Archivering op het advocatenkantoor
Februari 2004 Dit document is door de Nederlandse Orde van Advocaten opgesteld in samenwerking met DOXiS Informatiemanagers (www.doxis.nl).
1
Inhoud 1. Verantwoordelijkheden en taken 2. Documenten - Documentvormen - Registratie 3. Archiefbeheer - Dossierontsluiting - Selectie: bewaartermijnen 4. Opslag - Archiefruimte - Inrichting archiefruimte - Toegang en beveiliging archiefruimte - Beperken van risico’s: waterschade - Beperken van risico’s: brand 5. Vernietigen van archiefdocumenten - Vernietiging
2
1. Verantwoordelijkheden en taken Voor advocatenkantoren geldt dat gedegen informatie- en documentbeheer noodzakelijk is. Het is aan te bevelen om de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken met betrekking tot het beheer van documenten en archieven duidelijk vast te leggen, zowel op beleidsniveau als op uitvoeringsniveau. Op het uitvoeringsniveau dienen duidelijke afspraken en procedures1 gemaakt te worden met betrekking tot: - e-mail verkeer, gebruik en archivering; - postontvangst en distributie; - documentregistratie (inkomende, uitgaande en interne stukken); - voortgangs- en verblijfplaatsadministratie; - attendering en rappellering op afdoeningtermijnen; - afdoening en verzending van documenten; - dossiervorming en –indeling; - archiefordening; - overplaatsing naar een archiefruimte; - selectie en vernietiging; - inventarisatie en - calamiteitenplan.
1
Deze procedures betreffen niet alleen de ‘papieren’ archieven, maar ook elektronische documenten en digitale bestanden.
3
2. Documenten Het belang van documenten kan voortkomen uit verschillende functies: - zij kunnen een rol spelen in de bedrijfsvoering; - zij kunnen betrekking hebben op zaken die door het kantoor worden behandeld; - (het achteraf) afleggen van verantwoording over het handelen van het kantoor; - vastlegging van afspraken; - opvolging van wet- en regelgeving. Een archiefdocument is vaak pas waardevol als het is voorzien van één of meerdere echtheidstekenen. Een kopie van een ondertekende uitgaande brief heeft waarde; een concept van dezelfde brief niet. Aan het concept niet is te zien of het ooit het persoonlijk domein van de opsteller heeft verlaten en is verstuurd. Ook een e-mail kan waardevol zijn. Over het archiveren van e-mailberichten moeten per kantoor afspraken worden gemaakt: welke e-mails worden bewaard op welke wijze en in welke vorm, als digitaal document of als print? Ook optische schijven (CD, CD-ROM, DVD) kunnen archiefmateriaal bevatten of gebruikt worden voor het maken van back-up bestanden. Microfiches van tekeningen, foto’s en (video-) filmmateriaal kunnen ook als archiefmateriaal worden beschouwd. Het is aan te bevelen om ook deze archiefbescheiden te archiveren Documentvormen Bij archivering worden drie documentvormen onderscheiden, te weten de papieren, de digitale en de hybride vorm. Als de papieren vorm van documentbeheer leidend is in de archivering moeten alle belangrijke digitale documenten worden uitgeprint en bij de dossiers gevoegd worden. Bij de digitale vorm worden de papieren documenten gescand en digitaal toegankelijk gemaakt. De hybride vorm van documentbeheer omvat zowel papieren als digitale documenten. De eventuele relaties tussen de verschillende documentvormen moeten expliciet benoemd worden. Registratie In veel organisaties worden bepaalde documenten in een post- of documentregistratiesysteem opgenomen. Een postboek of indexlijst kan onderdeel uitmaken van bovengemeld systeem. In de desbetreffende registratiesystemen worden gegevens met betrekking tot het document, de auteur, de verzender of de ontvanger opgenomen. Ieder document wordt geregistreerd met een uniek kenmerk. Voorbeelden van registratiegegevens voor documenten zijn: - Registratienummer of dossiercode - Afzender of geadresseerde - Door afzender of behandelaar gegeven datum en nummer - Datum van binnenkomst - Onderwerp In elektronische registratiesystemen kunnen de documenten onderling gerelateerd worden. De papieren documenten dienen dan in het overeenkomstige fysieke dossier worden opgeborgen. Zowel digitale als papieren documenten moeten worden opgenomen in dit registratiesysteem. Door de zoekfunctie van het elektronische registratiesysteem kunnen op deze wijze documenten in beide vormen gemakkelijk worden teruggevonden. Van de digitale documenten verdient het de aanbeveling te registreren met welke toepassingsprogrammatuur deze bestanden uit te lezen zijn. 4
3. Archiefbeheer Dossierontsluiting Het is niet alleen belangrijk dat dossiers op een eenduidige manier worden opgebouwd, maar ook dat zij van een gelijke soort omschrijving worden voorzien. Die omschrijving moet helpen een bepaald dossier op een eenvoudige manier op te bergen en terug te vinden. In de meeste gevallen zullen de dossiers de naam van een cliënt hebben. Daarbij moet aan het volgende worden gedacht: - Aan de wijze waarop de cliëntnaam wordt geschreven: naam: uitgangspunt is de eigen naam van de cliënt, dus niet A. van Delft International BV, maar Delft International BV, A. van; voorletters: archiveer op eigennaam en niet op voorletter, dus niet B. van Leiden, maar Leiden, B van; niet op branche: dus niet Banketbakker A. van Rotterdam, maar Rotterdam, banketbakker A. van; consequent: wanneer er van de bovenstaande regel wordt afgeweken, bijvoorbeeld als er veel dossiers van rechtspersonen zijn, moet dat consequent gebeuren; dan worden alle stichtingen als Stichting ... gearchiveerd en niet de ene stichting onder de eigen naam en de andere als stichting. - Dat het dossier naar de cliënt wordt vernoemd en niet naar het soort zaak, zoals faillissement, surséance, echtscheiding, letselschade, etc. - Dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over het gebruik van afkortingen, over het gebruik van tekens als & en +, of er met ij of y wordt gewerkt, etc. Aan de dossieromschrijving wordt het begin- en bij afsluiting het afsluitingsjaar van het dossier toegevoegd.
Selectie: bewaartermijnen Op de website van de Nederlandse Orde van Advocaten (www.advocatenorde.nl / gedeelte ‘Algemeen’) worden onder Wet- en regelgeving met betrekking tot het bewaren van documenten de volgende bewaartermijnen aangegeven: - zaakdossiers: vijf jaar bewaren na het afsluiten van een zaak2; - administratieve gegevens: zeven jaar bewaren (het betreft hier onder meer de financiële administratie). Wat betreft het bewaren van zaakdossiers moet er ook rekening worden gehouden met de aansprakelijkheid van advocaten voor beroepsfouten. De verjaringstermijnen hiervoor bedraagt vijf jaar; de verjaringstermijnen voor aansprakelijkheid op basis van artikel 3:310 BW twintig jaar. U dient bij het bewaren van dossiers rekening te houden met deze verjaringstermijnen. De meest eenvoudige manier is om alle zaakdossiers tot twintig jaar na afsluiting te bewaren in een archiefruimte of –depot. Dossiers moeten ook worden bewaard nadat de praktijk is neergelegd en wanneer een advocaat is overleden. De bewaartermijnen (bijv. het jaar 2023) kunnen ingevoerd worden in het registratiesysteem, deze termijn kunt u ook op het dossier (en eventueel digitaal) vermelden. De dossiers kunnen op volgorde van de toegekende bewaartermijn worden opgeborgen in de archiefruimte. Zo is per jaar inzichtelijk van welke dossiers de bewaartermijn is verstreken. Op basis van het dossiernummer en de toegekende bewaartermijn is het dossier altijd terug te vinden. 2
Volgens artikel 7:412 BW.
5
4. Opslag Archiefruimte Hieronder volgen enkele algemene aandachtspunten met betrekking tot de archiefruimten en hun inrichting3. De kantoorruimte van de (secretariaat)medewerkers valt hier niet onder. De aandachtspunten zijn er op gericht om de risico’s op schade aan de archiefdossiers zoveel mogelijk te beperken. Het verdient aanbeveling om het archief op te nemen in een calamiteitenplan. Inrichting archiefruimte Ramen in de archiefruimte vormen een risico voor vocht en ongedierte, alsmede voor ongeautoriseerde toegang. Wanneer de archieven bewaard worden in een ruimte, die niet dagelijks dienst doet als werkplek, kunnen de ramen beter permanent worden afgesloten. In verband met het weren van water, vuil en ongedierte dienen vloeren, wanden en plafonds glad, vlak en stofvrij afgewerkt te zijn, zonder losse bouwdelen met kieren. Let erop, dat de kabels, leidingen en kanalen ten behoeve van voorzieningen in de archiefruimte zelf, zoals een verwarmingsbuis, op de wanden gebouwd zijn, zodat beschadigingen gemakkelijk te lokaliseren en te repareren zijn. Archiefstellingen kunnen beter niet onder of vlak naast watervoerende leidingen worden geplaatst. De toegangsdeuren dienen beveiligd te worden tegen uitlichten. Bij een gesloten deur kan door een verklikkerlampje aan de buitenzijde zichtbaar worden gemaakt of de elektriciteit is ingeschakeld. Let op: deurcontacten voor de verlichting zijn brandgevaarlijk. Voor de langdurige opslag van elektromagnetische materialen kunnen het beste volledig plaatstalen kasten, voorzien van deuren en een achterwand, worden gebruikt. Beperken van risico’s: waterschade De archiefruimte dient beschermd te worden tegen overlast van grond-, riool-, regen-, leidingen bluswater door de toepassing van een waterkering van ten minste 10 cm. In een archiefruimte beneden het maaiveld verdient het de voorkeur watermelders te plaatsen. Indien de situatie van een archiefruimte beneden het maaiveld daartoe aanleiding geeft, kan een vochtmeting uitgevoerd worden om te bezien of de ruimte droog genoeg is om vocht- en schimmelschade aan de archieven te voorkomen. De archiefruimte kan worden voorzien van een thermometer en een hygrometer om zo de temperatuur en luchtvochtigheid te kunnen controleren. Beperken van risico’s: brand Om branddoorslag naar het archief of vanuit de archiefruimte naar de overige kantoorruimten 3
Zie voor specifieke informatie en aandachtspunten ‘Regeling bouw en inrichting archiefruimte en archiefbewaarplaatsen’, uitgegeven door de Rijksarchiefdienst in Den Haag (2001).
6
te beperken, kan aan een aantal zaken aandacht besteed worden: -
de scheidingsconstructie, vloeren, wanden en plafonds tussen de archiefruimte en de omringende ruimten is van steenachtig materiaal met een brandwerendheid van 60 minuten; dit geldt ook voor deuren, kozijnen, brandkleppen, doorvoeringen van kabels, leidingen en andere perforaties;
-
roostervloeren en andere tussenvloeren zijn niet voldoende brandwerend. Indien de vuurbelasting van een aangrenzende ruimte groter is dan die van een gemiddelde kantoorruimte, doordat er bijvoorbeeld een open haard is, kunnen de muren voorzien worden van extra brandwerende lagen.
In de nabijheid van de archiefruimte (niet ín de archiefruimte) kunnen kleine blusmiddelen in de vorm van slanghaspels en koolzuursneeuwblussers worden opgehangen. Poeder- en schuimblussers kunnen de archiefdossiers aantasten. Beperken van risico’s: aantasting van archiefbescheiden Er dient rekening te worden gehouden met de mogelijkheid dat de kwaliteit van originele archiefbescheiden zodanig achteruit gaat dat de documenten niet meer raadpleegbaar zijn4. De papieren dossiers kunnen door vocht en ongedierte zodanig worden aangetast dat ze niet meer raadpleegbaar zijn. Optische schijven en elektromagnetische dragers (video) kunnen op termijn vergaan, denk hierbij bijvoorbeeld aan CD-rot en ‘versleten’ video’s. Van de originele ‘moeder’-film wordt bij voorkeur een kopie gemaakt: de duplicaatfilm. Het verdient de aanbeveling om archiefbescheiden op te slaan in zuurvrije verpakkingen en metalen voorwerpen uit de documenten te verwijderen.
4
Zie ‘Regeling duurzaamheid archiefbescheiden’, uitgegeven door de Rijksarchiefdienst in Den Haag (2001).
7
5. Vernietigen van archiefdocumenten Archiefbestanden waarvan de bewaartermijn is verstreken, komen in aanmerking voor vernietiging. Het is verstandig om het betreffende dossier aan het einde van bewaartermijn in te zien. U dient de afweging te maken of het dossier al dan niet langer bewaard moet worden. Wanneer dat het geval is kan er een nieuwe bewaartermijn toegekend worden en kan het dossier op zijn nieuwe plaats. Let erop dat dan de registratie van het dossier in het systeem ook aangepast wordt aan de nieuwe bewaartermijn! Laat het vernietigen van dossiers over aan erkende vernietigingsbedrijven. Bewaar een lijst van de dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen bij het afgegeven bewijs van vernietiging. Verander hierna de registratie van de dossiers in ‘vernietigd in [jaartal]’. Zo kan bij navraag aangetoond worden, dat de dossiers op basis van de wettelijke bewaartermijnen zijn behandeld.
8
