Verkenning Omgevingwet & Archivering PBLQ in opdracht van GOAL
Cees Moons Congres Archiefinnovatie Decentrale Overheden, 9 maart 2015
Introductie • Introductie Cees Moons en GOAL • Wie in de zaal? – Gemeente / provincie / waterschap? – Archief-achtergrond? – ICT – achtergrond?
• Waarom zit u hier: – Wat is uw vraag / probleem? – Hoe urgent is het dat het wordt opgelost?
2
De Omgevingswet Eén integrale wet ..die ontwikkeling stimuleert en ..die kwaliteit van de leefomgeving waarborgt
Natuur
RO
Milieu
Infra
3
Bouwen
Doelen stelselherziening • Omgevingsrecht beter inzichtelijk, voorspelbaar en gebruiksvriendelijk. • Samenhangende benadering van de fysieke leefomgeving. • Meer bestuurlijke afwegingsruimte. • Snellere en betere besluitvorming over projecten in de fysieke leefomgeving. • Minder onderzoekslasten.
• Dit vereist een goede digitale ondersteuning!
Wat is de Laan van de Leefomgeving? Een voor burgers, bedrijven en bevoegde gezag open stelsel van (gegevens)voorzieningen over de fysieke leefomgeving. Een Laan met: • Centrale ingang voor gebruikers; • Centrale Laaninfrastructuur (bv. catalogus, standaarden); • Informatiehuizen ontsluiten goede gegevens (bv. Lucht, geluid, EV); • Centrale registers voor bv verkeer en omgevingsdocumenten. Vereist regie en eenduidige financiering. 5
Het digitaal stelsel Omgevingswet
6
Onderzoeksvragen verkenning 1. Maak een diagnose van kansen en knelpunten die de Omgevingswet brengt voor archivering. 2. Geef aan welke eisen en wensen gesteld moeten worden aan het archiefbeheer van de uitvoerende overheden in het nieuwe digitaal stelsel van de Omgevingswet. 3. Welke arrangementen (centraal en decentraal) kunnen voor de inrichting van het archiefbeheer worden onderscheiden.
Verkenning is uitgevoerd in opdracht van IenM op verzoek van de mede overheden. 7
Aanpak • • • •
8
Desk-studie. Gesprekken met experts uit het veld. Discussies met Begeleidingsgroep. In Begeleidingsgroep zaten vertegenwoordigers van gemeenten, provincies, waterschappen, omgevingsdiensten, nationaal archief, provinciale archiefcommissies, VNG archiefcommissie, IenM.
Bevindingen • Lokale overheden zijn onvoldoende voorbereid op het duurzaam beheren van digitale informatie. • Duurzaam beheer van digitale informatie is een eerste vereiste is om omgevingsdocumenten van mede overheden langs digitale weg ter beschikking te kunnen stellen. • Archivering en daarmee openbaarheid (en vernietiging) van informatie krijgt weinig aandacht. • Wettelijke kaders zijn op orde; het schort aan uitvoerin.g • Complexe werkpraktijk; diversiteit aan soorten archiveringsstukken en diversiteit aan verschijningsvormen
9
Analyse • Bevoegde gezagen moeten het digitaal werken invoeren en informatiebeheer/archivering op het vereiste niveau brengen (en wel te beginnen vanaf nu). • De omgevingsplannen en afgegeven vergunningen moeten digitaal beschikbaar komen en moeten ook duurzaam worden beheerd vanwege de rechtsgevolgen die eraan zijn verbonden. • Informatie afkomstig van informatiehuizen moeten duurzaam worden beheerd, ook weer vanwege de eraan verbonden rechtsgevolgen. • Afspraken moeten worden gemaakt over hoe om te gaan met ‘dynamische’ informatie.
10
Eis 1: Digitaal Werken een must • Informatieprocessen achter de invoering van de Omgevingswet vragen om digitale planvormings- en uitvoeringsprocessen bij alle bevoegde gezagen (rijk, provincie, gemeente, waterschappen). Dit betekent dat: 1. digitale informatie leidend is; 2. authenticatie van digitale documenten via ‘elektronische handtekeningen’ is geborgd; 3. werkprocessen zijn ondersteund met zaaksystemen voorzien van een voorziening voor deugdelijke metadatering waarin digitale informatie duurzaam wordt beheerd; 4. en daar waar sprake is van het verplicht omzetten van papieren informatie naar digitaal, hier een vervangingsbesluit aan ten grondslag ligt. 11
Eis 2: Standaarden en afspraken over te archiveren documenten noodzakelijk • Voor de rechtsgevolgen die gerelateerd zijn aan resultaten van omgevingsprocessen, zoals omgevingsplannen en vergunningen, is het noodzakelijk dat er goede afspraken zijn over die resultaten (producten). • Standaarden voor omgevingsdocumenten zoals de omgevingsvergunningen en het omgevingsplan. • Afspraken maken in de selectielijsten op welke momenten in het totstandkomingsproces van plannen een ‘fixatiepunt’ moet worden ingelast, om fasen in de ontwikkeling van zo’n plan later te kunnen reconstrueren.
12
Eis 3: Landelijke registers voor omgevingsdocumenten • Het digitaal stelsel Omgevingswet zal gebruik moeten kunnen maken van registers waarin omgevingsdocumenten als de omgevingsplannen en vergunningen duurzaam worden beheerd. Het is wenselijk om hiervoor landelijke registers te realiseren. • De registers behoeven een wettelijke verankering en moeten voldoen aan eisen vergelijkbaar met de eisen voor basisregistraties.
13
Samengevat; de vervolgstappen 1. Committment organiseren op de oplossing; Afspraken in bestuursakkoord. 2. Bevoegde Gezagen moeten: a. Werk maken van invoering digitaal werken en digitaal archiveren; b. Gezamenlijke aanpak voor voorzieningen voor archiefbeheer; 3. Onderdeel het digitaal stelsel Omgevingswet moet zijn de ontwikkeling van registers voor omgevingsdocumenten en de ontwikkeling van standaarden voor omgevingsproducten. 4. Landelijk opzetten van de ondersteuning van BG bij de invoering van digitaal werken. 14
