villa Vincent (De Haan). 17 groepen zoeken een alternatieve kampplaats. In totaal zijn er dit jaar 40 kampen met een totaliteit van 1030 kampdagen. Het aantal kampdagen kent opnieuw een stijging. Vergeleken met 2012 tellen we 41 kampdagen meer. In 2013 gaan er 231 bewoners één of meerdere dagen op kamp. Ten opzichte van 2012 is dit quasi gelijk. De begeleiding van de vakantiekampen is verzekerd door 218 begeleiders en 26 vrijwilligers. We stellen een toename vast van het aantal professionele begeleiders. Het semi-internaat gaat ook dit jaar naar Maasmechelen met 17 bewoners. Het aantal bewoners dat meegaat blijft zo goed als gelijk. Voor het eerst was er ook een kamp waar 9 kinderen van verschillende leefgroepen samen met hun familie aan deelnamen. Zij gingen op deze manier ‘apart en toch samen’ op vakantie. Actiepunt: We beheersen de personeelsinvestering die gaat naar kampen.

EXTERNE KAMPORGANISATIES Het aantal DVC-deelnemers bij vakanties georganiseerd door derden: Organisatie CM Ziekenzorg Liberale Mutualiteit Zonnebloemkamp Hartekamp Totaal

2010 25 3 3 5 4 40

2011 20 2 2 6 3 33

2012 15 4 2 2 0 23

2013 14 1 2 2 2 21

De daling van het aantal deelnemers aan externe vakanties zet zich verder. Externe organisaties wegen meer af wie wel en wie niet kan deelnemen. Lidmaatschap binnen een verbond kan meespelen, maar evenzeer de zorgbehoefte van een bewoner die te zwaar doorweegt op de vakantiebegeleiding.

45

Zorgprocessen We bewaken hoe we de kansen voor deelname kunnen vergroten. We laten Ziekenzorg weten wie van onze kandidaten prioriteit mag krijgen. De volgorde van online inschrijven voor CM vakanties houden we in de gaten. De eerste 40 plaatsen zijn doorslaggevend.

46

Zorgprocessen

MEDISCHE ZORG Op de medische dienst verenigen we een algemene en specialistische medische en verpleegkundige gezondheidsopvolging. De samenwerking tussen artsen en verpleegkundigen garandeert een gemeenschappelijke basis voor aandachtspunten die belangrijk zijn voor de gezondheidszorg van onze bewoners. We stellen vast dat bij oudere bewoners de gezondheidstoestand brozer wordt. We verkennen met de begeleidende ondersteuningscoördinatoren hoe vroegtijdige zorgplanning kan ingevoerd worden. We besteden blijvend veel aandacht aan de begeleiding van studenten verpleging in opleiding om op die manier potentiële werkkrachten te recruteren voor onze dienstverlening.

MEDICATIEDISTRIBUTIE In 2013 starten we met fractionering van medicatie voor 6 leefgroepen. Deze taak is toevertrouwd aan een bevoegde externe apotheek. Per bewoner wordt de belangrijkste medicatie in pilvorm en per toedieningsmoment in zakjes verpakt. De externe apotheek levert deze rechtstreeks op de leefgroep af. We moeten zeer veel aandacht besteden aan medicatie die wordt afgebouwd of bijgestart. We stellen de programmering van het medisch programma verder op punt om dit te vereenvoudigen. Dit zal mogelijk maken dat in de loop van 2014 deze medicatiedistributie voor alle bewoners een uitbreiding kent. Met de faculteit Farmaceutische Wetenschappen van de Universiteit Gent werken we mee aan een onderzoeksproject met als doel in kaart te brengen op welke manier geneesmiddelen via de sonde worden toegediend in Vlaamse instellingen voor personen met een mentale beperking en welke problemen hierbij in de praktijk optreden.

ZUURSTOFVOORZIENING Dit jaar komen 10 bewoners in aanmerking voor de zuurstofconventie, waarbij hen na zuurstofsaturatiemonitoring, een zuurstofconcentrator wordt toegewezen. De procedure om voor chronische zuurstoftoekenning erkenning te krijgen moet jaarlijks worden hernomen via erkende pneumologen. Voor de overige bewoners kan enkel bij noodzaak en voor een maximale periode van 3 maand zuurstof voorgeschreven worden. De contacten met de Vlaamse en Federale Overheid en de RIZIV-diensten om in geval van noodzaak al onze bewoners van zuurstof te kunnen voorzien via de centrale zuurstofdistributie, brengen geen verandering.

ARTSENCONSULTATIES

IN

HET

DVC

HEILIG

HART

De meeste consultaties, onderzoeken en behandelingen gebeuren in het DVC Heilig Hart door een team van 14 artsen. De hoofdgeneesheer/kinderneuroloog staat samen met de drie huisartsen in voor de coördinatie van de algemene geneeskunde en pediatrie. De huisartsen garanderen een telefonische wachtdienst van 24 uur op 24 en kunnen binnen de vier uur komen voor een consult indien nodig.

47

Zorgprocessen De geneesheren-specialisten zoals revalidatiearts, neuroloog, psychiater, tandarts, orthopedist, oogarts, huidarts, neus-keel-oorarts en gynaecoloog behandelen de specifieke, tot hun domein behorende problemen. Afhankelijk van de noodzaak zijn zij meerdere keren per week, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks aanwezig. De consultaties door de huisartsen kennen een kleine daling in 2013, 3813 consulten tov 4120 consultaties in 2012.

DOMINO Domino is een bijzondere leefgroep met drie specifieke functies. In leefgroepsverband verblijven er continu vijf bewoners met veel medische zorgen. Er zijn drie bedden ter beschikking voor tijdelijke bewoners die acuut ziek zijn of postoperatieve zorgen nodig hebben. Een gastenkamer maakt het ouders mogelijk om te overnachten bij hun ziek kind. Door deze ziekenafdeling kan een ziekenhuisverblijf in tijd beperkt en soms zelfs vermeden worden. De bewoner kan dichtbij zijn vertrouwde omgeving herstellen en alle nodige medische en verpleegkundige zorgen genieten zowel overdag als ‘s nachts. 2013 telt 72 opnames van 41 verschillende bewoners, wat resulteerde in 563 opnamedagen. Dit is een stijging van 24 dagen. Ook dit jaar hadden we terug te maken met een langdurige opname van 71 dagen. Er was één opname van 3 dagen van een bewoner van het semi-internaat en een paar logeerfuncties van externe bewoners. Er waren 47 opnames na een ziekenhuisverblijf. 25 bewoners werden opgenomen vanuit de leefgroep.

ONDERSTEUNENDE VERPLEEGKUNDIGE 3 verpleegkundigen, goed voor 2 voltijds equivalenten, ondersteunen leefgroepen waar er een specifieke verzorgingsnood is voor een bewoner. Ze verzorgen gemiddeld 3 of 4 bewoners tijdens de ochtendzorg. Daarnaast geven ze ook ondersteuning tijdens de laatdiensten en in het weekend. 25 leefgroepen krijgen ondersteuning en ongeveer 30 verschillende bewoners worden tijdelijk of blijvend gevolgd in 2013. Deze verpleegkundigen worden dit jaar ook betrokken bij begeleiding van studenten en vorming binnenshuis.

SAMENWERKING MET ZIEKENHUIZEN Het DVC Heilig Hart werkt nauw samen met drie ziekenhuizen: Sint-Vincentius (Deinze), Jan Palfijn (Gent) en het Universitair Ziekenhuis (Gent). In 2013 waren er 88 meerdaagse opnames, 16 meer dan in 2012. Deze cijfers gelden voor bewoners opgenomen in het internaat of tehuis niet-werkenden. De opnames met een verblijf met minstens 1 overnachting verliepen vooral in het SintVincentiusziekenhuis Deinze (48) en in het UZ Gent (30). De voornaamste redenen van de hospitalisatie zijn gastro-enterologie (31), pneumologie (27), neurologie (18) en nefrologie (6).

48

Zorgprocessen In 2013 zijn er 48 dagopnames, wat ongeveer evenveel is als vorig jaar. De dagopnames gebeuren in het Jan Palfijn ziekenhuis (15) en UZ (6) voor wissel van gastrostomiesonde onder sedatie. De overige dagopnames betreffen kleine ingrepen en onderzoeken onder narcose of sedatie die vooral in het Sint-Vincentiusziekenhuis Deinze (13) en het UZ Gent (9) plaats vinden. Consultaties in ziekenhuizen In 2013 waren er 342 consultaties bij artsenspecialisten in het ziekenhuis. Dat zijn er 59 minder dan in 2012. Deze gaan voornamelijk door in het nabijgelegen SintVincentiusziekenhuis in Deinze. Röntgenonderzoek om reden van orthopedische- en luchtwegenproblematiek vormden een groot onderdeel van deze consultaties.

49

Zorgprocessen

PASTORAAL EN ETHIEK “Wij kunnen geen wonderen doen, maar streven er wel naar. De grondtonen van dit streven zijn onderling respect en intensieve samenwerking tussen alle medewerkers en de wil om voortdurend te leren. Het wordt gekleurd door open communicatie, betrokkenheid en creativiteit.” In 2013 is ‘zorgzaamheid’ opnieuw de rode draad doorheen het pastorale werk. Van daaruit groeit een instellingsdoel “De medewerkers van het DVC gedragen zich zorgzaam op alle niveaus”. Een werkgroep neemt de uitdaging aan dit instellingsdoel te verwezenlijken. De leden van de werkgroep zijn door mensen in huis gekozen omwille van hun zorgzaamheid. In een eerste actiedag ligt het accent op zorg voor jezelf. In balans blijven is de boodschap. Wordt zeker vervolgd in 2014. Lichtmis, zegening van onze bewoners, de posterbeurs en het Heilig Hartfeest behoren tot de traditionele pastorale gebeurtenissen. Dit jaar is de Eerste Communieviering alweer een pareltje waarvoor de leerkrachten van de BO school een pluim verdienen. Voor het kerstspel gaat de pluim naar de dienst animatie. Er is ook een nieuw aanbod vanuit de pastorale dienst. Sinds september is er elke vrijdagnamiddag een pastoraal atelier. Het aanbod gaat over zinbeleving, verbinding, relatie, ontmoeting. Naar bewoners toe ‘jij mag er zijn!’. Naar medewerkers toe ‘wat jij doet, doet er toe’. Die gerichtheid naar bewoners is ook te merken in de startviering van het nieuwe werkjaar in september met als thema ‘samen op weg’. De gedachtenisviering op 26 oktober telt weer veel aanwezigen. Naast de 14 overledenen van het voorbije jaar herdenken we in het thema ‘verweven in ons hart’ ook onze andere overledenen. In het bijzonder ook een medewerker die onverwachts overlijdt op 30 mei. Op 18 oktober is er een pastorale vormingsnamiddag met Johan Vander Vloet met als onderwerp ‘iedereen spiritueel’. Er is ruimte te kort in het DVC. Vincentius wordt vaak gebruikt als vergaderruimte. Om toch een plek te behouden waar mensen even tot rust en bezinning kunnen komen, toveren we een open ruimte om tot een knusse plek. De Ark – tegenover Oase en net voor Vincentius – krijgt stilaan zijn definitieve vorm. Na nog enkele kleine aanpassingen moet deze stille ruimte uitnodigen om even stil te staan met een bewoner of als medewerker te verwijlen bij wat een mens drijft om dit werk te blijven doen met hart en ziel. Op ethisch vlak is het oefenen met het ethisch model belangrijk dit jaar. Een theorie begrijpen is één zaak, ze toepassen is een andere. Ondersteuningscoördinatoren en teamhoofden gaan heel concreet met het praktisch ethisch model aan de slag. Bedoeling is een soort draaiboek te ontwikkelen om met het model te blijven werken. Alweer een uitdaging om in onderling respect en intensieve samenwerking tussen alle medewerkers voortdurend te leren.

50

Zorgprocessen

Organiseren van het collectief overleg met de gebruikers De gebruikersraad neemt het initiatief om op geregelde tijdstippen te vergaderen en geeft daarbij een plaats aan een vertegenwoordiging van het DVC. Dat kan een directeur en/of een stafmedewerker zijn. Ad hoc kunnen ook andere deskundigen aan deze vergaderingen deelnemen.

In deze genoemde vergaderingen komen de volgende punten aan bod:  Strategisch beleid  Beleidsplan  Aanrekenen vervoer  Erkenningsaudit zorginspectie  Integrale Jeugdhulp  Activiteitenkalender DVC  Multifunctioneel Centrum  Flexibel Aanbod Meerderjarigen  Communicatie m,b,t, intensiever betrekken van ouders bij activiteiten  Informatieve vergadering over overgang van internaat naar nursing  Toestemming om persoonlijke gegevens op te vragen bij VAPH  Fixatiemateriaal  Toekomst boerderij  Facturatie incontinentiemateriaal  Elektronisch dagboek  Leefgroepsbudget  Ondersteuningsvisie nieuwe Dageraad  Parking aan de keuken  Ijsjes  Gebruikers wassen kledij zelf  Ter Leie  Rechtstreeks Toegankelijke Zorg  Jaarlijks terugkerend en in procedures vastgelegd: - rapport over het afhandelen van klachten van gebruikers - rapport over fixeren van gebruikers in hun bed ’s nachts - financieel jaarverslag - rapport over tevredenheidmetingen bij gebruikers - rapport preventie mishandelingen

51

Zorgprocessen

Afhandelen klachten van gebruikers In 2013 is geen enkele klacht ingediend. Dit resultaat ligt volledig in lijn met de voorgaande jaren, waarin het aantal formele klachten ook bijzonder laag was.

Aantal klachten

2010 3

2011 4

2012 1

2013 0

52

Zorgprocessen

Tevredenheid van gebruikers INZICHTEN – BESLUITEN – AANDACHTSPUNTEN UIT DE PERIODIEKE BEVRAGING 

De respondentiegraad ligt dit jaar behoorlijk hoog: 57,3%



Sinds de start van onze tevredenheidmeting in 2000, gebruiken we dezelfde maatstaven om de resultaten te beoordelen. We vonden het zinvol om via een nieuw referentieonderzoek na te gaan of er op vandaag andere normen worden gehanteerd om de resultaten op een valide manier te kunnen beoordelen. Met zo’n onderzoek leggen we vast met welk cijfer men op vandaag zijn appreciatie uitdrukt voor zaken die men graag zou verkrijgen of willen kopen (een auto, muziekinstallatie, een etentje, een dienstverlening in ons DVC…).



Het algemeen tevredenheidgevoel blijft goed.



We krijgen in beeld wat voor gebruikers heel belangrijk is, met name: - Oog hebben voor de veiligheid van kind/familielid - De persoonlijke verzorging van kind/familielid - Het toezicht en de verzorging tijdens de nacht - Meerdere jaren bij dezelfde groep kinderen en begeleiders verblijven - De verpleegkundige verzorging Het is opmerkelijk dat bij deze steekproef van gebruikers, op het ‘oog hebben voor veiligheid’ na, andere aspecten naar voor komen dan in de bevraging vorig jaar.



We krijgen in beeld waar gebruikers uitermate tevreden over zijn, met name: de mogelijkheid om op bezoek te komen We vinden dit markant, omdat we ook een kleine ‘tegenbeweging’ zien ontstaan, vanuit het aspect ‘ aangepastheid van onze accommodatie’. Een klein aantal gebruikers geeft ons aan dat het niet evident is om bij hun bezoek een gezellig plekje buiten de leefgroep te vinden, om met hun kind (broer, zus…) een leuk momentje door te brengen. Dat we bij onze verwerking van de gegevens niet meer items als excellent hebben weerhouden, heeft vanzelfsprekend ook met onze norm te maken vooraleer we spreken van een excellente dienstverlening. Op basis van ons nieuw referentieonderzoek ligt die nu hoger. Dat maakt dat er nu maar één aspect van dienstverlening overblijft waar gebruikers echt geen verbetering meer van verwachten. Voor al de andere zijn ze wel tevreden, alles is goed, behalve een paar minieme zaken die voor verbetering vatbaar zijn.



Er zijn geen aspecten waar de discrepantie tussen tevredenheid en belangrijkheid onze aandacht vraagt.



Er

zijn

heel

wat

opmerkingen

en

ze

zijn

vaak

uitdrukkelijk

gesteld.

53

Zorgprocessen We suggereren om het openbaar maken van de uitspraken via De Dagklapper of De Brug verder door te trekken. Als we ze anoniem maken, kunnen we ze misschien opeenvolgend per aspect presenteren. Op die manier brengen we de waaier van zowel positieve als kritieke commentaren in beeld. 

Bij het afwegen van de motivatie van de gebruikers die er toe geleid heeft om nog een mondelinge toelichting te vragen, zien we twee sporen. Enerzijds merken we dat het feitelijk om een vraag naar het mondeling uiten van een klacht gaat. Anderzijds zijn er ook gebruikers die volgens ons de mogelijkheid van mondelinge toelichting niet begrijpen en sociaal wenselijk ‘ja’ aankruisen.



Als we de commentaren over de voorbije jaren bekijken, zien we antwoorden als: ‘ik weet het niet, ik kan daar niets over zeggen’ regelmatig voorkomen bij de vraag naar het toezicht en de verzorging tijdens de nacht. Het geen zicht hebben op de nachtbegeleiding kan mogelijks te verklaren zijn door het geen weet hebben van hoe we het feitelijk organiseren; maar misschien is het voor sommige ouders wel een uitdrukking van onmacht. Misschien ligt er in de perceptie van sommige ouders wel een te grote kloof tussen wat ze bij toezicht en verzorging thuis ervaren en hoe het hier, met zoveel bewoners meer, ook kan. Misschien is hun ‘niet weten’ dan gestoeld op een verzuchting als ‘hoe slagen ze er toch in, ik weet niet hoe ze het doen, ik kan er met mijn verstand niet bij…’. We besluiten dat het een taak is van de ondersteuningscoördinator om daar bij de betrokken gebruiker duidelijkheid rond te creëren.



De voorbije jaren zien we ook bij de vraag naar de kinesitherapie die we aanbieden, antwoorden in de zin van ‘niet weten, niet op de hoogte zijn’. Ook hier riskeren we ons twee hypothesen om tot meer inzicht te komen. Enerzijds kan het zijn dat de vraag te algemeen is gesteld. Misschien krijgt het kind helemaal geen kinesitherapie omdat we andere disciplines inschakelen zoals sport, activiteitenbegeleiding, terwijl sommige ouders kinesitherapie verwachten. Anderzijds is de inhoud van kinesitherapie vaak een individueel en technisch gegeven dat we niet zomaar aan alle ouders (kunnen) doorgeven. We spreken niet van kinesitherapie die uw kind/familielid krijgt. We besluiten dat het een taak is van de ondersteuningscoördinator om daar bij de betrokken gebruiker duidelijkheid rond te creëren.

Zie ook: ‘Rapport 2013 periodieke peiling bij gebruikers’

tevredenheids-

54

Zorgprocessen

Preventie van mishandelingen van gebruikers op fysiek, psychisch en seksueel vlak Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Preventie, detectie en gepast reageren op misbruik en geweld op fysiek, psychisch en seksueel vlak. (HH_AD_PR_03)

Een preventieve procedure voorziet dat alle medewerkers zich ieder jaar moeten uitspreken of zij tekenen gezien hebben van grensoverschrijdend gedrag. Daarnaast blijft altijd de mogelijkheid bestaan om een vertrouwenspersoon aan te spreken. Deze vertrouwenspersonen zijn de personeelsdirecteur, de hoofdgeneesheer en de arbeidsgeneesheer.

1. DE ENQUÊTE Verdeelde formulieren Terug via diensthoofd Terug via vertrouwenspersoon Niet teruggekeerd

521 473 0 48 lange afwezigheid: 41 uit dienst: 7

Teruggekeerde formulieren Volledig negatief Eén of meer positieve antwoorden Positieve antwoorden

473 466 7 7

Zonder gevolg, na bespreking

7

Doorverwezen naar directie

0

Behoudens een aantal perfect te verklaren situaties van mensen die lang afwezig zijn of ondertussen het DVC hebben verlaten zijn alle formulieren ingevuld teruggekeerd. Zeven formulieren bevatten één of meer positieve antwoorden, wat wil zeggen dat de invuller gedrag heeft gemerkt waarvan hij of zij vindt dat er aandacht moet aan geschonken worden. In elk van deze situatie heeft de invuller de situatie die hij of zij voor ogen had kunnen bespreken met zijn diensthoofd of met een vertrouwenspersoon. In een aantal gevallen evalueert de indiener dat hij of zij zelf had gebotst met de grenzen van passend fysiek of psychisch gedrag. In de andere gevallen is de persoon die men het kritische gedrag zag stellen aangesproken en is een afspraak tot stand gekomen om aan dat probleem te werken. Geen enkele situatie is van die aard dat een verwijzing naar de directie noodzakelijk is, voor meer corrigerend of bestraffend optreden.

55

Zorgprocessen Het feit dat er positieve antwoorden in dit onderzoek voorkomen mag als gunstig worden beschouwd, omdat het wijst op bewust en zelfevaluerend gedrag. De onderzoeksvragen zijn blijkbaar een goede prikkel tot deze introspectie.

2. MELDINGEN BIJ DE VERTROUWENSPERSONEN Er zijn doorheen het jaar bij de vertrouwenspersonen ter preventie van mishandelingen van gebruikers geen vragen gesteld die een formele interventie als gevolg hebben.

56

Zorgprocessen

Vrijheidsbeperkende maatregelen Bij het toepassen van vrijheidsbeperking moeten er procedures gevolgd worden. Niet enkel vanuit veiligheidsoverweging, maar evenzeer omwille van de integriteit van de persoon. We gebruiken vrijheidsbeperking in uiterste nood, hetzij om de veiligheid van bewoners en personeel te verzekeren of omwille van het welzijn van de persoon zelf, en van het materiaal. We onderscheiden verschillende maatregelen:  fixatie met materialen (blokstoelen, binders, tafelplanken, rolstoel al dan niet met zitschelp…)  afzondering al dan niet in een aangepaste ruimte  gedragsmedicatie De ondersteuningscoördinatoren dragen een specifieke verantwoordelijkheid in deze materie.

Fixeren van bewoners tijdens de nacht Om veiligheidsredenen nemen we maatregelen om de vrijheid van een aantal bewoners te beperken tijdens de nacht. Vrijheidsbeperkende maatregelen nemen is niet zonder risico’s. Een strikte toepassing van de procedure waarin de werkwijze beschreven is, moet incidenten voorkomen In dit hoofdstuk spreken we enkel over bewoners opgenomen in het internaat en het tehuis niet-werkenden. Het is gebaseerd op de gegevens van de preventieadviseur, die het gebruikte fixatiemateriaal beheert en verdeelt. Bewoners die omwille van orthopedische redenen beperkt zijn in hun bewegingsvrijheid nemen we niet op in onderstaande tabel.

AANTAL GEFIXEERDE BEWONERS

2010 2011 2012 2013

Aantal bewoners 296 298 298 268

Aantal gefixeerd 60 56 48 47

Percentage 20.27% 18.80% 16.11% 17.54%

BESLUIT Het aantal bewoners dat 's nachts om één of andere reden in zijn vrijheid beperkt wordt, vertoont van jaar tot jaar lichte schommelingen. Na twee jaren van lichte daling zien we nu terug een lichte stijging. Het is een bewuste politiek om naar middelen te zoeken waardoor we vrijheidsbeperking kunnen voorkomen. We hopen dat de neerwaartse trend zich in de toekomst opnieuw inzet.

57

Zorgprocessen

Veiligheid BEWONERSONGEVALLEN 124 bewonersongevallen zijn geregistreerd of gemiddeld 10 registraties per maand. Tegenover het voorgaande jaar zien we een stijging van 33 bewonersongevallen. OORZAAK Contact met hard voorwerp Eigen gedraging Epileptische aanval Gebruik arbeidsmiddel Gebruik speeltuig extern Gedrag andere bewoner Glad oppervlak Materiaal Onbekend Ongecontroleerde beweging Spel / speeltuig Val met … Val over … Verkeerde handeling medewerker Wegdek buitenterrein Wegdek externe locatie

TOTAAL 6 11 17 19 1 4 11 1 16 16 3 1 5 1 6 6 124

De valincidenten (24) samen met incidenten in gebruik van een arbeidsmiddel (19) zijn dominant aanwezig binnen de bewonersongevallen. Het differentiëren van de aanleidingen/oorzaken van deze valincidenten hebben we dit jaar verder toegepast. Zo merken we binnen deze valincidenten een ‘glad oppervlak’ als de meest voorkomende oorzaak. Het toevoegen van de rubriek ‘gebruik arbeidsmiddel’ kan specifieke preventievoorstellen genereren voor een goed en veilig gebruik ervan. Op een aantal oorzaken (epilepsie, eigen gedraging, ongecontroleerde beweging) hebben we beduidend minder vat maar dienen we een grote alertheid te hebben in relatie tot deze bewoners. Tenslotte kunnen we door een goede nabespreking op de werkvloer een goede analyse maken van de omstandigheden. Enkel dan kunnen we komen tot preventieve acties.

Actiepunt: We gaan op zoek naar die ongevallen waarvan de oorzaak onbekend is. We ondernemen acties om de ongevallen veroorzaakt door arbeidsmiddelen te doen dalen.

58

Personeel

PERSONEEL Cijfers en grafieken Continu leren Zachte comfortmethode Goed nieuws! Er komt meer personeel Personele middelen herverdelen Ondernemingsraad en Comité Preventie en Bescherming Verzuimbeleid Melding aan vertrouwenspersonen Veiligheid Verder bouwen aan goede zorg voor medewerkers bij agressie Vrijwilligers Stagiairs Vorming voor mentoren

59

Personeel

60

Personeel

CIJFERS EN GRAFIEKEN AANTAL PERSONEELSLEDEN Eind 2013 zijn er 537 personeelsleden in dienst. Dit is exact hetzelfde aantal als eind 2012. Wij stellen vast dat, ondanks de toename van ons vast kader, het aantal personeelsleden nagenoeg stabiel blijft. Hoogstwaarschijnlijk heeft dit te maken met het aantal tijdelijke medewerkers in dienst op 31 december.

LEEFTIJDSPIRAMIDE Het aantal 50-plussers stijgt licht. Het aantal jongeren tussen 20 en 25 jaar neemt toe. Vorig jaar waren zij met 52, nu zijn ze al met 61. Het is vooral de groep van medewerkers ouder dan 55 jaar die in 2013 sterk is toegenomen. In 2012 hadden wij daar een stijging met 16 %, dit jaar met 19 %. Alle 55plussers maken iets meer dan 11 % van onze personeelsgroep uit. De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers verandert nagenoeg niet. Opnieuw is 42 jaar en 3 maanden de gemiddelde leeftijd. 120

Leeftijdspiramide

107

100 79

80 61 60

50

52

57

63

63

40 20 5 0 -20j

20j-24j 25j-29j 30j-34j 35j-39j 40j-44j 45j-49j 50j-54j

+55j

PERSONEELSVERLOOP In 2013 maken 54 medewerkers voor het eerst kennis met ons centrum. Dat zijn er opnieuw 13 meer dan het jaar daarvoor. Ook in 2012 was er al een stijging met 13. 13 medewerkers nemen zelf ontslag. Dit zijn er 3 minder dan het jaar voordien. 5 medewerkers worden ontslagen. De meeste ontslagen door de werkgever gebeuren tijdens de proefperiode. Er gaan 7 medewerkers in ‘werkloosheid met bedrijfstoeslag’, één iemand gaat in rustpensioen. Op 31 december zijn er 29 medewerkers in ‘werkloosheid met bedrijfstoeslag’ die de wettelijke pensioenleeftijd nog niet bereikt hebben.

61

Personeel

ANCIËNNITEIT Anciënniteit 2013

123 236

0j-5j 63

6j-10j 11j-15j

63 52

16j-20j +20j

We blijven een instelling met een hoge instellingsanciënniteit. Wij baseren ons hierbij op de Human Resources kengetallen. De gemiddelde anciënniteit is 17,91 jaar. Vorig jaar was dit 17,78 jaar, een lichte stijging dus. Op 9 oktober vindt het jaarlijks feest van de jubilarissen plaats. Medewerkers die 10, 20, 25 en 30 jaar geleden hun eerste stappen in ons gebouw zetten, zetten wij letterlijk en figuurlijk in de bloemetjes. Er zijn 18 medewerkers met 10 jaar anciënniteit, 12 medewerkers met 20 jaar anciënniteit, 18 zilveren jubilarissen en 13 medewerkers met 35 jaar anciënniteit.

DEELTIJDS/VOLTIJDS In 2013 neemt het aantal deeltijdse contracten toe. Eind 2013 hebben 48 % van onze medewerkers een deeltijds contract, eind 2012 was dat nog 47 %. Dit heeft niets te maken met een visieverandering op deeltijds werk: wij willen het aantal voltijdse contracten nog altijd constant houden. Waarschijnlijk is deze lichte stijging toe te schrijven aan het urenpakket van onze tijdelijke medewerkers. Het blijft een uitdaging om ook in de toekomst voltijdse contracten over te houden om jonge mensen een volwaardige start binnen ons centrum te geven.

MANNEN/VROUWEN Op het totaal personeelsbestand zijn er 484 vrouwen en 53 mannen. De verhouding blijft nagenoeg gelijk.

LOOPBAANONDERBREKING EN TIJDSKREDIET In 2013 zien wij opnieuw een lichte daling van het aantal landingsbanen. Hiermee zet de trend van vorig jaar zich verder. Eind 2011 veranderde de regering Di Rupo de toelatingsvoorwaarden. Begin 2012 is het zo dat landingsbanen met uitkeringen slechts kunnen vanaf de leeftijd van 55 jaar.

62

Personeel De snel evoluerende wetgeving maakt voorspellingen van de landingsbanen niet eenvoudig. Eind 2013 stellen we vast dat het opnemen van landingsbanen ook gevolgen heeft op het al dan niet in aanmerking komen voor ‘werkloosheid met bedrijfstoeslag’. Dit effect zit vooral in de berekening van het aantal loopbaanjaren. Voor het eerst in acht jaar zien wij een opmerkelijke daling van het gebruik van tijdskrediet en loopbaanonderbreking. In 2012 hadden wij nog 122 medewerkers die gedurende het jaar één of andere vorm van tijdskrediet of loopbaanonderbreking opnamen. In 2013 zijn dat er 107, een daling dus met 12 %. Ondanks die daling neemt toch nog 1 op de 5 medewerkers één of andere vorm van tijdskrediet of loopbaanonderbreking op.

63

Personeel

CONTINU LEREN Er zijn 166 verschillende opleidingen, verdeeld in interne en externe vormingsactiviteiten.

AANTAL UREN OPLEIDING Bij interne opleidingen gebeurt de organisatie door het DVC, al dan niet met een externe docent.

Het aantal uren externe vorming is beduidend kleiner dan het aantal uren interne vorming.

KOSTPRIJSVERDELING INTERN EN EXTERN OPLEIDINGSAANBOD De verdeling tussen interne en externe opleidingen is wat betreft de kostprijs redelijk in evenwicht. Dit is te verklaren door het inzetten van externe begeleiders. Bij veel intern georganiseerde opleiingen zijn er geen extra kosten voor lesgevers als dit eigen medewerkers zijn.

64

Personeel

DE BELANGRIJKSTE OPLEIDINGSTHEMA’S Opnieuw zijn er veel opleidingsuren besteed aan het thema preventie. Meer dan 22% van alle uren ging naar deze rubriek. Soms ging dezelfde activiteit gepaard met thema’s als bewonerszorg of een technische vaardigheid. We nemen als voorbeeld de zachte comfortmethode. De preventieve aanpak ter voorkoming van rugproblemen gaat hier gepaard met het aanbieden van zoveel mogelijk comfort aan de bewoners. Deze zachte comfortmethode nam 533 uren aan opleiding in beslag. Andere onderwerpen onder de rubriek preventie zijn brandevacuatie- en brandbestrijding, verplaatsingstechnieken voor onze ergotherapeuten, opleidingen voor de medewerkers die met instellingswagens rijden, vorming die de medewerkers van de technische dienst volgen over het omgaan met een hoogwerker en beeldschermwerk. Ook binnen onze jaarlijkse basiscursus en de introductiecursussen besteden we ruim aandacht aan preventie. De opleidingen onder het thema bewonerszorg nemen ook een zeer belangrijke plaats in. Heel wat opleidingsuren gaan naar basale stimulatie. Naast de algemene basiscursus over dit onderwerp zijn er ook specifieke verdiepingen. Zo is er de studiedag van een leefgroep die uitsluitend de voeten behandelt, er zijn de terugkommomenten in verschillende teams. Onder bewonerszorg rekenen we ook de studiedag over de brussenwerking, de opleidingen over NAH, over autisme, eetbegeleiding, ,,, Ook dit jaar besteden we heel wat uren aan informaticaopleidingen. In totaal 325 uren. De zelf ontworpen informaticaprogramma’s vragen telkens een introductiemoment. Het betreft meestal korte vormingsmomenten voor een zeer talrijk publiek. Daarnaast is er blijvend aandacht voor bestaande officeprogramma’s, de dagboeken … Bij ongeveer 12,50% van de opleidingen komt de personeelszorg om de hoek kijken. Het betreft vooral volgende activiteiten: de denkdag over duurzaam personeelsbeleid, de mentorenopleiding, de begeleidingscursus voor de nachtploeg. De opleidingen over samenwerken, communicatie (in team of met ouders), het geven en ontvangen van feedback blijven belangrijk. In meer dan 10% van de opleidingen besteden we aandacht aan dit thema. De basiscursus en de introductiecursus nemen veel uren in beslag. Deze opleidingen voor nieuwe medewerkers krijgen telkens een zeer positieve beoordeling. Deze opleidingen zullen we herbekijken omdat het doelpubliek (dat zijn de nieuwe medewerkers) na hun in dienst treden soms te lang moeten wachten op het leren van inzichten op vaardigheden die in deze cursussen gegeven worden. Actiepunt: We werken een nieuwe introductie- en onthaalprocedure uit voor nieuwe medewerkers.

Zie ook: ‘Overzicht Vorming, Training en Opleiding 2013’

65

Personeel

WELKE PERSONEELSGROEPEN VOLGEN OPLEIDINGEN? Van het administratief-logistiek departement volgen de medewerkers van de technische dienst het meest opleiding. Dit is te verklaren door opleidingen over nieuwe producten en technieken (bijvoorbeeld domotica), de weekopleiding lasser en de opleidingen in verband met veiligheidsvoorschriften. In het departement van de algemeen directeur zijn heel wat opleidingsuren ingenomen door het diensthoofd preventie die een jaaropleiding volgt. Ook het diensthoofd kinesitherapie volgt, net als de kinesisten een aanzienlijk aantal uren opleiding over het coachen, samenwerking in team. In het personeelsdepartement volgen de medewerkers van de nachtploeg een groot aantal uren vorming. De totale nachtploeg investeert 539 uren. De interne studiedag voor leidinggevenden over duurzaam personeelsbeleid is een organisatie van het personeelsdepartement. Het is evident dat de medewerkers van het grootste departement, het pedagogisch departement, het meest aantal uren opleiding volgen en dat daarbinnen de leefgroepbegeleiders het grootste pakket voor hun rekening nemen (1879 uren) met vooral de onderwerpen basale stimulatie, preventie en de basiscursus. Ook de ergotherapeuten (266 uren) en activiteitenbegeleiders (238 uren) volgen veel opleiding. Besluit: Het DVC organiseert zelf heel veel opleidingen, de grote meerderheid met eigen lesgevers (66% van de interne opleiding). De basiscursus, de introductiecursus en de vele informaticaopleidingen vallen hieronder. Er wordt ook in 2013 veel aandacht geschonken aan preventie. De opleidingen over brandveiligheid en brandbestrijding staan dit jaar weer duidelijk op de agenda. Preventie heeft ook duidelijk aandacht voor de (zwakke) rug en gewrichten die zwaar belast worden in allerlei verplaatsingen en handelingen met onze bewoners. De zachte comfortmethode is een blijver en zal nog toenemen in belang. Elke medewerker krijgt de kans om een opleiding te volgen. Wij registreren 471 verschillende namen van medewerkers die deelnemen. Dit zijn er 70 meer dan in 2012. Soms betreft het slechts een korte opleiding zoals een informatica-instructie op een dienst.

66

Personeel

ZACHTE COMFORTMETHODE Ook dit jaar gaan onze tilcoachen verder met het opleiden van alle basisteams. In 2013 volgen 114 medewerkers de opleiding. Zestien basisteams worden op die manier sterker gemaakt in ergonomisch werken. In september worden twee ergotherapeuten voor een aantal uren vrijgesteld om zich toe te leggen op ergonomie binnen de leefgroepen. Die beslissing is één van de acties die er toe bijdragen dat de principes van de zachte comfortmethode geïntegreerd worden in de dagdagelijkse werking van de leefgroepen. Ondertussen zijn we tevreden met de positieve klanken die wij horen over de opleiding. Ook de arbeidsgeneesheer volgt de opleiding om op die manier een beter zicht te krijgen op de inhoud van de cursus én de risico’s waarmee basisteammedewerkers te maken hebben. Uiteindelijke bedoeling is om met nog meer kennis van zaken in te spelen op vragen van medewerkers.

67

Personeel

GOED NIEUWS! ER KOMT MEER PERSONEEL U las het al in het jaarverslag 2012. In de omzendbrief van 23 maart 2012 kregen wij het goede nieuws. Gefaseerd over drie jaren (2012-2013-2014) krijgen wij ruim 16 voltijdse equivalenten bij. In 2012 zijn de middelen als volgt verdeeld: 1 voltijdse activiteitenbegeleider 1 voltijdse medewerker distributiedienst 1 voltijdse ondersteunende verpleegkundige De rest is geïnvesteerd in de versterking van de leefgroepteams en gaat dus naar begeleidend personeel In 2013 nemen wij besluiten voor de aanwervingen 2013-2014. Begin 2013 vertrekt een mail naar alle leidinggevenden, stafmedewerkers en directieleden met de vraag voorstellen in te dienen naar aanvulling van alle bijkomende aanwervingen. Sommigen doen dit individueel, anderen in groep. Ook de Werknemersdelegatie binnen de ondernemingsraad doet een aantal voorstellen. Op 4 juni deelt de directie op een managementraad de besluiten mee aan leidinggevenden, stafmedewerkers en directie. Later volgt nog een extra ondernemingsraad over dit onderwerp. Een deel van de bijkomende aanwervingen wordt gereserveerd voor de opstart van een nieuwe leefgroep. Deze nieuwe leefgroep komt er pas op het moment van de overstap naar de nieuwbouw op het terrein van Dageraad. Door die oprichting van een nieuwe groep kunnen wij het aantal leefgroepen met 10 bewoners afbouwen. Daarnaast komt er : 1 voltijdse nachtbegeleider in het licht van de nieuwbouw 1 voltijdse programmeur 1 voltijdse medewerker distributie 1 voltijdse therapeut/activiteitenbegeleider 1 voltijdse functie wordt open gehouden voor de invulling van eerste-dagvervangingen (ziektevervangingen binnen het gewaarborgd loon)

68

Personeel

PERSONELE MIDDELEN HERVERDELEN TEGEN EEN VERSNIPPERD LANDSCHAP Dit instellingsdoel werd in september 2012 op de rails gezet. Wij stelden toen vast dat het aantal leefgroepbegeleiders dat binnen één leefgroep actief is, toeneemt. Dat op zich was niet het grootste probleem maar wel het feit dat steeds meer leefgroepsbegeleiders met een beperkt aantal uren binnen een leefgroep actief zijn. De inzet schommelt van enkele dagen per jaar tot meerdere uren per week. De oprichting van een werkgroep bestaande uit een aantal diensthoofden pedagogiek, een vertegenwoordiger van de werknemersdelegatie en een directie-assistente was vorig jaar een eerste stap. Voor dit doel doen we een bevraging bij een aantal collega-voorzieningen. Daarnaast maken we een inventaris op van de reële samenstelling van al onze leefgroepsteams. Meer bepaald brengen wij het volgende in kaart: het aantal medewerkers die werken binnen een bepaalde groep en het urenpakket die medewerkers opnemen. Daarnaast wordt het debat gevoerd naar wat een team succesvol maakt. De werkgroep komt tot volgend besluit : Het probleem van de versnippering zit niet alleen in het aantal medewerkers en hun urenpakket maar vooral in - de aanwezige competenties en talenten - het kunnen loslaten zonder de betrokkenheid te verliezen - de aanwezigheid van een kloppend hart in een team Waar we in oorsprong van mening waren de versnippering op te lossen door het aantal medewerkers per groep te verminderen, zijn we nu geëvolueerd naar het inhoudelijk aspect van teamwerking. Competenties en talenten spelen hierbij een cruciale rol. De vaststelling blijft wel dat een beperkt aantal voltijdse medewerkers op een groep een risico inhoudt voor het gevoel van versnippering. De nieuwe verdeling van ondersteunende opvoedsters zoals die in voege gaat vanaf 1 februari 2013, vindt zijn oorsprong in het denken rond ‘het aantal medewerkers rond de leefgroepen beperken’. In september nemen wij een nieuw doel op in het instellingsplan, leefgroepsorganisatie. Een doel dat sterk gerelateerd is aan het doel rond ‘personele middelen herverdelen tegen een versnipperd landschap’.

69

Personeel

ONDERNEMINGSRAAD en COMITE PREVENTIE EN BESCHERMING Op syndicaal vlak is 2013 een relatief rustig jaar. Zowel de ondernemingsraad als het comité levert goed werk. Voor het eerst wordt er in maart een tewerkstellingsplan +45-jarigen (CAO 100) voorgesteld aan de werknemersdelegatie. Er is bezorgdheid over de toekomstige taakinhoud van de medewerkers van de farmacie. Ons centrum schakelt in de loop van 2013 over naar gefractioneerde medicatie waardoor het takenpakket van de medewerkers medische en farmaceutische dispatching grondig wijzigt. Ook de overgang vanaf 1 januari 2014 naar MFC (Multifunctioneel Centrum) en FAM (Flexibel Aanbod Volwassenen) komt herhaaldelijk aan bod. Een bloemlezing uit de overige onderwerpen die op de ondernemingsraad een plaats krijgen:  Uren ondersteunende opvoedsters en daaraan gekoppeld educatief verlof  Invulling extra uren 2014  Leefgroepsbestaffing  Verhuis bewoners Dageraad, impact op bestaffing in “moederhuis”  Briefing in verband met de wijzigingen leefgroepsbudget  Financiële informatie  Dienstverplaatsing  BF regeling (kine, logistiek)  PC gebruik op leefgroepen  Mogelijkheid deeltijds/halftijds werk na ziekteperiode  Uurroosters  Onverwachts opkomen bij ziekte  Jaarrapport Sociale Maribel  Vernieuwde werking Klavier  Recuperatie betaalde feestdagen  Leidinggevenden en landingsbanen  Lijst met vaste aanwervingen laatste jaar  Rest CV en rest AV samen op te nemen  VTO beleid  Sociale Maribel tijdelijke middelen  Benoeming bedrijfsrevisor  Flexibele uren logistieke diensten  Onvoorspelbare registratie  Ecofin  VIA middelen 2014  Poetshulp van barema L4 naar L3 met ervaringsbewijs  Evaluatie uurrooster Klavier  Tijdskrediet en zorgkrediet overzichtslijsten Binnen het comité staan wij voortaan uitgebreid stil bij een ongeval of risico. Dit wordt dan het risico van de maand dat de daaropvolgende vergadering uitgebreid besproken wordt op het comité. De nadruk ligt hierbij op het voorkomen van ongevallen en risico’s. De telefonieproblemen komen in de eerste jaarhelft uitgebreid aan bod.

70

Personeel Later gaat ook aandacht naar het invoeren en de evaluatie van een rotatiesysteem binnen de wasserij. Een rotatiesysteem dat ondanks enige aarzeling van de medewerkers toch succesvol ingevoerd wordt. Achteraf zijn alle partijen erg tevreden. Roteren blijkt beter voor de gezondheid. Andere onderwerpen zijn van diverse aard:                                 

Status van het gebouw ter hoogte van Contrabas Audit nooduitgangen campus Dageraad – Workshop Agressiebeleid Veilig vervoer van rolstoelgebruikers mét hoofdsteun Preventie van bewonersongevallen bij gebruik van trappen BIT uitbreiding PC werking op leefgroepen Zesmaandelijkse asbestinventaris Koffie voor bewoners in de cafetaria in het WE (start) werkzaamheden campus Dageraad Jaarverslag psychosociaal welzijn Schorten – arbeidskledij Boerderij: timing van buitenwerkzaamheden Nieuwe mogelijkheden inzake mobiliteit door verbetering van onze fiets- en motoparkings Konijnenplaag op de boerderij en de koer Onfrisse geur activiteitenruimte De Relax Busvervoer firma Heyerick Bedrijfsbezoeken arbeidsgeneesheer Globaal preventieplan 2014-2019: jaaractieplan 2014: lanceren van bevraging In dienst stellen arbeidsmiddelen Verlichting parking Afsluiten van de nieuwe fietsenstalling Beleidsverklaring Veiligheid Gezondheid en Milieu Zoektocht naar nieuwe kandidaat vertrouwenspersonen psychosociaal welzijn Promotie van Blue Bike aanbod naar personeelsleden Griepvaccin en evaluatie hiervan Afspraken met betrekking tot de wasserij op papier zetten en verspreiden naar leefgroepen en diensten Verslag inspecteur FOD WASO TWW Sluitingen waszakken Stand van zaken rond arbeidskledij Stand van zaken rond opstapbankjes in de badkamers Terugkoppeling reeds gedane brandevacuatie oefeningen Zachte comfortmethode

71

Personeel

VERZUIMBELEID Het relatief hoge verzuimcijfer van ons centrum (in vergelijking met andere soortgelijke instellingen in Vlaanderen) deed ons al in 2010 besluiten om een visie en protocol te ontwikkelen rond ziekteverzuim. In mei 2011 ging het verzuimbeleid effectief van start na het verspreiden van een flyer naar al onze medewerkers. In mei 2012 was er een eerste evaluatie en werden een aantal afspraken gemaakt. Al op 24 januari gaat een intervisie door onder leidinggevenden waarin ‘leren van elkaar’ centraal staat. Samen met een externe Preventieadviseur psychosociaal welzijn van Idewe en de arbeidsgeneesheer verdiepen de leidinggevenden zich verder in het voeren van de verschillende gesprekken. Begin 2013 wordt het computerprogramma licht aangepast zodat leidinggevenden over meer vergelijkende cijfers beschikken. Bij de opmaak houden wij rekening met de privacy van alle medewerkers. Op 5 december is er een klassieke evaluatie van de afgelopen jaren. Hierbij komen wij tot volgende vaststellingen: Het ziekteverzuim is opnieuw toegenomen. Dit gegeven sterkt ons om verder te gaan op de ingeslagen weg. Wij stellen vast dat het werkhervattinggesprek bij de arbeidsgeneesheer dikwijls uitmondt in een ziekteverlenging. Sommige afspraken zijn bij medewerkers in de vergetelheid geraakt. We stellen grote verschillen vast tussen de verschillende diensten. Op sommige diensten is het verzuim sterk gedaald, op andere dan weer toegenomen. Het computerprogramma wordt als duidelijk en ondersteunend ervaren. De ‘zachte comfortmethode’ vormt een meerwaarde. Waar maken wij verder werk van? De afspraken rond verzuim (flyer) worden opnieuw gecommuniceerd. Het partnerschap met de arbeidsgeneeskundige dienst wordt verder uitgebouwd. De betrokkenheid op het werkhervattingsonderzoek bij de arbeidsgeneesheer wordt verhoogd. Er worden nieuwe afspraken gemaakt met het onthaal zodat leidinggevenden nog beter verwittigd worden vóór, tijdens en na het ziekteverlof. Er komt een opleiding ‘ergonomie voor logistieke diensten’.

72

Personeel

MELDING AAN VERTROUWENSPERSONEN Op pagina 58 leest u dat er dit jaar geen meldingen zijn bij de vertrouwenspersonen ter preventie van mishandelingen van gebruikers. In dit stuk leest u over de meldingen aan de vertrouwenspersonen ter preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag op het werk. Medewerkers kunnen bij deze vertrouwenspersonen (pastor en twee ondersteuningscoördinatoren) terecht als zij zichzelf slachtoffer van ongewenst grensoverschrijdend gedrag voelen of daarvan tekenen in hun omgeving zien.

VOOR INTERN GEWELD Onder ‘intern geweld’ begrijpen we alle feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk die veroorzaakt worden door werknemers en daarmee gelijkgestelde personen. 2010 6 3 0

Meldingen Klachten Start van formele procedure

2011 3 1 0

2012 6 5 0

2013 0 6 1

Melding: gesprek bij vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten zonder gevolg Klachten: van zodra er een interventie gebeurt door vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten. Start van formele procedure: een schriftelijke klacht wordt ingediend bij een vertrouwenspersoon of bij de externe preventieadviseur voor psychosociale aspecten.

VOOR EXTERN GEWELD Onder de feiten van ‘extern geweld’ begrijpen we alle feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk die veroorzaakt worden door personen die niet behoren tot de werknemers en de daarmee gelijkgestelde personen (familieleden van gebruikers, leveranciers, vrijwilligers ...) 2010 0 0

Meldingen Formele procedure

2011 0 0

2012 0 0

2013 0 0

Ook dit jaar zijn er geen meldingen. Actiepunt: We onderzoeken het gestegen aantal klachten bij de vertrouwenspersonen ter preventie van ongewenst grensoverschrijdend gedrag op het werk.

73

Personeel

VEILIGHEID De interne dienst voor Preventie en Bescherming legt in 2013 volgende accenten. VERKEERSVEILIGHEID Wij zetten dagelijks 9 instellingswagens in met meer dan 10 ritten per dag voor gemiddeld 5 bewoners per rit. Daarom vinden we het belangrijk onze chauffeurs hierin een opleiding te geven. Die veiligheid verzekeren wij door o.a. een rijproef voor bestuurders en instructiesessies voor correct fixeren van de rolstoel en de gebruiker in het voertuig. Ook staan we stil bij het defensief rijden. In 2013 volgen 22 medewerkers deze instructiesessie en slagen in de proefrit. ARBEIDSVEILIGHEID We hebben 31 arbeidsongevallen gehad waarvan 23 op de werkplek, 7 tijdens het woonwerkverkeer en 1 op een externe locatie. Dit is een stijging van 8 ongevallen. De arbeidsongevallen veroorzaken verschillende letsels. Kneuzing komt het meest voor (16). Er zijn verschillende oorzaken waaronder klemming (3) of stootongevallen (15) het meest voorkomt. We merken dat een verfijning van de rubrieken aangewezen is om betere analyse te maken en preventievoorstellen te bieden.  10 arbeidsongevallen doen zich voor in gebruik van of in relatie met een arbeidsmiddel.  In 6 gevallen is er een EHBO tussenkomst in huis.  7 arbeidsongevallen doen zich voor met een betrokkenheid van een bewoner. Op basis van deze registratie hebben we inzichten verworven om preventieve acties te nemen. Volgende voorstellen zijn voorgelegd:  Wegdek op terrein en in huis verbeteren – collectieve beschermingsmaatregelen zoals borstweringen, signalisatie looppad… plaatsen.  Op basis van gerichte risicoanalyse van de werkpost en de gebruikte arbeidsmiddelen gerichte werkinstructies opmaken en opleiding geven tot veilig gebruik van deze arbeidsmiddelen.  Medewerkers sensibiliseren op gevaarsituaties via interne communicatie (Dagklapper en De Brug) rond courante ongevallen zoals uitglijden en stoten.  Specifieke doelgroepen sensibiliseren, bv. technische medewerkers en keukenpersoneel rond de risico’s en gevaren specifiek verbonden aan de werkplek en/of in relatie met de arbeidsmiddelen. BRANDVEILIGHEID In 2013 zijn er 7 brandevacuatie oefeningen, zowel op pedagogische diensten als naar specifieke doelgroepen (nachtmedewerkers en keukendienst). Deze sessies geven veel ervaringen en inzichten bij de deelnemers die we benutten als leermomenten voor anderen. We gaan verder op dit elan door in 2014 om 9 sessies te voorzien. PERSONENVEILIGHEID We tellen 345 formele, individuele registraties van agressie van een bewoner tegenover één of meerdere medewerkers. Dit is een stijging van 88 eenheden. Deze registraties beperken zich op vandaag tot slechts 4 leefgroepen die werken met gedragsmoeilijke cliënten. De meeste agressie incidenten kenmerken zich door fysieke agressie. Daarnaast

74

Personeel komt verbale agressie in een beperkt aantal aangiftes voor. Soms is er ook een combinatie van beide vormen. ALARMMELDINGEN In 2013 starten we met het registreren van alle alarmmeldingen. We hebben 4 soorten alarmen: technische storingen, brandalarmen, personenalarmen en testalarmen. Eind 2013 zijn er 322 alarmmeldingen geregistreerd, waarvan 239 personenalarmen. 115 personenalarmen zijn door de bewoner zelf geactiveerd. 124 werden geactiveerd door een medewerker. Deze medewerker vraagt hiermee hulp tot interventie omwille van de specifieke bewoner of bewonersgroep. 83 alarmmeldingen zijn automatisch geactiveerd door de branddetectiecentrale of via het onthaal als testalarm. We moeten bij de interpretatie van deze cijfers voorzichtig zijn. In de beginfase waren er vaak loze alarmmeldingen. In het najaar zijn we gestart met testalamen op wekelijks basis om ons te verzekeren of de software, hardware en gebruikers maximaal op elkaar aansluiten om dit te kunnen ontvangen. Zie ook: ‘Jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, dienstjaar 2013’

75

Personeel

VERDER BOUWEN AAN GOEDE MEDEWERKERS BIJ AGRESSIE

ZORG

VOOR

In 2005 werd voor het eerst een instellingsdoel gewijd aan agressie. In juni 2007 verscheen het eindrapport en werd een visietekst annex registratieformulier opgenomen in het kwaliteitshandboek. Die visietekst garandeert geen goede nazorg en integratie van een agressiebeleid in ons centrum. Tijdens een ontmoeting tussen ondersteuningscoördinatoren en teamhoofden besluit de directie verder werk te maken van een agressiebeleid. Door deze beslissing ontstaat een nieuw instellingsdoel. Binnen dit doel focussen wij ons vooral op de nazorg t.a.v. het personeel bij agressieaccidenten. In 2013 start een diensthoofd pedagogische afdelingen met een opleiding tot agressiecoach. Naast haar rol binnen de nazorg, zal zij mee waken op de integratie van een agressiebeleid in ons centrum. Na haar opleiding kan zij aangesproken worden door zowel leidinggevenden als basismedewerkers. Omdat leidinggevenden binnen het pedagogisch departement ook een rol te vervullen hebben in de nazorg, plannen wij ook voor hen enkele vormingsdagen. Deze acties moeten verhinderen dat geen enkele medewerker, na een incident, alleen achterblijft. Agressiebeleid wordt ook ingeschreven in het vijfjarenplan rond veiligheid binnen het Comité preventie en bescherming.

76

Personeel

VRIJWILLIGERS In 2013 kunnen wij rekenen op 171 vrijwilligers. Er zijn vier types van vrijwilligerswerk 



 

30 vrijwilligers steken per week of per maand een aantal dagen een handje toe. Daarvan zijn er 7 nieuwe vrijwilligers. 5 mensen stoppen hun engagement. 3 vrijwilligers starten én beëindigen hun engagement binnen het jaar. 28 personen bezoeken als wandelvrijwilliger op geregelde tijdstippen één of meerdere bewoners. Daarbij zijn er 9 nieuwe vrijwilligers. Ook hier stoppen 5 mensen. Bij de 9 nieuwe vrijwilligers zijn er 2 gezinnen. Net als vorig jaar zijn er 3 onthaalgezinnen. 110 personen helpen mee bij verschillende eendagsactiviteiten of tijdens de vakantieperiodes.

Het aantal wandelvrijwilligers stijgt met 4 eenheden. Het aantal vaste vrijwilligers blijft dan weer gelijk. Het aantal ééndagsvrijwilligers neemt af (-50 in vergelijking met 2012). Vorig jaar was er nog een sterke stijging. Oorzaak hiervan was ‘Bacht’ in ’t licht’, een activiteit die ondersteund werd door veel vrijwilligers. Het aantal vrijwilligersuren stijgt opvallend sterk. In 2013 worden 8083 uren gepresteerd door onze vrijwilligers, een record. Dit is het hoogste aantal sinds we het aantal uren bijhouden. Vorig jaar hadden wij 7390 uren. Het bedankingsfeestje heeft plaats op 15 november. We verwelkomen hierop 30 vrijwilligers. Het aantal aanwezigen blijft hetzelfde als vorig jaar.

Actiepunt: We zoeken hoe we het stijgend aantal vrijwilligersuren kunnen bestendigen.

77

Personeel

STAGIAIRS Voor het tweede jaar op rij stijgt het aantal stagiairs uit pedagogische richtingen. In 2013 doen 48 studenten/leerlingen uit de richtingen Bachelor in de orthopedagogie en Jeugd- en Gehandicaptenzorg hier stage. Er is een eerste samenwerking met twee nieuwe scholen nl. de VIP-school uit Gent en het Atheneum uit Maldegem. Beide scholen begeleiden leerlingen uit de Jeugd- en Gehandicaptenzorg. Het aantal stagiairs uit het VSPW (Vormingsleergang voor Sociaal en Pedagogisch Werk) stijgt lichtjes. Het aantal stagiairs vanuit de verpleegkundige opleidingen is, na een grote toename vorig jaar, hetzelfde gebleven. Voor het eerst begeleiden wij geen studenten Bachelor Sociaal Werk. De reorganisatie binnen de werking van de sociale dienst is hiervan de oorzaak. Naast een lichte toename in het aantal stagiairs Ergotherapie is het aantal uit andere paramedische opleidingen nagenoeg status quo.

78

Personeel Overzicht stagiairs op leefgroepen VSPW (Gent/Kortrijk)

Gegradueerde in de orthopedagogie

2

I.P.S.O.C. (Kortrijk)

Bachelor orthopedagogie

3

Hogeschool (Gent)

Bachelor orthopedagogie

3

VSPW (Gent/Kortrijk) Leiepoort Campus Sint-Vincentius (Deinze)

Jeugd- en Gehandicaptenzorg

12


4

Stella Maris-Instituut (Kortrijk)


6

Koninklijk Lyceum (Gent) Technisch Instituut H. Familie (Brugge)


3


2

I.V.V. Sint-Vincentius (Gent)


8

Sint-Jozef-Instituut (Tielt)


2

VIP (Gent)


2

Atheneum (Maldegem)


1

Sint-Jozef-Instituut (Tielt)

Gezondheids- en welzijnswetenschappen

6

Sint-Theresia (Deinze)

Kinderzorg

1 55

Overzicht stagiairs verpleegkunde Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor Verpleegkunde

12

HIVV (Kortrijk) Maria-Middelares Benedictuspoort (Gent)

Bachelor Verpleegkunde

2

Verpleegkunde A2

6

IVV St. Vincentius (Oudenaarde)

Verpleegkunde A2

2

Aleydis (Waregem - Tielt)

Verpleegkunde A2 Master of Science in de verpleegkunde en vroedkunde

4

Universiteit (Gent)

1 27

Overzicht stagiairs Logo - Ergo - Kiné - Ortho - Keuken en overige: Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor Logopedie

1

Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor Ergotherapie

6

Vesalius (Gent)


2

Howest - HIPSO (Kortrijk)


1


Bachelor Ergotherapie (buitenlandse stage)

2 11

79

Personeel Universiteit Gent

Licentiaat Kinesitherapie

4

Universiteit Gent

Orthopedagogie

2

Sint-Theresia (Deinze)

Grootkeuken

3

VIBSO (Waregem)

Grootkeuken

1

Ter Groene Poorte (Brugge)

Restaurant en keuken

1 5


Bachelor secundair onderwijs/sport

3

Syntra (Gent)

Medische secretaresse

1

VDAB/GTB (Deinze)

Beroepsverkennende stage leefgroepswerking

1

80

Personeel

VORMING VOOR MENTOREN Op donderdag 14 november organiseren we in samenwerking met de Hogeschool Gent, voor de eerste keer een mentorenopleiding. 17 enthousiaste leefgroepbegeleiders van verschillende leefgroepen volgen de opleiding. Bedoeling is op de eerste plaats onze medewerkers sterker maken in het begeleiden van stagiairs. Bovendien willen wij door deze opleiding onze erkenning uitdrukken naar die medewerkers die zich in zetten voor de opleiding van toekomstige medewerkers. Komt daar nog bij dat wij vanaf 2014 gebruik wensen te maken van de “doelgroepvermindering voor mentors”. Het afgeleverde getuigschrift is hierbij noodzakelijk. De deelnemers zijn erg tevreden over het geleerde. Dit smaakt naar meer. Volgend jaar gaan wij alvast een nieuwe groep opleiden.

81

Organisatie en economie

82


ORGANISATIE EN ECONOMIE Erkenning Organisatiestructuur Netwerken Managementraden Aankoopbeleid Logistiek Administratie Technische dienst Evalueren van ingezette middelen

83


84


ERKENNING Het Heilig Hart, administratief adres: Leernsesteenweg 53 te 9800 Deinze (Bachte-MariaLeerne) is voor onbepaalde duur als volgt erkend in het raam van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap: 1. Als internaat en als tehuis voor niet-werkenden, met een totale capaciteit van 301 bedden, voor het opnemen van matig of zwaar mentaal gehandicapte kinderen van 0 tot 21 jaar, met eventuele bijkomende motorische stoornissen van groep B, en van matig of zwaar mentaal gehandicapte volwassenen, met eventuele bijkomende stoornissen van groep B, en niet bekwaam om een officieel erkende beschuttende werkplaats te bezoeken, waarvan er maximaal 127 in het internaat mogen opgenomen worden, en waarvan er maximaal 170 kunnen opgenomen worden in het stelsel van nursingtehuis, in het bovenvermelde hoofdgebouw en in het gebouw gelegen Leernsesteenweg 173 A en B te 9800 Deinze (Bachte-Maria-Leerne) 2. Als semi-internaat, voor het opnemen van 35 matig of zwaar mentaal gehandicapte kinderen van 0 tot 21 jaar, met eventuele bijkomende motorische stoornissen van groep B, waarvan 5 niet-schoolgaanden, in het bovenvermelde hoofdgebouw 3. Als dagcentrum: voor het opnemen van 1 gehandicapte volwassene, niet bekwaam om een officieel erkende beschuttende werkplaats te bezoeken, in het bovenvermelde hoofdgebouw 4. Als tehuis voor kort verblijf: voor het opnemen van 1 kind of volwassene met een matig of zwaar mentale handicap, en met eventuele bijkomende stoornissen, in het bovenvermelde hoofdgebouw 5. Als logeercentrum voor het aanbieden van een 175 dagen dagen nachtverblijf. De overheid bepaalt jaarlijks het maximum aantal dagen 6. Als dienst beschermd wonen voor het begeleiden van 3 personen met een handicap 7. Als centrum voor mobiele begeleidingen voor een totale capaciteit van 180 begeleidingen per jaar Deze erkenning is in de loop van het jaar niet gewijzigd.

85


ORGANISATIESTRUCTUUR Onze organisatie heeft het vzw-statuut. Een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur dragen daardoor de grootste verantwoordelijkheden. In 2013 is de algemene vergadering uitgebreid met twee nieuwe leden: mevrouw Nelly Van Hoecke en dokter Geert Decaluwé. Beiden zijn ex-medewerkers van het DVC Heilig Hart.

NETWERKEN Vooraleer we een kijkje nemen dieper in onze organisatie, doen we een kleine verkenning van de omgeving. Daarbij komen we allereerst onze school tegen. In de tweede plaats de talrijke verwijzende diensten, die gebruikers naar ons doorsturen. Via tal van onze medewerkers vervullen wij ook een rol bij andere partners, soms omwille van regionaal nabuurschap, soms omwille van een specifieke deskundigheid.

1. EEN SCHOOL ALS DICHTSTE PARTNER De school voor buitengewoon kleuter- en lager onderwijs ‘Ter Leie’ is, sedert haar oprichting, de belangrijkste en dichtste partner van het Heilig Hart. Vanuit internaat Schoolgaande kinderen BO-school Ter Leie De Triangel BuSO Lovendegem Egmont en Hoorn Gavere De Einder BuSO Oudenaarde Tijdelijk onderwijs aan huis (TOAH) School aan de Waterkant Gent Vanuit semi-internaat Schoolgaande kinderen BO-school Ter Leie

51 2 3 1

6

23

Tijdelijk onderwijs aan huis (TOAH) School aan de Waterkant Gent

1

Combinatie Internaat-Semi-internaat BO-school Ter Leie

5

86


2. DOORVERWIJZERS       

Universitair ziekenhuis (Gent) (2) Jeugdrechtbank (Antwerpen) (3) Pulderbos (Zoersel) (1) Zeepreventorium (De Haan) (1) Revalidatiecentrum (Deinze) (1) Centrum voor leerlingenbegeleiding (Deinze) (2) Dienstverleningscentrum Sint-Jozef (Gent) (1)

* tussen haakjes staat het aantal bewoners dat is doorverwezen.

3. DEELNAME IN EXTERNE OVERLEGORGANEN

1 2

3 4 5 6

Regionaal overleg: Prioriteitencommissie Oost-Vlaanderen Regionaal overleg: Zorgbemiddelingscommissie OostVlaanderen voor minderjarigen Regionaal overleg: Zorgbemiddelingscommissie OostVlaanderen voor meerderjarigen Regionaal overleg: Provinciaal Overleg Dienstverlening voor Minderjarigen Regionaal overleg: Provinciaal Overleg Dienstverlening voor Meerderjarigen VWV-coördinatiecomité OostVlaanderen

Deelnemer

Rol

algemeen directeur

lid

maatschappelijk werker C. Dhondt

lid

maatschappelijk werker F. Temmerman

lid

algemeen directeur

lid

algemeen directeur

lid

algemeen directeur

lid

7

VWV-commissie Financiën en Economie

administratief directeur

lid

8

VWV-commissie Sociale verhoudingen VWV-commissie Verpleegkundige handelingen VWV-intervisie Kwaliteit

personeelsdirecteur

lid

algemeen directeur

lid

stafmedewerker kwaliteit

lid

9 10 11

VWV-intervisie Opvoeder-Groepschefs en Diensthoofden Pedagogiek

12

VWV-intervisie Pastoraal Werk

13 14 15 16 17

VWV-werkgroep Vrijwilligers VWV-werkgroep Vrijwilligerswerk Oosten West-Vlaanderen Adviescommissie Thuisbegeleidingsdienst De Tandem Arteveldehogeschool Gent Opleidingsadviesraad Beroepsvereniging Katholieke pastores in de gezondheids- en welzijnszorg Kerngroep

diensthoofden pedagogiek M. Gheerolfs en K. Devenijns stafmedewerker pastoraal stafmedewerker vrijwilligers stafmedewerker vrijwilligers

lid lid lid ondervoorzitter

pedagogisch directeur

lid

diensthoofd verpleegkunde

lid

stafmedewerker pastoraal

lid

87

Organisatie en economie 18

Mediander Leernetwerk

stafmedewerker vorming

lid

19

Vlaams Samenwerkingsverband voor Basale Stimulatie

ondersteuningscoördinator Philip Vanmaekelbergh

bestuurslid

20

Netwerk NAH Deinze

algemeen directeur

lid

21

Verpleegkundigen Gehandicaptenzorg

diensthoofd verpleegkunde

bestuurslid

22

VAPH Automatiseringsproject

diensthoofd administratie

23

Caritas Oost-Vlaanderen

stafmedewerker pastoraal

24

Commissie Diëten in gehandicaptenzorg

diëtiste

lid supervisor nieuwe pastores lid

25

Zorgambassadeur

diensthoofd therapie en leefgroepbegeleider Stijn Minne

4. WIJ GEVEN KENNIS DOOR Medewerkers treden naar buiten met hun eigen professionele verhalen. Zij tonen DVCcompetenties en -talenten en versterken zo het imago van onze organisatie. In drie sessies geeft Ann Poffyn (hoofdgeneesheer) lessen uit het werkveld over ‘de ontwikkeling van de hersenen’, ‘cerebral palsy’ en ‘syndromen’ aan studenten ergotherapie (2de jaar) van de Artevelde Hogeschool Gent. Mireille Follens (diensthoofd therapie en dagbesteding) brengt op 24 mei een getuigenis emancipatorisch werken in het VSPW Sint-Amandsberg. Logopediste Nancy Demeyer brengt onze doelgroep, setting en logopedisch werk naar voor binnen de startweek voor de nieuwe studenten van de Artevelde-Hogeschool op 24 september. Preventieadviseur Filip Desmet werkt mee aan de provinciale studiedag op 27 september, met als thema 'Brandveiligheid in de gehandicaptensector'. Hij tekent een historische schets van de evolutie in accommodatie en brandveiligheid van ons dienstverleningscentrum, gekoppeld aan alle mogelijke risico’s verbonden aan onze doelgroep. De verkoop van het boek Bewogen Bewegen blijft goed lopen. Onze sportdienst geeft hierbij verschillende vormingen. Op 11 februari was er in het DVC een interne vorming voor eigen personeelsleden (ergotherapeuten, activiteitenbegeleiders, kinesitherapie, leefgroepbegeleiders. Op 24 en 25 april kwamen er studenten van de Artevelde Hogeschool op bezoek. Op 25 en 26 april stond onze sportdienst in Gent op de REVA beurs. Op 30 mei was er een vorming in Mechelen en op 4 oktober in Ruisbroek.

88


5. LINK NAAR DE WERELD Als we willen dat de buitenwereld ons kent, dan moeten ze ons vooral ook herkennen. Daarom ontwikkelen we een huisstijl. De leerlingen van het TA in Heule helpen ons bij de ontwikkeling van een nieuw logo. De medewerkers beslissen mee over de kleuren van het logo. We maken een stappenplan en voeren geleidelijk aan de huisstijl in. We starten met de interne communicatie. De Dagklapper bijt de spits af. Het personeelsblad De Brug en de sponsorkrant volgen. Daarna voegen we een vernieuwde digitale handtekening in. In de loop van volgend jaar zetten we de invoering verder. We zoeken mogelijkheden waarbij de mensen uit de buurt ons beter kunnen leren kennen. In 2013 deden we dat met de organisatie van Bacht’ in Concert in het gezellige kerkje van Bachte. En ook met de organisatie van de eerste kaartavond in het DVC. Ook op het internet kunnen mensen van buitenaf ons leren kennen. Sinds de start van onze Facebookpagina (www.facebook.com/dvcheilighart) in 2012 zien we dit als extra instrument om ons personeelsbeleid, onze vacatures … te verspreiden. Een team bestaande uit stafmedewerker stages en vrijwilligers, de stafmedewerker vorming, de stafmedewerker informatie en een vrijwilliger, staat in voor het maken van een communicatieplan waarbij de keuze valt om wekelijks 2 à 3 berichten te posten. Het aantal fans is in 2013 sterk toegenomen. Eind december tellen we juist geen 600 fans.

89


MANAGEMENTRADEN Hoger noemden we al de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, de directie en de ontmoeting met de gebruikersraad als belangrijke overlegtafels. Het is evident dat hiermee het beleid niet stopt. Een belangrijke schakel tussen deze cellen en de ruime vertakkingen van het middenkader en het basiswerk maken we in de managementraad. Het vrij unieke van dit concept is dat de managementraad een wisselende samenstelling heeft. Wisselend omwille van de inhoud en de bevoegdheden die in het spel zijn. De regel is dat er altijd een directeur betrokken is. De andere potentiële deelnemers zijn al onze leidinggevenden en stafleden. We voorzien tien halve dagen per jaar voor managementraden. Op zo’n halve dag kunnen er maximaal drie raden met verschillende inhoud plaats hebben. Onderstaande lijst toont de diversiteit van de invalshoeken: 5 februari  Preventiebewustzijn en bewonersveiligheid: naar nieuwe accenten in dit beleid, door een nieuwe preventieadviseur.  Spirituele zorg voor en door iedereen: een pleidooi voor een zorgsegment dat te gemakkelijk onderbelicht blijft. 5 maart  Leefgroepsbestaffing: een jaarlijks herbalanceren van de personeelsomkadering van leefgroepen tegenover de veranderende zorgzwaarte in die leefgroepen.  Permanentie leert uit ervaringen: in de belangrijke rol van ‘Permanentie uitoefenen’ halen we constant leerpunten naar boven die we kunnen delen met elkaar.  Instellingsbeleidsplan 2013-2014: een jaarlijks terugkerende planning van beleidsinitiatieven en verbeterprojecten. 7 mei  Multifunctioneel Centrum financieel: een voorbereiding op een andere manier van dienstverlening. 4 juni  Bijkomende aanwervingen: wat gedaan als de overheid je iets meer personeelsmiddelen toeschuift?  Multifunctioneel Centrum (vervolg van 7 mei)  Permanentie leert uit ervaring (idem als 5 maart) 3 september  Beleid (z)onder woorden: op zoek naar iets meer stijl in onze beleidsteksten.  MFC en FAM in praktijk: een stap naar ons nieuw statuut als sociaal ondernemer, allicht vanaf 1 januari 2014.  Plan 2022: brainstormen over hoe ons centrum er zou moeten uitzien als het in 2022 honderd jaar bestaat. 15 oktober  Indienststelling arbeidsmiddelen: klemtoon op preventie. 5 november  Vernieuwing organogram: een verzamelen van ideeën.

90

Organisatie en economie 3 december  Aankoopbeleid: alles in het licht van Europese regels over overheidsopdrachten.  Indienststelling arbeidsmiddelen: specifiek voor pedagogische diensten.  MFC en FAM: wat onze medewerkers moeten weten. (vervolg van 7 mei en 3 september.

BESLUIT We tellen 17 managementraden. De diversiteit is behoorlijk groot. Er zijn een paar jaarlijks terugkerende thema’s. En er zijn een paar onderwerpen, die vooral vernieuwing inluiden, die niet kunnen volstaan met één overleg.

91


AANKOOPBELEID Door de wet op de overheidsopdrachten zijn alle door de overheid gesubsidieerde vzw’s verplicht om hun aankoopbeleid bij te sturen. Ook wij sturen het aankoopbeleid met de meeste zorg bij. Het aankoopbeleid bevat 3 verschillende fases. De eerste fase is in 2012 gestart met de interne aankopen. Hierbij kunnen alle medewerkers aangeven welke goederen of diensten zij willen krijgen. Dit jaar is vooral gewerkt aan een tweede fase. We hebben de contracten met de leveranciers geïnformatiseerd, we houden de bestellingen aan de leveranciers digitaal bij zodat men deze kan vergelijken met de levering, en de nodige processen-verbaal kan versturen. In een derde fase zullen we de aankopen linken aan andere processen. Op korte termijn verwachten we een link met de boekhouding. Hierbij worden de facturen gekoppeld aan de levering en aan de bijhorende bestelling. Verder wordt ook gewerkt aan een link met het preventiebeleid. Hierbij worden de aangekochte arbeidsmiddelen gelinkt aan de risicoanalyse, het indienststellingsrapport, de vorming, de handleiding en de keuring.

LOGISTIEK KEUKEN Op 29 maart was er een externe audit voor de verlenging van onze smiley. De smiley is een zelfklever met een uniek identificatienummer, die een lachend gezicht met een opgestoken duim voorstelt. De geldigheid is 3 jaar. Wij zijn geslaagd en hebben terug voor 3 jaar een verlenging. Concreet betekent dit dat wij minder heffing moeten betalen aan het FAVV en dat wij minder gecontroleerd worden. Op 31 maart plaatsen we een nieuwe frigokamer in de keuken. Deze frigokamer gebruiken we voor het stockeren van onze karren voor gekoeld transport. In deze koelkamer blijven de voedingsmiddelen in deze karren aanwezig onder de 7°C. Hiermee voldoen we aan de richtlijnen. Gekoelde voedingsmiddelen moeten volgens de HACCP-wetgeving onder de 7°C blijven.

ECONOMAAT EN WINKEL Eind 2011 verhuisde de wasserij naar de plaats waar vele jaren terug ons zwembad was. Door die verhuis was de ruimte van de vroegere wasserij vrijgekomen. Dit jaar nemen we deze ruimte terug in gebruik. De vernieuwde ruimte is opgesplitst in twee aparte locaties. Zowel het economaat als onze winkel krijgen er hun nieuwe stek.

92

Organisatie en economie Op 1 februari verhuist de winkel. Eén maand later is het de beurt aan het economaat. Alle medewerkers zijn uitgenodigd om een kijkje te komen nemen bij te opening. De winkel is in 2013 ook veranderd van naam. Hij noemde jarenlang Annie’s Shop. Deze naam verdwijnt, vanaf nu is het ‘By Natan’.

DISTRIBUTIE Sinds september verdeelt de distributiedienst de zoete toespijs naar de leefgroepen. Vroeger moesten de leefgroepen op dinsdag boodschappen gedaan worden. Met de bijkomende personele middelen die de logistiek kreeg toegewezen, werd gekeken hoe we leefgroepbegeleiders tegemoet konden komen in hun boodschappen doen. Het systeem is eenvoudig. De vrijgekomen tijd komt ten goede aan onze bewoners.

ADMINISTRATIE BEWUST OMGAAN MET PAPIER Wanneer er op jaarbasis bijna 1.000.000 pagina’s worden afgedrukt of gekopieerd, dan is het niet verwonderlijk dat het beeld van het administreren gelijk staat met het verwerken van papieren documenten. Iedereen is er zich van bewust dat we spaarzaam moeten omspringen met papier. Het belast het milieu, zorgt voor extra werklast, kost geld. Niettegenstaande iedereen daarvan overtuigd is, en ook de intentie heeft om doelbewust te printen, blijft het moeilijk om het aantal afdrukken te beperken. Het is relatief goedkoop, gemakkelijk toegankelijk en hierdoor verleidelijk om te gebruiken. We voeren al jarenlang een strijd tegen het papierverbruik. Binnen de administratieve dienst hebben we dit jaar stil gestaan bij een aantal processen waar veel papier wordt verbruikt. We zijn erin geslaagd om het papierverbruik met bijna 35 procent te reduceren. Dit resultaat hebben we bereikt door:  verder te werken aan het systeem van interne bestellingen, waarbij papieren bestellijsten zijn vervangen door invulschermen via de computer.  De lijsten met de arbeidsprestaties van het personeel, gekend als de pers8-lijst, niet meer te kopiëren, maar in te scannen en digitaal ter beschikking te stellen.  de vervoerdocumenten niet meer in te vullen op papier, maar digitaal in te vullen in het GeOS-systeem.  Kopies van verstuurde formulieren niet meer op papier te bewaren maar digitaal bij te houden.  Het budget van bewoners niet meer bij te houden op papieren formulieren in de vertrouwde rode mapjes, maar onmiddellijk te registreren op een financiële fiche in de computer. We mogen niet onderschatten dat naast het beoogde doel om het papierverbruik te verminderen er een verschuiving van de werkdruk plaatsvindt. We ondervinden dat medewerkers meer werkdruk ervaren wanneer papieren formulieren vervangen worden door digitale formulieren.

93


NIEUWE SERVERS Dit jaar zijn de servers vernieuwd. Samen met de installaties van de nieuwe servers is er een bewuste keuze gemaakt om de eerste stappen te zetten richting Cloud. Twintig jaar lang werden de e-mails beheerd door de informaticadienst van het DVC, nu wordt dit beheer overgedragen aan ‘de Cloud’. Via office 365 beschikken we over mailboxen en dataruimte die worden onderhouden door Microsoft. Met de installatie van de nieuwe servers beschikken we terug over de nieuwste technologie om het computernetwerk te besturen. Via de Windows 2012 server wordt er gewerkt in een virtuele omgeving. Het voordeel is dat de beschikbaarheid van de servers voor 99% van de tijd kan gegarandeerd worden. Bij een defect aan een server kan een tweede server op heel korte termijn de taken van de defecte server overnemen.

TECHNISCHE DIENST De technische dienst staat in voor de infrastructuur van onze instelling. Dit komt op dagelijkse basis neer op:  het onderhoud van alle technische installaties voor watervoorziening, centrale verwarming, elektriciteit  het technisch onderhoud en toezicht op ons wagenpark en alle hulpmiddelen zoals rolstoelen, tilsystemen, verzorgingstafels…  de herstellingen, aanpassingen en verbouwingen op alle leefgroepen en diensten  het beheer en onderhoud van tuin en boerderij  het garanderen van een technische permanentie ’s nachts en tijdens de weekends In 2013 wordt opnieuw de nodige aandacht besteed aan een betere, snellere en kwaliteitsvollere dienstverlening, aan veiligheid en ergonomie, altijd in nauw overleg met leefgroepen en ondersteunende diensten. 2013 kent enkele belangrijke realisaties. We schakelen over op gas en verwijderen de oude stookolie tanken. Een groot aantal ramen wordt vervangen. We geven voorrang aan de ramen die niet meer veilig kunnen gebruikt worden. Ook belangrijk dit jaar was de start van de werkzaamheden aan de nieuwbouw op de site van Dageraad. We hopen dat we het gebouw in 2015 in gebruik kunnen nemen. Verder worden er verschillende leefgroepen opgefrist (schilderwerken en kleine aanpassingen). Aan de planning hiervan hechten we veel belang. Een leefgroep weet ruim op voorhand wanneer de werken aanvatten. En waar mogelijk plannen we de werken als de leefgroep op kamp gaat. Ook vermeldenswaardig zijn de nieuwe fietsenstalling op onze parking, de herinrichting van ons ‘containerpark’, de afbraak van de serre en de herinrichting van de bureauruimte voor de therapeuten.

94


EVALUEREN VAN INGEZETTE MIDDELEN HET PERSONEEL Het leeuwenaandeel van onze middelen zijn nog altijd onze personeelsmiddelen. Hoe het profiel van onze personeelsgroep eruit ziet, kan je lezen in een ander hoofdstuk van dit jaarverslag. Wij gebruiken een objectief meetinstrument om de medewerkers die instaan voor de ondersteuning van onze bewoners, toe te wijzen aan leefgroepen.

DE INFRASTRUCTUUR VAN EEN LEEFGROEP Inzake de infrastructuur op leefgroepen is er weinig veranderd. Het aantal leefgroepen is niet gewijzigd. De materiële middelen die zij ter beschikking krijgen, worden jaarlijks geëvalueerd bij het opstellen van de begroting. Iedere dienst heeft de mogelijkheid om gemotiveerde investeringsaanvragen in te dienen zodat zij over de juiste infrastructuur kunnen beschikken. Een overzicht van de belangrijkste investeringen is terug te vinden in het financiële hoofdstuk van dit jaarverslag. Een summier schematisch overzicht van de infrastructuur van een leefgroep is weergegeven in volgende tabel:

Aantal residentiële leefgroepen Aantal 1 persoonsslaapkamers Aantal 2 persoonsslaapkamers Aantal 3 persoonsslaapkamers Aantal 4 persoonsslaapkamers Aantal plafondliften in slaapkamers Totaal aantal bedden Aantal badkamers Aantal baden Aantal plafondliften in badkamers Totaal aantal mobiele liften

2012 34 86 67 19 7 18 305 34 61 10 40

2013 34 83 67 19 9 19 310 34 67 12 40

Er is een omschakeling geweest van het aantal 1 persoonskamers naar 4 persoonskamers. Daardoor kunnen we 5 bewoners meer bedienen. Een aantal badkamers zijn ook aangepast, waardoor er 6 baden bijgeplaatst werden en er 2 plafondliften in de badkamer bijgeplaatst zijn.

95

Financiën

96

Financiën

FINANCIEN Globale financiële toestand en perspectief Elektriciteit Verwarming Waterverbruik Vervoer

97

Financiën

98

Financiën

GLOBALE FINANCIELE PERSPECTIEF

TOESTAND

EN

De jaarrekening zal met een positief saldo afsluiten. Het voorlopig resultaat toont een overschot van € 182.010 of 1,3 % van het balanstotaal. Deze marge is nodig om een gezond financieel beleid te garanderen. EVOLUTIE VAN DE UITGAVEN

Uitgaven totaal

2012 € 26.121.898

2013 € 27.229.239

% 4,07

BELANGRIJKSTE UITGAVENRUBRIEKEN De liquiditeitsratio blijft vrij stabiel, namelijk 1,6 voor 2013. Voor 2012 noteerden we 1,5 en voor 2011 1,64. De norm voor “goed” is 1. Deze ratio wordt beschouwd als goed als hij tussen de 0,25 en de 0,40 ligt. Dus we zitten zeer goed. De solvabiliteit blijft verder lichtjes dalen. Hoe meer we investeren met ons eigen vermogen, hoe meer deze ratio daalt. Voor 2013 bedraagt de ratio 0,51 tegenover 0,53 voor 2012. Toch positioneert dit cijfer zich ook uitstekend want een ratio tussen de 0,25 en 0,40 wordt beschouwd als goed. De kostenstructuur zorgt niet voor verrassingen. De totale uitgaven zijn gestegen met 4,07 %. Dit is geheel toe te wijzen aan de stijging van de personeelskosten, deze zijn met 4,14 % gestegen. De personeelskost blijft het grootste aandeel dragen van de totale kosten, namelijk 88 %. Deze verhouding is nauwelijks gestegen tegenover vorig jaar. Hetzelfde geldt voor de verblijfskosten, deze nemen iets meer dan 9 % voor hun rekening en de afschrijvingskosten stijgen licht tot net over de 2 %. De verblijfskosten op zich zijn globaal licht gedaald. De grootste daling situeert zich bij de energiekost, namelijk 16,28 %. Deze energiekost wordt hieronder verder toegelicht. Ondanks de globale daling van de kosten zien we bij de detailgegevens een grote stijging (dit op 10 jaar) van de kosten van onderhoudsproducten. In 2003 bedroeg deze kost € 18.715, in 2013 € 96.625. Dit fenomeen zal nader onderzocht worden door een werkgroep in 2014 – 2015. Vanaf 1/01/2014 is de instelling ook erkend als MFC voor de minderjarigen en FAM voor de meerderjarigen. Daardoor veranderd het subsidiesysteem vanaf 2014. Een overzicht van de belangrijkste investeringen van het afgelopen boekjaar staan in onderstaande lijst : Nieuwbouw Dageraad Meubilair Bedden Vervanging ramen Ford Transit Overschakeling naar aardgas

€ 199.892 € 161.628 € 102.431 € 86.503 € 62.671 (1) € 56.668

99

Financiën Vervanging pc’s Gevelrenovatie vleugel E Vernieuwing onthaal Isolatie stookplaats Diverse inrichtingskosten Educatieve materialen Software medisch programma Eindsaldo brandcentrale Elektriciteitswerken Hef- en til apparatuur Wasserij Fietsenstalling Grasmaaier Sanitair materiaal Technisch materiaal Nieuw economaat Elektrische materialen

€ € € € € € € € € € € € € € € € €

55.279 50.836 47.114 43.710 38.097 36.427 34.800 34.540 24.389 24.665 20.999 20.734 20.328 17.129 16.999 14.673 14.106

(1) Voor deze investering was er € 50.554 fundraisingsgeld.

Actiepunt: We beheersen de verbruiksgoederen.

kosten

van

de

Zie ook: ‘Financieel jaarverslag 2013’

100

Financiën

ELEKTRICITEIT Overzicht elektro 2008-2013 820.000

120.000

813.974

810.000

100.390 799.665 96.302

Verbruik in Kwh

790.000 780.000

93.424 788.628

96.126

95.709 786.535

80.000

779.603

77.310

786.085 60.000

770.000 760.179 760.000

Verbruik in euro

800.000

100.000

103.976

40.000

750.000 20.000 740.000 730.000

0 2002

…

2008

2009

Verbruik in kwh

2010

2011

2012

2013

Verbruik in euro

Het verbruik blijft vrij stabiel in vergelijking met 2012 (- 0,05%), de kostprijs daalt toch met 3,4 %. Deze daling is het gevolg van het veranderen van elektriciteitsleverancier. Het vorige contract verviel op 30/06/2013 en bij de onderhandelingen bood een andere leverancier betere voorwaarden.

WARMTEPRODUCTIE De verwarming en het warm water (zowel sanitair als wasserijwater) wordt geproduceerd door 3 bronnen: stookolie, propaangas en aardgas. De centrale verwarming draait hoofdzakelijk op stookolie, maar eind 2013 zijn de aardgasbranders in dienst gesteld zodat de overschakeling van stookolie naar aardgas in 2014 zal voltooid zijn voor het hoofdgebouw. De lokalen van het semi-internaat blijven we nog verwarmen op basis van stookolie omdat dit een apart circuit is. Hieronder volgt een grafiek die de evolutie van de verhouding van de gebruikte brandstof weergeeft.

101

Financiën

Evolutie verhouding brandstof 100% 90% 80% 70% 60% aardgas 50%

propaangas

40%

stookolie

30% 20% 10% 0% 2010

2011

2012

2013

Stookolie blijft de grootste energiebron maar in 2014 zal deze bron beperkt blijven tot het gebruik voor het semi-internaat. Stookolieverbruik 2008-2013 600.000 500.000

Verbruik in liters

500.619

482.110

460.227

436.276

400.000

375.468 322.586

300.000

324.945 287.178

277.143 240.874 196.716

203.913

200.000 100.000

296.353

120.253

0 2002

…

2008 Aantal liter

2009

2010

2011

2012

2013

Totale kost in euro

102

Financiën

Evolutie brandstofkost 350.000 300.000

323.644

322.586 296.353

287.178 260.270

250.000

E u 200.000 r 150.000 o 100.000

203.913

50.000 0 2008

2009

2010

2011

2012

2013

Jaar

Op deze grafiek zien we dat de totale brandstofkost (aardgas, propaangas en stookolie) duidelijk gedaald is. De oorzaken hiervan zijn de vervanging van de wasserij (propaangas), de betere isolatie van de stijgleidingen en het stooklokaal, en de omschakeling van de verwarming van het hoofdgebouw naar aardgas.

WATERVERBRUIK Er zijn drie “bronnen” van water waaruit de instelling put: boorputwater (op +/- 152 m diep), hemelwater (regenwater) en leidingwater. In 2014 wordt de nieuwe milieuvergunning toegekend (looptijd 20 jaar), en daarin staat bepaald dat we de diepe boorput moeten sluiten en vervangen door 2 boorputten van 18 meter diep.

Boorputwater

DVC Dageraad

2010 19.015 m³ 1.575 m³

2011 18.586 m³ 1.448 m³

2012 15.755 m³ 1.740 m³

2013 16.474 m³ 1.641 m³

Het verbruik van boorputwater blijft redelijk stabiel. Volgens de nieuwe milieuvergunning zal deze diepe boorput buiten gebruik moeten gesteld worden in 2014 en vervangen worden door twee ondiepe putten van elk 18 m diep. Hemelwater

DVC

2011 1.924 m³

2012 515 m³

2013 465 m³

Het hemelwater moet op termijn een groter aandeel krijgen in het waterverbruik. In 2014 zal nagegaan worden of het wasproces nog meer gebruik kan maken van hemelwater.

103

Financiën Leidingwater

DVC Dageraad

2010 4.804 m³ 33 m³

2011 1.615 m³ 35 m³

2012 1.481 m³ 13 m³

2013 1.272 m³ 81 m³

De cijfers van het hoofdgebouw blijven licht dalen. Het verbruik op de site van Dageraad is gestegen. Deze stijging is het gevolg van het opstarten van de bouwwerf voor de nieuwbouw, het verbruik wordt wel later doorgerekend aan de werf.

HET WAGENPARK Totaal

Auto medewerker

Voor rekening van het DVC

Voor rekening van bewoner 20.129

Voor rekening van de school 73

67.515

47.313

8.016

4.330

3.490

196

13.810

2.176

11596

38

Minibus

6.448

1.139

5.075

234

Groene bus

8.990

1.660

7.104

226

Fiat Doblo

4.323

1.814

2.472

37

Peugeot Boxer

8.456

2.873

5.391

192

Fiat Ducato

7.875

7.698

177

0

Schoolbus

4.839

591

3.790

458

69.594

59.224

1.454

Passat Rolstoelbus

Totaal aantal km

130.272

GEREDEN VOOR REKENING VAN 2010

2011

2012

2013

de instelling

86.272

86.780

89.826

69.594

de bewoner(s)

44.952 + 397 (school) 131.621

34.151 + 521 (school) 121.452

38.640 + 396 (school) 128.466

59.224 +1.454 (school) 130.272

Totaal aantal km

104

Financiën

BEZETTINGSGRAAD Soort vervoer Eigen wagen Passat Rolstoelbus Minibus Groene bus Fiat Doblo Peugeot Boxer Schoolbus

2010 0,88 1,68 3,39 4,02 3,50 0,64 2,29

2011 0,77 2,3 4,21 4,10 3,29 1,09 2,39 4,44

2012 0,72 1,78 4,03 4,68 3,54 1,20 2,67 4,12

2013 0,75 1,55 4,80 3,96 2,90 0,65 1,69 4,47

105

Financiën

106

Kwaliteitszorg

KWALITEITSZORG Kwaliteitshandboek Kwaliteitszorg en kwaliteit van zorg geëvalueerd Instellingsbeleidsplan

107

Kwaliteitszorg

KWALITEITSHANDBOEK 108

Kwaliteitszorg BEHEER VAN HET KWALITEITSHANDBOEK Het kwaliteitshandboek kent 130 mutaties. kwaliteitshandboek 626 documenten.

Op

31

december

2013

bevat

het

Gegroepeerd per typedocument gaat het om

27 referentieteksten 7 documenten m.b.t. strategisch beleid 2 beleidsplannen 49 functiebeschrijvingen 11 competentieprofielen 13 mandaten 87 procedures 217 werkinstructies 33 reglementen/overeenkomsten 15 lijsten 139 formulieren 5 grondplannen 9 informatieve documenten 11 vormingspakketten 1 document m.b.t. kwaliteitseisen

HET KWALITEITSHANDBOEK ALS MANAGEMENTSYSTEEM A. Structuur  Missie en visie  Strategie  Middelen  Procedures  Zelfevaluatie De opeenvolgende hoofdstukken in het kwaliteitshandboek staan in de logische volgorde van hoe een managementsysteem functioneert. Eerst bepalen we onze missie en onze visie als welzijnsorganisatie. Daarna expliciteren we onze strategie om daar te geraken. Vervolgens zetten we daarvoor de nodige middelen in. Dan bepalen we in onze procedures hoe we gaan samenwerken om onze doelen te bereiken. Tenslotte doen we op een systematische manier aan zelfevaluatie om te zien of we onze doelen hebben bereikt en om te zien wat we moeten verankeren, verbeteren en eventueel vernieuwen.

109

Kwaliteitszorg

B. Opbouw van de inhoud Een aantal documenten zijn nieuw en verankeren nieuwe inhouden in ons kwaliteitshandboek. Veel documenten worden herbevestigd. Sommige krijgen een kleine of een fundamentelere aanpassing. Een aantal documenten wisselen van eigenaar en er zijn ook documenten die buiten gebruik worden gesteld. Door het borgen of aanpassen van richtlijnen, werkafspraken en informatie hebben we specifiek aandacht besteed aan de kwaliteit van het werk op de volgende terreinen:

Referentieteksten  Interdisciplinair samenwerken (HH_PD_RT_08) Deze referentietekst is in eerste instantie gericht op diegenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de directe zorg en ondersteuning aan gebruikers. Interdisciplinair samenwerken is de enige mogelijke weg om te slagen in de opdracht die we van gebruikers krijgen. Hoe het DVC dit wenst in te vullen, lees je in de tekst.  Beleidsverklaring veiligheid – gezondheid – milieu (HH_AP_RT_11) Bij deze tekst zijn leidinggevenden cruciaal om die waarden en richtlijnen door te geven aan basismedewerkers.  Algemene objectieven ten aanzien van onze gebruikers (HH_PD_RT_01) Onder ‘Objectieven van onze werking tav onze gebruikers’ is er een vijfde punt toegevoegd met name ‘We schenken aandacht aan zinbelevingsvragen en spiritualiteit vanuit een christelijke inspiratie’. Strategisch beleid  Strategisch beleid (HH_AD_SB_02) Het strategisch beleid, dat vroeger deel uitmaakte van ons instellingbeleidsplan (HH_AD_BP_01), is in een afzonderlijk document in het kwaliteitshandboek gegoten. Het nieuwe kwaliteitsdecreet vraagt dat de strategie van de voorziening apart wordt geëxpliciteerd. De term strategie wordt als volgt gedefinieerd: ‘hoe en met welke middelen gaan we het doel (de missie) bereiken’.  Voor welke doelgroepen en in welke richting wil het Heilig Hart evolueren. (HH_AD_SB_01) De richtinggevende aantallen voor de onderscheiden doelgroepen zijn geüpdatet.  Verpleegkundigen op leefgroepen (HH_HD_SB_03) De lijst met leefgroepen waar er gestreefd wordt om minstens één verpleegkundige te laten deel uitmaken van het leefgroepteam is aangevuld met Akiz en Harp. Functiebeschrijvingen  Leefgroepbegeleider (HH_PD_FB_01) De verantwoordelijkheid omtrent het vorm geven aan ondersteuningsvragen in het kader van mobiele ondersteuning is toegevoegd. Het afstemming zoeken met de wettelijk vertegenwoordiger dat resulteert in het opmaken en uitvoeren van werkafspraken en het uitvoeren van administratieve taken waarvoor computervaardigheden noodzakelijk zijn, zijn aan de taken toegevoegd.

110

Kwaliteitszorg

Mandaten  Het bewonersdossier (HH_AD_MD_06) Dit document bevat een indelingsschema over alle dossieronderdelen en geeft per onderdeel een overzicht van de inzage- en schrijfrechten in het bewonersdossier. Procedures  Preventie, detectie en gepast reageren op misbruik en geweld op fysiek, psychisch en seksueel vlak ten aanzien van gebruikers (HH_AD_PR_03) De procedure is aangepast aan de verplichting vanuit het VAPH om ernstige feiten aan hen te melden.  Voeren van functioneringsgesprekken (HH_HD_PR_03) Rapport vast item functioneringsgesprekken 2013-2014 (HH_HD_FO_62) In de werkjaren 2013-2014 wordt tijdens de functioneringsgesprekken opnieuw een vast item bevraagd. Het vastgelegde item is ‘verandering’. De procedure en het formulier zijn er op aangepast.  Beoordelen van niet-vastbenoemde leefgroepbegeleiders (HH_HD_PR_04) Deze procedure kent een belangrijke aanpassing in de beslissingsstrategie in functie van een vaste benoeming.  Toetsen van de tevredenheid van de gebruikers (HH_AQ_PR_02) De werkwijze voor het periodiek evalueren naar de tevredenheid bij gebruikers in onze dienstverlening ‘inclusieve ondersteuning’ is uitgeschreven.  Plannen, uitvoeren en opvolgen van interne documentaudits (HH_AQ_PR_03) De procedure beschrijft nu ook hoe de herziening van de geauditeerde documenten beoordeeld en goedgekeurd wordt. Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het instellingsbeleidsplan. (HH_AS_PR_01) Vernieuwings- of verbeterdoelen die komen uit de zelfevaluatie van de instelling worden meegenomen bij de opmaak van het instellingsbeleidsplan. De procedure is ook aangepast nav de nieuwe manier van instellingsdoelen beoordelen.  Evalueren van de ingezette middelen in functie van de resultaten (HH_AD_PR_09) Deze kaderprocedure biedt een samenvatting van bestaande procedures in het kwaliteitshandboek, overlegorganen en jaarlijkse overzichten die onze ingezette middelen evalueren.  Nemen van vrijheidsbeperkende maatregelen bij bewoners (HH_PD_PR_14) De procedure is verder verfijnd. De rol van de ondersteuningscoördinator is duidelijker gemaakt.  De 2 volgende procedures zijn opgemaakt in functie van onze vernieuwde visie op onderwijs en de samenwerking met de scholen voor Buitengewoon Onderwijs. Beslissingsboom bij inschrijving in de BO-school Ter Leie voor kinderen tussen 2,5 en 5 jaar. (HH_PD_PR_08) Beslissingsboom voor zesjarigen die nog niet zijn ingeschreven in de BO-school (HH_PD_PR_11) Werkinstructies  Beschermen tegen de overdracht van windpokken (HH_APP_WI_03) De preventieve maatregelen tegen de overdracht van windpokken zijn uitgebreid.

111

Kwaliteitszorg  Beschermen tegen overdracht van ESBL (HH_APP_WI_17) Deze werkinstructie heeft tot doel de kans tot overdragen van Extended-Spectrum Beta-Lactamase producerende Enterobacteriaceae uit te sluiten. Hierbij moeten strikte regels gevolgd worden.  Draaiboek bij overlijden (HH_AD_WI_19) Het is nuttig om deze instructie eens volledig opnieuw te lezen. Er zijn grote en kleine punten veranderd.  Beoordelen van instellingsdoelen (HH_AD_WI_22) Het beoordelen van de instellingsdoelen gebeurt nu niet meer op een kwantitatieve, maar op een kwalitatieve manier. De voornaamste vragen zijn: - Voor wie en voor wat werd dit doel geformuleerd? - Wat heeft het opgeleverd? - Zijn er in het proces dingen geweest die bijzonder hinderlijk waren of bevorderend? Reglementen/overeenkomsten  Protocol van verblijf, behandeling of begeleiding en individuele dienstverleningsovereenkomst (tehuis niet-werkenden) (HH_PD_RO_17) Protocol van verblijf, behandeling of begeleiding en individuele dienstverleningsovereenkomst (internaat) (HH_PD_RO_18) Protocol van verblijf, behandeling of begeleiding en individuele dienstverleningsovereenkomst (semi-internaat) (HH_PD_RO_20) Protocol van verblijf, behandeling of begeleiding en individuele dienstverleningsovereenkomst: verleng internaat (HH_PD_RO_19) Met deze protocollen voldoen we aan de vereisten van de overheid om, voor er tot ondersteuning wordt overgegaan, met de gebruiker of zijn vertegenwoordiger een schriftelijke contract aan te gaan over het te verwachten verblijf, en de te verwachten behandeling of begeleiding. Wat daar allemaal moet instaan, staat specifiek vastgelegd in het Besluit van de Vlaamse Regering van 4/2/2011 Informatieve documenten  Persoonlijke kaart voor de koffie-automaten (HH_LDA_ID_01) Dit document beschrijft de afspraken bij het gebruik van de badge en de koffieautomaat.

Aandachtspunt: We zoeken naar een evenwicht bij de invulling van de verschillende kernprocessen.

112

Kwaliteitszorg

B. Ondersteuning van het personeel Vorig jaar uitten we de bezorgdheid om het kwaliteitshandboek in beeld te houden voor als mensen het nodig hebben. Inzicht hebben in het waarom en het waartoe van ons kwaliteitshandboek is daar een voorwaarde toe. Daarom stellen we dit als professionele norm voor alle LSD-leden, voor medewerkers die veel met het kwaliteitshandboek te maken hebben en voor interne auditoren (in spe). Daarover geven we aan die medewerkers op 9/9/2013 een basisopleiding. Ook dit jaar zijn de kwaliteitsraad en het (via mail) attenderen van de documenteigenaars wanneer de geldigheidsdatum van hun document verstreken is, de motoren voor het levendig houden van het kwaliteitshandboek. De kwaliteitscoördinator gaat nu ook meer systematisch naar documenteigenaars toe, om samen met hen hun documenten eens te overlopen en voorstellen te doen voor opname in het kwaliteitshandboek of actualisering of buiten gebruikstelling indien nodig. Met de bedoeling om tot een meer doeltreffende selectie te komen, is er een werkgroep (ad hoc) van teamhoofden gestart, waarin ze voor hun nieuwe medewerkers o.a. de documenten van het kwaliteitshandboek bepalen die moeten gekend zijn.

Actiepunt: We ontsluiten het kwaliteitshandboek, we maken het meer open.

KWALITEITSZORG GEËVALUEERD

EN

KWALITEIT

VAN

ZORG

INTERNE AUDIT VAN ONS ALGEMEEN BELEID Op 6/2/2013 doen we een interne audit aan de hand van de documenten uit ons kwaliteitshandboek. Minimaal zijn daarin de volgende documenten vereist: missie, visie, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader. We auditeren daarvoor de volgende documenten: HH_PD_RT_01 - Algemene objectieven ten aanzien van onze gebruikers HH_PD_RT_02 - Kijk op personen met een verstandelijke beperking HH_AC_LS_01 - Beschrijving van het aanbod van de voorziening HH_RB_RT_01 - Missie HH_AD_BP_01 – Instellingsbeleidsplan

113

Kwaliteitszorg HH_AD_RT_02 - Ondersteuning via samenwerking HH_AD_SB_01 - Voor welke doelgroepen en in welke richting wil het Heilig Hart evolueren? Als resultaat hebben we een auditrapport met aanbevelingen voor de documenteigenaars, dat kenbaar is gemaakt aan alle leidinggevenden, stafmedewerkers en directeurs.

Aandachtspunt: Onze erkenning als MFC en FAM vanaf 1 januari 2014 zal een grondige herziening van het document ‘Beschrijving van het aanbod van de voorziening’ nodig maken.

OPMAKEN VAN EEN STRATEGISCH BELEID ROND ZELFEVALUATIE De algemeen directeur stelt een beleidstekst op waarin er beschreven wordt hoe het DVC wil tegemoet komen aan de vereiste van de zelfevaluatie die de overheid ons oplegt. Onze bestaande werkwijze om een instellingsbeleidsplan op te maken, behouden we. Om meer integratie te bewerkstelligen, hebben we de doelen die tot stand komen binnen het Comité voor Preventie en Bescherming, respectievelijk het opmaken van een vijfjarenplan en een jaaractieplan, nu ook opgenomen in ons instellingsbeleidsplan. We voegen daar een vijfjaarlijks meer strategisch zelfevaluatieplan aan toe dat vertrekt vanuit de vijf waardegebieden van onze missie. Op die manier komen de domeinen waarden, gebruikers, medewerkers, middelen en identiteit elk om beurt een jaar lang kritisch in de kijker. We beogen geen absolute wetenschap, maar als prestatie-indicator verwachten we wel dat we onze antwoorden kunnen staven op de volgende vragen:  Waar staan we nu?  Waar moeten we naar toe?  Wat moet er in die tussenperiode gebeuren? We plannen onze eerste strategische zelfevaluatie met betrekking tot onze in te zetten middelen.

Onaangekondigde inspectie m.b.t. kwaliteit van zorg De tussentijdse- en vierjaarlijkse erkenningsaudits hebben voornamelijk de kwaliteitszorg op het oog, met name het kwaliteitshandboek als managementsysteem. Een onaangekondigde inspectiebezoek wil daarentegen meer informatie krijgen over de dagdagelijkse praktijk. Daarenboven wil de zorginspectie meer transparantie in zijn werking garanderen door vooraf inzage te geven in het inspectiesjabloon met daarin de

114

Kwaliteitszorg items die op de werkvloer zullen worden bevraagd. Aan de hand van een paar dossiers worden de volgende items bekeken: voeding, veiligheid en gezondheid, personeel, infrastructuur, daginvulling, privacy, vrijheidsbeperkende maatregelen, financiën en zelfbepaling. Op 6/5/2013 krijgen we onze eerste onaangekondigde inspectie. Met dit bijkomend toezicht wil de zorginspectie een eerste aanzet geven voor het organiseren van toezicht op de kwaliteit van zorg. Dit inspectiebezoek was een bevraging en een rondgang op een doelgroep van bewoners met ernstig probleemgedrag. Er worden geen specifieke aandachtspunten of tekorten op de regelgeving vastgesteld.

Inspectie van onze diensten inclusieve ondersteuning Op 23/12/2013 krijgen we voor de eerste maal inspectie van onze zorgvorm ‘beschermd wonen’, onder de noemer Diensten Inclusieve Ondersteuning (DIO). Door onze voorziening is deze zorgvorm, tot op vandaag slechts drie bewoners, een beetje als een buitenbeen beschouwd. Bovendien is het een doelgroep die veraf staat van ons wat ‘beschermend patroon’ dat we hanteren t.a.v. onze groepen in het hoofdgebouw. Tot slot hebben we in het vooruitzicht van onze erkenning als Flexibel Aanbod Meerderjarigen (FAM), gewacht met het opmaken van een charter en protocol van verblijf voor ons DIO, omdat de bepalingen en vereisten daaromtrent nog niet geheel duidelijk zijn. Dat maakt dat er tijdens de inspectie een aantal tekorten worden vastgesteld t.a.v. de toegepaste wetgeving.

115

Kwaliteitszorg

INSTELLINGSBELEIDSPLAN 1. EVALUATIE VAN DE VROEGERE PLANNEN Het kwaliteitshandboek is niet enkel de opslagplaats voor talrijke belangrijke documenten die de dienstverlening richting geven en schragen. Het is ook de plaats waar onze verbeteracties worden geformuleerd en geëvalueerd. Plannen dienen na uitvoering inderdaad beoordeeld te worden. We besluiten om af te stappen van een beoordeling in categorieën. In de plaats daarvan kiezen we voor een kwalitatieve beoordeling die we zorgvuldig gaan formuleren. We beoordelen zowel het resultaat als het proces. Met betrekking tot de kwaliteit van het resultaat willen we uitspraken doen over waar we met dit resultaat staan en waar we willen zijn als organisatie. We richten ons daarvoor op de prestatie-indicatoren. Met betrekking tot het proces willen we uitspraken doen over het aandeel van de personen die verantwoordelijkheid droegen in dit project en hoe ze tot dit resultaat zijn gekomen. Onze beoordeling over de meerwaarde van proces en resultaat gaan we ook motiveren en communiceren naar alle belanghebbenden. Door wat er op die manier naar buiten komt, willen we de motivatie van de medewerkers verhogen. In onze nieuwe evaluatiemethode staan alle doelen op zich en worden ze niet meer afgewogen t.o.v. mekaar. Afgewerkt en beoordeeld:  08.09. Er is een gemeenschappelijk beleid met de school Ter Leie omtrent de opvang van schoolgaande kinderen. Dit doel draagt bij aan het strategisch doel met betrekking tot het versterken van het partnerschap tussen de school en het DVC.  10.01. We realiseren een campagne om meer kinderen met een matig en ernstig mentale handicap in het semi-internaat te krijgen.  12.01. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: heldere ondersteuningsvisie.  10.03. We onderzoeken op welk vlak de ergodienst en de kinedienst interdisciplinair kunnen samenwerken.  11.03. We hebben enkele verbeterprojecten gerealiseerd in afstemming van logistiek op leefgroepen.  12.04. We verminderen het papierverbruik.  11.07. We leren mekaars werk beter kennen.  12.08. We zoeken naar een goede methodiek om jaarlijks alle ingezette middelen te evalueren.  11.10. We hebben een aangepast vervoer geregeld voor de niet-schoolgaande semi-internen en de bezoekers van het dagcentrum  11.11. Het DVC Heilig Hart heeft aandacht voor de zorg aan zijn ouderwordende bewoners,

116

Kwaliteitszorg 

    

  



12.13. We onderzoeken de mogelijkheden om het aantal leefgroepbegeleiders dat in één en dezelfde leefgroep werkt te beperken. We focussen ons inzonderheid op leefgroepbegeleiders die gemiddeld minder dan 19 uren per week op een leefgroep werken. 10.14. Ecologisch verantwoorde energievoorziening Dageraad is uitgetekend. 12.14. We passen de procedure aan voor het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het instellingsbeleidsplan. 10.22. We dringen de personeelsongevallen tgv onverwachte reacties van bewoners terug. 10.23. We brengen de ernstgraad van de personeelsongevallen op het niveau van het gemiddelde van de sector. 12.02. Wij garanderen voor alle nieuwe gebruikers een ondersteuningsplan binnen het eerste jaar van de opname en een hernieuwing van alle ondersteuningsplannen binnen de drie jaar. Daartoe moeten we werken aan een ritme van minimum 115 plannen per jaar en zelfs een streefcijfer van 125 per jaar. 10.05. De inhoud van het bewonersdossier is bepaald. 12.11. De bezetting in het dagcentrum over het jaar 2012 bedraagt minimum 66% 08.09. Er is een gemeenschappelijk beleid met de school Ter Leie omtrent de opvang van schoolgaande kinderen. Dit doel draagt bij aan het strategisch doel mbt het versterken van het partnerschap tussen de school en het DVC. 12.07. Het auditplan is afgewerkt.

Stopgezet  11.01. We ontwerpen een nieuw model van cliëntenbijdrage/dagprijsdossier, toepasbaar bij deeltijdse en voltijdse dienstverlening, met volgende kenmerken: a. eenvoudig en transparant voor alle partijen b. sociaal en billijk voor de cliënt c. kostendekkend en economisch voor de dienstverlener  11.02. De kosten van het bewonersvervoer zijn gesaneerd. Plannen met een einddatum in 2013 of vroeger, maar nog niet beoordeeld. Alle doelen met een einddatum in 2013 of vroeger zijn beoordeeld. Aan deze plannen werken we in 2014 verder.  10.17. We bouwen een nieuwe Dageraad 31.08.2015  10.24. De verfraaiing van de boerderijomgeving is gerealiseerd. 30.06.2015  11.06. Medicatie wordt geleverd door een externe apotheek op de plaats waar de medicatie verbruikt wordt en onder volle verantwoordelijkheid van die apotheek. 31.12.2014  12.03. Bij elke opname van een nieuwe volwassen gebruiker en elke doorschuif van een gebruiker uit ons internaat naar het tehuis voor volwassenen toetsen we de afstand tussen diens woonplaats (of diens natuurlijke netwerk) en ons eigen DVC. Als globaal resultaat willen we bekomen dat maximum 33% van alle volwassenen verder wonen dan 30 kilometer (in 2011 was dat 38,9%, in 2012 was dat 37,5%) 31.12.2015  12.05. We starten een voorbereiding op een toekomstig functioneren als Multifunctioneel Centrum. 31.08.2014

117

Kwaliteitszorg    

12.06. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: algemene coördinatie 31.08.2015 12.09. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: efficiënte logistiek 31.08.2015 12.10. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: juiste competenties 31.08.2015 12.12. We implementeren de zachte comfortmethode. 31.03.2015

Besluit We kunnen een mooi resultaat neerschrijven met twintig op tijd afgewerkte doelstellingen. Daarin steekt een grote variatie, gaande van nieuw geformuleerde visies, over audits en evaluaties, tot zeer concrete implementaties. Het aannemen van grote veranderingsprojecten verplicht ons om lange termijndoelen te formuleren, waaraan we volgend jaar en soms ook het daarop volgende jaren nog werk zullen hebben.

118

Kwaliteitszorg

2. ACTIEPLANNEN ONTSTAAN IN 2013   

 



 

 

  

       

13.01. Herziening werken met een dienstbeleidsplan (opdeling continu en vernieuwend beleid herzien) 31.08.2014 13.02. Op zoek naar een nieuw systeem om mondelinge klachten van gebruikers te bundelen. 31.08.2014 13.03. Opmaken en implementeren van een visietekst die helpend en ondersteunend is bij het werken met ouder wordende personen met een mentale beperking. 31.08.2015 13.04. We hebben opnieuw een efficiënt en veilig systeem om zuurstof te distribueren. 31.08.2014 13.05. Digitale communicatiesystemen zijn doeltreffend, doelmatig en gebruiksvriendelijk geïntroduceerd in het werk van een basisteam. Zoeken naar een beter evenwicht tussen administratie en pedagogiek. 31.08.2014 13.06. We scannen en digitaliseren documenten om ze eenvoudig en op een eenduidige manier terug te vinden. De papieren opslag van de documenten is verminderd. 31.08.2014 13.07. We leren hoe we de nazorg voor medewerkers beter kunnen verzorgen na een agressie-incident. 31.12.2014 13.08. Nieuw organogram is voorbereid. Minstens drie organogram-concepten zijn ontworpen en becommentarieerd en geëvalueerd door de raad van bestuur, directie en volledige managementraad. 31.12.2014 13.09. We ontwikkelen een visie op leeftijdsbewust personeelsbeleid en verankeren deze. 31.12.2014 13.10. We gebruiken een elektronisch forum waarop medewerkers gedurende een bepaalde afgesproken tijd reacties kunnen posten. Dit kan gaan van het aanbrengen van eigen ideeën tot kritische reflecties op diverse thema’s rond werkgerelateerde onderwerpen. 31.08.2014 13.11. We hebben een didactische video rond het thema: positioneren en verzorgen van personen met een ernstige meervoudige beperking. 31.08.2014 13.12. Een nieuwe LSD-ploeg krijgt een opleiding ‘auditeren van kwaliteitsdocumenten’ 31.08.2014 13.13. We hebben onze eigen huisstijl toegepast op de volgende communicatiekanalen: briefpapier, enveloppen, facturen, naamkaartjes, De Brug, powerpoint, De Dagklapper, De Sponsorkrant en Jaarverslag. 31.08.2014 13.14. De medewerkers van het DVC gedragen zich zorgzaam op alle niveaus. 31.08.2014 13.15. We hebben een gedeelde visie op ondersteuning en zorg tijdens de nacht. 31.08.2014 13.16. Er is een model ontwikkeld van competenties en talenten waarover leefgroepteams moeten beschikken. 31.12.2014 13.17. Beheersen van de voedingskosten in het kader van een kwaliteitsvolle voeding. 31.12.2014 13.18. Er is een vijfjarenplan inzake preventie gemaakt voor de periode 20142019. 01.04.2014 13.19. Er is een jaaractieplan 2014 gemaakt inzake preventie. 01.04.2014 13.20. We maken een grondige zelfevaluatie van onze middelen. 31.12.2014 13.21. Het auditplan is afgewerkt. 31.12.2014

119

Kwaliteitszorg

Zie ook: ‘Instellingsbeleidsplan evaluatie 2012-2013/ kwaliteitsplanning 2013-2014’

120

Kwaliteitszorg

3.NIEUWE ACTIEPLANNEN EN AANDACHTSPUNTEN UIT DE LEZING VAN HET JAARVERSLAG. Het jaarrapport over 2013 dat hierbij bijna voleindigd is, met daarin ook de beoordeling van het kwaliteitshandboek over diezelfde periode, levert ons nieuwe ideeën en verbeterplannen om aan de toekomst te werken. We verzamelen nog even wat wij in de voorgaande bladzijden hebben zien ontstaan:           

Zijn we klaar om 34 jongvolwassenen mee in de zorg te nemen? We onderzoeken waardoor het niveau van de jonge kinderen stijgt en of we dit in de toekomst kunnen bestendigen. We passen de functiebeschrijving ergo/logo aan aan de nieuwe opdracht. We beheersen de personeelsinvestering die gaat naar kampen. We onderzoeken het gestegen aantal klachten bij vertrouwenspersonen. We gaan op zoek naar die ongevallen waarvan de oorzaak onbekend is. We ondernemen acties om de ongevallen veroorzaakt door arbeidsmiddelen te doen dalen. We werken een nieuwe introductie- en onthaalprocedure uit voor nieuwe medewerkers. We zoeken hoe we het stijgend aantal vrijwilligersuren kunnen bestendigen. We beheersen de kosten van de verbruiksgoederen. We ontsluiten het kwaliteitshandboek, we maken het meer open.

En ter allerlaatste lijsten we nog even de aandachtspunten op, die we hebben aangestipt of geformuleerd bij het beschrijven en evalueren van het jaar 2013:  

We zoeken naar een evenwicht bij de invulling van de verschillende kernprocessen. Onze erkenning als MFC en FAM vanaf 1 januari 2014 zal een grondige herziening van het document ‘Beschrijving van het aanbod van de voorziening’ nodig maken.

121

122

BIJLAGE Lijst van verwijzingen naar andere documenten

123

124

Lijst van verwijzingen naar andere documenten

Tussen haakjes: ten 1° de pagina waar de verwijzing staat, ten 2° de functionaris die het betreffende document beheert en bij wie het kan opgevraagd worden.



Jaarrapport 2013 Tevredenheidpeiling bij gebruikers (p.56) (Stafmedewerker Kwaliteit)



Overzicht Vorming, Training en Opleiding 2013 (p.67) (Stafmedewerker Vorming)



Jaarverslag 2013 van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (p. 77) (Diensthoofd Preventie)



Financieel jaarverslag 2013 (p.102) (Financieel directeur)



Instellingsbeleidsplan evaluatie 2012-2013/ kwaliteitsplanning 2013-2014 (p.122) (Algemeen directeur)

125

Dienstverleningscentrum voor personen met verstandelijke beperkingen vzw Leernsesteenweg Deinze

Recommend Documents