ADDENDUM: betreffende het implementeren en gebruiken van de standaard Zaak en Document services incl. MijnOverheid / Lopende Zaken. (Addendum op de SAMENWERKINGSOVEREENKOMST KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN & GEBRUIKERSVERENIGINGEN / SAMENWERKINGSVERBANDEN & LEVERANCIERS VAN 8 MAART 2012) )
Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Logius & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers
ADDENDUM:
betreffende het implementeren en
gebruiken van de standaard Zaak en Document services incl. MijnOverheid / Lopende Zaken. Inleiding: Gemeenten gaan steeds meer over op zaakgericht werken. Enerzijds om burgers en bedrijven goed te informeren over de status van lopende zaken en anderzijds voor een efficiënte uitvoering van processen. Ze passen niet alleen hun processen en organisatie aan maar ook hun informatiehuishouding waarbij de samenhang geborgd wordt. Zaakinformatie en bijbehorende documenten ontstaan of wijzigen in verschillende processen en informatiesystemen. Momenteel bieden meerdere ICT-leveranciers dit soort informatiesystemen aan die niet goed of alleen met maatwerk programmatuur met elkaar samenwerken. Systemen dienen services te bieden aan andere applicaties om zaakgegevens en zaak gerelateerde documenten op te vragen, toe te voegen of te muteren. Voor het onderling koppelen en ontsluiten van deze systemen ontbreekt zijn een (gemeentelijke) toegesneden standaard. Voor gemeenten leidt dit tot een suboptimale uitvoering, interoperabiliteitsproblemen op proces en ICT vlak en tot minder keuzevrijheid van softwareleveranciers. Om bovenvermeld probleem te elimineren is een aanvullende standaard opgesteld, te weten “Standaard Zaak en Document services 1.0” (in dit document de standaard voor Zaak DMS services genoemd). Op 26 februari 2013 is versie 1.0 van de specificatie van de Zaak Document services door de werkgroep goedgekeurd. De specificatie moet nog als formele standaard worden vastgesteld door de StUF Regiegroep. De verwachting is dat dit in juni 2013 plaatsvindt. Daarnaast is vanuit Logius de “Standaard service voor het koppelen met MijnOverheid / Lopende Zaken” ontwikkeld. Omdat beide services nauw aan elkaar verbonden zijn hebben we deze gezamenlijk opgenomen in dit addendum. Om deze reden is Logius mede-ondertekenaar van dit addendum.
Toepassingsgebied De standaard voor Zaak DMS services en de standaard service voor MijnOverheid / Lopende zaken zijn bedoeld om: a) zaakgegevens en/of zaak gerelateerde documenten toe te voegen, muteren aan te passen en of te ontsluiten voor andere applicaties; b) deze gegevensverzamelingen voor zaakgegevens en zaakdocumenten onderling consistent te houden tussen Zaaksysteem en Document Management Systeem; c) en voor burgers inzage te hebben en te houden over lopende zaken binnen MijnOverheid.
2
Deze standaard dient ondersteund te worden door de volgende softwareproducten: I. II.
Zaaksystemen; Document management systemen;
III.
Geïntegreerde midoffice suites waarin zowel zaak en documentmanagement functies worden aangeboden;
IV.
Softwareproducten (front office en backoffice) waarin zaakgegevens en/of zaakdocumenten worden gecreëerd, aangepast of geraadpleegd.
Afhankelijk van de functionaliteit die geboden wordt door een softwareapplicatie (zie daarvoor de standaard) gelden andere eisen.
Doelstelling van dit addendum UITGANGSPUNTEN 1. De aanleiding van de partijen om de standaard voor Zaak DMS services in te bouwen in softwareapplicaties, te implementeren en te gebruiken door gemeenten; 2. Adoptie en implementatie van Mijn Overheid Lopende Zaken om de NUP resultaatverplichting om alle gemeenten aan te sluiten op de lopende zaken, functionaliteit van MijnOverheid na te komen; 3. De borging dat de standaard voor Zaak DMS services worden beheerd door KING; 4. De borging dat de standaard en de voorziening MO/LZ worden beheerd door Logius; 5. De borging dat leveranciers en gemeenten van elkaar weten op welk moment en door welke softwareproducten de standaard voor Zaak DMS services en MO/LZ worden ondersteund om gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens mogelijk te maken. Hiervoor dient de GEMMA Softwarecatalogus (www.gemmasoftwarecatalogus.nl) gebruikt te worden. Doelstelling van dit addendum is uitwerking te geven aan de hoofddoelstelling van de samenwerkingsovereenkomst voor het toepassingsgebied als hierboven omschreven: accepteren, adopteren en laten opnemen in software voor gemeenten van standaarden; dialoog hierover voeren, in gezamenlijkheid afstemmen van releaseplanningen om zo vliegwielfunctie in oppakken van innovaties in gang zetten. In dit addendum worden derhalve concreet acties en tijdsplanningen afgesproken (zie werkafspraken tussen KING en Logius en Leveranciers en werkafspraken tussen KING en Logius met Gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden) die leiden tot realisatie van ontwikkeling en implementatie van Zaak-DMS services en aansluiting op de standaard service voor het koppelen met MijnOverheid / Lopende Zaken. WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING en LOGIUS en LEVERANCIERS Om tot een adequate invulling van samenwerking te komen, worden de volgende inhoudelijke werkafspraken gemaakt tussen KING en Leveranciers, hierna te noemen partijen: 1. KING beheert de standaard voor Zaak Document services en zorgt samen met de leveranciers voor een uniforme testset conform de standaard; 2. Logius voert het beheer over de standaard service (i.c. berichtdefinitie) en over
Digikoppeling nodig voor koppeling met de functionaliteit Lopende Zaken van MijnOverheid;
3
3. KING zorgt dat de testset vermeld bij punt 1 van de werkafspraken, wordt ondersteund in het StUFtestplatform;
4. Leverancier geeft in de GEMMA Softwarecatalogus voorafgaand aan ondertekening van dit addendum per softwareproduct aan wanneer en in welke versie de standaard voor Zaak DMS services en de standaard service voor MijnOverheid / Lopende zaken ondersteund wordt en of een volledige ondersteuning van het RGBZ wordt geboden of alleen de onderdelen die genoemd zijn in de standaard (Basis ondersteuning); 5. Leverancier zorgt dat de eigen softwareproduct(en) die vallen onder (een van de) punten I, II, III vermeld bij ‘Toepassingsgebied’ via de eerstvolgende release na 31/12/2013 voldoen aan de standaard voor Zaak DMS services en dat deze softwareprodukten bedrijfsklaar zijn voor ingebruikname door gemeenten; 6. Leverancier zorgt dat de eigen softwareproduct(en) die vallen onder I, II, III zoals vermeld bij ‘Toepassingsgebied’ in de eerstvolgende release na deze 31/12/2013 bedrijfsklaar is voor de aansluiting op MijnOverheid Lopende Zaken conform de daarvoor gelden standaard en voorwaarden van Logius; 7. Leverancier zorgt dat tenminste één van de eigen softwareproduct(en) die vallen onder punt IV vermeld bij ‘Toepassingsgebied’ uiterlijk via de eerstvolgende release na 31/12/2013 voldoet aan de standaard voor Zaak DMS services en de standaard service voor MijnOverheid / Lopende zaken en dat deze softwareproduct(en) bedrijfsklaar is/zijn voor ingebruikname door gemeenten; 8. Leveranciers streven er naar om in 2013 minimaal één proefproject uit te voeren betreffende MijnOverheid/Lopende Zaken bij een gemeente tijdens de implementatie van de i-versneller. 9. Leveranciers voeren een compliancy test uit met het StUF-testplatform voordat software in productie wordt genomen. Hieruit mogen geen fouten naar voren komen; 10. Leveranciers testen op de acceptatieomgeving (Pre-produktie omgeving) bij Logius voor MO/LZ. Wanneer er een compliancy-voorziening beschikbaar komt voor MO/LZ, zullen leveranciers een compliancy-test uitvoeren. Hieruit mogen geen fouten naar voren komen; 11. KING zorgt ervoor dat partijen die het addendum tekenen, vermeld worden op de website van KING;
12. Logius zorgt ervoor dat partijen die het addendum tekenen, vermeld worden op de website van Logius, 13. Partijen die het addendum ondertekenen, hebben het recht in hun productinformatie of ander marketingmateriaal te vermelden dat zij dit addendum van KING / Logius hebben ondertekend; 14. Leverancier publiceert via de softwarecatalogus welke softwareproducten compliant zijn aan de standaard Zaak en DMS services, en verwijst daarbij naar de uitkomsten (testrapportages) van de compliancy-testen die uitgevoerd zijn op het StUF testplatform.
4
15. Leverancier publiceert via de softwarecatalogus welke softwareproducten compliant zijn aan de standaard MO/LZ, en verwijst, wanneer een compliancyomgeving voor MO/LZ ter beschikking komt, naar de uitkomsten (testrapportages) van de compliancy-testen die uitgevoerd zijn.
WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING en LOGIUS en GEBRUIKERSVERENIGINGEN / SAMENWERKINGSVERBANDEN 1. De GV/SV brengt binnen 30 dagen na ondertekening haar leden op de hoogte over dit convenant; 2. GV/SV adviseert haar leden expliciet te vragen in aanbestedingen en offertes te vragen naar de standaard voor Zaak DMS services en MO/LZ; 3. GV/SV adviseert haar leden gebruik te maken van de compliancy instrumenten en voor te schrijven in bestekken, programma’s van eisen, opdrachtverstrekkingen; 4. GV/SV adviseert haar leverancier over de adoptie van de standaard voor Zaak DMS services en MO/LZ in de programmatuur en vraagt aan haar leverancier wanneer deze standaard in de programmatuur verwerkt is en wanneer de aansluiting met MO/LZ gerealiseerd is; 5. GV/SV monitort de voortgang van invullen en de juistheid en volledigheid van de door de leverancier vermelde informatie in de Softwarecatalogus. GV/SV levert hierover uiterlijk 31/12/2013 een rapportage aan KING/OperatieNUP; 6. GV/SV stimuleert haar leden tot deelname aan een proefproject MO/LZ in 2013.
VOORDELEN VOOR GEMEENTEN 1. De standaard voor Zaak DMS services zorgt voor efficiënte ICT integratie om Zaakgericht te werken doordat: a. Zaakgegevens en Zaakdocumenten op een gestandaardiseerde manier worden ontsloten voor alle applicaties binnen een gemeente; b. er altijd een geïntegreerd beeld beschikbaar is van het zaakdossier (bij elkaar behorende zaakgegevens en zaakdocumenten) voor alle applicaties binnen een gemeente. 2. Meer flexibiliteit in softwarekeuze (geen / minder last van vendor-lockin); 3. Er altijd een geïntegreerd beeld beschikbaar is van het zaakdossier (bij elkaar behorende zaakgegevens en zaakdocumenten) voor alle applicaties binnen een gemeente en in het verlengde daarvan ook in potentiële ketens via functionaliteit van MijnOverheid. Bovendien wordt hierdoor invulling gegeven aan de NUP resultaatverplichting om alle gemeenten aan te
sluiten aan op de lopende zaken, functionaliteit van MijnOverheid; 4. MijnOverheid/Lopende Zaken biedt (extra) mogelijkheden in kanaalsturing; 5. Meer flexibiliteit in softwarekeuze (geen / minder last van vendor-lockin); 6. Scherpere opdrachtverstrekking mogelijk door te verwijzen naar de specificaties; 7. Scherpere acceptatie-eisen mogelijk door beschikbaarheid testinstrumenten; 8. Door de volledig geautomatiseerde verwerking tussen zaaksysteem en DMS wordt veel handmatige invoer overbodig en kan de verwerking slimmer, kwalitatief beter en efficiënter worden uitgevoerd. Dit heeft tevens positieve gevolgen voor het op een integrale en complete manier ontsluiten van statusinformatie via functionaliteiten van MijnOverheid;
5
9. Door de I-versneller “MijnOverheid / Lopende Zaken – Zaak gericht werken” worden gemeenten ondersteund om de standaarden op een correcte wijze en binnen afzienbare tijd te implementeren. Dit addendum is een instrument voor gemeenten om te sturen op het naleven en inbouwen van de standaard Zaak DMS services en MO/LZ door leveranciers.
VOORDELEN VOOR LEVERANCIERS 1. Leveranciers worden vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling, zodat zij bij releaseplanningen in een vroegtijdig stadium rekening kunnen houden met de standaard; 2. Leveranciers die het convenant getekend hebben, worden vermeld op de website van KING; 3. Leveranciers die dit addendum getekend hebben, worden separaat (naast punt 2) vermeld op de website van KING als ondertekenaars van het addendum; 4. KING voert een i-versneller “MijnOverheid Lopende Zaken – Zaakgericht werken” uit waardoor gemeenten de standaarden versnelt adopteren en willen implementeren; 5. Leveranciers die zaak/dms/mo softwareproducten leveren kunnen de inbouw van meerdere standaarden combineren en profiteren van de uitvoering van de i-versneller “MijnOverheid Lopende Zaken – Zaakgericht werken”; 6. KING stelt een compliancy-omgeving beschikbaar (StUF testplatform) waarmee de leverancier de kwaliteit en compliancy van de software kan aantonen en monitoren. 7. Logius stelt een acceptatieomgeving (Pre-produktie omgeving) voor MO/LZ ter beschikking zodat leveranciers daar kunnen testen. Wanneer er bij Logius een compliancy-voorziening beschikbaar komt voor MO/LZ, zullen leveranciers een ook een compliancy-test bij Logius uitvoeren.
VOORDELEN VOOR GEBRUIKERSVERENIGINGEN/ SAMENWERKINGSVERBANDEN: 1. Door de intensieve samenwerking tussen gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden, leveranciers en KING, kunnen leveranciers in relatief weinig tijd de ontwikkelde standaarden inbouwen in hun standaard programmatuur. Zij worden vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling, zodat zij bij releaseplanningen in een vroegtijdig stadium rekening kunnen houden met ontwikkelpaden; 2. Doordat gebruikersverenigingen en hun leveranciers dit convenant ondertekenen, hebben zij een extra instrument om te sturen op het naleven en inbouwen van de KING standaarden door hun eigen leverancier; 3. Gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden en leveranciers die het convenant getekend hebben worden vermeld op de website van KING; 4. Door de I-versneller “MijnOverheid Lopende Zaken – Zaak gericht werken” worden leden van de gebruikersverenigingen / samenwerkingsverbanden ondersteund om de standaarden op een correcte wijze en binnen afzienbare tijd te implementeren.
6
Tijdelijkheid van dit addendum Dit addendum maakt onderdeel uit van het KING convenant en het Operatie NUP convenant. De standaard (Standaard Zaak en Document services 1.0 ) is reeds opgenomen in de GEMMA Software catalogus. Nadat de leveranciers de standaard Zaak DMS services in hun softwareproducten beschikbaar hebben (zie paragraaf: WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING en LOGIUS en LEVERANCIERS) vervalt dit addendum en gelden de algemene afspraken uit het KING convenant en het Operatie
NUP convenant. Uiterlijke datum van dit addendum is 01 juli 2014. ONDERTEKENING Datum: 30 Mei 2013 te Utrecht (voor Gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden) en 31 mei 2013 te Utrecht voor leveranciers.
Volledige organisatienaam:
Volledige organisatienaam: Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten
…………………………………
Ondertekenaar:
Ondertekenaar: Tof Thissen
…………………………………
Handtekening:
Handtekening:
…………………………………
…………………………………
Volledige organisatienaam: Logius (ivm MijnOverheid / Lopend Zaken)
Ondertekenaar:
…………………………………
Handtekening:
…………………………………
7
