Tools & Methodes
De participatieve toolbox heeft meer kans op slagen
Toolboxmeetings zijn goed ingeburgerd in bedrijven. In de praktijk schieten ze echter om verschillende redenen vaak tekort. Toolboxmeetings kan men het best laten renderen door werknemers echt te laten meedenken en discussiëren over hun eigen veiligheid en gezondheid. Lieven Eeckelaert (Prevent) & Freddy Willems Kort overlegmoment Toolboxmeetings, of kortweg toolboxen, zijn korte overlegmomenten (gemiddeld 15 minuten) van een groep operationele medewerkers met hun direct leidinggevende (de ploegbaas), met als doel een onderwerp te bespreken dat te maken heeft met veiligheid of gezondheid op het werk. Het begrip toolboxmeeting zou haar herkomst vinden in de Amerikaanse oorlogsindustrie tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het woordje ‘toolbox’ uit toolboxmeeting verwijst dan naar het feit dat er vroeger geen stoelen en tafels aan te pas kwamen tijdens zo’n bijeenkomsten: medewerkers gingen op hun eigen gereedschapskist zitten. In sommige bedrijven gebruikt men andere termen, zoals ‘veiligheidskwartiertje’, ‘VGM-bijeenkomst’ of ‘5-minutenvergadering’. Afhankelijk van hun opzet, dekken deze begrippen min of meer dezelfde lading als toolboxmeetings.
Toolbox als middel Een toolbox is zonder twijfel nuttig, maar wordt al te vaak gezien als een verplichting om een procedure te volgen of bijvoorbeeld een VCA-certificaat te halen. Als dit het geval is, is
de kans groot dat de toolboxleider en de deelnemers dit ook zo gaan ervaren. Ze hebben het gevoel dat hun aanwezigheid (lees: hun handtekening) belangrijker is dan de inhoud. Toolboxmeetings zijn een middel, niet een doel op zich. Dit betekent echter niet dat er geen enkele vorm van verplichting of frequentie moet zijn. Toolboxmeetings verliezen ook hun aantrekkelijkheid wanneer elk jaar dezelfde thema’s op dezelfde manier aan bod komen. Vaak wordt de toolbox gegeven op basis van standaard klaargemaakt lesmateriaal (film, powerpoint, foto’s,...), door iemand anders dan de directe chef zelf. De kracht van een toolboxmeeting zit echter in de actualiteit en de interactie. De werknemers zelf zijn daarvoor de beste bron: zij kennen de meest relevante problemen en zijn dus ook de hefbomen om nodige veranderingen in gang te zetten. Dit betekent niet dat er geen ruimte is om bepaalde thema’s (de grootste risico’s) regelmatig onder de aandacht te brengen of dat er geen prioriteiten in het beleid kunnen worden gelegd. Zolang er maar voldoende aansluiting is bij de situatie op het terrein. Didactisch materiaal, zoals foto’s of een powerpointpresentatie, zijn handige hulpmiddelen, maar moeten wel op de juiste manier gebruikt worden (zie kader 1). PHLðSUHYHQWFocus
9
Discussiemoment Een toolboxmeeting is immers geen voorleesuurtje. Het moet een discussiemoment zijn waarbij verschillende standpunten aan bod kunnen komen. De toolboxleider moet weten wat hij met de toolbox wenst te bereiken en het gesprek in die richting sturen. De deelnemers moeten echter ook hun inbreng kunnen hebben en hun wending aan het gesprek kunnen geven. Dit houdt in dat de toolboxleider over de nodige kennis en (communicatieve) vaardigheden moet beschikken. Hij moet
niet kunnen komen omdat ze productietaken hebben, toolboxen die uitgesteld worden omdat de productie moet verder gaan (tekort aan personeel aan de lijn), afdelingshoofden die op het laatste moment de toolbox afblazen,... Dit alles is nefast voor de geloofwaardigheid van het preventiebeleid en de betrokkenheid van de medewerkers.
Tijd en geld Toolboxleiders moeten de nodige tijd krijgen om hun taken in verband met toolboxen uit te voeren: het voorbereiden (inclusief het opzoeken van informatie), de opmaak van het verslag, de opvolging van de afspraken, het bespreken van de voorbereiding en de opvolging met de eigen chef(s), overleg met preventieadviseur(s),... Uiteraard moeten ook de werknemers die geacht worden aan de toolboxmeeting deel te nemen daarvoor de tijd krijgen. Daarbij moet rekening gehouden worden met uurroosters, productieprocessen, teamwerk,… Interactieve toolboxen moeten niet enkel informatie geven maar genereren uiteindelijk ook ideeën voor acties en maatregelen, gaande van een betere organisatie van de werkpost, herstellingen, aankoop van betere uitrusting of PBM’s, tot het herschrijven van procedures. Hiervoor kan best vooraf een budget
Toolboxmeetings kan men het best laten renderen door werknemers echt te laten meedenken en discussiëren over hun eigen veiligheid en gezondheid bijvoorbeeld iedereen binnen die korte tijd voldoende aan het woord laten, tegengestelde meningen naast elkaar plaatsen, geen beschuldigingen uiten bij fouten, negatieve uitspraken kunnen plaatsen, het onderwerp open en positief aanbrengen,… Het aanleren van die vaardigheden is dan ook een belangrijk onderdeel van de training tot toolboxleider.
Steun en erkenning Het succes van toolboxmeetings op lange termijn hangt niet enkel af van de vaardigheden van de toolboxleider. Wil het bedrijf voldoende rendement halen uit toolboxmeetings dan moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Zo is het cruciaal dat de directie en alle leden van de hiërarchische lijn het initiatief volledig ondersteunen en hun medewerking verlenen. Een belangrijk aspect hierbij is dat de organisatie van de toolbox niet in het gedrang mag komen omwille van productieddoelen. Uiteraard kan een toolbox eens worden afgelast of uitgesteld omwille van overmacht door productiepieken of -problemen. Dit is op zich geen groot probleem, zolang hierover duidelijk gecommuniceerd wordt en het bij uitzonderingen blijft. Er is wel een probleem als toolboxen of de frequentie ervan onder druk komen te staan omwille van de ‘gangbare’ productie: deelnemers die weggeroepen worden, deelnemers die
10
preventFocusðPHL
voorzien worden. Zonder financiële middelen kunnen voorstellen immers niet worden gerealiseerd. Dit kan dan beschouwd worden als een slechte ‘erkenning’ van de toolboxmeetings binnen het bedrijf en kan een negatieve invloed hebben op de motivatie van toolboxleiders en werknemers. Uiteraard kan niet alles meteen worden gerealiseerd. Dan komt het er op aan dit goed te communiceren naar de werknemers en een budget en concrete planning te voorzien in de (nabije) toekomst.
Interactie ploegbaas en preventieadviseur In de meeste bedrijven worden de toolboxen gepland, voorbereid en aangestuurd door de preventiedienst of -adviseur. Hiervoor worden gemakkelijkheidshalve standaard toolboxfiches gebruikt die het onderwerp zo breed mogelijk dekken. Het probleem hierbij is dat de toolboxleider en de deelnemers dit veelal te weinig herkennen als hun eigen concrete werksituatie. De impact is navenant. De betrokkenheid zal pas groeien en toolboxen zullen pas echt gaan leven als de verantwoordelijkheid zoveel mogelijk bij de ploegbaas wordt gelegd. Het is aan hem om, op basis van wat hij ziet en hoort op de werkvloer, te beslissen waarover hij een toolbox kan geven. Hierbij moet hij onder meer voor ogen houden wat hij met de toolbox wil bereiken. Wil hij zijn mannen vooral informeren (bv. over een bepaalde procedure)? Hen eerder motiveren? Samen een spe-
cifiek probleem aanpakken? Of een ‘Last Minute Risicoanalyse’ uitvoeren alvorens de werken te starten? Het specifieke doel van een toolbox zal voor een groot stuk bepalen waarop gelet moet worden tijdens de voorbereiding en de toolboxmeeting zelf. Vooraf klaargemaakte documenten of informatie kunnen nog steeds worden gebruikt, maar zullen vertaald zijn naar de concrete eigen werksituatie. Het feit dat een toolboxonderwerp bij voorkeur wordt gekozen en verder uitgewerkt door de ploegbaas zelf, sluit niet uit dat de preventieadviseur nog steeds een aantal toolboxthema’s voor het hele bedrijf uitkiest en aanstuurt. Dit kan kaderen in het jaaractieplan en globaal preventieplan, of bijvoorbeeld gestart worden naar aanleiding van een bepaald incident of ongeval.
Goed begonnen, half gewonnen De ploegbaas kan wel een bepaald onderwerp en doel voor ogen hebben, het is belangrijk dat hij dit vooraf voldoende doorpraat met de hiërarchische lijn en de preventieadviseur. Op die manier kan hij aftoetsen in hoeverre hij ondersteund wordt door zijn chef(s), welke middelen (financieel, tijd) er voorhanden zijn, of er specifieke informatie of toolboxmateriaal voorhanden is bij de preventieadviseur,... Een goede toolboxleider moet ook voldoende kennis (bij voorkeur parate kennis) hebben over het onderwerp dat hij wil bespreken. Dit vergt de nodige voorbereiding. Een toolboxleider kan echter niet alles weten. Het is dan ook belangrijk dat hij op vlak van kennis en informatie steeds terecht kan bij de preventieadviseur.
zelf voorstellen voor oplossingen te laten doen. Oplossingen die van de groep of van een (gewaardeerde) collega komen, hebben op de werkvloer doorgaans een grotere acceptatiekans dan oplossingen die van bovenaf komen. Als de deelnemers zelf oplossingen aanbrengen (dit hoeven nog geen tot in het detail uitgewerkte voorstellen te zijn), zal dit ook de betrokkenheid een boost geven. De toolboxleider moet uiteraard oplossingen achter de hand hebben, voor het geval er geen uit de groep zouden komen.
Na de toolbox Veel toolboxmeetings sterven een stille dood door gebrek aan opvolging en communicatie. Als mensen een inspanning leveren om mee te denken om zaken te verbeteren, dan willen ze ook op de hoogte gehouden worden van het resultaat. De opvolging, communicatie en verslaggeving vormen dus een belangrijk onderdeel van een toolboxmeeting. Hierbij moet er zowel feedback worden gegeven aan de deelnemers als aan de hiërarchische lijn en preventieadviseur. Bij VCA-bedrijven komt hierbij nog de verplichte verslaggeving die nodig is voor de erkenning.
Kader 1: Toolboxmeetings in een notendop
Kader 2: Prevent-training Toolbox 2.0: In-company ondersteuning en training Prevent begeleidt bedrijven die hun toolboxsysteem willen verbeteren. Dit verbetertraject heeft als doel: het ‘toolboxsysteem’ in bedrijven evalueren en optimaliseren de leidinggevenden de nodige kennis en (communicatieve) vaardigheden bijbrengen om toolboxmeetings grondig voor te bereiden en in goede banen te leiden.
Kort (ongeveer 15 minuten) Toolboxleider = direct leidinggevende (ploegbaas) Kleine groep (team) = 4 tot 8 deelnemers Focus op een veiligheids- of gezondheidsthema (minder op kwaliteit, techniek, productie,...) Geen schoolse opleiding, maar interactief: inbreng van deelnemers Ingebed in een systeem (niet enkel ad hoc) Volgens een bepaalde regelmaat Goed voorbereid, vooraf aftoetsen met hiërarchische lijn en/of preventieadviseur Ondersteund door de hiërarchische lijn.
Prevent evalueert samen met de betrokkenen (preventieadviseur, hiërarchische lijn, direct leidinggevenden,…) het bestaande toolboxsyteem. Zodra werkgever én hiërarchische lijn zich achter het project geschaard hebben, kan de training van de direct leidinggevende starten. Gedurende anderhalve dag wordt hij klaargestoomd om een participatieve toolbox te leiden. Prevent volgt een aantal toolboxen en coacht de toolboxleider. De toolboxleider krijgt een handleiding en een aantal checklists om op terug te vallen. Een terugkomsessie is eveneens mogelijk.
De toolbox zelf Om de betrokkenheid van de medewerkers op het vlak van veiligheid en gezondheid te vergroten, moet de toolboxleider rekening houden met een aantal zaken. Hij moet eerst en vooral (leren) luisteren naar wat in de toolbox door de werknemers gezegd wordt. Verder moet hij de deelnemers ook doen praten. Dit kan bijvoorbeeld door het onderwerp van de toolbox vooraf bekend te maken, expliciet naar de mening van een deelnemer of de deelnemers te vragen en te tonen dat elke mening telt. De toolboxleider moet met stille momenten leren omgaan en die stiltes op een positieve manier proberen te doorbreken. Bij toolboxen waar er tot bepaalde afspraken of oplossingen moet worden gekomen, is het de kunst om de medewerkers
Geïnteresseerd? Neem dan gerust contact op met Lieven Eeckelaert via
[email protected] of 016 910 910.
PreventAssist-abonnees kunnen dit artikel online lezen: www.prevent.be/node/179990 PHLðSUHYHQWFocus
11
Uit de praktijk
TOOLBOXLAB laat toolbox herleven op Europese bouwwerven Om toolboxmeetings te laten (her)leven op de Belgische en Europese bouwwerven, hebben Prevent, NAVB en P&I de handen in elkaar geslagen. Met financiële steun van de Europese Commissie werd het project TOOLBOXLAB opgestart. Hiervoor werden een training (met een online platform) uitgewerkt, die werd uitgetest in de Lieven Eeckelaert (Prevent) & Freddy Willems Belgische bouwsector. Verbetertraject De Belgische TOOLBOXLAB-training werd gespreid over 3,5 dagen, tussen 23 oktober en 10 december 2013. Tussen elke sessie kregen de deelnemers ook steeds een opdracht mee. Prevent wilde via deze aanpak verder gaan dan de typische training waar een aantal ‘tips & tricks’ voor toolboxmeetings worden gegeven. Het doel was om een aantal bedrijven te laten meestappen in een echt verbetertraject op het vlak van toolboxmeetings. Er namen vijf bouwbedrijven deel: DEC-DEME, Bostoen Group, Group Janssens, Visser & Smit Hanab en Wegebo-Colas met activiteiten in de woningbouw, wegenbouw en wegenwerken, infrastructuurwerken en milieusaneringen. Per bedrijf kwamen naast de preventieadviseur, ook afdelingsverantwoordelijken, werfleiders en ploegbazen naar de opleiding - in totaal een twintigtal personen. Het hoofddoel was ervoor te zorgen dat er meer met elkaar gepraat wordt over veiligheid en gezondheid op de werven. Daarnaast zorgde de training ook voor een uitwisseling van ervaringen en ideeën tussen de deelnemende bedrijven. 12
preventFocusðPHL
Tijdens de vier sessies kwamen onder meer de volgende elementen aan bod: situering van toolboxmeetings binnen het welzijnsbeleid de sleutelrol van leidinggevenden bij welzijn op het werk de voorwaarden voor een effectief toolboxsysteem de ingrediënten voor een geslaagde toolboxmeeting: voorbereiding, de toolbox zelf, verslaggeving en opvolging communicatie in toolboxen (zie kader op volgende pagina). Een belangrijk deel van de training was gericht op het voorbereiden en oefenen van toolboxmeetings. Tijdens de derde sessie werd de deelnemers gevraagd om per bedrijf, aan de hand van een checklist, een toolboxmeeting rond een zelf gekozen onderwerp voor te bereiden. Daarna werden deze toolboxen “gespeeld” en werd hierop feedback gegeven door de trainers van Prevent. Tegen de vierde sessie, moesten de deelnemende leidinggevenden hun voorbereide toolboxmeeting dan in de praktijk uitproberen met hun medewerkers.
Enkele voorbeelden van praktische tips Toon dat de toolbox van jezelf komt en wees enthousiast: “Mannen, ik zou het met jullie even willen hebben over ...” in plaats van “Mannen, we moeten weer een toolbox houden over ...”. Start met een concreet voorbeeld uit de praktijk of met informatie die de aandacht trekt. Toon je oprechte bezorgdheid voor de veiligheid en gezondheid van je medewerkers. Toon steeds het goede voorbeeld. Stel vragen en luister. Op die manier toon je respect en betrek je de medewerkers. Ga niet te snel en geef mensen tijd om te reageren. Maak het concreter door naar persoonlijke ervaringen te vragen: “Ken je zelf mensen met gehoorproblemen?” in plaats van “Wat zijn de gevolgen van het niet-dragen van je gehoorbescherming?”. Laat iedereen aan het woord. Tracht iemand die te lang praat tactvol te onderbreken en het woord aan iemand anders te geven. Isoleer negatieve tussenkomsten en reacties, maar blijf de aanbrenger betrekken in de discussie.
Het doel van het TOOLBOXLAB-project was om een aantal bedrijven te laten meestappen in een echt verbetertraject op het vlak van toolboxmeetings Een deelnemer vertelt Peter Van Laere van Grond Recyclage Centrum (GRC) Kallo, zusterbedrijf van DEC, was een van de deelnemers aan de Belgische training. Hij doet zijn verhaal. Motivatie “Bij GRC organiseren we al lang toolboxen. Tot voor kort hield dat in: een korte uiteenzetting waarin we wat feiten opsommen en enkele richtlijnen over veiligheid van een blaadje voorlezen. We merkten echter dat de deelnemers het saai vonden. Ze wilden eigenlijk liever verder werken, terwijl zo’n toolbox toch een goede gelegenheid is om het eens over veiligheid te hebben. De voornaamste reden om deel te nemen aan de TOOLBOXLAB-training was dan ook om onze aanpak drastisch te veranderen.”
TOOLBOXLAB transfer Een van de doelstellingen van het TOOLBOXLAB-project is om de aanpak en inzichten van Prevent met betrekking tot toolboxmeetings te vertalen en te transfereren naar de buitenlandse projectpartners in Roemenië, Bulgarije en Turkije. Op 4, 5 en 6 December 2013 organiseerde Prevent daarom in Leuven een ‘Transfer Training’ (train-the-trainer) voor zeven professionele trainers uit de drie landen.
Luisteren “Wat ik vooral heb opgestoken van de training is dat je de deelnemers zelf moet laten spreken. En dat werkt. Vroeger kwam er wel eens een vraag of opmerking uit het publiek. Nu laat ik hen actief meedenken over het onderwerp. Ik heb wel altijd een lijstje bij met puntjes die zeker aan bod moeten komen, maar ik merk dat de meeste antwoorden eigenlijk al vanuit de deelnemers zelf komen. De communicatietips die we tijdens de training gekregen hebben helpen ook echt om een gesprek te sturen in de juiste richting.”
Geen copy/paste In Roemenië, Bulgarije en Turkije is het concept ‘toolboxmeetings’, zoals we die in België hanteren, minder of niet gekend. Het verschil in cultuur maakt dat men er in bedrijven een minder participatieve aanpak en meer directieve stijl gewoon is. Communicatie rond veiligheid op de werkvloer beperkt zich dan ook veelal tot veiligheidsinstructies. Bijgevolg werd tijdens de Transfer Training een belangrijk deel gewijd aan het discussiëren over en zoeken naar de wijze waarop toolboxmeetings (lees: het in groep praten over veiligheid) het beste kunnen worden geïmplementeerd in Roemeense, Bulgarije en Turkse (bouw) bedrijven. Het spreekt vanzelf dat een copy/paste van de Belgische benadering niet gewenst is. De partners krijgen dus zelf de vrijheid om te kiezen welke elementen er bruikbaar zijn en welke niet. In april en mei organiseerden de drie buitenlandse partners (ROMTENS, BIA en POINT) hun TOOLBOXLAB-training voor bouwbedrijven.
Reacties “De reacties van de deelnemers zijn positief. Vroeger was het soms moeilijk om onderwerpen te vinden voor onze wekelijkse toolbox. Nu komen er suggesties van de werknemers zelf. Ik merk dat er meer interesse is voor veiligheid. Van de directie krijg ik voldoende tijd om de toolboxen voor te bereiden en op te volgen. De werkgever staat erop dat er wekelijkse toolboxen plaatsvinden en heeft er dus alle belang bij dat die hun doel niet voorbijschieten.”
PreventAssist-abonnees kunnen dit artikel online lezen: www.prevent.be/node/179983 PHLðSUHYHQWFocus
13
