Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel
MEDEDELING referentienr. datum gewijzigd contact
: M-VVKSO-200?-?? : 2008-??-?? :— : Dienst Leerlingen en schoolorganisatie,
[email protected] Katrien Bressers,
[email protected], 02 507 07 25 Jan Schokkaert,
[email protected], 02 507 06 48
STAF/DOC/08/258 CODIS/DOC/08/40 CEPOC/DOC/08/40 2008-11-21
Crisissen op school: een goede voorbereiding voorkomt erger 1
Inleiding
De berichten over geweld en ongevallen op en rond de school die ons via allerlei kanalen geregeld bereiken, tonen aan dat het schoolleven plotseling verstoord kan worden door een schokkende gebeurtenis: een steekpartij tussen twee leerlingen, diefstal met geweld, een busongeval met dodelijke afloop, verkrachting, zelfmoord1… Zelfs wanneer een dergelijke gebeurtenis buiten de schoolmuren plaats vindt, is de impact ervan soms onvermijdelijk. Vaak worden er van directeurs en personeelsleden op zo’n moment inspanningen verwacht die van een totaal andere orde zijn dan het dagelijkse schoolwerk. Het gaat om situaties die met veel stress en emoties gepaard gaan. Hierdoor kan het vermogen tot efficiënt handelen sterk worden ondermijnd. Bovendien kijkt de pers mee en kan de school behoorlijk onder druk staan van mediabelangstelling. Crisissituaties zorgen voor gevoelens van stress, machteloosheid en verslagenheid. Juist dan is een adequate handelswijze van groot belang. De manier waarop de school reageert vóór, tijdens en na een schokkende gebeurtenis is echter heel bepalend voor de reacties, de verwerking van trauma’s en het herstel van het gewone leven. Het zal ook bepalen of het imago van de school al dan niet averij oploopt. Ondanks alle preventieve maatregelen en afspraken die gemaakt werden m.b.t. de veiligheid en bescherming van personeelsleden en leerlingen, kunnen crisissen niet vermeden worden. Ze gaan ook onvermijdelijk gepaard met menselijk leed. Wanneer vooraf duidelijk is wie welke taak uitvoert bij een crisis, zal de interventie en de communicatie echter veel efficiënter en doelbewuster verlopen. Daarom zou elke school een crisisdraaiboek en een communicatieplan moeten hebben. Die zullen ertoe bijdragen dat de focus blijft liggen op de veiligheid van alle betrokkenen, dat men de gevolgen van de crisis tot een minimum probeert te beperken en dat er geen energie verloren gaat aan het beantwoorden van een schuldvraag. Een school staat er vóór, tijdens en na een crisissituatie niet alleen voor. Op provinciaal, stedelijk en gemeentelijk niveau bestaan veelal noodplannen, die ook tijdens een schoolcrisis in werking kunnen treden. Sommige scholengemeenschappen beschikken zelf over crisisdraaiboeken. Ook het CLB is in omstandigheden van crisis vaak een schoolnabije partner. Vóór een school zelf aan het ontwerpen van een crisisdraaiboek begint, is het belangrijk dit netwerk in kaart te brengen.
1
Mededeling van 26 mei 2005 over “Preventie en aanpak van zelfverwonding, depressie en zelfmoord bij jongeren” (M-VVKSO2006-057).
2 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Deze Mededeling geeft informatie over crisissen en de wijze waarop de school kan reageren. Het VVKSO wil directies een handreiking bieden bij het maken van een draaiboek waarin zowel de handelswijze tijdens crisissen wordt beschreven als het omgaan met de pers aan bod komen. De inhoud van deze Mededeling is gebaseerd op vakliteratuur over omgaan met crisissituaties2 en op de ervaring van schooldirecties die op hun school het hoofd moesten bieden aan dergelijke gebeurtenissen. Definitieve antwoorden zijn er echter niet. De bijlagen die aan deze Mededeling toegevoegd zijn, bevatten praktische tips. Scholen die in dergelijke situaties steun wensen van het Verbond – bv. bij het uitschrijven van een perscommuniqué, bij de schriftelijke communicatie naar ouders en leerlingen, bij de procedurele uitwerking van maatregelen t.a.v. daders/slachtoffers … –, kunnen daartoe ook contact opnemen met de Dienst Leerlingen en schoolorganisatie. Dit kan de schoolleiding ondersteunen. Bovendien kunnen scholen voor het beleggen en organiseren van een persconferentie een beroep doen op de heer Willy Bombeek, perswoordvoerder van het VSKO (algemeen nummer: 02 507 06 19).
2 •
•
•
Definities Crisis: –
is een onverwachte negatieve gebeurtenis die tot grote emotionele of materiële schade kan leiden en die een bedreiging vormt;
–
vereist een onmiddellijk en snel handelen, dat echter niet impulsief of ondoordacht mag zijn;
–
kan zowel een interne als een externe oorzaak hebben;
–
trekt vaak de aandacht van het publiek.
Crisisteam: –
bestaat uit een aantal personen die de bevoegdheid hebben om op te treden tijdens een crisis;
–
houdt zich bezig met het oplossen van de crisis;
–
verdeelt de taken tijdens een crisis;
–
delegeert taken;
–
is verantwoordelijk voor de communicatie tijdens een crisis.
Crisisinterventie: tijdelijke hulpverlening bij acute nood.
•
Crisiscommunicatie: op basis van zoveel mogelijk informatie adequaat over de ontstane situatie communiceren naar de verschillende doelgroepen toe.
•
2
Crisisdraaiboek: –
bevat een omschrijving van de verantwoordelijkheden, de rol en de contactgegevens van de leden van het crisisteam;
–
bevat procedures voor het onder controle brengen van een crisissituatie;
–
beschrijft hoe er informatie wordt verstrekt aan interne en externe doelgroepen.
In punt 6 is een literatuurlijst opgenomen.
3 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
3
Vóór de crisis
“Denk vooruit” is geen holle slogan wanneer het gaat over crisisinterventie. Hieronder wordt kort op een rij gezet welke acties een school moet ondernemen om degelijk voorbereid te zijn. Deze voorbereidende stappen moeten ook besproken worden met het personeel in de participatieorganen. Betrokkenheid van het personeel bij de totstandkoming en actualisering van het crisisdraaiboek zal de uitvoering ervan in een concrete crisissituatie en de crisiscommunicatie ten goede komen. Het crisisdraaiboek kan tijdens een personeelsvergadering geregeld aan bod komen. Het is ook niet zonder belang dat ouders en leerlingen weten dat de school hier een proactief beleid voert en hoe dit precies vorm krijgt.
3.1
Samenstelling crisisteam
Het crisisteam zal, algemeen gesteld, als taak hebben de stabiliteit in de school te herstellen. Er is geen standaard voor het samenstellen van het crisisteam, omdat dit sterk samenhangt met de organisatie van en de taakverdeling binnen de school. Een belangrijk criterium is dat de samenstelling van het crisisteam zo is dat er beslissingen genomen kunnen worden. Daarom neemt de directeur de leiding op zich. Dit wil niet zeggen dat de directeur straks alles zelf moet doen. Hij kan taken delegeren, maar moet wel steeds van alle acties op de hoogte worden gehouden. Voor de contacten met de pers duidt men best een aparte woordvoerder aan. In eerste instantie zal straks vooral hij de externe communicatie verzorgen. Later kan ook de directeur de pers te woord staan. Verder kunnen volgende personen als lid van het crisisteam opgenomen worden: personeel met een speciale training (EHBO), de preventieadviseur, de leerlingenbegeleider, een lid van het schoolbestuur, een CLB-medewerker, externe leden (bv. politie, slachtofferhulp, psycholoog)… Ook in de scholengemeenschap kunnen specialisten aanwezig zijn, die een plaats hebben in het crisisteam van een individuele school. Leden van het crisisteam moeten voor leerlingen, ouders en leerkrachten makkelijk aanspreekbaar en bereikbaar zijn. Ideaal zou zijn dat het crisisteam over een apart lokaal (het crisiscentrum) beschikt dat zowel voor de leden als voor de andere betrokkenen gemakkelijk bereikbaar is. Bovendien zou dit lokaal moeten uitgerust zijn met de nodige communicatiemiddelen (een vast telefoonnummer, eventueel van een gsm, dat bekend is bij alle personeelsleden en politie). Vanzelfsprekend is daar ook een exemplaar en een back-upversie van het crisisdraaiboek aanwezig. Men dient er ook rekening mee te houden dat de directeur of een ander lid van het crisisteam tijdens de crisis niet beschikbaar kan zijn, bv. wegens ziekte. Het is dus belangrijk dat men vooraf voor elk van hen een geschikte vervanger aanduidt. De leden van het crisisteam, met de taken die ze opnemen, worden expliciet met naam, adres en telefoonnummer opgenomen in het crisisdraaiboek.
3.2
3.2.1
Het opstellen van het crisisdraaiboek
Waarom een draaiboek noodzakelijk is
Aangezien een crisis een compleet onverwachte situatie is, breken mensen zich het hoofd over hoe ze moeten reageren. Elke situatie is anders. Gebruik maken van de ervaringen van anderen kan voorkomen dat situaties escaleren en dat extra leed wordt veroorzaakt. Scholen die over een crisisdraaiboek beschikken, hebben in ieder geval enig houvast, alhoewel het nooit voor elke situatie alle oplossingen biedt. Het ontwikkelen van een crisisdraaiboek is een belangrijke activiteit omdat tijdens het samenstellen een basis wordt gelegd die houvast geeft, enige zekerheid verschaft, het handelen tijdens een crisis effectiever maakt en ontreddering voorkomt. Het biedt echter geen garantie tegen emotionele reacties. Die horen nu eenmaal bij ingrijpende gebeurtenissen en zijn bij de verwerking ervan van groot belang.
4 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
3.2.2
Het samenstellen van een crisisdraaiboek
Het samenstellen van een draaiboek gebeurt door het crisisteam. Dit team kan aangevuld worden met gespecialiseerde externen die een bijdrage kunnen leveren tot het optimaliseren van het draaiboek. Een draaiboek moet duidelijke omschrijvingen van handelingen bevatten. De gegevens moeten zo compleet mogelijk zijn. Wanneer ingeval van een crisis mensen gewaarschuwd moeten worden, staan ze met naam, functie en telefoonnummers in het draaiboek vermeld. Ook belangrijke websites kunnen in het lijstje opgenomen worden. Bijlage 1 bevat een checklist voor het maken van een crisisdraaiboek. 3.2.3
Verschillende stappen in het opstellen van een crisisdraaiboek
Stap 1: informatie verzamelen Informatie verzamelen is van cruciaal belang bij het opstellen van een crisisdraaiboek. Tijdens deze fase blikt het crisisteam terug op crisissen waarmee de school, meermaals of eenmalig, in het verleden werd geconfronteerd en later op crisissen waarmee ze misschien geconfronteerd zal worden. Het team maakt een lijst aan van alle crisissen en welke risico’s hieraan verbonden zijn. De school maakt dus met andere woorden een risicoanalyse. Mogelijke crisissen waarmee een school kan geconfronteerd worden: •
productgerelateerde crisissen (bv. leerlingen werden misselijk na het drinken van een bepaalde frisdrank);
•
rampen en ongelukken (bv. in een labo);
•
crisissen met een criminele aanleiding (bv. een steekpartij, drugs…);
•
milieu – en vergunningscrisissen (bv. onder gebouw van school blijkt grond vervuild te zijn);
•
sociale crisissen (bv. opstand van leerlingen, leerkrachten, …);
•
persoonsgebonden crisissen (bv. een leraar is op TV geweest in een compromitterende situatie);
•
politiek en religie (bv. hoofddoeken);
•
imagocrisissen (bv. leerling beschadigt het imago van de school door een negatieve website, geruchten over fraude).
Er kan ook een onderscheid gemaakt worden tussen interne en externe schoolcrisissen: •
Een interne crisis vindt binnen de school zelf plaats en heeft een directe impact op het schoolleven, het personeel, de leerlingen en hun ouders. De aanpak van een interne crisis zal voor een school veel intensiever zijn en meer opvolging vragen dan een externe crisis.
•
Een externe crisis vindt buiten de school plaats, maar kan interne repercussies hebben voor een school. Er kunnen bv. leerlingen betrokken zijn bij een verkeersongeval, er kan een vechtpartij plaats gehad hebben tussen leerlingen van verschillende scholen… Ook hiervoor moet een school alert zijn. Vooral de communicatie en de opvang van de betrokken leerlingen zal veel aandacht vragen.
Het crisisteam maakt per soort crisis een kort overzicht van hoe er gereageerd moet worden. Zo zal bij bv. een brand in het gebouw snel geëvacueerd moeten worden. Het is ook nodig om dit vanuit de verschillende niveaus te bekijken: leerlingen, directie, onderwijzend en ondersteunend personeel. Op goed geluk kunnen er geen acties worden ondernomen. Bovendien wordt in chaotische omstandigheden vaak tijd verloren bij het zoeken naar namen, adressen, telefoonnummers… Bijlage 2 biedt een voorbeeld van een lijst van te contacteren doelgroepen tijdens een crisis. Bijlage 3 is een voorbeeld van een crisisdraaiboek bij het overlijden van een leerling.
5 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Stap 2: betrokkenen bepalen Het bepalen van personen die bij een crisis betrokken kunnen raken, is een belangrijke stap. Het is een natuurlijke reactie om tijdens een crisis alleen te focussen op het slachtoffer, maar dat is niet steeds de juiste keuze. Of het nu gaat om een zelfmoord, een zware ziekte, een ongeval … personeel, leerlingen, ouders, vrienden, kennissen zijn getroffen en hebben recht op ondersteuning. Ook hier kan het crisisteam ervoor kiezen om vooraf een lijst te maken van alle mogelijke groepen getroffenen. In de schoolcontext zijn dat onder meer: de directe getroffenen, de familie, de (mede)-leerlingen, het personeel van de school, de ouders van de (mede)-leerlingen. Afhankelijk van de concrete crisis kunnen daar nog verschillende doelgroepen bijkomen (bv. professionelen, buren van de leerling, grootouders….). Het is eveneens belangrijk dat de school tijdens een crisis de complexe sociale situatie waarin bepaalde leerlingen zich kunnen bevinden, niet uit het oog verliest, en zo snel mogelijk in kaart brengt. Tijdens een crisis is het uiteraard niet mogelijk om al deze doelgroepen dadelijk te bereiken. De nadruk moet alvast liggen op die groepen die de meeste hulp nodig hebben. Dat betekent niet dat de andere groepen geen recht hebben op ondersteuning, wel dat ze misschien pas later aan de beurt komen. Afhankelijk van de crisis is het nodig bepaalde risicogroepen te identificeren en specifieke aandacht te geven; een voorbeeld daarvan is het risico op navolging bij depressieve leerlingen wanneer een medeleerling zelfmoord pleegt. Indien een doelgroep door anderen geholpen wordt (bv. in het ziekenhuis), moet die taak niet door de school overgenomen worden. Er kan dan beter gefocust worden op andere getroffenen. Ten slotte moeten de schoolinterne hulpverleners de doelgroep ook iets kunnen aanbieden. Het kan immers best zijn dat collega’s uit andere disciplines meer te bieden hebben in deze fase van crisisopvang. Multidisciplinaire samenwerking is tijdens crisissen onontbeerlijk. Stap 3: behoeften bepalen Ook al is dit voor elke crisis verschillend, toch is het belangrijk om na te gaan wat per doelgroep de behoeften zouden kunnen zijn. Algemeen zijn er vier belangrijke behoeften: •
de veiligheid garanderen;
•
betrouwbare informatie geven;
•
een sfeer van vertrouwdheid en betrouwbaarheid creëren;
•
de mogelijkheid tot extra ondersteuning aanbieden.
Een veilige sfeer wordt onder meer gecreëerd door een open communicatie naar personeelsleden, leerlingen en ouders over de acties die al ondernomen werden om met de crisis om te gaan. Typisch aan een crisis is immers het gevoel van onmacht en oncontroleerbaarheid. Het expliciet ter beschikking stellen van extra (individuele) steun voor wie daar behoefte aan heeft, kan het gevoel van veiligheid versterken. Slachtoffers moeten het gevoel krijgen dat ze er niet alleen voor staan. Soms moeten de ouders en het slachtoffer hiertoe uitdrukkelijk uitgenodigd worden. Vooral waar een drempel bestaat die door een open uitnodiging niet overwonnen wordt. Stap 4: richtlijnen opnemen i.v.m. de opvang van de betrokkenen De richtlijnen i.v.m. de opvang van leerlingen tijdens een crisis worden ook opgenomen in het crisisdraaiboek. Algemeen gesteld moet men tijdens een crisis begrip hebben voor alle emoties. Verder zullen deze richtlijnen samenhangen met de visie van de school op zorg, de structuur van de zorgwerkgroep (cel leerlingenbegeleiding), de grootte van de school, de inbedding, het reeds bestaande netwerk… De school kan hiervoor ook steeds een beroep doen op het CLB of andere organisaties.
6 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Stap 5: nadenken over de communicatie Vooraf wordt vastgelegd wie tijdens de crisis de communicatie naar het personeel, de ouders en de media zal verzorgen. Het crisisteam probeert ook te weten komen welke pers (bv. plaatselijke en/of nationale pers, tv-journalisten, radio, roddelpers…) over de crisis kan berichten om zo beter voorbereid te zijn wanneer ze hun vragen afvuren. Elk medium heeft een specifieke doelgroep en specifieke manier van in beeld brengen. In uitzonderlijke gevallen kan het gebeuren dat leerlingengroepen uit verschillende scholen tegenover elkaar komen te staan. Elke crisis in een school kan immers een impact hebben op een andere school. Ook hier dient de communicatie op afgestemd worden.
4
Tijdens de crisis
In een crisissituatie is het van groot belang dat mensen weten waar de verantwoordelijkheden liggen en wie de beslissingen neemt. Duidelijke instructies bepalen mee het verloop van de crisissituatie.
4.1
Duidelijke instructies
In crisissituaties zullen mensen instinctief handelen om het directe levensgevaar te verminderen. Wanneer grote groepen mensen op hetzelfde moment handelingen verrichten, is de kans op een nieuwe levensbedreigende situatie aanwezig. Ingewikkelde en gedetailleerde instructies hebben weinig zin, omdat mensen meestal impulsief handelen. Een gevolg daarvan is dat rationele instructies niet altijd doordringen. Het is beter één duidelijke instructie te benadrukken zodat mensen ruimte hebben om bij hun positieven te komen.
4.2
Het crisisteam in actie
4.2.1
Het bericht komt binnen
De persoon die het onthaal verzorgt of een secretariaatsmedewerker krijgt het bericht binnen. Hij/zij probeert rustig te reageren en paniek te voorkomen. Deze persoon waarschuwt de directeur of indien dit een andere persoon is, de voorzitter van het crisisteam. Al naargelang de aanwezigheid van de directeur kan dit mondeling of telefonisch gebeuren. De directeur waarschuwt de andere leden van het crisisteam en belegt dadelijk een vergadering. Na het eerste bericht beslist de directeur over het verdere verloop van de communicatie.
4.2.2
Het crisisteam komt samen
Het crisisteam zoals het vóór de crisis reeds werd samengesteld, komt samen. Eventueel kan het team met externen worden aangevuld. Het crisisteam zal de volgende taken op zich nemen: •
het bericht controleren;
•
informatie verzamelen;
•
externe instanties zoals politie, justitie en hulpverleningsdiensten contacteren en deze opvolgen;
•
het personeel briefen en instrueren;
•
de communicatie naar leerlingen en ouders verzorgen;
7 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
•
de media te woord staan;
•
alert zijn voor psychische gevolgen van de gebeurtenissen, eerstelijnszorg organiseren en adequaat doorverwijzen;
•
voor structuur en regels zorgen;
•
de nazorg organiseren.
Het crisisteam dient zeker niet alle taken zelf uit te voeren. Delegeren aan de juiste mensen is belangrijk. Zo zullen er in een school leerkrachten aanwezig zijn die goed zijn in het voeren van gesprekken met leerlingen die daar behoefte aan hebben. Tijdens een crisis zal ook het crisisteam nood hebben aan opvang. Mensen die gedurende uren gewerkt hebben en ondersteuning geboden hebben aan anderen, verdienen zelf ook ondersteuning. Vooral medewerkers van het CLB, maar ook leerkrachten kunnen hier een belangrijke rol spelen. Grenzen bewaken is ook tijdens een crisis noodzakelijk.
4.2.3
Communiceren over de crisis
Het is belangrijk dat de communicatie goed wordt voorbereid. Met welke doelgroep men ook communiceert, de emotionele betrokkenheid bij de crisis mag getoond worden. Het komt er op aan eerlijk te communiceren op het gepaste moment. 4.2.3.1
Verzamelen en geven van informatie
Vrijwel onmiddellijk na de eerste fasen heeft iedereen behoefte aan informatie, zowel personeel, leerlingen en ouders. Het crisisteam moet daarom zo snel mogelijk en zoveel mogelijk informatie verzamelen, zodat een volledig beeld ontstaat van de crisis. Indien er sprake is van een mogelijk misdrijf, is overleg met de politie en eventueel justitie van groot belang. Vervolgens worden er beslissingen genomen over hoe en wat er wordt gecommuniceerd. Zoals reeds eerder vermeld hoeft de directeur niet alle communicatie zelf te verzorgen. Binnen het crisisteam kan een aparte woordvoerder aangeduid worden. Best is ook om tijdens een crisis een logboek bij te houden. In dit logboek noteren de leden van het crisisteam een dagelijkse stand van zaken. Ook deze richtlijn wordt in het crisisdraaiboek opgenomen. 4.2.3.2
Briefing van het personeel
Heel belangrijk is dat het personeel goed geïnformeerd en geïnstrueerd wordt. Alleen als personeelsleden beschikken over de juiste informatie kunnen ze de leerlingen goed informeren en begeleiden. Het personeel krijgt ook instructies over het verdere verloop van de communicatie, over de opvang binnen en buiten de klas en de gang van zaken in de komende dagen. Het is aan te bevelen dagelijks, in sommige gevallen zelfs vaker op een dag, een briefing te houden waarbij alle personeelsleden de laatste informatie krijgen en ze terechtkunnen met vragen. Dat hoeft niet lang te duren maar het is belangrijk dat iedereen beschikt over dezelfde laatste informatie. Problemen die er ontstaan tijdens het werk kunnen tijdens de briefing snel opgepakt worden. 4.2.3.3
Communicatie met leerlingen en ouders
Leerlingen en ouders krijgen zo snel mogelijk informatie, bij voorkeur nog voordat de eerste berichten in de media verschijnen. Het verstrekken van juiste informatie moet hoge prioriteit hebben. Wanneer die informatie uitblijft, verhoogt dat gevoelens van angst, stress en onzekerheid. De wijze waarop de communicatie in een interne of externe crisis wordt aangepakt zal afhankelijk zijn van het gestelde en dus ook van de bovengenoemde functie. Toch gelden een aantal richtlijnen:
8 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
•
breng bij interne crisissen eerst de families op de hoogte;
•
respecteer het privéleven van de slachtoffers (bv. vraag de toestemming van de familie vooraleer een foto aan de pers te bezorgen);
•
verspreid geen informatie die de bewuste personen of hun familieleden ten onrechte zou kunnen treffen;
•
betuig sympathie, wens een goed herstel of betuig uw medeleven aan de slachtoffers of hun naasten.
Daarnaast moeten ouders en leerlingen ook op de hoogte gebracht worden van organisatorische wijzigingen. Hoe de leerlingen op school worden opgevangen is ook belangrijk. 4.2.3.4
Communicatie met de media
Wanneer een crisis of een ernstige gebeurtenis enige nieuwswaarde heeft, staan journalisten en cameraploegen op de stoep. Meestal heeft de schoolleiding geen ervaring met de werkwijze van de media en ontdekken ze te laat wat de gevolgen zijn. Eerder in deze Mededeling werd er reeds op gewezen dat de perswoordvoerder van het VSKO beschikbaar is. Het is aangewezen hem in het prilste begin van de crisis te contacteren. De eerste uren en dagen na de voor iedereen ingrijpende gebeurtenissen heeft een school de handen vol. Dat is ook de periode waarin de media het nieuws willen brengen. Hoe schokkender het gebeurde, hoe groter de belangstelling van de media. Journalisten hebben als taak nieuws te vergaren en daarbij kan emotionele betrokkenheid bij de gebeurtenis een grote belemmering zijn. Het is belangrijk dat iedereen op school de boodschap krijgt dat alleen de perswoordvoerder met de pers in contact treedt. Of iedereen zich aan deze afspraak zal houden, is nog de vraag. Er kan alleen op gewezen worden dat de gevolgen van een reactie in de pers niet altijd positief zijn. Aan de andere kant kunnen de media ook een interessante bijdrage leveren, maar daarvoor is een intensief contact noodzakelijk. Zo kan een artikel over wat een klas of een school heeft meegemaakt een bijdrage leveren aan het verwerkingsproces en aan het verbeteren van het imago van de school. Bijlage 4 biedt meer concrete tips in verband met de communicatie tijdens een crisis.
4.3
Opvang van leerlingen tijdens een crisis
De zorg voor leerlingen is altijd aanwezig op een school. Er is op de eerste plaats de integratie in de dagelijkse opvoeding van leerlingen waardoor er preventief gewerkt wordt aan sociaal-emotionele aspecten. Verder is er in opvang voorzien voor leerlingen die sociaal-emotionele problemen hebben. Op de derde plaats komt de opvang van leerlingen wanneer er zich werkelijk een crisis voordoet in de school. Het is tijdens een crisis normaal dat er aandacht wordt geschonken aan alle leerlingen. Toch verdienen leerlingen die het extra moeilijk hebben, extra aandacht. Ook bv. de vrienden van het slachtoffer of van de dader worden best ondersteund, of de leerlingen bij wie eerdere gelijkaardige ervaringen (verlieservaring, geweldsdelict …) gereactiveerd worden. De school heeft best ook oog voor het complexe sociale web van een leerlingenpopulatie waarin zich snel conflicten kunnen ontwikkelen tussen “bondgenoten” van de betrokkenen. Een snelle interventie is daarbij noodzakelijk. Volgende principes zijn hierbij belangrijk: •
Onmiddellijkheid Indien mogelijk, onderneemt men best onmiddellijk actie (hulpdiensten bellen, communiceren naar de verschillende doelgroepen …). Men neemt onmiddellijk contact op met de getroffenen vanuit een preventieve ingesteldheid i.p.v. af te wachten.
9 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
•
Nabijheid Als de mogelijkheid bestaat, probeert men de plaats van het gebeurde te bezoeken (geografische nabijheid). Sociale nabijheid is ook belangrijk. Ondersteuning reeds starten op de plaats van het gebeurde betekent veel voor de getroffenen en het stimuleert het informeel contact tussen de getroffenen.
•
Verwachting Van het crisisteam verwacht men dat de verschillende reacties op een crisis beheerd worden en dat er regelmatig en duidelijk gecommuniceerd wordt. Informatie geven en het bieden op het uitzicht van een “return to normal life” zijn essentiële onderdelen van dit principe.
•
Eenvoud Acute hulp berust op eenvoudige handelingen: het gevoel van veiligheid herstellen, geborgenheid geven, emotionele ondersteuning aanbieden ...
•
Eenheid Tijdens een crisis is het motto “één team, één visie” van het allergrootste belang. Alleen door een goede samenwerking binnen het crisisteam en een goede communicatie kan men tot een oplossing van een crisis komen.
Bijlage 5 biedt een overzicht van websites waarop hierover meer informatie te vinden is.
5
Na de crisis
5.1
Nazorg
De activiteiten die hoger beschreven staan, zijn erop gericht de dagelijkse gang van zaken zo snel mogelijk weer op gang te brengen. Iedere betrokkene heeft echter ook tijd nodig om het gebeurde te verwerken. Het belang van nazorg kan niet genoeg benadrukt worden. Debriefing, informatievergaderingen, opvang van bepaalde groepen, indien nodig individuele hulp, zijn essentieel om een crisis te verwerken. De eigen personeelsleden moeten zo snel mogelijk inzicht krijgen in het verloop van de crisis, de achtergronden, de behandeling ervan en de mogelijke oorzaken. Door dit te doen wordt tevens opnieuw gewerkt aan kwaliteits- en crisisbewustzijn en wordt een eerste aanzet gegeven voor de evaluatie. Dat onder nazorg ook de blijvende communicatie met slachtoffers, nabestaanden en gewonden valt, lijkt evident. De organisatie van een herdenkingsplechtigheid, het uitnodigen voor een bijzondere manifestatie, het sturen van het schooltijdschrift, zijn enkele voorbeelden van hoe dit geconcretiseerd kan worden. Soms kan het ook nodig zijn dat de pers samengeroepen wordt om te spreken over de afloop van de crisis.
5.2
Verwerking
De school kan maatregelen treffen om betrokkenen de ruimte te geven de gebeurtenissen te verwerken. Enkele principes die hierbij belangrijk zijn: •
afscheid nemen;
•
rituelen plegen;
•
extra ondersteuning organiseren, zowel intern als extern;
•
een debriefing – bijeenkomst beleggen voor het personeel .
10 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
5.3
Debriefing
Na een stressvolle, emotionele ervaring is een debriefing van groot belang, zowel voor de leerkrachten, de hulpverleners als de leerlingen. Het doel van een debriefing is veiligheid creëren en de traumatische ervaring door de betrokkenen te laten onderzoeken in een eigen tempo, op een eigen manier en zonder oordeel. Ook is het van belang dat de betrokkenen ervaren dat ze er niet alleen voor staan of abnormaal zijn in de wijze waarop ze de dingen ervaren en voelen. Een goede debriefing kan het begin zijn van een zingevingsproces dat uiteindelijk kan leiden tot het zien en ervaren van hoop, saamhorigheid en kracht. Een debriefing pakt niet voor iedereen positief uit. Iedereen, zowel leerlingen als leerkrachten, moet daarom de keuze krijgen om al dan niet deel te nemen. De debriefing is geen eindpunt. Ze wordt best ingebed in een context van erkenning en ondersteuning vanuit de omgeving. Wanneer de directie het gevoel heeft dat de gebeurtenis na verloop van tijd nog steeds een grote rol speelt in de school, kan het zinvol zijn om een deskundige uit te nodigen tijdens de debriefing-bijeenkomst. Iemand met meer afstand ziet vaak veel beter wat er tussen mensen gebeurt en kan hierop inspelen. Ook is het belangrijk om de angst te bespreken die veel mensen hebben dat ze de signalen voor een volgende keer over het hoofd zien. Of de angst om bepaalde klassen binnen te gaan waar agressieve leerlingen zitten. Of over het vertrouwen in zichzelf dat ze verloren. Belangrijk is dat dit niet in de hoofden van de personen blijft zitten, maar geuit kan worden zodat men als collega’s weet wat er omgaat bij de anderen en men elkaar steun kan bieden.
5.4
Evaluatie
5.4.1
Evaluatie van het draaiboek
Een regelmatige evaluatie van het draaiboek en een bijsturing zijn belangrijk. De controle op namen, adressen en algemene telefoonnummers is van essentieel belang. Dat geldt ook voor de gegevens van externe hulpverleners. Evaluatie van een gebeurtenis die heeft plaatsgevonden kan ook leiden tot een aanpassing van het draaiboek. Ook nieuwe opvattingen en ervaringen van andere scholen kunnen worden verwerkt. Het up-to-date houden van het draaiboek kan het beste worden opgedragen aan het crisisteam.
5.4.2
Evaluatie van het optreden tijdens en na de crisis
Als de crisis achter de rug is en er ook voldoende tijd is genomen voor de verwerking, kan de evaluatie gebeuren. Al zal de school altijd hopen dat zich nooit nog een crisis voordoet, het past om na te gaan wat er beter had gekund om zo tot een betere crisisinterventie te komen. Het is niet altijd mogelijk of opportuun om de doelgroepen opnieuw aan te spreken om hen te vragen of ze tevreden waren over de opvang die ze kregen. Minimaal moet het crisisteam toch kritisch terugblikken op het eigen werk, al dan niet met andere personeelsleden als klankbord. Ook het logboek waarin de leden van het crisisteam hun bevindingen noteerden, is een essentieel onderdeel bij de evaluatie.
6
Geraadpleegde bronnen
•
Allaert, E., Syllabus: Collectieve urgenties. Psychosociale zorg in noodplanning, 2008.
•
Boulogne, G. Crisiscommunicatie, Kluwer communicatie Memo, 2003
•
De Soir E., Een heel klein beetje oorlog, omgaan met traumatische ervaringen, Lannoo, 2006.
•
De Soir E. , Syllabus: Zorgzaam omgaan met crisissen in het dagelijkse schoolleven, 2008.
•
De Soir E., Syllabus: Crisiscommunicatie, 2008.
•
Fiddelaers-Jaspers R., Schoots-Wilke H., Spee I., Als een ramp de school treft, KPC Groep, 2004.
11 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
•
Kegels, J. Janssens, D. Stas, L., Crisiscommunicatie. Efficiënt en professioneel beheer van de beschikbare informatiekanalen, Roularta books, 2002.
•
Mahieu, P. Crisiscommunicatie voor scholen, in: Schoolleiding en –begeleiding, rubriek school en omgeving, Diegem, Kluwer, 1997.
•
Siebens, H., 15 ‘ijzeren wetten’ van reputatie en reputatiemanagement, in: School en samenleving, 2003.
12 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Bericht voor de redacteur Vanaf juli 2005 worden de nieuwe Mededelingen aangemaakt in deze sjabloon, met de steekkaart achteraan. Deze bladzijde wordt niet mee gepubliceerd in de webmededeling, maar de gevraagde gegevens zijn wel noodzakelijk om de Mededeling te kunnen publiceren. Wanneer u de tekst volledig heeft afgewerkt, verplaatst u het bestand (via knippen en plakken, niet via e-mail of via kopie) naar de schijf W:/ in de map Secretariaat, en geeft u een seintje aan Martine Brisaert. Het secretariaat zal dan de opmaak afwerken, het elektronisch bestand verder bewerken voor publicatie op het web, en archiveren. Bij eventuele latere aanpassingen vraagt u dat gearchiveerde elektronische bestand terug. redacteur
Katrien Bressers
secretariaat
(wordt ingevuld door het secretariaat)
inhoud bijgewerkt?
ja/(opmerking)
opmaak bijgewerkt?
(wordt ingevuld door het secretariaat)
steekkaart afgewerkt
ja / nee / (opmerking)
# niveaus inhoudstafel
alle / tot en met Kop …
oud klassementsnr.
(enkel op te geven voor Mededelingen die gepubliceerd zijn vóór juli 2005)
vervangt
(enkel indien de vervangen Mededeling volledig verwijderd dient te worden)
Inhoud laatste wijziging Trefwoorden
crisissen, crisisinterventie, crisiscommunicatie
Thesaurus annotatie
hier vermeldt u desgewenst een korte aandachtstrekker die de lezer ertoe zet tot lectuur van deze Mededeling. Deze annotatie zal verschijnen op de elektronische steekkaart van de Mededeling.
Wanneer u de tekst volledig heeft afgewerkt, verplaatst u het bestand (via knippen en plakken, niet via e-mail of via kopie) naar de schijf W:/ in de map Secretariaat, en geeft u een seintje aan Martine Brisaert. Het secretariaat zal dan het nodige doen: de opmaak afwerken, het elektronische bestand verder bewerken voor publicatie op het web, en archiveren. Bij eventuele latere aanpassingen vraagt u dat gearchiveerde elektronische bestand terug.
13 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Bijlage 1: checklist voor het maken van een crisisdraaiboek Het is onmogelijk een checklist van een crisisdraaiboek te maken die perfect past bij alle crisissen waarmee een school te maken kan krijgen. Dit is slechts een voorbeeld waarbij iedere school dingen kan aanpassen, weghalen of toevoegen. Belangrijk bij dit document is de vraag hoe het wordt geüpdatet en wie de gegevens actualiseert. Bovendien moet men ook steeds nagaan of alle procedures nog van toepassing zijn en zo nodig moet men nieuwe procedures toevoegen. Het crisisteam komt dus best jaarlijks samen om deze checklist grondig te bekijken en zo nodig aan te passen.
1. Vóór de crisis OK
NIET
NIET
OK
VAN
OPMERKINGEN
TOEP. 1
Is een crisisteam samengesteld dat geleid wordt door de directeur?
2
Indien externe deskundigen deel uit maken van het
Dit kan bv. politie, slachtofferhulp
crisisteam, zullen zij ook tijdens de crisis beschik-
etc.. zijn.
baar zijn? 3
Zijn er vervangers voorzien indien de directeur of een ander lid van het team afwezig of ziek is tijdens de crisis?
4
Werden namen, telefoonnummers en adresgegevens van alle teamleden (en hun mogelijke vervangers) opgenomen in een apart document?
5
Zijn de taken en bevoegdheden van elk teamlid
Een aparte woordvoerder aandui-
vastgelegd en aangepast aan haar/zijn competen-
den.
ties? 6
Zijn er duidelijke richtlijnen voorzien bij het handelen bij externe crisissen?
7
Is een crisiscentrum voorzien dat uitgerust is met alle moderne communicatiemiddelen?
8
9
Is er nagedacht over het informeren van personeel,
Hierbij inspraak organiseren is
leerlingen en ouders over het bestaan van het cri-
belangrijk opdat alle acties ge-
sisdraaiboek?
dragen worden.
Zijn de secretariaatsmedewerkers ervan op de hoogte dat een crisismelding bij hen terecht komt? Kunnen zij rustig en gepast reageren?
2. Tijdens de crisis 2.1
Het bericht komt binnen OK
NIET
NIET
OK
VAN
OPMERKINGEN
TOEP 1
Is afgesproken wie de juistheid van het bericht zal
Het is belangrijk de ernst en de
14 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
controleren?
omvang van de crisis snel in te schatten.
2
Is afgesproken wie extra informatie over het bericht zal verzamelen?
3
4
Zijn er afspraken gemaakt over het in veiligheid
Dit kan nodig zijn indien er ge-
brengen van alle betrokken personen?
weld gepleegd is.
Wie roept het crisisteam samen voor de eerste afspraken?
5
Is duidelijk welke doelgroepen geïnformeerd worden, en in welke volgorde? Is afgesproken wie het bericht aan de doelgroepen zal melden indien de directeur afwezig is?
6
Is afgesproken wie politie en andere externe diensten zal waarschuwen?
7
Is er afgesproken wie de opvang van het slachtoffer, de melder en de getuigen op zich neemt?
8
In geval van geweld, is afgesproken wie de dader zal afschermen? Hoe en waar zal dit gebeuren?
9
Is de telefonische bereikbaarheid van de school gewaarborgd?
10
Is afgesproken hoe de boodschap naar buiten gaat: persoonlijk, per telefoon, per persbericht?
2.2
Personeel briefen en instrueren OK
NIET
NIET
OK
VAN
OPMERKINGEN
TOEP 1
Is afgesproken hoe, waar en door wie het personeel
Men dient hierbij rekening te
zal geïnformeerd zal worden?
houden met het feit dat personeelsleden op verschillende tijdstippen arriveren.
2
Wie inventariseert afwezige personeelsleden en licht hen in?
3
Zijn er afspraken over welke informatie het perso-
Breng eerst de families van de
neel zal krijgen?
slachtoffers op de hoogte. Respecteer het privéleven van de slachtoffers. Verspreid geen twijfelachtige informatie.
4
Zijn er regels over hoe het personeel met de communicatie dient om te gaan?
5
Is er afgesproken wie er een communiqué over de crisis zal schrijven? Wie deelt dit uit aan het personeel?
6
Is er informatie voorzien over de verwachte reacties van leerlingen? Zijn er duidelijke richtlijnen over hoe
15 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
het personeel hiermee dient om te gaan? 7
Zijn er richtlijnen over de opvang van leerlingen uitgewerkt ? Zijn deze ook verspreid en besproken met het personeel?
8
Is er informatie over de opvangmogelijkheden van leerlingen voorzien?
9
Is er informatie gegeven over welke leerlingen naast betrokken zijn en hoe zij opgevangen zullen worden?
2.3
Communicatie naar ouders en leerlingen verzorgen OK
NIET
NIET
OK
VAN
OPMERKINGEN
TOEP 1
2
Is afgesproken hoe, waar en door wie de leerlingen
Deze informatie volgt kort na het
en de ouders zullen geïnformeerd worden?
informeren van het personeel
Zijn er afspraken over welke informatie de leerlingen
Breng eerst de families van de
en de ouders krijgen?
slachtoffers op de hoogte. Respecteer het privéleven van de slachtoffers. Verspreid geen twijfelachtige informatie.
3
Zijn er regels over hoe de leerlingen met de communicatie en eventueel de media dienen om te gaan?
4
Is er een aparte mogelijkheid tot opvang voorzien voor de meest betrokken leerlingen en ouders?
5
Is er ruimte voorzien voor het uiten van emotionele reacties?
6
Is een plaats voorzien waar leerlingen zullen opgevangen worden?
7
Zijn er aparte opvangmogelijkheden van leerlingen voorzien voor de meest betrokken leerlingen?
8
Is er een brief voorzien voor de leerlingen en hun ouders?
2.3
Communicatie met de media OK
NIET
NIET
OK
VAN
OPMERKINGEN
TOEP 1
Is afgesproken hoe, waar, wanneer en door wie de pers zal geïnformeerd worden?
2
Zijn er afspraken over welke informatie de journalis-
Breng eerst de families van de
ten zullen krijgen?
slachtoffers op de hoogte.
16 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Respecteer het privéleven van de slachtoffers. Verspreid geen twijfelachtige informatie.
3
Zijn er afspraken over eventuele meerdere persontmoetingen?
3. Na de crisis OK
NIET
NIET
OK
VAN
OPMERKINGEN
TOEP 1
Wordt er na de crisis een herdenkingsplechtigheid of
Dit hangt af van de behoeftevan
een post crisissamenkomst voor leerlingen en/ of
de leerlingen.
ouders voorzien? 2
Zijn er leerkrachten of leden van het crisisteam die
Op de hoogte brengen van leer-
deze bijeenkomsten organiseren en begeleiden?
krachten welke werkvormen hierbij kunnen gebruikt worden.
3
Zijn er richtlijnen ontwikkeld voor de verdere ondersteuning van leerlingen in de klas? Zijn leerkrachten hiervan op de hoogte?
4
Is individuele opvang voor leerlingen voorzien door de leerlingenbegeleider, de CLB-medewerker voor leerlingen met problemen?
5
Zijn er richtlijnen voorzien indien de crisis terug opflakkert, bv. wanneer er een rechtszaak is?
6
Wordt een informatievergadering voor het personeel georganiseerd over de afloop van de crisis?
7
Wordt een informatievergadering voor de ouders georganiseerd over de afloop van de crisis?
8
9
Is er door het crisisteam een evaluatievergadering
Laat het personeel de aanpak van
voorzien?
de crisis mee evalueren.
Wordt het resultaat van de evaluatievergadering door de directeur meegedeeld aan het personeel?
10
Zijn er aanpassingen aan het crisisdraaiboek nodig?
17 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Bijlage 2: Voorbeeld van een draaiboek bij het overlijden van een leerling 1
Inleiding
In dit plan wordt stilgestaan bij de vraag hoe er gehandeld moet worden wanneer een leerling overlijdt. Dit actieplan moet op het moment dat zich zo’n situatie voordoet, in werking treden. 2
De melding
Het is belangrijk dat er een duidelijk afspraak bestaat over wat er dient te gebeuren op het moment dat de melding binnenkomt. De melding komt binnen bij de secretariaatsmedewerker, een leerkracht of een directielid •
Deelneming betuigen
•
Vragen wat er gebeurd is
•
Aangeven dat later op de dag opnieuw contact wordt opgenomen
3
Crisisteam komt samen
Zo spoedig mogelijk na de melding komt het crisisteam samen. Daarbij zijn alle leden van het crisisteam aanwezig, eventueel aangevuld met de klassenleraar. Afspraken die gemaakt moeten worden: •
Wie neemt contact op met de ouders en wie onderhoudt het contact? Wie gaat naar de ouders?
•
Wanneer en door wie worden de personeelsleden ingelicht? (Denk ook aan de afwezigen)
•
De klassenleraar licht de klas in? De directeur licht de klas in?
•
Waar worden de leerlingen van de klas ingelicht? Is er extra opvang nodig?
•
Welke leerlingen behoren tot de groep die het dichtst bij de overleden leerling stond? (Niet alleen naar de eigen klas kijken!) Wie licht deze leerlingen in? Is er extra hulp nodig?
•
Wie gaat de andere ouders inlichten? Is het nodig dat de ouders van de leerlingen van de klas naar school komen?
•
Welke lessen vallen weg?
•
Wie licht de pers in? Waar en wanneer wordt de pers ontvangen?
Steeds moet het crisisteam iemand aanduiden die: •
Het draaiboek van het crisisplan beheert
•
Eventuele knelpunten opspoort en bijstuurt
•
Beslist op welk tijdstip het vervolgberaad gehouden wordt
4
Vervolgberaad
Evaluatie •
Hoe is er gereageerd door leerlingen, ouders en collega’s?
18 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
•
Hebben deze reacties consequenties? Moeten er extra acties ondernomen worden?
•
Is er meer informatie beschikbaar gekomen?
Voorbereiding 1ste lesuur na de melding aan de leerlingen •
Wie schrijft de inleiding met een soort van ‘in memoriam’? Voldoet het beschikbare materiaal of dient er nog aanvulling te komen?
•
Zijn alle betrokkenen (leerkrachten, klassenleraar) in staat om de dagopening te verzorgen? Dient er hulp te komen?
•
Welke elementen van religieuze zingeving zijn hierbij aanwezig? Indien de leerling van allochtone afkomst is, hoe gaat diens cultuur en religie om met de dood? Hoe houdt men daar op school rekening mee?
•
Vermenigvuldiging en verspreiding regelen.
Voorbereiden herinneringstafel •
Wie zorgt er voor een foto? (Met respect voor de mening van de ouders….)
•
Is er een specifiek object dat op de herinneringstafel moet komen? Wie zorgt daarvoor?
•
Wie verzorgt de verdere aankleding?
Naar de plaats van het ongeval gaan •
Dit kan voor jongere leerlingen van enorm groot belang zijn bij de verwerking van het verlies van hun medeleerling. De leerlingen krijgen zo een beter zicht op het gebeurde en ze krijgen de kans om dichter bij hun overleden klasgenoot te staan.
Herdenkingsbijeenkomst organiseren Een herdenkingsbijeenkomst in de school kan een belangrijke manier van rouwverwerking zijn. Het best kan dit op een avond gebeuren. Er is dan de noodzakelijke rust en de eerste schok zal men enigszins te boven zijn. Voor de organisatie van deze bijeenkomst zijn er weinig regels te geven. De ouders van het slachtoffer worden hierbij ook uitgenodigd. Na de bijeenkomst kan er voorzien worden in een drankje. Indien de begrafenisplechtigheid kan bezocht worden en de school hieraan een bijdrage kan leveren, kan hierover van gedachten worden gewisseld. Wat kan die bijdrage zijn? Wat moet er tijdens de plechtigheid gezegd of gedaan worden? Overlijdensbericht Na overleg met de familie wordt een tekst voor een overlijdensbericht in de kranten bezorgd. •
De contactpersoon met de familie zorgt voor de nodige informatie.
•
Wie stelt de tekst op en overlegt vervolgens met de begrafenisondernemer?
•
Wie neemt contact op met de krant(en) en zorgt voor plaatsing?
In memoriam •
Voor het schoolblad dient een in memoriam geschreven te worden. Wie verzorgt dit?
Bezoek begrafenis- crematieplechtigheid •
Er moet geïnventariseerd worden hoeveel en welke personen hierop aanwezig zullen zijn. Alle personeelsleden en leerlingen die dat wensen, kunnen deze plechtigheid bezoeken.
•
Wie zorgt voor de inventaris?
19 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
•
Wie maakt een lijst per klas? (Welke leerkrachten zullen afwezig zijn? Welke leerlingen? Welke lessen kunnen nog doorgaan?)
•
Wie regelt het vervoer?
•
Wie overlegt met de begrafenisonderneming?
•
Wie gaat als officiële afvaardiging van de school naar deze bijeenkomst?
5
Na de begrafenisceremonie
•
Wie doet er een klassengesprek met de leerlingen uit de klas? Wie zoekt de vrienden van de leerling op en spreekt met hen?
•
Wie onderhoudt de contacten met de familie?
•
Wie zorgt ervoor dat er geen post meer naar de ouders van de leerling wordt verstuurd?
•
Wie zorgt voor het opruimen van de persoonlijke spullen van de overleden leerling? En wie bezorgt deze spullen aan de ouders?
6 •
Evaluatie Het crisisteam komt terug samen en overloopt alle stappen die werden genomen. Eventuele knelpunten worden opgespoord en bijgestuurd.
20 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Bijlage 3: Voorbeeld van te contacteren personen en doelgroepen tijdens een crisis Belangrijk bij dit document is de vraag hoe het wordt geüpdatet en wie de gegevens actualiseert. Bovendien moet ook steeds nagaan of alle procedures nog van toepassing zijn en zo nodig moet men nieuwe procedures toevoegen. Het crisisteam komt dus best jaarlijks samen om deze checklist grondig te bekijken en zo nodig aan te passen.
a) Intern Naam contactperso(o)n(en) Inrichtende macht Zorgwerkgroep (cel leerlingenbegeleiding)
Secretariaat
Leerkrachten
Woordvoerder
Oudercomité
CLB EHBO-veranwoordelijke(n) Preventieadviseur
Telefoon/GSM
21 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
b) Extern Na(a)m(en) van de contactperso(o)n(en) Burgemeester Politie
101
Brandweer
112
Civiele bescherming Rode Kruis
105
Ziekenwagen
100
Dokters
Ziekenhuizen
Brandweer en ziekenwagen Brandwondenstichting
02 649 65 89
Antigifcentrum
070 245 245
Teleonthaal
106
Suïcidepreventie
02 649 95 55
Justitie Kinder- en jongerentelefoon
102
Wachtdienst apothekers
0900 10 500
Psychosociale manager provincie heeft er één)
(elke
Scholen uit de nabije omgeving Bedrijven Gemeentediensten Buurtverenigingen
Wijkagent
Telefoon/GSM
22 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Bijlage 4: Richtlijnen i.v.m. crisiscommunicatie Algemene tips Deze tips kunnen gebruikt worden in de communicatie naar ouders, leerlingen en de pers. Zakelijke informatie
Naargelang van het moment en de functie zal het belang van informatie verschillen. In de fase van acute nood is het aangewezen zich tot de feiten te beperken. Ook al is men op dat ogenblik geëmotioneerd, toch is er vooral behoefte aan zakelijke informatie. In een debriefing kan er wel gereflecteerd worden op het gebeurde.
Kennis van zaken
Informatie geven houdt uiteraard ook in dat de woordvoerder van het crisisteam op de hoogte is van het gebeurde en dat hij zich ervan vergewist heeft dat de informatie juist is.
Persoonlijke benadering
Wanneer de woordvoerder van het crisisteam in contact treedt met de ouders van de slachtoffers, kiest hij/zij best voor een persoonlijke benadering. Ook wanneer slecht nieuws per telefoon wordt gemeld, is het steeds belangrijk dat een persoonlijke, warme toon wordt aangeslagen.
Proactief communiceren
Het is belangrijk om in een crisis snel te ageren. Zwijgen wordt als instemmen geïnterpreteerd en het zal het geruchtencircuit zeker stimuleren. Slechts twee argumenten kunnen stilzwijgen verantwoorden: onwetendheid en de integriteit van de individuele personen (slachtoffers en daders). Maar dan nog moet het stilzwijgen verantwoord worden.
Emoties
Emoties mogen geuit worden. Emoties kunnen betrekking hebben op het leed van de slachtoffers. Betuig dan uw medeleven. Emoties mogen ook geuit worden t.o.v. de hulpverleners en medewerkers; ook zij zijn niet ongevoelig voor erkenning, waardering en dank. Vergeet bij de debriefing ook de media niet te bedanken.
Tips voor het omgaan met de media Overleg altijd met de betrokkenen
Als de school besluit mee te werken aan een artikel of aan een interview voor radio of tv, is vooraf overleg met nabestaanden of getroffenen noodzakelijk.
Benoem een perswoordvoerder
Het crisisteam kan een perswoordvoerder uit zijn midden benoemen. Dit kan de directeur zijn.
23 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Alleen de perswoordvoerder staat de media te woord
De regel dat niemand de pers te woord staat, is moeilijk te handhaven, maar zou toch nagestreefd moeten worden. Overigens mag niet worden aangenomen dat journalisten niet zullen proberen anderen te benaderen. Het benaderen van leerlingen behoort tot de werkwijze van journalisten. Het is van belang dat ook de leerlingen op dit punt in te lichten en hen te wijzen op de effecten die hun medewerking kan hebben, zowel voor hun omgeving, als voor zichzelf.
Laat geen journalisten toe op het terrein van de school
Journalisten mogen alleen op school zijn als ze daartoe uitgenodigd zijn door de perswoordvoerder. Dit betekent niet dat er geen journalisten net buiten het terrein van de school staan te wachten.
Neem het contact met de pers zelf in handen en organiseer op regelmatige basis infomomenten
Daarmee krijgt de pers informatie en worden allerlei andere acties om aan informatie te komen, voorkomen. Het is niet noodzakelijk om dit infomoment steeds binnen de school te organiseren.
Houd de relatie met de pers positief
De journalisten moeten niet als vijanden benaderd worden. Het is van belang de grenzen aan te geven, maar het is niet goed de media buiten te sluiten.
Bescherm leerlingen tegen zichzelf
Leerlingen vinden het vaak moeilijk om de verleiding te weerstaan wanneer de media aandacht aan hen besteden. Ze willen soms in de schijnwerpers staan en geïnterviewd worden. Willen praten over het verdriet, over wat ze meegemaakt hebben, zichzelf belangrijk voelen, strijden om voorrang…Het is belangrijk dit met leerlingen te bespreken.
Vraag altijd een ontwerptekst ter inzage
Bij een toezegging voor een interview is het aan te raden vooraf af te spreken dat men de tekst gefaxt krijgt en eventueel wijzigingen mag aanbrengen. Ook kwetsende opmerkingen over nabestaanden of betrokkenen kunnen dan geschrapt worden.
Leg een map aan waarin artikelen bewaard worden
Zorg dat slachtoffers of nabestaanden kopieën krijgen van de artikelen.
24 2008-??-?? – M-VVKSO-200?-??
Bijlage 5: Nuttige websites •
Algemene informatie http://www.schoolenveiligheid.nl http://www.zelfmoordpreventie.be http://www.jac.be (Jongerenadviescentrum) http://www.ggz.be (geestelijke gezondheidszorg) http://geestelijke-gezondheidszorg.pagina.be http://www.slachtofferhulp.be http://www.caw.be (centrum algemeen welzijn) http://www.steunpunt.be http://www.slachtoffer-hulp.be http://www.zelfhulp.be
•
Noodplan http://www.meta.fgov.be/defaultTab.aspx?id=6278 http://www.beswic.be/cba-west-vlaanderen/index_html/infosession_emergency_plan http://brandveilig.be/wp-content/ontruimingplan-voor-scholen.pdf http://brandveilig.be/wp-content/hulp-bij-opstellen-evacuatieplannen.pdf http://www.hasselt.be/upload/13443138/downloads/evacuatieinscholen.pdf
•
Rouwen op school http://www.rouwzorgvlaanderen.be http://www.thomas.be http://www.werkgroepverder.be http://www.lerarenlinks.be http://verliesenrouwbegeleiding.mysites.nl ……
