Cursus Google Agenda
ict@InterEssen Lieve D’Helft ICT in het basisonderwijs
Auteur: Lieve D’Helft Titel: Cursus Google Agenda April 2013 © 2013, Lieve D’Helft
[email protected] Alle rechten voorbehouden. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en /of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.
ict@InterEssen Lieve D’Helft
2
Google Agenda 1. Inleiding Google Agenda is een Google-product waarmee je een online agenda kunt bijhouden. Je kan er eenvoudig afspraken mee maken, delen of plannen. Meerdere agenda’s toevoegen en beheren is eveneens mogelijk. Verder kan je ook taken toevoegen. 2. Waarom zou ik het gebruiken? Werkt snel en eenvoudig en volledig gratis! Je kan je agenda raadplegen op elk toestel met internetverbinding: PC, Tablet, Smartphone, SmartTv, … Offline toegang voor Google Agenda is mogelijk, maar dan moet je wel met de browser Google Chrome werken. Je kan afspraken in detail noteren (wat, wanneer, waar, omschrijving en bijlage toevoegen) Terugkerende en/of frequente afspraken kunnen makkelijk worden herhaald. Ingebouwde herinneringsmeldingen. Je kan kleuren toekennen per afspraak voor een duidelijk onderscheid. Je kan ook agenda’s delen met elkaar. Je kan mensen kunnen toevoegen of uitnodigen voor een afspraak. Een functie die automatisch tijdstippen voor afspraken geeft waarop iedereen aanwezig kan zijn. Maak gebruik van de ingebouwde takenplanner die bovendien ook in Gmail wordt weergegeven. Je kan meerdere sub-agenda’s aanmaken binnen je eigen agenda?
ict@InterEssen Lieve D’Helft
3
3. Het programma opstarten Je opent een webbrowser en surfen naar www.google.be.
In de zwarte balk kiezen we voor Gmail.
Vul je e-mailadres en wachtwoord in.
Klik op “Aanmelden”. ict@InterEssen Lieve D’Helft
4
Je komt nu in het hoofdscherm van je agenda terecht.
4. Wat vinden we op het hoofdscherm?
ZOEKVLAK
TAAK
AFSPRAAK
ict@InterEssen Lieve D’Helft
5
INSTELLINGEN TAKENLIJST
Kies zelf de weergave die jij het handigste vindt. Kies je voor een dag-weergave, een week-weergave of een maan-weergave. Dit deze keuze maak je met de volgende knoppen:
Om snel door je agenda te navigeren zijn er drie knoppen die het ons makkelijk maken.
Wanneer je op deze knop klikt, ga je automatisch naar de dag van vandaag in je agenda. Ga naar vorige dag, vorige week of vorige maand Ga naar volgende dag, volgende week, volgende maand Hoeveel afspraken en activiteiten erop één scherm getoond worden hangt af van de weergave instelling. Deze kan je zelf aanpassen door te kiezen voor:
ict@InterEssen Lieve D’Helft
6
5. Instellingen Hoewel je op dit moment al perfect met je agenda kan werken en kan je toch nog enkele aanpassingen doen zodat je agenda voor jou praktischer is. Hier enkele tips die voor jou handig kunnen zijn.
Je start altijd door op
te klikken en vervolgens op “Instellingen”.
Algemeen: Standaard vergaderduur: De standaard vergaderduur staat op 1 uur, maar deze kan je aanpassen.
Weersbepaling: Wanneer je hier je woonplaats ingeeft, zal Google voor je locatie weersbepalingen kunnen doen.
Nu moet je enkel nog aangeven of je het weer in je agenda wilt ontvangen.
Agenda’s: Meldingen: Je kan achter elke agenda kiezen voor meldingen.
ict@InterEssen Lieve D’Helft
7
Het volgende scherm verschijnt:
Hier kan je aangeven op welke manier en met welke tijdsbepaling je een melding wilt ontvangen voor dat een afspraak van start gaat. 6. Een afspraak invoeren Nu kan je een afspraak invoeren. Daarvoor klikje op de dag van de afspraak. Het volgende venster verschijnt:
Bij “Wat:” vul je de gebeurtenis in. Bij “Agenda:” geef je aan in welke agenda deze gebeurtenis geplaatst moet worden.
Vervolgens klikje op
.
De afspraak staat nu in de agenda. Door te dubbelklikken op de afspraak, kan je deze aanpassen.
ict@InterEssen Lieve D’Helft
8
Hier kan je o.a. de tijdsduur aanpassen, de plaats meegeven, een kleur geven aan deze gebeurtenis, …. Heb je alles ingesteld, dan klik je op
.
7. Een afspraak wijzigen Afspraken kunnen al eens wijzigen en dit kan je dan ook perfect aanpassen in Google Agenda. Klik op de afspraak. Het volgende venster verschijnt:
Klik nu op “Afspraak bewerken”. ict@InterEssen Lieve D’Helft
9
Je komt nu automatisch in het scherm, waarin je alles aan je afspraak kan wijzigen.
Heb je alles ingesteld, dan klik je op
.
Je kan ook je afspraak aanpassen door het vak van de afspraak te verslepen naar het juiste uur of dag. Je kan de afspraak inkorten of verlengen door op de randen van de afspraak te gaan staan met de muis tot deze wijzigt in een pijl. Nu kan je klikken en slepen om de afspraak in te korten of te verlengen. 8. Een afspraak verwijderen Gaat een afspraak niet door, dan kan je deze verwijderen. Klik op de afspraak. Het volgende venster verschijnt:
Klik nu op “Definitief verwijderen”. Je krijgt nu nog melding:
ict@InterEssen Lieve D’Helft
10
9. Een afspraak voor een hele dag Heb je een afspraak die de hele dag in beslag neemt, dan kan je dit makkelijk aangeven in Google Agenda. Je maakt een nieuwe afspraak aan. Vervolgens klik je op de afspraak. Het volgende venster verschijnt:
Klik nu op “Afspraak bewerken”
In het venster dat nu verschijnt, vink je “Hele dag” aan. Heb je alles ingesteld, dan klik je op
.
Bovenaan op de dag van de afspraak, wordt je afspraak zichtbaar.
10.
Een afspraak herhalen
Heb je een afspraak die vb. meerdere dagen in beslag neemt, elke week voorkomt of elke maand ingepland moet worden, dan kan je dit makkelijk aangeven in Google Agenda. Je maakt een nieuwe afspraak aan. Vervolgens klik je op de afspraak. Het volgende venster verschijnt:
ict@InterEssen Lieve D’Helft
11
Klik nu op “Afspraak bewerken”
In het venster dat nu verschijnt, vink je “Herhalen” aan. Het volgende scherm verschijnt:
Geef hier de herhaling aan en klik op
om dit in te stellen.
In het venster wordt nu je instelling getoond:
ict@InterEssen Lieve D’Helft
12
Heb je alles ingesteld, dan klik je op
.
Je herkent de herhaling door het vierkantje naast het uur.
Wanneer je een herhaalde afspraak wilt bewerken of verwijderen, dan zal Google Agenda steeds vragen over afspraak of afspraken binnen deze herhalen het gaat.
11.
Gasten uitnodigen
Wanneer je een afspraak aanmaakt kan je ook gasten uitnodigen, hun aanwezigheid vragen en hun reacties of opmerkingen bijhouden. Je gasten hoeven zelfs geen Google Agenda of Gmail te gebruiken om deze uitnodigingen te kunnen ontvangen en erop te reageren. Hebben ze wel Google Agenda? Als ze je uitnodiging accepteren zal meteen jouw afspraak op hun agenda verschijnen. Je maakt een nieuwe afspraak aan. Vervolgens klik je op de afspraak. Het volgende venster verschijnt:
ict@InterEssen Lieve D’Helft
13
Klik nu op “Afspraak bewerken”.
Ga naar het gedeelte Vul hier het e-mailadres in van je gast en klik op Vervolgens kan je kijken wie al aan deze afspraak is toegevoegd en je kan ook meerdere gasten uitnodigen.
Zijn al de gasten toegevoegd, dan klik je op
.
Er verschijnt nu een extra venster waarin Google Agenda vraagt of je naar de gasten een uitnodiging wil versturen.
Indien je op ontvangen.
ict@InterEssen Lieve D’Helft
klikt, zullen de gasten een uitnodiging in hun mailbox
14
12.
Taken aanmaken
Klik op de dag dat je een taak wilt aanmaken. Klik hiervoor net onder de datum.
Geef de taak een naam en klik op De taak verschijnt nu bovenaan de dag.
13.
Taken voltooien
Als je taak voltooid is, kan je dit ook in je agenda aanduiden. Hiervoor klik je éénmalig in de checkbox voor de titel van de taak. Meteen zal het vakje verdwijnen en een vinkje neemt de plaats in. Rechts in je takenlijst wordt de taak ook doorstreept.
Klikje weer op het vinkje, dan komt de taak weer als niet voltooid in je agenda.
ict@InterEssen Lieve D’Helft
15
14.
Taken wijzigen
Je kan een taak wijzigen van datum door de taak vast te nemen en vervolgens naar een andere dag te slepen. Je kan ook rechts in je takenlijst, achter de taak, op het pijltje klikken. Vervolgens klik je op het
15.
en stel je een nieuwe datum in.
Taken verwijderen
Je verwijdert definitief een taak door deze taak aan te vinken in de takenlijst en vervolgens te klikken op 16.
onderaan de takenlijst.
Agenda delen
Je kan nu je eigen agenda beheren, toch kan je ook je eigen agenda delen met iemand anders of een andere agenda bekijken of bewerken. Deel alle agenda’s met elkaar en je weet meteen wanneer je kan vergaderen met je collega’s of wanneer ze vrijaf hebben.
Klik op
ict@InterEssen Lieve D’Helft
en vervolgens op “Instellingen”.
16
Bij mijn Agenda’s klik je naast de agenda die je wilt delen op
.
Het volgende scherm verschijnt:
Geef het e-mailadres op van de persoon waarmee je de agenda wilt delen. Naast het e-mailadres geef je aan wat deze persoon mag doen met jouw agenda.
Ben je klaar met instellen, klik je op
ict@InterEssen Lieve D’Helft
.
17
17.
Een nieuwe agenda maken
Je kan meerder agenda’s maken in met Google Agenda. Het is een aparte agenda die toch tot je hele agenda gebeuren behoord.
Klik op
en vervolgens op “Instellingen”.
Klik nu op
. Het volgende scherm verschijnt:
Geef je agenda een naam bij “Agenda naam”. Vul dit formulier in en klik op .
ict@InterEssen Lieve D’Helft
18
Je agenda verschijnt nu in je agenda’s onder “Mijn agenda ‘s”. Je kan nu deze agenda een andere kleur geven, zodat globaal goed te zien is bij welke agenda een bepaalde afspraak hoort.
ict@InterEssen Lieve D’Helft
19
