GREEN ARCHIVING Digitale archivering en het milieu

GREEN ARCHIVING Digitale archivering en het milieu

Nikki Smit // Student # 100611035 // [email protected] Bachelorscriptie Cultureel Erfgoed & Archivistiek B Hoofdbegeleider: Dr. Geert-Jan van Bussel Begeleider: Els van den Bent 31-05-2013 // Reinwardt Academie // Amsterdam

 

Management summary The  explosively  growing  mass  of  information  is  putting  great  pressure  on  the  information  and   archiving  systems.  They  can  barely  process  the  enormous  amount  of  information.  The  negative   effects  from  the  growth  of  digital  information  impede  the  accomplishment  of  the  responsibilities   within  an  archiving  system.  One  of  these  negative  effects  are  the  harmful  effects  to  the   environment.  This  environmental  problem  is  cited  in  the  special  research  group  ‘Digital   Archiving  &  Compliance’  at  the  Hogeschool  van  Amsterdam,  School  of  Design  and   Communication.       Green  Archiving  focusses  on  the  environmental  problem  of  the  digital  information  storage.  The     necessity  of  realizing  the  method  of  Green  Archiving  takes  the  central  part  in  this  research.   Because  Green  Archiving  is  a  new  subject  within  the  information  management  sector,  this   research  is  also  meant  as  an  introduction  to  the  new  method.  For  the  realisation  of  Green   Archiving  the  are  three  necessary  parts  to  be  named:     1.

Green  Computing:  the  opportunities  of  climate  neutral  storage  of  digital  information.  

2.

Information-­‐alignment:  the  designation  of  functional  responsibility  for  the  archiving  of  

  information  and  the  designation  of  the  storage  level.     3.

The  method  of  appraisal,  selection  and  destruction:  the  actual  insertion  and   implementation.  

    Integration  of  knowledge  between  archival  science,  information  science  and  information   technology  is  essential.  This  research  has  looked  for  the  possibility  of  adding  ‘green’  and  ‘durable’   aspects  to  the  information  value  chain.  The  research  answers  to  the  question  how  the  method  of   appraisal,  selection  and  destruction  can  actually  be  inserted  and  implemented  in  the  digital   setting.  The  main  problem  to  be  solved  in  this  research  is  the  following:       How  can  archival  knowledge  on  the  domain  of  appraisal,  selection  and  destruction,  be  applied  to   limit  the  explosive  growth  of  digital  government  information  and  contribute  to  the  reduction  of   environmental  harm?      

3    

  In  order  to  obtain  the  answer  to  this  problem,  the  following  six  sub  questions  have  been  used  as   a  guide  for  the  research:     1. What  is  the  current  impact  on  the  environment  of  the  explosive  growth  of    the  digital   government  information?     2. What  is  Green  Computing  and  what  is  the  necessity  of  it?     3. Can  the  ‘Environmental  Pillar’  be  applied  to  digital  goverment  information?     4. What  is  the  current  method  of  appraisal,  selection  and  destruction  of  digital  government   information     5. What  is  the  goal  of  the  method  of    Green  Archiving?  What  archival  knowledge  on  the   area  of  appraisal,  selection  and  destruction  can  contribute  to  Green  Computing  and   hereby  make  Green  Archiving  possible?     6. How  can  Green  Archiving  be  generalized  in  a  way  that  the  government  organisations   become  aware  of  its  necessity  and  will  be  able  to  apply  it.         The  main  goal  of  this  research  is  to  create  awareness  within  the  archives  of  the  necessity  of   Green  Archiving.  The  following  goal  is  to  generalize  the  different  parts  of  Green  Archiving  in  a   manner  so  they  will  be  applied.  Eventually  the  goal  is  achive  a  entirely  compliant  governement.       The  problem  and  goal  of  this  research  have  been  accomplished  through  literature  and  qualitative   research.  The  literature  research  involved  different  online  articles.  Through  the  literature   research  the  answers  to  the  first  three  sub  questions  have  been  given  in  the  first  three  chapters   of  the  research.  Here  the  current  situation  around  the  growth  of  digital  information  and  the   environmental  problems  have  become  clear.  The  findings  from  the  literature  research  are  used   and  tested  during  the  qualitative  research.  The  qualitative  research  consisted  of  eight   conversations  held  with  experts  from  the  field.  Through  these  conversations  the  current   situation  around  the  appraisal,  selection  and  destruction  is  displayed.  This  gives  the  answers  to   the  last  three  subquestions  in  the  last  three  chapters.  For  a  practical  review  a  small  case  study   was  performed  at  the  Nederlandse  Muziek  Instituut  and  a  seminar  was  followed  at  the   cybercenter  of  KPN  in  Almere.  The  findings  of  the  quality  and  practical  research  have  shown   what  the  biggest  problems  and  solutions  are  for  the  realisation  of  Green  Archiving.      

4    

The results from the different sub questions have led to the following answer on the main problem of the research: For a broad-based acceptance and realisation of Green Archiving by the government there are measures to be made to solve the organizational and technological problems of digital destruction. On organizational level the awareness of its necessity is missing. On technological level there are far more possibilities than the government can handle at the moment. These measures come together in the so model of the ‘case system’. The model needs to be applied on a central level within the governmental environment of implementation and control. Though information-alignment within the model it is possible to create a system of automatic selection and destruction. This makes it possible to realise checked destruction so that only information of value will stay stored. This will lead to the reduction of the explosive growth of stored digital information. Together with the initiatives from Green Computiing the harmful effects on the environment can be limited. This research brings added value to the existing discussions on the problems around the digital information infrastructure of the government organizations. The results from this research give an exploratory representation of the problems and solutions around Green Archiving. During the research some contradiction has arisen on certain subjects. These contradictions can be of value for future discussions or research. By doing so eventually the taboos that are stuck on digital destruction should finally be broken and the method of Green Archiving can be realised. When this is reached, the goals of this research are achieved.

5

Managementsamenvatting De explosief groeiende informatiemassa legt een steeds grotere druk op informatie-en archiveringssytemen. Zij kunnen de enorme massa aan informatie nauwelijks meer verwerken. De negatieve gevolgen van de groei aan digitale informatie bemoeilijken het afleggen van verantwoording binnen organisaties. Een van deze negatieve gevolgen zijn de schadelijke milieueffecten. Dit milieuprobleem wordt onderzocht binnen het bijzondere lectoraat Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam, Media Creatie en Informatie. Green Archiving richt zich op op milieuproblematiek van (digitale) informatieopslag. In dit onderzoek heeft het belang van de realisatie van een methodiek van Green Archiving centraal gestaan, vooral met betrekking tot digitale informatie. Omdat Green Archiving een nieuw onderwerp is binnen de informatiebeheersector dient dit onderzoek tevens als introductie op de nieuwe methodiek. Voor het realiseren van Green Archiving zijn drie verschillende onderdelen nodig: 1. Green Computing: de mogelijkheden van klimaatneutrale opslag van digitale informatie. 2. Informatie-afstemming: het vastleggen van de functionele verantwoording voor de archivering van informatie en het aanwijzen van het bewaarniveau. 3. De methodiek van waardering, selectie en vernietiging: daadwerkelijk inzetten en uitvoeren. Kennisintegratie tussen archivistiek, informatiekunde en informatietechnologie is hierbij essentieel. In dit onderzoek is gekeken naar de mogelijkheid om ‘groene’ en ‘duurzame’ aspecten toe te voegen aan de informatiewaardeketen. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag hoe de methodiek van waardering, selectie en vernietiging daadwerkelijk ingezet en uitgevoerd kan worden in de digitale omgeving. Hierbij is de volgende probleemstelling gehanteerd: ‘Hoe kan archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging, toegepast worden om de explosieve groei van digitale overheidsinformatie te beperken en een bijdrage leveren aan het terugbrengen van de schade aan het milieu?’ Om antwoord te verkrijgen op de probleemstelling is gebruik gemaakt van de volgende zes deelvragen: 1. Wat is de huidige impact op het milieu van de explosieve groei van opgeslagen digitale overheidsinformatie? 2. Wat is Green Computing en wat is hier de noodzaak van?

6

3. Kan de ‘Environmental Pillar’ toegepast worden op digitale overheidsinformatie? 4. Wat is de huidige methodiek van waardering, selectie en vernietiging van digitale overheidsinformatie? 5. Wat houdt de Green Archiving methodiek precies in? Welke archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernieitiging kan een bijdrage leveren aan Green Computing en hiermee Green Archiving mogelijk maken? 6. Hoe kan Green Archiving zo worden veralgemenisererd dat overheidsorganisaties zich bewust worden van het belang ervan en deze ook gaan toepassen?

Het doel van dit onderzoek is ten eerste om bewustwording te creëren bij erfgoedinstellingen zoals archiefdiensten, van het belang van Green Archiving. Vervolgens is het doel om de onderdelen van Green Archiving zo te veralgemeniseren dat deze ook toegepast kunnen worden. De probleem- en onderzoeksdoelstelling zijn met behulp van literatuuronderzoek en kwalitatief onderzoek tot stand gebracht. Het literatuuronderzoek is verricht aan de hand van verschillende online artikelen. Door middel van het literatuuronderzoek is in de eerste drie hoofdstukken antwoord gegeven op de eerste drie deelvragen. Hiermee is de huidige situatie rondom de groei van digitale informatie en het milieuproblematiek duidelijk geworden. De bevindingen uit het literatuuronderzoek zijn gebruikt en getoetst tijdens het kwalitatief onderzoek. Het kwalitatief onderzoek bestond uit een achttal gesprekken met experts uit de praktijk. Door middel van de gesprekken is de huidige situatie rondom de methodiek van waardering, selectie en vernietiging in de digitale omgeving in kaart gebracht. Hiermee worden de laatste drie deelvragen in de laatste drie hoofdstukken beantwoord. Voor praktische toetsing van Green Archiving is een kleine casus uitgevoerd bij het Nederlands Muziek Instituut en is een seminar gevolgd bij het cybercenter van KPN in Almere. Hieruit is gebleken wat de grootste problemen en oplossingen zijn voor het realiseren van Green Archiving.

7

De bevindingen die tot stand zijn gekomen door het beantwoorden van de deelvragen hebben tot het volgende antwoord op de probleemstelling geleid: ‘Voor een breedgedragen acceptatie en realisatie van Green Archiving door de overheid dienen er maatregelen genomen te worden om de organisatorische en technologische problemen van digitale archivering (en vooral van waardering, selectie en vernietiging) te verhelpen. Organisatorisch ontbreekt het bewustzijn van het belang hiervan. Technologisch is er veel meer mogelijk dan de overheid momenteel doet. Deze maatregelen komen samen in het model van het zaaksyteem. Op centraal niveau dient het model toegepast te worden binnen de omgeving van de uitvoering en inspectie van de overheid. Door middel van informatie-afstemming kan binnen het model een systematiek van (automatische) selectie en vernietiging ontwikkeld worden. Hierdoor wordt het mogelijk om gecontroleerd te vernietigen en blijft alleen informatie van waarde opgeslagen. Dit zal leiden tot het terugdringen van de groei in de opslag van digitale informatie. Samen met de initiatieven van Green Computing kan hiermee de schadelijke gevolgen van digitale informatieopslag beperkt worden.’ Dit onderzoek brengt toegevoegde waarde aan de bestaande discussies over de problemen rondom de digitale informatiehuishouding van de overheid. De resultaten van het onderzoek geven een verkennend beeld van de problemen en oplossingen rondom Green Archiving. Tijdens dit onderzoek is over een aantal kwesties tegenspraak ontstaan. Hier kunnen in de toekomst verdere interessante discussies of vervolgonderzoek uit ontstaan. Deze discussies moeten er uiteindelijk toe leiden dat de taboes rondom digitale vernietiging worden doorbroken en de methodiek van Green Archiving vorm en leven krijgt in de praktijk. Wanneer dit gebeurd, heeft dit onderzoek zijn doel bereikt.

8

Voorwoord

In dit adviesrapport is de uitwerking te vinden van het onderzoek naar Green Archiving; digitale archivering en het milieu. Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van het bijzondere lectoraat ‘Digital Archiving & Compliance’ aan de Hogeschool van Amsterdam, Media Creatie en Informatie. Het rapport is samengesteld door Nikki Smit, student Cultureel Erfgoed aan de Reinwardt Academie te Amsterdam. Het afstudeeronderzoek heeft een archivistisch onderwerp wegens het volgen van de minor Archieven en de keuze om het diploma Archivistiek B te behalen. Het onderzoek is bedoeld voor: IT-Specialisten, mensen van de Documentaire Informatie Voorziening, ambtenaren bij de uitvoering en inspectie, archivarissen en andere informatiebeheerders in het algemeen, onderzoekers en andere belanghebbenden of geïnteresseerden. Graag wil ik een aantal mensen bedanken voor hun bijdrage tijdens dit afstudeeronderzoek. Allereerst gaat mijn dank uit naar mijn scriptiebegeleider Geert-Jan van Bussel. Door zijn enthousiasme, kennis en tijd heb ik inzicht en overtuiging gekregen in het belang van Green Archiving. Ook Els van den Bent wil ik bedanken voor de tijd die ze genomen heeft om mij te begeleiden. De kritische blik van mijn twee begeleiders hebben dit onderzoek op het juiste pad gehouden. Daarnaast wil mijn dank betuigen aan mijn bijzondere gesprekspartners: Steph Scholten, Hans Waalwijk, Hans Timmerman, Charles Jeurgens, Stan Bosch, Rienk Jonker, Paul Osseweijer en Erik Samaan. De kennis en innovatieve ideeën die zij met mij hebben gedeeld vormen de kern van dit onderzoek. Als laatste wil ik nog een speciale dank geven aan mijn eigen kennissenkring die mij tijdens het onderzoek heeft geholpen: Teun Schoemaker, Fred Smit, Rita Molenaar voor hun redactionele ondersteuning en Emma Olanders voor het grafisch ontwerp en productie van het onderzoeksrapport. Zonder allen was dit onderzoek niet mogelijk geweest, mijn dank is groot!

9

10

Inhoudsopgave

Inleiding

13

Aanleiding Kader en thema van het onderzoek Probleemstelling en deelvragen Onderzoeksdoelstelling en methodiek Verantwoording kwalitatief onderzoek

15 16 17 17 18

1.

Groei van digitale informatie

21

Green Computing

33

1.1 1.2 1.3

2.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

3.

Huidige hoeveelheid digitaal archief 1.1.1 De digitale wereld 1.1.2 Gedigitaliseerd erfgoed binnen Europa en Nederland 1.1.3 De Nederlandse archiefvormers en born-digital archief Impact op milieu 1.2.1 Datacenters en hun ‘dirty secrets’ Slot

Sustainism is the new modernism Nederlandse archiefdiensten 2.2.1 Bestaande apparatuur 2.2.2 Nieuwe apparatuur Computerindustrie Datacenters 2.4.1 Duurzame energie 2.4.2 De vooruitzichten Slot

23 24 24 26 29 30 31

35 36 37 37 38 39 40 41 41

3.1 3.2 3.3 3.4

Museale discours over duurzaamheid Museale discours over afstoting De acceptatie van afstoting door discours over duurzaamheid 3.3.1 Verandering in het museale paradigma 3.3.2 Waardebepaling van collecties 3.3.3 De belemmeringen en vooruitzichten Slot

Museale discoursen over een duurzame archiefsector

43

4.

Omgang met digitale informatie in de archiefsector; theorie en praktijk

53

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Objecten van waardering, selectie en verwijdering Organisatorische aspecten Technologische aspecten Casus NMI Slot

45 47 48 49 50 50 51

55 57 60 62 64

5.

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

Introductie Green Archiving Green Computing 5.2.1 Duurzame archiefopslag met tape 5.2.2 Derde industriële revolutie Informatie-afstemming Waardering, Selectie en Verwijdering Slot

Green Archiving methodiek

65

6.

Bewustmaking en toepassing

77

6.1 Bewustmaking overheid 6.2 Veralgemeniseren van Green Archiving 6.2.1 Technologische toepassingen 6.2.2 Archivistische toepassingen 6.3 Slot

68 69 69 71 71 72 76

79 83 83 86 89

Conclusie

91

Discussie Reflectie

95 96

Bronnen

97

Bijlagen

103



105 106 107 108 109

Bijlage I: KPN bespaarmeter Bijlage II: Ultrium LTO tape Bijlage III: Bewaarniveau en hulpadministraties Bijlage IV: Model specificatie te vernietigen archiefbescheiden Bijlage V: Relatie catalogus typen

INLEIDING

Inleiding Aanleiding Met de komst van het internet en de digitale mogelijkheden die hierdoor zijn ontstaan is er veel veranderd voor de informatiebeheersector. De explosief groeiende informatiemassa legt een steeds grotere druk op informatie-en archiveringssytemen. Zij kunnen de enorme massa aan informatie nauwelijks meer verwerken. De negatieve gevolgen van de groei aan digitale informatie bemoeilijken het afleggen van verantwoording binnen organisaties. Een van deze negatieve gevolgen is de schadelijke milieueffecten. Green Archiving richt zich op deze milieuproblematiek. Vanuit de informatietechnologie is Green Computing ontstaan; initiatieven voor ‘groener’ energieverbruik. Deze initiatieven kunnen aangevuld worden met archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging. Kennisintegratie tussen archivistiek, informatiekunde en informatietechnologie is hierbij essentieel. Bij archiefbeheerders is er niet of nauwelijks bewustzijn aanwezig dat het opslaan en archiveren van digitale informatie effect heeft op het milieu; wel aanwezig is het besef van het belang van waardering, selectie en vernietiging. Bij de archiefvormers is het vernietigingsproces wel bekend, maar desondanks zijn ze zich niet bewust van het belang van het saneren van informatie. Hier ligt een probleem. De explosief groeiende digitale informatie wordt nauwelijks meegenomen in vernietigingsprocessen. Daarnaast zijn vele erfgoedinstellingen druk bezig hun cultureel erfgoed te digitaliseren. Aangezien dit materiaal allemaal bewaard moet blijven, zijn er geen mogelijkheden om deze informatiemassa te reduceren. Overwegingen vanuit milieubewustzijn spelen bij deze digitaliseringsprocessen geen enkele rol van betekenis. Met dit onderzoek wordt gekeken naar de mogelijkheid om ‘groene’ en ‘duurzame’ aspecten toe te voegen aan de informatiewaardeketen. Het onderzoek geeft antwoord op de vraag hoe de methodiek van waardering, selectie en vernietiging daadwerkelijk ingezet en uitgevoerd kan worden in de digitale omgeving.

15

Kader en thema van het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van het bijzondere lectoraat Digital Archiving & Compliance aan de Hogeschool van Amsterdam, Media Creatie en Informatie. Green Archiving is een thema op het programma van dit bijzondere lectoraat waar Geert-Jan van Bussel lector van is. 1 ‘Digital archiving’ (Boudrez, Dekeyser, Dumortie 2005) richt zich op het ontstaan, de bewerking de terugvindbaarheid en het behoud van informatie in de volledige bestaanscylcus daarvan en wordt sterk bepaald door eisen van compliance. ‘Compliance’ wil de naleving van wet- en (interne en externe) regelgeving, normen en richtlijnen aantonen, zodat verantwoording afgelegd kan worden aan ‘legitieme fora’ en bewijs geleverd kan worden van rechten en plichten voor de uitvoering van bedrijfsprocessen, voor het verrichten van taken, voor het verantwoorden van handelingen in organisaties, voor het afleggen van maatschappelijke verantwoording en voor het behouden van cultuurhistorisch erfgoed. De betrouwbaarheid van informatie is daarvoor essentieel (Van Bussel, Ector 2009)’.2 Green Archiving is een nieuw thema binnen de erfgoedsector en in het bijzonder bij archiefdiensten. Met Green Archiving wordt de informatiewaardeketen gebruikt om de hoeveelheid opgeslagen digitale informatie terug te brengen. Hierbij wordt gestreefd om alleen dategene op te slaan wat van waarde is. Wanneer de opslag van uitsluitend waardevolle informatie is gerealiseerd wordt de schade tot het milieu beperkt. Tegelijkertijd kunnen organisaties op een eenvoudiger wijze verantwoording afleggen van hun handelen. Dit maakt Green Archiving een cruciaal thema van Digital Archiving & Compliance. Voor het realiseren van Green Archiving zijn drie verschillende onderdelen nodig: 1. Green Computing: de mogelijkheden van klimaatneutrale opslag van digitale informatie. 2. Informatie-afstemming: het vastleggen van de functionele verantwoording voor de archivering van informatie en het aanwijzen van het bewaarniveau. 3. De methodiek van waardering, selectie en vernietiging: daadwerkelijk inzetten en uitvoeren.

1 2

Bussel. Archiving: 5. Bussel. De gewoonste: 1.

16

Probleemstelling en deelvragen Met dit onderzoek wordt in kaart gebracht wat de mogelijkheden zijn om ‘groene’ elementen toe te voegen aan de informatiewaardeketen. Hierbij is de volgende probleemstelling gehanteerd: ‘Hoe kan archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging, toegepast worden om de explosieve groei van digitale overheidsinformatie te beperken en een bijdrage leveren aan het terugbrengen van de schade aan het milieu?’ Om antwoord te verkrijgen op de probleemstelling is gebruik gemaakt van de volgende zes deelvragen: 1. Wat is de huidige impact op het milieu van de explosieve groei van opgeslagen digitale overheidsinformatie? 2. Wat is Green Computing en wat is hier de noodzaak van? 3. Kan de ‘Environmental Pillar’ toegepast worden op digitale overheidsinformatie? 4. Wat is de huidige methodiek van waardering, selectie en vernietiging van digitale overheidsinformatie? 5. Wat houdt de Green Archiving methodiek precies in? Welke archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging kan een bijdrage leveren aan Green Computing en hiermee Green Archiving mogelijk maken? 6. Hoe kan Green Archiving zo worden veralgemeniseerd dat de overheidsorganisaties zich bewust worden van het belang ervan en deze ook gaan toepassen?

Onderzoeksdoelstelling en methodiek Het doel van dit onderzoek is ten eerste om bewustwording te creëren bij de erfgoedinstellingen (zoals archiefdiensten) van het belang van Green Archiving. Vervolgens is het doel om de onderdelen van Green Archiving zo te veralgemeniseren dat deze ook toegepast kunnen worden. De resultaten van het onderzoek kunnen als een handleiding gebruikt worden voor het terugbrengen van de opgeslagen informatiemassa en hiermee de milieueffecten beperken.

17

De onderzoeksdoelstelling is met behulp van literatuuronderzoek en kwalitatief onderzoek tot stand gebracht. Het literatuuronderzoek is verricht aan de hand van verschillende online artikelen. Omdat Green Archiving een nieuw onderwerp is, bestaan hierover nog geen handboeken of voltooide wetenschappelijke studies. Door middel van het literatuuronderzoek is in de eerste drie hoofdstukken antwoord gegeven op de eerste drie deelvragen. Hiermee is de huidige situatie rondom de groei van de digitale informatie en het milieuproblematiek duidelijk geworden. De bevindingen uit het literatuuronderzoek zijn gebruikt en getoetst door het verrichten van kwalitatief onderzoek. Het kwalitatief onderzoek bestond uit een achttal gesprekken met experts uit de praktijk. De laatste drie deelvragen worden hier in de laatste drie hoofdstukken beantwoord.Door middel van de gesprekken is de huidige situatie rondom de methodiek van waardering, selectie en vernietiging in de digitale omgeving in kaart gebracht. Hieruit is gebleken wat de grootste problemen en oplossingen zijn voor het realiseren van Green Archiving.

Verantwoording kwalitatief onderzoek De keuze voor kwalitatief onderzoek is gemaakt omdat het via deze methode mogelijk is om gemakkelijk en snel aan waardevolle informatie te komen met de mogelijkheid om ‘door’ te vragen. Een andere argument is dat Green Archiving een nieuw onderwerp is. Hiervoor is ruimte en tijd nodig om het onderwerp toe te lichten. Een persoonlijk gesprek is hier het meest geschikt voor. De gesprekken zijn gevoerd met een achttal experts uit verschillende beroepsvelden. De deskundigen zijn gekozen wegens hun expertise en innovatieve ideeën met betrekking tot drie verschillende gebieden waarbinnen mijn onderzoek zich afspeelt. Deze gebieden zijn de erfgoedsector, de archiefsector en de sector van de IT industrie. Hieronder volgt per gebied een korte toelichting op degene waarmee gesproken is en argumentatie van gemaakte keuzes.

Erfgoed

De archiefdiensten maken deel uit van de erfgoedsector in zijn geheel. Hiervoor heb ik Steph Scholten gesproken, directeur van Erfgoed Universiteit van Amsterdam. Tevens maakte hij deel uit van de commissie voor het opstellen van Leidraad voor het Afstoten van Museale Objecten. Het doel van het gesprek was om de museale discours van afstoten te vergelijken met archiefvernietiging. Tevens werd duurzaamheid als plicht van de erfgoedsector besproken.

18

Archief Met betrekking tot de archiefsector is gesproken met Hans Waalwijk, Charles Jeurgens en Rienk Jonker. Hans Waalwijk is werkzaam bij de Archiefschool en Hogeschool van Amsterdam. Charles Jeurgens is zowel werkzaam bij de Leidse Universiteit als hoogleraar Archivistiek als bij de UvA als universitair docent Archivistiek. Hij is ook betrokken geweest bij de commissie waardering en selectie, die het rapport ‘Gewaardeerd verleden’ heeft gepubliceerd. Rienk Jonker is informatieadviseur en gemeentearchivaris bij de gemeente Leeuwarden. Hij zit in een aantal projecten van Leeuwarden Digitaal, die als doel hebben dat de gemeente Leeuwarden volledig digitaal gaat werken. Uit de gesprekken is gebleken wat de huidige methode van waardering, selectie en vernietiging is in de digitale praktijk en welke verbeteringen hier in moeten worden aangebracht. De verschillende manieren voor de bewustwording van het belang en toepassing van Green Archiving zijn ook besproken. IT industrie

Door de digitalisering van informatie wordt de archiefsector steeds meer informatietechnologisch van aard. Hiervover zijn gesprekken gevoerd met Hans Timmerman, Stan Bosch, Paul Osseweijer en Erik Samaan. Hans Timmerman is Chief Technology Officer bij EMC Nederland. EMC houdt zich onder andere bezig met cloud computing en big-data. Stan Bosch is werkzaam als consultant bij HP. Hij houdt zich bezig met informatiemanagement in de breedste zin, ook op het gebied van archivering en records management. Paul Osseweijer is verantwoordelijk voor de IT-beheer bij het Nederlands Muziek Instituut. Erik Samaan is projectleider bij het project Digitaal Werken Rijksoverheid. Het DWR-project werkt aan een rijksbreed archiveringsysteem. Het doel van deze gesprekken was om een beeld te krijgen van wat de technologische mogelijkheden zijn voor het realiseren van Green Archiving.

Gehanteerde methodiek voor gesprekken Voorafgaand aan ieder gesprek is een lijst opgesteld van vragen. Deze waren voor ieder gesprek weer anders, afhankelijk van de persoon en de verkregen informatie uit voorgaande gesprekken. Het gesprek begon altijd met een introductie op Green Archiving. Vervolgens werd gevraagd wat de eerste gedachte en mening was van de Green Archiving methodiek. Vervolgens zijn vragen gesteld om antwoord te krijgen op de laatste drie deelvragen van het onderzoek. De gesprekken zijn opgenomen en vervolgens getranscribeerd. Alle gebruikte uitspraken in de hoofdstukken zijn direct afkomstig uit de gesprekken. De audio-opnames en transcripties van de gesprekken zijn op aanvraag verkrijgbaar.

19

20

1 GROEI VAN DIGITALE INFORMATIE

1.

Groei van digitale informatie

De hoeveelheid digitale informatie in onze informatiemaatschappij neemt ieder jaar explosief toe. Op steeds meer terreinen van de samenleving ontstaat digitalisering van processen en informatie. Op het terrein van cultureel erfgoed is digitaal erfgoed ontstaan. Voor de archiefdiensten betekent dit digitaal archief. Het is niet makkelijk om concrete cijfers te verkrijgen van de huidige hoeveelheid digitaal archief. Men moet namelijk kijken naar zowel de informatie die ontstaat bij de archiefvormers als het archief dat is overgebracht naar archiefbewaarplaatsen voor eeuwige bewaring en dus erfgoed is geworden. Om toch een beeld te geven wordt gekeken naar drie onderzoeken op drie verschillende niveaus. Het eerste niveau is de digitale wereld. Hierna volgen de gegevens van archiefbewaarplaatsen in Europa en Nederland. Als derde wordt gekeken naar Nederlandse overheid als archiefvormer en de ontwikkeling van born-digital erfgoed. Na het in kaart brengen van de hoeveelheid digitale informatie wordt stilgestaan bij de schadelijke gevolgen voor het milieu. Het zijn met name de datacenters waar het risico op vervuilende praktijken het grootst is.

1.1

Huidige hoeveelheid digitaal archief

De huidige hoeveelheid digitaal archief binnen de archiefdiensten is niet gemakkelijk in kaart te brengen. Ondanks dat de instellingen volop aan het digitaliseren zijn, kunnen zij nog niet allemaal met concrete cijfers komen. Een reden hiervoor is dat digitaal archief op verschillende manieren tot stand komt, waardoor het onduidelijk is wat digitaal archief precies is. De term digitaal archief verdient daarom nog nader toegelicht te worden aan de hand van de definitie van digitaal erfgoed uit het ABC-DE-woordenboek uitgegeven door Digitaal Erfgoed Nederland.3 Digitaal erfgoed is de digitale verschijningsvorm van cultureel erfgoed. Hierin zijn drie vormen te onderscheiden:

•

Digitale informatie over erfgoed, bijvoorbeeld beschrijving, detailfoto’s of digitale reconstructies van het erfgoedobject. De informatie wordt meestal in een geordende vorm (bijvoorbeeld in een database) beschikbaar gesteld.

•

Gedigitaliseerd erfgoed: erfgoed dat van origine niet digitaal is, maar waarvan een digitale reproductie is gemaakt.

•

Born-digital erfgoed: erfgoed dat van origine al digitaal is, zoals elektronische archieven, digitale kunst of foto’s die met een digitale camera zijn gemaakt.

3

Stichting DEN 2008: 59.

23

Om voor dit onderzoek een compleet beeld te verkrijgen van cijfers over digitaal archief is gekeken naar onderzoek dat zowel gegevens bevat van archiefbewaarplaatsen als archiefvormers. Archiefbewaarplaatsen zijn in een hoog tempo hun materiaal aan het digitaliseren tot gedigitaliseerd erfgoed. Archiefvormers binnen de Nederlandse overheid dragen steeds meer born-digital archieven over. Dit levert een dubbele infrastructuur van informatieopslag. Voordat deze twee kanten van de archiefsector worden behandeld volgen eerst enkele cijfers over de digitale wereld.

1.1.1

De digitale wereld

In 2011 heeft het Interntaional Data Corporation, gesponsord door het EMC, het rapport ‘Digital Universe’ uitgebracht met cijfers over de hoeveelheid digitale informatie, die er wereldwijd is. Volgens het onderzoek was er in 2011 een totaal aan 1.8 zetabytes aan digitale informatie. Deze hoeveelheid staat gelijk aan 500 quadriljoen (10 15) bestanden. De voorspelling is dat in 2015 de teller van digitale informatie de 7,9 zetabyte zal bereiken. Voor de komende tien jaar wordt verwacht dat de hoeveelheid bestanden 75 keer zal verdubbelen. De beschikbare informatietechnologen met de taak die informatie te beheren zal slechts 1,5 keer verdubbelen. Hierdoor zal er waarschijnlijk een enorme achterstand in het beheer ontstaan. Er gaat veel geld om in de digitale wereld. Sinds 2005 is 4 miljard dollar geïnvesteerd in het creëren, beheren en opslaan van informatie in het ‘Digital Universe’. Het gaat om een onvoorstelbare hoeveelheid informatie en zal enorm veel energie gaan kosten om zelfs maar een fractie ervan in stand te houden. Verwacht wordt dat van de 7910 exabytes aan digitale informatie in 2015 minstens 20% ondersteund wordt door Cloud Computing.4

1.1.2

Gedigitaliseerd erfgoed binnen Europa en Nederland

De eerste gegevens van Europa In 2009 verscheen het onderzoeksrapport NUMERIC door de ‘Chartered Institute of Public Finance and Accountancy’ in opdracht van de Europese Commissie. Doelstelling van het onderzoek was om een statistische kader te ontwikkelen waarmee de vooruitgang in het digitaliseren van cultureel materiaal en informatie gemeten kan worden. Het onderzoek heeft plaatsgevonden tussen mei 2007 en mei 2009 en was het eerste in zijn soort. Nog nooit eerder was er onderzoek gedaan naar dergelijke gegevens op Europees niveau. Voor het onderzoek werd een selectie gemaakt van 5.752 Europese culturele instellingen die collecties beheren, die van significante waarde zijn voor het nationale culturele erfgoed. Uiteindelijk was de respons een representatieve mix van 788 archiefdiensten, musea, bibliotheken en audiovisuele

4

International Data Corporation 2011. The Digital Universe study infographic.

24

instellingen. Alle 27 lidstaten, met uitzondering van Malta, deden mee aan het onderzoek waardoor het een goede representatie is voor Europa als geheel.5 Het NUMERIC rapport geeft verschillende cijfers over de digitale collecties van de culturele instellingen in Europa. De 27 lidstaten hebben een totaal van 497.455 relevante culturele instellingen, hiervan hebben 5,752 een bruikbare respons geleverd aan het onderzoek. Alle deelgenomen instellingen samen bezitten 6, 178 miljoen meter analoog archiefmateriaal, waarvan al 2.236 miljoen meter gedigitaliseerd is; dit is een percentage van 36%. Voor het onderzoek werd binnen Europa een selectie gemaakt van 848 relevante archiefdiensten. Er respondeerden uiteindelijk 98 archiefdiensten, waarvan 38 overheidinstellingen zijn. Van deze 38 instellingen samen zegt het rapport dat gemiddeld 10.2% van de collectie al is gedigitaliseerd en 54.2% nog moet, terwijl 35.6% niet zal worden gedigitaliseerd. Mogelijke redenen om een collectiedeel niet te digitaliseren of digitaal op te slaan zijn dat het niet cultureel of juridisch relevant is of dat er ergens anders al een digitaal exemplaar van aanwezig is.6 Over Nederland vermeldt het rapport dat er 166 relevante culturele instellingen zijn, waarvan 50 archiefdiensten zijn.7 Veel gedetailleerde cijfers over Nederland geeft het NUMERIC rapport niet. Hiervoor kan gekeken worden naar het rapport ‘De Digitale Feiten’.

De digitale feiten van Nederland In 2008 heeft Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) in opdracht van het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen het project ‘De Digitale Feiten’ uitgevoerd. In dit project werd kwantitatief onderzoek gedaan om inzicht te verkrijgen in de productie, kosten en gebruik van gedigitaliseerd erfgoed in Nederland. Het eerste project is in het begin van 2009 afgerond en heeft een bijdrage geleverd aan het eerder genoemde NUMERIC project. In 2010 is het vervolgproject afgerond en zijn de resultaten gepubliceerd.8 De erfgoedinstellingen zijn gevraagd in te schatten hoeveel van de collectie al gedigitaliseerd is, hoeveel nog moet en hoeveel er niet gedigitaliseerd hoeft te worden. Van de 98 respondenten samen genomen, is 26% van de collectie gedigitaliseerd, 42% moet nog en 32% hoeft niet. Eerder zijn de mogelijke redenen om niet te digitaliseren genoemd: cultureel niet relevant of er is ergens anders al een digitaal exemplaar aanwezig. Opgemerkt moet worden dat het om gemiddelden gaat. Voor individuele instellingen kunnen de cijfers verschillen. Een op de vier instellingen heeft aangegeven 100% te willen digitaliseren. Dezelfde hoeveelheid instellingen zegt juist dat 80% van de collectie niet gedigitaliseerd hoeft te worden. De visies op het nut van massadigitalisering verschillen binnen de erfgoedsector. Dit verschil in visie hangt voor een

5 6 7 8

Chartered Institute of Public Finance and Accountancy 2012: 1-2. Ibidem: 52- 54. Ibid.: 30-31. Stichting DEN 2010: 7-8.

25

gedeelte af van de deelsector.9 De Nederlandse erfgoedinstellingen hebben het voornemen om de komende vier jaar ongeveer de volgende hoeveelheden te gaan digitaliseren; 5 km archiefmateriaal, 30.000 boeken, 3 miljoen foto’s, en 130.000 uur audio en video.10 De percentages van de digitale reproductie van verschillende Nederlandse instellingen zijn weergegeven in de tabel hieronder, afkomstig van tabel 2.2 uit ‘De Digitale Feiten’.

Tabel I: Digitale reproductie totale, eigen, materiele collectie (N=80)

1.1.3

De Nederlandse archiefvormers en born-digital archief

De Nederlandse overheid Dat de Nederlandse overheid als archiefvormer worstelt met het beheer van haar enorme hoeveelheid digitale informatie is bekend. Het is de bedoeling dat de ministeries in 2017 volledig digitaal werken.11 Het zal nog een flinke onderneming worden om het geheel goed te laten verlopen, vooral met het oog op de overbrenging en toegankelijk houden van de digitale informatie. Recente berichten melden dat digitale archivering door overheden nog onvoldoende wordt ingezet. Terwijl overheidsorganisaties in een snel tempo digitaliseren, blijft veel van hun informatie buiten beeld van de burgers. Voor die gegevens blijkt in de praktijk duurzame toegankelijkheid nog niet te gelden. Met duurzame toegankelijkheid wordt bedoeld gegarandeerde beschikbaarheid van informatie voor zolang het nuttig en noodzakelijk is. Volgens de Erfgoedinspectie is een belangrijke oorzaak hiervan het begrip ‘archiefbescheiden’ uit de Archiefwet. Dit blijkt in de digitale praktijk niet zo toepasbaar te zijn.12

9

Stichting DEN 2009: 28-29. Ibidem: 33. 11 Trouw 2013. Plasterk. 12 Blankena 2013. Digitale. 10

26

Voor het beheer van de digitale archieven moeten serieuze maatregelen genomen worden. Zonder voorzorg zal digitale informatie snel onvindbaar of onleesbaar worden. In 2012 verscheen het inspectierapport over duurzame digitale toegankelijkheid bij de Rijksoverheid, uitgegeven door de Erfgoedinspectie. De Erfgoedinspectie concludeert in dit rapport het volgende: ‘Het digitale geheugen van de centrale overheid is nog niet op orde. Dit ondanks alle inspanningen die er in de afgelopen jaren zijn verricht. Bij een aantal overheidsorganisaties zijn zeker goede initiatieven aan te wijzen, maar over het geheel genomen heeft dit echter nog niet geleid tot een duurzaam toegankelijke digitale rijksoverheid.’13 De Erfgoedinspectie heeft eerder, in 2005, hetzelfde onderzoek gedaan. De conclusie was toen: ‘Als er niet snel maatregelen getroffen zouden worden, een deel van de overheidsinformatie voorgoed verloren zou raken. Letterlijk staat in het rapport van dat onderzoek, “Een dementerende overheid?”, dat er “in een sneltreinvaart een gat in ons collectieve geheugen ontstaat”. Als oorzaak werd gezien dat er bij de snelle digitalisering van de overheid “digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig wordt bewaard”. Als de bevindingen uit beide onderzoeken naast elkaar worden gelegd, blijkt dat bijna alle bevindingen en conclusies uit 2005 ook nog actueel zijn.’14 Het rapport ‘Beperkt houdbaar?’ zegt het volgende over het belang van digitale vernietiging: ‘Alle ondervraagde organisaties beheren digitaal archief waar geen bewaartermijnen aan zijn gekoppeld. Deze digitale archiefbescheiden worden ofwel naar eigen inzicht vernietigd of vaker niet vernietigd. Hierdoor lopen organisaties, maar ook de samenleving, grote risico’s. Zeker is dat er digitale archiefbescheiden onterecht worden vernietigd. Paradoxaal genoeg is het ook zo dat er onvoldoende vernietigd wordt. Het gevolg hiervan is dat digitale archiefbescheiden te lang worden bewaard tegen de wettelijk regels in. Het vernietigen conform de afgesproken termijn is even belangrijk als het toegankelijk houden van overheidsinformatie.’15 Om het digitale duurzaamheidsprobleem op te lossen heeft de archiefsector voor de komende jaren 9 miljoen euro ter beschikking gekregen. Als oplossing werkt de overheid aan het creëren van een gemeenschappelijke digitale infrastructuur; de zogenaamde E-depots. Het is de bedoeling dat Rijksoverheid, provincies en gemeenten aansluiten op het E-depot netwerk. Het E-depot kan tijdig grote hoeveelheden bestanden opslaan. Het doel is ervoor te zorgen dat het digitale archiefmateriaal op lange termijn beschikbaar blijft voor de burgers.

13

Erfgoedinspectie 2012: 8-9. Ibidem: 9. 15 Ibid.: 31-32. 14

27

Born-digital archief Er wordt nog hard gewerkt aan de ontwikkeling van de E-depots. De vraag is of ze de enorme aanwas van digitale informatie aan kunnen. Wanneer de overheid in 2017 volledig digitaal werkt zal er uitsluitend born-digital informatie overgedragen worden naar archiefbewaarplaatsen. De stand van zaken met betrekking tot born-digital erfgoedmateriaal is in 2010 onderzocht in opdracht van stichting DEN. Voor het verkennend onderzoek werd een selectie van 40 Nederlandse erfgoedinstellingen gemaakt. Van deze selectie was de respons uiteindelijk 29 instellingen. De instellingen werden geselecteerd op basis van indicaties dat zij zich bezig hielden met born-digital erfgoedmateriaal. De gemaakte selectie staat representatief voor de Nederlandse erfgoedinstellingen wat betreft born-digital materiaal, maar niet de erfgoedsector zelf. Bij ruim de helft van de geselecteerde instellingen wordt born-digital erfgoedmateriaal in de collecties opgenomen. De overige instellingen voeren plannen uit om born-digital materialen te verwerken of zijn nog plannen aan het ontwikkelen.16 Digitale informatie zal digitaal gearchiveerd gaan worden in de eerder genoemde E-depots. Wat betreft de stand van zaken met betrekking tot de ontwikkeling van E-depots blijkt dat 30% van de Nederlandse overheidsinstellingen een operationeel E-depot heeft. Bij bijna 20% is er een E-depot in ontwikkeling en bijna 40% maakt hier plannen voor. De overige 10% van de instellingen heeft hier geen plannen voor. Voorlopers in de archiefwereld zijn onder andere het Nationaal Archief, Gemeentearchief Rotterdam en Stadsarchief Amsterdam.17 Het beheer van born-digital erfgoedmateriaal brengt hoge kosten met zich mee. De Koninklijke Bibliotheek schat hun jaarlijks kosten van het E-depot tussen de 3 en 4 miljoen euro, het Nationaal Archief zit op 2,5 miljoen. Ondanks dat de kosten per terabyte opslag steeds lager worden, wordt deze verlaging teniet gedaan door de explosieve groei van het aantal terabytes.18 Een E-depot is niet alleen een soft- of hardware voorziening, maar betreft ook middelen, mensen en procedures: hierdoor liggen de kosten ook op hele andere terreinen dan alleen de IT. De kosten daarvan zijn vaak in de analoge situatie niet of nauwelijks berekend. Twaalf instellingen hebben kunnen aangeven wat de omvang van hun digitale collectie was in 2010. In veel gevallen ging het om een combinatie van digitale reproducties en born-digital materiaal. Van vier instellingen besloeg de collectie twee terabytes of minder. Zes instellingen hadden een digitale collectie tussen de 8-13 terabytes. Het Gemeentearchief Rotterdam had 30 terabytes en Beeld en Geluid had zelfs 2400 terabytes aan bestanden. De meerderheid van de instellingen gaf aan een explosieve groei te verwachten van hun born-digital collecties in de komende vijf jaar. Enkele instellingen verwachten dat de groei pas na vijf jaar zal plaatsvinden omdat dan pas de overdracht van de born-digital overheidsarchieven goed op gang zou komen. De Koninklijke Bibliotheek verwachtte dat in 2012 de digitale collectie een omvang van 800 terabytes zou hebben bereikt. Het Gemeentearchief Rotterdam verwachtte in 2012 de

16 17 18

Graaf 2010: 3, 20. Ibidem: 14-15. Ibid.: 27.

28

hoeveelheid van 2400 terabytes te hebben gehaald. De grootste ‘gedigitaliseerde’ instelling Beeld en Geluid geeft aan dat het jaarlijks groeit met 325.000 uur (10,806.250 terabytes) aan radio en televisieprogramma’s en 10,000 muziek cd’s en Dvd’s.19

1.2

Impact op milieu

De explosieve groei van digitale informatie heeft op verschillende manieren negatieve gevolgen voor het milieu. We hebben onszelf te danken voor de ontstane milieuproblemen. Wij als consumenten van digitale informatie creëren zelf ook het grootste deel van de informatie. We bewaren maar al te graag oneindig veel mails, foto’s, filmpjes en webpagina’s. Vervolgens hebben wij hoge verwachtingen van het gebruik van onze digitale informatie. We willen dat ons digitaal geheugen altijd, overal en zo snel mogelijk toegankelijk is. Om dit te verwezenlijken is Cloud Computing in volle ontwikkeling. Wikipedia geeft de volgende defenitie van Cloud Computing: ‘Cloud Computing is de virtualisatie van hardware, software en gegevens via internet. De cloud staat voor een netwerk dat met al de computers die erop aangesloten zijn een soort ‘wolk van computers’ vormt. De gebruiker hoeft op deze manier geen eigenaar meer te zijn van de gebruikte hard-en software en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud. De details van de informatietechnologische infrastructuur worden aan het oog onttrokken en de gebruiker beschikt over een “eigen”, in omvang en mogelijkheden schaalbare, virtuele infrastructuur.’20 Voor de gebruiker lijkt Cloud Computing ideaal. Het is gemakkelijk en neemt voor het gevoel weinig ‘ruimte’ in beslag. Het besef ontbreekt dat de virtuele wereld van de cloud daadwerkelijk fysieke neerslag heeft: datacenters.

19 20

Graaf 2010: 43. Wikipedia 2013. Cloud Computing.

29

1.2.1

Datacenters en hun ‘dirty secrets’

De motor achter Cloud Computing zijn datacenters met ‘dirty secrets’. Datacenters zijn de fabrieken van het informatietijdperk van de 21ste. eeuw. Ze bevinden zich vaak ver uit het zicht van het dagelijks leven. Wereldwijd zijn er tienduizenden datacenters die de explosie van digitale informatie ondersteunen. Deze datacenters verbruiken volgens experts bij de New York Times (NYT) jaarlijks rond de 30 biljoen watt energie. Dit komt overeen met de energieproductie van 30 kernernergiecentrales. Het Amerikaanse dagblad heeft onderzoek gedaan binnen de grootste datacenters in de V.S., zoals die van Google, Microsoft en Facebook. De datacenters draaien 24/7 op maximale toeren, ongeacht de vraag. Hierdoor wordt 90% van de verbruikte energie verspild. Slechts 6-12% van de energie wordt daadwerkelijk gebruikt om taken uit te voeren. De rest wordt gebruikt om de servers gereed te houden voor het geval er een golf van activiteitenverandering optreedt, die het proces mogelijk zou vertragen. Dit is in sterke tegenstelling met het imago dat geprofileerd wordt door de datacenters: super efficiency en milieuvriendelijkheid. De Amerikaanse datacenters zijn maar een kleine percentage van het wereldtotaal.21 Het milieu-onvriendelijke karakter van deze datacenters is zeker geen uitzondering voor de rest van de wereld. Het zijn niet alleen de servers die energie opslurpen. De industriële koelsystemen, het netwerk voor het opladen van de back-up batterijen en de eindeloze bedrading consumeren allemaal hun eigen deel aan energie. Pogingen om de datacenters te overtuigen tot efficiënter verbruik van energie zijn vaak hopeloos. Men is veel te angstig dat iets niet beschikbaar zal zijn wanneer het nodig is.22 Regelingen die opgesteld zijn ter bescherming van het milieu lijken de datacenters met alle gemak aan hun laars te lappen. Van de onderzochte datacenters door de NYT zijn er minstens een dozijn die betrapt zijn op het overtreden van de afspraken voor luchtkwaliteit. In sommige gevallen waren generatoren aan het draaien zonder milieuvergunning. De medewerkers van de datacenters komen in gevaar doordat de uitstoot van de dieselgeneratoren kankerverwekkend zouden zijn. Gevaarlijk gecorrodeerde elektrische onderdelen in apparaten zijn ook geen uitzondering.23 Het meest opvallende is het ambigue bericht van de overuren die Microsoft draaide om een milieuboete te ontwijken. Datacenters dienen een berekening te maken van de hoeveelheid energie die ze verwachten te verbruiken. Wanneer minder energie wordt verbruikt dan is begroot, volgt een fikse boete. De regeling dient de efficieny in energieverbruik te bewaken. Microsoft concludeerde dat het voordeliger was om alsnog de energie achterstand in te halen. De kraan werd opengedraaid en de energie werd onnodig verspild.24 Dit incident is een goed voorbeeld van de leugen van het ‘groene’ karakter van de cloud. Het blijft uiteindelijk altijd om geld gaan. In principe hebben de datacenters wel de innovativiteit en potentie voor het gebruik van ‘groene’ energie. Door het inzetten van technologie kan duurzame energie opgewekt

21 22 23 24

Glanz 2012: 1-2. Ibidem: 7-9. Ibid.: 3. Ibid.: 1.

30

worden. In Noorwegen bevindt zich ‘het groenste datacenter te wereld’. The Green Mountain Datacenter maakt gebruik van water voor energie en koeling waardoor het volledig klimaatneutraal opereert. Toch zijn de meeste IT organisaties als olievlekken aan het uitbreiden zonder stil te staan bij de gevolgen voor het milieu van hun energiekeuze. De gebruikte energie is vaak van de meeste vervuilende bronnen afkomstig. Nederland, en Amsterdam in bijzonder, is gegroeid naar een van de grootste internethubs in de Europese Unie, naast Frankfurt en London. Zo heeft Microsoft een belangrijke faciliteit die door GlobalSwitch wordt geopereerd in Amsterdam en heeft Google zijn vlag wapperen in Eemshaven. In de periode 2005-2010 is het energieverbruik van de datacenters in Nederland verdubbeld. In 2010 werd een totaal van 1.3 terawatt elektriciteit verbruikt. Voor 2020 wordt verwacht dat de consumptie van elektriciteit zal verdrievoudigen. Met een bijdrage van 60% is aardgas de grootste bron van energie. Bijna alle energieleveranciers in Nederland bieden ‘groene’ energie aan, desondanks wordt er door de meeste bedrijven voornamelijk geïnvesteerd in steenkool of kernenergie. De productie van ‘groene’ energie bedroeg slechts 10% van het energieverbruik van de afgelopen 2 jaar. Door politieke obstakels en de investeringen in steenkool en kernenergie wordt er geen significante groei verwacht in groene energie. Toch is het doel om in 2020 de groene energie omhoog te krijgen naar 30%.25

1.3

Slot

In dit eerste hoofdstuk is geprobeerd een beeld te geven van de hoeveelheid digitale informatie die er in omloop is binnen de archiefdiensten. Er zijn verschillende concrete cijfers te vinden hiervoor. Dit komt doordat digitaal archief op verschillende manieren tot stand komt waardoor meerdere kanten belicht moeten worden. Aan de ene kant zijn er de archiefbewaarplaatsen die voornamelijk gedigitaliseerd erfgoed creëren. Aan de andere kant zijn de archiefvormers die volledig digitaal gaan werken en dus uitsluitend born-digital materiaal creëren. De groei van digitale informatie brengt druk op informatiebeheerders en IT-mogelijkheden om betrouwbare en onbetrouwbare informatie van elkaar te scheiden, om informatie te beveiligen en om privacy te bewaren. Tevens is benoemd dat vernietiging een essentieel onderdeel van uitmaakt van de digitale informatiehuishouding. Tot slot zijn de datacenters en de schadelijke gevolgen die zij hebben op het milieu behandeld. In het tweede hoofdstuk wordt gekeken naar verschillende initiatieven die bestaan om de schade voor het milieu te beperken. Deze initiatieven samen worden Green Computing genoemd.

25

Greenpeace 2012: 29.

31

32

2 GREEN COMPUTING

 

2.

Green Computing

    Uit  het  vorige  hoofdstuk  is  gebleken  dat  de  enorme  groei  aan  digitale  informatie  negatieve   gevolgen  heeft  voor  de  archieftaak  van  de  Nederlandse  overheid  en  schade  brengt  tot  het  milieu.   De  schadelijke  gevolgen  voor  het  milieu  maken  Green  Computing  noodzakelijk.  In  dit  hoofdstuk   zal  Green  Computing  en  het  belang  ervan  verder  toegelicht  worden.  Het  belang  vindt  zijn   weerklank  in  het  tijdperk  van  duurzaamheid.  De  verkondiging  van  dit  nieuwe  tijdperk  vindt  men   in  het  culturele  manifest  ‘Sustainism  is  the  new  modernism’.  Nadat  het  belang  van  duurzaamheid   is  toegelicht  zullen  de  verschillende  terreinen  worden  behandeld  waarop  Green  Computing   toegepast  kan  worden.  Het  eerste  terrein  betreft  de  Nederlandse  archiefdiensten  zelf.  De   computerindustrie  is  het  tweede  terrein  en  als  derde  komen  de  datacenters.      

2.1

Sustainism is the new modernism

  ‘Sustainism  is  the  new  modernism’  is  een  cultureel  manifest  voor  de  eeuw  van  duurzaamheid   geschreven  door  Michiel  Schwarz  en  Joost  Elffers.  Met  het  manifest  willen  de  schrijvers  het   begrip  ‘Sustainism’  lanceren  in  het  publieke  bewustzijn.  De  kernboodschap  van  het  manifest     luidt  als  volgt:     ‘After  modernism  en  postmodernism  comes  sustainism.  In  the  last  century,  our  world  was  shaped  by   modernist  ideas  and  values.  Now  at  the  beginning  of  the  twenty-­‐first  century,  we  can  see  a  new  era   emerging,  one  that  embraces  more  sustainable  ways  of  living  and  an  interconnected  world.  It  is   marked  by  new  attitudes  to  both  the  manmade  and  the  natural  environment,  and  new  approaches   to  both  local  and  global  issues.  What  is  coming  into  being  is  nothing  less  than  a  change  in  cultural   perspective,  a  new  mindset,  a  worldwide  remaking.  Moving  beyond  ideas  of  modernism  and   postmodernism,  this  shared  outlook  promises  a  networked,  globalized,  sustainable  future.  The   world  has  entered  the  sustainist  age.’25     Duurzaamheid  en  milieubewustzijn  zijn  de  afgelopen  jaren  over  de  hele  wereld  steeds   populairder  geworden.  Deze  groene  toevoeging  betekent  niet  altijd  directe  verbetering  voor  het   milieu.  In  de  wereld  van  informatietechnologie  spelen  milieuoverwegingen  nauwelijks  een  rol,   ondanks  het  cruciale  belang  ervan.  De  benodigde  energie  zal  steeds  maar  stijgen  en  ook  het  afval   dat  hieruit  ontstaat,  de  e-­‐waste.  Om  deze  negatieve  gevolgen  te  beperken  is  een  aantal  jaren   geleden  Green  Computing  ontstaan.                                                                                                                                                 25  Schwarz  en  Elffers  2010:  1-­‐2.  

   

35

‘Green Computing is gericht op een duurzaam en bewust computergebruik dat zo min mogelijk en het liefst geen enkele invloed heeft op milieu. Het gaat daarbij verder dan energiebesparing alleen. Alle duurzaamheidsaspecten van het ontwerp, de fabricage, het dagelijkse gebruik tot en met de verwijdering van alle soorten computerapparatuur worden meegewogen.’ 27 In de praktijk blijkt echter dat Green Computing in eerste instantie niets heeft te maken met het ‘groen’ van milieu, maar met het ‘groen’ van geld. Het terugdringen van de benodigde energie voor de toenemende eisen en snelheden in de digitale wereld beperkt weliswaar de impact op het milieu, maar beperkt voornamelijk de kosten. De voornaamste noodzaak van Green Computing is om de groei van de digitale wereld binnen veilige en functionerende grenzen te houden. In het kader van het manifest van Sustainism is het van belang om Green Computing ook daadwerkelijk ‘groen’ te krijgen. In essentie dient klimaatneutraliteit een belangrijke rol te spelen in digitale opslag. De komende jaren kunnen er veel initiatieven worden verwacht waarmee de fabrikanten van computerapparatuur, de aanbieders van online diensten en zelfs de elektriciteitsbedrijven werken aan een duurzaam en milieubewust computergebruik. De Nederlandse archiefdiensten moeten zich hier niet afhankelijk van maken. Zelf kunnen zij ook alvast hun eigen groene maatregelen nemen. De mogelijke maatregelen voor de archiefdiensten worden hieronder beschreven.

2.2

Nederlandse archiefdiensten

Het eerste terrein waarop Green Computing kan worden toegepast zijn de Nederlandse archiefdiensten. Zij kunnen verschillende maatregelen nemen voor een duurzaam en milieubewust computergebruik. Toch houdt de meerderheid van de grotere Nederlandse erfgoedinstellingen zich niet bezig met Green Computing. Dit schreef Jeroen van Vliet in zijn artikel ´Green Computing’. Hij benoemde verschillende maatregelen die erfgoedinstellingen kunnen nemen op onder andere de bestaande apparatuur. Bezuinigende maatregelen kunnen ook genomen worden door middel van het aanschaffen van nieuwe energiebesparende apparatuur. In het artikel ‘How green is your archive’ beschrijft Matthew Addis de voordelen van LTO-tape. De maatregelen op bestaande en nieuwe apparatuur komen hieronder aan bod.

27

Van der Vliet 2009: 1.

36

 

2.2.1

Bestaande apparatuur

  Met  betrekking  tot  de  bestaande  apparatuur  noemt  van  der  Vliet  twee  stappen  die  genomen   kunnen  worden  om  het  energieverbruik  te  beperken.  De  eerst  stap  is  om  kritisch  te  kijken  naar   het  stroomverbruik  van  de  bestaande  computers,  beeldschermen  en  randapparatuur  zoals   scanners,  printers  en  externe  harde  schijven.  Dit  kan  door  het  gebruik  van  een  stroommeter  of   door  te  kijken  naar  energiezuinige  apparatuur  aan  de  hand  van  energiekeurmerken.  Het   Amerikaanse  Energy  Star-­‐label  is  hierin  de  meest  bekende.  De  stand-­‐by  of  sluimerstand  van   computers  en  hun  randapparatuur  zorgen  ook  voor  onnodig  energieverbruik.  Deze  ‘phantom   power’  kan  in  een  gemiddeld  huishouden  oplopen  tot  10%  van  de  energierekening.  De  tweede   stap  is  om  naar  het  papierverbruik  te  kijken.  Sinds  de  komst  van  de  computer  is,  tegenstrijdig   genoeg,  nog  nooit  zoveel  papier  op  de  werkvloer  gebruikt.  Hier  kunnen  grote  besparingen   bereikt  worden.  Het  is  niet  meer  noodzakelijk  om  alles  uit  te  printen  en  in  mappen  te  bewaren.   Tegenwoordig  is  online  opslag  of  een  back-­‐up  veilig  genoeg.27       2.2.2

Nieuwe apparatuur

  Het  gebruik  van  LTO-­‐tape  in  plaats  van  harde  schijven  is  een  maatregel  op  nieuwe  apparatuur   om  energie  te  besparen.  In  2012  kwam  Arkivum  met  het  rapport  ‘How  Green  is  your  Archive?’   waarin  de  voordelen  van  het  opslagmedium  LTO  data  tape  werden  behandeld.  Het  opslaan  van   data  op  deze  tape  bespaart  energie  en  kosten  in  vergelijking  met  de  opslag  op  harde  schijven.  Dit   voordeel  komt  voornamelijk  doordat  de  tape  alleen  energie  verbruikt  wanneer  de  data  ook   wordt  gebruikt.  Voor  een  petabyte  aan  archiefdata  zijn  slechts  2  of  3  tapedrives  en  een  paar   honderd  watt  aan  energie  nodig.  28  Vooral  voor  data  waarvan  de  raadpleegfrequentie  erg  laag  is,   is  dit  een  milieuvriendelijker  oplossing  dan  harde  schijven.     Verschillende  onafhankelijke  onderzoeken  hebben  de  energie-­‐efficiency  van  data  tape   vergeleken  met  die  van  harde  schijven.  De  kosten  voor  harde  schijven  lopen  op  tot  238  maal   meer  dan  de  kosten  voor  het  gebruik  van  tape.  Deze  hoge  energiekosten  worden  veroorzaakt   doordat  harde  schijven  in  reeksen  moeten  bestaan  om  ze  bestendig  te  maken  tegen  uitval.  Dit   betekent  dat  meerdere  harde  schijven  dienen  te  draaien  om  toegang  te  krijgen  tot  een   databestand.  Bovendien  zijn  harde  schijven  niet  gemaakt  om  langere  periodes  stil  te  liggen.  De   harde  schijven  worden  regelmatig  gedraaid  om  de  integriteit  van  de  aanwezige  data  te   controleren  om  ze  vervolgens  weer  stil  te  zetten.  Data  tape  aan  de  andere  kant  kan  meer  dan  een   jaar  mee  zonder  gecontroleerd  te  hoeven  worden.  De  voorkeur  voor  het  gebruik  van  harde   schijven  voor  archiefapplicaties  heeft  een  reden.  De  mogelijkheid  van  snelle  en  willekeurig                                                                                                                                             27 28

   

 Van  der  Vliet  2009:  1.    Addis  2012:  1.  

37

  toegankelijkheid  en  maatwerk  maken  het  ideaal  voor  tijdelijke  opslag  van  data  die  vaak  wordt   gebruikt.  Arkivum  concludeert  dat  het  toepassen  van  een  combinatie  van  harde  schijven  en  tape   de  beste  oplossing  is.  Belangrijk  is  om  er  voor  te  zorgen  dat  de  juiste  data  in  de  juiste  rij  op  het   juiste  moment  komt  te  staan.  Het  is  nu  ook  weer  niet  nodig  om  helemaal  van  de  harde  schijf  af  te   willen.  Arkivum  zegt  zelf  ook  gebruikt  te  maken  van  harde  schijven,  maar  alleen  voor  een  klein   deel  van  de  data  opslag.  Data  tape  gebruiken  voor  archiveren  kan  een  goede  keuze  zijn,  zowel   vanuit  economisch  als  vanuit  groen  perspectief.29     Tot  slot  is  het  belangrijk  dat  archiefdiensten  realiseren  dat  hun  vraag  het  aanbod  stuurt.     Om  hun  carbon  footprint  te  verkleinen  kunnen  archiefdiensten,  bij  het  inkopen  van  apparatuur   en  het  aanbesteden  van  online  diensten,  eisen  stellen  op  het  gebied  van  duurzaamheid  en   milieuvriendelijkheid.  Deze  eisen  dwingen  de  leveranciers  ook  om  verder  te  innoveren  en   milieuvriendelijke  alternatieven  aan  te  bieden.  De  initiatieven  vanuit  de  computerindustrie   zullen  hierna  worden  beschreven.    

  2.3

Computerindustrie

  Het  tweede  terrein  waarop  Green  Computing  kan  worden  toegepast  is  de  computerindustrie.  De   computerindustrie  is  verantwoordelijk  voor  veel  milieuproblemen.  Iedere  fase  in  het  leven  van   een  computer  zorgt  direct  of  indirect  voor  een  toename  van  de  CO2  uitstoot.  Voor  de  productie   van  computers  en  hun  componenten  worden  grote  hoeveelheden  elektriciteit,  grondstoffen,   chemische  materialen  en  water  gebruikt.  De  giftige  afvalstoffen  die  door  de  productie  ontstaan   veroorzaken  een  groot  e-­‐waste  probleem.  Door  de  constante  vernieuwing  in  versies  van  hard–  en   software  worden  computers  en  randapparatuur  twee  of  drie  jaar  na  verkoop  vervangen.  Deze   afgedankte  apparaten  worden  gedumpt  op  afvalbergen  waardoor  de  aarde  wordt  vergiftigd  en   het  water  ernstig  wordt  vervuild.30  De  cijfers  zijn  schokkerend.  Wereldwijd  wordt  jaarlijks  20-­‐25   miljoen  ton  aan  e-­‐waste  geproduceerd.31  Het  is  geen  wonder  dat  de  computerindustrie  veel   kritiek  heeft  gekregen  vanuit  de  milieubewegingen.  Onder  invloed  van  milieuorganisaties  zijn   verschillende  bedrijven  groener  gaan  opereren.  Greenpeace  heeft  verschillende  belangrijke   initiatieven  genomen  op  het  gebied  van  Green  Computing.    

                                                                                                                                           Addis  2012:  2.    Murugesan  2008:  25.     31  University  of  Michigan  2012:  1.   29 30

   

38

Het eerste initiatief van Greenpeace is de ‘Guide to Green Computing’. Deze gids geeft sinds 2006 het meest betrouwbare overzicht van groene elektronica. In november 2012 verscheen de 18de editie waarin de grootste bedrijven voor consumenten elektronica werden beoordeeld op hun beloftes en vooruitgang aan de hand van drie criteria. De criteria, met betrekking tot het milieu, zijn: energie en klimaat, groenere producten en duurzame operaties. Consumenten kunnen hiermee zien hoe groen verschillende computerleveranciers zijn. Het tweede initiatief van Greenpeace is de Green Electronics Survey. Greenpeace doet al enkele jaren onderzoek naar groene elektronische producten. In januari 2011 verscheen de derde editie waaraan 18 bedrijven deelnamen met hun groenste producten. De ingediende producten werden onderzocht aan de hand van vier criteria. De uiteindelijke bevindingen hierop volgen hieronder.33 1. Er is een significante vermindering in het gebruik van schadelijke chemicaliën. Steeds meer producten zijn vrij van PVC en BRF. Langzamerhand worden ook ftalaten, als beryllium en antimonium en hun bijhorende producten verwijderd uit de productie. 34 2. Bijna alle producten zijn in overeenstemming met de Energy-Star standaarden. Bedrijven doen steeds meer moeite om de energie efficiency van hun producten te verbeteren. 3. De levenscyclus van de producten moet verbeteren. Lifecycle-management is nog steeds de zwakste schakel van elektronische productie. Er wordt weinig gebruik gemaakt van gerecycled plastic en er wordt weinig gedaan om de veroudering van producten te voorkomen. 4. Bedrijven worden steeds transparanter in de hoeveelheid en het type productinformatie die ze bieden aan de klanten. Met name over de chemische samenstelling van de producten.

2.4

Datacenters

Het derde terrein waarop Green Computing toegepast dient te worden zijn de datacenters. De illusie van Cloud Computing als oplossing voor de milieuproblematiek is in het voorgaande hoofdstuk besproken. De fysieke gevolgen van de virtuele opslag zijn immens vervuilende datacenters. Wanneer datacenters zich duurzamer opstellen kan Cloud Computing een bijdrage leveren aan een groenere Green Computing. In principe hebben de datacenters wel de potentie om duurzaam te werken. Datacenters kunnen duurzamer opereren door middel van duurzame energie en door strategische locaties te kiezen. Deze twee mogelijkheden worden hierna besproken.

33

Greenpeace 2011: 8-11. PVC: polyvinylcholride, een plastische kunststof. BRM: gebromeerde vlamvertrager (Engels: Brominated flame retardant). Ftalaten: verestering van ftaalzuur met alcoholen. Dient als weekmaker voor PVC. 34

39

2.4.1

Duurzame energie

Datacenters hebben al enkele aanpassingen gemaakt voor een efficiënter energieverbruik om de energiekosten terug te dringen. Deze aanpassingen zijn bij lange na niet genoeg om de explosieve groei van de Cloud bij te houden. Bedrijven moeten niet alleen op de efficiency in energiegebruik letten maar ook op de keuze van energiebronnen. Duurzame energie dient de prioriteit te krijgen van IT-bedrijven wanneer de infrastructuur van hun datacenters wordt uitgebreid. Het gevaar is dat de hoeveelheid broeikasgassen buiten de veilige grenzen komt. Dat enkele bedrijven zoals Yahoo en Google stappen hebben gezet richting schonere energie is meer uitzondering dan regel voor de IT sector. De sector als geheel blijft gefocust op zijn snelle groei, met grotere efficiency als oplossing voor deze constante groei. Het vervangen van vervuilende energie bronnen door groene bronnen is nog steeds een ontbrekende factor in de pogingen naar duurzaamheid in de IT.35 De mogelijkheden van duurzame energie voor datacenters zijn sterk afhankelijk van de locatie en de nabijheid van groene energie mogelijkheden. Wanneer de datacenters met hun locatie een strategisch netwerk vormen, kunnen zij groene energie halen van het lokale energienetwerk. Voor de meeste datacenters zal het door technische of economische omstandigheden niet mogelijk zijn om een significant deel van het centrum met duurzame energie te voorzien. Toch zijn steeds meer datacenters duurzame energie aan het genereren op locatie voor de eigen werkzaamheden. Het gebruik van zonne-energie kan bijvoorbeeld externe energie besparen op het duurste moment van de dag.36

Om een datacenter van dichtbij te zien is een seminar gevolgd bij het cybercenter van KPN in Almere. De seminar bestond uit een presentatie en een rondleiding door het datacenter. Tijdens de seminar is verteld wat KPN doet aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. De ISO 14001 wordt als standaard gehanteerd voor het opstellen van een milieumanagementsysteem. KPN is erg vooruitstrevend in het gebruik van duurzame energie. Er wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van koude gangen. Verschillende afgesloten ruimtes waarbinnen de servers staan krijgen door rasters in de grond koude lucht toegevoerd. Verder wordt gewerkt met biogas, het doel is om in 2020 voor 100% in de benodigde energie te voorzien. Het was indrukwekkend om een datacenter van binnen te bekijken. Op de vraag hoeveel de opslag van een petabyte in energie en geld kost kon geen antwoord worden gegeven. Wel kan via de website van KPN met de ‘bespaarmeter’ berekent worden hoeveel geld en C02 bespaard word door gebruik te maken van KPN hosting. In bijlage I is te zien dat een organisatie met 100 logische servers 45,000 euro en 189 ton C02 per jaar bespaart.

35 36

Greenpeace. How clean: 15. Ibidem: 20.

40

2.4.2

De vooruitzichten

Ondanks de hierboven genoemde duurzame initiatieven, staat groen voor de meeste datacenters onderaan de prioriteitenlijst. Bedrijven met een hoge winstmarge blijven investeringen maken om korte termijn voordelen te halen uit de lage kosten van vervuilende energie. Ze bekommeren zich weinig over de gevaarlijke gevolgen die dit heeft op het milieu. De vraag naar steenkool blijft maar stijgen, evenals de vervuiling. Zonder verandering komt de ‘schoon’ gepretendeerde cloud vast te zitten in een keten van vervuilende energiebronnen. Om dit te voorkomen is een reglement nodig dat leidt tot een netwerk van strategische locaties waardoor gebruik van schone energie mogelijk wordt. Op lange termijn kunnen de kosten van natuurlijke bronnen oplopen door het hoge gebruik ervan, of dat het politiek gezien onacceptabel wordt.37

2.5

Slot

In dit tweede hoofdstuk is duidelijk geworden wat Green Computing inhoudt en wat de noodzaak hiervan is. De drie terreinen waarop groene maatregelen genomen kunnen worden zijn behandeld. Hieruit is gebleken dat er steeds meer gewerkt wordt aan duurzamere opslag van digitaal archief. In de toekomst zullen er nog veel grotere stappen gemaakt moeten worden om de explosieve groei bij te houden. Met duurzame energie alleen is het milieuprobleem niet opgelost. Wanneer de hoeveelheid informatie blijft toenemen, blijven de negatieve gevolgen ook aanhouden. Om deze reden zou de hoeveelheid opgeslagen informatie moeten verminderen. In de archiefsector zijn het de archiefvormers die hier de verantwoording voor moeten nemen. Het derde hoofdstuk zal hier verder op in gaan.

37

Greenpeace. How clean: 26.

41

42

3 MUSEALE DISCOURSEN OVER EEN DUURZAME ARCHIEFSECTOR

3.

Museale discoursen over een duurzame archiefsector

In het vorige hoofdstuk is gesteld dat de 21ste eeuw het tijdperk van de duurzaamheid is en dat Green Computing hier een essentieel onderdeel van is. Naast de verschillende initiatieven van Green Computing is de noodzaak hoog om de groei van digitale informatie te beperken wegens de schadelijke gevolgen voor het milieu. Dit hoofdstuk gaat verder op het niveau van Nederlandse archiefsector. Bij een aanhoudende groei van digitaal archief zijn de initiatieven van Green Computing niet voldoende om klimaatneutraliteit te bereiken. Bovendien maakt de groei van digitaal archief deze steeds onbruikbaarder. Het terugbrengen van de hoeveelheid informatie is van cruciaal belang voor zowel het milieu als de toegankelijkheid. De archiefvormers werken in principe al met een instrument voor het verminderen van de hoeveelheid informatie. Dit instrument is de methodiek van waardering, selectie en vernietiging (verwijdering). Hierbij wordt vernietiging met name ingezet om juridische redenen en bescherming van persoonsgegevens. Elementen van beheer en behoud of het milieu worden nog niet betrokken bij het vernietigingsproces. Voor een meer actiever toepassing van vernietiging ten behoeve van het milieu kunnen de archiefvormers voorbeeld nemen aan twee museale discoursen. De eerste is de museale discours over duurzaamheid. Erfgoedinstellingen hebben de plicht en kracht om een duurzame instelling te zijn die bijdraagt aan de vorming van een duurzame samenleving. Het is de collectie die de erfgoedinstellingen kracht geeft, maar ook een zwakte vormt voor een duurzame samenleving. Hiermee komen we tot de tweede museale discours, de discours over afstoting. Deze twee discoursen zullen hieronder behandeld worden.

3.1

Museale discours over duurzaamheid

Geheel in lijn met het manifest van het tijdperk van duurzaamheid heeft zich een museaal discours over duurzaamheid ontwikkeld. Dit blijkt door de opkomst van verschillende ‘weak signals’ als conferenties en papers over het onderwerp. Zo was er in april 2013 de workshop ‘Heritage science and sustainable development for the preservation of art and culture assets, on the way to the green museum’ georganiseerd door de Staatliche Musueen zu Berlin. In janauri 2014 zal de 22ste Bobcatsss conferentie worden gehouden in Barcelona. Het onderwerp van de conferentie is ‘Library (r)evolution: promoting sustainable information practices’. Dichtbij huis heeft de Reinwardt Academie in 2011 het ‘Team Duurzaamheid Reinwardt’ opgericht. Samen met de andere Amsterdamse Hogescholen voor de Kunsten wordt de week van de duurzaamheid georganiseerd. Op deze manier worden de waarden van duurzaamheid meegegeven aan de erfgoed en andere culturele professionals in spe.

45

In het rapport ‘Sustainability indicators report’ van Eleanor Adams wordt de discours over duurzaamheid duidelijk verwoord. Zij schrijft dat duurzaamheid een plicht is van musea. Het rapport richt zich voornamelijk op musea, maar is principe op alle verzamelende erfgoedinstellingen van toepassing. In dit hoofdstuk zal daarom verder gesproken worden over erfgoedinstellingen. In het rapport worden vier aandachtsgebieden genoemd die bijdragen aan de duurzaamheid van een verzamelende instelling. Deze vier aandachtsgebieden samen noemt zij de ‘Pillars of Sustainability’, oftewel de ‘De Pijlers van Duurzaamheid’. De vier pijlers zijn: the environmental pillar, the economic pillar, the social pillar en the cultural pillar. De eerste drie pijlers zijn ontstaan uit de volgende definitie van duurzaamheid: ‘Sustainability means using, developing and protecting resources at a rate and in a manner that enables people to meet their current needs and also provides that future generations can meet their own needs. Sustainability requires simultaneously meeting environmental, economic and community needs.’38

In 2001 kwam Jon Hawkes met de vierde pijler: the cultural pillar. Zijn overtuiging is dat culturele vitaliteit net zo essentieel is voor een gezonde en duurzame samenleving als milieubewustzijn, economische stabiliteit en sociale redelijkheid. Om duurzaam te zijn moeten erfgoedinstellingen bewust zijn welke impact de factoren van de vier pijlers hebben op de duurzaamheid van hun instelling. Deze factoren dienen in beslissingen meegenomen te worden. In principe zijn de vier pijlers volledig afhankelijk van elkaar en kunnen ze elkaar niet compenseren. Toch blijkt de ‘environmental pillar’ het meeste invloed te hebben op de duurzaamheid. Dit blijkt uit het volgende citaat: 'Museums cannot claim to be serving the best interests of future generations if they have negative impacts on the environment that will make it harder for our descendants to live securely on the planet, let alone enjoy museum collections.' 39 Erfgoedinstellingen dienen het belang van duurzaamheid over te brengen aan de samenleving. Hiervoor moeten zij zelf ook het goede voorbeeld te geven. Erfgoedinstellingen horen zowel duurzame organisaties te zijn als essentieel onderdeel uit te maken van een duurzame samenleving. Volgens Museum Australia zijn erfgoedinstellingen opgericht in het publieke belang als permanente non-profit organisaties die op lange termijn waarde bijdragen aan de samenleving.40 Erfgoedinstellingen en duurzame principes zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden.41 Veel erfgoedinstellingen hebben nog moeite met het verbeteren van hun duurzaamheid. Dit is het gevolg van de filosofie achter het verzamelen van de erfgoedcollecties. Het is de collectie die de kracht en valkuil vormt voor de duurzaamheid van een erfgoedinstelling. De collectie wordt duurzaam door verbetering in de collectiemanagement waarin afstoting een essentieel onderdeel van is.

38 39 40 41

Adams 2010: 7. Museums Association 2008: 9. Adams 2010: 4 Ibidem: 12.

46

3.2

Museale discours over afstoting

Nick Merriman schept in zijn rapport ‘A Sustainable Future for Collections’ een duidelijk beeld wat collecties betekenen voor de duurzaamheid van erfgoedinstellingen zelf en voor de samenleving. Vanaf hun ontstaan uit de private collecties van geleerden en edelen tot de ontwikkeling naar instellingen die in dienst staan van het publiek, is de hele raison d’être van erfgoedinstellingen het verzamelen en conserveren van objecten.42 Erfgoedinstellingen hebben de taak hun collecties tot in de eeuwigheid te beheren. Zij horen zowel de huidige als de toekomstige generaties te dienen door middel van het tentoonstellen en interpreteren van hun collecties van nu en de hieruit ontstane kennis en informatie door te geven aan de toekomst. Het komt gedeeltelijk door het beheer van hun collecties en de voorziening van bronnen aan de samenleving dat erfgoedinstellingen waardevolle bijdragen kunnen leveren aan het behalen van culturele, sociale, milieu en economische duurzaamheid. Aan de keerzijde is ook het beheer van de collectie waardoor erfgoedinstellingen niet duurzaam zijn.43 Dat de huidige erfgoedinstellingen niet duurzaam zijn wordt voornamelijk veroorzaakt door hun groeiende collecties. De oorzaak hiervan is de aard van het verzamelen. De mate van acquisitie overstijgt de mate waarin de objecten weer worden afgestoten. De collecties groeien vaak zonder collectiemanagement of toekomstvisie. Uit de voorgaande hoofdstukken is al gebleken dat de (energie)kosten voor het beheer en behoud hoog oplopen, met alle milieuschadelijke gevolgen van dien. De collecties zullen in de toekomst belastend worden voor erfgoedinstellingen wanneer er op lange termijn geen rekening wordt gehouden met verantwoordelijkheden en verplichtingen tijdens het verzamelen, conserveren en documenteren. Momenteel lijkt het voor erfgoedinstellingen niet duurzaam te zijn om hun collecties uit te breiden. De meeste erfgoedinstellingen kunnen niet eens hun bestaande bezittingen adequaat beheren. Om deze problemen op te lossen moet er verbetering komen in het collectiemanagement.44 Het is tijd geworden dat erfgoedinstellingen zelf verantwoordelijkheid nemen voor een actief beheer van hun collecties. Het is niet realistisch om de keuzes van de voorgangers in stand te houden voor een nog onbekend nageslacht.45 Wanneer naar archiefbewaarplaatsen wordt gekeken, moet opgemerkt worden dat zij geen keuze hebben met betrekking tot het opnemen van archieven. Als de archiefbewaarplaats aangewezen wordt als bewaarplaats voor een bepaald archief is het ook verplicht tot overname.

42 43 44 45

Merriman 2004: 6. Adams 2010: 11. Merriman 2004: 4. Ibidem: 41.

47

Om duurzaam te worden moeten erfgoedinstellingen bereid zijn om te veranderen. Zij dienen veel realistischer en assertiever te zijn in wat ze wel en niet kunnen bereiken met de beschikbare middelen. Een duurzame erfgoedsector beseft dat kwantiteit geen kwaliteit is.46 Dit wil niet zeggen dat collecties moeten stoppen met groeien. Wanneer er met collectiemanagement duurzaamheid wordt nagestreefd, kan een beperkte en geregelde groei van de collectie toegelaten worden. Een duurzaam collectiemanagement bestaat uit programma’s van gemeenschappelijke betrokkenheid, actieve documentatie, verbetering in opslag, acquisitie en afstoting.47 Dit laatste is een taboe waar al decennia lang over wordt gediscussieerd maar nog niet volledig wordt geaccepteerd. De discours over afstoten was al in de jaren ’80 van de 20ste eeuw. Musea kregen in die tijd te maken met grootschalig ruimtegebrek en hoge kosten voor het beheer en behoud van de collectieobjecten. De hoeveelheid objecten bracht de gebruikerswaarde van de collectie omlaag. De grens in ontwikkeling was bereikt waardoor onderontwikkeling van de collectie was ontstaan. In 1989 schreef Barry Lord ‘The cost of collecting’ waarin hij de kosten van het verzamelen in kaart bracht. Zijn publicatie zorgde ervoor dat musea realiseerden dat er flink bespaard kon worden op de kosten van de collectie.

3.3

De acceptatie van afstoting door discours over duurzaamheid

Twee decennia na het ontstaan van de discours over afstoting komt er nieuw licht te staan op deze discussie door de discours van duurzaamheid. In het rapport ‘Collections for the Future’ van de Museum Association wordt de volgende conclusie gemaakt: Het afstoten van een object wordt nog altijd als een verloren kans beschouwd voor de toekomstige generatie, maar het behoud ervan net zo goed. De last van de zorg van een ongewenste of onbruikbare collectie is net zo belastend voor het nageslacht als het verlies van iets dat zij wellicht hadden gewaardeerd.48 Deze observatie heeft geleid tot het wijzigen van de Museum Association Code of Ethics in 2007: ‘Musea behalen hun verantwoordelijkheid voor het nageslacht door er voor te zorgen dat de collectie goed wordt beheerd en duurzaam is.’49 Musea waarvan de collectie blijft groeien terwijl de bestaande collectie niet goed wordt beheerd, kunnen de huidige behoeften niet vervullen omdat zij niet de volledige potentie van de collecties kunnen realiseren. Deze tekortkomingen worden weer doorgegeven aan het nageslacht.50

46 47 48 49 50

Museums Association 2008: 18. Merriman 2004: 30. Museums Association 2005: 24. Museums Association 2008: 15. Merriman 2004: 4.

48

Uit de boven beschreven situatie blijkt dat afstoting een belangrijk instrument is om het collectiemanagement onder controle te krijgen. Wanneer afstoting wordt ingezet zal het mogelijk zijn om de veranderingen in de samenleving te blijven verzamelen en vastleggen. Tegenwoordig heerst er nog een groot taboe op het afstoten van objecten en wordt het zelden toegepast door erfgoedinstellingen. Dit taboe is geworteld in praktijken van spijt en ethische kwesties. Bovendien is afstoting lastig omdat erfgoedinstellingen het materiaal in vertrouwen houden namens het publiek.51 Er is nog geen correct juridisch kader ontwikkeld waarmee afstoting gerechtvaardigd wordt. Hiervoor dient eerst verandering te komen in de onderliggende filosofie van het verzamelen van erfgoed.52 Getwijfeld kan worden of deze filosofie nog past in de huidige tijdperk van duurzaamheid. Er wordt gesproken over een verandering in het museale paradigma.

3.3.1

Verandering in het museale paradigma

Het is belangrijk om te beseffen dat erfgoedinstellingen en hun collecties zijn ontstaan in een geheel andere tijd en samenleving dan vandaag de dag. De eerste generatie van musea waren de moderne musea die tijdens het modernisme zijn ontstaan. Eilean Hooper-Greenhill schrijft hierover in haar boek ‘Museums and the Interpretation of Visual Culture’. Zij zegt dat de eerste generatie erfgoedinstellingen verdwijnt. In de huidige postmoderne samenleving moet het moderne museum plaats maken voor het post-museum. Het post-museum brengt een einde aan de grote verzamelfase van erfgoedinstellingen. Het post-museum zal objecten beheren en behouden, maar zal zich meer concentreren op hun gebruik dan op verdere verzameling. Het concept en de rol van musea zijn aan het veranderen. De afkeer tegen afstoting en verwijdering kan mee veranderen. Het is westers gedachtegoed dat herinneringen en geheugen levend worden gehouden door middel van materiële objecten. Om deze reden is de collectie van erfgoedinstellingen altijd van cruciaal belang geweest. De erkenning dat erfgoedcollecties subjectieve bewerking zijn door voorgaande individuen maakt het legitiem om deze ook naar nieuwe inzichten te veranderen. De collecties kunnen nu bewerkt worden waarbij afstoting een optie is.53 Deze benadering tot afstoten is niet gebaseerd op het behalen van voordelen in kosten of opslag zoals in de jaren ’80 het geval was, maar op het belang van duurzaamheid. Het zou wel heel makkelijk zijn als de archiefdiensten de discours van afstoting op dezelfde manier invoeren als de andere erfgoedinstellingen. Archiefdiensten hebben een andere positie doordat afstoting, het verwijderen van archief, plaatsvindt bij de archiefvormer. Op basis van selectielijsten wordt al heel veel informatie vernietigd. De archiefdiensten worden geconfronteerd met de archieven die aangemerkt zijn voor blijvende bewaring. De invoering van afstoting bij de archiefdiensten is op dit moment wettelijk niet mogelijk en in de discussie

51 52 53

Ibidem: 6-7. Ibid.: 30. Merriman 2004: 34.

49

een redelijk taboe. Het is niet onmogelijk om taboes te doorbreken. Maar zou afstoting ook voor archiefdiensten een optie zijn? Een discussie daarover moet zeker worden gevoerd. Al eerder immers een poging gedaan om wettelijke strekking van selectie te wijzigen. In 2007 verscheen het visierapport ‘Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven’ van de commissie Waardering en Selectie. De commissie onder voorzitterschap van Charles Jeurgens pleitte hierin voor een nieuwe methodiek van archiefselectie. Om het volledig spectrum van het cultureel erfgoed te vangen was het van belang om het particulier archief te betrekken bij het overheidsarchief in het proces van waardering en selectie.

3.3.2

Waardebepaling van collecties

Uit het voorgaande is gebleken dat duurzaamheid nog niet geldt voor de collecties van erfgoedinstellingen. Er moet meer aandacht komen voor het nut van het behoud van de collecties. Dit betekent dat de waarde en significantie van collecties vastgesteld moeten worden voor zowel het heden als de toekomst. Wanneer de collecties worden beoordeeld op hun waarde kunnen er beslissingen gemaakt worden voor de toekomst, waar afstoting een onderdeel kan zijn van een beslissing. Bij de waardebepaling voor de toekomstige generaties moeten ook elementen van milieubewustzijn betrokken worden. Omdat we nooit kunnen weten wat de behoeften van de toekomst zullen zijn, moet duidelijk zijn waarop de waardeoordelen van het heden zijn gebaseerd.54 Met betrekking tot archiefdiensten wordt via selectie de vooraf bepaalde waardering gekoppeld aan het archiefbestanddeel. Deze waardering bepaald de bewaartermijn van de informatie. Na verloop van de bewaartermijn dient de informatie vernietigd te worden. Het probleem bij deze methodiek is dat selectie en vernietiging vaak niet correct worden uitgevoerd waardoor veel informatie die niet meer van waarde is toch bewaard blijft. Nog ernstiger is dat informatie bewaard blijft die er niet meer had mogen zijn volgens de privacy wetgeving. Hieruit blijk dat afstoting en vernietiging onvermijdelijke onderdelen zijn van een duurzame benadering tot collectie- en informatiemanagement. Er zijn er nog wel enkele belemmeringen te noemen voor de acceptatie van afstoting en vernietiging.

3.3.3

De belemmeringen en vooruitzichten

Er zijn verschillende belemmeringen te noemen voor de acceptatie van afstoting als normaal onderdeel van duurzaam collectiemanagement. Een van de belemmeringen is dat door het personeel wordt gevoeld dat hun kennis van de collectie incompleet is, of dat iets ergens anders wordt beheerd, waardoor afstoting ongepast wordt. Een tweede belemmering is dat expertise

54

Merriman 2004: 36-37.

50

van fundamenteel belang is in het proces van waardebepaling en afstoting. Ook de waarden van de maatschappij dienen hierbij betrokken te worden.55 Voor archiefdiensten geldt de wettelijke ingewikkeldheid van de selectielijsten als belemmering. Het vooruitzicht van Nick Merriman is dat er een versoepeling optreed in het gehele proces van verzamelen en verwijderen in het collectiemanagement. Het meest fundamentele is dat erfgoedprofessionals zich realiseren dat niet alle collecties dezelfde behandeling en waarde toegekend horen te krijgen. Collecties kunnen verschillende levenscyclussen of trajecten hebben. De algehele boodschap is dat de huidige benadering tot de erfgoedcollecties niet duurzaam is. Dit is onacceptabel geworden op grond van de huidige normen en waarden en de beschikbare middelen voor de toekomstige generaties. Volgens Merriman is het “tijd geworden dat verantwoordelijkheden worden genomen voor de toekomst door grip te krijgen op de problemen van vandaag”.56

3.4

Slot

Met dit derde hoofdstuk is duidelijk geworden dat het vernietigen van digitaal archief een cruciale aanvulling is op Green Computing voor het bereiken van een duurzame archiefsector. De actieve toepassing van vernietiging ten behoeve van het milieu door archiefvormers vormt de kern van Green Archiving. Het initiatief Green Archiving moet nog vorm en leven krijgen. Hiervoor is voorbeeld genomen aan twee museale discoursen. De museale discours over duurzaamheid en afstoting. Nu het tijdperk van duurzaamheid is aangebroken, wordt het ook tijd voor een duurzaam museum. Hier hoort ook een duurzame erfgoedsector bij, waar afstoting en vernietiging een essentiële rol spelen in de collectiemanagement. Voor de archiefsector zal vernietiging van digitaal archief actiever ingezet moeten worden. De archiefdiensten hebben een moeilijke positie wat betreft afstoting. De wettelijke positie voor de archiefdiensten is anders dan die voor de museale wereld. Voor archiefvormers is via selectielijsten bepaald wat wettelijke vernietigd of bewaard moet worden. Om de discours over vernietiging in te voeren zouden selectielijsten nog specifieker kunnen worden, zodanig dat archiefvormers nog veel meer informatie vernietigen. Hierbij zijn twee dingen belangrijk: de criteria moeten scherper worden en de nadruk op de duurzaamheid moet worden verhoogd.

55

Carman 2002: 187.

56

Merriman 2004: 44.

51

52

4 OMGANG MET DIGITALE INFORMATIE IN DE ARCHIEFSECTOR; THEORIE EN PRAKTIJK

4. Omgang met digitale informatie in de archiefsector; theorie en praktijk

In dit vierde hoofdstuk wordt de huidige omgang met digiatle informatie in de archiefsector in theorie en praktijk in kaart gebracht. Als eerste wordt stilgestaan bij de verschillende objecten van waardering, selectie en verwijdering (vernietiging). Hierna wordt duidelijk gemaakt dat de huidige methodiek in de digitale omgeving een organisatorische en technologische kant heeft. Beide kanten veroorzaken problemen waardoor vernietiging achterwege blijft. De organisatorische oorzaak is dat door het digitaliseren het archiveren naar de kant van de archiefvormers is getrokken. De technologische oorzaak is dat het nog niet goed lukt om de waardering te koppelen aan de digitale informatie. Het is technisch ook nog niet mogelijk om informatie in zijn totaliteit te vernietigen. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een kleine casus bij het Nederlands Muziek Instituut. Hier wordt gekeken naar het archiefbeheer van het eigen digitaal archief.

4.1

Objecten van waardering, selectie en verwijdering

Uit het gesprek met Hans Waalwijk is naar voren gekomen dat waardering, selectie en verwijdering (vernietiging) verschillende activiteiten zijn. Het zijn losstaande handelingen die wel afhankelijk van elkaar zijn. Ze horen elkaar op te volgen. Als de voorgaande handeling niet (correct) heeft plaatsgevonden kan de volgende ook niet worden uitgevoerd. Hieronder volgt de uitleg van de verschillende handelingen in de volgorde van uitvoering, zoals Hans Waalwijk die in het gesprek gaf.57

Waardering De eerste handeling die plaatsvindt in het proces is het waarderen. Waarderen is het maken van de keuze welke waarde toegekend wordt aan het informatieobject, ongeacht de vorm. Met waarderen maakt het niet uit of het kleitabletten of digitale bestanden zijn. De keuze of iets wel of niet wordt bewaard is gebaseerd op een aantal criteria. Op dit moment zijn dit: het kunnen reconstrueren van de handelingen van organisaties, historische of emotionele waarden. Bij waardering zijn er twee stappen die genomen worden. De eerste is het bepalen welke informatieobjecten als archiefbescheiden aangemerkt moeten worden en in het archiveringssysteem moeten worden opgenomen. Vervolgens wordt bepaald welke archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen.

57

Waalwijk, 10 april 2013, HvA Amsterdam.

55

Selectie De tweede handeling in het proces is het selecteren. Selecteren is de administratieve verwerking van de keuzes die tijdens het waarderen zijn gemaakt. Dit gebeurt door het toekennen van de volgende archivistische metadata; B voor bewaring of V van verwijdering met een BT van bewaartermijn. Volgens den Teuling maakt de definitie van selectie onderscheid in twee onderdelen van het begrip; de intellectuele voorbereiding en de daadwerkelijke scheiding van te bewaren en te zijner tijd of onmiddellijke vernietiging van archiefstukken. Selectie moet zo vroeg mogelijk plaatsvinden omdat dit op basis van de juridische en informatieve waarde moet gebeuren. Dit is het meest efficiëntst na te gaan als de persoon of organisatie in kwestie nog actief werkzaam is. Voor digitale bestanden geldt dat selectie na verloop van tijd technisch steeds ingewikkelder wordt.58

Verwijdering De derde en laatste handeling in het proces is het verwijderen. De verwijdering is de daadwerkelijke overbrenging of vernietiging, op basis van de criteria die tijdens het waarderen zijn bepaald en via selectie zijn toegekend aan de stukken. In de digitale omgeving kan na het waarderen en selecteren meteen worden vernietigd maar dan moet het systeem dit wel doen. Het moet dan vier handelingen in een keer uitvoeren. Ten eerste de beslissing of het archiefstuk van waarde is of niet. Vervolgens wordt besloten om het te vernietigen. De mogelijkheid is dat het meteen moet worden vernietigd. In de digitale omgeving moeten al die stappen wel benoemd worden in het systeem, anders gebeurt het niet.

58

Den Teuling 2012: 3-4.

56

4.2

Organisatorische aspecten

Door het digitaliseren van de werkprocessen binnen de overheid is de archivering hiervan naar voren getrokken, naar de kant van de archiefvormer. Dit komt doordat in de digitale omgeving er van te voren bepaald moet worden wat er archivistisch moet gebeuren met de informatie. Als dit niet gebeurt is (duurzaam) archiveren een onmogelijkheid en zijn waardering en selectie niet of nauwelijks uitvoerbaar. Momenteel is het project Digitaal Werken Rijksoverheid zich aan het ontwikkelen, onder leiding van Erik Samaan. Het DWR-archief moet het archief van de Rijksoverheid worden. Hiervoor is een model gekozen waarbij alle documenten in principe worden opgeslagen in dezelfde systeem waarin ze gecreëerd zijn. Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt tussen operationele opslag en archiefopslag. Op het moment van creatie is een digitaal document al archief geworden. Dat is een van de belangrijkste redenen dat het bewaard moet worden in de DMS. Het wordt nog actief gebruikt voor allerlei bewerkingen en notities. Volgens Stan Bosch is het in de analoge omgeving nog vrij duidelijk hoe het archiveringsproces in elkaar zit. Het archiveren gebeurt aan het einde van het proces. Alle stappen om daar te komen zijn redelijk gedefinieerd. De ambtenaren worden zo min mogelijk lastig gevallen met wat ze archivistisch moeten doen. Ze hebben operationele archieven waar ze hun dagelijkse werk in kunnen doen. Hierbij doen ze bijna niets aan duurzame archivering. Zij willen gewoon ongehinderd hun werk doen; subsidies verlenen en beleid maken. Zij maken zich niet druk om alles wat met archief te maken heeft. Deze situatie speelt zich ook af in de digitale omgeving. Vanuit de DIV is geprobeerd overheidsorganisaties bewust te laten nadenken over hoe ze met digitale informatie moet omgaan, vooral in relatie tot het archief. Er zijn een paar elementen die dit lastig maken. Een van de elementen is dat ambtenaren de bemoeienis van de DIV’ers wantrouwen. Het gevolg is dat het slecht gesteld is met de huidige archivering van digitale informatie. In de vorige paragraaf is al benoemd dat selectie in een zo vroeg mogelijk stadium moet plaatsvinden, bij de aanvang van de werkprocessen. Als dit niet gebeurd kunnen een aantal zaken niet meer worden gegarandeerd. Twee van deze zaken zijn: de onmogelijke garantie van waardevolle informatieopslag en het falen in de formeel juridische plicht tot vernietiging. Deze zullen hierna worden besproken.

57

Waardevolle informatieopslag De eerste zaak die niet gegarandeerd kan worden is dat alleen datgene blijft opgeslagen wat van waarde is. Er wordt binnen de overheid nauwelijks regie gevoerd over de informatie en de waarde ervan. Hierdoor blijft veel informatie opgeslagen die niet meer van waarde is. Het zou helpen als iedere medewerker bij de overheid weet wat hij minimaal moet doen wanneer hij bepaalde informatie digitaal creëert, waar het dan terecht komt, wie dan verantwoordelijk voor de informatie is en wie het beheer overneemt. Dit is niet het geval. De ambtenaren gaan hun eigen gang met het maken van werkdocumenten zonder er archivistisch bij stil te staan. Dat is hun taak ook niet. Ze werken zonder er deskundigen bij te betrekken of systemen te gebruiken die die archivistische kennis hebben. Het lukt in de digitale omgeving nog niet om te bepalen wat waardevol is, met name bij beleidsprocessen. Hier moeten criteria voor komen. Doordat de metadata vaak niet op orde is, kunnen de criteria van de selectie niet vertaald worden naar selectie metadata. Hierdoor is het moeilijk om selectie automatisch te laten gebeuren. Het ontbreken van regievoering over informatie en de waarde ervan heeft verschillende gevolgen. De twee meest omvangrijke volgen hierna. Een van de gevolgen is dat er een ontelbare hoeveelheid kopieën van originelen en kopieën van kopieën worden gemaakt. Een voorbeeld uit de praktijk waar dit gebeurd is het DWR-project. Het DWR-archief hanteerd een model waarbij alle documenten in principe worden opgeslagen in dezelfde systeem waarin ze gecreëerd zijn. Dit DMS wordt op een centrale plek beheerd, gemonitord en ontsloten. Erik Samaan, de projectleider van DWR-archief, zegt dat men hierdoor men snel geneigd zal zijn om alsnog kopieën te maken. Het is toch handig om lokaal een kopietje te hebben. Dit vind binnen de organisaties veel plaats. De kopieën worden verstuurd en verder gekopieerd zonder geregistreerd te worden. Dit heeft geleid tot een wildgroei aan onbeheerde digitale kopieën. Er wordt ook niet bijgehouden welke documenten authentiek zijn of welk versie de geldige is. Kopieën van ongeldige versies moeten vernietigd worden. Wanneer niet bekend is hoeveel kopieën er zijn en waar ze zijn kunnen ze ook niet worden vernietigd. Een ander gevolg is dat binnen de ministeries veel inhoudelijk gelijke documenten zijn opgeslagen. Charles Jeurgens vertelde over een onderzoek dat hij had gedaan naar de inhoudelijke overeenkomsten van documenten binnen het vormen van wetgevingsproces. Een wetsvoorstel komt tot stand door de bijdrage van verschillende ministeries. Deze dragen allemaal (kleine hoeveelheden) nieuwe informatie aan, maar in feite wordt steeds hetzelfde document gebruikt en opgeslagen. Op verschillende plekken binnen de ministeries bleken de overeenkomsten van de gebruikte informatie heel hoog te zijn.

58

Formeel juridische vernietiging De tweede zaak die niet gegarandeerd kan worden is de vernietiging van informatie die formeel juridisch vernietigd moet worden. Volgens Hans Waalwijk is het probleem niet zozeer de groei van informatie, maar de aanwezigheid van informatie die er wettelijk niet meer had mogen zijn. De problematiek zit in de vraag waarom organisaties niet vernietigen wat ze formeel juridisch wel zouden moeten volgens de selectielijsten. Als oorzaak noemt hij de competentie van de archivarissen die het moeten doen, respectievelijk het bestuur dat daar geen commitment in heeft en de ICT’ers die niet begrijpen wat archiefbeheer is. Het niet actief vernietigen op het moment dat het wel hoort te gebeuren is een bestuurlijk democratisch probleem. Er wordt niet voor niets geconstateerd dat iets vernietigd moet worden. Het is met name de privacy wetgeving die hiermee wordt geschonden. Ook voor de overheid als organisatie kan er ongewenste informatie blijven bestaan. Volgens Waalwijk is het archiefbeheer bij de archiefvormers over het algemeen zo slecht dat er wel wordt gewaardeerd, er worden selectielijsten gemaakt, maar er wordt niet geselecteerd en verwijderd. Waalwijk noemt dat de informatie die in het document management systeem (DMS) is opgeslagen slechts een kleine gedeelte is van de totale hoeveelheid. Van deze informatie zijn 9 van de 10 keer de waarderingen niet via selectie aan de stukken gehangen. Hierdoor is het onmogelijk om te weten wat vernietigd had kunnen worden. Geert-Jan van Bussel zegt dat het probleem juist is dat veel informatie niet in document- en archiefsystemen is opgenomen. Het DMS is slechts een van de systemen in organisaties. Digitaal archiveren is ingewikkeld omdat het om alle beschikbare informatie in organisaties gaat, die gebonden is aan werkprocessen. De selectielijsten moeten op alle informatie worden toegepast, en dat gebeurt slechts in beperkte mate. Waalwijk heeft gelijk dat bij de meeste archiefvormers alles wat niet in een DMS terecht komt, over het algemeen buiten allerlei archiefprocedures valt. Dit wil niet zeggen dat de bewaartermijnen niet worden nageleefd. Financiële gegevens worden bijvoorbeeld nooit opgenomen in documentaire systemen, maar worden wel tijdig vernietigd. In veel gevallen onttrekken ze zich wel aan de invloed van de DIV’ers en archivarissen. De onmogelijke garantie van vernietiging ligt in het verlengde van het voorgaande probleem van het ontbreken van regievoering over de informatie. Het is onmogelijk om de onbeheerde kopieën gecontroleerd te vernietigen. Het gaat dus vooral om de controle van selectie en vernietiging. Via de selectielijsten is er gewaardeerd. De uitvoering van de waardering onttrekt zich (voor een gedeelte) aan controles. Hierdoor bestaat er geen garantie van vernietiging op basis van de selectielijst. Dit brengt schade aan het zogenaamde ‘het recht om te vergeten’. Hierover volgt in de volgende paragraaf meer.

59

4.3

Technologische aspecten

Volgens Charles Jeurgens is het probleem dat selectie en vernietiging niet integraal onderdeel zijn van de dagelijks uitgevoerde archiveringsprocessen. Selectie hoort niet apart te staan van de normale dagelijkse activiteiten, anders moet het achteraf gebeuren. Dat is niet te doen in de digitale omgeving. Het belang van selectie aan de bron (bijvoorbeeld via metadatering) wordt door het merendeel van de gesproken deskundigen benoemd. Het selecteren moet in de primaire processen zelf gebeuren. Daar zijn nu nog heel veel problemen in. De toepassing van de selectielijst is moeilijk omdat het lastig is om de koppeling te maken tussen de werkprocessen en de opgeslagen digitale informatieobjecten. Bij de interpretatie van de lijsten worden heel veel fouten gemaakt. Dat ligt aan de ingewikkeldheid van de interpretatie en de vertaling van de abstracte beschrijving in de selectielijst naar de opgeslagen dossiers op de computers. Dat is een vertaalslag die die nu nog door mensen gemaakt moet worden en daar gaat veel mis. Deze vertaling is ook moeilijk te maken naar de analoge dossiers. Echter in de digitale omgeving zijn volgens Jeurgens technologische oplossingen toe te passen.

Vernietigen in zijn totaliteit Volgens Rienk Jonker is het probleem van het vernietigen van digitale informatie het feit dat het niet mogelijk is om in zijn totaliteit te vernietigen. Dat wil zeggen dat het nog niet mogelijk is om dit gecontroleerd en aantoonbaar uit te voeren. Dit heeft te maken met de tekortkomingen van de opslag omgeving van een organisatie, waar de feitelijke vernietiging plaats hoort te vinden. Van belang is te weten hoe binnen de opslag omgeving de vernietiging wordt uitgevoerd en op welke manier dit naar het systeem wordt teruggekoppeld. Volgens Geert-Jan van Bussel is die koppeling tussen deze systeemomgevingen in de praktijk moeilijk te realiseren, omdat hier nog nooit over is nagedacht. De systemen zouden het wel kunnen, als aparte selectie- en vernietigingsprocessen worden gedefinieerd, waarbij afzonderlijke audittrails worden bijgehouden. In de praktijk is niet bekend wat eigenlijk wordt vernietigd. Vaak is ook onbekend of er van de formeel vernietigde informatie nog ergens kopieën rondzwerven, hier is al eerder voor gerept. Het gaat dus om controle van dat proces. Hierdoor kan anders denken in het kader van Green Archiving wellicht een oplossing bieden.

60

Een ander probleem is dat het vernietigingproces in vrijwel geen enkel geval ook de back-ups erbij betrekt. Dit is een probleem omdat in de praktijk de back-ups gebruikt worden als een soort archieffunctie waarbij backups bewaard worden tot in de ‘eeuwigheid’. Uit een onderzoek van Symantec in 2010 is het volgende gebleken: ‘Bijna de helft van de onderzochte ondernemingen maakt gebruik van back-up herstelsoftware ook voor archiveringsdoeleinden, terwijl deze software daar niet voor bedoeld is. Terwijl 51% van de ondernemingen zijn werknemers verbiedt hun eigen archieven op hun eigen computer en gedeelde schijven op te slaan, geeft 65% toe dat de werknemers dit toch doen. De gevolgen van dit onjuiste gegevensbeheer zijn ernstig. Er wordt inmiddels zoveel bewaard, dat het controleren van gegevens 1500 keer zo duur is als het opslaan. Dit onderstreept het belang van een goede verwijderingsbeleid en efficiënte zoekmogelijkheden voor ondernemingen. De back-up tijden worden steeds langer, terwijl hersteltijden belemmerd werken.’59 Het vernietigen van de back-ups blijft achterwege of gebeurt slechts heel marginaal. Er kan dus informatie vernietigd zijn terwijl de gegevens nog bestaan in de back-up. Zolang de gegevens nog in een back-up bestaan is het mogelijk om ze van daaruit weer te gebruiken en het informatieobject te reconstrueren. De back-up moet ook zijn verwijderd, anders is er niet vernietigd in zijn totaliteit. Zolang een back-up bestaat is de informatie nog steeds informatie die, binnen de context van de overheid, valt onder het regime van de archiefwet en formeel opvraagbaar is. Dit kan op verschillende manieren zoals door het publiek via de Wet Openbaarheid van Bestuur. Ook op basis van het Wetboek van Rechtsvordering en het Wetboek van Stafvordering kan dergelijke informatie worden opgevraagd. Er kan gesteld worden dat de bewaring van deze back-ups in strijd is met de Archiefwet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Het staat ook haaks op het eerder genoemde recht om te vergeten, de mogelijkheid van een ‘tweede kans’. De lectorale rede van Geert-Jan van Bussel meldt dat het zogenaamde recht om te vergeten vanaf 2002 onderdeel van discussie is geworden. ‘Alle wet-en regelgeving inzake privacy wordt geëvalueerd in het waarderingsproces, waardoor persoonsgegevens onder selectlijsten vallen en worden vernietigd op het daarvoor vereiste moment. Het gaat hier vooral over de wijze waarop internetactiviteiten van webgebruikers worden vastgesteld en gemonitord door internetbedrijven. Dit is een praktijk die grensoverschrijdend is en daardoor het risico loopt (of het voordeel heeft) onder verschillende wet en regelgeving te vallen.’60 Mayer-Schoenberger heeft in 2007 zijn ‘forgetful computers’ geintroduceerd. Hij bepleit de ontwikkeling van systemen die regelmatig gegevens automatisch vernietigen, dit noemt hij ‘data ecolgy’. Hij is van mening dat de mensheid uiteindelijk zijn vrijheid van meningsuiting kwijt zal raken wanneer het internet zijn geheugen niet kan ‘wissen’.61

59 60 61

Nap 2010. Van Bussel. Archiving: 29. Mayer-Schoenberger 2007: 5-6. in Van Bussel. Archiving: 29.

61

4.4

Casus NMI

Om een beeld te krijgen van de huidige methodiek van waardering, selectie en verwijdering in de praktijk is een casus uitgevoerd bij het Nederlands Muziek Instituut (NMI). Hier werd gekeken hoe de organisatie van het NMI zijn digitale informatie archiveert en of er op de een of andere manier ook wordt gewaardeerd. Het NMI is het collectief geheugen van musicerend en componerend Nederland. Wegens beëindiging van de Rijkssubsidie moet het NMI integreren met het Haags Gemeentearchief (HGA). Het archief van het NMI zal dus mee moeten verhuizen; data-migratie. Dit maakt de casus extra interessant. Voor de casus is eerst gekeken naar de structurering van de digitale informatie op de server van het NMI. Vervolgens is gesproken met Paul Osseweijer die verantwoordelijk is voor het informatiemanagment van het NMI. Structurering Het digitaal archief van het NMI bevindt zich op de G-schijf van de server. Binnen de G-schijf zijn verschillende mappen te vinden die voornamelijk gestructureerd zijn op naam van werknemers. Dit zijn zowel de huidige als voormalige werknemers. Een paar mappen zijn vernoemd naar de taken van het NMI zoals; publieksdiensten, publicaties, of scans. Er is weinig structuur in mappenverdeling te herkennen en het komt rommelig over. Binnen de mappen bevinden zich documenten die meestal betrekking hebben op de betreffende naam van de map. In sommige gevallen bevat de map documenten die er helemaal niet thuis horen. Bij alle documenten ontbreekt het aan een vorm van waardering en selectie of metadatering. Het lijkt erop dat er nooit is stil gestaan bij wat er archivistisch moet gebeuren met de informatie op de G-schijf. Voor een archiefinstelling is dat vrij merkwaardig. Gesprek Paul Osseweijer Over de hoeveelheid opgeslagen digitale informatie op de G-schijf zegt Paul Osseweijer dat er in principe geen limiet zit aan de opslag. De G-schijf bevindt zich op de webserver die vanuit de Koninklijke Bibliotheek (KB) wordt gehost. Wanneer de beschikbare ruimte opraakt wordt er nieuwe ruimte beschikbaar gesteld door de KB. Er worden hier verder geen kosten voor gemaakt. Op het moment is de opslagruimte 1.74 terabyte (april 2013). De G-schijf is in principe bedoeld voor kantoorautomatisering en deze documenten nemen op zich niet veel ruimte in. Het zijn de scans die veel ruimte innemen. De scans horen hier eigenlijk niet opgeslagen te worden omdat ze niet bij kantoorautomatisering horen. Het zijn scans van collectieonderdelen ten behoeve van de presentatie en zouden dus op een aparte schijf moeten worden opgeslagen. Het gebeurt evengoed en er wordt niets aan gedaan.

62

Paul vertelt dat er geen beleid wordt gevoerd op de mappenvorming of structuur. Het NMI heeft haar eigen archief helemaal niet op orde. Er is hier nooit een plan voor opgesteld wegens andere prioriteiten voor het NMI. Iedereen kan gewoon een map aanmaken, er documenten in opslaan, openen en kopieën maken. Dit kan een vaste werknemer, stagiaire of vrijwillger zijn. Er zijn twee mappen waar alleen de directie toegang op heeft. De eerste is de directiemap die bestaat uit de mappen directeur, bestuur en staf. De tweede is de map van bedrijfsvoering waarbinnen de mappen financiën en P&O. Met betrekking tot selectie en de integratie met het HGA zegt Paul dat nog besproken moet worden hoe de migratie van data naar het HGA gaat plaatsvinden. Er wordt sowieso een backup van alles gemaakt en op cd-rom gezet. Voor het waarderen van de informatie zal voornamelijk de actor gewaardeerd worden omdat de mappenstructuur op naam is. Afhankelijk van de functie van de medewerker wordt gekeken welke mappen weg mogen. Dit zal niet makkelijk zijn omdat er veel voormalige medewerkers en vrijwilligers zijn waarvan niet meer bekend is wat hun functie is geweest. Het is nog lastiger omdat niet duidelijk is wat zich binnen de mappen bevindt. Paul zegt dat het eigenlijk gewoon een bende is en dat het zeker een veelvoorkomend probleem is binnen andere organisaties. Er is bij het NMI nog niet eerder stil gestaan bij het toepassen van een methodiek van waardering, selectie en verwijdering. Door middel van een DMS hadden bepaalde zaken wellicht beter geregeld kunnen worden zoals versiebeheer en autorisatie. Het NMI heeft dit nooit gehad, het HGA wel. Het hebben van een DMS betekent niet altijd dat het adequaat wordt gebruik. De bibliotheek van Rotterdam had bijvoorbeeld een DMS naast de G-schijf. Op de DMS werden alleen officiële documenten gezet, die toch ook op de G-Schijf werden opgeslagen. Of het NMI verplicht is om aan te sluiten bij het DMS van het HGA is nog niet bekend. Het zou zeker het eigen archief van het NMI redden. Overigens is het niet zo dat het ontbreken van een DMS betekent dat het archiefbeheer niet goed geregeld is. Binnen organisaties is veel informatie die niet in een DMS wordt opgenomen.

63

4.5

Slot

In dit vierde hoofdstuk is duidelijk geworden dat waardering, selectie en verwijdering verschillende handelingen zijn die tot de uiteindelijke vernietiging horen te leiden. De huidige methodiek van dit proces in de digitale omgeving heeft een organisatorische en technologische kant. Beide kanten veroorzaken problemen waardoor vernietiging achterwege blijft. De organisatorische oorzaak is dat door het digitaliseren het accent van archiveren sterker naar de archiefvormers is getrokken en daar niet goed wordt opgepakt. De technologie en de toename van digitale informatie vereisen dat de waardering en selectie geregeld worden bij het genereren van informatie bij de archiefvormer. Hier dient in ieder geval metadata te worden toegevoegd die waardering, selectie en vernietiging sturen. Als dat niet gebeurd dan is gecontroleerd selectie en vernietiging onmogelijk, zowel bij archiefvormer als bij de archiefbeheerder. In technologisch omgevingen is het moeilijk om achteraf te waarderen en te selecteren als de metadata daarvoor ontbreken. De omvang van de informatie maakt het onmogelijk om ieder informatieobject te beoordelen. Ook geautomatiseerd kan er niet geselecteerd en vernietigd worden als de sturende metadata daarvoor ontbreken. Het is nog niet goed mogelijk om informatie in zijn totaliteit te vernietigen. Organisaties maken gebruik van back-ups voor archiefopslag. Deze back-ups worden niet betrokken in het vernietigingsproces. Dit komt haaks te staan op het ‘recht om te vergeten’. Uit de casus bij het NMI is gebleken dat het eigen digitaal archief niet op orde is. Het heeft nooit stilgestaan bij waardering, selectie of vernietiging. Zij zijn hier geen uitzondering in. In het volgende hoofdstuk zal de Green Archiving methodiek worden behandeld.

64

5 GREEN ARCHIVING METHODIEK

5.

Green Archiving methodiek

Het vijfde hoofdstuk zal ingaan op wat de Green Archiving methodiek inhoudt. Green Archiving richt zich op de duurzame en groene aspecten van de informatiewaardeketen. De methodiek is een combinatie van drie verschillende onderdelen. Het eerste onderdeel is Green Computing en de mogelijkheden om zo klimaatneutraal mogelijk digitale informatie op te slaan. Green Computing is een cruciaal onderdeel van Green Archiving; het zorgt ervoor dat er een milieuvriendelijke(r) en energiezuiniger informatieinfrastructuur wordt gerealiseerd, die zo milieu- en energie-effectief mogelijk omgaat met een groeiende hoeveelheid informatie. Het tweede onderdeel is informatie-afstemming: het bepalen van het bewaarniveau van de informatie binnen de informatiearchitectuur. Hier wordt tot op detailniveau de functionele verantwoording voor de archivering van informatie vastgelegd. Archivistisch wordt dit benoemd als het aanwijzen van het bewaarniveau. Informatie kan tijdens een zaak van rijksniveau via provinciale administraties bij gemeentelijke administraties terechtkomen. Alleen op het niveau van de functionele verantwoording voor de archivering wordt de informatie bewaard, op alle andere niveaus wordt de informatie vernietigd. Het derde onderdeel is het daadwerkelijk inzetten en uitvoeren van waardering, selectie en verwijdering van digitale informatie. Dit moet er toe leiden dat alleen informatie ‘van waarde’ opgeslagen wordt en dat informatie die er niet meer mag zijn ook in zijn totaliteit wordt vernietigd. Als laatste wordt gekeken naar de eerder gemaakte vergelijking van het museale discours over afstoting met het vernietigen van digitale overheidsinformatie. Hierbij wordt stilgestaan bij de vraagtekens achter de dubbele opslaginfrastructuur van gedigitaliseerd erfgoedmateriaal. Het kan ook leiden tot een nieuwe dimensie in de problematiek van waardering, selectie en vernietiging, namelijk tot die van ‘vervanging’ van bewaarde analoge informatieobjecten door digitale varianten.

67

5.1

Introductie Green Archiving

Green Archiving is een nieuw onderwerp en verdient daarom eerst toegelicht te worden. Dit blijkt uit de poging om een discussie te beginnen op de discussie forum van archief 2.0. Na vier reacties was de discussie helaas dood gebloed.62 Green Archiving is een van de onderdelen uit het programma van het HvA-lectoraat Digital Archiving & Compliance. Hier wordt Green Archiving als volgt omschreven: ‘Dit thema richt zich op de 'duurzame' en 'groene' aspecten van de ‘information value chain’. Dit is een cruciaal thema bij volledig geautomatiseerde archiveringsomgevingen. De voortdurend toenemende omvang van de gebruikte opslag- en gebruikssystemen leidt tot continue stijging van het energieverbruik. Dit thema beslaat onderzoek naar de mogelijkheden om de milieueffecten van digitale informatie te beperken. Hoe kan een milieuvriendelijke ‘information value chain’ worden gerealiseerd? Kan 'information relevance' een rol spelen?’63 Uit deze omschrijving blijkt dat Green Archiving de informatiewaardeketen in relatie brengt met milieueffecten. Hieruit komen de drie verschillende onderdelen die de methodiek van Green Archiving vormen. Deze zullen hieronder worden opgesomd en in de komende paragrafen worden behandeld.

1. Green Computing: de mogelijkheden van klimaatneutrale opslag van digitale informatie. 2. Informatie-afstemming: het vastleggen van de functionele verantwoording voor de archivering van informatie en het aanwijzen van het bewaarniveau. 3. De methodiek van waardering, selectie en vernietiging: daadwerkelijk inzetten en uitvoeren.

62 63

Archief 2.0. 2013. Discussie forum. Van Bussel. De gewoonste: 6.

68

5.2

Green Computing

Het eerste onderdeel van Green Archiving is Green Computing. In het tweede hoofdstuk zijn de verschillende initiatieven van Green Computing al aan bod gekomen. Er werden mogelijkheden gegeven die specifiek door archiefdiensten toegepast kunnen worden om duurzamer te opereren. Vervolgens is er in het derde hoofdstuk voor gepleit dat erfgoedinstellingen de plicht hebben een duurzame instelling te zijn waardoor zij bijdragen aan het vormen van een duurzame samenleving. De ontwikkeling van milieubewustzijn bevindt zich nog wel in een pril stadium. Uit de gevoerde gesprekken is gebleken dat de Nederlandse erfgoedinstellingen het milieu laag op de agenda hebben staan. Volgens Steph Scholten is het milieu meer een gelegenheidsargument. Het is mooi meegenomen, maar geen echte motivatie. Dit blijkt uit de manier waarop de instellingen omgaan met hun resources. Als zij bijvoorbeeld genoeg geld hebben om voor iedere tentoonstelling nieuwe vitrines te kopen, dan zouden ze dat ook doen. Gelukkig hebben weinig instellingen genoeg geld om zich dergelijke bestedingen te kunnen veroorloven. Uit de gesprekken is naar boven gekomen dat twee elementen van Green Computing een bijdrage kunnen leveren aan Green Archiving. Het eerste is het gebruikmaken van tape voor duurzame archiefopslag. Het tweede is de ontwikkeling van duurzame energiebronnen en de opkomst van de derde industriële revolutie. Deze twee elementen volgen hierna.

5.2.1

Duurzame archiefopslag met tape

De groei van informatie ziet Steph Scholten niet als de grootste oorzaak van de hoge energiekosten, maar zal daar wel steeds meer effect op gaan hebben. De overheid heeft nog niet ontdekt hoe ze duurzaam kan opslaan in relatie tot het milieu. Hij en Stan Bosch noemen de verschillen in energieverbruik in relatie tot het stadium waarin de informatie zich bevindt en het opslagmedium. De overheid werkt met een actief systeem van dynamisch en vaak ook statisch archief. Dit vereist operationele opslag op disk wat hoge energiekosten met zich meebrengt. Een disk moet altijd blijven draaien om de informatie in leven te houden, ook wanneer het niet gebruikt wordt. Na overdracht van de informatie naar een archiefbewaarplaats is het archief statisch en wordt het niet (vaak) meer gebruikt. Het is daarom mogelijk om de informatie op tape op te slaan. Tape is een oplossing voor informatie die statisch is en langdurig wordt bewaard, maar niet voor data die actief moet worden benaderd. Enkele voordelen van opslag op tape zijn al in het tweede hoofdstuk benoemd, in paragraaf ‘2.2.2 Nieuwe apparatuur’. Tape gebruikt alleen stroom op het moment dat de opgeslagen informatie opgevraagd wordt. Bovendien hoeft alleen het stukje tape te draaien waar de benodigde informatie op staat. Naast het besparen van het energieverbruik en kosten noemt Stan Bosch nog andere voordelen. Tape is het meest duurzame en meest gestaandariseerde opslagmedium dat er is. Terwijl een disk ieder jaar weer verandert. Tape heeft een lange termijn strategie. Omdat de technologie steeds verder gaat, kan voorspeld worden hoeveel

69

opslagcapaciteit in de toekomst mogelijk zal zijn. In bijlage II zijn de verschillende generaties van LTO-tape te zien. Volgens Bosch zal tape in 2014 zijn 8ste generatie hebben bereikt en zal het mogelijk zijn om 32 terabyte op een taperol op te slaan. Er zijn natuurlijk ook nadelen te noemen voor opslag op tape. Fysiek neemt een taperol veel meer ruimte in beslag dan een disksysteem. Een taperol is ook minder snel dan een disk. Bij de opvraging van informatie moet het stukje informatie van de tape worden afgehaald en tijdelijk op een disk worden gezet zodat er actief gebruik van kan worden gemaakt. Deze overbrenging kan enkele minuten duren. Wegens deze nadelen werkt het merendeel van het archief met spinning-disks. Ze werken snel en nemen fysiek weinig ruimte in. De vraag nu is of het langer wachten op de gevraagde specifieke informatie wel de extra energiekosten waard is? Een ander argument dat Stan Bosch noemt voor het gebruik van tape is dat er onderscheid gemaakt moet worden tussen de systemen van de operationele omgeving en het archief. Deze twee omgevingen moeten niet op hetzelfde systeem te draaien. Het archief moet duurzaam bewaard worden en hier zijn professionals voor. Zij hebben maar een belang en dat is dat de informatie herbruikbaar is op de lange termijn. Tussen beide omgevingen vindt steeds weer overdracht plaats. Wanneer de operationele omgeving en het archief op dezelfde systemen draaien is het mogelijk dat de operationele data dezelfde data zijn als wat gearchiveerd is. De data die dagelijks gebruikt worden bevinden zich dan op dezelfde infrastructuur als het archief. Dat betekent dat dezelfde autorisatiestructuren gelden, terwijl dat veelal niet het geval zal zijn. Hierdoor bestaat de kans dat data kwijt raken of corrupt zijn. Data worden gecreëerd door applicaties die constant veranderen, die snelle toegang nodig hebben en die data voortdurend manipuleren. Die data worden dus op disk is opgeslagen. Data in het archief veranderen niet meer, anders kan er niet meer worden gereconstrueerd. Als de data uit de operatioenle omgeving en die uit het archief in dezelfde omgeving staan, is het risico van verlies van integere informatie heel groot in de tijd. Dit concept botst met het eerder genoemde DWR-archief. Uit de bovengenoemde voor- en nadelen blijkt dat tape de mogelijkheid en het instrumentarium biedt voor professionals van duurzame opslag. Met tape als uitgangspunt is in ieder geval zeker dat informatie milieuvriendelijker kan worden beheerd dan op disk.

70

5.2.2

Derde industriële revolutie

Timmerman en Bosch geloven beiden in de opkomst van de derde industriële revolutie, een tijdperk waarin het gebruik van fossiele brandstoffen afneemt. In de komende 10 jaar vindt een revolutie plaats waardoor energie niets zal kosten in termen van geld en milieubelasting. Het opwekken van duurzame energie wordt op kleine schaal gedistribueerd op vele lokale plekken. Hierdoor is het mogelijk dat er alleen kosten zitten in het bouwen van datacenters, maar verder niet in het draaien ervan. Jeremy Rifkin heeft hier veel over geschreven in zijn boek ‘The Third Industrial Revolution’. In feite zijn zijn aanbevelingen overgenomen door de Europese Commisie. Het gebruik van duurzame energiebronnen is een essentieel onderdeel van Green Computing. Hans Timmerman is een groot voorstander van zonne-energie. Er zitten namelijk eenmalige kosten aan het maken van een zonnepaneel. Timmerman geeft een beschrijving van een lijn die over de wereld heen schuift. Onder de lijn bevindt zich het terrein waar de kosten van het zonnepaneel terugverdient worden. Deze lijn schuift steeds meer omhoog. De panelen worden goedkoper en efficiënter. In 2015 zal de lijn over Kopenhagen lopen en heeft hij Nederland gepasseerd. In 2013 was een zonnepaneel in Nederland waarschijnlijk net zo duur om te gebruiken in energiebelasting als fossiele brandstof. De periode is aangebroken waarin een zonnepaneel meer energie oplevert dan hij ooit heeft gekost en dus groen is. Het zal nog wel 10 jaar duren voordat de derde industriële revolutie is voltooid. Dit zijn veel jaren die overbrugt moeten worden, voor duurzaam beheer betekent dit dat het saneren van digitale informatie van extra belang is.

5.3

Informatie-afstemming

Het tweede onderdeel van Green Archiving is de toepassing van informatie-afstemming. Hierbij worden gelijksoortige informatieverzamelingen met elkaar vergeleken op basis van functionele verantwoordelijkheid. De functionele verantwoordelijkheid is de functie binnen een organisatie die aangewezen kan worden als ‘eigenaar’ van de informatie. Dit is degene die de (organisatorische) verantwoordelijkheid draagt voor het (definitief) archiveren van de informatie en voor het uitvoeren van de selectie-vernietigingsprocedure. De informatie die door deze functioneel verantwoordelijke wordt gegeneerd en beheerd wordt als het bewaarniveau aangemerkt. Op dit bewaarniveau zijn de wettelijke bewaartermijnen van toepassing die betrekking hebben op het onderwerp of taak. Op de daaronder vallende niveaus wordt nog wel gekeken welke bewaarbelangen daar eventueel nog op van toepassing zijn. De bewaartermijnen van die niveaus zijn aanzienlijk korter.64

64

Jonker 2011: 2.

71

Er is in principe niets nieuws aan informatie-afstemming. Rienk Jonker vertelde dat gemeenten en provincies vroeger een secretarie hadden. Tegenwoordig is dit de bestuursdienst, de ondersteuning van het college van B&W, oftewel ‘het stadshuis’. Door een bepaald werkproces kwamen informatie-eenheden op verschillende niveaus terecht zoals de dienst Gemeentewerken en bij de secretarie van het stadshuis. De dienst Gemeentewerken is volgens Jonker misschien informatief gezien het meest interessantst omdat daar bijvoorbeeld in technische voorbereiding van besluiten veel is gebeurd. In de secretarie zitten de juridisch relevante stukken, zoals de besluitvorming en de handtekeningen. Bij de gemeente werd dan gezegd dat het eigenlijk dubbele informatie is die niet allemaal bewaard hoefde te worden. Er werd dan gekeken naar wat het belangrijkst gevonden werd. Meestal was het bewaarniveau de secretarie, omdat hier de meest essentiële informatie beheerd werd, de juridisch relevante stukken. Hiërarchisch werd veelal het hoogste niveau bewaard. Op lager niveau werd gekeken of bepaalde informatie ook op een hoger niveau aanwezig was. Was dat zo, dan kon het lagere niveau worden verwijderd. Het vaststellen van een bewaarniveau kan overal worden gerealiseerd. Het voordeel van informatie-afstemming is dat het in principe kan worden uitgevoerd zonder dat er een archivistische selectie hoeft plaats te vinden op de informatie zelf.

Ook in de digitale omgeving kan deze informatie-afstemming plaatsvinden. Hierbij is het wel van belang dat er inhoudelijk afspraken gemaakt worden die leiden tot een keuze van een bepaalde duurzame vorm van een technische inrichting.65 Voor de digitale omgeving kan het model van informatie-afstemming toegepast worden op een systeem dat Jonker het ‘zaaksysteem’ noemt. Het idee achter zaaksgewijs werken is dat binnen een organisatie de zaken en de omgeving waaruit ze ontstaan wordt gewaardeerd. Deze waardering wordt hiërarchisch gestructureerd op basis van zaaktypen. Vervolgens wordt het leidende bewaarniveau vastgesteld. In bijlage III is te zien hoe het bewaarniveau met de bijhorende hulpadministraties is vastgesteld. In het te volgen zesde hoofdstuk zal de toepassing van het zaaksgewijs werken door de overheid verder worden toegelicht.

5.4

Waardering, Selectie en Verwijdering

Het derde onderdeel van Green Archiving is het daadwerkelijk inzetten en uitvoeren van de methodiek van waarderen, selecteren en verwijderen van digitale informatie. Voor het realiseren van een duurzame en milieuvriendelijke informatiewaardeketen speelt de relevantie van informatie een rol. Stan Bosch en Rienk Jonker zijn het samen eens dat in relatie tot het milieu alleen informatie van waarde opgeslagen moet blijven. In het vierde hoofdstuk is al een beeld gegeven van de huidige methodiek en welke problemen hierbij spelen. Hieronder volgt een beschouwing over welke verbeteringen essentieel zijn.

65

Jonker 2011: 2.

72

Waardering Momenteel ontbreken criteria om in de digitale omgeving te kunnen waarderen. Er dient ten eerste op het niveau van werkproces te worden gewaardeerd. Het is onmogelijk om in de digitale omgeving op documentniveau te waarderen, wat zou betekenen dat ieder informatieobject op zijn waarde zou moeten worden beoordeeld. De omvang van de digitale omgevingen maakt dit te arbeidsintensief om realiseerbaar te zijn, zelfs wanneer informatie-afstemming heeft plaatsgevonden. In de voorgaande paragraaf over informatie-afstemming is al gebleken dat de waarderingsbeslissingen op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau genomen worden. Dit moet op centraal niveau geregeld worden. Een ander criterium is dat er in relatie tot Green Archiving alleen datgene wat van waarde is moet worden bewaard, voor de periode waarin het van waarde is.

Selectie Het kan niet vaak genoeg benoemd worden; het belang van selectie bij creatie van een digitaal informatieobject. Dit impliceert dat bij de creatie van informatie-objecten metadata worden toegevoegd die waardering en selectie door de IT omgeving mogelijk maken. Zonder metadata is het ondoenlijk om dit achteraf te doen. Volgens Charles Jeurgens moet selectie automatisch plaatsvinden waarbij de waardering gekoppeld wordt aan de informatie zoals het is gestructureerd in de werkprocessen. Als dit niet gebeurt dan moet er steeds met terugwerkende kracht de koppeling gemaakt worden. In het verlengde van waarderen op een zo hoog mogelijk niveau, dient de selectie hier automatisch bij aan te sluiten. Hierbij is het selecteren op dossierniveau van belang. De metadatering die tijdens selectie wordt gecreëerd, speelt een belangrijke rol in Green Archiving. Hier wordt in feite de gemaakte waardering gekoppeld aan de informatie-objecten, waardoor selectie mogelijk gemaakt wordt. Deze metadata kunnen vervolgens gebruikt worden om te regelen dat de opslag van deze informatie-objecten duurzaam kan plaatsvinden en niet veel energie hoeft te kosten. Stan Bosch en Hans Timmerman noemen beiden deze mogelijkheid. Een voorwaarde hiervoor is dat het archief na overdracht op tape wordt opgeslagen. Vervolgens wordt via een systeem geregistreerd welke informatie waar is opgeslagen op tape. Voor deze registratie wordt gebruik gemaakt van de selectiemetadata. Het systeem met deze metadata wordt in de operationele sfeer beheerd en kan gebruikt worden door degene die opzoek is naar informatie. Het beheer van deze metadata neemt niet veel ruimte in. Wanneer er interesse is naar bepaalde informatie wordt het via het systeem opgevraagd van de tape. Hiervoor hoeft alleen het stukje tape te draaien waar de informatie in kwestie op staat. Deze wordt tijdelijk op een disk gezet voor actief gebruik en na raadpleging daar weer verwijderd.

73

Wanneer er werkelijk goed wordt gearchiveerd hoeft dit niet veel energie te kosten. Een dergelijk systeem dat de gegevens beheert van de waardering en de locatie van de informatie, is ook goed te gebruiken voor het uitvoeren van verwijdering. Wanneer in hetzelfde systeem bekend is wat de bewaartermijn en locatie zijn van bepaalde informatie kan hier een koppeling worden gelegd waarmee de verwijdering geautomatiseerd wordt.

Verwijderen Het uiteindelijk vernietigen van informatie ligt in het verlengde van de verwijdering. Vernietiging vindt plaats na verloop van de bewaartermijn. Hierboven is al genoemd dat vernietiging automatisch zou kunnen plaatsvinden. De meningen van de deskundigen zijn verdeeld of dit acceptabel is. De menselijke check wordt nog van belang gezien vanwege de mogelijkheid dat de vernietiging om bepaalde redenen, als bijvoorbeeld een WOB verzoek wordt gehinderd. Van sommige processen zou misschien wel bepaald kunnen worden dat deze na verloop van de zaak automatisch verwijderd kunnen worden. Alles staat of valt bij een goede metadatering: zonder deze waarborg is volledig geautomatiseerde uitvoering moeilijk. Vernietigen van digitale informatie moet in zijn totaliteit gebeuren. Dit betekent dat de bijhorende metadata ook verwijderd moet worden, alleen de minimale gegevens mogen blijven bestaan om de vernietiging aan te tonen. Vernietigen in zijn totaliteit houdt in dat de opslag de informatie samen met de metadata en de back-up hiervan dient te vernietigen. De opslag dient een bericht terug te geven aan de organisatie dat de informatie in zijn totaliteit is vernietigd. In bijlage IV is een specificatie te zien welke gegevens volstaan om de vernietiging te bevestigen, afkomstig uit ‘Vernietiging archiefbescheiden, de spelregels’.66

Dequisitie In het derde hoofdstuk is geprobeerd een vergelijking te maken tussen de ontwikkeling van de museale discours over afstoting en het ontwikkelen van een discours over vernietiging van digitaal archief. Deze vergelijking blijkt lastig te zijn wegens de wettelijke ingewikkeldheid van de selectielijst. Charles Jeurgens zegt dat eenmaal overgedragen statisch archief eeuwig bewaard dient te blijven. Toch zegt hij dat dequisitie langzamerhand wel bespreekbaar begint te worden. Hij noemt hierbij de grootschalige digitaliseringsprojecten van analoge archieven. Deze staan meestal in het teken van vergroting van de toegangkelijkheid voor de gebruiker. De analoge archieven blijven na digitalisering ook nog gewoon bewaard. Op deze manier worden twee informatie-opslaginfrastructuren naast elkaar gecreëerd. Zowel het analoge als de digitale opslag dient duurzaam te zijn. De kosten van deze duurzame opslag worden steeds hoger en zullen op termijn onbetaalbaar worden. Een digitale en analoge infrastructuur kosten beiden

66

Jonker 2013: 11.

74

voor een instelling als het Nationaal Archief wel een paar miljoen per jaar. Vanuit de politiek gaan hier op een gegeven moment vragen over komen. Hoe gaan archiefdiensten dergelijk hoge kosten verantwoorden? Digitaliseren uit conserveringsoogpunt is acceptabel, maar is het vergoten van de toegankelijkheid dat ook? Jeurgens zet zijn vraagtekens achter de noodzaak om twee raadpleegstructuren te creëren. Er moet een bewuste keuze gemaakt worden. Er moet wellicht meer nagedacht worden over de wettelijk vervanging van analoog materiaal na deze digitaliseringsprojecten. In het artikel ‘Digitaliseren we ons kapot’ geeft Jeurgens in het kader van dit onderzoek het volgende argument: ‘Er moet nagedacht worden welk onderdeel van welk archiefbestand om welke reden digitaal gemaakt kan worden. Selectiever digitaliseren dus’. Aan het einde van zijn artikel schrijft hij: ‘Er is nog een argument waarom selectiever digitaliseren van analoge collecties verstandig zou zijn. Er zal dan meer tijd zijn voor belangrijkere zaken; selectie, behoud, beheer en beschikbaar stellen van borndigital archieven’. 67

Met betrekking tot het digitaliseren van erfgoed vertelt gesprekspartner Hans Timmerman dat EMC bezig is met het digitaliseren van de bibliotheek van het Vaticaan. Wanneer de juiste metadata meteen bij de scan is toegevoegd is het een kopie van het origineel. Er kan hierbij op een gegeven moment formeel verklaard worden dat de digitale versie het origineel is geworden en de papieren versie de kopie is. Kopieën mogen weggegooid worden, mits het omringt wordt met argumenten. Jeurgens noemde al de vraagtekens die achter de dubbele opslaginfrastructuur. Er moeten selectieve keuzes gemaakt worden. Rekening houden met het milieu is ook een argument. Deze situatie kan er toe leiden dat ervoor gekozen wordt om de papieren versie te vernietigen. Hierdoor ontstaat als het ware een discours over dequisitie, het vernietigen van materiaal dat eerst was aangemerkt als origineel. Het wettelijke proces van vervanging zou hier goed kunnen toegepast kunnen worden.

67

Jeurgens 2013: 11-13.

75

5.5

Slot

In dit vijfde hoofdstuk zijn de methodiek van Green Archiving en de drie onderdelen waaruit het bestaat toegelicht. Het eerste onderdeel is Green Computing dat al in het tweede hoofdstuk is behandeld. Binnen Green Computing zijn er twee elementen die bijdragen aan Green Archiving. Het eerste is duurzame archiefopslag op tape. Het tweede is de opkomst van de derde industriële revolutie waardoor fossiele brandstoffen steeds minder gebruikt worden. Het tweede onderdeel van Green Archiving is het aanwijzen van het bewaarniveau door middel van informatie-afstemming. Hieruit is gebleken dat beslissingen van waardering en selectie op een zo hoog mogelijk aggregatieniveau genomen moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van een zaaksysteem waarmee het hoogste bewaarniveau wordt bepaald. Het derde onderdeel is de methodiek van waardering, selectie en verwijdering. Verbeteringen zijn gegeven om uiteindelijk tot definitieve vernietiging te komen. Binnen deze methodiek wordt nog gesproken over het belang van metadata voor duurzame opslag en het automatiseren van vernietigen. Als laatste is gekeken naar de ontwikkeling van dequisitie, in relatie tot de vergelijking van de museale discours van afstoting met vernietiging. Deze vergelijking draagt bij aan de wettelijke mogelijkheid van vervanging. In het zesde en laatste hoofdstuk zal bekeken worden hoe de onderdelen van Green Archiving zo veralgemeniseerd kunnen worden dat de overheid zich bewust van het belang wordt en daar ook naar gaat handelen.

76

6 BEWUSTMAKING EN TOEPASSING

6.

Bewustmaking en toepassing

In dit zesde hoofdstuk wordt beschreven hoe de overheid de methodiek van Green Archiving kan toepassen in de praktijk. De belangrijkste en eerste stap is dat de overheid bewust gemaakt moet worden van het belang van de methodiek. Vervolgens moet Green Archiving zo veralgemeniseerd worden dat de overheid het ook kan toepassen. Voor het bewustmaken van de overheid zijn verschillende mogelijkheden te noemen. Een mogelijkheid is door wettelijk dwang, samen met het opleggen van sancties met consequenties. Een andere mogelijkheid is door te blijven praten over het belang van de bestaande NEN normen. De drie onderdelen die de methodiek van Green Archiving vormen kunnen worden veralgemeniseerd door technologische en archivistische toepassingen. Technologische toepassingen zijn Document Lifecycle Management, het eenmalig opslaan en meervoudig gebruik en het automatiseren van handelingen. Op archivistisch terrein dienen de werkprocessen van een organisatie in kaart te worden gebracht. Dit dient op centraal niveau georganiseerd te worden. Via zaaksgewijs werken kan informatie-afstemming worden toegepast in verband met de gekozen vernietigssytematiek. Het onderdeel Green Computing wordt in dit hoofdstuk buiten beschouwing gehouden omdat deze in de vorige hoofdstukken al voldoende is behandeld.

6.1

Bewustmaking overheid

Bewustwording van het belang van Green Archiving bij de overheid is van groot belang omdat zij nog steeds niet stilstaan bij wat er archivistisch moet gebeuren met de informatie die zij creëren. Volgens Erik Samaan is het heel lastig om de overheid hiervan bewust te maken omdat de autonomie van alle organisaties te groot is. Als niet duideliijk is hoe zij zelf ermee worden geholpen, zullen ze ook niet hun manier van werken veranderen. Uit de gesprekken is naar boven gekomen dat het opstellen van een kostenplaatje de meest treffende methode zou zijn. Uit het kostenplaatje zou moeten blijken wat het voordeel van energiebesparing is. Dit is onmogelijk om te kwantificeren bleek uit de seminar bij KPN. Er zijn andere methodes te noemen, deze hebben echter tijd nodig om tot werking te komen. Volgens Stan Bosch kan bewustmaking op twee manieren. Ten eerste moeten zij gedwongen worden door de archiefwet. Vervolgens moeten hier sancties opgelegd worden met consequenties. Dit wordt tegengesproken door Rienk Jonker. Hij is van mening dat bewustwording wordt bereikt via de mensen die van binnenuit betrokken zijn bij de organisatie. Zij moeten blijven praten over het belang van het toepassen van de NEN normen die opgesteld zijn voor digitale archiveringystemen. Als eindoordeel op de verschillende visies wordt de mening van Geert-Jan van Bussel gehanteerd. Hij zegt dat er al jaren wordt ‘gepraat’ maar er verandert niets. Het opleggen van sancties moet daarom kunnen.

79

Wettelijke afdwinging De eerste stap in bewustwording volgens Stan Bosch is door het afdwingen van de wettelijke regels van de archiefwet en selectielijsten. Het moet duidelijk gemaakt worden hoe de wetten in elkaar zitten en hoe overheden ermee geholpen worden. De nadruk moet gelegd worden op de gevaarlijke gevolgen van een slechte informatiehuishouding voor de overheid. Erik Samaan wees erop dat langzaam meer organisaties last krijgen van hun hoeveelheid opgeslagen informatie. Wanneer het tijd is voor een systeem update moeten alle documenten ook omgezet worden naar de nieuwe versie. Dit duurt lang en loopt vaak vast. Hier hebben de organisaties direct last van en kan als waarschuwing gebruikt worden. Een ander direct probleem is wanneer de overheid niet de juiste informatie kan vinden bij een incident. Een andere kwestie is wanneer contracten ontbreken bij een groot project, of verschillende versies van begrotingen met een groot financieel verschil. Dit is pijnlijk en kost veel geld.

Een ernstiger gevolg van slechte digitale informatiehuishouding zijn de cyberincidenten. Een dergelijke incident houdt in dat de ICT-systemen van de overheid gehackt worden waardoor er gevoelige of geheime informatie kan uitlekken. Zembla maakte recent het volgende bericht bekend: ‘Bij de overheidsorganisaties hebben zich tussen juni 2011 en november 2012 meer dan 250 cyberincidenten voorgedaan die een acuut gevaar opleverden voor, of schade veroozaakten aan ICTsystemen en elektronische informatie. Dat blijkt uit een overzicht dat het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC), de digitale waakhond van de Nederlandse overheid, aan Zembla verstrekte op grond van de Wet openbaarheid van Bestuur (WOB). Een van de cyberincidenten raakt ‘de veiligheid van de Staat’. De door het NCSC geregistreerde incidenten varieren van zwakke plekken in de beveiliging van de ICT-systemen tot gerichte aanvallen op de ministeries.’68 De lijst van de cyberdincidenten is online te bekijken op de nieuwspagina van Zembla. Naast dreigend gevaar voor de staat zorgen dergelijk situaties ervoor dat de overheid een slecht imago krijgt in de media. Het vertrouwen in de overheid is al niet groot, en wordt zo nog kleiner. Dit zijn twee legitieme reden om bewustwording te bereiken. Het actiever vernietigen van informatie kan deze situatie voor een gedeelte verhelpen.

68

Zembla. 2013. Zembla maakt.

80

Sancties opleggen De tweede manier die Bosch noemde voor bewustwording bij de overheid is dat het mogelijk moet zijn om sancties op te leggen. Bij het niet naleven van de wet volgen er consequenties. Dit moet echt afgedwongen worden. Als voorbeeld noemt hij Shell dat dagelijks claims binnenkrijgt van miljoenen euro’s. Voor hen is het van groot belang dat hun informatie goed op orde is. Shell heeft een digitaal recordsmanagement systeem (RMS) bedacht waarbij de verantwoordelijkheid ligt bij de professionals en recordsmanagers. Dit zijn mensen die binnen de afdeling een verantwoordelijkheid erbij hebben gekregen. Zij weten hoe ze het systeem moeten gebruiken en ordenen. Zij worden er ook op afgerekend. Binnen de overheid is dat lastiger te organiseren. Bij Shell lukt het omdat daar wel het bewustzijn aanwezig is dat informatie goed op orde hebben heel belangrijk is voor de eigen bedrijfseenheid. Bovendien wordt het ze ook niet opgelegd van buitenaf om op een bepaalde manier te werken. Shell gebruikt hun eigen systemen en de eigen manier van werken wordt er niet door veranderd. Dat is bij de Nederlandse overheid anders. Daar is heel lang de neiging geweest om vanuit de RMS opgelegd te krijgen hoe de bedrijfseenheid moest gaan werken en op welk moment van het proces men wat moesten doen. In het vorige hoofdstuk is al geschreven dat beleidsmedewerkers geen controle van buitenaf willen. Dit heeft te maken met het spectrum van de drie onderdelen van de overheidsorganisaties. Aan de ene kant zit de beleidsvorming en aan de andere kant de uitvoering en inspectie. De ambtenaren van beleidsvorming noemt Bosch de ‘heads-on’ mensen. Zij willen niet worden gedwongen hoe zij met informatie om moeten gaan. De stappen voor de totstandkoming van beleid zijn moeilijk in kaart te brengen. Het is altijd een diffuus proces. Hiervoor moet naar de andere kant van het spectrum gekeken worden; de uitvoering en inspectie. Dit zijn volgens Bosch de ‘heads-off’ mensen. Hierbinnen zijn de verschillende stappen van de processen redelijk uitgekristalliseerd. In een proces dat vrijwel altijd hetzelfde verloopt kan in principe ingebouwd worden wanneer welke informatie op bepaalde kenmerken wordt gearchiveerd. In paragraaf 6.2 wordt beschreven hoe een dergelijk systeem er uit moet zien.

81

De evangelische dominee Rienk Jonker is het niet eens met het opleggen van sancties, deze zijn er ook niet volgens hem. Nieuwe toezichtsverhoudingen tussen gemeenten en provincies zullen niet werken. Het verhaal van bestuursdwang en provinciale archiefinspectie is bekend maar bijna nooit toegepast. Er moet goed gekeken worden naar de groep die functioneert op het snijvlak van topmanagement bij de overheidsorganisaties en het politiek bestuursrecht. Hier kan iemand op het ene moment een politiek bestuurder zijn en het ander moment directeur bij de gemeente. Wanneer er iets mis gaat zijn het de zorgdragers die er op aangesproken worden. Deze worden wel weer door de politiek aangestuurd. Als de ambtenaren het niet uitdragen dan gebeurt het ook niet. Jonker is van mening dat het maken van allerlei beleidsnotities uiteindelijk weinig zin heeft. Het werkt pas echt als de mensen die betrokken zijn bij de organisaties zich ook bewust zijn van het belang. Het is bewustwording bij de mensen van audit en controle en degenen die voor juridische processen met de documenten voor de rechter moeten staan. Dit zijn vaak ook de mensen die aan de noodrem trekken. Zij worden ook bewust door de eerder genoemde gevaarlijke gevolgen van een slechte digitale informatiehuishouding. Zodra zij zicht bewust van het belang zijn om hier controle op te houden, zullen zij ook bereid zijn om toezicht op vernietiging in hun eigen controlesystematiek op te nemen. Dit heeft wel tijd nodig. Het is een kwestie van constant onder de aandacht brengen, gestructureerd en ongestructureerd. Iemand die een positie heeft binnen beleidsadvies, moet het belang ter sprake brengen. Praten en blijven praten. Op een gegeven moment zullen anderen het herhalen. Wanneer het de eigen woorden zijn geworden, heb je de slag gewonnen. Dit kan alleen bereikt worden door heel veel energie te steken in het praten met mensen. ‘Je moet als een evangelische dominee door de organisatie heen gaan’, aldus Jonker.

Tegenspraak De bovengenoemde maatregelen voor bewustwording van het belang van Green Archiving spreken elkaar tegen. Terwijl Bosch van mening is dat er sancties met consequenties opgelegd moeten worden, is Jonker voorstander van bewustmaking van mensen van controle, audit en juridische zaken en over het belang praten en blijven praten. Geert-Jan van Bussel en Erik Samaan zeggen beide dat er al jaren wordt gepraat. Er is tot nu toe niets bereikt, en dat kan op deze manier heel lang duren. Het belang moet helemaal doordringen tot de bureaus van de uitvoerenden. Het opleggen van sancties moet daarom kunnen vindt Van Bussel.

82

6.2

Veralgemeniseren van Green Archiving

Nadat de overheid zich bewust is geworden van het belang Green Archiving moet de methodiek op een dusdanige manier worden veralgemeniseerd dat het overheidsbreed toepasbaar is. De drie onderdelen waaruit Green Archiving bestaat worden veralgemeniseerd binnen twee verschillende terreinen. De eerste is op het terrein van technologie en de tweede is op het terrein van de archivistiek. Het zijn deze twee terreinen die nauw moeten samenwerken bij digitale archivering. Deze samenwerking loopt nog niet gesmeerd. Er moet gewerkt worden aan een wederzijds begrip van elkaars belangen. Het opstellen van een eenduidige terminologie is essentieel hiervoor. Hier moeten afspraken over gemaakt worden. Aan de hand van taal wordt duidelijk waar het om gaat. Daar zit ook de hele systematiek van vernietiging in. Wanneer ieder proces een naam krijgt die overeenkomstig is binnen beide terreinen kunnen de taken van de digitale overheid beter worden uitgevoerd. De technologische en archivistische toepassingen volgen hieronder.

6.2.1

Technologische toepassingen

Voor het veralgemeniseren van Green Archiving zijn verschillende technologische toepassingen mogelijk. De eerste technologische toepassing is de Document Lifecycle Management. In het vierde hoofdstuk is het probleem van de wildgroei aan onbeheerde kopieën al benoemd. De oplossing hiervoor is wat Hans Timmerman het ‘master document’ noemt, toelichting hierop volgt hierna. Andere technologische toepassingen zijn het automatiseren van de volgende processen: invoeren van metadata, herkenning van gelijke inhoud en vernietiging. Een veel besproken concept is het eenmalig opslaan en meervoudig gebruik. Stan Bosch is minder overtuigd van de technologische toepassingen omdat deze niet duurzaam zouden zijn. De duurzaamste oplossing is volgens hem de organisatorische bewustwording.

Master document Het gaat er bij het master document om dat alleen versies van documenten blijven opgeslagen die toegestaan zijn. Hiervan mogen alleen beheerde kopieën van bestaan. Wanneer een origineel document tot stand is gekomen wordt dit als master document opgeslagen. Dit is de eerste versie en zal nooit meer verdwijnen, een verandering leidt tot versie 2. In theorie hoeft het master document van een bepaalde versie altijd maar een keer te opgeslagen te zijn. Er kunnen namelijk altijd kopieën van gemaakt worden. Er moet alleen wel gezorgd worden dat deze niet zoek raakt. Wanneer een tweede versie is ontstaan, moeten alle kopieën van de eerste versie worden vernietigd. Wanneer iemand een kopie wil, dan moet het van versie twee worden gemaakt. Het probleem hierbij is dat er meerdere en verschillende soorten kopieën kunnen

83

bestaan. Dit zijn de beheerde en onbeheerde kopieën. De beheerde kopie is geregistreerd op naam en kan hierdoor ook teruggehaald worden. De onbeheerde kopie is niet geregistreerd op naam. Wanneer je niet weet wie een kopie heeft kan er ook niet worden vernietigd. Dit leidt er toe dat het hebben van een kopie geen garantie is dat het ook de juiste versie is.

Het vaststellen van het master document is belangrijk omdat het onder de archiefwet valt. Als niet bekend is wat het master document of wat de kopie is en waar de kopieën zich bevinden, kan men zich niet aan de wet houden. De master documenten moeten veilig worden gesteld. Afhankelijk van de wetgeving die eraan zit moet vastgesteld worden wat voor soort kopieën daarvan gemaakt kunnen worden. Hoe meer regels er betrekking op hebben, hoe zuiverder er mee moet worden omgegaan, anders kan men zich nooit aan de regels houden. Een voorwaarde is dat alleen geautoriseerde personen kopieën van het master document kunnen maken. Hier dient een lijst van bijgehouden te worden. Er kan dan een melding worden gestuurd wanneer een kopie niet meer geldig is en deze vernietigd moet worden. Documenten zonder status, vaak werkdocumenten, moeten sowieso niet opgeslagen blijven. In documentbeheer is een goed versiebeheer cruciaal. Wanneer versie 2 de formele versie wordt, kan versie 1 worden weggegooid. Bij sommige processen dienen wel alle bestaande versies bewaard te blijven omdat het om de verschillende fases gaat die tot het eindresultaat hebben geleid. Het is niet zomaar ja of nee.

Op een gegeven moment moet het document worden vernietigd en mogen er geen kopieën achter blijven. Met software is het mogelijk om applicaties in te bouwen voor bescherming. In de vliegtuigindustrie is deze bescherming al helemaal ingebouwd. Het voortbestaan van een kopie van een verkeerde versie van een vliegtuig tekening kan letterlijk rampzalige gevolgen hebben. Hetzelfde geldt voor de medicijnen industrie. Daar worden de versies van recepten ook streng gereguleerd. Dat is de uitdaging die de overheid nu heeft, aldus Timmerman. Het is mogelijk om in DMS programma’s het proces te programmeren van documentversies. Wanneer een document wordt aangepast krijgen alle beheerders van geregistreerde kopieën hier bericht van. Er kan een heleboel borging ingebouwd worden in de digitale wereld die er nu is. Technologisch is er veel meer mogelijk dan de overheid aan kan op het moment.

84

Automatisering Voor het veralgemeniseren van Green Archiving zijn verschillende processen te automatiseren. Er valt voordeel te halen door het automatiseren van selectie voorafgaand aan de creatie van het document. Het is geen gemakkelijk proces maar iedereen is van de noodzaak overtuigd, zegt Erik Samaan. De selectie moet gekoppeld worden aan het proces van het maken van het document. Er kan gebruik gemaakt worden van een systeem als Documentation Generation. Het systeem wordt in principe gebruikt voor het automatisch opmaken van een document in huisstijl. Dit kan aangevuld worden met het invoeren van de juiste metadata. Het volgende proces dat geautomatiseerd kan worden is de vernietiging na het verlopen van een bewaartermijn. Jeurgens heeft hierbij wel zijn twijfels of de overheid het bewustzijn kan hebben dat hierdoor een kans is dat benodigde informatie er niet meer blijkt te zijn. Ze heeft dan liever te veel dan te weinig.

Een andere optie is dat software patroon en inhoud van een document kan herkennen en vergelijken. Wanneer documenten bijvoorbeeld 95% hetzelfde zijn kan hiervan een melding komen met het voorstel om te vernietigen. Op deze manier blijft de gebruiker toch actief. Een andere optie is dat een document maar een keer wordt opgeslagen er er alleen maar toegang tot verleend wordt. Dit concept is een soort architectuur dat ‘eenmalig opslaan, meervoudig gebruik’ wordt genoemd. Alleen partijen die geauthoriseerd zijn krijgen hier toegang op, maar kunnen er niet in werken. Rienk Jonker noemt het eenmalig opslaan met meervoudig gebruik een voorwaarde voor volledig digitaal te werken.

Stan Bosch is van mening dat deze bovengenoemde technologische oplossingen niet duurzaam zijn. De applicaties die hiervoor nodig zijn hebben waarschijnlijk een levensduur van 3 tot 5 jaar. Het is eventueel nog mogelijk om de applicaties in leven te houden door deze constant te converteren en virtualisatie. Daar gaat veel werk in zitten. Het probleem is vooral organisatorisch en moet dus ook zo opgelost worden. Uiteindelijk is er niet een oplossing, maar een combinatie van oplossingen. Hierna volgen de archivistische toepassingen die gebruikt kunnen worden.

85

6.2.2

Archivistische toepassingen

Naast de genoemde technologische toepassingen zijn er archivistische toepassingen waarmee Green Archiving veralgemeniseerd kan worden binnen de overheid. Het belangrijkste is het in kaart brengen van de werkprocessen van de overheid inclusief de documenten die hierbij horen. Van hieruit kan gewaardeerd worden. Dit dient centraal georganiseerd te worden via het model zaaksgewijs werken, waarbij een systematiek van vernietiging wordt gerealiseerd door middel van informatie-afstemming. Beperkingen van het zaaksgewijs werken worden genoemd door Jeurgens en Samaan.

Zaaksgewijs werken Charles Jeurgens en Rienk Jonker noemen beide het belang van het in kaart brengen van de werkprocessen en stappen binnen een organisatie met de documenten die hierbij worden gecreëerd en geregistreerd. Jeurgens zeg dat wanneer dit is voltooid er een automatische koppeling gemaakt kan worden tussen de waardering en de informatie zoals deze is gestructureerd tijdens werkprocessen. Als het niet automatisch gebeurt, dan heeft waardering en selectie geen zin. Wanneer 90% van de werkprocessen goed in kaart zijn gebracht binnen een organisatie en hiervan bekend is welke type documenten er gecreëerd, ontvangen en gebruikt worden binnen de context van die werkprocessen, kan er meteen worden gewaardeerd. Voor selectie en vernietiging is het belang om te weten wat er in een organisatie gebeurt om grip te krijgen op het proces. Hiervoor moet ten eerste bepaald moet worden welke onderdelen waar ingebed gaan worden. Vervolgens moet bepaald worden wanneer de eerste uitspraken over selectie en vernietiging worden gedaan.

Jonker zeg dat binnen een organisatie een bepaalde infrastructuur moet bestaan van systemen en processen. De rol van de ambtenaar hoeft hierbij niet meer zo groot te zijn. Er kan heel veel van te voren worden gedefinieerd. Het ideaalbeeld is dat de ambtenaren eigenlijk geen flauw idee hebben wat er archivistisch op de achtergrond gebeurt. Dit is te realiseren door het invoeren van het systeem van zaaksgewijs werken aan de hand van een zaaktypecatalogus. Hier is in paragraaf 5.3 al over gesproken in verband met informatie-afstemming. Er is in principe niets nieuws aan het model van zaaksgewijs werken, maar het dient nog wel gerealiseerd te worden in de digitale omgeving. De uitvoering van werkzaamheden hoort optimaal te worden ondersteund door digitale voorzieningen. Het zaaksgewijs werken is min of meer de samenvoeging van informatie-afstemming, een systematiek van vernietiging en de eerder genoemde technologische toepassingen. Samen vormen zij een model dat toepasbaar is door (een gedeelte van) de overheid.

86

Het model van een zaaksysteem kan vergeleken worden hoe vroeger het stadshuis van een gemeente of provincie functioneerde ten opzichte van de uitvoerende diensten zoals gemeentewerken. In die situatie werd in de meeste gevallen de secretarie van het stadshuis als bewaarniveau aangewezen en kwamen de archieven van de onderliggende diensten grotendeels voor vernietiging in aanmerking aangezien deze veelal dubbele informatie bevatten. Deze archieven zijn te beschouwen als hulpadministraties. Volgens de gemeentelijke selectielijst en fiscale wetgeving is de bewaartermijn van deze administraties in de meeste gevallen 7 jaar. Het idee achter zaaksgewijs werken is dat er van te voren naar de metadata gekeken en gewerkt kan worden. Informatie wordt geaggregeerd en in feite ontstaat daardoor een dossier. Permanente aggregatieniveaus zijn een project of een vergadering, deze kunnen op typeniveau worden beschreven. Op typeniveau worden de zaken in de zaaktypecatalogus ingevoerd. Dit is een soort register met de kenmerken van het proces samen met de bewaartermijn. Niets komt het systeem in waarvan het type niveau niet bekend is in de catalogus. Op typeniveau is bepaald wat de bewaartermijn is, gekoppeld aan de selectie. Zo komt niets in het systeem zonder een bewaartermijn. Op deze manier is per proces bekend welke initiële bewaartermijnen erbij horen. In bijlage V is het model van de zaaktype catalogus te zien. In het model wordt het zaaksysteem als centrale locatie aangewezen waar alle informatie die van belang is voor bewaring wordt opgenomen. Wanneer in het geval van een vergunning de afhandeling en afgifte wordt ondersteund door een specifiek processyteem dan wordt het eindresultaat met alle juridische relevante informatie in het zaaksyteem opgenomen. Op vrijwel dezelfde manier kunnen ook andere systemen als e-mail, kernadministraties en basisadministraties behandeld worden. Het zaaksysteem is het bewaarniveau waar de bewaring plaatsvindt. Vanaf daar wordt de beschikbaarheid van de informatie geregeld tot het moment van vernietiging of overbrenging naar een archiefbewaarplaats. De onderliggende processytemen zijn als hulpadministratie aan te wijzen. Voor het vaststellen van de bewaartermijn kan gebruik gemaakt worden van de mogelijkheden van informatie-afstemming die genoemd zijn in paragraaf 5.3. Het zaaksysteem wordt aangewezen als het bewaarniveau. De onderliggend processystemen worden benoemd tot hulpadministraties en krijgen een bewaartermijn van 7 jaar. Na afloop van de zaak kan er een termijn aan het zaakdossier worden verbonden. Alleen als bekend is dat de termijn gekoppeld is aan het einde van de zaak. Na zeven jaar kan alle informatie van de zaak binnen de hulpadministraties worden vernietigd. Op een gegeven moment zijn sommige processen afgelopen. Dat betekent dat er een overzicht uit het systeem moet komen van de processen en zaken waarvan bekend is dat ze gesloten zijn en de bewaartermijn verlopen is. Hier moet nog wel een menselijk oordeel bij komen, iemand met kennis van zaken. Waardering en selectie is niet alleen letten op wat van belang is voor de organisatie maar ook wat het maatschappelijk belang is. Dat kan een systeem nog niet. De inhoud van elk processyteem moet op zijn eigen waarde worden gewaardeerd. Een geo-systeem kan een hulpadministratie zijn maar toch een eigen belang hebben. Er moet in feite een profiel worden opgebouwd met criteria. Dan moet het systeem gaan opruimen. Opruimen is dat het systeem weet welke projecten en zaken etc. weg mogen. Per document en type gegevens wordt

87

er nog een keer gekeken of het gekoppeld is aan een ander project of zaak. Als dat het geval is dan mag het niet worden weggegooid. Alleen de link naar de zaak mag weg. Het document zelf blijft wel bestaan, alleen een van zijn contexten wordt vernietigd. Nadat de vernietiging is voltooid moet de opslag bericht geven van de vernietiging. Hier moeten regelmatig audits op worden gedaan. Uit bovenstaande blijkt dat vernietigen door een hele lagenstructuur gaat. Het begint bovenin met de eigen omgeving en de selectielijst. Vervolgens moet binnen een organisatie gekeken worden hoe deze eruit ziet. Er moet bepaald worden welke activiteiten en processen er zijn om vervolgens op procesniveau gegevens vast te leggen. Volgens dat stramien kan gewerkt worden en het resultaat van dat werken kan worden vernietigd. Dit is ongeveer waar Leeuwarden Digitaal mee bezig is. Het doel van Leeuwarden digitaal is om de gemeente Leeuwarden volledig digitaal te laten werken. In 2011 is hiervoor een aanbesteding gedaan waarin een aantal essentiële onderdelen van de NEN-2082 in zitten, maar niet al te letterlijk. Een van de eisen is dat het systeem wordt gecertificeerd. Op deze manier kunnen meerdere systemen die in de zaakomgeving zitten worden benaderd. Mits het wel centraal als spin in het web zit.

De beperkingen van het zaaksysteem

Jeurgens zegt dat waardering op zich wel binnen het zaaksgewijs werken op dossierniveau kan geschieden. Opgemerkt moet worden dat hij met waardering eigenlijk selectie bedoelt, volgens de gegeven defenities van Waalwijk in paragraaf 4.1. Het belang van een breedgedragen en eenduidige terminolgie komt hierbij van pas. Volgens Jeurgens is het echter nog de vraag of het zaaksgewijs werken op lange termijn de oplossing zal blijken te zijn voor het informatiebeheer. Tenminste als er nog via het huidige principe van de selectielijst gewerkt wordt. Het perspectief is heel anders dan vroeger, omdat ambtenaren binnen het zaakgericht werken de documenten dienen te koppelen aan de zaak door middel van metadatering. Dat is ook een vorm van selectie, die niet zozeer is gericht op vernietigen, maar wel van doorslaggevende betekenis is voor goede dossiers. Op documentniveau moet duidelijk zijn tot welke handeling of categorie het stuk informatie behoort. Dan pas kan het document van de juiste metadata worden voorzien waarmee selectie en vernietiging uitgevoerd kan worden. Dat vergt veel werk. Maar het moet op documentniveau gebeuren anders lukt het niet.

88

Erik Samaan maakt duidelijk dat het zaaksgewijs werken eigenlijk alleen werkt voor de gemeentewereld waar in de uitvoeringsprocessen duidelijker is wat de stappen zijn. Hier zitten vaak ook meer verplichtingen aan wegens de kans op claims. Het maken van overheidsbeleid gaat niet volgens een bepaalde structuur en dat kan ook niet veranderen. Er zijn wel een paar uitzonderingen, het maken van een wet gaat wel systematisch. Hier komt het onderscheid tussen beleidsvorming, uitvoering en inspectie naar boven. Binnen de uitvoering en inspectie zijn de processen en stappen redelijk gedefinieerd. Het zaaksgewijs werken is hierop toe te passen, maar niet op beleidsvorming. Deze moet je wel in verhouding tot elkaar zien. Alleen al bij de belastingdienst werken meer ambtenaren dan alle beleidsambtenaren van alle ministeries bij elkaar. Vanuit dat perspectief valt er voordeel te halen uit het zaaksgewijs werken toepassen op uitvoering en inspectie.

6.3

Slot

In dit zesde en laatste hoofdstuk is beschreven hoe de overheid de methodiek van Green Archiving kan toepassen in de praktijk. De belangrijkste en eerste stap is dat de overheid bewust gemaakt moet worden van het belang van de methodiek. Vervolgens moet Green Archiving zo veralgemeniseerd worden dat de overheid er ook naar gaat handelen. Voor bewustmaking zijn de verschillende mogelijkheden benoemd: afdwinging door de wet met sancties en consequenties of door te blijven praten. Dit zijn processen die tijd nodig hebben. De overheid kan hierin geholpen worden door middel van van de verschillende onderdelen van de Green Archiving methodiek. De drie onderdelen worden veralgemeniseerd door technologische en archivisctische toepassingen. De technologische toepassingen die benoemd zijn, zijn de Document Lifecycle Management, het automatiseren van handelingen en het eenmalig opslaan en meervoudig gebruik. Op archivistisch terrein is gebleken dat het van groot belang is om de werkprocessen binnen een organisatie in kaart te brengen. Dit dient op centraal niveau georganiseerd te worden. Via het model van zaaksgewijs werken kan informatie-afstemming worden toegepast voor het realiseren van een systematiek voor gecontroleerde vernietiging. Er zitter beperkingen aan het zaaksysteem. Het zaaksgewijs werken is moeilijk toepasbaar op de beleidsvorming doordat de processen diffuus verlopen en beleidsambtenaren geen bemoeienis willen. Aan de andere kant is het wel mogelijk om via het zaaksyteem te werken binnen de omgeving van de uitvoering en inspectie. Hier zijn de processen redelijk gedefinieerd. Doordat er in verhouding binnen de uitvoering en inspectie veel meer ambtenaren werken, kan er zeker voordeel gehaald worden.

89

90

CONCLUSIE

Conclusie

In dit onderzoek heeft de ontwikkeling en het belang van de methodiek van Green Archiving centraal gestaan. Omdat Green Archiving een nieuw onderwerp is binnen de informatiebeheersector dient dit onderzoek tevens als introductie op de nieuwe methodiek. De methodiek richt zich op de ‘duurzame’ en ‘groene’ aspecten van de informatiewaardeketen. De probleemstelling die centraal heeft gestaan bij het onderzoek luidt als volgt:

Hoe kan archivistische kennis op het gebied van waardering, selectie en vernietiging, toegepast worden om de explosieve groei van digitale overheidsinformatie te beperken en een bijdrage leveren aan het terugbrengen van de schade tot het milieu?

Om antwoord te krijgen op de bovengenoemde probleemstelling is het onderzoek opgedeeld in zes deelvragen die beantwoord worden in zes verschillende hoofdstukken. Voor het onderzoek is literatuuronderzoek en kwalitatief onderzoek verricht. Het literatuuronderzoek is verricht aan de hand van verschillende online artikelen. Het kwalitatief onderzoek bestond uit een achttal gesprekken met experts uit de praktijk. Tevens is een kleine casus uitgevoerd bij het Nederlands Muziek Instituut en is een seminar gevolgd bij het KPN cybercenter in Almere. Omdat Green Archiving een nieuw onderwerp is, zijn er nog geen handboeken over het onderwerp. Hierdoor is de verworven informatie uit de gesprekken van grote waarde geweest voor het onderzoek. De bevindingen die tot stand zijn gekomen door middel van de verschillende deelvragen leiden tot het volgende antwoord op de probleemstelling: Voor een breedgedragen acceptatie en realisatie van Green Archiving door de overheid dienen er maatregelen genomen te worden om de organisatorische en technologische problemen van digitale vernietiging te verhelpen. Organisatorisch ontbreekt het bewustzijn van het belang hiervan. Technologisch is er veel meer mogelijk dan de overheid momenteel aan kan. Deze maatregelen komen samen in het model van het zaaksyteem. Op centraal niveau dient het model toegepast te worden binnen de omgeving van de uitvoering en inspectie van de overheid. Door middel van informatieafstemming kan binnen het model een systematiek van (automatische) selectie en vernietiging ontwikkeld worden. Hierdoor wordt het mogelijk om gecontroleerd te vernietigen en blijft alleen informatie van waarde opgeslagen. Dit zal leiden tot het terugdringen van de explosieve groei van digitale informatie. Samen met de initiatieven van Green Computing kan hiermee de schadelijke gevolgen van digitale informatieopslag beperkt worden.

93

Voor de onderbouwing van bovenstaande conclusie volgen hieronder per deelvraag de belangrijkste bevindingen. In het eerste hoofdstuk is geprobeerd een beeld te geven van de huidige hoeveelheid digitale informatie die er in omloop is binnen de archiefdiensten. Hiervoor is gekeken naar verschillende cijfers op het niveau van de wereld, Europa en Nederland. De hoeveelheid opgeslagen informatie is explosief aan het groeien. Dit brengt grote druk op de informatiebeheerders, het is onmogelijk geworden om het beheer goed uit te voeren. Wat voor velen een onbekend feit is, is dat de opslag van de exorbitante hoeveelheid informatie schadelijke gevolgen heeft voor het milieu. De vervuilende praktijken die zich afspelen binnen de computerindustrie en datacenters zijn (nu nog) uit het zicht van het dagelijks leven. In het tweede hoofdstuk is duidelijk geworden dat de 21ste eeuw de eeuw van de duurzaamheid is. Duurzaamheid zal een leidende rol spelen op alle terreinen van de maatschappij. De erfgoedsector heeft de kracht en plicht om bij te dragen aan een duurzame samenleving. De maatregelen van Green Computing zijn noodzakelijk voor een duurzame archiefsector. De maatregelen voor duurzaam energieverbruik kunnen toegepast worden op het niveau van de Nederlandse archiefdiensten, de computerindustrie en bij de datacenters. In het derde hoofdstuk is aangetoond dat het vernietigen van digitaal archief een cruciale aanvulling is op Green Computing. De actieve toepassing van vernietiging, ten behoeve van het milieu door archiefvormers, vormt de kern van Green Archiving. De ontwikkeling van Green Archiving wordt ondersteund door de museale discoursen over duurzaamheid en afstoting. Wegens de wettelijke ingewikkeldheid van de selectielijsten is het een redelijk taboe om een discours over vernietiging te ontwikkelen. Het is niet onmogelijk om taboes te doorbreken, dat zal Green Archiving ook doen. In het vierde hoofdstuk is gebleken dat de huidige methodiek van waardering, selectie en vernietiging problemen heeft die organisatorisch en technologisch van aard zijn. Deze problemen leiden ertoe dat vernietiging achterwege blijft. De technologie en de toename van digitale informatie vereisen dat de waardering en selectie geregeld worden bij het genereren van informatie bij de archiefvormer. Hier dient in ieder geval metadata te worden toegevoegd die waardering, selectie en vernietiging sturen. Als dat niet gebeurd dan is gecontroleerd selecteren en vernietigen onmogelijk, zowel bij de archiefvormer als bij de archiefbeheerder. In technologische omgevingen is het moeilijk om achteraf te waarderen en te selecteren als de metadata daarvoor ontbreken. Technologisch is het nog niet goed mogelijk om informatie in zijn totaliteit te vernietigen. Organisaties maken gebruik van back-ups voor archiefopslag, terwijl dit niet hoort. Deze back-ups worden niet betrokken in het vernietigingsproces waardoor informatie tot in de eeuwigheid wordt bewaard. Dit staat haaks op het ‘recht om te vergeten’.

94

In het vijfde hoofdstuk is beschreven uit welke drie onderdelen de Green Archiving methodiek bestaat. Het eerste onderdeel is Green Computing. Er kunnen grote milieu voordelen behaald worden door het gebruik van LTO tape voor archiefopslag. De derde industriële revolutie is op komst waardoor het gebruik van fossiele brandstoffen ten einde zal komen. Het zal nog wel 10 jaar duren voordat de revolutie is voltooid. In het kader van duurzaam beheer van digitale informatie is het tijdens de tussenjaren van extra belang om de informatie te saneren. Het tweede onderdeel is informatie-afstemming: het bepalen van het bewaarniveau van de informatie binnen de informatiearchitectuur. Hier wordt tot op detailniveau de functionele verantwoording voor de archivering van informatie vastgelegd. Alleen op het niveau van de functionele verantwoording voor de archivering wordt de informatie bewaard. Op alle andere niveaus wordt de informatie vernietigd. Het derde onderdeel van Green Archiving is het daadwerkelijk inzetten en uitvoeren van waardering, selectie en vernietiging van digitale informatie. Dit moet er toe leiden dat alleen informatie ‘van waarde’ opgeslagen wordt en dat informatie die er niet meer mag zijn ook in zijn totaliteit wordt vernietigd. Uit het zesde hoofdstuk is gebleken dat de bewustmaking van de methodiek van Green Archiving van groot belang is. Dit kan door wettelijke dwang toe te passen in combinatie met sancties en consequenties. Er wordt al jaren geprobeerd hierover te praten, zonder resultaat. Het opleggen van sancties moet kunnen. De Green Archiving methodiek wordt veralgemeniseerd door technologische en archivistische toepassingen. De technologische toepassingen zijn Document Lifecycle Management, het automatiseren van selectie en vernietiging, het eenmalig opslaan en meervoudig gebruik. Op archivistisch terrein is het van groot belang om de werkprocessen binnen een organisatie in kaart te brengen. Dit dient op centraal niveau georganiseerd te worden. Via zaaksgewijs werken kan informatieafstemming worden toegepast voor het realiseren van een systematiek voor gecontroleerde vernietiging. Het zaaksgewijs werken is binnen de overheid niet toepasbaar op de beleidsvorming, maar wel op de omgeving van uitvoering en inspectie. Doordat er in verhouding binnen de uitvoering en inspectie veel meer ambtenaren werken, kan er zeker voordeel behaald worden.

Discussie Dit onderzoek brengt toegevoegde waarde aan de bestaande discussies over de verschillende problemen rondom de digitale informatiehuishouding van de overheid. De resultaten van het onderzoek geven een verkennend beeld van de problemen en oplossingen rondom Green Archiving. Tijdens dit onderzoek zijn over een aantal kwesties tegenspraak ontstaan. Hier kan in de toekomst nog interessante discussies of vervolgonderzoek uit ontstaan. Deze discussies moeten er uiteindelijk toe leiden dat de taboes rondom digitale vernietiging worden verbroken en de methodiek van Green Archiving vorm en leven krijgt in de praktijk. Wanneer dit gebeurt, heeft dit onderzoek zijn doel bereikt.

95

De mogelijke discussiepunten luiden als volgt: -

De erfgoedsector en zijn plicht tot duurzaamheid; vallen archiefdiensten hier ook onder?

-

In verband met duurzame opslag op tape, is het mogelijk om langere wachttijden voor informatiegebruik te accepteren?

-

Is het mogelijk om Green Archiving af te dwingen door middel van sancties en consequenties?

-

Moet er in de digitale omgeving selectie op document- of dossierniveau plaatsvinden?

-

Is het feit dat het DWR-archief geen onderscheid maakt tussen operationele informatie en archief wel verantwoord in het kader van Green Archiving?

-

Zijn de technologische oplossingen en applicaties tijdelijk van aard? Met een levensduur van 3-5jaar? Is het mogelijk om dit gemakkelijk te ‘verlengen’?

-

Is het mogelijk om het werken via het model van het zaaksgewijs werken toe te passen op de gehele overheid, dus ook op de beleidsvoering?

-

Zal het in de toekomst mogelijk zijn om te komen tot een kostenplaatje voor de opslagkosten van informatie?

Reflectie Reflecterend op dit afstudeeronderzoek naar Green Archiving kan gesteld worden dat het tot een succesvol eindresultaat heeft geleid. Ondanks dat het een nieuw onderwerp is, is er voldoende relevante informatie verworven, zowel uit de online artikelen als de gevoerde gesprekken met de experts. De gekozen onderzoeksmethoden en de praktische uitwerking hiervan zijn volgens de gemaakt planning uitgevoerd, vrijwel zonder enige belemmering. Samen vormen de bevindingen van dit onderzoek een krachtige overtuiging van het belang van Green Archiving en wat hier in de toekomst voor gerealiseerd moet worden. Ik ben iedereen dankbaar voor hun bereidwilligheid en enthousiasme om hun kennis met mij te willen delen en in discussie met me te gaan. Opgemerkt moet worden dat uit de gesprekken ook voldoende kritiek is gekomen op mijn onderzoek. Getwijfeld werd of het onderzoek wel realistisch was, of er wel een antwoord op de probleemstelling te geven was en dat het nog wel een lastig onderzoek zou kunnen worden. Dit heeft mij even van mijn stuk gebracht. Toch bleef mijn eigen overtuiging van het belang hiervan overeind en heb ik hard gewerkt om tot dit eindresultaat te komen.

96

BRONNEN

 

Bronnen     Adams,  Eleanor.  ‘Towards  sustainability  indicators  for  museums  in  Australia’  Significance   international.  11  januari  2010.  Collections  council.  25  mei  2013   .  *     Addis,  Matthew.  ‘How  green  is  your  archive?’  Arkivum  assured  archiving.  24  september  2012.   Arkivum.  20  mei  2013  .     Archief  2.0  discussie  forum.  27  maart  2013.  21  mei  2013   .     Blankena,  Freek.  ‘Digitale  overheidsinformatie  blijft  nog  vaak  buiten  archieven’  Digitaal  nieuws   Binnenlands  Bestuur.  7  januari  2013.  Binnenlands  Bestuur.  20  mei  2013   .     Bobcatsss  conference  Barcelona  2014.  2013.  Bobcatss.  19  mei  2013   .     Bosch,  Stan,  Persoonlijk  interview.  17  april  2013.     Boudrez,  Filip,  Hannelore  Dekeyser,  Jos  Dumortier.  ‘Digital  Archiving.  The  new  challenge.  Legal   and  archival  issues’  eDAVID  publicaties.  Februari  2005.  Expertisecentrum  eDavid.  20  mei  2013   .     Bussel,  Geert-­‐Jan  van.  ‘Archiving  should  be  just  like  an  apple  tm  en  acht  andere,  nuttige  (?)   stellingen’.  Lectorale  rede.  Amsterdam:  Hogeschool  van  Amsterdam  Media,  Informatie  en  Creatie,   2012.     Bussel,  Geert-­‐Jan  van.  ‘De  gewoonste  zaak  ter  wereld:  Digital  Archiving  en  Compliance  als   commodity,  lectoraatsprogramma  versie  2.’  Digital  Archiving.  2012.  Hogeschool  van  Amsterdam,   Media,  Creatie  en  Informatie.  25  mei  2013  <  http://www.digitalarchiving.nl/wp-­‐ content/uploads/2012/10/Lectoraatsprogramma-­‐2012-­‐2016.pdf>.     Bussel,  Geert-­‐Jan  van,  Ferdinand.  Ector.  ‘Op  zoek  naar  de  herinnering…   Verantwoordingssystemen,  content-­‐intensieve  organisaties  en  performance’  Van  Bussel   Document  Services.  2009.  25  mei  2013  .     Carman,  John.  Archaeology  and  Heritage:  An  Introduction.  London:  Continuum,  2002.     Chartered  Institute  of  Public  Finance  and  Accountancy.  ‘NUMERIC:  Developing  a  statistical   framework  for  measuring  the  progress  made  in  the  digitalisation  of  cultural  materials  and   content’  Community  Research  and  Development  Information  Service.  Mei  2009.  European   Commission.  20  mei  2013  .  *     Cukier,  Kenneth.  ‘Data,  data  everywhere’  The  Economist.  25  februari  2010.  The  Economist.  27  mei   2013  .      

99

    Erfgoedinspectie.  ‘Beperkt  houdbaar?  Duurzame  toegankelijkheid  in  een  digitale  omgeving  bij  de   rijksoverheid’  Erfgoedinspectie.  20  december  2012.  Ministerie  van  Onderwijs,  Cultuur  en   Wetenschap.  27  mei  2013   .     Fujitsu.  ‘High-­‐volume,  high-­‐speed  LTO  Ultrium  tape  format’  Fujitsu.  Ongedateerd.  Fujitsu  Global.   27  mei  2013   .     Glanz,  James.  ‘Data  centers  waste  vast  amount  of  energy,  belying  industry  image’  NYTimes.  22   September  2012.  New  York  Times.  27  mei  2013   .     Graaf,  Maurits.  ‘Born-­‐digital  erfgoedmaterialen  bij  een  selectie  van  Nederlandse   erfgoedinstellingen;  een  verkennend  onderzoek’  DEN.  29  januari  2010.  Kenniscentrum  Digitaal   Erfgoed  Nederland.  27  mei  2013<  http://www.den.nl/getasset.aspx?id=Rapporten/Born-­‐ digitalErfgoedmaterialenBijNlErfgoedinstellingen_versie20100205.pdf&assettype=attachments>     Greenpeace.  ‘Towards  green  electronics,  getting  greener  but  not  there  yet’  Greenpeace   publications.  5  januari  2011.  Greenpeace  International.  27  mei  2013   .     Greenpeace.  ‘How  clean  is  your  cloud?’  Greenpeace  Nederland  publicaties.  April  2012.  Greenpeace   International.  27  mei  2013   .   Greenpeace.  ‘Guide  to  greener  electronics’  Greenpeace  campaigns.  November  2012.  Greenpeace   International.  27  mei  2013  .     Hooper-­‐Greenhill,  Eilean.  Museums  and  the  Interpretation  of  Visual  Culture.  London:  Routledge,   2000.     International  Data  Corporation.  ‘The  Digital  Universe  study  infographic’  EMC.  2011.  EMC   Computer  Systems.  27  mei  2013  .     Jeurgens,  Charles.  ‘Gewaardeerd  verleden,  bouwstenen  voor  een  nieuwe  waarderingsmethodiek   voor  archieven’  Nationaal  Archief.  September  2007.  Ministerie  van  Onderwijs,  Cultuur  en   Wetenschap.  27  mei  2013   <  http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/gewaardeerd_verleden_1_0.pdf>.     Jeurgens,  Charles.  ‘Digitaliseren  we  ons  kapot?’  Archievenblad,  jrg.  117,  nr.4  (2013):  11-­‐13.     Jeurgens,  Charles.  Persoonlijk  interview.  16  april  2013.     Jonker,  Rienk.  ‘Samenwerking  en  archiefvorming’  Informatiebeheer  labyrinth.  5  mei  2011.  27  mei   2013  .        

100

  Jonker,  Rienk.  Vernietiging  archiefbescheiden-­‐  de  spelregels  (concept).  Leeuwarden,  2013.  **     Jonker,  Rienk.  Persoonlijk  interview.  22  april  2013.       KPN.  ‘KPN  bespaarmeter’  KPN  bespaarmeter.  Ongedateerd.  KPN.  27  mei  2013   .     Lectoraat  Digital  Archiving  &  Compliance.  ‘Afstudeerprojecten’  Digital  Archiving.  Ongedateerd.   Hogeschool  van  Amsterdam.  27  mei  2013  .     Mayer-­‐Schoenberger,  Viktor.  ‘Useful  Void:  The  Art  of  Forgetting  in  the  Age  of  Ubiquitous   Computing’  HKS  Faculty  research  working  papers.  April  2007.    Harvard  Kennedy  School.  20  mei   2013   .     Merriman,  Nick.  ‘Museum  Collections  and  Sustainability’  Museumsassociation.  2004.  Clore   Leadership  Programme.  27  mei  2013   .     Murugesan,  San.  ‘Harnessing  Green  IT:  Principles  and  Practices’  School  of  Information  Sciences.  15   januari  2010.  University  of  Pittsburgh.  20  mei  2013   .     Museums  Association.  ‘Collections  for  the  Future.  Report  of  a  Museums  Association  Inquiry’   Museumsassociation.  2005.  The  Museums  Association.  27  mei  2013   .     Museums  Association.  ‘Sustainability  and  museums.  Your  chance  to  make  a  difference’   Museumsassociation.  2008.  The  Museums  Association.  27  mei  2013   .     Nap,  Chris.  ‘Oneindig  bewaren  data  geen  goed  idee’  Automatiseringsgids,  nieuws.  5  augustus   2010.  Automatiseringsgids.  25  mei  2013   .     Oijen,  Paul  van.  Seminar  ‘CyberCenter  dichtbij  bekeken’  KPN  Almere.  16  mei  2013.     Osseweijer,  Paul.  Persoonlijk  interview.  26  april  2013.     Reinwardt  Academie.  ‘Team  duurzaamheid  Reinwardt’  Intranet  RWA.  Ongedateerd.   Amsterdamse  Hogeschol  voor  de  Kunsten.  20  mei  2013  .     Samaan,  Erik.  Persoonlijk  interview.  17  mei  2013.     Schwarz,  Michiel,  Joost  Elffers.  Sustainism  is  the  new  modernism.  A  cultural  manifesto  for  the   sustainism  era.  New  York:  Distributed  Art  Publishers,  2010.     Scholten,  Steph.  Persoonlijk  interview.  9  april  2013.      

101

    Staatliche  Museem  zu  Berlin.  ‘Heritage  science  and  sustainable  development  for  the  preservation   of  art  and  cultural  assets,  on  the  way  to  the  Green  Museum’  SMB  museum.  Ongedateerd.   Staatliche  Museem  zu  Berlin.  27  mei  2013   .     Stichting  DEN.  ‘DEN  woordenboek  voor  het  digitaal  erfgoed’  DEN.  2008.  Kenniscentrum  Digitaal   Erfgoed  Nederland.  27  mei  2013  <  http://www.den.nl/getasset.aspx?id=ABC-­‐ DE/DENABC_volledig.pdf&assettype=attachments>.     Stichting  DEN.  ‘De  Digitale  Feiten:  Onderzoek  naar  de  omvang  en  kosten  van  gedigitaliseerd   cultureel  erfgoed’  DEN.  2009.  Kenniscentrum  Digitaal  Erfgoed  Nederland.  27  mei  2013   .     Stichting  DEN.  ‘Jaarverslag  2010  Stichting  DEN’  DEN.  2010.  Kenniscentrum  Digitaal  Erfgoed   Nederland.  27  mei  2013   .       Teuling,  A.  J.  M.  den.  ‘Selectie  in  de  praktijk’  IWA  base,  Kennisbank  voor  informatiewetenschap,   archiefbeheer  en  archiefrecht.  September  2012.  27  mei  2013  .     Timmerman,  Hans.  Persoonlijk  interview.  15  april  2013.     Trouw,  redactie.  ‘Plasterk:  Volledig  digitale  overheid  in  2017’  Trouw  de  verdieping,  politiek.  26   mei  2013.  Trouw.  27  mei  2013   .     University  of  Michigan.  ‘Green  IT  factsheets’  Charting  courses  towards  sustainability.  Oktober   2012.  Center  for  sustainable  systems.  27  mei  2013  .     Vliet,  Jeroen  van  der.  ‘Green  Computing.  Bewust  besparen  op  computergebruik’  DEN.  December   2009.  Kenniscentrum  Digitaal  Erfgoed  Nederland.  27  mei  2013   .     Waalwijk,  Hans.  Persoonlijk  interview.  10  april  2013.     Wikipedia.  ‘Green  Computing’  Wikipedia  de  vrije  encyclopedie.  26  mei  2013.  Wikipedia.  27  mei   2013  .     Zembla.  ‘Zembla  maakt  cyber-­‐incidenten  bij  de  overheid  openbaar’  Zembla,  Vara.  3  mei  2013.   VARA.  27  mei  2013  .     *  Alle  URL’s  zijn  voor  het  afronden  van  het  onderzoek  nog  gecontroleerd.     Deze  publicaties  zijn  niet  meer  online  te  verkrijgen  en  mogelijk  ook  nog  andere.  All  literatuur  is  op  aanvraag   verkrijgbaar.**  Nog  niet  gepubliceerd,  verkrijgbaar  op  aanvraag.  

   

102

BIJLAGEN

Bijlage I: KPN bespaarmeter KPN Bespaarmeter

Uw besparing Op basis van uw gegevens zou u jaarlijks het volgende kunnen besparen:

€€ 44.869 euro (per jaar)

189 ton CO2 (per jaar) Huidige situatie

229 ton CO2

Nieuwe situatie

41 ton CO2

Uw gegevens Hoeveel logische servers gebruikt uw organisatie? 100

Hoe wordt de besparing berekend? Per ICT service is een uitgangsituatie gedefinieerd en bepaald welke componenten impact hebben De volgende aannames zijn gedaan: Besparingen vinden plaats door: - Elektriciteitsbesparing van ICT apparatuur - Virtualisatie (zoals het efficienter inzetten van servers) - Brandstofbesparing door minder woon-werk kilometers - Brandstofbesparing door minder zakelijke kilometers - Gebouwgebonden energiebesparing Zogenaamde "rebound" effecten zijn meegenomen, zoals de stijging van energieverbruik thuis bij thuiswerken Emissies en elektriciteitsverbruik van het netwerk worden constant verondersteld. U kunt de volledige toelichting per dienst, de gebruikte emissiefactoren en de defaultwaarden vinden op www.kpnbespaarmeter.nl. Als u meer informatie over de Bespaarmeter wilt of suggestie heeft voor verbetering van de Bespaarmeter, dan nodigen wij u van harte uit om contact op te nemen met [email protected].

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)

1/1

105

Bijlage II: Ultrium LTO tape

Afbeelding afkomstig van Fujitsu. ‘High-volume, high-speed LTO Ultrium tape format’ Fujitsu. Ongedateerd. Fujitsu Global. 27 mei 2013 .

106

Bijlage III: Bewaarniveau en hulpadministraties

Afbeelding afkomstig uit het persoonlijk bezit van Rienk Jonker.

107

Bijlage IV: Model specificatie te vernietigen archiefbescheiden

Afbeelding afkomstig uit ‘Vernietiging archiefbescheiden, de spelregels (concept)’, in persoonlijk bezit van Rienk Jonker.

108

Bijlage V: Relatie catalogus typen

Afbeelding afkomstig uit het persoonlijk bezit van Rienk Jonker.

109

ONTWERP: EMMA OLANDERS WWW.EMMAOLANDERS.COM