DAFTAR ISI
Contents PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 5 A. RINGKASAN EKSEKUTIF APLIKASI HOTELMU ................................................................................... 5 PENJELASAN TEKNIS APLIKASI ................................................................................................. 6 A. ALUR APLIKASI DAN SKEMA INFRASTRUKTUR .................................................................................. 6 B. MODUL APLIKASI............................................................................................................................. 8 C. TAMPILAN ANTAR MUKA ................................................................................................................ 12 D. TAMPILAN LAPORAN ...................................................................................................................... 16 E. TEKNOLOGI PENDUKUNG APLIKASI ................................................................................................ 17 BIAYA PENGADAAN ...................................................................................................................... 18 A. BIAYA PERANGKAT LUNAK ............................................................................................................. 18 PENUTUP........................................................................................................................................... 21
BAB Pendahuluan 1 A. Ringkasan Eksekutif Aplikasi HotelMU
Aplikasi HotelMU adalah aplikasi sistem informasi hotel yang disediakan secara Cloud ataupun on premise HotelMU hadir dengan tujuan untuk sistem reservasi perhotelan yang tersusun atas modul-modul front office dan back office untuk mempermudah dalam perencanaan, pengelolaan, dan pengaturan transaksi yang ada di dalam hotel. Aplikasi HotelMU dibangun dengan menggunakan teknologi berbasis web, dengan bahasa pemograman bebas lisensi, sistem operasi independen serta database yang bebas lisensi juga. Berikut adalah teknologi yang digunakan dalam membangun aplikasi ini :
Programming
Licence
Description
PHP, HTML,Javascript,XML, Ajax
X
Open source
Web Browser (IE,Mozilla,Google
X
Free License
Open source
Language Client Interface App
Chorme, dll) Server Database
MySQL
X
Client Operating
MS Windows XP / Linux
/X
Linux
X
System Server Operating
Open source
System
Aplikasi HotelMU ini dibangun secara modular, sehingga cakupan aplikasi dapat dilihat dari modul yang dikembangkan. Kedalaman cakupan dari setiap modul dapat terlihat dari sub modul dari setiap modul yang dikembangkan. Modul yang ada dalam aplikasi HotelMU ini akan dijelaskan lebih rinci didalam Bab 2. Penjelasan Teknis Aplikasi.
BAB 2
Penjelasan Teknis Aplikasi
A. Alur Aplikasi Dan Skema Infrastruktur
(Gambar 2.1 Alur cek in )
(Gambar 2.2 Alur Guest In House )
(Gambar 2.3 Alur Reservation )
Penggunaan Aplikasi HotelMU ini dapat digambarkan dengan skema infrastruktur sebagai berikut :
( Gambar 2.4 Dedicated )
B. Modul Aplikasi Dengan menyadari bahwa banyaknya kemungkinan perbedaan proses bisnis dan kebijakan manajemen dari setiap Hotel, sehingga setiap implementasi sistem Hotel proses kustomisasi seperti perubahan logic pemograman, layout tampilan aplikasi, maupun struktur database tidak bisa dihindari. Oleh karena itu aplikasi HotelMU dibangun dengan sistem modular dimana setiap fungsi besar aplikasi dibuat didalam sebuah modul, dan kemudain modul-modul tersebut diintegrasikan satu sama lain menjadi sebuah sistem aplikasi yang terintegrasi. Keuntungan dengan menggunakan sistem modular adalah apabila terdapat perbedaan alur kerja aplikasi dari sebuah fungsi, maka pengembang hanya perlu merubah modul yang berhubungan dengan fungsi yang bersangkutan, sehingga waktu pengerjaannya bisa lebih cepat dan mengurangi resiko terjadinya error pada fungsi lain gakibat perubahan yang dilakukan.
Aplikasi HotelMU mempunyai beberapa fungsi besar yang digambarkan dalam setiap modul sebagai berikut : 1.
Setting Modul ini mempunyai beberapa sub modul :
2.
User & Group ,
Password,
Otoritas,
Header/Footer Guest Bill,
Logo Hotel,
Data Hotel
Log User
Master Modul ini mempunyai beberapa sub modul :
3.
Room Type,
Room Status,
Room Amenities,
Room Plan,
Room Rates, .
Room Rates Breakdown
Rates Discount
CheckIn-Checkout,
Rekening Kas & Bank,
Daftar Bank,
Settlement EDC,
Daftar Karyawan,
Room Breakdown,
Data Property,
Business Partner/Source.
dll
Registrasi Registrasi terdiri dari modul :
CheckIn Single Room,
CheckIn Multi Room ,
CheckIn Booking,
Room View
4.
Booking Registrasi terdiri dari modul :
5.
Booking Guaranteed,
Booking Non Guaranted,
List Booking,
Pembayaran DP,
Void Booking
Guest In House Guest In House terdiri dari modul :
6.
Guest House in List,
Add Room,
Move Room,
Extracharges,
Guest Bill Info,
Message,
History Guest,
Foto Tamu,
Foto Dokumen.
Kasir Guest In House terdiri dari modul :
Receipt Payment,
Open/Close Transaksi,
House Bank
7.
Koreksi Folio
8.
Night Audit
9.
Outet Posting
10. GRM GRM terdiri dari modul :
List Guest,
Guest Merge,
Guest Statistic.
11. Adminstrasi Administrasi terdiri dari modul :
Penerimaan uang (non transaksi),
Pengeluaran uang (biaya-biaya)
12. Info & Log Book Log Book terdiri dari modul :
Log Book,
Info Telp Pegawai,
Info Telp Eksternal
13. House Keeping (Room Status) 14. Laporan Laporan terdiri dari modul :
Guest Bill,
Comission Report,
Room Inventory,
Monthly Forecasting,
Actual Arrival,
Actual Departure,
Penjualan Kamar,
Penjualan Extracharges,
Laporan Deposit,
Outstanding Bill,
Void Histories.
15. BackOffice Laporan terdiri dari modul :
Piutang, Hutang,
Transaksi Pemasukan dan Pengeluaran terkait biaya-biaya,
Laporan Kas dan Bank,
Laporan Laba/Rugi Hotel,
Laporan Outstanding Bill.
C. Tampilan Antar Muka
Home
Front Office
Message and Chatting
Setting
GRM
Kasir Pembayaran
Registrasi
Guest In House
Reservasi
D. Tampilan Laporan
E. Teknologi Pendukung Aplikasi HotelMU merupakan aplikasi yang berbasis web dengan ditunjang aplikasi lain sebagai berikut: -
MySQL sebagai database server
-
PHP, Java, XML, HTML sebagai bahasa pemograman
-
Apache sebagai web server
-
Konqueror (linux) atau Firefox (windows) sebagai aplikasi client
-
Debian-Linux sebagai operating system server
BAB 3
Biaya Pengadaan
A. Biaya Perangkat Lunak Biaya Pengadaan perangkat lunak aplikasi Sistem Informasi Hotel kami tawarkan dalam dua skema, yaitu : 1. Cloud System , dengan rincian sbb : a. Biaya Aplikasi
TO BE DISCUSSED
b. Implementasi dan training di lokasi Hotel
TO BE DISCUSSED
2. On Premise , dengan rincian sbb : a. Biaya Aplikasi
TO BE DISCUSSED
b. Biaya Instalasi, Implementasi dan Training
TO BE DISCUSSED
c.
TO BE DISCUSSED
Maintenance Support Fee ( yearly )
*Total Biaya belum termasuk Pajak. Harga dapat berubah jika terdapat penyesuaian bisnis proses aplikasi diluar yang sudah disediakan. Untuk harga Implementasi dan Training disesuaikan dengan kesepakatan. Biaya implementasi yang di haruskan berkunjung ke lokasi hotel, untuk biaya akomodasi ( penginapan, makan, laundry ) dan biaya transportasi (lokasi hotel-bandung PP) selama masa implementasi di tanggung oleh pihak hotel dan ditagihkan setelah kunjungan selesai. Harga aplikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan modul-modul dari pihak Hotel.
Berikut deliverable items yang kami berikan : Fase
Deliverable Items
Tipe
Deskripsi - Mendokumentasikan semua
Defining
Konsultasi business
Requirements
process
prosedur/kebijakan yang akan di terapkan - Menganalisa prosedur/kebijakan tersebut, agar dapat diakomodir dalam mapping logika aplikasi HotelMU - Memberikan konsultasi/masukan dengan E
maksud mempersingkat proses bisnis yang ada, baik di prosedur manual maupun aplikasi. - Menyepakati semua prosedur/kebijakan yang telah ditetapkan pada formal meeting, yang akan didokumentasikan dalam Minutes of Meeting dokumen.
Process flow diagram
HCD
Menyimpulkan bussiness process / workflow dan bagaimana sofware akan mendukungnya Installasi server untuk aplikasi intranet portal
Implementation Installasi Base OS, webserver & DBserver
yang meliputi : SW
-
Base OS (Linux)
-
Web server ( Apache)
-
DBServer
Karena software dibangun dengan menggunakan metoda modular prototyping
Progress Report HCD
dimana setiap modul selesai dibangun akan diadakan unit testing, maka laporan kemajuan development software dilakukan permodul.
Test &
Beta version software
SW
Integration
Beta version software akan release setelah semua modul selesai di bangun Final software relese setelah semua proses
Final Software
SW
testing untuk semua modul yang disepakati selesai dilakukan. Proses ini juga meliputi installasi software.
Complete Software termasuk didalamnya Acceptance
Complete Software
SW
source code akan di bundel kedalam bentuk CD.
Technical Documentation
HCD
Dokumentasi teknis aplikasi berikut cara installasi Dokumentasi software meliputi :
Manual Aplikasi
HCD
- Manual installasi software - Manual penggunaan software - Training penggunaan aplikasi diberikan
Training
kepada end user sebagai pengguna aplikasi - Training dilakukan untuk beberapa orang E
yang menangani proses administrasi dan troubleshooting server - Training untuk sistem cloud ataupun on premise dilakukan dengan cara remot, menggunakan skype & teamviewer Proses free maintenance dilakukan untuk
Maintenance
menangani kerusakan yang bersifat logical
Free maintenance
error. Dan tidak menangani kerusakan yang disebabkan oleh human error atau kerusakan E
hardware. Untuk skema pembiayaan KSO, maintenance akan dilakukan secara gratis selama masa kerjasama.
Keterangan : HCD = Hard Copy Document
SW = Software
E = Event
BAB 4
Penutup
Dalam pengelolaan manajemen hotel, dukungan teknologi informasi jelas akan sangat berarti banyak. Pada akhirnya, pemanfaatan IT dalam manajemen HotelMU akan memberikan efesiensi yang signifikan, serta kepuasan kepada pelanggan ( customer satisfaction ) dalam hal ini tamu yang menggunakan jasa Hotel. Proposal ini secara eksklusif diajukan kepada pihak Hotel, Kami berharap dari proposal yang dikirimkan dapat memberikan masukan positif dalam pengembangan Sistem Informasi hotel, dan kami sangat menantikan undangan untuk mempresentasikan aplikasi HotelMU ditempat Anda. Terima Kasih
CV. Kawatama Sinergi
