De briefing, het ei van Columbus? Vóór de vertaling was er de briefing
Ruben Peeters
Een degelijke briefing ligt aan de basis van een geslaagd project. Tussen een vertaler en een klant is ze het instrument om noodzakelijke inhoudelijke en vormelijke vereisten te communiceren, maar ook om pijnlijke misverstanden te vermijden. Goed begonnen is half gewonnen.
[Kader] De deelnemers Abdes El-Ajjouri is managing director van vertaalbureau Linguix. Claire Marschal is vertaalster bij de FOD Personeel & Organisatie. Annick Smet is redacteur bij Kluwer. Judith Vandermaelen is vertaalcoördinator bij communicatiebureau TxTIBIS. Marleen Vanistendael is vertaler-revisor en vertaalcoördinator bij SD Worx.
Uw bedrijf heeft besloten om een vertaler in te schakelen. U zet dus de eerste stap naar een vertaalbureau of een zelfstandig vertaler. De klant verwacht natuurlijk een tekst piekfijn vertaald van taal X naar taal Y terug. Maar wat mag de vertaler eisen? Met andere woorden, welke informatie heeft een vertaler nodig om zijn werk naar behoren te kunnen uitvoeren? Want tussen taal X en taal Y liggen verschillende valkuilen waaraan u als - onervaren - klant niet meteen denkt of waarvan u zelfs geen benul hebt. Wij vroegen enkele (ver)taalprofessionals naar hun positieve en negatieve ervaringen met briefing of het gebrek daaraan. Een briefing is geen statisch gegeven. Belangrijk is een goed contact tussen de klant en het vertaalbureau of de vertaler voor een degelijke wisselwerking van informatie. Maar zoals altijd is tijdsdruk een van de grootste knelpunten die de briefing als eerste laat sneuvelen.
Meedenken met de klant “De briefing hangt in eerste instantie af van hoe goed je je klanten en externe medewerkers kent”, zegt Marleen Vanistendael. Zij schakelt vaak zelf freelancevertalers in. “Vertalers met wie je al jaren samenwerkt, hebben meestal maar een half woord nodig. Anderzijds hoor je als vertaler wel te weten hoe je een juridische tekst moet vertalen. Dat is metier. De kracht van een vertaler is dat hij zich helemaal in het bedrijf inleeft. Toch kan dat alleen met een goede briefing. Dan kun je meedenken met de klant.” “Voor mij, als zaakvoerder, is het belangrijk een goede briefing af te dwingen”, zegt Abdes El-Ajjouri. “Want met een briefing staat of valt op het einde van de rit voor een groot deel de tevredenheid van de klant. Wij vinden het uitermate belangrijk en gebruiken dan ook briefingfiches.” “Je moet er ook rekening mee houden”, vervolgt Abdes El-Ajjouri, “dat vertalers beroepsmisvormd zijn. Wij hebben een taalkundige achtergrond. Een ingenieur of een verzekeringsagent heeft die niet. Heel veel particuliere klanten die laag of niet geschoold zijn, hebben absoluut geen kaas gegeten van procedures. Laat staan dat ze het concept van een briefing begrijpen. Het is dus in het belang van de persoon die de opdracht uitvoert, dat die vraag naar een briefing er komt. Abdes ElAjjouri geeft een voorbeeld: “Wij hebben in het verleden heel wat fratsen meegemaakt omdat er geen briefing was. Bijvoorbeeld, wij vertalen heel wat documenten rond familierecht en dergelijke naar het Frans voor de Arabische wereld. Marokkaans-, Tunesisch- of Algerijns-Frans is er de tweede voertaal voor de administratieve sector. Het is voor een groot deel een eigen leven gaan leiden. Er is werkelijk een hemelsbreed verschil. Als wij iets naar het Marokkaans-Frans laten vertalen, is dat voor Franstaligen hier bijna onleesbaar. Wij werken dan ook steevast met MarokkaansFranse vertalers. Je moet weten voor wie je vertaalt. Een briefing is dus essentieel.”
Deleted: [+ illustratie (briefingfiche van Linguix)]¶
Terminologie “Wij werken al heel lang samen met onze vertaalbureaus”, vervolgt Annick Smet. “Die weten dat wij een bepaalde terminologie hanteren. Soms werken we met freelancers, en dan merk je dat zij niet altijd onze terminologie kennen. Wij geven dan een lexicon mee om te waken over de consistentie.” “Maar een lexicon van een klant bemachtigen is niet evident”, weet Judith Vandermaelen. “Soms hebben klanten geen woordenlijst, of die lijst is niet up-to-date. Of je krijgt een Excelbestandje, wat ook niet altijd even praktisch is. Klanten hebben daarentegen wel zeer specifieke eisen over tekstlengte, lay-out, tekst voor websites, doelpubliek, spreektaal.” Zelfs als je een lexicon meekrijgt, zit je niet 100% gebeiteld. “Zo hadden we ooit een klant die een vertaling op basis van zijn eigen lexicon ondermaats vond”, vertelt Abdes El-Ajjouri. “En dan moet jij als vertaler die zogezegde fouten daarna motiveren.” “Als er bij onze overheidsdienst iets gebrieft wordt”, zegt Claire Marschal, “gaat het bijvoorbeeld om teksten die geüpdatet worden. Die teksten zijn gewoon op het inter- of het intranet te vinden, met een linkje erbij om de terminologie te downloaden. Dat is gemakkelijk. Ook over de stijl communiceren we. Als de vertaler bijvoorbeeld de u-vorm in plaats van de jij-vorm moet gebruiken, briefen we dat expliciet.” Appreciëren klanten dat vertalers hun aan de mouw trekken voor een grondige briefing? “Als er nieuwe terminologie bijkomt, gaan we even met de klant samenzitten of zoeken we zelf een oplossing en toetsen we die daarna aan de wensen van de klant. Dat gebeurt op eigen initiatief”, zegt Marleen Vanistendael. Zelf initiatief nemen is compleet normaal, vindt ook Judith Vandermaelen. “Klanten tonen er heel veel begrip voor en zijn zelfs dankbaar voor de interesse.”
Is er wel een vertaler nodig? Uit de praktijk blijkt dat klanten niet altijd goed weten bij wie ze moeten aanbellen. Vertaler en revisor Marleen Vanistendael: “Van een interne klant kregen we de opmerking dat onze vertalingen ‘te vertaald’ waren.
‘Dit kunnen we zo niet gebruiken’, luidde het telkens. We zijn toen gaan samenzitten. Uit ons gesprek kon ik afleiden dat de klant eigenlijk geen vertaler naar het Frans, maar een Franstalige copywriter nodig had. We hebben het project toen volledig over een andere boeg gegooid. We schakelden een copywriter in. Die kreeg een inhoudelijke briefing en kon zich voor de inhoud baseren op de Nederlandse teksten. Het resultaat was geen vertaling, maar een tekst op maat van het Franstalige doelpubliek.”
Tijdsdruk Een van de grote hinderpalen voor een degelijke briefing is tijd. Een mes dat aan twee kanten snijdt, weet Abdes El-Ajjouri. “Enerzijds wil je een klant zo snel mogelijk op zijn wenken bedienen en hem niet te veel lastigvallen met vragen. Anderzijds merk je bij de klant een manifeste luiheid. Pff, doe maar, we zien wel.” “Mogelijk ligt dat aan een gebrek aan organisatie”, geeft Judith Vandermaelen toe.
“Als je een heel boek moet laten vertalen”, weet Annick Smet “en je bent zelf al een beetje aan de late kant, moet je de vertaler onder druk zetten om vlugger werk te leveren. Die schakelt op zijn beurt andere vertalers in, waardoor een andere schrijfstijl de consistentie in het gedrang brengt. Dat merk je natuurlijk in het boek. De schuld ligt dan wel in beide kampen, maar vertalers moeten erover waken dat de tekst consistent vertaald is.”
Eén telefoontje Vaak is er niet één briefing. Als vertaalbureaus een opdracht krijgen, moeten ze de instructies van de klant naar de interne vertalers doorbriefen. “Tussen de opdrachtgever en de vertaler kunnen er te veel tussenpersonen zijn”, zegt Annick Smet. “Daardoor worden sommige instructies niet of verkeerd doorgegeven. Zulke misverstanden kun je eenvoudig verhelpen met één telefoontje. Soms zitten procedures nu eenmaal meer in de weg dan dat ze het werk vergemakkelijken.”
“Sommige vertalers zijn helaas beschaamd om toe te geven dat ze iets niet weten”, merkt Marleen Vanistendael op. “Ik apprecieer het als ze het bewuste stuk tekst markeren en gewoon vragen wat er bedoeld wordt.” “Ik apprecieer dat ook”, bevestigt Annick Smet. “Dan blijkt meestal dat er gewoon aan de basis iets fout zit, in de tekst zelf. Daarom laat ik een tekst liever door een echte vertaler vertalen dan dat ik het zelf doe. Dan ben ik er zeker van dat grammaticaal alles klopt en dat er geen kromme zinnen in staan.”
Bij de overheid verloopt dat contact met de ‘klant’ net iets gemakkelijker. “Ik weet perfect waar ik iets moet opzoeken”, zegt Claire Marschal. “Anders neem ik de telefoon, loop ik de trap op en vraag ik wat ze bedoelen. Dat contact vind ik belangrijk.”
[Kaderstuk] Procedures bij de overheid Bij de overheid zijn er procedures om vertalers netjes instructies te geven. Een voorbeeld van hoe het moet!
Quotes: “Vertalers hebben soms maar een half woord nodig.” “De kracht van een vertaler is dat hij zich helemaal in het bedrijf inleeft.” “Tussen de opdrachtgever en de vertaler kunnen er te veel tussenpersonen zijn.” “Je wilt een klant zo snel mogelijk op zijn wenken bedienen en hem niet te veel lastigvallen met vragen.” “Tijdsdruk is de grootste vijand”
DE AUTEUR Ruben Peeters is vertaler bij TxT-IBIS en bestuurslid van de VVZC.
[email protected]
