Verslag ledenvergadering briefing Doshu Aanwezig: Jef Snellings , Ronny Haesaerts (Bonheiden), Sandy Ledent (Enshin), Rudy Elsevier (Acacia 1020), Johan+Hilde, Ravi Claes (Tendu Tyu Diest), Rigo Leurs (Koersel) Verontschuldigd: Michel Van Den Berghe, Roel Suetens, Michel Van Herreweghe, Marc Roeland (Tobu Chiku Aalst), Ulrich D’Haese, Walter Taildeman Start 11u35 Er is een veel te lage opkomst, we hadden verwacht dat er toch minstens van elke club een vertegenwoordiging zou zijn, Doshu komt, dit is wel een evenement dat iets groter wordt ingeschat dan een jaarlijkse OHH stage… Vraag: hoe weten de aanwezigen dat het vandaag vergadering was? Per mail, dus ligt het niet aan het secretariaat dat er velen het niet weten. Het staat ook op de site én op facebook, mensen die wél de mails ontvangen kunnen ook anderen verwittigen, erover praten, of is dit onderwerp niet interessant genoeg…?? We hebben nog een klein jaar (min juli-augustus) om hieraan te werken. Motivatie om de stage tot een goed einde te brengen: wij willen bij Doshu, bij Honbu Dojo in een goed (groen) licht staan én bekend staan als het kleine België dat fantastisch werk kan leveren. Voorstelling PPT Doshu komt er aan, het is géén initiatief van AFA alleen, Fred (voorzitter AFA) en Dany (voorzitter Technische Comissie AFA) zijn in het najaar in Japan geweest en Fred heeft Doshu aangesproken omdat het moment er was. Ook vanuit de Japanse ambassade is de vraag gekomen (volgend jaar is het 150 jaar relatie België/Japan) om evenementen te organiseren.
Dit is een slide van AFA, gebruikt als eerste werkinstrument.
Randanimatie is interessant om de vele niet-aikidoka’s te motiveren om mee te komen; er kunnen workshops, tentoonstellingen komen, er zal eten en drinken zijn,… dit geeft meer volk, dus meer inkomsten.
DOSHU: Hombu Dojo, Doshu, Representatie
[email protected]
Fred en Luc (voorzitters)
LOGISTIEK: Infrastructuur, Uitrusting, Tatami, Transport, Vertalers
[email protected] COMMUNICATIE: Interne-extrerne Promotie, Website, Foto-Video, Ticketing
[email protected]
Julien, Chris
Nabil, Patrick Blockx
MERCHANDISING: Cadeau deelnemers, Verkoop souvenirs, Kledij staff, Goodies, Souvenirs vrijwilligers
[email protected] HORECA: Hotels, Gala avond, Farewell party, Restauratie, VisitBrussels
[email protected] STAGES & EMBUKAI
[email protected] RANDANIMATIE: Voorstellen standen voor het culturele aspect
[email protected] PR: FOD, Bloso, Ambassade, VIP
[email protected] BUDGET: Budget controle, Subsidies, Tarificatie
[email protected]
David, Dana
Anne-Sophie, Wim
Michaël, Staf
Odette, Marleen
Dany, Kris DT/Luc
Benoit, Chris
Uitleg werkgroepen en verantwoordelijken.
Taak van het Bestuur Eindverantwoordelijke van het evenem ent Goedkeuring van de financiële middelen (aankopen te bevestigen door de voorzitter en/of de penningmeester) Strategische beslissingen Coördinatie met AFA (te bepalen) Gebruik van de middelen voor de coördinators en werkgroepen Taak van de coördinator Eindverantwoordelijke per them a Bepaalt de objectieven (timing, budget, omvang van de missie, kwaliteit) Vorming en leiding over de ploeg (# mensen, competenties, beschikbaarheid,…) Realisatie conform met de doelstellingen Rapporteert aan de beheerraad Taak van de ploegen Uitwerking van het thema van A tot Z Kenbaar maken van de noden volgens doelstelling Sponsors zoeken Gedetailleerde taakverdeling Vrijwilligers leiden en controleren Objectief realiseren Taak van de vrijwilligers Inschrijven via het online formulier en/of bij de coördinator Zich engageren om te helpen, ongeacht de opdracht Ideeën aanleveren
Uitleg vrijwilligerswerking; dit is zeker ook toegankelijk voor niet-aikidoka, voor partners, ouders,…Geef dit mee aan de mensen van de clubs, het gaat ons om gemotiveerde mensen waar we kunnen op rekenen op het weekend zelf, enkele dagen ervoor, misscheien nog enkele dagen erna. Doelstelling is om over een grote groep vrijwilligers te beschikken waarop elk team kan rekenen in functie van hun behoeften. Wij vragen om een contactpersoon per dojo die alles wat Doshu aanbelangt kan verwerken en doorgeven aan de eigen leden.
Taak van de contactpersonen per dojo § Contact tussen de beheerraad (en/of coordinators) en de mensen van hun dojo § Dit houdt ook in de emails behandelen die verstuurd worden in het kader van de organisatie § Aandringen dat een maximum van hun leerlingen deelnemen aan de stage (objectief : 80% van de volwassenen VAV aanwezig) § Zoeken naar mensen met specifieke competenties voor het project en in contact brengen met de coördinators Motiveren van de vrijwilligers voor dit project à inschrijven via de site Uitleg locatie Tour en Taxi -> een grote hal: 4 muren, een dak en enkele wc’s. De accommodatie moet voor het weekend volledig opgebouwd worden, dit is een onmogelijke opdracht voor een bestuur alleen. Daarom is de inzet van de volledige VAV nodig!
Wat moet er nog gebeuren ? Tegen 15 juli 2015 : Doelstelling tegen deze datum is :
§ § §
Een lijst met vrijwilligers, ingeschreven via de site Een gedetailleerd programma per thema met voorstel budget voor elk onderdeel (te checken met leveranciers) en een lijst met noden Een lange lijst met voorstellen, subsidies en sponsoring
Tegen 15 september 2015 :
§ §
Bepalen door de RvB van het definitieve programma van het evenement Bevestiging door de RvB van de budgetten en projecten van de teams
Opmerkingen van de aanwezigen: Hoe zit het met de veiligheid? Rode Kruis en Security worden zeker voorzien. Heeft de parking parkingwachters? Moet nog bekeken worden, we weten nog niet hoe het zit qua verplichtingen. Misschien kunnen we ons bedrijf mobiliseren om mee te sponsoren, welke argumenten kan men gebruiken? Zelfs een promocode op de vlucht van de deelnemers kan een groot stuk geven. Het is een zeer internationale gebeurtenis. Brussels Airlines blijkt bij vele grote evenementen ook een stand te zetten. Kan er een soort van informatiebrochure opgesteld worden waar mensen mee naar bedrijven zouden kunnen gaan en zo een ‘kapstok’ hebben om verder te kunnen gaan. Hierbij kunnen de voorwaarden staan voor de sponsoring. Hoe zit het met openbaar transport, vb van hotel naar trainingsplaats. Tour en Taxis geeft korting op treintickets, je kan je onder andere inschrijven op ‘de stip’ om korting te krijgen. Transportfirma H.Essers, Ninatrans doet internationaal transport, misschien kunnen die sponsoren ivm transport tatami van Bloso? Adeps voorziet zelf in vervoer mits kleine betaling aan de chauffeur. Misschien kan iedereen namen doorgeven waar je mensen kent, dan kan VAV deze mensen persoonlijk aanspreken. Wordt er op voorhand gecommuniceerd met de pers? Jazeker, daar is een team voor. Wanneer begint die communicatie? Zit in het systeem. Namen van catering waar men iemand kent Aramark Catering (gegevens bij Rigo) ISS Catering (gegevens bij secretariaat) Broodjeszaak die een stand wil zetten (gegevens bij secretariaat) Wordt er ook voorzien in logement? Ja, dat staat in de Powerpoint. We gaan proberen om afspraken te maken met de hotels en logement in de buurt. Misschien kunnen er shuttles gebruikt worden? VisitBrussels is daar een goede firma voor, er zijn al contacten, er komt zeker iets uit de bus. Er wordt ook een site gecreëerd voor het evenement, waar de mensen alle practische info gaan vinden. De sponsors worden daar uiteraard ook getoond. De site wordt vermeld in de infobrochure. Er kan ook geadverteerd worden in een infobrochure die de aikidoka op het moment zelf krijgen, de zelfstandigen onder jullie kunnen daar reclame maken. Kinderopvang? Kinderanimatie? Ravi kent iemand die springkastelen verhuurt.
Workshops: ikebama, kalligrafie, origami, sushi maken, Jef zit in een Japanse groep die verschillende workshops aanbiedt. Idee: acupunctuur, shiatsu, yoga aanbieden? Verkoop van aikido-gerelateerde artikelen? Het is zeker een gezins evenement, misschien komt er een tatami voor kids, dat weten we nog niet. Voorstellen om Doshu ‘bezig te houden’ zijn altijd welkom. Meestal zijn de dagen al gevuld met er zijn, lesgeven, eten en vooral rusten. Waarschijnlijk zullen er ook lunches, recepties zijn van de grote sponsors. Misschien wil hij wel gewoon een massage? Eindopmerking: minstens alle zwarte gordels van élke club horen dit weekend aanwezig te zijn, hou aub de data vrij, het is ruim op voorhand verwittigd!! Dit is een éénmalig gebeuren, de kans dat we het 2x gaan meemaken dat Doshu naar België komt is zeer klein!! Einde 13u
