MEER DAN ARCHIVERING
Expansion b.v., ieder document direct beschikbaar
Sinds de oprichting in 1989 heeft
implementatie eenvoudig is. Hierdoor kan
Ervaring die telt
Expansion zich gespecialiseerd in toepas-
maximale aandacht besteed worden aan
Expansion heeft inmiddels honderden
singen op het gebied van digitale archi-
de organisatorische implementatie. Alle
Xtendis-implementaties uitgevoerd voor
vering en documentintensieve processen.
kennis van Xtendis en de wijze waarop het
uiteenlopende organisaties en toepas-
Naast het implementeren van een aantal
ingezet kan worden is binnen Expansion
singen. De kennis en ervaring die hierbij is
systemen van derden, heeft Expansion in
aanwezig. In de praktijk blijkt dit, in
opgedaan is van onschatbare waarde en
1995 haar eigen standaardproduct Xtendis
combinatie met de overige unieke kennis
levert een belangrijke bijdrage aan de
geïntroduceerd. Xtendis is ontwikkeld
en ervaring van Expansion, één van de
ontwikkeling van Xtendis en het succes
vanuit de visie dat op termijn binnen elke
sleutels te zijn tot het grote aantal
van onze projecten. Samenwerken met
organisatie één centraal digitaal archief
succesvolle Xtendis-implementaties.
Expansion betekent dat geprofiteerd kan
ontstaat, waardoor op elk moment en op
worden van onze uitgebreide kennis en
alle werkplekken ieder document direct
Adequate ondersteuning
jarenlange ervaring met digitale
beschikbaar is. Dit centrale digitale archief
Na de implementatie blijft Expansion
archivering en het optimaliseren van
wordt gebruikt voor duurzame opslag en
beschikbaar voor het ondersteunen van
documentintensieve processen.
om documentintensieve processen te
het Xtendis-systeem. Bij calamiteiten kan
faciliteren. Door de directe beschik-
direct een beroep op Expansion gedaan
Martksegmenten
baarheid van alle documenten kunnen
worden, dat voor de ondersteuning van
Expansion heeft met behulp van Xtendis
deze processen heringericht en ge-
Xtendis niet afhankelijk is van derden en
voor een aantal markten specifieke
optimaliseerd worden. Een groot aantal
hierdoor snel en adequaat kan reageren.
toepassingen gerealiseerd. Dit geldt voor
verbeteringen kunnen realiseren die
Van productverkoop tot outsourcing
Financieel
zonder de inzet van Expansion en Xtendis
Expansion levert zowel producten als
Gezondheidszorg
ondenkbaar zouden zijn.
diensten in relatie tot Xtendis. Dit
Gemeentelijke kredietbanken
betekent dat u zowel voor de aanschaf en
Handel en industrie
Succesvolle implementatie
implementatie van Xtendis als voor de
Laboratoria
Een goede implementatie is minstens zo
totale outsourcing van uw (digitale)
Notariaat
belangrijk als een goed product. Xtendis is
archivering bij Expansion terecht kunt.
Pensioenfondsen
Transport
Uitzendorganisaties
organisaties heeft hierdoor proces-
zo ontwikkeld dat de technische
de volgende marktsegmenten:
Voordelen
Xtendis, meer dan archivering verlopen. Dankzij geavanceerde software
Integratie met andere systemen
voor het herkennen en classificeren van
Xtendis kan eenvoudig gekoppeld worden
documenten, kunnen deze grotendeels
aan andere systemen. Dit betekent dat
automatisch gearchiveerd worden.
deze systemen dankzij Xtendis worden
Hierdoor wordt de menselijke inspanning
uitgebreid met de mogelijkheid om
bij het opbergen van documenten
documenten op te slaan en terug te
geminimaliseerd. Tenslotte nemen digitaal
vinden. Bovendien kunnen digitale
opgeslagen documenten vrijwel geen
documenten uit andere systemen met
fysieke ruimte in beslag. Het gebruik van
Xtendis worden opgeslagen en kan voor
Xtendis leidt dus tot een organisatie
het vastleggen van documenten gebruik
waarin de documentintensieve processen
gemaakt worden van gegevens uit andere
snel en betrouwbaar verlopen en mini-
systemen.
male menselijke inspanning en ruimte Met Xtendis worden zowel de papier-
vereisen.
Optimale performance bij iedere
stroom als de digitale informatiestroom
omvang
(e-mail, printbestanden, officebestanden,
Altijd en overal toegankelijk
Door de unieke schaalbaarheid wordt
et cetera) opgeslagen en beheerd in één
Uiteraard is het mogelijk om Xtendis op
Xtendis gebruikt zowel door het midden-
centraal digitaal archief dat in al zijn
afstand, bijvoorbeeld via Internet, te
en kleinbedrijf als door grote multi-
facetten gericht is op continuïteit en
raadplegen. Dit betekent dat alle
nationals. De schaalbare architectuur
veiligheid. Doordat Xtendis uitstekend kan
documenten 24 uur per dag en wereld-
garandeert dat Xtendis ook met
samenwerken met andere systemen,
wijd toegankelijk zijn voor iedere
duizenden gebruikers en tientallen
kunnen documenten worden geïnte-
geautoriseerde gebruiker.
miljoenen documenten uitstekend
greerd in de bestaande informatie-
presteert.
voorziening. De mogelijkheden van
Beveiligd tegen calamiteiten en
Xtendis leiden tot voordelen die voor
ongeautoriseerd gebruik
Integriteit gewaarborgd
iedere organisatie op termijn onontbeer-
Mede door de opzet van Xtendis kan
In een wereld waar verantwoording
lijk zullen zijn.
eenvoudig een back-up van het complete
afleggen steeds belangrijker wordt, biedt
archief gemaakt worden. Hierdoor is het
Xtendis een perfecte basis voor een
Tijd, kwaliteit en ruimte
archief beschermd tegen calamiteiten
integer digitaal archief. Alle documenten
Documenten die in Xtendis zijn op-
zoals brand en wateroverlast. Verder biedt
zijn gegarandeerd veilig en onwijzigbaar
geslagen, zijn direct beschikbaar voor
Xtendis uitgebreide autorisatiemogelijk-
opgeslagen en uitsluitend toegankelijk
raadpleging. Hierdoor kan veel tijd
heden en zijn de opgeslagen documenten
voor geautoriseerde gebruikers. Xtendis
bespaard worden bij het terugzoeken van
uitstekend beveiligd tegen ongeautori-
voldoet hiermee aan de eisen van officiële
documenten en zullen document-
seerd gebruik.
instanties zoals de Belastingdienst.
intensieve processen sneller en beter
Hoofdkantoor
vestiging A
Regio Noord
vestiging B
vestiging C
Regio Zuid
vestiging D
Hoe werkt Xtendis?
De basis van Xtendis is een centraal digitaal archief waarin alle
Invoer van alle soorten documenten
documenten logisch geordend vastgelegd worden. Hierdoor zijn
Documenten uit alle mogelijke bronnen kunnen in Xtendis
de documenten altijd en overal direct beschikbaar. Bij gebruik van
worden geïmporteerd. Papieren documenten worden met behulp
Xtendis kunnen zowel gebruikers als andere systemen de
van een scanner of multifunctionele kopieermachine ingelezen.
documenten opvragen. Dit betekent dat documentintensieve
Elektronische documenten, zoals e-mail, Word- en Excel-
processen heringericht en geoptimaliseerd kunnen worden.
bestanden, worden direct geïmporteerd en geconverteerd naar een onwijzigbaar en standaard bestandsformaat. Ook grote
Bij de inrichting van Xtendis wordt een uiterst herkenbare logica
bestanden met documenten uit andere systemen, zoals facturen,
toegepast. Mede daardoor is het systeem zo eenvoudig in
jaaroverzichten of polissen, kunnen automatisch ingelezen
gebruik. Onderstaande afbeelding toont de entiteiten waarmee
worden. Eventueel kan naast het onwijzigbare formaat van het
de archiefstructuur wordt bepaald.
document ook het originele bestand met Xtendis gearchiveerd worden.
Nadat het systeem geïmplementeerd is, verloopt het dagelijks gebruik van Xtendis als volgt:
pagina's
documenten
dossiers
Entiteiten binnen de Xtendis-archiefstructuur. archief
Indexeren, opslaan, zoeken, raadplegen
Printen, faxen, e-mailen en exporteren
Nadat documenten in Xtendis zijn ingelezen,worden ze auto-
Vanuit Xtendis kunnen (groepen van) documenten worden
matisch of handmatig van zoeksleutels voorzien en opgeslagen.
geprint of als fax of e-mail worden verzonden. Ook kunnen
Gebruikers kunnen met behulp van deze zoeksleutels documen-
documenten en gegevens naar andere applicaties worden
ten vinden en op het beeldscherm raadplegen. Door deze
geëxporteerd.
zoeksleutels te combineren met full-text-retrieval, kan een Flexibele inrichting
dat erin voorkomt.
Xtendis biedt grote flexibiliteit ten aanzien van de inrichting van het systeem. Iedere organisatie bepaalt zelf met welke kenmerken
Distribueren en verwerken
documenten en/of dossiers worden vastgelegd. Per archief
Xtendis biedt volwaardige workflow functionaliteit, die ingezet
kunnen de autorisatieniveaus en gebruikers aangemaakt en
kan worden om documenten te distribueren en te verwerken.
beheerd worden. Ook de eventuele workflow wordt per
Gedurende deze stappen kan interactie plaatsvinden met de
toepassing ingericht. Uiteraard kan de inregeling, ook nadat het
gebruikers en met andere systemen.
systeem in gebruik is genomen, aangepast worden.
Task Server computer output
annoteren
data-entry
e-mail
autoriseren
e-mailen
excel
barcode
exporteren
internet
full-text-retrieval
online presentatie
scan
OCR
printen
word
routeren
web-retrieval
Document Manager
Werking
document ook worden teruggevonden met ieder woord of getal
Xtendis functionaliteit Xtendis biedt alle functionaliteit die nodig is om een volwaardig
Opslag in meerdere formaten
bedrijfsbreed digitaal archief te implementeren. Hieronder wordt
Xtendis converteert documenten tijdens het importeren naar een
een deel van de binnen Xtendis beschikbare functionaliteit
onwijzigbaar standaardformaat. Hierdoor kunnen de documenten
beschreven.
ook na tientallen jaren nog steeds geraadpleegd worden en is de authenticiteit gegarandeerd. Xtendis biedt de mogelijkheid om,
Krachtige documentmanager
naast de onwijzigbare versie van het document, ook het originele
De basis van Xtendis wordt gevormd door een aantal krachtige
bestand op te slaan, zodat dit bestand met de oorspronkelijke
serverprocessen voor het digitaal vastleggen en terugzoeken van
applicatie hergebruikt kan worden.
grote aantallen documenten. Enterprise Report Management (ERM) Brondrivers
Door Xtendis uit te breiden met de brondriver Enterprise Report
Het importeren van documenten in Xtendis gebeurt met
Management kan computeroutput, zoals facturen, jaaropgaven of
zogenaamde brondrivers. Er zijn brondrivers voor onder andere
polissen, volledig automatisch in Xtendis worden opgeslagen.
ASCII, MS-Office, Postscript en PCL. Ook het aansturen van
Binnen Xtendis kunnen deze documenten samen met
scanners en multifunctionele kopieermachines gebeurt met een
documenten uit andere bronnen in één digitaal dossier en/of
brondriver. De brondrivers staan los van Xtendis en kunnen
archief worden opgeslagen.
zonder aanpassing van Xtendis worden toegevoegd. Dit wordt vrijwel continu gedaan zowel door Expansion als door andere
Full-Text-Retrieval
partijen. Hierdoor kunnen documenten uit iedere bron met
Door Xtendis uit te breiden met Full-Text-Retrieval(FTR) kan ieder
Xtendis gearchiveerd worden.
Xtendis-document worden teruggevonden met elk woord dat erin voorkomt. Bovendien maakt FTR het mogelijk om dwars door
Automatisch indexeren
het archief heen op zoek te gaan naar documenten waarin een
Xtendis beschikt over intelligente software voor het herkennen
bepaalde tekst voorkomt. In feite breidt FTR het archief uit met de
en classificeren van documenten. Daartoe combineert Xtendis
mogelijkheden van een kennisbank.
OCR en barcodeherkenning met intelligente classificeringsalgoritmen. Documenten kunnen zo grotendeels automatisch
Uitgebreide autorisatiemogelijkheden
voorzien worden van kenmerken. Het aantal benodigde hand-
Xtendis biedt zeer uitgebreide beveiligingsmogelijkheden zowel
matige handelingen voor het archiveren van documenten is
functioneel als op documentniveau. Dit betekent dat per gebrui-
hiermee geminimaliseerd.
ker vastgelegd kan worden welke functionaliteit voor welke documenten gebruikt mag worden. Doordat zowel gebruikers als
DataEntry
archieven ingedeeld kunnen worden in groepen en zones, is de
Xtendis heeft standaardkoppelingen voor diverse volwaardige
beveiliging eenvoudig in te regelen en te beheren. Zo kan binnen
formulierherkenningssystemen. Deze systemen worden ingezet
het digitale archief bijvoorbeeld per werkmaatschappij een zone
voor het scannen en herkennen van documenten, zoals aanvraag-
gecreëerd worden. De documenten die zich binnen deze zone
formulieren en facturen. Nadat de documenten verwerkt zijn,
bevinden mogen uitsluitend door de betreffende werkmaat-
worden ze automatisch gearchiveerd met Xtendis.
schappij geraadpleegd worden, terwijl de holding het hele archief kan raadplegen.
Directie
nciële Administratie Fina enservic e Klant Toegang via internet
Klanten
Toegang via internet
Flexibele gebruikersinterface
Task Server
Xtendis kan geraadpleegd worden met een Windows client of
De Xtendis Task Server kan Xtendis-processen plannen en
met een browser. De indeling van de Xtendis-schermen en de
uitvoeren. Dit maakt het mogelijk om taken uit te voeren op van
beschikbare functionaliteit kan afgestemd worden op de
tevoren vastgelegde tijdstippen, zonder dat hiervoor handmatige
werkwijze en taken van de betreffende gebruiker. Hierdoor zal
handelingen nodig zijn.
iedere gebruiker zijn taken optimaal kunnen uitvoeren. Software Development Kit (SDK) E-mailen, exporteren, printen
De Xtendis-SDK biedt uitgebreide mogelijkheden om Xtendis te
Documenten kunnen vanuit Xtendis direct per e-mail verzonden
integreren met andere systemen. Door dergelijke integraties
worden. Daarnaast kunnen documenten geëxporteerd of geprint
kunnen deze systemen uitgebreid worden met de mogelijkheid
worden. Bij al deze opties kunnen de documenten voorzien
om documenten op te slaan en terug te zoeken. Xtendis
worden van een standaardtekst (bijvoorbeeld “KOPIE”) en/of (een
ondersteunt technologie zoals COM, SOAP, Webservices en XML.
deel van) de toegekende zoeksleutels en andere gegevens zoals de datum. Tijdens het exporteren of e-mailen kunnen de documenten geconverteerd worden naar een standaardformaat, bijvoorbeeld PDF of TIFF.
Functionaliteit
Workflow Xtendis biedt met behulp van scripts en mappen uitgebreide mogelijkheden om documenten te routeren en om workflowtoepassingen te implementeren. De scripts kunnen andere applicaties opstarten en gegevens met andere systemen uitwisselen. Doordat de scripts standaard VB-scripts zijn, kunnen deze beheerd en aangepast worden zonder dat hiervoor specifieke kennis nodig is.
HRM
SOAP
CRM
XML
ERP
Webservices
ARCHIEF
ETC.
Uitgekiende architectuur Door een uitgekiende architectuur kan Xtendis invulling geven
Xtendis is de afgelopen jaren aan tientallen systemen gekoppeld,
aan alle eisen en wensen die gesteld kunnen worden aan een
wat geleid heeft tot een groot aantal standaardkoppelingen.
bedrijfsbreed digitaal archief, zoals:
Uitgebreide integratiemogelijkheden.
Optimale schaalbaarheid bij iedere omvang
Optimaal schaalbaar in omvang, functionaliteit en gebruikers.
Xtendis is buitengewoon schaalbaar. Alle functies kunnen op één
Gestructureerde, duurzame en beheersbare opslag van grote
computer worden uitgeoefend, maar kunnen ook worden
hoeveelheden documenten.
verdeeld over verschillende servers. Xtendis kan hierdoor worden uitgebreid naar een onbeperkt aantal gebruikers en documenten,
Uitgebreide integratie met andere systemen
zonder dat de performance hieronder leidt. Door de
Xtendis heeft een zeer open architectuur die wordt gerealiseerd
ondersteuning van geavanceerde scripting-technologie kan
door:
Xtendis optimaal ingericht worden voor elke toepassing.
De toepassing van zogenaamde brondrivers, die het mogelijk maken om documenten uit ieder willekeurig systeem
Duurzame, beheersbare en veilige opslagarchitectuur
automatisch op te slaan in Xtendis.
De veiligheid en beheersbaarheid van grote digitale archieven
Het gebruik van XML voor uitwisseling van gegevens tussen
wordt in Xtendis gegarandeerd door de Xtendis Storage Server.
Xtendis en andere applicaties. Bestanden en metagegevens
Dit serverproces maakt gebruik van standaard opslagvolumes op
kunnen in XML-formaat aan Xtendis worden aangeboden.
alle denkbare opslagsystemen, van een eenvoudige harddisk tot
Omgekeerd kan Xtendis ook XML-output genereren voor het
geavanceerde SAN- en NAS-systemen. De Storage Server slaat de
opstarten van externe processen (rapportages,
documenten op en haalt ze op als gebruikers daarom vragen.
documentdistributie naar klanten).
Xtendis kan zo ingericht worden dat de Storage Server feitelijk de
De beschikbaarheid van verschillende API's (SOAP, Webservices
enige ‘gebruiker’ is die werkelijk toegang heeft tot de
en COM) voor geavanceerde integratie met andere applicaties.
opslagmedia, naast uiteraard een systeembeheerder. Hierdoor
Door deze interfaces is het mogelijk om (delen van) Xtendis
kunnen gebruikersfouten niet leiden tot beschadiging van de
aan te spreken vanuit andere applicaties. Voor de
opslagmedia of de opgeslagen documenten.
eindgebruiker ontstaat hierdoor een naadloze integratie tussen bijvoorbeeld de financiële administratie en het digitale archief.
De mogelijkheid om Xtendis zowel met een Windows-client als met een Internet browser te benaderen. Beide versies kunnen door elkaar heen gebruikt worden.
Het gebruik van standaard database-managementsystemen zoals Microsoft SQL-server, Oracle of andere Ole-DB compliant databaseservers. Hierdoor kan ook op databaseniveau een integratie plaatsvinden met bestaande databases. Zo kan voor het vastleggen van dossiers binnen Xtendis gebruik gemaakt worden van een aanwezige database, bijvoorbeeld met gegevens van klanten.
Ervaring die telt Xtendis is gebaseerd op meer dan 15 jaar ervaring met uiteenlopende toepassingen van digitale archivering en documentmanagement. Xtendis wordt voor vrijwel iedere denkbare toepassing op dit gebied ingezet. Het grote aantal installaties biedt een breed draagvlak voor nieuwe ontwikkelingen. Hieronder treft u een overzicht aan van de toepassingen waarvoor Xtendis wordt ingezet en de verticale segmenten waarvoor specifieke toepassingen zijn gerealiseerd. TOEPASSINGEN
MARKSEGMENTEN
Het verwerken en archiveren van:
Het archiveren van allerlei dossiers
Deze toepassingen zijn gerealiseerd in
Aanvraagformulieren
waaronder:
de volgende marktsegmenten:
Facturen
Klantendossiers
Financiële instellingen
Post
Kredietdossiers
Gezondheidszorg
Pensioendossiers
GKB's en stadsbanken
Het archiveren van documenten zoals:
Personeelsdossiers
Handel en Industrie
Certificaten
Projectdossiers
Laboratoria
Contracten
Uitzendkrachtendossiers
Pensioenfondsen
Correspondentie
Verzekerdendossiers
Transportondernemingen
Dagafschriften
Zaakdossiers
Uitzendorganisaties
Facturen
Verzekeringstussenpersonen
Handtekeningkaarten Knipselkranten Transportdocumenten Als geen ander product biedt Xtendis de combinatie van een gebruikersvriendelijk en tegelijk schaalbaar en flexibel product. Door deze unieke kenmerken wordt Xtendis succesvol ingezet bij honderden organisaties in zowel het midden- en kleinbedrijf als bij grote multinationals. Xtendis is onder meer in gebruik bij: Heineken
Primus Nederland
Adecco
Insinger de Beaufort
Proost en Brandt
Ahold Vastgoed
Jos Kager Assurantiën en Hypotheken
Reed Elsevier
Amicon Zorgverzekeraar
W. Maass Nederland
Schmolz + Bickenbach
Audax
MCB Nederland
SenterNovem
Campina
Ministerie van SZW
Shell Chemie Nederland
DHL/Expresse Partners
Ministerie van VROM
Sint Elizabeth Ziekenhuis
Eerste Abcouder Assurantiën en
Monshouwer Financieel Intermediair
Stadsbank Leiden
Hypotheken
Corus Service Centre
Stadsbank Midden Nederland
Facilitaire Diensten Rotterdam
Nederlands Kanker Instituut
Tulp Keukens
Expertisebureau Von Reth
ODS Klöckner & Co
Fortis Commercial Finance
Optas
Zie voor uitgebreidere referentielijst en
Getronics/ PinkRoccade
Piping Service Steuer Nederland
case studies ook www.expansion.nl
Ervaring die telt | Referenties
ABN AMRO
Specificaties en systeemeisen De belangrijkste kenmerken
Flexibele inrichting
Unieke doorgroeimogelijkheden
Inpasbaar in bestaande infrastructuur
Integreerbaar in andere systemen
Optimale continuïteit en veiligheid
Groot bedieningsgemak
Beproefde technologie
Database Xtendis ondersteunt Microsoft SQL Server en Oracle. Opslagmedia Xtendis ondersteunt alle door de computer gebruikte opslagmedia, zoals:
Harddisk
CD/DVD
WORM
Jukeboxen
Scanners en multifunctionele copiers Xtendis ondersteunt alle gangbare merken, waaronder:
Bell & Howell
Canon
Fujitsu
HP
Kodak
Konica/Minolta
Lexmark
Nashuatec/Ricoh
Océ
Xerox
Systeemeisen Xtendis werkt onder Windows 2000, XP of hoger.Voor de webversie is Internet Explorer versie 5.5 of hoger vereist.
Specificaties
Rivium Quadrant 58 I 2909 LC Capelle aan den IJssel I The Netherlands I telefoon (010) 20 92 400 I telefax (010) 20 24 444
www.xtandit.nl
