®
INSTALLATIE CRM Wings CRM Contact Relations Management
WINGS Software
Flexibel, efficiënt & accuraat
INSTALLATIE Wings CRM Contact Relations Management
Ga in Windows als volgt tewerk:
Plaats de eerste Wings-diskette of CD-ROM in de leeseenheid
De CD-ROM zal normaal zichzelf opstarten. In het andere geval volg je gewoon de hier beschreven installatieprocedure.
Start Windows verkenner (Windows Explorer) op. Klik op “Computer”. De CD-Lezer die de Wings CD bevat wordt aangegeven met een Wings pictogram.
Dubbelklik op het pictogram en het menu zal opstarten Klik hier op “Wings CRM”
Klik op annuleren als je de installatie wil onderbreken. Dit is op elk installatiescherm mogelijk. 2
Klik op “Voltooien” of klik op “Vorige” om terug te gaan naar het vorige scherm. (De onderstreepte letter geeft de sneltoets [Alt]+[V] aan).
Klik steeds op “Volgende” om de installatie verder te zetten .
Klik “Aanvaarden” om de gebruiksvoorwaarden te aanvaarden.
Klik op “Volgende”. 3
Lees aandachtig de tekst die op het scherm verschijnt, vul de gevraagde gegevens in en klik op “Volgende”.
Pas desnoods met de knop
de doeldirectory aan.
4
Klik “Volgende”.
Klik “Volgende”.
5
Klik “Gereed”.
Vul de correcte gegevens in voor de registratie en klik “OK”.
6
Werkwijze en opzet Installatie Normaal worden eerst de standaard modules van Wings geïnstalleerd. (Zie ook: introductiehandleiding Boekhouding en Logistiek) De eerste login gebeurt door de gebruiker „manager‟, zonder paswoord. Overzicht van de installatie 1) Gebruikers 2) Parameters 3) Medewerkers/Algemeen 4) Medewerkers/Email 5) Templates/Documenten 6) Templates/Handlers 7) Agenda 8) Projecten 9) Organisatiecodes 10)Personencodes 11) Beveiliging 1) Gebruikers Maak gebruikers aan via menu Beheer – Beveiliging – Gebruikers. Gelieve er rekening mee te houden dat het aantal gebruikers afhankelijk is van uw licentie. Indien er slechts 1 gebruiker is, kan je de gebruiker manager altijd aanpassen aan uw eigen naam.
7
2) Parameters Om de parameters in te stellen in CRM: Klik op Beheer Klik op Parameters Dit zijn de volgende: -Algemeen -Organisaties -Contacten -Agenda -Taken -Documenten -Import
Voor de algemene parameters kan aangevinkt worden of de scherm- en tabelopmaak die de gebruiker heeft ingesteld moet worden bewaard. Tevens wordt de mogelijkheid geboden om ingestelde filters op te slaan in een speciaal daartoe voorziene map.
Voor organisaties, contacten, agenda, taken en documenten kan bepaald worden of de memo al dan niet moet worden getoond in het betreffende overzichtsscherm.
Indien er een Accountancy- en Prestatiemodule aanwezig is, zullen de parameters voor deze modules ook verschijnen in het parameterscherm.
8
Voor de documenten kan de gebruiker zelf bepalen in welke mappen de templates en de diverse documenten moeten worden bijgehouden. Net als bij de andere bestanden beschikt de gebruiker ook hier over de mogelijkheid om de memo‟s al dan niet in het overzichtsscherm te tonen of niet. Voor de binnenkomende en uitgaande mails kan hier de te gebruiken template worden vastgelegd.
Bij het importeren vanuit Wings kan de gebruiker zelf bepalen wat er moet kunnen geïmporteerd worden vanuit de basisbestanden in het Wingsdossier. Het volstaat om de gewenste keuze aan te vinken alvorens te importeren.
Bij de Import vanuit Excel kan gebruik gemaakt worden van de kolom „importcode‟. In deze parameter kan bepaald worden in welke organisatie- en/of contactcode de inhoud van deze kolom uit het Excel werkblad zal terechtkomen.
9
2.1.
Bijkomende parameters
Wings CRM sluit normaal aan op de gegevens van het hoofddossier. (D.i. de subdirectory „Main‟). Het is echter mogelijk om met een bijkomende parameter in het bestand wingscrm.ini (dit bestand bevindt zich in de Wingsmap); het CRMprogramma beschikbaar te maken voor meerdere dossiers. Het gaat hier om de parameter Autoreconnect=0 B.v. WingsCrm.INI [WINGS] SerialNo=5125-6714-3785 Path=C:\wings [WingsCrm] UseWindowsUsername=1 DBUsername=ADSSYS AutoReconnect=0 WingsDossier=0001 Bij het opstarten van Wings CRM wordt dan een selectie van dossiers getoond:
Als dit vakje is aangevinkt zal CRM automatisch in het betreffende dossier worden opgestart.
10
3) Medewerkers-Algemeen
Maak de medewerker(s) aan en koppel deze met de aangemaakte gebruiker:
Ga naar Beheer – Hulpbestanden – Medewerkers (Nieuw knop). Klik op de Selecteer het type gebruiker. Selecteer de gewenste bewaaropties. Ken een kleur toe voor je agenda, vul je e-mail adres(sen) in en eventueel je mail handtekening. Vervolledig de tabel van de medewerkers met de e-mail instellingen. (Zie ook: Medewerkers – E-mail)
11
4) Medewerkers-Email
SMTP-Host: Vul het ip-adres in voor de mail. Zorg ervoor dat de communicatie over poort 25 niet door een Firewall is geblokkeerd. In sommige anti-virus programma‟s dien je WingsCRM.EXE toe te voegen aan de exclusions. Imap server: (Internet Message Access Protocol) aan te vinken indien van toepassing. Vervolledig de tabel van de medewerkers met de e-mail instellingen. Exchange server: aan te vinken indien van toepassing. Vervolledig de tabel van de medewerkers met de e-mail instellingen. Automatisch ophalen van mails, aan te vinken indien van toepassing. Om te vermijden dat alle mails moeten worden opgehaald kan een datum laatste ophaling worden ingegeven.
Bijkomende opties: Deze hebben ondermeer betrekking op het kunnen aanmaken van nieuwe organisaties, agendapunten en taken. Verder kan bepaald worden of de medewerker ook organisaties, agendapunten, taken en projecten van een andere medewerker kan bewerken of enkel mag lezen. Er zijn ook settings voor de synchronisatie met outlook en de mogelijkheid om bijkomende opties in te stellen in de fiche van de medewerker. (Zie tabbladen Outlook–Extra). In het tabblad Extra kan worden bepaald of een aantal extra gegevens al dan niet worden getoond in het overzicht van de organisaties, contactpersonen en projecten.
Indien er een Prestatiemodule aanwezig is, zal er ook een tabblad voor deze module verschijnen in het medewerkersscherm.
12
Een overzicht van de opties – tab Extra Organisaties
Op basis van deze instellingen verschijnt het organisatieoverzicht op de volgende wijze: (1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(Organisatiecodes kunnen zien in de organisatie. – (1)) (Contactpersonen kunnen zien in de organisatie – (2)) (Documenten kunnen zien in de organisatie – (3)) (Agenda kunnen zien in de organisatie – (4)) (Taken kunnen zien in de organisatie – (5))
Op basis van deze instellingen verschijnt het contactenoverzicht op de volgende wijze: Contactpersonen: (1)
(2)
(3)
13
(Contactpersooncodes kunnen zien bij de contactpersoon – (1)). (Documenten kunnen zien bij de contactpersoon – (2)). (Agendapunten kunnen zien bij de contactpersoon – (3)).
In de parameters voor Agenda (Memo1, 2 en 3) kan de naam van de tabbladen in de agendapunten worden aangepast. Er kan verder worden bepaald of deze tabbladen zichtbaar moeten zijn of niet en of ze al dan niet moeten afgedrukt worden op de verschillende rapporten.
5) Templates/Documenten Binnen de CRM-map onder de Wings-directory zullen een Document-map (waarin de aangemaakte documenten en in- en uitgaande mails worden bijgehouden) en een Template-map (waarin de templates of sjablonen worden aangemaakt voor E-mail, Excel of Word) worden voorzien.
Om een nieuwe template aan te maken volstaat het om de gewenste velden te kopiëren uit het document „Alle velden‟. Dit document vind je terug onder de map CRM-Templates en dan in de Excel of Word-map.
Als je een Word Template aanmaakt sla je de template op als docfile in de map Templates\Word.
Als je een Excel Template aanmaakt sla je de template op als xlsfile in de map Templates\Excel.
Als je filters gebruikt kun je in de parameters bepalen in welke map je deze wenst op te slaan. (Zie ook: 2) Parameters)
14
Aanmaken van templates
Controleer de templates via Beheer-Hulpbestanden-Templates.
Om de opgeslagen template te activeren in het CRM-programma: B.v. Aanmaken template verzetten afspraak. Algemeen
Ga naar Beheer – Hulpbestanden – Templates Klik op (Nieuw). Tik de naam in die je aan de template wenst toe te kennen. Selecteer de juiste Handler. B.v. Word. Vink aan „selecteerbaar‟, om toe te laten dat je de template kunt selecteren.
Vink aan „Taak toevoegen‟ als je wenst dat het programma vraagt om een taak voor dit document aan te maken. 15
Template Eigenschappen
Externe template: aan te vinken als de template buiten het programma werd aangemaakt. B.v een nieuwsbrief die regelmatig wordt gemaild als htmlpagina.
Vul de gewenste omschrijving in voor de template. Selecteer de template. B.v. verzafs.doc. Document Eigenschappen Vul eventueel de gewenste prefix in voor de template. B.v. vzaf. Selecteer de locatie waar het document zal worden opgeslagen. B.v. map ‘Brieven’. Selecteer de extensie van het document. Klik op
of druk [F12] om de template op te slaan.
Aanmaken van een mail template
B.v. Aanmaken template promomail.
16
Algemeen Ga naar Beheer – Hulpbestanden – Templates Klik op (Nieuw). Tik de naam in die je aan de template wenst toe te kennen. Selecteer de juiste Handler. B.v. Email Out. Vink aan „selecteerbaar‟, om toe te laten dat je de template kunt selecteren. Template Eigenschappen Vul de gewenste omschrijving in voor de template. Selecteer de template-map. B.v. C:\w750\CRM\Templates.
Klik op de Template-knop en vul de gewenste tekst in voor de mail. Het is ook mogelijk om direct de variabelen op te geven voor de template.
Om een nieuwe template aan te maken volstaat het om de gewenste velden te gebruiken uit het document „Alle velden‟. Dit document vind je terug onder de map CRM-Templates en dan in de Excel-map. In een mail-template kun je best deze velden rechtstreeks intikken. Indien je werkt met „Kopiëren‟ en „Plakken‟is het aangewezen om de velden eerst te plakken in „Kladblok‟ en vandaar te kopiëren en vervolgens te plakken in het template-scherm in CRM. (Zie ook: 3.1.2.4. snelle acties in het overzichtscherm in de standaard CRMhandleiding).
17
B.v. Aanmaken template promomail. De velden zoals {PRE_NAME} en anderen worden gewoon ingetikt in het templatescherm, of gekopieerd van kladblok. Klik op
of druk [F12] om het scherm op te slaan.
Bevestig vervolgens de naam door op
te klikken.
18
6) Template/Handlers
Controleer in Beheer – Hulpbestanden – Template Handlers of het onderdeel „Programma‟ (d.i. de path naar de exe) klopt voor Word en Excel.
7) Documenttypes Mogelijkheid om diverse documenttypes met een eigen kleurcode aan te maken. Het documenttype maakt per organisatie deel uit van het klassement in de CRMdirectory. 8) Agenda Definieer agendatypes. (of gebruik de standaardwaarden). Definieer agendastatussen. (of gebruik de standaardwaarden). 9) Taken Definieer takenstatussen. (of gebruik de standaardwaarden).
19
10)Projecten Optioneel: Definieer projecten. B.v. promotie van een bepaald product. In dit geval een promotie op de aanschaf van een speciale verlichting voor drankautomaten.
Klik in de menubalk op of Klik Basis – Projecten
Opmerking: Projecten bevatten een memo blad en bieden de mogelijkheid om er agendapunten, documenten en taken aan te koppelen. Is er een prestatiemodule aanwezig, dan kunnen ook de prestaties die op het project betrekking hebben, worden gekoppeld.
11)Organisatiecodes Een organisatiecode kan worden toegekend aan een organisatie. Elke organisatie heeft bepaalde kenmerken die alleen tot die organisatie behoren. Dergelijke kenmerken kunnen worden toegekend met behulp van een code. B.v. lid van een bepaalde doelgroep, geografische regio,... Voorbeeld: een bedrijf verkoopt drankautomaten. Er zijn organisatiecodes nodig voor de bezoekdagen: De organisatiecodes zijn dus eigen aan de organisaties.
20
Naam: geef een naam in voor de code B.v. Bezoekdag. Groep: selecteer de gewenste groep B.v. Klanten. Contactpersoon verplicht: vink aan als deze verplicht is. Tonen in Agenda: vink aan als deze code in het agenda moet verschijnen. Selecteer het juiste waardetype. B.v. Keuzevak Optielijst: tik hier de mogelijke selecties in voor het waardetype „Keuzevak‟ Hier ga je dus het invoerformaat bepalen voor deze organisatiecode:
Tekst: gebruik dit type om een invoervak aan te maken voor de ingave van tekst. Numeriek: type om een invoervak aan te maken voor de ingave van getallen. Tevens kan men de lengte en de decimalen opgeven. Datum: type voor invoer in datumformaat. Periode: type voor invoer in periodeformaat (maand, jaar). Tijd: type voor invoer in tijdformaat (uren, minuten). Aankruisvakje: type dat twee waarden kan aannemen. Keuzevak: type om bijkomende informatie d.m.v. een keuze in te brengen.
Deze synchronisatie verloopt van Wings in de richting van CRM. Men kan een organisatiecode aanmaken en die synchroniseren met een bestaand Wingsveld of een bestaand gebruikersveld.
Organisatiecodes en het gebruik van de synchronisatie met Wings-velden Naast een aantal vaste Wings-velden kun je de inhoud van een organisatiecode ook bepalen door er een gebruikersveld van Wings in over te nemen. 21
B.v. Gebruik van de importcode met een gebruikersveld klanten ‘Sluitingsdag’. Deze wordt dan als organisatiecode opgenomen. Als alle gegevens zijn ingevuld, kan de organisatiecode worden opgeslagen. Klik op
of druk [F12] om de organisatiecode op te slaan
Bij het opslaan van de organisatiecode verschijnt de volgende boodschap:
Als je hier „Ja‟ selecteert is de code voor elke medewerker toegankelijk. Indien je „Nee‟ selecteert dien je zelf de code toe te kennen aan de gewenste medewerker(s). (Zie ook verder: Beveiliging: „niet iedereen moet alles kunnen zien‟). Optioneel: Definieer organisatie codes-groepen. B.v. Klanten en leveranciers. Optioneel: Definieer organisatie codes-koppelingen.
22
12)Personencodes Een personencode kan worden toegekend aan een contactpersoon. Elke contactpersoon heeft kenmerken die eigen zijn aan die contactpersoon en die geen verband houden met de organisatie van die contactpersoon. B.v. Hoofd aankoop, lid support, technieker... B.v. een bedrijf verkoopt drankautomaten aan klantcontacten (organisaties). Hiertoe dient een persoon code te worden aangemaakt. Enkele voorbeelden van personencodes: -Vertegenwoordiger. -Beslissingsnemer. -Hoofd aankoop Praktisch voorbeeld: -Zaakvoerder (zakelijk, aankruisvak) De personencodes zijn dus eigen aan de contactpersonen.
Het aanmaken van personencodes en organisatiecodes verloopt op analoge wijze.
Optioneel: Definieer personen codes-groepen. Optioneel: Definieer personen codes-koppelingen.
23
13)Beveiliging: niet iedereen moet alles kunnen zien Via Gebruikers en Codes kun je bepalen welke gebruikers welke codes mogen zien. Indien bepaalde codes (organisatie- en personencodes) niet toegekend zijn aan alle medewerkers kun je deze per medewerker toekennen: Ga naar Beheer – Hulpbestanden – Medewerkers & Codes
Dubbelklik op de beschikbare code.
Hierdoor wordt deze overgeheveld
naar de kolom „Geselecteerd‟. of
Klik op de toe te kennen code en . Hierdoor wordt de code overgeheveld naar de kolom „Geselecteerd‟.
Deselecteren, om de code terug naar de beschikbare codes over te hevelen. Alle codes selecteren Alle codes deselecteren
24
