DAFTAR ISI DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1 A. Latar Belakang.......................................................................................... 1 B. Maksud dan Tujuan................................................................................... 1 C. Sasaran...................................................................................................... 2 D. Asas -asas.................................................................................................. 2 E. Ruang Lingkup.......................................................................................... 3 F. Pengertian Umum..................................................................................... 3
BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS.................................................................................................... 5 A. Naskah Resmi................................................................................................. 5 1. Risalah Rapat/Sidang................................................................................ 5 2. Catatan Rapat/Sidang (Notulen)................................................................ 10 3. Laporan Singkat........................................................................................ 14 B. Naskah Dinas Arahan..................................................................................... 16 1. Naskah Dinas Pengaturan......................................................................... 16 1.1. Peraturan............................................................................................. 16....................................................................................................... 2
1.2. Pedoman.............................................................................................. 21 1.3. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis................................................................................................. 25 1.4. Instruksi............................................................................................... 29 1.5. Standar Operasional Prosedur (SOP).................................................................................................. 32 1.6. Surat Edaran........................................................................................ 38 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)..................................................... 41 3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas) ................................................................... 45 C. Naskah Dinas Korespondensi........................................................................ 49 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern........................................................ 49 1.1. Nota Dinas......................................................................................... 49 1.2. Memorandum.................................................................................... 53 1.3. Disposisi............................................................................................ 57 1.4. Surat Undangan Intern...................................................................... 58 2. Naskah Dinas Korepondensi Ekstern....................................................... 63 2.1. Surat Dinas........................................................................................ 63 2.2. Surat Undangan Ekstern................................................................... 66 D. Naskah Dinas Khusus..................................................................................... 72 1. Surat Perjanjian......................................................................................... 72 2. Surat Kuasa............................................................................................... 81 3. Berita Acara............................................................................................... 85 4. Surat Keterangan...................................................................................... 93 5. Surat Pengantar........................................................................................ 99 6. Pengumuman............................................................................................ 103 3
E. Laporan........................................................................................................... 107 1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan................................................................ 107 2. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada)).................................... 110 3. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan)............................................. 113 4. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada)).................................. 116 5. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Pusdatin)........................................................... 119 F. Telaah Staf...................................................................................................... 122
BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS........................................................................... 125 A. Persyaratan Penyusunan............................................................................... 125 B. Penyusunan Konsep....................................................................................... 125 C. Pengetikan dan Penandatanganan................................................................ 126 D. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas.................................................................................................. 126 1. Nama Jabatan............................................................................................ 127 2. Nama Instansi/Unit Organisasi................................................................. 127 E. Daftar Distribusi............................................................................................. 127 F. Rujukan.127 G. Ketentuan Surat-Menyurat............................................................................ 128 1. Komunikasi Langsung............................................................................... 128 2. Alur Surat-Menyurat................................................................................. 129 4
3. Disposisi..................................................................................................... 129 H. Penomoran Naskah Dinas.............................................................................. 129 1. Pengaturan................................................................................................ 129 2. Penetapan (keputusan).............................................................................. 131 3. Penugasan................................................................................................. 132 4. Korespondensi........................................................................................... 132 5. Khusus....................................................................................................... 134 I. Kode Klasifikasi Naskah Dinas...................................................................... 135 1. Kode Klasifikasi Pusat............................................................................... 135 2. Kode Klasifikasi Daerah............................................................................ 149 J. Penggunaan Kertas dan Amplop................................................................... 153 1. Kertas Surat............................................................................................... 153 2. Amplop....................................................................................................... 154 K. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung........................................................ 156 1. Jarak spasi................................................................................................. 156 2. Jenis dan Ukuran Huruf............................................................................ 156 3. Kata Penyambung...................................................................................... 156 L. Penentuan Batas/Ruang Tepi........................................................................ 157 M. Nomor Halaman............................................................................................. 158 N. Tembusan........................................................................................................ 158 O. Lampiran......................................................................................................... 158 P. Penggunaan Logo Lembaga/ Lambang Negara............................................................................................ 158 1. Penggunaan Lambang Negara.................................................................. 158 2. Penggunaan Logo...................................................................................... 159 5
3. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama............................................................................ 159 Q. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan Penggunaan Cap............................................................................................. 159 1. Pengaturan Paraf Dinas............................................................................ 159 2. Penggunaan Cap........................................................................................ 161 R. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas................................................................................. 163 1. Pengertian................................................................................................. 163 2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat.............................................................................. 163
BAB IV PENGAMANAN NASKAH DINAS........................................................................... 165 A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas............................................................. 165 1. Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas........................................................ 165 2. Hak akses naskah dinas............................................................................ 165 B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses.................................................................. 166 1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses................................................................................ 166 2. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia...................................................................... 166
6
BAB V KEWENANGAN PENANDATANGANAN................................................................. 168 A. Penggunaan Garis Kewenangan.................................................................... 168 B. Penandatanganan........................................................................................... 168 1. Atas Nama (a.n.)........................................................................................ 168 2. Untuk Beliau (u.b.)..................................................................................... 168 3. Pelaksana Tugas (Plt.)............................................................................... 169 4. Pelaksana Harian (Plh.)............................................................................. 169 C. Kewenangan Penandatanganan.................................................................... 170 D. Ruang Tanda Tangan ...................................................................................... 172
BAB VI PENGENDALIAN NASKAH DINAS........................................................................ 173 A. Naskah Dinas Masuk ..................................................................................... 173 B. Naskah Dinas Keluar ..................................................................................... 175
7
DEWAN PERWAKILAN DAERAH SEKRETARIAT JENDERAL
PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA NOMOR 2 TAHUN 2016 TENTANG PEDOMAN NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang
: a. bahwa dalam rangka menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efisien dan efektif dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia, perlu adanya pedoman naskah resmi dan naskah dinas;
b. bahwa pedoman naskah resmi dan naskah dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; 8
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan Peraturan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia tentang Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 3. Undang-Undang Nomor 30 tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5601); 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; 5. Peraturan Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 tentang Tata Tertib; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas;
MEMUTUSKAN: Menetapkan
: PERATURAN SEKRETARIS JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN DAERAH REPUBLIK INDONESIA.
9
Pasal 1 Pedoman Tata Naskah Resmi dan Naskah Dinas Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia bertujuan untuk memperoleh kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam rangka mendukung kelancaran komunikasi tertulis antar unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia dengan instansi pemerintah, swasta, institusi asing di dalam maupun di luar negeri.
Pasal 2 Segala bentuk tata naskah resmi, tata persuratan, dan kode klasifikasi harus disesuaikan dengan pedoman tata naskah dinas resmi dan tata naskah dinas sebagaimana tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan ini.
Pasal 3 Pengendalian dan pemantauan atas pelaksanaan pedoman ini dilakukan oleh Biro yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang administrasi dan organisasi.
Pasal 4 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
10
Ditetapkan di JAKARTA pada tanggal 4 Januari 2016 SEKRETARIS JENDERAL,
SUDARSONO HARDJOSOEKARTO NIP. 195711251983031001
11
BAB I PENDAHULUAN
12
A. Latar Belakang Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintahan diatur dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. Kedua peraturan tersebut menjadi dasar penyusunan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (Setjen DPD RI). Pengaturan tentang tata naskah dinas untuk DPD RI selama ini diatur dalam Keputusan DPD RI Nomor 25 Tahun 2007 tentang Tata Naskah Dinas Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. Ketatalaksanaan Setjen DPD RI merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan sebuah instansi pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan dan tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo instansi dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata persuratan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Adanya perkembangan pengaturan dengan adanya Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan dan Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan, ketentuan mengenai tata Naskah Dinas di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI perlu ditetapkan. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas di ling13
kungan Setjen DPD RI. 2. Tujuan Tata Naskah Dinas ini bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tertulis yang efisien dan efektif dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Setjen DPD RI. C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas adalah: 1. Tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. 3. Lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian. 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas dalam rangka pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia.
D. Asas 1. Kepastian Hukum Penyelenggaraan tata naskah dinas dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundanganundangan di bidang pemerintahan dan administrasi negara dan kearsipan. 2. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif 14
dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 3. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 4. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi autentisitas dan reliabilitas naskah. 5. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi pemerintahan dan kegiatan-kegiatan DPD RI. 6. Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja atau satuan organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi. 7. Keamanan Tata naskah dinas harus menjamin keamanan secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk dan penyusunan naskah dinas, serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan lambang negara, logo instansi dan cap dinas, penggunaan bahasa In15
donesia yang baik dan benar, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum dan ralat. Untuk mencapai kesamaan pengertian, bahasa dan penafsiran dalam tata naskah dinas, perlu ditetapkan format naskah dinas yang menampung bentuk redaksional dan tata letak serta faktor penunjang lainnya, termasuk penggunaan media dan sampul.
F. Pengertian Umum 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan, pembangunan dan dukungan kepada DPD RI. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. 4. Komunikasi intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit kerja dalam organisasi secara vertikal dan horizontal 5. Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh Setjen DPD RI dengan pihak lain di luar lingkungan instansi yang bersangkutan. 6. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas. 7. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan ke16
wajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Instansi pemerintah adalah unsur penyelenggara pemerintahan pusat atau unsur penyelenggara pemerintahan daerah. 9. Aparatur pemerintah adalah unsur yang melaksanakan fungsi pemerintahan, baik di lingkungan pemerintah maupun penyelenggara negara lainnya. 10. Lambang negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 11. Logo adalah gambar/huruf sebagai lambang instansi pemerintahan baik pusat maupun daerah.
17
BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH RESMI DAN NASKAH DINAS
18
A. Naskah Resmi
Naskah Resmi adalah naskah dinas yang memuat rekam jejak rapat/ sidang DPD RI dan rapat Sekretariat Jenderal DPD RI. 1. Risalah Rapat/Sidang a. Pengertian Risalah Rapat/Sidang adalah catatan rapat/sidang yang dibuat secara lengkap dan berisi seluruh jalannya pembicaraan yang dilakukan dalam rapat/sidang serta dilengkapi dengan catatan tentang jenis dan sifat rapat/sidang, hari dan tanggal rapat/ sidang, tempat rapat/sidang, acara rapat/sidang, waktu pembukaan dan penutupan rapat/sidang, ketua dan sekretaris rapat/sidang, jumlah dan nama anggota yang menandatangani daftar hadir dan undangan yang hadir. Risalah dibuat dalam setiap rapat/sidang DPD RI (yang membahas materi terkait dengan legislasi, pertimbangan dan pengawasan) yaitu : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)
Sidang Paripurna; Sidang Paripurna Luar Biasa; Sidang Paripurna Khusus; Rapat Pimpinan DPD ; Rapat Komite; Rapat Badan Kehormatan; Rapat Panitia Musyawarah; Rapat Panitia Perancang Undang-undang; Rapat Panitia Urusan Rumah Tangga Negara; Rapat Badan Kerja Sama Antar Parlemen; Rapat Panitia Khusus; Rapat Badan Pengembangan Kapasitas Kelembagaan Rapat Gabungan; 19
14) 15) 16) 17) 18)
Rapat Rapat Rapat Rapat Rapat
Koordinasi; Konsultasi; Kerja; Dengar Pendapat; dan Dengar Pendapat Umum
b. Bentuk dan Susunan 1) Sampul 2) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri; b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d) tulisan “Risalah” dengan huruf kapital; e) “Jenis rapat/sidang”; f) “Masa persidangan”; g) tulisan “Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia”; h) “Hari” dan “tanggal” rapat/sidang; i) “Waktu” rapat/sidang; j) “Tempat” rapat/sidang; k) “Pimpinan” rapat/sidang; l) “Sekretaris” rapat/sidang; m) “Acara” rapat/sidang; n) “Jumlah Anggota yang hadir”; dan o) “Jumlah Anggota yang tidak hadir”. 3) Batang Tubuh a) pembukaan yang memuat waktu pembukaan rapat/ sidang, kuorum dan agenda rapat/sidang yang akan dibicarakan; b) uraian jalannya rapat/sidang secara lengkap dan berisi seluruh jalannya pembicaraan yang dilakukan dalam rapat/sidang. 20
4) Kaki a) “pemimpin” rapat/sidang; b) “waktu penutupan” rapat/sidang; c) “tempat”, “tanggal”, “bulan” dan “tahun“ Risalah dibuat; dan d) “tanda tangan” dan “nama jelas” sekretaris rapat/sidang ditulis dengan huruf kapital (Risalah Tetap). c. Model dan Lay Out Font/Size : Arial dengan ukuran 12 Margin atas : 2,54 cm (1 inchi) Margin bawah : 2,54 cm (1 inchi) Margin kiri : 3,17 cm (1,25 inchi) Margin kanan : 3,17 cm (1,25 inchi) Ukuran kertas : A4 Jarak baris (Line Spacing) : 1 (single) Penulisan halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama halaman berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi).
Format Risalah sebagaimana tercantum pada contoh.
21
22
23
2. Catatan Rapat/Sidang (Notulen) a. Pengertian Catatan Rapat/Sidang (Notulen) adalah rekaman sidang/rapat yang memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau keputusan yang dihasilkan dalam sidang/rapat DPD RI dan rapat Sekretariat Jenderal DPD RI.
b. Bentuk dan Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal DPD RI terletak di sebelah kiri; b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan “alamat” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia untuk catatan rapat/ sidang alat kelengkapan dan sidang paripurna DPD RI; d) tulisan “Catatan Rapat/Sidang (Notulen)” dengan huruf kapital; e) “Rapat/Sidang ke-“; f) tulisan “Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” dengan huruf kapital; g) “Hari” dan “tanggal” rapat/sidang; h) “Waktu” rapat/sidang; i) “Tempat” rapat/sidang; j) “Pimpinan” rapat/sidang; 24
k) “Sekretaris” rapat/sidang; l) “Acara” rapat/sidang; dan m) “Jumlah dan nama anggota” yang menandatangani daftar hadir. 2) Batang Tubuh a) pembukaan yang memuat waktu pembukaan rapat/sidang, kuorum dan agenda rapat/sidang yang akan dibicarakan; b) uraian jalannya rapat/sidang secara lengkap yang memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau keputusan yang dihasilkan dalam rapat/sidang; dan c) “Waktu penutupan” rapat/sidang. 3) Kaki a) “tempat”, “tanggal”, “bulan” dan “tahun” Notulen dibuat; b) sebutan yang “memimpin rapat/sidang”; dan c) “tanda tangan” dan “nama jelas” sekretaris rapat/sidang ditulis dengan huruf kapital.
c. Model dan Lay Out Font/Size
: Arial dengan ukuran 12
Margin Atas
: 2,54 cm (1 inchi)
Margin Bawah
: 2,54 cm (1 inchi)
Margin Kiri
: 3,17 cm (1,25 inchi)
Margin Kanan
: 3,17 cm (1,25 inchi)
Ukuran Kertas
: A4 25
Jarak Baris (Line Spacing) : 1 (single) Penulisan Halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama halaman berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi). Format Catatan Rapat/Sidang (Notulen) sebagaimana tercantum pada contoh.
26
27
28
3. Laporan Singkat a. Pengertian Laporan Singkat adalah catatan hasil rapat/sidang yang memuat kesimpulan dan/atau keputusan rapat/sidang DPD RI. b. Bentuk dan Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri; b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d) tulisan “Laporan Singkat”; dan e) “Rapat/Sidang Ke-”. 2) Batang Tubuh Laporan Singkat memuat pembukaan yang berisi waktu pembukaan kegiatan, masa persidangan, Rapat/Sidang Ke-, hal-hal yang diputuskan dan disepakati dalam rapat/ sidang. 29
3) Kaki a) “nama pimpinan” rapat; b) “tanda tangan”; dan c) “nama jelas” sekretaris rapat/sidang ditulis dengan huruf kapital.
c. Model dan Lay Out font/size
: arial dengan ukuran 12
margin atas
: 2,54 cm (1 inchi)
margin bawah
: 2,54 cm (1 inchi)
margin kiri
: 3,17 cm (1,25 inchi)
margin kanan
: 3,17 cm (1,25 inchi)
ukuran kertas
: A4
jarak baris (line spacing)
: 1 (single)
Penulisan halaman 2 dan seterusnya di tengah atas (Header = 0,5 inchi). Penulisan kata sambung untuk kata pertama halaman berikutnya terletak pada sudut kanan bawah (Footer = 0,5 inchi).
Format Laporan Singkat sebagaimana tercantum pada contoh.
30
31
B. Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas Arahan adalah naskah dinas yang ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal DPD RI yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan/atau penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, Standar Operasional Prosedur, dan Surat Edaran. 1.1. Peraturan a. Pengertian Naskah Dinas Peraturan adalah naskah dinas yang berlaku dan mengikat secara umum di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok. Peraturan berbentuk Peraturan Sekretaris Jenderal DPD RI. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan. Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan adalah Sekretaris Jenderal DPD RI. c. Susunan 1) Judul a) judul Peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan; 32
b) nama Peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan; dan c) judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca.
2) Pembukaan a) frase “Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa” ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) konsiderans diawali dengan kata menimbang : 1) konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan; 2) pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya; 3) jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; dan 4) tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf ab33
jad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. d) Dasar Hukum diawali dengan kata “Mengingat” : 1) dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan atau dasar hukum kenapa peraturan dibuat; 2) peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi; 3) jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya; dan 4) Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. e) “Memperhatikan” : 1) Bersifat tentatif, hanya untuk peraturan yang perlu memuat tentang anggaran; dan 2) Huruf awal kata “Memperhatikan” ditulis kapital dan diakhir dengan tanda baca titik koma. 34
f) Diktum terdiri atas : 1) kata “Memutuskan”, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin; dan 2) kata “Menetapkan”, yang dicantumkan sesudah kata “Memutuskan”, disejajarkan ke bawah dengan kata “Menimbang” dan “Mengingat”. Huruf awal kata “Menetapkan” ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. 3) Batang Tubuh Bagian batang tubuh peraturan terdiri atas : a) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal; dan b) Substansi peraturan perundang-undangan terdiri atas : 1) Ketentuan Umum; 2) Materi Pokok yang diatur; 3) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan 4) Ketentuan Penutup. 4) Kaki Bagian kaki peraturan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : 35
a) “tempat (Jakarta)” dan “tanggal” penetapan peraturan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan (“Sekretaris Jenderal DPD RI”), yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan (yang ditulis dengan huruf kapital dan digarisbawahi, tanpa mencantumkan gelar); dan e) “Nomor Induk Pegawai” pejabat yang menandatangani peraturan.
d. Sosialisasi Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan yang dikeluarkan oleh Sekretaris Jenderal DPD RI disosialisasikan kepada seluruh Pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI.
Format Peraturan sebagaimana tercantum pada contoh.
36
37
1.2. Pedoman a. Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/ teknis. Pemberlakuan Pedoman dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. Lampiran Pedoman adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan pedoman dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang pedoman tersebut. Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi atau untuk menindaklanjuti kebijakan atau peraturan perundang-undangan.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi ditetapkan dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Pedoman terdiri atas : a) Kepala lampiran Pedoman adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. b) Tulisan “Pedoman” yang dicantumkan di tengah 38
atas di tulis dengan huruf kapital; dan c) Rumusan judul Pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Pedoman terdiri atas : a) Pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, tata urut dan pengertian; b) Materi Pedoman; dan c) Penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut dan alamat unit pengolah Pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/ pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan. 3) Kaki Bagian kaki Pedoman, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas : a) Nama jabatan pejabat (“Sekretaris Jenderal DPD RI”) yang menandatangani Pedoman ditulis dengan huruf kapital dan diakhir dengan tanda baca koma; b) Tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Pedoman dan cap jabatan; dan c) Nama lengkap Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Pedoman ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.
Format Pedoman sebagaimana tercantum pada contoh. 39
40
41
1.3. Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis a. Pengertian Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah naskah dinas yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya. Lampiran Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis tersebut.
b. Wewenang penetapan dan penandatangan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang ditetapkan dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI.
c. Susunan Susunan Petunjuk Pelaksanaan Dan Petunjuk Teknis adalah sama. 1) Kepala Bagian kepala Petunjuk Pelaksanaan/Teknis terdiri atas : a) Kepala Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca; b) Tulisan “Petunjuk Pelaksanaan/Teknis” yang ditulis 42
dengan huruf kapital dicantumkan di tengah atas; dan c) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan/teknis, yang ditulis dengan huruf kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis terdiri atas : a) Pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pengertian dan hal lain yang dianggap perlu; b) Materi petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis, dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian, dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan; dan c) Penutup. 3) Kaki Bagian kaki Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) Nama jabatan pejabat (“Sekretaris Jenderal DPD RI”) yang menetapkan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; b) Tanda tangan Sekretaris Jenderal DPD RI yang menetapkan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis serta cap jabatan; dan c) Nama lengkap Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar. 43
d. Distribusi Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku. Petunjuk pelaksanan/petunjuk teknis disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis diikuti dengan tindakan pengendalian.
Format Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis sebagaimana tercantum pada contoh.
44
45
46
1.4. Instruksi a. Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah Sekretaris Jenderal DPD RI berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan kebijakan suatu peraturan perundangundangan.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Instruksi adalah Sekretaris Jenderal.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Instruksi terdiri atas : a) logo yang disertai tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” dengan huruf kapital secara simetris; b) kata “Instruksi” dan nama jabatan Sekretaris Jenderal DPD RI, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) “nomor” Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) kata “tentang”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e) “judul” Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f) nama “jabatan” Sekretaris Jenderal DPD RI yang 47
menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. 2) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri atas : a) Kata “Menimbang” yang memuat latar belakang penetapan Instruksi; dan b) Kata “Mengingat” yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan Instruksi.
3) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Instruksi memuat substansi Instruksi. 4) Kaki Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) “tempat” (kota sesuai dengan alamat Sekretariat Jenderal DPD RI) dan “tanggal” penetapan instruksi; b) nama jabatan “Sekretaris Jenderal DPD RI” yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; c) “tanda tangan” Sekretaris Jenderal DPD RI yang menetapkan instruksi; dan d) “nama lengkap” Sekretaris Jenderal DPD RI yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar. 48
d. Distribusi dan Tembusan Instruksi distribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian Instruksi diikuti dengan tindakan pengendalian.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga Instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan. 2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
Format Instruksi sebagaimana tercantum contoh.
49
50
1.5. Standar Operasional Prosedur (SOP) a. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu, yang bertujuan untuk: 1) menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; 2) memudahkan pekerjaan; 3) memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan 4) meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang menetapkan dan menandatangani SOP adalah pejabat yang berwenang (Pejabat eselon I dan eselon II di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI).
c. Jenis dan Format SOP 1) Format SOP Simple steps SOP Simple Steps digunakan jika prosedur yang disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana. 2) Format SOP Hierarchical steps SOP Hierarchical Steps digunakan jika prosedur yang disusun lebih panjang, lebih dari sepuluh (10) langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi 51
hanya membutuhkan sedikit pengambilan keputusan. 3) Format SOP Graphic SOP Graphic digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur dibutuhkan adanya suatu foto atau gambar. 4) Format SOP Flowchart SOP Flowchart digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dan sebagainya yang akan memperngaruhi sub langkah berikutnya. d. SOP disusun melalui beberapa tahapan yang didasarkan pada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.
52
53
54
55
56
1.6. Surat Edaran a. Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran adalah Sekretaris Jenderal DPD RI, yang dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk (Eselon I atau Eselon II) sesuai dengan substansi Surat Edaran.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Edaran terdiri atas : a) kop Surat Edaran menggunakan logo, yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; b) kata “Yth.” yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi Surat Edaran; c) tulisan “Surat Edaran”, yang dicantumkan di bawah kop surat, ditulis dengan huruf kapital serta nomor Surat Edaran di bawahnya secara simetris; d) kata ”tentang”, yang dicantumkan di bawah kata Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan e) rumusan “judul” Surat Edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.
57
2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri atas : a) latar belakang tentang perlunya dibuat Surat Edaran; b) maksud dan tujuan dibuatnya Surat Edaran; c) ruang lingkup diberlakukannya Surat Edaran (jika diperlukan); d) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran (jika diperlukan); e) isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; dan f) penutup. 3) Kaki Bagian kaki Surat Edaran ditempatkan di sebelah kanan yang terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal” penetapan; b) “nama jabatan” pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhir dengan tanda baca koma; c) “tanda tangan” pejabat penanda tangan; d) “nama lengkap” pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar; dan e) “cap dinas”.
d. Distribusi 58
Surat Edaran disampaikan kepada pihak yang berkaitan
secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian Surat Edaran diikuti dengan tindakan pengendalian.
Format Surat Edaran sebagaimana tercantum pada contoh.
59
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
a. Pengertian Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) dituangkan dalam bentuk keputusan. Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk : 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/ material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; dan/atau 3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Wewenang penetapan dan penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah Sekretaris Jenderal DPD RI.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri atas : a) logo yang disertai nama lembaga dengan huruf kapital secara simetris; b) kata “Keputusan” dan “nama jabatan” pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) “nomor” Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
60
d) kata penghubung “tentang”, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
e) “judul” Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f) “nama jabatan” pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri atas : a) “Menimbang”, yaitu konsiderans yang memuat pokok pikiran yang menjadi alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; dan b) “Mengingat”, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan atau dasar peraturan perundang-undangan wewenang untuk menetapkan Keputusan; 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri atas : a) diktum dimulai dengan kata “memutuskan” yang ditulis seluruhnya tanpa spasi dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital b) isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata “menetapkan” yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan c) untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi isi Keputusan diuraikan bukan dalam pas61
al-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki Keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal” penetapan Keputusan; b) “jabatan pejabat” yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) “tanda tangan” pejabat yang menetapkan Keputusan; dan d) “nama lengkap” pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 6) Lampiran (jika diperlukan)
d. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
e. Hal yang perlu diperhatikan Naskah asli dan salinan Keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai arsip.
Format Keputusan sebagaimana tercantum pada contoh.
62
63
3. Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)
a. Pengertian Surat Perintah/Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan. Surat Perintah digunakan dalam rangka penunjukkan pejabat pengganti berupa Pelaksana Tugas (Plt.) atau Pelaksana Harian (Plh.) dalam jabatan struktural di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia. Pelaksana Tugas (Plt.) ditetapkan apabila di lingkungan instansi belum dilakukan pengangkatan pegawai dalam jabatan struktural sehingga untuk kelancaran pelaksanaan tugas organisasi, seorang PNS atau pejabat lain dapat diangkat sebagai pelaksana tugas sampai dengan pejabat definitif ditetapkan. Pelaksana Harian (Plh.) ditetapkan apabila pejabat definitifnya berhalangan sementara misalnya karena tugas kedinasan, masa berlaku berakhir ketika pejabat definitif kembali melaksanakan tugas pada jabatannya. Surat tugas digunakan untuk melaksanakan kegiatan kedinasan dalam jangka waktu tertentu, seperti perjalanan dinas, pendidikan dan pelatihan, rapat kerja, dan lain-lain.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI. Surat Tugas dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI/ pejabat eselon I/II yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 64
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Perintah/Surat Tugas terdiri atas : a) kop Surat Perintah/Surat Tugas berupa logo dan “nama instansi” yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) kata “Surat Perintah/Surat Tugas”, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c) “nomor”, berada di bawah tulisan Surat Perintah/Surat Tugas. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari hal-hal sebagai berikut: a) konsiderans meliputi “pertimbangan” dan/atau “dasar”; “pertimbangan” memuat alasan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas; “dasar” memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas; b) diktum dimulai dengan kata memberi “perintah/memberi tugas”, secara simetris, diikuti kata “kepada” di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; c) di bawah kata “kepada” ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal” Surat Perintah/Surat Tugas; b) “nama jabatan” pejabat yang menandatangani, yang di65
tulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) “tanda tangan” pejabat yang menugasi; d) “nama lengkap” pejabat yang menandatangani Surat Perintah/Surat Tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, tanpa mencantumkan gelar; dan e) “cap dinas”.
d. Distribusi dan Tembusan 1) Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. 2) Tembusan Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada unit kerja/lembaga yang terkait.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. 2) Surat Perintah/Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah yang termuat selesai dilaksanakan.
Format Surat Perintah/Surat Tugas sebagaimana tercantum pada contoh.
66
67
C. Naskah Dinas Korespondensi Naskah Dinas Korespondensi adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi kedinasan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi. Naskah Dinas Korespondensi terdiri dari Naskah Dinas Korespondensi Intern dan Naskah Dinas Korespondensi Ekstern.
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern Naskah Dinas Korespondensi Intern adalah Naskah Dinas Korespondensi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI secara vertikal dan horizontal. Naskah Dinas Korespondensi Intern meliputi Nota Dinas, Memorandum, Disposisi, dan Surat Undangan Intern.
1.1. Nota Dinas a. Pengertian Nota Dinas adalah naskah dinas intern Sekretariat Jenderal DPD RI yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota Dinas dibuat oleh pejabat di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang, 68
dan tanggung jawabnya kepada pejabat lain yang setingkat, pejabat di atasnya, atau pejabat di bawahnya. Khusus Nota Dinas yang berisi laporan disampaikan kepada pejabat di atasnya.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Nota Dinas terdiri atas : a) kop Nota Dinas terdiri dari “nama instansi “ yang ditulis secara simetris di tengah atas; b) kata “Nota Dinas”, yang kapital secara simetris;
ditulis
dengan
huruf
c) kata “nomor”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; e) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; f) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; g) kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3) Kaki Bagian kaki Nota Dinas terdiri dari “tanda tangan”, “nama pejabat” tanpa mencantumkan gelar, dan “tem69
busan” (jika perlu).
d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas; 2) Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern lembaga; 3) Penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor Nota Dinas yang dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
Format Nota Dinas sebagaimana tercantum pada contoh.
70
71
1.2. Memorandum a. Pengertian Memorandum (atau biasa disebut memo) adalah naskah dinas internal Sekretariat Jenderal DPD RI yang dibuat oleh pejabat yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada pejabat yang setingkat atau pejabat di bawahnya. Khusus Memorandum yang berisi saran dan pendapat kedinasan dapat disampaikan kepada pejabat diatasnya.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Memorandum terdiri atas : a) kop naskah dinas, yang berisi “nama instansi” ditulis secara simetris di tengah atas; b) kata “Memorandum”, ditulis di tengah dengan huruf kapital; c) kata “nomor”, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; 72
e) kata “Dari”, ditulis dengan huruf awal kapital; f) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; g) kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. 3) Kaki Bagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat tanpa mencantumkan gelar serta tembusan jika diperlukan dan mencantumkan NIP. d. Hal yang perlu diperhatikan 1) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; 2) Tembusan Memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; 3) Penomoran Memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor Memorandum yang dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
Format Memorandum sebagaimana tercantum pada contoh.
73
74
75
1.3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/ tanggapan terhadap surat masuk/Nota Dinas/Memorandum, ditulis secara jelas pada lembar Disposisi, tidak pada suratnya. Ketika didisposisikan lembar Disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk/Nota Dinas/Memorandum.
76
1.4. Surat Undangan Intern a. Pengertian Surat Undangan Intern adalah surat dinas yang memuat undangan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b. Kewenangan Surat Undangan Intern ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggungjawabnya.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Undangan Intern terdiri atas : a) kop Surat Undangan Intern yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggunakan “nama lembaga” dengan huruf kapital secara simetris dan tidak menggunakan logo, kecuali surat undangan yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI menggunakan logo; b) “nomor”, “Sifat”, “Lampiran”, dan “hal”, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop Surat Undangan Intern; c) “tempat” dan “tanggal” pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan intern (jika diperlukan). 77
2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan Intern terdiri atas : a) alinea pembuka; b) isi Surat Undangan Intern, yang meliputi “hari”, “tanggal”, “waktu”, “tempat”, dan “acara”; dan c) alinea penutup. 3) Kaki a) Bagian kaki Surat Undangan Intern terdiri dari “nama jabatan” yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan “nama pejabat” yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar; b) Mencantumkan NIP.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan Format Surat Undangan Intern sama dengan format Surat Dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan Intern dapat ditulis pada lampiran.
Format Surat Undangan Intern sebagaimana tercantum pada contoh.
78
79
80
81
2. Naskah Dinas Korepondensi Ekstern 2.1. Surat Dinas a. Pengertian Surat Dinas yaitu naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan antar instansi berupa pemberitahuan, pencatatan, permintaan, penyampaian naskah dinas, atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI.
b. Wewenang Penandatanganan Surat Dinas ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI yang mendapat mandat dari Sekretaris Jenderal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas : a) kop Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggunakan logo, yang disertai “nama lembaga” dengan huruf kapital dan alamat lembaga secara simetris; b) “nomor”, “sifat”, “lampiran”, dan “hal”, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas; c) “tempat” dan “tanggal” pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan 82
nomor; d) kata “Kepada Yth.”, yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan e) “alamat surat”, yang ditulis di bawah Yth.
2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.
3) Kaki Bagian kaki Surat Dinas ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas : a) “nama jabatan”, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma; b) “tanda tangan” pejabat; c) “nama lengkap” pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar; d) mencantumkan NIP; e) “stempel/cap dinas” di sebelah kiri tanda tangan pejabat; f) “tembusan”, memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada).
d. Distribusi Surat Dinas disampaikan kepada pihak yang berhak se83
cara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas. 2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya. 3) Hal berisi pokok surat dinas sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
Format surat dinas sebagaimana tercantum pada contoh.
84
85
2.2. Surat Undangan Ekstern a. Pengertian Surat Undangan Ekstern adalah surat dinas yang dibuat oleh Pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI, memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan, untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b. Kewenangan 1) Surat Undangan Ekstern Kantor DPD RI di Ibu Kota Negara ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal atau pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI yang mendapat mandat dari Sekretaris Jenderal sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. 2) Surat Undangan Ekstern Kantor DPD RI di Ibu Kota Provinsi ditandatangani oleh Kepala Kantor atau Pejabat yang mendapat mandat dari Kepala Kantor sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Surat Undangan Ekstern terdiri atas: a) Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh pejabat Sekretariat Jenderal DPD RI menggunakan kop surat yang memuat logo Setjen DPD RI disertai “nama lembaga” dengan huruf kapital secara simetris; 86
b) “nomor”, “sifat”, “lampiran”, dan “hal”, diketik di se-
belah kiri di bawah kop surat undangan ekstern; c) “tempat” dan “tanggal” pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) kata “Kepada Yth.”, ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan ekstern (jika diperlukan). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Surat Undangan Ekstern terdiri atas : a) alinea pembuka; b) isi Surat Undangan Ekstern, yang meliputi “hari”, “tanggal”, “waktu”, “tempat”, dan “acara”; dan c) alinea penutup.
3) Kaki Bagian kaki surat undangan ekstern terdiri dari “nama jabatan” yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar, “tanda tangan”, dan “nama pejabat” yang ditulis dengan huruf awal kapital serta mencantumkan NIP.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Format Surat Undangan Ekstern sama dengan format Surat Dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada Surat Undangan Ekstern dapat ditulis pada lampiran. 2) Surat Undangan Ekstern untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. 87
3) Surat undangan juga dapat mencantumkan hal-hal yang diperlukan (misalnya pakaian, konfirmasi kehadiran dan lain-lain). Format surat undangan eksternal sebagaimana tercantum pada contoh.
88
89
90
91
D. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian a. Pengertian Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. b. Lingkup perjanjian Lingkup perjanjian meliputi perjanjian dalam negeri dan perjanjian internasional (bilateral, regional, dan multilateral). 1) Perjanjian Dalam Negeri Perjanjian Dalam Negeri adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan kerja sama antara Sekretariat Jenderal DPD RI dengan Kementerian/Lembaga lain dan organisasi kemasyarakatan di dalam negeri, dibuat dalam bentuk Kesepahaman Bersama atau Perjanjian Kerja Sama. 2) Perjanjian Internasional Perjanjian Internasional adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan kerja sama antara Sekretariat Jenderal DPD RI dengan Sekretariat Parlemen antar Negara dan Lembaga/Organisasi Internasional. Dapat dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan dan kerja sama antar negara. Hubungan dan kerja sama antar negara dapat dilakukan atas prakarsa dari Sekretariat Jenderal DPD RI atau dari Sekretariat Parlemen antar Negara dan Lembaga/Organisasi Internasional terkait. c. Wewenang pembuatan dan penandatanganan 92
1) Perjanjian Dalam Negeri Perjanjian Dalam Negeri dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI dan Pejabat Kementerian/ Lembaga lain yang setara dengan Sekretaris Jenderal atau Pimpinan organisasi kemasyarakatan, baik di pusat maupun di daerah, dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab. 2) Perjanjian Internasional Perjanjian Internasional dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI dan Pimpinan Sekretariat Parlemen antar Negara atau Lembaga/Organisasi Internasional. Sekretariat Jenderal DPD RI dalam menyusun Perjanjian Internasional berkoordinasi dengan Kementerian Luar Negeri untuk mendapatkan surat kuasa penandatanganan perjanjian internasional sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Perjanjian Internasional.
d. Susunan 1) Perjanjian Dalam Negeri a) Kepala Bagian kepala terdiri atas: (1) logo Sekretariat Jenderal diletakkan di sebelah kiri atas dan logo kementerian/lembaga/instansi lain di sebelah kanan atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi; (2) “nama instansi” yang mengadakan perjanjian; (3) “judul” perjanjian; dan 93
(4) “nomor”.
b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas: (1) identitas pihak yang mengadakan perjanjian; (2) materi perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal.
c) Kaki Bagian kaki Perjanjian terdiri dari “nama penanda tangan” para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dianggap perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d) Hal yang perlu diperhatikan Apabila Perjanjian Dalam Negeri ini berdampak pada anggaran DPD RI maka perlu berkonsultasi dengan Kementerian Keuangan dan Kementerian PPN/BAPPENAS. Format Surat Perjanjian sebagaimana tercantum pada contoh.
94
95
96
2) Perjanjian Internasional a) Kepala (1) lambang Negara/logo Sekretariat Jenderal DPD RI (2) “nama pihak” yang mengadakan perjanjian/MoU; dan (3) “judul” perjanjian. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas: (1) penjelasan para pihak sebagai pihak yang terikat oleh perjanjian/MoU; (2) keinginan para pihak; (3) pengakuan para pihak terhadap perjanjian tersebut; (4) rujukan terhadap Surat Minat/Surat Kehendak; (5) acuan terhadap ketentuan yang berlaku; dan (6) kesepakatan kedua belah pihak terhadap ketentuan yang tertuang dalam pasal-pasal. c) Kaki Bagian kaki terdiri atas: (1) “nama jabatan” pejabat penanda tangan selaku wakil masing-masing, “tanda tangan”, dan “nama pejabat” penanda tangan tanpa mencantumkan gelar, yang letaknya disesuaikan dengan penyebutan dalam judul perjanjian: (a) naskah yang menyebutkan pihak DPD RI/Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai pihak yang disebutkan terlebih dahulu, pembubuhan tanda tangan wakil DPD RI/Sekretariat Jenderal DPD RI 97
diletakkan di sebelah kiri bawah; atau (b) jika naskah yang menyebutkan pihak asing sebagai pihak yang disebutkan terlebih dahulu, pembubuhan tanda tangan wakil asing diletakkan di sebelah kiri bawah. (2) “tempat” dan “tanggal” penandatangan perjanjian; (3) penjelasan teks bahasa yang digunakan dalam perjanjian; dan (4) segel asli. d) Hal yang perlu diperhatikan (1) apabila Perjanjian Internasional ini berdampak pada anggaran DPD RI maka perlu berkonsultasi dengan Kementerian Keuangan dan Kementerian PPN/BAPPENAS. (2) Perjanjian Internasional dibuat dalam 3 (tiga) bahasa yang meliputi: Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, dan Bahasa Negara yang bersangkutan.
Format surat perjanjian internasional sebagaimana tercantum pada contoh.
98
99
100
2. Surat Kuasa Surat Kuasa terdiri dari dua jenis, yaitu surat kuasa biasa (disebut Surat Kuasa) dan surat kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers) a. Pengertian 1) Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang dari Sekretaris Jenderal DPD RI atau pejabat yang berwenang bertindak atas nama Sekretaris Jenderal, kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan. 2) Surat Kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers) adalah surat yang dikeluarkan oleh Presiden atau Menteri yang memberikan kuasa kepada satu atau beberapa.
b. Susunan Surat Kuasa 1) Kepala Bagian kepala Surat Kuasa terdiri atas: a) kop Surat Kuasa terdiri dari logo dan “nama instansi”, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) “judul” Surat Kuasa ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c) “nomor” Surat Kuasa ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah judul. 2) Batang tubuh 101
Bagian batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan “tempat”, “tanggal”, “bulan”, dan “ tahun” pembuatan serta “ nama” tanpa mencantumkan gelar dan “ tanda tangan” para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Khusus untuk Surat Kuasa dalam bahasa Inggris tidak menggunakan materai.
Format surat kuasa sebagaimana tercantum pada contoh.
102
103
104
105
3. Berita Acara a. Pengertian Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi pernyataan atau uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
b. Wewenang Penandatanganan Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala terdiri atas : a) kop berisi logo Sekretariat Jenderal DPD RI, “nama instansi”, dan “alamat instansi” yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) “judul” Berita Acara ditulis di bawah logo dan “nama instansi” yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) “nomor” Berita Acara ditulis simetris di bawah “judul” berita acara; 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri atas : a) tulisan “hari”, “tanggal”, “bulan”, “tahun”, “nama lengkap”, “NIP”, dan “jabatan” para pihak yang membuat berita acara; 106
b) uraian materi pelaksanaan kegiatan (substansi berita
acara); c) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan d) penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya. 3) Kaki Bagian kaki berita acara memuat “tempat” pelaksanaan penandatanganan, “nama jabatan”, ”tanda tangan”, “nama lengkap” tanpa mencantumkan gelar, dan “NIP” para pihak serta para saksi. d. Lampiran Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita acara.
Format Berita Acara sebagaimana tercantum pada contoh.
107
108
109
110
111
112
113
4. Surat Keterangan a. Pengertian. Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai penjelasan suatu hal, peristiwa, keadaan, atau tentang seseorang untuk keperluan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan. Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang diberikan mandat oleh Sekretaris Jenderal DPD RI.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala terdiri atas : a) kop Surat Keterangan, berisi logo dan “nama instansi” yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) “judul” Surat Keterangan dicantumkan di bawah kop Sekretariat Jenderal DPD RI; c) “nomor” Surat Keterangan ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tulisan Surat Keterangan; d) penomoran Surat keterangan merujuk pada ketentuan pemberian kode dan nomor surat Sekretariat Jenderal DPD RI. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa, atau tentang seseorang yang diterangkan, maksud dan tujuan 114
diterbitkannya surat keterangan. Bagian batang tubuh surat keterangan terdiri atas: a) “nama pejabat”, “NIP”, dan “jabatan” yang memberikan keterangan; b) “nama pejabat” dan “jabatan” atau “nama pegawai” yang diterangkan, serta identitas lain yang diperlukan apabila menerangkan seseorang; c) “tanggal”, “tahun”, “waktu” dan “peristiwa” yang diterangkan apabila menerangkan suatu peristiwa/hal; d) Maksud dan tujuan diterbitkan surat keterangan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal”, “bulan” dan “tahun” penandatanganan; b) “nama jabatan” pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); c) “tanda tangan” pejabat yang memberi keterangan; d) “nama lengkap” pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar; e) “NIP”; f) “cap dinas”; dan g) Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Format Surat Keterangan sebagaimana tercantum pada contoh.
115
116
117
118
119
5. Surat Pengantar a. Pengertian Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah Sekretariat Jenderal DPD RI yang dapat digunakan sebagai tanda bukti terima barang/naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri atas : a) kop surat; b) “tanggal”; c) “nama jabatan” / “alamat” yang dituju; dan d) tulisan “Surat Pengantar” yang diletakan secara simetris. e) “nomor”; 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri atas : a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; 120
c) banyak naskah/barang;dan d) keterangan. 3) Kaki Bagian kaki Surat Pengantar terdiri atas : a) Pengirim yang berada di sebelah kanan, meliputi : (1) “nama jabatan” pembuat pengantar tanpa gelar; (2) “tanda tangan”; (3) “nama” tanpa mencantumkan gelar dan NIP; dan (4) “stempel” jabatan / lembaga b) Penerima yang berada di sebelah kiri, meliputi : (1) “nama jabatan” penerima tanpa gelar; (2) “tanda tangan”; (3) “nama” tanpa mencantumkan gelar dan NIP; (4) “nomor telepon” / “faksimile”; dan (5) “tanggal” penerimaan.
d. Penomoran Penomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran surat dinas.
e. Hal yang pelu diperhatikan Surat Pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. 121
Format Surat Pengantar yang tercantum sebagaimana pada contoh
122
123
6. Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai Sekretariat Jenderal DPD RI atau perseorangan/ lembaga/organisasi kemasyarakatan diluar Sekretariat Jenderal DPD RI.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal DPD RI atau pejabat lain yang diberi mandat oleh Sekretaris Jenderal DPD RI sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.
c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Pengumuman terdiri atas : a) kop dinas yang memuat logo dan “nama instansi” yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) tulisan “Pengumuman” dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) kata “tentang”, yang dicantumkan dibawah “Pengumuman” di tulis dengan huruf kapital secara simetris; d) rumusan “judul” pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah “tentang”. 2) Batang Tubuh 124
Bagian batang tubuh Pengumuman hendaknya terdiri atas : a) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan Pengumuman; c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3) Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal” penetapan; b) “nama jabatan” pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa mencantumkan gelar, diakhiri dengan tanda baca koma; c) “tanda tangan” pejabat yang menetapkan; d) “nama” lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkan gelar; dan e) “cap dinas”.
d. Hal yang perlu diperhatikan: Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.
Format Pengumuman yang tercantum sebagaimana pada contoh.
125
126
127
E. Laporan
1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan a. Pengertian Laporan Pelaksanaan Kegiatan adalah naskah dinas yang memuat informasi dan data tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
b. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Laporan Pelaksanaan Kegiatan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang melaksanakan tugas.
c. Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal DPD RI terletak di sebelah kiri; b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d) bagian kepala laporan memuat “judul” laporan, “tempat”, dan “waktu” kegiatan yang ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri atas : a) pendahuluan memuat tentang maksud dan tujuan serta landasan hu128
kum kegiatan. b) kegiatan yang dilaksanakan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan. c) capaian / Output memuat hasil pelaksanaan kegiatan (output dan outcome). d) penutup memuat kesimpulan dan saran sebagai bahan pertimbangan. e) lampiran 3) Kaki Bagian kaki laporan terdiri atas : a) “nama jabatan” pembuatan laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; b) “tanda tangan”; c) “nama lengkap” tanpa mencantumkan gelar dan “nomor induk pegawai (NIP)” ditulis dengan huruf awal kapital.
Format Laporan Kegiatan yang tercantum sebagaimana pada contoh.
129
130
2. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada) )
a. Pengertian Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah Dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada)) adalah laporan yang disusun dari hasil penyerapan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Anggota DPD RI di daerah.
b. Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri atas; b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah secara simetris; c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d) tulisan “Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat” dengan huruf kapital; dan e) “Masa Sidang” , “Tahun Sidang”; 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri atas : a) Tabulasi Data Aspirasi memuat tabulasi data perprovinsi dan tabulasi data persubstansi. b) Isu Strategis Daerah 131
memuat isu strategis daerah. c) Isu Strategis Nasional memuat isu strategis nasional. d) Kesimpulan Dan Rekomendasi. memuat kesimpulan dan rekomendasi. e) lampiran
3) Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) mencantumkan “tempat” dan “waktu kegiatan”; b) “nama jabatan” pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; c) “tanda tangan”; dan d) “nama lengkap” pejabat tanpa mencantumkan gelar dan “nomor induk pegawai (NIP)” ditulis dengan huruf awal kapital.
Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Masa Reses (Puskada)) yang tercantum sebagaimana pada contoh.
132
133
3. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan)
a. Pengertian Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan) adalah laporan yang disusun dari hasil penyerapan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Anggota DPD RI di daerah.
b. Susunan 1) Kepala a. logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah terletak di sebelah kiri; b. tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan di tengah atas secara simetris. c. mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d. bagian kepala laporan memuat “judul” laporan; e. “nama” Alat Kelengkapan; dan f. “hari”, “tanggal”, “bulan” dan “tahun” yang ditulis dan diletakkan secara simetris. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri atas : a) Tabulasi Data Aspirasi memuat tabulasi data perprovinsi dan tabulasi data persubstansi. 134
b) Isu Strategis Daerah memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan masyarakat yang telah diolah dan dianalisis yang menghasilkan isu strategis daerah. c) isu Strategis Nasional memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan masyarakat yang telah diolah dan dianalisis yang menghasilkan isu strategis nasional. d) Kesimpulan Dan Rekomendasi memuat kesimpulan dan rekomendasi. e) Lampiran daftar aspirasi daerah dan masyarakat. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal” pembuatan laporan; b) “nama jabatan” pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; dan c) “tanda tangan”; d) “nama lengkap” pejabat tanpa mencantumkan gelar dan “nomor induk pegawai (NIP)” ditulis dengan huruf awal kapital. Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Alat Kelengkapan) yang tercantum sebagaimana pada contoh.
135
136
4. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada) )
a. Pengertian Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada)) adalah laporan yang disusun dari hasil penyerapan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Anggota DPD RI di daerah.
b. Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal DPD RI terletak di sebelah kiri. b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris; c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah; d) “judul” laporan; e) asal surat aspirasi; 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri atas : a) Tabulasi Data Aspirasi memuat tabulasi data perprovinsi dan tabulasi data persubstansi. b) Isu Strategis Daerah 137
memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan masyarakat yang telah diolah dan dianalisis yang menghasilkan isu strategis daerah. c) Isu Strategis Nasional memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan masyarakat yang telah diolah dan dianalisis yang menghasilkan isu strategis nasional. d) Kesimpulan dan Rekomendasi memuat kesimpulan dan rekomendasi. e) Lampiran daftar aspirasi daerah dan masyarakat. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal” pembuatan Laporan; b) “nama jabatan” pembuat Laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; c) “tanda tangan”. Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Melalui Surat (Puskada)) yang tercantum sebagaimana pada contoh.
138
139
5. Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Pusdatin)
a. Pengertian Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Pusdatin) adalah laporan yang disusun dari hasil penyerapan aspirasi daerah dan masyarakat oleh Anggota DPD RI di daerah.
b. Susunan 1) Kepala a) logo Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia terletak di sebelah kiri; b) tulisan “Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia” ditulis dengan huruf kapital dan diletakan secara simetris; c) mencantumkan “alamat kantor” Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia; d) tulisan “Hasil Pengolahan Pengaduan Masyarakat” ditulis dengan huruf kapital; dan e) asal pengaduan; 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri atas : a) Tabulasi Data Pengaduan memuat tabulasi data pengaduan dan subtansinya. b) Isu Strategis 140
memuat data inventarisasi aspirasi daerah dan masyarakat yang telah diolah dan dianalisis yang menghasilkan isu strategis daerah dan nasional. c) Kesimpulan dan Rekomendasi memuat kesimpulan dan rekomendasi. d) Lampiran daftar aspirasi daerah dan masyarakat.
3) Kaki Bagian kaki terdiri atas : a) “tempat” dan “tanggal” pembuatan Laporan; b) “nama jabatan” pembuat Laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; c) “tanda tangan”. Format Laporan Hasil Pengolahan Aspirasi Daerah dan Masyarakat (Pusdatin) yang tercantum sebagaimana pada contoh.
141
142
F. Telaah Staf 1. Pengertian Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
2. Susunan a. Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri atas : 1) judul “Telaahan Staf” dan diletakkan secara simetris di tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan.
b. Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri atas : 1) Persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; 3) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pem143
ecahan persoalan; 4) Analisis analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan memuat intisari hasil telaahan, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan 6) Tindakan yang disarankan memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. c. Kaki Bagian kaki Telaahan Staf ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas: 1) “nama jabatan” pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital; 2) “tanda tangan”; 3) “nama lengkap” tanpa mencantumkan gelar; dan 4) daftar lampiran (jika diperlukan).
d. Hal-hal yang perlu diperhatikan Dalam hal telaah staf yang menyangkut persoalan di bidang hukum paling sedikit memuat ketentuan filosofis, sosiologis dan yuridis.
144
Format Telaah Staf sebagaimana tercantum pada contoh.
145
BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS
146
A. Persyaratan Penyusunan Setiap naskah dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang ringkas, jelas dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis sesuai dengan maksud dan tujuan disusunnya naskah dinas. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut: 1. Ketelitian Dalam menyusun naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. 2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat dalam naskah dinas. 3. Logis dan Singkat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas. 4. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable.
B. Penyusunan Konsep 1. Naskah dinas diciptakan atas inisiatif pejabat sesuai dengan fungsi dan tugasnya, disposisi pimpinan, nota dinas atau memo dari pejabat terkait dengan keharusan akibat pelaksanaan jabatan. 2. Konsep naskah dinas harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas. 147
3. Konsep naskah dinas rahasia dapat dibuat sendiri oleh pejabat penandatangan, kemudian dalam formulir tersendiri yang dipisahkan dari naskah dinas lain. C. Pengetikan dan Penandatanganan 1. Konsep yang telah disetujui diketik rangkap dua. 2. Rangkap kedua lembar terakhir dibuatkan kolom paraf yang diletakkan di sebelah kiri bawah. 3. Naskah dinas lembar pertama dan kedua ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 4. Untuk menjaga kerahasiaan, pengetikan naskah dinas rahasia dikelola secara tersendiri. Contoh kolom paraf untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon I :
Contoh kolom paraf untuk surat yang ditandatangani oleh pejabat eselon II :
148
D. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala nama instansi digunakan untuk mengidentifikasikan bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara. Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut. 1. Nama Jabatan Kertas kop kepala nama Pimpinan DPD RI dan lambang negara digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh Pimpinan DPD RI Kepala Nama Jabatan berturut-turut terdiri dari gambar Lambang Negara dan Nama Jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas secara simetris. Perbandingan ukuran Lambang Negara dengan huruf yang digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas. 2. Nama Instansi/Unit Organisasi Kertas Kop kepala nama Sekretariat Jenderal DPD RI dan logo Sekretariat Jenderal DPD RI serta alamat digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis dengan huruf kapital. E. Daftar Distribusi Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukan pejabat yang berhak menerima naskah. F. Rujukan Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai 149
dasar acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut. 1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam “konsiderans”. 2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada alinea pembukaan diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis. a. Dalam hal surat dinas memerlukan rujukan, naskah rujukan ditulis pada alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan lebih dari satu naskah, rujukan itu harus ditulis secara kronologis. b. Cara menulis rujukan adalah sebagai berikut. 1) Rujukan Berupa Naskah Penulisan rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas. 2) Rujukan Berupa Surat Dinas Penulisan rujukan berupa surat dinas mencakupi informasi singkat tentang surat dinas yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal penandatanganan surat, dan hal. 3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri. c. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah 150
Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan kepada instansi non pemerintah. G. Ketentuan Surat-Menyurat 1. Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada pejabat yang dituju. Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju tersebut, surat tetap ditujukan kepada kepala instansi dengan mencatumkan untuk perhatian (u.p) pejabat yang bersangkutan. 2. Alur Surat-Menyurat Alur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. 3. Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan naskah dinas korespodensi, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas yang bersangkutan. H. Penomoran Naskah Dinas Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip. 1. Pengaturan
151
152
153
154
155
156
I. Kode Klasifikasi Naskah Dinas
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
J. Penggunaan Kertas dan Amplop Kertas dan amplop merupakan media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi 1. Kertas Surat a. Penggunaan Kertas 1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan dan dokumen pelaporan. 2) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga net yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merupkan satu berkas arsip. 3) Naskah dinas yang bernilai guna sekunder atau permanen, harus menggunakan kertas dengan standar kertas permanen: a) Gramatur minimal 70 gram/m2 b) Ketahanan sobek minimal 350 mN c) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18 (metode MIT) d) pH pada rentang 7,5 – 10 e) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg f) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa minmal 5 4) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri atas : a) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x 330 mm; 175
b) Naskah dinas korespodensi menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci); c) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci); d) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci); e) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci);
2. Amplop Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar lembaga. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan lembaga, diatur sesuai dengan keperluan lembaga masing-masing dengan mempertimbangkan efisiensi. a. Ukuran Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman naskah dinas disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan. b. Warna Amplop naskah dinas menggunakan kertas berwarna putih atau coklat muda. c. Penulisan Pengirim dan Tujuan Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim berupa lambang negara/logo lembaga, nama lembaga/jabatan, serta alamat lembaga, sedangkan alamat tujuan naskah dinas ditulis lengkap dengan nama jabatan/lembaga dan alamat lembaga. 176
d. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul
Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat. Pada amplop yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop.
177
K. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung 1. Jarak spasi Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian, estetika, banyaknya isi naskah dinas dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a. Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi. b. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua adalah satu spasi. c. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
2. Jenis dan Ukuran Huruf a. Jenis huruf yang digunakan pada kop naskah dinas adalah tahoma 12. b. Jenis huruf yang digunakan untuk naskah dinas arahan adalah bookman old style 12. c. Jenis naskah dinas lainnya menggunakan huruf arial 12.
3. Kata Penyambung Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak 178
digunakan untuk pergantian bagian.
Contoh Format Penulisan Kata Penyambung Pada Halaman 1 Baris Paling Bawah adalah media…
Kata pertama pada halaman adalah media elektronik …dst.
2
baris paling
atas kiri
L. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu: 1. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi dibawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurangkurangnya 2 cm dari tepi atas kertas; 2. ruang tepi bawah: paling sedikit 2,5 cm dari tepi bawah kertas; 3. ruang tepi kiri: paling sedikit 3 cm dari tepi kiri kertas; dan 4. ruang tepi kanan: paling sedikit 2 cm dari tepi kanan kertas. 179
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
M. Nomor Halaman Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
N. Tembusan Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut.
O. Lampiran Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.
P. Penggunaan Logo Lembaga/Lambang Negara Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
180
1. Penggunaan Lambang Negara Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut: a. Lambang Negara digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi; b. Lambang Negara digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh Ketua, Wakil Ketua, Anggota DPD RI; c. Lambang Negara dapat digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama Ketua, Wakil Ketua, Anggota Dewan Perwakilan Daerah DPD RI; d. Lambang negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada naskah dinas.
2. Penggunaan Logo a. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai identitas lembaga agar publik lebih mudah mengenalnya; b. Setiap lembaga wajib memiliki logo sebagai identitas lembaga; c. Logo digunakan oleh pejabat berwenang selain pimpinan tertinggi pada lembaga pemerintah baik pusat maupun daerah dan sekretariat lembaga negara; d. Logo ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada naskah dinas.
3. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar kementerian/kabupaten/kota (di dalam negeri), logo yang dimiliki lembaga masing-masing diletakkan di atas map naskah perjan181
jian.
Q. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan Penggunaan Cap 1. Pengaturan Paraf Dinas a. Pembubuhan Paraf Secara Hierarkhis. 1) Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya; 2) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf; 3) Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya; dan
KOLOM PARAF HIERARKHIS UNTUK ESELON II
182
KOLOM PARAF HIERARKHIS UNTUK ESELON I
KOLOM PARAF HIERARKHIS UNTUK PIMPINAN DPD RI
b. Pembubuhan Paraf Koordinasi. Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK ESELON II
183
KOLOM PARAF KOORDINASI UNTUK ESELON I
2. Penggunaan Cap a. Pengertian Cap Cap adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol suatu lembaga. Cap digunakan untuk pengabsahan naskah dinas. Cap dinas dibagi menjadi dua, yaitu: 1) Cap Jabatan Cap jabatan adalah cap yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas. 2) Cap Lembaga Cap lembaga adalah cap yang memuat lambang negara/ logo lembaga yang digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas.
a. Bentuk Cap 1) Cap Jabatan Untuk lembaga, menggunakan tinta berwarna ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut:
184
2) Cap Lembaga Bentuk dan spesifikasi cap lembaga dengan logo adalah sebagai berikut: Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = + 0,8 mm dan R2 = R3 = + 0,2 mm.
185
b. Penggunaan Cap untuk Naskah Dinas Sangat Rahasia Cap yang digunakan untuk naskah dinas yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi (naskah dinas sangat rahasia) sebaiknya menggunakan cap yang dicetak timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian.
R. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan naskah dinas atau bagian mana dari naskah dinas tersebut yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat. 1. Pengertian a. Perubahan Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan. b. Pencabutan Pencabutan adalah mencabut naskah dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang- undangan yang lebih tinggi, khusus, atau naskah dinas yang baru ditetapkan. c. Pembatalan Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi naskah dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam naskah dinas yang baru. d. Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas 186
yang baru.
2. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat a. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang setingkat atau lebih tinggi. b. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. c. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.
187
BAB IV PENGAMANAN NASKAH DINAS
188
A. Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas
1. Klasifikasi Keamanan Naskah Dinas Kategori klasifikasi keamanan untuk naskah dinas Sekretariat Jenderal, terdiri atas : a. Sangat rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara; b. Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara. Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi; c. Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan d. Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.
2. Hak akses naskah dinas a. Naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas hak akses diberikan kepada pimpinan DPD RI dan atau Pimpinan Sekretariat dan yang setingkat dibawahnya apabila sudah diberikan izin; dan b. Naskah dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberi189
kan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berkepentingan. B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses 1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia. Untuk kode derajat klasifikasi: a. Naskah dinas Sangat Rahasia diberikan dengan menggunakan tinta warna merah;
kode ‘ S R ’
b. Naskah dinas Rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah dinas Biasa/Terbuka gan menggunakan tinta hitam.
diberikan
kode ‘B’
den-
2. Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia a. Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan naskah dinas dilakukan oleh unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas dan fungsi berkaitan dengan ketatausahaan. b. Usulan pemberian kode derajat klasifikasi keamanan ditetapkan oleh unit kerja pengolah. c. Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dikoordinasikan dengan unit kerja teknis terkait yang berfungsi ketatausahaan. 190
d. Untuk penomoran surat yang membutuhkan pengamanan tinggi, diperlukan penulisan kode khusus yang tidak mudah untuk diingat.
e. Pengarsipan 1) Untuk surat yang sifatnya Sangat Rahasia (SR) dan Rahasia (R) diarsipkan di unit pengolah dengan catatan koordinasi di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan. 2) Untuk surat yang sifatnya Terbatas (T) dan Biasa (B) diarsipkan di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan sebagai arsip setelah menerima nomor surat. Surat yang diarsip adalah yang memiliki paraf hirarki dan diarsip dengan mengunakan metode Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dari ANRI yang akan diberlakukan 2016.
191
BAB V KEWENANGAN PENANDATANGANAN
192
A. Penggunaan Garis Kewenangan Garis kewenangan digunakan sebagai pelimpahan tanggung jawab jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang.
B. Penandatanganan Penandatangan naskah dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan empat cara, yaitu :
1. Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggung-jawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Contoh Format Atas Nama (a.n.) :
193
2. Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b) digunakan setelah atas nama (a.n.). pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. Contoh Format Untuk Beliau (u.b.) :
3. Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatangan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut : a. Pelaksana Tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. c. Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang ditandatanganinya. Contoh format Pelaksana Tugas (Plt.) : 194
4. Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatangan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut : a. Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya. Plh. tidak berwenang menandatangani kebijakan yang sifatnya strategis misalnya keputusan yang mengikat seperti pembuatan Sistem Kerja Kepegawaian (SKP), penetapan surat keputusan dan penjatuhan hukuman disiplin. b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. c. Plh. mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatanganinya kepada pejabat definitif. Contoh format Pelaksana Harian (Plh.) : C. Kewenangan Penandatanganan Ketentuan kewenangan penandatanganan di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai berikut : 1. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas antar/keluar instansi pemerintah yang bersifat kebijakan / keputusan/ arahan berada pada Sekretaris Jenderal DPD RI atau Wakil Sekretaris Jenderal DPD RI yang bertindak atas nama Sekretaris Jenderal DPD RI; 195
2. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan / arahan dapat diserahkan / dilimpahkan kepada pejabat eselon II atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
196
MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGAN NASKAH DINAS
197
D. Ruang Tanda Tangan Ruang tanda tangan adalah tempat tulisan pada bagian kaki naskah yang memuat nama jabatan (misalnya : Ketua DPD, Wakil Ketua DPD, Ketua Alat Kelengkapan, Wakil Ketua Alat Kelengkapan, Anggota DPD, Sekretaris Jenderal, dan Wakil Sekretaris Jenderal) yang dirangkaikan dengan nama lembaga negara yang dipimpin. Cara penulisan : 1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat terakhir; 2. Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh disingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil, misalnya kartu dan identitas instansi; 3. Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua dan ketiga (setelah a.n. dan u.b.) boleh disingkat, misalnya DPD RI dan sebagainya; 4. Nama jabatan pada naskah dinas yang bersifat mengatur dan tidak mengatur, ditulis dengan huruf kapital; 5. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 4 spasi; 6. Nama pejabat yang menandatangani Naskah Resmi dan Surat Dinas yang bersifat mengatur, dan tidak mengatur ditulis dengan huruf kapital; dan 7. Jarak ruang tanda tangan dengan tepi kanan kertas ± 3 cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang. Contoh Ruang Tanda Tangan :
198
BAB VI PENGENDALIAN NASKAH DINAS
199
Pengaturan tentang pengendalian naskah dinas merupakan tahapan lanjutan dari penyusunan naskah dinas. Pengendalian naskah dinas harus diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut:
A. Naskah Dinas Masuk
1. Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari orang/lembaga lain. Prinsip penanganan naskah dinas masuk: a. Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di Bagian Tata Usaha Biro Administrasi atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. b. Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Bagian Tata Usaha Biro Administrasi. c. Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di Bagian Tata Usaha Biro Administrasi.
2. Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. Penerimaan Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B). b. Pencatatan 1) Naskah dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. 200
2) Pengendalian naskah dinas dilakukan dengan registrasi naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas. Registrasi dinas meliputi: a) Nomor urut. b) Tanggal penerimaan. c) Tanggal dan nomor naskah dinas. d) Asal naskah dinas. e) Isi ringkas naskah dinas. f) Unit kerja yang dituju. g) Keterangan. 3) Sarana pengendalian naskah dinas antara lain dapat berupa: a) Buku Agenda Naskah Dinas Masuk. b) Kartu kendali. c) Takah (map jepit yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat yang bersangkutan). d) Agenda Elektronik. c. Pengarahan 1) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada unit pengolah yang dituju. 2) Pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori biasa/ terbuka dilakukan dengan membuka, membaca dan memahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas untuk mengetahui unit pengolah yang akan menindaklanjuti naskah dinas tersebut. d. Penyampaian 201
1) Naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian naskah dinas. 2) Bukti penyampaian naskah dinas masuk memuat informasi tentang: a) Nomor urut pencatatan. b) Tanggal dan nomor naskah dinas. c) Asal naskah dinas. d) Isi ringkas naskah dinas. e) Unit kerja yang dituju. f) Waktu penerimaan. g) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah. 3) Bentuk bukti penyampaian naskah dinas dapat berupa: a) Buku ekspedisi. b) Lembar tanda terima penyampaian. B. Naskah Dinas Keluar 1. Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yang dikirim ke orang/lembaga lain. Prinsip pengendalian naskah dinas keluar: a. Pengiriman naskah dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di Bagian Tata Usaha Biro Administrasi atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk naskah dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf unit pengolah.
b. Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi: 1) Nomor naskah dinas; 202
2) Cap dinas; 3) Tandatangan; 4) Alamat yang dituju; dan 5) Lampiran (jika ada).
2. Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. Pencatatan 1) Naskah dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian naskah dinas keluar. 2) Pengendalian naskah dinas keluar dilakukan dengan registrasi naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas keluar. Informasi sarana pengendalian naskah dinas keluar meliputi: a) Nomor urut. b) Tanggal pengiriman. c) Tanggal dan nomor naskah dinas. d) Tujuan naskah dinas. e) Isi ringkas naskah dinas. f) Keterangan.
3) Sarana pengendalian naskah dinas keluar antara lain dapat berupa: a) Buku Agenda Naskah Dinas Keluar. b) Kartu kendali. c) Takah. d) Agenda Elektronik. 203
b. Penggandaan 1) Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. 2) Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak. 3) Penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi keamanannya sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara ketat.
c. Pengiriman 1) Naskah dinas keluar yang akan dikirimkan oleh unit pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor naskah dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan: Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas (T), dan Biasa (B). 2) Khusus untuk naskah dinas dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T) dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. 3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut naskah dinas dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p’ (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.
d. Penyimpanan dan Pengarsipan 1) Kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan yang berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah dinas keluar. 204
2) Pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan naskah dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya. 3) Untuk surat yang sifatnya Sangat Rahasia (SR) dan Rahasia (R) diarsipkan di unit pengolah dengan catatan koordinasi di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan. 4) Untuk surat yang sifatnya Terbatas (T) dan Biasa (B) diarsipkan di unit kerja teknis yang berfungsi ketatausahaan sebagai arsip setelah menerima nomor surat. Surat yang diarsip adalah yang memiliki paraf hirarki dan diarsip dengan mengunakan metode Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dari ANRI yang akan diberlakukan 2016. 5) Penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas masuk yang memiliki informasi atau subyek yang sama.
SEKRETARIS JENDERAL,
SUDARSONO HARDJOSOEKARTO NIP. 195711251983031001 205
206
