De visie op communicatie van de gemeente Rijswijk

De visie op communicatie van de gemeente Rijswijk

Rijswijk in beweging

juli 2014


Vertel me iets en ik zal het weer vergeten Laat me iets zien en ik zal het onthouden Betrek me erbij en ik zal het begrijpen Confucius (Chinese filosoof)



INHOUD Inleiding

1

Hoofdstuk 1 Stakeholdersanalyse

3

Hoofdstuk 2 Kerncomponenten

5

2.1. Profilering van gemeente en beleidsprioriteiten 2.2. Werken aan vertrouwen 2.3. Transparantie en openheid 2.4. Communicatief leiderschap en een communicatieve organisatie 2.5. Het onderhouden van relaties en samenwerken

5 5 6 7 8

Hoofdstuk 3 Omgaan met (nieuwe) media

10

3.1. Omgang met de pers

11

Hoofdstuk 4 Uitvoeringsprogramma

12

Bijlagen Bijlage 1

Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4

Gebundeld

1) Resultaten raadpleging burgerpanel, 2) Interviews uitgewerkt, 3) Wat is er is opgehaald vanuit de afdelingen? 4) Basis op orde. Verslag van de bijeenkomst met de communicatie-experts op 5 februari 2014 Verslag van de bijeenkomst met het college van B&W, de gemeenteraad, externe stakeholders en de externe communicatie-experts op 12 februari 2014 Opmerkingen en suggesties die uit de bijeenkomsten opgehaald zijn



Inleiding Deze visie op communicatie vormt de leidraad voor de manier waarop de gemeente Rijswijk werkt aan haar relatie met de continu veranderende omgeving.

Aanleiding De directe aanleiding voor het opstellen van deze visie zijn de aanbevelingen van waarnemend burgemeester Herman Klitsie. “Transparantie naar de burgers en naar elkaar. Betrek burgers bij je bestuurlijk handelen in een stadium dat het er nog toe doet. De wijze van communiceren staat daarbij centraal. Meer contact met journalisten en meer kennis over ‘social media’ helpen daarbij. Het voeren van een dialoog met je burgers en als bestuurders onderling is een van de grootste uitdagingen waar Rijswijk voor staat.” Deze tijd vraagt om organisaties die voortdurend werken aan hun legitimatie en die stelselmatig bouwen aan de verbinding met de omgeving. Het gaat daarbij om dialoog en samenwerking. Naar aanleiding van deze aanbevelingen kwamen raad en college in april 2013 bij elkaar. Daar legden zij gezamenlijk de basis voor onze visie op communicatie. Hierna deed de afdeling Communicatie veldonderzoek. Zij interviewde stakeholders en raadpleegde het Burgerpanel. Over de uitkomsten daarvan ging zij in gesprek met alle afdelingen van de ambtelijke organisatie. De resultaten vormen de rode draad voor deze visie. Duidelijk werd dat de gemeente moet blijven werken aan vertrouwen, de eigen profilering en aan het systematisch onderhouden van relaties. Dit betekent dat de gemeente open en transparant te werk moet gaan met oog en oor voor wat er in de stad leeft. De mensen die in Rijswijk wonen en werken zouden in de gemeente een partner moeten vinden die met hen samenwerkt en duidelijk is over de mogelijkheden en onmogelijkheden die zij heeft om aan behoeften en wensen te kunnen voldoen. Dit vraagt van de gemeente in elk geval bezinning op haar eigen rol in alle vraagstukken die binnen Rijswijk aan de orde zijn of komen. Op basis van de resultaten van het veldonderzoek, kwamen we tot de volgende boodschap:

De gemeente Rijswijk is een transparante en open organisatie, in gesprek met haar omgeving Dit is de verbindende boodschap die als een rode draad door deze visie heen loopt.

Leeswijzer De gesprekken met vertegenwoordigers van enkele stakeholders en de uitkomsten van het burgerpanel (hoofdstuk 1) zijn geanalyseerd. De belangrijkste thema’s zijn: werken aan vertrouwen, de profilering van de gemeente en beleidsprioriteiten, onderhouden van relaties en samenwerken, de communicatieve organisatie en communicatief leiderschap en transparantie en openheid. Samen vormen zij de kerncomponenten. (hoofdstuk 2).


1

Speciale aandacht gaat in hoofdstuk 3 uit naar de invloed van nieuwe media op de relatie overheid-burger. De wijze waarop traditionele- en sociale media keuzes weergeven en van commentaar voorzien, speelt in de oordeelsvorming van veel burgers en ondernemers een belangrijke rol. De kerncomponenten vormen de uitgangspunten van waaruit we als gemeente op elk niveau communiceren en handelen. Met deze uitgangspunten kiezen we passende middelen en kanalen. Het uitwerkingsprogramma hiervoor is opgenomen in hoofdstuk 4. De conceptvisie is op 12 februari 2014 met het college van B&W, de gemeenteraad, MTleden, en enkele externe stakeholders en communicatie-experts besproken. De suggesties uit de werksessie zijn verwerkt in dit document.


2

Hoofdstuk 1 Stakeholdersanalyse Deze stakeholdersanalyse vormt de basis voor onze visie op communicatie. We hebben in kaart gebracht hoe in- en externe belanghebbenden over ons en onze manier van communiceren denken. In deze stakeholdersanalyse staat wie de stakeholders zijn en wat zij vinden van de huidige en gewenste communicatie.

Stakeholders

De in- en externe stakeholders zijn de raad, de inwoners, strategische relaties en opinieleiders, de media, het college, de directie en de medewerkers van de gemeente Rijswijk. Met een aantal vertegenwoordigers van deze groepen hebben we kwalitatieve interviews gehouden over de huidige en de gewenste communicatie. Daarnaast heeft het Burgerpanel (circa 150 inwoners) zich hierover uitgesproken.

Wat gaat goed en wat kan beter? Wat gaat goed? De resultaten van het Burgerpanel laten zien dat de inwoners van Rijswijk de gemeente goed weten te vinden. De middelen die de gemeente voor haar communicatie gebruikt, sluiten goed aan op de behoefte van de inwoners en zij waarderen de mix van middelen die de gemeente inzet. Opvallend is dat de brief beter scoort dan email. De gemeente is ook toegankelijk voor haar inwoners als het gaat om communiceren in begrijpelijke taal. Het merendeel van de inwoners weet waar hij/zij bij de gemeente moet zijn. Het is ook duidelijk wat de gemeentelijke dienstverlening inhoudt. De profilering is goed als het gaat om het verstrekken van algemene informatie over de gemeente en het gebruik van een herkenbare huisstijl.


3

Wat kan of moet beter? Drie onderwerpen vormen de rode draad. Deze zijn in willekeurige volgorde:

Profilering van gemeente en beleidsprioriteiten

De profilering van de gemeente Rijswijk kan beter als het gaat om duidelijke profilering van de gemeente zelf en de mate waarin de beleidsprioriteiten (speerpunten) voor de inwoners helder en bekend zijn. Enkele kreten uit de interviews: ‘Rijswijk heeft geen duidelijke smoel’, ‘we moeten kiezen’, ‘de speerpunten van Rijswijk zijn niet bekend’,‘Rijswijk doet niet genoeg aan exposure’,‘de gemeente profileert zich? Niet zo veel van gemerkt!’,‘de visie van Rijswijk mist’, ‘Rijswijk kiest niet voor een bepaalde profilering’.

Transparantie en vertrouwen

De inwoners geven in het onderzoek aan dat de gemeente Rijswijk haar beleid (nog) onvoldoende duidelijk maakt. Als het gaat om het communiceren van het gemeentelijk beleid moet de gemeente helderder uitleggen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen. Inwoners moeten voldoende op de hoogte worden gehouden van nieuw beleid en de gemeente moet inwoners actiever betrekken om mee te denken over beleid. Uit het onderzoek van het Burgerpanel komt ook naar voren dat één op de drie inwoners weinig vertrouwen heeft in zowel de gemeenteraad als het bestuur. Het relatief lage vertrouwen houdt volgens de onderzoekers van het Burgerpanel mogelijk verband met de bevinding dat inwoners de gemeente onvoldoende open en transparant vinden. Daarnaast speelt volgens hen de geringe bekendheid en toegankelijkheid van college en de raadsleden waarschijnlijk een rol. De wijze waarop de gemeente haar relaties onderhoudt en met hen al of niet samenwerkt, kan hier eveneens op van invloed zijn. Enkele kreten uit de interviews:‘weinig uitleg’, ‘communiceren over het proces kan al veel helderheid scheppen’, ‘wees te allen tijde open en eerlijk!’, ‘het bestuur moet zich niet verschuilen’, ‘praat eerder’,‘meer openheid in je bestuurlijke proces’,‘wees eerlijk en houdt het simpel’, ‘ondoorzichtigheid maakt onbetrouwbaar’.

Onderhouden van relaties en samenwerken

Uit de interviews blijkt dat de betrokkenen behoefte hebben aan een gelijkwaardige relatie, waarin partijen goed naar elkaar luisteren en interesse tonen in elkaar. Het benutten van wederzijdse expertise kan de kwaliteit van de uiteindelijke dienstverlening ten goede komen. Opvallend was dat waar de mensen positief waren over de relatie, zij over het algemeen ook positiever waren over de communicatie. Enkele kreten uit de interviews: ‘werk samen’, ‘praat met elkaar’, ‘spar met elkaar’,‘toon interesse’, ‘denk mee’, ‘kom eens op de koffie’,‘verplaats je in de ander’,‘niet wij weten en wij bepalen’ en ’samen zoeken naar creatieve oplossingen in plaats van te zeggen dat er geen geld is’. Het rapport van het Burgerpanel is opgenomen in bijlage 1.


4

Hoofdstuk 2 Kerncomponenten Iedereen heeft een eigen stijl van communiceren. Alle uitingen bij elkaar geven een beeld. Het beeld ontstaat door wat we zeggen, wanneer en hoe we het zeggen. De communicatiestijl van de organisatie moet passen bij waar de organisatie voor staat. Uit de gesprekken met de stakeholders en de resultaten van het Burgerpanel blijkt dat de manier waarop de buitenwereld tegen de gemeentelijke organisatie aankijkt, verschilt van de manier waarop de gemeentelijke organisatie naar zichzelf kijkt.

2.1 Profilering van gemeente en beleidsprioriteiten Wat de gemeente nodig heeft is een bindend verhaal (een korte corporate kernboodschap): een verhaal over onze stad, onze kwaliteiten en onze toekomst. Een antwoord op de vraag waar wij als Rijswijk sterk in willen zijn. Een stip aan de horizon, die energie en inspiratie geeft. Een verhaal dat we steeds opnieuw vertellen, waardoor herkenning ontstaat. Het verhaal moet voor langere tijd houdbaar zijn en dus ver over een collegeperiode heen gedragen kunnen worden. Een verhaal als richtinggevend kompas, dat mensen en maatregelen verbindt. Dit vraagt op een later moment bezinning op ‘het kruispunt van mogelijkheden’. Daarmee is de gemeente geneigd teveel te vertellen, waardoor een diffuus beeld ontstaat. Bovendien beperkt de economische crisis de mogelijkheden. De boodschap:

Een bindend verhaal over onze stad, onze kwaliteiten en onze toekomst schept duidelijkheid Hoe doen we dat op hoofdlijnen? • • • • •

Ga met elkaar het gesprek aan om te komen tot een duidelijke identiteit Ga met elkaar in gesprek om te komen tot keuzes Vertaal de keuzes in een kort en aansprekend verhaal (kernboodschap) Vertel dit verhaal telkens opnieuw Leg beleidskeuzes en maatregelen uit in de context van dit verhaal

2.2 Werken aan vertrouwen “Wie weinig weet, vermoedt veel”. En daar begint vertrouwen. Als er een vermoeden bestaat, kan het alle kanten op. Wat mensen niet weten, vullen ze vaak zelf vanuit eigen kennis en ervaring aan. Als organisatie moeten we daarom voortdurend werken aan vertrouwen. Vertrouwen is immers de basis voor welke samenwerking dan ook. We bouwen als organisatie aan vertrouwen door voor goede informatievoorziening te zorgen. Een bindend verhaal helpt daarbij. Het is de paraplu boven coalitieakkoord, programmabegroting, organisatiedoelen, bestuursstijl gemeentebestuur en de rol van de gemeentelijke organisatie in samenwerkingsverbanden.


5

De boodschap:

Duidelijkheid draagt bij aan vertrouwen Onze communicatiestijl moet aansluiten op de bestuursstijl. Iedereen communiceert. Het is dus belangrijk dat gemeentebreed een zekere eenheid komt in onze manier van communiceren. Vertrouwen is daarbij de basis. Voor vertrouwen zijn openheid en dialoog essentieel. Door te luisteren en het gesprek met elkaar aan te gaan, bouwen we aan wederzijds begrip. Confucius (Chineese filosoof) zei het heel lang geleden zo: “Vertel het mij, en ik zal het weer vergeten. Laat me iets zien en ik zal het onthouden. Betrek me erbij en ik zal het begrijpen.” De boodschap:

Openheid en dialoog dragen bij aan vertrouwen Citaat uit één van de werksessies “Mensen zitten niet te wachten op een debat, maar op een dialoog. Natuurlijk mag er debat zijn, dat hoort bij een politieke omgeving, maar het is de dialoog die bijdraagt aan begrip voor elkaar.” Hoe doen we dat op hoofdlijnen? • • • • • • • • • •

Vertel het verhaal van de organisatie keer op keer. Doe wat je zegt, en geef zelf het goede voorbeeld. Leg beleidskeuzes en maatregelen uit in de context van dit verhaal. Ga het gesprek aan, zowel intern als extern, en luister goed. Luisteren kan betekenen dat we meer integraal moeten samenwerken. Werk samen, zowel intern als extern. Zorg in de samenwerking met de partners voor heldere kernboodschappen die passen in het organisatieverhaal. Sluit met de kernboodschappen aan op de belevingswereld van betrokkenen. Doe aan verwachtingsmanagement, zodat inwoners weten waar ze wel- en niet invloed op uit kunnen oefenen. Niet alleen communiceren vanuit een “eigen beeld”, maar, na dialoog, nieuwe plannen laten ontstaan ( en wellicht eigen beleid/regels) loslaten.

2.3 Transparantie en openheid Informatie is beschikbaar, tenzij........ We zijn ons ervan bewust dat de informatie waarover we beschikken en de adviezen die we geven openbaar zijn, tenzij een specifieke uitzonderingsgrond bestaat. Informatie is in een vroeg stadium beschikbaar, zodat betrokkenen voldoende kennis hebben om gebruik te maken van hun democratische rechten. De informatie moet begrijpelijk en consistent zijn. We zijn pro-actief in plaats van reactief en zorgen voor continuïteit in de informatievoorziening, óók als zaken eens tegen zitten. We zijn navolgbaar in woord en daad. We duiden, leggen uit, gaan het gesprek aan, koppelen terug en leggen verantwoording af over onze processen en besluiten. We leveren maatwerk, dat wil zeggen,


6

we komen zoveel mogelijk tegemoet aan hoe mensen willen dat we ze informeren of betrekken. De boodschap:

Informatie is in een vroeg stadium beschikbaar, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om hiervan af te wijken. We duiden, leggen uit, gaan in gesprek, koppelen terug en leggen verantwoording af over processen en besluiten Hoe doen we dat op hoofdlijnen? • • • • • • • •

Maak alles (negatief en positief) openbaar tenzij er zwaarwegende argumenten zijn om hiervan af te wijken. Gebruik hierbij verschillende instrumenten/kanalen en zoekmogelijkheden. Stem de instrumenten/kanalen zo goed mogelijk af op de wensen van betrokkenen. Maak gevoeligheden bespreekbaar en breng deze onder de aandacht van collega’s, gemeenteraad, college en management. Vertel wat we doen, waarom we het wel of niet doen en hoe we dat doen; en als we het gedaan hebben, vertel wat we hebben gedaan. Vergeet niet over de effecten van nieuw beleid te communiceren.. Zorg voor een helder besluitvormingsproces. Wees bereid om te reflecteren en nieuwe initiatieven een plek te geven.

2.4 Communicatief leiderschap en een communicatieve organisatie Een organisatie die transparant, open en in gesprek is met haar omgeving heeft communicatief leiderschap nodig. Communicatief leiderschap betekent ideeën mobiliseren en de kracht van de stad ontsluiten. Dit vraagt (in)formele contactmomenten creëren en systematisch netwerken. In een vroeg stadium het gesprek aangaan als gelijkwaardige gesprekspartner met respect en empathie voor de ander. Het betekent ook interesse tonen, de kunst van het luisteren verstaan, open staan voor kritische geluiden en bereid zijn om te reflecteren. Een communicatieve organisatie voelt in alle lagen de urgentie om in gesprek te gaan en te blijven. Transparant zijn, luisteren, betrekken en verantwoording afleggen is verweven in alle werkzaamheden. Het bestuur steunt, onderschrijft de urgentie en handelt ernaar. Het betekent dus ook dat communicatie gemeentebreed plaatsvindt in ‘het hart van het beleid’. Dat wil zeggen dat we communicatie steeds eerder in het beleidsproces inzetten. Processen lopen niet meer via de drietrap ‘besluiten nemen, uitvoeren, verdedigen’, maar via de drietrap ‘overleggen, besluiten nemen, afleveren’. Daarmee is communicatie een vanzelfsprekend aspect van het werk van iedereen. De boodschap:

Communicatie is van iedereen en vindt plaats in het hart van beleid Rijswijk in beweging

7

Hoe doen we dat op hoofdlijnen? • • • • • • • •

Voorbeeldgedrag van bestuur en leidinggevenden. We gaan het gesprek aan en zorgen daarin voor continuïteit. Omgevingsbewust werken geeft handvatten voor ons denken en regie op processen We inventariseren trainingsbehoeften en geven daaraan gevolg. We durven eigen overtuigingen los te laten. Kennisdeling: zoveel mogelijk gebruik maken van elkaars ervaring en expertise. We spreken elkaar constructief aan. Communicatie meer in de werkwijze van de ambtelijke organisatie opnemen.

2.5 Het onderhouden van relaties en samenwerken Voor een organisatie die zich wil verbinden met haar omgeving is het onderhouden van haar relaties belangrijk. Onze relaties zijn onze inwoners, maatschappelijke partners, ondernemers en andere samenwerkingspartners in gemeentelijk, regionaal, nationaal of soms zelfs internationaal verband. We zien steeds meer netwerken ontstaan. Die winnen bovendien aan belang. De samenwerking met Delft en de ontwikkelingen in de Metropoolregio zijn hier voorbeelden van. Over de vertegenwoordiging van het college op bijeenkomsten en tijdens activiteiten zijn (nog) geen eenduidige afspraken gemaakt. Dit schept onduidelijke verwachtingen in de organisatie en daarbuiten. Omdat de gemeente in de toekomst steeds meer een verbindende rol heeft, is het belangrijk systematisch te investeren in contacten en netwerken. Door het samenbrengen van kennis en expertise is wederzijdse winst te behalen. Een heldere, eigen profilering is hierbij wel een noodzakelijke voorwaarde. Netwerken is een manier om informeel specifieke contacten te leggen. (Netwerk)bijeenkomsten bieden gelegenheid om vooral in een informele setting met elkaar te zijn. Citaten uit de interviews met stakeholders: “Gewoon eens sparren met elkaar over wat er allemaal in de omgeving gebeurt, of wat we nou voor elkaar kunnen betekenen? “Met de benen op tafel en gewoon eens met elkaar een kop koffie drinken”. Goed kunnen luisteren en interesse tonen zijn ook hier belangrijk. Het gaat altijd om ‘het haakje te vinden’ waarop je bij elkaar kunt aansluiten. Het netwerken is een belangrijk onderdeel van het tweerichtingsverkeer in de communicatie van de gemeente met haar omgeving. Relaties onderhouden en samenwerken betekent een informele, open, persoonlijke en interactieve communicatiestijl. Een van de basisingrediënten hiervoor is het vertrouwen in de kennis buiten de organisatie. De boodschap:

We werken zorgvuldig aan onze relaties en bouwen ons netwerk op


8

Hoe doen we dat op hoofdlijnen? • • • • • • •

Bewustzijn creëren van onze relatienetwerken. Duidelijke interne afstemming over de netwerken waarin we opereren. Investeren in bestaande contacten en netwerken door alle lagen van de organisatie. Bouwen aan en faciliteren van nieuwe netwerken. De durf om eigen overtuigingen los te laten en echt naar de ander te luisteren. Persmoment eens in de twee maanden. Actieve benadering van de opinieleiders en ga het gesprek aan.


9

Hoofdstuk 3 Omgaan met (nieuwe) media Naast de stakeholdersanalyse en het betrekken van het burgerpanel kijken we naar de verdere informatisering van de samenleving. Snel opkomende technologieën veranderen fundamenteel de wijze van communiceren tussen burgers onderling, overheid en omgeving en overheden onderling. Dit vraagt een visie op die nieuwe communicatieomgeving. In die omgeving bestaan ‘oude’ en ‘nieuwe’ media naast elkaar. Oude media zijn geïntroduceerd vóór de komst van computer en internet. Voorbeelden zijn televisie, radio en krant. Nieuwe media is de overkoepelende term voor alle mediavormen sindsdien. Het is computergemedieerde communicatie, vooral via pc, smartphones, tablets of smart-televisies. Nieuwe media kun je onderverdelen in digitale media en sociale media. Digitale media zijn alle digitale informatiedragers en mediavormen. Sociale media gebruiken we voor sociale interactie en het onderhouden van relaties. Het grote onderscheid tussen ‘oude media’ en ‘nieuwe media’ heeft betrekking op de verspreiding en de productie. Oude media informeren één grote groep en zijn bovendien gebonden aan tijd en plaats. Bij nieuwe media kan iedereen zender en ontvanger tegelijk zijn; het informeren, de interactie en het samenwerken zijn tijd en plaats onafhankelijk. ‘Waardenvolle’ relaties Onder invloed van de nieuwe media is een trend naar een waardengedreven samenleving zichtbaar. Daarin is het ‘waarom’ belangrijker dan het ‘wat’. Het gedeelde belang van gemeente en haar relaties is het onderhouden van een ‘waardenvolle’ on- en offline relatie. Een relatie in wederzijds belang. We zetten de relatie centraal door online en offline met elkaar in gesprek te gaan en samen te werken. We verbinden ons in netwerken. De nieuwe media geven ons extra kansen om te luisteren, te informeren en met elkaar het gesprek aan te gaan. Met nieuwe media kunnen we de bestuurskracht van de stad mobiliseren. We geven de online communicatie van de gemeente Rijswijk een kwaliteitsimpuls. Dat doen we door nieuwe media in de strategische keuze van het gemeentelijk bestuursbeleid als kritische succesfactor (KSF) te zien. Met een Internet Score Card maken we de kritische succesfactoren concreter. Voorbeelden van succesfactoren zijn de gebruikerservaring op de website, de interactie op social media of de response op (digitale) nieuwsbrieven. Hoe doen we dat op hoofdlijnen? • • • • •

We implementeren een Internet Score Card. We trainen college, medewerkers en gemeenteraad. We ontwikkelen een afgewogen contentstrategie, waaronder een betere aansluiting op elkaar van bestaande social mediakanalen ontstaat. We optimaliseren de conversie van de website(s) en het intranet via design en content. Door te zorgen voor goede ambassadeurs, intern en extern.


10

3.1. Omgang met de pers In de traditionele media is sprake van verscherpte concurrentie. ‘Breaking news’, ambitie en strijd om de primeur is aan de orde van de dag. De tijd die nodig is om feiten te controleren en hoor- en wederhoor toe te passen is voor de journalisten schaarser geworden. Kijk- en oplagecijfers bepalen de onderwerpen waar de formele media zich op concentreren. We zien een daling van het informatieve gehalte. De wijze waarop deze media het beleid weergeven en van commentaar voorzien, speelt in de oordeelsvorming van veel burgers een belangrijke rol. De traditionele journalist is naast brenger van nieuws ook vaak informatiebemiddelaar en duider. De pers is een belangrijke schakel in de communicatie van de gemeente. Via de pers bereiken we een breed publiek. Een goede relatie en samenwerking met de pers zijn daarom onontbeerlijk. Voorop staat het kennen van elkaar. Leden van het college en communicatieadviseurs werken continu aan een goede relatie met de journalisten. Op dit moment informeren we de pers via het wekelijkse overzicht van openbare activiteiten van het college of via een persbericht als daar aanleiding voor is. Daarnaast beantwoorden we vragen van journalisten. Een enkele keer nodigen we de journalisten uit voor een gesprek rondom een specifiek dossier. Een van de aanbevelingen van waarnemend burgemeester Herman Klitsie luidt: ‘De omgang met de pers is voor verbetering vatbaar. Ook hier denk ik aan een actieve houding in plaats van een reactieve houding. Mogelijkheden hiervoor zie ik in het actiever communiceren van de besluitvorming in het college van B&W en het met enige regelmaat overleggen met journalisten.‘ Om te bouwen aan de relatie en de samenwerking met de pers stellen we twee nieuwe structurele contactmomenten met de pers in: • Wekelijks, direct na de B&W-vergadering, een digitale ’college nieuwsflits’ waarin de in die week genomen besluiten staan. • Om de maand een fysiek contact moment in de vorm van een persgesprek met leden van het college onder leiding van de burgemeester. Hoe doen we dat op hoofdlijnen? • • • • • • • • •

Contactinformatie op de website en regelmatig persoonlijk contact. Journalisten bereiden zich graag voor en, stellen prijs op proactief informeren. We vragen journalisten naar specifieke wensen. De berichten voor de nieuwsflits zijn onderdeel van de communicatieparagraaf in een voorstel aan B&W. Achtergrondinformatie op de website. We nodigen journalisten uit voor gesprekken rond specifieke dossiers. Eens in de twee maanden een persgesprek organiseren. Persconferentie bij bijzondere gelegenheden. Door de pers mee te nemen in de belevingswereld van het college en de gemeenteraad.


11

Hoofdstuk 4 Uitvoeringsprogramma De gemeente Rijswijk is een transparante en open organisatie, in gesprek met haar omgeving. Dit hoofdstuk beschrijft de activiteiten die nodig zijn om de visie te realiseren. We richten ons voor de komende periode op de onderwerpen profilering, beleidsprioriteiten en op het onderhouden van relaties en samenwerking. Deze thema’s worden in 2014 en 2015 als eerste opgepakt. Met onderstaande acht onderwerpen/acties is of wordt op korte termijn gestart 1. De profilering 2. Informele werkbezoeken van de burgemeester in de wijken 3. Relatie met de raad 4. Digitale nieuwsflits 5. Persgesprekken 6. Aanpassen collegeformat 7. Database voor relatienetwerken 8. Social media trainingen voor bestuur en raad Nr.

Onderdeel

Actie

WIE

WANNEER

Tappan Communicatie, Ilonka Nagy, Frans Troost, college, raad en organisatie

Q3 2014

KORTE TERMIJN 1


•

De eerste gesprekken met de gemeentesecretaris en de burgemeester hebben plaatsgevonden. Er komt een voorstel voor een aanpak waarmee de profilering van de stad in gang kan worden gezet.

•

De (communicatieve) werkwijze van het college wordt in een werksessie met het college behandeld. Een en ander in directe relatie tot het collegewerkprogramma.

•

Er zijn beleidsprioriteiten gesteld in de vorm van 13 opgaven. Deze worden vertaald naar het collegewerkprogramma (met bijbehorende kernboodschappen.) De opgaven vormen de basis voor de gemeentelijke profilering.

2

Werken aan vertrouwen

De burgemeester legt informele werkbezoeken af en het college gaat “de wijk in”.

Het bestuur

Q4 2014

3


•

Er is gestart met de werkgroep “de raad in positie”; werkwijze, rol en houding komen hierin aan bod.

College, raad en de hele

Q3 2014

•

Raad wordt vroeger in processen betrokken

organisatie


12

Nr. 4

Onderdeel

Actie

WIE

WANNEER


Adequate informatievoorziening die aansluit op de behoefte van de mensen.

Hele organisatie

Q3 2014

•

Alle informatie op de website tenzij…..

•

Wekelijks ná B&W digitale nieuwsflits

5

Het onderhouden van relaties en samenwerken

Eens in de twee maanden worden journalisten uitgenodigd voor een (achtergrond) gesprek rondom een specifiek dossier. Of journalisten worden uitgenodigd mee te gaan met werkbezoeken / excursies.

College, CS en Communicatie

Q4 2014

6


Interactief werken

Hele organisatie

Q4 2014

•

(vroegtijdig) betrekken stakeholders in processen

•

In format B&W- Voorstel standaard een paragraaf opnemen waarin staat of en zo ja hoe interactief is of zal worden gewerkt en waarom

7


Er is gestart met het ontwikkelen van een database met contacten

CS- Communicatie

Q4 2014

8


Social media trainingen voor het bestuur en de raad.

Hele organisatie

Q4 2014

MIDDELLANGE TERMIJN 9

Transparantie en openheid

Professionalisering van de webredactie volgens het deelplan; ‘Verbetering website’.

Afdeling Communicatie en Publiekszaken

1e helft 2015

10


Vernieuwen de producten en dienstencatalogus.

ICT / Communicatie

1e helft 2015

11


Aanpassen vormgeving van de website (ivm schaalbaarheid van PC, smartphone en tablet)

Afdeling Communicatie

1e helft 2015

12

Communicatief leiderschap en de communicatieve organisatie

Standaard benoemen bij wie medewerkers terecht kunnen met vragen over communicatie en participatie en andere vormen van interactie. De afdeling Communicatie zorgt voor herhaaldelijke berichtgeving hierover op intranet.


1e helft 2015


13

Nr.

Onderdeel

Actie

WIE

WANNEER

13


Afdeling Communicatie legt verbindingen tussen bestaande documenten die gaan over communicatie en gedrag en geeft uitleg over de digitale toolkit enz. * zie toelichting


1e helft 2015

14


Ontwikkelen van een digitale toolkit. * Zie toelichting


1e helft 2015

15


Standaardiseren openbare optredens door te werken met een digitaal aanvraagformulier. * Zie toelichting

Afdeling Communicatie, CS en Kabinet en protocol

Q1 2015

16


Standaard werken met startnotitie’s zodra visie-, beleid- en/of planvorming wordt gestart.

CS, communicatie, hele

1e helft 2015


Actieve rol in een wijk als wijkwethouders zijn de bestuurders beter zichtbaar en aanspreekbaar. Hoe het wijkwethouderschap ingevuld wordt en wat het

Het bestuur

1e helft 1015

17

organisatie

onderscheidende hierin is, komt terug in de verkenning van de opgave “besturen en communiceren met open vizier.” * Zie toelichting punt 2 De mogelijkheden van een inloopspreekuur worden (op dit moment) onderzocht. Komt terug bij de uitwerking van bovengenoemde opgave. LANGE TERMIJN 18


Openstaan voor leer- en verbeterpunten. Via verschillende kanalen navragen of de informatie helder en duidelijk is, of beantwoording van een vraag door de gemeente goed en snel is gedaan en of nieuw beleid effectief is. Dit gebeurt via “polls” op Facebook en de website en/of actieve navraag in de publiekshal en/of of inzet van het burgerpanel.


2e helft 2015

19


Het bevorderen van social media in de hele organisatie Door trainingen of advies te geven op de afdelingen of individueel. Communicatie stelt een protocol op voor het gebruik van social media om misbruik te voorkomen.


2e helft 2015


14

Nr.

Onderdeel

Actie

WIE

WANNEER

20


Organiseren kennislunches. Andere gemeente met goede voorbeelden uitnodigen om ze te laten vertellen hoe ze gebruik maken van social media, waarom zij social media gebruiken, hoe aanpakken en waarom het werkt.


2e helft 2015

Toelichting Aanvullende toelichting op enkele punten uit het uitvoeringsprogramma 1 In alle berichtgeving over beleid, visie en planvorming zorgen we ervoor dat er een herkenbare link wordt gemaakt naar één van de opgaven en maken we gebruik van kernboodschappen. Door de kernboodschap te herhalen, blijven berichten beter hangen. Dit kan via verschillende kanalen die per doelgroep kunnen verschillen. 2 Toelichting: Hoe het wijkwethouderschap er precies uit gaat zien, wordt verder uitgewerkt in de opgave “besturen en communiceren met open vizier”. Verwacht wordt dat we 1e helft 2015 al kunnen werken met wijkwethouders. Op die manier verbeteren we de relatie tussen de inwoners, organisaties en het lokale bestuur. Wijkwethouders worden ook vermeld bij punt 20 4 Het bijhouden van het ‘eigen beleidsveld’ op de website. (Voor zowel inhoud als proces). Dit betekent proactief informeren over een project of activiteit en toelichting geven op de afweging die ten grondslag ligt aan een besluit. Procesinformatie is ook communicatie. Het gaat dan over totstandkoming van beleid, planvorming, visie vorming of zaken die dringend de aandacht vragen. Dit doen we via de geijkte kanalen zoals de digitale Rijswijk RegelRecht, de website, Facebook, Twitter en bewonersbrieven. 7 Van de database is een doorontwikkeling gewenst. Om dat te kunnen doen, brengen we eerst in kaart wat er allemaal al is, en dan ook voor de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad en externe partners. Dit beeld wordt aangevuld met de “opinieleiders”. 13 In plannen en documenten wordt verwoord wat de gewenste manier van werken is en waarin communicatie vanzelfsprekend onderdeel wordt van het dagelijkse werk van alle medewerkers. Zoals 2020, van buiten naar binnen, de Rijswijkse route, interactief beleid, burgerparticipatie, bevorderen van de bewonersparticipatie, Factor C in een notendop, de startnotitie (voor de raad). Bij de ronde die communicatie langs de afdelingen maakte (bij de totstandkoming van de visie) hebben sommige afdelingen laten weten vragen te hebben over de uitgangspunten van de visie zoals we die bij de inwoners en stakeholders, raadsleden enz. hebben opgehaald. Communicatie plant in samenwerking met de betreffende afdelingen hier een extra interventie voor in. (Zie schema in bijlage 1.4: Wat is er opgehaald vanuit de afdelingen?) 14 In de toolkit zitten stukken die gemakkelijk zijn te downloaden, of als Pdf te openen of als format zijn te gebruiken. De toolkit bevat een lijst van verschillende vormen van betrekken en de daarbij horende middelen, Factor C in een notendop, het `Hoe, wat en waarom van com`,huisstijlhandboek, een stappenplan om te komen tot de juiste communicatieaanpak, een protocol voor social media gebruik. 15 We stellen standaard procedures in met aanvraagformulier voor openbare optredens. Hierop wordt aangegeven waarom het plaats vindt en met wie en wordt direct zichtbaar (of niet) binnen welke opgave/ beleid het past. Communicatie stelt een digitaal aanvraagformulier op.


15

De visie op communicatie van de gemeente Rijswijk

Recommend Documents