Convenant Samenwerkingsovereenkomst Stichting VERA en gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers
Versie: 1.0 Datum: 07-02-2014 Status: Definitief
© Stichting VERA, 20134 http://www.stichting-vera.nl
Inhoudsopgave 1 2 3 4 5
Betrokken partijen ................................................................................................... 3 Aanleiding en doelstellingen van het convenant ...................................................... 4 Samenwerkingsafspraken ........................................................................................ 5 Voordelen ............................................................................................................... 8 Ondertekening ...................................................................................................... 10
Convenant
Versie 1.0
2
1 Betrokken partijen De volgende definities worden gehanteerd:
VERA: Volkshuisvesting Enterprise Referentie Architectuur, de standaard. Stichting VERA: de stichting heeft ten doel zich als centrale instantie in Nederland in het belang van woningcorporaties een technische normalisatiestandaard van gegevensdefinities te ontwikkelen met betrokkenheid van leveranciers en deze standaard tot stand te brengen en vast te stellen, de invoering daarvan te bevorderen alsmede te beheren, te onderhouden en algemeen beschikbaar te stellen. De gebruikersverenigingen: door een leverancier en groep corporaties erkende en op samenwerking gerichte rechtspersonen die een vraagbundeling vormen van aangesloten corporaties. Samenwerkingsverbanden: geïnstitutionaliseerde groepen corporaties die op gemeenschappelijke basis inkopen, beïnvloeden van en samenwerken met marktpartijen. Leveranciers: commerciële partijen die aan corporaties (pakket) software producten, informatieservices of ICT dienstverlening aanbieden en waarvan een substantiële groep corporaties afnemer is.
Hierboven genoemde partijen willen - hierbij vertegenwoordigd door ondergetekenden – gestalte geven aan de onderlinge samenwerking. Daartoe zijn zij het volgende overeengekomen.
Convenant
Versie 1.0
3
2 Aanleiding en doelstellingen van het convenant 2.1 Aanleiding Stichting VERA (VERA) is voor, door en van corporaties en is in 2012 opgericht. VERA zorgt voor de uniforme gegevensuitwisseling tussen ICT systemen door implementeerbare gegevensdefinities en koppelmechanismen beschikbaar te stellen. VERA sluit in operationele zin aan op CORA (Corporatie Referentie Architectuur). VERA werkt voor de opbouw, toetsing en gebruik van de standaard nauw samen met gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden, leveranciers, corporaties en toezichthouders.
2.2 Doelstellingen Deze overeenkomst bevestigt de samenwerking tussen partijen binnen het corporatiedomein. De belangrijkste doelen zijn:
VERA stelt partijen in staat om in te spelen op en mee te werken aan oplossingen voor ontwikkelingen in de corporatiesector met consequenties voor de ICT-infrastructuur en informatievoorziening. De samenwerking is gericht op het gezamenlijk (door)ontwikkelen van de procesmatige en technische VERA-standaarden; VERA is een open standaard. De standaard moet breed inzetbaar zijn; VERA heeft als doel een toekomst-vaste standaard te zijn voor alle informatie-uitwisseling tussen corporaties, binnen corporaties en tussen corporaties en ketenpartners; het uitwisselen van kennis op frequente basis tussen partijen met als doel standaarden (verder) te ontwikkelen conform de behoefte in de sector; de acceptatie en adoptie van de VERA-standaarden door gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers en opname in (pakket)software; het vervullen van een vliegwielfunctie in het collectief oppakken van innovaties; het planmatig ontwikkelen van de standaard in de vorm van een roadmap. In gezamenlijkheid vormgeven en afstemmen van de (release)planning rondom ontwikkeling, aansluiting, integratie en ingebruikname van standaarden.
2.3 Uitgangspunten Partijen onderkennen het belang van deze vorm van samenwerking:
Convenant
Versie 1.0
de samenwerking tussen Stichting VERA, gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers in dit convenant is geen exclusieve verklaring. Stichting VERA werkt vanuit haar onafhankelijke positie met meerdere partijen samen en stimuleert toetreding van nieuwe leveranciers en het opzetten van gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden; de samenwerking kan in de loop van de tijd worden uitgebreid naar specifieke activiteiten en of programma’s waarbij VERA, gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden, leveranciers en gemeenten elkaar nodig hebben. In dat geval wordt een addendum toegevoegd aan dit convenant, waarin nadere afspraken worden vastgelegd; onder dit convenant kunnen aldus meerdere addenda vallen. 4
3 Samenwerkingsafspraken 3.1 Algemene samenwerkingsafspraken Leveranciers, gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden accepteren en adopteren de in VERA ontwikkelde (en in beheer zijnde) standaarden en nemen deze op in standaardprogrammatuur. In gezamenlijkheid tussen Stichting VERA, leveranciers, samenwerkingsverbanden en gebruikersverenigingen wordt gestuurd op kwaliteitsborging en monitoring door inzet en gebruik van compliancy regels, gedefinieerd in de VERA-standaard. Deze is publiekelijk toegankelijk op de website van de Stichting VERA: www.stichting-vera.nl
3.2 Relationele samenwerkingsafspraken Tenminste vier keer per jaar vindt een leveranciersbijeenkomst plaats en een overleg met de gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden. Doelen van deze bijeenkomsten zijn:
informeren over de activiteiten van Stichting VERA; informeren over de stand van zaken en ontwikkelingen bij corporaties en relevante ontwikkelingen van (semi-) overheidsinstanties; informatie en ervaringen delen tussen leveranciers van standaardsoftware, gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en de VERA-standaard ter verbetering van de e-dienstverlening van corporaties; afspraken maken over hoe we elkaar kunnen versterken (kennisuitwisseling en ontwikkeling); collectief oppakken van concrete kansen voor samenwerking.
3.3 Algemene afspraken Dit convenant heeft een looptijd tot en met 31 december 2018. Een verlenging wordt aangegaan na een evaluatie en – indien nodig – aanpassingen van de bepalingen. Indien daarvoor overeenstemming tussen partijen bestaat, kan de samenwerkingsovereenkomst tussentijds worden gewijzigd. Dit leidt tot een nieuwe getekende versie van de samenwerkingsovereenkomst. Na onderling overleg kan de overeenkomst ontbonden worden. Gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers die het convenant hebben ondertekend, worden vermeld op de website van Stichting VERA. Gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers maken op hun eigen website de samenwerking bekend.
3.4 Bestuur en stuurgroep Namens Stichting VERA zijn Jan Fock, Arjan van Dijk, Daan Peters op het moment van ondertekenen vanuit het bestuur op strategisch/tactisch niveau verantwoordelijk voor het contact met
Convenant
Versie 1.0
5
leveranciers, gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden. Pascal Greuter coördineert vanuit de stuurgroep de lopende activiteiten voor de samenwerking tussen de leveranciers en andere partijen.
3.5 Werkafspraken stichting VERA, gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers Om tot een adequate invulling van de samenwerking te komen, worden de volgende inhoudelijke werkafspraken gemaakt tussen Stichting VERA, gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers, hierna te noemen partijen:
partijen onderschrijven de VERA-doelstellingen en zullen frequent in de vorm van actieve participatie een kennisbijdrage leveren, via de expertgroepen van VERA; partijen ondersteunen VERA-gerelateerde functionaliteit, adopteren standaarden en nemen deze op in de releaseplanning van de eigen softwareproducten; leveranciers streven in overleg met hun afnemers naar het inbouwen van de functionaliteit en de ondersteuning van de VERA-standaarden in hun software. De uitvoering valt binnen een per standaard gezamenlijk vastgestelde periode na vaststelling van de betreffende standaard(en). Binnen het orgaan waar de vaststelling van de betreffende standaard plaatsvindt wordt de streefdatum voor inbouw van de standaard vastgesteld; leveranciers informeren eens per kwartaal Stichting VERA, de samenwerkingsverbanden en gebruikersverenigingen over welke softwareproducten en releases met de standaarden en/of VERA gerelateerde functionaliteit beschikbaar zullen komen (roadmap). Daarbij geven zij aan wanneer de producten op VERA-compliancy getest zullen worden en wat de planning is van de softwaredistributie naar corporaties; stichting VERA, de gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden worden door de leveranciers proactief geïnformeerd over de corporaties waar de VERA-standaarden zijn geïmplementeerd; partijen die het convenant getekend hebben, worden vermeld op de website van VERA; partijen die het convenant ondertekenen, hebben het recht in hun productinformatie of ander marketingmateriaal te vermelden dat zij de voor hen relevante VERA-standaarden ondersteunen. Het voeren van het VERA-logo is alleen toegestaan als het betreffende product VERA-compliant is. Hiervoor is een apart certificeringstraject ingericht; VERA publiceert informatie over het beschikbaar komen van productreleases van leveranciers waarin de VERA-standaarden worden ondersteund.
3.6 Voor gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden van corporaties gelden aanvullende werkafspraken Zij:
Convenant
Versie 1.0
sturen, stimuleren en monitoren de tijdige implementatie van de VERA-gerelateerde functionaliteit en inbouw van standaarden door hun leveranciers; 6
Convenant
Versie 1.0
schrijven gericht het gebruik van standaarden voor in opdrachten aan leverancier(s); nemen in de inkoop en acceptatievoorwaarden van software het gebruik van compliancy instrumenten op; zorgen voor kennisontwikkeling en verbreding bij hun leden over de implementatie van VERA; delen en verstrekken actief informatie aan partijen over oplossingen die bijdragen aan het realiseren van VERA-ambities en de resultaatafspraken.
7
4 Voordelen Onderstaande voordelen beschrijven de gewenste situatie:
4.1 VERA BIEDT:
ontwikkeling en beheer van standaarden inclusief de bijbehorende participatiestructuren, informatievoorziening en communities; verstrekken van relevante technische documentatie; technische ondersteuning bij het interpreteren van de standaarden; een omgeving waartegen getest kan worden; vier maal per jaar een leveranciersbijeenkomst; vier maal per jaar een gebruikersverenigings-/samenwerkingsverbandbijeenkomst; vermelding op de website wanneer de verwachte en beschikbaar gekomen softwareproducten van leveranciers worden gepubliceerd.
4.2 VOORDELEN VOOR CORPORATIES:
maatschappelijke baten van de VERA-(streepje) standaard: o betere vraaggestuurde dienstverlening; o de ondersteuning van gerichter en integraler beleid, zowel bij vaststellen als uitvoeren; o verbetering kwaliteit toezicht, handhaving en naleving; o ondersteuning ketenaanpak, bescherming privacy en beveiliging. directe baten van het gebruik van VERA zijn: o flexibeler en efficiëntere koppeling van informatiesystemen; o beperking van de hoeveelheid registraties; o lagere kosten gegevensbeheer; o hogere kwaliteit van gegevens; o betere dienstverlening; o betere meetbaarheid van prestaties en risico’s.
4.3 VOORDELEN VOOR GEBRUIKERSVERENIGINGEN/ SAMENWERKINGSVERBANDEN:
Convenant
Versie 1.0
door de intensieve samenwerking tussen gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden, leveranciers en Stichting VERA kunnen leveranciers in relatief weinig tijd de ontwikkelde standaarden inbouwen in hun standaard programmatuur. Zij zijn vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling zodat zij bij releaseplanningen in een vroegtijdig stadium rekening kunnen houden met ontwikkelpaden; doordat gebruikersverenigingen en hun leveranciers dit convenant ondertekenen, hebben zij een extra instrument om te sturen op het naleven en inbouwen van de VERA-standaarden door hun eigen leverancier; gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers die het convenant getekend hebben, worden vermeld op de website van Stichting VERA. 8
4.4 VOORDELEN VOOR LEVERANCIERS:
Convenant
Versie 1.0
door de intensieve samenwerking tussen leveranciers, gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en Stichting VERA kunnen leveranciers in relatief weinig tijd de ontwikkelde standaarden inbouwen in hun applicaties. Zij worden vanaf het begin en gedurende de ontwikkeling betrokken bij het bepalen van de integratiebehoefte zodat zij bij de releaseplanning van hun softwareportfolio vroegtijdig rekening kunnen houden met ontwikkelpaden; doordat leveranciers die dit convenant ondertekenen vroegtijdig betrokken worden in het gezamenlijk opzetten en ontwikkelen van standaarden, biedt de samenwerking businessopportunities; leveranciers die het convenant getekend hebben, worden vermeld op de website van Stichting VERA; leveranciers die het convenant ondertekenen, hebben het recht in hun productinformatie of ander marketingmateriaal te vermelden dat zij VERA standaarden ondersteunen (m.u.v. het VERA-logo, voorbehouden aan producten die VERA-compliant zijn).
9
5 Ondertekening Datum: XX-XX-XX, te Veenendaal,
Volledige naam en organisatie
Handtekening namens de organisatie
Namens Stichting VERA Jan Fock, Vestia Mea Kessler, NetwIT Arjan van Dijk, Stadgenoot Daan Peters, Mitros Justus Temme, WoningNet Toon Jansen, InfoSupport Frank Blom, Kubion
Convenant
Versie 1.0
10
