ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN
PROGRAMMA Voorstellen
Inleiding
Verschillende Gevolgen Aan
vormen van samenwerking
voor archiefzorg en archiefbeheer
de slag: wat te regelen?
VOORSTELLEN Jeanine
Nolen
Archiefinspecteur Streekarchief Rijnlands Midden Lid sectie archieftoezicht Brain
Chantal
Menting
Interbestuurlijk toezichthouder provincie Flevoland Lid Landelijk Overleg Provinciale archiefinspecteurs (LOPAI)
INLEIDING Aanleiding:
Oprichting van de Regionale Uitvoerings Diensten (RUD) Vragen uit het veld: Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Resultaat: Notitie inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs (10-09-2012) Andere vormen van samenwerking Resultaat: Handreiking Verbonden Partijen (in bewerking)
VERSCHILLENDE VORMEN SAMENWERKING Rechtsvorm
Kenmerken
Zorgdrager van het archief
Gevolgen voor het archiefbeheer
GR met mandaat
VP oefent taken/ bevoegdheden uit in naam van de LP, LP blijft verantwoordelijk [= opdracht, vertegenwoordiging]
LP (gemeente/ provincie/ waterschap)
GR met delegatie
Beslissingsbevoegdheid gaat over op VP, latende partijen kunnen deze bevoegdheid niet meer uitoefenen [= overdracht]. LP’s kunnen delegatie wel ongedaan maken Toekennen van een nieuwe bevoegdheid, kan alleen ongedaan gemaakt worden door betrokken wettelijke regeling te wijzigen
VP
Voor iedere LP moet een apart archief worden gevormd + een dienstverleningsovereenkomst worden gesloten met inachtneming van lokale archiefregelgeving. Archief gaat terug naar de LP om op termijn te worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats van de LP. VP vormt één archief voor alle gedelegeerde taken/bevoegdheden + eigen bedrijfsvoering. Dit archief wordt op termijn overgedragen naar de archiefbewaarplaats die zij heeft aangewezen. N.v.t. (in principe als GR met delegatie)
GR met attributie
VP
VERSCHILLENDE VORMEN SAMENWERKING Rechtsvorm
Kenmerken
Zorgdrager van het archief
Gevolgen voor het archiefbeheer
GR met dienstverlening aan derden
VP voert op contractbasis diensten uit voor partijen die geen deelnemer in GR zijn. VP is een virtuele organisatie waarvan het personeel in dienst blijft van de deelnemende organisaties. Werkprocessen zijn gedigitaliseerd. GR op gebied van bedrijfsvoering wel met rechtspersoonlijkheid, maar niet belast met een ‘zware’ bestuursstructuur van het openbaar lichaam. Het gaat immers alleen om taken ten behoeve van de interne bedrijfsvoering. (PIOFACH)
LP (gemeente/ provincie/ waterschap)
Archief gaat na afhandeling van de zaak terug naar de LP.
Deelnemende overheids organisaties (gemeente/ provincie/ waterschap)
De verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer blijven hetzelfde als vóór oprichting VP (m.u.v. te vormen eigen archief VP).
Netwerk-organisatie (geen GR)
GR bedrijfsvoeringsorganisatie
? ?
AAN DE SLAG WAT TE REGELEN? Afspraken
tussen VP en LP
Archiefbeheer van archiefbescheiden gevormd bij taakuitvoering van VP namens LP
Hoe?
DVO / Mandaatregeling Aangevuld met beheersafspraken
AAN DE SLAG WAT TE REGELEN? a.
b. c.
d.
Model paragraaf DVO / Mandaatregeling De VP zorgt ervoor dat de archieven die voortkomen uit de overheidstaak die zij uitvoeren namens de LP conform de Achiefwet worden beheerd en bewaard. De kosten van het beheer komen ten laste van de VP. Zolang de archieven onder de beheer van de VP zijn zal er periodiek toezicht op het beheer plaatsvinden door de archiefinspecteur van de LP. Zodra de archiefbescheiden overgedragen kunnen worden, uiterlijk na twintig jaar, worden deze in beheer gegeven aan de LP om via de daarvoor geldende procedure te worden vernietigd of overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het E-depot van de LP.
VRAGEN??
