De Zwevegemse subsidiereglementen Een kort overzicht!
Volg de aanwijzingen in deze brochure stap voor stap en kom zo tot een perfect subsidiedossier! We overlopen alle formulieren zodat je duidelijk weet wat we van jullie verwachten… Veel succes ermee!
ALGEMENE RICHTLIJNEN Wie komt in aanmerking? Criteria voor jeugdverenigingen Organisaties met werking voor jeugd in Zwevegem De activiteiten vinden hoofdzakelijk plaats in Zwevegem Bestuur bestaat uit minstens 5 leden waarvan 2/3 < 35 jaar Doelgroep: 0-25 jaar Werking: minstens 2x per maand en minimum 10 maanden per werkjaar (werkjaar: van 1/09 tem 31/08) Niet gepatroneerd of gesubsidieerd Werking kadert binnen creatieve, pedagogische vorming en/of ontspanning, diensten, ontmoeting voor en/of door jeugd
Extra criteria voor jeugdateliers Bestuur bestaat uit minstens 5 leden waarvan 2/3 < 35 jaar en waarvan minimum ½ pedagogisch begeleider is Kleuter- en kinderateliers: 5 expressievormen moeten afwisselend aan bod komen/tiener- en adolescentenateliers: focus op één expressievorm mag zonder verwaarlozing van de andere Werking gebaseerd op het individueel en in groepsverband vormen door middel van verschillende creativiteitsvormen
Verdeling van de subsidies Voor jeugdverenigingen Basistoelage: € 125 Ledensubsidie: per ingeschreven lid: 10% van de totale werkingssubsidie gedeeld door aantal leden van alle organisaties Aparte kleuterwerking: € 75/jaar 10% van de werkingssubsidie is voorbehouden voor energiesubsidies Overige geld: verdeeld volgens puntenstelsel Gewone voormiddag, namiddag of avondactiviteit Volledige dagactiviteit Eenmalige activiteit met persoon met een handicap Eenmalige dagactiviteiten met persoon met een handicap Regelmatige werking met persoon met een handicap – per act. Regelmatige werking met persoon met een handicap – per dag
50 pt 100 pt 100 pt 200 pt 150 pt 300 pt
Deelname kadervorming: per dagdeel en aanwezig lid Vormingen van de jeugdraad tellen mee, vorming moet minstens 3u duren Weekend per dag Weekend met persoon met een handicap per dag Optreden door de vereniging zelf Per gebrevetteerde begeleider (animator, hoofdanimator, instructeur en hoofdinstructeur) Per gebrevetteerde helper
75 pt 200 pt 600 pt 300 pt 250 pt 125 pt
Voor jeugdateliers 8% van de werkingssubsidie is voorbehouden voor jeugdateliers indien 1 atelier 12% indien 2 ateliers, 16% indien 3 ateliers Vanaf 2 ateliers: Basistoelage: € 500 (vanaf 2 ateliers) Ledensubsidie: 10% van de voorafname voor de jeugdateliers gedeeld door het aantal leden van alle jeugdateliers Per werksessie Per gekwalificeerde begeleider Deelname kadervorming / dag Weekend per dag
50 pt 250 pt 75 pt 200 pt
Formulieren 1. Formulier erkenning jeugdorganisaties Dit formulier moet door iedere jeugdvereniging volledig worden ingevuld om in aanmerking te komen voor subsidies. Het wordt ingediend met de subsidies van september. In bijlage moet een adressenlijst zitten van alle bestuursleden en/of jeugdleid(st)ers van het werkjaar volgend op de subsidieaanvraag Bij het werkingsverslag van september moet in bijlage een officiële ledenlijst zitten; dwz een exemplaar afgestempeld & getekend door de koepelorganisatie of een kopie van de aansluitingsformulieren
2. Betoelaging reguliere werking van jeugdorganisaties Voor jeugdverenigingen Dit formulier wordt om de 4 maanden ingediend op de jeugddienst en omvat een beknopt overzicht van alle activiteiten. Het is zinloos om volledig uitgewerkte programma’s in te dienen, dit heeft geen invloed op de berekening van de subsidie. Per afdeling/tak/ban één formulier. De werkingsverslagen worden ingediend tegen 1/01, 1/05 en 1/09. We houden geen rekening met bestuursvergaderingen, leidingskringen, voorbereidende vergaderingen en opkuisactiviteiten! Enkel activiteiten met
kinderen/jongeren komen in aanmerking. Activiteiten die leiden tot winst voor de vereniging of een afdeling van de vereniging komen niet in aanmerking!
3. Betoelaging huur, energie & verzekering van lokalen Om in aanmerking te komen voor dit subsidiebudget moet je deelnemen aan het project “groene stekker”. Op dit formulier geef je kosten aan voor huur, energie & verzekering van de lokalen gebruikt voor de gewone werking. In bijlage alle facturen + bewijzen van betaling Dit formulier wordt om de 4 maanden ingediend samen met de werkingsverslagen. Gezien er punten worden toegekend voor weekends en er een aparte toelage is voor kampen, wordt geen rekening gehouden met kosten van kamp- en weekendverblijven. Lokalen verhuurd voor winstgevende activiteiten & feestzalen worden eveneens niet in rekening gebracht.
4. Betoelaging kadervorming Per aanwezig lid op een kadervorming worden punten toegekend voor de berekening van de werkingssubsidies. Er worden geen kosten terugbetaald aan de vereniging! Een kopie van het behaalde attest is voldoende Met een attest animator, hoofdanimator, instructeur, hoofdinstructeur of gebrevetteerde helper heeft men altijd recht op punten. Andere cursussen kunnen enkel in het jaar dat ze plaatsvonden in rekening gebracht worden.
Voorwaarden voor individuele subsidies!! Minimum 16 jaar en inwoner van Zwevegem of lid van een Zwevegemse vereniging die niet in aanmerking komen voor kadervormingsubsidie in de gemeente waar hij/zij woont Kadervorming: minimum 8 uur en minimum € 10 Door een landelijk erkende organisatie Tijdens de vrije tijd Toelage = 75% van het inschrijvingsgeld, met een maximum van 75€/jaar en per aanvraag. Aanvraag indienen in het jaar waarin de cursus plaatsvond, samen met het deelnamebewijs en betalingsbewijs!
5. Betoelaging kampen Dit formulier wordt bij de subsidieformulieren van september e.k. na het kamp ingediend. Een vereniging of afdeling van een vereniging kan maximum voor 2 kampen per werkjaar een toelage ontvangen. Kamp = op een afstand van minimum 10 km en telt minimum 5 overnachtingen. In bijlage het kampscenario, de kampplaatsenquête en een bewijs van het aantal deelnemers = afgetekend door politie of kampeigenaar! Sinds vorig jaar kan je ook een toelage verkrijgen voor het vervoer van kampmateriaal. Max. 2 kampen komen in aanmerking voor max. 1200 km/kamp.
6. Betoelaging voor de organisatie van nieuwe culturele jongerenanimatie & jeugdinitiatieven (projecttoelage) Wie komt in aanmerking? Zwevegemse jeugdverenigingen erkend door de jeugdraad VZW Jeugdcentrum De Brug en VZW Jongerenanimatie Niet-private jeugdinitiatieven in Zwevegem zonder winstoogmerk
Wat komt wel/niet in aanmerking? Het moet allereerst gaan om een vernieuwende activiteit, dus niet een jaarlijks terugkerende activiteit! WEL: uitgaven met betrekking tot huur van podia, zalen, nutsvoorzieningen, artiestenvergoedingen, vergunningen & materiaal NIET: portkosten, drukwerk, drank & voeding
Procedure? Minimum 6 weken voor de activiteit: schriftelijke aanvraag tav College van Burgemeester en Schepenen – Otegemstraat 100 Aanvraag omvat: o Namen van de organisators o Doelstelling en doelgroep van het project o Affiche of reclamefolder van de activiteit o Weergave van de vermoedelijke inkomsten & uitgaven Ten laatste 2 maanden na de activiteit, balans met bewijsstukken indienen (facturen met vermelding voldaan of bankuittreksels)
7. Betoelaging voor jeugdateliers Het werkingsverslag wordt om de 4 maanden ingediend op de jeugddienst en omvat een beknopt overzicht van alle activiteiten. De werking met de doelgroep gebeurt minstens 2x per maand en dit minstens gedurende 10 maanden per werkjaar. Een werkjaar loopt van 1 september tem 31 augustus. De werkingsverslagen worden ingediend tegen 1/01, 1/05 en 1/09. Volgende documenten moeten eveneens jaarlijks ingediend worden in september: een projectbeschrijving + planning van het komende werkjaar en een balans van inkomsten en uitgaven van het voorbije werkjaar. Het formulier erkenning jeugdorganisatie moet volledig worden ingevuld om in aanmerking te komen voor subsidies. Hierbij moet in bijlage een officiële ledenlijst zitten van het voorbije werkjaar met namen, adressen en geboortedata van de leden. Tot slot moet men in september een lijst van de leden van het bestuur van het komende werkjaar voorleggen waaruit blijkt dat dit bestuur uit minstens 5 leden bestaat waarvan 2/3 jonger is dan 35 jaar en ½ pedagogische begeleiders zijn (hun deskundigheid, ervaring of vorming in hun specialiteit moet aangetoond worden met de nodige documenten).
WAT WANNEER INDIENEN?? EEN OVERZICHTJE 1/01/2010 Formulier reguliere werking met activiteiten van 1/09/’09 tot 31/12/’09 Formulier huur, energie & verzekering met facturen van 1/09/’09 tot 31/12/’09 Beoordelingsformulier weekendplaatsen 1/05/2010 Formulier reguliere werking met activiteiten van 1/01/’10 tot 31/04/’10 Formulier huur, energie & verzekering met facturen van 1/01/’10 tot 31/04/’10 Beoordelingsformulier weekendplaatsen 1/09/2010 Formulier erkenning jeugdorganisaties + ledenlijst ’09-’10 + lijst leiding ’10-‘11 Formulier reguliere werking met activiteiten van 1/05/’10 tot 31/08/’10 Formulier huur, energie & verzekering met facturen van 1/01/’10 tot 31/04/’10 Formulier kadervorming + bewijs vorming gevolgd van 1/09/’09 tot 31/08/’10 Formulier betoelaging kampen + kampscenario per afdeling + kampenquête Beoordelingsformulier weekendplaatsen
Meer info nodig?!? De gemeentelijke jeugddienst Otegemstraat 236 – 8550 Zwevegem Tel. 056/765980 – Fax. 056/765981 e-mail:
[email protected] Openingsuren: Maandag: 8.30-12u & 13.30-16.30 Dinsdag: 8.30-12u & 13.30-16.30 Woensdag: 8.30-12u & 13.30-16.30 Donderdag: 8.30-12u & 13.30-16.30 Vrijdag: 8.30-12u & 13.30-18.30 Tijdens alle schoolvakantie op vrijdag tot 16.30
