Deutsche Bank Global Transaction Banking. Handleiding Asset Based Finance Manager

Deutsche Bank Global Transaction Banking

Handleiding Asset Based Finance Manager

Inhoud 1. Werken met Deutsche Bank Asset Based Finance Manager (ABF Manager)

03

2. Voordat u kunt werken met ABF Manager

04

2.1 De overeenkomst 2.2 Systeemvereisten 2.3 De Digipas

04 04 05

3. Voor de eerste keer inloggen op ABF Manager

07

07 07 08

3.1 Autobahn App Market 3.2 Inloggen op Autobahn App Market 3.3 Naar ABF Manager navigeren

4. Wegwijs in de schermen van ABF Manager

10

10 10 11 11 12 12

4.1 Startpagina 4.2 Opbouw van de submenu’s 4.3 Weergave van gegevens 4.4 Schermprint afdrukken 4.5 Sorteren en selecteren 4.6 Uitloggen

5. Beheer van uw producten

13

13 13 18 19 19 21 21 22 22 23 24 25 25 26 27 28 29

5.1 Selecteren Product 5.2 Samenvatting 5.3 Mutaties 5.4 Ouderdomsanalyse 5.5 Aanvraag Voorschot 5.6 Statistieken 5.7 Topdebiteuren (alleen bij debiteurenfinanciering) 5.8 Raadplegen ontvangsten 5.9 Factuur zoeken 5.10 Debiteur zoeken 5.11 Kasstroompositie 5.12 Samenvatting (historisch) (alleen bij debiteurenfinanciering) 5.13 Transacties (alleen bij inkoopfinanciering) 5.14 Rapportages 5.15 Analyses (alleen debiteurenfinanciering) 5.16 Rapportages aanvragen 5.17 Rapportage weergeven

6. Gegevensuitwisseling

31

31 32 32 33 37

6.1 Handmatige invoer 6.2 Overzicht uploads 6.3 Debiteurgegevens 6.4 Bestanden uploaden 6.5 Inhouding boeking

7. Berichten

38

8. Toelichting bij gebruik van ABF Manager

39

8.1 Aandachstpunten

39

Addendum Belangrijke verschillen ABF Manager en EFSi

40 40

02


1. Werken met Deutsche Bank Asset Based Finance Manager (ABF Manager) U gaat werken met ABF Manager, uw onlinebankingapplicatie voor Asset Based Finance. Met ABF Manager beheert u op effectieve wijze uw werkkapitaal. Het systeem is gebruiksvriendelijk en geeft realtime informatie over uw posities. Dit biedt u inzicht in uw werkkapitaalfinanciering. Toegang tot ABF Manager ABF Manager is toegankelijk via de Deutsche Bank Autobahn App Market. Dit is het centrale portal voor de online producten en -diensten van Deutsche Bank. Via de Autobahn App Market heeft u ook toegang tot andere online-applicaties van Deutsche Bank.

03


2. Voordat u kunt werken met ABF Manager 2.1 De overeenkomst Zodra u de Overeenkomst Financiële Dienstverlening voor Asset Based Finance (ABF) heeft ontvangen, krijgt u ook toegang tot ABF Manager. Voor het gebruik van ABF Manager ontvangt u: 1. Deze gebruikershandleiding; 2. Digipas; 3. Gebruikersnaam; 4. Pinbrief.

2.2 Systeemvereisten Voor optimaal gebruik van ABF Manager, raden wij de volgende minimum systeemvereisten aan: Besturingssysteem

Windows 7 Apple Macintosh OSX vanaf 10.6

Browser

Internet Explorer 9+, Mozilla Firefox 30+, Google Chrome 35+, Safari

Browservereisten

— 128-bit encryptie ingeschakeld —J ava Active Scripting en Java Applet toegestaan —S SL2.0 en SSL3.0 ingeschakeld —C ookies toegestaan —P op-up blocker uitgeschakeld

Firewall Minimum PC-vereisten

—P oort 80 (HTTP) en poort 443 (HTTPS) open — .csv en .swift bestanden toegestaan

Schermresolutie

1024 x 768 of hoger

Pentium 4 2.0 GHz of hoger, minimum 1 GB RAM

04


2.3

De Digipas

2.3.1 Wat is een Digipas Bij uw Digipas kunt u vanaf elke plek veilig en snel op de Autobahn App Market inloggen. In de Autobahn App Market vindt u ABF Manager en andere online-applicaties van Deutsche Bank.

t +

ON

= uw Digipas aanzetten

t

= cijfers wissen of bevestigen

1

= uw pincode bevestigen bij het inloggen = uw pincode bevestigen bij het ondertekenen

3

2.3.2 Uw Digipas gebruiksklaar maken Maak eerst uw Digipas klaar voor gebruik. Dat doet u met de pincode die u bij de Digipas van Deutsche Bank heeft ontvangen. Voor gebruik moet u deze pincode eerst veranderen in een code naar keuze. Let op: De Digipas en uw pincode zijn persoonlijk. Deel uw gegevens niet met anderen. Zo maakt u uw Digipas klaar voor gebruik: — Vergelijk het serienummer van uw Digipas (die vindt u op de achterkant, linksonder) met het serienummer in de brief die u tegelijk met uw pincode heeft ontvangen.

t +

ON

Let op: K omen deze nummers niet overeen, neem dan direct contact op met onze Helpdesk +31 (0)10 798 36 34.

— Zet uw Digipas aan: houd t ingedrukt en druk tegelijkertijd op

ON

—V oer de pincode in die u van Deutsche Bank heeft ontvangen Heeft u zich vergist, druk dan op t om de cijfers te wissen en begin opnieuw.

— Toets uw zelfgekozen pincode in van 5 cijfers. Heeft u zich vergist, druk dan op t om de cijfers te wissen. Kies geen ‘makkelijke’ combinatie, zoals 12345. In dat geval krijgt u een waarschuwing in de display: ‘NOT SAFE’. — Toets nogmaals uw zelfgekozen pincode in van 5 cijfers.

— U heeft uw nieuwe pincode met succes ingevoerd als ‘NEW PIN CONF’ op de display verschijnt. — Uw Digipas is klaar voor gebruik. U kunt nu inloggen bij Autobahn App Market en gebruik maken van ABF Manager App.

05


2.3.2 Wat te doen bij een geblokkeerde Digipas? Wat gebeurt er als u een foutieve pincode intoetst? Na uw eerste foutieve poging verschijnt er ‘FAIL 1’ op de display, bij de tweede foutieve poging ‘FAIL 2’. Na drie foutieve pogingen blokkeert uw Digipas. Er verschijnt nu een lock-code van 7 cijfers. U kunt uw Digipas niet meer gebruiken. Eerst moet u uw Digipas deblokkeren. Dat gaat in 6 stappen: —B el de Helpdesk: +31 (0)10 798 36 34. Geef de lock-code van 7 cijfers door aan onze medewerker. U kunt deze code bekijken door uw Digipas opnieuw aan te zetten. U ontvangt een deblokkeringscode waarmee u uw Digipas kunt deblokkeren. — Zet uw Digipas aan: houd t ingedrukt en druk tegelijkertijd op ‘ON’. De lock-code verschijnt opnieuw in de display. — Druk op t en tik de deblokkeringscode van 8 cijfers in. —T oets een nieuwe zelfgekozen pincode in van 5 cijfers. Kies geen ‘makkelijke’ combinatie, zoals 12345. —T oets nogmaals de zelfgekozen pincode in van 5 cijfers ter verificatie. —U heeft uw nieuwe pincode succesvol ingevoerd als ‘NEW PIN CONF’ op de display van uw Digipas verschijnt. U kunt nu uw Digipas weer gebruiken.

06


3. Voor de eerste keer inloggen op ABF Manager 3.1 Autobahn App Market ABF manager is toegankelijk via de Deutsche Bank Autobahn App Market. Dit is het centrale portal voor een uitgebreid aanbod van online producten en -diensten van Deutsche Bank. De Digipas en pincode die u heeft ontvangen heeft u nodig om in te loggen op Autobahn App Market en op ABF Manager. Zodra u bent ingelogd op Autobahn App Market kunt u ABF Manager gebruiken.

3.2 Inloggen op Autobahn App Market ABF Manager kent twee gebruikersprofielen: — Profiel met kijkrechten: u heeft toegang tot alle informatie. — Profiel met handelingsbevoegdheid: u kunt informatie aanleveren, financiering opvragen, rapporten opvragen en u hebt toegang tot alle informatie. Ga naar www.autobahn.db.com en log in. Digipas en persoonlijke pincode Logt u voor het eerst in op Autobahn App Market van Deutsche Bank, dan vindt u uw gebruikersnaam in de brief met uw pincode. Heeft u al eerder ingelogd, dan kunt u uw bestaande gebruikersnaam blijven gebruiken. Ga naar http://www.autobahn.db.com Klik rechtsboven in uw scherm op Autobahn Login. Zo gaat u naar de inlogpagina van Autobahn App Market.

07


Toets uw gebruikersnaam in op het inlogscherm.

Zet uw Digipas aan: houd t ingedrukt en druk tegelijkertijd op ‘ON’. Toets uw pincode in. Heeft u zich vergist, druk dan op t om uw cijfers te wissen. Druk op 1 (Logon) als op de display van uw Digipas ‘SELECT’ verschijnt. Uw Digipas maakt nu een code aan van 8 cijfers waarmee u kunt inloggen.

3.3 Naar ABF Manager navigeren Vanuit de startpagina navigeert u zowel naar uw favorieten onder ‘My Apps’, als naar de overige Apps via ‘Browse Apps’.

08


Indien u voor het eerst aanlogt, adviseren wij u de ABF Manager App toe te voegen aan uw favorieten Ga naar ‘Browse Apps’. Klik in het linkermenu op ‘Trade Financing’. Klik vervolgens op de ‘Add to My Apps’ link.

Sleep de ABF Manager App van ‘Other Apps’ naar ‘My Favorites’ om de ABF Manager bij de Favorieten op de startpagina te plaatsen.

Na het doorlopen van de eerder genoemde stappen is de App terug te vinden op de startpagina in het ‘My Favorites’ menu. Door op het ‘Asset Based Finance Manager’ icoon te klikken wordt de App geopend. U heeft nu toegang tot ABF Manager.

09


4. Wegwijs in de schermen van ABF Manager 4.1 Startpagina Iedere keer dat u aanlogt in ABF Manager ziet u de startpagina. Op deze pagina treft u een welkomstboodschap of berichten aan die u informeren over eventuele calamiteiten.

4.2 Opbouw van de submenu’s Het scherm heeft een vaste opmaak, met aan de linkerzijde het menu met keuzes en aan de rechterzijde de resultaten van de door u geselecteerde keuze.

Kiest u voor ‘Overeenkomst’ dan komt u op de pagina met het overzicht van al uw ABF producten. Vervolgens kiest u het product waarover u informatie wilt zien of waarvoor u bijvoorbeeld financiering wilt aanvragen. Het menu aan de linkerzijde wordt bepaald door de productkeuze. Daarnaast treft u op diverse pagina’s aan de rechterzijde buttons aan die u kunt kiezen voor meer gedetailleerde informatie. Door op een omschrijving aan de linkerzijde te klikken, zal aan de rechterzijde het gewenste submenu geopend worden. Indien er meer details beschikbaar zijn van de resultaten op de rechterzijde van het scherm, kunnen deze getoond worden door met uw muis over het betreffende onderdeel te zweven en er op te klikken. knop kunt u altijd terug naar het voorgaande scherm. Door middel van de

10


4.3 Weergave van gegevens Data worden in ABF Manager als volgt weergegeven: Getallen

P ositieve getallen worden altijd weergegeven in het formaat ‘1.234,56’ of weergeven in de kolom ‘Credit’ afhankelijk van waar u zich in het menu bevindt. Negatieve getallen worden altijd onderstreept weergegeven in het formaat ‘–1.234,56’ of in de kolom ‘Debet’.

Datum De Datuminformatie wordt altijd weergegeven in het formaat d/m/jj. Bijvoorbeeld 1/2/15. Tijdweergave

ABF Manager werkt met de tijdsweergave CET-1

Hyperlinks Standaard wordt een hyperlink in (blauw) en of onderstreept aangegeven, door met de muis over de hyperlink heen te zweven.

4.4 Schermprint afdrukken Op elk scherm aan de linkerzijde treft u linksonder een print knop. Door op de knop te drukken wordt een tweede scherm geopend, waarin u verzocht wordt de printer of fax te selecteren.

11


4.5 Sorteren en selecteren In de ABF Manager App sorteert en zoekt u informatie via selectiecriteria. De mogelijkheid om zoeken selectie criteria in te geven wordt weergegeven door een uitklapmenu waaruit vaste criteria geselecteerd kunnen worden. Daarnaast zijn er vrije zoekvelden waar handmatig zoekcriteria ingevoerd kunnen worden, zoals bedrag en of naam. Door op de ‘Opnieuw’ knop te klikken is het mogelijk om de ingegeven zoekcriteria te verwijderen en een nieuwe zoekopdracht uit te voeren.

Bij het invoeren van de selectie- en zoekcriteria is het belangrijk om met het volgende rekening te houden: — Voor een bereik met slechts één bepaalde waarde vult u in de velden vanaf en tot en met dezelfde waarde in; — Wilt u alle waarden tot een bepaald maximum zien, dan vult u alleen de tot en met waarde in; — Debiteurnaam kan een combinatie zijn van numeriek of alfanumeriek; — Debiteurreferentienummer is altijd een combinatie van numeriek of alfanumeriek; — Wanneer numerieke waarden moeten worden ingevuld kan dit in een willekeurig formaat. Hierbij gebruikt u de punt (.) als decimaalscheidingsteken; — Bij een pull-down menu zoals bij Muntsoort is weergegeven, klapt het menu uit door er op te klikken. Wanneer er een lijst met mogelijkheden verschijnt, beweegt u met uw muis scroll knop of pijl knoppen door de mogelijkheden; — Datumvelden worden ingevoerd door op de kalender knop te klikken en de gewenste datum te selecteren of de datum handmatig in te vullen. Het datumformaat is altijd weergeven als d/m/jj.

4.6 Uitloggen Wij adviseren u, zoals bij alle bankapplicaties, uit te loggen indien u geen gebruik maakt van de ABF Manager App. Dit voorkomt elk ongewenst gebruik van de applicatie door andere personen dan uzelf. De uitlogfunctie vindt u onder aan de menubalk aan de linker zijde van uw scherm. Ook kunt u de sessie sluiten door rechts bovenaan op het rode kruis te klikken. Indien u de ABF Manager App of een andere App op de Autobahn App Market langer dan 15 minuten niet gebruikt, wordt u automatisch uitgelogd van het Autobahn App Market Portal. U dient zich dan opnieuw aan te melden.

12


5. Beheer van uw producten 5.1 Selecteren Product Na het selecteren van de ‘Selecteren overeenkomst’-menuoptie ziet u al uw actieve producten en eventuele totaaloverzichten.

Door een van de overeenkomsten te selecteren, wordt u gelijk doorgeleid naar het submenu ‘Samenvatting’.

5.2 Samenvatting Het overzichtscherm zoals hierboven is weergegeven is productspecifiek. Er zijn vier mogelijke varianten: 1. Debiteurenfinanciering met Debiteurenbeheer 2. Debiteurenifinanciering 3. Voorraadfinanciering 4. Inkoopfinanciering

13


5.2.1. Debiteurenfinanciering (met en zonder debiteurenbeheer) Hieronder treft u het voorbeeld van het samenvattingsscherm zoals deze wordt getoond voor het product Debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer.

Het overzicht zoals hierboven afgebeeld kunt u verder in detail raadplegen door de afzonderlijke onderwerpen te selecteren. Hieronder treft u een algemene beschrijving aan van de verschillende onderwerpen die u kunt raadplegen. Indien u in het verleden EFSi heeft gebruikt, geeft het addendum meer informatie over de verschillen tussen EFSi en ABF Manager. 1. Saldo Vorderingen: Geeft detailinformatie over het bruto vorderingensaldo en is gesaldeerd voor creditbedragen. 2. Aftrekposten Financiering: Geeft meerdere aftrekposten weer die automatisch zijn verwerkt. 3. Dispuut: Geeft het saldo weer van de rekeningen waarvoor een dispuut is gemeld. 4. Geverifieerd Saldo: Geeft het vorderingensaldo weer welke geverfieerd is door de Client Service Manager. 5. Onverwerkte Crediteringen - R/C: Toont alle creditmutaties die toegewezen dienen te worden, bijvoorbeeld aconto. 6. Onverwerkte Betalingen - RC: Geeft cashmutaties weer die toegewezen dienen te worden. 7. Achterstallig Saldo: Geeft het saldo weer na de eerste vervaldag indien de voorgeschreven betalingstermijn is overschreden. 8. Rekening courant saldo: Geeft het werkelijke saldo van de rekening courant weer. Let op: Debetposities worden weergegeven als positief en creditposities als negatief. 9. Gevaluteerd Rekening courant saldo: Geeft het gevaluteerde saldo weer van de rekening courant (vb. Chequebetalingen). 10. Verrekeningen: Geeft de aftrek met betrekking tot compensabele vorderingen weer uit hoofde van debiteuren / crediteuren posities. 11. Verpandingsverboden: Geeft de aftrek met betrekking tot vorderingen met een verpandingsverbod weer.

14


12. Non-OESO aftrekpost: Geeft de aftrek met betrekking tot vorderingen op Non-OESO debiteuren weer. Non-OESO refereert aan landen die niet gelieerd zijn aan de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling. 13. Overige aftrekposten: Hier worden overige aftrekposten weergegeven indien van toepassing. Belangrijke Informatie: De onderdelen 10 tot en met 13 worden niet opgeteld weergegeven onder het onderdeel 2, ‘Aftrekposten Financiering’. 14. Financieringsruimte vorige dag: Geeft de financieringsruimte weer op basis van de beschikbaarheid van de vorige dag. 15. Financieringsruimte tot aan limiet vorige dag: Geeft de financieringsruimte weer op basis van de beschikbaarheid van de vorige dag met inachtneming van de limiet op de faciliteit. 16. Concentratie-aftrek: Geeft het bedrag van de aftrek uit hoofde van de concentratie-afspraken in het contract weer. 17. Borrowing base: Geeft het bedrag weer van de Account Balance minus de aftrekposten financiering en concentratie-aftrek, vermenigvuldigd met het financieringspercentage. 18. Beschikbaar obv dekking: Geeft de beschikbare financiering weer exclusief inachtneming van de kredietlimiet. 19. Opvraagbaar bedrag: Geeft de beschikbare financiering weer inclusief inachtneming van de kredietlimiet. Indien een contract enkel is afgesloten voor debiteurenfinanciering, dan wordt ook de beschikbaarheid uit hoofde van de Afstemmingsrekening weergegeven onder het onderwerp Afstemmingsrekening. Tevens is er de mogelijkheid om specifieke onderwerpen in detail te raadplegen. U kunt onder het onderwerp ‘Aftrekposten Financiering’ bijvoorbeeld een detailoverzicht inzien inzake de niet gefinancierde posten.

15


5.2.2 Voorraadfinanciering Hieronder treft u het samenvattingsscherm aan zoals getoond wordt indien er een contract is voor voorraadfinanciering.

In aanvulling tot de beschreven onderwerpen onder de paragraaf ‘Samenvatting’ treft u hier het onderwerp ‘Bulk Collateral Account’ aan. Dit geeft het totaal weer van de verpande voorraden ten behoeve van de financiering. De ‘Borrowing base’ geeft de beschikbaarheid weer op basis van de verpande voorraden vermenigvuldigd met het financieringspercentage. Indien u vragen heeft over de voorraadverhouding ten opzichte van de beschikbaarheid uit hoofde van uw debiteurenfinanciering kunt u contact opnement met uw Client Service Manager. 5.2.3 Inkoopfinanciering Indien een contract voor inkoopfinanciering is afgesloten, wordt het aantal onderwerpen in het linkermenu beperkt tot vier onderwerpen.

16


Bij Inkoopfinanciering kunt u in het menu aan de linkerzijde ‘Transacties’ gebruiken voor een gedetailleerd overzicht van alle lopende transacties. Het is mogelijk om specifieke informatie over een lopende transactie te raadplegen door deze te selecteren en op ‘Weergeven’ te klikken. Zie hiervoor ook paragraaf ‘Transacties’ (5.13).

17


5.3 Mutaties Het ‘Mutatie’ submenu geeft u de mogelijkheid om een overzicht aan te maken van specifieke mutaties die hebben plaats gevonden binnen een geselecteerde periode. Door de gewenste periode, de onderliggende rekening en wijze van sorteren van de resultaten op te geven en op ‘Zoeken’ te klikken, zullen alle mutaties die overeenkomen met de opgegeven selectie gepresenteerd worden.

Een totaaloverzicht per type transactie kan opgevraagd worden door op ‘Totalen per type’ te klikken (4). En indien er meer dan 10 mutaties overeenkomen met de opgegeven selectie is het mogelijk om met de ‘Volgende’ knop (5) naar de volgende tab van mutaties te gaan.

18


5.4 Ouderdomsanalyse Het submenu ‘Ouderdomsanalyse’ bevat de startdatum en overeengekomen periode van de verouderings parameters (1), het totale saldo van de uitstaande vorderingen (2) en een gedetailleerd overzicht van de uitstaande vorderingen per periode (3).

5.5 Aanvraag Voorschot Indien u een voorschot wilt aanvragen, kan dat in het submenu ‘Aanvragen voorschot’ in het samenvattings overzicht of u vult het gewenste bedrag in op het samenvattingsoverzicht zoals hieronder is afgebeeld.

19


Eerst selecteert u het bedrag en het type betaling (normaal of spoed), daarna klikt u op ‘Versturen’. Een bericht verschijnt op uw beeldscherm. Door op ‘OK’ te klikken wordt de aanvraag verzonden.

In het nieuwe overzicht ziet u het aangevraagde voorschot verschijnen. Belangrijke informatie: Kosten van de overboeking worden meegenomen in het aangevraagde voorschot. Raadpleeg hiervoor de tarieven zoals in de voorwaarden zijn overeengekomen.

20


5.6 Statistieken In het ‘Statistieken’ submenu is het mogelijk om grafieken of staaftabellen te genereren over een bepaalde periode. Door de gewenste periode te selecteren (1) en op ‘Zoeken’ (2) te klikken, worden alle rapportages over die periode beschikbaar gemaakt. Na het gewenst rapportageformaat te selecteren en op één van de grafiekknoppen (3) te klikken, opent een staaftabel of grafiek in een tweede scherm.

5.7 Topdebiteuren

Indien u een overzicht van uw debiteuren top ‘x’ aantal wilt raadplegen, is het mogelijk om in het submenu ‘Topdebiteuren’ een overzicht te creëren. Vul het gewenste aantal top debiteuren in (1) en klik op ‘Zoeken’. Vervolgens worden onderaan het zoekmenu de debiteuren gepresenteerd (2). In de debiteurenlijst ziet u ook of een debiteur wel of niet uniek gematcht is tegen onze gegevens. Pas nadat uw debiteuren gekoppeld zijn aan een bestaande debiteur die bekend is in het systeem, kunnen de vorderingen van deze debiteuren worden verpand voor financiering. Onderaan het overzicht vindt u diverse knoppen waarmee u het overzicht van topdebiteuren kunt sorteren (3).

21


5.8 Raadplegen ontvangsten Indien u een overzicht wenst te raadplegen van ontvangsten van een bepaalde datum of van / tot periode, kunt u in het ‘Raadplegen ontvangsten’ de gewenste periode opgegeven (1). Door op ‘Zoeken’ te klikken, wordt een overzicht van alle ontvangsten gepresenteerd (2). Binnen een ingegeven periode kunnen op meerdere data ontvangsten zijn binnengekomen. ABF Manager groepeert de ontvangsten per dag en toont de oudste ontvangsten eerst. Door op ‘Volgende’ (3) te klikken gaat u naar de eerstvolgende datum waarop ontvangsten zijn binnengekomen. — Betalingen van uw debiteuren worden in ABF manager weergegeven met een ‘–‘ (minteken), zie in onderstaand overzicht. — Intradag mutaties (MT942) treft u in ‘Berichten’. Einde dag mutaties (MT940) kunt u in MT940 formaat downloaden via ‘Rapportages aanvragen’.

5.9 Factuur zoeken In het submenu ‘Factuur zoeken’ kunt u door minimaal één zoekcriterium in te voeren (1) en op ‘Zoeken’ te klikken, een of meerdere facturen opzoeken (2). Klik op ‘Openstaande posten per debiteur’ (3) indien u van een van de weergegeven facturen een overzicht wilt raadplegen op debiteuren postniveau.

22


5.10 Debiteur zoeken Met de menuoptie ‘Debiteur zoeken’ kunt u meer details over uw debiteur opzoeken door minimaal één zoekcriterium (1) in te vullen en op ‘Zoeken’ te klikken. Het zoekresultaat en de contactgegevens worden in het vervolgscherm getoond (2). In de tabs onder de contactgegevens kunt u zowel het huidige saldo, de limiet, als recente betalingen raadplegen (3). Aan de linkerzijde ziet u een extra submenu waarmee u aanvullende details van uw debiteur kunt opvragen. Zo heeft u de mogelijkheid om een analyse van de debiteurrekening uit te voeren voor de betreffende debiteur.

Selecteer onder het menu Debiteuren ‘Onderzoek’. Het onderstaande scherm ‘Debiteurrekening onderzoek’ verschijnt waarbij u de mogelijkheid heeft om afzonderlijke (openstaande) facturen in te zien.

23


5.11 Kasstroompositie Het ‘Kasstroompositie’ submenu geeft een overzicht van de overeengekomen verouderingsparameters in dagen en startdatum (1). Totaal uitstaande posten (2), totaal per 30 dagen (3) en incasso prestatie (4) van de desbetreffende debiteur.

24


5.12 Samenvatting (historisch) (alleen bij debiteurenfinanciering)

Indien u een samenvatting van alle crediteringen en debiteringen van het betreffende product wilt raadplegen, geeft het submenu ‘Samenvatting (historisch)’ (1) de mogelijkheid om een overzicht te tonen, op basis van: — maand; — afgelopen 30 dagen; — huidig kalenderjaar; — specifieke periode. Het resultaat van uw aanvraag wordt getoond (2).

5.13 Transacties (alleen bij inkoopfinanciering)

25


In het scherm ‘Transacties’ ziet u de lopende transacties onder uw inkoopfinanciering. Per lopende transactie kunt u vervolgens details van de transactie en details over eventuele shipments inzien.

5.14 Rapportages Er zijn drie categorieën rapportages: 1. Rapportages die u zelf kunt aanvragen. 2. Rapportages die worden aangeboden op basis van een activiteit, ook wel bekend als ‘event driven’. 3. Rapportages die automatisch worden aangeboden op basis van ‘push’-berichten zoals betalingen. Let op! Rapportages worden altijd weergegeven op overeenkomstniveau. Consolidatie is bijvoorbeeld mogelijk door voor alle overeenkomsten het gewenste formaat te downloaden (vb .csv) en te verwerken.

26


5.15 Analyses (alleen debiteurenfinanciering) In het ‘Analyse’ submenu vindt u een serie standaard online rapportages (1) die u kunt genereren door bijvoorbeeld de gewenste dagen of valuta in te vullen. Door op ‘Doorgaan’ te klikken zal in het vervolgscherm een overzicht worden weergegeven van de geselecteerde data (2). Indien u rapportages wenst uit te draaien in bijvoorbeeld Excel- of PDF-formaat, dan is dit mogelijk in het submenu ‘Rapportage aanvragen’.

27


5.16 Rapportages aanvragen Het product dat u heeft geselecteerd bepaalt welke rapportages u aan kunt vragen. Nadat u een rapportage heeft geselecteerd (1) en ‘Doorgaan’ heeft gekozen, kunt u bij de parameters het formaat van de rapportage kiezen (2) en – afhankelijk van het rapport - de periode/datum (3) kiezen. Door op ‘Rapport aanvragen’ te klikken (4) wordt het rapport gegenereerd. Een korte toelichting op de output-formaten: — ‘Internet Service’: is de standaardoptie als u het rapport vanuit ABF Manager wilt downloaden (het formaat kunt u bij het dowloaden kiezen) — ‘MT940 Formaat’: is alleen relevant bij het aanvragen van een elektronisch bankafschrift (MT940) — Het is tevens mogelijk om een rapport naar een e-mailadres te versturen.

28


5.17 Rapportage weergeven Het submenu ‘Rapportages weergeven’ toont de aangevraagde rapportages. Tevens is er de mogelijkheid om alleen bepaalde aangevraagde rapportages weer te geven door het formaat en/of periode te selecteren. U kunt een rapport downloaden door het rapport te selecteren en vervolgens het gewenste formaat te kiezen. U kunt de volgende Output-formats kiezen:

29


De geselecteerde rapportage kan in de browser geopend worden. Wanneer u het rapport wilt opslaan of verzenden, selecteert u ‘Downloaden’ (5) en slaat u het document op.

Onder het submenu ‘Rapportages Weergeven’ ziet u onder de kop ‘Status’ verschillende termen verschijnen. Het is belangrijk om te vermelden dat de melding: ‘Waiting for Information Manager’ wordt gegenereerd indien het rapport nog niet kan worden gedraaid omdat de termijn nog niet is afgelopen. Bijvoorbeeld bij een rapport inzake ‘dagafschriften einde dag’ dat in de ochtend wordt aangevraagd of een rapport inzake renteafschrift dat halverwege de maand wordt aangevraagd.

30


6. Gegevensuitwisseling 6.1 Handmatige invoer Met de menuoptie ‘Handmatige invoer’ kunt u handmatig facturen dan wel creditnota’s invoeren en naar ons opsturen. U geeft hiervoor het type document (factuur dan wel creditnota), de valuta en de referentie voor uw eigen administratie op (1) waarna u bij de volgende stap de transactiegegevens invult (2) en per debiteur toevoegt (3). Om gegevens voor een andere debiteur op te voeren, drukt u eerst op ‘Debiteur wissen’, waarna u de volgende debiteur selecteert. Als u alle gegevens heeft ingevoerd klikt u op ‘Voltooien’ (4), waarna u de batch eventueel kunt verrijken met aanvullende gegevens en daarna bevestigen (5) en indienen (6).

Wij raden u aan deze optie alleen te gebruiken indien u geen mogelijkheid heeft om een gegevensbestand met nieuwe omzet aan te leveren (zie paragraaf ‘Bestanden Uploaden’).

31


6.2 Overzicht uploads In dit overzicht ziet u de status van alle ingediende overzichten van facturen en creditnota’s.

6.3 Debiteurgegevens

In het submenu ‘Debiteurengegevens’ ziet u welke debiteuren u in het verleden handmatig heeft opgegeven (1) waarbij u de gegevens, indien nodig, kunt wijzigen (2) dan wel verwijderen (3). Tevens is het mogelijk om handmatig nieuwe debiteuren op te voeren (4)(5). Let op: in dit overzicht ziet u NIET de debiteuren die u via een gegevensbestand heeft aangeleverd (zie paragraaf ‘Bestanden Uploaden’). Van deze debiteuren kunt u de gegevens niet wijzigen.

32


6.4 Bestanden uploaden Met behulp van ‘Bestanden uploaden’ kunt u een drietal bestanden insturen: 1. Debiteurenbestand met daarin het meest actuele overzicht van uw afnemers (debiteuren). Vink de optie ‘Debiteurenupload’ aan en kies het document door op de ‘Browse’ button te klikken.

Nadat het venster is geopend klikt u op het document dat u wilt uploaden en vervolgens op ‘Open’.

33


In het veld ‘Bestandslocatie’ verschijnt het pad naar het document. Vervolgens klikt u op ‘Versturen’ voor het daadwerkelijke uploaden.

2. Nieuwe ‘Schedules’ (indien een overeenkomst met debiteurenbeheer is afgesloten) dan wel ‘Shadow Ledger’. Vink de optie ‘Shadow Ledger’ aan en kies het document door op de ‘Browse’ Button te klikken.

34



In het veld ‘Bestandslocatie’ verschijnt het pad naar het document. Vervolgens klikt u op ‘Versturen’. Let op: Indien er een overeenkomst Debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer is afgesloten dient u voor het uploaden van de ‘Schedules’ eerst de voorwaarden voor de overdracht van de facturen te accepteren door het vakje aan te vinken. Dit is niet het geval bij een contract Debiteurenfinanciering zonder debiteurenbeheer.

Hieronder treft een overzicht aan wanneer welk bestand wordt ingediend. De terminologie in ABF Manager is als volgt: Debiteuren - Debiteurenupload Nieuwe Omzet – Schedules Openstaande-posten – Shadow Ledger Product Type bestand

Debiteurenfinanciering

Debiteuren Nieuwe omzet Openstaande-posten

35


Debiteurenfinanciering met debiteurenbeheer van Deutsche Bank ABF

3. SEPA Direct Debit bestand om te incassseren ten gunste van de inzakerekening Vink de optie ‘SEPA Direct Debit File’ aan en kies het document door op de ‘Browse’ Button te klikken.


36


In het veld ‘Bestandslocatie’ verschijnt het pad naar het document. Vervolgens klikt u op ‘Versturen’ voor het uploaden van het document. Melding bij upload van bestanden: Als u een bestand upload en via ABF Manager verstuurt, krijgt u het bericht dat het bestand succesvol is aangeleverd. Dit is de bevestiging dat het bericht bij Deutsche Bank ABF is aangekomen, maar geeft geen inzicht in de kwaliteit van het bestand. Indien het bestand niet of deels niet verwerkt kan worden, dan wordt u daarover geïnformeerd door uw Client Service Manager.

6.5 Inhouding boeking Met de menuoptie ‘Inhouding boeking’ kunt u inhoudingen op het vorderingensaldo doorgeven, zoals eventuele rechtstreekse ontvangsten of disputen. U selecteert hiervoor de betreffende factuur (1) en dan de reden voor de inhouding (2) plus eventuele toelichting.

37


7. Berichten

De ABF Manager App geeft via het submenu ‘Berichtenlijst’ niet alleen de mogelijkheid om de status van uw ingezonden bestanden te controleren ( 1), maar ook de mogelijkheid om berichten aan te maken (2), te ontvangen en te beantwoorden (3), te raadplegen (4) en te verwijderen (5). De ‘Berichtenlijst’ bevat tevens MT942 (intra dag mutaties) berichten die u mogelijk wilt inzien.

38


8. Toelichting bij gebruik van ABF Manager 8.1 Aandachtspunten Heeft u meerdere financieringsovereenkomsten? Dan kunt u de beschikbaarheid zien door in het menu te kiezen voor ‘Selecteren product’ en vervolgens ‘Totaaloverzicht’.

— In het totaaloverzicht ziet u uw beschikbaarheid in de kolom ‘Opvraagbaar bedrag’. Vervolgens gaat u terug naar ‘Selecteren product’ en kiest u het juiste product, waarin u het krediet opvraagt. — Denkt u bij het aanvragen van een krediet aan de betalingsverkeerkosten? Deze worden in mindering gebracht op uw beschikbaarheid: beschikbare financiering -/- kosten betalingsverkeer = aangevraagd bedrag voor financiering

39


Addendum Belangrijke verschillen ABF Manager en EFSi Melding upload van bestanden: Als u een bestand upload en via ABF Manager verstuurt, krijgt u het bericht dat het bestand succesvol is aangeleverd. Dit is de bevestiging dat het bericht bij Deutsche Bank ABF is aangekomen, maar geeft geen inzicht in de kwaliteit van het bestand. Indien het bestand niet of deels niet verwerkt kan worden, dan wordt u daarover geïnformeerd door uw Client Service Manager. EFSi terminologie in vergelijking met de terminologie in ABF Manager: — De termen ‘Saldo Vorderingen’ en ‘Rekening Courant Saldo’ worden zowel in EFSi als in ABF Manager gebruikt. Afwijkend in ABF Manager is de weergave: in ABF Manager worden debetposities weergegeven als positief en creditposities als negatief. In EFSi werden debetpositief negatief weergegeven en creditposities positief. — In EFSi bent u gewend uw administratie bij te werken met behulp van Mutatie- en R/C afschriften. Deze mogelijkheden heeft u ook in ABF Manager onder ‘Raadplegen ontvangsten’, ‘Rapportages’ en ‘Berichten’. Hieronder treft u een overzicht van de mogelijkheden in EFSi en de verandering in ABF Manager. 1. De mogelijkheid tot het opvragen van rapportage overzichten was beschikbaar in EFSi onder het menu ‘Diverse overzichten’. In ABF Manager is deze optie beschikbaar onder ‘Rapportages’. Zie verdere informatie in paragraaf 5.14 over ‘Rapportages’. 2. De mogelijkheid tot het opvragen van mutaties was beschikbaar in EFSi onder het menu ‘Mutaties’. In ABF Manager is deze optie beschikbaar onder ‘Raadplegen ontvangsten’. Zie verdere informatie in paragraaf 5.8 over ‘Raadplegen ontvangsten’. 3. De mogelijkheid tot het opvragen van einde dag mutaties in het MT940 formaat was beschikbaar in EFSi onder het submenu ‘Rekening-courant’ in het menu ‘Mutaties’. In ABF Manager is deze optie beschikbaar onder ‘5.16 Rapportages aanvragen’. Indien u een Bulkcontract heeft afgesloten met Deutsche Bank bood u een nieuwe upload in EFSi aan als ‘nieuwe omzet’ en/of als ‘afstemming’. In ABF Manager is dit veranderd. Een nieuwe upload dient u aan te bieden als‘openstaande posten’ (shadow ledger). Onder de upload ‘openstaande posten’ biedt u nu tegelijkertijd uw nieuwe omzet en afstemming aan. U hoeft deze NIET meer apart te uploaden.

40


Februari 2015

Deutsche Bank Global Transaction Banking. Handleiding Asset Based Finance Manager

Recommend Documents