Jaarverslag Leernsesteenweg Deinze (Bachte-Maria-Leerne)

Jaarverslag 2012 HEILIG HART Dienstverleningscentrum voor personen met verstandelijke beperkingen vzw Leernsesteenweg 53 9800 Deinze (Bachte-Maria-Leerne) 09 387 77 11 www.dvcheilighart.be [email protected] Ondernemingsnummer: 0418832835

Erkend en gesubsidieerd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

2

Voorwoord

April is al een heel eind gevorderd wanneer dit jaarverslag de wereld wordt ingestuurd. Het aantal lentedagen tot nu toe zijn op één hand te tellen. We kijken dus met zijn allen uit naar betere tijden. Het werkjaar gaat de laatste rechte lijn in, richting vakantie. Heel wat doelstellingen krijgen hun evaluatie. Tezelfdertijd ontspruiten nieuwe plannen voor de komende periode. Voor u ligt het 29ste jaarverslag. Volgend jaar een feesteditie? Wie weet. In afwachting daarvan presenteren we een bundeling van vele cijfers, tendensen, grafieken, beleidskeuzes en evaluerende gedachten uit het voorbije kalenderjaar. Dit jaarverslag volgt verder grotendeels de weg die vier jaar geleden is ingeslagen. Het feestjaar ’90 jaar DVC’ ligt achter de rug. Op talrijke momenten werd feest gevierd. De Dag van de Zorg kon rekenen op 700 zeer geïnteresseerde bezoekers én bracht tezelfdertijd een groot elan teweeg bij vele medewerkers. Op de zomerbarbecue werd de tent feestelijk gedecoreerd en kregen de bezoekers een gratis aperitief aangeboden. En het slotevenement van het feestjaar werd op een zomerse dag op het terrein van het DVC gevierd met een enorme taart, een realisatie van onze keukenploeg. Het feestdag is voorbij, dus weer volop tijd om vooruit te blikken. Dat we zullen te maken krijgen met heel veel veranderingen, is nu al duidelijk. Perspectief 2020, de beleidsnota van minister Vandeurzen zal ons hierbij zeker sturen. Oprechte dank aan allen die meehelpen aan en in de zorg: alle medewerkers van het DVC Heilig Hart en de B.O.-school Ter Leie, de Raad van Bestuur, de gebruikersraad, de Congregatie van de Zusters van de Heilige Vincentius van Deinze,het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, het grote netwerk van samenwerkende diensten, de vrijwilligers, de sponsors, … Geachte lezer, ik nodig u uit om dit jaarverslag met interesse door te nemen. Van harte

Bart Huyghe stafmedewerker informatie

3

4

COLOFON

REDACTIE André De Decker – Els Vanbosseghem - Bart Huyghe

WERKTEN MEE AAN HET TOT STAND KOMEN VAN DIT JAARVERSLAG Martine De Gryse – Cecile Vandewalle - Herwig Van Hamme – Patrick Schelstraete – Kurt Desmet – Leen D’Haeyer – Caroline Bauwens - Karel Duchatelet – Mireille Follens - Vera Lootens – An Poffyn – Regina Duvilliers - Philippe Sonck – Trees Hugelier – Ria Vercamer – Hilde Vereecken – Theo Verwaeren – Marleen Campe - Caroline De Coster – het sociaal-administratief loket.

5

6

INHOUDSTAFEL

8

VOORWOORD

ZORGVRAAG Populatie op 31.12.2012 Leeftijd Woonplaats Zorgafhankelijkheid Mentale handicap Zindelijkheid Verplaatsingsmogelijkheden Voeding Epilepsie Samenvatting ZORGPROCESSEN Inleiding Intake Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan Coördinatie rond een individu Leefgroepsdoelstellingen Elektronisch dossier Therapieën en activiteiten Animatie en vrije tijd Op vakantie gaan Medische zorg Pastoraal en ethiek Beëindigen van de hulp- en dienstverlening Organiseren van het collectief overleg met de gebruikers Signalen vanuit de gebruikers Afhandelen klachten van gebruikers Tevredenheid van gebruikers Preventie van mishandelingen van gebruikers op fysiek, psychisch en seksueel vlak Vrijheidsbeperkende maatregelen Veiligheid PERSONEEL Cijfers en grafieken Continu leren Zachte comfortmethode Goed nieuws! Er komt meer personeel. Personele middelen herverdelen tegen een versnipperd landschap Functioneringsgesprekken 2010-2012 Ondernemingsraad en Comité Preventie en Bescherming Verzuimbeleid

13 16 18 20 22 24 26 28 30 31

37 41 44 45 48 49 52 54 56 58 59 60 62 63 64 66 66 70

75 78 81 82 83 84 85 87 9

Zorgambassadeurs Samenwerking met scholen Dag van de zorg Melding aan vertrouwenspersonen Bouwen aan een partnerschap met IDEWE Veiligheid Vrijwilligers Stagiairs ORGANISATIE EN ECONOMIE Erkenning Organisatiestructuur Netwerken Managementraden Logistiek Keuken Wasserij Administratie Technische dienst Evalueren van ingezette middelen

89 90 92 93 94 95 96 97

99 100 100 105 106 106 108 110 111

FINANCIEN Globale financiële toestand en perspectief Elektriciteit Verwarming Waterverbruik Het wagenpark

115 117 118 122 123

KWALITEITSZORG Kwaliteitshandboek Een systeem van zelfevaluaties Instellingsbeleidsplan

125 129 131

BIJLAGE Lijst van verwijzingen naar andere documenten

137

10

Zorgvraag

ZORGVRAAG Populatie op 31.12.2012 Leeftijd Woonplaats Zorgafhankelijkheid Mentale handicap Zindelijkheid Verplaatsingsmogelijkheden Voeding Epilepsie

11

Zorgvraag

12

Zorgvraag POPULATIE OP 31.12.2012 AANTAL GEBRUIKERS IN KOPPEN 31/12/2012 32 29

8

4 119

169

10

dagcentrum

internaat

tnw - bezigheid

tnw - nursing

semi-internaat S

semi-internaat NS

beschermd wonen

thuisbegeleiding

In totaal spreken we over 344 mensen die in ondersteuning zijn bij het DVC Heilig Hart op dat ene moment van 31 december 2012. Zetten we dit even in perspectief van ons totaal aantal erkende plaatsen over al die ondersteuningsvormen heen. Dat aantal plaatsen is 341. Met 344 zitten we daar netjes boven. Dat is goed en laat hier al zien dat we minstens met een aantal deeltijdse vormen van opvang bezig zijn. Op 31 december van 2011 bereikten we 345 gebruikers. Op 31 december van 2010 zaten we iets lager: 337 personen.

Aandachtspunt: Aantal verschillende gebruikers over het ganse jaar (nieuwe telmethode)

13

Zorgvraag

Belangrijker dan de situatie op één moment zijn de cijfers die een bezettingspercentage uitdrukken over 365 dagen. Uiteraard moet een centrum streven naar een maximale bezetting. Laten we even alle zorgvormen overlopen te beginnen bij de hoogst bezette. Dat is onze afdeling beschermd wonen: beter dan 100% kan niet. Deze volle bezetting is stevig, want ze bestond ook al in de voorgaande jaren. Ons nursingtehuis behaalt een quasi-volle bezetting en dat is ook een bevestiging van de vorige jaren. Dit behoeft dus ook geen verdere commentaar. Het internaat gaat in de richting van 99%. Onze betrachting om het cijfer van het jaar voordien (96,4%) wat op te krikken is dus gelukt. Onze ambitie om daarmee onze kandidatuur te staven om een multifunctioneel centrum te worden, stellen we daarmee veilig. Met het semi-internaat stranden we op net geen 90% en komen daarmee in de buurt van het jaar daar voor. Dit is een goede bevestiging en komen daardoor definitief uit het dal van 2009, waar we amper 67% bezetting behaalden. Het cijfer van 85,5% van het bezigheidstehuis is iets te laag, maar toch al merkelijk beter dan de twee jaren er voor. In feite wordt er een lege plek in het bezigheidstehuis ingenomen door een nursingbewoner. Dit is op zich best verdedigbaar. Wetende dat een dagcentrum voldoet aan zijn verplichting door een bezetting van 66% te halen is ons cijfer van 81,1% zeer goed. Daardoor vegen we de onderbezetting van de voorgaande jaren weg.

14

Zorgvraag In de volgende hoofdstukken bekijken we de verschillende zorgvormen wat naderbij. Om de verwerking overzichtelijk te houden en omdat sommige zorgvormen te klein zijn om er gemiddelden uit te trekken, voegen we enkele zorgvormen samen. We spreken van:  Dag- en nachtopvang voor kinderen jonger dan 21 jaar: dit zijn alle kinderen van het internaat.  Dag- en nachtopvang voor volwassenen (vanaf 21 jaar): deze groep bevat de volwassenen die zijn ingeschreven in het nursingtehuis, bezigheidstehuis of verlengd internaat.  Semi-internaat: we maken in de verwerking geen onderscheid in schoolgaanden en nietschoolgaanden.

Populatie op 31/12/2012

37 114

184

Dag- en nachtopvang voor volwassenen, is met 184 bewoners duidelijk de grootste groep. We tellen 114 kinderen die van de dag- en nachtopvang gebruik maken. 37 kinderen maken gebruik van ons semi-internaat.

Dag- en nachtopvang voor kinderen jonger van 21 jaar Dag- en nachtopvang voor volwassenen Semi-internaat

15

Zorgvraag LEEFTIJD De leeftijden van de kinderen tellen we per jaar. Voor de volwassenen maken we leeftijdscategorieën van vijf jaar.

2002-2012 Tien jaar geleden was de gemiddelde leeftijd van de kinderen die dag- en nachtopvang genoten 11 jaar en bijna 10 maand. In 2012 is dat lichtjes gedaald (11 jaar en 7 maand). Opmerkelijk is de grote stijging in gemiddelde leeftijd van de volwassenen. In 2002 was dat 31 jaar en bijna 6 maand. In 2012 is dat 36 jaar en 11 maand. Maar dit fenomeen merken we al enkele jaren op. In het semi-internaat zijn de kinderen gemiddeld bijna 2 jaar ouder geworden.

16

Zorgvraag De gemiddelde leeftijd van de kinderen jonger dan 21 jaar bedraagt 11 jaar en 7 maand. De komende vijf jaar mogen we 32 kinderen verwachten in het nursingtehuis.

De gemiddelde leeftijd bij de volwassenen bedraagt 36 jaar en 11 maand. Het hoogste aantal volwassen bewoners tellen we in de leeftijdscategorie 36 tot 45 jaar.

Voor de kinderen van het semi-internaat bedraagt de gemiddelde leeftijd net geen 10 jaar. De nabijgelegen B.O.-school Ter Leie voorziet geen buitengewoon secundair onderwijs. Op 15-jarige leeftijd vertrekken de meeste kinderen om BuSO-onderwijs te volgen in een andere school. Toch situeren zich in de leeftijd 15 tot 18 jaar een zestal jongeren die wellicht in ons DVC zullen blijven.

17

Zorgvraag WOONPLAATS We onderscheiden drie groepen:

MEER DAN 30 KM Het domicilieadres van de bewoners valt in vogelvlucht buiten een straal van 30 km.

TUSSEN 20 EN 30 KM Het domicilieadres van de bewoners is in vogelvlucht tussen 20 en 30 km van het Heilig Hart verwijderd.

MINDER DAN 20 KM De bewoner heeft een domicilieadres binnen de 20 km.

2002-2012 Het DVC-beleid is er op gericht om meer mensen te bedienen die dichter bij de voorziening wonen. Bekijken we even de evolutie, met de afstand van 30 kilometer als kritische grens, dan is de tendens gunstig. In 2002 woonde 67,7% van de kinderen binnen een straal van 30 km van de instelling. In 2012 is dat 70,2%. Bij de volwassenen is er eveneens een stijging van 59,9% naar 62,5% Bij de kinderen van het semi-internaat merken we weinig verschuiving, maar met 86,5% zitten die al ruim binnen die marge. 18

Zorgvraag 42% van de kinderen die hier dag- en nachtopvang krijgen, woont binnen een straal van 20 km. 29,8% woont verder dan 30 kilometer.

40% van de volwassenen woont binnen een straal van 20 km. 37,5% woont verder dan 30 kilometer.

86,5% van de kinderen van het semi-internaat woont binnen een straal van 20 kilometer. Niemand woont verder dan 30 kilometer.

19

Zorgvraag ZORGAFHANKELIJKHEID De mate waarin kinderen of volwassenen hulp nodig hebben bij het eten, zich aankleden, communiceren, stappen, van het toilet gebruik maken … noemt men zorgafhankelijkheid. Deze zorgafhankelijkheid is niet voor iedereen gelijk. De schaal Guy Vanden Boer is een eenvoudig instrument dat de mate van zorgafhankelijkheid meet. De schaal verdeelt personen in zes zorgcategorieën. Zorgcategorie 1 vertoont de hoogste mate van zorgafhankelijkheid, de persoon heeft hier het meeste hulp nodig. Binnen deze zorgcategorie zijn er personen die nood hebben aan extra ondersteuning. Daarom is er een zorgcategorie 0 gecreëerd. Zorgcategorie 5 vertoont de laagste zorgafhankelijkheid en heeft heel wat minder of geen hulp nodig.

2002-2012 Bij de kinderen zien we een daling in hoogste zorgafhankelijkheid. In 2002 was dat 70,7% van de kinderen, in 2012 is dat 60,53 %. Bij de volwassenen daarentegen stijgt de hoogste mate van zorgafhankelijkheid van 38% naar 43,72%. Bij de kinderen van het semi-internaat daalt de hoogste mate van zorgafhankelijkheid van 45,7% naar 29,73%.

20

Zorgvraag 60% van de kinderen heeft de grootste mate van zorgafhankelijkheid en is hier duidelijk de grootste groep. We tellen geen kinderen met de kleinste mate van zorgafhankelijkheid.

De zorgafhankelijkheid bij de volwassenen is lager dan bij de kinderen.

Zorggroep 1, de kinderen met de grootste mate van zorgafhankelijkheid, is de grootste maar wordt op de voet gevolgd door zorggroep 4, een groep met lagere zorgafhankelijkheid. We tellen hier geen kinderen met de laagste mate van zorgafhankelijkheid. We tellen wel één kind dat extra ondersteuning nodig heeft.

21

Zorgvraag MENTALE HANDICAP Wanneer we onze populatie indelen volgens de ernst van mentale handicap, onderscheiden we drie categorieën. Hierbij houden we ons aan de afspraken van de American Association of Mental Deficiency. Matig mentaal gehandicapt: Ernstig mentaal gehandicapt: Diep mentaal gehandicapt:

IQ 35-40 = Mentale leeftijd 5-8 jaar IQ 20-34 = Mentale leeftijd 3-5 jaar IQ 0-19 = Mentale leeftijd 0-3 jaar

2002-2012 Bij de kinderen was in 2002 de groep met een diep mentale handicap de grootste groep (74,4%). In 2012 is de groep iets kleiner (70,18%). Ook bij de volwassenen is de groep met een diep mentale handicap de grootste groep (70,5%). In 2012 is dat nog 68,31%. Bij het semi-internaat zijn in 2002 de kinderen met een ernstig mentale handicap de grootste groep (62,9%). In 2012 is de groep met een matig mentale handicap even groot als de groep met een ernstig mentale handicap (35,14%). 22

Zorgvraag 70,18% van de kinderen heeft een diep mentale handicap. 5,26% heeft een matig mentale handicap.

Meer dan 2/3de van de volwassenenpopulatie heeft een diep mentale handicap.

De groepen matig en ernstig zijn gelijk verdeeld. De groep kinderen met een diep mentale handicap is iets kleiner.

23

Zorgvraag ZINDELIJKHEID We onderscheiden drie groepen:

DAG EN NACHT ZINDELIJK De bewoner kan zowel overdag als ’s nachts zelfstandig naar het toilet gaan of aangeven dat hij naar het toilet moet.

ZINDELIJK OVERDAG De bewoner kan overdag aangeven dat hij naar het toilet moet. ’s Nachts is incontinentiemateriaal nodig.

ONZINDELIJK De bewoner heeft zowel overdag als ’s nachts incontinentiemateriaal nodig.

2002-2012 Bij de kinderen die dag- en nachtopvang zien we weinig verschuiving. De onzindelijkheid stijgt bij de volwassenen. In 2002 was 65% onzindelijk. In 2012 is dat 74,46%. Het semi-internaat telde 10 jaar terug 74,3% kinderen die onzindelijk waren. In 2012 daalt dit naar 64,68%. 24

Zorgvraag Haast alle kinderen zijn onzindelijk.

3/4de van de volwassen bewoners is niet zindelijk. 1/5de is zindelijk zowel overdag als ‘s nachts.

Bijna 2/3de van de kinderen van het semi-internaat is nog niet zindelijk.

25

Zorgvraag VERPLAATSINGSMOGELIJKHEDEN Bij de verplaatsingsmogelijkheden van de bewoners onderscheiden we vier groepen. We houden hier enkel rekening met fysieke mogelijkheden, los van gedrag of mentale beperkingen.

AMBULANT De bewoner kan zonder steun stappen. Hij kan zelfstandig stappen.

SEMI-AMBULANT De bewoner kan stappen met loophulp of met steun van een begeleider.

ZITTEND De bewoner kan zelfstandig – zonder extra steun – zitten, in principe in een gewone stoel. Hij kan niet stappen.

LIGGEND De bewoner kan helemaal niet zelfstandig zitten of stappen. De leefgroepbegeleiders brengen de bewoners in zitpositie door middel van een zitschaal. Dit is niet actief zitten.

2002-2012 In 2002 kon 22,6% van de kinderen zelfstandig stappen. In 2012 is dat 25,44%. Bij de volwassenen zien we een kleine daling van 46% naar 44,02%. In het semi-internaat stijgt deze groep van zelfstandige stappers merkwaardig van 37,1% in 2002 naar 59,46% in 2012.

26

Zorgvraag 58,77% van de kinderen kan noch stappen noch zitten. 1/4de van de kinderen is ambulant.

De groep volwassenen die zelfstandig kan stappen en de groep die gebruik maakt van een zitschelp zijn de grootste groepen.

Meer dan de helft van de kinderen kan zelfstandig stappen. Iets meer dan 1/4de maakt gebruik van een zitschaal.

27

Zorgvraag VOEDING We onderscheiden vijf groepen:

ZELFSTANDIG Mits toezicht van de begeleiders kunnen de bewoners zelfstandig eten.

GEVOED De bewoners krijgen de voeding toegediend met een lepel of vork. Heel dikwijls is de voeding gemixt.

GEVOED + NASO Bij een tijdelijke verzwakking van de bewoner dient de leefgroepbegeleider sondevoeding toe via een neussonde of krijgt de bewoner naast de gewone voeding extra vocht toegediend.

GEVOED + GASTRO De bewoners kunnen vaste voeding opnemen maar verslikken zich bij het drinken. Vocht wordt toegediend via de gastrostomie of buiksonde. Tijdens verzwakte perioden krijgen de bewoners ook voeding via de buiksonde.

NASO De bewoner krijgt tijdelijk een neussonde.

GASTROSTOMIE De bewoners nemen enkel voeding en vocht op via een buiksonde.

Aandachtspunt: We hebben een merkwaardig en nog altijd stijgend aantal gebruikers van sondevoeding.

2002-2012 De groep kinderen die voeding krijgt via gastrostomie stijgt opmerkelijk, van 22,5% naar 35,09%. De groep die zelfstandig kan eten stijgt lichtjes van 12,8% naar 14,04%. Ook de groep volwassenen met gastrostomie stijgt van 23,9% naar 33,70%. Het zelfstandig eten daalt van 49,7% naar 38,59%. Bij de semi-internaatskinderen stijgt de groep die zelfstandig kan eten van 31,4% naar 45,95%.

28

Zorgvraag Slechts 14,04% van de kinderen kan zelfstandig eten. Iets meer dan 1/3de van de kinderen krijgt voeding via een gastrostomie. Bijna de helft moet zijn voeding individueel toegediend krijgen.

38,59% van de groep volwassenen kan zelfstandig eten. De leefgroepbegeleiders moeten bij 33,70% de voeding individueel toedienen. Iets meer dan 1/5de krijgt vloeibare voeding via een gastrostomie.

40,54% van de kinderen van het semi-internaat kan niet zelfstandig eten en moet zijn voeding individueel toegediend krijgen. 45,95% kan dat wel.

29

Zorgvraag EPILEPSIE 4/5de van de kinderen die dag- en nachtopvang genieten hebben één of andere vorm van epilepsie. Bij de volwassenen is dat 7 op 10. Bij de kinderen van het semi-internaat is dat iets minder dan 2/3de.

2002-2012 Het procent kinderen met epilepsie blijft ongeveer gelijk (79,7% in 2002). Bij de volwassenen zien we een stijging van 58,3% naar 70,11%. De grootste stijging zien we bij de kinderen van het semi-internaat, van 45,7% naar 62,16%.

30

Zorgvraag DE ZORGVRAAG KUNNEN WE ALS VOLGT SAMENVATTEN Aandachtspunt: Op zoek gaan naar indicatoren voor ondersteuning bij nieuw bepaalde doelgroepen: bv ouderenzorg, …

DAG- EN NACHTOPVANG BIJ KINDEREN JONGER DAN 21 JAAR De kinderen vertonen de hoogste mate van zorgafhankelijkheid en hebben een diep mentale handicap. Ze zijn bijna allemaal onzindelijk. De meerderheid heeft geen verplaatsingsmogelijkheden. Ze hebben meestal hulp nodig bij voeding of moeten in tweede instantie voeding krijgen via een maagsonde. De meerderheid heeft epilepsie. We bekijken even of dit beeld zich in de loop van de afgelopen tien jaar wijzigde. Daartoe moeten we er de cijfers van de negen voorgaande jaren bijhalen. Deze cijfers geven we niet opnieuw weer in dit rapport. De factor onzindelijkheid is altijd bijzonder hoog geweest en die steeg zelfs nog lichtjes. De mentale beperking neigt meest naar ‘diep’ en blijft tamelijk stabiel. Epilepsie is ook zeer vaak aanwezig en blijft ook stabiel. Hoewel het aantal kinderen dat zelfstandig kan eten een beetje is toegenomen (van 12.8% naar 14,04%) is daarentegen ook het aantal sondevoedingen markant gestegen (van 22,5% naar 35,09%). Dit kan er op wijzen dat bij zeer moeilijke eters de ondersteuning sneller kiest voor gastrostomie. De meeste kinderen kunnen niet stappen en scoren in de hoogste graad van zorgafhankelijkheid, maar de cijfers in beide categorieën dalen lichtjes.

31

Zorgvraag DAG- EN NACHTOPVANG BIJ VOLWASSENEN De volwassenen vertonen een hoge mate van zorgafhankelijkheid en hebben een diep mentale handicap. Ze zijn meestal onzindelijk. Wat betreft verplaatsingen zijn beide uitersten aanwezig: bijna de helft is toch nog ambulant, maar er groeit een groep van zitschelpgebruikers. Ze kunnen onder toezicht zelfstandig eten of hebben er in tweede instantie hulp voor nodig. 7/10 volwassenen hebben epilepsie.

Ook hier eventjes gekeken naar de evolutie van dit diagram doorheen de afgelopen tien jaar. De meest opmerkelijke verschuiving zien we bij de factor epilepsie, met een toename van 58,3% naar 70,11%. Dit blijkt gepaard te gaan met een beduidende verschuiving naar de categorie van de hoogste zorgafhankelijkheid (van 38% naar 43,72%). In dezelfde zin zien we een significante toename van de onzindelijkheid (van 65% naar 74,46%) en een daling van het aantal personen die zelfstandig kunnen eten. We zakken van 49,7% zelfstandige eters naar een 38,59%. Het aantal stomiegebruikers schommelt, maar de trend is stijgend van 18,4% naar 22,83%. Dit beeld van ‘algehele verzwakking’ wordt volledig gemaakt met het aantal personen die kunnen stappen (al of niet met hulp), dat zakt van 53,4% naar 44,56% We zien één lichte onderstroom die in de andere richting vaart. Het aantal volwassenen met diep mentale handicap zakt van 70,5% naar 68.3% en dit ten gunste van de categorie ernstig mentaal die klimt van 25,8% naar 27,3%.

32

Zorgvraag SEMI-INTERNAAT De kinderen hebben een hoogste mate van zorgafhankelijkheid en in tweede instantie een matige mate. Ze hebben een matig tot ernstig mentale handicap. Ze zijn meestal onzindelijk. De helft is ambulant. Ze kunnen zelfstandig eten of hebben in tweede instantie hulp nodig. Bijna 2/3de heeft epilepsie.

We kijken even of dit diagram de afgelopen tien jaar gelijk is gebleven. Duidelijk niet! De meest merkwaardige verandering zien we bij de meting van de mentale handicap. Tien jaar geleden was 60% van de kinderen ‘ernstig mentaal’ beperkt, geflankeerd met 22,9% kinderen in de categorie ‘diep’ en 14,2% kinderen in de categorie ‘matig’. In 2012 zien we ongeveer een gelijk aantal kinderen in de categorieën ‘matig’ en ‘ernstig’ (35,14%). De categorie diep is de kleinste groep met 29,73%. Vooral door het feit dat kinderen met een ‘matig mentale beperking’ meer aanwezig zijn verandert de foto wel opmerkelijk. De meeste andere parameters volgen min of meer deze gunstige trend. In de hoogste categorie van zorgafhankelijkheid is een daling te zien van 45,7% naar 29,73%. Het aantal kinderen dat kan stappen stijgt van 37,1% naar 59,46%. Het aantal onzindelijke kindjes daalt van 74,3 naar 64,68%. En het aantal kinderen dat zelfstandig kan eten stijgt van 31,4% naar 45,95%. Hierbij is aan te stippen dat er in 2002, 2,9% stomiegebruikers waren, terwijl die nu aanwezig zijn met 10,81%. De enige zender die een averechts signaal uitstuurt is de parameter ‘epilepsie’. Die stijgt opvallend van 45,7% naar 62,16%. Het jaar voordien was die verschuiving nog veel sterker. Uit deze cijfers is niets af te leiden over de ernstgraad van de epilepsie.

Aandachtspunt: We stellen een merkwaardige evolutie in ons semi-internaat vast (verbetering op diverse terreinen)

33

Zorgvraag

34

Zorgprocessen

ZORGPROCESSEN Inleiding Intake Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan Coördinatie rond een individu Leefgroepsdoelstellingen Elektronisch dossier Therapieën en activiteiten Animatie en vrijetijd Op vakantie gaan Medische zorg Pastoraal en ethiek

Beëindigen van de hulp- en dienstverlening Organiseren van het collectief overleg met de gebruikers Signalen vanuit de gebruikers Afhandelen klachten van gebruikers Tevredenheid van gebruikers Preventie van mishandelingen van gebruikers op fysiek, psychisch en seksueel vlak Vrijheidsbeperkende maatregelen Veiligheid 35

Zorgprocessen

36

Zorgprocessen

Inleiding We laten in eerste instantie de cijfers spreken. In een eerste tabel zien we in- en uitgaande bewegingen van gebruikers, doorheen alle zorgvormen en dat per leefgroep. Daarna volgt een overzicht van de voltijdse en deeltijdse contracten en van het logeren en de kortopvang. INTERNAAT Aantal TEHUIS bewoners NIET31/12/2011 WERKENDEN

Nieuwe opname in 2012

VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing

1

Aantal bewoners 31/12/2012

Akiz

9

10

Amethist

8

8

Aquamarijn

10

10

Cirkel

9

Clavecimbel

8

Contrabas

8

Dageraad Groen Dageraad Rood Diabolo

13

Domino

5

Harp

8

8

Hoorn

9

9

Kazoo

6

1

Klavier

8

1

Labyrint

10

1

Lier

10

10

Meccano

10

10

Mikado

8

Mozaïek

10

10

Opaal

8

8

Piramide

8

1

Prisma

9

3

Puzzel

9

1

Saffier

9

Schakel

7

1

10 8 1

-1

8 -1

12

12

12

8

8 1

-1

5

1

8 -1 -1

10

1

1

-1

-1 -3

1

8

-1

-1 -1

8

-1

8

-1

7

-1

9 8 7

37

Zorgprocessen Sjabloon

9

Skoebidoe

10

Sprankel

10

10

Tandem

8

8

Tangram

9

Toermalijn

10

Topaas

8

1

Triangel

8

1

Windroos

8

8

299

300

TOTAAL

9 1

-1

10

-1

8 10

1

-1

9 9

Op beleidsniveau zijn volgende beslissingen genomen:  De leefgroep Akiz beschikt over een aangepaste accommodatie voor de opvang van 10 bewoners met een meervoudige handicap. De beslissing om de groep tijdelijk op 9 te houden is tenietgedaan en komt vervolgens terug op 10.  voor leefgroep Kazoo en Sjabloon blijft het aantal behouden op 7 en 9 ook omwille van de beperkte accommodatie.

SEMIINTERNAAT

Aantal Nieuwe bewoners opname 31/12/2011 in 2012

VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing

Aantal bewoners 31/12/2012

De Oever

10

2

1

-2

-2

9

t Kroos

9

2

1

-3

-1

8

t Riet

11

1

TOTAAL

30

BESCHERMD WONEN

Aantal Nieuwe bewoners opname 31/12/2011 in 2012 3

12 29

VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing

Aantal bewoners 31/12/2012 3

38

Zorgprocessen

MOBIELE BEGELEIDING

Aantal Nieuwe bewoners opname 31/12/2011 in 2012 2

NAAR andere groep

Overlijden

Overplaatsing

Aantal bewoners 31/12/2012

-2

2

Overplaatsing

Aantal bewoners 31/12/2012

2

Aantal Nieuwe DAGCENTRUM bewoners opname In de 31/12/2011 in 2012 Workshop 2

VAN andere groep

VAN andere groep

NAAR andere groep

Overlijden

1

3

VOLTIJDSE DIENSTVERLENING Op 31 december zijn er 301 cliënten die een voltijdse overeenkomst met ons afsloten voor dag- en nachtverblijf.

31.12.2010

31.12.2011

31.12.2012

alle zorgvormen samen

306

294

301

internaat

103

100

104

semi-internaat

34

29

28

tehuis niet-werkenden

169

165

169

0

0

0

31.12.2010

31.12.2011

31.12.2012

alle zorgvormen samen

20

33

30

internaat

10

17

15

semi-internaat

3

8

9

tehuis niet-werkenden

5

5

2

dagcentrum

2

3

4

dagcentrum

DEELTIJDSE DIENSTVERLENING

39

Zorgprocessen Van de 30 gebruikers met een deeltijdse overeenkomst zijn er 9 die een gecombineerde deeltijdse overeenkomst hebben:  Deeltijds internaat + semi-internaat: 7  Deeltijds internaat + mobiele begeleiding: 1  Deeltijds semi-internaat + mobiele begeleiding: 1 De deeltijdse contracten tellen voor:  12,29 voltijdse eenheden in het internaat t.o.v. 1,41 in 2011  3,58 voltijdse eenheden in het semi-internaat t.o.v. 3,15 in 2011  1,73 voltijdse eenheden in het tehuis niet-werkenden t.o.v. 3,46 in 2011  2,33 voltijdse eenheden in het dagcentrum t.o.v. 1,41 in 2011 Het aantal cliënten dat gebruik maakt van een deeltijdse overeenkomst is dit jaar licht gedaald. Dit komt vooral voor rekening van tehuis niet-werkenden nursing. De flexibele opvangmogelijkheden zijn het meest succesvol bij de kinderen. Ouders delen de zorg door gebruik te maken van gecombineerde vormen.

LOGEREN EN KORTOPVANG

Aantal cliënten Aantal dagen Aantal periodes Aantal periodes < 5 nachten Aantal periodes > 5 nachten

31.12.2010 15 182 58 49 9

31.12.2011 21 175 70 59 11

31.12.2012 15 175 37 28 9

Jaarlijks krijgt de voorziening op haar vraag een aantal logeerdagen toegekend door de overheid. Voor 2012 zijn dat er 175, evenveel als het jaar voordien. Met het aanbieden van de formule ‘logeren’ en ‘kortopvang’ menen we tegemoet te komen aan een maatschappelijke nood. Het aantal gebruikers dat beroep doet op logeren is teruggevallen op het niveau van 2010. Het aantal periodes is ongeveer met de helft teruggevallen. Bij iedere vraag maken we een overeenkomst met de gebruiker. Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Opnemen van logees. (HH_PD_PR_04)

UITBREIDING VAN DIENSTVERLENING Net als de voorgaande jaren maken gebruikers met een deeltijdse overeenkomst gebruik van bijkomende opvang. Zeventien gebruikers hebben beroep gedaan op bijkomende opvang. Dit is goed voor 250 dagen. Dit is een daling met 95 dagen t.o.v. 2011. Het aantal dagen waarvoor zij bijkomende opvang vragen, varieert van 2 dagen tot 49 dagen. Minder dan de helft van de gebruikers vraagt 20 dagen of meer extra opvang. De redenen zijn divers gaande van de gezondheidstoestand van de bewoner, familiale omstandigheden tot vakantie van de familie. 40

Zorgprocessen

Intake Opnemen van gebruikers in hulp- en dienstverlening Aantal aanmeldingen in 2012: Aanmeldingen: 53 Vrijblijvende bezoeken: 19 Opnameteams: 12 Aantal opnames in 2012: 8 opnames in internaat 3 opnames in tehuis niet-werkenden 5 opnames in semi-internaat 1 opname in dagcentrum 2 ambulante begeleiding 15 cliënten in ‘logeren en kortopvang’ . Aan welk profiel beantwoorden deze cliënten in kortopvang en logeren? Zes gebruikers komen van buiten de instelling. De anderen zijn semi-intern of logeren in afwachting van definitieve residentiële opname. Woonplaats 3 meer dan 30 1 tussen 20 en 30 2 minder dan 20 Zorgafhankelijkheid 3 zorggroep 5 3 zorggroep 1 Mentale handicap 3 matig 3 diep Verplaatsingsmogelijkheden 3 ambulant 3 zittend

Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Opnemen van gebruikers in de hulp- en dienstverlening. (HH_PD_PR_01)

41

Zorgprocessen Open plaatsen binnen leefgroepen van het internaat 17 leefgroepen hebben leefgroepwijzigingen gekend. De redenen van open plaatsen binnen interne leefgroepen zijn:  overplaatsing naar een ander voorziening  overlijden van bewoner  interne verschuiving binnen de voorziening De tijd die verloopt tussen het vallen van de open plaats en de invulling ervan is zeer verschillend. Deze is afhankelijk van beschikbare kandidaten die matchen met het profiel van de open plaats. Voor vertragingen zorgen eveneens de procedure opgelegd door de Centrale Regie Zorg en de ruimte van één maand die gebruikers krijgen om zich te verzetten tegen de beslissing van de voorziening om hun kind naar een andere leefgroep te laten gaan.

Datum open plaats 27/08/2011 7/09/2011 9/01/2012 16/01/2012 18/01/2012 13/02/2012 26/03/2012 1/04/2012 zonder open plaats 30/04/2012 31/05/2012 11/06/2012 31/08/2012 11/09/2012 24/09/2012 16/10/2012 19/10/2012 25/10/2012 2/11/2012 5/12/2012 18/12/2012

Aantal dagen Leefgroep Triangel Kazoo Skoebidoe Mikado Klavier Prisma Topaas Prisma

Invulling kortopvang externe opname overgang overgang externe opname externe opname externe opname externe opname

Datum ingevuld 3/02/2012 27/02/2012 19/03/2012 13/02/2012 30/01/2012 2/05/2012 16/04/2012 2/05/2012

Prisma Piramide Puzzel Contrabas Triangel Labyrint Prisma Piramide Puzzel Prisma Saffier Prisma Tangram Cirkel

Externe opname externe opname externe opname overgang externe opname externe opname reeds ingevuld overgang overgang

20/05/2012 2/07/2012 12/06/2012 11/09/2012 4/09/2012 24/12/2012

externe opname

21/08/2012

19/10/2012 25/10/2012

33 (129) 57(170) 70 28 12 79 21 31 0 68 43 92 4 113 0 3 6 68 60 27 14

In 2012 zijn er 829 dagen niet ingevuld geweest gespreid over 20 groepen. Het aantal dagen dat een plaats open blijft schommelt van 3 dagen tot 113. Over alle groepen heen duurt het een kleine twee maand voor de plaats is ingenomen. De verschillen tussen de groepen zijn groot.

42

Zorgprocessen Continuïteit zorg waarborgen Reeds meerdere jaren zorgen we er voor dat de gebruiker vlot kan doorstromen van de ene zorgvorm naar de andere. We spreken van flexibele overgangen tussen de verschillende zorgvormen. De doorstromingen zijn doorgaans van semi-internaat naar internaat, al dan niet in deeltijdse opvang, van internaat richting tehuis niet-werkenden.  

Van semi-internaat naar internaat: 4 gebruikers maken daarvan gebruik. Van internaat naar tehuis niet-werkenden: 3 gebruikers zijn ingeschreven in het tehuis nietwerkenden stelsel nursing.

De overgang van internaat naar het tehuis niet-werkenden op de leeftijd van 21 jaar. In 2012 hebben we drie externe kandidaten opgenomen met prioriteit 1 en drie interne kandidaten. Vijf bewoners zijn ingeschreven in het verlengd internaat in afwachting dat ze definitief kunnen opgenomen worden in het nursingtehuis. Opname in het tehuis niet-werkenden lukt minder vlot voor interne kandidaten dan de voorbije jaren. Bij open plaatsen dienen we de regelgeving van het VAPH te volgen in verband met de Centrale Regie Zorg (CRZ). De voorziening meldt een open plaats en geeft een profiel van de open plaats door aan de CRZ. Contactpersonen melden kandidaten voor de open plaats aan die beantwoorden aan het beschreven profiel. Kandidaten met prioriteit 1 krijgen voorrang bij opname. Indien er toch een kandidaat met prioriteit 2 wordt opgenomen, moet de voorziening de afwijking motiveren. Het VAPH voorziet dat + 21-jarigen verlengd op het internaat kunnen blijven tot het moment waarop ze 25 jaar worden. Bijgevolg krijgen ze geen prioriteit voor opname.

Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Gebruikers van het DVC verzekeren van naadloze overgang van de ene erkenningsvorm naar de andere. (HH_PD_PR_07)

43

Zorgprocessen

Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan. (HH_PD_PR_02)

COORDINATIE ROND EEN INDIVIDU Elke bewoner heeft een ondersteuningscoördinator. Deze persoon coördineert de totale zorg van de bewoner. Daartoe onderhoudt hij veelvuldige contacten met de directe zorgverleners. Tevens is hij het aanspreekpunt voor de ouder wat de zorg voor diens kind betreft. De planning en het beheer van de ondersteuningsplanbesprekingen zijn de verantwoordelijkheid van de ondersteuningscoördinator. Jaarlijks heeft hij er een aantal te doen. Om hem daarbij te helpen maakt de ondersteuningscoördinator gebruik van een informaticaprogramma. Een overzicht van 2012 geeft de volgende informatie:

Effectief doorgegaan 2012

118

Ondersteuningsplan bezorgd aan de wettelijke vertegenwoordiger 125

Een overzicht van de afgewerkte ondersteuningsplannen over de laatste vier jaar: 2009 113

2010 89

2011 93

2012 118

Volgens onze procedure voor het maken van ondersteuningsplannen moeten we een jaargemiddelde halen van 115. Vanaf 1 juli 2012 is een nieuw kwaliteitsdecreet van kracht. Binnen de zes maanden na opname moet er een ondersteuningsplan opgemaakt zijn. Dit is een wijziging t.o.v vorige jaren waar we nog spraken van een termijn binnen het jaar na opname. Er is een extra inspanning geleverd door de ondersteuningscoördinatoren om in orde te zijn met de eis. In 2012 zijn er 17 nieuwe opnames. Eind 2012 zijn daarvan in totaal 11 ondersteuningsplannen gemaakt. Een aantal bewoners hebben ondertussen de instelling al weer verlaten.

44

Zorgprocessen LEEFGROEPSDOELSTELLINGEN Jaarlijks engageren de basisteams zich om een dienstbeleidsplan op te stellen. Daarin geven ze de doelen aan waaraan ze gedurende het jaar willen werken. Het uitgangspunt is steeds de zorg voor de bewoner zowel op collectief als op individueel vlak. De doelen zijn gericht op behoud en/of verbetering van de levenskwaliteit en comfort. Er zijn 576 doelen geformuleerd door 37 leefgroepen waarvan 245 betrekking hebben op het aspect cliëntenzorg. 9 doelen zijn voor iedereen gelijk en zijn vooraf bepaald. Meestal betreft het afspraken die voortvloeien uit het instellingsbeleidsplan. Een heel aantal van die doelen hebben een continu karakter. Bijgevolg komen ze jaarlijks terug. Hoewel deze teams in feite een ‘totaal huishouden’ moeten beheren, mogen we toch verwachten dat het aspect cliëntenzorg sterk aan bod komt. Een overzicht vanuit dit oogpunt: Continu beleid: 142 doelen waarvan er 111 voor iedereen gelijk zijn. 15 van de 37 leefgroepen stippen 31 doelen aan die voor hen een continu karakter hebben. 1. 2. 3.

Opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het individueel ondersteuningsplan. Voor elke gebruiker is het individueel ondersteuningsaanbod begroot. Het profiel van de leefgroep is opgemaakt en jaarlijks geactualiseerd.

Vernieuwend beleid: De doelen bepalen de basisteams zelf. In totaal zijn er 103 doelen geformuleerd die voor de leefgroepen vernieuwend zijn. Sommige doelen komen meerdere keren voor bij meerdere leefgroepen, andere zijn dan weer zeer leefgroepspecifiek. In het domein cliëntenzorg hebben we een ordening aangebracht die de lijst van doelen toegankelijker moet maken. We maken volgende indeling: Individuele ondersteuning: 1. Begeleidingsafspraken van W volgen we nauwgezet op. 2. Twee bewoners hebben een nieuwe rolstoel. 3. We houden rekening met de individuele noden en vragen van elk van onze bewoners en passen onze benaderingsstijl aan. 4. We besteden extra aandacht om onze nieuwe bewoner te leren kennen en een thuisgevoel te geven. 5. Elke bewoner heeft een levensboek. 6. De hulpmiddelen en materialen die bewoners gebruiken, zijn functioneel en gebruiksvriendelijk. 7. We geven de bewoner op zijn verjaardag extra persoonlijke aandacht. 8. De zelfredzaamheid van de bewoner in het dagdagelijkse leven is toegenomen.

45

Zorgprocessen 9. We brengen de inzichten m.b.t. borderline persoonlijkheidsstoornis opgedaan via intervisie met DVC De Triangel in praktijk. Activiteitenaanbod: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

De tussendoortjes krijgen een wat meer formeel karakter. Het individueel en groepsgericht activiteitenaanbod is beter georganiseerd. Verwendagen: enkele malen per jaar organiseren we verwendagen. We bieden aangepast materiaal aan bij niet-begeleide momenten. We bieden bewoners maandelijks een klankbad aan. We maken uitstappen met deelgroepen. We maken een activiteitenmap ter ondersteuning voor de lege uren. Elke bewoner krijgt een extra verwennerij op zijn verjaardag. We bieden belevingsmomenten via aandacht voor hun handen. Uitstappen zijn op maat van de bewoners. We bieden materiaal aan op niet-begeleide momenten om verveling tegen te gaan. Leefgroepuitstappen gebeuren in samenwerking met activiteitenbegeleiders en ergotherapeuten. 13. We organiseren vakantie op maat van bewoners. Woonomgeving 1. De kamers en gang zijn opgefrist en heringericht. We maken afspraken op welke manier bewoners zinvol gebruik maken van de inrichting. 2. We realiseren een doordachte verbouwing. 3. Het leefklimaat biedt fysische, psychische veiligheid en is uitnodigend voor alle bewoners ook na opname van een nieuwe gebruiker. 4. We richten de kamers van de bewoners gezellig in. 5. We creëren sfeer op de leefgroep door de verschillende ruimtes een bestemming te geven en ze in te richten. 6. We richten een snoezelhoek in een slaapkamer in om de drukte op de leefgroep te verminderen. 7. De badkamer is verbouwd en heringericht. Collectieve ondersteuning 1. 2. 3. 4. 5. 6.

We stemmen de zorg af op zeer uiteenlopende ondersteuningsvragen. Sociale vaardigheden aanleren om in groep te kunnen functioneren. De zorg van de dag en de nacht is op elkaar afgestemd. We hebben aandacht voor de fysieke houding van bewoners in de wooncontext. We leren kinderen ontwikkelingsadequate sociale vaardigheden aan. We bieden kinderen met autistiform gedrag maximale voorspelbaarheid en houvast door onze werkwijze en handelen bij te sturen. 7. We bekijken de organisatie van de eetsituatie en de plaats aan tafel. 8. We hebben aandacht voor de fysieke houding van bewoners in de wooncontext. 9. De ontmoeting met de bewoner krijgt een inhoudelijke injectie. 46

Zorgprocessen Sociaal netwerk 1. Ouders krijgen het individueel dagbestedingsprogramma. 2. We organiseren een oudercontact. 3. We ondersteunen de ouders in hun pedagogische aanpak. Comfortzorg 1. Bij het stellen van dagelijkse handelingen gebruiken we de zachte comfortmethode. 2. We hebben aandacht voor kleine dingen die van grote betekenis zijn en bijdragen tot het comfort van bewoners. 3. Elke bewoner eet en drinkt op een comfortabele manier rekening houdend met zijn eigenheid en zijn ontwikkelingsmogelijkheden. 4. De activiteiten van het dagelijks leven ’s morgens en ’s middags verlopen voor de bewoners op een rustige manier. Profilering 1. We profileren ons als team dat jonge kinderen een veilig klimaat aanbiedt waarbinnen ze maximaal kunnen leren. 2. De visie van volwaardig burgerschap concretiseren we binnen een maatschappelijk sociaal aanvaardbare context. 3. We profileren ons als een team dat de eigenheid van elk kind respecteert en zijn vorm van communiceren en ondersteunt. 4. We profileren ons als een team dat de ondersteuning van zijn gebruikers nauwgezet formuleert, plant en evalueert en info uitwisselt met ouders. 5. We passen onze begeleidingsstijl aan ifv het verouderingsproces van de populatie. Dagbestedingsaanbod 1. Alle bewoners hebben een aangepast dagbestedingsprogramma met afstemming tussen verschillende disciplines. De lijst hoewel iets korter dan vorig jaar, getuigt toch van een grote variëteit. Alle doelen zijn opgelijst en te consulteren voor de diensthoofden pedagogiek bij de opmaak van nieuwe dienstbeleidsplannen. Bij het doornemen van de dienstbeleidsplannen stellen we vast dat de vernieuwende doelen zich dikwijls over 2 werkjaren spreiden. We zien ook een aantal doelen regelmatig terug komen. De opdeling in continu en vernieuwend beleid vraagt om bijsturing. Tevens stellen we vast dat de verhouding cliëntenzorg tot de overige doelen gewijzigd is. Het is wenselijk dat het accent op de zorg voor de cliënt behouden blijft.

Actiepunt: Herziening werken met dienstbeleidsplan (opdeling continu en vernieuwend beleid herzien) 47

Zorgprocessen ELEKTRONISCH DOSSIER Onze zorgprocessen worden meer en meer ook elektronisch ondersteund. We hadden reeds het papieren dagboek van de leefgroep – een zeer klassiek en vertrouwd communicatiemiddel vervangen door een ‘dagboek op een computer’. Dat heeft als groot voordeel dat de genoteerde informatie altijd individueel, per gebruiker, kan opgezocht worden. Deze mogelijkheid hebben we aangegrepen om verder te gaan. We kunnen nu die individuele data niet alleen ‘opzoeken’, het softwareprogramma maakt het mogelijk die data ‘netjes en geordend op te slaan’. En zo ontstaat dan een individueel elektronisch dossier. We zijn nu al in staat om bijna alle disciplines die rond één gebruiker werken hun disciplineverslag digitaal te laten deponeren in dat dossier. Bovendien maken we dat erg toegankelijk voor alle partijen: in de eerste plaats voor de gebruiker zelf, maar ook voor alle teamleden.

Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Het bewonersdossier (HH_AD_MD_06)

48

Zorgprocessen THERAPIEEN EN ACTIVITEITEN THERAPEUTISCH AANBOD Het inzetten van therapeutische middelen (ergo, logo en kine) situeert zich op de tweede lijn, in tegenstelling tot ondersteuningsbegeleiding op het vlak van wonen, dagbesteding en vrije tijd wat zich op de eerste lijn bevindt. In de toekomst zullen we deze middelen nog gerichter inzetten. In overleg met de ondersteuningscoördinatoren is een proces aan de gang om de middelenverdeling te herzien. De criteria voor toewijzing van middelen aan personen is gebaseerd op doelgroepspecifieke kenmerken. De besprekingen zitten in een eindfase. Binnen de ergotherapie zien we een verschuiving in de opdracht van de ergotherapeut. Op vlak van ergonomie, hulpmiddelenvoorziening, algemeen adviesverstrekker hebben zij een heel gerichte opdracht in ons DVC. De dienst gaat ook nauwer samenwerken met de dienst kine. Actiepunt: Toewijzing van therapeutische middelen is gerealiseerd.

Actiepunt: Functiebeschrijving ergo aanpassen aan nieuwe opdracht.

49

Zorgprocessen ACTIVITEITENAANBOD Een ploeg van veertien activiteitenbegeleiders staat in voor een dagbestedingsprogramma voor de niet-schoolgaande bewoners. Elke activiteitengroep organiseert meerdere keren per week activiteiten. De activiteitengroepen bereiken met hun programma 246 gebruikers. Het aantal deelnemers aan activiteitengroepen in het algemeen blijft lichtjes stijgen. Dit tengevolge van een daling van de schoolgaande populatie. Het aantal bewoners in de Lotus is gedaald, dit naar aanleiding van het klasje dat opgestart is het voorbije werkjaar. De kinderen die in school ingeschreven zijn, vallen onder de verantwoordelijkheid van de leerkracht. Daarnaast zien we ook een daling bij de bewoners van ’t Veer. In 2012 is gestart met ‘onderwijs aan huis’, tijdelijk (TOAH) of permanent (POAH). Bewoners die hier het POAH-statuut krijgen vallen onder de verantwoordelijkheid van een leerkracht. Activiteitengroep Agora De Bron De Froezel De Kadans De Klipper De Lotus De Pallieter De Sloep ‘t Veer ’t Vlot

2010 31 29 12 35 40 20 25 27 6 5

2011 33 28 9 35 43 20 24 26 7 6

2012 32 28 11 35 41 12 24 26 3 6

DE GOLFBREKER EN DE SIËSTA ZIJN BIJZONDERE ACTIVITEITENGROEPEN De Golfbreker richt zich naar bewoners met een niet-aangeboren hersentrauma (NAH), terwijl De Siësta rustige activiteiten voorziet voor ouderwordende bewoners. Alle bewoners maken daarnaast gebruik van een andere activiteitengroep. Activiteitengroep De Golfbreker De Siësta

op 31.12.2010 12 10

op 31.12.2011 11 8

op 31.12.2012 8 8

50

Zorgprocessen DE WORKSHOP De Workshop is een werkgerelateerde activiteitengroep bestaande uit bewoners van Dageraad (24), Triangel (1) en het Dagcentrum (3). Naast de eigen activiteiten als houtbewerking, kaarsenatelier, semi-industrieel werk, dienstverlening naar bedrijven … worden gebruikers via jobcoaching ook tewerkgesteld bij derden. Een dergelijke manier van werken is reeds goed ingeburgerd. Het aantal bewoners dat daar gebruik van maakt, blijft gelijk. De ruime werkruimtes alsook de inrichting hebben nog steeds een gunstige invloed op de bewoners. Het werk verloopt in een gemoedelijke en rustige sfeer. De winkel verbonden aan de workshop blijft een mogelijkheid om onze eigen creaties te koop aan te bieden. De winkel stuurt de eindproducten van onze activiteiten.

DIENST SPORT EN BEWEGING Deze dienst werkt voor de totaliteit van de instelling. Ze ontplooit een waaier van bewegingsactiviteiten afgestemd op diverse doelgroepen. Bij al deze activiteiten staat het bewegen op zich en er plezier aan beleven voorop. Het doel is de algemene mobiliteit en de conditie op peil te houden. De activiteiten worden jaarlijks aangepast en bijgestuurd op vraag van de ondersteuningscoördinatoren. Op die basis wordt een uitgebreid en gevarieerd programma voorgesteld waarop men kan inschrijven. Het huidig uurrooster is haast niet meer te vergelijken met dit van 10 jaar geleden, toen de dienst werd opgericht. De organisatie van het aanbod ligt bij de sportmedewerkers. Voor de uitvoering zorgen ze voor een deel zelf, maar veelal doen ze beroep op interne partners zoals activiteitenbegeleiders, leefgroepbegeleiders en therapeuten. Er wordt ook gewerkt met externe partners voor de organisatie van het zwemmen, paardrijden en de fitness. De kleedruimtes van het zwembad Palaestra zijn gerenoveerd en hierdoor toegankelijker voor onze bewoners. Elke dinsdagmorgen verhuizen we met een vrachtwagen vol materiaal naar het zwembad ‘De Ceder’. We hebben de hele locatie ter beschikking en zorgen er zelf voor de redders. Therapeutisch paardrijden gebeurt in Landegem en voor het recreatieve aspect verplaatsen we ons maandagnamiddag naar Waregem. Voor het fitnessen blijven we in Deinze. In het voorjaar stelt de dienst zijn boek ‘Bewogen Bewegen’ voor op het EMB Congres in Zwolle (NL). Tijdens het Hemelvaartsweekend nemen tien bewoners deel aan de Special Olympics. De oogst aan medailles is rijkelijk. Op 20 november geeft de sportdienst in ons dienstverleningscentrum een bijscholing over bewegingsactiviteiten voor personen met meervoudige beperkingen. Meer dan 50 deelnemers uit 35 verschillende voorzieningen volgen de workshops, waarin uitgewerkte bewegingsactiviteiten uit hun boek ‘Bewogen Bewegen’ aan bod komen.

51

Zorgprocessen ANIMATIE EN VRIJE TIJD Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Animatiebeleid (HH_PA_RT_01)

Er zit afwisseling en schwung in het animatiebeleid van 2012. De animatiemedewerkers (ergotherapeuten, logopedisten, activiteitenbegeleiders en medewerkers van de dienst sport en beweging) vinden inspiratie in het samenwerken. Als aanloop naar het Venetiaans Carnaval mag elke dienst een origineel masker ontwerpen. We genieten van het toneel ‘Lindo’s Avontuur’. Hierin speelt één van onze bewoners mee, samen met andere acteurs uit Ter Linde, een centrum voor dagbesteding. Een Vlaamse Kermis brengt vier leuke attracties. Een muzikale karavaan met majorettes en fanfare kondigt de activiteit aan. Op de dag van het Heilig Hartfeest zingen we een lied over 90 jaar DVC en het spel ‘Fata Bachta’ wakkert de verbondenheid aan. ‘Animatie aan huis’ bouwen we verder uit. Om voorbereidingstijd uit te sparen, bundelen we de inhoud van sommige animatieactiviteiten. Zo ontstaan een paar scenario’s waarmee we op bezoek gaan bij leefgroepen. Elk draaiboek omvat een doos of een karretje met enkele materialen voor de zintuiglijke beleving. Er zit een cd bij en verkleedkledij voor twee of drie animatiemedewerkers en een bezoekschema. Er bestaan scenario’s rond het thema ‘Driekoningen’ en rond ‘herfstbeleving’. De basale ateliers uit de muziekweken zijn ook een basis: ‘een multicultureel aanbod’ en ‘wiegeliedjes’. De 32ste muziekweek brengt muziek uit de jaren ’20 , live folkmuziek, wiegeliedjes, muziektunes van kinderprogramma’s en een rondreizend atelier. De toonzetters leiden dit evenement in met een lijflied ‘Ga je mee op reis?’. De bijsturing van het animatieaanbod voor de zomer is in zijn opzet geslaagd. Het algemeen animatieaanbod in de vakantie moet een waaier van activiteiten aanbieden waarin de verschillende bewonersgroepen aan hun trekken komen. Dit resulteert in :     

animaties met een aanbod dat voor velen geschikt is: de jaarlijkse sneukeltoer, Bachte danst, Teder beleven, olympische spelen, Festival in de wei. animatie aan huis, die op een ‘nabije manier’ bewoners aanspreekt: 15 verzorgingsgroepen krijgen om de 14 dagen dit extra moment voor hun bewoners. uitwaaimomenten: voor kinderen, jongeren en volwassenen met een gedragsproblematiek plannen we drie uitstappen onder 1-1 begeleiding rondreizende sprookjesboom: brengt zijn verhaal bij elke groep. Hierbij blijven de bewoners in hun eigen habitat en hoeven ze eens niet op verplaatsing. naar buiten komen en gezelligheid beleven: hieronder vallen de dropping, gezellige cafénamiddagen , filmvoorstellingen en bus uitstappen.

52

Zorgprocessen Inschrijven voor het aanbod gebeurt via lijsten op een centrale plaats. We merken dat de inschrijvingslijst voor busuitstappen zeer snel ingevuld is. Laatkomers vallen uit de boot. Hier zullen we met toewijzingen werken in de toekomst zodat iedere groep om de beurt kan deelnemen. We hopen dat het inschrijven voor het animatieaanbod in de nabije toekomst via de computer kan verlopen. De werkwijze hiervoor wordt onderzocht.

53

Zorgprocessen OP VAKANTIE GAAN Het ‘dagelijkse’ eens achter zich laten, blijft voor veel leefgroepen belangrijk. Begeleiders zijn bereid om daar een extra inspanning voor te leveren.

OP KAMP MET DE LEEFGROEP 19 leefgroepen en 3 anderen trekken een weekje op vakantie naar Villa Vincent (De Haan). 15 groepen zoeken een alternatieve kampplaats. In totaal zijn er dit jaar 37 kampen met een totaliteit van 989 kampdagen. Het aantal kampdagen kent een stijging t.o.v. 2011 met 48. De dalende trend van de voorgaande jaren zet zich niet door. Er is niet direct een aanwijsbare reden om die schommelingen te verklaren. In 2012 gaan er 229 bewoners één of meerdere dagen op kamp. Ten opzichte van 2011 zijn er 25 bewoners méér die kunnen genieten van een vakantie buiten de voorziening. De begeleiding van de vakantiekampen is verzekerd door 209 begeleiders en 28 vrijwilligers. Het aantal vrijwilligers waarop beroep is gedaan blijft t.o.v. 2011 gelijk. We stellen wel een lichte toename vast van het aantal professionele begeleiders. Het semi-internaat gaat ook dit jaar naar Maasmechelen met 19 bewoners. Het aantal bewoners dat meegaat blijft zo goed als gelijk. De dienst Sport en Beweging neemt deel met 7 atleten aan de Special Olympics. Dit jaar verloopt het ietwat moeilijk: de grote verplaatsingen, de bestaffing en enkele gedragsproblemen bij de deelnemers. Toekomstige deelname zullen we kritisch beoordelen. Het aantal bijzondere kampen neemt toe. Bewoners uit verschillende leefgroepen nemen daar aan deel: instellingskamp 4 bewoners, uitwaaikamp 7 bewoners, fietskamp 11 bewoners, activiteitengroep De Bron 9 bewoners.

54

Zorgprocessen EXTERNE KAMPORGANISATIES Het aantal DVC-deelnemers bij vakanties georganiseerd door derden:

Organisatie CM Ziekenzorg Liberale Mutualiteit Zonnebloemkamp Hartekamp Totaal

2009 22 3

2010 25 3

3 7 4 39

3 5 4 40

2011 20 2 2

2012 15 4 2

6 3 33

2 0 23

De daling van het aantal deelnemers aan externe vakanties zet zich verder door. Externe organisaties leggen steeds meer een leeftijdsgrens op aan wie wil deelnemen. Dit jaar voert ook Hartekamp een leeftijdsgrens in van 18 jaar. Voor de +18-jarigen stellen we vast dat het aanbod beperkt is. Dit is een evolutie waarop we weinig invloed kunnen op uitoefenen. Door een beslissing van de directie zijn een aantal zaken in de procedure veranderd: - kinderen van het semi-internaat worden niet ingeschreven via het DVC voor een externe vakantie. - aangepaste hulpmiddelen, nodig voor de veiligheid van de bewoner, is een verantwoordelijkheid van de wettelijke vertegenwoordiger. Het dienstverleningscentrum geeft geen eigen materiaal mee op de vakantie. - het medisch-pedagogisch dossier van een deelnemer, wordt vooraf gelezen en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger.

Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Samenwerken met externe organisaties die vakanties aanbieden voor gebruikers. (HH_PA_PR_01)

55

Zorgprocessen MEDISCHE ZORG Het is onze opdracht om een degelijke medische en verpleegkundige gezondheidsopvolging te handhaven. Algemeen stellen we vast dat bij de oudere bewoners de gezondheidstoestand brozer wordt. In 2012 zijn er vier overlijdens. 2012 was een jaar waarin we veel te maken hadden met nieuwe wetgeving. Voorschriften moeten op stofnaam geschreven worden en dit gekoppeld aan de aflevering van de goedkoopste medicatie. Bovendien moeten we er voor zorgen dat medicatie door een bevoegde apotheek direct bij de gebruiker geleverd wordt. Dit zijn we niet gewoon, want we hebben jaren gewerkt met een eigen intern distributiesysteem. De leefgroepen moeten er klaar voor zijn om de medicamenten op een andere manier te zien binnen komen: anders verpakt, per individuele gebruiker, en geordend naargelang het moment van inname. Die verandering zal groot zijn, en moet dus duchtig worden voorbereid. Dit doen we dit jaar. In 2013 zullen we kunnen proefdraaien en later volledig omschakelen. Tevens wijzigt de zuurstofwetgeving ook waardoor er minder centrale zuurstof beschikbaar is, en bewoners aangewezen zijn op zuurstofconcentrators.

ARTSENCONSULTATIES IN HET DVC HEILIG HART De meeste consultaties, onderzoeken en behandelingen gebeuren in het DVC Heilig Hart door een team van 13 artsen. De hoofdgeneesheer/pediaterneuroloog staat samen met de drie huisartsen in voor de coördinatie van de algemene geneeskunde en pediatrie. Drie huisartsen garanderen een telefonische wachtdienst van 24 uur op 24 en kunnen, indien nodig, binnen de vier uur komen voor een consult. De geneesheren-specialisten zoals revalidatiearts, neuroloog, psychiater, tandarts, orthopedist, oogarts, huidarts, neus-keel-oorarts en gynaecoloog behandelen de specifieke problemen. Afhankelijk van de noodzaak zijn zij meerdere keren per week, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks aanwezig. De consultaties door de huisartsen daalden in 2012 naar 4120 consulten.

ONDERSTEUNENDE VERPLEEGKUNDIGE Sinds half mei 2012 werken er twee verpleegkundigen voltijds binnen het team van ondersteunende verpleegkunde. De vraag naar medische verpleegkundige zorg gaat in stijgende lijn. 43 bewoners uit 22 leefgroepen krijgen extra ondersteuning. tot grote tevredenheid van medewerkers

56

Zorgprocessen DOMINO Domino is een bijzondere leefgroep met drie specifieke functies. In leefgroepsverband verblijven er continu vijf bewoners met veel medische zorgen. Er zijn drie bedden ter beschikking voor tijdelijke bewoners die acuut ziek zijn of postoperatieve zorgen nodig hebben. Een gastenkamer maakt het ouders mogelijk om te overnachten bij hun ziek kind. Door deze ziekenafdeling kan een ziekenhuisverblijf in tijd beperkt of soms vermeden worden. De bewoner kan dichtbij zijn vertrouwde omgeving herstellen en alle nodige medische en verpleegkundige zorgen genieten zowel overdag als ‘s nachts. 2012 telt 69 opnames, meer dan een verdubbeling in vergelijking met het jaar voordien wat resulteerde in 539 opnamedagen. Ook dit jaar hebben we terug te maken met een langdurige opname van 98 dagen. Deze bewoner komt uiteindelijk als permanente bewoner. Er zijn 30 opnames na een ziekenhuisverblijf, 36 opnames vanuit de leefgroep, 2 opnames van thuis uit en 1 bewoner die in logeerfunctie komt op Domino.

SAMENWERKING MET ZIEKENHUIZEN Het DVC Heilig Hart werkt nauw samen met drie ziekenhuizen: Sint-Vincentius (Deinze), Jan Palfijn (Gent) en het Universitair Ziekenhuis (Gent). Net als in 2011 zijn er in 2012 ook 71 meerdaagse opnames. Deze cijfers gelden voor bewoners opgenomen in het internaat of tehuis niet-werkenden. De opnames met een verblijf met minstens 1 overnachting verlopen vooral in het UZ Gent (31) en het Sint-Vincentiusziekenhuis Deinze (26). De voornaamste redenen van de hospitalisatie zijn gastro-enterologie (22), pneumologie (23) en neurologie (13). In 2012 zijn er 49 dagopnames, een daling vergeleken met het jaar voordien (61). De dagopnames gebeuren in het Jan Palfijn ziekenhuis (19) en UZ (9) voor een wissel van de gastrostomiesonde onder sedatie. De overige dagopnames betreffen kleine ingrepen en onderzoeken onder narcose of sedatie die vooral in het Sint-Vincentiusziekenhuis Deinze (11) en het UZ Gent (7) plaatsvinden. Consultaties in ziekenhuizen: In 2012 zijn er 401 consultaties bij artsenspecialisten in het ziekenhuis. Een verschil van 35 met 2011, waar dit er 366 waren. Deze gaan voornamelijk door in het Sint-Vincentiusziekenhuis in Deinze. Röntgenonderzoek om reden van orthopedische- en luchtwegenproblematiek vormt een groot onderdeel van deze consultaties.

57

Zorgprocessen PASTORAAL EN ETHIEK “Wij kijken met een warm hart naar mensen. Wij gaan naar mensen toe in actieve, christelijke naastenliefde.” Deze zin uit onze missie is in 2012 wel met heel veel vreugde verwezenlijkt. 2012 is een feestelijk jaar: 90 jaar DVC Heilig Hart kan niet zomaar voorbijgaan. Er wordt op verschillende momenten stilgestaan bij dit heuglijke feit. Zo richten we in maart een concert in met medewerking van het koor Collegium Cum Splendore. Op 24 juni wordt de zomerbarbecue ingezet met een viering ‘90 jaar DVC Dankend Gedenken’. Een hoogtepunt in dit feestjaar is de grote verjaardagstaart. Manu Keirse kan op 12 oktober op een pastorale vormingsnamiddag meer dan 50 medewerkers boeien met zijn uiteenzetting over ‘omgaan met verlies en verdriet’. De voortdurende omgang met kwetsbare mensen van wie het leven bij momenten zeer broos is, dwingt ons om stil te staan bij ethische overwegingen bij een naderend levenseinde. De schroom om deze ethische vragen door te spreken doet de nood voelen aan veiligheid en houvast. De beleidstekst ‘Medisch handelen bij het levenseinde’ keurt de Raad van Bestuur goed en biedt een medisch verantwoord kader waarbinnen ethisch overleg kan plaatsvinden. Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Medisch handelen bij het levenseinde (HH_AD_RT_15)

Professor Axel Liégeois begeleidt ons om het ethisch model ‘waarden in dialoog’ in praktijk om te zetten. De grote uitdaging is nu om met dit ethisch model verder aan de slag te gaan in ethische overlegmomenten. Op 15 oktober organiseert de pastorale stuurgroep een unieke tentoonstelling met creaties gemaakt door ons middenkader over ‘spirituele zorg’ met als thema: ‘Believe it or not: spirituele zorg is écht’. Daarnaast krijgen de bewoners in het DVC Heilig Hart de kans om zich in te schrijven op een aantal pastorale activiteiten. Het gaat vaak door in samenwerking met andere diensten zoals animatie, logistiek en keuken. Soms neemt de school het voortouw zoals bij de vormselplechtigheid. Soms neemt de animatie het voortouw, veelal de pastorale dienst. Andere vieringen zijn dan eerder voor personeel en/of ouders bedoeld of voor medewerkers en bewoners. Lichtmisviering met kinderzegening (28 januari) Zegening bewoners (3 maart) Posterbeurs (19 en 20 maart) Vormselviering (26 mei) Heilig Hartfeest (7 juni) Startviering (15 september) Gedachtenisviering overleden bewoners (27 oktober) Snoezeladventsviering Kerstspel (17 december) 58

Zorgprocessen

Beëindigen van de hulp- en dienstverlening Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Beëindigen van de hulpdienstverlening. (HH_PD_PR_03)

en

De hulp- en dienstverlening is voor 12 cliënten beëindigd. Voor 4 gebruikers is dit op het ogenblik van het overlijden. 9 gebruikers beëindigen de hulp- en dienstverlening omwille van een overplaatsing hetzij naar huis, hetzij een migratie naar een andere voorziening binnen dezelfde zorgvorm. Van de 9 overplaatsingen zijn er:  1 van het semi-internaat  7 van het internaat  1 van het tehuis niet-werkenden Voor 2 bewoners stopt de school. Ze zijn aangewezen op een school voor Buitengewoon Onderwijs en doen de overstap naar een voorziening waar dit voorzien is of in externaat naar een BUSO school. 6 bewoners verhuizen naar een voorziening dichterbij huis. 1 bewoner start met een persoonlijk assistentie budget.

Aandachtspunt: Proces van beëindiging dienstverlening evalueren, vooral bij overplaatsing

59

Zorgprocessen

Organiseren van het collectief overleg met de gebruikers De collectieve samenspraak met gebruikers is officieel geregeld door de zogenaamde ‘inspraakbesluiten van 1994’. Bij ons is dit sindsdien in een stevige structuur gegoten, waarbij een aantal keren per jaar de gebruikersraad en een bestuurdersdelegatie elkaar ontmoetten. De instellingsvertegenwoordiging bestond uit leden van de Raad van Bestuur en de directie. Dit jaar zijn er nog drie van dergelijke ontmoetingen (13 februari, 16 april en 18 juni). In dit overleg is een akkoord gegroeid om aan de vernoemde inspraakbesluiten te voldoen door een waarnemer in de Raad van Bestuur van de vzw te laten opnemen. Het collectief overleg verandert dan in die zin dat de gebruikersraad het initiatief neemt om op geregelde tijdstippen te vergaderen en daarbij een plaats geeft aan een vertegenwoordiging van het DVC. Dat wordt een directeur en/of een stafmedewerker. Ad hoc kunnen ook andere deskundigen worden verwacht op die vergaderingen. Op die manier heeft al een vergadering plaats op 4 december.

In deze genoemde vergaderingen komen de volgende punten aan bod:  Farmacie  ICT  Waarnemer namens de gebruikers in de Raad van Bestuur  Onafhankelijke derde bij klachtencommissie  Vertegenwoordiger gebruikersraad in de leefgroepen  Hulpmiddelen bij de transfer van rolstoelgebruikers in en uit de auto van hun familie  Stelsel verlengd internaat  Overgang internaat naar tehuis niet-werkenden  Uitbreiding personeel 2012-2014 met 5,4 equivalenten  Wijziging teamhoofden  Telefonie  Charter en protocol  Dag van de Zorg  Temperatuur op Dageraad  TV distributie in leefgroepen en cafetaria  Rokerslokaal  Wijze van overleg tussen gebruikersraad en DVC Heilig Hart  Cafetaria service  Beslissingstabel voor betaling per aanwezig dagdeel  Basisteambudget 10% bijdrage  Communicatie  Facturatie  Ter Leie  Bestemming fondsen vereffening oudervereniging  Beleidsplan en actieplannen  Verkeersveiligheid Leernsesteenweg  De bouwplannen op het terrein van Dageraad 60

Zorgprocessen 

Jaarlijks terugkerend en in procedures vastgelegd: - rapport over het afhandelen van klachten van gebruikers - rapport over fixeren van gebruikers in hun bed ’s nachts - financieel jaarverslag 2010 - rapport over tevredenheidmetingen bij gebruikers

Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Organiseren van het collectief overleg met de gebruikers. (HH_AD_PR_04)

61

Zorgprocessen

Signalen vanuit de gebruikers In het kader van permanente meting van tevredenheid, registreren we de signalen van gebruikers in verband met de geboden dienstverlening. We vragen aan de directe hulpverleners (leefgroep begeleiders, therapeuten, ondersteuningscoördinatoren, loketmedewerkers …) om alert te zijn op signalen van gebruikers. Deze signalen kunnen zowel positief als negatief zijn. Ze worden formeel of informeel geuit. Het registreren van signalen van gebruikers blijft een moeilijk punt. Hoewel het een vast item is van het basisteamoverleg, zijn er weinig sporen van terug te vinden in de verslaggeving. Twee van de tien leidinggevenden maakt er consequent melding van. De resultaten zijn niet representatief voor het geheel van de voorziening. Het registreren van signalen blijft een zwak punt in de organisatie. De signalen hebben betrekking op       

Medische zorg Personeel Facturatie Ondersteuning en begeleiding Aanrekenen van kosten Inrichting en infrastructuur Informatie over hun kind

De signalen van gebruikers zijn zowel uitingen van ongenoegen met diverse aspecten van de dienstverlening als van tevredenheid en grote dankbaarheid die betrekking hebben op de individuele zorg van hun kind.

Actiepunt: Leidinggevenden moeten actiever signalen van gebruikers aan de pedagogisch directeur doorgeven.

62

Zorgprocessen

Afhandelen klachten van gebruikers In 2012 dient één gebruiker een klacht in. Voor het indienen van de klacht maakt hij gebruik van de mail. We situeren de klacht op het terrein van de administratie. Klachten kunnen we ook indelen in verschillende stadia van afronding. In dit overzicht nemen we ook de klachten mee die vóór 1/01/2012 waren ingediend en op die datum nog niet volledig zijn afgerond. In behandeling bij de directie Afgehandeld door directie In behandeling bij de interne klachtencommissie Afgehandeld door de interne klachtencommissie In behandeling bij de leidend ambtenaar van het Vlaams Agentschap Afgehandeld door de leidend ambtenaar van het Vlaams Agentschap

0 1 0 0 0 0

Het aantal klachten blijft klein en volledig in de lijn van de voorgaande jaren.

Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Afhandelen klachten van gebruikers. (HH_AD_PR_07)

63

Zorgprocessen

Tevredenheid van gebruikers Inzichten – besluiten – aandachtspunten uit de periodieke bevraging 

Het algemeen tevredenheidgevoel blijft goed.



We krijgen in beeld wat voor gebruikers heel belangrijk is, met name: - De inspraak die ze hebben bij beslissingen rond hun kind - De mogelijkheid om op bezoek te komen - De informatie die ze krijgen over hun kind - De tussenkomsten en behandelingen van artsen - Oog hebben voor de veiligheid van hun kind/familielid



We krijgen in beeld waar gebruikers uitermate tevreden over zijn, met name: - De mogelijkheid om op bezoek te komen - Onze bereikbaarheid met de telefoon - De verpleegkundige verzorging - De kans die u krijgt om een vertrouwensrelatie op te bouwen met de medewerkers - Het comfort dat we uw kind bieden - Meerdere jaren bij dezelfde groep kinderen en begeleiders blijven - De kinesitherapie die we aanbieden - De opvang die wij bieden tijdens het weekend - De kans die uw kind krijgt om op uitstap te gaan



We krijgen een beeld van aspecten waar gebruikers aandacht voor vragen, met name: - De tussenkomsten en behandelingen van artsen



Ook dit jaar zijn de opmerkingen over onze dienstverlening een informatiebron waar we dankbaar gebruik kunnen van maken. We suggereren om de positieve uitspraken meer openbaar te maken via De Dagklapper. Het zijn gegevens waarmee we medewerkers kunnen erkennen onder het motto “Als iets minder goed loopt, zeg het aan de direct betrokkene. Als iets gewaardeerd wordt, zeg het aan iedereen”.



In dit rapport krijgen we alleen de globale resultaten te zien. In de toekomst willen we ook de individuele resultaten van onze bevraging aan meer medewerkers kenbaar maken. De ondersteuningscoördinatoren krijgen sowieso alle individuele rapporten van de bewoners waarop ze betrokken zijn. Het is een gegevensbron voor hun begeleiding naar medewerkers en voor hun overleg naar de gebruikers en hun netwerk. Toch zijn er ook een aantal leidinggevenden die gebaat kunnen zijn met het krijgen van de individuele resultaten, om de domeinen waarvoor ze verantwoordelijk zijn goed te kunnen opvolgen. We besluiten dat we jaarlijks de individuele resultaten doorgeven aan de leidinggevenden respectievelijk van de administratie (facturering), de school, het loket, de nachtbegeleiding, de verpleging, de artsen, de kine en van de opnames. Daarenboven geven we hen ook de individuele resultaten van die domeinen die eventueel ook op hun verantwoordelijkheidsgebied kunnen slaan, met name de vragen rond informatie, inspraak, comfort en veiligheid.

64

Zorgprocessen 

Sinds de start van onze tevredenheidsmeting in 2000, gebruiken we dezelfde maatstaven of normen om de resultaten te meten en te beoordelen. Het is zinvol om minstens te verkennen of er op vandaag andere normen bestaan en te gebruiken zijn om de resultaten op een valide manier te beoordelen.



De ondersteuningscoördinatoren vervullen sowieso een cruciale rol in het communiceren van de individuele resultaten naar de betrokken medewerkers en gebruikers. Daarom is het wenselijk ons systematisch te informeren over hun bevindingen daaromtrent (bijvoorbeeld door het jaarlijks te agenderen op het overleg directie-ondersteunings-coördinatoren).

Zie ook: ‘Rapport 2012 periodieke tevredenheidspeiling bij gebruikers’

65

Zorgprocessen

Preventie van mishandelingen van gebruikers op fysiek, psychisch en seksueel vlak Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Preventie, detectie en gepast reageren op misbruik en geweld op fysiek, psychisch en seksueel vlak. (HH_AD_PR_03)

Een preventieve procedure voorziet dat alle medewerkers zich ieder jaar moeten uitspreken of zij tekenen gezien hebben van grensoverschrijdend gedrag. Daarnaast blijft altijd de mogelijkheid bestaan om een vertrouwenspersoon aan te spreken. 1. De enquête Verdeelde formulieren Terug via diensthoofd Terug via vertrouwenspersoon Niet teruggekeerd Teruggekeerde formulieren Volledig negatief Eén of meer positieve antwoorden Positieve antwoorden Zonder gevolg, na bespreking Doorverwezen naar directie

511 466 2 43 lange afwezigheid: 40 uit dienst: 3 468 456 12 12 12 0

Behoudens een aantal perfect te verklaren situaties van mensen die lang afwezig waren of ondertussen het DVC hadden verlaten zijn alle formulieren ingevuld teruggekeerd. Twaalf formulieren bevatten één of meer positieve antwoorden, wat wil zeggen dat de invuller gedrag heeft gemerkt waarvan hij of zij vindt dat er aandacht moet aan geschonken worden. In elk van deze situatie heeft de invuller de situatie die hij of zij voor ogen had kunnen bespreken met zijn diensthoofd of met een vertrouwenspersoon. In een aantal gevallen evalueert de indiener dat hij of zij zelf had gebotst met de grenzen van passend fysiek of psychisch gedrag. In de andere gevallen is de persoon die men het kritische gedrag zag stellen aangesproken en is een afspraak tot stand gekomen om aan dat probleem te werken. Geen enkele situatie is van die aard dat een verwijzing naar de directie noodzakelijk is, voor meer corrigerend of bestraffend optreden. 66

Zorgprocessen Het feit dat er positieve antwoorden in dit onderzoek voorkomen mag als gunstig worden beschouwd, omdat het wijst op bewust en zelfevaluerend gedrag. De onderzoeksvragen zijn blijkbaar een goede prikkel tot deze introspectie. 2. Meldingen bij de vertrouwenspersonen Er zijn doorheen het jaar bij de vertrouwenspersonen geen vragen gesteld die een formele interventie als gevolg hebben.

67

Zorgprocessen

Vrijheidsbeperkende maatregelen Bij het toepassen van vrijheidsbeperking dienen er procedures gevolgd te worden niet enkel vanuit veiligheidsoverweging maar evenzeer omwille van de integriteit van de persoon. In het DVC Heilig Hart maakt men gebruik van vrijheidsbeperking in uiterste nood hetzij om de veiligheid van bewoners en personeel te verzekeren of omwille van het welzijn van de persoon zelf, en van het materiaal. Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Gedragscode vrijheidsbeperkende maatregelen. (HH_AD_RT_14) Nemen van vrijheidsbeperkende maatregelen bij bewoners (HH_PD_PR_14)

Fixeren van bewoners tijdens de nacht Om veiligheidsredenen nemen we nog steeds maatregelen om de vrijheid van een aantal bewoners te beperken tijdens de nacht. Het nemen van vrijheidsbeperkende maatregelen is niet zonder risico’s. Een strikte toepassing van de procedure waarin de werkwijze staat beschreven, moet incidenten voorkomen. In dit hoofdstuk spreken we enkel over bewoners opgenomen in het internaat en het tehuis nietwerkenden. Het is gebaseerd op de gegevens van de preventieadviseur, die het gebruikte fixatiemateriaal beheert en verdeelt. Bewoners die omwille van orthopedische redenen beperkt zijn in hun bewegingsvrijheid nemen we niet op in onderstaande tabel. Aantal gefixeerde bewoners Op 31 december 2012 maken 298 bewoners gebruik van de residentiële opvang waarvan:  119 in het internaat waarvan 5 in het verlengd internaat  179 in het tehuis niet-werkenden

2007 2008 2009 2010 2011 2012

Aantal residenten 296 296 299 296 298 298

Aantal gefixeerd 64 58 59 60 56 48

Percentage 21.48% 19.60 % 19,73% 20.27% 18.80% 16.11%

68

Zorgprocessen Besluit: Het aantal bewoners dat 's nachts om één of andere reden in zijn vrijheid beperkt wordt, vertoont van jaar tot jaar lichte schommelingen. Het is voor het tweede jaar op rij dat we een daling zien. Het is een bewuste politiek om naar middelen te zoeken waardoor vrijheidsbeperking kan voorkomen worden. We mogen verhopen dat de neerwaartse trend zich in de toekomst blijft doorzetten.

Zie ook: ‘Evaluatierapport 2012 fixeren van bewoners tijdens de nacht.’

Vrijheidsbeperkende maatregelen overdag We nemen alle bewoners in acht die gebruik maken van onze diensten. We spreken in totaal over 332 bewoners waarvan er 278 één of andere vrijheid beperkende maatregel hebben. Slechts 59 bewoners hebben er geen. Er zijn meerdere motieven om een vrijheid beperkende maatregel op te leggen. De belangrijkste zijn de veiligheid omwille van zichzelf en anderen en medische. Te onderscheiden maatregelen: fixatie materialen (blokstoelen, binders, tafelplanken, rolstoel al dan niet met zitschelp …), afzondering al dan niet in een aangepaste ruimte, gedragsmedicatie. De ondersteuningscoördinatoren dragen een grote verantwoordelijke in deze materie.

69

Zorgprocessen

Veiligheid BEWONERSONGEVALLEN 91 bewonersongevallen zijn geregistreerd of gemiddeld 7 registraties per maand. Tegenover het voorgaande jaar stellen we een daling met 19 bewonersongevallen vast.

THEMA Gedrag andere bewoner Eigen gedraging Epileptische aanval Hard contact Evenwicht verliezen Warmte - koude Vreemd product Val Klemming Verslikken Brandwonde

TOTAAL 3 13 8 15 8 2 3 31 5 1 2 91

De valincidenten (31) zijn dominant aanwezig binnen de bewonersongevallen. Een verdere differentiëring van de aanleidingen/oorzaken van deze valincidenten kunnen genuanceerde preventievoorstellen en maatregelen genereren. Dit gaan we zeker opnemen in de registratie van kalenderjaar 2013. Daarnaast merken we als tweede belangrijkste oorzaak de incidenten in contact met harde voorwerpen. De niet gecontroleerde bewegingen en gedragingen van onze bewoners zijn vaak ook aanleiding tot een kneuzing, wonde of ander letsel. Maandelijkse rapportages naast het presenteren van een jaaroverzicht bieden de medewerkers en hun leidinggevenden de kans tot gericht reageren of anticiperen op terugkomende situaties. Vanuit een toegenomen alertheid, leren van ervaringen, zoeken naar gedragen oplossingen zien we een positieve evolutie in preventiebewustzijn op de werkvloer.

70

Personeel

PERSONEEL Cijfers en grafieken Continu leren Zachte comfortmethode Goed nieuws! Er komt meer personeel Personele middelen herverdelen Functioneringsgesprekken 2010-2012 Ondernemingsraad en Comité Preventie en Bescherming Verzuimbeleid Zorgambassadeurs Oost-Vlaanderen Samenwerking met scholen Dag van de Zorg Melding aan vertrouwenspersonen Bouwen aan een partnerschap met IDEWE Veiligheid Vrijwilligers Stagiairs 71

Personeel

72

Personeel CIJFERS EN GRAFIEKEN AANTAL PERSONEELSLEDEN Eind 2012 zijn er 537 personeelsleden in dienst. Als wij de cijfers vergelijken met 2011 is dat één personeelslid minder. Wij stellen vast dat, ondanks de toename van ons vast kader met méér dan vijf voltijdse equivalenten, het aantal personeelsleden stabiel blijft. Waarschijnlijk zijn er eind 2011 minder tijdelijke medewerkers in dienst.

LEEFTIJDSPIRAMIDE Het aantal 55-plussers stijgt met 16 %. In 2012 maken alle 50-plussers samen 30 % uit van ons totale personeelsbestand. Vraag blijft nog steeds wanneer de grote uitstroom precies zal beginnen. Veel zal afhangen van de wetgeving. De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers blijft stijgen. Het is nu 42 jaar en 3 maanden, terwijl dit in 2011 nog 41 jaar en 8 maanden bedroeg.

120

112

Leeftijdspiramide 100 83 80

72

60

52

56

56

49

51

40 20 6 0 -20j

20j-24j 25j-29j 30j-34j 35j-39j 40j-44j 45j-49j 50j-54j

+55j

73

Personeel PERSONEELSVERLOOP In 2012 maken 41 medewerkers voor het eerst kennis met ons centrum. Dat zijn er 13 meer dan het jaar daarvoor. 16 medewerkers nemen zelf ontslag en 1 medewerker wordt door ons ontslagen. Er gaan 5 medewerkers in brugpensioen. Dat zijn er 2 minder dan het jaar voordien. Op 31 december zijn 26 van onze ex-medewerkers in brugpensioen. Aandachtspunt: We onderzoeken de redenen waarom nieuw aangeworven leefgroepbegeleiders soms snel afhaken.

ANCIENNITEIT Het dienstverleningscentrum Heilig Hart blijft een instelling met een hoge instellingsanciënniteit. Wij baseren ons hierbij op de Human Resources kengetallen. De gemiddelde anciënniteit is 17 jaar 9 maanden. 44 % van onze medewerkers heeft een anciënniteit van meer dan 20 jaar. Op woensdag 17 oktober vindt het jaarlijks ‘feest van de jubilarissen’ plaats. Medewerkers die 10, 20, 25 en 35 jaar geleden hun eerste stappen in ons gebouw zetten, zetten wij letterlijk en figuurlijk in de bloemetjes. Er zijn 9 medewerkers met 10 jaar anciënniteit, 9 met 20 jaar anciënniteit, 13 zilveren jubilarissen en 24 medewerkers met 35 jaar anciënniteit.

Anciënniteit 2012

117 238

0j-5j 63

6j-10j 11j-15j

69 50

16j-20j +20j

74

Personeel DEELTIJDS/VOLTIJDS Net zoals vorig jaar halen wij ook in 2012 onze streefdoel: geen toename dus van het aantal deeltijdse contracten. Eind 2012 hebben 47% (2011=49%) van onze medewerkers een deeltijds contract, 53 % hebben een voltijds contract. Dit betekent echter geenszins dat slechts 47% deeltijds werkt. Meer en meer medewerkers kiezen om contractueel voltijds in dienst te blijven maar tezelfdertijd één of andere vorm van deeltijds tijdskrediet of loopbaanonderbreking te nemen. Bovendien vragen jonge medewerkers uitdrukkelijk naar voltijds werk. Het is een uitdaging om ook in de toekomst voltijdse contracten over te houden om jonge mensen een volwaardige start binnen ons centrum te geven.

MANNEN/VROUWEN Op het totaal personeelsbestand zijn er 486 vrouwen en 51 mannen. De verhouding blijft gelijk.

LOOPBAANONDERBREKING EN TIJDSKREDIET In 2012 zien wij een lichte daling van het aantal landingsbanen met vermindering tot 19 uur. In 2010 waren er 13 medewerkers in landingsbaan, in 2011 was dat 23, in 2012 zijn dat er nog 21. Zoals voorspeld in het vorige jaarverslag is dit aantal nagenoeg gelijk gebleven. Eind 2011 veranderde de regering Di Rupo immers de toetredingsvoorwaarden. Begin 2012 is het zo dat landingsbanen mét uitkeringen slechts kunnen vanaf de leeftijd van 55 jaar. De snel evoluerende wetgeving maakt voorspellingen van de landingsbanen eind 2012 niet eenvoudig. Feit is dat de organiseerbaarheid er niet gemakkelijker op wordt (zie ook pag 82). Ook het administratieve luik wordt niet eenvoudiger. De wetgeving opvolgen wordt steeds moeilijker. Zo verschijnt op regelmatige basis nieuwe wetgeving rond ‘loopbaanonderbreking’ en ‘werkloosheid met bedrijfstoeslag’. Onze personeelsdienst behandelt in 2012 méér dan 200 vragen in verband met loopbaanplanning.

Actiepunt: We denken met alle leidinggevenden na over leeftijdsbewust personeelsbeleid binnen ons centrum.

75

Personeel CONTINU LEREN Er zijn 129 verschillende opleidingen, verdeeld in interne en externe vormingsactiviteiten.

AANTAL UREN OPLEIDING Bij interne opleidingen gebeurt de organisatie door het dienstverleningscentrum, al dan niet met een externe docent. Het aantal uren externe vorming is beduidend kleiner dan het aantal uren interne vorming.

KOSTPRIJSVERDELING INTERN EN EXTERN OPLEIDINGSAANBOD De kostprijs is grotendeels besteed aan de externe activiteiten. Bij heel wat intern georganiseerde opleidingen zijn er geen extra kosten voor lesgevers als dit eigen medewerkers zijn.

76

Personeel DE BELANGRIJKSTE OPLEIDINGSTHEMA’S Net zoals vorig jaar zijn de meeste opleidingsuren besteed aan het thema ‘preventie’. Met niet minder dan 1225 uren opleiding is dit de grote slokop. De belangrijkste onderwerpen hierbij zijn de verplaatsingstechnieken (578 uren) en meer bepaald de ‘zachte comfortmethode’. Dit is een opleiding waarbij begeleiders leren om handling en verplaatsing te doen van bewoners op een comfortabele en veilige manier, zowel voor de bewoners als de begeleiders (zie ook pagina 80). Als tweede in de rij komen de opleidingen ‘levensreddend handelen’. Deze vorming, waaraan 333 uren zijn besteed, is verzorgd door onze arbeidsgeneeskundige dienst. Op de derde plaats komen de opleidingen in verband met brandbestrijding en evacuatie. Zo volgen twintig medewerkers een opleiding brandbestrijding aan de brandweerschool en zijn er bijkomende opleidingen voor medewerkers van ons brandinterventieteam. Heel wat opleidingsuren zijn ook gegaan naar ‘basale stimulatie’. Er is de jaarlijkse basisopleiding. Daarnaast nemen verschillende medewerkers deel aan een studiedag in zusterorganisatie Sint-Oda. Bij enkele teams zijn er terugkomdagen. Bijzonder is dat wij dit jaar vereerd worden met het bezoek van Ursula Büker, een Duitse experte. Zij verblijft twee dagen in onze voorziening en geeft doorheen de dag begeleiding aan diverse teams. Ook ’s avonds is zij gastspreker voor medewerkers en ouders. Haar gedrevenheid en specifieke aanpak zullen zeker bijblijven. Er is ook dit jaar heel wat tijd besteed aan ‘informaticaopleidingen’. Er zijn een aantal nieuwe zelf ontworpen programma’s die telkens een bijkomende opleiding vereisen. Het betreft hier meestal korte vormingsmomenten voor een zeer talrijk publiek. Aansluitend op de informaticaopleidingen volgen de sessies over telefonie. De ingebruikname van de nieuwe telefooncentrale en bijhorende smartphones brengen regelmatig gebruikers samen om het correcte gebruik van de toestellen aan te leren. Hier zijn ruim 200 uren opleiding aan besteed. Ook dit jaar is er aandacht voor communicatievaardigheden. Er is een druk bijgewoonde vorming met een externe begeleider van de organisatie ‘Fenrir consult’. Ook het leren geven en ontvangen van feedback blijft in de aandacht.

Zie ook: ‘Overzicht Vorming, Training en Opleiding 2012’

77

Personeel WELKE PERSONEELSGROEPEN VOLGEN OPLEIDINGEN? Van het administratief-logistiek departement volgen de medewerkers van de keuken het meest opleiding. Dit is te verklaren door de steeds weerkerende opleidingen over de HACCP-normen en de jaaropleiding van een medewerker. In het departement van de algemeen directeur volgen de kinesisten 247 uren opleiding. Dit is logisch want zij vormen een grote groep. De stafmedewerker pastoraal schoolt zich, net zoals andere jaren, zeer regelmatig bij over onderwerpen die te maken hebben met religie en rouwproblematiek. In het personeelsdepartement beëindigt het diensthoofd van de nachtploeg haar opleiding voor verpleegkundige. Ook haar medewerkers van de nachtploeg volgen een aanzienlijk aantal uren vorming. De totale nachtploeg investeert dan ook ruim 600 uren. Het is evident dat de medewerkers van het grootste departement, het pedagogisch departement, het meest aantal uren opleiding volgen en dat daarbinnen de leefgroepbegeleiders het grootste pakket voor hun rekening nemen (1406 uren) met vooral de onderwerpen ‘basale stimulatie’, ‘preventie’ en de basiscursus. Ook de ergotherapeuten volgen veel opleiding (406 uren). Zij volgen bijscholing in verband met ergonomie, hulpmiddelen en preventie. Logisch, want vanaf 2012 nemen ergotherapeuten een voortrekkersrol op wat ergonomie betreft op de leefgroepen die zij begeleiden. Besluit: Er wordt in onze voorziening veel aandacht geschonken aan preventie. De opleidingen over brandveiligheid en brandbestrijding staan dit jaar weer duidelijk op de agenda. Daarnaast nemen de opleidingen ‘levensreddend handelen’ een groot aantal vormingsuren in. De preventie geeft ook duidelijk aandacht voor de (zwakke) rug en gewrichten die zwaar belast worden in allerlei verplaatsingen en handling met onze bewoners. De zachte comfortmethode is een blijver en zal nog toenemen in belang. Elke medewerker krijgt de kans om een opleiding te volgen. Wij registreren 402 verschillende namen van medewerkers die deelnemen, hetzij soms slechts aan een korte opleiding zoals een informaticainstructie op een leefgroep.

Actiepunt: We onderzoeken de doelmatigheid van een aantal duurdere opleidingen die bezig zijn in 2013.

78

Personeel ZACHTE COMFORTMETHODE Niettegenstaande reeds een aantal opleidingen doorgegaan zijn, besluiten wij in 2012 om de ‘zachte comfortmethode’ op te nemen in het instellingsbeleidsplan 2012. Onze eigen hef- en tilcoachen verzorgen de opleidingen. Daar méér dan 36 leefgroepen de opleiding moeten volgen, wordt aan het doel als einddatum 1 mei 2015 meegegeven. Bij de beleidskeuze om de ‘zachte comfortmethode’ te verplichten voor alle leefgroepen vertrekken wij vanuit twee vaststellingen: -

-

Een minderheid van onze bewoners is ambulant (25,44 % bij de kinderen, 44,02 % bij de volwassenen). Steeds minder bewoners kunnen dus zelfstandig zitten of stappen. Hieruit concluderen wij dat het grootste deel van onze bewoners afhankelijk is van zijn of haar begeleider om zich te verplaatsen. Deze verplaatsingen op een goede manier uitvoeren d.w.z. comfortabel en veilig voor zowel bewoner als begeleider, is van groot belang. We stellen ook vast dat grootste deel van het langdurig verzuim toe te schrijven is aan locomotorische letsels. De verplichte opleiding van alle basisteams is één van de middelen in de preventie van deze letsels.

De doelstellingen zijn van meet af aan duidelijk. Kennis omtrent hanteringsprocedures wordt uitgelegd en ingeoefend met ganse basisteam. Een vormingspakket krijgt een plaats in het kwaliteitshandboek. De ergotherapeuten bekijken na de vorming welke situaties binnen het dagelijks leven op de leefgroep vanuit deze principes/inzichten kunnen beïnvloed worden. Dit laatste kadert binnen de formele, trekkende rol die ergotherapeuten op leefgroepen voortaan opnemen in verband met ergonomie. De ergotherapeuten worden trouwens ook dé referentiepersonen om de opleiding achteraf op te volgen. In 2012 organiseren we een opleiding voor 6 leefgroepen.

Actiepunt: We actualiseren het “vormingspakket zachte comfortmethode”

79

Personeel GOED NIEUWS! ER KOMT MEER PERSONEEL In navolging van het protocolakkoord van 21 februari 2011 tussen de sociale partners en Vlaams minister Jo Vandeurzen dat voorziet in 500 bijkomende jobs in de periode 2011 – 2014 is er een tweede stap ondernomen in de gefaseerde toekenning van bijkomende tewerkstelling. In een eerste fase was in het uitbreidingsbeleid 2011 reeds 4 miljoen euro voorzien (84 voltijdse equivalenten). Inzake de inzet van het resterende budget van 21 miljoen euro (ongeveer 416 voltijdse equivalenten) tijdens de periode 2012– 2014 schrijven de sociale partners zich in op de zorgvernieuwing zoals voorzien in het Perspectiefplan 2020 in overleg met de veranderingsmanager. Dit impliceert dat de middelen toegewezen worden rekening houdend met indicatoren van zorgzwaarte van de cliënten. In gezamenlijk akkoord hebben de sociale partners en Vlaams minister Jo Vandeurzen op 27 februari de toekenningscriteria bepaald voor de verdeling van het budget van 21 miljoen euro, bestemd voor de versterking van de personeelsomkadering in de VAPH erkende en gesubsidieerde voorzieningen tijdens de periode 2012-2014. In de omzendbrief van 23 maart krijgen wij het goede nieuws. Gefaseerd over drie jaren (2012-20132014) krijgen wij ruim 16 voltijdse equivalenten bij. In 2012 worden de middelen als volgt verdeeld :  1 voltijdse activiteitenbegeleider  1 voltijdse medewerker distributiedienst  1 voltijdse ondersteunende verpleegkundige

De rest wordt geïnvesteerd in de versterking van de leefgroepsteams en gaat dus naar begeleidend personeel. Voor de besteding van de middelen in 2013 en 2014 nemen we nog geen beslissingen.

Actiepunt: We denken na over de besteding van de middelen 2013-2014.

80

Personeel PERSONELE MIDDELEN HERVERDELEN TEGEN EEN VERSNIPPERD LANDSCHAP Wij stellen vast dat het aantal leefgroepsbegeleiders dat binnen één leefgroep actief is, toeneemt. Dat op zich is niet het grootste probleem maar wel het feit dat steeds méér leefgroepsbegeleiders met een beperkt aantal uren binnen een leefgroep actief zijn. De inzet schommelt van enkele dagen per jaar tot meerdere uren per week. De laatste jaren hebben wij heel strikt en eerlijk de uren van ondersteunende opvoeder en VIAmedewerker verdeeld. Iedere leefgroep krijgt daardoor precies waar hij recht op heeft. Al gaat het hier soms over enkele dagen per jaar/maand, toch worden die uren toegekend. Komt daar nog bij dat de ondersteunende opvoeders en VIA-medewerker andere medewerkers zijn met een eigen werksysteem en eigen afspraken rond inzetbaarheid. Steeds meer leefgroepsbegeleiders maken ook gebruik van een of andere vorm van tijdskrediet. Niet zelden wordt dit tijdskrediet opgenomen in de vorm van deeltijds werk. Voor de vervanging van de vrijgekomen uren gaat men dan op zoek naar iemand die uren kan bijwerken. Bij voorkeur gaan de uren naar iemand van de leefgroep of iemand die toch op die leefgroep werkt. Maar als dit niet mogelijk is, wordt uitgekeken naar iemand van buiten de leefgroep die één dag per week inspringt op de leefgroep terwijl de vaste leefgroepsbegeleider haar tijdskrediet op neemt. Ook dit zorgt voor versnippering van de uren. De laatste jaren horen wij van veel leefgroepen de klacht dat er té veel begeleiders op de groepen aanwezig zijn. Begeleiders die slechts een beperkt engagement binnen die groep opnemen. Hun aanwezigheid is immers heel beperkt waardoor de druk op de voltijdse medewerkers gestaag toeneemt. Ook de continuïteit komt in het gedrang. Sommige gebruikers klagen over het steeds wisselend personeel. In september wordt over dit onderwerp een instellingsdoel op de rails gezet. De oprichting van een werkgroep bestaande uit een aantal diensthoofden pedagogiek, een vertegenwoordiger van de werknemersdelegatie en een directie-assistente, is een eerste stap. De personeelsdirecteur zit deze werkgroep voor. Binnen dit doel gaan wij op zoek naar alternatieven. Kunnen wij op een andere manier omgaan met onze middelen zodat het aantal begeleiders op leefgroepen beperkt wordt? Bestaan er andere oplossingen om deeltijds tijdskrediet te vervangen? Eind 2012 is de werkgroep al een aantal keren samen geweest. De effecten zullen reeds begin 2013 vertaald worden in nieuwe afspraken rond de organisatie van onze werking met ondersteunende opvoedsters. Wordt ongetwijfeld vervolgd ...

81

Personeel FUNCTIONERINGSGESPREKKEN 2010-2012 Al méér dan 12 jaar voeren leidinggevenden en basismedewerkers tweejaarlijks een functioneringsgesprek met elkaar. Toen de procedure functioneringsgesprekken geschreven werd, voerden wij het vast item in. Het vast item is voor alle medewerkers van ons centrum gelijk. Het betreft steeds een onderwerp waarvan het beleid de mening wil horen van al haar medewerkers. Het behoort daarenboven niet tot de privacy van het gesprek. Er moet immers verslag uitgebracht worden bij de personeelsdirecteur. Vanaf 2008 verankeren wij het competentiedenken in onze gesprekken. Wij verlaten dan voor enkele jaren het werken met een vast item om ons volop te concentreren op de vernieuwde manier van werken met competenties. Eind 2012 besluiten wij opnieuw een vast item in te voeren. Na een bevraging bij leidinggevenden en stafmedewerkers kiest de directie voor gesprekken rond veranderingen. Vinden medewerkers dat er té veel veranderingen zijn of vinden zij net dat er bijzonder weinig verandert? Hoe verlopen dan die veranderingen? Wat kan beter? Nieuw in 2012 is ook dat de functioneringsgesprekrondes voortaan over twee kalenderjaren zullen lopen en niet langer over twee schooljaren. In 2012 maken wij de balans op. Meer dan 86 % van onze medewerkers voerde de afgelopen twee jaar een functioneringsgesprek met zijn of haar leidinggevende. Deze cijfers maken eens te meer duidelijk dat het functioneringsgesprek een stevig verankerd personeelsinstrument is. Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Voeren van functioneringsgesprekken (HH_HD_PR_03)

82

Personeel ONDERNEMINGSRAAD en COMITE PREVENTIE EN BESCHERMING 2012 is niet alleen een jaar waarin we gemeente-, provincie- en stadsdistrictraden kiezen maar ook een jaar van sociale verkiezingen. De sociale verkiezingen worden al sinds 1950 om de vier jaar georganiseerd in Belgische bedrijven met ten minste 50 werknemers. Ze hebben tot doel om personeelsafgevaardigden te verkiezen voor het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) en/of de ondernemingsraad (OR). Eind 2011 reeds start de voorprocedure. We beseffen maar al te goed wat ons te wachten staat: een lange en strikte procedure, een nauwgezette opvolging, de verantwoordelijkheid om de betrouwbaarheid van de resultaten te garanderen, … Op 10 mei is het dan eindelijk zo ver, de langverwachte verkiezingsdag. In juni worden de nieuwe organen officieel geïnstalleerd. Vanzelfsprekend staan de sociale verkiezingen begin 2012 bijna maandelijks op de agenda van beide overlegorganen. Net voor de zomer volgen dan de klassieke installatievergaderingen met bespreking van het huishoudelijk reglement op beide vergaderingen. In september verwelkomen wij binnen het comité preventie en bescherming op het werk een nieuwe interne Preventieadviseur. Bertin Desmidt gaat op pensioen, Filip Desmet volgt hem op. Dit jaar schakelen we over op een nieuw telefoniesysteem. Regelmatig agenderen we dit systeem. De overschakeling zorgt immers voor de nodige problemen. Ook het verdwijnen van het rooklokaal is vermeldenswaard. Voortaan kan roken enkel nog buiten. Een bloemlezing uit de overige onderwerpen die op het Comité een plaats krijgen : Toelichting bij het jaarverslag ‘grensoverschrijdend gedrag op het werk’ Automatische deuren Herschikking parking/fietsenstalling Mobiliteitsplan Sanering rooklokaal Gelijkstellen van de verschillende uurwerken Verslagen bedrijfsbezoeken door arbeidsgeneesheer Intern noodplan Nieuwe installatie TV aanbod Evaluatie verzuimbeleid Arbeidskledij Fixeren van rolstoelen in de bus extern vervoer Introductie nieuwe gordelsnijmessen Jobrotation wasserij Cafetariaservice en cafetariakosten Interne audit nooduitgang Handhygiëne Griepvaccin

83

Personeel In de ondernemingsraad komen dan weer andere onderwerpen aan bod. Zo zorgt de geplande verandering in de bedeling van medicatie voor onrust bij de medewerkers van de medische en farmaceutische dispatching. Bij het aantreden van een nieuw samengestelde ondernemingsraad is daar ook de uitvoerige bespreking van de financiële en economische informatie. Andere onderwerpen zijn van diverse aard : Uurroosters VAV uren en -vervangingen Sociale maribel VTO plan 2012 Vervanging diensthoofden Koffie drinken Privacy beleid op de computers Masterplan verbouwingen Brugpensioenen Info rond opname loopbaanonderbreking en thematische verloven

84

Personeel VERZUIMBELEID Het relatief hoge verzuimcijfer van ons centrum (in vergelijking met andere soortgelijke instellingen in Vlaanderen) doet ons reeds in 2010 besluiten om een visie en protocol te ontwikkelen rond ziekteverzuim. Eind 2010 was zowel de visie als het protocol klaar. Op 15 mei 2011 gingen wij echt van start. Op 24 mei 2012 is er een eerste, grote evaluatie van ons verzuimbeleid. Alle leidinggevenden blikken samen met de preventieadviseur, de arbeidsgeneesheer en de externe preventieadviseur psychosociaal welzijn terug op één jaar verzuimbeleid. Wanneer wij ‘een jaar zonder’ en ‘een jaar mét’ verzuimbeleid vergelijken, zien wij een daling van het verzuim binnen het gewaarborgd loon met 5 %. Na de verdeling van een flyer met informatie over het verzuimbeleid stellen wij een sterke daling vast van het aantal ‘één dag zieken’. Daarna gaan de cijfers opnieuw de hoogte in. Toeval of toch niet? Tijdens de evaluatie maken wij nieuwe afspraken : 1. We onderzoeken of wij meer vergelijkende cijfers kunnen beschikbaar stellen. Leidinggevenden zouden dan zelf statistieken kunnen trekken. Ook de vergelijkingen van de eigen dienst in verhouding tot het gemiddelde van het DVC en van gelijkaardige diensten kan mogelijks interessant werkmateriaal leveren. Enkele geïnteresseerde leidinggevenden komen in oktober samen met de preventieadviseur en het diensthoofd administratie samen rond dit onderwerp. 2. We gaan meer en anders communiceren over ons verzuimbeleid. Permanent willen wij verzuim onder de aandacht brengen. Op de personeelsvergadering van juni beginnen wij er alvast mee. 3. We bekijken of wij een intervisie onder leidinggevenden kunnen starten waarin ‘leren van elkaar’ in het voeren van verzuimgesprekken centraal staat. 4. De arbeidsgeneesheer stelt vast dat verzuim in ons centrum niet zelden toe te schrijven is aan locomotorische letsels. Belangrijk is dan ook om onze acties af te stemmen op de preventie van deze letsels. In 2012 volgen ergotherapeuten een opleiding rond ergonomie. Hun frequente aanwezigheid op leefgroepen garandeert een meer nabije opvolging van alles wat met ergonomie te maken heeft. We wijzen medewerkers hierbij ook op hun eigen verantwoordelijkheid. Ook de opleiding ‘zachte comfortmethode’ richt zich op de preventie van deze letsels. 5. We onderzoeken de mogelijkheid om op systematische wijze een controlearts te sturen. In augustus gaan we in zee met MEDIWE. Deze organisatie voert medische controles uit.

85

Personeel In september besluit de directie het griepvaccin gratis ter beschikking te stellen van al onze medewerkers. De toekomst zal verder uitwijzen in hoeverre al deze maatregelen gevolgen hebben voor ons verzuimbeleid. Wordt ongetwijfeld vervolgd …

Actiepunt: We evalueren opnieuw ons verzuimbeleid in het najaar 2013 en evalueren meteen ook de ondernomen stappen (oa nieuw computerprogramma, vorming, …)

Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Beleid t.a.v. (HH_HD_SB_07)

ziekteverzuim

86

Personeel ZORGAMBASSADEURS OOST-VLAANDEREN Het Provinciaal Platform Promotie Zorgberoepen gaat in 2012 over tot de aanstelling van 72 zorgambassadeurs. Ook ons centrum vaardigt binnen dit platform twee ambassadeurs af: een ergotherapeut (Mireille Follens) en een bachelor in de orthopedagogie (Stijn Minne). Met dit initiatief wil de provincie een bijdrage leveren om aan de arbeidsmarkt te tonen dat de zorgsector een waaier aan mogelijkheden biedt. Zo is er voor elk profiel een job in de zorgsector. Ook willen de provinciebesturen door middel van hun zorgambassadeurs in beeld brengen, dat werken met ‘hoofd-handen-hart’ geen saaie maar een leuke job is. De uiteindelijke doelstelling van de werking rond de Oost-Vlaamse zorgambassadeurs is een toename van het aantal zorgverleners. Méér mensen gidsen naar de zorgsector via het uitstralen van een positieve beeldvorming, het communiceren over de meerwaarde van de job en het actief informeren van de doelgroepen. Veel oudere werknemers zullen de komende jaren de sector verlaten en bovendien zal de sector méér personeel nodig hebben door de toenemende vraag naar zorg o.a. door de vergrijzing. Bovendien zullen er, door de daling van het aantal jongeren in Vlaanderen, minder werkzoekenden zijn. Geschikt personeel vinden dreigt dus een zwaar probleem te worden voor de zorgsector. De cijfers in het jaarverslag tonen aan dit ook voor ons centrum (zie pag 74) het geval zal zijn. Onze eigen zorgambassadeurs verduidelijken op de personeelsvergadering van september naar de grote personeelsgroep waarvoor zij staan. Ze roepen hun collega’s op om mee ambassadeur te zijn. Onze personeelsgroep op peil houden is immers een zaak van wij-samen. Op 22 november worden alle zorgambassadeurs tijdens een plechtigheid in het Provinciaal Gouvernement, door Minister Van Deurzen officieel aangesteld.

87

Personeel SAMENWERKING MET SCHOLEN Op 25 november 2011 ontving ons centrum directies, leerkrachten en stagementoren van de scholen die bij ons studenten hebben. Met de titel ‘Stuifmeel in de zorg’ maken wij duidelijk dat er tussen de scholen en het werkveld voortdurend interactie is. Zoals de natuur niet verder kan ontwikkelen zonder stuifmeel, zo kunnen wij als centrum niet zonder de opleidingscentra en omgekeerd. Deze studienamiddag leidt in 2012 tot een aantal acties. De bezoekweek wordt anders ingevuld We geven niet langer een algemene voorstelling van ons centrum tijdens het bezoek zelf. We sturen wel de informatie digitaal door naar de scholen zodat leerkrachten vooraf die info kunnen doornemen met hun leerlingen/studenten. We brengen tijdens de bezoekweek ook niet langer meer een bezoek aan leefgroepen. De uitwisseling binnen de studiedag ‘Stuifmeel in de zorg’ leerde ons dat dit soms té confronterend is voor studenten. We gaan wel naar de activiteitenruimtes. Daar gebeurt het dat er bewoners in de activiteitenruimtes zitten. Dit laatste kan maar wordt vooraf bevraagd en gecommuniceerd naar de therapeuten die daar aan het werk zijn. Het programma ziet er voortaan als volgt uit:  Verwelkoming  Voorstelling instellingsfilm  Een leefgroepsbegeleider én een activiteitenbegeleider vertellen over hun job. Aansluitend gelegenheid tot vraagstelling.  Rondleiding naar activiteitenruimtes  Pauze  Vragenronde (eventueel)

Er worden afspraken gemaakt rond de opvang van studenten. Reeds op 6 maart komt er een terugkoppeling van de studienamiddag naar alle leidinggevenden. Op 2 oktober houden wij dan een managementraad met alle leidinggevenden en de ondersteuningscoördinatoren over onze visie op de opvang van studenten. Omtrent volgende items werden afspraken gemaakt :      

Goede opvang van studenten is belangrijk, zeker tijdens hun eerste stagedagen. Wat evident is voor ons, is het dikwijls niet voor de studenten. De vele wissels in de begeleiding zorgen soms voor problemen. We moeten duidelijke scores durven geven ook als de stage niet meegevallen is. De steun van diensthoofden en stafmedewerker stagiairs aan basismedewerkers is van cruciaal belang in het begeleidingsproces. Het belang van A-B scores bij laatstejaarsstudenten en de aanwerving binnen ons centrum wordt door alle partners onderschreven. 88

Personeel We stellen multimedia ter beschikking van scholen Samen met de voltallige directieploeg bekijken wij al in 2011 de mogelijkheid om audiovisueel materiaal ter beschikking te stellen van de scholen. In 2012 wordt, zij het nog beperkt, audiovisueel materiaal ter beschikking gesteld van de scholen. Het gaat hier dan vooral over de instellings-DVD. Verder nemen een aantal leefgroepsbegeleiders zelf meer contact op met leerkrachten en staan in voor het lezen en beoordelen van eindwerken. Enkele leefgroepsbegeleiders gaan ook naar de scholen om daar les te geven over het werk van een leefgroepsbegeleider in ons centrum. Bij het begeleiden van de VSPW-stagiairs is de afspraak dat leefgroepsbegeleiders en activiteitenbegeleiders één keer per semester naar de school van de opleiding gaan.

89

Personeel DAG VAN DE ZORG Meer dan 700 bezoekers komen op 18 maart 2012 een kijkje nemen voor en achter de schermen. Een gids leidt hen rond langs woongroepen, de nieuwe wasserij, de keuken, de sportzaal, activiteitenlokalen, de medische dienst … Op elke plaats geven deskundigen uitleg. De bezoekers vernemen hoe belangrijk de hygiëne in de keuken is, hoe onze moderne wasserij op een ecologische manier dagelijks de honderden kilo’s kledij wast, ... Er is ook zeer veel aandacht voor het werk van de leefgroepsbegeleiders, de therapeuten en de verpleegkundigen. Telkens blijkt het specifieke, het unieke soms, dat gedaan wordt om de zorg en de activiteiten aan te passen aan de individuele noden van de bewoners. Vele bezoekers stellen met verbazing vast dat onze bewoners, ondanks hun diepe beperking, toch een vorm van sport of bewegen wordt aangeboden. Wij zijn zeer tevreden over het verloop van deze bijzondere gebeurtenis. Er zijn die dag contacten gelegd met potentiële vrijwilligers of kandidaat medewerkers. Via verschillende kanalen in de regionale pers is het ‘Dienstverleningscentrum Heilig Hart’ in de aandacht gekomen. En tenslotte, een belangrijk effect van deze Dag van de Zorg is het gevoel van ‘samen’. Tijdens de voorbereiding, maar nog meer op de dag zelf, is dit warme gevoel van energie echt voelbaar geweest in de voorziening. Medewerkers zijn fier dat zij hun werk mochten voorstellen.

90

Personeel MELDING AAN VERTROUWENSPERSONEN Voor intern geweld Onder ‘intern geweld’ worden begrepen alle feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk die veroorzaakt worden door werknemers en daarmee gelijkgestelde personen. 2008 5 3 0

Meldingen Klachten Start van formele procedure

2009 3 1 0

2010 6 3 0

2011 3 1 0

2012 6 5 0

Melding: gesprek bij vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten zonder gevolg Klachten: van zodra er een interventie gebeurt door vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten. Start van formele procedure: een schriftelijke klacht wordt ingediend bij een vertrouwenspersoon of bij de externe preventieadviseur voor psychosociale aspecten. Voor extern geweld Onder de feiten van ‘extern geweld’ worden begrepen alle feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk die veroorzaakt worden door personen die niet behoren tot de werknemers en de daarmee gelijkgestelde personen (familieleden van gebruikers, leveranciers, vrijwilligers, ...)

Meldingen Formele procedure

2008

2009

2010

2011

2012

0 0

2 0

0 0

0 0

0 0

Dit jaar zijn er geen meldingen.

Zie ook: Officieel rapport van de arbeidsgeneeskundige dienst Idewe: ‘Specifiek luik in het jaarlijks verslag met betrekking tot geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.’

91

Personeel BOUWEN AAN EEN PARTNERSCHAP MET IDEWE In september 2011 start de vernieuwde werking met IDEWE. Het meest in het oog springende gevolg voor onze medewerkers is dat voortaan de periodiciteit van de doktersbezoeken bij de bedrijfsarts zal verschuiven van jaarlijks naar om de 18 maanden. De dienst zal meer tijd besteden aan aanwervingsonderzoek, werkhervattingsonderzoek, werkpostveranderingen, moeilijke dossiers, … En dat gebeurt dan ook in 2012. Meer en meer neemt de arbeidsgeneesheer een cruciale rol op wanneer medewerkers het werk hervatten of wanneer er gezondheidsproblemen opduiken in relatie tot het werk. Op de eerste evaluatie van het verzuimbeleid is de arbeidsgeneesheer dan ook een betrokken gesprekspartner. Mede door haar bijdrage zal er zwaar ingezet worden op ergonomie op leefgroepen en wordt de ‘zachte comfortmethode’ een instellingsdoel. Locomotorische letsels zijn immers oorzaak van heel wat langdurig verzuim. In juni komt dokter De Grez samen met de personeelsdirecteur, de stafmedewerker vorming en de preventie-adviseur samen om de bakens uit te zetten voor het komende jaar. In september wordt deze bijeenkomst nogmaals herhaald. Het komende jaar zal er o.a. samen met IDEWE ingezet worden op beeldschermwerk en op ergonomie binnen de wasserij. Dokter De Grez sluit aan op een vergadering met alle medewerkers van de wasserij rond jobrotatie. Ook de ergonoom van IDEWE is hierop aanwezig.

Actiepunt: We werken verder aan het uitbouwen van het partnerschap met IDEWE

92

Personeel VEILIGHEID Op gebied van arbeidsveiligheid, preventie en bescherming kenmerkt 2012 zich door: 

We blijven inzetten op het veilig vervoeren van onze cliënten en het correct gebruik van de instellingswagens. Die veiligheid verhogen wij door o.a. een rijproef voor bestuurders. Daarin staan we stil bij het defensief rijden, het zich verantwoordelijk opstellen naar de passagiers, mobiele en minder mobiele cliënten en personeelsleden door een correct gebruik van gordels en rolstoelfixaties. In 2012 hebben 22 medewerkers deze instructiesessie gevolgd en zijn geslaagd in de proefrit.



Helaas hebben we ook dit jaar 23 arbeidsongevallen op het werk en 12 arbeidsongevallen van en naar de werkweg. Ook hier werken we door zorgvuldige registratie en rapportage aan een betere opvolging. Via gerichte campagnes in ‘De dagklapper’ en in het personeelsblad De Brug staan we stil bij mogelijke oorzaken en gevolgen. Vanuit deze sensibiliseringsactie ‘Wij gaan voor de nul’ trachten we alle medewerkers te bereiken en aan te manen tot grotere alertheid en meer proactief handelen.



Evacuatieoefeningen. In 2012 vinden één oefening met 6 deelnemers op 1 leefgroep plaats om de leden van de interventieploegen en de medewerkers te vormen in adequaat reageren bij brand of rook.



In dit kalenderjaar tellen we 257 formele, individuele registraties van agressie van een bewoner tegenover één of meerdere medewerkers. Deze registraties beperken zich op vandaag tot slechts 4 leefgroepen die werken met gedragsmoeilijke cliënten. De meeste agressie incidenten kenmerken zich door fysieke agressie. Daarnaast komt verbale agressie in een beperkt aantal aangiftes voor. Soms is er ook een combinatie van beide vormen. Zie ook: ‘Jaarverslag van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, dienstjaar 2012’’

93

Personeel VRIJWILLIGERS In 2012 kunnen wij net als in 2011 rekenen op 177 vrijwilligers. Er zijn vier types van vrijwilligerswerk -

-

-

30 vrijwilligers steken per week of per maand een aantal dagen een handje toe. Daarvan zijn er 7 nieuwe vrijwilligers. Gedurende het jaar stoppen 11 mensen hun engagement. De daling komt er na bevraging van die vrijwilligers die aan het afhaken waren. Diegenen die niet langer op regelmatige basis kwamen, werden van de lijst geschrapt. 24 personen bezoeken als wandelvrijwilliger op geregelde tijdstippen één of meerdere bewoners. Daarvan zijn er 3 nieuwe vrijwilligers. Gedurende het jaar stoppen ook hier 7 mensen. Eén koppel, omdat de bewoner van voorziening verandert. 2 vrijwilligers geven aan dat hun bezoeken eerder sporadisch waren. Omdat we toch willen dat de aandachtvrijwilligers minimum 2 maal per maand komen, zijn ook zij overgestapt naar de groep ééndagsactviteiten. 3 onthaalgezinnen. 160 personen, die meehelpen bij verschillende ééndagsactiviteiten of tijdens de vakantieperiodes. Deze toename (+48 vergeleken met 2011) is vooral te danken aan de vele vrijwilligers bij het organiseren van ‘Bachte in ’t licht’. Het aantal vrijwilligers (75) bij de jaarlijkse zomerbarbecue is niet opgenomen in dit cijfer.

Het aantal vrijwilligersuren, is na de sterke stijging van vorig jaar, terug op het niveau van de vorige jaren. Op onze website krijgt de rubriek Vrijwilligerswerk een nieuwe lay-out. Zowel de vacatures als ‘wat bieden we’ is nu overzichtelijker. In de rubriek ‘Vrijwilligers aan het woord’ vertellen vrijwilligers over hun engagement. We blijven trouw aan ons jaarlijks bedankingsfeestje. In 2012 overleed één van onze trouwe vrijwilligers. Jarenlang zette hij zich in voor een bewoner op Harp. Zijn plotse overlijden komt hard aan voor onze vrijwilligerswerking.

94

Personeel STAGIAIRS Het aantal stagiairs uit pedagogische richtingen stijgt terug lichtjes. In 2012 zijn er 39 studenten/leerlingen (34 in 2011) vanuit de richtingen Bachelor in de orthopedagogie en Jeugd- en Gehandicaptenzorg, die hier stage lopen. De toename is vooral te danken aan de stagiairs uit de VSPW (Vormingsleergang voor Sociaal en Pedagogisch Werk). Er is een grote vraag naar plaatsen en we kunnen 10 VSPW-stagiairs een plaats geven. Het aantal stagiairs vanuit de verpleegkundige opleidingen verdubbelt bijna naar 27 stagiairs. Deze studenten lopen vooral stage op de medische dienst en de ziekenafdeling. Een aantal stagiairs verpleegkunde lopen ook stage op leefgroepen. Dit kan echter enkel op die leefgroepen waar een verpleegkundige als leefgroepsbegeleider werkt. Het aantal stagiairs uit andere opleidingen blijft nagenoeg status quo.

Overzicht stagiairs op leefgroepen VSPW (Gent/Kortrijk) I.P.S.O.C. (Kortrijk) Hogeschool (Gent) Karel de Grote – Hogeschool (Antwerpen) VSPW (Gent/Kortrijk) Leiepoort Campus Sint-Vincentius (Deinze) Margareta-Maria-Instituut (Kortemark) Stella Maris-Instituut (Kortrijk) Koninklijk Lyceum (Gent) Mariagaard (Wetteren) Technisch Instituut H. Familie (Brugge) I.V.V. Sint-Vincentius (Gent) Sint-Jozef-Instituut (Tielt) Sint-Jozef-Instituut (Tielt) Volwassen onderwijs (Deinze) Sint-Theresia (Deinze) Campus De Reynaert (Tielt)

Gegradueerde i.d. orthopedagogie Bachelor orthopedagogie Bachelor orthopedagogie Bachelor orthopedagogie Bijzondere jeugdzorg Bijzondere jeugdzorg Bijzondere jeugdzorg Bijzondere jeugdzorg Bijzondere jeudzorg Bijzondere jeugdzorg Bijzondere jeugdzorg Bijzondere jeugdzorg Bijzondere jeugdzorg Gezondheids- en welzijnswetenschappen Bijscholing verzorgende Kinderzorg Thuis- en bejaardenzorg

9 1 2 1 52

29 10 9

gemiddelde 55,8 19,2 17,3

4

7,7

aantal

Bijzondere jeugdzorg Gegradueerde in de orthopedagogie Gezondheids- en welzijnswetenschappen Kinderzorg/Thuis- en bejaardenzorg/Verzorging

2 3 4 1 8 3 1 2 4 1 2 5 3

100,0

95

Personeel Overzicht stagiairs Verpleegkunde:

Artevelde Hogeschool (Gent) HIVV (Kortrijk) Maria-Middelares Benedictuspoort (Gent) IVV St. Vincentius (Oudenaarde) Aleydis (Waregem - Tielt)

Bachelor verpleegkunde Bachelor verpleegkunde Verpleegkunde A2 Verpleegkunde A2 Verpleegkunde A2

12 5 3 2 5 27

Overzicht stagiairs Logo - Ergo - Kiné - Sport - Sociale dienst en overige:

Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor logopedie

2

Artevelde Hogeschool (Gent) Vesalius (Gent) Howest - HIPSO (Kortrijk)

Bachelor ergotherapie Bachelor ergotherapie Bachelor ergotherapie

6 2 8

Universiteit Gent

Master in kinesitherapie

6

Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor sport en Beweging

3

Artevelde Hogeschool (Gent)

Bachelor social werk

1

Universiteit Gent

Orthopedagogie

2

Sint-Lieven Hogeschool (Gent) Sint-Theresia (Deinze)

Bachelor in de Voedings- en dieetkunde Grootkeuken

2 2 4

Traject Begeleid Werken (Deinze/Aalter)

Technisch medewerker

1

96

Organisatie en economie

ORGANISATIE EN ECONOMIE Erkenning Organisatiestructuur Netwerken Managementraad Logistiek Evalueren van ingezette middelen

97

Organisatie en economie

98

Organisatie en economie ERKENNING Het Heilig Hart, administratief adres: Leernsesteenweg 53 te 9800 Deinze (Bachte-Maria-Leerne) wordt met ingang van 1 juli 2012 voor onbepaalde duur als volgt erkend in het raam van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap: 1. Als internaat en als tehuis voor niet-werkenden, met een totale capaciteit van 301 bedden, voor het opnemen van matig of zwaar mentaal gehandicapte kinderen van 0 tot 21 jaar, met eventuele bijkomende motorische stoornissen van groep B, en van matig of zwaar mentaal gehandicapte volwassenen, met eventuele bijkomende stoornissen van groep B, en niet bekwaam om een officieel erkende beschuttende werkplaats te bezoeken, waarvan er maximaal 127 in het internaat mogen opgenomen worden, en waarvan er maximaal 170 kunnen opgenomen worden in het stelsel van nursingtehuis, in het bovenvermelde hoofdgebouw en in het gebouw gelegen Leernsesteenweg 173 A en B te 9800 Deinze (Bachte-Maria-Leerne); 2. Als semi-internaat, voor het opnemen van 35 matig of zwaar mentaal gehandicapte kinderen van 0 tot 21 jaar, met eventuele bijkomende motorische stoornissen van groep B, waarvan 5 niet-schoolgaanden, in het bovenvermelde hoofdgebouw; 3. Als dagcentrum: voor het opnemen van 1 gehandicapte volwassene, niet bekwaam om een officieel erkende beschuttende werkplaats te bezoeken, in het bovenvermelde hoofdgebouw; 4. Als tehuis voor kort verblijf: voor het opnemen van 1 kind of volwassene met een matig of zwaar mentale handicap, en met eventuele bijkomende stoornissen, in het bovenvermelde hoofdgebouw; 5. Als logeercentrum voor het aanbieden van een 175 dagen dag- en nachtverblijf. De overheid bepaalt jaarlijks het maximum aantal dagen. 6. Als dienst beschermd wonen voor het begeleiden van 3 personen met een handicap. Met ingang van 1 juli wordt 1 plaats van de erkende capaciteit internaat omgezet in ambulante begeleidingen. De voorwaarden voor de omzetting van deze plaatsen wordt geregeld in een convenant gesloten tussen ‘Heilig Hart’ en het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap.

99

Organisatie en economie ORGANISATIESTRUCTUUR Onze organisatie heeft het vzw-statuut. Een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur dragen daardoor de grootste verantwoordelijkheden. In 2012 zijn er geen wijzigingen in de samenstelling ervan. In het departement van de administratief directeur is de functie ‘directie-assistent’ vervangen door ‘administratief medewerker logistiek departement’. Voor een volledig overzicht verwijzen we naar onze website (www.dvcheilighart.be).

NETWERKEN Vooraleer een kijkje te nemen dieper in onze organisatie, doen we een kleine verkenning van de omgeving. Daarbij komen we allereerst onze school tegen. In de tweede plaats de talrijke verwijzende diensten, die gebruikers naar ons doorsturen. Via tal van onze medewerkers vervullen wij ook een rol bij andere partners, soms omwille van regionaal nabuurschap, soms omwille van een specifieke deskundigheid.

1. EEN SCHOOL ALS DICHTSTE PARTNER De school voor buitengewoon kleuter- en lager onderwijs ‘Ter Leie’ is, sedert haar oprichting, de belangrijkste en dichtste partner van het Heilig Hart. Vanuit internaat Schoolgaande kinderen BO-school Ter Leie De Triangel BuSO Lovendegem Egmont en Hoorn Gavere Tijdelijk onderwijs aan huis (TOAH) BO-school Ter Leie School aan de Waterkant Gent Vanuit semi-internaat Schoolgaande kinderen BO-school Ter Leie

51 (53 in 2011) 1 2

1 5

29 (29 in 2011)

Tijdelijk onderwijs aan huis (TOAH) School aan de Waterkant Gent

1

Combinatie Internaat-Semi-internaat BO-school Ter Leie

5

100

Organisatie en economie 2. DOORVERWIJZERS        

Revalidatiecentrum De Bijtjes (Vlezenbeek) (1) * Zeepreventorium (De Haan) (1) Therapeutisch kinderdagverblijf (Sint-Niklaas) (1) Universitair ziekenhuis (Gent) (1) Vroeg- en thuisbegeleiding De Kangoeroe (Melle) (1) B.O.-school Ter Leie (Deinze) (1) Thuisbegeleiding Start West-Vlaanderen (Brugge) (1) Spermalie (Brugge) (1)

* tussen haakjes staat het aantal bewoners die zijn doorverwezen.

3. DEELNAME IN EXTERNE OVERLEGORGANEN

1

2

3

4 5

Regionaal overleg: Prioriteitencommissie Oost-Vlaanderen Regionaal overleg: Zorgbemiddelingscommissie OostVlaanderen voor minderjarigen Regionaal overleg: Zorgbemiddelingscommissie OostVlaanderen voor meerderjarigen Regionaal overleg: Provinciaal Overleg Dienstverlening voor Minderjarigen Regionaal overleg: Provinciaal Overleg Dienstverlening voor Meerderjarigen

Deelnemer

Rol

algemeen directeur

lid

maatschappelijk werker C. Dhondt maatschappelijk werker F. Temmerman

lid

lid

algemeen directeur

lid

algemeen directeur

lid

6

VWV-coördinatiecomité Oost-Vlaanderen

algemeen directeur

lid

7

VWV-commissie Financiën en Economie

administratief directeur

lid

8

VWV-commissie Sociale verhoudingen

personeelsdirecteur

lid

9

VWV-commissie Verpleegkundige handelingen

algemeen directeur

lid

10

VWV-intervisie Kwaliteit

stafmedewerker kwaliteit

lid

11

VWV-intervisie Opvoeder-Groepschefs en Diensthoofden Pedagogiek

diensthoofden pedagogiek M. Gheerolfs en K. Haerinck

lid

12

VWV-intervisie Pastoraal Werk

stafmedewerker pastoraal

lid

13

VWV-werkgroep Vrijwilligers

stafmedewerker vrijwilligers

lid

14

VWV-werkgroep Vrijwilligerswerk Oost- en West-Vlaanderen

stafmedewerker vrijwilligers

ondervoorzitter

101

Organisatie en economie 15 16

17

Adviescommissie Thuisbegeleidingsdienst De Tandem Arteveldehogeschool Gent Opleidingsadviesraad Beroepsvereniging Katholieke pastores in de gezondheids- en welzijnszorg Kerngroep

Pedagogisch directeur

lid

diensthoofd verpleegkunde

lid

stafmedewerker pastoraal

lid

18

Mediander Leernetwerk

stafmedewerker vorming

lid

19

Vlaams Samenwerkingsverband voor Basale Stimulatie

ondersteuningscoördinator Philip Vanmaekelbergh

bestuurslid

20

Netwerk NAH Deinze

algemeen directeur

lid

21

Verpleegkundigen Gehandicaptenzorg

diensthoofd verpleegkunde

bestuurslid

22

VAPH Automatiseringsproject

diensthoofd administratie

lid

23

Caritas Oost-Vlaanderen

stafmedewerker pastoraal

supervisor nieuwe pastores

24

Commissie Diëten in gehandicaptenzorg

diëtiste

lid

Zorgambassadeur

diensthoofd therapie Leefgroepbegeleider Stijn Minne

25

4. WIJ GEVEN KENNIS DOOR Op 20 september is de administratief directeur (Herwig Van Hamme) gastspreker op een ICTinspiratiedag, georganiseerd door de Economische Raad Oost-Vlaanderen. Hij geeft een uiteenzetting over GeOS,het geïntegreerde ondersteuningssoftwareprogramma waarmee ons centrum al vier jaar werkt. Tijdens een studiedag ‘Efficiëntie en effectiviteit in de welzijnszorg’, ingericht door het Vlaams Welzijnsverbond op 28 september verzorgen het diensthoofd administratie (Karel Duchatelet) én een ondersteuningscoördinator (Peggy Vyncke) een workshop met als titel: ‘Mijn dagboek, méér van mij, maar ook meer ten dienst van anderen’. In het voorjaar organiseert het Platform Ernstig Meervoudig Gehandicapt en het Kennisplein het jaarlijkse EMB Congres in Zwolle (Nl). Het thema was deze keer ‘In beweging’. Onze dienst Sport en Beweging’ stelt er tijdens een workshop het boek ‘Bewogen Bewegen’ voor. Het diensthoofd Sport en Beweging (Jos Bielen) geeft op de afdeling Orthopedagogiek van de Hoge School Gent een gastcollege over Bobath.

102

Organisatie en economie Op 7 maart geeft het diensthoofd Sport en Beweging een hoorcollege over de taak van de kinesistherapeut bij kinderen met meervoudige beperkingen in een dienstencentrum. Op 2 juni getuigt onze stafmedewerker pastoraal (Ria Vercamer) op de studiedag van de beroepsgroep voor pastores in de gezondheids- en welzijnssector. Het onderwerp was: ‘Zorg voor de zorgenden: een pastorale competentie?’. Een uitgeschreven versie van de presentatie verschijnt later in het jaar in het tjidschrift ‘Pastorale Perspectieven’. Op 7 december verzorgt de stafmedewerker pastoraal mee een studiedag aan de KULeuven met een eigen bijdrage. Het onderwerp van de studiedag is: ‘De pastor als ethicus. Hoe kan de pastor ethisch begeleiden?’ Van 21 tot en met 23 maart leidt Philip Vanmaekelbergh een verdiepingscursus Basale Stimulatie in de Oude Abdij te Drongen. Op 20 september verzorgt hij eveneens een lesdag in de vijfdaagse cursus ‘de sensorische ontwikkeling van het kind met ernstige meervoudige beperking’ voor de Association des Paralysés de France te Parijs. Tot slot is er zijn deelname van 3 tot en met 5 oktober aan de Basiscursus Basale Stimulatie in Le Village de Persivien, nursingtehuis in Carhaix-Plougier in Frankrijk.

5. LINK NAAR DE WERELD Op 14 september genieten bijna 1700 wandelaars van de derde editie van Bacht’in ’t licht! In 2005 richt het DVC Heilig Hart een comité op waarin zowel medewerkers van het DVC als buurtbewoners en leden van plaatselijke verenigingen zetelen. De opzet is om ervoor te zorgen dat bewoners van het Heilig Hart en de mensen uit de buurt elkaar wat beter leren kennen. Het contact was tot dan altijd zeer bescheiden geweest. Op kleine schaal worden een aantal activiteiten georganiseerd die ervoor zorgen dat de doelstellingen gehaald worden: een knutselactiviteit, een uitstapje, … Stilaan groeit binnen het comité het idee om eens met een activiteit op grote schaal uit te pakken: nl een verlichte avondwandeling op het terrein van het DVC en de straten van Bachte. De edities 2006 en 2009 zijn telkens succesvol. Maar niet alleen naar de buurt zijn er initiatieven. In februari zetten we de eerste voorzichtige stappen in de wereld van de sociale media. Aanleiding daartoe is de deelname van het DVC Heilig Hart aan de ‘Dag van de Zorg’ waarbij we Facebook willen gebruiken om dit zeer ruim bekend te maken. Vanaf de start zien we onze Facebookpagina (www.facebook.com/dvcheilighart) als extra instrument om ons personeelsbeleid, onze vacatures, … te verspreiden. Eind mei volgt de stafmedewerker informatie een korte opleiding over ‘Efficiënt online communiceren’ waarbij de nieuwe sociale media centraal staat. Dit leidt er toe dat het beleid de keuze maakt om effectief van start te gaan met een uitgebreide facebookpagina. Een team bestaande uit stafmedewerker stages en vrijwilligers, de stafmedewerker vorming, de stafmedewerker informatie en een vrijwilliger, staat in voor het maken van een communicatieplan waarbij de keuze valt om wekelijks 2 à 3 berichten te

103

Organisatie en economie posten. Het aantal fans begint stilletjes aan toe te nemen. In september kunnen we onze 100 ste fan verwelkomen. Centraal in onze online-communicatie blijft onze website (www.dvcheilighart.be). De grootste veranderingen hierbij zijn in 2012 het verder uitwerken van de e-services, waarbij zowel personeelsleden als gebruikers via een eigen login toegang krijgen tot specifieke info. Voor medewerkers is dit het loonstrookje, het kwaliteitshandboek en het charter. Voor de gebruiker is er toegang tot het dagboek, de facturen, het charter en het kwaliteitshandboek. Statistieken tonen aan dat er gemiddeld 7000 bezoekers per maand onze website consulteren.

104

Organisatie en economie MANAGEMENTRADEN Hoger noemden we reeds de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, de directie en de ontmoeting met de gebruikersraad (pag 60) als belangrijke overlegtafels. Het is evident dat hiermee het beleid niet stopt. Een belangrijke schakel tussen deze cellen en de ruime vertakkingen van het middenkader en het basiswerk maken we in de managementraad. Het vrij unieke van dit concept is dat de managementraad een wisselende samenstelling heeft. Wisselend omwille van de inhoud en de bevoegdheden die in het spel zijn. De regel is dat er altijd een directeur betrokken is. De andere potentiële deelnemers zijn al onze leidinggevenden en stafleden. We voorzien tien halve dagen per jaar voor managementraden. Op zo’n halve dag kunnen er maximaal drie raden met verschillende inhoud plaats hebben. De onderstaande lijst toont de diversiteit van de invalshoeken: 7 februari

Permanentievergadering Sociale media en oude en nieuwe internettoepassingen

6 maart

Informatieve vergadering voor leidinggevenden: Kampdossier, vorming en Stuifmeel in de Zorg (samenwerking met scholen) Leefgroepbestaffing Planningsvergadering Instellingsbeleidsplan 2012-2013

8 mei

Perspectief 2020: studie van de beleidsnota van minister Vandeurzen

6 juni

Permanentievergadering Smartphone gebruiken Tevredenheid gebruikers: kritische punten

2 oktober

Begeleiden van stages Opleiding: Rendeert dit?

11 november

Aankoopbeleid Basisteambudget

4 december

Perspectief 2020: verdieping De preventieadviseur en accenten in zijn beleid

Besluit We tellen 16 raden. Hoewel die slechts op 7 maanden geënt zijn, bereiken we daarmee een iets hoger aantal dan de twee voorgaande jaren. De onderwerpen zijn zeer divers en tonen een mooie mix van punten die getuigen van kritische zelfsturing (leefgroepbestaffing, opleiding, basisteambudget, beleidsplannen), van eigen nieuwe initiatieven (preventiebeleid, aankoopbeleid, smartphonegebruik, imagobeleid), en van het feit dat het ministerieel beleid tot tweemaal toe op de agenda komt (perspectief 2020).

105

Organisatie en economie LOGISTIEK KEUKEN In 2011 behaalden wij een smiley. De smiley is een bewijs dat de keuken onderzocht is door een onafhankelijk keuringsorganisme en beantwoordt aan zeer strenge hygiëne eisen. Deze smiley wordt voorgesteld door een zelfklever met een uniek identificatienummer, die een lachend gezicht met een opgestoken duim voorstelt. De opgestoken duim wordt automatisch geassocieerd met iets dat goed is. De geldigheid van deze sticker is 3 jaar. Om deze smiley te kunnen behouden moeten wij jaarlijks een audit laten uitvoeren. Deze audit gaat door op 19 december. We krijgen volgende rapport: “De keuken is zeer goed georganiseerd qua werking, documentbeheer en kennis van het personeel. Maandelijks wordt een opvolging van de HACCP uitgevoerd en wordt indien nodig een terugkoppeling voorzien. Het personeel is zeer goed op de hoogte van de eigen interne normen. Qua infrastructuur is de keuken goed in orde en qua hygiëne zeer goed onderhouden. Deze keuken heeft momenteel een Smiley sticker en heeft deze zeker meer dan verdiend. Het personeel mag trots zijn en een pluim op hun hoed steken, zij zijn een voorbeeld voor de rest van Vlaanderen. Doe zo verder in de toekomst.” In maart 2013 moeten wij opnieuw een audit laten uitvoeren die voor 3 jaar onze smiley moet verlengen.

WASSERIJ In oktober 2011 nemen we de nieuwe wasserij in gebruik na een ware metamorfose: zowel de locatie, als de machines en de aangewende energiebron zijn vernieuwd. Een jaar kunnen we met enige trots zeggen dat we een degelijke kwalitatieve dienstverlening zijn blijven bieden aan de leefgroepen. Doorheen het jaar zijn we in een kleine werkgroep verschillende malen, samen gekomen om de problemen die er zich voor deden ,steeds aan te pakken en ze eventueel ook bij te sturen. Tijdstip van verdelen van de was.  De distributie verdeelt nu de was dagelijks rond 12 u.  Blijvende aandacht voor het ophalen van de was in het weekend. Wat niet opgehaald is, zal ongeplooid op maandag op de kar gelegd worden. Was afhalen in het weekend garandeert een vlottere verdeling van het wasgoed in de week. Herinrichting van de verdeling van de was op de intra boxen zelf: zware zakken onderaan, lichte textiel op het bovenste schap.

106

Organisatie en economie Maandelijkse controle van de voorraad instellingstextiel op de leefgroepen. Het probleem gehamster van de handdoeken blijft groot. Leefgroepen ontvangen de handdoeken zonder er bij stil te staan of ze deze wel degelijk nodig hebben/of verbruiken. Ze denken dat ze geen handdoeken meer krijgen, vandaar dat ze een voorraadje aanleggen. Extremen doen zich hier voor. Daarom blijven we systematische controle uitvoeren op het aantal handdoeken door de poetsvrouw en diensthoofd. Ook de ergonomie in de wasserij nemen we geregeld onder de loep, zoals degelijke aangepaste hoog-laag stoelen zodat medewerkers tijdens het plooien even kunnen gaan zitten. Ook de tafels zijn in hoogte instelbaar. We hebben een herinrichting van de vuile zone gedaan om op een snelle manier alles gesorteerd te krijgen. Er is momenteel een test van om de 2 u wisselen van de verschillende taken in de wasserij. Op deze manier ben je niet de hele dag bezig met een zwaar werk zoals het vullen van de wasmachines. Ook de wasprocessen van de verschillende soorten textiel worden geregeld bekeken om de slijtage van de kledij te beperken. Hierdoor is er beslist om 2 kleine huishoudmachines bij te plaatsen om delicate kledij beter te behandelen.

DISTRIBUTIE Dit jaar is een voltijdse medewerker bij gekomen met als functie ‘logistieke vlinder’. De taakinhoud van deze medewerker is zowel in de distributie als in het onderhoud in te springen. Deze persoon is een vangnet voor de leefgroepen zodat wij kunnen garanderen dat vervoersvragen en het opmaken van bedden kan doorgaan.

107

Organisatie en economie ADMINISTRATIE Om tegemoet te komen aan de vraag om de kampadministratie flexibel te laten inspelen op lastminute-wijziging in de kampbezetting, wordt vanaf 1 januari het kampdossier elektronisch opgemaakt. De kampverantwoordelijke kan online de kampdeelnemers registreren en de kampsubsidie berekenen. Het programma beschikt ook over een reservatiekalender van Villa Vincent en beheert de verhuring aan externe partners. In samenwerking met een externe software leverancier is er via het E-Healt platform een automatisch link gelegd tussen het DVC en de ziekenfondsen. Aanvragen voor toilet en het indienen van de KATZ-schalen worden via deze elektronische link doorgestuurd naar E-Healt. De ziekenfondsen kunnen de aanvragen via dit platform opvragen en verwerken. De kracht van GeOS (het geïntegreerd ondersteuningssoftwareprogramma) als communicatiemiddel krijgt er een extra dimensie bij. GeOS helpt zowel de diensthoofden als de weddenadministratie, door automatisch berichten weer te geven. Zijn er op de dienst afwezigheden te melden? Heeft de diensthoofd een taak in het beleid ten aanzien van het ziekteverzuim? Zijn personeelsleden laattijdig met het indienen van ziektebriefjes? GeOS speurt deze gegevens automatisch op en signaleert dit aan de diensthoofden. Het lijkt nu nog verre toekomst, maar met de interne bestellingen zetten we een eerste stap in het nieuwe aankoopbeleid, dat opgesteld is in functie van de werking van het Heilig Hart en dat rekening houdt met de reglementering van de overheidsopdrachten. Bestellen, leveren, factureren wordt een proces met een minimale inspanning, en met een maximale traceerbaarheid. Een pluim voor alle leefgroepbegeleiders en logistieke diensten die zonder problemen een klip hebben genomen van papieren bestelbon naar online bestellen. Gedurende de volgende maanden zullen geleidelijk aan de bestellijsten van luiers, sondevoeding, medische verbruiksgoederen en leefgroepmedicatie verdwijnen. De trein is vertrokken, we horen hier zeker volgend jaar nog meer over. Stilletjes aan worden de medewerkers van de weddendienst eraan gewend. Er zijn in onze instelling geen bruggepensioneerden meer. Het regeerakkoord van Di Rupo I heeft met ingang van 1 januari de naam gewijzigd in ‘een stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag’. De toekomst zal uitwijzen wat het effect op lange termijn is. Op korte termijn blijft de instroom echter wel groter dan de uitstroom. Op Dageraad start een proefproject om de registratie van budgetten online te registreren via een persoonlijke financiële fiche. Al vlug blijkt dat een aantal andere leefgroepen mee in het project willen stappen. De bedoeling is om op termijn de budgetmappen van zowel de bewoners als van de basisteams te automatiseren. Een zoveelste invullijst verdwijnt: de nachtverpleegkundigen die werken op prestaties vullen geen prestaties meer in op papier, maar registreren deze prestaties online. De medewerkers van de administratie blijven instaan voor het verder afhandelen van deze prestaties. De eerste smartphones komen aan in onze instelling. Zal de papieren agenda nu verdwijnen? Zal de telefooncentrale ook functioneren via het WIFI-netwerk ? Eén feit is zeker, de huidige telefoon108

Organisatie en economie centrale moet vervangen worden. We kiezen voor een hybride systeem dat zowel de klassieke telefonie, de GSM-technologie en VOIP met elkaar verbindt. Niettegenstaande de theorie veel belovend is, blijkt dat WIFI-telefonie nog in volle evolutie is. Zowel de informaticadienst als de technische dienst werken een systeem uit om de personenalarmen en de brandalarmen op te vangen en te versturen naar smartphone en GSM. De bedrijfsrevisor controleert alle facturen, onkostennota’s, rekeninguittreksels, betalingen, voorraadlijsten en de berekeningen van de provisies. De dienst boekhouding kan starten met het opmaken van de basisinformatie die opgemaakt wordt naar aanleiding van de sociale verkiezingen van 10 mei. De Algemene Vergadering keurt de jaarrekeningen goed op 21 juni. Het dagprijsdossier is bezorgd aan het VAPH. Door de afgifte van het dagprijsdossier zijn alle kosten van 2011, die in aanmerking komen voor subsidie, gebundeld. De afrekening van het VAPH volgt in december. De wetteksten en de beleidsnota’s over de Europese vakantie sijpelen binnen. De weddendienst werkt aan een systeem om deze vakantiedagen toe te kennen en bij te houden. Ondertussen wordt het wettelijk verlof berekend en toegekend. Voor ruim 20 % van ons personeelsbestand betekent dit een verrekening van het vakantiegeld met vakantieattesten. Zowel voor deze personeelsleden als voor de weddendienst kan de Minister van administratieve vereenvoudiging nog veel diensten bewijzen. Het charter betreffende de dienstverlening is opgesteld. Onze webmaster zorgt ervoor dat dit charter te lezen is via de e-services. Bewoners die gebruik maken van zuurstof krijgen een forfaitaire tussenkomst van het ziekenfonds. Op 12 december nemen we het nieuw medisch programma officieel in gebruik. Om de overschakeling vlot te laten gebeuren is alles tot in de puntjes voorbereid. De verschillende databases zijn op elkaar afgestemd, het afdrukken van de voorschriften voor geneesmiddelen is herwerkt, de jaarlijkse controle voor de revalidatiearts is opgenomen in het medisch dossier. Nu het nieuwe programma in gebruik genomen is, kan volop gewerkt worden aan de link met robot van de externe apotheek.

109

Organisatie en economie TECHNISCHE DIENST De technische dienst staat in voor de infrastructuur van onze instelling. Wat op dagelijkse basis neerkomt op:  het onderhoud van alle technische installaties voor watervoorziening, centrale verwarming, stoomketel en elektriciteit  het technisch onderhoud en toezicht op ons wagenpark en alle hulpmiddelen, zoals rolstoelen, tilsystemen, verzorgingstafels, parkerbaden, …  de herstellingen, aanpassingen en verbouwingen op alle leefgroepen en diensten  het beheer en onderhoud van tuin en boerderij  het garanderen van een technische permanentie ’s nachts en tijdens de weekends In 2012 wordt terug de nodige aandacht besteed aan een betere, snellere en kwaliteitsvollere dienstverlening, alsook aan veiligheid en ergonomie, dit steeds in nauw overleg met leefgroepen en ondersteunende diensten. Om te kunnen beantwoorden aan de steeds veranderende noden binnen onze instelling optimaliseren we de organisatie en de processen binnen de technische dienst. Dit resulteert in een gevoelige verbetering in uitvoeringsgraad van de aangevraagde taken. In grafieken is het aantal afgewerkte taken uitgezet tegenover de aanvraagdatum Dit zowel voor het sectorwerk (aanvragen ingediend door verschillende leefgroepen en diensten) als voor taken en investeringen (preventieve onderhoudswerken of grotere werken meestal gekoppeld aan een investeringsaanvraag). Het aantal taakaanvragen blijft afgelopen jaar ongeveer constant, maar de technische dienst kon beduidend beter inspelen op de vraag. Gemiddeld gezien kunnen we ongeveer 10% meer opdrachten afwerken binnen 1 maand na de aanvraag (van 80% naar 90% afgewerkte taken) Dit is het gevolg van:  het groeperen van aanvragen (minder tijdverlies tussen verschillende taken)  een striktere planning, beter stockbeheer en vluggere bevoorrading  duidelijke afspraken met externe aannemers en leveranciers

110

Organisatie en economie EVALUEREN VAN INGEZETTE MIDDELEN NEGENTIG PROCENT PERSONEEL Een goed en verstandig beleid heeft oog voor doelmatigheid. Op tijd onze middelen evalueren is dus de boodschap. Nu zijn die middelen voor quasi 90% te vinden in onze medewerkers. En daarbinnen zit dan nog het allergrootste deel in de directe ondersteuning binnen de leefgroepteams. Om deze teams zo evenwichtig mogelijk in relatie te brengen tot de zorgzwaarte heeft het DVC een meet- en evaluatiesysteem. Dit systeem vertrekt van de aantallen gebruikers in elke leefgroep én hun objectief gemeten zorgzwaarte. Op die basis wordt elk jaar opnieuw de collectieve zorgzwaarte van de leefgroepen uitgebalanceerd en de beschikbare personele middelen aan ondersteuners aangepast. DE INFRASTRUCTUUR VAN EEN LEEFGROEP Een tweede groot pakket aan middelen is terug te vinden in onroerend goed. De instelling beschikt over 34 residentiële leefgroepen. Inzake infrastructuur vind je in een leefgroep een leefruimte, een al dan niet open keuken, slaapkamers, een berging en een badkamer. Sommige leefgroepen hebben ook nog een snoezelruimte en/of een time out ruimte. Deze 34 leefgroepen beschikken over 179 slaapkamers. Alhoewel we streven naar zoveel mogelijk individuele kamers, zijn er nog een heel aantal gemeenschappelijke slaapkamers.

Aantal 1 persoonsslaapkamers Aantal 2 persoonsslaapkamers Aantal 3 persoonsslaapkamers Aantal 4 persoonsslaapkamers TOTAAL

AANTAL SLAAPKAMERS 86 67 19 7 179

AANTAL BEDDEN 86 134 57 28 305

Uit dit overzicht is duidelijk af te lezen dat we nog een weg hebben te gaan om, zeker voor volwassenen, meer individuele kamers ter beschikking te stellen. In de loop van 2013 starten we de nieuwbouw voor 32 bewoners op de site van Dageraad, en daar zijn de kamers allemaal individueel. Ook zijn er daar 4 studio’s voorzien voor begeleid wonen. Ergonomie is zeer belangrijk en daarom zijn er 18 plafondtilliften geïnstalleerd op de slaapkamers. Dit zorgt in combinatie met hoog/laag bedden, ervoor dat de rugbelasting voor de medewerkers tot een minimum herleid wordt. Iedere leefgroep beschikt over een eigen keukentje, al dan niet geïntegreerd in de leefruimte. Het doel van dit keukentje is eerder educatief en gericht op een activiteit. De dagelijkse kost wordt verstrekt vanuit de centrale keuken. De badkamers spelen een zeer centrale rol op een leefgroep. Er zijn 61 baden die opgesteld staan in de 34 badkamers. Tevens worden 10 badkamers bediend met 10 plafondtilliften. Naast deze vaste plafondtilliften beschikken de meeste leefgroepen over mobiele tilliften. Vastgelegd in het kwaliteitshandboek: Periodiek evalueren van de ingezette middelen (HH_LD_PR_03)

111

Organisatie en economie

112

Financien

FINANCIEN Globale financiële toestand en perspectief Elektriciteit Verwarming Waterverbruik Vervoer

113

Financien

114

Financien GLOBALE FINANCIELE TOESTAND EN PERSPECTIEF Op 17 juli 2012 heeft de instelling het principieel akkoord (getekend door minister Van Deurzen) ontvangen voor de subsidiëring van een nieuw gebouw op de site van Dageraad. Deze nieuwbouw zal gefinancierd worden deels door subsidies van de Vlaamse overheid, deels door eigen vermogen (inclusief gespaarde gelden via fundraising), deels door een lening bij de VDK spaarbank en deels door een lening (tegen zeer gunstige voorwaarden) bij de vzw “de kade”. Uiteraard zal deze bouw zijn invloed hebben op de komende financiële resultaten en op de financiële ratio’s. Het startschot voor de bouwwerken zal begin mei 2013 gegeven worden. De aanbestedingsprocedure is al doorlopen en de werken zijn toegewezen aan nv Morti. Deze aanbestedingsprocedure is een onderdeel van de wet op de overheidsopdrachten. Deze was al van toepassing op (bouw)werken. In de eerste helft van 2013 zal deze wet volledig van toepassing zijn in onze sector. De instelling is daarop voorbereid en enkele dossiers staan al klaar (één is al van gestart) om de procedure te starten.

EVOLUTIE VAN DE UITGAVEN

Uitgaven totaal

2011 € 25.187.213

2012 € 26.137.566

% 3,64

BELANGRIJKSTE UITGAVENRUBRIEKEN De dalende lijn van de liquiditeit zet zich lichtjes voort. Deze ratio daalt van 1,64 in 2011 naar 1,5 in 2012. Op zich is deze ratio nog zeer goed. De solvabiliteit gaat van 2,32 in 2011 naar 2,29 in 2012. Uiteraard ook nog zeer goed. In 2012/2013 zal de dagprijs, reeds voor de tweede maal, een indexsprong meemaken. Dit wil zeggen dat de verblijfskosten en de afschrijvingskosten niet worden aangepast aan de levensduurte (index). Dit kost de instelling geld. Zoals te verwachten is de personeelskost de grootste kost, namelijk 87,60% van de totale kost gaat naar de personeelspost. Dit is een stijging van 4,51% tegenover 2011. In dit jaarverslag is er te lezen hoe de gemiddelde leeftijd van onze medewerkers eruitziet, dit vertaalt zich in een hoge anciënniteitskost. De verblijfskosten staan genoteerd voor 9,98%. Dit is een lichte daling van 2,75% tegenover vorig jaar. De verwarmingskosten zijn met 6,04% gedaald (ondanks de hoge prijs per liter) maar de elektriciteitskosten zijn met 7,58% gestegen. De onderhoudskosten aan het gebouw blijven ook aan de hoge kant. Een stijging met 5,06% is niet spectaculair maar deze stijgende trend stopt niet. Integendeel, het is te verwachten dat deze kosten hoog zullen blijven. Vanaf juli 2012 is de facturatie van een forfaitaire bijdrage voor leefgroepswerking aan de meerderjarige gebruikers stopgezet. Door de wijzigingen in het protocol zijn deze forfaitaire aanrekeningen geschrapt. Deze gelden dienden om de basisteambudgetten van de leefgroepen van volwassenen te spijzen. 115

Financien Tijdens de laatste zes maanden van 2012 heeft de instelling deze basisteambudgetten (zowel meerderjarigen als minderjarigen) met eigen middelen bevoorraad. Vanaf 1 maart 2013 worden deze budgetten (zowel voor de meerderjarigen als voor de minderjarigen) drastisch verkleind en zullen er meer kosten individueel aangerekend worden aan de gebruiker via zijn factuur, dit in overeenstemming met de richtlijnen van de Vlaamse overheid. De investeringskosten (afschrijvingskosten) kennen een stijging van 18,28% tegenover 2011. Dit is goed voor 1,79% van de totale kostenstructuur. De belangrijkste investeringen vind je hieronder in een lijst: Afrekening wasserij Nieuwe brandcentrale Isolatie stijgleidingen Voorschot vervanging ramen Grote onderhoudswerken gebouwen Telefoonsysteem Software medische dienst Vervanging computers Transportsysteem wasserij Verbouwing cafetaria Nieuwe douches en badkamervloeren Kantoormeubilair Gordijnen Aanpassing warm water TV distributiesysteem

€ 88.606 € 85.077 € 76.546 € 70.301 € 66.402 € 59.424 € 51.545 € 44.124 € 28.136 € 17.209 € 15.300 € 14.611 € 14.343 € 11.887 € 11.455

Zie ook: ‘Financieel jaarverslag 2012’

116

Financien ELEKTRICITEIT OVERZICHT ELEKTRO 2008-2012 120.000

813.974

810.000

799.665

Verbruik in Kwh

800.000

96.302

790.000 780.000

788.628 93.424

96.126

103.976 95.709

786.535

100.000

80.000

779.603

77.310

60.000 770.000 760.179 760.000

40.000

Verbruik in euro

820.000

750.000 20.000 740.000 730.000

0 2002

…

2008

2009

Verbruik in kwh

2010

2011

2012

Verbruik in euro

Na de grote daling van vorig jaar, kennen we een kleine stijging van verbruik dit jaar, namelijk 0,9%. Toepassingen met elektriciteit nemen wel toe, denken we maar aan de invoering van computergebruik op de leefgroepen.

117

Financien VERWARMING STOOKOLIEVERBRUIK 2008-2012 600.000 500.000 460.227 Verbruik in liters

500.619

482.110 436.276

400.000

375.468 322.586

300.000

324.945 287.178

277.143

203.913

200.000 100.000

296.353

120.253

0 2002

…

2008 Aantal liter

2009

2010

2011

2012

Totale kost in euro

De dalende trend van het brandstofverbruik, die vorig jaar ingezet was, zet zich verder door. De vernieuwde wasserij heeft daar zeker in bijgedragen. De overschakeling van een wasserij op stoomenergie (via stookolie) naar energie via propaangas heeft duidelijk een grote invloed op de energiebalans. Deze overschakeling is er in het najaar van 2011 gekomen, met een verbruikskost van € 12.096 propaan (voor deze laatste maanden). Dit jaar krijgen we een volledig beeld van deze propaankost, namelijk € 56.265. Door de combinatie van stookolie en propaangas, wordt de vergelijking iets moeilijker, vandaar volgende redenering: we nemen het stookolieverbruik van 2009 en 2010, dit vermenigvuldigen we met de gemiddelde stookolie kostprijs van 2012 enerzijds en anderzijds de kostprijs stookolie 2012 samen met de kostprijs van het propaangas 2012. Dit geeft volgend resultaat : 2009 : 436.276 l x € 0,8529 = € 372.100 2010 : 500.619 l x € 0,8529 = € 426.978 2012 : € 277.143 (stookolie) + € 56.265 (propaangas) = € 333.408 Er is dus een duidelijke daling in energiekost waar te nemen. In het laatste kwartaal zijn er ook isolatiewerken in het stooklokaal en aan de stijgleidingen (warm water) uitgevoerd. Daardoor vermindert de kans op warmteverlies. Deze werkzaamheden worden in 2013 afgerond. De kost in euro is slechts licht gedaald. De gemiddelde stookolieprijs bedroeg immers € 0,8529 in 2012, in 2011 was dit € 0,7649 en in 2001 € 0,2861.

118

Financien WATERVERBRUIK Er zijn drie ‘bronnen’ van water waaruit de instelling put: boorputwater (op +/- 152 m diep), hemelwater (regenwater) en leidingwater.

Boorputwater

DVC Dageraad

2009 29.971 m³ 1.291 m³

2010 19.015 m³ 1.575 m³

2011 18.586 m³ 1.448 m³

2012 15.755 m³ 1.740 m³

De overschakeling naar de nieuwe wasserij heeft duidelijk een positieve invloed op het waterverbruik. Als we het verbruik van 2012 vergelijken met het verbruik in 2009, dan stellen we een bijna halvering vast. Dit is een duidelijke concretisering van het strategisch beleid omtrent ecologie.

Hemelwater

DVC

2011 1.924 m³

2012 515 m³

Ook het verbruik hemelwater (of regenwater) toont een aanzienlijke daling. Dit heeft te maken met het buiten gebruik stellen van de stoomketel (nieuwe wasserij).

Leidingwater

DVC Dageraad

2009 3.275 m³ 22 m³

2010 4.804 m³ 33 m³

2011 1.615 m³ 35 m³

2012 1.481 m³ 13 m³

De dalende tendens in het waterverbruik zet zich ook door bij de consumptie van leidingwater. Dit water wordt alleen gebruikt om voedingsmiddelen te bereiden en als drinkwater.

119

Financien HET WAGENPARK Totaal

Auto medewerker

Voor rekening van het DVC

Voor rekening van bewoner 11.893

Voor rekening van de school 0

56.148

44.255

7.364

4.556

2.814

6

17.098

11.553

5.557

12

8.270

4.619

3.940

289

10.167

3.644

6.554

31

Fiat Doblo

4.083

3.631

452

0

Peugeot Boxer

7.774

3.768

4.064

58

Fiat Ducato

10.296

10.249

47

0

Schoolbus

7.266

3.551

3.715

128.466

89.826

39.036

Passat Rolstoelbus Minibus Groene bus

Totaal aantal km

396

GEREDEN VOOR REKENING VAN

de instelling

Totaal 2003 41.438

Totaal 2009 86.876

Totaal 2010 86.272

Totaal 2011 86.780

Totaal 2012 89.826

de bewoner(s)

61.002

Totaal aantal km

103.418

36.867 + 758 (school) 124.501

44.952 + 397 (school) 131.621

34.151 + 521 (school) 121.452

38.640 + 396 (school) 128.466

2009

2010

2011

2012

€ € € € € €

€ € € € € € €

€ 0.41 € 0.37 € 0.42 € 0.43 € 0.85 € 0.94 € 1.19

€ 0,39 € 0,33 € 0,38 € 0,40 € 0,53 € 0,79 € 1,03

KOSTPRIJS PER KILOMETER Soort vervoer Auto medewerker Passat Rolstoelbus Minibus Groene bus Fiat Doblo Peugeot Boxer Fiat Ducato

2005 € 0,27 € 0,60 € 0,64 € 0,57 € 0,37 € 0,89

0,29 0,25 0,29 0,29 0,36 0,63

0,33 0,30 0,36 0,35 0,40 0,63 1,88

120

Financien BEZETTINGSGRAAD Soort vervoer Eigen wagen Passat Rolstoelbus Minibus Groene bus Fiat Doblo Peugeot Boxer Schoolbus

2005 0,72 1,75 3,94 3,28 3,56 1,00

2009 1,07 2,74 5,20 5,30 4,32 1,11 2,79

2010 0,88 1,68 3,39 4,02 3,50 0,64 2,29

2011 0,77 2,3 4,21 4,10 3,29 1,09 2,39 4,44

2012 0,72 1,78 4,03 4,68 3,54 1,20 2,67 4,12

Er zijn meer kilometers gereden dan vorig jaar. Zowel voor rekening van het DVC als voor rekening van de bewoners. De gemiddelde bezetting van de wagens wijzigt heel weinig tegenover vorige jaren. De bezettingsgraad draait rond de 80%. De kostprijs per kilometer is beïnvloed door en enerzijds het totaal aantal kilometer per wagen en anderzijds de kosten (voornamelijk de brandstofprijzen). Zo zien we dat de Ducato het heel wat aantal kilometers rijdt, alhoewel dit alleen vrachtvervoer is. Bij het personenvervoer (met instellingswagens) is het vooral de rolstoelbus die het meest gebruikt wordt. Dit wijst uiteraard op dat er heel wat rolstoelgebruikers in onze instelling verblijven.

121

Financien

122

Kwaliteitszorg

KWALITEITSZORG Kwaliteitshandboek Een systeem van zelfevaluatie Instellingsbeleidsplan

123

Kwaliteitszorg

124

Kwaliteitszorg KWALITEITSHANDBOEK BEHEER VAN HET KWALITEITSHANDBOEK Het kwaliteitshandboek kent 86 mutaties. Veel documenten worden herbevestigd. Sommige krijgen een kleine of een fundamentelere aanpassing. Een aantal documenten wisselen van eigenaar en er zijn ook documenten die buiten gebruik worden gesteld. Op 31 december 2012 bevat het kwaliteitshandboek 632 documenten. Gegroepeerd per typedocument gaat het om 25 referentieteksten 7 ‘strategisch beleid’ 2 beleidsplannen 49 functiebeschrijvingen 11 competentieprofielen 12 mandaten 86 procedures 215 werkinstructies 28 reglementen/overeenkomsten 20 lijsten 151 formulieren 5 grondplannen 9 informatieve documenten 11 vormingspakketten 1 document m.b.t. kwaliteitseisen

HET KWALITEITSHANDBOEK ALS MANAGEMENTSYSTEEM Door het borgen of aanpassen van richtlijnen, werkafspraken en informatie hebben we dit jaar specifiek aandacht besteed aan de kwaliteit van het werk op de volgende terreinen: Referentieteksten  Privacy en zelfbeschikking (HH_AD_RT_13) Een aantal basisgedachten daaromtrent moeten het belang van en de aandacht voor privacy en zelfbeschikking bij alle medewerkers scherp houden.  Medisch handelen bij het levenseinde (beleidsverklaring) Bij het medisch handelen in de fase van het levenseinde hebben wij specifieke afspraken, die in overeenstemming zijn met de medische plichtenleer, de Belgische wetgeving en de christelijke ethiek. Strategisch beleid  Proces van leefgroeptoewijzing (HH_PO_SB_01) We willen zoveel mogelijk (potentiële) gebruikers zo snel mogelijk een kwalitatief goed antwoord bieden op hun vraag

125

Kwaliteitszorg Beleidsplannen  een instellingsbeleidsplan (HH_AD_BP_01) met de lopende en nieuwe doelen die onze werking moeten verbeteren en vernieuwen.  Een jaarkalender (HH_HV_BP_01) met een overzicht per maand van activiteiten die een grote invloed hebben op de werking

Functiebeschrijvingen  De functie van de administratief medewerker onthaal (HH_LA_FB_01) evolueert enigszins naar een ICT ondersteuning van het personeel.  Kinesitherapeut (HH_AK_FB_02) De adviserende taak van de kinesitherapeut naar ouders en begeleiders, is aan de functiebeschrijving toegevoegd.

Mandaten  Hiërarchisch organogram (HH_HD_MD_01) Het organogram is aangevuld met de nieuwe functie 'administratief medewerker van het logistiek departement' als directe medewerker van de administratief directeur, in vervanging van de directieassistent.

Procedures  De procedures Afhandelen van klachten (HH_AD_PR_07) en Nemen van vrijheidsbeperkende maatregelen bij bewoners (HH_PD_PR_14) werden aangepast om tegemoet te komen aan het BVR 4/2/2011 inzake kwaliteitszorg.  Met het opmaken van de nieuwe procedure ‘toekennen en opvolgen van een dieet’ (HH_LD_PR_08) willen we de afspraken tussen de verschillende disciplines die daarmee te maken hebben verhelderen en vastleggen.  De procedure ‘aanvragen van investeringen door diensten (HH_LD_PR_02) werd aangepast om tegemoet te komen aan de wet op de overheidsopdrachten.

Werkinstructies  Richtlijnen voor het toekennen van continue medische zorg (score 0) (OC_PO_WI_02) We borgen de werkwijze van de ondersteuningscoördinatoren om de bewoners aan te duiden bij wie de zorgzwaarte extra mag doorwegen bij het toekennen van personeelsbestaffing.  Handelen bij brandalarm (HH_AP_WI_120) Een nieuwe brandcentrale vraagt om een nieuwe instructie  Aseptisch onderhouden van medisch materiaal (HH_APP_WI_12) Er zijn wijzigingen in de hygiënevoorschriften bij ‘zuurstofmaskers’ en ‘extra vocht’

 Deontologische code voor het gebruik van de computer op het werk (HH_LD_WI_03) Het is een opeenvolging van regels die binnen het DVC daaromtrent gelden en bij wie je terecht kan indien je een inbreuk op deze regels constateert of wanneer je problemen met de computer ervaart. Er zijn nieuwe afspraken omtrent het veiliger inloggen op het netwerk van het DVC vanuit de thuiscomputer. We vragen dat de werknemer dit document ondertekent.

126

Kwaliteitszorg Reglementen/overeenkomsten  Door het opstellen én van een ‘charter collectieve rechten plichten (HH_AD_RO_16) én van diverse protocollen van verblijf en ondersteuning’ (HH_PD_RO_17 e.a.) komen we tegemoet aan de vereisten van het BVR 4/2/2011 inzake kwaliteitszorg.  Tillen van een bewoner uit de wagen (HH_AP_RO_04) De werkinstructie wil arbeidsongevallen voorkomen door een medewerker of de permanentie te verbieden om een bewoner –ongeacht zijn lichaamsgewicht - in of uit een personenwagen te helpen tillen.  Deontologische code voor gebruik van instellingstelefoons (HH_LD_RO_03) Elke medewerker wordt gevraagd om dit document te ondertekenen.  Een rookvrije omgeving voor gebruikers en medewerkers (HH_AP_RO_03) Medewerkers kunnen enkel nog buiten roken, in de nis onder het hellend vlak naast de gaanderij.

Softwarepakketten  We beschouwen ze niet meer als een typedocument maar als een hulpmiddel (zoals de permanentietelefoon, een sleutelbos… ) dat we in procedures vermelden onder de rubriek ‘verwante documenten en hulpmiddelen’ .

Formulieren  Codering medische ondersteuningsnood (OC_PO_FO_05)  Verwerken van persoonsgegevens (HH_AD_FO_16) Het gaat hier om een kennisgeving van de wet naar onze gebruikers.

Informatieve documenten  De informatie rond het extern vakantieaanbod (HH_PA_ID_01) wordt geactualiseerd.

Vormingspakketten  Reanimatie van volwassenen binnen het DVC (HH_AN_VP_06) Dit vormingspakket is bedoeld voor verpleegkundigen en nachtbegeleiders.  We besluiten om het eigenaarschap van alle vormingspakketten aan de stafmedewerker vorming toe te wijzen. Zijn verantwoordelijkheidsdomein is juist het uitbouwen en integreren van door het beleid bepaalde deskundigheidsdomeinen in het dienstverleningscentrum. Vanzelfsprekend worden die pakketten op basis van hun inhoud gedelegeerd (machtiging) naar bepaalde deskundigen in huis. Het blijft wel zaak van de vormingsmedewerker om de deskundigen aan te sturen en te ondersteunen om hun vormingspakket te actualiseren en door te geven naar andere medewerkers die betrokken zijn op de inhoud. In onze instelling behoren de vormingspakketten tot onze ingezette middelen onder de rubriek ‘methoden en technieken’.

127

Kwaliteitszorg Kwaliteitseisen  Kwaliteitseisen voor blokstoelen (HH_AK_KE_01) We creëren een nieuw type document (code: KE). Door de wet op de overheidsopdrachten zullen we meer en meer moeten werken met externe aankopen. T.a.v. die leveranciers zullen we daarom goed onze eigen kwaliteitseisen moeten bepalen.

Actiepunt: We blijven eigenaars van documenten attenderen op de geldigheidsdatum van hun documenten.

Actiepunt: We geven vorming naar jongere LSDleden om hen vertrouwd te maken met de opmaak en evaluatie van kwaliteitsdocumenten.

128

Kwaliteitszorg EEN SYSTEEM VAN ZELFEVALUATIE Werken met prestatie-indicatoren Het opzet om te werken met prestatie-indicatoren bij het evalueren van instellingsdoelen is niet nieuw. We werken al vele jaren met een projectfiche voor het uitwerken van instellingsdoelen waarin de projecteigenaar gevraagd wordt om na de omschrijving van zijn doel,de prestatieindicatoren in te vullen. Doorheen de jaren hebben we gemerkt dat we worstelen met het definiëren van die term waardoor de evaluatie van het doel niet altijd doeltreffend was. De algemeen directeur neemt het initiatief om daar een vorming voor te volgen (‘Meerwaarden creëren met geschikte prestatie-indicatoren’, door Van den Berghe Wouter). Dit wordt het vertrekpunt om nauwgezetter stil te staan bij de invulling van prestatie-indicatoren bij een instellingsdoel.

Prose-zelfevaluatie m.b.t. leiderschap directeurs Eind 2011 vullen alle leidinggevenden en stafmedewerkers twee vragenlijsten in, respectievelijk rond de ‘erkenning en waardering’ en de ‘openheid en zelfreflectie’ van de directeur. Dit jaar starten we met de verwerking van de individuele resultaten uit de vier diagnosegroepen om tot gemeenschappelijke aandachtspunten te komen per groep. Op basis daarvan houden de voorzitters en secretarissen hun consensusbijeenkomst om gezamenlijke verbeterpunten te formuleren die dan naar de betrokken directeur worden teruggekoppeld. Tenslotte delen de directeurs, in een besloten vergadering, hun bevindingen en hoe ze met welke actiepunten naar buiten zullen komen. Naar aanleiding daarvan volgt het directieteam met een externe begeleider (Acerta/VoCA) een coachingtraject. De directeurs laten nu al weten dat de volgende woorden nieuw of vernieuwd in hun taalgebruik zullen voorkomen: eigenaarschap – professionele norm – directe feedback. De inzet van zo’n open communicatie t.a.v. directeurs is niet evident. Hun privacy moest gevrijwaard worden en er was twijfel bij de medewerkers of het effectief tot gewenste gedragsveranderingen zou leiden. Ondanks de onvolkomenheid van het instrument en het proces om tot terugkoppeling te komen, heeft dit doel toch wat teweeg gebracht aan input naar bewustwording en output van gedrag binnen de relatie van directeurs en medewerkers.

129

Kwaliteitszorg Heropstarten interne audits kwaliteitshandboek We keuren het voorstel van het auditteam goed om op één dag een groep documenten te beoordelen die binnen de opgelegde ordening van het kwaliteitshandboek bij mekaar horen. Omdat een goede organisatie moet uitgaan van een goed beleid, kiezen we er voor om eerst de documenten te auditeren die vallen onder de rubriek ‘kwaliteitsbeleid’. Minimaal zijn daarin de volgende documenten vereist: missie, visie, doelstellingen, strategie en geschreven referentiekader. Concreet gaat het binnen onze instelling om de volgende documenten HH_AC_LS_01 HH_RB_RT_01 HH_PD_RT_02 HH_AD_RT_02 HH_PD_RT_01 HH_AD_SB_01 HH_AD_BP_01

Beschrijving van het aanbod van de voorziening Missie Kijk op personen met een verstandelijke beperking Ondersteuning via samenwerking. Algemene objectieven ten aanzien van onze gebruikers Voor welke doelgroepen en in welke richting wil het Heilig Hart evolueren? Instellingsbeleidsplan

Bart Huyghe André De Decker Martine De Gryse André De Decker Martine De Gryse André De Decker André De Decker

Op het eind van dit jaar briefen we al de auditteams over de inhoud en werkwijze. De audit zelf voorzien we in 2013. Het is de bedoeling dat we achtereenvolgens in 2014 de gebruikersgerichte kernprocessen auditeren, in 2015 de organisatiegerichte kernprocessen en in 2016 de processen die essentieel zijn voor onze zelfevaluatie. 2017 wordt een sabbatjaar.

130

Kwaliteitszorg INSTELLINGSBELEIDSPLAN 1. Evaluatie van de vroegere plannen Het kwaliteitshandboek is niet enkel de opslagplaats voor talrijke belangrijke documenten die de dienstverlening richting geven en schragen. Het is ook de plaats waar onze verbeteracties worden geformuleerd en geëvalueerd. Plannen dienen na uitvoering inderdaad beoordeeld te worden. Of ze hun doel hebben bereikt en of dat gebeurd is op de meest efficiënte wijze. We gebruiken in het onderstaande overzicht een letter (van A tot D) om de ’zwaarte of complexiteit’ van het plan aan te duiden, en een cijfer (van 1 tot 10) om het resultaat te evalueren. Plannen die het cijfer 5 niet behalen, zijn dus niet geslaagd. Afgewerkt en beoordeeld:         

06.05. Het masterplan voor vervanging van het hoofdgebouw is besproken op zeven plateaus. Geen quotering 07.05. De technische dienst heeft een nieuwe werking. C7 07.08. We hebben een goede praktijk van ethisch overleg bij het levenseinde ontwikkeld. C6 10.18. De wasserij is vernieuwd en verplaatst. D7 11.04. Het aankoopbeleid wordt hertekend met inbegrip van de toepassing van de nieuwe wet op overheidsopdrachten. C7 11.05. We vieren 90 jaar DVC. B8 11.08. We maken onze besluitvormingsprocessen duidelijker. B5 11.09. De regio’s A2-0 en C-0 van het gebouw zijn geherconditioneerd. B8 11.12. Het auditplan is uitgevoerd. Geen quotering

Stopgezet 

10.12. We ontwikkelen een uniformer systeem voor overdracht van informatie op leefgroepen.

Plannen met een einddatum in 2012 of vroeger, maar nog niet beoordeeld.    

10.01. We realiseren een campagne om meer kinderen met een matig en ernstig mentale handicap in het semi-internaat te krijgen. 31.12.2012 10.05. De inhoud van het bewonersdossier is bepaald. 31.08.2012 10.10. We hebben een aangepast vervoer geregeld voor de niet-schoolgaande semi-internen en de bezoekers van het dagcentrum. 31.08.2012 11.01. We ontwerpen een nieuw model van cliëntenbijdrage/dagprijsdossier, toepasbaar bij deeltijdse en voltijdse dienstverlening, met volgende kenmerken: a. eenvoudig en transparant voor alle partijen b. sociaal en billijk voor de cliënt c. kostendekkend en economisch voor de dienstverlener 31.08.2012

131

Kwaliteitszorg   

11.03. We hebben enkele verbeterprojecten gerealiseerd in afstemming van logistiek op leefgroepen. 31.12.2012 11.07. We leren mekaars werk beter kennen. 31.12.2012 11.11. Het DVC Heilig Hart heeft aandacht voor de zorg aan zijn ouderwordende bewoners 31.12.2012

Aan deze plannen werken we in 2013 verder.          

08.09. Een actieve profilering van het DVC naar de opvang van schoolgaande kinderen. 31.12.2013 10.03. We onderzoeken op welk vlak de ergodienst en de kinedienst interdisciplinair kunnen samenwerken. 31.03.2013 10.14. Ecologisch verantwoorde energievoorziening Dageraad is uitgetekend. 31.03.2013 10.17. We bouwen een nieuwe Dageraad 31.12.2014 10.22. We dringen de personeelsongevallen tgv onverwachte reacties van bewoners terug. 31.03.2013 10.23. We brengen de ernstgraad van de personeelsongevallen op het niveau van het gemiddelde van de sector. 31.03.2013 10.24. De verfraaiing van de boerderijomgeving is gerealiseerd. 31.12.2013 11.02. De kosten van het bewonersvervoer is gesaneerd. 30.06.2013 11.06. Medicatie wordt geleverd door een externe apotheek op de plaats waar de medicatie verbruikt wordt en onder volle verantwoordelijkheid van die apotheek. 31.12.2013 11.10. We hebben een aangepast vervoer geregeld voor de niet schoolgaande semi-internen en de bezoekers van het dagcentrum 31.03.2013

Besluit: Drie jaar geleden maakten we een aandachtspunt van het feit dat we onze projecten niet op tijd afwerkten en beoordeelden. Omdat we zagen dat in 2009 niet minder dan 17 projecten en in 2010 ook nog 10 projecten onder deze lat bleven. Het daarop volgend jaar evolueerden we gunstig naar ‘slechts 4’ termijnoverschrijdingen. In 2012 valt dit pijnpunt evenwel opnieuw op met 7 doelen die niet op tijd worden bereikt.

132

Kwaliteitszorg 2. Actieplannen ontstaan in 2012  



         



12.01. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: heldere ondersteuningsvisie. 31.08.2013 12.02. Wij garanderen voor alle nieuwe gebruikers een ondersteuningsplan binnen het eerste jaar van de opname en een hernieuwing van alle ondersteuningsplannen binnen de drie jaar. Daartoe moeten we werken aan een ritme van minimum 115 plannen per jaar en zelfs een streefcijfer van 125 per jaar. 31.08.2013 12.03. Bij elke opname van een nieuw volwassen gebruiker en elke doorschuif van een gebruiker uit ons internaat naar het tehuis voor volwassenen toetsen we de afstand tussen diens woonplaats (of diens natuurlijke netwerk) en ons eigen DVC. Als globaal resultaat willen we bekomen dat maximum 33% van alle volwassenen verder wonen dan 30 kilometer (in 2011 was dat nog 38,9%) 31.12.2015 12.04. We verminderen het papierverbruik 31.08.2013 12.05. We starten een voorbereiding op een toekomstig functioneren als Multifunctioneel Centrum 31.08.2013 12.06. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: algemene coördinatie 31.08.2013 12.07. Het auditplan is afgewerkt. 31.12.2013 12.08. We zoeken naar een goede methodiek om jaarlijks alle ingezette middelen te evalueren. 31.08.2013 12.09. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: efficiënte logistiek 31.08.2013 12.10. We maken de overtocht naar de nieuwe Dageraad: juiste competenties 31.08.2013 12.11. De bezetting in het dagcentrum over het jaar 2012 bedraagt minimum 66% 31.08.2013 12.12. We implementeren de zachte comfortmethode 31.08.2013 12.13. We onderzoeken de mogelijkheden om het aantal leefgroepbegeleiders dat in één en dezelfde leefgroep werkt te beperken. We focussen ons inzonderheid op leefgroepbegeleiders die gemiddeld minder dan 19 uren per week op een leefgroep werken. 31.08.2013 12.14. We passen de procedure aan voor het opstellen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het instellingsbeleidsplan. 31.08.2013

Zie ook: ‘Instellingsbeleidsplan evaluatie 2011-2012/ kwaliteitsplanning 2012-2013’

133

Kwaliteitszorg 3.Nieuwe actieplannen en aandachtspunten uit de lezing van het jaarverslag. Het jaarrapport over 2012 dat hierbij bijna voleindigd is, met daarin ook de zelfevaluatie over diezelfde periode, levert ons nieuwe ideeën en verbeterplannen om aan de toekomst te werken. We verzamelen nog even wat wij in de voorgaande bladzijden hebben zien ontstaan:            

Herziening werken met dienstbeleidsplan (opdeling continu en vernieuwend beleid herzien) Toewijzing van therapeutische middelen is gerealiseerd. Functiebeschrijving ergo aanpassen aan nieuwe opdracht. Leidinggevenden moeten actiever signalen van gebruikers aan de pedagogisch directeur doorgeven. We denken met alle leidinggevenden na over leeftijdsbewust personeelsbeleid binnen ons centrum. We onderzoeken de doelmatigheid van een aantal duurdere opleidingen die bezig zijn in 2013. We actualiseren het vormingspakket zachte comfortmethode. We denken na over de besteding van de middelen 2013 – 2014. We evalueren opnieuw ons verzuimbeleid in het najaar 2013 en evalueren meteen ook de ondernomen stappen (oa nieuw computerprogramma, vorming, …) We werken verder aan het uitbouwen van het partnerschap met IDEWE. We blijven eigenaars van documenten attenderen op de geldigheidsdatum van hun documenten. We geven vorming naar jongere LSD-leden om hen vertrouwd te maken met de opmaak en evaluatie van kwaliteitsdocumenten.

En ten allerlaatste lijsten we nog even de aandachtspunten op, die we hebben aangestipt of geformuleerd bij het beschrijven en evalueren van het jaar 2012:  Aantal verschillende gebruikers over het ganse jaar (nieuwe telmethode)  Op zoek gaan naar indicatoren voor ondersteuning bij nieuw bepaalde doelgroepen: bv ouderenzorg  We hebben een merkwaardig en nog altijd stijgend aantal gebruikers van sondevoeding.  We stellen een merkwaardige evolutie in ons semi-internaat vast (verbetering op diverse terreinen).  Proces van beëindiging dienstverlening evalueren, vooral bij overplaatsing.  We onderzoeken de redenen waarom nieuw aangeworven leefgroepbegeleiders soms snel afhaken.

134

Bijlage

BIJLAGE Lijst van verwijzingen naar andere documenten

135

Bijlage

136

Bijlage Lijst van verwijzingen naar andere documenten

Tussen haakjes: ten 1° de pagina waar de verwijzing staat, ten 2° de functionaris die het betreffende document beheert en bij wie het kan opgevraagd worden.



Jaarrapport 2012 Tevredenheidpeiling bij gebruikers (p.65) (Stafmedewerker Kwaliteit)



Overzicht Vorming, Training en Opleiding 2012 (p.77) (Stafmedewerker Vorming)



Jaarrapport 2012 van de externe arbeidsgeneeskundige dienst IDEWE (p.91) (Algemeen directeur)



Jaarverslag 2012 van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (p.93) (Diensthoofd Preventie)



Financieel jaarverslag 2012 (p.116) (Financieel directeur)



Instellingsbeleidsplan evaluatie 2011-2012/ kwaliteitsplanning 2012-2013 (p.133) (Algemeen directeur)

137