NOTULEN VAN DE OCMW-RAAD
zitting van:
maandag 30 juni 2014
aanwezig:
Willy Hosten: OCMW-voorzitter; Geert Pascal, Agnes Deman, Koen Vandaele, Ilse Dereepere, Katrien Fonteyne, Daniël Roose, Twiggy Sys, Britt Hoverbeke: raadsleden; Wilfried Declerck: OCMW-secretaris
verontschuldigd: afwezig:
De voorzitter verklaart de vergadering om 17.30u voor geopend en heet de aanwezigen welkom.
OPENBARE ZITTING secretariaat OCMW 1. goedkeuren verslag vorige zitting De raad neemt kennis van de notulen van de openbare zitting van 26 mei 2014 en keurt de notulen goed.
Sociaal Huis 2. Reglement poetsdienst met dienstencheques juridisch kader
OCMW raadsbesluit van 20 augustus 1985 en latere wijzigingen: vaststelling reglement poetsdienst met dienstencheques.
verwijzingsdocumenten
Het reglement van de poetsdienst goedgekeurd in de raad van 28 april 2014.
feiten, context en argumentatie
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 1 van 21
In de loop der jaren zijn er aanpassingen gebeurd aan het reglement poetsdienst met dienstencheques maar het werd niet meer in zijn totaliteit herbekeken. Er is navraag gedaan bij de poetsdienst van de omliggende OCMW ‘s. Op basis van deze vergelijking is het reglement herbekeken en herwerkt. Als basis gebruiken we het reglement van de poetsdienst goedgekeurd op de raad van april 2014. We hebben enkele aanpassingen moeten doen betreffende de mogelijkheid tot het betalen met dienstencheques. Volgende wijzigingen werden aan het vorig reglement aangepast of toegevoegd: o Het reglement gaat in vanaf 1 juli 2014 o Art.1 Een poetsbeurt duurt 4 uren en kan op vraag van de klant wekelijks of om de veertien dagen doorgaan tijdens de weekdagen. De poetsvrouw start om 8u tot 12u of van 13u tot 17u. o Art. 3 Voor het opstarten van de poetshulp komt de verantwoordelijke bij u op huisbezoek om de nodige formulieren in te vullen, de aanvraag dienstencheques te regelen en de werkwijze uit te leggen. De poetshulp worden goedgekeurd in de eerstvolgende zitting van de Raad van het O.C.M.W. o
Art. 8 Kostprijsbepaling § 1 De prijs van de poetshulp is één dienstencheque per gepresteerd uur.
o Art. 9 Wijze van betalen §1 Om dienstencheques te kunnen bestellen moet de klant zich eerst inschrijven bij Sodexo. Deze inschrijving is gratis en kan gebeuren via de verantwoordelijke van de poetsdienst of via de website www.dienstencheque.be/ particulieren/ inschrijving. Daarna zal u van Sodexo een brief ontvangen met een inschrijvingsbevestiging en uw gebruikersnummer. Dit nummer heeft u nodig om cheques te bestellen. Op elke cheque staat een vervaldatum (geldigheidsduur : 8 maanden) vermeld. Terugbetaling of vervanging van de cheques kan enkel en alleen indien de cheques nog geldig zijn en blanco. De dienstencheques zijn fiscaal aftrekbaar. §2 De poetsklant heeft de keuze tussen elektronische of papieren dienstencheques. De poetsklant is op de hoogte dat elektronische en papieren dienstencheques niet door elkaar gebruikt kunnen worden.
o
§3 De poetsvrouw legt bij het beëindigen van het werk een formulier ter ondertekening voor aan de klant. Op dit formulier vult de poetsvrouw uw naam, datum prestatie, nummer en vervaldatum van de cheques in. Op dit formulier wordt tevens vermeld indien er geen cheques afgegeven werden voor gepresteerde uren.
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 2 van 21
o
§ 4 De betaling met dienstencheques gebeurt op de dag van de prestatie. Indien de cheques 1 maand na prestatie niet werden afgegeven, dan kan dit leiden tot het stopzetten van de poetshulp en dit na beslissing van de OCMW-Raad.
o
§5 Dienstencheques die vervallen zijn, zijn niet meer geldig en worden niet meer aanvaard door de poetsvrouw en/of poetsdienst. Elke niet-gebruikte dienstencheque kan vóór zijn vervaldatum in aanmerking komen voor terugbetaling of omruiling tegen nieuwe cheques. Hiervoor dient men contact op te nemen met Sodexo, tel. 02/547.54.95.
beslissing: artikel 1: Onderstaand reglement van de poetsdienst met dienstencheques goed te keuren. Het gaat
in vanaf 1 juli 2014. artikel 2: Reglement poetsdienst met dienstencheques:
Art. 1 Werkregeling De poetsdienst van het Sociaal Huis van Ichtegem biedt hulp bij het onderhoud van de woon- en leefruimten. Een poetsbeurt duurt 4 uren en kan op vraag van de klant wekelijks of om de veertien dagen doorgaan tijdens de weekdagen. De poetsvrouw start om 8u tot 12u
of van 13u tot 17u
Art. 2 Voorwaarden om van onze dienstverlening gebruik te maken zijn -
U bent 65+
-
U hebt een medisch of psychisch probleem (eventueel te staven met een doktersattest) of
-
U hebt een sociaal probleem.
. Bij twijfel neemt het team van het Sociaal huis een beslissing en wordt dit ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad. Indien er ruimte over is binnen de poetsdienst kan de Raad afwijken van de voorwaarden om van de dienstverlening gebruik te maken. De poetsdienst biedt hulp aan inwoners van Ichtegem zonder onderscheid te maken in de politieke, filosofische of godsdienstige overtuiging van de aanvrager. Art. 3 Voor het opstarten van de poetshulp komt de verantwoordelijke bij u op huisbezoek om de nodige formulieren in te vullen, de aanvraag dienstencheques te regelen en de werkwijze uit te
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 3 van 21
leggen. De poetshulp worden goedgekeurd in de eerstvolgende zitting van de Raad van het O.C.M.W. Art. 4 Als er meer aanvragen zijn dan de dienst kan voorzien, worden de aanvragers genoteerd op een wachtlijst volgens datum van aanvraag. Klanten die in het verleden gebruik maakten van de poetsdienst en terug willen starten, komen achteraan op de wachtlijst terecht. Art. 5 Toegelaten en niet toegelaten activiteiten De poetshulp bestaat voornamelijk uit het gewone huishoudelijke onderhoud van de woning. TAKEN DIE DE POETSVROUW MAG UITVOEREN § 1 Wekelijks onderhoud van de woning
stof afnemen, vegen en stofzuigen
vloer schuren en dweilen
keuken, badkamer en sanitair onderhouden
spinnenwebben wegnemen
kaders en lusters: afstoffen en/of afwassen
plinten afvegen
tafels en stoelen afstoffen en/of afwassen
§ 2 Regelmatig onderhoud van de woning (moet niet wekelijks, maar mag als er tijd is)
ruiten wassen
deuren en kasten afwassen
stoep en koer vegen en/of schuren
de niet-dagelijks- gebruikte plaatsen: afstoffen en dweilen
§ 3 Gelegenheidswerkjes (indien de poetsvrouw tijd over heeft, kan ze u met volgende zaken helpen).
gordijnen wassen
vloer en meubels boenen
garage dweilen indien deze wordt gebruikt
koelkast uitkuisen
gebruikte zolder : vegen en spinnenwebben wegnemen
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 4 van 21
gebruikte kelder : uitvegen, rekken afwassen, dweilen
koper en zilver poetsen
rolluiken afwassen
grote kuis of grondig schoonmaken van één of meerdere kamers, bv. keuken
bed opmaken
beperkte kleine afwas, was en strijk
eenvoudige naaiwerkjes, bv. een knoop aannaaien
levensnoodzakelijke boodschappen (dit kan enkel na goedkeuring van de verantwoordelijke van de poetsdienst).
§ 4 Taken die enkel mogen verricht worden na afspraak met de verantwoordelijke van de poetsdienst en die enkel in uitzonderlijke gevallen worden toegestaan.
het reinigen van plafonds
boodschappen
auto wassen
TAKEN DIE DE POETSVROUW NIET MAG UITVOEREN
§ 5 Taken die tot de bejaarden-, de verpleegkundige- of de medische hulp behoren
bejaarde aankleden
toilet van de bejaarde doen (wassen, scheren, voetverzorging,…)
verzorgen van wonden of toedienen van medicamenten
eten klaarmaken
grote afwas, was en strijk
overgordijnen wassen
wandelen met de bejaarde en boodschappen doen
grote naaiwerken en herstel van kledij
kinderopvang
afhandelen van administratie : ziekenbond, bank, post,… Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 5 van 21
§ 6 Te grote, gevaarlijke en verboden werken
behangen en schilderen
onderhoud en aanleg van de tuin
niet gebruikte kelders en zolders grondig poetsen
schoonmaken van bedrijfslokalen
dakgoten reinigen
zware meubels verzetten
kachel en schoorsteen uitkuisen
stallingen, dieren- en kolenhokken schoonmaken (uitwerpselen van dieren opkuisen)
nachtemmer legen en onderhouden
§ 7 Uitzonderingen op dit takenpakket kunnen alleen gemaakt worden na afspraak met de verantwoordelijke van de poetsdienst.
Art. 6 Klanten die poetshulp van het O.C.M.W. ontvangen, maar geleidelijk aan meer behoefte aan bejaardenhulp krijgen dienen dit te melden aan de verantwoordelijke van de dienst. Ook de poetsvrouw dient hiervan melding te maken, zodat kan overgeschakeld worden op bejaardenhulp.
Art. 7 Beschikbaar materiaal, producten en werkomstandigheden De poetsklant zorgt zelf voor voldoende en veilig werkmateriaal en stelt aangepaste poetsproducten ter beschikking. § 1 De poetsklant stelt minimum de volgende zaken in goede staat ter beschikking van de poetshulp: -
dweil (bv. microvezels), ten minste 2 exemplaren
-
een 3-tal microvezeldoeken (eventueel in verschillende kleuren)
-
twee emmers met goede handgreep
-
een trekkertje voor de ruiten
-
trekker met lange steel
-
zachte borstel, veegborstel met lange steel
-
een schuurborstel
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 6 van 21
-
harde schuurborstel voor buiten
-
een goed zeemvel
-
stofdoek
-
een stofzuiger met veilige bedrading
-
wc-borstel
-
stevige en stabiele trapladder, voorkeur met antislip en steungreep
-
vuilblik en handborstel
-
aparte doek voor het sanitair
-
spons en schuurspons
-
producten : allesreiniger, vloerzeep, schuurcrème, wc-reiniger, detergent
-
aanvullend : ragebol, plumeau, azijn of ruitenreiniger en antikalk product
§ 2 Er wordt verzocht om de poetshulp warm water te verschaffen, heel het jaar door en zeker gedurende de wintermaanden. Bij vries- en regenweer mag er niet buiten gewerkt worden. De leefruimtes waar gewerkt wordt, moeten in de mate van het mogelijke verwarmd en verlucht kunnen worden. §3 De poetsvrouw moet in hygiënische omstandigheden kunnen werken. Bij onhygiënische situaties kan de hulp worden stopgezet. Indien besmettingsgevaar zou optreden, bent u verplicht dit te signaleren. Indien poetsklant rookt, vragen wij begrip voor een “gezonde werkomgeving”. De poetshulp zal het zeker appreciëren als u het roken tijdens hun aanwezigheid probeert te vermijden of te beperken. § 4 De poetsvrouw dient steeds in veilige omstandigheden te worden tewerkgesteld. Bij onveilige situaties kan de poetsvrouw de klant vragen de desbetreffende problemen op te lossen (bv. loszittend stopcontact, stekker waarvan de bedrading bloot ligt, enz.). In de ruimtes waar de poetshulp poetst mogen er zich geen huisdieren (honden, katten,...) bevinden. § 5 Indien de poetsvrouw geconfronteerd wordt met ongewenste intimiteiten op het werk, moeten zij hun verantwoordelijke hiervan onmiddellijk verwittigen. Art. 8 Kostprijsbepaling
§ 1 De prijs van de poetshulp is één dienstencheque per gepresteerd uur.
Art. 9 Wijze van betalen
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 7 van 21
§1 Om dienstencheques te kunnen bestellen moet de klant zich eerst inschrijven bij Sodexo. Deze inschrijving is gratis en kan gebeuren via de verantwoordelijke van de poetsdienst of via de website www.dienstencheque.be/ particulieren/ inschrijving. Daarna zal u van Sodexo een brief ontvangen met een inschrijvingsbevestiging en uw gebruikersnummer. Dit nummer heeft u nodig om cheques te bestellen. Op elke cheque staat een vervaldatum (geldigheidsduur : 8 maanden) vermeld. Terugbetaling of vervanging van de cheques kan enkel en alleen indien de cheques nog geldig zijn en blanco. De dienstencheques zijn fiscaal aftrekbaar. §2 De poetsklant heeft de keuze tussen elektronische of papieren dienstencheques. De poetsklant is op de hoogte dat elektronische en papieren dienstencheques niet door elkaar gebruikt kunnen worden. §3 De poetsvrouw legt bij het beëindigen van het werk een formulier ter ondertekening voor aan de klant. Op dit formulier vult de poetsvrouw uw naam, datum prestatie, nummer en vervaldatum van de cheques in. Op dit formulier wordt tevens vermeld indien er geen cheques afgegeven werden voor gepresteerde uren.
§ 4 De betaling met dienstencheques gebeurt op de dag van de prestatie. Indien de cheques 1 maand na prestatie niet werden afgegeven, dan kan dit leiden tot het stopzetten van de poetshulp en dit na beslissing van de OCMW-Raad. §5 Dienstencheques die vervallen zijn, zijn niet meer geldig en worden niet meer aanvaard door de poetsvrouw en/of poetsdienst. Elke niet-gebruikte dienstencheque kan vóór zijn vervaldatum in aanmerking komen voor terugbetaling of omruiling tegen nieuwe cheques. Hiervoor dient men contact op te nemen met Sodexo, tel. 02/547.54.95. Art. 10 Rechten en plichten van de klant
§ 1 De klant kan niet de vaste dag kiezen waarop de poetsvrouw komt, wel kan hij zijn voorkeur uitspreken. De poetshulp gaat bij voorrang door in de voormiddag tenzij de klant kan verantwoorden dat dit onmogelijk is.
§2 De klant kan aan de poetsvrouw richtlijnen geven over wat en hoe gepoetst moet worden. De poetsvrouw mag verwachten respectvol benaderd te worden.
§ 3 Indien de klant ontevreden is over het geleverde poetswerk dan kan hij/zij dit rechtstreeks bespreken met de poetsvrouw. Indien dit niet helpt kan de klant contact opnemen met de verantwoordelijke van de poetsdienst.
eerst
§ 4 Om alle misverstanden, moeilijkheden of betichtingen te vermijden moet de klant thuis aanwezig zijn als de poetsvrouw er is. Bij afwezigheid van de klant en het opduiken van problemen heeft de klant geen recht om zich te beklagen bij het Sociaal Huis tenzij dit anders afgesproken wordt met de verantwoordelijke. Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 8 van 21
§ 5 Ernstige schade veroorzaakt tijdens het poetsen kan worden aangegeven bij het Sociaal Huis, dat hiervoor speciaal verzekerd is.
§ 6 Bij vermoeden van diefstal door de poetshulp dient de klant onmiddellijk de dienstverantwoordelijke op de hoogte te brengen en eveneens aangifte te doen bij de politie tot het opstellen van een proces-verbaal.
Art. 11 Rechten en plichten van de poetsvrouw
§ 1 De poetsvrouw moet stipt de begin- en einduren respecteren. Vroeger vertrekken omwille van een afgewerkt takenpakket kan dus niet ! (verzekering). Er zijn altijd wel extra taken voorhanden.
§ 2 De poetsvrouw heeft recht op een kleine pauze van maximum 10 minuten
§ 3 De poetsvrouw is gebonden aan het beroepsgeheim.
§ 4 De poetsvrouw dient stipt en correct de richtlijnen van de klant te volgen, maar zij kan wel aan de klant suggesties geven rond betere poetsmethoden en producten. § 5 De poetshulp moet respect hebben voor de levensbeschouwingen van de klant.
§ 6 De poetsvrouw mag geen alcohol gebruiken en mag niet roken gedurende het werk.
§ 7 Bellen met de GSM voor private doeleinden is niet toegestaan tijdens de diensturen. De poetshulp kan wel door de dienst opgebeld worden op het telefoonnummer van de poetsklant of gsm van de poetshulp.
§ 8 De poetsvrouw mag geen zakgeld of geschenken aannemen.
§ 9 De poetsvrouw mag haar wagen of ander voertuig niet gebruiken gedurende de werkuren.
§ 10 De poetsvrouw kan weigeren om te zware lasten te tillen (zetels, koelkasten, kasten)
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 9 van 21
Art. 12 Afwezigheid van de poetsvrouw.
§ 1 Wegens ziekte: de poetsvrouw verwittigt, op de eerste dag van ziekte, de poetsklant zo snel mogelijk.
§ 2 Vanaf de tweede dag ziekte, verlof of speciale omstandigheden: de verantwoordelijke verwittigt de klant schriftelijk, telefonisch of persoonlijk, zo snel mogelijk.
§ 3 Wegens feestdagen of plaatselijke verlofdagen: de klant krijgt hiervan een jaarlijks overzicht.
§ 4 Bij afwezigheid van de poetsvrouw kan de klant vervanging aanvragen bij de verantwoordelijke. De klant moet dit zelf doen. De verantwoordelijke is niet verplicht in vervanging te voorzien, dit is afhankelijk van de beschikbare poetsvrouwen.
Art. 13 Afwezigheid van de klant wegens hospitalisatie, reis, familiebezoek enz. of éénmalige wijzigingen op vraag van de klant.
§ 1 Als de klant afwezig zal zijn en dus geen hulp nodig heeft, moet hij zelf voordien het Sociaal Huis telefonisch of persoonlijk verwittigen. De klant kan gewoon eens een poetsbeurt overslaan als hij dit wenst.
§ 2 Indien men niet verwittigt en de poetsvrouw staat voor een gesloten deur, dan moet men toch die niet-gepresteerde werkuren betalen.
§3 De poetsdienst moet bij afwezigheid zo spoedig mogelijk verwittigd worden en steeds ten minste twee dagen voordien, tenzij in dringende omstandigheden.
Art.14 Controle op het poetswerk.
§ 1 De verantwoordelijke van de poetsdienst eigent zich het recht toe om controle uit te oefenen op het poetswerk.
§ 2 De verantwoordelijke heeft de mogelijkheid tot een jaarlijks bezoek aan de klant om navraag te doen rond de kwaliteit van het poetswerk en de begin- en einduren te controleren. Bij onnauwkeurigheden wordt de poetsvrouw daarover aangesproken en indien nodig wordt de zaak besproken op de Raad die de gepaste maatregelen kan nemen.
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 10 van 21
Art. 15 Stopzetting van de poetshulp § 1 Door de klant: dit kan ieder moment, zonder opzegperiode, gewoon telefonisch, persoonlijk of schriftelijk. De hulp wordt de week erop stopgezet.
§ 2 Door het Sociaal huis zelf: De OCMW-Raad heeft het recht de poetshulp tijdelijk te schorsen of definitief af te schaffen bij niet naleving van het reglement.
Art. 16 Voor alle mogelijke problemen rond poetshulp Indien u als klant om het even welk probleem hebt met de poetshulp, dan mag u de poetsvrouw hiermee niet belasten in haar vrije tijd door haar thuis of telefonisch te contacteren. Alle problemen dienen besproken te worden met de verantwoordelijke. Art. 17 Afwijking Indien daar voldoende reden toe bestaat of bij discussie, kan de raad voor maatschappelijk welzijn op basis van het sociaal verslag door de verantwoordelijke maatschappelijk werker van de dienst, in individuele en uitzonderlijke gevallen afwijken van dit reglement. Art. 18 Dit reglement is geldig vanaf 1 juli 2014. artikel 3: Het bewijs van ontvangst van het reglement voor de aanvrager in bijlage goed te keuren. Dit
bewijs van ontvangst dient door de aanvrager ondertekend terug bezorgd te worden aan de verantwoordelijke van de poetsdienst. artikel 4: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan: Sociaal Huis
Wonen en werken 3. princiepsbesluit aankoop grasmaaier klusjesdienst
feiten, context en argumentatie
Vraag tot aankoop professionele zelftrekkende grasmachine – benzine voor de klusjesdienst De huidige grasmaaier is versleten (STIGA PRO 50 S Combi) en werd aangekocht in 2006 wekelijks worden 45 terreinen gemaaid in de klusjesdienst Na overleg met Bart Inghelbrecht, diensthoofd technische dienst gemeentebestuur werd een inschrijfformulier opgemaakt waaraan het toestel minimaal moet voldoen qua technische vereisten
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 11 van 21
De technische dienst koopt reeds jaren bij Cobbaert omdat ze de nazorg en service heel belangrijk vinden
financiële implicaties De financiële gevolgen van deze beslissing zijn de volgende:
omschrijving
bedrag inclusief BTW
budgetsleutel Investeringsbudget : AR 231000 / BI 01197
Duurzaam werkmateriaal : professionele zelftrekkende grasmachine - benzine
Installaties machines uitrusting : Duurzaam werkmateriaal ( budget : € 8.000)
beslissing: artikel 1: Principiële goedkeuring voor het uitschrijven van een prijsvraag voor aankoop van een
professionele zelftrekkende grasmaaier – benzine voor de klusjesdienst. artikel 2: Het inschrijvingsformulier en bestek in bijlage wordt goedgekeurd. artikel 3: Volgende firma’s worden uitgenodigd tot de prijsofferte:
a. Cobbaert, Blankenbergse steenweg 394, 8000 Brugge b. Lievens, Mitswegestraat 61, 8480 Ichtegem c. Hoet traktoren Ambachtenstraat 3 8680 Koekelare d. Wim Dereu bvba, Lekestraat 89, 8680 Koekelare artikel 4: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de coördinator van de klusjesdienst.
financiën OCMW 4. rekeningen-mandaten De vorderingsstaten:
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 12 van 21
o
AKP 2014/726 ten bedrage van € 63,31 aan Monizze, Vrijwilligerslaan 19, 1160 Oudergem voor kosten beheer tickets – activeren kaart
o
AKP 2014/724 ten bedrage van € 6.104 aan Monizze, Vrijwilligerslaan 19, 1160 Oudergem voor maaltijdcheques april 2014
o
AKP 2014/793 ten bedrage van € 2.738,71 aan Advocaat Joris Gadeyne, Stationsstraat 34, Ichtegem voor ereloon- en kostenstaat huurprocedure Line Loquet
De rekeningen-mandaten o o o o o
Betalingsbevel 2014/104 factuurnrs. 2014/733,838 - 859 voor een totaalbedrag van € 6.247,32 Betalingsbevel 2014/100 factuurnrs. 2014/803-837 voor een totaalbedrag van € 6.203,80 Betalingsbevel 2014/97 factuurnrs. 2014/779-792voor een totaalbedrag van € 3.190,71 Betalingsbevel 2014/96 factuurnrs. 2014/722-723, 725, 727-732,734-767,775-778 voor een totaalbedrag van € 11.479,28 Betalingsbevel 2014/93 factuurnrs. 2014/663-676,680-718 voor een totaalbedrag van € 5.682,12
worden voorgelegd, nagezien, goedgekeurd en betaalbaar gesteld.
5. vaststellen waarderingsregels BBC juridisch kader
Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW’s en gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012, meer bepaald de verplichte inhoud van de jaarrekening besluiten van 23 november 1999, 25 maart 2003, 31 augustus 2004 , 26 augustus 2008, 14 december 2010 en 24 april 2012 betreffende de beginbalans, afschrijvingstermijnen, investeringsprojecten en vaststelling waarderingsregels in NOB; overschakeling NOB naar BBC per 1 januari 2013
verwijzingsdocumenten feiten, context en argumentatie
De waarderingsregels dienen overgenomen te worden in BBC
financiële implicaties De financiële gevolgen van deze beslissing zijn de volgende: NIHIL
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 13 van 21
beslissing: artikel 1: De waarderingsregels zoals goedgekeurd in NOB worden verder gezet in de
waarderingsregels BBC per 1 januari 2013. artikel 2: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de financieel beheerder
6. vaststellen jaarrekening 2013 juridisch kader
Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW’s en gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012, meer bepaald de verplichte inhoud van de jaarrekening
verwijzingsdocumenten
Het verslag en de bijkomende uitleg van Hans Verplancke, financieel beheerder De jaarrekening en de toelichting bij de jaarrekening wordt tijdig aan de raadsleden bezorgd
feiten, context en argumentatie
De OCMW-Raad moet jaarlijks de rekening van het voorgaande dienstjaar vaststellen De voorzitter brengt verslag uit over de toestand van het OCMW en over het gevoerde beleid tijdens het voorafgaande dienstjaar
beslissing: artikel 1: De rekening over het dienstjaar 2013 wordt vastgesteld. artikel 2: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan:
secretariaat OCMW 7. advies wijzigingen arbeidsreglement gemeentebestuur Advies betreffende de aanpassing van verschillende wijzigingen voor het arbeidsreglement gemeente Ichtegem. juridisch kader
Rechtspositiebesluit van 7 december 2007 het gemeentedecreet Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 14 van 21
besluit: De OCMW-raad geeft positief advies aan volgende wijzigingen van het arbeidsreglement houdende de rpr van het gemeentepersoneel artikel 1: Artikels 107 tot en met 118 worden als volgt aangepast: Art. 107. Met toepassing van artikel 115, tweede lid van het gemeentedecreet worden de gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef geëvalueerd door een bijzondere gemeenteraadscommissie evaluatiecomité, samengesteld overeenkomstig artikel 39, §3 115 van het gemeentedecreet.
Die commissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad. De evaluatie heeft plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid, en op basis van een verslag van het college van burgemeester en schepenen. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden. Het evaluatiecomité stemt over het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig.
Art. 108. De gemeentesecretaris en de financieel beheerder krijgen tussentijds terugkoppeling over hun manier van functioneren.
Art. 109. Als de proeftijd van de gemeentesecretaris en van de financieel beheerder voor de helft verstreken is, wordt een tussentijds evaluatiegesprek gevoerd: 1° tussen de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en schepenen; 2° tussen de financieel beheerder van de gemeente en het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris;
In het tussentijdse evaluatiegesprek wordt een stand van zaken opgemaakt over de mate waarin de inwerking van de functiehouder in zijn functie vordert en hij voldoet aan de functievereisten. Zo nodig worden bijsturingen afgesproken. Het tussentijdse evaluatiegesprek heeft de waarde van een formeel communicatiemoment en komt niet in de plaats van de eindevaluatie van de proeftijd.
Art. 110. Ten laatste een maand voor het einde van de proeftijd vindt de eindevaluatie van de proeftijd plaats door de gemeenteraadscommissie vermeld in artikel 107.
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 15 van 21
De deskundigen leveren het evaluatierapport over de proeftijd, vermeld in artikel 107 in bij het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad levert het verslag vermeld in artikel 107, in bij het college van burgemeester en schepenen die de eindevaluatie uitspreekt.
Art. 1. Het resultaat van de eindevaluatie van de proeftijd is gunstig of ongunstig.
De gemeentesecretaris, de adjunct- gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef die na het verstrijken van de proeftijd op grond van het ongunstige eindresultaat van de eindevaluatie niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband wordt door de gemeenteraad ontslagen.
Art.
111. De gemeenteraadscommissie kan een verlenging van de proeftijd voorstellen, als uit de
eindevaluatie blijkt dat de duur van de proeftijd niet volstaat om tot een gefundeerd evaluatieresultaat te komen. De proeftijd wordt verlengd met zes maanden. In voorkomend geval beslist de gemeenteraad over de verlenging van de proeftijd.
De gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef wordt na afloop van de verlengde proeftijd opnieuw geëvalueerd volgens dezelfde procedure. Als hij op grond van het ongunstige resultaat van die evaluatie niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband, wordt hij door de gemeenteraad ontslagen. Het ontslag wordt gegeven in overeenstemming met de bepalingen van artikel 111. Art. 112. Na afloop van de proeftijd behouden de gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef hun hoedanigheid van op proef aangesteld personeelslid, tot de gemeenteraad beslist over de vaste aanstelling in statutair verband of het ontslag.
De gemeenteraad neemt zijn beslissing tot ontslag uiterlijk binnen twee maanden na de eindevaluatie van de gemeenteraadscommissie. DE EVALUATIE TIJDENS DE LOOPBAAN
Art. 2. De gemeentesecretaris en de financieel beheerder worden geëvalueerd door een bijzondere gemeenteraadscommissie, samengesteld overeenkomstig artikel 39, §3, GD. Die commissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad.
De evaluatie heeft plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid, en op basis van een verslag van het college van burgemeester en schepenen. (art. 115,GD)
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 16 van 21
Art. 113. Met toepassing van artikel 115, tweede lid van het gemeentedecreet worden de gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef geëvalueerd door evaluatiecomité, samengesteld overeenkomstig artikel 115 van het gemeentedecreet.
Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden. Het evaluatiecomité stemt over het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig.
Art.
114. De gemeentesecretaris en de financieel beheerder worden tweejaarlijks geëvalueerd. De
minimale prestatietermijn van de andere personeelsleden is van toepassing op de gemeentesecretaris en de financieel beheerder.
De evaluatie heeft betrekking op de periode die volgt op de vorige
evaluatieperiode.
Art. 115. §1. De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde evaluatiecriteria. De evaluatiecriteria worden vastgesteld voor: 1° de gemeentesecretaris: na overleg van de functiehouders met het college van burgemeester en schepenen; 2° de financieel beheerder van de gemeente: na overleg met de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en schepenen.
Na het overleg bespreekt het college van burgemeester en schepen de voorgestelde evaluatiecriteria met de externe deskundigen in het personeelsbeleid die verantwoordelijk zijn voor het voorbereidend rapport voor de evaluatie en stuurt het die zo nodig bij.
§2. De evaluatiecriteria zijn te vinden als bijlage bij dit arbeidsreglement.
Art. 116. De onafhankelijkheid waarmee de financieel beheerder de taken vermeld in artikel 94, 162, 165 en 166 van het gemeentedecreet uitvoert, mag niet het voorwerp zijn van evaluatie. De mate waarin hij zich inzet voor de uitvoering van die taken is wel een aandachtspunt in de evaluatie.
Art.
117. Het voorbereidend rapport van de externe deskundigen bevat per evaluatiecriterium de
relevante informatie, die ingewonnen wordt met behulp van: 1° een interview met de functiehouder waarin vastgesteld wordt in welke mate en op welke wijze hij of zij aan de vastgestelde evaluatiecriteria, resultaatverbintenissen of afspraken voldaan heeft;
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 17 van 21
2° anonieme, gesloten enquêtes bestemd voor de leden van het managementcomité enerzijds en de medewerkers van de geëvalueerde anderzijds waarin gepeild wordt naar de mate waarin en de wijze waarop de functiehouder voldaan heeft aan de vastgestelde evaluatiecriteria, resultaatverbintenissen of afspraken.
De enquêtes maken geen deel uit van het evaluatiedossier. De resultaten ervan worden verwerkt tot conclusies. De vaststellingen uit het interview en de conclusies van de enquêtes worden per evaluatiecriterium verwerkt in het voorbereidend rapport.
Art. 118. De gemeentesecretaris en de financieel beheerder krijgen tussentijds feedback over hun manier van functioneren.
De feedback neemt de vorm aan van een functioneringsgesprek met de functiehouder. Onder functioneringsgesprek wordt verstaan: een tweegesprek tussen het college en de functiehouder met het oog op het optimaal functioneren van het personeelslid en de optimale kwaliteit van de dienstverlening. Zowel de functiehouder als het college brengen te bespreken punten aan.
Het functioneringsgesprek vindt plaats op vraag van de functiehouder of van het college. Als feiten of gedragingen van de functiehouder die een negatieve weerslag kunnen hebben op de evaluatie daar aanleiding toe geven, nodigt het college de functiehouder in elk geval uit voor een functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek resulteert in schriftelijke afspraken over bepaalde aandachtspunten. De functiehouder en het college ondertekenen de afspraken en krijgen er een exemplaar van.
artikel 2: Artikels 90 en 91 worden aangepast als volgt: Art. 90. §1. Het personeelslid wordt geëvalueerd door twee leidinggevenden, meer bepaald een eerste evaluator en een tweede evaluator, waarvan de eerste evaluator de rechtstreekse leidinggevende is. minstens één leidinggevende die bij voorkeur de rechtstreekse leidinggevende is. De gemeentesecretaris wijst de evaluatoren voor de verschillende diensten van de gemeente aan. Hij zorgt voor de opleiding van de evaluatoren en waakt over de eenduidige toepassing van het evaluatiestelsel binnen de diensten. (bijlage 5 : Evaluatoren)
§2. Elke evaluator moet een opleiding tot evaluator gevolgd hebben om te mogen evalueren. De evaluatoren worden onder meer geëvalueerd op hun wijze van evalueren. Als een evaluator zelf negatief geëvalueerd wordt, kan de gemeentesecretaris, al dan niet tijdelijk, een andere evaluator aanwijzen als dat op basis van de inhoud van de evaluatie aangewezen blijkt.
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 18 van 21
Art. 91.§1. De evaluatie gaat gepaard met een evaluatiegesprek tussen het personeelslid en zijn twee evaluatoren evaluator. De eerste evaluator stelt zijn bevindingen met vermelding van het evaluatieresultaat vast in een evaluatieverslag, als vermeld in artikel 79.
§2. Het personeelslid ontvangt het evaluatieverslag. Het personeelslid kan in het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren. Het personeelslid bezorgt het ondertekende evaluatieverslag terug aan zijn eerste evaluator binnen tien kalenderdagen na ontvangst van het evaluatieverslag.
De evaluator ondertekent het evaluatieverslag en, in voorkomend geval, de opmerkingen van het personeelslid voor kennisneming.
§3. Het personeelslid ontvangt een kopie van zijn definitief evaluatieverslag . Het evaluatieresultaat van het personeelslid wordt opgenomen in het individuele personeelsdossier.
Het personeelslid of zijn gevolmachtigde heeft het recht zijn persoonlijk evaluatiedossier te raadplegen en krijgt er op zijn verzoek een afschrift van.
artikel 3: De bijlage betreffende de evaluatoren in het arbeidsreglement wordt aangepast als volgt:
Wie beoordeelt?
Wie wordt beoordeeld?
Commissie (art. 115 GD)
Secretaris
Procesbewaker
Financieel beheerder Secretaris
Bestuurssecretaris
Financieel beheerder
Afdelingshoofd grondgebiedzaken
Financieel beheerder
Dienst secretariaat
Bestuurssecretaris
Afdelingshoofd vrije tijd
Financieel beheerder
Financieel beheerder
Dienst financiën
Bestuurssecretaris
Bestuurssecretaris
Dienst personeel
Secretaris
Afdeling burgerzaken
Secretaris
Diensthoofd communicatie en ICT
Secretaris
Ambtenaar mobiliteit Bibliothecaris
noodplanning
Coördinator woonpunt
en Secretaris Secretaris Secretaris
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 19 van 21
Afdelingshoofd Vrije Tijd
Jeugdconsulent
Bestuurssecretaris
Sportfunctionaris
Bestuurssecretaris
Dienst cultuur, erfgoed en toerisme
Bestuurssecretaris
Centrumleider LDC schoonmaakster LDC
en secretaris
Bibliotheekmedewerkers en Assistent-dienstleider onderhoudsmedewerkers bibliotheek
Bibliothecaris
Assistent-dienstleider
Bestuurssecretaris
Coördinator Woonpunt
Medewerkers Woonpunt
Bestuurssecretaris
Afdelingshoofd Grondgebiedzaken
Stedenbouwkundig ambtenaar
Secretaris
Administratief medewerkers ggz
Secretaris
Milieudienst
Secretaris
Coördinator openbare werken en Secretaris groen Coördinator openbare werken en Ploegbazen groen Schoonmaaksters
Bestuurssecretaris
Stedenbouwkundig ambtenaar
Administratief ruimtelijke ordening
medewerkers Afdelingshoofd grondgebiedzaken
Ploegbazen
Arbeiders
Milieuambtenaar
Parkwachters
Coördinator openbare werken en groen Afdelingshoofd grondgebiedzaken
Jeugdconsulent
Jobstudenten
Afdelingshoofd vrije tijd
Sportfunctionaris
Dienst sport
Afdelingshoofd Vrije Tijd
Communicatieambtenaar
Dienst communicatie en ICT
secretaris
8. akteneming secretarisbesluiten Akteneming van volgende secretarisbesluiten: Aankopen:
Integreerbare vaatwasser Bosch SMI 50D45 EU voor de prijs van € 499,99 ( incl. BTW , recyclage en plaatsing) bij Elektro Persyn, Ichtegem voor IBO De Kornuit
9. varia en vragen
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 20 van 21
Naar aanleiding van de publicatie in de Beiblijver over de poetsdienst, komen nog steeds nieuwe aanvragen binnen, waardoor er momenteel al 2 kandidaat-gebruikers op de wachtlijst staan en er geen sprake meer is van openstaande plaatsen in de poetsdienst.
De openbare zitting wordt voor beëindigd verklaard.
Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni 2014 - Pagina 21 van 21