WERKPLAN
Benthuizen Boskoop Hazerswoude Koudekerk a/d Rijn Waddinxveen AURELIA VPTZ Postbus 2 2390 AA Hazerswoude Dorp Tel. 06 514 457 26
[email protected] www.vptzaurelia.nl KvK: 28086286 Rabobank:NL69RABO0 3753 55 251
ANBI: 8155.55.106
Als sterven dichtbij komt
2015
Inleiding Het werkplan 2015 vormt de concretisering van het laatste jaar van het ‘meerjaren-beleidplan 2010 – 2015’ en sluit aan op de behaalde resultaten van de voorgaande jaren en werkt toe naar de gekozen einddoelstellingen voor 2015. In 2014 is het team coördinatoren tijdelijk uitgebreid naar 4. Deze uitbreiding kent verschillende redenen. 1. De uitbreiding is gekoppeld aan de naamswijziging en houdt daarmee verband met de gewenste extra aandacht, die wij in de samenleving willen hebben en houden om een goede naamsbekendheid te verwerven. 2. Daarnaast hebben de laatst bijgekomen coördinatoren aangegeven vanwege andere bezigheden voor de VPTZ gemiddeld 8 uur per week beschikbaar te hebben. In 2014 is voortvarend het plan voor een toekomstbestendige VPTZ verder vormgegeven. Na de naamsverandering zijn extra activiteiten ingezet om de nieuwe naam snel in te laten burgeren. Rond de jaarwisseling hebben alle relaties daartoe bericht gekregen over de naamswisseling. En enkele maanden daarna is de nieuwe folder in de regio breed verspreid. Ook in onze nieuwsbrief is hier aandacht aan besteed. In de loop van 2014 is een nota ‘fondsenwerving’ vast gesteld. Aansluitend is voor 2015 een start gemaakt met het verwerven van extra financiële middelen. De werving van nieuwe vrijwilligers en spreiding over het werkgebied is eind 2014 verder vorm gegeven, maar heeft nog niet geleid tot het gewenste resultaat. Het aantal zorgaanvragen blijft jaarlijks toenemen en zal naar verwachting vanwege het huidige zorgbeleid, waarbij oudere inwoners langer thuis blijven wonen, verder toenemen. Landelijk wordt voor de VPTZ gestreefd naar een eenduidig kwaliteitsbeleid dat past bij een vrijwilligersorganisatie. Onze stichting participeert sinds het begin in deze werkgroep, die het landelijk bestuur en de ledenraad hierin adviseert. Daarnaast moet eind 2014 het ‘bij de handje’ zijn omgebouwd tot ons nieuwe kwaliteitsbeleid, dat aansluit op de landelijke tendens. Daartoe is in 2014 is meegewerkt aan het ontwerpen en uitproberen van een tevredenheidsonderzoek bij nabestaanden, dat periodiek gebruikt moet gaan worden naast de evaluatiegesprekken na afloop van een zorg. Ook in de organisatorische vormgeving is sprake van een voortschrijdend inzicht en wordt gestreefd naar zogenoemde ‘beide organisatie’. Met een collega instelling is over deze wens gesproken en geïnformeerd naar mogelijkheden tot samenwerking om dit te kunnen realiseren.. Het geheel moet de komende jaren zicht geven op de manier waarop onze stichting naar de toekomst kan blijven voortbestaan en een goede basis vormt voor een nieuw vijfjaren beleid voor 2016 tot 2020.
Namens het bestuur Gerard Kulker voorzitter
Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
2
Zichtbaar aanwezig in de samenleving. VPTZ wordt landelijk gezien als gemeenschapszorg, wat zichtbaar wordt in de aanwezigheid van Aurelia in de samenleving. Als partner van de mantelzorg en als samenwerkingspartner met de professionele zorg is Aurelia een niet weg te denken schakel in de zorg voor terminaal zieken en hun naasten. Deze werkwijze geeft een draagvlak in de samenleving, waarbij de samenleving van haar kant bijdraagt aan het in stand houden van Aurelia. Door vrijwilligers die in de samenleving worden geworven, maar ook met financiële giften. In september 2014 is gestart met een maandelijks Café Aurelia, terwijl Aurelia ook zichtbaar aanwezig was op een aantal jaarmarkten. Stand van zaken In 2014 is de PR werkgroep omgevormd naar twee aandachtsfunctionarissen voor de PR. Te weten een coördinator en een bestuurslid. Vanwege het vertrek van de coördinator eind 2014 zal in plaats daarvan het bestuurslid met de portefeuille PR regelmatig deelnemen aan de coördinatorenvergadering om de PR acties vorm en inhoud te geven. Dit betreffen activiteiten zoals: - Voorlichting aan de achterban en andere groepen in de samenleving met als doelstellingen: de naamsbekendheid bevorderen en het werven van vrijwilligers gespreid over de regio. - Aandacht voor Aurelia in het nieuws door het plaatsen van artikelen in de plaatselijke pers. - Twee keer per jaar aanvullen van de folders op openbare plaatsen en bij organisaties waarmee wij samenwerken. In 2014 is een goede samenwerking gegroeid met Participe en Palet Welzijn als mantelzorg organisaties. Er zijn ook gezamenlijk een aantal activiteiten ondernomen. De werkrelatie met onze ketenpartners in de zorg is goed te noemen. Dit blijkt onder andere uit de verwijzingen en samenwerking rond onze cliënten en hun nabestaanden. De wisseling in ons werkgebied aan zorgaanbieders zien we als een uitdaging om bij iedereen goed in beeld te zijn en onze cliënten goed te kunnen bereiken. Onder het motto ‘een tevreden mantelzorger’ is ambassadeur van de VPTZ, wordt tijdens de zorg regelmatig afgestemd met cliënt en mantelzorg over onze inzet, terwijl bij afsluiting de zorg wordt geëvalueerd. Eind 2014 heeft een eerste proef plaatsgevonden met een tevredenheidonderzoek bij nabestaanden. Ten behoeve van een goed en voldoende passend vrijwilligersbestand blijven nieuwe vrijwilligers geworven en getraind worden en zijn er bijscholingsmogelijkheden voor bestaande vrijwilligers. Extra aandacht zal worden besteed aan: - een betere spreiding van onze vrijwilligers over ons werkgebied; - een uitbreiding van ons bestand aan vrijwilligers naar 30 om de toename van aanvragen te kunnen opvangen. Met collega VPTZen en hospices in de regio wordt samengewerkt en waar nodig vrijwilligers uitgeleend om continuïteit van de zorg in de thuissituatie te waarborgen. Einddoelstelling 2015 In het werkgebied Rijnwoude, Boskoop en Waddinxveen weten alle inwoners vanwege de verspreide folders, de regelmatige persberichten en andere PR activiteiten zoals genoemd in het PRplan ons eenvoudig te vinden. De VPTZ maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de zorgketen in ons werkgebied. Hiertoe hebben wij regelmatig rond de zorg contact met de huisarts en de thuiszorg. Naast de werkcontacten zijn er ook reguliere contacten t.b.v. het verspreiden van de folder en onze naamsbekendheid bij de medewerkers van huisartsen, thuiszorg, Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
3
ziekenhuizen, zorginstellingen e.a.. Aurelia zien zij als een belangrijke en waardevolle partner. De stichting beschikt over voldoende vrijwilligers uit de samenleving verspreidt over ons werkgebied, die regelmatig in zorg worden ingezet. Vanwege de huidige spreiding van onze vrijwilligers zal in 2015 extra aandacht worden besteed aan het werven van vrijwilligers in Waddinxveen, Koudekerk aan den Rijn en Hazerswoude Rijndijk.
Dienstbaar en op maat beschikbaar De VPTZ is d.m.v. een mobiel nummer telefonisch dag en nacht bereikbaar, terwijl een dienstrooster van de coördinatoren zorg draagt voor een dagelijkse beschikbaarheid. De VPTZ zorg kan door de cliënt zelf en zijn naasten worden aangevraagd, maar ook door de huisarts, ziekenhuis enzovoort. Voorafgaand aan de zorg vindt altijd een intakegesprek plaats tussen de cliënt en zijn naasten en een coördinator om de gewenste zorg op maat te kunnen leveren. Op basis van dit gesprek wordt een match gemaakt met beschikbare vrijwilligers. Regelmatig neemt de coördinator contact op met de cliënt en/of zijn naasten om te informeren of de inzet van de VPTZ naar wens verloopt en nog passend is. Aan het eind van de zorg vindt een evaluatie met de nabestaanden plaats. Op grond van de samenstelling van de Nederlandse bevolking, verwacht de VPTZ dat binnen een aantal jaar verschillende etnische bevolkingsgroepen gebruik zullen gaan maken van de VPTZ. Dit vraagt niet alleen kennis van de levenswijze en bepaalde gebruiken van deze Nederlanders, maar ook is het wenselijk dat op enige termijn in het vrijwilligersbestand van de VPTZ een afspiegeling terug te vinden is van de samenstelling van de Nederlandse bevolking. Daarnaast zal de wijziging in het zorgbeleid voor de komende jaren ervoor zorgen dat mensen van verschillende leeftijden met een lichamelijke of geestelijke handicap langer zelfstandig blijven wonen. Vanuit deze groep mag een toenemende aanvraag naar VPTZ verwacht worden. Stand van zaken In de notitie ‘toekomstbestendige VPTZ is aangegeven dat wij willen groeien naar ongeveer 30 zorgaanvragen per jaar. Hoewel we nog niet op dat niveau zitten, is er in de afgelopen jaren wel sprake van een toenemend aantal zorgvragen in ons werkgebied. Voornoemd streven vraagt ook een aanpassing van ons vrijwilligersbestand. Om over voldoende vrijwilligers te kunnen beschikken, zullen de komende jaren regelmatig wervingsacties plaatsvinden. Daarbij zal aandacht worden besteed aan een goede spreiding van vrijwilligers over ons werkgebied, omdat ons is gebleken dat er een relatie is tussen vrijwilligers, bekendheid en zorgaanvragen. De subsidieregeling kent geen vergoeding voor de ondersteuning aan cliënten wonend in een zorginstelling. Aurelia zal dergelijke aanvragen toch blijven honoreren. D.m.v. een landelijk project wordt momenteel bezien op welke wijze de onkosten van de VPTZ voor dergelijke aanvragen kunnen worden bestreden. In de introductie cursus wordt aandacht besteed aan gewoonten en rituelen in andere culturen. Doelstelling 2015 De VPTZ kent ondanks het toenemende aantal zorgaanvragen geen wachttijd of wachtlijst voordat de zorg wordt ingezet. Dit betekent dat na het eerste contact bij aanmelding de zorg begint op de dag dat de cliënt dat wenst. De ervaring heeft Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
4
geleerd dat op een uitzondering na - waar een directe inzet nodig is - doorgaans eerst een intake plaatsvindt, waarna de zorginzet wordt gerealiseerd. Uit de evaluaties na afloop van de zorg blijkt dat de inzet van de VPTZ in bijna alle situaties met minimaal een voldoende wordt gewaardeerd. Dit blijkt uit de evaluaties met de nabestaanden. Daarnaast anticiperen we in het nabestaanden tevredenheidsonderzoek dat landelijk in 2014 is uitgetest. Binnen de introductie cursus is het onderdeel kennis over gewoonten in andere culturen die in Nederland zijn vertegenwoordigd ingevoerd, zodat al onze vrijwilligers hiermee op de hoogte zijn. Waar nodig zal deze kennis d.m.v. een specifieke vrijwilligers bijeenkomst worden aangevuld.. Aurelia heeft binnen de regio Rijn en Veenstreek een goede samenwerking opgebouwd met collega instellingen. Met deze collega’s zijn voor de aanpalende regio’s afspraken gemaakt om de beschikbaarheid van vrijwilligers voor in de zorg ook in tijden van schaarste te kunnen waarborgen. Dat zelfde geld voor mogelijke knelpunten op het niveau van de coördinatoren. Door deze afspraken is elke zorgaanvraag te honoreren. Het project diversiteit is de afgelopen periode verder uitgebouwd. Richtte het zich aanvankelijk alleen op inwoners van Nederland met een andere culturele achtergrond, dan is dit project nu ook gericht op verzorgings- en verpleeghuizen; mensen met psychische of fysieke gebreken. Vanuit de project aanpak zijn een aantal modulen landelijk beschikbaar, die duidelijk maken op welke wijze de VPTZ kan inspelen op behoeften aan ondersteuning in de laatste levensfase voor deze groepen in onze samenleving. Een en ander heeft consequenties voor de aanwezige kennis van onze vrijwilligers, maar ook voor de samenstelling van ons vrijwilligers bestand. Dit dient een afspiegeling te zijn van de samenleving in ons werkgebied.
Kwaliteit van ondersteuning in de thuissituatie De landelijke VPTZ kent een kwaliteitsbeleid dat is opgebouwd volgens een vastomlijnd schema. Onze VPTZ heeft op basis van dit landelijk model een eigen kwaliteitsbeleid geformuleerd. Het landelijke beleidskader is in bijlage 1 bijgevoegd. Daarnaast is er een landelijke werkgroep actief om voor de VPTZ als geheel een kwaliteitsbeleid te formuleren. Aurelia participeert in deze werkgroep en zal daarnaast ons huidige kwaliteitsbeleid zodanig omvormen dat zij aansluit op de landelijke kwaliteitsnormen. Stand van zaken AURELIA kent een vorm van kwaliteitsbeleid, die is vormgegeven in het zogenaamde ‘Bij de handje’. Om een goede aansluiting op het landelijke kwaliteitsbeleid mogelijk te maken, participeert AURELIA in de landelijke werkgroep kwaliteit. Eind 2014 heeft Aurelia deelgenomen aan een landelijke test van een tevredenheidonderzoek onder nabestaanden.
Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
5
Doelstelling 2015 Ons kwaliteitsbeleid draagt er aan bij dat AURELIA VPTZ zich profileert als een lerende organisatie1. Met collega organisaties zal in het kader van de regionale samenwerking regelmatig uitwisseling plaatsvinden, ter inspiratie van het eigen kwaliteitsbeleid. Er bestaat een goede balans tussen kwaliteit en kernmerken van de VPTZ als vrijwilligersorganisatie. Hierin wordt kritisch de landelijke ontwikkeling gevolgd op het gebied van het kwaliteitsbeleid. Met name wordt hiermee bedoeld het spanningsveld tussen eisen en voorwaarden aan de taken van de vrijwilliger en de kern van vrijwilligerswerk dat uitgaat van een eigen keuze en verantwoordelijkheid. Jaarlijks wordt door het dagelijks Bestuur een vrijwilligersbijeenkomst georganiseerd om met elkaar van gedachten te wisselen over het thema ‘kwaliteit binnen onze organisatie’. De afgelopen drie jaar heeft een dergelijke bijeenkomst plaats gevonden. ‘Het bij de handje’ is omgevormd tot een eigen kwaliteitshandboek.
Kennis van palliatief terminale situaties in een samenleving Onder het kopje ‘visie’ in het meerjarenbeleidplan 2010 – 2015 staat weergegeven hoe AURELIA kijkt naar sterven als onlosmakelijk onderdeel van het leven en in het bijzonder de plaats van de VPTZ. Om die rol waar te kunnen maken moet de VPTZ als vrijwilligersorganisatie voldoende kennis en vaardigheden bezitten. Hierbij dient zij: o voldoende complementair te zijn aan de professionele zorg; o ondersteunend en aanvullend te zijn naar de mantelzorg; o de menselijke factor in de zorg te representeren; o actueel zicht te blijven houden op ontwikkelingen in de zorg.
Voldoende complementair aan de professionele zorg Om het bovenstaande waar te kunnen maken, beschikken vrijwilligers voordat ze worden ingezet over een bepaalde basisvaardigheid, die zij in een zogenoemde introductiecursus zich eigen hebben gemaakt. Omdat wij leven in een dynamische en zich ontwikkelende maatschappij, wordt van vrijwilligers verwacht dat zij zich regelmatig bijscholen op bepaalde actuele thema’s en vaardigheden in de zorg. Daarnaast is er tijdens de zorginzet sprake van een goede afstemming tussen professionele zorg en vrijwillige zorgtaken. Deze afstemming vormt onderdeel van de evaluatie van de geboden zorg. Ondersteunend en aanvullend op de mantelzorg 1
Kenmerk van een lerende organisatie zijn: -
-
Open houding t.o.v. maatschappelijke en wetenschappelijke ontwikkelingen; dit is o.a. zichtbaar in het beleid voor deskundigheidsbevordering waaraan alle vrijwilligers jaarlijks deelnemen. Transparantie op alle niveaus in de organisatie. Dit is vormgegeven in de organisatie vorm en de nieuwsbrieven. Bij het handelen zichzelf de vraag stellen: Hoe kan het beter? Dit heeft haar vorm in de begeleidingsgesprekken en de evaluatie met de nabestaande na afloop van de zorg. Maar ook in vormen van intervisie. Afwijkingen in de dagelijkse gang van zaken gebruiken om beleid nader te bezien en waar nodig aan te passen. Door de veranderingen in de zorg, wordt enige druk uitgeoefend op de taken van de mantelzorg en daarmee op de taken van onze vrijwilligers. Zo hebben wij in 2014 een protocol morfinepomp aangenomen.
Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
6
De zorginzet wordt voorafgaand aan die inzet met de cliënt en zijn naasten besproken en op maat toegesneden. Daarnaast is er regelmatig contact tussen de coördinator en de cliënt en zijn mantelzorg over de gewenste en daadwerkelijke inzet. De menselijke factor representeren De menselijke factor wordt bepaald door het ‘er zijn’ voor de ander in samenhang met de mantelzorg vanuit een vrijwillige inzet. Het karakter van het typische vrijwilligerswerk bij de VPTZ staat hiervoor borg. Actueel zicht houden op ontwikkelingen in de zorg Tussen AURELIA en de professionele Thuiszorg en andere zorginstellingen is een goede relatie, die o.a. vorm en inhoud krijgt in een professionele inbreng in onze deskundigheidsbevordering. Daarnaast participeert Aurelia in het besturenoverleg van de regio Rijn & Veenstreek, die vertegenwoordigd is in het regionaal netwerk Palliatieve Zorg. Doelstellingen voor de jaren 2010 – 2015 De VPTZ kent een scala aan vormen van deskundigheidsbevordering voor haar vrijwilligers, die waarborgen dat alle vrijwilligers voldoende geschoold kunnen worden om hun vrijwilligers werk naar behoren te kunnen doen. In deze lijn verwacht Aurelia van alle vrijwilligers dat zij jaarlijks deelnemen aan verschillende vormen van interne en externe deskundigheidsbevordering. Regelmatige deelname aan de deskundigheidsbevordering maakt onderdeel uit van de zogenoemde om de twee jaar gehouden voortgangsgesprekken. Stand van zaken Van vrijwilligers van onze stichting wordt verwacht dat zij bereid zijn met enige regelmaat deel te nemen aan bijscholing en vrijwilligersbijeenkomsten. Dit wordt gerealiseerd. Het landelijk aanbod en de verschillende thema’s van de vrijwilligersbijeenkomsten voorzien in een breed scala aan deskundigheidsbevordering. Daarnaast wordt ook deelgenomen aan bijeenkomsten van collega instellingen. In de zogenoemde voortgangsgesprekken met vrijwilligers wordt o.a. gesproken over hun deelname aan bovengenoemde activiteiten en hun deskundigheid. Tot slot is onze VPTZ actief lid van de Landelijke Vereniging en zoekt in de regio’s waarin zij haar zorg aanbied samenwerking met andere soortgelijke organisaties. In het kader van het afsluiten van onze zorg d.m.v. een evaluatie met de mantelzorg is overwogen in hoe verre nazorg in de vorm van rouwverwerking vanuit de VPTZ een goede koppeling is? Omdat wij zorg in de thuissituatie verlenen, zijn wij van mening dat onze VPTZ hier vooral een signalerende en verwijzende functie heeft. Daarnaast is rouwverwerking te specialistisch van aard. Als AURELIA hebben wij er daarom voor gekozen een netwerk te onderhouden met professionals, die zich beroepsmatig inzetten op het gebied van rouwverwerking d.m.v. lotgenotengroepen, individuele ondersteuning en pastorale zorg. In dit kader is er een goede verbinding gemaakt met de rouw- en nazorg van de hospice Issoria.
Betrouwbaarheid en continuïteit Het al genoemde kwaliteitsbeleid, onze werkwijze en evaluaties met de klant en zijn naasten vormen ingrediënten van onze betrouwbaarheid. Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
7
De continuïteit wordt gewaarborgd door onze organisatie vorm, waarin het draagvlak naar de samenleving, via de diaconieën en andere vrijwilligers- en mantelzorg organities die actief zijn op het gebied van de zorg, een belangrijk onderdeel vormt om als AURELIA vitaal en betrokken te blijven. Daarnaast hebben wij een uitstekende relatie met verschillende collega organisaties. Onze samenwerkingsafspraken met hen staan borg voor zowel kwaliteit als continuïteit. Financieel is de continuïteit voor een deel gewaarborgd d.m.v. een landelijke subsidieregeling met aanvullend verbindingen in de samenleving (fondsenwerving), een steunstichting en de diaconie. In 2014 is daarom een nota ‘beleid fondsenwerving’ vast gesteld. Voor 2015 zal het DB de fondsenwerving ter hand nemen. Voor daarop volgende jaren zal een cie. fondsenwerving worden ingesteld. Doelstellingen voor de jaren 2010 – 2015 Het huidige kwaliteitsbeleid en de daarop gebaseerde werkwijze continueren, evalueren en waarnodig bijstellen en aansluiten op de landelijke norm. Onderhouden van een goede relatie als draagvlak in de samenleving waarin wij werkzaam zijn. Dit zal in 2015 haar vorm krijgen in verschillende PR activiteiten; de nieuwsbrief, maar ook het werven van donateurs en deze op een of andere manier betrekken bij de organisatie. Continueren en onderhouden van een goed samenwerkingsverband met collega organisaties in de regio. Het voeren van een goed financieel beleid met daaraan gekoppeld passende subsidie en fondsenwerving. Eind 2014 is een beleid voor de fondsenwerving opgesteld. In 2015 zal dit nader worden uitgewerkt naar een werkgroep die de activiteiten van het beleid jaarlijks vorm en inhoud zal geven. Continuïteit op bestuurlijk niveau waarborgen door tijdige aanvulling van het AB en de openstaande vacatures in het DB. Stand van zaken De basis voor een goede continuïteit vormt: voldoende aantal zorgaanvragen en voldoende financiële middelen. Hiervoor is een tweeledig plan van aanpak uitgewerkt dat binnen afzienbare termijn voldoende zicht moet geven op de reële haalbaarheid van de geformuleerde doelstellingen. Ook in het kader van het landelijke project ‘Goed Bestuur’ komen deze onderwerpen en ervaring hiermee met collega organisaties aan de orde. In oktober 2014 is de checklist opnieuw als instrument ingezet om de bestuurlijke organisatie in beeld te brengen. Op basis hiervan zal een verbeterplan worden opgesteld. Met de diaconieën uit Waddinxveen is een goede samenwerking gegroeid en met enige regelmaat wordt vanuit die diaconieën ons werk financieel gesteund. Er zijn nog geen diaconieën, die zich hebben aangemeld om aan het bestuur deel te nemen. Wel zijn de statuten in november 2914 aangepast om dit mogelijk te maken. Binnen het DB bestaan eind 2014 twee vacatures. De vacature van secretaris en algemeen adjunct. Wel is er via Participe een vrijwilliger gevonden, die Aurelia secretarieel ondersteunt. Omdat zowel de voorzitter als penningmeester hebben aangegeven in 2016 niet herbenoembaar te zijn, zal tijdig in de opvolging en het vullen van de vacatures moeten worden voorzien. Het streven is eind 2014 hiervoor kandidaten te hebben gevonden. Doelstellingen 2015 Genereren van jaarlijks voldoende zorgaanvragen, waarbij het uiteindelijke streven is een aantal van 30 of meer plaatsen per jaar te realiseren. Structureel voldoende aanvullende middelen verwerven d.m.v. fondsenwerving. (zie het beleid fondsenwerving) Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
8
Een organisatorische inbedding in de regio, die borg staat voor voldoende continuïteit. Het werven van donateurs en participatie in verschillende gemeentelijke werkgroepen maakt hier deel vanuit. Invullen van de openstaande vacatures in het DB, zodat de nieuwe kandidaten voldoende zijn ingewerkt als de voorzitter en penningmeester begin 2016 niet herkiesbaar zijn. Binnen Landelijke VPTZ wordt gestreefd naar zogenoemde ‘beide organisaties’. Hiermee wordt bedoeld dat een VPTZ organisatie bestaat uit zowel thuiszorg als hospice bedden. In 2014 is in dit licht overleg geweest met de hospice Alphen aan den Rijn en houdt Aurelia de mogelijkheid van een hospice in ons werkgebied open. In 2015 zal Aurelia zich verder beraden wat dit beleid betekent voor de organisatie en toekomst van AURELIA.
Tot slot 2015 is het jaar waarin de wijze waarop de continuïteit van AURELIA naar de toekomst veilig gesteld, vorm heeft gekregen. Het is hierbij vooral van belang dat twee doelstellingen zijn bereikt. Jaarlijks ongeveer 30 zorgaanvragen in combinatie met een voldoende potentieel aan vrijwilligers. Een financieel draagvlak op basis van subsidie en fondsenwerving dat het werken met een sluitende begroting mogelijk heeft gemaakt. Daarnaast blijft Aurelia zich inspannen om een goede kwaliteit van zorg te leveren. In het project ‘Goed Bestuur’ gebruikten we hiervoor onderstaand ideaalbeeld en uitleg.
Balans gevonden, In evenwicht, maar steeds opnieuw de ideale balans zoekend
Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
9
Bijalge 1
Kwaliteitsbeleid Inleiding In 2007 werd door het Landelijk Steunpunt VPTZ een werkdocument ‘Kwaliteit in VPTZ thuiszorgorganisaties en hospices’ gepresenteerd, welk document door onze stichting als werkdocument zal worden gebruikt om te komen tot een volwaardig en gedragen kwaliteitsbeleid. Daarnaast gaan we er ons van bewust dat elk kwaliteitsbeleid een cyclus kent van ervaringen opdoen; daarop terugkijken; er lering uittrekken en op basis van dit totaal aan indrukken waar nodig het beleid aanscherpen. Daarmee is kwaliteit geen gestold gebeuren, maar eerder een ‘op reis zijn’. Waarbij het belangrijk is als vrijwilliger onderscheidt te kunnen maken in wat voor een voorspoedige reis echt moet worden vastgelegd en waar juist flexibel moet kunnen worden ingespeeld op vragen van cliënt en mantelzorg passend bij jouw eigen kennis, kunde en mens zijn. In ons kwaliteitsbeleid gaan we uit van een schema dat bestaat uit vier met elkaar samenhangende segmenten.
Het schema Management: er wordt gewerkt vanuit een afspraken kader. 1.Garantie Maximaal 5 kritische punten, waarmee niet mag worden gesjoemeld.
2.Verbetering Hierin speelt een intrinsieke waarde een rol. Spel, plezier en uitdaging staan hier centraal om in de alledaagse gang van zaken ervaringen te delen en je voor te nemen waar het nog beter kan.
Leiderschap van degene die het initiatief neemt om op reis te gaan. 3.Transformatieproces Het proces van verandering en vernieuwing, maar ook van creativiteit en die inzetten op nieuw te ontginnen gebieden als rouwzorg, laatste zorg, spirituele zorg. 4.Essentie Dit is een reis naar de diepte: de essentie, het wezen of de kernwaarden van waaruit je de organisatie met elkaar vorm geeft. Kernvraag: Hoe was het in het begin, wat vonden we er toen van essentieel belang en hoe is het daar nu mee gesteld?
Management Op management- en organisatieniveau zijn een aantal afspraken gemaakt die als kader dienen voor de organisatie. Deze afspraken zijn vastgelegd in het zogenaamde ‘bijdehandje’.
Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
10
Leiderschap Leiderschap is niet per definitie binnen de VPTZ voorbehouden aan bestuur en coördinatoren. Natuurlijk hebben zij een voorbeeldfunctie en vertegenwoordigen en presenteren de VPTZ op allerlei niveaus en geven richting aan de dienstverlening en het handelen binnen de organisatie. Van elke medewerker binnen de organisatie wordt echter verwacht dat hij weet op welk moment van hem leiderschap wordt verwacht. Naar cliënt of mantelzorg, naar de organisatie of medewerkers in de organisatie.
1. Garantie Om dit onderdeel van het kwaliteitsbeleid vorm te kunnen blijven geven is het van belang dat er binnen de organisatie een sfeer heerst waarin het gebruikelijk is dat men elkaar op de verschillende niveaus mag aanspreken op de naleving van deze aspecten. Voor de vrijwilligers geldt een selectiebeleid dat vorm en inhoud wordt gegeven in de voor de inzet bij de cliënt verplicht te volgen basiscursus. In deze basiscursus worden praktische vaardigheden aangeleerd, maar er is ook ruimte en aandacht voor de houding en competenties waarmee elke vrijwilliger zijn inzet binnen de VPTZ vorm en inhoud geeft. Voor de coördinator geldt eveneens dat zij hetgeen in de basiscursus wordt geleerd, zelf in voldoende mate bij zichzelf herkent en een plaats heeft gegeven. Daarnaast beschikt een coördinator over organisatorische en leidinggevende kwaliteiten. Van bestuurders wordt gevraagd dat ze affiniteit hebben met de VPTZ en een zekere gedrevenheid om dit uit te dragen naar anderen. Daarnaast beschikken zij over bestuurlijke kwaliteiten, die zij voor de VPTZ willen inzetten binnen zowel het algemeen als het dagelijks bestuur. Respect van een ieder binnen de VPTZ voor de ander ongeacht zijn anders zijn in ziekte, ras, milieu of geloof/levensovertuiging. Vanuit dit respect voor de ander is het verboden te evangeliseren. Voldoende grenzen kunnen stellen aan zichzelf en anderen.
2. Verbetering Een sfeer van verbetering kenmerkt een lerende organisatie, zoals de VPTZ wil zijn. Centraal in deze sfeer staat de bereidheid te reflecteren op het eigen handelen en steeds met elkaar op zoek zijn naar mogelijke verbeteringen hierin. In een systeem van functioneringsgesprekken en evaluatiemomenten wordt antwoord gegeven op de volgende vragen: Hoe blijf je scherp op jezelf en op de dingen, die op de verschillende niveaus verbeterd kunnen worden? Voor de vrijwilliger: het niveau van de cliënt/gast; voor de coördinator: het niveau van de vrijwilliger; voor het bestuur: het niveau van de coördinator en organisatie. Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
11
Kun je als vrijwilliger, coördinator, bestuurslid benoemen waar je trots op bent en waar je plezier aan beleefd bij de dienstverlening aan elkaar binnen en buiten de organisatie? Waar wordt door jou of de organisatie vooral inspiratie uit geput?
3. Transformatie In de VPTZ gaat het steeds om zorg op maat. Dat betekent dat het aanbod, ook dat wat nieuw is of transformeert/verandert op maat dient te zijn. Vernieuwende kanten die op maat hun plek hebben gekregen: Complementaire zorg; spiritualiteit, massage. Sinds 2009 nemen we deel aan het project diversiteit in Midden-Holland. Doel van het project is verbinding maken met de allochtone medemens en ook hier VPTZ gaan inzetten. Nazorg: deze kan worden gegeven door aanwezig te zijn bij de begrafenis; de evaluatie van de zorg met de nabestaanden. Wij zijn geen plaats binnen de VPTZ voor rouwzorg. Die is te specifiek van aard en vraagt andere deskundigheden. Omdat wij wel vragen mogen verwachten op dit gebied, kent de VPTZ mogelijkheden voor rouwzorg in onze omgeving en draagt bij vragen zorg voor een warme verwijzing.
4. Essentie Als essentie van ons werk, die vrijwilligers een goed gevoel geeft, wordt genoemd: er zijn/nodig zijn; de kracht die het je geeft om dit te doen voor de ander; het vertrouwen dat de cliënt de vrijwilliger geeft; een goed (=zinnig) gesprek. Opmerkingen van andere aard: zorg in de thuissituatie is persoonlijker van aard dan in de hospice; de eerste keer in zorg gaan is anders dan wanneer je al een keer bent geweest.
De commissie kwaliteit Truus Hassefras Sjaan Bos Gerard Kulker 8 oktober 2009
Aurelia VPTZ
Werkplan 2015
27 oktober 2014
12
