inbo Geeresteinselaan 57
Project
Training en coaching gemeentelijke projectleiders -
Projectteam
Francien de Groot
De professionele gemeentelijk projectleider, succesfactor in gebiedsprojecten! ‘Van Weten naar Kunnen en Doen’
Postbus 57 3930 EB Woudenberg
T +31 (0)33 286 82 11
[email protected] www.inbo.com
Ruimtelijke ontwikkelingen onder druk De huidige markt zet projectresultaten onder druk. Lopende projecten krijgen het moeilijk omdat de afzet stagneert, partijen afhaken, financiering ontbreekt. Nieuwe projecten komen niet van de grond, partijen nemen geen initiatief en risico meer en wijzen naar elkaar. Tegelijkertijd blijven de opgaven zich aandienen. Vraag en aanbod voor wonen en werken sluiten niet op elkaar aan, we hebben nog geen goed antwoord op toekomstontwikkelingen als ontgroening en vergrijzing. Er is sprake van overprogrammering (in krimpgebieden) of juist een tekort (studenten en starters in de Randstad). Woningen worden niet verkocht, kantoorpanden staan leeg, herstructurering stagneert. De ruimtelijke kwaliteit en leefomgeving in Nederland laat te wensen over en is veel te weinig duurzaam ingericht. Met andere woorden: terwijl de markt stagneert is de vraag naar goede matches en creatieve oplossingen onverminderd groot. Andere vraag voor gemeenten De legitimiteit en rol van de gemeente binnen het speelveld van diverse partijen, zoals projectontwikkelaars, woningbouwcorporaties of beleggers, is sterk aan verandering onderhevig. In combinatie met het inzicht dat de ‘maakbare samenleving’ niet bestaat, betekent dit telkens weer een nieuwe zoektocht naar de juiste balans tussen marktontwikkeling en overheidssturing en regie. Daarnaast worden opgaven steeds complexer en wordt de gemeente ook steeds meer aangesproken op haar prestaties. Gemeenten krijgen direct te maken met een meer mondige en ‘calculerende’ burger en tegelijkertijd met
Project
Training en coaching gemeentelijke projectleiders
initiatief- en belangengroepen, die zelf taken ter hand willen nemen. Het ontbreken van financiële middelen (niet alleen bij de gemeente maar ook bij alle andere samenwerkingspartners) maakt het nodig een scherpe focus aan te brengen in zowel het beleid als de uitvoering. Ook al stellen gemeenten voorop dat de markt aan zet is, toch komt de bal telkens weer terug. Bij sommige projecten waar een maatschappelijke noodzaak gekoppeld is aan een ruimtelijke opgave, is en blijft dat ook zo. Kwantitatief is er dus vaak wel een vermindering in vraag, kwalitatief blijven echter de ingewikkeldste opgaven op het gemeentelijk bordje liggen. De druk op het zichtbaar leveren van resultaten is groot. Taak van de gemeentelijk projectleider wordt complexer Veel gemeenten zitten in de fase van prioritering en ‘opschoning’ van gemeentelijke projecten. Als deze duidelijk en urgent bevonden zijn, komt het aan op een voortvarende aanpak: kortom een ervaren projectmanager wordt gezocht. Specialisten op inhoud en proces zijn in eigen huis niet zomaar ‘op voorraad’, op eigen personeel is en wordt bezuinigd, tegelijkertijd is de weg van externe inhuur bijna nergens een haalbare kaart meer. Gemeenten zien zich meer en meer voor de taak gesteld de ‘lastige’ projecten zelf ter hand te nemen. Dit stelt hoge eisen aan de ambtelijke organisatie en aan de mensen die het moeten doen. Projectmatig werken is één van de vormen die kan helpen bij het slagvaardig en resultaatgericht werken. Binnen de gemeenten is hier de laatste jaren veel aandacht aan besteed. De methodes van projectmatig werken, zoals het SMART formuleren van resultaten, fasegewijs naar beslissingen toewerken en het bewaken van tijd, geld, kwaliteit en informatie, is al meer gemeengoed geworden. Maar werkt dat ook in complexe integrale gebiedsopgaven met veel partijen en belangen? Ondernemerschap, creativiteit, slagkracht organiseren en risico’s durven nemen, zijn competenties die niet altijd vanzelfsprekend aanwezig zijn. Het opereren in een complex krachtenveld en dit kunnen ‘bespelen’, doet bovendien een sterk beroep op de kwaliteit van ambtelijke projectleiders. Nodig is kennis van de inhoud in combinatie met een breed scala aan vaardigheden. De excellente gemeentelijk projectleider Binnen Inbo merken wij dat de methodiek van projectmatig werken inmiddels ‘going concern’ is, maar nog geen voldoende garantie biedt om in de praktijk van complexe gebiedsontwikkeling ook tot goede resultaten te komen. Professionalisering van de projectmanagers (respectievelijk projectmedewerkers) gaat volgens ons nog twee stappen verder: a. Trainen op competenties en gedragseffectiviteit De ‘proof of the pudding’ zit in het daadwerkelijk managen van een project; kennis is nog heel wat anders dan het ‘kunnen en doen’. Kortom persoonlijke competenties en gedragseffectiviteit van de projectmanager zijn in toenemende mate een kritieke succesfactor voor de slaagkans van de projecten. De ‘ideale’ projectleider uit het boekje, met alleen maar oog voor het vooraf geformuleerde resultaat, helpt niet altijd. Tenminste, niet als het gaat om het bereiken van 2/7
Project
Training en coaching gemeentelijke projectleiders
resultaten waar veel partijen een aandeel in (moeten) hebben of waar politieke gevoeligheid speelt. Als een jongleur moet de projectleider dan alle bordjes draaiende kunnen houden. Een projectleider moet oog hebben voor alles en iedereen die het bereiken van het resultaat kunnen bevorderen. Hij/zij moet schakelen, flexibel gedrag vertonen, bewust de juiste instrumenten op het juiste moment kunnen inzetten. Weten wanneer doorgepakt moet worden, wanneer anderen aan de bal moeten, hoe en wanneer bestuurlijke doorzettingskracht nodig is. Maar ook weten wanneer aandacht voor het proces nodig is, hoe je bewoners mee kunt krijgen of wanneer je de zaak even helemaal open moet gooien. Het bewust hanteren en kunnen ‘regisseren’ van het totale krachtenveld is een belangrijke voorwaarde voor het bereiken van projectresultaat. Dit betekent kritische reflectie op je gedrag organiseren, verschillende stijlen ontwikkelen per situatie. En intussen mag er toch niets mis gaan… b. Inzicht inhoudelijke hoofdlijnen van gebiedsontwikkeling De huidige markt is te ingewikkeld, vraagt om creativiteit maar wél met kennis van zaken. Om maximale resultaten te boeken heeft de projectleider inzicht nodig in de huidige markt van gebouw- en gebiedsontwikkeling. Wat is de toekomstvraag bij de ontwikkeling van woon- en werkmilieus, hoe krijg je een meer duurzame ontwikkeling voor elkaar en waar zitten de knoppen om stagnatie te doorbreken. Wat zijn bijvoorbeeld succesvolle nieuwe verdienmodellen. Het gaat niet om gedetailleerde kennis, maar wel om het ook kunnen organiseren ervan en het snappen van de grote lijn. Je moet een goede counterpart zijn voor de belangrijke samenwerkingspartners en in kunnen schatten waar de optimalisatie zit tussen haalbaarheid en ambitie. Samengevat heeft een gemeentelijk projectleider bij complexe gebiedsontwikkelingsprojecten dus drie zaken nodig: 1. Kennis van projectmatig werken. 2. Inzicht in de nieuwe context van de stedelijke ontwikkeling 3. Een breed scala van persoonlijke vaardigheden om het krachtenveld effectief te kunnen hanteren. Aanbod Inbo: ‘ Training on the job’ Projectleiders leren het meest door het te doen. Tegelijk wordt er door alle betrokken partijen met een vergrootglas gekeken naar het functioneren van de ‘nieuwe’ projectleider. Dit betekent een groot afbreukrisico, niet alleen voor de projectleider en de ambtelijke organisatie maar ook voor de bestuurder. Hoe kan maximaal geleerd worden met minimale risico’s? Inbo gelooft in ‘training on the job’. Dit, vanuit jarenlange ervaring met training on the job van gemeentelijk projectleiders. Meestal in combinatie met het zelf ter hand nemen van een gebiedsontwikkelingsopdracht ter plekke, waarbij tegelijk een gemeentelijk projectleider wordt opgeleid en ‘ingewijd’. Soms ook worden we direct gevraagd om organisaties en mensen beter toe te rusten voor gebiedsontwikkeling. Soms ontwikkelen we specifieke masterclasses om op thema het inzicht van projectleiders te vergroten (planeconomie, duurzame gebouw- en gebiedsontwikkeling (BREEAM-label), nieuwe werkmilieus)
3/7
Project
Training en coaching gemeentelijke projectleiders
Voorbeeldprojecten: expertisecentrum gebiedsontwikkeling, Lelystad vliegveld en wijkmanager, coaching medewerker Nieuw West, masterclass Flevoland, masterclass BOM, masterclass organiserend vermogen). Met het oog op de veranderde vraag vanuit gemeenten, hebben wij onze programma’s uitgebreid en toegespitst. Daarbij zijn gemeentelijke projectleiders in principe zelf volledig projectverantwoordelijk en heeft Inbo een begeleidende rol en is (tijdelijk) vraagbaak op strategie en aanpak van de projecten. Wij bieden twee uiteenlopende producten aan, waarbij sprake is van een lichte variant (masterclasses) en een steviger traject ‘training on the job’.
a. Masterclasses met open intekening Kennismaking met organiserend vermogen Eenmalige bijeenkomst met losse intekening voor projectleiders. Doel is het leveren van reflectie, tips en tricks aan de hand van concrete casussen. In twee dagdelen kan niet het brede spectrum van alle vaardigheden aan bod komen. Daarom spitsen we hier toe op de elementaire competentie ‘organiserend vermogen’, dat sterk in gaat op het krachtenveld waarbinnen de projectleider het moet doen. Aan de hand van een excellent en succesvol project en aan de hand van een tevoren ingebrachte eigen casus wordt met een snelkookpanmethode ingegaan op de persoonlijke effectiviteit van de projectleider op dit punt. Geschikt voor projectleiders die al wat meer ervaring hebben en in hun eigen organisatie de mogelijkheid hebben om hier zelfstandig mee verder te gaan. Diverse masterclasses gericht op inhoudelijke kennisverwerving Actuele onderwerpen en opgaven in de gebiedsontwikkeling worden op compacte en interactieve wijze aan de orde gesteld. Daarmee krijgen projectleiders meer inzicht in inhoudelijk belangrijke ontwikkelingen. Wij verzorgen onder andere masterclasses over ontwikkeling van werkmilieus, ‘markt maken’ voor woonmilieus en woonproducten, duurzame gebieds- en gebouwontwikkeling (BREEAM-label), nieuwe parkeeroplossingen… b. In company project voor gemeentelijke projectleiders: Training on the Job Stevige inzet op training en coaching voor groepen projectmanagers binnen één gemeente. Combinatie van zowel scholing en training op maat met het doel noodzakelijke competenties en vaardigheden te trainen individueel en als team. Structurele verbetering van gedragseffectiviteit in combinatie met het versterken van het lerend vermogen van de teams zelf. De in-company trajecten zijn vooral geschikt in situaties waar sprake is van: - een (door-)start van het projectmatig werken; - inzet van gemeentelijk projectleiders op zwaardere en complexe projecten; - projecten waar de persoonlijke effectiviteit van de projectleider essentieel is; - inzet van de verbeterslag als team.
4/7
Project
Training en coaching gemeentelijke projectleiders
Training on the job gaat ervan uit dat verbetering van gedragseffectiviteit een langduriger vorm van begeleiding vraagt en goed moet worden verankerd in de gemeentelijke organisatie en cultuur. Globaal varieert de extra inzet tussen een half jaar en een jaar. Inzet is een combinatie op maat met interactieve werkateliers, intervisie, coaching en een ‘help-desk’ functie.
Onze trainer-adviseurs: Voor de in-company training en coaching, stellen wij uitsluitend onze meest ervaren senior adviseurs voor. Zij hebben ruime ervaring als gemeentelijk projectleider voor complexe projecten gebieds- en gebouwontwikkeling met meerdere betrokken partijen. Ons team staat onder leiding van Francien de Groot, die naast haar Inbo-projecten ook trainer/coach is voor onze eigen medewerkers en voorheen meerdere gemeentelijke managementfuncties heeft gehad bij de gemeenten Utrecht, Enschede en het projectbureau Wederopbouw Roombeek in Enschede. Indien u meer over de mogelijkheden van training en coaching wilt weten kunt u contact opnemen met Francien de Groot (
[email protected], +31 653182995). Afhankelijk van uw vraag wordt in overleg met u bepaald wie van onze seniors het beste matcht met uw wensen en mensen.
Cursus Training on the job In principe kent een ‘ in company-traject’ meerdere modules. Deze worden op maat toegesneden. Hieronder een voorbeeld van het meest complete pakket. Module 1: Vaststellen competentieprofiel gemeentelijk projectleiders Bij de start is een helder competentieprofiel voor de projectleiders een noodzaak. Desgewenst kunnen wij ondersteunen bij het opstellen hiervan of bij selectie van geschikte projectleiders. Daarnaast kan Inbo een bijdrage leveren bij de inbedding van het projectmatig werken in de organisatie. Wat verandert er bijvoorbeeld in de rol van specialisten van de vakafdeling, de lijnmanager, de bestuurder? Module 2: Bepalen ontwikkelopdracht en toetsing huidig niveau kerncompetenties Het toetsen van de competenties en drijfveren van de projectleiders aan de hand van het profiel is startpunt. Inbo heeft de mogelijkheid dit volgens de methodiek HTM-matrix aan te bieden en te bespreken. De sterke en zwakke kanten van de afzonderlijke projectleiders en het team als geheel zijn van belang voor het zelfinzicht en vormen de basis voor het ontwikkeltraject. Aanvullend wordt in beeld gebracht wat de inhoudelijke kennis en ervaring is bij de ontwikkelprojecten en waar eventuele leemtes liggen. De uitkomst van beide onderdelen is input voor het trainings- en coachingsprogramma. Module 3: Werkateliers gedragsvaardigheden De werkateliers richten zich op de vaardigheden van het gehele team. Aan de hand van ‘best practises’ en eigen projectvoorbeelden wordt er getraind op 5/7
Project
Training en coaching gemeentelijke projectleiders
zowel het procesinstrumentarium (actorenanalyse, krachtenveldanalyse, organiserend vermogen, participatievormen, gebruik van nieuwe media) als persoonlijke vaardigheden (kernachtig presenteren, conflicthantering en onderhandelen,besluitvaardigheid. Module 4: Werkateliers inzicht gebouw- en gebiedsontwikkeling Dit programmaonderdeel hangt af van de inhoudelijke kennis van de projectleiders. Snapt men het vak en waar is bijspijkeren nodig. Inbo kan hieraan een bijdrage leveren vanuit eigen expertise of kan andere organisaties en opleidingen inschakelen. Module 5: Intervisiebijeenkomsten met het team projectleiders De intervisies vormen de continue factor en gaan veel dieper in op ‘hardnekkige’ patronen in het individueel functioneren van de projectleiders. Het gaat om twee zaken: Verbetering van de gedragseffectiviteit: Het aanleren (of afleren) van individuele gedragsvarianten in een veilige setting. Als team leren feedback te geven en te ontvangen en na een jaar zelfstandig in staat zijn onderlinge intervisiebijeenkomsten te organiseren De intervisie gaat volgens een (strakke) methodiek, gebaseerd op tien onderdelen waarin de groep en de persoon elkaar bevragen en aan het eind een diepgaand inzicht op tafel komt waaraan de persoon in de praktijk verder gaat werken. De coach begeleidt en bewaakt de bijeenkomst en brengt zo nodig verdieping aan. Module 6: Coaching procesvaardigheden ’on the job’ De proef op de som wordt geleverd in de dagelijkse werkzaamheden van de projectleider. Bij projecten met een hoog afbreukrisico kan Inbo op vaste momenten in het project zelf nog de rol van klankbord vervullen. Het beoogde effect: -
De slaagkans van de projecten en de projectleiders maximaal maken door tijdelijk een klankbord te bieden voor urgente vragen ‘on the job’; Bundelen van de individuele vragen tot leerpunten voor het team en/of de organisatie (signalerend naar andere verantwoordelijken); Projectleiders meer en meer in staat stellen dit als team op te lossen.
Module 7: Training van projectmedewerkers/vakspecialisten Het boeken van goede resultaten is mede afhankelijk van een goede inbedding van het projectmatig werken in de gehele organisatie. Ook anderen in de organisatie moeten anders werken. Lijnmanagers en projectmanagers moeten samen prioriteiten stellen en vakspecialisten maken (deels) onderdeel uit van projectgroepen. Het kunnen schakelen in eigen werkplanning en het kunnen meedenken in een collectief resultaat vraagt ook om andere werkwijze en cultuur. Desgewenst kan Inbo voor andere gemeentelijke medewerkers een gericht aanbod doen. Concrete projectvoorbeelden - Project Lelystad Airport (Jeanet van Antwerpen) - Wijk- en programmamanager Kanaleneiland (Francien de Groot) 6/7
Project
Training en coaching gemeentelijke projectleiders
Daarnaast zijn de volgende projecten eveneens een goede referentie van training on the job: 1. Gemeente Amsterdam, stadsdelen (Francien de Groot) De Baarsjes: In de stadsdelen wordt al langer gewerkt met de methodiek projectmatig werken. De krachtwijkaanpak is hier nieuw. Er is sprake van een deelprogramma met een veelheid van in- en externe projecten (c.q. projectleiders). Inbo heeft in de kritieke fase in de persoon van Francien de Groot de (deel)programmamanager geleverd, die met meer snelheid en kwaliteit er voor moet zorgen dat zichtbaar resultaten worden geboekt. Doel is om de organisatie hier beter op in te richten en te laten functioneren, zowel binnen het stadsdeel als met de externe samenwerkingspartners en bewonersgroepen. Daarnaast levert Inbo een bijdrage aan de kwaliteitsverbetering van de gemeentelijke projectleiders.(2009/2010) Nieuw West: Het stadsdeel wil gaan werken met gemeentelijke gebiedsmanagers. Dit vraagt andere competenties. Voor één van hen is tijdelijk individuele coaching door Inbo geleverd (2011). 2. Gemeente Lelystad: Interim-management project- en wijkmanagement Noord-West (Francien de Groot) De gemeente Lelystad is tot medio 2011 georganiseerd geweest in vier stadsdelen met een wijkmanager. Deze geeft leiding aan een team projectleiders en wijkconsulenten in het betreffende stadsdeel. In het gebied Noordwest is in samenwerking met woningbouwcorporatie Centrada en verschillende projectontwikkelaars en andere partijen een meerjarig wijkontwikkelingsplan aan de orde. Voor wat betreft de woningbouw speelt hier zowel herontwikkeling en herstructurering als inbreidingsplannen met nieuwbouw. Verder wordt aan betere ontsluiting en verkeersafwikkeling gewerkt en aan een grote kwaliteitsslag van de openbare ruimte. Ook is gewerkt aan verbetering van het voorzieningenniveau. Naast deze zeventiger jaren wijk is in hetzelfde stadsdeel ook de geheel nieuwe kustontwikkeling opgepakt met een nieuw kwaliteitsniveau. Extra aandacht voor organisatieontwikkeling vormde onderdeel van de opdracht aan de wijkmanager: In de periode 2007 en 2008 is flink geïnvesteerd in projectmatig werken door middel van opleiding en coaching van projectleiders en projectmedewerkers. In 2010 en 2011 is naast deze algemene taakonderdelen meegewerkt aan een belangrijke heroverweging en doorontwikkeling van het wijksgewijs werken in relatie tot noodzakelijke bezuinigingen. Dit betekent dat de aard en omvang van de gemeentelijke inzet voor zowel projectmatig werken als wijkgericht werken aanzienlijk verandert. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in het ontvlechten van deze twee taakgebieden, waarbij de aandacht voor het wijkgericht werken grotendeels zal worden overgedragen naar de Stichting Welzijn.
7/7
