Een goede voorbereiding is het halve werk!
Hans T. Gerritsen 12 juni 2008 Creating order from Confusion
Agenda o
Wat is Remit Consulting?
o
Wat zijn de vragen?
o
Een goed begin….
o
Projectmatige aanpak
o
De juiste stappen
o
De Nederlandse situatie
o
Vragen?
2
Wat is Remit Consulting? Wat doen we? Management consultants met vastgoed kennis en ervaring die
Wat is ons onderscheidend vermogen? Onze totale focus op vastgoed
Projecten in zowel de publieke als de private sector uitvoeren in
Leading practices voor vastgoedprocessen
Nederland, Engeland en Duitsland
Onze kennis van vastgoedmanagementsystemen
Wij komen uit de vastgoedwereld
Onze onafhankelijkheid
Hoe kunnen we u van dienst zijn?
Enkele van onze Nederlandse klanten!
Real Estate Finance
Achmea Vastgoed/Syntrus
Business Strategy
Amvest
Business process and outsourcing
Alliantie
Information and systems
Vesteda Bouwfonds Asset Management Jones Lang LaSalle DELA KFN 3
Wat zijn de vragen? U wilt een (nieuw) vastgoedinformatiesysteem
aanschaffen maar weet nog niet wat de beste keuze is? U heeft al een systeem, maar dat sluit niet aan op uw
financiële system
U gebruikt een systeem, maar daaruit komt niet de
juiste managementinformatie
U streeft naar efficiënter vastgoedmanagement, zowel
het asset management als het property management
4
Een goed begin … Als belegger in en/of beheerder van vastgoed in binnen-
en buitenland heeft u optimale informatie nodig tegen lage kosten en met zekerheid rondom controleerbaarheid.
Een juiste aanpak om te komen tot de juiste keuze van
een vastgoedinformatiesysteem is een goede voorbereiding, gebaseerd op ervaring en best practices. Een goed begin … duurt soms wel wat lang!
5
Projectmatige aanpak
6
Inventarisatie gewenste situatie Vaststellen scope, processen en verantwoordelijkheden
aan de hand van RPM
Vaststellen eisen en wensen op basis van best practices Vaststellen technische randvoorwaarden
Inventarisatie eisen en wensen per processtap
Programma van Eisen Inventarisatie gewenste situatie
Afstemming en PvE
Longlist
Toetsi ng markt
RFP/Presentaties
Shortlist
Testcases
Selectie en Besluitvorming
7
Contract en Implementatie
Inventarisatie gewenste situatie: REMIT PROCES MODEL (RPM) Mega proces
Strategie bepaling
Strategie realisatie
Projectontwikkeling
Vastgoed Management
Support
Marktanalyse
Portefeuille analyse
Planontwikkeling
Verhuur
Planning & Control
Hoofd proces 1
Hold Sell
Gebiedsontwikkeling
Financieel administratief beheer
Benchmarking
Hoofd proces 2
Portefeuille strategie
Waardering
Project (her) ontwikkeling
Services Planning
Management Rapportages
Complex strategie
Acquisitie & Dispositie
Turnkey aankopen
Onderhoud
Treasury
Productontwikkeling
Hoofd proces 3
Hoofd Proces 4
Voorbeeld werkwijze Set Strategy
Implement Strategy
Manage Estate
Maintain Estate
Business Support
Portfolio Strategy
Options Analysis
Property Asset Register & GIS
Property Inspection/Survey s
Supplier Contract Procurement
Resourcing Strategy
Acquisitions
Rental Management
Planned Maintenance
Budgeting & Forecasting
ICT Strategy
Disposals
Lease Management
Reactive & Ad Hoc Maintenance
Accounting & Tax
Communications Strategy
T&C Planning
Valuation
Help Desk
Management Reporting
Capital Projects
Service Charge
Contractor Management
Document Management
Project Management
Insurance
Instructions, Orders & Invoices
Records Maintenance
Rating
Health & Safety
Legals & Compliance
Vacant Property Management
Statutory Inspections & Testing
Performance Measurement
Space Management
Energy Management
Processen die door het nieuwe systeem moeten worden ondersteund Processen die buiten de scope van het selectietraject vallen
Kritische processen die gedetailleerd moeten worden beschreven
Facilities Management
9
Inventarisatie gewenste situatie: RPM: database met gedetailleerde beschrijvingen
RPM leidt tot een goed voorbereid selectietraject! Procesmodellen
Beschrijvingen in detail
Aanvullende gegevens
Real Property Branch
Process
Portfolio Management
Lease Management
Property & Facilities Management
Space Management
Project Management
Business Support
High Level Estates Strategy
New Lease / Lease Renewal
Condition Assessments
Accommodation Strategy
Project Budgets
Client Relationship Management
Strategic Property Review
Rental Management
Planned Preventative Maintenance
Manage Occupancy
Project Scheduling
Manage Finance
Asset Management Planning
Lease Termination
Help Desk & Reactive Maintenance
Space Planning
Manage Procurement
Reporting
Options Analysis
Lease Assignment
Statutory inspections & testing
Space Audits
Contracts & Invoices
Document Management
Health & Safety
Internal Space Charging
Manage Supply Chain
asdlk
Property Acquisition
Manage Diary Dates
Property Disposal
Energy & Utilities Management
Manage Project Administration
Property Asset Register & GIS
Move Management
Manage Field Operations
Manage Resource Booking
Manage Project Closeout
Manage Assets
Manage Project Resources
Process
Process Overview Sadadjdja Sadadjdja
asdlk Asd
Capital Accounting
Income Management
Valuation
Monitor key diarydates
Property Asset Register and GIS
Acquisitions and CPO
Options Analysis
Update system
Review surplus/ underused assets
Identify need
Assess new property to meet operational requirements
Complete property business plans
issues
or freehold
Form business case
Negotiation
Rent reviews Site identification Marketing/ Assess costs and and selectionComplete adproperty vertising & agencyTransfers between estimates
business plans
Negotiate new lease or freehold
Negotiation
service directorates
Tendering
Initial inspections for H&S/DDA etc.
Transfers between service directorates
Financial consequences
Initial inspections for H&S/DDA etc.
Update databases
Negotiate contracts Capture property data and update database Project management
Post project review
Monthly Reports ResponRegister ding to collection Apportionment Assess valuation Apportion to
Adhoc charges
planning applications
method
Form business case
Other payments
to subtenants
service charge
Form business case
Bank
Manage 3rd reconciliation Lease su blet/ Secure planning Income receipts party
Capital charges Quarterly reports for property Recharging to Make &manage Space subtenantsInsurance appeals management
Assess political Management support
AnnualMan reports age 3rd Service charge Insuranceparty reconciliation consultants valuations
Void analysis Scheme planning
applications
Form business Reportingto Formbusiness case Initial inspections Update capital for case Feed Dilapid ations Rent deposits to Project Developm entinto Recharging Make Update databases tenants Recharge to acco unt& manage agreement etc. Internal charges ValueH&S/DDA properties management accommodation
subtenants
Assess political
Financial support consequences
Dilapidations
Scheme planning
Update databases
Rental Project partnering payments
Development agreement
Assess political Assess costs and Capture Acquisitions and property Options Analysis support CPO estimates Rental data and3rd update Manage payments database party
Income receipts
relationship Review surplus/ Tenderingassets underused
Rent arrears & Assess new tenant interest
property to meet
operational Negotiate contracts requirements
Update asset register Site identification
Income Complete property business plans forecasting Post project review
Project management
Post project review
Manage tenant funds
and selection
Project partnering
Update capital RentConsider deposits planning account Negotiate new lease issues Project management
appeals
Income Post project review Manage 3rd Service fo recastincharge g party reconciliation consultants
strategy Project Overhead managem ent
allocation
Identify need Schem e planning
or freehold Developm ent agreement
Transfers between service directorates
Project management
Initial inspections for H&S/DDA etc.
Post project review Capture property data and update database
Management
Regeneration Maintain Asset Schemes
Calculate assignmentfor Negotiate new lease applications valuation relationship Negotiation Set budgets Tendering liability or freehold programme Council
terminations
Lease sublet/ assignment
new lease case Identify need Consider planning Method of sale Negotiate Form business
Valuations
rolling Secure plann ing information Calculate programme application s for Set budgets liability Council
Lease renewals and collections and InternalService charges Value properties Valuation Planning ChargeAssess costs and Rating Site identification term inatio ns Marketing/ and selection advertising & agency Managementestimates
Manage
Rating
Manage tenant Rent arrears & Regeneration Update asset Capital Projects Transfers between Responding Rent review sto Complete property Apportionment Assess valuation Financial Apportion to Manage Provide data to Schemes tena nt interest ister Negotiatereg contracts Project partnering funds Adhoc charges service directorates planning business plans consequencesto subtenants method service charge occupancy insurance team
Site identification Marketing/ Regeneration Capital Projects and selection advertisingSchemes & agency
Acquisitions and property to meet Disposals CPO operational
requirements
Consider planning issues
Disposals Monitor key diary dates
Method of sale
Lease renewals Implement Strategy and
Assess new Options Analysis
Review surplus/ underused assets
Conditions
valuation programme
Capital Projects Rent and SC
ManageMethod Estate Identify need of sale
Assess new Income property to meet Managem ent operational requirements
Lease Management
Negotiation of
Consider TermsStrategy & Regularplanning charges Implement issues
KPIs
Management
Regular charges
Disposals
Performance management and reporting
Monitor changes in property Service values Planning Charge
Banking
Rent and SC
Capture changes in portfolio
Capture property data and update database
Sadadjdja
Sadadjdja
alk
Interface Definities
Sadadjdja
hashd Process Overview Sadadjdja Sadadjdja Sadadjdja Sadadjdja Sadadjdja iusakd d j jsa iokdju a sents d osakdjjsakdj iaStatem u s d iu aents ssakdj d iujsaakdj id u asakdj s id u uPriority ojsa iakdju s d alk jsaSteps kdjo ia s d/sakdj Requirem /sProcess o ia u s d iaadasdaddadd u s d iu a s d ia u s dsdad iu a s id u a is d u a issadada d u ia s u d ia u s d ia u s d ia u s d iu a s d iu a s d io a jd a d js ia o d j o ia s d ia s jd ia js d ia js d ia js d asdad ia js d saddaahdhasdhajd ia s Dasdadasdasdasd d ia js d ia js d iaasdasdd d jsAd . adad Asdad a a dadadasd Processhashd Overview A s dRequirem iu d io u a sents d o iaStatem u s d iu aents s d iu a/sProcess id u a s id Steps u o ia s d/ uPriority o ia u s d adasdaddadd sdad sadada o ia u s d ia u s d iu a s d ia u s d iu a s id u a is d u a is d u ia s u d ia u s d ia u s d ia u s d iu a s d iu a s d io a jd a d js ia o d j o ia s d ia s jd ia js d ia js d ia js d asdad Asdad a ia js d saddaahdhasdhajd ia s Dasdadasdasdasd d ia js d ia js d iaasdasdd d jsAd . adad hashd a dadadasd asdlk Asd
Terms & Conditions
Update system
Sadadjdja
alk
Process
Implement Negotiation of Strategy Manage payment
Review surplus/ underused assets
Sadadjdja
Sadadjdja sakdj jsakdj
iusakdjjsakdj d io u a s d osaia s d iu a ssakdj d iujsakdj a s id u a sakdj s idjsakdj u o ia s d sakdj u ojsakdj ia u s d alk kdj u jsakdj Statem ents o ia uRequirem s d ia u s d ents iu a s d ia u s d iu a s id/ uProcess a is d u a isSteps d u ia s u/ dPriority ia u s d ia u s d ia u s d iu a s d iu a s d io a jd a d js ia o d j o ia s d ia s jd ia js d ia js d ia js d ia js d saddaahdhasdhajd ia s d ia js d ia js d iaasdasdd d js . asdad
Lease Management
Acquisitions and CPO
Sadadjdja
Sadadjdja sakdj jsakdj
Process
Business Support
Options Analysis
Sadadjdja sakdj jsakdj
jsau kdjo ia s d sakdj A s d iusakd d j jsa iokdju a s d osakdjjsakdj ia u s d iu a ssakdj d iujsaakdjs id u asakdj s id u ojsa iakdju s d o ia u s d ia u s d iu a s d ia u s d iu a s id u a is d u a is d u ia s u d ia u s d ia u s d ia u s d iu a s d iu a s d io a jd a d js ia o d j o ia s d ia s jd ia js d ia js d ia js d ia js d ia s d ia js d ia js d ia d js .
Manage Estate
Capture changes inportfolio
Sadadjdja sakdj jsakdj
Process Overview Sadadjdja Sadadjdja
asdlk
Finance
Property Asset Register andGIS
Sadadjdja sakdjjsakdj
Reporting to tenants
Post project review
subtenants
DfES Reporting
Suitability Space Management
Insurance management
Sufficiency Insurance valuations
Voidanalysis
BSF Manage occupancy
Provide data to insurance team
Capital funding Feed into schemes Recharge to accommodation subtenants strategy
Condition
Overhead allocation
Requirem ents Statem ents / Process Steps adasdaddadd sdad sadada / Priority
Insurance claims
saddaahdhasdhajd Dasdadasdasdasd asdasdd Ad adad hashd a dadadasd
asdad Asdad a
adasdaddadd
sdad
sadada
Dasdadasdasdasd a dadadasd
Ad adad
Asdad a
Insurance claims
Overzicht rapportages Data Catalogus
Keuze short list
Vaststellen eisen en wensen op basis van proces model:
functioneel
technisch
financieel
Scan op de markt van vastgoed informatiesystemen voor ofwel Asset Management, Property Management of Facility Management al dan niet i.c.m. financieeladministratief systeem Inventarisatie gewenste situatie
Shortlist Afstemming en PvE
Longlist
Toets ing markt
RFP/Presentaties
Shortlist
Testcases
Selectie en Besluitvorming
12 Contract en Implementatie
RFP/ Presentaties, testcases en besluitvorming Opstellen Request for Proposal Leveranciers van de pakketten van de shortlist worden
uitgenodigd om de RFP te beantwoorden en een demo te verzorgen Testcases opstellen ter voorbereiding van de
demo/workshop
Indien gewenst is het mogelijk een workshop te houden
waarin de medewerkers gelegenheid krijgen om de software te testen
Inventarisatie gewenste situatie
Afstemming en PvE
Longlist
Toets ing markt
RFP/Presentaties
Shortlist
Testcases
Selectie en Besluitvorming
13 Contract en Implementatie
Selectie, Contractvorming en Implementatie Keuze van het standaardpakket en keuze leverancier Onderhandelingen met leverancier(s) Opstellen Implementatieplan en investeringvoorstel Formaliseren contract/afspraken Communicatie naar rest van de organisatie
Inventarisatie gewenste situatie
Implementatie Afstemming en PvE
Longlist
Toets ing markt
RFP/Presentaties
Shortlist
Testcases
Selectie en Besluitvorming
14 Contract en Implementatie
Eerste scan van de Nederlandse markt Sterk toenemende behoefte vanuit vastgoedbeleggers en
beheerders voor vastgoed informatie systeem ter ondersteuning van het vastgoed management proces. Met name de komst van Angelsaksische pakketten op de
Nederlandse markt valt de laatste jaren op. Echt pan-Europese oplossingen zijn op komst. Op dit moment geen marktleider in NL, wel concentratie van
verschillende toepassingen bij beperkt aantal leveranciers. Fusies en overnames te verwachten! Aansluitingen op bestaande systemen worden beter. Echt geïntegreerde oplossingen zijn in de maak maar nog niet
op de markt!
15
Eerste scan van de Nederlandse markt Management Dashboards via BI-tools
Asset Management
Property Management
Facility Management
i n t e g r a t i e
S A P O R A C L E
Zoals: Dream/Vastgoedtransparant. ARGUS
Zoals: Yardi, MRI, REMS en MANHATTAN
Zoals: PLANON, IBIS, Maximo
Vragen?
17
Kunt u ons advies gebruiken, neem dan contact op! Hans Hiensch Tel. +31 (0)6- 46 37 5022
[email protected]
Hans Gerritsen Tel. +31 (0)6- 46 12 4113
[email protected]
Antoine Lelieveld Tel. +31 (0)6- 28 78 4001
[email protected]
Remit Consulting Maasdijk 47 NL-5371 AA RAVENSTEIN Tel.+ 31 (0) 486-417300 Fax +31 (0) 486-417399 Creating order from Confusion
18
