Cursus Microsoft Excel 2003 Basiscursus 1 Lieve D Helft

Cursus Microsoft Excel 2003 Basiscursus Lieve D’Helft

1

I. Inleiding A. Wat is Microsoft Excel? Microsoft Excel is een softwareprogramma dat specifiek ontworpen is om berekeningen en simulaties in tabelvorm uit te voeren. Het vervangt dus het ruitjesblad, potlood, papier en calculator door het scherm en de CPU, en zelfs meer: Excel laat je nooit lang wachten op het antwoord van al je “Wat als …” - vragen. Maar Excel kan ook heel wat gegevens opslaan, organiseren en bewerken. Hier vervangt het al je opslagmappen en fichebakken die in de kast staan. Ook is het mogelijk om Excel de ingevoerde waarden met elkaar te laten vergelijken en deze duidelijk weer te geven in een grafiek van jouw keuze. Excel is dus een integratie van drie pakketten: 1. Spreadsheet of tabel. 2. Graphics of grafieken. 3. Informatie management of databank. Excel biedt tevens eenvoudige tekstverwerkingsmogelijkheden. Excel wordt veel gebruik in toepassingen zoals: voorraadbeheer, productieplanning, inkomstenoverzicht, financiële voorstellingen, budgetten, mailinglijsten, personeelsdata, salarisstudies, …


2

B. Inhoud van de cursus De cursus is opgebouwd uit verschillende modules. Bij elke module behoort een theorie en een oefengedeelte. I.

Inleiding

II.

Basisvaardigheden

III.

Layout

IV.

Rekenen

V.

Lijsten

VI.

Verplaatsen en kopiëren

VII.

Meerdere documenten

VIII.

Grafieken

IX.

Standaarddocumenten

X.

Oefeningen


3

II. Basisvaardigheden Dit hoofdstuk is een eerste kennismaking met Microsoft Excel 2003. We gaan ervan uit dat je enige voorkennis hebt van Windows 95, Windows 98 Windows 2000 of Windows XP en dat het programma Microsoft Excel 2003 reeds geïnstalleerd is.

A. Excel starten en afsluiten Om met Microsoft Excel 2003 te kunnen werken, moet je eerst Windows XP , Windows 2000 opstarten.

1. Opstarten van het programma: Je kunt Microsoft Excel 2003 opstarten door via de Startknop naar Alle programma’s te gaan en daar vervolgens Microsoft Excel aan te klikken.

2. Verlaten van het programma: Tijdelijk: Als je Excel tijdelijk wilt verlaten, is het handig om het programma te reduceren:klik op de verkleinknop in de rechter bovenhoek van het toepassingsvenster. Alle toepassingen die op deze manier zijn geminimaliseerd, blijven in het intern geheugen van de PC. Je kan tussen openstaande programma’s wisselen of je kan terug via de Startknop een nieuw programma opstarten. Definitief: Er zijn drie mogelijkheden om Excel definitief af te sluiten: 1 2. 3.

Klik op het Sluiten-icoontje in de rechterboven hoek van je Excel-venster Kies in de menubalk voor Bestand en vervolgens voor Sluiten. Dubbelklik op het icoontje in de linker bovenhoek van het Excel-venster.

Indien nog niet alle gegevens zijn opgeslagen, dan komt hier zeker de vraag of je de informatie wilt bewaren.


4

B. Het beginscherm in Excel

1. De Titelbalk of de eerste lijn De eerste lijn is de lijn van het programma Microsoft Excel. Hier vind je ook steeds de naam van je werkblad. = Control box De control box kan gebruikt worden om o.a. te stoppen met Microsoft Excel. Het volstaat dubbel te klikken op de control box. = dit zijn de minimaliseren, maximaliseren en sluiten-knoppen van Windows XP. Op deze eerste lijn zullen deze knoppen werken voor het hele programma Microsoft Excel 2003.


5

2. De tweede lijn en zijn menubalk De tweede lijn is de lijn van het Werkblad. Op deze lijn kan je dezelfde icoontjes terug vinden als op de eerste lijn. Wanneer je de iconen van de tweede lijn neemt, dan betekent dit dat je iets doet met het Werkblad en niet voor gans het programma. Op de tweede lijn bevindt zich tevens de menubalk. Het volstaat op een menukeuze te klikken om het menu te laten open rollen. Als er na een bepaalde menukeuze 3 puntjes staan betekent dit dat er nog submenu’s volgen. Hier volgt een algemene structuur van het menu: Bestand:

operaties die je met een volledig werkblad kan doen (ophalen, afdrukken, bewaren,…)

Bewerken:

verplaatsen, kopiëren, ongedaan maken om vergissingen te herstellen,…

Beeld:

Kop en voettekst, zicht op het scherm,…

Invoegen:

invoegen van werkbladen, speciale codes zoals vb. datum, speciale tekens, tekeningen, objecten,….

Opmaak:

zorgt voor de presentatie van de gegevens

Extra:

extra’s die je kunnen helpen bij vb. macro’s

Data:

werken met de gegevens zoals sorteren, databankverrichtingen

Venster:

werken met meerdere werkbladen

De schuifbalk: De schuifbalk of scroll-bar tegen de rechterkant van het scherm, laat toe met de muis te bewegen in het document. Ook onderaan bevindt zich een schuifbalk. De statusbalk: De statusbalk staat onder een werkblad. Aan de linkerzijde worden boodschappen vermeld die te maken hebben met een instructie, terwijl aan de rechterzijde klavierinformatie wordt getoond.


6

C. Gebruik van een werkblad Een spreadsheet of werkblad bestaat uit 65536 rijen en 256 kolommen. De rijen worden aangeduid met een getal van 1 tot 65536. Deze vind je terug helemaal links van je werkblad. De kolommen worden aangeduid met één of twee letters van A tot IV. Deze vind je terug helemaal bovenaan het werkblad. Een cel is het snijpunt van een rij en een kolom. Deze wordt aangeduid door de kolom en de rij te vermelden. Vb. C35, T2, A4 De linkerbovenhoek van de tabel is dan A1, de rechter benedenhoek is cel IV65536. Bij het opstarten van Excel staat de cursor steeds in de cel A1. Een kolomnummer en een rijnummer vormen een uniek adres.

1. Selecteren: Een cel: Een cel selecteren doe je door te klikken op de cel. De rand van een geselecteerde cel wordt vetjes afgebeeld op het scherm: dit is de celpointer of cel aanduider die de actieve cel aanduidt. Een range: Een range is een blok van aaneengesloten cellen, altijd een rechthoekig vierkant. Een L-vormig blok kan niet als één range behandeld worden. Een range wordt aangeduid door de linkerbovenhoek en de rechterbenedenhoek, gescheiden door een dubbel punt. Vb.

C45:H50 A3:C10

Een range selecteren kan je door te slepen vanaf de begincel tot aan de eindcel. In een range kan er wel maar één cel actief zijn. Wil je een cel aanmaken die eigenlijk een hele rij of een hele kolom inhoud, dan is het voldoende om de betreffende rij hoofding of kolom hoofding aan te klikken.


7

Het is ook mogelijk om niet aaneengesloten cellen en/of ranges te selecteren. Hiervoor gebruiken we de Ctrl-toets. We gaan als volgt te werkt: • Selecteer een cel of een range • Je houdt de Ctrl-toets in gedrukt en je selecteert de volgende cel of range. Als we zo een combinatie zouden uitschrijven, dan worden de losse onderdelen gescheiden door een puntkomma. Vb.

cel B2 en cel D4 en de range C5:C20 en de range E10:E14 B2; C5:C20; D4;E10:E14

Let op! Je hebt te veel of te weinig aangeduid. Je moet dan niet opnieuw een volledig nieuwe selectie maken, maar terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt, ga je met behulp van de pijltjestoetsen naar de juiste eindcel of je klikt op de juiste eindcel en de selectie wordt aangepast.


8

2. Door het werkblad lopen: Enter

1 cel naar beneden

Shift + Enter

1 cel naar boven

1 cel naar beneden

1 cel naar boven



1 cel naar links

1 cel naar rechts

Tab Shift + Tab

Page Up Page Down Alt + Page Up Alt + Page Down

1 cel naar rechts 1 cel naar links 1 scherm naar boven 1 scherm naar beneden 1 scherm naar links 1 scherm naar rechts

Ctrl +

Naar de laatst ingevulde cel van de range of naar de eerste cel van de volgende range of naar het einde indien er geen ingevulde cellen meer zijn.

Ctrl +

Idem, maar naar beneden

Ctrl + 

Naar de eerste cel van de range of naar de laatste cel van de vorige range of naar het begin indien er geen ingevulde cellen meer zijn.

Ctrl +

Idem, maar naar boven

Ctrl + Home Ctrl + End Home

Cel A1 De laatste ingevulde cel (rechter benedenhoek) Kolom A

End + daarna Enter

De laatste ingevulde kolom van het werkblad

F5

Er verschijnt een venster waar je de gewenste cel intypt


9

D. Inbrengen van gegevens in het werkblad De cellen van een werkblad kunnen constante waarden of formules bevatten. De vier typen van constante waarden die ze kunnen bevatten zijn: • • • •

getallen datums tijden teksten

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen Tekst en Getallen: Tekst:

Tekst, titels en hoofdingen

Getallen:

Getallen, formules, datums en tijden

Let op! Het onderscheid tussen tekst en getallen is zeer belangrijk. Microsoft Excel bepaalt aan de hand van de celinhoud of het te maken heeft met een getal of een tekst.

1. Inbrengen van gegevens: Selecteer de cel waar de gegevens moeten terecht komen. Typ de gegevens in. Deze verschijnen in de cel en ook in de Formulebalk. Je kan nu op Enter drukken of je gebruikt de pijltjestoetsen om naar de volgende cel te springen. De gegevens komen terecht in de cel die op dat moment opgelicht is.

2. Invullen van een range: Duid de range aan Breng de gegevens van de eerste cel in. Na een Enter of een Tab springt de celpointer onmiddellijk naar de volgende cel in de range. Wanneer de range vol is, springt de cursor terug naar de eerste cel. Een cel terugkeren kan met Shift + Enter of Shift + Tab.


10

3. Getallen: Getallen of formules beginnen met een door Excel herkenbaar numeriek teken: 0123456789

cijfers

-

negatieve waarde

(getal)

negatieve waarde

=

getal of formule of functie

,

decimaal scheidingsteken

Volgende tekens mogen ook op de juiste plaats worden gebruikt: .

scheidingsteken voor duizendtallen

%

procent. Het getal wordt gedeeld door 100.

€

valuta achter een getal

E

exponentiële waarde

e

exponentiële waarde

+

in combinatie met E om exponenten aan te duiden

Daarbij geldt ook: • Een getal kan maximaal één decimaal teken bevatten. • Blanco’s zijn niet toegelaten in getallen, de cijferreeks wordt dan beschouwd als tekst. • Indien het getal niet past binnen de kolombreedte, dan wordt het vervangen door de wetenschappelijke notatie. Vb. 23E+2 Om de gewone getalnotatie te krijgen dien je de kolombreedte en de getalnotatie aan te passen. • Als een opgemaakt getal niet in de celbreedte past, dan worden er spoorwegtekens # afgebeeld. Je moet dan de kolombreedte aanpassen. • Een getal wordt standaard rechts in de cel geplaatst.


11

4. Tekst: • Een tekst kan beginnen met een willekeurig karakter, behalve een slash en de karakters die voorzien zijn voor tekst. • Het aantal karakters in één cel is beperkt tot 255. • Om een getal als tekst in te brengen, wordt er een enkel aanhalingsteken voor geplaatst. • Als de tekst breder is dan de kolom, dan wordt de tekst verder geschreven over de naastliggende kolommen, op voorwaarde dat er in die cellen niets staat. Bij de inbreng van gegevens in de naastliggende kolom, zal het uitzicht van de tabel veranderen, maar de oorspronkelijke inhoud van de cel blijft evenwel bewaard. • Er is dus een duidelijk verschil tussen de inhoud en het uitzicht van de cel. • Een tekst wordt standaard links in de cel geplaatst.


12

E. Wijzigen van ingebrachte gegevens Als je een cel volledig wilt overschrijven, selecteer je eerst deze cel. Door het invoeren van een nieuwe tekst of getal verdwijnt de vorige inhoud van de cel en komt de nieuwe inhoud in de plaats. Wil je de inhoud van de cel aanpassen, dan kan dat door te dubbelklikken op deze cel. Je bevindt je nu in de Bewerk-mode. De nodige veranderingen kunnen aangepast worden. Je kan ook één keer klikken op de cel die je wenst aan te passen en vervolgens in de Formulebalk de nodige aanpassingen doen. Je kan gebruik maken van de volgende toetsen om je te verplaatsen:  ,

Home End Backspace

Delete Insert

naar links en rechts verplaatsen in de tekst naar het begin van de lijn naar het einde van de lijn wissen voor de cursor wissen achter de cursor gegevens overschrijven

Enter of klikken op Invoeren knop

correcties vastleggen

Esc of klikken op de Annuleren knop

correcties annuleren

De inhoud van één of meerdere cellen kan gewist worden met de Delete-toets. Selecteer de cellen die je wilt wissen en druk op de Delete-toets. De inhoud van de cellen of ranges wordt onmiddellijk gewist. De opmaak van de cel wordt niet gewist, met andere woorden breng je later terug gegevens in deze cellen in, dan krijgen zij dezelfde opmaak als de originele gegevens. Wil je ook de opmaak verwijderen, kies dan in de menubalk voor Bewerk, Wissen, Opmaak. Wil je de inhoud en de opmaak verwijderen, kies dan in de menubalk voor Bewerk, Wissen, Alles.


13

F. Ongedaan maken en herhalen van de laatste wijziging Je typt een foutje en je hebt te snel op de Enter-toets gedrukt, of je hebt gegevens ten onrechte verwijderd. Geen paniek je kan dit nog herstellen en terugkeren naar de oorspronkelijke waarde van de cel door in de menubalk te kiezen voor Bewerk, Ongedaan maken of door te klikken op de

-toets.

De laatste actie kan je eventueel herhalen door in de menubalk te kiezen voor Bewerk, Herhalen of door te klikken op de -toets.

G. Een eenvoudige berekening maken In Excel worden een aantal ingebouwde formules meegeleverd, ze worden functies genoemd. In dit hoofdstuk beperken we ons tot de wellicht meest gebruikte functie, de Autosom. Deze wordt gebruikt om snel optellingen te maken. • Als je een functie zelf intypt, moet je steeds beginnen met een “=” - teken. Bij het gebruik van de Autosom-functie kan je dit echter achterwege laten als je deze activeert vanaf de werkbalk door te klikken op de Som-knop. • Selecteer de cel waarin je de optelling wilt maken. •

Klik nu op deze knop. De “=SOM()”-functie verschijnt nu.

• Als er boven of links van de geselecteerde cel getallen staan, dan zullen de celadressen van deze getallen tussen de haakjes staan. Is de range foutief of is er geen range gegeven, dan sleep je over de getallen die je wenst op te tellen. De correcte range wordt tussen haakjes geplaatst. Gebruik eventueel de Ctrl-toets om meerdere cellen of ranges te selecteren. • Druk op de Enter-toets om dit te bevestigen.


14

H. Bewaren, sluiten en openen van een werkblad Het grote voordeel van werkbladen is dat je werkmappen kan bewaren en weer opvragen om ze te bewerken.

1. Bewaren met dezelfde naam Je wenst tijdens het werken je werkmap te bewaren en direct verder aan je werkblad te werken. Dan is de snelste manier om te bewaren, via het icoontje: of je kiest in je menubalk voor Bestand, Opslaan. Wens je te stoppen met het document, dan kan je het snelst werken via een dubbel klik op de control-box van de tweede lijn: of je kiest in je menubalk voor Bestand, Sluiten. Bij deze keuze zal de naam van het werkmap gevraagd worden als de werkmap nog geen naam heeft en dan krijg je het volgende scherm:

Bij Bestandsnaam geef je de naam in van de werkmap. Een naam bestaat uit : NAAM.EXTENTIE De naam mag 255 karakters lang zijn en spaties bevatten. De extensie mag maar 3 karakters groot zijn en geen spatie bevatten. De volgende tekens mag je niet gebruiken in je naam en in je extensie: /,\,>,<,*,?,”,|,:,;


15

Je bent niet verplicht om een extensie te geven. Typ je gewoon een naam in dan zal Microsoft Excel de extensie “.xls” geven, voor zover je geen wijzigingen aanbrengt in het bestandstype. Deze keuze bevindt zich onderaan in het dialoogvenster. Normaal vermeldt deze: Microsoft Excel-werkmap (*.xls). Een extensie kan handig zijn om achteraf je bestanden gemakkelijker terug te vinden. Bij Opslaan in kan je de folder bepalen waarin je de werkmap wenst te bewaren.

Je kan een andere plaats kiezen via een keuzelijst. Zo krijg je een overzicht van de structuur van uw pc en eventueel van je netwerkomgeving. Vervolgens selecteer je een andere plaats door een dubbelklik op de naam van de betreffende map of schijf. Je kan ook gebruik maken van één van de volgende icoontjes: om één niveau hoger te gaan in de mappenstructuur. om een nieuwe map te creëren.


16

2. Een werkmap bewaren met andere naam en/of plaats Wanneer je een bestaande werkmap wijzigt en de gewijzigde werkmap moet onder een andere naam bewaard worden, kan de bewaring niet gebeuren met de twee vorige methodes. Bij het bewaren wordt er dan immers geen nieuwe naam meer gevraagd. Om een gewijzigde versie van een werkmap een andere naam te geven, kies je best in de menubalk voor Bestand, Opslaan als. Het oorspronkelijke werkmap blijft behouden. De gewijzigde versie krijgt nu de nieuwe naam.

3. Alle werkmappen sluiten Je kan alle geopende Excel-werkmappen in één klap sluiten. Je houdt de Shift -toets ingedrukt terwijl je in de menubalk kiest voor Bestand. Op de plaats waar je anders Sluiten zou vinden, vind je nu Alles sluiten. Zijn er werkmappen gewijzigd of zijn er nieuwe werkmappen aangemaakt, dan zal er zeker de vraag komen of het nieuwe werkmap of de wijzigingen opgeslagen moeten worden.

4. Standaardmap Bij het bewaren van nieuwe werkmappen wordt er steeds een bepaalde map voorgesteld. Deze map (voor doskenner = directory) noemt men de Defaultfolder of Standaardmap. Deze standaardmap kan je wijzigen. Via de menubalk ga je naar Extra, Opties, Algemeen. Hier kan je nu de voorkeurmap van je werkmappen bepalen, door bij Standaarsbestandslocatie de gewenste map in te voeren.

5. Nieuw werkblad maken Als je op het eerste icoontje in de werkbalk klikt, bekom je automatisch een nieuw werkblad. Je kan ook via de menubalk gaan en kiezen voor Bestand, Nieuw.


17

6. Oproepen van werkmappen Om een bestaand werkmap op het scherm te halen, heb je 2 methodes: Is het een recent werkmap, kan je best in de menubalk kiezen voor Bestand. Onderaan vind je dan een lijstje van de 4 laatst gebruikte werkmappen. Klik hier dan op het gewenste werkblad. Via de menubalk kies je voor Extra, Opties, Algemeen. Je kan hier Laatst gebruikte bestanden aanstippen of wegstippen zodat deze al of niet te zien is. Is het reeds langer geleden, dat je het werkmap nog gebruikt hebt, klik dan op het volgende icoontje: Dit icoontje is hetzelfde dan in de menubalk kiezen voor Bestand, Openen. Het volgende venster verschijnt:

Wens je de bestanden te zien in een andere map, maak dan een selectie via de keuzelijst Zoeken in: Via het Eén niveau naar boven-icoontje kan je van de hoger gelegen map de structuur bekijken. Bij Bestandstype staat standaard Alle Microsoft Office Excel-bestanden(*.xls ), wanneer je met Microsoft Excel werkt. Nu worden alleen maar de bestanden die een extensie .xls en .xlt hebben getoond. Wens je echter alle bestanden te zien, kies dan voor Alle bestanden (*.*) Als je de werkmap dat je wilt opvragen in de lijst ziet staan, dan kan je dit selecteren door de werkmap aan te klikken en voor Openen te kiezen of je kan ook het werkmap openen door erop te dubbel klikken.


18

I. Het werkblad afdrukken Als je werkblad klaar is, wil je het graag printen. Vooraleer je gaat printen is het toch wel aan te raden eerst je werkblad op te bergen. Als je werkmap is op geborgen gaan we eerst even kijken of het werkblad wel goed zal afgedrukt worden. Via Afdrukvoorbeeld kan je op je scherm zien hoe het werkblad afgedrukt zal worden. Je kan Afdrukvoorbeeld ook opvragen via de menubalk met Bestand, Afdrukvoorbeeld. Op een paar uitzonderingen na wordt je tekst hier afgebeeld zoals hij zal afgedrukt worden. Dit noemen we WYSIWYG ofwel What You See Is What You Get. Als je in je werkblad staat, is het ook zeer gemakkelijk het volledige werkblad te printen door in de menubalk op dit icoontje te klikken. Zo kennen we nu enkele instructies om een volledig werkblad te printen, maar soms wensen we maar een gedeelte van het werkblad. Indien je zelf geen verdere specificaties opgeeft, wordt steeds het hele actieve werkblad afgedrukt. Excel deelt dit hierbij zelf op in pagina’s die kolomsgewijs genummerd worden en plaatst de naam van het bestand als koptekst. Om slechts enkele bladzijde af te printen, zal je via de menubalk moeten kiezen voor Bestand, Afdrukken. Je krijgt dan het volgende venster op je scherm:


19

Een eerste onderdeel van dit scherm is de printer. Bij Naam: kan je aangeven op welke printer je het werkblad gedrukt wilt zien. Werk je lokaal dan zal er waarschijnlijk maar één printer te kiezen zijn, maar werk je in een netwerk dan kan je meestal uit meerdere printers kiezen.

Klik je hier op het pijltje, dan zal je een lijst krijgen van je aangesloten printers. Een tweede onderdeel van dit scherm is Afdrukbereik. Hier kan je bepalen welke bladzijde je wilt afdrukken. Alles

Het volledige werkblad zal afgedrukt worden.

Pagina’s van Hier kan je zelf bepalen welke bladzijde er afgedrukt zullen worden. Je kan de startpagina en eindpagina opgeven. Wens je een willekeurig deel af te drukken, dan kan je vooraf dat deel van de tekst selecteren en daarna via de menubalk kiezen voor Bestand, Afdrukken. Je kiest vervolgens voor keuze Selectie. Het geselecteerde deel wordt dan afgedrukt. Het aantal kopieën bepaal je met Aantal exemplaren. Als je meerdere kopieën wil afdrukken, kan je via Sorteren aangeven hoe de volgorde van de bladzijde uit de printer moeten komen. Wil je dat vb. bladzijde 1, 2, 3 en daarna terug 1, 2, 3 afgedrukt worden. Of kies je voor 1, 1 en daarna 2, 2 en tot slot 3, 3. Je kunt de keuze maken om je werkblad liggend (= landscape) of staand (=portrait) wil afdrukken. Dit kan je op verschillende plaatsen aanpassen. Als je in het printscherm voor Eigenschappen kiest, krijg je het volgende scherm: Let op! Het volgende scherm kan verschillend zijn. Dit hangt af van de geselecteerde printer en de opties die de printer toelaat.


20

Hier kan je bij Afdrukstand aangeven of je werkblad staand of liggend moet geprint worden. Ook kan je kiezen als je printer meerdere papierlades heeft, uit welke lade het papier moet komen. Als je een andere lade kiest, kan het ook zijn dat hier een ander papierformaat voor moet gekozen worden. Dit kan doen door via de menubalk kies je voor Bestand, PaginaInstelling. Het volgende scherm verschijnt:


21

Ook de marges kunnen bepaald worden, door te kiezen in de menubalk voor Bestand, Pagina-instelling, Marges. Het volgende scherm verschijnt:

Nu kan je de hoeveelheid ruimte tussen de papierrand en het afdrukgebied aangeven. Indien gewenst kan je vragen om de gegevens verticaal en/of horizontaal te centreren met behulp van de optie Centreren op de pagina. Kop en voetteksten kunnen je werkblad ook goed verduidelijken. Daarom kan je via de menubalk kiezen voor Bestand, Pagina-instellingen, Koptekst/voettekst. Het volgende venster komt dan te voorschijn:


22

Je kunt een keuze maken uit de standaard kop-en voetteksten. Maar je kunt ook een eigen koptekst of voettekst aanmaken. Als je deze zelf wilt aanmaken, dan klik je op Aangepaste koptekst of Aangepaste voettekst. Het volgende scherm verschijnt:

Klik op de sectie waar de tekst moet komen. In elk van deze secties kan je gegevens invoeren. Links: de tekst wordt links uitgelijnd. Rechts: de tekst wordt rechts uitgelijnd. Midden: de tekst wordt gecentreerd.

Met de icoontjes in het midden van dit scherm kan je speciale waarden meegeven: Lettertype opmaak Paginanummer Aantal pagina’s Huidige datum Huidige tijd Pad + naam werkmap Naam van werkmap Naam van de werkblad


23

Als je in het Pagina-instellingen venster kijkt, hebben we nog één onderdeeltje over: Blad.

Hier kan je o.a. aangeven of de Rasterlijnen mee afgedrukt moeten worden. Via Paginavolgorde duid je aan in welke volgorde de verschillende bladzijde van een groot werkblad afgedrukt moeten worden. Wens je maar een deeltje van je werkblad af te drukken, dan geef je dit aan in Afdrukbereik. Soms ben je het niet eens met de indeling in pagina’s zoals Microsoft Excel ze je voorstelt. Door handmatige pagina-einden toe te voegen, kun je ook hieraan verhelpen: Verticaal pagina-einde

Selecteer de kolom rechts van het geplande pagina-einde en kies via de menubalk voor Invoegen, Pagina-einde

Horizontaal pagina-einde

Selecteer de rij onder het geplande paginaeinde en kies via de menubalk voor Invoegen, Pagina-einde

Horizontaal en verticaal pagina-einde

Selecteer een cel onder en rechts van het geplande pagina-einde en kies via de menubalk voor Invoegen, Pagina-einde


24

III. Layout Om een meer verzorgd uitzicht van het werkblad te hebben, moeten een aantal aanpassingen gebeuren aan de layout of de opmaak.

A. Rijen en kolommen verbreden of versmallen Een kolom kan breder of smaller gemaakt worden met de muis of via de menubalk.

1. Met de muis: Plaats de pijl van de muis op de verticale lijn tussen de kolombenamingen. Vb. tussen A en B om de breedte van kolom A te veranderen. Sleep nu met de muis naar rechts voor een bredere kolom of naar links voor een smallere kolom tot je de gewenste breedte bereikt. Je kan ook dubbelklikken om de breedte van de kolom aan te passen aan het langste woord van de kolom.

2. Via de menubalk: • Plaats je eerst in de kolom die aangepast moet worden. • Kies via de menubar voor Opmaak, Kolom, Breedte. • Het volgende venster verschijnt:

• Typ in dit venster nu de breedte van de kolom in zoals jij die wilt hebben. Je kan hier een getal intypen tussen de 0 en de 255. • Om terug te keren naar de standaard breedte kies je in de menubalk voor Opmaak, Kolom, Standaardbreedte. Wanneer de breedte van meerdere kolommen moet aangepast worden, selecteer je eerst de verschillende kolommen en daarna pas je voor het aangeduide geheel in één keer alles aan. Alle kolommen die aangeduid zijn krijgen nu dezelfde breedte.


25

Let op! Bij het intikken van een kolombreedte 0, wordt de kolom onzichtbaar. De gegevens zijn dan niet verdwenen, maar ze worden tijdelijk onzichtbaar. Een kolom onzichtbaar maken kan ook door in de menubalk te kiezen voor Opmaak, Kolom, Verbergen. Wil je deze onzichtbare kolom terug zichtbaar maken, kan je via de menubalk kiezen voor Opmaak, Kolom, Zichtbaar maken. Je kan ook de kolom terug de standaardbreedte geven. De breedte van een kolom kan ook aangepast worden aan de lengte van het langste woord. Selecteer hiervoor eerst de hele kolom en kies daarna via de menubalk voor Opmaak, Kolom, AutoAanpassen aan selectie. Heb je slechts één cel geselecteerd, dan wordt de kolombreedte aangepast aan de inhoud van deze cel.


26

Ook de rijhoogte kan worden aangepast via het menu of met de muis.

1. Met de muis: Plaats de pijl van de muis onder de rijhoofding van de rij waarvan je de hoogte wil aanpasen. Sleep nu met de muis naar beneden voor een bredere rij of naar boven voor een smallere rij tot je de gewenste hoogte bereikt.

2. Via de menubalk: • Plaats je eerst in de rij die aangepast moet worden. • Kies via de menubar voor Opmaak, Rij, Hoogte. • Het volgende venster verschijnt:

• Tik hier nu de gewenste rijhoogte in. • De gebruikte eenheid hier is punt en kan schommelen tussen 0 en 409. • Om terug te keren naar de standaardhoogte van een rij, kies je via de menubalk voor Opmaak, Rij, AutoAanpassen. Wanneer de hoogte van meerdere rijen moet aangepast worden, selecteer je eerst de verschillende rijen en pas daarna pas je de hoogte aan. Ook hier kan je een rij verbergen door via de menubalk te kiezen voor Opmaak, Rij, Verbergen. En je kan ze terug toveren door te kiezen voor Opmaak, Rij, Zichtbaar maken.


27

B. Rijen, kolommen en cellen tussenvoegen. 1. Tussenvoegen van kolommen: • Selecteer evenveel kolommen als je wilt tussenvoegen rechts van de plaats waar de nieuwe kolommen moeten komen. • Kies via de menubalk voor Invoegen, Kolommen.

2. Verwijderen van kolommen: • Selecteer de kolom die je wenst te verwijderen. • Kies via de menubalk voor Bewerken, Verwijderen.

3. Tussenvoegen van rijen: • Selecteer eventueel rijen als je wilt tussenvoegen onder de plaats waar de nieuwe rijen moeten komen. • Kies nu via de menubalk voor Invoegen, Rijen.

4. Verwijderen van rijen: • Selecteer de rij die je wenst te verwijderen. • Kies via de menubalk voor Bewerken, Verwijderen.


28

5. Tussenvoegen van lege cellen: • Selecteer een range van dezelfde vorm als het aantal cellen dat je wil tussenvoegen. • Kies via de menubalk voor Invoegen, Cellen. • Het volgende venster verschijnt:

• Vul nu de richting in naar welke de omliggende cellen moeten opgeschoven worden en klik op OK.

6. Verwijderen van cellen: • Selecteer de te verwijderen cellen. • Kies via de menubalk voor Bewerken, Verwijderen. • Ook hier moet je de gewenste richting aanduiden naar waar de omliggende cellen moeten opgeschoven worden en klik op OK.


29

C. Cijfers anders voorstellen. Je kan perfect bepalen hoe getallen, datums en tijden in het werkblad moeten verschijnen.

1. Getallen opmaken: • Selecteer de cellen waarvoor je de opmaak wilt aanpassen. • Via de menubalk kies je voor Opmaak, Celeigenschappen, Getal en het volgende scherm verschijnt vervolgens:

• Selecteer nu de gewenste opmaak. • Klik vervolgens op OK.


30

2. Opmaakcodes: Onderstaande tabel geeft je een overzicht van de belangrijkste beschikbare codes. Teken

Opmerkingen

0

Notatie voor een getal. Nullen voor en achter de komma worden getoond. Bepaalt ook het aantal posities achter de komma, getallen worden op dat aantal afgerond.

#

Notatie voor een getal.Idem als een 0, maar overbodige nullen voor en achter de komma worden niet getoond.

?

Notatie voor een getal. Idem als een 0, maar overbodige nullen voor en achter de komma worden verwijderd en spaties toevoegt om de waarde op het decimaalteken uit te lijnen.

.

Scheidingsteken voor duizendtallen.

%

Toont het %-teken, getallen worden als percentage behandelt.

,

Het decimale scheidingsteken.

““

Het teken tussen de dubbele aanhalingstekens is tekst.

Kleur

Toont de tekens in de opgegeven kleur.

Conditie

Bepaalt criterium voor de keuze van opmaak. Voorwaarde zijn <,>, =, <=, >=, <> en numerieke waarden.

m

Maandnummer, zonder voorloopnul.

dd

Dagnummer, met voorloopnul.

d

Dagnummer, zonder voorloopnul.

h

Uur.

mm

Minuten met voorloopnul.

ss

Seconden met voorloopnul.

yyyy

Jaartal in vier cijfers.

yy

Jaartal in twee cijfers.

mmmm

Maand, volledig.

mmm

Maand, afgekort tot drie letters.

mm

Maandnummer, met voorloopnul.

hh

Uurnotatie boven de 24 uur.


31

3. Knoppen voor getalformaten: In Excel is het mogelijk de meest gebruikte formaten met behulp van een knop toe te passen. Valuta Percentage Decimaalteken en scheidingsteken tussen duizendtallen Euroteken Verlaagt het aantal decimalen met 1 Verhoogt het aantal decimalen met 1


32

D. Opmaak in het algemeen. 1. Lettertypen: In Microsoft Excel kan je tekst en getalwaarden in allerlei lettertypen opmaken. Je kan niet alleen een lettertype kiezen, maar je kan van dit lettertype de lettergrootte opgeven, iets vet en/of onderlijnt en/of cursief weergeven, de kleur aanpassen, iets doorhalen, superscript en subscript. Verfraaien kan je op 2 belangrijke manieren uitvoeren: door het gebruik van icoontjes via het menu

a. Gebruik van icoontjes: Op de Opmaak werkbalk vind je het icoontje dat het lettertype weergeeft. In dit geval werken wij met het lettertype Arial. Door de pijl te kiezen naast het lettertype, verkrijg je een lijst van de lettertypes waaruit je kan kiezen. De lijst die je verkrijgt, is de lijst van de lettertypes die je printer kan afdrukken. Naast het lettertype vind je het icoontje dat de grootte van de letter zal bepalen. Als je op de pijl naast het cijfer klikt, krijg je een lijst te zien van de mogelijke waarden voor dat lettertype. Als je een deeltje tekst selecteert en je klikt op dit icoontje dan komt het geselecteerde deeltje vet gedrukt te staan. Klik je weer op dit icoontje dan verdwijnt het vet en wordt je tekst weer normaal. Als je een deeltje tekst selecteert en je klikt op dit icoontje dan komt het geselecteerde deeltje schuin gedrukt te staan. Klik je weer op dit icoontje dan wordt je tekst weer normaal. Als je een deeltje tekst selecteert en je klikt op dit icoontje dan komt het geselecteerde deeltje onderlijnt te staan. Klik je weer op dit icoontje dan verdwijnt de onderlijning.


33

b.Via het menu: Het kan zijn dat je een bepaalde karakterpresentatie wilt voorstellen, maar dat je dit niet met icoontjes kan verwezenlijken. Dan is het zeer handig om via de menubalk te kiezen voor Opmaak ,Celeigenschappen, Lettertype. Een volledig overzicht van alle mogelijkheden wordt in het volgende scherm weergegeven:

In het Lettertype gedeelte wordt het lettertype, de tekenstijl en de lettergrootte geselecteerd, alsook de onderlijning, de kleur en nog andere effecten. Wie over een kleurenprinter beschikt kan bepalen welke kleuren moeten worden afgedrukt. Je kan ook de verticale positie van de karakters ten opzichte van de grondlijn bepalen. De grondlijn is een denkbeeldige horizontale lijn net onder de tekstregel. 2

Superscript

m

Subscript

H2O

2. Uitlijnen: Als we over uitlijnen spreken, bedoelen we op welke locatie binnen een cel de tekens worden geplaatst. Standaard wordt tekst links uitgelijnd en worden waarden rechts uitgelijnd. Hoe passen we deze uitlijning aan?


34

We kunnen hier gebruik maken van icoontjes of we kunnen gebruik maken van het menu:

a. Gebruik van icoontjes: De celinhoud zal links in de cel beginnen. De celinhoud komt in het midden van de cel. De celinhoud zal rechts in de cel staan. De celinhoud zal over meerdere kolommen worden uitgelijnd.


35

b. Gebruik van het menu: • Selecteer de cellen waarvan je de uitlijning wilt aanpassen. • Via de menubalk kies je vervolgens voor Opmaak, Celeigenschappen, Uitlijnen. • Het volgende venster verschijnt op het scherm:

Horizontaal: Standaard Links Gecentreerd

Lijnt tekst links uit en getallen rechts Lijnt de celinhoud links uit Centreert de tekens binnen de cel

Rechts

Lijnt de celinhoud rechts uit

Vullen

Herhaalt de inhoud van de cel

Uitvullen

Centreren over selectie

Lijnt de celinhoud links en rechts uit. Het resultaat is alleen zichtbaar in cellen met meer dan een regel. Centreert de tekst over meerdere geselecteerde kolommen.


36

Verticaal: Boven Gecentreerd Onder Uitvullen

Zet de celinhoud boven in de cel Centreert de celinhoud verticaal in het midden Zet de celinhoud onder in de cel Vult de celinhoud van boven tot onder in de cel uit. Tekst wordt automatisch afgebroken.

Terugloop: Deze optie breekt een lange zin af en verdeelt deze over meerdere regels in een cel. Microsoft Excel breekt de zin af op basis van de kolombreedte, maar je kan ook zelf bepalen waar dat moet gebeuren Dat doe je met Alt + Enter. De rijhoogte wordt automatisch aangepast aan het aantal regels in de cel. Tekst passend maken: Wanneer een klein deel van je gegevens niet in een cel zichtbaar is, dan wordt de lettergrootte van de cel aangepast, zonder dat je de hele kolom moet verbreden. Cellen samenvoegen: Aanéén grenzende cellen kan je samen smelten tot één cel. Stand: In het veldje Graden kan je aanduiden met hoeveel graden de tekst moet geroteerd worden. Op het voorbeeld zie je hoe de tekst geplaatst zal worden. De rijhoogte wordt automatisch aangepast als de cel verticaal geplaatst of gekanteld wordt.


37

E. Lijnen, kaders, kleuren en arcering toevoegen. 1. Kaders en lijnen: Om cellen te verduidelijken of een werkblad op te frissen kan je gebruik maken van kaders. Ook hier kan je met icoontjes of via de menubalk tewerk gaan.

a. Met icoontjes: Selecteer de cellen die je wenst op te frissen met een kader of een op het pijltje naast dit icoontje, dan valt er het volgende venstertje open:

rand. Klik je

Nu kan je een keuze maken in dit venster door gewoon te klikken. De cellen zullen dan die kader of rand krijgen.


38

b. Via het menu: • Selecteer de gewenste cellen • Kies via de menubar voor Opmaak, Celeigenschappen, Rand. • Het volgende venster verschijnt:

• Via Stijl bepaal je het lijntype waarmee de rand getekend wordt. • Via Kleur bepaal je de kleur van de geselecteerde randen. • In Rand geef je weer aan welke zijde al dan niet van de geselecteerde cellen een lijn wordt weergegeven. • In Vooraf ingesteld geef je weer of er een kader rond je cellen moet komen. Kies je hier voor Geen dan zal er geen kader verschijnen. Kies je voor Omtrek, dan wordt er één kader rond alle geselecteerde cellen geplaatst. Via Binnen kan je aanduiden of er ook een lijn tussen de verschillende geselecteerde cellen moet komen.


39

2. Achtergrondpatronen: Om cellen extra te benadrukken, kan je deze met een bepaalde kleur of patroon aanduiden. Ook hier kan je met icoontjes of via de menubalk tewerk gaan.

a. Met icoontjes: Klik je op dit icoontje dan verschijnt er een kleurenpalet, waar je een in kan aanduiden.

andere kleur

b. Via het menu: • Selecteer de gewenste cellen waarvan je de achtergrondkleur wilt veranderen. • Kies via de menubalk voor Opmaak, Celeigenschappen, Patronen. • Het volgende venster verschijnt:

• Selecteer een kleur. • Selecteer een patroon en een patroonkleur in de keuzelijst Patroon.


40

F. Textkader en pijlen toevoegen. Je kan gegevens extra benadrukken door gebruik te maken van losstaande tekst en pijlen. Hieronder volgt een voorbeeld.

We kunnen gegevens gemakkelijk in een textbox of tekstkader plaatsen. Een verwijzing kan met een pijl. Om deze te tekenen hebben we de Tekenwerkbalk nodig. Deze kan je bekomen door op het Tekenen-icoontje te klikken.

Aanpassen van een object (tekstkaders, pijlen, geschaduwde kaders). Verplaatsen van tekstkader

Sleep aan het kader naar een andere plaats.

Verplaatsen van pijl

Sleep de lijn naar een andere plaats.

Grootte van tekstkader

Sleep aan de kleine witte blokjes.

De draaiing van de pijl

Sleep aan de kleine witte blokjes

Wissen van tekstkader

Klik aan de rand van de tekstkader en druk de Delete-toets in.

Wissen van pijl

Klik aan de rand van de pijl en druk de Delete-toets in.

Verfraaien van een tekstkader

Klik dubbel aan de rand van de tekstkader. Je komt zo in het venster van Opmaak, Tekstvak

Verfraaien van een pijl

Klik dubbel aan de rand van de pijl. Je komt zo in het venster van Opmaak, AutoVorm


41

G. Het kopiëren van de opmaak Wens je een bepaalde opmaak over te brengen naar een ander deeltje van de werkblad, dan kunnen we dit snel doen. • • •

Selecteer de opgemaakte gegevens. Klik op dit icoontje. Selecteer nu de op te maken gegevens.

Wens je nu meerdere malen de opmaak toe te passen, dan moet je niet steeds de goede opmaak selecteren. Neen, je gaat dan als volgt te werk: •

Selecteer de opgemaakte gegevens.

•

Klik dubbel op dit icoontje.

•

Selecteer de op te maken gegevens.

•

Selecteer de volgende op te maken gegevens, enz, …

•

Stop het kopiëren van de opmaak door op de Esc-toets te drukken of het icoontje terug aan te klikken.

Je kan ook steeds via de menubalk je opmaak kopiëren. • Selecteer de opgemaakte gegevens. • Kies via de menubar voor Bewerken, Kopiëren • Selecteer de cellen waaraan je de opmaak wil toekennen. • Kies via de menubar voor Bewerken, Plakken speciaal. • Kies vervolgens voor Plakken Opmaak.


42

IV. Rekenen A. Inbrengen van formules Formules voeren berekeningen uit. Ze worden automatisch herberekend wanneer in het werkblad wijzigingen aangebracht worden aan de gegevens waarop de formules gebaseerd zijn. Een formule verwijst naar een celinhoud via het celadres. Klik je op een cel waarin zich een formule bevindt, dan wordt het resultaat van de formule weergegeven en niet de formule zelf. De formule wordt in de Formulebalk weergegeven.

Dubbelklik je op een cel waarin zich een formule bevindt, dan krijg je de formule in de cel te zien waar je ze eventueel kunt wijzigen.

1. Regels: Een formule begint met een “=”-teken. Een formule mag maximum 255 tekens bevatten. Langere formules moet je splitsen in verscheidene cellen en met tussenresultaten verder werken. Er mogen geen spaties in voorkomen. Er is een rekenkundig teken of bewerking nodig. Elk rekenkundig teken wordt uitgevoerd volgens een bepaalde prioriteit. Bij gelijke prioriteiten wordt de formule van links naar rechts afgewerkt. Prioriteiten kan je beïnvloeden door met haakjes te werken. De delen van de formule binnen de haakjes worden als eerste berekend.


43

Volgorde van de prioriteiten teken

functie

prioriteit

+

optellen

4

-

aftrekken

4

*

vermenigvuldigen

3

/

delen

3

^

machtsverheffing

2

%

percentage nemen

1

Andere rekenkundige tekens teken

functie &

samenvoegen van teksten

=

gelijk aan

<

kleiner dan

>

groter dan

<=

kleiner of gelijk aan

>=

groter of gelijk aan

><

verschillend van


44

2. Inbrengen van de formule: Er zijn twee manieren om een formule in te brengen in een cel: De Point-methode Intikken van de celadressen. a. De point-methode: • • • • • • • •

Positioneer de celaanduider op de plaats waar je het resultaat wil. Typ: = Klik op de eerste cel waarvan je de gegevens wilt gebruiken. Typ het rekenkundig teken in. Klik op de volgende cel die mee in je formule komt. Herhaal de twee vorige stappen zolang tot je formule volledig is. Druk nu nog op de Enter-toets om de formule te laten uitvoeren. In de cel zie je onmiddellijk het resultaat van de bewerking. In de Formulebalk de achterliggende formule.

b. Gewoon intikken: • Plaats de celaanduider in de cel waar de formule moet komen. • Type de formule in en begin zeker met het “=”-teken. • Druk op de Enter-toets.


45

3. Functies om snel te rekenen: Er zijn in Microsoft Excel ook functies die het gebruik van formules vergemakkelijken. De meest gebruikte functie zijn: =SOM(zone)

maakt de som van een zone (zagen we al in de basisinstructies)

=GEMIDDELDE(zone) berekent het gemiddelde van een zone =MIN(zone)

geeft de kleinste waarde uit een zone

=MAX(zone)

geeft de grootste waarde uit een zone

• Positioneer de celaanduider op de plaats waar je het resultaat wenst. • Typ: =functienaam( • Duidt de zone aan. • Druk op Enter

4. Kopiëren naar naastliggende cellen: • Selecteer de te kopiëren zone. • Sleep aan het kopieersymbool onderaan rechts. • Het kopieersymbool is een kruisje in de rechter onderhoek van je cel. Let op! Het is steeds nuttig de formules na te kijken. Let er in het bijzonder op dat je steeds op de juiste cellen hebt geklikt. En dat de functie genomen wordt van de juiste zone.


46

B. Functies Een hele reeks van functies worden ons aangeboden om bepaalde berekeningen op een eenvoudige manier uit te voeren. Net zoals een formule beginnen ook alle functies met een “=”-teken. Dit wordt gevolgd door de functienaam en daarna volgen tussen haakjes de argumenten waarmee gewerkt moet worden. Als in een functie meerdere argumenten staan, moeten deze gescheiden worden door een scheidingsteken. Dit scheidingsteken is afhankelijk van je instellingen van Windows. Werk je met een komma als decimaalteken, dan gebruikt Microsoft Excel een puntkomma als scheidingsteken. Werk je met een punt als decimaal teken, dan werkt Microsoft Excel met een komma als scheidingsteken in de formules. In Microsoft Excel kan je ook een hulpmiddel gebruiken om een functie aan te maken. Via de menubar kiezen we voor Invoegen, Functie. of we klikken op Het volgende venster verschijnt:

Eerst selecteer je een categorie waartoe de functie behoort. Daaronder zie je een alfabetische lijst van functies in de geselecteerde categorie. Daaronder staat de geselecteerde functie met een omschrijving van de argumenten. In dit voorbeeld zien we de GEMIDDELDE--functie in de categorie Laatst gebruikt. Na de keuze van de functie, klik je op de OK-knop om de argumenten van de functie in te vullen. Dit zullen meestal celreferenties of andere functies zijn.


47

Het volgende venster verschijnt:

Je krijgt in het tweede venster een korte uitleg over de functie en de lijst van argumenten. Invullen van argumenten kan op 2 manieren gebeuren: • Intikken • De gewenste cellen in het werkblad aanklikken Als alle argumenten ingevuld zijn, zie je rechtsboven het resultaat van de functie. Als daar een foutmelding staat, dan is er iets mis met de argumenten en kun je die direct aanpassen. De functie effectief invullen in de cel, doe je door te klikken op de OK-knop. Na het gebruik van de Functie-Wizard, kan je zonder problemen de functies in de cellen manueel aanpassen.


48

1. Statistische functies: =GEMIDDELDE()

Geeft als resultaat het gemiddelde van de range die tussen haakjes wordt meegegeven. Blanco cellen worden genegeerd bij het berekenen van het gemiddelde.

=AANTAL()

Geeft het aantal opgevulde cellen in de range die wordt meegegeven.

=AANTAL.LEGE.CELLEN()

Geeft het aantal niet-gevulde cellen in de range die wordt meegegeven.

=MAX()

Geeft de grootste waarde in de range.

=MIN()

Geeft de kleinste waarde in de range.

=SOM()

Geeft de som van alle cellen in de range.

=STDEV()

Geeft de standaardafwijking van de range.

=VAR()

Geeft de variantie van de range.

2. Wiskundige functies: =SIN(x)

Geeft de sinus van het getal x, x staat in radialen.

=COS(x)

Geeft de cosinus van het getal x,x staat in radialen.

=EXP(x)

Geeft de exponent van x (ex).

=WORTEL(x)

Geeft de vierkantswortel uit x.

=MACHT(x;n)

Geeft de machtsverheffing van x tot de macht n.


49

3. Afrond-functies =INTEGER(x)

Geeft het onderliggend geheel getal van x, bij negatieve waarde betekent dit meer negatief.

=GEHEEL(x)

Geeft het geheel deel van een getal x, alles na de komma valt weg.

=AFRONDEN(x;n)

Rondt het getal x af op n cijfers na het decimaal teken. Is de rest groter of gelijk aan 0,5 dan wordt naar boven afgerond, in het ander geval wordt er naar beneden afgerond. Met een negatieve waarde voor n wordt er afgerond naar een hogere orde. (vb. n=-2, rond af naar honderdtallen).

=AFRONDEN.BOVEN(x;n)

Rondt af naar boven, naar een veelvoud van het getal n.

=AFRONDEN.BENEDEN(x;n)

Rondt af naar beneden, naar een veelvoud van het getal n.


50

4. Datum-functies: Een datum in Microsoft Excel wordt bewaard als een getal, die het aantal dagen weergeeft ten opzichte van een referentiedatum (1/1/1900). Als je een datum het nummerformaat Standaard of O geeft, dan krijg je de numerieke waarde van de datum. =NU()

Geeft de systeemdatum weer. Er verschijnt steeds de datum van vandaag en het uur.

=VANDAAG()

Geeft de systeemdatum weer. Er verschijnt steeds de datum van vandaag. De tijd wordt niet mee vermeld.

=DAG(datum)

Geeft het nummer van de dag in de datum.

=MAAND(datum)

Geeft de maand van de datum.

=JAAR(datum)

Geeft het jaar van de datum.

=DATUM(jaar; maand; dag)

Stelt een datum samen aan de hand van een nummer voor het jaar, de maand en de dag.

=WEEKDAG(datum)

Geeft het nummer van de weekdag van een datum (Maandag = 2).


51

5. ALS-functies: Wanneer een bepaald resultaat afhangt van een bepaalde voorwaarde, gebruik dan een ALS-constructie: = ALS (voorwaarde; gewenste resultaat als voorwaarde waar is; gewenste resultaat als voorwaarde niet waar is) Het gewenste resultaat is afhankelijk van een bepaalde voorwaarde. Is de voorwaarde waar dan verkrijg je het tweede argument als resultaat. Is de voorwaarde niet waar dan verkrijg je het derde argument als resultaat.


52

V. Lijsten Om met lijsten te werken is het niet meer nodig om de volledige lijst te selecteren voor je opdrachten kiest met betrekking op deze lijst. Het is nu voldoende dat de actieve cel zich in de lijst bevindt en Microsoft Excel selecteert automatisch de groep informatie waar de actieve cel staat. Dit betekent dat we ook met meerdere lijsten kunnen werken in één spreadsheet.

A. Sorteren van lijsten Om gegevens te sorteren, zet je je in de lijst en kies je via de menubalk voor Data, Sorteren. Het volgende venster verschijnt op je scherm:

Bij Sorteren op kan je kiezen op welke kolom van de lijst je het eerste wil sorteren. Je kan hier kiezen of dit in Oplopende of Aflopende volgorde moet gesorteerd worden. De inhoud van de cellen mag tekst , getallen en datums zijn. Het wordt allemaal gesorteerd. Indien er in de geselecteerde kolom in Sorteren op, gelijke waarden voorkomen, dan kan je eventueel een tweede sorteersleutel gebruiken. Bij Vervolgens op kan je dan de kolom instellen waarop als tweede gesorteerd moet worden. Eventueel kan je ook op dezelfde manier nog een derde kolom aanduiden. De bovenste rij van een kolom is soms een titel rij. Als dit het geval is dan moet de bovenste rij niet meegenomen worden in de sortering. Deze moet mooi bovenaan blijven staan. Daarom kan je bij Het gegevensbereik bevat aanduiden of je lijst een Veldnamenrij heeft of niet.


53

B. Autofilter Een lijst overzichtelijk maken, kan je doen door het gebruik van Autofilter. Ga in de lijst staan en kies via de menubalk voor Data, Filter, Autofilter. De titels van de lijst krijgen nu een pijlknop in de rechterbenedenhoek. Om de Autofilter terug af te zetten, kies je via de menubalk voor Data, Filter, Autofilter.

Hoe gebruiken we nu Autofilter? Als je klikt op een knop bij de titel, dan krijg je een keuzelijst. Je kan dan uit de volgende mogelijkheden kiezen: Alle verschillende waarden die voorkomen in de kolom: Als je één van deze waarden kiest, verbergt Microsoft Excel alle andere rijen. De pijl bij deze titel verandert van kleur, evenals de resterende rijhoofden. Kies je een andere waarde, dan zie je de lijst iedere keer aanpassen. Alle categorieën Met deze keuze verwijder je alle voorwaarden voor deze kolom en zijn alle rijen opnieuw zichtbaar. Lege cellen Excel verbergt alle ingevulde rijen voor deze kolom, alleen de rijen met lege cellen in deze kolom blijven zichtbaar. Niet-lege cellen Alle rijen die leeg zijn in deze kolom worden verborgen. Je kan natuurlijk meerdere filters per lijst tegelijkertijd instellen. Zo kan je de lijst zo nauwkeurig mogelijk filteren en verfijnen. Om alle filters in 1 beweging op te heffen, kan je via de menubalk kiezen voor Data, Filter, Alles weergeven.


54

Kies je in je filter voor Aangepast, dan krijg je dit bovenstaand venster. Hier kan je voorwaarden gaan instellen met logische operatoren om een gewenste filter te bekomen.


55

C. Subtotalen Subtotalen worden gemaakt in een gesorteerde lijst. De sortering is echt noodzakelijk voor de werking van de subtotalen. Als je vb. een subtotaal per product wilt maken, dan moet je eerst je lijst sorteren per product.

1. Hoe gaan we te werk? • Sorteer op de kolom waarvoor je een subtotaal wilt maken. • Kies via de menubalk voor Data, Subtotalen en je krijgt het volgende venster:

Bij iedere wijziging in: Hier kan je de plaats van de subtotalen kiezen. Functie: Hier bepaal je welke functie er gebruikt moet worden bij het subtotaal. Subtotaal toevoegen aan: Hier bepaal je voor welke kolommen dit subtotaal aangemaakt moet worden. Dit kunnen gerust meerdere kolommen zijn. Huidige subtotalen vervangen: Deze functie staat standaard aan, zodat het aanmaken van nieuwe subtotalen, de oude subtotalen in deze lijst verwijderd. Kies je voor de Alles verwijderen, dan worden alle subtotalen verwijderd. Pagina-einde tussen groepen: Dit zet na ieder subtotaal een pagina-einde zodat deze gegevens mooier kunnen afgedrukt worden. Overzicht onder de gegevens plaatsen:


56

Deze functie zet de subtotalen onder de groep die gesommeerd wordt. Staat deze optie niet aan, dan staan de subtotalen boven de gegevens.

2. Meerdere subtotalen aanmaken. • Verwijder alle bestaande subtotalen. • Sorteer op eerste en tweede sleutel. • Maak de eerste subtotalen aan. • Maak de tweede subtotalen aan en zet de optie Huidige subtotalen vervangen af. • Je bekomt direct het gewenste resultaat.


57

D. Formulier Het formulier is een manier in Microsoft Excel om met lijsten te werken alsof het een database is. Als je je plaatst in de lijst en je kiest via de menubalk voor Data, Formulier dan bekom je het volgende venster:

Links staan de titels van de kolommen. Daarnaast vinden we de vakjes waar we de velden kunnen invullen. Als we velden hebben met een formule, dan zijn deze niet aanpasbaar. We kunnen dit goed zien omdat ze grijs zijn opgevuld. Bovenaan zie je in welk record je bent van het aantal bestaande records van deze lijst. Bladeren door deze records kan je doen door de schuifbalk te verslepen.

1. Een nieuw record aanmaken: Wil je een nieuw record toevoegen, dan klikken we op de Nieuw-knop. Met behulp van de Tab-toets kan je van veld naar veld springen. Velden met een formule worden niet uitgerekend tijdens het invoeren van de records. Om het resultaat snel te zien, loop je even naar een ander record en terug. De formule is nu uitgerekend.

2. Een record wissen: Wil je een record verwijderen, dan klikken we op de Verwijderen-knop. Het huidige record wordt nu uit de lijst verwijderd. Er komt steeds wel de vraag of je zeker bent of je dit record wilt verwijderen.


58

3. Zoeken in de lijst: Wil je een bepaald record in de lijst opzoeken, dan klik je op de Criteria-knop. We krijgen nu een blanco record. Hier kunnen we nu zoekvoorwaarden gaan inbrengen. Door de Volgende zoeken en de Vorige zoeken-knop te gebruiken ga je naar voor of naar achter in de lijst naar de records die aan deze voorwaarden voldoen. Klik je opnieuw op de Criteria-knop, dan kan je de voorwaarden aanpassen of deze verwijderen door op de Wissen-knop te klikken. Het laatst gebruikte criteria kan opgehaald worden met de Herstellen-knop.

4. Het formulier verlaten: Wil je niet meer met het formulier werken, dan klik je op de Sluiten-knop.


59

VI. Verplaatsen en kopiëren A. Algemeen Zeker bij het kopiëren dien je een onderscheid te maken tussen het kopiëren met als doelstelling de cellen op een andere plaats te kopiëren en het kopiëren van celinhouden met als doelstelling tijdwinst te maken bij het ontwerpen van een rekenblad. Bij het verplaatsen van cellen zijn er minder problemen. Waar het stond,verdwijnt het en het komt terecht op de plaats waar het naar toe moet. Om cellen te verplaatsen, kan je als volgt te werk gaan: Selecteer het gedeelte dat je wenst te verplaatsen

klik op dit icoontje of kies via de menubalk voor Bewerken, Knippen

Klik nu op de plaats waar de tekst moet komen

klik nu op dit icoontje of kies via de menubalk voor Bewerken, Plakken

Om cellen te kopiëren, kan je als volgt te werk gaan: Selecteer het gedeelte van de tekst dat je wil kopiëren

klik op dit icoontje of kies via de menubalk voor Bewerken,Kopiëren

Klik op de plaats waar de tekst moet komen

klik nu op dit icoontje of kies via de menubalk voor Bewerken, Plakken

Je kan een gekopieerde tekst meerdere malen inplakken door op het klikken of door in de menubalk te kiezen voor Bewerken, Kopiëren.

-icoontje te

Voor het kopiëren van celinhouden staan de volgende mogelijkheden ter beschikking:

Autofill

Ctrl + Enter

Edit Fill


60

B. Celverwijzing Het is zeer belangrijk dat je weet hoe Microsoft Excel met celadressen in formules omgaat. Zeer zeker wanneer je formules gaat kopiëren. Er zijn 3 soorten van verwijzingen: • Relatief • Absoluut • Gemengd

1. Relatieve verwijzing: Verwijst naar cellen ten opzichte van andere cellen. Het adres is dus afhankelijk van de plaats waar je staat. Deze methode vereist geen aanpassing van de in een formule gebruikte celadressen alvorens je deze formule kopieert.

2. Absolute verwijzing: Verwijst naar een specifieke cel of cellen. Het adres is dus niet afhankelijk van de plaats waar je staat. Waar je je ook bevindt het is deze specifieke cel die moet gebruikt worden. Deze methode vereist een aanpassing van de in een formule gebruikte celadressen alvorens je deze formule kopieert. Je moet de kolomaanduiding en het rijnummer laten voorafgaan door een $. Hierdoor wordt het een absoluut celadres.


61

3. Gemengde verwijzing: Eén van de coördinaten is absoluut, het andere is relatief. Deze methode vereist een aanpassing van de in de formule gebruikte celadressen alvorens je deze formule kopieert. Je moet de kolomaanduiding of het rijnummer laten voorafgaan door een $. Een $ voor de kolom of de rijaanduiding maakt de kolom respectievelijk de rijaanduiding vast bij het kopiëren.

Let op! A1

een gewone relatieve verwijzing.

$A$1

een absolute verwijzing.

A$1

een gemengde verwijzing. De kolom is relatief, de rij is absoluut.

$A1

een gemengde verwijzing. De rij is relatief, de kolom is absoluut.

Je kan het $ zelf intikken, maar je kan ook gebruik maken van de F4-toets. Het $-teken wordt dan automatisch gegenereerd. 1° drukken : het celadres wordt absoluut $A$1 2° drukken : rij absoluut, kolom relatief A$1 3° drukken : kolom absoluut, rij relatief $A1 4° drukken : het celadres wordt relatief A1


62

C. Autofill 1. Autofill. Autofill is een functie waarmee je veel tijd en moeite kan besparen. Als je een cel selecteert en je gaat met je muispointer naar de rechterbenedenhoek van je cel, dan veranderd de cursor in een zwart kruisje. Om nu snel cellen op te vullen kan je verticaal of horizontaal gaan slepen. Niet schuin slepen! Naargelang de startwaarden kunnen allerlei series automatisch worden aangemaakt. De serie wordt zolang aangevuld tot je stopt met slepen. Let op! Wanneer je een bestaande reeks selecteert en terug sleept naar het begin van de serie, dan wordt de serie gearceerd. Wanneer je de muis lost, worden de gearceerde cellen gewist. In een aantal gevallen dien je tijdens het slepen de Ctrl-toets in te drukken. Bij het zwarte kruisje verschijnt een extra plusteken.

2

2,2,2,2,2,………

2

2,3,4,5,6,…….

Ctrl 2,4

6,8,10,12,14,……;

2,4

2,4,2,4,2,4,2,4,2,4,…..

Ctrl 10,8

6,4,2,0,-2,-4,……

klas

klas,klas,klas,…..

klas,1

klas,1,klas,2,klas,3…….

Departement 1

Departement 2,Departement 3, ……..

Jan

Feb, Maa, Apr, Mei, ……


63

2. Trend berekenen: Eigenlijk werd reeds in vorige tabel voorbeelden gegeven van trend berekening. Wanneer je als startwaarden 8, 13 en 18 opgeeft, dan zal Microsoft Excel de reeks automatisch met de waarden opvullen die telkens 5 groter zijn. Dit noem je een lineaire trendberekening. Je kan ook groeitrendberekeningen maken. Hiervoor gaan we onze rechter muisknop gebruiken om te slepen. Wanneer je de muisknop loslaat verschijnt een menuutje waar de groeitrend kan worden aangeduid.

Als je als serie de waarde 1 en 2 selecteert, dan worden de groeicellen 4,8, 16, 32, ….


64

3. Eigen lijsten: Met de Autofill-functie is het ook mogelijk om eigen waardenreeksen te definiëren die door deze opdracht nadien herkend zullen worden. Stel dat een bedrijf 5 afdelingen heeft: Administratie, Commercieel, Marketing, Informatie, Directie. Een lijst van deze 5 afdelingen hebt je geregeld nodig in je werkbladen. Dus daarom willen wij deze gaan vastleggen.

Hoe ga je te werk? Plaats de reeks in aaneengesloten cellen in een rij of in een kolom. Selecteer de cellen. Kies via de menubalk voor Extra, Opties, Aangepaste lijst. Klik op Importeren. De lijst verschijnt nu in de Aangepaste lijsten.

Bevestig dit alles door op OK te klikken. Hier is ook mogelijk om de lijst rechtstreeks in te tikken. Bij Gegevens is lijst tik je al de afdelingen in en vervolgens klik je op de Toevoegen-knop.


65

4. Formules kopiëren: Autofill maakt het ook mogelijk om formules te kopiëren.

Als we de cellen D3, E3 en F3 aanduiden en naar beneden slepen, dan wordt alles ook berekend voor Art2 en Art3.


66

D. Doorvoer Commando Met dit commando kan je zowel de inhoud als de opmaak van de cellen van de ene kant van de selectie naar de overblijvende cellen van de selectie kopiëren. We werken hier steeds via de menubalk en kiezen voor Bewerken, Doorvoeren. Naargelang de selectie krijgen we de volgende mogelijkheden. Omlaag

We kopiëren de inhoud en het formaat van de bovenste cel of cellen naar de lagergelegen cellen van het blok.

Rechts

We kopiëren de inhoud en het formaat van de bovenste cel of cellen naar de rechtsgelegen cellen van het blok.

Omhoog

We kopiëren de inhoud en het formaat van de bovenste cel of cellen naar de hogergelegen cellen van het blok.

Links

We kopiëren de inhoud en het formaat van de bovenste cel of cellen naar de linksgelegen cellen van het blok.

Hoe gaan we nu te werk? Maak eerst de te kopiëren formules aan. Selecteer het gebied waar de formules staan en waar de formules moeten komen. Kies nu via de menubalk voor Bewerken, Doorvoeren, ….


67

E. Ctrl + Enter Voor het kopiëren van formules is dit een zeer krachtig instrument. Let wel dat deze toetsencombinatie alleen mogelijk is, indien je 1 formule naar meerdere cellen wenst te kopiëren.

Hoe gaan we te werk? Selecteer eerst de cellen waar de formule moet komen. Positioneer je in de bovenste cel. Maak de formule op de gewone manier. Wanneer de formule klaar is, druk Ctrl + Enter.


68

F. Plakken speciaal Als je cellen kopieerde, dan kopieerde jij de volledige celinhouden. Maar je kan ook maar een onderdeel van de celinhoud kopiëren vb. je wilt de opmaak kopiëren. Om een onderdeel van de celinhoud te kunnen kopiëren, moet je tijdens het kopiëren aangeven wat je wenst te kopiëren. I.p.v. Plakken te kiezen, ga je via de menubalk kiezen voor Bewerken, Plakken speciaal. Hou er wel rekening mee dat Plakken speciaal enkel werkt bij het kopiëren dus bij Kopiëren en dat dit niet werkt bij het Knippen. Het volgende venster verschijnt op het scherm:

Hier moet je nu aangeven wat dat je juist gekopieerd wilt zien. Alles:

Deze kopieert alles. Het is eigenlijk net hetzelfde als gewoon kopiëren met Plakken.

Formules: Alleen de formules worden gekopieerd. De opmaak en de waarden worden niet gekopieerd. Je moet uitkijken dat je de formule wel op de juiste plaats kopieert. Waarden: Dit kopieert alleen de waarden die bekomen zijn door formules, dus eigenlijk alleen het eindresultaat. Op de plaats waar je de gekopieerde waarden plaatst, zullen dus constante waarden komen staan. Opmaak:

Enkel de celopmaak wordt nu gekopieerd. Maar hiervoor kan je beter gebruik maken van het


-icoontje.

69

Geen:

De cellen waarin gekopieerd wordt, worden vervangen met de te kopiëren cellen zonder extra verrichtingen.

Optellen - Aftrekken - Vermenigvuldigen - Delen: Stel:

In kolom D wil je het resultaat van de vermenigvuldiging kolom B en kolom C. Je kopiëert eerst kolom B in kolom D. Daarna duid je kolom C aan je kiest voor Kopieren en vervolgens voor Plakken speciaal met de optie Vermenigvuldigen in kolom D. Lege cellen overslaan :Als de cellen die je wilt kopiëren blanco zijn, dan worden deze niet mee gekopieerd. De inhoud van de cellen naar waar gekopieerd wordt, worden dus niet blanco. Transponeren: De rijen van de te kopiëren cellen worden in kolommen gezet in de gekopieerde cellen en omgekeerd.


70

VII. Meerdere documenten Een bestand waar je in werkt en waar je je gegevens in bewaard noemen we een werkmap. Elk werkmap bevat meerdere werkbladen waar informatie op kan staan. Werkmappen zijn eigenlijk bedoeld om informatie van één en hetzelfde onderwerp te groeperen. Vb. een factuur, een klantenlijst voor die factuur enz.

A. Springen van werkblad naar werkblad. 1. Werkblad selecteren: Standaard maakt Microsoft Excel een werkmap aan met 3 werkbladen. De werkbladen krijgen de naam Blad1 t.e.m. Blad3. Deze namen komen onderaan het venster te staan op de tabs van de werkbladen. De tab van de actieve werkblad staat altijd in het vet.

Links naast de tabs van de werkbladen heb je de Tab schuifknoppen. De uiterst linkse en uiterst rechtse knop bewegen naar het begin of het einde van de lijst werkbladen in de werkmap. De knop met de pijl naar links of de pijl naar rechts beweegt stap voor stap naar voor of naar achter in de lijst werkbladen. Je kan in Microsoft Excel ook aangeven dat je steeds met meer of minder dan 3 werkbladen wil starten bij het openen van een nieuw werkboek. Dit doe je door via de menubalk te kiezen voor Extra, Opties, Algemeen. Bij Werkbladen in nieuwe werkmap geef je het aantal werkbladen in.

2. Naam geven aan werkbladen: •

Dubbelklik op een de werkblad-tab. De naam van het werkblad wordt nu automatisch gemarkeerd. Je kan nu gewoon de nieuwe naam intikken.

•

Je kan ook i.p.v. te dubbelklikken op het werkblad, gewoon via de menubalk kiezen voor Opmaak, Blad, Naam wijzigen.

3. De Tab Split Box: Tussen de horizontale schuifbalk en de werkblad-tabs staat een dun blokje, de Tab Split Box. Deze bepaalt welk deel van de onderkant van het venster gebruikt wordt voor werkbladtabs en voor de horizontale schuifbalk. Plaats hiervoor de cursor op de Tab Split Box, sleep vervolgens naar links of naar rechts. De beschikbare ruimte voor de tabs en de schuifbalk wordt dan herverdeeld.


71

B. Werken met de werkbladen. 1. Werkbladen verplaatsen binnen een werkmap: •

Hou de muisknop ingedrukt op de werkblad-tab dat verplaatst moet worden.

•

Sleep het over de werkblad-tabs.

•

Een dikke pijl verschijnt en verplaatst zich tussen de werkbladen.

•

Laat de muisknop los als de pijl op de juiste plaats staat.

2. Werkbladen invoegen: •

Selecteer het werkblad waar het nieuwe werkblad vóór moet komen.

•

Kies via de menubalk voor Invoegen, werkblad.

•

Het nieuwe werblad verschijnt.

3. Werkbladen verwijderen: •

Selecteer de werkbladen die verwijderd moet worden.

•

Kies via de menubalk voor Bewerken, Blad verwijderen.

Let op! Deze opdracht kan niet ongedaan gemaakt worden.

4. Verbergen van werkbladen: •

Selecteer de werkbladen die moet verborgen worden.

•

Kies via de menubalk voor Opmaak, Blad, Verbergen.

•

Wil je het verborgen werkblad terug laten zien, kies dan via de menubalk voor Opmaak, Blad, Zichtbaar maken. In een lijst van verborgen werkbladen, duid je het werkblad aan en je klikt op OK.


72

5. Kopiëren en verplaatsten van werkbladen naar een andere werkmap: •

Selecteer de te verplaatsen of te kopiëren werkbladen en kies via de menubalk voor Bewerken, Blad verplaatsen of kopiëren ….

•


•

Bij Naar map maak je een keuze naar welke werkmap je het werkblad wilt kopiëren. Wil je een nieuwe werkmap aanmaken, kies dan voor Nieuwe Map.

•

In de lijst Voor blad klik je het werkblad aan die verplaatst of gekopieerd moet worden.

•

Als je Kopie maken aanduidt, geef je aan dat het werkbad niet verplaatst maar gekopieerd moet worden.


73

C. Werken met meerdere werkbladen tegelijkertijd. 1. Selecteren van meerdere werkbladen: Om een groep opeenvolgende werkbladen te selecteren, klik je op het eerste werkblad dat moet geselecteerd worden. Daarna druk je de Shift-toets in en tegelijkertijd klik je op het laatste werkblad dat geselecteerd moet worden. Om een willekeurige groep van sheets te selecteren, gaan we de eerste sheet selecteren, vervolgens drukken we de Ctrl-toets in. We houden deze ingedrukt en klikken op de andere sheets die we willen selecteren. Let op! Als je meerdere malen een bijna identieke tabel op verschillende werkbladen wilt zetten, selecteer dan de verschillende werkbladen. Je maakt de tabel nu aan op het eerste sheet en van zichzelf komt deze informatie ook op de andere werkbladen.


74

VIII. Grafieken. A. Inleiding. Grafieken zijn een uitstekend hulpmiddel bij de voorstelling van gegevens. In een grafiek kan je een groot aantal gegevens op een overzichtelijke en gemakkelijke te begrijpen manier weergeven. Microsoft Excel laat je toe je gegevens op een mum van tijd in een grafiek te zetten. Je moet er wel op letten dat je niet zinloze en overladen grafieken gaat maken. Grafieken dienen steeds om iets eenvoudig en duidelijk weer te geven.

B. Onderdelen van een grafiek

Belangrijke termen: Een gegevenspunt is een individuele waarde die je terugvindt in 1 cel van het werkblad. Een gegevenspunt wordt in een grafiek voorgesteld door een staaf, een kolom, 1 punt of een cirkelsegment. Een gegevensreeks is een groep gerelateerde gegevenspunten. Een gegevensreeks zal dus overeenkomen met 1 rij of 1 kolom gegevens in het werkblad en dit wordt in de grafiek voorgesteld door 1 lijn, 1 cirkel, 1 reeks kolommen.


75

C. Ingevoegde grafiek of een werkblad grafiek Een ingevoegde grafiek is een grafiek die bewaard wordt met de gegevens, op het werkblad waarin het gemaakt is. Net als alle andere grafische objecten kan je deze grafiek verplaatsen, vergroten, verkleinen en wissen. De grafiek maakt dus deel uit van het werkblad en wordt dan ook met de gegevens samen afgedrukt.

D. De Wizard Grafieken Stel dat we volgende tabel hebben:

Je selecteert de volledige tabel en activeert vervolgens de Wizard Grafieken door te klikken op het volgende icoontje: Het volgende venster verschijnt:

Je kan hier een keuze maken voor een soort grafiek. Je klikt op Volgende.


76

Je kan ook op Voltooien klikken als je het eens bent met de standaard instellingen van Microsoft Excel om deze grafiek te tekenen. Heb je op Volgende geklikt, dan verschijnt het volgende venster:

Heb je de gegevens al op voorhand geselecteerd, dan vind je een verwijzing terug in het -icoontje van Gegevensbereik. Heb je nog geen gegevens geselecteerd, dan klik je op het Gegevensbereik. In het werkblad duid je nu de gegevens voor je grafiek aan. Geef aan of je gegevens in rijen of kolommen moeten verwerkt worden. In het gebruikte voorbeeld stelt Microsoft Excel zelf voor om de kolommen te beschouwen als gegevensreeksen met als gevolg dat de inhoud van de eerste rij beschouwd wordt als tekst in de legende. De inhoud van de eerste kolom wordt dan gebruikt als labels bij de X-as. Wil je echter een grafiek met op de X-as de maanden zodat de kolommen moeten beschouwd worden als gegevensreeksen, kan dat door eenvoudig de eerste optie te wijzigen.


77

Nadat je weer op Volgende hebt geklikt, verschijnt het volgende venster:

In dit venster kan je verschillende tabbladen selecteren om je grafiek nog te verfraaien en te verduidelijken naar jouw wensen. Titels:

Hier kan je eventueel een Grafiektitel toevoegen. Ook titels langs de Xas, de Y-as, de Z-as, enz. Kan je hier bijvoegen.

Assen:

Hier kan je aanduiden of je uitleg i.v.m. de waarden van de schaalverdeling op de assen wilt plaatsen.

Rasterlijnen:

Wil je een raster op je grafiek om de waarden beter te kunnen bekijken, dan kan je deze hier aanduiden.

Legenda:

Je kan hier bepalen of je een legende wilt en waar dat deze bij je grafiek moet staan.

Gegevenslabels:

Bij elk gegevenspunt kan je nog extra waarden plaatsen.

Gegevenstabel:

Je kan bij je grafiek de gegevens van het werkblad in een tabel plaatsen.


78

Nadat je weer op Volgende hebt geklikt, verschijnt het volgende venster:

Maak hier je keuze of je een grafiek als een nieuw blad of als een object wilt. Klik vervolgens op Voltooien om je grafiek op je scherm te toveren.


79

E. Wijzigen van een grafiek met de wizard. Je kan met de Wizard Grafieken ook een bestaande grafiek wijzigen. •

Klik op de ingevoegde tabel of plaats het grafiekblad op de voorgrond.

•

Klik op het

•

Breng eventueel wijzigingen aan via de venster die verschijnen.

-icoontje.

F. Wijzigen van het grafiek zonder de Wizard Grafieken. Als de grafiek is aangeklikt of het grafiekblad staat op de voorgrond, dan zie je in de menubalk dat het menuutje Data is vervangen door het menuutje Grafiek. In dit menuutje vinden we de verschillende stappen voor het opbouwen van een grafiek terug. Grafiektype:

als je een ander soort grafiek wilt gebruiken.

Brongegevens

als je de gegevensreeks wilt aanpassen.

Grafiekopties:

om titels, rasterlijnen, assen, legende, … aan te passen.

Locatie:

wil je een ingevoegde grafiek of een werkblad grafiek.

Gegevens toevoegen:om extra gegevens aan je gegevensreeks toe te voegen. Trendlijn toevoegen: om een evolutielijn aan je grafiek toe te voegen.


80

G. Manueel aanpassen van de grafiek. Naast de mogelijkheden met de Wizard Grafieken en het Grafiek menu, kan je ook zelf ingrijpen om het uitzicht van de volledige grafiek of één of meerdere onderdelen ervan te wijzigen.

1. Wissen van onderdelen van de grafiek: Klik een onderdeel van de grafiek aan en druk op de Delete-toets. Zo kan je snel een range uit de gegevensreeks wissen of de legende van je grafiek verwijderen.

2. Toevoegen van onderdelen aan een grafiek: Pijltjes en vrije teksten kunnen je grafiek ook goed verduidelijken. Je gaat hier hetzelfde tewerk als in een werkblad. Je activeert eerst de tekenbalk door via de menubalk te kiezen voor Beeld, Werkbalken, Tekenen. Hier vind je de nodige icoontjes om pijltjes en commentaar te tikken.


81

3. De opmaak van verschillende onderdelen wijzigen: Het item dat je wilt aanpassen gaan we activeren door er dubbel op te klikken. Je kan ook via de menubalk kiezen voor Opmaak, Geselecteerd grafiekgebied. a. Patronen:

In het linkergedeelte van dit venster bepaal je welke rand je wilt en in het rechtergedeelte kan je de achtergrond en de inkleuring bepalen.


82

b. Lettertype:


83

c. Plaatsing: Dit geldt enkel bij de legende. We plaatsen de legende op één van de voorgedefinieerde posities. Je gaat zien dat als je gebruik maakt van dit commando, de rest van de grafiek ook aangepast wordt. Maar verplaats je de legende met de muis, dan blijft de grafiek hetzelfde. d. Schaal: Dit geldt enkel bij assen. Je kan zo de onderverdeling en het snijpunt van de assen zelf in stellen. De X-as:


84

De Y-as:

e. Gegevenslabels: Dit geldt enkel bij gegevensreeksen. Het laat je toe te bepalen of je bij de gegevenspunten de waarde van het punt, de waarde omgezet in % en/of de naam van de gegevensreeks wilt plaatsen. f. Kenmerken: Dit geldt enkel bij getekende objecten zoals pijlen en tekstkaders. Het laat je toe te bepalen het object al dan niet mee moet afgedrukt worden met de grafiek en/of de grootte ervan moet aangepast worden wanneer de grafiek vergroot of verkleind wordt.


85

H. Afdrukken van de grafiek. Als je een ingevoegde grafiek apart wilt afdrukken, is het voldoende hem eerst te activeren. Staat de grafiek op een apart grafiekblad, is het voldoende dit blad te selecteren. Vervolgens gaat het printen net hetzelfde als het afdrukken van een werkblad. In het venster Paginainstelling wordt de tab Blad vervangen door de tab Grafiek.

Volledige pagina gebruiken

De grafiek wordt horizontaal en verticaal aangepast tot aan de marges.

Aanpassen aan pagina

De grafiek wordt proportioneel vergroot tot hij in één richting de marges raakt.

Aangepast

De grafiek wordt afgedrukt op ware grootte zoals hij op het scherm stond.

Conceptkwaliteit

Geeft bij sommige printers een snellere afdruk van minder goede kwaliteit.

Zwart-wit afdrukken

Kleuren worden vervangen door patronen bij een zwart/wit printer. Is deze optie niet actief dan worden de kleuren vervangen door grijswaarden.


86

IX. Standaarddocumenten A. Beveiligen van cellen. 1. Aanduiden van cellen die niet beveiligd mogen worden: •

Selecteer de cellen waar er iets moet worden ingevuld.

•

Kies via de menubalk voor Opmaak, Celeigenschappen, Bescherming.

•

Klik Geblokkeerd uit.

2. Hele werkmap beveiligen: Via de menubalk ga je naar Extra, Beveiliging. Hier kies je vervolgens voor Werkmap beveiligen. Het hele document is nu beveiligd.


87

B. Bewaren als een sjabloon. Als je een formulier wilt ontwikkelen waar je gegevens op een vaste plaats wilt laten invullen, gaan we een sjabloon maken als voorgedrukt formulier. •

Via de menubalk kies je voor Bestand, Opslaan als.

•


•

Normaal staat er onderaan bij Opslaan als automatisch Microsoft Excel Werkmap. Dit ga ja nu aanpassen en we kiezen voor Sjabloon.

•

De werkmap wordt nu bewaard als een voorgedrukt formulier.


88

C. Sjablonen aanpassen. Wil je een sjabloon oproepen om deze aan te passen, moet je gebruik maken van de Shifttoets. Zou je dit niet doen dan zal de werkmap als een normaal in Microsoft Excel voorgedrukt formulier, dat je direct kan gebruiken, worden geopend. Je wilt nu niet het formulier invullen, maar je wilt het aanpassen. •

Klik op dit icoontje of kies via de menubalk voor Bestand, Openen.

•

Klik nu het gewenste sjabloon aan.

•

Druk de Shift-toets in terwijl je op de Openen-knop klikt.

•

Het sjabloon wordt nu geopend om hem aan te passen.


89

X. Oefeningen Oefening 1: Gegevens typen en bewaren. •

Sluit alle bestanden die eventueel nog open zijn.

•

Vraag een nieuw blad.

•

Maak onderstaande tabel.

•

Bewaar de tabel onder de naam oefening1.


90

Oefening 2: Gegevens typen, berekenen, bewaren. •


•

Roep oefening1 op.

•

Bereken in de cel B8 de som van de cellen B4 tot en met E6.

•

Bewaar de tabel onder de naam oefening2.

•

Verander de naam Artikel A in Superproduct.

•

Wijzig het eerste cijfer 523 in 631.


91

Oefening 3: Layout. •


•

Openen een nieuwe werkmap.

•

Maak een nieuwe tabel met de volgende 5 kolommen: Naam, Voornaam, Afdeling, Leeftijd, Prijs gewonnen met de lotto (enorme bedragen).


92

Oefening 4 : Layout. •

Tik de volgende tabel en bereken het totaal.

•

Wis de gegevens van rij 13.

•

Pas de kolombreedtes aan.

•

Zet de titel in het vet, karaktergrootte op 18, een kader rond de titel, gecentreerd over 4 cellen.

•

Centreer de datum in de cel.

•

Zet de subtitel in het vet.

•

Onderlijn de gegevens van de kolomtitels.

•

Zet de 3 kolom rechts in de cel.

•

Zet de eerste kolom in het vet en de tweede schuingedrukt.

•

Maak een totaal van de verkochte producten.

•

Bewaar dit als Oef4.


93

Oefening 5 : Maken en kopiëren van functies en formules. •


•

Maak een nieuw document.

•

Typ de gegevens van kolom A en B

•

Bereken de interest van 7% in kolom C.

•

Bereken kolom D als zijnde het totaal van kolom C en B.

•

Bereken de som, het gemiddelde en het maximum op rij 11, 12, 13.

•

Verzorg de presentatie zoals in het voorbeeld.


94

Oefening 6 : ALS-functie en absolute adressen. •

Kolom A en B zijn gegevens.

•

Gebruik de ALS-functie voor de kolommen C en D. Het basisloon is het loon zonder rekening te houden met de overuren. De overuren zijn nul wanneer je het aantal verplichte uren niet heeft gepresteerd. Anders worden de overuren berekent door van het aantal gepresteerde uren de verplichte uren af te trekken.

•

De kolom extra bevat dan het loon van de overuren.

•

Het totaal is dan het totale loon, dus het basisloon en het extra loon.


95

Oefening 7: Gemengde celadressen Bereken de samengestelde interset d.m.v. de volgende formule: samengestelde interest = kapitaal * ( 1+interest) periode.


96

Oefening 8: Werken met meerdere werkbladen. Maak een nieuwe werkmap aan met de werkbladen: Antwerpen, Brussel, Gent, Brugge, Hasselt, Totaal Vlaanderen. Antwerpen: Aankoop:12085 Verkoop:24580 Brussel: Aankoop:10045 Verkoop:20125 Gent: Aankoop:12547 Verkoop:36582 Brugge: Aankoop:9500 Verkoop:18000 Hasselt: Aankoop:4500 Verkoop:10000 Bereken nu per provinciehoofdstad de winst en op een totalen pagina het totaal aan aankopen, verkopen en winst.


97

Oefening 9: Grafieken. Maak volgend werkblad en maak hierbij ook een grafiek.


98

Cursus Microsoft Excel 2003 Basiscursus 1 Lieve D Helft

Recommend Documents