®
CRM Contact Relations Management
WINGS Software
Flexibel, efficiënt & accuraat
WINGS CRM INHOUDSOPGAVE INLEIDING 1.1. 1.2.
Wings CRM Algemeen Wings CRM Concept
4 5
WINGS GEBRUIKERS 2.1. 2.2. 2.3.
Wings: opstarten Aanmaken gebruikers Koppelen van medewerkers aan gebruikers
6 8 10
WERKEN MET CRM BASIS 3.1.
Basis Organisaties
17
3.1.1. Integratie met Wings 3.1.1.1. Import Wings data 3.1.1.2. Synchronisatie Wings organisaties
19 20
3.1.2. Organisaties aanmaken 3.1.2.1. Voorbeeld 1 - Een organisatiecode aanmaken 3.1.2.2. Voorbeeld 2 - Een organisatiecode toekennen 3.1.2.3. Voorbeeld 3 - Een organisatiecode verwijderen 3.1.2.4. Voorbeeld 4 – Snelle acties in het overzichtscherm
22 26 29 30 31
3.1.3. Organisaties zoeken
34
3.2.
43
Basis Contactpersonen
3.2.1. Contactpersonen aanmaken 3.2.1.1. Voorbeeld 1 - Een persooncode aanmaken 3.2.1.2. Voorbeeld 2 - Een persooncode toekennen 3.2.1.3. Voorbeeld 3 - Een persooncode verwijderen 3.2.1.4. Voorbeeld 4 – Snelle acties in het overzichtscherm
43 46 47 48 49
3.2.2. Contactpersonen zoeken
50
VERRICHTINGEN 4.1. Agendapunten 4.1.1. Opvolging agenda
52 59
Wings CRM •2
4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.
Taken Documenten Logboek Inkomende mail Uitgaande mail
61 64 67 68 69
AFDRUKKEN 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 6
Afdrukken Projecten Afdrukken Producten Afdrukken Organisatie/Contactcodes Afdrukken Templates Afdrukken Agenda Afdrukken Taken Afdrukken Prestaties Afdrukken Accounting Afdrukken met de Wizard Afdrukken vanuit een selectie
71 71 72 73 74 75 75 76 77 84
GEVORDERDE FUNCTIES 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6.
Het personaliseren van de hoofdschermen Importeren vanuit Excel Veiligheidskopie Parameters Raadplegen dagverrichtingen Mailing via logistiek
87 89 91 96 98 99
Wings CRM •3
INLEIDINGEN 1.1. Wings CRM Algemeen De concurrentie tussen bedrijven weegt de laatste jaren steeds sterker door. Het is daarom van belang dat elk element binnen een bedrijf op een zo optimaal mogelijke wijze benut en beheerd kan worden. Het allerbelangrijkste binnen dit proces betreft de band met de klanten, leveranciers en algemene relaties, en de manier waarop die interacties plaatsvinden. Daarbij moet het bedrijf als 1 geheel naar buiten treden:
via documentsjablonen kunnen de medewerkers snel en uniform documenten aanmaken.
alle uitgaande documenten zijn centraal opgeslagen en bereikbaar voor de medewerkers die er toegang toe mogen hebben.
ook inkomende documenten kunnen worden ingescand zodat ze bereikbaar zijn voor wie ze nodig kan hebben.
een agenda- en takenbeheer is onontbeerlijk om een groep medewerkers efficiënt op te volgen.
optioneel is er een projectbeheer.
Met een juiste implementatie van Wings CRM bereik je dat:
de service naar de klanten wordt geoptimaliseerd. de niet factureerbare tijd binnen een organisatie wordt verminderd. er vlugger kan worden bijgestuurd als blijkt dat taken of projecten minder efficiënt worden uitgevoerd.
Hierdoor komt Wings CRM de rendabiliteit van de onderneming ten goede.
(*) CRM: Contact Relation Management
Wings CRM •4
1.2. Wings CRM Concept Laten we om een duidelijk beeld te scheppen even opsommen wat in een CRMpakket aanwezig moet zijn:
Een bestand met organisaties (klanten, leveranciers), klaar voor gebruik en voorzien van uitgebreide zoeksleutels, filters. Mogelijkheid tot het creëren van „views‟. Een bestand met contactpersonen per organisatie, voorzien van allerlei informatie over deze contactpersonen. Specifieke codes mogelijk per organisatie. Specifieke agendapunten per organisatie. Koppelingen met documenten. Taken per organisatie. (Mogelijk gelinkt aan agendapunten). Opvolging van de Taken. Rapportering.
Wings CRM •5
GEBRUIKERS 2.1. Opstarten Het CRM-programma maakt gebruik van het bestand WingsCrm.exe om het programma op te starten. Vervolgens kom je terecht op een Login-scherm waar je je als gebruiker kunt aanmelden. Tevens wordt gevraagd een paswoord in te vullen.
(*) Gebruiker bij eerste login:manager zonder paswoord.
Nadat je de gebruiker en het paswoord hebt ingevuld klik je op:
Wings CRM zal worden opgestart en je komt dan in het menu terecht.
Overzicht knoppen: Organisaties
[Ctrl]+[Alt]+[O]
Contactpersonen
[Ctrl]+[Alt]+[C]
Projecten
[Ctrl]+[Alt]+[J]
Agendapunten
[Ctrl]+[Alt]+[A]
Opvolging agenda
[Ctrl]+[Alt]+[P]
Taken
[Ctrl]+[Alt]+[T] Wings CRM •6
Documenten
[Ctrl]+[Alt]+[D]
Ophalen E-mail
[Ctrl]+[Alt]+[M]
Logboek
[Ctrl]+[Alt]+[L]
(*) Voor specifieke modules zoals bv. „Prestaties‟ zijn er ook specifieke knoppen die in de handleiding van die module dan worden besproken. Om vensters te rangschikken beschik je over de volgende knoppen:
Wings CRM •7
2.2. Aanmaken gebruikers Gebruikers kunnen worden aangemaakt en toegekend aan groepen.
Opgelet: het aantal gebruikers is afhankelijk van je licentie. Indien er dus slechts 1 gebruiker is kan je de gebruiker manager aanpassen naar je eigen naam.
Een gebruiker is lid van een groep. Om een gebruiker aan te maken:
Klik op Beheer
Klik op Beveiliging Klik op Gebruikers
Klik op of
Druk [Alt]+[E] Druk [→] Druk [G] Bij het aanmaken van de gebruiker verschijnt het volgende scherm:
Als gebruikersnaam is het handig om de Windows gebruikersnaam of login te gebruiken. Op die manier kun je direct inloggen in CRM. In het andere geval dien je steeds manueel de gebruiker in te vullen.
Klik in User name en vul de gebruikersnaam in
Klik in Full Name en vul de volledige naam in
Wings CRM •8
Klik in Password en vul eventueel een paswoord in Klik in Verify Password en tik nogmaals het paswoord in of
Druk [Alt]+[U] Druk [Alt]+[F] Druk [Alt]+[P] Druk [Alt]+[V]
De gebruiker kan ook op „inactief‟ (afvinken) worden gezet, waardoor met deze gebruiker niet meer kan ingelogd worden.
Om een gebruiker te wijzigen.
Om een gebruiker te schrappen.
Wings CRM •9
2.3. Koppelen van medewerkers aan gebruikers De interne medewerkers zijn eigenlijk de uitvoerders in het programma. De uitvoerders moeten toegang krijgen tot een aantal mogelijkheden zoals agendapunten, taken en mails. Voor dit laatste kan ook de handtekening worden toegevoegd.
Klik op Beheer – Hulpbestanden - Medewerkers of
Druk [Alt]+[E]+[H]+[M]
B.v. inbrengen nieuwe medewerker
Klik op Beheer – Hulpbestanden – Medewerkers
Klik op
Vul de gevraagde gegevens in.
Wings CRM •10
Bespreking voornaamste velden: Naast de gebruiker en de naam kan ook meegegeven worden of dit een actieve gebruiker is, die dus in het agendabeheer moet verschijnen. De kleur waarin de agenda van de medewerker zal worden weergegeven kan worden bepaald.
De mogelijkheid wordt geboden om de ingestelde schermposities en tabelwijzigingen te bewaren of niet. Email
Naast het standaard email adres en gegevens zoals de naam van de medewerker kunnen er ook meerdere EmailAdressen voor de medewerker worden ingevuld.
Handtekening: de handtekening die in het mailbericht wordt geplaatst. Dergelijk bestand is normaal een .htm-bestand. Je kunt dit openen met notepad en met kopiëren en plakken overnemen in het vak „handtekening‟.
Wings CRM •11
Email (2)
Host: IP-adres. Poort: vermelding van het poortnummer SMTP: Single Mail Transfer Protocol. Eigenlijk is dit de naam van het protocol dat gebruikt wordt om E-mail boodschappen tussen computers te transfereren. In dit protocol is er geen authenticatie of verificatie van diegene die de boodschap stuurt. EHLO: is de naam van het protocol waarbij de SMTP-servers zich aan mekaar introduceren. EHLO is de enhanced SMTP versie (ESMTP) van HELO. De server zal antwoorden gebruik makende van de EHLO-opties die op die server worden ondersteund. Dit om een optimaal gebruik van de bandbreedte te garanderen en het omgaan met mogelijke errors.
Mogelijkheid om een Blind Carbon Copy toe te voegen. Bij het verzenden in groep kun je aldus een mail aan jezelf sturen ter controle. (Zie ook: 5.4. Afdrukken vanuit een selectie).
Imap: (Internet Message Access Protocol) aan te vinken indien nodig. Vermelding van gebruikersnaam en paswoord. Met dit protocol worden de mails direct ingelezen van de mail server. Mails zijn ook gemakkelijker toegankelijk dan via het pop3 protocol. Wings CRM •12
Exchange server: aan te vinken indien nodig. Vermelding van profielbenaming en paswoord. Exchange Server is een groupware server(*) van Microsoft. (*) Groupware is erop gericht om met een groep van gebruikers een gezamenlijk eindresultaat te bereiken. Microsoft Exchange verwerkt onder andere e-mail, en is dus ook een mailserver.
Automatisch ophalen emails: „Ophalen actief‟ aan te vinken indien nodig. Het is tevens mogelijk om zelf een datum op te geven vanaf wanneer de mails moeten worden opgehaald. Organisaties
Organisaties aanmaken?
Instelling die kan aangevinkt worden om de medewerker toe te laten nieuwe organisaties aan te maken (of te desactiveren) in het dossier. Tevens zijn er aankruisvakjes om per medewerker het type organisatie aan te geven die deze mag aanmaken. (Relaties, Prospecten,….)
Aanvinken indien de betreffende medewerker gegevens als BTW-nummer, Bankrekeningnummer en BIC-code mag aanpassen.
Wings CRM •13
De andere medewerkers worden in dit lijstje getoond. Er kan worden bepaald of de huidige medewerker de organisaties van de getoonde medewerkers enkel mag bekijken (Alleen lezen) of ook mag wijzigen (Ook bewerken).
B.v. Indien medewerker A een organisatie raadpleegt die toegewezen is aan medewerker B, en medewerker A is op ‘alleen lezen’ ingesteld, dan wordt deze organisatie cursief weergegeven. Extra gegevens op organisatieoverzicht:
Op dit tabblad kan aangevinkt worden welke gegevens onmiddellijk op het overzichtsscherm van organisaties moeten zichtbaar zijn. Op het overzichtsscherm klik je hiertoe op:
Contactpersonen
Mogelijkheid tot desactiveren contactpersonen voor deze medewerker. Extra gegevens op contactenoverzicht:
Op dit tabblad kan aangevinkt worden welke gegevens onmiddellijk op het overzichtsscherm van contacten moeten zichtbaar zijn. Op het overzichtsscherm klik je hiertoe op:
Projecten
Mogelijkheid tot desactiveren projecten voor deze medewerker. Extra gegevens in projectoverzicht:
Op dit tabblad kan aangevinkt worden welke gegevens onmiddellijk op het overzichtsscherm van projecten moeten zichtbaar zijn. Op het overzichtsscherm klik je hiertoe op:
Wings CRM •14
Agenda, Taken
Tevens bestaat de mogelijkheid om de medewerker al dan niet te berichten als er nieuwe agendapunten of nieuwe taken (of wijzigingen hiervan) werden aangegeven. (Zie ook het tabblad „Agenda‟ en „Taken‟ binnen de medewerkers).
Per medewerker kan aangevinkt worden of de agendapunten (taken, projecten), van de getoonde medewerkers mee mogen worden geopend door deze medewerker. Alleen lezen mode en „Ook bewerken‟ toelaten is eveneens mogelijk. Outlook
Teneinde de synchronisatie met outlook te verzekeren kan dit ingesteld worden voor de agenda, de taken en de contacten van de medewerker. De datum van de laatste synchronisatie wordt getoond. Prestaties (*)
Voor het prestatiebeheer kan worden aangevinkt of de betreffende medewerker de uren van geregistreerde prestaties mag aanpassen. Tevens kan bepaald Wings CRM •15
worden of de medewerker met aaneensluitende uren (dus geen „gaten‟ in de prestaties) werkt. Ook wordt de laatste tijdsaanduiding getoond waarop de prestaties werden gestopt. Dit kan dan gebruikt worden voor een medewerker met sluitende uren. De kostprijs per uur kan worden ingevuld. (*) Enkel als u beschikt over de Wings Prestatiemodule. Documenten
Het documentype dat standaard wordt voorgesteld bij het aanmaken van nieuwe documenten kan worden ingesteld.
Medewerkers worden dus gekoppeld aan gebruikers. Het aantal medewerkers wordt bepaald door uw licentie. Per medewerker wordt een agenda bijgehouden.
Het type gebruiker kan zijn: Manager: met alle mogelijke rechten. Administrator: idem als manager maar zonder de optie medewerkers. Normaal: deze gebruikers hebben geen toegang tot bepaalde menuopties.
Wings CRM •16
WERKEN MET CRM 3.1. Basis Organisaties De kern van een CRM-pakket zit in de organisaties. Dit kunnen ondermeer klanten, leveranciers, prospecten of relaties zijn. De organisatie kan verschillende contactpersonen hebben. Een degelijk beheer van deze gegevens en ook van de contactpersonen is belangrijk voor de goede gang van zaken.
Klik op Basis – Organisaties (als alternatief kun je ook op
klikken)
of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[O]
B.v. inbrengen nieuwe organisatie
Klik op “Basis” in de menubalk Klik op “Organisaties”
Aangezien het CRM-programma de mogelijkheid biedt om organisaties vanuit een bestaand Wingsdossier te importeren bespaart dit je al een flink gedeelte aan inputwerk. Andere mogelijkheden zijn het importeren van organisaties en contacten uit Excel of Outlook. (Zie ook menu: Beheer – Importeren gegevens).
Wings CRM •17
B.v. importeren gegevens vanuit Wings(*)
Klik op “Beheer” in de menubalk Klik op “Importeren gegevens” Klik op “Import Wings Data” Het programma vraagt vervolgens om te importeren, klik op
(*) Alle organisaties, zowel klanten, contacten, leveringsadressen, leveranciers en prospecten kunnen worden geïmporteerd naar CRM. Indien echter de gegevens van een organisatie reeds aanwezig zijn in CRM dan zullen die gegevens door de Wings gegevens worden overschreven voor de betreffende organisatie. In het organisatie overzicht worden de klanten gemarkeerd met en de leveranciers met . Prospecten verschijnen met en leveringsadressen met . Het is ook mogelijk dat een contact geen klant, leverancier, prospect of leveringsadres is maar een relatie. Dit kan een contact zijn van een bevriend bedrijf, makelaar, enz... Relaties hebben geen afzonderlijk pictogram, maar worden gewoon als „relatie‟ aangegeven.
Wings CRM •18
3.1.1. Integratie met Wings Concept Als Wings module voorziet CRM een integratie van gegevens met Wings.
We beschouwen de klanten-,leveringsadressen-,contacten- en leveranciersgegevens in CRM als de primaire data. CRM neemt deze gegevens over uit Wings via de import functie. Uit het schema blijkt dat dit manueel ( ) en eenmalig kan worden uitgevoerd. Vanuit CRM kunnen per organisatie ( ) de gegevens worden gesynchroniseerd. B.v. inbrengen of wijzigen van een nieuwe organisatie 3.1.1.1. Import Wings Data
Bij het opstarten van deze functie langs het menu „Beheer‟ in de menubalk kunnen alle organisaties, zowel klanten, leveranciers, prospecten als contacten en leveringsadressen worden geïmporteerd naar CRM. (*) Wanneer de functie wordt opgestart bij reeds aanwezige geïmporteerde organisaties, worden de gegevens door de Wings gegevens overschreven.
(*) Afhankelijk van de aankruisvakjes in de parameters (Zie ook: BeheerParameters-Import Wings gegevens).
Wings CRM •19
3.1.1.2. Synchronisatie Wings Organisaties Per organisatie kunnen de gegevens van de organisatie met de gegevens in Wings worden gesynchroniseerd op verschillende manieren. 1. Het gebruik van de
knop
Klikken op de knop volstaat om onmiddellijk te synchroniseren.
In de Eigenschappen via wordt de waarde van de Wings ID getoond voorafgegaan door een K of een L.
Opgelet: relaties worden niet aangemaakt in Wings.
2. Ingave en wijzigen van een fiche Indien de organisatie in Wings bestaat, worden de gegevens vanuit CRM in Wings aangepast.
Wings CRM •20
Indien de organisatie in Wings niet bestaat, wordt de organisatie in Wings aangemaakt. Een keuze kan worden gemaakt om de organisatie als klant leverancier, prospect of relatie aan te maken.
Wings CRM •21
3.1.2. Organisaties aanmaken Buiten het importeren van de organisaties vanuit Wings kun je ook rechtstreeks in het CRM-programma organisaties aanmaken. Een overzicht:
Klik op Basis - Organisaties
Klik op of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[O] Organisaties: overzicht knoppen Wijzig. Opslaan. Annuleren. Verwijderen. Eigenschappen
(Toont welke gebruiker de organisatie heeft aangemaakt en wanneer. Welke gebruiker wijzigingen heeft aangebracht en wanneer,...)
Afdrukken. Log. Houdt alles bij wat er met de betreffende organisatie gebeurde. Synchronisatie. Wijzigingen in CRM ook uitvoeren in Wings. + Synchronisatie. Wijzigingen in Wings ook uitvoeren in CRM. Maak dossier. Dossiergegevens (Enkel voor Accountancymodule). Open documentenmap. (Specifiek voor deze organisatie). Info blad Raadplegen grootboek (indien de boekhouding geopend is).
Wings CRM •22
Raadplegen openstaande posten (indien de boekhouding geopend is). Raadplegen verkoophistoriek (indien het logistieke programma geopend is). Nieuw BTW-nummer. (Indien de organisatie in Wings niet bestaat, wordt deze in Wings aangemaakt). Geeft de locatie via internet. Geeft de routebepaling via internet. Mogelijkheid om direct een mail te sturen. Het scherm „Organisatie‟ bestaat uit een hoofding en een detail: Hoofding
Algemeen - Beheer - Communicatie
Het organisatieblad is ingedeeld met de algemene gegevens aan de linkerzijde en de beheer- en communicatiegegevens van de organisatie aan de rechterzijde. Wij bekijken enkele belangrijke velden:
Is de organisatie een Relatie, Prospect, Klant of Leverancier?
Is dit een actieve organisatie of niet?
„Toegewezen aan‟ is een rubriek die voor de vertegenwoordigers kan worden gebruikt of voor degenen die bepaalde werkzaamheden verrichten in het dossier, terwijl „Dossierbeheerder‟ van belang is bij het gebruik van een accountancymodule.
Aangevinkt betekent dit dat de organisatie kan opgenomen worden in Postmailings (brieven).
Aangevinkt betekent dit dat de organisatie kan opgenomen worden in E-mail mailings.
Wings CRM •23
(Uniform Resource Locator), er kan op geklikt worden om rechtstreeks de website te zien.
Mogelijkheid om de taal in te geven: N, F, D, E.
Detail Binnen de gegevens van de organisatie heb je de volgende tabbladen: Leveringsadressen Contactpersonen Codes Memo Agendapunten Documenten Taken Projecten (*) Bijkomende tabbladen verschijnen als de betreffende module aanwezig is. B.v. de tabs ‘Prestaties’ en ‘Facturatie prestaties’ bij de prestatiemodule. Bespreking Leveringsadressen Dit tabblad laat toe om leveringsadressen aan te maken voor de betreffende organisatie.
Het volstaat om de organisatie te openen en op het tabblad „Leveringsadressen‟ op de knop
te klikken.
Contactpersonen Dit tabblad toont alle contactpersonen voor de betreffende organisatie en de belangrijkste velden van de contactpersoon
Als je in een bestaande organisatie dubbelklikt op de contactpersoon dan kun je deze raadplegen of wijzigen ( ). Door op de knop te klikken kun je een contactpersoon toevoegen aan de organisatie. (Zie ook verder: 3.1.4. Contactpersonen aanmaken).
B.v. Contactpersonen aanmaken vanuit het menu:
Klik op Basis – Contactpersonen
Klik op Wings CRM •24
of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[C]
Codes Een tabblad dat alle codes toont die zijn toegekend aan de organisatie. Codes zijn instelbaar per gebruiker. Niet iedereen hoeft alles te kunnen zien.
Wanneer een organisatiecode gebruiken? Iedere organisatie heeft zijn eigen kenmerken (regio, lid van een bepaalde doelgroep, bezoekdag,...). Deze kenmerken kunnen worden toegekend met behulp van een code.
Als je op de knop klikt, kun je een nieuwe code toekennen aan een organisatie door de kolom „Toegekend‟ aan te vinken in het codescherm.. Met dezelfde knop kun je de toekenning van een code ook ongedaan maken, door voor die code de kolom „Toegekend‟ af te vinken in het codescherm.
Om gemakkelijk te werken kun je ook via Beheer – Hulpbestanden – Organisaties – Groepen, eerst de nodige groepen voorzien om dan in Organisaties – Codes de codes aan te maken. B.v. de groepen: klanten en leveranciers
Memo In dit scherm kun je allerlei info kwijt. Allerlei niet gestructureerde informatie kan gewoon worden ingegeven. In principe is de omvang van dit veld onbeperkt. Agendapunten Hier zie je de historiek van de agendapunten van de geselecteerde organisatie. Dubbelklikken opent het agendapunt. (Zie ook: Bespreking – Agendapunten) Documenten Dit tabblad geeft de historiek weer van de documenten van de geselecteerde organisatie. Dubbelklikken opent het document in het documentscherm. (Zie ook: Bespreking – Documenten) Taken Dit tabblad geeft de historiek weer van de taken voor de geselecteerde organisatie Dubbelklikken opent de taak op het scherm. Wings CRM •25
(Zie ook: Bespreking – Taken) Projecten Dit tabblad biedt de mogelijkheid om nieuwe projecten toe te kennen aan een bestaande organisatie. Via Basis-Projecten kun je een bestaand project ook toewijzen aan een bestaande organisatie.
3.1.2.1. Voorbeeld 1: Een organisatiecode aanmaken Een organisatie kan dus beschikken over allerlei specifieke codes. B.v. aanmaak van een organisatiecode ‘Bezoekdag’
Klik op Beheer – Hulpbestanden - Organisatiecodes
Klik op
Vul de gevraagde gegevens in:
Geef een naam in voor de code en zeg tot welke groep deze behoort. (Zie ook menu: Beheer – Hulpbestanden – Organisatie Codes – Groepen)
Vink aan als de contactpersoon verplicht is Als dit het geval is moet je voor deze code bij het toekennen steeds een contactpersoon van die organisatie selecteren:
Wings CRM •26
Vink aan of de betreffende organisatiecode moet getoond worden bij het opmaken van agendapunten en meer bepaald op het tabblad „organisatiecodes‟.
Selecteer het gewenste waarde type
Hier ga je het invoerformaat bepalen voor deze organisatiecode:
Tekst: gebruik dit type om een invoervak aan te maken voor de ingave van tekst. Numeriek: type om een invoervak aan te maken voor de ingave van getallen. Tevens kan men de lengte en de decimalen opgeven. Datum: type voor invoer in datumformaat. Periode: type voor invoer in periodeformaat (maand, jaar). Tijd: type voor invoer in tijdformaat (uren, minuten). Aankruisvakje: type dat twee waarden kan aannemen. Keuzevak: type om bijkomende informatie d.m.v. een keuze in te brengen. Organisatiecode: link met andere organisatie.
Deze synchronisatie verloopt van Wings in de richting van CRM. Men kan een organisatiecode aanmaken en die synchroniseren met een bestaand Wingsveld of een bestaand gebruikersveld.
Klik op of
Druk [F12] Toegankelijkheid van codes
Om een organisatiecode toe te kennen aan een gebruiker: Beheer – Hulpbestanden – Medewerkers & Codes). Hier selecteer je de gebruiker en selecteer je de code door te dubbelklikken op de beschikbare codes
Wings CRM •27
Bij het opslaan van de organisatiecode verschijnt de volgende boodschap:
Als je hier „Ja‟ selecteert is de code voor elke medewerker toegankelijk. Indien je „Nee‟ selecteert dien je zelf de code toe te kennen aan de gewenste medewerker(s). (Zie ook menu: Beheer – Hulpbestanden – Medewerkers&Codes).
Wings CRM •28
3.1.2.2. Voorbeeld 2: Een organisatiecode toekennen Organisaties kunnen dus worden beheerd door gebruik te maken van organisatiecodes. B.v. toekennen van de code bezoekdag maandag aan organisatie Aalbrechts
Klik op
in de menubalk.
Klik in het veld en tik in „AAL‟. Het klantenrecord verschijnt. Dubbelklik op de organisatie, het scherm wordt geopend. Klik op de knop
.
Vink voor de betreffende code de kolom „Toegekend‟ aan om deze toe te kennen.
Klik in de kolom „Waarde‟ en selecteer de gewenste bezoekdag. Klik op
, de code wordt toegekend.
Wings CRM •29
Meldingen bij het toekennen van een organisatiecode
Contactpersoon: Als bij de organisatiecode „ContactPersoon verplicht‟ werd aangevinkt, dan dien je hier eerst een contactpersoon in te vullen alvorens je de code kunt toekennen. Als er een verkeerde organisatiecode werd toegekend, volstaat het om op te klikken en bij de betreffende organisatiecode de kolom „toegekend‟ af te vinken en op hierdoor geannuleerd.
te klikken. De toekenning wordt
3.1.2.3. Voorbeeld 3: Een organisatiecode verwijderen
Klik op Beheer – Hulpbestanden - Organisatiecodes. Dubbelklik op de te verwijderen code. Klik op
.
Klik op
om te verwijderen.
Deze actie zal achteraf ook in het logboek worden opgenomen:
Wings CRM •30
3.1.2.4. Voorbeeld 4: Snelle acties in het overzichtscherm
Klik op
in de menubalk. Een overzicht van de organisaties
verschijnt.
Door op
te klikken worden de verschillende tabbladen getoond.
Door gebruik van de rechtermuisknop op het betreffende tabblad kan een item aan een tabblad worden toegekend, worden aangemaakt of gewijzigd.
Zo kunnen er dus organisaties codes worden toegekend, nieuwe contactpersonen worden aangemaakt of gewijzigd. Hetzelfde geldt ook voor de overige tabbladen. Nieuwe documenten, nieuwe agendapunten, nieuwe taken, of het wijzigen van de bestaande. In het overzichtscherm volstaat het om te dubbelklikken met de linkermuisknop op een organisatie om de fiche te openen.
Indien de rechtermuisknop gebruik wordt op het tabblad documenten, wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden om naast het aanmaken, wijzigen en openen van documenten ook documenten te kunnen importeren. Deze zijn dan meteen beschikbaar voor de betreffende organisatie. Wings CRM •31
Bv. Bij Nieuwe documenten, wijzigen of import wordt het documenttype en het jaar opgevraagd. Het documenttype en het jaar worden getoond in het overzicht van de documenten. In dit overzicht is een sortering op het type mogelijk.
Het gebruik van de rechtermuisknop geeft ook toegang tot het e-mail scherm vanuit de organisatie. Hiermee kan dan onmiddellijk een e-mail bericht worden verzonden.
Verklaring van de belangrijkste knoppen: Geeft een overzicht van bestaande mail templates.
Wings CRM •32
Knippen, kopiëren, plakken, ongedaan maken,… Invoegen afbeeldingen of bestanden. Te gebruiken voor alignering, vet, cursief , onderlijnen, lettertype.
Mogelijkheid om een tabel in te voeren. Aligneren en verwijderen van een ingelezen afbeelding. Er is ook de mogelijkheid om een link aan te maken in je mail, waarbij je dan verwijst naar een URL. (*) De ontvanger kan in de mail dan gewoon op deze link klikken. (*) URL: Uniform Resource Locator, gestructureerde naam die verwijst naar een webpagina. Mogelijkheid om de stijl van de mailboodschap anders weer te geven.
Overzicht van de belangrijkste functies van het mailscherm:
Afbeelding
Formatteren Aligneren
Lettertype en grootte
Opsommingstekens Lettertype
Voorgrond- en achtergrondkleur.
Wings CRM •33
3.1.3. Organisaties zoeken
Zoeken met de sleutel: Tik in de zoeksleutel de beginkarakters in van de sleutel en de organisatie verschijnt.
Zoeken via locatie of route: Dubbelklik op de organisatie om deze te openen en selecteer locatie of route.
Wings CRM •34
Validatie via internet Klikken om het BTW-nummer via internet te valideren.
Klikken op de knop toont de verschillende tabbladen.
Zoeken met filters: Specifieke filters om een bepaalde selectie te bekomen zijn mogelijk.
Klik op Om alle aanwezige organisaties te kunnen zien en dus zonder filter te zoeken:
Klik op Om eventuele memo‟s te tonen van de organisaties of niet.
Klik op
;
Overzicht inactieve organisaties: Enkel organisaties waarbij „actief‟ werd afgevinkt worden getoond.
Klik op
Wings CRM •35
Meer info over de organisatie met de rechtermuisknop:
Door gebruik te maken van de rechter muisknop kan bijkomende informatie over de organisatie worden opgevraagd vanuit CRM. Het programma Boekhouding en/of Logistiek dient dan geopend te zijn. Organisatie info in de logistiek
Info rekeningdetail en openstaande posten in de boekhouding Verkoophistoriek in de logistiek module.
Wings CRM •36
Mogelijkheden bij zoeken met filters: Er zijn 4 Filtertabbladen. Het tabblad „Overzicht‟ geeft een overzicht van de ingestelde filters. B.v. aanmaak van een filter waarbij enkel nederlandstalige organisaties worden getoond:
Klik op
Klik op
Er wordt een filter ingesteld „Taal‟ – „gelijk aan‟ – N (ederlands)
Enkel nederlandstalige organisaties worden getoond.
In het overzichtscherm worden sommige items enkel getoond als er een Accountancy-module aanwezig is. Deze velden zijn voorafgegaan door de markering „ACC‟. B.v. ACC-›Afsluitdatum
Wings CRM •37
B.v. aanmaak van een filter waarbij alle organisaties behalve de nederlandstalige, worden getoond:
Klik op
Er wordt een filter ingesteld „Taal‟ – „gelijk aan‟ – N (ederlands) en bij de rubriek „Filter op alle items‟ wordt „behalve‟ aangevinkt.
Klik op
Enkel organisaties met een andere taal dan Nederlands worden getoond.
Buiten „Gelijk aan‟ kunnen er ook nog andere condities worden gekozen om een overzicht op basis van een filter op te bouwen. Wings CRM •38
B.v. aanmaak van een filter met de conditie ‘is toegekend’ waarbij enkel organisaties worden getoond waaraan de organisatiecode ‘Aktie Promotie’ is toegekend.
Klik op
Er wordt een filter ingesteld „AKTIE PROMOTIE‟ – „is toegekend‟.
Klik op
Enkel organisaties waaraan de code „AKTIE PROMOTIE‟ is toegekend worden getoond.
Wings CRM •39
Gebruik van views Algemeen Een filter die aangemaakt werd en die je regelmatig wenst te gebruiken kun je vastleggen in een „view‟. Op die manier is die filter altijd beschikbaar en hoef je deze niet telkens aan te maken. Je kiest gewoon de gewenste view. Eenmaal de filter is aangemaakt ga je naar het tabblad overzicht. B.v. aanmaak van een view die enkel nederlandstalige organisaties toont:
Klik op
Klik op „Taal‟
Klik op
Klik in het volgende veld op
en selecteer en selecteer
Klik op de tab Klik op Wings CRM •40
Klik op Tik de naam van de view in, B.v. Taalview N Klik op Selecteer de view, nederlandstalige organisaties verschijnen op het scherm.
enkel de
Indien een bestaande view moet gewist worden klik je in het tabblad overzicht van die view op de knop
.
Gebruik van views Specifiek In een view kunnen er verschillende filters worden vastgelegd wat meteen toelaat om ook erg specifieke richtlijnen te kunnen meegeven bij het zoeken. Zo kan opgegeven worden dat er aan meerdere condities dient te worden voldaan („en‟). Ook bestaat de mogelijkheid dat aan het ene of het andere („of‟) dient te worden voldaan. B.v. aanmaak van een view die alle organisaties toont in Antwerpen of alle organisaties die een automaat hebben van het type ‘Vision’.
Klik op Wings CRM •41
Klik op „Postcode‟
Klik op
Klik in het volgende veld op
en selecteer en selecteer
Aanmaak tweede filter:
Klik op
Klik op „TYPE DRANKAUTOMAAT‟
en selecteer Klik op Klik in het volgende veld op
Klik op
en selecteer
.
Op dit scherm vink aan
Klik op
Klik op Tik de naam van de view in, B.v. Opvolging Vision A’pen
Klik op
Selecteer de view, enkel organisaties uit Antwerpen of organisaties (dus ook degene met een postcode verschillend van deze van Antwerpen) die een automaat van het type Vision bezitten komen op het scherm.
Wings CRM •42
3.2. Basis Contactpersonen Contactpersonen Binnen een organisatie heb je een contactpunt nodig. In dit tabblad bestaat de mogelijkheid om de contactpersonen voor deze organisatie in te geven.
3.2.1. Contactpersonen aanmaken
Klik op Basis – Contactpersonen of
Klik op
Klik vervolgens op of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[C]
Wings CRM •43
Contactpersonen: overzicht knoppen Wijzig. Opslaan. Annuleren van de handeling. Verwijderen. Eigenschappen. (Toont welke gebruiker de contactpersoon heeft aangemaakt en wanneer. Welke gebruiker wijzigingen heeft aangebracht en wanneer,...) Afdrukken. Log. Houdt alles bij wat er met de betreffende contactpersoon gebeurde. Synchronisatie met Wings (Zie ook: 3.1.1.2. Synchronisatie Organisaties) Mogelijkheid om direct een mail te sturen. Het scherm „Contactpersoon‟ bestaat uit een hoofding en een detail. Hoofding
Algemeen - Info
Het contactpersoonblad is ingedeeld met de algemene gegevens aan de linkerzijde en info en communicatie van de contactpersoon aan de rechterzijde. Wij bekijken enkele belangrijke velden:
Specifieke invulvelden laten toe om informatie rond bv. het geslacht en de functie (Extra) en van de persoon in te geven.
De betreffende contactpersoon kan ook worden geïnactiveerd. Wings CRM •44
Detail Binnen de gegevens van de persoon heb je de volgende tabbladen: Codes Memo Organisatie Agendapunten Documenten
Codes Teneinde codes te kunnen toekennen aan een contactpersoon, dien je deze eerst aan te maken. (Zie ook menu: Beheer – Hulpbestanden – Persoon – Codes)
Wanneer een contactpersonencode gebruiken? Iedere persoon heeft zijn eigen kenmerken (vertegenwoordiger, beslissingsnemer, hoofd aankoop,...), die geen verband houden met de organisatie van die persoon. Deze kenmerken kunnen worden toegekend met behulp van een code.
Als je op de knop klikt, kun je een nieuwe code toekennen aan een contactpersoon door de kolom „Toegekend‟ aan te vinken in het codescherm.. Met dezelfde knop kun je de toekenning van een code ook ongedaan maken, door voor die code de kolom „Toegekend‟ af te vinken in het codescherm.
Om gemakkelijk te werken kun je ook via Beheer – Hulpbestanden – Persoon codes – Groepen, eerst de nodige groepen voorzien om dan in Personen – Codes de codes aan te maken. B.v. de groepen: zakelijk en persoonlijk
Memo In dit scherm kun je allerlei info kwijt. Allerlei niet gestructureerde informatie kan gewoon worden ingegeven. Organisatie Hier ga je de contactpersoon koppelen met de betreffende organisatie.
Om een contactpersoon te koppelen met een organisatie volstaat het om op het tabblad „Organisatie‟ de naam van de organisatie in te vullen of te selecteren met behulp van de selectieknop: .
Wings CRM •45
De contactpersoon kan ook rechtstreeks via de organisatie worden aangemaakt. Dit geeft als voordeel dat de organisatie dan al is ingevuld in de fiche van die contactpersoon.
Agendapunten Een agendapunt is een verrichting om een gebeurtenis te registreren, zoals bezoeken, telefoongesprekken, ontvangst van documenten,... (Zie ook: Bespreking – Agendapunten) Documenten Verschillende documenten zijn mogelijk voor de contactpersonen. Deze documenten kunnen worden gegenereerd vertrekkende vanaf voorgedefinieerde sjablonen. (Zie ook: Bespreking – Documenten)
3.2.1.1. Voorbeeld 1: Een persooncode aanmaken Een persoon kan beschikken over allerlei specifieke codes. B.v. aanmaak van een personencode ‘Beslissingsnemer’
Klik op Beheer – Hulpbestanden – Persoon-Codes Klik op
Vul de gevraagde gegevens in:
Selecteer het gewenste waarde type Gaat het om een numeriek type dan kunt u de lengte en het aantal decimalen opgeven. Ingeval van een keuzevak is het mogelijk een optielijst op te maken. (Zie ook: 3.1.2.1. Voorbeeld 1: Een organisatiecode aanmaken)
Klik op of
Druk [F12] Toegankelijkheid van codes
Om een persooncode toe te kennen aan een gebruiker: Beheer – Hulpbestanden – Gebruikers & codes). Hier selecteer je de gebruiker en selecteer je de code door te dubbelklikken op de beschikbare codes
Wings CRM •46
Bij het opslaan van de persoon code verschijnt de volgende boodschap:
Als je hier „Ja‟ selecteert is de code voor elke medewerker toegankelijk. Indien je „Nee‟ selecteert dien je zelf de code toe te kennen aan de gewenste medewerker(s). (Zie ook menu: Beheer – Hulpbestanden – Gebruikers&Codes).
3.2.1.2. Voorbeeld 2: Een persooncode toekennen Contactpersonen kunnen dus worden beheerd door gebruik te maken van personen codes. B.v. toekennen van de code zaakvoerder aan contactpersoon Pieter Aalbrecht van de organisatie Aalbrechts
Klik op
in de menubalk.
Klik in het veld en tik in „AAL‟. Het record van de contactpersoon verschijnt. Dubbelklik op de contactpersoon, het scherm wordt geopend. Klik op de knop
.
Vink voor de betreffende code de kolom „Toegekend‟ aan om deze toe te kennen. Vink voor de betreffende code de kolom „Waarde‟ aan om te bevestigen dat het inderdaad om een „Zaakvoerder‟ gaat. Klik
de code wordt toegekend.
Als er een verkeerde persoon code werd toegekend, volstaat het om op te klikken en bij de betreffende code de kolom „toegekend‟ af te vinken en op hierdoor geannuleerd.
te klikken. De toekenning wordt
Wings CRM •47
3.2.1.3. Voorbeeld 3: Een persooncode verwijderen
Klik op Beheer – Hulpbestanden – Persoon Codes. Dubbelklik op de te verwijderen code. Klik op
.
Klik op
om te verwijderen.
Deze actie zal achteraf ook in het logboek worden opgenomen:
Wings CRM •48
3.2.1.4. Voorbeeld 4: Snelle acties in het overzichtscherm
Klik op
in de menubalk. Een overzicht van de contactpersonen
verschijnt.
Door op
te klikken worden de verschillende tabbladen getoond.
Door gebruik van de rechtermuisknop op het betreffende tabblad kan een item aan een tabblad worden toegekend, worden aangemaakt of gewijzigd.
Zo kunnen er dus contactpersooncodes worden toegekend, nieuwe documenten worden aangemaakt of gewijzigd en geopend. (Er kan ook een e-mail worden gestuurd naar de contactpersoon). Hetzelfde geldt ook voor de agendapunten, zijnde nieuwe agendapunten, of het wijzigen en openen van de bestaande. In het overzichtscherm volstaat het om te dubbelklikken met de linkermuisknop op een contactpersoon om de fiche te openen.
Wings CRM •49
3.2.2. Contactpersonen zoeken
Het opzoeken van contactpersonen biedt dezelfde mogelijkheden als het opzoeken van organisaties (Zie ook: 3.1.3. Organisaties zoeken).
Klikken op de knop toont de verschillende tabbladen.
Door gebruik van de rechtermuisknop op het betreffende tabblad kan een item aan een tabblad worden toegekend, worden aangemaakt of gewijzigd. (Zie ook: 3.2.1.4. Snelle acties in het overzichtscherm)
Wings CRM •50
Zoeken met filters: Specifieke filters om een bepaalde selectie te bekomen zijn mogelijk.
Klik op Om alle aanwezige contactpersonen te kunnen zien en dus zonder filter te zoeken:
Klik op Om eventuele memo‟s te tonen van de contactpersonen of niet.
Klik op
;
Wings CRM •51
4.1. Agendapunten Agendapunten zijn verrichtingen die gebeurtenissen registreren. Bezoekdagen, gesprekken, telefonische afspraken, ... Het beheer van de agendapunten is toegankelijk langs het menu Verrichtingen – Agendapunten of met het ikoon
op de werkbalk.
Klik op of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[A] Agendablad
Tijdsindeling
Tijdindicator
Kalender
Overzicht taken
Knoppen in het agendaoverzicht Toont ook de reeds afgewerkte agendapunten.
Indien een agendapunt als
werd gemarkeerd,
verschijnt het enkel in het agendaoverzicht als dus op de wordt geklikt.
Wings CRM •52
Activeert de synchronisatie met Outlook. Symbolen in de agendapunten op het overzichtscherm Agendapunt met symbool voor terugkeerpatroon. Afgewerkt agendapunt. Agendapunt met symbool voor afwijkend terugkeerpatroon.
Werken met de agenda Openen
Dubbelklik op een agendapunt om dit te openen.
Het agendapunt
wordt getoond. of
Rechts klikken en op een agendapunt en selecteren. Nieuw
Dubbelklik in het agendablad (tegenover de gewenste tijdindicator) om een nieuw agendapunt in te voegen.
Bij het invoegen van een nieuw agendapunt kan met klikken en slepen van de muis reeds de duur van het agendapunt bepaald worden.
of
Rechts klikken en selecteer
om een nieuw
agendapunt in te voeren.
Wings CRM •53
Het gegevensblad bevat de gegevens van de organisatie aan de linkerzijde en de extra gegevens aan de rechterzijde.
„Van‟ geeft de begindatum/tijd en „Tot‟ de einddatum/tijd aan. De „Totale Tijd‟ wordt automatisch uitgerekend en er bestaat de mogelijkheid om de tijd die in rekening wordt gebracht aan te passen. Dit wordt getoond in de afdruk van de agenda.
In het agendapunt kan de tijdsweergave worden geselecteerd. Deze weergave is zichtbaar in de agenda door de vorm die de kader rond het agendapunt aanneemt. B.v. Tijd weergeven als Vrij.
Wings CRM •54
B.v. Tijd weergeven als Voorlopig bezet.
B.v. Tijd weergeven als Bezet.
B.v. Tijd weergeven als Niet aanwezig.
Binnen het agendablad kun je de manier waarop de tijd van een agendapunt wordt weergegeven ook instellen. Toon tijd als
Rechts klikken op een agendapunt en de gewenste weergave selecteren:
Wings CRM •55
Terugkeerpatroon
Rechts klikken op een agendapunt en selecteren. De selectie „Terugkeerpatroon‟ laat toe om gebeurtenissen die binnen een bepaald tijdsbestek regelmatig terugkeren automatisch op de agenda te plaatsen. B.v. Elke week een vrijdagvergadering van 08.30 – 10.00u. Het volstaat dan om de volgende tabel te vervolledigen.
Begin, einde en duur van het agendapunt.
Vink aan hoe dikwijls het agendapunt terugkeert. Het selectiescherm zal aangepast worden aan het type terugkeerpatroon.
Wings CRM •56
In „Bereik van terugkeerpatroon‟ kan het begin van het patroon worden opgegeven. Verder kan ook het aantal keren of een specifiek tijdstip dat het patroon eindigt worden opgegeven. (Tenzij „Geen einddatum‟ werd geselecteerd). Verwijderen van het terugkeerpatroon. Het terugkeerpatroon blijft bewaard maar wordt als „afgewerkt‟ beschouwd. Agendapunten verwijderen of als „afgewerkt‟ markeren
Rechts klikken op een agendapunt en de gewenste keuze
selecteren.
Andere extra gegevens van het agendapunt
Tevens bestaat de mogelijkheid om agendapunten te koppelen aan vooraf gedefinieerde projecten. (Zie ook menu: Basis – Projecten).
Een kostenbedrag (B.v. Verplaatsingskosten) kan worden opgegeven in relatie tot de afstand. Dit zal worden opgenomen in de overzichten.
De medewerker die het agendapunt uitvoert. Dit kan (maar hoeft niet noodzakelijk) dezelfde persoon te zijn als de gebruiker.
De agenda statussen laten toe een onderscheid te maken tussen de agendapunten. Zo kan de gebruiker een onderscheid maken tussen nog uit te voeren en reeds afgewerkte agendapunten en dergelijke. (Zie ook menu: Beheer – Hulpbestanden – Agenda statussen).
Wings CRM •57
Het onderwerp van het agendapunt kan worden meegegeven in deze rubriek.
Elk van deze tabbladen biedt de mogelijkheid om extra informatie vast te leggen voor een specifiek doel. Bij de installatie van het programma kan de naam van de labels worden bepaald. (Zie ook: Beheer – Parameters – Agenda)
Taken die aan een agendapunt gerelateerd zijn en/of documenten kunnen hier worden vastgelegd. B.v. Het agendapunt verslag als document opnemen voor opvolging. Organisatie Codes verschijnen enkel als voor die codes „Tonen in agenda‟ werd aangevinkt. (Zie ook menu: Beheer – Hulpbestanden – Organisatie Codes)
Indien met de rechtermuisknop voor „selecteer medewerkers‟ wordt gekozen, is het mogelijk om de agenda‟s van deze medewerkers naast mekaar te leggen.
Wings CRM •58
4.1.1. Opvolging agenda Aangezien er in agendapunten allerlei gebeurtenissen worden geregistreerd, zoals bezoekdagen, gesprekken, telefonische afspraken en dergelijke is ook een opvolging van de agenda noodzakelijk. De opvolging van de agendapunten is toegankelijk langs het menu Verrichtingen – Opvolging agenda of met het ikoon
op de werkbalk.
Klik op of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[P] Tijdsaanduiding voor het begin en einde van het agendapunt Organisatie
Type agendapunt
Contactpersoon Medewerker
Status agendapunt
Onderwerp
Kostprijs
Afstand in km.
Totaal voorziene tijd
Knoppen in het overzicht opvolging agenda Deze knop geeft de mogelijkheid om vanuit de agendaopvolging onmiddellijk een agendapunt bij te maken. Deze knop sommeert de kolommen „Kostprijs‟, „Afstand‟, „Totale tijd‟ en „Te betalen tijd‟.
Wings CRM •59
Deze knop reset de kolommen die je met de „Totalen‟ knop activeert.
Wings CRM •60
4.2. Taken Taken zijn opdrachten die moeten uitgevoerd worden. Taken dienen te worden opgevolgd. De mogelijkheid bestaat om een uitvoerder en een opvolger voor de taken toe te kennen. Het beheer van de taken is toegankelijk langs het menu Verrichtingen – Taken of met het ikoon
op de werkbalk.
Overzicht
Zoeken taken Door gebruik te maken van wordt het zoekscherm getoond. Er kan worden gezocht op verschillende velden in dit zoekscherm.
Na het invullen van de selectie klik . Om een nieuwe selectie in te kunnen geven klik
. Wings CRM •61
Om een nieuwe taak aan te maken klik
.
Tik bij „Onderwerp‟ de inhoud van de taak in. Geef de code van de gewenste organisatie in of klik om te zoeken. Selecteer met de gewenste contactpersoon, of klik op en vul er vervolgens zelf één in. het eventuele project. Selecteer met Selecteer met de status van de taak. Selecteer met de geschatte duur van de taak. Selecteer met het tijdstip waarop de uitvoering van de taak start alsook voor welke datum de uitvoering dient te zijn gebeurd. Gebruik om de medewerker de selecteren die de taak meldde. Gebruik om de medewerker te selecteren die de taak moet uitvoeren. Selecteer met de medewerker die de uitvoering van de taak moet opvolgen. Klik in de witte ruimte onder en geef eventueel een korte verklarende tekst in. Klik
of [F12] om de taak op te slaan.
Om vanuit een taak direct naar het betreffende agendapunt over te schakelen
Wings CRM •62
Extra knoppen in het overzichtscherm
Om de taken te zien die door de medewerker gemeld werden klik
. Om de taken te zien die door de medewerker moeten uitgevoerd
worden klik . Om de taken te zien die door de medewerker moeten opgevolgd .
worden klik
;
Om eventuele memo‟s van bij de taken te
tonen of niet. Opmerking:
Als een nieuwe taak wordt ingebracht, zal het programma bij het wegschrijven de mogelijkheid bieden om voor die taak ook een agendapunt aan te maken. Ook bij het wijzigen van een taak blijft die mogelijkheid beschikbaar.
Door op deze knop te klikken wordt de mogelijkheid geboden om de taak door te geven aan een andere uitvoerder.
Deze knop wordt door de medewerker die de opvolging van de taak moet doen gebruikt om te bevestigen dat de opvolging werd uitgevoerd. Wings CRM •63
4.3. Documenten Het beheer van documenten is beschikbaar langs het menu Verrichtingen – Documenten of met het ikoon
op de werkbalk.
Algemeen Documenten kunnen eenvoudig gegenereerd worden vertrekkende van voorgedefinieerde documentsjablonen of templates. Een document kan snel worden teruggevonden per project, per uitvoerder, met de referentie, per organisatie, enz... (Zie ook: Installatie CRM – 2) Templates/Documenten). Documenten zullen ook niet op een ongestructureerde wijze worden opgeslagen maar door de beheerder in voorgedefinieerde mappen worden bewaard met een specifieke referentie (prefix, extensie, algemeen of per sjabloon). Overzicht
Zoeken documenten Door gebruik te maken van wordt het zoekscherm getoond. Er kan worden gezocht op verschillende velden in dit zoekscherm.
Wings CRM •64
Na het invullen van de selectie klik . Om een nieuwe selectie in te kunnen geven klik
.
Om een nieuw document aan te maken klik
. Tik bij „Onderwerp‟ in waarover het document juist gaat. Gebruik om een datum te selecteren Gebruik om de gewenste template te selecteren
Wings CRM •65
Geef de code van de gewenste organisatie in of klik om te zoeken. Selecteer met de gewenste contactpersoon, of klik op en vul er vervolgens zelf één in. Selecteer met het eventuele project. Selecteer met de gewenste medewerker. Klik in de witte ruimte onder en geef eventueel een korte verklarende tekst in. Klik of [F12] om het document op te slaan. De template zal zich openen en kan indien nodig aangepast worden en opgeslagen.
Wijzigen documenten
Om reeds bestaande documenten te bewerken zijn er allerlei knoppen ter beschikking:
Om een document te wijzigen klik op
.
Om een document te verwijderen klik op bijgehouden in het algemene logboek.
Verstuur het document als E-mail door op
Maak vanuit het document een agendapunt aan door op
Om een document te openen klik op
. Deze actie wordt te klikken. te klikken.
.
Wings CRM •66
4.4. Logboek Het CRM-programma houdt alle contacten bij die werden uitgevoerd. Zowel transacties op organisaties, taken, agendapunten en documenten worden geregistreerd. Deze registratie omvat Datum/Uur, Omschrijving en de gebruiker. Dit algemene logboek is toegankelijk langs het ikoon
op de werkbalk.
Opmerking: Indien in een specifiek scherm op wordt geklikt, zal de log voor het betreffende scherm worden getoond.
Wings CRM •67
4.5. Inkomende mail Outlook Indien het gebruikte standaard E-mail programma Outlook is dient de gebruiker niets te ondernemen wat de E-mails betreft. De inkomende mailberichten verschijnen dan automatisch op het scherm „ophalen E-mails‟ in het programma. (Zie ook menu: Beheer – Hulpbestanden – Medewerkers). Andere Wordt een ander E-mail programma gebruikt dan Outlook dan dient de gebruiker de E-mails zelf „binnen te halen‟. Dit kan als volgt gebeuren:
Klik op of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[M]
Open de inbox van uw mailprogramma, klik op het bericht en sleep de mail in de ruimte op het scherm. (D.i. „Sleep uw mails naar hier‟) Indien de organisatie waaronder de inkomende mail ressorteert niet direct kan gevonden worden dan kan er in dit scherm steeds zelf een organisatie worden toegekend.
Bij het binnenhalen van mailberichten wordt er eerst gecontroleerd op het E-mail adres van de contactpersoon en vervolgens op het E-mail adres van de organisatie. Na het binnenhalen van de mail wordt het E-mail adres bewaard indien dit leeg is bij de betreffende organisatie of bij de contactpersoon. De „datum laatste ophaling emails‟ wordt aangepast.
Aan te vinken indien de mail moet worden bewaard. Dit kan enkel als de betreffende organisatie gevonden wordt. Enkel binnenkomende mails tonen. („I‟ markering bij In/out kolom). Enkel uitgaande mails tonen. („U‟ markering bij In/out kolom).
Wings CRM •68
4.6. Uitgaande mail Een mail verzenden kan op de volgende wijze. (Zie ook: 3.1.2.4. Voorbeeld 4: Snelle acties in het overzichtscherm).
Klik op Verrichtingen - Documenten of
Druk [Ctrl]+[Alt]+[D]
Om een nieuwe mail aan te maken klik
. Tik bij „Onderwerp‟ in waarover het mailbericht juist gaat. Gebruik om een datum te selecteren Gebruik om de gewenste template te selecteren
Geef de code van de gewenste organisatie in of klik
Selecteer „Email out‟ als template voor uitgaande mails. om te zoeken.
In de organisatie waarvoor de mail bestemd is, dient uiteraard een geldig E-mailadres te worden ingevuld.
Selecteer met de gewenste contactpersoon, of klik op vervolgens zelf één in.
en vul er
Wings CRM •69
Selecteer met het eventuele project. Selecteer met de gewenste medewerker. Klik in de witte ruimte onder en geef eventueel een korte verklarende tekst in.
Klik of [F12] om het document op te slaan. De template zal zich openen en kan indien nodig aangepast worden en opgeslagen.
Vul de tekst voor de uitgaande mail in. Klik vervolgens op .
Om een nieuwe mail aan te maken klik
. Tik bij „Onderwerp‟ in waarover het mailbericht juist gaat.
Om de Email te versturen klik op
Bij het wijzigen van een document kun je ook direct klikken op
om de mail te verzenden.
of
Druk [Ctrl]+[S] Wings CRM •70
AFDRUKKEN 5.1. Basis-/hulpbestanden-projecten
Het afdrukken van projecten is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis/hulpbestanden-Projecten. Het is mogelijk om per organisatie en per medewerker te filteren.
5.2. Basis-/hulpbestanden-producten(*)
Het afdrukken van het productenbestand is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis-/hulpbestanden-Producten. (*) Enkel indien de module „prestaties‟ aanwezig is.
Wings CRM •71
5.3. Basis-/hulpbestanden-organisatiecodescontactcodes
Het afdrukken van organisatie- en contactcodes is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis-/hulpbestanden-organisatie/contactcodes. Er is een selectie mogelijk op de groep zowel wat de organisaties als de groepen voor de contactcodes betreft.
Wings CRM •72
5.4. Basis-/hulpbestanden-templates
Het afdrukken van templates is beschikbaar langs het menu Afdrukken-Basis/hulpbestanden-templates. Er is een selectie per aanwezige Handler mogelijk.
Wings CRM •73
5.5. Verrichtingen-Agenda
Het afdrukken van het agenda is beschikbaar langs het menu AfdrukkenVerrichtingen-Agenda. Het is mogelijk om op verschillende velden te filteren.
Binnen „Rapport‟ heeft de gebruiker dan nog de keuze uit een aantal voorgedefinieerde rapporten.
Er zijn aankruisvakjes die toelaten te bepalen of de extra informatie dient te worden afgedrukt. Hier wordt verwezen naar de mogelijke informatie op de tabbladen binnen de agendapunten.
Wings CRM •74
5.6. Verrichtingen-Taken
Het afdrukken van de taken is beschikbaar langs het menu Afdrukken – Taken. Het is mogelijk om op verschillende velden te filteren.
Binnen „Rapport‟ heeft de gebruiker dan nog de keuze uit een aantal voorgedefinieerde rapporten.
Er zijn aankruisvakjes die toelaten te bepalen of de extra informatie dient te worden afgedrukt. Hier wordt verwezen naar de informatie binnen het scherm van de taken.
5.7. Verrichtingen-Prestaties(*) Het afdrukken van een algemene prestatielijst alsook te factureren en gefactureerde prestaties is voorzien. (Zie ook: Handleiding Wings CRM Prestaties-Afdrukken). (*) Enkel indien de module „prestaties‟ aanwezig is.
Wings CRM •75
5.8. Accountancy(*) Afdrukken van de accountancy module zijn de BTW opvolging, Dossiers en Algemene Vergadering.Het afdrukken van een algemene prestatielijst alsook te factureren en gefactureerde prestaties is voorzien. (Zie ook: Handleiding Wings CRM Prestaties-Afdrukken). (*) Enkel indien de module „prestaties‟ aanwezig is.
Wings CRM •76
5.9. Afdrukken met de Wizard
Organisatie De organisatiewizard biedt de mogelijkheid om selecties te maken op basis van aan de organisatie gerelateerde codes. De wizard zal zorgen voor een begeleiding onder de vorm van verschillende schermen. Als deze stappen doorlopen werden zal de afdruk verschijnen in het gewenste formaat. De wizard biedt de mogelijkheid om de output te laten verschijnen op de printer, als PDF, als Excel-bestand, als etiket of als E-mail.
Dubbelklik op een code om deze te selecteren of klik op
Klik op de code en klik
Om alle codes te selecteren klik
Om alle codes te deselecteren
om te deselecteren.
Wings CRM •77
Organisatiecodes in een selectie combineren met „EN‟ betekent dus dat organisaties waaraan die codes toegekend zijn in de selectie zullen zitten. Een selectie met „OF‟ betekent dat een organisatie waaraan of de ene of de andere code werd toegekend voldoende is om de organisatie te selecteren. Klik
Extra criteria Bijkomende criteria in de selectie zijn mogelijk zoals „Persoonlijk adres‟, een selectie volgens postcode (van – tot), of het feit dat het adres van de organisatie dan wel van de contactpersoon wordt gebruikt in Post Mailings (brieven) of in Emails. Klik
Wings CRM •78
Het resultaat van de selectie verschijnt. Door de rubriek een bijkomende selectie gemaakt worden.
kan
Klik
Wings CRM •79
Naast de bestaande selectie voegen we toe dat de organisatie ook over een code „bezoekdag‟ moet beschikken. Klik 2x Vink uiteindelijk
. af.
Klik
de hoofdselectie verschijnt.
Klik
het sorteringsscherm verschijnt.
De bedoeling is nu om op dit scherm te selecteren hoe de organisaties moeten gesorteerd worden. Hiertoe kan er tussen 3 criteria gekozen worden: ID Zoeksleutel Postcode
Wings CRM •80
Klik het gewenste sorteercriterium aan en klik
.
Selecteer het gewenste formaat voor output.
Wings CRM •81
Indien er voor „Print‟ gekozen wordt, zal er een afdrukvoorbeeld verschijnen. Door in het afdrukvoorbeeld de knop te selecteren kan er dan worden afgedrukt naar de printer. „PDF‟ zal een „PDF‟-bestand aanmaken. Bij selectie van Excel en E-mail zal telkens de overeenstemmende bestandsvorm worden gegenereerd.
Klik
Klik
.
om het rapport te bewaren
Wings CRM •82
Indien er als output voor „Labels‟ gekozen wordt, zal het programma etiketten afdrukken van de geselecteerde organisaties.
Contactpersonen
Deze wizard werkt op dezelfde wijze als de organisatiewizard. Wel hebben we hier de mogelijkheid, omdat contactpersonen aan organisaties hangen, om op organisatiecode of op contactpersonencode te selecteren.
Wings CRM •83
6. Afdrukken vanuit een selectie
Binnen een selectie kan er onmiddellijk overgegaan worden tot het afdrukken van een document voor die selectie. In het voorbeeld gaan we uit van een „View‟, nl. Alle organisaties die beschikken over een serviceabonnement. (Zie ook 3.1.3. Organisaties zoeken) Als de selectie van de view op het scherm verschijnt, klik dan op .
Als „Soort output‟ kan ook gekozen worden voor E-mail. Vervolgens kan er dan een bestaande template gekozen worden. Is de output Excel dan wordt de output naar een Excel werkblad gestuurd.
Selecteer
om een nieuw rapport aan te maken
Wings CRM •84
De mogelijkheid bestaat om reeds aanwezige rapporten te selecteren.
Binnen de selectie kan „Toekennen code‟ worden aangevinkt. -Wie de organisatiecode niet heeft krijgt ze hierdoor toegekend. -Wie de organisatiecode reeds heeft krijgt de waarde toegekend. In het voorbeeld gaan we aan de geselecteerde organisaties een code „AKTIE PROMOTIE‟ toekennen. Deze code is van het type „tekst‟. We geven dus als waarde de gewenste tekst op.
Klik op
Selecteer de gewenste velden. Klik op
Wings CRM •85
Selecteer . Klik op „Omschrijving‟ en geef de titel in voor het rapport. Klik op
het rapport wordt getoond.
Wings CRM •86
GEVORDERDE FUNCTIES 7.1. Het personaliseren van de hoofdschermen
Door in de hoofding te klikken van een kolom zal in een hoofdscherm een menu worden getoond waarmee de lay-out van de betreffende „grid‟ kan worden gepersonaliseerd:
Sorteren in klimmende of dalende volgorde en de gedane sortering verwijderen.
Groeperen op een kolom zal een sortering enkel op die kolom tonen. B.v. Groeperen op postcode. Door op
te klikken worden de organisaties getoond van die bepaalde postcode.
Wings CRM •87
Het is ook mogelijk om een kolom uit een hoofdscherm te verwijderen. Met „Veldkeuze‟ kan deze steeds terug op het hoofdscherm worden gevraagd. Het volstaat op de naam van de gewenste kolom te klikken en deze op het scherm te slepen.
Met optimale kolombreedte wordt de optimale breedte van de kolom getoond en wordt de leesbaarheid ervan vergroot.
knop in de kolomhoofding kan voor deze kolom Door gebruik te maken van de worden ingesteld welke filter moet worden toegepast. „Alle‟ toont alle organisaties, terwijl b.v. „Prospect‟ aanvinken enkel de prospecten zal tonen.
Wings CRM •88
7.2. Importeren vanuit Excel Binnen het Wings CRM-programma werd ook een eenvoudige importfunctie van Excel bestanden voorzien.
Om de import zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden werden in de Wingsmap, waarin de programmabestanden zijn geïnstalleerd, een tweetal templates voorzien: cwmorg.xls (voor de import van organisaties) en cwmcont.xls (voor de import van contactpersonen). Op basis van deze templates kan de gebruiker dan zijn gegevens in Excel invullen en deze vervolgens importeren in het CRM-programma.
In zowel de cwmorg.xls als in de cwmcont.xls werd een kolom voorzien met respectievelijk „org.code‟ en „per.code‟. De waarden die hier worden ingevuld zullen in de organisatiecode of contactpersooncode worden geplaatst bij de organisatie of contactpersoon. Dit kan nuttig zijn omdat op die manier een extra-gegeven aan de organisatie of persoon kan worden toegekend. B.v. Het toekennen van een klant- of leveranciersgroep wordt dan in Wings CRM de importcode.
Werkwijze: Start Windows verkenner op. Dubbelklik op de Wingsmap om deze te openen. Dubbelklik op het gewenste bestand. B.v. Cwmorg.xls om dit te openen in Excel.
Sla eerst het bestand op onder een andere naam teneinde het origineel niet te overschrijven.
Sommige cellen zijn gemarkeerd met om de gebruiker te helpen het gegeven correct te kunnen invullen. Als de gebruiker de muisaanwijzer hierop plaatst volgt bijkomende uitleg over het in te vullen veld en hoe dit best ingevuld wordt.
De inhoud van dit veld komt terecht in de code „importcode‟, die standaard in organisatie- en contactcodes is voorzien. Na het invullen van de velden zal de gebruiker het bestand opslaan. Wings CRM •89
In CRM:
Klik op Beheer
Klik op Importeren gegevens Klik op Import org./cont. uit excel
Vink datgene aan wat er moet geïmporteerd worden. B.v. Importeer Organisaties.
Vink dit aan als de geïmporteerde organisaties niet enkel in CRM maar ook in de bestanden van Wings zelf mogen ingelezen worden. Klik
en selecteer het te importeren xls bestand (dubbelklik).
Klik en het bestand wordt ingelezen en kan worden opgevraagd in het overzicht van de organisaties. Wings CRM •90
7.3. Veiligheidskopie
Waarom kopies (backup) maken? Een computersysteem is onderhevig aan allerlei onregelmatigheden: stroomuitval, virussen, blikseminslag, enz... Hierdoor kunnen de gegevens onbruikbaar worden. Het kan dan in bepaalde gevallen noodzakelijk zijn om de veiligheidskopie terug te plaatsen op het systeem. Dit terugzetten wordt ook restore genoemd. De veiligheidskopie of backup is een duplicaat van de gegevens die zich op dat moment op het computersysteem bevinden. Wie na een storing de werkzaamheden zonder al teveel tijdverlies wil hervatten, maakt er alvast een gewoonte van om regelmatig een backup te nemen. De regelmaat van de veiligheidskopie is niet voor alle gegevens identiek. Daarom zijn er ook verschillende soorten veiligheidskopies of backups mogelijk: de backup van de programmabestanden de backup van de dossiergegevens de backup van de templates/documenten
kan je specifieke bestanden D.m.v. de knop (de)selecteren. Dit kan handig zijn bij het uitwisselen van gegevens met onze supportdiensten.
Wings CRM •91
D.m.v. de knoppen (de)selecteren.
en
kan je de drie opties tegelijkertijd
Laten we nu de verschillende soorten backup eens van nabij bekijken: De backup van de programmabestanden
Wanneer moet je deze backup uitvoeren? Het is aangewezen om een backup van de programmabestanden te maken: na de installatie van het pakket; voor en na elke update; Daar de programmabestanden niet wijzigen tijdens de werking van het pakket, is het niet noodzakelijk om deze bestanden op te nemen in de dagelijkse backup. In het voorbeeld merk je dat een backup van de programmabestanden werd geselecteerd met als bestemming schijf G. Als naam verschijnt “Maandag”. (Of de benaming die je zelf intikt). Het is ook mogelijk om backups te nemen op een bepaalde locatie (d.i. in een afzonderlijke map) op de harde schijf of op een andere (zelfs externe) harde schijf dan degene die het programma bevat.
Wings CRM •92
De backup van de dossiergegevens
Tijdens de werking van het pakket worden er gegevens aan de bestanden toegevoegd, gewijzigd, verwijderd, ... Je gaat immers allerlei verrichtingen doen, agendapunten ingeven, taken aanmaken, enz... Het is dus aan te raden om dagelijks een veiligheidskopie te maken van de gewijzigde gegevens. De volledigheid van de gebackupte gegevens kan enkel gegarandeerd worden indien het programma slechts éénmaal geopend is. Dit betekent dat in een netwerkomgeving alle andere gebruikers het programma dienen af te sluiten en dat er slechts één sessie van het programma op het betrokken toestel mag geopend zijn. Het backup-/restoresysteem van Wings CRM voorziet in het nemen van backups binnen hetzelfde computersysteem. Om een backup te maken van grote hoeveelheden gegevens wordt in de meeste gevallen gebruik gemaakt van een ander backupmedium zoals een tapestreamer enz...
Het zal je dus duidelijk zijn dat bij gebruik van een backupmedium buiten Wings externe software en zelfs specifieke hardware nodig is om de backup te kunnen nemen. Bij gebeurlijke problemen hiermee raadpleeg je dan ook best de leverancier van het toestel.
Stap voor stap Het nemen van een veiligheidskopie: backup
Klik op “Beheer” in de menubalk Selecteer “Veiligheidskopie” of
Gebruik de sneltoets [Alt]+[E] en selecteer d.m.v. [V] Selecteer de soort bestanden die je wenst te kopiëren Selecteren/deselecteren van bestanden doe je door:
Wings CRM •93
Te klikken op de gewenste keuze of
[Space] en [], [] Selecteer de bestemming. B.v. schijf g: Vul de gewenste benaming in voor de backup of bevestig de voorgestelde naam
Klik op “Backup starten” of
Druk [Alt]+[B]
Het is niet mogelijk om het backupprogramma meerdere malen te activeren. De backup kan afgebroken worden als er onvoldoende rechten zijn om naar de doellocatie te schrijven.
De backup van de Templates/documenten
Tijdens de werking van het pakket worden er documenten toegevoegd, gewijzigd, verwijderd, ... Mogelijk worden er ook sjablonen (templates) aangemaakt en aangepast. Het is bijgevolg eveneens van belang dat deze gekopieerd worden.
Het zal je duidelijk zijn dat iedereen die op een ernstige manier met een programma wil werken op regelmatige tijdstippen een backup zal moeten nemen. Het nemen van een veiligheidskopie moet een discipline worden omdat er zich hoe dan ook een moment gaat voordoen waarin het terugplaatsen van de gebackupte gegevens noodzakelijk is. Hoe recenter deze backup is, hoe minder onnodig werk er na een eventuele onderbreking zal moeten gebeuren. Bestanden die in gebruik zijn op het ogenblik van de backup worden niet opgenomen in de veiligheidskopie. Hierdoor is de backup onbetrouwbaar en onvolledig. Zorg ervoor dat slechts één gebruiker actief is bij het nemen van backup.
Wings CRM •94
Het gebruik van jokertekens
aanklikt kom je terecht in een scherm waarin je Als je de knop bestanden kunt selecteren. Het volstaat om hier de rechtermuisknop te gebruiken om toegang te krijgen tot een klein scherm. Hier kun je bestanden selecteren en deselecteren via jokertekens. (?,*). B.v. een selectieve backup zonder indexbestanden.
Klik op Beheer – Veiligheidskopie. of
Beheer – Veiligheidskopie. Klik op de knop . Klik met de rechtermuisknop in de witruimte naast de bestanden. Klik op
Tik in *.adi, om de indexbestanden uit te sluiten, hierdoor wordt de veiligheidskopie kleiner. Druk [Enter ] en de adi-bestanden worden gedeselecteerd.
. Klik Selecteer de bestemming voor de veiligheidskopie. Pas desnoods de naam van de veiligheidskopie aan.
Klik op
.
.
De indexbestanden kunnen terug aangemaakt worden via Beheer – Reorganisatie.
Wings CRM •95
7.4. Parameters De belangrijkste bestanden in het CRM-programma zoals organisaties, contactpersonen, agenda, taken en documenten kunnen bekeken worden in een overzichtsscherm. De gebruiker heeft de mogelijkheid om via de parameters vooraf te bepalen of de memo in de overzichten van deze bestanden dient te verschijnen of niet. Om de parameters in te stellen in CRM:
Klik op Beheer
Klik op Parameters
Voor de algemene parameters kan aangevinkt worden of de scherm- en tabelopmaak die de gebruiker heeft ingesteld moet worden bewaard. Tevens wordt de mogelijkheid geboden om ingestelde filters op te slaan in een speciaal daartoe voorziene map.
Voor organisaties, contacten, agenda, taken en documenten kan bepaald worden of de memo al dan niet moet worden getoond in het betreffende overzichtsscherm.
Indien er een Accountancy- en Prestatiemodule aanwezig is, zullen de parameters voor deze modules ook verschijnen in het parameterscherm.
Wings CRM •96
Voor de documenten kan de gebruiker zelf bepalen in welke mappen de templates en de diverse documenten moeten worden bijgehouden. Net als bij de andere bestanden beschikt de gebruiker ook hier over de mogelijkheid om de memo‟s al dan niet in het overzichtsscherm te tonen of niet. Voor de binnenkomende en uitgaande mails kan hier de te gebruiken template worden vastgelegd.
Bij het importeren vanuit Wings kan de gebruiker zelf bepalen wat er moet kunnen geïmporteerd worden vanuit de basisbestanden in het Wingsdossier. Het volstaat om de gewenste keuze aan te vinken alvorens te importeren.
Bij de Import vanuit Excel (Zie ook: 6.2. Importeren vanuit Excel) kan gebruik gemaakt worden van de kolom „importcode‟. In deze parameter kan bepaald worden in welke organisatie- en/of contactcode de inhoud van deze kolom uit het Excel werkblad zal terechtkomen.
Wings CRM •97
7.5. Raadplegen Dagverrichtingen Verrichtingen met documenten, alsook ingegeven agendapunten en taken worden getoond in het overzichtscherm van de dagverrichtingen. Er wordt ook een overzicht gegeven van prestaties (*) Indien de module aanwezig is.
Selectie van de verrichtingen vanaf en t/m datum.
Selectie per medewerker.
Selectie op datum dat de verrichting werd ingegeven, of op datum van de verrichting zelf. Wings houdt beide datums bij.
Wings CRM •98
7.6. Mailing via logistiek
Binnen het scherm van het organisatieoverzicht werd een speciale view „Mailing Logistiek‟ voorzien. In het logistiek programma kan er een speciale lijst worden aangemaakt waarbij „markeren‟ kan worden gebruikt. Op basis hiervan kan dan een mailing worden aangemaakt voor klanten en leveranciers. B.v. er moet een mailing gebeuren naar alle klanten met de postcode 2000. In het logistiek programma wordt eerst een lijstdefinitie aangemaakt via de wizard. In deze klantenlijst wordt een selectie uitgevoerd op postcode. Vervolgens worden alle klanten met postcode 2000 worden gemarkeerd. (Zie ook: Wings Introductiehandleiding – 9.3. Lijsten definiëren via de Wizard)
Wings CRM •99
Klik op
Het volgende scherm verschijnt:
Wings CRM •100
Start CRM op en ga naar „Verrichtingen‟.
Klik op
Na het inlezen verschijnt het volgende scherm:
Al deze klanten voldoen aan de selectie van de postcode=2000. Onderaan verschijnt automatisch de view „Mailing Logistiek‟. De mailing kan nu starten. (Zie ook: 6. Afdrukken vanuit een selectie).
Wings CRM •101
